Bab III PELAKSANAAN MAGANG
3.1 Pengenalan lingkungan kerja Penulis memulai magang di PT.Total Bangun Persada Jl. S.parman Jakarta Barat di bidang Personalia dimana bidang Personalia meangani proyek-proyek atau pembangunan gedung bertingkat. Selama 2 bulan dan ditempatkan di Proyek Total Bangun Persada Jl.S.Parman, Jakarta Barat. Penulis magang selama 2 bulan dan di tempatkan pada bidang Personalia di kantor pusat PT.Total Bangun Persada. Pada hari pertama melakukan magang di PT.Total Bangun Persada dan ditempatkan di Kantor Pusat penulis diperkenalkan pada bidang Personalia pada unit kerja bidang Personalia di mana penulis akan ditempatkan. Pada dasarnya tahap pengenalan sangat penting bagi mahasiswa untuk mengerjakan tugas yang nanti akan diberikan. Penulis ditempatkan pada bidang Personalia, yang terdiri diri 6 pegawai dan seorang manager. Pada waktu penulis magang, seluruh pegawai dan manager melakukan pekerjaan sehari-hari dan tentunya pekerjaan yang dilakukan saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Penulis merasa canggung serta khawatir tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang diberikan karena belum adanya gambaran jelas tentang pelaksanaan magang, tetapi berkat kerjasama dan dorongan dari seluruh staff pada bidang Personalia, akhirnya penulis dapat beradaptasi dengan kondisi dan lingkup pekerjaan pada bidang Personalia. Pada dasarnya tahap pengenalan sangat penting bagi mahasiswa-mahasiswi untuk melakukan magang atau pekerjaan yang
35
nanti akan diberikan, maka dari itu sebelum melakukan kegiatan terlebih dahulu penulis memperkenalkan diri kepada para staff kemudian penulis diberikan penjelasan mengenai jenis pekerjaan yang dilakukan oleh bidang Personalia. Untuk memperoleh informasi serta data data yang dibutuhkan, penulis bertanya langsung kepada staff di bidang Personalia, serta membaca dari buku-buku yang memberikan informasi tentang bidang Personalia PT. Total Bangun Persada, dan penulis juga mengamati kegiatan yang dilakukan oleh seluruh staff pada bidang Personalia Pt.Total Bangun Persada. 3.2 Kegiatan Selama Magang Setiap perusahaan yang mengadakan kegiatan telah menetapkan suatu tujuan yang telah direncanakan dengan matang. Dengan adanya penentuan tujuan yang jelas dan tegas maka dapat mengarahkan perusahaan untuk mencapai apa yang telah ditetapkan dengan baik. Sehingga diharapkan dengan berjalannya rencana tersebut, maka perusahaan akan memperoleh kelancaran dan kemajuan perusahaan yang positif.
36
Penulis mulai melaksanakan magang pada tanggal 11 July 2013 Pelaksanaannya dimulai dari hari Senin sampai dengan jumat, sedangkan jam masuk Senin sampai dengan Jumat penulis sewaktu magang pukul 08.30 sampai dengan pukul 16.00. Adapun kegiatan penulis di PT. Total Bangun Persada, di Kantor pusat pada bagian operasional adalah sebagai berikut. 3.2.1. Kegiatan Rutin Kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis selama melaksanakan magang adalah: a. Mendistribusikan surat masuk di mana kegiatannya dimulai dari mensortir surat yang datang, memberi lembar disposisi, input surat masuk kemudian diberikan sesuai disposisi dari manager
b.
Menginput data surat masuk dan surat keluar
c. mengarsipkan surat masuk dan keluar dan di sesuaikan pada tempatnya. Seperti MKCU (Medical Check Up), Surat Perjanjian
37
d. Mengarsipkan dokumen yang masuk dan keluar, seperti : cuti pegawai, dan arsip-arsip yang berhubungan dengan pegawai tersebut.
e. Menscan KTP, Ijazah, dan Kartu Keluarga karyawan Pt Total Banhgun persada, baik karyawan tetap maupun karyawan karyawan kontrak
3.2.2. Kegiatan Non Rutin Kegiatan non rutin yang dilakukan penulis selama melaksanakan magang a. Menyampaikan dan memberikan informasi kepada para pegawai bilamana
ada surat masuk atau document-document yang penting
yang bersangkutan dengan pegawai b. Menerima telepon c. Mengirim faksimili dan menerima faksimili d. Fotocopy dokumen e. Memberikan Stempel pada amplop surat
38
3.3 Masalah Yang Ditemui Pada Unit Kerja
Pt Total Bangun Persada adalah perusahaan yang bergerak dibidang kontraktor bangunan terkemuka yang didukung oleh kebanggaan dan keunggulan di bidang konstruksi traktor Dalam perjalanan perusahaan ini, sering ditemui masalah atau kendala yang harus dihadapi yaitu:
A. Masalah Kebijakan 1. Kesalahan dalam pengerjaan tugas kantor yang dilakukan oleh pegawai 2. Kurangnya produktivitas pegawai 3. Kesalahan dalam menerima atau menyampaikan suatu informasi yang kita berikan kepada orang lain (miss communication) B. Masalah Operasional 1. Dalam masalah operasional ini penulis hanya menemukan masalah penumpukan pekerjaan pada satu orang. 2. Tidak tepat waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan yang telah di sepakati. 3. Kurangnya waktu yang ditentukan dalam penyelesaian tugas kerja, di karenakan terlalu banyak tugas kerja yang diberikan
39
TABEL 3.1 DAFTAR PEGAWAI PT.Total Bangun Persada Di Pusat No
Nama pegawai
Jabatan
1
Mayarmti Wibowo, S.Psi
Manager Operasional
2
Antonius Tri Basuki, S.H
Personnel Officer
3
Dwi SasantiRukmi, S.Sos
Personnel Officer Senior
4
Neni Triana
Personnel Supervisor
5
Zita Swasti Adi Wara, S.E
Administrasi
6
Oryza Ikka Hardiani
Administrasi
www.totalbp.com
3.4 Penyebab Masalah Yang Ditemui Masalah yang muncul dikarenakan adanya beberapa faktor penyebab yaitu 1.
Penyebab masalah kebijakan
A. Kesalahan dalam pengerjaan tugas kantor yang dilakukan oleh pegawai Perusahaan membuat job description yang kurang jelas. Hal tersebut yang menyebabkan adanya pegawai yang masih melaksanakan pekerjaan yang tidak sesuai dengan tugas-tugasnya, wewenang, tanggung jawab, dan kondisi kerja.
40
B. Kurangnya produktivitas pegawai Pegawai baru yang bekerja di perusahaan tidak langsung diberikan program pelatihan pengembangan yaitu berupa program pelatihan, study lanjut maupun seminar. Dalam pelaksanaannya pegawai baru tersebut masih berkendala dalam pengoperasian computer. Pelaksanaan dalam bekerja seperti bagi orang teknik, kurang mengerti dalam menciptakan/menggambar bangunan yang akan di buat di proyek tersebut, dari segi ukurannya pun cukup mengalami kendala. Penggunaan komputer merupakan alat utama dalam melakukan pekerjaan, apabila dalam pengoperasiannya mengalami kendala pasti hasil yang diberikan pun tidak maksimal. 2. Penyebab masalah operasional A. Penumpukan pekerjaan pada satu orang. Penumpukan pekerjaan pada satu orang tertentu ini disebabkan karena dua hal. Pertama orang yang diberikan pekerjaan banyak tersebut memang mampu mengerjakannya tetapi dengan waktu yang lama. Kedua atasan tidak memberikan peluang atau kesempatan dan kepercayaan pada yang lain untuk mencoba mengerjakan pekerjaan tersebut sehingga pekerjaan banyak yang tertumpuk pada satu orang tertentu saja. B. Kesalahan dalam pengerjaan tugas kantor yang dilakukan oleh pegawai. Adanya pegawai yang seharusnya melakukan pekerjaan tersebut tetapi pegawai tersebut tidak masuk dalam jangka waktu yang lama. Hal tersebut yang menyebabkan keterlambatan waktu dalam penyampaian suatu informasi dari pihak satu ke pihak yang lain, serta adanya pegawai yang masih
41
melaksanakan pekerjaan yang tidak sesuai dengan tugas-tugasnya, wewenang, tanggung jawab, dan kondisi kerja. 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah Agar tujuan perusahaan dapat tercapai sesuai dengan harapan, maka setiap permasalahan yang terjadi hendaknya dicari pemecahan masalahnya. Demikian pula halnya pada Bidang Personalia.Dalam mencari
pemecahan
masalah
tersebut
hendaknya
dicarikan
juga
alternatifnya agar dapat dipilih pemecahan masalah yang paling tepat. Berikut ini penulis akan mengemukakan alternatif pemecahan masalah yang ditemui dalam Bidang Personalia, yaitu : A. Masalah Kebijakan Kesalahan dalam pengerjaan tugas kantor terhadap pegawai,perusahaan membuat job description yang kurang jelas menyebabkan pegawai bekerja sesuai tidak dengan tugasnya. Serta kurangnya produktivitas pegawai, pegawai baru tidak langsung diberikan program pelatihan kerja,maka pegawai baru mengalami kesulitan dalam bekerja terutama dalam pengoperasian computer.
42
B. Masalah Operasional Penumpukan pekerjaan pada satu orang Manager bagian Operasional harus mampu menganalisis pekerjaan di masingmasing unit. Jika melihat adanya penumpukan pekerjaan di satu orang maka hendaknya membuat kebijakan untuk merekrut pegawai yang mampu melakukan pekerjaan tersebut, jika anggaran perusahaan memungkinkan agar tingkat efektifitas dalam penyelesaian pekerjaan terus meningkat dan membaik.
43
Tabel 3.2 Kesimpulan Rekapitulasi masalah
PERMASALAHAN YANG
IDENTIFIKASI
DIHADAPI PERUSAHAAN Kesalahan dalam pengerjaan tugas kantor MASALAH KEBIJAKAN
terhadap pegawai,perusahaan membuat job description yang kurang jelas menyebabkan pegawai bekerja sesuai tidak dengan tugasnya. Serta
kurangnya
produktivitas
pegawai,
pegawai baru tidak langsung diberikan program pelatihan kerja,maka pegawai baru mengalami kesulitan
dalam
bekerja
terutama
dalam
pengoperasian computer.
Penumpukan MASALAH OPERASIONAL
pekerjaan
pada
satu
orang
dikarenakan orang tersebut butuh waktu lama dalam mengerjakan tugasnya. Serta kesalahan dalam pengerjaan tugas kantor dikarenakan pegawai tersebut tidak masuk dalam jangka waktu
yang
lama,akibatnya
keterlambatan
waktu dalam penyampaian informasi pihak lain
44
Tabel 3.3 Kesimpulan Rekapitulasi masalah
PERMASALAHAN YANG
IDENTIFIKASI
DIHADAPI PERUSAHAAN Kesalahan dalam pengerjaan tugas kantor dapat MASALAH KEBIJAKAN
diatasi dengan penyusun job description harus dengan benar dan diperjelas sesuai dengan tugasnya. Kurangnya produktivitasnya pegawai sebaiknya
pegawai
baru
diberikan
program
pelatihan kerja sebelum bekerja dilapangan serta merekrut pegawai yang memiliki pengalaman dibidang yang dibutuhkan.
Penumpukan pekerjaan pada satu orang,dapat MASALAH OPERASIONAL
diatasi dengan melakukan evaluasi kinerja secara berkala sehingga dapat menilai pengetahuan dan keterampilan dari karyawan yang ada dengan akurat.
Serta
menyediakan
pelatihan
untuk
pegawai disemua tingkat,tidak hanya para manajer dan karyawan karyawan professional Tabel 3.4 Rekapitulasi pemecahan masalah yang disarankan
45
KESIMPULAN
MASALAH
Penumpukan OPERASIONAL
pekerjaan
PEMECAHAN MASALAH
Manager
KSDM
harus
mampu
menganalisis
pada pekerjaan di masing-masing unit serta jika adanya
satu orang.
penumpukan pekerjaan disatu orang,hendaknya membuat kebijakan untuk merekrut pegawai yang mampu melakukan pekerjaan tersebut.
KEBIJAKAN
Kesalahan dalam
Dengan membuat atau mengklarifikasi fungsi job
pengerjaan Tugas
description dan lebih diacukan sesuai dengan
kantor yang
jabatan pegawai serta membuat secara nyata,
dilakukan oleh
analisis
pegawai.
kepustakaan sebagai deskripsi, seleksi untuk satu
jabatan
mungkin
menggunakan
tipe pekerjaan dan kemudian dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kurangnya
Diberikan pelatihan kerja sehingga pegawai baru
produktivitas
dapatmemberikan kontribusi yang baik kepada
pegawai.
perusahaan. Agar dalam bekerja nanti tidak mengalami kesulitan.
46
