BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Produk yang dihasilkan oleh PT. Cosmar adalah produk kosmetik dengan 3 kategori berdasarkan bentuknya, liquid, pasta dan padat, diantaranya yaitu lipstik, bedak two way cake, eye shadow, shampo, body lotion, night cream, day cream, maskara, dan parfum. Produk yang dihasilkan oleh perusahaan merupakan produk pesanan dari customer yang dalam hal ini perusahaan kosmetik lain. Jadi PT. Cosmar tidak menghasilkan produk untuk dipasarkan sendiri, melainkan untuk memenuhi permintaan pesanan perusahaan lain. Berikut ini adalah gambar-gambar produk jadi PT. Cosmar :
Gambar 4.1 Lipstik
Gambar 4.2 Eye Shadow
74
Gambar 4.3 Day and Night Cream
Gambar 4.5 Hand and Body Lotion
Gambar 4.4 Bedak Two Way Cake
Gambar 4.6 Parfum
4.1 Hasil Pengumpulan Data 4.1.1 Data Ketidaksesuaian Ketidaksesuaian yang terjadi pada suatu perusahaan bisa berasal dari perusahaan itu sendiri maupun dari customer yang mempunyai peranan penting bagi kelangsungan perusahaan. Disini, penulis mencoba untuk mengumpulkan data ketidaksesuaian yang terjadi selama tahun 2005 pada perusahaan untuk kemudian di analisa penyebabnya dan mencari pemecahan
75
masalah tersebut sehingga diharapkan ketidaksesuaian yang terjadi dimasa datang akan semakin berkurang jumlahnya. Tabel 4.1 Rekapitulasi Ketidaksesuaian tahun 2005 Tanggal
Ketidaksesuaian
15 Februari 2005
Kesalahan penimbangan bahan baku
8 Maret 2005
Penggumpalan pada Skin Lightening
10 Maret 2005
Warna Lipstik tidak sesuai standard
3 Mei 2005
Terjadi perubahan warna pada Skin Lightening
3 Mei 2005
Kondisi Night Cream yang berubah bentuk
10 Mei 2005
Permukaan Day Cream tidak rata dan isi jauh dari standard
9 Agustus 2005
Lipstik gompel dan miring
9 Agustus 2005
Pada
master
menutupi
box
penamaan
lipstik,
lakban
produk,
dan
pemasangan selotip tidak rapi 31 Agustus 2005 17 November 2005
Printing kemasan mascara luntur Tidak
adanya
informasi
akan
ada
pengiriman produk jadi dari marketing kepada gudang 23 November 2005
Cetakan pada eyeshadow rapuh dan godet kurang melekat dengan baik
15 Desember 2005
Kesalahan penulisan jumlah mascara yang dikirim
76
Tabel 4.2 Frekuensi Ketidaksesuaian Ketidaksesuaian
Frekuensi
Kesalahan penimbangan bahan baku
1
Kesalahan pengemasan produk
7
Kesalahan pencampuran warna
1
Kesalahan penyimpanan bahan baku
1
Kurangnya kapasitas mesin
1
Kesalahan proses filling
1
Kesalahan informasi pengiriman produk jadi
1
Kesalahan pengembangan desain
1
Dari tabel diatas, dapat diketahui bahwa kesalahan yang paling banyak terjadi pada perusahaan selama tahun 2005 adalah kesalahan pengemasan produk dengan frekuensi sebanyak 7 kali. Adapun tabel diatas diolah dalam bentuk diagram lingkaran atau pie chart seperti di bawah ini : Data Ketidaksesuaian PT. Cosmar Th. 2005 7%
7%
7%
Kesalahan penimbangan bahan baku Kesalahan pengemasan produk Kesalahan pencampuran warna
7% Kesalahan penyimpanan bahan baku Kurangnya kapasitas mesin
7%
Kesalahan proses filling 7%
51%
7%
Kesalahan informasi pengiriman produk jadi Kesalahan pengembangan desain
Diagram 4.1 Pie Chart Ketidaksesuaian PT. Cosmar Tahun 2005
77
4.1.2 Frekuensi Terjadinya Ketidaksesuaian 4.1.2.1 Frekuensi Ketidaksesuaian dari Customer dan Perusahaan Tabel 4.3 Jumlah Ketidaksesuaian (Customer dan Perusahaan) Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah
Jumlah 0 1 2 0 3 0 0 3 0 0 2 1 12
Frekuensi Ketidaksesuaian Customer dan Perusahaan
Jumlah
4 3
Ketidaksesuaian
2 1 0 Jan
Mar
Mei
Jul
Sep
Nov
Bulan (Th. 2005)
Diagram 4.2 Ketidaksesuaian dari Customer dan Perusahaan
Dari tabel diatas, dapat dilihat bahwa jumlah ketidaksesuaian yang terjadi selama tahun 2005 sebanyak 12 kali dalam 6 bulan. Dari sini, dapat
78
dilihat bahwa PT. Cosmar cukup banyak mendapat ketidaksesuaian baik dari produk jadi yang dihasilkan maupun selama proses dalam pembuatan produk yang dipesan oleh customer dari PT. Cosmar. Ketidaksesuaian tersebut bisa berupa komplain dari customer yang merasa tidak puas akan produk jadi yang dihasilkan (disampaikan melalui marketing dengan mengisi form keluhan pelanggan) maupun dari PT. Cosmar itu sendiri selama pelaksanaan proses kerja.
4.1.2.2 Frekuensi Ketidaksesuaian dari Perusahaan Tabel 4.4 Jumlah Ketidaksesuaian dari Perusahaan Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah
Jumlah Ketidaksesuaian 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 2
79
Frekuensi Ketidaksesuaian dari Perusahaan 4
Ketidaksesuaian
Jumlah
3 2 1 0 Jan
Mar
Mei
Jul
Sep
Nov
Bulan (Th.2005)
Diagram 4.3 Ketidaksesuaian dari Perusahaan
4.1.2.3 Frekuensi Ketidaksesuaian dari Customer Tabel 4.5 Jumlah Ketidaksesuaian dari Customer Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah
Jumlah Ketidaksesuaian 0 0 2 0 3 0 0 3 0 0 1 1 10
80
Frekuensi Ketidaksesuaian dari Customer
Jumlah
4 3
Ketidaksesuaian
2 1 0 Jan
Mar
Mei
Jul
Sep
Nov
Bulan (Th.2005)
Diagram 4.4 Ketidaksesuaian dari Customer
4.1.2 Jenis Ketidaksesuaian Berdasarkan jenisnya, ketidaksesuaian pada perusahaan ini dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu ketidaksesuaian yang terjadi pada saat dilakukan proses dalam menghasilkan produk jadi dan ketidaksesuaian yang terjadi pada produk jadi setelah dilakukan pengiriman oleh perusahaan kepada customer.
Tabel 4.6 Ketidaksesuaian pada Proses Sumber
Ketidaksesuaian
PT. Cosmar
Kesalahan penimbangan bahan baku
PT. Cosmar
Kesalahan
informasi
pengiriman
produk
terhadap jadi
marketing kepada gudang
dari
81
Tabel 4.7 Ketidaksesuaian pada Produk Jadi Sumber
Ketidaksesuaian
Customer
Penggumpalan pada Skin Lightening
Customer
Warna Lipstik tidak sesuai standard
Customer
Terjadi perubahan warna pada Skin Lightening
Customer
Kondisi Night Cream yang berubah bentuk
Customer
Permukaan Day Cream tidak rata dan isi jauh dari standard
Customer
Lipstik gompel dan miring
Customer
Pada
master
menutupi
box
penamaan
lipstik,
lakban
produk,
dan
pemasangan selotip tidak rapi Customer
Printing kemasan mascara luntur
Customer
Cetakan pada eyeshadow rapuh dan godet kurang melekat dengan baik
Customer
Kesalahan penulisan jumlah mascara yang dikirim
4.2 Analisis Data dan Pembahasan 4.2.1 Penyebab dari Ketidaksesuaian Pada
tabel-tabel
berikut
ini
akan
dijelaskan
penyebab
dari
ketidaksesuaian yang terjadi di dalam perusahaan yang dibagi menjadi 5 faktor, yaitu manusia sebagai pelaksana kerja, bahan sebagai unsur utama yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang jadi, metode yang dilihat dari
82
segi kelengkapan prosedur, instruksi dan form atau bukti yang dibutuhkan sebagai petunjuk selama melakukan proses kerja, mesin sebagai salah satu unsur pendukung untuk menghasilkan produk jadi dan keadaan lingkungan yang dapat mempengaruhi kondisi produk jadi yang dihasilkan. Diharapkan dari analisa penyebab ketidaksesuaian yang ada, dapat dicari upaya perbaikan sehingga tidak terjadi lagi kesalahan yang sama di masa yang akan datang. Upaya atau tindakan perbaikan tersebut merupakan bagian dari proses peningkatan yang berkesinambungan dari sistem manajemen mutu perusahaan.
Tabel 4.8 Penyebab Ketidaksesuaian (15 Februari 2005) Ketidak sesuaian
Penyebab Metode
Manusia Bahan
Mesin
Prosedur
Instruksi
Form/
Kerja
Kerja
bukti
(PK)
(IK)
Tidak
Tidak
Label
Kesalahan
Bekerja
pengambilan
seorang
ada PK
ada IK
untuk
diri
penim-
penim-
Castor Oil
bangan
bangan
dan
bahan
baku
pada penimbangan
-
Olive Oil sukar dibedakan
Lingkungan
-
-
83
Pada tanggal 15 Februari 2005, terjadi ketidaksesuaian dalam pengambilan bahan baku pada penimbangan produk Pasta DC Brown Iron Oxide, no batch 5B45 di dalam gudang bahan baku, yaitu seharusnya ditimbang Castor Oil, tetapi yang diambil Olive Oil. Penyebabnya secara umum yaitu kesalahan pada penimbangan bahan baku yang dapat dilihat dari segi manusia dan metode kerja a. Manusia Dari segi manusia, penyebab kesalahan pengambilan bahan baku ketika menimbang yaitu pegawai yang melakukan penimbangan hanya bekerja seorang diri. Hal ini menyebabkan pegawai kurang berkonsentrasi karena harus menimbang sekaligus mengisi lembar checklist penimbangan. Seharusnya, penimbang terdiri dari 2 orang dimana 1 orang melakukan penimbangan, dan 1 orang lagi melakukan pengisian lembar checklist penimbangan. Sehingga, penimbang menjadi lebih fokus terhadap pekerjaannya. Pada saat kejadian, pegawai penimbangan yang lain tidak bisa masuk kerja karena sakit. Dalam hal ini, seharusnya perlu ada pengalokasian pegawai bagian lain untuk membantu bagian penimbangan. b. Metode Kerja Prosedur, Instruksi Kerja, dan Form/Bukti Ketika pekerja melakukan penimbangan bahan baku, tidak ada prosedur dan instruksi kerja penimbangan sebagai petunjuk untuk menimbang bahan-bahan yang akan diproses hingga menghasilkan produk jadi. Seharusnya dibuat suatu prosedur dan instruksi kerja untuk penimbangan yang merinci alat dan bahan apa
84
saja yang perlu disiapkan terlebih dahulu sebelum menimbang, bahan-bahan apa yang harus diambil, bagaimana cara menimbang yang benar dan mensetting alat penimbangan, juga hal-hal apa saja yang perlu diperiksa dan di check list. Untuk instruksi kerja yang telah dibuat seharusnya ditempel ditempat penimbangan agar pegawai yang belum terlatih dapat melihat petunjuk penimbangan sehingga tidak terjadi kesalahan pada saat menimbang. Selain prosedur dan instruksi yang tidak ada, penyebab lain dari kesalahan pengambilan bahan baku dapat dikarenakan label bahan baku antara Castor Oil dengan Olive Oil warnanya sama, sehingga penimbang sulit membedakan dan menjadi mudah tertukar. Seharusnya, warna untuk masing-masing label bahan baku dibedakan sehingga pegawai tidak mudah tertukar. Tabel 4.9 Penyebab Ketidaksesuaian (8 Maret 2005) Ketidak sesuaian
Penyebab Metode
Manusia Bahan
Mesin
Prosedur
Instruksi
Form/
Kerja
Kerja
bukti
(PK)
(IK)
Tidak ada
IK
Tidak ada
PK
Sampling
spesifikasi
Lightening
kesesuaian
bahan
bahan
disebabkan
antara isi
kemas
kemas dari
dengan
tidak
customer
kemasan
spesifik
Penggumpalan pada
Skin
wadah customer tidak air tight
-
-
Lingkungan
-
-
85
Pada tanggal 8 Maret 2005, customer CV. Wijayatama Cosmetics melakukan komplain kepada pihak PT. Cosmar karena terjadi penggumpalan pada produk Skin Lightening yang dikirim tanggal 16 September 2004. Dari hasil analisa terhadap retained sample diketahui bahwa kondisi wadah milik customer tidak sepenuhnya air tight sehingga kemungkinan udara masuk dan air menguap. Dari keterangan tersebut, dapat diketahui bahwa sumber permasalahan terletak pada kondisi wadah dari customer. Penyebabnya secara umum yaitu kesalahan pada pengemasan produk yang dapat dilihat dari segi metode kerja yakni tidak lengkapnya prosedur kerja, instruksi kerja, dan form/bukti. Metode Kerja Barang yang masuk ke dalam perusahaan melalui gudang (warehouse) termasuk wadah atau kemasan dari customer, selalu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu oleh QC dengan prosedur kerja pemeriksaan barang datang. Untuk kasus diatas, tidak ada prosedur kerja khusus untuk kesesuaian antara isi (jenis produk) dengan bahan kemasan. Jadi, tidak ada prosedur kerja yang menyatakan bahwa jenis produk skin lightening tidak boleh menggunakan menggunakan wadah yang tidak air tight. Hal ini tentu saja berbeda untuk produk jenis lain, misal untuk bedak two way cake dimana pada kemasannya justru diharuskan berlubang untuk menjaga agar sponge bedak tidak lembab. Pada instruksi kerja sampling bahan kemas, juga tidak dibedakan bahan kemas untuk jenis-jenis produk sehingga tidak ada rincian bahan kemas yang baik untuk
86
jenis produk seperti skin lightening seperti apa dan bagaimana seharusnya diperlakukan. Untuk form atau bukti, didalam spesifikasi bahan kemas dari customer tidak disebutkan bahwa wadah tidak air tight. Seharusnya customer sebagai pemilik dari kemasan mengetahui hal ini terlebih dahulu sehingga pihak perusahaan yang membuat produk skin lightening bisa berhati-hati dalam melakukan penyimpanan produk jadi sehingga tidak terjadi penggumpalan yang disebabkan masuknya udara ke dalam kemasan primer. Selain itu, pada uji stabilitas (uji untuk mengetahui kestabilan sifat produk selama 3 bulan dalam suhu kamar, lampu TL dan 500 ) terhadap produk yang akan di proses, tidak dilakukan uji produk dengan menggunakan wadah yang sesungguhnya, sehingga tidak diketahui apakah wadah tersebut dapat mengakibatkan perubahan kondisi pada produk jadi atau tidak. Se uji ini dilakukan dengan menggunakan wadah yang sesungguhnya sehingga dapat segera diketahui apakah wadah dari customer berpengaruh atau tidak terhadap kondisi produk jadi.
87
Tabel 4.10 Penyebab Ketidaksesuaian (10 Maret 2005) Ketidak
Penyebab
sesuaian Manusia Bahan
Warna
-
Lipstik Moist
-
Metode Prosedur
Instruksi
Form/
Kerja
Kerja
bukti
(PK)
(IK)
Tidak
Tidak
IPC
ada PK
ada IK
Lipstik
pencampuran pencampuran bahan baku
yang terlalu
Mesin
Lingkungan
-
-
tidak
warna untuk
dijalankan
lipstik
1 jam sekali
pink dan kurang merah
Pada tanggal 10 Maret 2005, customer CV. Aulia Citra Lestari melakukan komplain pada PT. Cosmar, yaitu warna Lipstick Moist yang terlalu pink dan kurang merah. Penyebabnya secara umum yaitu kesalahan pada pencampuran warna yang dapat dilihat dari segi metode kerja yakni tidak lengkapnya prosedur kerja, instruksi kerja, dan form/bukti. Metode Kerja Ketika perusahaan mendapat pesanan permintaan produksi dari customer, R&D membuat trial formula yang hasilnya akan di jadikan standard dalam pembuatan produk jadi. Didalam melakukan trial formula lipstik tidak ada prosedur tersendiri
88
untuk pencampuran bahan-bahan baku. Padahal, prosedur ini dapat membantu staf R&D dalam memberikan petunjuk mengenai bahan apa saja yang harus dicampur, bagaimana cara mencampurnya, dan berapa kadar yang dibutuhkan sehingga produk yang dihasilkan sesuai dengan permintaan pelanggan. Pembuatan trial formula hanya didasarkan pada instruksi kerja trial formula. Untuk instruksi kerjanya, tidak terdapat instruksi mengenai pencampuran warna untuk lipstik. Proses pencampuran warna juga hanya berdasarkan instruksi pada trial formula. Dilihat dari petunjuk pemeriksaan dalam proses (In Process Control/IPC) lipstik, terdapat hal-hal yang harus diperiksa, diantaranya penampilan fisik seperti warna dan homogenitas warna. Hasilnya dicantumkan pada laporan hasil pengawasan selama proses filling lipstik. IPC yang dilakukan setiap 1 jam sekali dengan jumlah sampel yang diambil sebanyak 10 buah. Dari hasil pengamatan pada ruang proses lipstik dan wawancara penulis dengan staf QC, diketahui bahwa IPC tidak dilakukan setiap 1 jam sekali karena keterbatasan waktu. Hal ini lah yang dapat mengakibatkan ada produk lipstik yang terlewat untuk diperiksa sehingga terdapat kecacatan pada warna, yaitu tidak memenuhi standard yang seharusnya.
89
Tabel 4.11 Penyebab Ketidaksesuaian (3 Mei 2005) Ketidak sesuaian
Perubahan warna pada Skin Lightening karena oksidasi
Penyebab Manusia Bahan
-
-
Metode
Mesin
Lingkungan
Prosedur
Instruksi
Form/
Kerja
Kerja
bukti
(PK)
(IK)
Tidak ada
Tidak ada IK
CA
PK untuk
untuk
(Certificate
ada
of
gudang
penyimpanan penyimpanan
-
Tidak
bahan baku
bahan baku
Analysis)
barang
yang bersifat
yang bersifat
supplier
jadi
khusus
khusus
tidak rinci
bahan baku
Pada tanggal 3 Mei 2005, customer CV. Wijayatama Cosmetic melakukan komplain pada PT. Cosmar tentang Skin Lightening yang dikirim yaitu warna berubah dari putih menjadi coklat. Hal ini dikarenakan ada proses oksidasi salah satu bahan baku, karena diketahui salah satu bahan baku yang dipakai mempunyai sifat mudah teroksidasi dan berubah warna. Penyebabnya secara umum yaitu kesalahan pada penyimpanan bahan baku yang dapat dilihat dari segi metode kerja yakni tidak lengkapnya prosedur kerja, instruksi kerja, dan form/bukti serta dari faktor lingkungan kerja yang tidak memiliki gudang barang jadi.
90
a. Metode kerja Dilihat dari dokumen pada departemen warehouse (gudang), diketahui tidak ada prosedur kerja tersendiri untuk penyimpanan produk jadi di gudang berdasarkan sifat kimia produk tersebut atau tidak ada metode penanganan yang aman untuk produk-produk tertentu. Mengingat produk kosmetik mempunyai bahan dasar berupa zat kimia yang sifatnya mudah teroksidasi seharusnya dibuat prosedur kerja tentang cara-cara penyimpanan barang di gudang berdasarkan sifat barang. Demikian juga halnya dengan instruksi kerjanya yaitu tidak ada instruksi untuk penyimpanan barang di gudang berdasarkan sifat barang tersebut. Untuk form atau bukti, pada Certificate of Analysis (CA) dari supplier, tidak dicantumkan bahwa sifat bahan baku mudah teroksidasi sehingga pihak perusahaan tidak dapat memberikan penanganan khusus dalam menyimpan bahan baku tersebut. b. Lingkungan Faktor lingkungan juga turut mempengaruhi proses terjadinya oksidasi, karena perusahaan tidak mempunyai gudang untuk menyimpan produk jadi. Gudang yang ada pada PT. Cosmar hanyalah untuk menyimpan bahan baku saja. Sedangkan produk jadi yang sudah dikemas hanya ditempatkan dalam ruang pengemasan sekunder (pengemasan ke dalam master box) saja.
91
Tabel 4.12 Penyebab Ketidaksesuaian (3 Mei 2005) Ketidak sesuaian
Penyebab Manusia Bahan
Metode
Mesin
kungan
Prosedur
Instruksi
Form/
Kerja
Kerja
bukti
(PK)
(IK)
PK
IK
Tidak ada
Kapasitas
night
pemeriksaan
sampling
spesifikasi
mesin
cream
barang
bahan
bahan
mixer
berubah
datang tidak
kemas
kemas
kurang
bentuk
merinci
tidak
dari
karena
persyaratan
menyebut
customer
packing
packing
spesifikasi
yang baik
bahan
customer
untuk jenis-
kemas
kurang
jenis produk
yang baik
Kondisi
-
-
dari
Ling-
-
rapat
Pada tanggal 3 Mei 2005, terjadi komplain dari customer CV. Wijayatama Cosmetic tentang kondisi night cream yang dikirim PT. Cosmar yaitu berubah bentuk setelah beberapa lama. Penyebab masalah tersebut secara umum adalah kesalahan bagian pengemasan dan kurangnya kapasitas mesin yang dapat dilihat dari segi metode dan mesin, yaitu : a. Metode Setelah dianalisa, penyebab masalah tersebut yaitu packing primer dari customer kurang rapat. Packing primer merupakan kemasan yang bersentuhan
92
langsung dengan produk. Sama seperti yang dijelaskan diatas bahwa setiap produk yang datang termasuk packing atau kemasan dari customer dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu dengan mengacu pada prosedur kerja pemeriksaan barang datang dan instruksi kerja sampling bahan kemas. Namun, instruksi kerja ini tidak ditempel pada gudang. Sehingga pegawai bisa saja lalai dalam menjalankan tugasnya. Pada prosedur pemeriksaan barang datang juga tidak disebutkan dengan rinci persyaratan packing primer yang baik untuk jenis-jenis produk. Selain itu, pada instruksi kerja untuk sampling bahan kemas, juga tidak disebutkan dengan rinci persyaratan packing primer yang baik untuk jenis-jenis produk. Sebagai bukti dari customer, tidak ada spesifikasi bahan kemas yang menyebutkan bahwa packing primer kurang rapat. b. Mesin Selain dari kesalahan metode kerja, perubahan bentuk juga disebabkan karena proses pembuatan kurang homogen karena kapasitas mixer untuk produk cream kurang. Oleh karena itu, seharusnya dilakukan penambahan kapasitas mesin mixer agar bahan baku lebih homogen dan sebaiknya selalu dilakukan uji stabilitas terhadap wadah sebenarnya dari customer. Sehingga diharapkan dari uji stabilitas akan terlihat apakah wadah mempengaruhi kondisi produk jadi atau tidak.
93
Tabel 4.13 Penyebab Ketidaksesuaian (10 Mei 2005) Ketidak sesuaian
Penyebab Manusia Bahan
Kondisi Uplilf
Tidak
Day
teliti
Cover
dalam
Cream
-
Metode
Mesin
kungan
Prosedur
Instruksi
Form/
Kerja
Kerja
bukti
(PK)
(IK)
Tidak
Tidak
IPC tidak
Tidak
ada PK
ada IK
dilakukan
ada
1 jam
mesin
sekali
filling
pengisian pengisian bahan
manual
tidak rata dan operator
kedalam
untuk
untuk
isi jauh dari berbeda-
wadah
cream
cream
permukaannya
standard
bekerja,
Ling-
-
beda
Pada tanggal 10 Mei 2005 terjadi komplain dari customer CV. Wijayatama Cosmetic tentang kondisi Uplilf Day Cover Cream yang dikirim PT. Cosmar yaitu pada finished goods terlihat permukaan tidak rata dan ada beberapa yang isinya jauh dari standard. Penyebabnya secara umum yaitu kesalahan pada proses filling yang dapat dilihat dari segi manusia, metode kerja yakni tidak lengkapnya prosedur kerja, instruksi kerja, dan form/bukti serta kapasitas mesin. Penyebab masalah tersebut dapat dilihat dari segi manusia, metode dan mesin, yaitu : a. Manusia Pengisian hanya dilakukan dengan cara manual dimana masing-masing operator yang berbeda menuang isi cream (yang ditampung dalam cawan) satu per satu kedalam wadah. Hal ini lah yang membuat permukaan isi menjadi tidak
94
rata dan jauh dari standard yang seharusnya, karena cara pengisian setiap orang berbeda-beda. Sehingga hasilnya pun menjadi tidak merata dan tidak memenuhi standard yang seharusnya. Masalah ini juga disebabkan karena operator berbicara dengan operator lain sehingga kurang teliti ketika menuang cream. b. Metode Perbedaan pada permukaan isi cream ini juga disebabkan karena tidak adanya prosedur kerja untuk pengisian bahan kedalam wadah. Dan juga tidak ada instruksi kerja untuk pengisian manual ke dalam wadah untuk produk cream. Dengan adanya prosedur dan instruksi kerja filling bahan ke dalam wadah, diharapkan isi produk menjadi lebih standard dan merata karena pengisian dilakukan berdasarkan petunjuk yang benar. c. Mesin Proses pengisian pada produk cream pada perusahaan ini tidak menggunakan mesin khusus filling. Berbeda halnya dengan produk shampo atau lipstik yang mempunyai mesin khusus untuk proses pengisian atau filling kedalam wadah, untuk produk cream, mesin khusus filling ini tidak ada. Oleh karena itu, seharusnya dilakukan penambahan kapasitas mesin filling cream agar isi produk menjadi lebih standard dan merata.
95
Tabel 4.14 Penyebab Ketidaksesuaian (9 Agustus 2005) Ketidak
Penyebab
sesuaian
Manusia
Bahan
Metode
Mesin
Prosedur
Instruksi
Form/
Kerja
Kerja
bukti
(PK)
(IK)
-
Lembar
IPC
Lipstik
Bekerja
dalam
kurang
Petunjuk
tidak di
kondisi
teliti,
Kemas
jalankan
gompel
kurang
lipstik
1 jam
dan
pengawasan
tidak
sekali
miring
Supervisor
ditempel
-
Lingkungan
-
-
Pada tanggal 9 Agustus 2005 terjadi komplain dari customer PT. Candika Wastu Pramathana tentang Lipstick Aubeau no.15 no. batch 5F85 dan 5F86 yaitu : sebanyak 199 pcs lipstik dalam kondisi gompel dan miring. Penyebab masalah tersebut secara umum adalah ketidaktelitian bagian pengemasan yang dapat dilihat dari segi manusia dan metode kerja. a. Manusia Dari segi manusia, gompel dan miringnya lipstik dapat disebabkan pengemas kurang teliti dalam memasukkan lipstik kedalam wadah sehingga lipstik menjadi gompel dan miring. Kurangnya pengawasan dari Supervisor juga turut mempengaruhi ketidaksesuaian pada produk jadi. Dalam hal ini, seharusnya Supervisor lebih mengawasi operator saat bekerja.
96
b. Metode kerja Dari segi metode, instruksi kerja berupa Lembar Petunjuk Kemas lipstik yang tidak ditempel menyebabkan operator baru yang kurang berpengalaman tidak mengetahui petunjuk kemas lipstik yang benar. Juga untuk In Process Control yang tidak dijalankan 1 jam sekali oleh staf QC. Padahal, menurut petunjuk, seharusnya pemeriksaan IPC dijalankan 1 jam sekali. Hal ini lah yang turut menyebabkan produk yang tidak sesuai terlewat oleh pemeriksaan sehingga terjadi komplain customer.
Tabel 4.15 Penyebab Ketidaksesuaian (9 Agustus 2005) Ketidak sesuaian
Penyebab Manusia
Metode
Bahan
Mesin
kungan
Prosedur Instruksi Form/
Pengemasasan
Tidak teliti
Jenis
Kerja
Kerja
(PK)
(IK)
-
Lembar
master
box
dalam
karton
Petunjuk
Lipstik
tidak
bekerja,
kurang
Kemas
kurang
baik
untuk
rapi
pengawasan
Master
Supervisor
Box tidak ditempel
Ling-
bukti
-
-
-
97
Pada tanggal 9 Agustus 2005 terjadi komplain dari customer PT. Gloria Origitta tentang lipstik CM 90, No. Batch 5G3/26, sebanyak 3817 pcs, yaitu : - Pemasangan selotip master box tidak rapi - Lakban menutupi penandaan master box sehingga sulit dibaca Penyebabnya secara umum yaitu kesalahan pada pengemasan produk yang dapat dilihat dari segi manusia dan metode kerja yakni tidak lengkapnya prosedur kerja, instruksi kerja, dan form/bukti. a. Manusia Dari segi manusia, pengemasan yang kurang rapi disebabkan kurangnya disiplin dari para operator, dimana operator tidak teliti atau mengobrol ketika menempel selotip dan lakban sehingga tidak memperhatikan lakban menutupi penamaan produk pada master box dan pemasangan selotip pun menjadi tidak rapi. Disini Supervisor bagian pengemasan juga kurang mengawasi dan memperingatkan pengemas agar lebih berhati-hati. b. Bahan Dari segi bahan, jenis karton yang kurang baik menyebabkan selotip menjadi sulit merekat. Setelah ditempel berulang kali, selotip kembali mengelupas sehingga menyebabkan pemasangan selotip menjadi tidak rapi. Hal ini disebabkan bahan karton yang tidak bisa menyatu dengan selotip. c. Metode Kerja Pemasangan selotip yang tidak rapi dan penempelan lakban pada master box disebabkan karena ketidaktelitian bagian pengemasan. Berdasarkan observasi
98
penulis, saat petugas kemas melakukan pengemasan diketahui instruksi kerja yang berupa Lembar Petunjuk Kemas untuk master box tidak ditempel pada bagian pengemasan. Sehingga apabila pengemas pegawai baru yang belum terlatih tidak mengetahui langkah-langkah yang benar dalam melakukan pengemasan produk jadi ke dalam master box.
Tabel 4.16 Penyebab Ketidaksesuaian (31 Agustus 2005) Ketidak
Penyebab
sesuaian
Manusia Bahan
Metode Prosedur Instruksi
Mesin
Kerja
(PK)
(IK)
Tidak
Tidak
Tidak ada
ada PK
ada IK
spesifikasi
delight
untuk
untuk
customer
luntur
sanitasi
sanitasi
yang
Printing colour
of
karena
-
kungan
Form/
Kerja
Ling-
bukti
-
-
kemasan menyebutkan
kemasan
printing
customer
kemasan
tidak tahan
mudah
alkohol
luntur
Pada tanggal 31 Agustus 2005 terjadi komplain dari customer PT. Golden Vision tentang Mascara Hitam (Pixy Color of Delight), no. batch 5H113 yaitu : printing colour of delight luntur. Penyebab masalah tersebut yaitu printing tidak tahan
99
terhadap alkohol padahal wadah atau kemasan harus disanitasi dengan alkohol sebelum dipakai karena mascara adalah sediaan sekitar mata dimana persyaratan cemaran mikrobanya sangat ketat. Berarti, kasus ini termasuk kesalahan pada bagian pengemasan produk yang penyebabnya dapat dilihat dari segi metode kerja yakni tidak lengkapnya prosedur kerja, instruksi kerja, dan form/bukti. Metode Kerja Prosedur, Instruksi Kerja, dan Form/Bukti Dari segi prosedur kerja, tidak terdapat petunjuk mengenai sanitasi yang benar, sedangkan pada instruksi kerja juga tidak ada instruksi mengenai sanitasi kemasan. Yaitu petunjuk mengenai cara membersihkan kemasan yang benar sehingga tidak mempengaruhi kondisi kemasan dalam hal ini printing tidak menjadi luntur. Sedangkan dari bukti yang ada, tidak ada spesifikasi customer yang menyebutkan printing kemasan mudah luntur. Seharusnya, customer memberikan spesifikasi bahwa printing kemasan mudah luntur, sehingga pihak perusahaan lebih berhati-hati dalam melakukan sanitasi kemasan. Sanitasi yang dilakukan bagian pengemasan hanya terdapat pada Lembar Petunjuk Kemas yang hanya berupa perintah untuk dilakukannya sanitasi kemas dengan alkohol 70%. Tidak dijelaskan dengan terperinci bagaimana membersihkan wadah dengan baik sehingga tidak membuat printing wadah menjadi luntur, misal dengan penggunaan kain yang tepat atau pemakaian kadar alkohol yang bisa disesuaikan dengan keadaan kemasan.
100
Tabel 4.17 Penyebab Ketidaksesuaian (17 November 2005) Ketidak
Penyebab
sesuaian
Marketing
Manusia Bahan
tidak
Bekerja
menginformasikan
terburu-
pengiriman produk
-
Metode
Mesin
Prosedur
Instruksi
Form/
Kerja
Kerja
bukti
(PK)
(IK)
-
-
-
Lingkungan
-
-
buru jadi
kepada gudang
Pada tanggal 17 November 2005 marketing tidak menginformasikan akan ada pengiriman Finished Good kepada gudang pada tgl 17 November 2005 untuk Customer Friska yaitu L/S Magic Colour Merah no. Batch 5J92 dan 5J93. Marketing langsung mengirim produk jadi kepada pelanggan tanpa melalui bagian gudang. Hal ini dilakukan untuk mengejar deadline tanggal pengiriman yang diminta oleh pelanggan. Padahal, seharusnya pengiriman produk jadi dilakukan oleh departemen gudang dengan instruksi terlebih dahulu dari bagian marketing. Upaya perbaikan yang dapat dilakukan yaitu marketing seharusnya lebih berkoordinasi dengan gudang agar tidak terjadi lagi hal yang sama di masa datang. Yaitu dengan melakukan petunjuk prosedur pengiriman produk jadi yang benar.
101
Tabel 4.18 Penyebab Ketidaksesuaian (23 November 2005) Ketidak
Penyebab
sesuaian Manusia
Bahan
Metode Prosedur Instruksi
Cetakan
-
Kurang
Kerja
Kerja
(PK)
(IK)
-
Lembar
Mesin
bukti
IPC tidak
ditambah
rapuh
binder
Kemas
1 jam
pada
godet
sekali
formula
tidak
godet kurang
kungan
Form/
bedak
dan
Ling-
-
-
Petunjuk dijalankan
ditempel
melekat
Pada tanggal 23 November 2005 terjadi komplain dari customer PT. Translab Chemicatama tentang Eyeshadow no batch 5H43 dan 5H44 tanggal pengiriman 10 Agustus 2005 cetakannya sangat rapuh dan godet kurang melekat dengan baik. Penyebabnya yaitu, lem yang digunakan ternyata tidak bisa merekatkan godet dengan casing, sehingga produk mudah terlepas dari casing. Selain itu, pada proses pencetakan terlalu tinggi atau sama tinggi dengan godet, sehingga daya ikat godet terhadap bulk tidak kuat dan menyebabkan “capping” pada bulk. Karena itu, pada formula dibutuhkan tambahan binder, sehingga bulk lebih mudah dicetak, tidak mudah pecah dan merekat kuat pada godet. Penyebab masalah tersebut secara umum adalah kesalahan pengembangan desain produk dan bagian pengemasan yang dapat dilihat dari segi bahan dan metode kerja.
102
a. Bahan Pada bulk atau formula yang dihasilkan oleh bagian pengembangan desain produk (R&D) diketahui kurang tambahan zat binder yakni zat perekat bahan sehingga bahan lebih mudah dicetak, tidak mudah pecah dan merekat kuat pada godet. Sedangkan untuk godet, selotip yang digunakan untuk merekatkan dengan casing hanya digunakan 1 buah. Seharusnya digunakan 2 lapis selotip sehingga daya ikat nya lebih erat. b. Metode Kerja Pada saat pengemas melakukan proses pengemasan ke dalam godet, diketahui berdasarkan pengamatan penulis, instruksi kerja berupa Lembar Petunjuk Kemas godet tidak ditempel dibagian pengemasan sehingga pegawai yang belum terlatih mungkin saja melakukan kesalahan karena tidak ada petunjuk mengenai pengemasan yang benar. Pada form IPC, diketahui In Process Control tidak dijalankan oleh staf QC 1 jam sekali, padahal menurut petunjuk IPC seharusnya pemeriksaan produk WIP dilakukan 1 jam sekali. Hal ini lah yang turut menyebabkan produk yang tidak sesuai terlewat oleh pemeriksaan sehingga terjadi komplain dari customer.
103
Tabel 4.19 Penyebab Ketidaksesuaian (15 Desember 2005) Ketidak sesuaian
Penyebab Manusia Bahan
Jumlah
Tidak
mascara
teliti
yang
atau
dikirim
lalai
berbeda
dalam
dengan
bekerja
-
Metode
Mesin
Prosedur
Instruksi
Form/
Kerja
Kerja
bukti
(PK)
(IK)
-
-
-
Lingkungan
-
-
perhitungan yang ditulis di
master
box
Pada tanggal 15 Desember 2005 terjadi laporan dari customer melalui Marketing bahwa jumlah mascara yang dikirim berbeda dengan penulisan pada master box (nomor pengiriman COC/XII/019). Penyebabnya hanya berasal dari faktor kesalahan manusia, yaitu tidak teliti dalam bekerja sehingga terdapat perbedaan dalam menghitung produk jadi yang dikirim. Disini, tidak ada faktor penyebab dari segi metode kerja karena didalam melakukan pengiriman barang terdapat prosedur pengiriman barang dan juga form untuk checklist pengiriman barang.
104
4.2.2 Upaya Perbaikan Ketidaksesuaian
100
14 12
Percent
16
80
10 60
8
Jumlah
6
7
40
4 20
2
0
0
an ah
an ah
an ah
an ah
an ah
i sa de n
g li n fil an as em ng pe
in es m na a pa ny im ng ny ra pe Ku n ha g la in ix sa m Ke ng n ba ha im la sa en m Ke i as rm fo in
l sa Ke
l sa Ke
l sa Ke
l sa Ke
l sa Ke
Ketidaksesuaian
Diagram 4.5 Pareto Ketidaksesuaian Dari diagram pareto diatas, dapat dilihat bahwa ketidaksesuaian yang paling banyak terjadi pada PT. Cosmar selama tahun 2005 adalah kesalahan pada pengemasan. Kesalahan inilah yang harus dicari penyebabnya dengan menggunakan fishbone atau diagram sebab akibat. Penyebab tersebut dibagi menjadi 4 faktor, yaitu manusia sebagai pengemas, bahan kemas yang dalam hal ini berupa karton master box, dan metode yang dilihat dari segi kelengkapan prosedur, instruksi yang dibutuhkan sebagai petunjuk selama melakukan pengemasan dan form atau bukti selama proses pengemasan.
105
Dari segi lingkungan dan mesin, tidak ada faktor yang menyebabkan kesalahan pengemasan sehingga faktor tersebut tidak disertakan didalam gambar fishbone.
METODE KERJA Tidak ada spesifikasi bahan kemas dari customer
MANUSIA Kurang teliti
Lembar Petunjuk Kemas tidak ditempel IPC tidak dijalankan 1 jam Pengisian kedalam wadah sekali masih manual Prosedur dan Instruksi Kerja kurang lengkap
Mengobrol saat bekerja
Supervisor kurang mengawasi
Kesalahan pengemasan Jenis karton kurang baik
BAHAN
Diagram 4.6 Fishbone Kesalahan Pengemasan Produk
Dari Fishbone diatas menunjukkan sebab-sebab yang mengakibatkan terjadinya kesalahan pada pengemasan. Berikut adalah uraian untuk setiap faktor-faktor penyebab kesalahan tersebut.
106
a. Manusia Ditinjau dari segi manusia, yang menyebabkan timbulnya kesalahan pada pengemasan yaitu kurangnya disiplin dari para operator, dimana operator mengobrol pada saat bekerja sehingga tidak konsentrasi. Supervisor bagian pengemasan juga kurang melakukan pengawasan terhadap operator sehingga Supervisor menjadi tidak mengetahui kesalahan yang terjadi. b. Metode Kerja → Prosedur dan Instruksi Kerja tidak lengkap Hal ini bisa dilihat dari tidak adanya prosedur kesesuaian antara isi dengan kemasan, prosedur pemeriksaan barang datang tidak merinci persyaratan packing primer yang baik untuk masing-masing produk, instruksi sampling kemas tidak menyebutkan jenis bahan kemas yang baik untuk masing-masing produk seperti apa, tidak adanya prosedur dan instruksi untuk pengisian manual, dan juga untuk sanitasi kemasan. → Tidak ada spesifikasi bahan kemas dari customer Dengan tidak adanya spesifikasi kemas dari customer yang menyebutkan kemasan terbuat dari apa dan bagaimana seharusnya diperlakukan
membuat
pihak
perusahaan
perlakuan yang benar untuk kemasan tersebut
tidak
mengetahui
107
→ IPC tidak dijalankan 1 jam sekali IPC (In Process Control) yang tidak dijalankan 1 jam sekali oleh staf QC juga merupakan penyebab timbulnya masalah. Karena, dengan tidak disiplinnya staf QC dalam melakukan pemeriksaan berarti ada produk
yang
terlewat
dari
pemeriksaan
sehingga
terjadi
ketidaksesuaian pada produk jadi. → Lembar Petunjuk Kemas (LPK) tidak ditempel Dengan tidak ditempelnya LPK, berarti pegawai yang baru dan belum terlatih tidak dapat mengetahui petunjuk pengemasan yang benar sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan pengemasan → Pengisian ke dalam wadah masih manual Proses pengisian yang masih manual dengan menuang satu per satu ke dalam wadah menyebabkan isi dari produk menjadi tidak merata dan jauh dari standard. c. Bahan Dari segi bahan, jenis karton master box yang kurang baik menyebabkan selotip menjadi sulit merekat. Setelah ditempel berulang kali, selotip kembali mengelupas sehingga menyebabkan pemasangan selotip menjadi tidak rapi. Hal ini disebabkan bahan karton yang tidak bisa menyatu dengan selotip.
108
Dari 4 faktor penyebab diatas, dapat dianalisa upaya perbaikan untuk kesalahan pada pengemasan, yakni : a. Manusia Kurangnya kedisiplinan dari operator dapat dikendalikan dengan adanya pengawasan yang lebih ketat dari Supervisor bagian kemas. Dengan cara lebih memperingatkan operator untuk berhati-hati dan mengawasi hasil pekerjaan operator sehingga apabila terjadi kesalahan dapat segera diketahui dan diatasi.
b. Metode Kerja - Seharusnya, instruksi kerja yang ada sebagai petunjuk dari proses pengemasan ditempel ditempat yang mudah dilihat sehingga operator mengetahui cara kerja yang tepat. Selain itu, perusahaan sebaiknya membuat prosedur dan instruksi kerja baru terutama untuk bagian filling manual, kesesuaian antara isi produk dengan kemasan, sanitasi kemasan dan juga instruksi sampling kemas yang lebih spesifik dengan merinci persyaratan kemasan yang baik untuk masing-masing produk. - Uji stabilitas juga seharusnya dilakukan dengan menggunakan wadah sebenarnya dari customer sehingga dapat segera diketahui apakah wadah mempengaruhi kondisi produk jadi atau tidak.
109
c. Bahan Dari segi bahan, jenis karton master box yang bermasalah dapat diatasi melalui penggantian supplier untuk master box dengan yang lebih baik. Yaitu yang memiliki kriteria bahan master box yang yang dihasilkan memiliki sifat mudah merekat atau menyatu dengan selotip sehingga pemasangan selotip menjadi lebih mudah dan rapi.
