40
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
A. Proses Pemberian Kredit Pemberian kredit setiap perusahaan berbeda satu dengan lainnya. Dalam perusahaan pembiayaan yang membiayai sepeda motor ini proses pemberian kredit meliputi prosedur pemberian kredit, analisa terhadap calon konsumen, penilaian kredit, dan akhirnya persetujuan kredit. Perusahaan leasing yang banyak bermunculan akhir-akhir ini semakin mudah dalam proses persetujuan kreditnya. PT. WOM Finance saat ini juga sedang mengadakan program instant approval untuk para konsumen yang memiliki pembayaran bagus dengan syarat-syarat yang dipermudah. Jalinan kerja sama dengan dealer sebagai pemasok kendaraan bermotor sudah terjalin bagus, hal ini dibuktikan dengan masuknya dealerdealer baru. Adapun flow chart /alur dari proses pemberan kredit adalah: 1.
Bagian marketing mengirim order lewat SMS atau telepon ke bagian administrasi surveyor
2.
Setelah menerima registrasi, administrasi surveyor segera mencatat dan melakukan cek data-data calon konsumen dalam sistem komputer. Melakukan verifikasi terhadap calon konsumen. Apabila termasuk dalam daftar black
list,
maka langsung memberitahu penolakan dan
menjelaskan alasannya. 40
41
3.
Administrasi surveyor meneruskan order ini kepada head surveyor dan melakukan pencatatan penerimaan order, yang kemudian memberi tugas kepada surveyor melalui telepon.
4.
Surveyor melakukan survey dan memberikan hasil survey kepada credit analist untuk dianalisa dan dipertimbangkan apakah data-data calon konsumen sudah sesuai dengan peraturan-peraturan yang berlaku.
5.
Hasil keputusan analist akan diserahkan kepada pejabat risk management untuk diperiksa lebih lanjut apakah disetujui atau tidak.
6.
Jika aplikasi sudah disetujui maka akan segera dibuatkan purchase order dan kemudian diserahkan bagian marketing
7.
Bagian marketing akan memberikan Purchase Order itu kepada dealer agar segera dilakukan pengiriman motor sesuai dengan hasil PO .
8.
Apabila dealer sudah mengiriman motor sesuai dengan perintah, maka konsumen akan menandatangani bukti serah terima barang rangkap 3, yang terdiri atas Rangkap I : Konsumen Rangkap II : Arsip Rangkap III : Bagian Finance
9.
Kemudian Dealer akan segera mengirimkan tagihan ke perusahaan untuk dilakukan penjualan secara sistem
10. Setelah semua proses sudah dilakukan maka konsumen memiliki kewajban untuk membayar angsuran sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang disepakati.
42
B. Mekanisme Persetujuan Kredit Mekanisme persetujuan kredit yang dilakukan adalah dengan menggunakan konsep “ 4 eyes”, maksud dari konsep “4 eyes” ini adalah: 1.
Persetujuan pertama dalam bentuk rekomendasi analisa credit analyst berdasarkan ketetapan yang berlaku dan menjadi pertimbangan seperti status rumah tinggal, jumlah uang pertama yang dibayarkan oleh konsumen, status pekerjaan dan kriteria lainnya.
2.
Persetujuan kedua dilakukan oleh pejabat Risk Management di nilai dari pertimbangan rekomendasi analis.
3.
Dalam hal-hal tertentu proses persetujuan kredit dapat meminta pertimbangan BM atau AMM
4.
Apabila pejabat Risk berhalangan, maka proses persetujuan kredit dapat digantikan oleh pejabat pengganti / yang di beri kuasa untuk melakukan persetujuan kredit. Setelah aplikasi permohonan konsumen diserahkan maka, tugas seorang
analist adalah segera verifikasi data-data yang diberikan, seperti menghitung pendapatan calon konsumen dibandingkan dengan pengeluaran dan jumlah angsuran apakah sudah sesuai dengan keinginan calon konsumen. Pengecekan semua dokumen pendukung apakah sudah sesuai dengan aslinya. Persetujuan berikutnya dilakukan oleh PRM atas rekomendasi dari analist. Dia mempunyai pandangan yang sama atau bisa berbeda, tergantung penilaian individu dan bagaimana membaca aplikasi.
43
Jika ada hal-hal yang sulit diputuskan, bisa diberikan kepada pejabat yang lebih tinggi. Adapun tujuan dari adanya syarat-syarat approval kredit diberlakukan agar lebih terkontrol dan menghindari kecurangan-kecurangan yang akan terjadi.
C. Kebijakan dalam Pemberian Kredit PT WOMF yang merupakan salah satu perusahaan pembiayaan konsumen dalam pelaksanaannya mempunyai kebijakan dalam pemberian kredit kepada calon konsumen. Adapun kebijakan perusahaan dalam pemberian kredit adalah sebagai berikut: 1. Persyaratan umum a. untuk perorangan (karyawan, professional atau wiraswasta) - Kewarganegaraan Indonesia - Umur minimal 21 tahun - Mempunyai penghasilan tetap minimal 1,5 juta per bulan untuk daerah Jakarta dan 1,0 juta per bulan untuk daerah luar Jakarta. - Bertempat tinggal di daerah yang berada di area wilayah cabang terdekat. - Mempunyai tempat tinggal tetap, baik rumah milik sendiri, keluarga atau kontrak. Apabila status tempat tinggal kontrak baik bulanan / tahunan maka diperlukan data pendukung yaitu surat keterangan dari - Mencantumkan other contact Selain hal- hal yang menjadi syarat umum di atas, seorang
44
pemohon kredit harus juga melengkapai persyaratan dokumen identitas diri dan bukti status tempat tinggal, sebagai berikut: 1. Dokumen Identitas Diri: 1. Fotocopy KTP atau resi (hanya jika KTP kadaluarsa. Note; copy KTP yang kadaluarsa tersebut wajib dilampirkan) atau Passport 2. Fotocopy kartu Keluarga (KK) atau Akte pernikahan 3. Fotocopy Kartu Identitas Pendatang Musiman untuk pemohon dengan kondisi; alamat tercantum KTP berbeda dengan alamat tempat tinggalnya saaat ini, dan 4. Jika pemohon sudah menikah: fotocopy KTP suami/ istri atau Resi (bila KTP kadaluarsa, copy KTP yang lama wajib dilampirkan) atau passport 2. Bukti Status Tempat tinggal a. bila status tempat tinggal adalah milik sendiri atau milik Negara • sertifikat tanah atas nama pemohon atau anggota keluarga lainnya yang tercantum pada KK atau • akte notaris perihal kepemilikan property tempat tinggal atas nama pemohon atau anggota keluarga lainnya yang tercantum pada KK atau • fotocopy PBB min. 2 Tahun terakhir sesuai dengan alamat tinggal pemohon atau • rekening telepon min. 3 bulan terakhir sesuai alamat pemohon atau
45
• rekening listrik minimal 3 bulan terakhir sesuai dengan alamat pemohon atau • rekening air minimal 3 bulan terakhir sesuai dengan alamat pemohon atau • surat keterangan domisili b. bila status tempat tinggal adalah sewa/kontrak (rumah/ kamar untuk area yang diperbolehkan sesuai persyaratan kredit atau lainnya • fotocopy perjanjian sewa/kontrak atau • fotocopy PBB minimal 2 tahun terakhir sesuai dengan alamat pemohon atau • kwitansi pembayaran biaya kontrak/sewa atau • rekening telepon minimal 3 bulan terakhir sesuai dengan alamat pemohon atau • rekening listrik den air minimal 3 bulan terakhir sesuai dengan alamat pemohon atau • Surat Keterangan Domisili
b. Untuk perusahaan - Kewarganegaraan Indonesia - Kepemilikan perusahaan minimal 2 tahun - Bertempat tinggal atau berkedudukan den menjalankan usaha dalam coverage area
46
- Mencantumkan other contact - Melengkapi dokummen-dokumen yang dibutuhkan Dokumen identitas diri: - fotocopy KTP dari anggota Direksi (BOD)/Komisaris (BOC) Dokumen pendirian Perusahaan - akte notaris perusahaan atau NPWP atau TDP atau SIUP atau SITU atau SKDP Dokumen lainnya: - NPWP atau SPT PPH25 bersifat wajib untuk pembiayaan/kredit yang bernilai RP.50 Juta atau di atasnya
2. Jangka waktu. Jangka waktu yang akan diberikan perusahaan bagi konsumennya dalam melunasi hutangnya biasanya berkisar antara 1 tahun – 3 tahun.
3. Biaya-biaya a. Biaya keterlambatan dalam pembayaran angsuran. Apabila Konsumen yang membayar angsuran setelah tanggal jatuh tempo maka akan diberikan sanksi atau denda. Denda yang ditetapkan 0,05% perhari dari jumlah angsuran yang tertunggak. b. Biaya penagihan Apabila konsumen menunggak angsurannya yang sehingga perusahaan harus menggunakan jasa kolektor, maka konsumen akan dikenakan biaya penagihan. Adapun biaya penagihan oleh kolektor sebesar Rp.
47
10.000.00. c. Pembayaran angsuran. Pembayaran angsuran dapat dilakukan konsumen dengan cara: 1. Konsumen dapat melakukan pembayran lewat transfer via bank yaitu Bank BCA yang ditujukan ke nomor rekening perusahaan dengan nomor rekening yang sesuai dengan nomor yang tertera pada kartu konsumen. 2. Untuk memudahkan konsumen, saat ini pembayaran juga dapat di bayarkan lewat kantor pos online 3. Pembayaran langsung ke loket cabang yang tersebar di beberapa tempat.
D. Sistem Pengendalian Intern dalam PT. WOM Finance 1. Struktur Organisasi yang Diterapkan Struktur organisasi perusahaan menetapkan garis otoritas dan tanggung jawab serta menyediakan kerangka umum untuk perencanaan, pengarahan, pelaksanaan dan pengendalian operasional. Sangat penting bagi pihak management untuk menciptakan struktur organisasi yang menekankan pada integritas dan nilai-nilai etika. Bagian-bagian yang saling berkaitan dalam hubungan ini: 1. DRS (Diret Representatif Sales) Fungsi / Tugas : -
Menerima order dari dealer
48
-
Mencatat penerimaan order di log book
-
Menginformasikan order ke admin surveyor
-
Menginformasikan status apkiasi ke dealer
2. Admin Surveyor: -
Mencata routing slip
-
Melakukan pencatatan penerbitan order di log book
-
Melakukan verifikasi telepon, memberi jadwal survey
-
Melakukan pengecekan dalam system komputer
3. Head Surveyor -
Menerima data-data yang sudah difollow up oleh admin surveyor
-
Mencatat tanggal dan penyerahan order di log book
-
Melakukan kontrol terhadap hasil survey
4. Survey -
Setelah menerima order dari head surveyor maka melakukan survey, sesuai dengan hasil verifikasi
-
Melengkapi data-data yang wajib dilampirkan
-
Membuat hasil survey setiap selesai melakukan tugas.
49
5. Admin Kredit: -
Melakukan verifikasi terhadap tanda-tanda, antara PPSA dengan dokumen pendukung
-
Melakukan memasukkan data ke dalam system computer
-
Menerima dokumen rekapan tagihan dealer
-
Melakukan verifikasi telepon
6. Credit Analyst -
Memberikan hasil pertimbangan untuk direkomendasi
-
Melakukan review terhadap hasil verifikasi telepon dengan compare hasil survey surveyor
7. Head Initiation -
Me-review hasil rekomendasi dari credit analyst
-
Memberikan keptusan baik secara system maupun tanda tangan
-
Melakukan persetujuan fisik pada purchase order
-
Me-review aplikasi yang ditolak oleh analyst, sebelum pengajuan persetujuan ulang
Analisa Terhadap Struktur Organisasi yang Berlaku Pemisahan fungsi yang tegas, berdasarkan tanggung jawab maka akan mempermudah pengendalian interennya. Apabila terjadi ketidak tegasan akan banyak terjadi kekeliruan dan penyelewengan. Divisi marketing hanya
50
membawahi DRS/DRO saja dan tidak ada sangkut pautnya dengan divisi initiation. Divisi initiation membawahi admin surveyor, admin kredit . Kerahasiaan password untuk membuka sistem yang berlaku berdasarkan tugas dan fungsinya dalam struktur organisasi.
Tabel 1. Pemisahan Fungsi Struktur Organisasi No 1
Bagian Marketing
Fungsi - Menerima order dari dealer, dan meneruskan datadata calon konsumen ke admin surveyor.
2
Admin Surveyor
- Melakukan verifikasi telepon, dan melakukan jadwal survey
3
Surveyor
- Meninjau calon konsumen ke tempat kerja / usaha / tempat tinggal
4
Credit Analyst
- Membuat rekomendasi atas hasil survey calon konsumen
51
5
Admin Kredit
- Melakukan verifikasi terhadap dokumen yang tertera dalam DPSA dan lampiran
6
Head Initiation
- Melakukan persetujuan (penolakan atas setiap aplikasi yang masuk)
2. Sistem Otorisasi 1.
Penetapan harga angsuran, jumlah tenor syarat-syarat pendistribusian dan cara-cara pengiriman disahkan oleh bagian (divisi marketing)
2.
Persetujuan
pemberian
kredit
untuk
konsumen
dituangkan
dengan
mengeluarkan PO (Purchase Order) yang sudah ditandatangani oleh pejabat Risk Management
3.
Penyerahan tagihan dari dealer untuk diproses hanya boleh dilakukan oleh DRS/marketing yang berisikan jenis unit yang dikirim, jumlah subsidi, No. rangka dan No. mesin serta surat jalan, yang sudah ditandatangani oleh dealer dan konsumen.
4.
Persetujuan kredit yang diberikan juga diberlakukan syarat approval untuk limit-limit tertentu
5.
Surat pernyataan paham aturan kredit dan surat pernyataan konsumen yang diterbitkan harus diotorisasi bagian surveyor
6.
Pencatatan segala transaksi yang sudah dilakukan, dijual oleh bagian keuangan dan direkap baik secara system maupun fisik.
7.
Kepemilikan ID atau Password untuk setiap bagian kerahasiaan ID
52
diberlakukan agar pemilik password bertanggung jawab atas tindakan apapun yang dilakukan
Analisa Terhadap Sistem Otorisasi yang Berlaku Otorisasi (authorization) adalah bagian penting dari pengendalian dan prosedur organisasi. Otorisasi sering didokumentasikan sebagai penandatanganan, pemberian tanda paraf. Pengendalian intern yang baik mensyaratkan bahwa tidak ada pegawai yang diberi tanggung jawab terlalu banyak. Pemisahan tugas dilaksanakan agar tidak terjadi penyelewengan tanggung jawab antar divisi. Pemisahan tugas yang efektif dapat dicapai ketika fungsi – fungsi dipisah secara tegas. Dilaksanakan persetujuan kredit yang berjenjang akan memfokuskan supaya tidak terjadi penumpukan tangung jawab, karena adanya total approval. Tabel 2. Sistem Otorisasi No 1
Keterangan Penetapan angsuran, potongan,
Otorisasi Marketing
Pencatatan Purchase order
distribusi, progam-program
yang berisi
marketing
informasi harga jual, type, alamat, DP, angsuran
2
Persetujuan
Initiation
Mengeluarkan PO yang sudah
53
ditandatangani approval kredit sesuai dengan kebijakan 3
Penjualan unit motor
Adm. Kredit
Memasukkan informasi ke dalam sistem agar bisa diproses lebih lanjut
Gambar 2.
Pemisahan Tugas
Fungsi-fungsi Penyimpanan Loan Document - Penyimpanan semua aplikasi yang disetujui atau ditolak
Fungsi Pencatatan
Fungsi Otorisasi
- Log Book - Memelihara rekapanrekapan, tagihan, dan IM
54
Setelah semua permohonan aplikasi diberikan status baik di setujui atau tolak / batal maka segera dilakukan pencatatan oleh administrasi kredit berupa membuat rekapan laporan penjualan, data purchase order setiap hari dan dilaporkan secara berkala ke kantor pusat. Apabila semua fungsi otorisasi dan fungsi pencatatan sudah dilakukan, maka aplikasi-aplikasi yang sudah dijual disimpan oleh bagian loan document, dicetakkan perjanjian kredit untuk kemudian dijaminkan kepada bank
3. Sumber Daya Manusia yang Berkualitas Kebijakan dan praktek-praktek mengenai pengontrolan, pelatihan, pemberian konpensasi, promosi pegawai mampengaruhi kemampuan organisasi untu meminimalkan ancaman dan resiko sumber daya manusia bagi perusahaan adalah hal yang sangat mutlak. Rekruitmen yang sudah dilakukan adalah sebagai berikut: 1.
Seleksi karyawan dilakukan dengan cara yang selektif berdasarkan data riwayat hidup, surat referensi dan tingkat pendidikan
2.
Pengembangan pendidikan dan pelatihan
3.
Diajukan promosi untuk level diatasnya
4.
Rotasi pegawai ke beberapa cabang agar tiak jenuh dan membosankan
Analisa Terhadap Sistem SDM yang Telah Diterapkan Penerapan pengendalian intern atas karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya dapat dilihat dalam tabel di bawah ini :
55
Tabel 3. Pengendalian Terhadap SDM No 1
Penerimaan
Penyeleksian yang ketat, dan terpadu
2
Pengembangan dan Pelatihan
- Program-program training-training
MDP, khusus
dan setiap
beberapa bulan - Diadakan panel/penyeleksian untuk jabatan diatasnya 3
Keputusan Karyawan
- Rotasi pegawai - Pemberian
Jamsostek,
Kartu
Asuransi - Cuti, tunjangan hari raya, insentif dan bonus
Dapat disimpulkan bahwa kegiatan yang dilaksanakan perusahaan dalam meningkatkan kualitas dan profesional SDM akan membantu kesuksesan pelaksanaan kegiatan operasional sehari-hari dalam rangka mengimplementasikan strategi. Dan pada akhirnya akan membuat perusahaan agar lebih maju karena kualitas SDM yang tinggi.
56
E. Pemeliharaan Atas Kredit yang Sudah Diberikan Apabila persetujuan kredit sudah diberikan maka konsumen/debitur akan segera mendapatkan kewajibannya untuk pertama, (first payment default). Kewajiban ini terjadi apabila unit barang sudah terjual. - Pembayaran angsuran dapat dilakukan melalui ATM, loket, giro yang melayani PT. WOM Finance. Apabila konsumen meminta maka pelayanan yang dilakukan adalah dengan mendatangkan collector ke rumah. - Konsumen berkewajiban untuk mengasuransikan kendaraan dengan kondisi minimal total lost only. Apabila konsumen lalai melakukan pembayaran sebanyak 3 kali maka pihak perusahaan melakukan pembatalan dan pengembalian premi menjadi sepenuhnya milik perusahaan yang akan dipergunakan untuk membayar denda dan kewajiban lainnya. - Jika konsumen terlambat atau lalai untuk membayar maka wajib membayar sepenuhnya berikut dengan denda keterlambatan sebesar 5% per hari dihitung sejak tanggal debitur harus membayar sampai dengan tanggal pembayarannya. - Perusahaan akan memelihara pada pembukuannya suatu catatan administrasi atas nama konsumen mengenai fasilitas pembiayaan catatan yang meliputi antara lain: jumlah hutang pokok, bunga, denda keterlambatan, dan biaya-biaya lain yang wajib dibayarkan konsumen. - Kebijakan lain yang diterapkan adalah apabila konsumen tidak mampu lagi untuk membayar angsuran seperti yang disepakati, maka ditawarkan program restruktur. Hal ini menjadikan perpanjangan waktu angsuran dan jumlah yang lebih kecil. Overalih juga dapat dilakukan apabila konsumen tidak sanggup
57
dan ingin agar motor yang di miliki di over ke orang lain , sehingga semua kewajiban berpindah ke orang baru dengan syarat seperti permohonan baru.
Analisa Atas Pemeliharaan Kredit yang Sudah Diberikan Penerapan pengendalian atas pemeliharaan yang sudah dilakukan sangat penting guna kelanjutan keberlangsungan perputaran modal. Kebijakan-kebijakan yang ditetapkan diharapkan dapat mencegah timbulnya fraud. Pencegahan dilakukan di semua lingkungan yang memungkinkan terjadinya fraud dari level bawah sampai top management. Perusahaan yang bersih akan membawa dampak yang positif dari karyawan, nasabah dan juga lembaga – lembaga lain yang berkaitan. Karyawan merasa nyaman karena jika tidak terjadi kecurangan akan merima imbalan yang sesuai . Peningkatan citra perusahaan di kalangan masyarakat yang dapat di lihat dari banyaknya permohonan kredit .
58
Tabel. 4 Adapun cara-cara yang dilakukan bisa terlihat pada tabel di bawah ini: No.
Keterangan
1
Pembayaran FPD (First Payment Default)
Pengendalian - Atas permintaan konsumen collector datang ke rumah konsumen dengan membawa kwitansi - Langsung datang ke loket untuk mendapatkan buku angsuran
2
Kehilangan / pencurian motor
- Mengasuransikan semua kendaraan dengan kondisi minimal total lost only - Melengkapi data-data yang diperlukan seperti lapju, bukti laporan polisi, STNK
3
Keterlambatan / Denda
- Konsumen dikenakan 5%
59
dari total angsuran di kali dengan jumlah hari pada saat pembayaran - Apabila tidak mampu membayar 3 bulan, maka perusahaan akan mengambil kendaraan - Konsumen bisa mengajukan restruktur - Konsumen dapat melakukan over alih
