BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1. Identifikasi Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan Sebelum menentukan proses bisnis yang baru, proses yang sedang berjalan harus dianalisa terlebih dahulu berikut masalah yang timbul. Dari sini akan dapat diketahui proses-proses apa saja yang perlu diperbaiki, ditambah, dihilangkan atau digabung. Setelah melakukan observasi dan juga wawancara baik dengan Sales manager, Sales staff, maupun dengan Direktur Utama maka dapat dibuat urutan proses bisnis penjualan PT.X. Urutan proses yang baru adalah sebagai berikut: 1.
Penerimaan pesanan dari customer
2.
Pengisian dan Pengecekan Sales Order
3.
Pengajuan sales Order
4.
Pengecekan barang di gudang
5.
Pengambilan dan pengemasan barang
6.
Pengisian bukti barang keluar gudang
7.
Pengisian Faktur Penjualan
8.
Perhitungan pajak
9.
Pengecekan Faktur Penjualan yang telah diisi
25
26
1. Penerimaan Pesanan dari Customer Pesanan dari customer berasal dari telepon, fax, atau informasi penjualan yang dikirimkan Salesman. Pesanan diterima oleh bagian Sales yang tengah bertugas giliran di kantor. Proses penerimaan pesanan dari customer ini sudah melewati tahap negosiasi harga maupun cara pembayaran, sehingga tahap ini murni penyampaian permintaan customer. Oleh bagian Sales permintaan customer dijadikan input bagi pengisian Sales Order. Sales Order adalah suatu form yang intinya memuat permintaan barang berikut kuantitas yang diinginkan customer.
1. Pengisian dan Pengecekan Sales Order Penerima pesanan customer mengisi Sales Order yang pada pokoknya memuat jenis barang beserta jumlah yang diminta customer. Lembar Sales Order yang akan diisi adalah hasil cetak atau hardcopy yang telah disiapkan sebelumnya. Pengisian Sales Order dilanjutkan dengan aktivitas pemeriksaan kembali Sales Order untuk menghindari kesalahan dalam pengisian.
3. Pengajuan Sales Order Sales Order yang sudah diperiksa ulang kemudian dibawa oleh Sales ke bagian gudang yang letaknya dekat dengan kantor. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada bagian pergudangan bahwa ada pesanan customer yang
harus dipenuhi dan diambil dari gudang. Untuk mengetahui ada atau tidaknya barang yang diinginkan 27
customer, serta dimana letak barang tersebut di gudang, maka perlu melihat daftar inventory yang secara manual selalu diperbaharui bagian pergudangan. Sales Order kemudian akan diberikan kepada petugas disana.
4. Pengecekan Barang di Gudang Bagian gudang menerima Sales Order, kemudaian memeriksa inventory gudang dengan menggunakan daftar inventory gudang secara manual.
1. Pengambilan dan Pengemasan Barang Jika ternyata barang yang dipesan ada, maka barang tersebut akan dikeluarkan dari gudang oleh petugas gudang, untuk kemudian dikemas sesuai dengan pesanan customer. Aktivitas ini dilakukan oleh bagian gudang. Setelah dikemas barang siap untuk dikirimkan.
2. Pengisian Bukti Barang Keluar Gudang Petugas Gudang kemudian akan mencatat pengeluaran barang dari gudang dan langsung memperbaharui daftar inventory secara manual. Setelah itu, petugas gudang akan membuat bukti pengeluaran barang, dimana nota asli akan disimpan
bagian gudang, sementara sisanya diberikan kepada bagian Sales untuk keperluan dokumentasi.
28
3. Pengisian Faktur Penjualan Bagian Sales kemudian membuat faktur penjualan yang akan dikirimkan kepada customer untuk menagih pembelian barang yang dibeli customer. Isinya pada pokoknya memuat jenis dan jumlah barang, jumlah (subtotal dan total) yang harus dibayar, term pembayaran, dan jenis perangkat pembayaran (misalnya: cek atau giro). Pengisian dilakukan pada form Faktur Penjualan yang sudah disediakan sebelumnya
4.
Penghitungan Pajak Setelah mengisi faktur penjualan, bagian sales langsung menghitung pajak untuk transaksi ini yang akan dibebankan kepada customer. Perhitungan dilakukan secara manual. Aktivitas ini dilakukan oleh bagian Sales.
9. Pengecekan Faktur Penjualan yang Telah Diisi Faktur Penjualan yang telah diisi kemudian diperiksa ulang untuk mencegah kemungkinan kesalahan pengisian. Mulai dari item-item yang ada hingga berbagai kalkulasi yang tercantum disana. Selanjutnya Faktur Penjualan siap untuk dikirim
ke customer. Pengiriman dilakukan melalui jasa kurir. Kopi dari Faktur Penjualan disimpan oleh Sakes Department sebagai arsip yang nantinya akan diproses menjadi laporan penjualan. Disini sering terjadi masalah yang biasanya adalah kealpaan sumber daya manusia, misalnya tercecernya kopian faktur, salah memasukkan arsip, dan lain sebagainya. 29
Untuk jelasnya, urutan proses bisnis yang sedang berjalan secara singkat terdiri dari 9 sub proses. Setelah melalui proses observasi dan wawancara dengan berbagai pihak yang terkait dalam pelaksanaan proses bisnis yang sedang berjalan, maka daapat diketahui lama waktu pelaksanaan dan sumber daya manusia yang digunakan untuk menjalankan sub proses sebagai berikut: No.
Deskripsi
Waktu
Sumber Daya
1.
Penerimaan pesanan dari customer
3 menit
Sales Dept.
2.
Pengisian dan Pengecekan Sales 4 menit
Sales Dept
Order 3.
Pengajuan sales Order
1 menit
Sales Dept.
4.
Pengecekan barang di gudang
4 menit
Pergudangan
5.
Pengambilan
pengemasan 5 menit
Pergudangan
dan
barang 6.
Pengisian
bukti
barang
keluar 1 menit
Pergudangan
gudang 7.
Pengisian Faktur Penjualan
3 menit
Sales Dept.
8.
Perhitungan pajak
1 menit
Sales Dept.
9.
Pengecekan Faktur Penjualan yang 2 menit
Sales Dept.
telah diisi Total
24 menit
Sales(2 org) Gudang (2) 30
Berikut adalah diagram proses bisnis yang sedang berjalan:
Start
Sales Department
Penerimaan Pesanan dari Customer
Pengecekan Faktur Penjualan yang Telah Diisi
Pengisian dan Pengecekan Sales Order
Penghitungan Pajak
Pengisian Faktur Penjualan Pengajuan Sales Order
Stop No Pengecekan Barang di Gudang
Ada? Yes
Pergudangan
Pengambilan dan Pengemasan Barang
Pengisian Bukti Barang Keluar Gudang
Gambar 4.1. Diagram proses bisnis yang sedang berjalan
31
1.2. Analisa Bagian Kritis dalam Proses Dari proses bisnis PT. X dapat dianalisa sejumlah bagian yang dianggap kritis, yaitu: 1. Terdapat banyak pengulangan aktivitas, terutama pada aktivitas pemeriksaan ulang pengisian form. Hal ini disamping merupakan inefisiensi juga mengindikasikan kerentanan proses bisnis PT. X terhadap kesalahan dari sumber daya manusia yang menangani aktivitas data entry tersebut. Dengan demikian aktivitas-aktivitas perulangan yang dapat dihilangkan adalah Pengecekan sales Order (yang merupakan bagian dari sub proses no.2 dari proses yang berjalan, yaitu Pengisian dan Pengecekan Sales Order) dan Pengecekan Faktur Penjualan yang telah diisi (no.9 proses bisnis yang sedang berjalan). 2. Tidak adanya kontrol atas piutang penjualan, sehingga para customer yang sebenarnya belum memenuhi kewajibannya masih dapat melakukan order. Hal ini terbukti makin memperbesar jumlah piutang mereka, yang parahnya tidak tertagih atau malah tidak terdeteksi oleh perusahaan. Untuk itu perlu penambahan proses yang baru, yaitu Periksa Piutang Customer, yang ditempatkan setelah penerimaan pesanan dan penerimaan pesanan dari customer. 3. Proses Penerimaan pesanan dari customer (proses no.1 dari proses bisnis yang sedang berjalan) dan Pengisian Sales Order (proses no.2 dari proses yang sedang
berjalan namun telah mengalami pengurangan aktivitas pengecekan Sales Order) dapat disederhanakan dan digabungkan. Dengan menempatkan form formulir permintaan 32
barang di layar monitor komputer, sambil menerima pesanan dari customer, bagian Sales penerima pesanan dapat melakukan input data. . 4. Proses no 4 dari proses bisnis yang sedang berjalan, yaitu Pengajuan Sales Order, dapat dihilangkan. Aktivitas fisik ini dapat dihilangkan dan dapat berjalan sangat singkat jika menggunakan TI, dalam hal ini menggunakan jaringan komputer yang menghubungkan Sales Department dengan bagian Gudang. 5. Proses yang bisa dihilangkan adalah Pengisian Bukti Barang Keluar Gudang (no.6 pada proses yang sedang berjalan). Hal ini dapat dilakukan dengan adanya TI dimana data transaksi langsung diperbaharui ke masing-masing database (penjualan dan inventory), sehingga tidak perlu penyerahan bukti barang secara fisik. 6.
Proses no.7 dan 8 dari proses bisnis yang sedang berjalan, yaitu Pengisian Faktur Penjualan dan Perhitungan Pajak, dapat dihilangkan. Dengan menggunakan kalkulasi komputer dan input dari form permintaan barang sebelumnya, komputer dapat membuat langsung faktur penjualan.
4.3. Visi Model Proses Bisnis yang Baru Setelah menganalisa dan menemukan faktor-faktor kritis dari proses yang sedang berjalan, maka dapat dibuat model proses bisnis baru yang diharapkan akan dapat mengatasi masalah-masalah yang dimiliki oleh proses lama. Meskpun demikian, terlebih dulu harus diketahui visi model proses bisnis seperti apa yang diinginkan. Setelah melakukan observasi dan juga wawancara dengan Direktur 33
Utama maka dapat dibuat visi model proses bisnis yang baru: a. Proses bisnis yang baru adalah sebuah sistem yang mampu menghadapi kemungkinan akan ekspansi yang akan dilakukan perusahaan, mengingat tingkat pertumbuhan pasar perusahaan yang cukup tinggi. Untuk itu proses bisnis yang baru (penjualan) harus mampu menghadapi kenaikan jumlah pelanggan akibat ekspansi bisnis yang terjadi. b.
Proses bisnis penjualan yang baru adalah sebuah proses bisnis yang dititik beratkan untuk mendukung upaya perluasan pasar, lebih jelasnya adalah untuk para anggota sales yang bertugas di luar kantor. Untuk itu proses bisnis yang baru harus mampu melepaskan sebanyak mungkin aktivitas-aktivitas yang tidak berhubungan dengan perluasan pasar dan mengalihkannya kepada pihak lain di
perusahaan. Dengan demikian, konsentrasi dan fokus mereka lebih terarah dalam memperluas pasar. c. Sebagai akibatnya proses bisnis yang baru diharapkan semaksimal mungkin tidak diikuti dengan penambahan personil, dan diharapkan mampu memberikan penekanan biaya di masa mendatang.. Artinya, meskipun sistem yang baru harus mampu menangani jumlah transaksi yang lebih besar, di sisi lain penambahan personil sebisa mungkin dihindari sebagai upaya untuk menekan biaya. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan TI dalam melakukan BPR terhadap proses bisnis yang sedang berjalan. d. Proses
bisnis
penjualan
yang
baru
diharapkan
mampu
memberikan
keseimbangan, yaitu selain untuk meningkatkan perputaran penjualan, juga memiliki sarana untuk 34 pengontrolan piutang penjualan. Dengan mampu mengontrol piutang maka arus kas akan terus terjaga. Dengan adanya kontrol piutang penjualan, perusahaan secara preventif akan mengurtangi kemungkinan piutang penjualan yang tertunggak dan yang tidak dapat terbayar. e.
Proses bisnis yang baru diharapkan dapat mengurangi faktor kesalahan dari sumber daya manusia. Selama ini kerap terjadi kesalahan penghitungan, atau kehilangan berkas transaksi karena kealpaan karyawan. Dengan sistem baru ini diharapkan hal semacam ini dapat dihindari karena hasil transaksi secara langsung diperbaharui oleh komputer dan disimpan di database.
1.3. Tahap Perancangan Berdasarkan pertimbangan analisa pada model proses bisnis sebelumnya, terlihat sejumlah proses yang dapat dihilangkan, digabungkan, disderhanakan, ditambahkan dan diotomatisasi. Dengan menggunakan hasil analisa tersebut dapat dihasilkan alternatif kegiatan proses bisnis baru sebagai berikut. No
Deskripsi
Waktu
1.
Penerimaan pesanan & Pengisian Form 4 menit
Sumber Daya Sales Dept.
(display) 2.
Periksa Piutang Customer
30 detik
Sales Dept
3.
Pengecekan barang di Gudang
4 menit
Pergudangan
4.
Pengambilan dan Pengemasan barang
5 menit
Pergudangan
5.
Print dan Fax Faktur Penjualan
3 menit
Pergudangan 35
Waktu untuk proses Penerimaan pesanan dan Pengisian Form selama 4 menit diperoleh dari hasil pengabungan proses Penerimaan pesanan dari Customer dan Pengisian dan Pengecekan Sales Order pada proses yang sedang berjalan. Penghematan sekitar 3 menit (waktu total penggabungan 7 menit) diperoleh dari ditiadakannya proses pengecekan Sales Order selama sekitar 1 menit. Sedangkan 2 menit lainnya adalah efisiensi dibandingkan dengan proses yang sedang berjalan,
yaitu dimana pesanan yang ada ditulis terlebih dahulu di kertas, baru setelah itu dipindahkan ke lembar Sales Order. Dengan proses yang baru hal ini dapat dihilangkan, karena sambil menerima pesanan Sales staff dapat langsung mengisi form permintaan barang di layar monitor. Sementara waktu Periksa Piutang Customer selama 30 detik diperoleh dari hasil observasi di perusahaan sejenis yang telah menggunakan komputer. Pengambilan dan Pengemasan Barang waktunya dianggap tetap dan tidak ada perubahan, yaitu 5 menit. Pengecekan barang di gudang mengalami perbedaan waktu antara yang sedang berjalan denga yang baru, karena dalam proses bisnis yang baru pengecekan dilakukan secara langsung tanpa melalui perantara karyawan bagian gudang, tanpa harus melihat dan mencari pada daftar barang di gudang yang terdiri dari puluhan jenis dan dalam jumlah yang besar, namun cukup dilakukan secara otomatis oleh komputer. Akibatnya proses pencarian berlangsung sangat cepat, yaitu sekitar 1 menit. Angka ini diperoleh melalui observasi dan wawancara dengan perusahaan lain yang menggunakan komputer untuk melakukan pengecekan jumlah barang di gudang.
36
Sedangkan Print dan Fax Faktur penjualan diperoleh dari hasil percobaan dimana contoh Faktur yang dicetak dihitung lama prosesnya, ditambah dengan lama lemra cetakan itu di fax, sehingga total waktu yang dibutuhkan adalah 3 menit.
Sementara kemungkinan tenaga kerja dapat dilakukan pada bagian pergudangan yaitu sebanyak satu orang, karena sebgian tugasnya sudah dapat ditangani oleh komputer. Penjelasan sub-sub proses dari proses bisnis yang baru adalah sebagai berikut: 1.
Penerimaan Pesanan dan Pengisian Form (display) Pesanan dari customer berasal dari telepon, fax, atau informasi penjualan yang dikirimkan Sales yang bertugas di luar kantor. Pesanan diterima oleh bagian Sales yang secara permanen bertugas di dalam. Pesanan yang diperoleh langsung dimasukkan ke dalam formulir pemesanan yang diakses melalui layar monitor komputer. Komponennya kurang lebih hampir sama dengan sales order, namun form ini tidak berbentuk hardcopy. Pengisian form juga sekaligus diikuti dengan pengecekan pengisian formulir, sehingga mencegah resiko kesalahan pengisian.
2.
Periksa piutang customer Segera setelah formulir pemesanan yang tampil di layar monitor komputer diisi, secara otomatis proses akan dilanjutkan dengan proses pemeriksaan piutang customer. Data ini diperoleh dari database penjualan yang salah satu bagiannya memuat
tentang
piutang
penjualan.
Jika
terbukti
customer
tidak
mempunyai/mempunyai namun masih dalam batas toleransi, maka transaksi secara
37
otomatis akan dilanjutkan ke proses berikut. Jika tidak, customer tidak dapat melakukan penjualan, atau customer dapat melakukan penjualan dengan adanya validasi dari staff Sales Department yang mengurus pesanannya. Pengambilan keputusan tersebut tentunya berdasarkan hal-hal eksternal, seperti: prospek bisnis ke depan dengan customer yang diperkirakan menguntungkan, atau misalnya track record customer beberapa. 3.
Pengecekan Barang di Gudang Setelah lolos dari pemeriksaan pitang, maka pesanan customer secara langsung akan dicek keberadaannya di gudang. Pencarian dilakukan secara otomatis. Proses ini sangat menghemat waktu mengingat item barang yang disimpan mencapai puluhan jenis.
4.
Persiapan Pengiriman Barang Jika barang yang diminta ditemukan maka secara otomatis komputer akan menyampaikan informasi kepada bagian gudang untuk mengambil dan mengemas barang sesuai dengan pesanan. Proses pengambilan dan pengemasan memakan waktu 5 menit. Selain itu, updating daftar inventory secara otomatis akan dilakukan komputer terhadap database inventory.
5. Print dan Fax Faktur Penjualan Selain kepada bagian gudang, komputer secara otomatis juga akan mengirimkan informasi kepada bagian Sales mengenai konfirmasi pencetakan faktur penjualan yang nantinya akan dikirimkan melalui kurir kepada customer sebagai penagihan 38
atas pembelian. Setelah dicetak, faktur penjualan sebelumnya akan di-fax ke customer sebagai informasi agar mereka lebih siap dalam membayar kewajibannya di kemudian hari. Komputer juga secara otomatis akan mencatat transaksi ini di database penjualan bersamaan dengan tercetaknya faktur penjualab. Berikut adalah diagram proses bisnis yang baru : Penerimaan Pesanan & Pengisian Form (display)
Start
Print &Fax Faktur Penjualan
SalesDepartment Periksa Piutang Customer
No Stop
OK? Yes
Stop No Pergudangan
Pengecekan Barang di Gudang
Yes Ada?
Pengambilan dan Pengemasan Barang
Gambar 4.2. Proses bisnis baru yang diusulkan
39
4.4. Simulasi Proses Bisnis Simulasi proses bisnis baik yang sedang berjalan maupun yang diusulkan dilakukan dengan menggunakan bantuan software Process 2000. Asumsi-asumsi yang digunakan dalam melakukan simulasi adalah sebagai berikut:
1. Waktu proses ditetapkan selama 30 hari yang menggambarkan proses bisnis dari awal hingga akhir bulan. Hal ini dilakukan karena normalnya proses bisnis yang sedang berjalan siklusnya berjalan selama 30 hari Asumsi proses bisnis ini berlangsung selama 22 hari kerja, yang terdiri dari 5 hari kerja per minggu, serta 8 jam kerja per hari.
2. Metode Generator yang dipakai adalah Demand, yang dimaksudkan agar dapat memberikan simulasi terhadap kapasitas maksimal proses bisnis.
4.4.1. Perbandingan dari Segi Jumlah Proses Dari perbandingan jumlah proses antara proses bisnis yang sedang berjalan dengan proses bisnis yang baru adalah sebagai berikut:
40
No.
Proses
Sedang Berjalan
Baru
1.
Penerimaan pesanan dari customer
X
X
2.
Pengisian dan Pengecekan Sales
X
X
Order 3.
Pengajuan sales Order
X
-
4.
Pengecekan barang di gudang
X
X
5.
Pengambilan
X
X
X
-
dan
pengemasan
barang 6.
Pengisian
bukti
barang
keluar
gudang 7.
Pengisian Faktur Penjualan
X
-
8.
Perhitungan pajak
X
-
9.
Pengecekan Faktur Penjualan yang
X
-
telah diisi
4.4.2. Perbandingan dari Segi Waktu Dari sisi waktu, sebagaimana yang dihasilkan melalui simulasi komputer, maka diperoleh hasil sebagai berikut:
41 Total transaction Proses yang sedang berjalan
958 transaksi
Proses yang baru
2009 transaksi
Selisih peningkatan jumlah transaksi
1051
Persentase kenaikan jumlah transaksi
109,707%
Dari hasil simulasi diatas terlihat bahwa dalam jangka waktu 1 bulan, jika dimaksimalkan maka proses yang baru mampu menangani transaksi lebih besar 109,707% dibandingkan dengan proses yang sedang berjalan.
Total Transaksi Proses B erjalan dan Proses B aru 2500
2000
Proses yang sedang berjalan
1500
Proses yang baru 1000
500
0
Proses Berjalan
Proses Baru
Grafik 4.1. Grafik Total Transaction Proses Berjalan dengan Proses Baru
42
Sementara itu, nilai avg cycle, avg work, dan avg wait proses berjalan dengan yang baru memperlihatkan hasil sebagai berikut. Sebagai petunjuk makin kecil hasilnya berarti kinerja proses bisnis semakin baik, karena berarti siklusnya lebih cepat, dan waktu tunggu transaksi dalam proses makin kecil.
Perbandingan Proses Berjalan dan Baru(dalam satuan jam) 2 1,5
Proses Berjalan
1
Proses Baru
0,5 0 Avg Cycle Avg Work Avg Wait
Grafik 4.2. Grafik Perbandingan Avg Cycle, Avg Work & Avg Wait
43
Sedangkan perbandingan proses berjalan dan baru dari segi selisih jam dan persentase adalah: Transaction Statistics - Hours Avg Cycle Avg Work Avg Wait Proses 1,66 0,4 1,26 Berjalan Proses Baru 0,8 0,18 0,62 Selisih 0,86 0,22 0,64 Persentase 107,50% 122,22% 103,23% Secara perbandingan, pada proses yang sedang berjalan siklus rata-rata transaksi dalam jangka waktu 1 bulan mencapai 1,66 jam, rata-rata pengerjaan transaksi sebesar 0,4 jam, dan rata-rata waktu tunggu transaksi sebelum diproses mencapai 1,26 jam. Sedangkan pada proses bisnis yang baru, siklus rata-rata transaksi mncapai 0,8 jam atau lebih banyak 107,5% dari proses berjalan, sementara rata-rata pengerjaan transaksi mencapai 0,18 jam atau 122,2% lebih baik dari proses yang berjalan, dan rata-rata waktu tunggu transaksi sebelum diproses adalah 0,62 jam atau 103,23% lebih singkat daripada proses yang sedang berjalan.
Jika perbandingan dilakukan antar departemen yang terlibat dalam proses bisnis, maka hasil yang diperoleh adalah:
44
Transaction-in Avg Cycle Avg Work Avg Wait hours Proses Proses Proses Proses Proses Proses berjalan baru berjalan baru berjalan baru Pergudangan 0,68 0,21 0,17 0,08 0,51 0,13 Selisih 0,47 0,09 0,38 Persentase 69,12% 52,94% 74,51% Sales 0,99 0,59 0,23 0,1 0,75 0,49 Department Selisih 0,4 0,13 0,26 Persentase 40,40% 56,52% 34,67%
Perbandingan Peningkatan Proses Baru terhadap Proses Berjalan (per Dept.) 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% Pergudangan
40,00%
Sales Department
30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Avg Cycle
Avg Work
Avg Wait
45
Sedangkan untuk breakdown per aktivitas hasil simulasi adalah: 1. Proses yang sedang berjalan (satuan jam) Tot #Trans Avg Avg Avg Cycle Cycle Work Wait Pergudangan - Pengecekan Barang di Gudang 536,65 1920 0,28 0,07 0,21 Sales Department - Pengisian dan Pengecekan 488 1920 0,25 0,07 0,19 Sales Order Sales Department - Pengisian Faktur Penjualan 298,52 959 0,31 0,05 0,26 Pergudangan - Pengambilan dan Pengemasan 289,92 959 0,3 0,08 0,22 Barang Sales Department - Pengecekan Faktur 288,02 958 0,3 0,03 0,27 Penjualan yang Telah Diisi Sales Department - Penerimaan Pesanan dari 213,05 1921 0,11 0,05 0,06 Customer Pergudangan - Ada? 130,03 1920 0,07 0 0,07 Sales Department - Pengajuan Sales Order 82,1 1920 0,04 0,02 0,03 2. Proses bisnis baru (dalam satuan jam) Tot #Trans Avg Avg Avg Cycle Cycle Work Wait Sales Department – Penerimaan Pesanan & 861 4020 0,21 0,07 0,15 Pengisian Form (display) Sales Department - OK? 252,13 4020 0,06 0 0,06 Sales Department - Periksa Piutang 225,58 4020 0,06 <0,0 0,05 1 Customer Pergudangan - Pengambilan dan 219,75 1005 0,22 0,08 0,14 Pengemasan Barang Sales Department - Print & Fax Faktur 177,83 1004 0,18 0,05 0,13 Penjualan Pergudangan - Pengecekan Barang di 150 2010 0,07 0,03 0,04
Gudang Pergudangan - Ada? Pergudangan – Stop Sales Department – Stop Sales Department – Start
0 0 0 0
2010 1005 2010 4021
0 0 0 0
0 0 0 0 46
Dari kedua hasil proses bisnis berjalan dan baru ditemukan bahwa: •
Average Cycle terlama per proses dari proses bisnis yang berjalan adalah pada proses pengecekan barang di gudang yaitu 1,28. Hasil ini berbeda dengan average cycle proses yang sama di proses bisnis yang baru, yaitu 0,07, atau lebih cepat 300% dibanding pada proses yang berjalan.
•
Average wait proses bisnis baru secara rata-rata relatif rendah, berbeda dengan average wait proses bisnis lama dimana sebagian memiliki nilai diatas 0,10. Ini berarti rata-rata jumlah transaksi yang menunggu di antrian sebelum dikejakan lebih kecil dibandingkan dengan proses yang berjalan.
4.4.3. Perbandingan dari Penggunaan Sumber Daya Manusia Dari jumlah sumber daya manusia yang terlibat, perbandingan antara proses bisnis yang sedang berjalan dan yang baru adalah: Proses bisnis yang sedang berjalan
4 orang (2 Sales Dept dan 2 bagian Gudang)
0 0 0 0
Proses bisnis yang baru
3 orang (2 Sales Dept dan 1 bagian Gudang
Jumlah Pengurangan
1 orang
Persentase
25%
47
Penerapan proses bisnis baru diperkirakan akan memberikan pengurangan jumlah tenaga kerja sebesar 25% dibandingkan dengan proses yang sedang berjalan.
4.4.4. Perbandingan dari Antrian Transaksi (Queue) Dari hasil simulasi diperoleh hasil sebagai berikut: Total Transactions that Waited at Resource Queue Proses yang sedang berjalan Proses baru Selisih Persentase
Jumlah 1361 1074 287 21,08%
Dari hasil simulasi dapat disimpulkan bahwa jumlah transaksi yang menunggu di antrian sebelum diproses pada proses bisnis yang baru adalah 21,08% lebih sedikit dibandingkan dengan proses bisnis yang sedang berjalan.
Tot
Wait#
Max
Wait#
Tot
Wait
Pergudangan Selisih Persentase Sales Department Selisih Persentase
Sedang Berjalan 379
Baru
Sedang Baru Sedang Berjalan Berjalan 18 3 2 7,68 361 1 95,25% 33,33% 982 1056 4 4 45,75 -74 -7,54%
0 0%
Baru 0 0 100% 20,88 24,87 54,36%
48
Dari hasil simulasi dapat disimpulkan bahwa proses baru relatif mampu menurunkan total jumlah transaksi yang menunggu di antrian untuk diproses,dan total jam transaksi yang menunggu untuk diproses.
4.4.5. Perbandingan secara Keseluruhan X dibandingkan dengan proses bisnis yang sedang berjalan. Hal ini dapat dilihat, terutama dari: -
Jumlah transaksi yang ditangani proses baru dapat memberikan perbaikan sebesar 109,107%
-
Dari segi waktu: Rata-rata siklus proses selama periode simulasi (30 hari) atau Avg Cycle mengalami perbaikan 107,5%, Avg Wait (rata-rata waktu tunggu bagi
transaksi untuk diproses mengalami peningkatan 122,22% dari proses bisnis yang sedang berjalan.
Fakta-fakta tersebut menggambarkan bahwa proses baru yang diusulkan diprediksi dapat memenuhi harapan manajemen akan bisnis proses yang diinginkan, yaitu yang mampu menangani ekspansi bisnis tanpa perlu melakukan penambahan sumberdaya manusia. Dalam simulasi, proses bisnis yang baru mampu menangani transaksi lebih dari 2 kali lipat dengan tetap menjaga kualitas pelayanan secara relatif paling tidak tidak dibawah proses bisnis yang sedang berjalan.
49
1.4. Kendala dalam Penerapan BPR Penerapan proses bisnis baru diperkirakan akan mengalami sejumlah kendala. Kendala-kendala ini mayoritas sifatnya klasik dengan karakteristik UKM di Indonesia. Kendala-kendala yang akan dihadapi adalah: 1.
Tingkat pendidikan karyawan Mayoritas pendidikan karyawan adalah lulusan SMU dengan sebagian kecil D3 dan S1. Posisi manajer memiliki latar belakang pendidikan strata 1, sedangkan Direktur Utama memiliki latar belakang pendidikan strata 2 dan wawasan tentang bisnis dan TI yang cukup luas.Dari wawancara yang dilakukan, dapat
disimpulkan bahwa sebagian besar karyawan belum menganggap bahkan mengetahui bahwa TI, apalagi BPR, sebagai sesuatu yang penting bagi bisnis mereka. Dalam sejumlah wawaqncara, mereka malah mengatakan bahwa dengan cara kerja yang berlaku saat ini semua pekerjaan mereka selalu terselesaikan dengan baik. Sejumlah karyawan yang dalam pekerjaan sehariharinya mengoperasikan komputer bahkan juga mengeluhkan sulitnya menguasai komputer. 2.
Perubahan wewenang dan tugas karyawan Penerapan proses bisnis baru dipastikan akan berdampak kepada wewenang dan tugas karyawan. Tugas dan wewenang bagian gudang misalnya, dipastikan akan hilang sebagian. Dengan memungkinkannya Sales Department untuk langsung memeriksa keadaan inventory di gudang melalui jaringan komputer, ada
50
kemungkinan bagian gudang akan merasa terganggu wewenangnya, dan bisa menimbulkan resistensi yang besar terhadap BPR. Sementara itu penerapan proses baru di bagian Sales tentunya juga dapat menimbulkan resistensi, dimana sejumlah orang lapangan harus secara penuh menangani operasional internal, sehingga memungkinkan timbulnya kesan sebagai nomor dua.
3. Resistensi akibat kemungkinan pengurangan karyawan Penerapan proses baru diperkirakan akan dapat berdampak pada pengurangan jumlah karyawan. Meskipun dalam kasus ini hanya 1 orang karyawan saja yang dapat dikurangi, efek tindakan tersebut bisa sangat dalam. Hal ini disebabkan karena kondisi perusahaan yang sedang tidak mengalami krisis dan kinerja merka dirasakan cukup baik. Karyawan belum siap untuk menerima fakta bahwa pengurangan karyawan bisa saja dilakukan sebagai upaya peningkatan kinerja yang lebih dramatis.
