BAB III PELAKSANAAN MAGANG
3.1
Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis melaksanakan magang yang bertempat di PT. Angkasa Pura II
(Persero), pada tanggal 03 Februari – 31 Maret 2014.Waktu bekerja setiap hari senin samapi dengan hari jumat dan dimulai pada pukul 07.30 sampai dengan pukul 16.30. Proses pengenalan lingkungan kerja yang penulis alami di PT ANGKASA PURA II ( Persero ) dimulai pada hari pertama penulis melakukan praktek kerja ata u magang ini. Pertama –tama penulis berkumpul di ruang auditorium kantor pusat PT ANGKASA PURA II gedung 600 bandara Soekarno-Hatta bersama teman-teman lain yang akan melakukan praktek kerja untuk diberi pengarahan tentang tata tertib peraturan yang harus ditaati selama penulis melakukan praktek kerja di PT ANGKASA PURA II ini. Serta menjaga sopan santun dan bersikap ramah terhadapa karyawan pada PT. Angkasa Pura II (Pesero). Setelah pengarahan tentang tata tertib lalu penulis dan teman-teman yang lain di antarkan ke masing- masing unit kerja dimana nantinya penulis akan melakukan praktek di unit kerja yang telah di tentukan. Selanjutnya penulis diantarkan ke unit kearsipan.Saat itu penulis didampingi oleh pembimbing dalam perusahaan untuk memperkenalkan diri pada karyawan-karyawan yang bekerja di unit kearsipan.
29
3.2
Kegiatan Selama Magang Selama kegiatan magang berlangsung penulis menemukan manfaat dan
pengetahuan yang di dapat, seperti tata cara berorganisasi yang ada di dalam dunia kerja, keterampilan dalam melakukan pekerjaan, keterampilan untuk bersosialisai di dunia kerja, serta pengalaman-pengalaman yang didapatkan selama penulis melakukan praktik kerja atau magang di PT. Angkasa Pura II (Persero). Kegiatan yang penulis lakukan dapat dikelompokan menjadi 2 (dua) kegiatan. Pertama kegiatan rutin dan kegiatan non rutin yang akan diuraikan sebagai berikut.
3.2.1
Kegiatan Rutin penulis melakukan kegiatan mengentri data arsip ke dalam komputer dan
melakukan pengklasifikasian pada masing- masing arsip yang sejenis yang di kelompokan berdasarkan jenis arsip, dan tahun arsip. Lalu setelah melakukan pengentrian pada arsip yang sudah di kelompokan penulis lalu memasukannya ke dalam boks dimana nanti arsip yang telah di entri datanya akan dikumpulkan di dalam satu map/folder dan akan di masukan ke dalam boks lalu memberi kode dan penomoran boks sesuai dengan data yang tadi sudah di entri ke dalam komputer. Setalah boks sudah terisi penuh barulah arsip akan dimasukan dan di tata dengan rapih pada rak statis dan lemari khusus untuk penyimpanan arsip yang bernama Roll o’pack.
30
Berikut adalah contoh foto media penyimpanan arsip yaitu folder, boks , rak statis dan lemari khusus arsip/Roll o’pack. Folder
Boks
31
Rak statis
Roll o’pack
32
Kegiatan yang dilakukan selama penulis melakukan magang secara garis besar yaitu : 1. Pemilahan yaitu kegiatan memisahkan antara Arsip, Non Arsip serta Duplikasi. 2. Pendeskripsian yaitu merekam informasi arsip/dokumen kedalam lembar deskripsi
sehingga
mendapatkan
gambaran secara
menyeluruh d ari
arsip/dokumen tersebut. 3. Entry data yaitu merekam informasi arsip/dokumen yang telah di deskripsi pada Lembar Deskripsi kedalam computer. 4. Menentukan kode klasifikasi yaitu pengklasifikasian arsip/dokumen dengan menggunakan kode klasifikasi berdasarkan S tandar Operasional Prosedur (SOP). 5. Manuver elektronik yaitu kegiatan penggabungan dan penyusunan data arsip/dokumen secara elektronik serta menentukan nomor lokasi ruang, lemari, boks dan folder arsip/dokumen tersebut. 6. Melakukan manuver fisik yaitu kegiatan penggabungan dan penyusunan fisik arsip/dokumen berdasarkan data hasil manuver elektronik. 7. Memasukkan arsip ke dalam boks yaitu memasukkan arsip/dokumen tersebut kedalam boks serta memberikan kode lokasi pada bagian luar boks. 8. Menempatkan arsip/dokumen kedalam lemari/roll o’pack sesuai dengan urutannya.
33
3.2.2
Kegiatan Non Rutin Kegiatan non rutin penulis selama melakukan magang yaitu :
1. Menggandakan dokumen-dokumen 2. Mengantarkan pesan ke karyawan lain 3. Membereskan arsip yang ingin dimusnahkan
3.3
Masalah yang ditemui Pada unit Kerja Selama melaksanakan magang di PT. Angkasa Pura II (Persero), penulis menemukan masalah yang ada di perusahaan, yaitu masalah operasional.
3.3.1
Masalah Opersional Masalah operasional yang penulis temukan di PT. Angkasa Pura II (Persero)
pada unit kearsipan adalah masalah kebersihan kantor. Di dalam kantor tempat penulis melaksanakan praktek kerja lapangan atau magang ditemukan adanya sampah yang berserakan, sampah ini berasal dari sisa-sisa potongan kardus yang digunakan untuk membuat boks yang nantinya akan dijadikan tempat untuk menyimpan arsip. Hal ini menjadi masalah karena selain membuat kantor menjadi kotor dan tidak indah, masalah sampah ini juga akan membuat karyawan ditegur atau dimarahi oleh pejabat yang berwenang apabila pejabat tersebut melakukan sidak secara mendadak.
34
3.3.2
Penyebab masalah Dalam sebuah masalah pasti ada penyebabnya dan dalam pemecahan
masalah- masalah tersebut terlebih dahulu kita harus mengetahui apa yang menyebabkan masalah itu terjadi,sehingga dalam pemecahan masalah tersebut kita bisa mengambil cara atau alternatif pemecahan masalah yang paling baik. Penyebab terjadinya masalah operasional adalah kurangnya kesadaran karyawan akan pentingnya kebersihan kantor dan karyawan biasanya merasa malas untuk mengambil sampah yang berserakan karena ada petugas kebersihan yang membersihkannya pada jam pulang kantor.
3.3.3
Alternatif Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan masalah adalah suatu pilihan atau beberapa pilihan yang bisa dipilih dalam memecahkan suatu permasalahan berdasarkan penyebab masalahnya. Dari penyebab masalah operasional yang telah disebutkan diatas ada beberapa alternatif pemecahan masalahnya yaitu : 1. Membuat suatu kompetisi kebersihan untuk semua unit kerja yang ada pada PT. Angkasa Pura II (Persero) dan kantor unit kerja yang terbersih akan mendapatkan hadiah atau reward tertentu dan mendapatkan predikat kantor unit terbersih begitu pula sebaliknya kantor unit kerja yang terkotor akan mendapat predikat kantor terkotor dan foto- foto karawayan akan dipajang
35
pada majalah dinding kantor dengan masing- masing predikat yang di dapat sehingga semua karyawan akan lebih merasa bertanggung jawab dan termotivasi untukmenjaga kebersihan. 2. Menugaskan petugas kebersihan atau office boy PT. Angkasa Pura II (Persero) untuk membersihkan setiap kantor unit kerja bukan hanya pada jam pulang kerja tetapi juga pada jam istirahat. 3. Membuat peraturan yang tegas tentang kebersihan kantor, pejabat berwenang melakukan sidak ke setiap unit kerja dan memberikan sanksi apabila ditemukan sampah yang berserakan.
3.4
Pemecahan Masalah Pada Unit Kerja Pemecahan masalah adalah pilihan untuk memecahkan masalah yang ada
yang diambil dari beberapa alternatif pemecahan yang ada.
3.4.1
Pemecahan Masalah Operasional Dalam memecahkan masalah kebersihan yang ada di PT. Angkasa Pura II
(Persero) penulis memilih alternatif pemecahan masalah yang pertama karena dengan adanya suatu kompetisi kebersihan dengan memberikan hadiah tertentu para karyawan akan merasa senang dan lebih termotivasi untuk menjaga kebersihan
36
terutama pada unit tempat kerjanya, dengan begitu karyawan dapat menjaga kebersihan kantor tanpa ada rasa tertekan oleh peraturan. Apabila dalam proses pemecahan masalah yang telah diambil tidak ada perubahan yang signifikan, perusahaan bisa menambahkan atau menjalankan alternatif pemecahan lainnya agar pemecahan masalah kebersihan ini bias berjalan lebih baik lagi.
37
