17
BAB III PELAKSANAAN MAGANG
3.1.
Pengenalan Lingkungan Kerja Dalam melakukan kegiatan magang atau praktek kerja yang dilakukan
pada PD.PAM JAYA yang berlokasi di jalan Penjernihan II Pejompongan Jakarta Pusat. Penulis di tempatkan pada Bidang Administrasi dan Tata Usaha. Pada hari pertama pelaksanaan magang penulis di perkenalkan pada seluruh karyawan yang berada di Bagian Administrasi dan Tata Usaha oleh Ibu Rita selaku karyawan di PAM JAYA tersebut, setelah itu penulis di berikan pengarahan tentang ruang lingkungan kerja yang harus dilakukan oleh penulis pada saat pelaksanaan magang. Untuk pertama kalinya penulis melakukan magang pada PD. PAM JAYA, Penulis merasa asing di dalam ruang lingkup kerja tersebut. Penulis merasakan suasana yang baru dan berbeda karena selama ini penulis belum pernah merasakan suasana di dalam lingkungan kerja yang selalu disibukkan dengan aktivitas kerja. Namun semua ini tidak berlangsung lama karena semua karyawan sangat membantu penulis untuk bersosialisasi dan beradaptasi dengan lingkungan kerja pada PD. PAM JAYA. Sebelum penulis diberikan tugas untuk dikerjakan sebelumnya penulis diberikan penjelasan dan pengarahan mengenai pekerjaan tersebut. Apabila penulis mengalami kesulitan di dalam menyelesaikan pekerjaan maka penulis 17 http://digilib.mercubuana.ac.id/
18
dapat menanyakan langsung bagaimana solusinya pekerjaan tersebut. Di dalam menyusun laporan magang ini penulis memperoleh data-data yang dibutuhkan dengan cara bertanya langsung kepada staff karyawan PD. PAM JAYA. Kemudian penulis juga diberikan penjelasan tentang tata tertib yang ada di perusahaan tersebut yaitu berpakaian bebas, sopan dan rapi. Jam kerja dimulai pukul 07.00 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB dan di selingi dengan jam istirahat pada pukul 12.00 WIB sampai dengan pukul 13.00 WIB.
3.2.
Kegiatan Selama Magang Selama kegiatan magang berlangsung di PD. PAM JAYA. Penulis
melakukan kegiatan yang bersifat rutin dan kegiatan yang bersifat rutin dan kegiatan yang bersifat non rutin, diantaranya : 3.2.1. Kegiatan Rutin Kegiatan rutin yang dilakukan penulis, yaitu : 1. Mengagendakan surat perjanjian PD. PAM JAYA kepada pihak rumah sakit pelni ke dalam buku agenda surat masuk dan mencatat surat keluar PD. PAM JAYA kepada PT. THAMES PAM JAYA (PT. TPJ) dalam buku agenda surat keluar membahas tentang perpanjangan kontrak kerjasama. 2. Menginput data surat kerjasama antara PD. PAM JAYA dengan PT. AETRA ke dalam lembar disposisi menggunakan computer. 3. Mencetak lembar disposisi menggunakan mesin print.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
19
4. Memberikan nomor surat undangan rapat kepada Bagian Humas menggunakan computer.
3.2.2. Kegiatan Non Rutin Kegiatan non rutin yang dilakukan penulis, yaitu : 1. Mengantar surat undangan rapat kepada unit Bagian Badan Pengawas oleh PD. PAM JAYA. 2. Photo copy surat perpanjangan kontrak pihak rumah sakit pertamina.
3.3.
Masalah yang ditemui Pada Unit Kerja Selama melaksanakan magang di PD. PAM JAYA, penulis menemukan masalah selama yang dihadapi oleh perusahaan, yaitu : 3.3.1. Masalah Kebijakan Masalah kebijakan yang terjadi yaitu : 1. Masalah yang terjadi yaitu pelanggaran terhadap aturan jam kerja (jam masuk kerja kantor dan jam kerja keluar kantor. Hal ini terlihat adanya beberapa karyawan yang datang atau masuk kerja pukul 08.00 WIB dan pulang pada pukul 16.00 WIB. 2. Tidak adanya kebijakan yang melarang para pedagang untuk menjual barang dagangannya kepada karyawan pada saat jam kantor, sehingga mengganggu aktivitas kerja karyawan dan membuat para karyawan mengabaikan tugasnya.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
20
3.3.2. Masalah Operasional Masalah Operasional yang terjadi, yaitu : 1. Penataan ruang kantor yang tidak efektif sehingga terlihat sempit atau tidak luas. 2. Sering terjadinya keterlambatan surat dan undangan sehingga menyebabkan beberapa pekerjaan karyawan menjadi tertunda.
3.4.
Penyebab Masalah 3.4.1. Masalah Operasional 1. Penyebab masalah penataan ruangan yang tidak efektif adalah banyaknya lemari-lemari arsip yang ditentukan dalam ruangan kerja digunakan yang mengakibatkan ruangan kantor menjadi sempit. 2. Penyebab sering terlambatnya surat dan undangan yaitu seringnya surat tersebut ditumpuk terlebih dahulu sehingga pada saat penomoran surat dan penyebaran surat jadi terhambat.
3.4.2. Masalah Kebijakan Penyebab kurangnya kedisiplinan karyawan yaitu tidak adanya aturan atau kebijakan dari perusahaan mengenai sanksi untuk pelanggaran jam kerja. Dan tidak adanya peraturan untuk pedagang yang menawarkan barang dagangannya di dalam kantor walaupun di tengah jam kerja.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
21
3.5.
Alternatif Pemecahan Masalah 3.5.1. Alternatif Pemecahan Masalah Operasional 1. Sebaiknya penataan ruangan kantor segera diperbaiki, hal ini harus benar-benar diperhatikan oleh perusahaan, supaya karyawan merasa nyaman dalam ruangan tersebut dan lemari-lemari arsip yang sudah tidak digunakan sebaiknya dig anti dengan yang baru. 2. Keterlambatan surat seharusnya jangan terjadi, karyawan seharusnya inisiatif untuk tidak menumpuk surat tersebut karena dapat menghambat pekerjaan.
3.5.2. Alternatif Pemecahan Masalah Kebijakan 1. Perusahaan membuat aturan tentang pelanggaran tata tertib jam kerja dan pemberian sangsi. 2. Apabila karyawan tidak menjalankan tata tertib yang berlaku sebaiknya di berikan sangsi oleh perusahaan berupa teguran secara lisan maupun tulisan. 3. Perusahaan lebih menegaskan peraturan kepada penjual yang masuk di tengah jam kerja, misalnya penjual diperbolehkan masuk ke dalam kantor di saat para karyawan istirahat.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
22
4. Apabila ada penjual yang ingin menawarkan barang dagangannya di saat jam kerja sebaiknya dilarang oleh penjaga kantor agar tidak mengganggu karyawan pada saat jam kerja.
3.6.
Pemecahan Masalah Yang Disarankan 3.6.1. Masalah Operasional 1. Penataan ruangan dalam kantor sangat penting karena untuk kenyaman karyawan
dalam
bekerja.
Sebaiknya
jangan
terlalu
banyak
menggunakan lemari arsip. 2. Keterlambatan surat dan undangan sebaiknya lebih di awasi oleh perusahaan.
3.6.2. Masalah Kebijakan Penulis menyarankan agar perusahaan dapat meningkatkan kedisiplinan pada karyawan agar mematuhi tata tertib jam kerja. Untuk para penjual dan memperketat pengawasan pada saat jam kerja, agar tidak mengganggu karyawan yang sedang menjalankan aktivitas kerja.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
