BAB III PELAKSANAAN MAGANG
3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis memulai pelaksaan magang di PT. Global Systec Medika Jakarta Pusat selama 1 bulan dan ditempatkan pada bagian Kesektarisan dan kearsipan yang terdiri dari 2 orang sekertaris direktur. Pada hari pertama melakukan magang di PT. Global Systec Medika, penulis diperkenalkan kepada seluruh karyawan di kantor dan langsung di ajarkan tentang berbagai pekerjaan yang mencakup di bidang kesekretarisan. Penulis merasa canggung serta khawatir tidak
dapat menyelesaikan
pekerjaan yang diberikan karena belum adanya gambaran jelas tentang pelaksanaan magang, tetapi berkat kerjasamanya dan dorongan dari seluruh staff perusahaan akhirnya penulis dapat beradaptasi dengan kondisi dan lingkup pekerjaan diperusahaan. Pada dasarnya tahap pengenalan sangat penting bagi mahasiswa-mahasiswi untuk melaksanakan magang atau pekerjaan yang nanti akan diberikan penjelasan mengenai jenis pekerjaan yang dilakukan oleh bagian Kesekretarisan. Untuk memperoleh informasi serta data-data yang dibutuhkan, penulis bertanya langsung kepada bagian kesekretarisan, serta membaca dari buku-buku yang memberikan informasi tentang keseluruhan perusahaan di buku company
23
profile yang dimiliki perusahaan. Penulis juga mengamati kegiatan yang dilakukan oleh seluruh staff di semua divisi perusahaan. 3.2 Kegiatan Selama Magang Setiap perusahaan yang mengadakan kegiatan telah menetapkan suatu tujuan yang telah direncanakan dengan matang. Dengan adanya penentuan tujuan yang jelas dan tegas maka dapat mengarahkan perusahaan untuk mencapai apa yang telah ditetapkan dengan baik. Sehingga diharapkan dengan berjalannya rencana tersebut, maka perusahaan akan memperoleh kelancaran dan kemajuan perkembangan yang positif. Penulis mulai melaksanakan magang pada tanggal 1 Agustus 2012 sampai dengan 7 September 2012. Pelaksanaannya dimulai dari hari senin sampai dengan jumat sedangkan jam masuk penulis selama magang pukul 09.00 sampai dengan jam 17.00. Adapun kegiatan penulis di PT. Global Systech Medika sebagai berikut: 3.2.1
Kegiatan Rutin
Kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis selama melaksanakan magang adalah: a. Melakukan penomeran pada surat intern dan ekstern b. Mengarsip surat intern dan ekstern c. Memasukkann data surat masuk dan keluar d. Mengentry surat masuk dan memberi lembar disposisi e. Mencatat fax masuk f. Mengirim serta menerima paket-paket kiriman perusahaan
24
3.2.2
Kegiatan Non Rutin
Kegiatan non rutin yang di lakukan penulis selama melaksanakan magang adalah sebagai berikut: a.Menerima telepon masuk b. Mengirim surat ke divisi lain c. Mengirim fax keluar d. Mendata ulang file masuk 3.3 Masalah Yang Ditemui Pada Unit Kerja PT. Global Systech Medika adalah perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan serta jasa. Dalam perjalanan perusahaan ini sering ditemui kendala atau masalah yang harus dihadapi. Masalah yang ditemui penulis yaitu masalah operasional. Masalah tersebut tentunya akan menghambat efektifitas dan efisiensi kerja karyawan. Berikut adalah berbagai masalah yang ditemui penulis:
3.3.1 Masalah Operasional A. Kurangnya Produktivitas Pegawai B. Penyimpanan dokumen yang buruk
25
3.3.2 Masalah Kebijakan A. Karyawan terkadang suka tidak berada di ruang kerja saat jam kerja berlangsung. B. Kurangnya disiplin pada waktu jam masuk maupun istirahat 3.4 Penyebab Masalah 3.4.1 Masalah Operasional 1. Pegawai baru yang bekerja tidak langsung diberikan program pelatihan, studi lanjut maupun seminar. Dalam pelaksanaannya pegawai baru tersebut masih berkendala
dalam
pengoperasian
merupakan alat utama dalam
komputer.
Penggunaan
komputer
pelaksanaan pekerjaan, apabila dalam
pengoperasiaannya mengalami kendala pasti hasil yang diberikan juga tidak maksimal 2. Dokumen yang menumpuk disimpan di dalam odner tanpa di seleksi atau disimpan tidak sesuai dengan nomor urut dan tanggal.
3.4.2 Masalah Kebijakan A. Penyebab masalah kebijakan pelanggaran karyawan terhadap waktu kerja karena kurangnya pengawasan. B. Penyebab dari kurang disiplinnya waktu karyawan pada saat masuk jam kerja
dan saat jam istirahat, karena tidak adanya ketegasan
26
dan sanksi yang kurang efektif untuk memberikan efek jera terhadap karyawan dari pihak PT. Global Systec Medika. 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah 3.5.1 Alternatif Pemecahan Masalah Operasional 1. Membuat suatu desain program pelatihan secara meneyeluruh yaitu rancangan program pelatihan yang mencakup jenis pelatihan, tujuan pelatihan yang akan dicapai, materi, metode yang digunakan, kualifikasi peserta, kualifikasi pelatih dan waktu yang diperlukan. Pelatihan ini bertujuan untuk memperoleh atau mempelajari sikap mereka, kemampuan, keahlian dan pengetahuan dan perilaku spesifik yang berkaitan dengan pekerjaan. 2. Mengarsipkan kembali surat-surat dalam bentuk soft copy dan membuat pengkodean nomor surat secara sistematis. 3.5.2 Alternatif Pemecahan Masalah Kebijakan 1.
Alternatif pemecahan masalah kebijakan pelanggaran karyawan
terhadap waktu kerja dengan tidak beradanya karyawan di ruang kerja saat jam kerja ialah, dengan membuat peraturan secara tegas serta diberlakukannya
sangsi.
Perusahaan
juga
bisa
membuat
sistem
pengendalian yang baik. 2.
Kurangnya disiplin pada waktu jam masuk maupun istirahat dapat
disikapi dengan pendekatan disiplin tradisi yaitu pendekatan disiplin
27
dengan cara memberikan hukuman. Pengaruh hukuman untuk memberikan pelajaran kepada pelanggar maupun pegawai lainnya. 3.6 Pemecahan Masalah Yang Disarankan 3.6.1 Masalah Operasional
Kurangnya Produktivitas Pegawai Pelatihan merupakan hal yang harus diberikan kepada pegawai
sehingga pegawai dapat memeberikan kontribusi yang baik kepada perusahaan. Pelatihan merupakan suatu kebutuhan yang diberikan perusahaan kepada pegawainya guna mengembangkan kemampuan dalam bekerja supaya lebih produktif. Pegawai baru sangat memerlukan orientasi kerja agar dapat mengerjakan pekerjaan yang diberiakan secara efektif dalam penyelesaiannya. Oleh karena itu pegawai tersebut seharusnya mendapatkan pelatihan agar dalam melaksanakan pekerjaan tidak terhambat dan hasil yang dberikan untuk perusahaan sesuai dengan apa yang telah di tetapkan.
Penyimpanan Dokumen Yang Buruk Dokumen/arsip yang berantakan dan tidak tersusun rapih dapat
diselesaikan dengan cara melakukan pendataan dan penyusunan kembali arsip tersebut berdasarkan nomor, tanggal, nama, dll.
28
3.6.2 Masalah Kebijakan
Karyawan terkadang suka tidak berada di ruang kerja saat jam kerja berlangsung. Penulis menyarankan agar perusahaan melakukan pengendalian tambahan di saat jam kerja. Perusahaan bisa melakukan pengawasan secara sistematis atau bekerja sama dengan karyawan lainnya untuk melakukan pemantauan dan bagi yang melaporkan mendapatkan reward berupa poin.
Kurangnya disiplin waktu karyawan pada saat masuk jam kerja dan saat jam istirahat. Solusi menyikapi masalah beberapa karyawan yang datang terlambat pelaksanaan
dan
istirahat
sanksi
yaitu
pelanggaran
perusahaan disiplin
menetapkan kerja
dengan
memberikan peringatan, harus segera, konsisten dan impersonal. Pegawai yang melanggar disiplin kerja perlu diberikan surat peringatan pertama, kedua dan ketiga. Tujuannya adalah untuk pegawai yang bersangkutan menyadari pelanggaran yang telah dilakukannya. Disamping itu surat peringatan dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam memberikan penilaian kondite pegawai. Pemberian sanksi pelanggaran disiplin tidak membedabedakan pegawai tua, muda, wanita, pria, tetap diberlakukan sama sesuai dengan peraturan yang berlaku. Tujuannya adalah
29
agar pegawai menyadari bahwa disiplin kerja berlaku untuk semua pegawai dengan sanksi pelanggaran yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.
30
