BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Identifikasi Masalah Dari Sistem Yang Ada Sesuai dengan penelitian yang telah dilakukan di beberapa tempat maka pembahasan akan melibatkan dua objek sebagai berikut: 1. Orang yang melakukan perjalanan (Traveller) yang terkait dengan sistem; dan 2. Petugas Imigrasi yang berurusan dengan sistem. Proses di Departemen Imigrasi meliputi berbagai hal. Hubungannya antara traveller dengan petugas imigrasi dapat digambarkan sebagai initiate diagram berikut ini:
Paspor baru/ perpanjangan
Monitor Dokumen Imigrasi
Visa Baru/ Perpanjangan Proses Tempat Pemeriksaan/ TPI
Traveller
Permintaan ABTC
Pos Lintas Batas
Izin Tinggal/ Perpanjangan
Maintenance Black List Petugas Imigrasi
Aplikasi Perubahan Status
Tindakan Imigrasi
Aplikasi DAHSUSKIM
Pembatalan/ Penarikan Paspor
Aplikasi Smart Card
Pendaftaran Orang Asing
Gambar 4.1 Diagram Inisialisasi Proses
30
31
Traveller dalam hal ini merupakan orang yang melakukan perjalanan, jadi bisa merupakan orang lokal ataupun orang asing (foreigner). Sedangkan petugas imigrasi yang dimaksud adalah semua staff imigrasi dimulai dari bawah keatas. Secara struktur organisasi yang ada di pusat, secara keseluruhan organisasi stuktural terbagi atas 5 Departemen sebagai berikut:
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Direktorat Jendral Imigrasi/ Pusat
Secara struktur organisasi yang ada di wilayah, dapat dilihat sebagai berikut::
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Kantor Wilayah
Secara struktur organisasi yang ada di kantor imigrasi, dapat dilihat sebagai berikut::
Gambar 4.4 Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Umum
32
Sedangkan secara proses keimigrasian yang ada, proses keimigrasian dibagi menjadi 3 proses utama sebagai berikut:
Pelayanan Lalulintas Keimigrasian
Pelayanan Izin tinggal dan status keimigrasian
Pelayanan Pengawasan dan Penindakan
Gambar 4.5 Proses Keimigrasian
Dalam pembahasan ini dilakukan penggambaran dengan menggunakan orientasi object menggunakan modeling dan simulasi sebagai landasan penggambaran untuk aktivitas proses bisnis yang terjadi di lapangan.
4.1.1 Pelayanan Lalulintas Keimigrasian Sesuai pengamatan yang pertama kali pelayanan ini mengatur lalu lintas keimigrasian yaitu mengatur kepentingan orang dalam hal keluar masuknya mereka di Indonesia, traveller dalam hal ini dibagi menjadi 5 aktor yaitu: 1. Pemohon paspor; 2. Pemegang paspor RI; 3. Pemegang paspor luar; 4. Pemegang paspor lintas batas; dan 5. Petugas Imigrasi.
33
Beberapa hal yang dilakukan oleh pelayanan lalu lintas keimigrasian dapat digambarkan seperti berikut:
Pelayanan penerbitan paspor
Pemohon paspor Pelayanan Penerbitan SPLP
Permohonan ABTC
Pemegang paspor RI
Petugas Imigrasi Pelayanan Tempat Pemeriksaan Pemegang Pas Lintas Batas Keberangkatan
Pelayanan Tempat Pemeriksaan Kedatangan
Pemohonan Visa Biasa
Pemohonan VOA
Pemegang Paspor Asing
FTC (Frequent Traveler Card)
Gambar 4.6 Pelayanan Lalu Lintas Keimigrasian
Dalam hal ini kita akan melihat aktivitas dari proses bisnis satu persatu , sehingga didapat gambaran yang jelas setiap proses yang terjadi di setiap lapangan. Adanya sedikit pengecualian yang terjadi di lapangan dikarenakan setiap pos memiliki kebijaksanaan lokal, maka gambaran proses akan dilakukan dengan sedikit
34
pengecualian tersebut. Gambaran dilakukan dengan menggunakan proses yang terjadi secara standar.
4.1.2 Pelayanan Izin Tinggal Dan Status Keimigrasian Pelayanan ini berfokus pada izin tinggal dan status dari keimigrasian untuk orang asing. Pelayanan ini meliputi: 1. Permohonan KITAS (Izin Tinggal Sementara); 2. Pemohonan KITAP (Izin Tinggal Tetap); 3. Permohonan Izin Masuk Kembali (Re-entry Permit); dan 4. Permohonan DASUSKIM (Kemudahan Khusus Keimigrasian). Gambaran dari use casenya adalah sebagai berikut:
Permohonan KITAS
Permohonan KITAP
Permohonan Masuk Kembali (Re-entry Permit)
Perubahan Status Keimigrasian
Pemegang Paspor Asing
DASUSKIM (Kemudahan Khusus Keimigrasian)
(from Pel ayanan Lalul intas Kei migrasian)
Gambar 4.7 Pelayanan Status dan Izin Tinggal Keimigrasian
35
4.1.3 Pelayanan Pengawasan Dan Penindakan Pelayanan ini bertugas sebagai monitor keimigrasian dan juga dapat melakukan penindakan atas kesalahan yang terjadi dalam bidang keimigrasian. Pelayanan ini melakukan beberapa hal sebagai berikut:
Pemantauan Dokumen Imigrasi
Pencabutan dan Penarikan Paspor
Pemeriksaan Paspor
Pendataan/ Pendaftaran Orang Asing
Pencegahan dan Penangkalan
Petugas
Tindakan Keimigrasian
Gambar 4.8 Pelayanan Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian
Tindakan keimigrasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Deportasi orang asing yang masuk secara tidak legal; 2. Karantina orang yang melakukan pelanggaran keimigrasian; dan 3. Bila orang tersebut melakukan tindakan kriminal, Imigrasi berhubungan dengan polisi ataupun dengan kedutaan yang bersangkutan. Untuk kelengkapan detail proses binis yang ada pada pelayanan ini, dapat dilihat pada halaman lampiran detail proses binis proses – Lampiran A.
36
4.1.4 Analisa Masalah-Masalah Dalam Sistem Masalah-masalah pada sistem bisnis proses yang lama dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Banyaknya proses yang seharusnya bisa dilakukan beberapa orang, tetapi di beberapa tempat untuk melakukan proses paspor diperlukan sekitar 40 orang. Masalah efisiensi merupakan masalah utama dalam hal ini. 2. Masalah kedua adalah bila diterapkannya sistem baru maka ada banyak petugas yang akan kehilangan pekerjaannya, sedangkan perlu diingat bahwa pengangguran sudah menjadi beban pemerintah Indonesia saat ini. 3. Perlunya perubahan struktur dalam setiap pos di lapangan karena sistem akan dibantu oleh komputer dan beberapa bagian akan tidak diperlukan lagi. Adanya indikasi sistem baru tidak akan tidak terpakai dan tidak didukung penuh oleh para petugas imigrasi. 4. Masalah utama yang terindikasi adalah sumber daya manusia yang kurang. Beberapa tempat yang telah di survei didapat kenyataan bahwa hampir tidak adanya orang yang mahir menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja, mereka hanya mendapatkan latihan yang sebenarnya sangat kurang. 5. Karena belum adanya kebijaksanaan dari pusat yang jelas, maka di setiap daerah memiliki kebijaksanaan sendiri-sendiri. Adanya pergantian kepala kantor baru, maka berganti pulalah kebijaksanaan yang kadang berimbas pada fungsi tugas. Masalah-masalah tersebut juga akan menjadi tolok-ukur penulisan, beberapa masalah memang harus diselesaikan secara pengambilan pendapat oleh
37
orang atas/ pemimpin dan para senior dalam bidang keimigrasian. Keputusan sangat diperlukan dalam hal ini karena sistem baru akan menimbulkan kesan pemecatan banyak petugas, sehingga adanya penolakan terhadap sistem baru dan mengakibatkan sistem akan tidak terpakai. Sedangkan masalah-masalah utama yang terjadi pada saat proses adalah sebagai berikut ini: -
Waktu yang lama
-
Tenaga kerja yang banyak tapi tidak efisien
-
Dokumen yang tersebar
-
Masalah akurasi
-
Terlalu banyak orang yang terlibat-susah mengambil keputusan
-
Sistem kebijaksanaan yang kurang jelas
-
Komunikasi yang terhambat
-
SDM berpengalaman yang tidak tersedia
-
Resource untuk komputerisasi yang kurang
Dari masalah-masalah yang ada, maka fokus penulisan ini adalah: -
efisiensi
-
efektifitas
-
intensifikasi
-
maksimalisasi
-
dan edukasi
38
4.2 Identifikasi Proses Kritis Proses selanjutnya adalah mencari proses kritis pada sistem keimigrasian, beberapa proses yang dinilai kritis adalah: 1. Proses CEKAL 2. Proses penerbitan PASPOR, termasuk: a. Dokumen Paspor; b. Dokumen SPLP, sebagai peganti paspor sementara dalam keadaan tertentu; c. Surat Pas Lintas Batas (PLB). 3. Dan juga rancangan sistem manajemen keimigrasian dalam hal: a. Rancangan jaringan dan database b. Pelatihan SDM c. Penyusunan SOP yang harus dilakukan oleh DirJen Imigrasi. Selanjutnya proses yang lainnya masih belum dinilai kritis karena proses lainnya tidak terlalu banyak intensitasnya dan tidak tercatat indikasi yang dapat mengancam negara. Tiga prioritas utama inilah yang akan menjadi topik utama dalam topik pembahasan rekayasa ulang ini. Alasan yang mendasari kenapa proses CEKAL merupakan prioritas utama adalah: -
Sistem CEKAL merupakan sistem untuk mengawasi orang yang dilarang untuk keluar atau masuk dari suatu wilayah. Ini merupakan sistem yang
39
penting dalam menangkal setiap kejahatan yang akan masuk ataupun keluar dan berlaku untuk orang dalam maupun orang asing. -
Sistem ini belum memiliki standar internasional, sehingga masih adanya field yang kurang, seperti tidak adanya pencatatan penggunaan dokumen ilegal, dokumen rusak/ tidak berlaku, dan sebagainya.
-
Sistem ini belum dinilai dapat digunakan secara maksimal, karena metode pencarian dan program yang sudah lama dan tidak dapat diandalkan lagi.
-
Sistem ini belum terintegrasi secara penuh, sehingga data di daerah bisa berbeda-beda. Sedangkan alasan mengapa pelayanan penerbitan paspor menjadi prioritas
dalam misi rekayasa ulang adalah: -
Pelayanan ini dinilai sangat tidak efektif, dikarenakan adanya intensitas tinggi tetapi tidak disertai dengan kapasitas yang baik, sehingga pelayanan ini dinilai sangat lama dan tidak efesien juga.
-
Masalah lainnya adalah karena banyaknya orang yang terlibat pada pelayanan ini, juga disertai dengan banyaknya dokumen yang harus ditanda-tangani dan diperiksa oleh beberapa divisi mengakibatkan proses ini kadang berbuntut panjang dan sarat dengan kecurangan
-
Adanya masalah dari segi kelegalan dokumen yang mengakibatkan banyaknya kecurigaan pada setiap penerbitan paspor
-
Belum adanya kebijaksanaan di kantor imigrasi, sehingga para Kepala kantor sering membuat kebijaksanaan di kantor sendiri yang kadang tidak sesuai dengan visi dan misi keimigrasian.
40
Dan alasan terakhir mengapa rancangan sistem manajemen imigrasi perlu dilakukan adalah: -
Adanya kebutuhan mendasar mengenai informasi teknologi yang bisa membantu kinerja proses, sehingga dipercaya akan sangat membantu sebuah proses lebih cepat, efisien, terintegrasi dan juga keamanannya terjaga.
-
Diperlukan suatu standar SOP di kantor keimigrasian, sehingga tidak adanya ketidakjelasana dalam pengambilan keputusan.
-
Terakhir dan juga merupakan bagian yang penting adalah pelatihan SDM sehingga wawasan dan keterampilan pegawai imigrasi bertambah dan pada akhirnya dapat memfungsikan komputer secara maksimal.
4.3 Potensi Rekayasa Ulang Perlunya rekayasa ulang disebabkan karena adanya beberapa proses yang tidak efesien dan memerlukan banyaknya perubahan dalam proses dan struktur. Dari tiga hal masalah kritis yang telah ditemukan, potensi yang dapat direkayasa ulang setiap masalah proses kritis sebagai berikut:
4.3.1 Potensi Rekayasa Ulang Dalam Proses CEKAL Proses CEKAL merupakan bagian penting dalam masalah keamanan dalam negeri, karena sistem ini yang mengawasi pergerakan penumpang dari dalam maupun ke luar. Proses ini dinilai sangat kritis karena banyak kasus di negara ini
41
yang lolos baik masuk maupun keluar. Potensi untuk rekayasa ulang dalam hal ini dapat diuraikan sebagai berikut: •
Sistem CEKAL belum memiliki standarisasi internasional, karena belum bisa memantau kehilangan dokumen paspor dan juga belum bisa sinkronisasi data dengan data pusat.
•
Sistem CEKAL sangat digunakan untuk sistem yang lainnya. Sistem ini berintegrasi dengan sistem lainnya, karena digunakan di pos-pos perbatasan di seluruh Indonesia. Selain itu semua orang bisa mengakses sistem ini. Karena hal kritis tersebut maka sistem proses CEKAL ini harus terjamin keamanannya dan bisa dipercaya.
•
Adanya kesulitan dalam menggunakan sistem ini, bahkan beberapa kasus selama survei menemukan cerita dari para pegawai bahwa seringkali mereka melakukan hapus data secara tidak sengaja. Hal lainnya adalah pencarian data masih menggunakan metode “full name” dimana kalau nama tidak sama persis, maka data tidak akan ditemukan. Maka sistem ini harus mudah digunakan bagi para pegawainya.
4.3.2 Potensi Rekayasa Ulang Pada Sistem Paspor Sistem paspor sekarang ini merupakan proses keimigrasian dengan permintaan terbesar dibanding proses lainnya, hal lainnya adalah proses penerbitan paspor ini dinilai sangat tidak efesien karena tidak dapat melayani semua permintaan dan juga waktu untuk menyelesaikan proses ini dinilai sangat lambat. Proses ini
42
dinilai sangat kompleks dan menghabiskan banyak tenaga kerja serta tidak bisa bekerja secara paralel, dimana satu pekerja bertanggung jawab atas kerjanya sendiri.
4.3.3 Potensi Rekayasa Ulang Pada Rancangan Simkim Rancangan ulang pada rancangan SIMKIM sangat diperlukan karena beberapa kasus yang ditemukan seperti: •
Sangat kurangnya pelatihan pegawai di setiap kantor imigrasi, ini berlaku juga pada kepala kantornya juga. Maka diperlukan suatu pelatihan menyeluruh.
•
Setiap kantor memiliki kebijaksanaan lokal sehingga terjadi banyak keanekaragaman fungsi yang berbeda setiap kantor imigrasi. Proses ini bisa dieliminasi bila ada kebijaksanaan terpusat, diperlukan SOP dari pusat untuk penganturan fungsi aktivitas.
•
Perlunya rancang ulang IT sebagai sarana pendukung sistem SIMKIM yang akan diimplementasi.
4.4 Evaluasi Proses Sekarang Pada bagian ini akan menjelaskan keadaan proses yang ada secara diagram sehingga terlihat aktivitas yang dilakukan satu persatu dengan jelas. Pada bagian ini akan dijabarkan dua proses kritis yang ada secara detail, yaitu: 1. Proses sistem CEKAL 2. Proses sistem Paspor
43
Dalam melakukan evaluasi, sebagai bantuan simulasi proses digunakan software Igrafx Process 2000 dan juga untuk membantu menterjemahkan proses yang ada, sehingga dapat dilihat keadaan yang hampir mendekati keadaan yang ada di tempat keimigrasian dalam melakukan proses aktivitasnya.
4.4.1 Proses Sistem CEKAL Proses yang akan digambarkan untuk sistem CEKAL ini terbagi atas kondisi lapangan yang berbeda sebagai berikut: 1. Penggunaan sistem di pos perbatasan (laut, udara, dan darat) 2. Penggunaan sistem di sistem keimigrasian (paspor, izin tinggal, smart card, visa dan lainnya), diagram ini dapat dilihat pada proses sistem paspor, karena proses ini bersatu dengan sistem lainnya. 3. Maintenance sistem CEKAL (update, tambah dan hapus data Cekal)
Gambar 4.9 Proses Sistem Cekal di perbatasan
44
Penjelasan terhadap Sistem Cekal diperbatasan adalah sebagai berikut: -
Waktu yang diperlukan untuk seorang penumpang untuk mendapatkan izin masuk dihitung dari proses keimigrasian sekarang adalah sekitar 5-12 menit (bila tidak tertangkap oleh CEKAL), sedangkan untuk proses CEKAL sendiri penumpang menghabiskan kira-kira 2 sampai 3 menit dan sekitar 3 jam waktu untuk wawancara bila terdeteksi data CEKAL.
-
Secara sumber daya manusia pada petugas, mereka membagi 2 tugas pokok yaitu: 4 orang petugas pemeriksa dokumen dan 4 orang pemeriksa data CEKAL dan seorang kepala pos ditempatkan pada perbatasan tersebut.
-
Bila ada kasus dengan indikasi terlibat dengan data CEKAL maka proses akan berlanjut lebih rumit, karena dibutuhkan wawancara khusus dan pada akhirnya tidak mendapat izin masuk dan dideportasi.
-
Kasus ini diambil pada studi kasus di Medan pada bulan Febuari 2004.
Sedangkan untuk proses integrasinya dengan sistem keimigrasian, sistem yang dibuat adalah sistem stand-alone dengan program yang berbeda-beda, contoh di daerah Bali, program CEKAL menggunakan database Dbase, di Jakarta menggunakan Cliper dan sistem operasi yang digunakan pun beraneka ragam (Unix, Windows). Proses ketiga yang melibatkan proses CEKAL adalah proses perubahan data sebagai berikut:
45
Gambar 4.10 Proses Perubahan Data CEKAL
Penjelasan mengenai proses perubahan data CEKAL adalah sebagai berikut ini: -
Pertama untuk merubah data CEKAL diperlukan sekitar 2 minggu pertemuan untuk pembahasan sampai persetujuan pengeluaran SK perubahan data CEKAL.
-
Kemudian proses berlanjut sampai pengiriman berita penambahan melalui fax ke semua daerah kantor imigrasi. Ini membutuhkan waktu sampai 2-4 minggu sampai semua kantor mendapatkan berita perubahan dan mengupdate secara manual ke dalam database CEKAL.
-
Pada akhirnya mereka membuat buku CEKAL untuk dikirimkan ke setiap kantor Imigrasi dan proses ini membutuhkan waktu sekitar 2 bulan dan diupdate setiap 6 bulan sekali. Pengiriman dilakukan setahun 2 kali.
46
4.4.2 Proses Sistem Paspor Sistem paspor pada setiap kantor imigrasi agak berbeda satu dengan lainnya, ini disebabkan oleh kebijaksanaan lokal setiap kantor. Tetapi secara garis besar proses sistem paspor bisa digambarkan seperti berikut:
Gambar 4.11 Sistem Paspor
47
Penjelasan mengenai sistem paspor sebagai berikut: -
Proses yang dihabiskan untuk satu kali transaksi penerbitan paspor adalah sekitar 3 sampai 5 hari waktu kerja, ini merupakan waktu dengan intensitas sekitar 30 sampai 100 transaksi yang terjadi dalam satu hari kerja.
-
Bila proses untuk satu kali transaksi dipetakan kedalam proses secara sekuensial, maka didapatkan waktu yang dibutuhkan sekitar 7 sampai 8 jam saja (satu hari kerja).
-
Intensitas pemohon paspor sehari adalah sekitar 10 sampai 50 permohonan. Sedangkan transaksi per bulannya sekitar 700 sampai 800 transaksi yang berhasil sampai pemberian paspor.
-
Pada kasus ini, kantor imigrasi Tanjung Perak, Surabaya. menjadi bahan data untuk sistem simulasi,
4.5 Evaluasi Sistem Baru Setelah berbagai survei di beberapa tempat kantor imigrasi dan mengetahui bahwa adanya ketidak efisienan dan menemukan proses kritis, dan juga survei ke beberapa negara maju dilakukan untuk mendapatkan gambaran bagaimana proses di luar. Negara yang menjadi standar acuan adalah negara Australia dan New Zealand (Selandia Baru). Di bab ini akan dijelaskan seberapa besar perbedaan dan keunggulannya dengan metoda lama sehingga bisa mendapatkan hasil yang jelas dari keunggulan rekayasa ulang proses yang diusulkan, dan pada bab ini juga diulas sedikit mengenai
48
cara sosialisasi yang mungkin dilakukan. Evaluasi sistem baru ini akan meliputi desain teknik yaitu proses sistem rekayasa dengan menggunakan IT dan juga desain sosial terhadap pengaruh atas sistem baru bila nanti diimplementasikan. Tapi dalam desain sosial semuanya akan lebih diputuskan oleh Departemen Imigrasi sendiri, dalam hal ini penulisan akan lebih fokus dalam desain teknis saja. Dalam desain teknis terdapat 3 fokus dari proses kritis yang ada yaitu: 1. Sistem CEKAL 2. Sistem Paspor 3. Rancangan SIMKIM
4.5.1 Rekayasa Ulang Proses Sistem CEKAL Pada rekayasa ulang proses sistem CEKAL ini, akan menjelaskan juga perbedaan dari sistem lama ke sistem yang baru dengan simulasi menggunakan bantuan software Igrafx FlowCharter Process 2000. Berikut ini adalah sistem CEKAL yang telah direkayasa ulang dan mengambil dari konsep “Advance Passenger Information (API) dan Advance Passenger Processing (APP)” yang telah dipakai negara Australia. Dimana konsep itu akan menyederhanakan proses sistem tolak masuk seseorang ke suatu negara tanpa harus deportasi, karena akan mengeluarkan uang, waktu dan keamanan bila harus memulangkan seseorang ke negaranya (deportasi). Dengan konsep APP, proses baru rekayasa ulang akan menjadi sebagai berikut:
49
Gambar 4.12 Rekayasa Ulang Sistem CEKAL pada pos perbatasan
Penjelasan dasar pada sistem yang direkayasa ulang ini adalah: -
Petugas Imigrasi di Indonesia hanya akan mengawasi data CEKAL melalui komputer tanpa harus berhadapan dengan para penumpang secara langsung, sedangkan proses yang terjadi akan dicontohkan dalam penerbangan sebagai berikut ini:
-
Para penumpang akan mengambil boarding-pass dimana nama mereka akan dicocokan dengan paspor dan akan disimpan ke dalam suatu database penerbangan, setelah data disimpan maka data itu akan dikirimkan ke negara yang dituju, dalam hal ini negara Indonesia. Selanjutnya, data-data yang telah diterima dari penerbangan langsung diterima oleh sistem CEKAL secara otomatis akan mengambil keputusan apabila orang tersebut tercatat dalam daftar CEKAL, maka selanjutnya sistem akan mengirim data mengenai status kelayakan penerbangan orang tersebut, dimana jika orang itu terlibat dalam
50
masalah maka izin masuk ke dalam wilayah Indonesia ditolak secara langsung dan mengakibatkan orang tersebut tidak dapat terbang memasuki wilayah Indonesia. -
Keuntungan dari sistem baru ini adalah tidak perlunya deportasi lagi bila mengetahui penumpang tercatat dalam CEKAL karena sudah dapat diberhentikan dari sebelum orang tersebut datang ke Indonesia.
Hasil yang didapat dari perbedaan sistem yang lama dengan sistem yang telah direkayasa ulang adalah sebagai berikut: Tabel 4.1 Hasil perbandingan sistem lama dan baru pada sistem CEKAL
Kriteria SDM yang telibat Teknologi Waktu yang dibutuhkan Biaya Keamanan
Sistem Lama 3 sampai 7 orang disetiap pos perbatasan. Terbatas, susah digunakan, manual dan stand-alone Untuk satu kali perjalanan, sekitar 20 sampai 40 menit Mahal untuk deportasi Bisa menjadi kritis
Sistem Baru Tidak ada Sentralisasi, otomatis dan mudah untuk diatur Waktu yang diperlukan komputer sedikit (<1 mnt) Tidak ada biaya deportasi Terjaga
Berikutnya adalah simulasi sistem lama dengan sistem yang baru berdasarkan jumlah proses, SDM dan waktu. Tabel Simulasi Sistem Lama Tabel 4.2 Tabel Simulasi Sistem Lama Proses CEKAL
Proses Mengisi kartu E/D dan menyerahkan dokumen pelengkap Memeriksa kelengkapan dokumen Memberikan dokumen untuk dicek Mengecek data penumpang dengan CEKAL Memberikan pesan waspada Menolak izin masuk dan wawancara Total Catatan: waktu ini belum termasuk waktu untuk deportasi.
SDM 0 3-6 (ganti) 0-1 (ganti) 3-6 (ganti) 0 1 (tetap) 3-6 orang
Waktu 0-5 1-2 ¼ 1-2 ¼ 180 182-190
51
Tabel Simulasi Sistem Baru Tabel 4.3 Tabel Simulasi Sistem Baru Proses CEKAL
Proses Mengecek data penumpang dengan CEKAL Total
SDM 0 0 orang
Waktu ½-1½ ½-1½
Catatan: waktu yang dihitung hanya waktu yang berjalan di pos perbatasan saja. Tidak menghitung proses yang terjadi di luar wilayah Indonesia. Terlihat bahwa dengan diterapkannya sistem baru akan meningkatkan hasil hingga lebih dari 126 kali (sistem lama 190 hari dan sistem baru 1 ½ hari). Selanjutnya adalah proses perubahan data CEKAL dengan menggunakan IT sebagai enabling teknologi untuk menyederhanakan proses dan memaksimalkan SDM yang ada sebagai berikut:
Gambar 4.13 Sistem Perubahan Data CEKAL Rekayasa Ulang
Penjelasan tentang sistem baru ini adalah: -
Pertama pusat mendapatkan even untuk merubah data pada CEKAL, lalu di pusat mengadakan pengajuan pertimbangan perubahan data. Tetapi data tersangka sudah masuk kedalam database CEKAL dengan status sementara.
52
-
Kemudian, setelah diadakan diskusi mengenai perubahan dan telah diambil kata sepakat maka kuluarlah Surat Keputusan (SK) Perubahan dan pada akhirnya menetapkan data tersangka menjadi permanen.
-
Karena data sudah tersentralisasi maka tidak diperlukan pemberitahuan ke setiap pos perbatasan.
Hasil dari perbandingan dua sistem lama dan baru adalah: Tabel 4.4 Hasil perbandingan sistem lama dan baru pada perubahan data
Kriteria SDM yang diperlukan Penerapan sistem Waktu akses
Sistem Lama Lebih dari 10 orang Semua tempat pos imigrasi 2 minggu sampai 2 bulan
Sistem Baru 1 orang Di pusat Real-time
Sedangkan hasil simulasi dari sistem lama dan sistem yang baru adalah: Tabel Simulasi Sistem Lama Tabel 4.5 Simulasi Sistem Lama Perubahan Data
Proses Perubahan Data CEKAL Pengajuan Pertimbangan Perubahan Persetujuan Perubahan setelah Pertimbangan Khusus Perintah SK Perubahan Dikeluarkan Fax ke Semua Daerah Kantor Imigrasi Buat buku update CEKAL dan kirim ke semua daerah Total
SDM 1 1 1 1 >2 (ganti) >10 (ganti) >10 orang
Waktu 1 7 14 0 14 60 96 hari
Tabel Simulasi Sistem Baru Tabel 4.6 Simulasi Sistem Baru Perubahan Data
Proses Perubahan Data CEKAL Perubahan data sementara Perubahan data menjadi permanen Total
SDM 1 1 (ganti) 1 (ganti) 2-3 orang
Waktu 1 0 24 1-24 hari
Catatan: Proses yang berbeda adalah komputerisasi dan adanya data sementara
53
Bila dibandingkan antara kedua proses tersebut maka dengan adanya proses baru yang menggantikan proses lama akan meningkatkan sekitar 96 kali lebih cepat untuk perubahan data CEKAL (dari sistem lama 96 hari dan sistem baru 1 hari). Dan juga menghemat lebih dari 80% dalam SDM (sistem lama membutuhkan minimal 10 orang dan sistem baru membutuhkan minimal 2 orang)
4.5.2 Rekayasa Ulang Sistem Paspor Dalam hal ini rekayasa ulang sistem paspor berfokus pada sistem komputerisasi dengan mengurangi proses manual sehingga didapat peningkatan yang drastis dari segi waktu pelayanan, SDM dan proses yang semakin sederhana. Berikut ini adalah penjelasan sistem yang sudah melalui proses rekayasa ulang. -
Proses yang baru ini merubah komposisi proses manual menjadi lebih sederhana dengan menggantikan proses komputerisasi
-
Dengan merubah proses manual maka redudansi/ perulangan entri akan berkurang.
-
Dengan merubah proses manual menjadi proses yang terkomputerisasi maka SDM pun akan sangat banyak berkurang
-
Waktu untuk menyelesaikan satu transaksi penerbitan paspor menjadi lebih cepat-data hasil simulasi dapat dilihat pada halaman selanjutnya
-
Proses yang direkayasa pun menjadi semakin mudah dan lebih ringkas tanpa proses yang berbelat-belit.
Berikut ini adalah gambaran dari Proses Rekayasa Ulang Sistem Paspor
Gambar 4.14 Proses Rekayasa Ulang Sistem Paspor
54
55
Hasil perbandingan dua sistem baru dan sistem yang lama adalah: Tabel 4.7 Hasil Perbandingan Sistem Paspor
Kriteria SDM yang diperlukan Waktu yang diperlukan Teknologi yang digunakan
Sistem Lama 50 orang 3 hari Manual dan stand-alone
Sistem Baru 8 orang 1 jam 10 menit Terintegrasi dan central
Sedangkan bila kita simulasikan secara sekuensial proses pada sistem yang lama akan didapat hasil berdasarkan proses, waktu dan SDM sebagai berikut ini Tabel 4.8 Simulasi Sistem Lama Paspor
Proses Mengambil dan mengisi formulir Memeriksa kelengkapan dan keaslian dokumen Pengambilan keputusan keaslian dokumen Masukkan data ke buku laporan dan beri tanda terima Kumpulkan dokumen menjadi arsip Pengiriman jenis permohonan Pengiriman data ke Dept. InfoKim Mereview arsip Pencarian arsip lama Mengesahkan arsip Mengirimkan data ke wasdakim dan Menulis ke buku Mengecek nama pemohon dengan CEKAL Mengesahkan bebas CEKAL Pengesahan bebas CEKAL dengan paraf KaWasdaKim Mengirimkan dokumen ke Dept. Lantaskim Menyerahkan surat tanda perintah bayar Interview pemohon Pengambilan sidik jari untuk pertama kali Mengisi data pada sistem Pengambilan foto Pencetakan paspor Pengecekan paspor dan pemberian paraf Review akhir dokumen permohonan Pemberian final paraf dan pengiriman paspor baru Pemberian Paspor Total
SDM 0 4 (tetap) 1 (ganti) 2 (tetap) 2 (tetap) 1 (ganti) 2 (ganti) 2 (tetap) 2 (tetap) 3 (tetap) 4 (tetap) 1 (tetap) 2 (tetap) 2 (tetap) 1 (ganti) 1 (tetap) 2 (tetap) 3 (tetap) 3 (ganti) 3 (ganti) 2 (tetap) 4 (tetap) 2 (ganti) 3 (tetap) 1 (tetap) > 50 orang
Waktu 30 5-15 5 5 3 1 15 5 30 25 15 10 5 30 15 3 20 5 10 5 5 20 10 30 10 ± 8 jam
56
Total satu transaksi membutuhkan 50 orang yang terlibat dan menghabiskan waktu 8 jam (pada waktu sebenarnya adalah 3-5 hari dikarenakan intensitas yang banyak) Berikut ini merupakan hasil simulasi dari sistem yang telah direkayasa ulang: Tabel 4.8 Hasil Simulasi Sistem Baru
Proses Mengambil dan mengisi formulir Memeriksa kelengkapan dan keaslian dokumen Pengambilan keputusan keaslian dokumen Mengisi data ke sistem dan mencetak tandaterima Pemrosesan pemilihan tipe paspor (baru/ hilang) Pengecekan dengan arsip lama dalam sistem Cek CEKAL Mencetak tanda perintah bayar Pengambilan foto Pengambilan sidik jari Pencetakan paspor Pemberian cap dinas manual Review dan sahkan paspor dengan tanda-tangan Kepala Pemberian Paspor Total
SDM 0 2 (ganti) 1 (ganti) 1 (ganti) 0 0 0 0 1 (ganti) 1 (ganti) 1 (ganti) 1 (ganti) 2 (tetap) 1 (tetap) 6-7 orang
Waktu 20 2-5 1 5 1 <1 <1 <1 3 2 5 1 10 10 ± 1 jam
Dari hasil simulasi dua proses tersebut didapat peningkatan sebesar 8 kali pada waktu pelayanan (sistem lama membutuhkan 8 jam sedangkan sistem baru hanya membutuhkan waktu 1 jam) dan juga dari segi SDM terjadi penurunan hampir 85% (Sistem lama menggunakan lebih dari 50 orang yang terlibat sedangkan sistem baru hanya membutuhkan 6 orang saja). Dengan menggunakan bantuan simulasi program (juga disertakan pada CD), kita akan mencoba melihat hasil transaksi yang bisa diselesaikan dalam waktu 1 bulan dengan kedua sistem. Hasil yang didapat pada simulasi adalah: •
Sistem lama dapat menyelesaikan sekitar 750 transaksi
•
Sistem baru dapat menyelesaikan hampir 1400 transaksi
57
Kriteria dari simulasi kedua proses adalah sama, yaitu: 1. Waktu proses 30 hari/ 1 bulan 2. Jam kerja aktif adalah 8 jam dalam 1 hari 3. Hari kerja aktif adalah 5 hari dalam 1 minggu 4. Hari kerja aktif menjadi 22 hari dalam 1 bulan 5. Transaksi perhari yang diinput adalah maksimal/ tanpa ada istirahat. Ternyata dengan sistem baru transaksi yang didapat hampir mencapai 2 kali lipat dari sistem yang lama, dengan catatan SDM sistem baru hanya 6 orang petugas imigrasi dan 1 orang pejabat kepala kantor imigrasi.
4.5.3 Rekayasa Ulang Simkim Pada bab ini rancangan ulang proses SIMKIM sangat perlu, dikarenakan sistem ini merupakan panduan bagi semua pekerja dan pejabat Departemen Imigrasi. Hal pertama yang menjadi acuan perubahan adalah struktur organisasi. Dari struktur organisasi yang ada, setiap kantor imigrasi harus memiliki departemen yang ada di pusat, walaupun tidak dipergunakan. Ini jelas merupakan kesalahan total dan juga banyaknya SDM yang tersia-siakan. Dan juga karena adanya penerapan teknologi IT dalam memudahkan proses CEKAL, maka Departemen Wasdakim di kantor Imigrasi daerah/ cabang tidak diperlukan. Lebih jauh lagi, tidak semua departemen akan digunakan di setiap kantor cabang, karena edukasi petugas menyebabkan mereka menjadi ahli dalam menangani setiap masalah. Maka dari itu rancangan ulang struktur organisasi yang baik adalah sebagai berikut (disesuaikan dengan sistem yang baru):
58
: Gambar 4.15 Usulan Struktur Organisasi di tingkat daerah
Dari data yang didapat kantor Imigrasi memperkerjakan sekitar 1500 orang di kantor Imigrasi yang tersebar seluruh Indonesia. Andaikan dengan sistem baru tercapai 85% (dari hasil simulasi sistem paspor) penurunan dalam hal SDM, maka jumlah efisiensi untuk sistem SIMKIM yang baru hanya membutuhkan sekitar 225 orang saja. Masalah lainnya pada rancangan ulang SIMKIM ini adalah perlunya diskusi mengenai SOP dari pusat, hal ini diperlukan untuk memperjelas keputusan dan cara kerja proses keimigrasian. Dan juga berfungsi untuk mengurangi kebijaksanaan lokal di setiap kantor imigrasi daerah yang berbeda dan kadang tidak sesuai dengan proses utama. Jadi fungsi dari SOP disini adalah untuk menutup celahcelah dan menjadi acuan bagi pengambilan keputusan. Selanjutnya adalah masalah jaringan, untuk menggabungkan semua jaringan di daerah maka salah satu yang perlu ditindak-lanjuti adalah interkoneksi database yang terpusat. Dalam hal ini ada penambahan titik lokasi menjadi sekitar
59
256 lokasi, dalam hal ini DirJen Imigrasi berkuasa penuh untuk menjalankan sistem rekayasa ulang yang telah diusulkan, sehingga mereka dapat membangun sistem jaringan yang baik. (Desain rancangan jaringan dapat dilihat pada lampiran B). Hal terakhir adalah kesiapan Direktorat Jendral Imigrasi dalam mensosialisasi sistem rancangan baru kepada setiap anggotanya. Juga masalah edukasi kepada pegawai Imigrasi (Lihat lampiran C untuk jumlah edukasi pegawai).
4.6 Implementasi Sistem Rekayasa Ulang Untuk pelaksanaan rekayasa ulang sistem baru keputusan ditentukan sepenuhnya oleh DirJen Imigrasi apakah perlu perubahan atau tidak. Adapun tahap-tahap yang perlu dilakukan adalah membentuk tim rekayasa ulang dan mengadakan diskusi para top manajemennya. Tambahan lainnya adalah keperluan IT, pihak Imigrasi perlu menyadari bahwa SDM untuk keahlian IT di departemen Imigrasi sangat rendah, solusi untuk masalah ini adalah pihak Imigrasi dapat menggunakan jasa vendor/ provider (outsource ke tempat lain). Untuk biaya implementasi kita tidak masukkan karena pihak Imigrasi mendapatkan bantuan dari negara donor dimana disumbangkan melalui lembaga IOM sebagai pengatur keuangan dan konsultasi untuk pihak Imigrasi.
4.7 Penjelasan Lampiran Pada halaman lampiran terdapat gambar dan tabel ringkasan untuk sistem lama dan baru, solusi IT untuk SIMKIM dan rencana training SDM.
