23
BAB III ANALISIS SISTEM Tujuan kegiatan tahap analiasis yaitu untuk memperoleh gambaran tentang sistem yang digunakan atau sistem yang sedang berjalan di SD 002 Teluk Bintan. Penelitian diarahkan untuk menghasilakan suatu sistem yang akan membantu dalam melakukan pendataan terhadap siswa di SD Teluk Bintan. 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem dilakukan untuk mendapatkan sistem yang lebih baik dari sistem sebelumnya. Analisis Sistem
berisi tentang penjelasan
penganalisaan proses dan sistem yang sedang berjalan serta analisis mengenai pemecahaan permasalahan yang ada, analisis prosedur, analisis dokumen, sistem flow map yang sedang berjalan, dan evaluasi sistem yang sedang berjalan. 3.2 Deskripsi Pekerjaan Kepala Sekolah Dan Tata Usaha 3.2.1 Kepala Sekolah Kepala sekolah disisni sebagai puncak pimpinan tertinggi bertanggung jawab dalam segala hal yang berhubungan dengan seluruh kegiatan yang ada di Sekolah Dasar 002 Teluk Bintan. Didalam peroses kegiatan pendataan siswa trutama untuk mendapatkan data siswa yang akan baru maumasuk sebagai siswa, kepala sekolah disini
bertugas
menunjuk beberapa dari anggota pegawai sekolah dan membentuk
24
sebuah tim kecil sebagai panitia penerimaan calon siswa. Dari panitia penerimaan inilah data siswa yang baru masuk diperoleh. Sedang kan untuk kegiatan pendataan siswa yang aktif disekolah, kepala sekolah menunjuk pegawai sekolah yang bertugas di bagian Tata usaha untuk melakukan pendataan. 3.2.2 Tata Usaha Tata Usaha disini selaku orang yang bertugas mencatat dan membuat laporan kegiatan yang ada khususya dalam hal pendataan siswa, Tata Usaha menerima berkas dari panitia penyeleksi yatu berupa data dari calon siswa dan kemudian membukukannya sebagai data siswa untuk dijadikan arsip. Untuk pendataan siswa yang sedang aktip melakukan kegiatan belajar, Tata Usaha menerima data yang diserahkan oleh guru atau walikelas seperti data nilai kemudian dan kemudian membukukannya.
3.3 Analisis Prosedur Analisis terhadap prosedur yang sedang berjalan digunakan untuk mengatahui tata kerja dalam memperoleh informasi terhadap data siswa. Dengan meelakukan penganalisaan terhadap perosedur yang sedang berjalan kita dapat memperoleh langkah-langkah dan aktifitas yang harus dilah sanakan agar suatu system itu dapat berjalan dengan baik.
25
3.3.1 Analisis Perosedur Dalam Proses Pendataan Siswa Yang Baru Terdaftar Dalam sebuah sistem Informasi Pendataan Siswa baik yang baru masuk atau yang baru terdaptar sebagai siswa di SD Teluk Bintan, Tata Usaha (TU) menerima laporan atau arsip dari panitia penerimaan siswa, kemudian mencatat hasil dari laporan tersebut untuk melakukan pendataan sebelum dikemas atau diarsipkan sebagai arsip sekolah setelah data lengkap Tata usaha membuat berkas-berkas atau dokumen sebagai arsip dan kemudian menyimpannya ditempat penyimpanan seperti lemari.
3.3.2 Analisis Perosedur Dalam Proses Pendataan Siswa Yang Aktif Dalam melakukan peroses pendataan siswa yang aktif , Tata Usaha menerima laporan atau berkas data siswa dari guru atau wali kelas dan kemudian melakukan pendataan terhadap data siswa tersebut. Setelah merasa data lengkap Tata Usaha mengarsipkannya sebagai arsip sekolah.
3.1.3 Flowmap Sistem Yang Sedang Berjalan Flowmap menggambarkan bagan pada suatu sistem tertentu dengan menggunakan simbol-simbol standar. Flow map berisi data yang akan di
26
proses dari suatu bagian ke bagian yang lainnya sehingga menjadi satu kesatuan kerja atau berkaitan kerja untuk mencapai satu tujuan.
Berikut ini diagram sistem prosedur yang berjalan untuk pendataan siswa yang baru terdaftar di SD 002 Teluk Bintan
Gambar 3.1 Flowmap Sistem Pendataan Siswa Yang Baru Terdaftar Sistem atau prosedur yang berjalan untuk pendataan siswa di SD 002 Teluk
Bintan
27
Gambar 3.2 Flowmap Sistem Pendataan Siswa Yang Sedang Berjalan 3.4 Analisis Dokumen Analisis dokumen dilakukan untuk mengetahui kemampuan suatu sistem informasi apakah sudah mampu menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan si pemakai dokumen tersebut, Adapun analisis dari dokumen adalah: 1.
Dokumen Formulir Biodata Berasal dari kesepakatan bersama antara kepala sekolah dan para pegawai sekolah, Berisikan tentang data-data siswa yang harus di isi seperti: a. Nama Siswa
28
b. Tempat,Tanggal,Bulan Dan Tahun Lahir Siswa c. Alamat Siswa d. Jenis Kelamin Siswa e. Hobi Siswa f. Nomor Yang Bisa Dihubungi g. Nama Wali Siswa h. Alamat wali i. Nomor telepon wali j. Pekerjaan wali 2. Dokumen Laporan Data Siswa Berasal dari data-data siswa dan digunakan untuk melihat hasil dari pendataan yang telah dilakuan dan berpungsi untuk mengambil keputusan sebagai bahan pertimbangan oleh sipengguna. 3.5 Analisis Perangkat keras Perangkat keras yang digunakan di Sekolah Dasar 002 Teluk Bintan yaitu komputer adapun spesifikasinya: -
Intel Pentium Dual Core
- RAM 1 Giga Byte - Hardisk 80 Giga Byte - DVD RW - Monitor LCD 15” Inci
29
3.6 Analisis Perangkat Lunak Adapun perangkat lunak yang digunakan di Sekolah Dasar 002 Teluk Bintan menggunakan perangkat lunak yang dikeluarkan oleh perusahaan Mickrosoft. Untuk
sistem oprasinya menggunakan Windows XP service
pack 2 sedangkan aplikasi kerja di SD 002 Teluk Bintan menggunakan Mickrosoft Office 2003.
3.7 Tinjauan Temuan Masalah Dari hasil analisis yang sedang berjalan pada pengolahan data siswa data di SD 002 Teluk Bintan, terdapat beberapa kelemahan yaitu didalam proses pengolahan data siswa masih dilakukan secara manual yaitu pencatatan di lembaran-lembaran kertas. Dalam hal pencatatan data siswa karena dilakukan secara manual di lembaran-lembaran kertas sehingga menyebabkan sistem informasi pendataan siswa yang ada kurang afisien, serta kesalahan bisa saja terjadi, pada data dimungkinkan hilang atau tercecer karena masih berupa lembaran-lembaran dokumen mengakibatkan tidak efisiennya cara kerja sistem yang sedang berjalan Proses pencarian data siswa ataupun untuk mendapatkan sebuah informasi tentang siswa memakan waktu yang cukup lama bahkan bisa beresiko kehilangan terhadap data siswa tersebut. Hal ini disebabkan karna data yang tersimpan tidak termanajemen dan tidak terkomputerisasi dengan baik.
