*Z002895EF2B*
Besluitvormende raadsvergadering d.d. 6 juli 2010 Agendanr. = = = = = .
Aan de Raad
No. ZA.10-4882/DV.10-121, afdeling Facilitaire Zaken.
Sellingen, 24 juni 2010
Onderwerp: Uitbouw van het Document Management Systeem (DMS) naar een volwaardige ondersteuning voor e-dienstverlening
Aanleiding voor het voorstel: Personele en organisatorische aspecten voor de noodzakelijke uitbouw van DMS. Dit om het DMS te kunnen laten fungeren als start voor alle werkprocessen (o.a. van de NUPprojecten), digitale archivering en ondersteuning bij de MID-office. Deze laatste is de opmaat om te komen tot een volwaardig KCC (Klant Contact Centrum). Het KCC is het einddoel voor de verdere ontwikkeling van de dienstverlening door de ambtelijke organisatie. Argumentatie / beoogd effect: Al vanaf de start van DMS in februari 2009 is geconstateerd dat de eerste jaren meer inzet nodig is van personeel op het gebied van DIV (Documentatie Informatie Voorziening). Maar bij de start is een formatie opgezet, gebaseerd op de eindsituatie, van alles geheel digitaal verwerken. Zo zijn er 1.400 uur/jaar archief weggevallen. Dit is gedeeltelijk gecompenseerd door het tijdelijk aantrekken van een DIV-medewerker voor 1.200 uur/jaar waarbij ook de achterstand in archiefwerkzaamheden (1.500 stuks) moest worden ingelopen. De inhuurperiode van deze DIV-medewerker loopt op 1 juli 2010 af. De achterstand is bijna ingelopen, maar door de intensivering van het gebruik van DMS loopt dit weer langzaam op. Ook is bij de opstart van het DMS besloten om het eerst te beperken tot een tweetal werkprocessen en het niet voor 100% digitaal inboeken/verwerken van stukken. Dit laatste met name op de gebieden van SoZa, WMO en Bouwvergunningen. Uitbouw van DMS is nu noodzakelijk omdat het een essentieel onderdeel is van de verdere ontwikkeling van e-overheidsprojecten. Hierbij moet met name gedacht worden aan de huidige ontwikkeling van de NUP-projecten. De omgevingsvergunning WABO zal mogelijk al per 1 juli 2010 in werking treden en per 1 januari 2011 moet de BAG aangesloten zijn op de landelijke voorziening. Het digitaal beschikbaar hebben van gegevens voor aanvragen van vergunningen, het opvragen van gegevens et cetera is van essentieel belang.
-2-
Wijze van uitvoering: De gemeente Vlagtwedde heeft specifiek besloten om de digitalisering aan de voorkant op te pakken. Dit betekent dat alle binnenkomende gegevens digitaal moeten worden “opgeslagen” om direct beschikbaar te zijn voor verdere verwerking bij de opvolgende bedrijfsprocessen. Deze opvolgende bedrijfsprocessen zijn buiten alle 26 NUP-projecten, die gezamenlijk met Stadskanaal zijn opgepakt, ook de eigen interne bedrijfsprocessen van de BackOffice (nog te digitaliseren). Tevens is de keuze gemaakt om direct zaakgericht te gaan werken. Hierbij worden gegevens op een zodanige digitale manier opgeslagen dat alle bijbehorende documenten bij de zaak worden opgeslagen en als een digitaal dossier kunnen worden opgevraagd. Bij onderlinge uitwisseling met andere gemeenten is gebleken dat deze wijze van werken het meest efficiënt is om de verdere digitalisering van de werkprocessen uit te bouwen. Er is dus een juiste keuze van werken geweest. De doelstellingen voor het eerste jaar van DMS waren: • per 01-01-2011 zijn er tien werkprocessen gedigitaliseerd (in twee jaar tijd dus) • documenten van deze processen zijn digitaal opvraagbaar • ervaringen van de pilot als basis voor de overige processen • snelheid van afhandelen zichtbaar • beschikbaar hebben van statusinformatie Er is inmiddels gerealiseerd dat: • de applicatie voor iedereen beschikbaar is • veel meer poststukken worden ingeboekt (nu jaarlijks ruim 10.000 ten opzichte van ongeveer 2.100 voorheen) • twee werkprocessen zijn ingericht (aanvraag GPK en afhandeling algemene bezwaarschriften) • relevante meetgegevens worden vastgelegd in applicatie • statusinformatie is beschikbaar Er zijn echter ook problemen waar tegenaan is gelopen: 1. onvoldoende capaciteit om alle stukken in te boeken (kwantiteit en kwaliteit) 2. veel interne stukken worden niet via DMS aangemaakt 3. nascannen van analoge stukken zonder barcode kost te veel tijd 4. beschikbare DSP (= ondersteunende documentengenerator) voldoet niet 5. fysieke poststroom kan nog niet worden stopgezet 6. niet iedere medewerker kiest voor het werken vanuit DMS 7. het afdoen van digitale en analoge zaken loopt niet synchroon 8. de voorkant van de digitalisering sluit niet aan bij de achterkant Wij hebben in ons besluit van 11 mei 2010 de navolgende afspraken, op managementniveau en ten aanzien van de bedrijfsvoering, bevestigd: • iedere medewerker wordt verplicht in DMS te werken (zie 2 en6) • voor vrije adviezen en brieven dient eerst een zaaknummer te worden aangevraagd (zie 2 en 6) • afdeling Facilitaire Zaken (taakveld Interne Zaken) scant alleen nog documenten met barcode na (zie 3) • DMS wordt nadrukkelijk door de managers op de agenda van de diverse werkoverleggen geplaatst (zie 2, 6 en 7)
-3-
• • • •
aanschaf van een nieuwe adequatere DSP (= documentengenerator) actiever sturen door managers op overzichten van niet tijdig afgedane zaken (zie 7 en 8) per afdeling een contacpersoon voor DMS aanwijzen (zie 6) er moet een online handboek voor gebruikers beschikbaar zijn (zie 2, 6, 7 en 8).
Vanuit de afdeling Facilitaire Zaken was ten aanzien van het laatste punt, het online handboek, de afspraak gemaakt dat uiterlijk 1 mei 2010 het handboek in concept klaar moest zijn, om per 1 juni 2010 voor al het personeel beschikbaar te zijn. Het handboek is inmiddels klaar en is beschikbaar gesteld voor het personeel. Ook is begin maart 2010 een nieuwe DSP (documentengenerator), in samenspraak met de gemeente Stadskanaal, aangeschaft. Deze zal zo spoedig mogelijk worden gevuld en in gebruik worden genomen. Per 1 juli 2010 zullen in elk geval de sjablonen voor brieven, college en raad worden verwijderd uit de reguliere applicatie Word. Hierdoor moet men in elk geval voor deze zaken werken met DMS. Buiten voorgaande punten hebben wij ook ingestemd met: • uitgaande brieven centraal te versturen • het beschikbaar stellen van voldoende formatie Bij het laatste punt moet worden aangegeven dat de term “voldoende formatie” ook nodig is voor het nu vooraf aanmaken van zaaknummers en het inboeken van alle stukken (met name SoZa, WMO, Bouwaaanvragen met tekeningen en bezwaarschriften WOZ). Het spreekt voor zich dat het centraal versturen van alle uitgaande brieven ook een grotere inzet (uren) van personeel van Facilitaire Zaken vraagt nu niet aanwezig is. Vanuit diverse rekenmodellen en praktijkervaring is gebleken dat, om het voorgaande te kunnen realiseren, een extra formatie van 4 fte (kwantitatief) nodig is. Omdat op termijn het DMS ook tijdwinst oplevert bij het opvragen van archiefwerkzaamheden en afhandeling van brieven, vergunningen et cetera gaan we niet uit van een permanente uitbreiding van de formatie. Ook het aantal van 4 fte is discutabel, zelf word gedacht aan maximaal 3 fte en wel voor een tijdelijke periode van twee á drie jaar. Bij personele consequenties zal worden ingegaan op de voorgestelde wijze van invulling. Relatie met bestaand beleid / eerder genomen besluiten / inkoop- en aanbestedingsbeleid: Voorstel heeft een directe relatie met de besluitvorming over de Dienstverlening en NUPprojecten. Het hebben van een optimaal volledig werkend DMS is een absolute must voor het opzetten van het Klant Contact Centrum (KCC) per 2015 (= landelijke plicht). Afstemming met interne of externe partijen: In het kader van DMS, NUP-projecten en e-dienstverlening is er altijd afstemming met de primaire samenwerkingspartner, de gemeente Stadskanaal. Op (korte) termijn zal de gemeente Bellingwedde zich ook aansluiten bij de samenwerking op deze gebieden. Juridische aspecten: Het niet juist invoeren tijdig afhandelen van zaken heeft juridische gevolgen voor de gemeente. Is iets niet juist of tijdig uitgevoerd dan zal de aanvrager in de meeste gevallen in zijn gelijk worden gesteld. Verhaal van kosten bij de afhandelaar (lees in deze de gemeente Vlagtwedde) is al bij landelijke wetgeving geregeld.
-4-
Personele / organisatorische consequenties: Het huidige werken met DMS heeft al geleid tot een aanzienlijke taakverzwaring op het taakveld Interne Zaken. Buiten de tijdelijke inhuur van een DIV-medewerker, is er in 2009 ook geregeld overgewerkt om de te archiveren stukken weg te werken. Ook de medewerker van het semi-statisch en statisch archief assisteert bij het inboeken van stukken. Overzetten van stukken van dynamisch naar semi-statisch en statisch archief, als ook de te vernietigen stukken, hebben achterstand opgelopen. Conclusie is dan ook dat zelfs met de huidige extra uren archief de werkzaamheden niet de wettelijke taak van archiefwerkzaamheden volledig kunnen worden uitgevoerd. Dit in tegenspraak dat digitale DMS en archivering een steeds belangrijker onderdeel worden van de bedrijfsvoering. De aangenomen uitgangs- c.q. beslispunten leiden tot een gewenste tijdelijke uitbreiding van bijna 2 fte. Hierbij is niet de huidige onderbezetting op het archief bij meegenomen. Feitelijk gaat het dan ook om een benodigde tijdelijke uitbreiding van 3 fte. Op basis van kwaliteitseisen moeten dit één DIV-medewerker B en twee DIV-medewerkers C zijn. De eerste zal met name belast worden met de eindcontrole van de digitale stukken voor archivering. Hierbij is het met name belangrijk dat er een eindcontrole is op het hanteren van de juiste Basis-Archiefkode voor gemeenten en de juiste koppeling van de diverse digitale documenten aan het zaaknummer. Dat dit juist wordt uitgevoerd is van essentieel belang om substitutie te krijgen van de Provinciale Archiefinspecteur om over te gaan tot volledige digitalisering van de poststroom en het digitale archief. De twee DIVmedewerkers C worden belast met het scannen en inboeken van alle aangeboden stukken, het verzorgen van zaaknummers vooraf en het centraal versturen van brieven. Bij het laatste dragen ze ook zorg voor de archivering van de brieven met mogelijk aanwezige bijlagen/stukken. Voor één DIV-medewerker C is er een mogelijk geschikte kandidaat te verkrijgen via SoZa. Deze medewerker kan, met behoud van de uitkering, voor ongeveer drie jaar werkzaamheden verrichten. Hierbij is het wel een must dat hij zich de Basis-Archiefkode eigen maakt. De overige twee medewerkers (1x DIV-B en 1x DIV-C) kunnen voor een periode van gemiddeld twee jaar een tijdelijke aanstelling krijgen. De periode van gemiddeld twee jaar is bewust gekozen omdat dan alle NUP-projecten in uitvoering moeten zijn en de digitalisering voldoende op orde moet zijn om substitutie van de Provinciale Archiefinspecteur te verkrijgen. De gemiddelde periode van twee jaar houdt in dat in het eerste jaar een tijdelijke uitbreiding van 2fte, het tweede jaar wordt de tijdelijke uitbreiding 1,5 fte en voor een half jaar daarna nog een nazorg van 1fte. De gemiddelde tijdelijke uitbreiding komt dan in totaal weer op 2fte voor 2 jaar (= 4 manjaren). Financiële consequenties / voorgestelde dekking: Op basis van de loonsom, met bijkomende werkgeverskosten en aanname van kosten woon/werkverkeer, zijn de totale kosten over twee jaar € 175.000,--. Omdat het hier gaat om een tijdelijke situatie is het wenselijk om het bedrag in één keer beschikbaar te stellen. Financiële dekking kan plaats vinden ten laste van de post “Onvoorziene uitgaven begrotingsjaar 2010”. Door te kiezen voor deze wijze van dekking drukken de kosten niet op het financiële meerjarenperspectief. Communicatie aspecten intern of extern: Middels de reguliere kanalen zal de organisatie op de hoogte gebracht worden van de nieuwe werkwijze en de tijdelijke formatieve uitbreiding. Andere overwegingen: • De huidige werkwijze van werken in DMS kan niet gehandhaafd blijven omdat dit stilstand betekent. Stilstand betekent in feite achteruitgang en is onacceptabel.
-5-
•
Ook de verdere digitalisering van college- en raadsvoorstellen vraagt een ontwikkeling van de organisatie. Het mogelijk aanbieden van raadsstukken aan raadsleden middels een e-boek vraagt om juiste en accurate aanlevering van de digitale stukken.
Burgemeester en wethouders van Vlagtwedde, L.A.M. Kompier, burgemeester J.M. de Vos, secretaris
