BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan PT. Citra Sukses Mandiri atau dikenal dengan brand-nya yaitu Advance® memulai
bisnisnya dalam bidang penjualan peralatan kesehatan. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1994 yang dipegang oleh owner bernama Bapak Apit dan memiliki banyak cabang yang tersebar di beberapa kota besar di Indonesia, yakni Jakarta, Bekasi, Tangerang, Bandung, Surabaya, Yogyakarta, Medan, Palembang, Balikpapan, Bali, dan Makassar. Kantor pusat perusahaan terletak di Jalan Angkasa Jakarta Pusat. Produk yang ditawarkan merupakan produk berkualitas tinggi. Saat ini PT. Citra Sukses Mandiri telah mengembangkan usahanya dengan mengandalkan pemasaran dan penjualan melalui pameran, brosur-brosur dan pemasaran secara tidak langsung melalui pembicaraan dari mulut ke mulut. Konsep bisnis PT. Citra Sukses Mandiri berkonsentrasi untuk membangun hubungan jangka panjang yang baik dengan pelanggannya. Didukung oleh jaringan global dan distribusi, staf dan manajemen profesional, metode pelayanan pelanggan yang penuh perhatian, serta strategi komunikasi pemasaran dan alat-alat yang luar biasa, Perusahaan ini telah menjadi pemimpin pasar di dalam perindustrian sejenisnya. PT. Citra Sukses Mandiri juga merupakan salah satu perusahaan yang menerima Marketing Award pada akhir tahun 2009.
51
52 Visi dari PT. Citra Sukses Mandiri adalah menjadi pemimpin pasar di dalam perindustrian sejenisnya, menjalankan konsep baru, memberikan pelayanan terbaik, kualitas terbaik, dan untuk mendapatkan kepuasan konsumen. Sedangkan misi dari PT. Citra Sukses Mandiri yaitu : •
Memperkuat jaringan PT. Citra Sukses Mandiri di seluruh dunia,
•
Memberikan berbagai produk inovasi dengan memfokuskan pada desain dan kualitas,
•
Meningkatkan keterampilan staf pemasaran dengan pelatihan (internal maupun eksternal),
•
Menyediakan dukungan penuh dan pelayanan kepada semua pelanggan, dimanapun mereka,
•
3.2
Membangun dan mempertahankan kesadaran pada merek Advance.
Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi penting dalam suatu perusahaan agar setiap anggota baik karyawan
maupun pimpinan dapat mengetahui dengan jelas dan benar mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenangnya masing-masing dalam perusahaan tersebut. Struktur organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan dimana melalui struktur ini akan tercipta suatu kerjasama yang efektif antar bagian organisasi dalam mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi yang baik haruslah fleksibel, artinya dapat mengadakan penyesuaian apabila diperlukan tanpa harus mengubah struktur organisasi secara keeluruhan. PT. Citra Sukses Mandiri cabang Tangerang sendiri memiliki karyawan sebanyak 53 orang.
53
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Perusahaan
Tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1.
Owner a. Menetapkan kebijakan perusahaan terutama kebijakan perusahaan yang bersifat jangka panjang. b. Memilih dan mengangkat CEO. c. Mengawasi tindakan yang dilakukan CEO.
2.
CEO (Chief Executive Officer) a. Mengawasi tindakan yang dilakukan director.
54 b. Ikut serta dalam pengangkatan dewan direksi. c. Bertindak sebagai wakil dari pemegang saham. 3.
Director a. Menentukan kebijakan perusahaan. b. Membantu CEO dalam perumusan strategi perusahaan. c. Menyusun rencana kerja, serta mengawasi. d. Mengawasi tugas-tugas yang dilaksanakan oleh bawahan. e. Mengadakan rapat secara periodik dan kontinyu.
4.
Vice Director a. Membantu director dalam perumusan strategi perusahaan. b. Merumuskan tujuan dan strategi divisi bersama-sama dengan division manager berdasarkan tujuan dan strategi perusahaan. c. Membina dan menjaga disiplin kerja para bawahannya. d. Memotivasi dan mengatur karyawan dalam mencapai performance goals.
5.
Marketing Division a. Analisa pasar. b. Merencanakan target tahunan dan bulanan. c. Merencanakan strategi peluang-peluang pasar untuk memasarkan produk.
55 6.
Production and Factory Division a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan proses produksi dan seluruh aktivitas pabrik. b. Melakukan penyusunan, pelaksanaan, serta pengawasan rencana produksi. c. Mengkoordinasi kegiatan yang tercakup dalam tanggung jawab divisinya. d. Membantu vice director dalam perumusan strategi dengan memberi informasi mengenai faktor ekternal dan internal. e. Mengawasi jalan seluruh kegiatan divisinya.
7.
HDR Division a. Mengkoordinir dan bertanggung jawab atas pelaksanaan operasional dalam bidang personalia dan urusan umum. b. Membuat kebijakan-kebijakan yang dapat menumbuhkan hubungan yang harmonis antara pekerja dan pimpinan agar dicapai suasana kerja yang kondusif.
8.
Finance & Accounting Division a. Merumuskan dan mengembangkan sistem akutansi yang efektif dan efisien. b. Mengikuti perkembangan peraturan pemerintah serta perpajakan, perbankan, asuransi, kebijakan moneter dan lainnya. c. Menjaga hubungan dan nama baik perusahaan dikalangan perbankan, instansi pajak, dan lembaga keuangan lainnya.
56 9.
IT Manager a. Mengurus dan mengatur segala hal yang berhubungan dengan komputer dan jaringan. b. Bertanggung jawab dalam operasional data dan jaringan.
10. Sales Executive Department a. Menyusun rencana penjualan. b. Memeriksa setiap transaksi penjualan dan mengontrol jumlah penjualan yang dicatat komputer harus sama dengan invoice. c. Membuat surat jalan. d. Melakukan klaim atas retur barang. e. Mendokumentasikan file penjualan. f. Melakukan pemeriksaan terhadap stok barang. g. Membuat laporan penjualan harian.
11. Production Department a. Merencanakan kegiatan proses produksi. b. Merancang produk. c. Membuat jadwal produksi. d. Melaksanakan proses produksi yang telah direncanakan. e. Mengawasi penggunaan bahan dan memelihara produk.
57 12. Purchasing Department a. Mencari pemasok dan informasi barang. b. Melakukan pembelian bahan baku. c. Membuat PO, laporan pembelian bahan baku, dan retur pembelian. d. Menerima dan mengecek bahan baku.
13. HRD Department a. Bertanggung jawab atas pengelolaan SDM perusahaan. b. Mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan kepegawaian. c. Mengadakan pelatihan bagi karyawan. d. Merencanakan promosi terhadap karyawan. e. Bertanggung jawab atas penyediaan perlengkapan yang dibutuhkan perusahaan. f. Mengurus surat-surat untuk kelancaran kegiatan perusahaan, seperti perijinan dan sebagainya.
14. Accounting Department a. Menyusun rencana pembagian kerja dalam melaksanakan pengolahan data akuntansi. b. Mengarahkan teknik pengolahan data akuntansi kepada bawahan dan mengawasi pemasukan data akuntansi ke komputer. c. Merencanakan dan mengawasi kegiatan perhitungan uang kas dan pengamatan fisik biaya aktiva tetap serta perhitungan fisik persediaan dan metode penilaiannya.
58 d. Mengkoordinir fungsi akuntansi persediaan dan akuntansi perpajakan, pencatatan dan pengolahaan hingga menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan perusahaan. e. Memeriksa dan menganalisis laporan-laporan dari bawahannya sebelum diserahkan kepada pejabat yang berwenang.
15. Finance Department a. Bertanggung jawab terhadap saldo kas kecil b. Memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen pengeluaran kas kecil beserta lampirannya. c. Memasukkan pengeluaran kas kecil dan minta persetujuan pada finance. d. Melakukan pembayaran cek/giro atau uang tunai hasil penagihan dari kolektor. e. Melakukan penagihan, pengiriman invoice dan faktur pajak pada pelanggan dalam kota.
16. Software IT a. Memeriksa sistem software dan database yang sedang berjalan. b. Bertanggung jawab dengan software-software seluruh komputer.
17. Hardware IT a. Memeriksa sistem hardware yang sedang berjalan. b. Bertanggung jawab mengontrol hardware dan segala kerusakan seluruh komputer. 18. Design IT a. Mengatur jaringan yang sedang berjalan.
59 b. Membuat gambaran dan sketsa produk.
19. Sales a. Melakukan penagihan, pengiriman invoice, dan faktur pajak pada pelanggan dalam kota. b. Melakukan penawaran kepada para konsumen. c. Menerima order penjualan. d. Memberikan persetujuan atas pengeluaran barang ke pelanggan.
20. Supervisior a. Mengontrol kegiatan produksi. b. Mengontrol efektivitas dan efisiensi aktivitas produksi. c. Mengontrol kualitas dan kuantitas produksi. d. Mengontrol biaya dan waktu produksi.
21. Warehouse a. Menyimpan bahan baku dan produk yang dihasilkan. b. Menentukan pesanan yang akan dilakukan. c. Membuat laporan persediaan bahan baku dan barang jadi. d. Memeriksa kualitas barang. e. Membuat laporan keluar masuk bahan baku. 22. HRD a. Menerima pegawai baru yang memenuhi syarat yang ditetapkan oleh perusahaan. b. Melakukan pengawasan atas daftar hadir dan kehadiran pegawai.
60 c. Mempertanggungjawabkan daftar hadir kepada finance department untuk perhitungan gaji. d. Menyelesaikan masalah-masalah pengaturan tenaga kerja.
3.3
Produk Yang Ditawarkan Perusahaan Produk yang ditawarkan oleh perusahaan ini terdiri dari tiga kategori yaitu Health,
Allergy, dan Water. Produk bermerek Advance ini lebih dikenal dengan produk kursi pijatnya yang sering terlihat di mall-mall atau pusat perbelanjaan. Berikut adalah produk-produk yang ditawarkan: Tabel 3. 1 Produk Yang Ditawarkan Perusahaan Health
Allergy
Water
Dr. Jhon Comfort
Coway Air Purifier 1008CH Actimo Gold
Dr. Jhon Eye Massager
Coway Air Purifier
Actimo Platinum
Dr. Jhon Medix
1008DH
Catrigde Miracle Doctor
Dr. Jhon Relax
Coway Air Purifier
Miracle Doctor Antioxidant
Foot Mate
1506DH
Paket Miracle Doctor(3+1 Unit)
i-Chiro Classy +MP3
Esence Oil 30 ml
Reverse Osmosis Aquatec
i-Chiro Elegant
Esence Oil 125 ml
Reverse Osmosis CALAS
i-Chiro Grand 3D
Esence Oil 250 ml
Reverse Osmosis Metro
i-Chiro Lux 3D
Esence Oil 375 ml
Reverse Osmosis Nurisu
i-CHiro Pro
Puro
i-Chiro Stylist
Revitalisator NL
Inogi Mini Massager
61 Health Slim Quick Slim Max Slim Me Slim Motion Slim Rider Sumo Health and Beauty Sumo Foot Theraphy Sumo Neck Cushion Sumo Tap Massager Sumo Therapy Thumper
Allergy
Water
62 3.4
Prosedur Yang Sedang Berjalan Prosedur yang sedang berjalan pada PT. Citra Sukses Mandiri secara umum adalah
sebagai berikut : PT. Citra Sukses Mandiri yang menyediakan berbagai produk kesehatan bagi para pelanggan yang ingin membeli atau hanya sekedar melihat produk-produk kesehatan dengan cara pelanggan dapat datang langsung ke showroom (menyediakan dan menjual semua kategori produk yang ada) atau counter (menyediakan dan menjual 1 kategori produk saja) PT. Citra Sukses Mandiri. Pemesanan produk juga dapat melalui komunikasi telepon, dalam hal ini biasanya sales sendiri yang mencari pelanggannya untuk mengejar target penjualan per bulan. Pelanggan yang ingin membeli produk dapat melakukan pembayaran secara tunai atau kredit. Pembayaran tersebut bisa dikatakan lunas dan pelanggan dapat langsung membawa produk yang dibeli atau bisa diantar ke alamat rumah pelanggan. Berbeda dengan pelanggan yang melakukan down payment (DP) terlebih dahulu, karena baru dianggap sebatas pemasanan dan produk tidak dapat langsung dibawah pulang oleh pelanggan. Jika pelanggan tersebut ingin melanjutkan pembayaran secara kredit maka persyaratan yang harus dipenuhi adalah DP yang dibayar minimal 1 juta rupiah. Data-data penjualan dari transaksi tersebut kemudian dimasukkan ke dalam laporan penjualan yang diberikan kepada manajer setiap bulannya.
63 3.5
Diagram Aliran Data 3.5.1
Konteks Diagram
Gambar 3. 2 Konteks Diagram Sistem Yang Sedang Berjalan
64 3.5.2 Diagram Nol
PELANGGAN
1.0 Penjualan
Purchase Order
Data Purchase Order
Arsip Purchase Order
BAGIAN PENJUALAN
Purchase Order
Kartu Stok
Arsip Stok Barang
Arsip Penjualan Data Faktur Arsip Faktur Data Penjualan Data Bukti Setoran 2.0 Pembayaran
Faktur, kwitansi
Arsip Bukti Setoran
Tembusan Pengeluaran Barang Data Penjualan Harian Arsip Penjualan Harian
Copy Faktur GUDANG
3.0 Penyiapan Barang Kirim
Bukti Keluar Barang
Arsip Kartu Stok
Bukti Keluar Barang
4.0 Pengiriman Barang
Surat Jalan
BAGIAN PENGIRIMAN
MANAGER
Data Faktur Data Faktur
Surat Jalan
Surat Jalan
5.0 Pembuatan Laporan
Data Penjualan Harian Data Stok Barang
Laporan Penjualan
Gambar 3. 3 Diagram Nol Sistem Yang Sedang Berjalan
Data Faktur
65 3.6
Definisi Sistem 3.6.1
Mission Statement Mission Statement untuk database penjualan online ini adalah untuk
mendefinisikan tujuan utama dari penjualan. Mission statement berguna untuk menjelaskan kegunaan dari sistem informasi penjualan online ini dan juga menggambarkan
alur
yang lebih
jelas dalam pemakaian sistem ini. Agar dapat
mencapai tingkat keefektifan d an keefisien an sep erti yang diharapkan. Mission Statement pada PT. Citra Sukses Mandiri ini adalah untuk mengatur, mengorganisasikan, dan memberikan informasi dengan lebih cepat dan akurat dalam proses penyampaian informasi tentang laporan suatu proyek. Sehingga memud ahkan p ara k aryawanny a untuk men getahui proyek yang akan dilaksanakan. Kita dapat memulai mengerjakan Mission Statement ini untuk database penjualan online dengan cara melakuk an interview/wawancara d engan beberapa orang terkait.
3.6.2
Mission Objectives Setelah selesai mendefinisikan Mission Statement maka langkah selanjutnya
yaitu membuat Mission Objectives berdasarkan dari tujuan pembuatan sistem tersebut. a) Pengelolaan (insert, update, delete) data pada user. b) Pengelolaan (insert, update, delete) data pada produk. c) Pengelolaan (insert, update, delete) data pada keranjang belanja. d) Pengelolaan (insert, update, delete) data pada transaksi pemesanan.
66 e) Pengelolaan (insert, update, delete) data pada FAQ (Frequently Asked Questions). f) Pengelolaan (insert, update, delete) data pada contact us (hubungi kami). g) Pengelolaan (insert, update, delete) data pada info perusahaan. h) Pengelolaan (insert, update, delete) data pada propinsi i) Pengelolaan (insert, update, delete) data pada kota.
3.6.3
Analisa User View Tabel 3. 2 Tabel Kebutuhan Informasi
Data User
Produk
Keranjang Belanja
Transaksi Pemesanan
FAQ
Hubungi Kami
Info Perusahaan
Access Type
Administrator
Read Insert Update Delete Read Insert Update Delete Read Insert Update Delete Read Insert Update Delete Read Insert Update Delete Read Insert Update Delete Read Insert Update
X X X X X X X X
X X X X X X X X X X X X
Member
NonMember
X X
X
X
X
X X X X X X
X X X X
X X
X
X
X
67 Delete
Propinsi
Read Insert Update Delete Read Insert Update Delete
Kota
3.7
X X X X X X X X X
X
X
X
X
User R equirement Specification 3.7.1
Data Requirement Informasi yang dibutuhkan: •
User Informasi yang berisi data-data user yang terdiri dari administrator dan member.
•
Produk Informasi yang berisi data-data produk.
•
Keranjang Belanja Informasi yang berisi data-data barang yang akan dibeli oleh member..
•
Transaksi Pemesanan Informasi yang berisi data-data barang yang telah dipesan oleh member.
•
FAQ Informasi yang berisi data-data pertanyaan dan jawaban untuk membantu member dan nonmember dalam keperluan mencari informasi yang rinci.
•
Hubungi Kami Informasi yang berisi data-data pesan yang dikirim oleh member dan nonmember yang dapat berupa kritik dan saran.
68 •
Info Perusahaan Informasi yang berisi data-data informasi perusahaan seperti alamat kantor cabang, email, nomor rekening, dan sebagainya.
•
Propinsi Informasi yang berisi data-data propinsi yang termasuk di dalam profil user.
•
Kota Informasi yang berisi data-data kota yang termasuk di dalam profil user.
3.7.2
Transa ction Requirement Data •
Data Entry Memasukkan data user Memasukkan data produk Memasukkan data keranjang belanja Memasukkan data transaksi pemesanan Memasukkan data FAQ Memasukkan data hubungi kami Memasukkan data info perusahaan Memasukkan data propinsi Memasukkan data kota
•
Data Update Mengubah dan menghapus data user Mengubah dan menghapus data produk Mengubah dan menghapus data keranjang belanja
69 Mengubah dan menghapus data transaksi pemesanan Mengubah dan menghapus data FAQ Mengubah dan menghapus data hubungi kami Mengubah dan menghapus data info perusahaan Mengubah dan menghapus data propinsi Mengubah dan menghapus data kota •
Query Memasukkan data user Memasukkan data produk Memasukkan data keranjang belanja Memasukkan data transaksi pemesanan Memasukkan data FAQ Memasukkan data hubungi kami Memasukkan data info perusahaan Memasukkan data propinsi Memasukkan data kota Mengubah dan menghapus data user Mengubah dan menghapus data produk Mengubah dan menghapus data keranjang belanja Mengubah dan menghapus data transaksi pemesanan Mengubah dan menghapus data FAQ Mengubah dan menghapus data hubungi kami
70 Mengubah dan menghapus data info perusahaan Mengubah dan menghapus data propinsi Mengubah dan menghapus data kota Pencarian data produk Pencarian data user
3.7.3
General System Requirement •
Dibutuhkan sistem database yang terintegrasi dengan baik agar dapat memberikan ef ektifitas dan efesiensi kinerja sistem.
•
Adanya authentification atau hak akses kepada user yang melakukan login terhadap sistem, sehingga hanya database tertentu yang dapat diakses oleh user tersebut sesuai dengan hak aksesny a.
•
Jaringan internet dibutuhkan agar para karyawan dapat dengan mudah mengakses sistem dalam menger jakan tugasny a.
3.8
Permasalahan Yang Dihadapi Setelah dilakukan survei dan wawancara dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan
yang bersangkutan dengan masalah yang dihadapi oleh perusahaan, maka dapat disimpulkan bahwa perusahaan menghadapi beberapa masalah yang harus ditanggulangi. Dalam sistem penjualan yang berjalan saat ini permasalahan yang terjadi antara lain sebagai berikut : 1. Dalam penjualan produk, PT. Citra Sukses Mandiri masih menggunakan sistem transaksi tradisional dan belum memiliki penjualan yang bersifat online internet.
71 2. Pencatatan transaksi pemesanan masih bersifat manual, sehingga mempersulit karyawan dalam pencarian berkas. 3. Target penjualan yang ditentukan per bulan oleh perusahaan sulit dicapai oleh para sales, karena ada sales yang kurang aktif dalam mencari pelanggan.
3.9
Usulan Pemecahan Masalah Dengan adanya permasalahan yang dihadapi oleh PT. Citra Sukses Mandiri, maka
diperlukan suatu teknologi yang bisa mengatasi permasalahan tersebut. Teknologi yang dianggap paling tepat untuk mengatasinya yaitu dengan menggunakan media internet, dengan membangun sistem informasi berbasis web. Ditambah lagi dengan keuntungan-keuntungan yang didapat dari penerapan sistem penjualan online, seperti : 1.
Meningkatkan omset penjualan selain menggunakan sistem transaksi penjualan yang tradisional.
2.
Perusahaan dapat memasarkan dan menjual produk-produknya melalui media internet yang dapat menghadapi keterbatasan dalam menjangkau seluruh wilayah Indonesia.
3.
Pelanggan dapat melakukan pemesanan langsung secara online, hal ini dapat membantu perusahaan dalam mencari pelanggan melalui sales dan menghemat waktu juga bagi pelanggan karena tidak perlu datang lagi ke showroom atau counter dari PT. Citra Sukses Mandiri.
4.
Menurunkan biaya operasional perusahaan seperti biaya pemasaran, kertas untuk berkas dan sebagainya.
