BAB III PELAKSANAAN MAGANG

BAB III PELAKSANAAN MAGANG 3.1

PENGENALAN LINGKUNGAN KERJA Penulis memulai magang di RPX Group, yang beralamat di Gedung RPX (FedEx), Jl. Ciputat Raya 99 Pondok Pinang Jakarta Selatan yang berlangsung sejak tanggal 01 Februari hingga 31 Maret 2016. Oleh karena RPX Express lebih dominan dengan perusahaan Jasa Pengiriman, maka penulis lebih tertarik untuk mempelajari sistem di unit kerja yang menyangkut masalah pengiriman barang paket. Selama proses kegiatan magang, penulis masuk sesuai dengan jam kerja operational yaitu pada pukul 08.00 – 17.00 WIB dan jam kerja office yaitu pada pukul 08.30 – 17.30 WIB dengan hari kerja Senin sampai Jum’at. Hari pertama penulis datang ke ruang HRD RPX Group dikantor RPX Center yang berada di lt. 11 oleh Mbak Rena, kemudian penulis di buatkan ID Card dan diberikan Acces Control Card sebagai alat untuk membuka pintu diarea gedung RPX Center dan sebagai absensi bagi karyawan-karyawan RPX Express. Penulis diperkenalkan dengan Pak Reza sebagai General Manager dibagian Operational Department RPX Express Domestic yang mana pusatnya adalah di Ground Floor RPX Center Building Jl. Ciputat Raya 99 Pondok Pinang, Jakarta Selatan. Lalu penulis dibawa kebagian gudang dan diperkenalkan oleh Mas Hera selaku kepala gudang. Selanjutnya penulis diajarkan tata cara pengiriman barang menggunakan aplikasi tersendiri yang ada pada perusahaan oleh Pak Hairul Saleh. Penulis juga diperkenalkan oleh Mba Eko selaku petugas penerimaan barang yang akan dikirim (WSCA/World Service Counter Agen).

20 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Minggu pertama penulis mempelajari alur kerja RPX Domestic disana, kemudian berpindah ke kantor Operational RPX Express Kebon Jeruk, Jl. Terusan Tol, Duri Kepa, Kebon Jeruk, Jakarta Barat selama 3 minggu. Pada saat dikantor RPX Express Kebon Jeruk, awalnya penulis diperkenalkan oleh Bapak Rudi Tambunan dan Pak Yudha, kemudian diserahkan kepada Pak Badu Silitonga sebagai pembimbing penulis dilapangan. Bersama dengan Pak Badu penulis diajarkan berbagai macam cara mulai dari penerimaan barang yang akan dikirim, pengecekan barang digudang, pengiriman barang, sampai dengan barang diterima oleh konsumen atau barang balik lagi kegudang. Dan kemudian penulis kembali lagi ke kantor pusat RPX Pondok Pinang, Jakarta Selatan dan penulis ditempatkan di lantai 6 RPX Center oleh Ibu Ferny dan dibimbing oleh Pak Hadi. Kegiatan penulis pada saat dilantai 6 tersebut yaitu sebagai penginput data Indomaret yang juga bekerja sama dengan RPX. Pekerjaan penulis yaitu mencari nomor longnitude dan latitude dari data Indomaret yang telah disediakan. Penulis juga melakukan pekerjaan sebagai Surveyor yang dibimbing oleh Kak Lala, yaitu dimana penulis diajarkan melakukan Survey Pelanggan yang telah menggunakan pengiriman i-Paket di Indomaret yang bekerja sama dengan RPX dengan cara penulis menelpon nomor-nomor yang telah ada di data perusahaan. Hingga akhirnya penulis menyusun rangkaian dalam tulisan ini sebagai bentuk hasil tugas magang. JAM KERJA KARYAWAN RPX EXPRESS Jam kerja karyawan RPX Group adalah sesuai dengan ketentuan yang diatur oleh UU Tenaga Kerja Republik Indonesia yaitu 8 (delapan) jam kerja sehari namun pelaksanaan mulai dan berakhirnya disesuaikan dengan kebutuhan Unit Kerjanya, antara lain : 

Office

: 08.30 - 17.30 wib



Operational

: 08.00 - 17.00 wib



Non Staff

: 07.00 - 13.00 wib


3.2

KEGIATAN SELAMA MAGANG Berikut ini adalah kegiatan penulis baik yang rutin maupun yang tidak rutin selama pelaksanaan magang di RPX Express bagian Operational Departement, yaitu : 1. Kegiatan Rutin 

Mempersiapkan barang yang akan dikirim, mulai dari packing hingga barang atau paket siap dikirim. Setelah barang yang ingin dikirimkan sudah diterima oleh Station, maka hanya diperlukan 1 AWB (Air Waybill /Bukti Biaya Pengiriman) untuk beberapa barang. Langkah-langkahnya yaitu :

a. Membuat dan memasukkan ke system Delta, untuk mengecek barang tersebut masih berada di Station. b. Melakukan Tracking Update, VAN, dan mengetikNo Goodsnya secara manual. c. Melakukan Tracking Update for VPN untuk membuat paket / barang tersebut menjadi Stat 14, dan Awb nya di Scan. d. Melakukan PUP (Pick Up), untuk memastikan bahwa barang tersebut sudah di Pick Up oleh kurir. e. MDE (Manifest Data Entry) yaitu langkah terakhir yang memastikan bahwa barang tersebut siap dikirim kepada Konsumen. 

Mengentri data dari system IBIS lalu dipindahkan ke Excel. Langkahnya : a. Membuka IBIS lalu lakukan General Tracking b. Copy NomorAwb dari Excel c. Pindahkan ke IBIS d. Lalu copy VAN dan RPR dari IBIS, dan paste ke Excel.



Melakukan Consignee Information, yaitu menelpon ke Customer untuk menanyakan alamat yang lebih jelas. Agar barang yang akan dikirim tidak kembali lagi ke station dengan alasan alamat tidak ditemukan oleh kurir (Stat/Status 14)


2. Kegiatan Non Rutin 

Mengcopy data dari daftar Indomaret. Langkahnya yaitu :

a. Menggunakan Google Maps, lalu masukan nama Indomaret b. Copy Longnitude dan Latitude, dan paste ke data di Excel.

3.3



Melakukan Survey kepada Pelanggan, dengan cara menelpon.



Mensortir surat-surat masuk.

MASALAH YANG DITEMUI PADA UNIT KERJA Dalam suatu proses pekerjaan setiap perusahaan tentunya tidak lepas dari kendala dalam aktivitasnya. Baik permasalahan yang berasal dari kebijakan maupun operasiaonal dan tentunya hal ini sulit dihindari. Di setiap proses yang di lakukan selama penulis melakukan kegiatan magang di RPX Operational Departement penulis menemukan beberapa masalah yang di hadapi oleh perusahaan baik masalah kebijakan maupun masalah operasional.

3.3.1 MASALAH KEBIJAKAN 1. Jam masuk mulai kerja karyawan yang tidak tepat waktu sesuai dengan aturannya yaitu 08.00 WIB dan penggunaan jam istirahat yang berlebih dari jam istirahat yang sudah di tentukan dengan aturan jam istirahat pukul 12.00 sd 13.00 WIB. 2. Tata cara berpakaian kerja yang dikenakan pada saat bekerja yang tidak sesuai dengan aturan kedisiplinan perusahaan.

3.3.2 MASALAH OPERASIONAL 1. Masalah yang perusahaan alami yang penulis lihat selama magang disana yaitu sering terjadi masalah ketika karyawan menggunakan mesin printer dan mesin fotocopy. 2. Masalah selanjutnya yaitu sering terjadi kekurangan perlengkapan kantor berupa kertas dan tinta yang habis ketika ingin mencetak naskah dan memfotocopy.


3.4

PEMECAHAN MASALAH PADA UNIT KERJA

3.4.1 INDENTIFIKASI MASALAH Selama melakukan kegiatan magang, penulis menemukan beberapa masalah yang dihadapi oleh Perusahaan baik dari kebijakan yang dibuat maupun Kebijakan Operasional.Tentunya suatu masalah tidak dapat dicarikan solusinya apabila penyebabnya tidak diketahui. Untuk itu penulis pada saat melaksanakan kegiatan magang di RPX (FedEx) Jakarta, penulis melakukan identifikasi masalah yang di temui. A. MASALAH KEBIJAKAN 1. Rendahnya kesadaran akan disiplinnya karyawan pada jam masuk kerja terutama yang lokasi tempat tinggalnya jauh dari lokasi perusahaan sehingga karyawan tersebut sering terlambat dan penggunaan jam istirahat yang berlebih yang digunakan karyawan untuk kepentingan pribadi yang sama sekali tidak ada kaitannya dengan keperluan perusahaan. 2. Ketentuan tata pakaian bekerja yang kurang diperhatikan fungsi pakaian kerja itu sendiri. Misalnya pada saat bekerja karyawan maupun kurir masih menggunakan kaos dan celana jeans. Hal ini membuat estetika dalam berpakaian kurang diperhatikan. B. MASALAH OPERASIONAL 1. Permasalahan yang terjadi karena peralatan kantor yaitu mesin printer dan mesin fotocopy yang menjadi satu. Hal ini menyebabkan pekerjaan para staff terhambat dan tidak dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Karena para staff harus secara bergantian menggunakan mesin printer dan mesin fotocopy.


2. Kekurangan perlengkapan kantor seperti kertas dan tinta printer terjadi karena jumlah penggunaan perlengkapan kantor tersebut banyak digunakan. Tetapi perusahaan kurang menyediakan perlengkapan tersebut dalam jumlah yang banyak. 3.4.2 ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH Setiap permasalahan yang terjadi setelah ditemukan penyebabnya, maka langkah selanjutnya adalah alternatif pemecahan masalah yang ditemui. Agar masalah yang terjadi tidak berlarut-larut dan menghambat proses pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, penulis mencoba mengemukakan solusi dari permasalahan yang ada. A. MASALAH KEBIJAKAN 1. Jam masuk mulai kerja karyawan yang tidak tepat waktu sesuai dengan aturannya yaitu 08.00 WIB dan penggunaan jam istirahat yang berlebih dari jam istirahat yang sudah di tentukan dengan aturan jam istirahat pukul 12.00 sd 13.00 WIB. a. Lakukan pendekatan persuasif secara personal kepada karyawan yang datang terlambat jam masuk kerja. Dengan memberi solusi kepada karyawan yang bertempat tinggal jauh, untuk berangkat lebih awal dari biasanya. Sedangkan untuk karyawan yang menggunakan jam istirahat berlebih untuk kepentingan pribadi, sebaiknya melakukannya pada saat jam pulang kerja. b. Adanya teguran baik secara lisan maupun tulisan sampai peringatan ke3 kalinya terhadap karyawan yang tidak disiplin terhadap jam masuk kerja maupun jam masuk istirahat. c. Memberikan apresiasi kepada karyawan yang telah disiplin terhadap peraturan jam masuk kerja dan jam masuk istirahat. Agar memotivasi karyawan lainnya yang belum disiplin, dan agar karyawan yang sudah disiplin tetap disiplin terhadap peraturan.


2. Tata cara berpakaian kerja yang digunakan pada saat bekerja yang tidak sesuai dengan aturan kedisiplinan perusahaan. a. Memberikan teguran baik secara lisan maupun tertulis untuk masalah tata berpakaian saat bekerja. b. Menggunakan kembali penggunaan seragam kantor yang berlogo RPX. B. MASALAH OPERASIONAL 1. Alternatif untuk permasalahan peralatan mesin printer dan mesin fotocopy yaitu : a. Melakukan pemeliharaan secara berkala seperti perawatan mesin secara terjadwal. Untuk memastikan bahwa mesin dalam keadaan baik sebelum di gunakan. Sehingga hal ini dapat meminimalisir terjadinya kerusakan yang lebih parah pada mesin di kemudian hari. b. Lakukan pergantian peralatan kantor yang baru. 2. Alternatif juga di berikan untuk perlengkapan kantor yang sering kekurangan stok : a. Dalam pengadaan persediaan perlengkapan kantor, dilakukan sebelum dua minggu dari waktu habis perlengkapan kantor. Sehingga saat pengadaan barang datang pun tepat waktu ketika perlengkapan tersebut habis. b. Melakukan persediaan tambahan yang lebih banyak untuk perlengkapan kantor yang sering lebih cepat habis karena kekurangan persediaan pada tinta printer dan kertas dapat menghambat pekerjaan kantor. c. Melakukan penghematan kertas dengan menggunakan kertas-kertas yang tidak terpakai untuk dapat digunakan kembali.


BAB III PELAKSANAAN MAGANG

Recommend Documents