BAB III PELAKSANAAN MAGANG
1.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis memulai pelaksanaan magang di PT. Pelita Air Service Jakarta Pusat selama 1 bulan dan ditempatkan pada bagian Human Resources Services yang pegawainya terdiri diri 4 pegawai dan seorang Kepala Bagian Human Resources Services. Pada hari pertama melakukan magang di PT. Pelita Air Service penulis diperkenalkan pada bagian Human Resources General Affair unit kerja Human Resources Services yang ditempatkan pada bagian tersebut. Penulis merasa canggung serta khawatir tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang diberikan karena belum adanya gambaran jelas tentang pelaksanaan magang, tetapi berkat kerjasama dan dorongan dari seluruh staff pada bagian Human resources services, akhirnya penulis dapat beradaptasi dengan kondisi dan lingkup pekerjaan pada bagian Human Resources Services. Pada dasarnya tahap pengenalan sangat penting bagi mahasiswa-mahasiswi untuk melakukan magang atau pekerjaan yang nanti akan diberikan, maka dari itu sebelum melakukan kegiatan terlebih dahulu penulis memperkenalkan diri kepada para staff kemudian penulis diberikan penjelasan mengenai jenis pekerjaan yang dilakukan oleh bagian Human Resources Service. Untuk memperoleh informasi serta data-data yang dibutuhkan, penulis bertanya langsung kepada staff di bagian Human Resources Service, serta
membaca dari buku-buku yang memberikan informasi tentang bagian Human Resources Service PT. Pelita Air Services, dan penulis juga mengamati kegiatan yang dilakukan oleh seluruh staff pada bagian Human Resources Service PT. Pelita Air Services.
1.2 Kegiatan Selama Magang Setiap perusahaan yang mengadakan kegiatan telah menetapkan suatu tujuan yang telah direncanakan dengan matang. Dengan adanya penentuan tujuan yang jelas dan tegas maka dapat mengarahkan perusahaan untuk mencapai apa yang telah ditetapkan dengan baik. Sehingga diharapkan dengan berjalannya rencana tersebut, maka perusahaan akan memeproleh kelancaran dan kemajuan perkembangan yang positif. Penulis mulai melaksanakan magang pada tanggal 4 Juli 2011. Pelaksanaannya dimulai dari hari senin sampai dengan jum’at, sedangkan jam masuk penulis sewaktu magang pukul 07.00 sampai dengan jam 15.00. Adapun kegiatan penulis di PT. Pelita Air Service pada bagian Human Resources Services adalah sebagai berikut: 1. Kegiatan Rutin Kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis selama melaksanakan magang adalah: a. Menginput
data
perjalanan
dinas
mulai
dari
tujuan,
tanggal
keberangkatan, keperluan dinas, pesawat yang digunakan sampai rincian uang perjalanan dinas yang diperlukan melalui sistem SAP Travel Management.
b. Membuat surat keterangan perjalanan dinas yang harus di print out dimana sebelumnya data keterangan perjalanan dinas sudah diinput. c. Membuat Payment Voucher sebagai bukti keseluruhan pembayaran pembelian tiket untuk para kapten pesawat, crew, teknisi dan karyawan dari PT. Pelita Air Services. d. Menginput rekapitulasi realisasi anggaran perjalanan dinas yaitu menginput data tentang tanggal keberangkatan, biaya yang dikeluarkan para kapten pesawat, crew, teknisi dan karyawan perusahaan yang sudah melaksanakan perjalanan dinasnya ke luar kota yang terangkum dalam satu periode. e. Menginput data-data invoice yaitu dokumen bukti hutang dari agen travel yang diberikan kepada perusahaan berupa pembelian tiket pesawat yang sudah dibeli. 2. Kegiatan Non Rutin Kegiatan non rutin yang dilakukan penulis selama melaksanakan magang adalah : a. Entry dan mengecek ulang data cuti pegawai yaitu memasukan data-data karyawan yang sudah melakukan cuti kerjanya dan setelah itu dikoreksi kembali apakah sudah sesuai atau tidak. b. Menginput dan merekapitulasi surat perintah penugasan dinas ke dalam komputer yaitu menginput surat perintah berupa data-data tentang karyawan yang melaksanakan dinasnya ke luar kota.
c. Membuat daftar biaya upah lembur para staff bagian Human Resources General Affair. d. Membuat Payment Voucher Dollars yaitu bukti keseluruhan pembayaran pembelian tiket pesawat untuk para kapten pesawat, crew, teknisi dan karyawan dari PT. Pelita Air Services ke luar negeri.
1.3 Masalah Yang Ditemui Pada Unit Kerja PT. Pelita Air Service adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa angkutan udara/penerbangan charter. Dalam perjalanan perusahaan ini, sering ditemui masalah atau kendala yang harus dihadapi yaitu: A. Masalah Kebijakan 1. Penekanan biaya dalam pemesanan tiket pesawat. Penulis dalam melaksanakan magang menemui permasalahan pada pelayanan pemesanan tiket kepada agen untuk mengorder tiket pesawat tujuan tertentu yang mana ini dilakukan untuk perjalanan dinas para crew, tekhnisi, dan karyawan PT. Pelita Air Service. 2. Kurangnya disiplin pada waktu jam masuk maupun jam istirahat. Pegawai masuk tidak sesuai dengan jam yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Sedangkan pada jam istirahat pegawai memanfaatkan waktu jam istirahat secara berlebihan terkadang memulai jam istirahat lebih awal.
B. Masalah Operasional Masalah kinerja yang ditemui oleh penulis selama melakukan magang antara lain: 1. Kurangnya Personalia pada bagian Human Resources Services sehingga mengakibatkan kurang maksimalnya kinerja yang diberikan. 2. Penumpukan pekerjaan pada satu orang. Penumpukan pekerjaan pada satu orang tentunya sangat tidak profesional dan tidak adil didalam suatu team dimana hal ini tentunya akan menimbulkan kecemburuan antara rekan kerja.
3.4 Penyebab Masalah A. Masalah Kebijakan 1. Penekanan biaya dalam pemesanan tiket pesawat untuk perjalanan dinas karena kegiatan tersebut sering dilakukan oleh para crew, tekhnisi dan karyawan perusahaan dengan tujuan untuk menghadiri pertemuan, pemeliharaan pesawat, pengawasan kerja, dan simulasi pesawat. Dalam penekanan biaya perusahaan menerapkan kebijakan yang tidak sesuai dengan perencanaan perusahaan yang lebih matang. Dalam upaya penerapan kebijakan tersebut terkadang menemui permasalahan yang tidak dapat di duga-duga ketika ingin membeli tiket pesawat murah seperti Batavia air, Srwijaya air, dan Mandala air karena pada seringkali pesmesanan tiket pesawat tersebut sudah tidak tersedia lagi dan langkah
yang harus diambil adalah memesan tiket pesawat Garuda yang mana harga tiket pesawat tersebut lebih tinggi 2. Kurang disiplinnya waktu karyawan pada saat masuk jam kerja dan saat jam istirahat, karena tidak adanya ketegasan dan sanksi yang kurang efektif untuk memberikan efek jera terhadap karyawan dari pihak PT. Pelita Air Service.
B. Masalah Operasional 1. Kurangnya Personalia pada bagian Human Resources Services sehingga mengakibatkan kurang maksimalnya kinerja di bagian tersebut. Perusahaan menganggap bahwa karyawan pada bagian Human Resources Services cukup untuk melakukan semua pekerjaan berkaitan dibidang tersebut. 2. Penumpukan pekerjaan pada satu orang. Penumpukan pekerjaan pada satu orang tertentu ini di sebabkan karena dua hal pertama orang yang diberikan pekerjaan banyak tersebut memang mampu mengerjakannya sedangkan yang lain tidak dapat mengerjakan sebaik dia, yang kedua atasan tidak memberikan peluang atau kesempatan dan kepercayaan pada yang lain untuk mencoba mengerjakan pekerjaan tersebut sehingga pekerjaan banyak yang tertumpuk pada satu orang tertentu saja.
3.6 Alternatif Pemecahan Masalah Agar tujuan perusahaan dapat tercapai sesuai dengan harapan, maka setiap permasalahan yang terjadi hendaknya dicari pemecahan masalahnya. Demikian pula halnya pada bagian Human Resources Services. Dalam mencari pemecahan masalah tersebut hendaknya dicarikan juga alternatifnya agar dapat dipilih pemecahan masalah yang paling tepat. Berikut ini penulis akan mengemukakan arternatif pemecahan masalah yang ditemui dalam unit kerja Human Resources Services, yaitu : A. Masalah Kebijakan 1. Penekanan biaya dalam pemesanan tiket pesawat. Mengadakan evaluasi perencanaan yang lebih menyeluruh dalam penugasan dinas karyawan perusahaan sehingga kesiapan akan kebutuhan yang di inginkan dapat berjalan sesuai prosedur . 2. Kurangnya disiplin pada waktu jam masuk maupun jam istirahat. Untuk menyikapi masalah beberapa karyawan yang datang terlambat dan pada jam istrahat dengan menggunakan pendekatan disiplin tradisi yaitu pendekatan disiplin dengan cara memberikan hukuman. Pendekatan ini berasumsi: 1) Disiplin dilakukan oleh atasan kepada bawahan, dan tidak pernah ada peninjauan kembali bila telah diputuskan 2) Disiplin adalah hukuman untuk pelanggaran, pelaksanakannya harus disesuaikan dengan tingkat pelanggarannya 3) Pengaruh hukuman untuk memberikan pelajaran kepada pelanggar maupun kepada pegawai lainnya
4) Peningkatan perbuatan pelanggaran diperlukan hukuman yang lebih keras 5) Pemberian hukuman terhadap pegawai yang melanggar kedua kalinya harus diberi hukuman yang lebih berat.
B. Masalah Operasional 1. Kurangnya Personalia pada bagian Human Resources Services sehingga mengakibatkan kurang maksimalnya kinerja pada bagian HRS. Perusahaan bisa melakukan suatu langkah penarikan pegawai yaitu suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan tambahan pegawai yang melalui tahapan yang mencakup identifikasi dan evaluasi sumber-sumber penarikan pegawai, menentukan kebutuhan pegawai yang diperlukan perusahaan, proses seleksi, penempatan, dan orientasi pegawai. Dengan adanya penambahan satu pegawai lagi dibidang Human Resources Services maka hasil kinerja yang di dapat akan berbeda jauh lebih baik dan lebih produktif dalam menyelesaikan semua pekerjaan di bidang tersebut. 2. Penumpukan pekerjaan pada satu orang Mengatasi masalah tersebut hendaknya diadakan diskusi atau musyawarah tentang pembagian kerja antar team, agar tidak adanya penumpukan kerja pada satu orang sedangkan yang lainnya sangat sedikit apa yang dikerjakan.
3.7 Pemecahan Masalah Yang Disarankan Setelah penulis mengetahui penyebab dari suatu masalah dalam hal masalah kebijakan dan dari alternatif pemecahan masalah yang diungkapkan, maka penulis disini ingin memberikan pemecahan masalah yang disarankan dan mungkin ini berguna bagi perusahaan. A. Masalah Kebijakan 1. Penekanan biaya dalam pemesanan tiket pesawat. Solusi yang diberikan dari si penulis adalah perusahaan bisa lebih bijaksana dalam menyikapi masalah pembelian tiket dengan harga tinggi karena bagian Human Resources Services terus mengupayakan biaya pengeluaran sedikit untuk meminimalkan biaya yang efektif demi tercapainya efisiensi biaya. 2. Kurang disiplinnya waktu karyawan pada saat masuk jam kerja dan saat jam istirahat. Solusi menyikapi masalah beberapa karyawan yang datang terlambat dan pada jam istrahat yaitu perusahaan menetapkan pelaksanaan sanksi pelanggaran displin kerja dengan memberikan peringatan, harus segera, konsisten dan impersonal. Pegawai yang melanggar disiplin kerja perlu diberikan surat peringatan pertama, kedua dan ketiga. Tujuannya adalah untuk pegawai yang bersangkutan menyadari pealnggaran yang telah dilakukannya.
Di samping itu pula surat peringatan tersebut dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam memberikan penilaian kondite pegawai. Pemberian sanksi pelanggaran disiplin harus tidak membeda-bedakan pegawai, tua muda, pria-wanita, tetap diberlakukan sama sesuai dengan peraturan yang berlaku. Tujuannya agar pegawai menyadari bahwa disiplin kerja berlaku untuk semua pegawai dengan sanksi pelanggaran yang sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan B. Masalah Operasional 1. Kurangnya personalia Perusahaan harus melakukan rekrutmen dan perencanaan sumber daya manusia yaitu serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang, dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi tersebut. 2. Penumpukan pekerjaan pada satu orang Kepala bagian Human Resources Services harus mampu menganalisis pekerjaan di masing-masing karyawan jika melihat adanya penumpukan pekerjaan di satu orang dan segera membuat kebijakan untuk penyeleksian karyawan yang mampu melakukan pekerjaan tersebut. Pada akhirnya tingkat efektifitas dalam penyelesaian pekerjaan terus meningkat dan membaik.
