BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil dari evaluasi dari kebutuhan yang telah di bahas pada bab 3 sebelumnya, analisis pembahasan akan dilanjutkan dengan metode Risk Analysis yang bertujuan untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi apabila tidak menerapkan rekomendasi pada sistem SAP modul Material Management pada PT. Ecogreen Oleochemcials. 4.1
Risk Analysis Risk Analysis adalah suatu metode yang di gunakan untuk mengidentifikasi risiko yang terjadi apabila requirement tidak menerapkan rekomendasi yang diusulkan. Risk Analysis dilakukan pada requirements yang memiliki kategori gap yang terdapat rekomendasi atas requirements tersebut. Risk Analysis akan melakukan penilaian kemungkinan (probability) dan dampak (impact). Hasil dari Risk Analysis kemudian akan dimasukan kedalam ke dalam Risk Ranking table bedasarkan nilainya, kemudian akan melakukan pemetaan risiko kedalam Risk Analysis Matrix.
4.1.1 Risk Ranking table Tabel 4.1 Risk Ranking Table No
Requirements
A
Reservation
A.1
User yang
Recomendation
Risk Identification
User dapat
1. Membutuhkan
membutuhkan melakukan
banyak user
material akan
reservation
ID pada SAP,
membuat
melalui t-code
sehingga
reservation
MB21, atau
meningkatkan
juga dapat
biaya license
172
Probability
Impact
H
H
173
No
Requirements
Recomendation
dengan
Risk Identification
Probability
Impact
M
H
H
H
2. User harus dua H
M
2. Terjadinya
merancang
human eror
sistem
pada bagian
reservation
warehouse
baru yang
dalam
terintegrasi
menginput
dengan SAP.
reservation kedalam SAP, karena reservation masih dalam bentuk hardcopy.
A.2
Purchase
Melakukan
Requestion
kustomisasi
kesalahan
untuk raw
pada SPRO
pembelian
material
kemudian
yang
dihasilkan
menentukan
mengakibatka
dari
profile
n banyaknya
perhitungan
parameter.
atau
MRP
1. Terjadinya
kurangnya material.
kali mengecek material, sehingga menghambat pengadaan material.
174 No
Requirements
Recomendation
Risk Identification
3. Terjadinya
Probability
Impact
M
H
M
H
M
H
kesalahan dalam jumlah produksi oleh pabrik. A.3
Penentuan
Melakukan
1. Bagian
nilai Re-order kustomisasi
warehouse
Point (ROP)
view MRP1
harus
dan safety
pada material
melakukan
Stock (SS)
master.
review nilai
untuk MRP
ROP dan SS
otomatis oleh
secara berkala
sistem.
agar data material tetap update. 2. Risiko kekurangan material apabila nilai ROP pada sistem lebih rendah dari yang seharusnya.
175 No
Requirements
Recomendation
Risk Identification
B
Goods Return
B.1
Pembuatan
pembuatan
goods return
goods return
jumlah yang
dengan
dapat di
banyak akan
refrensi dari
lakukan oleh
mempengaruhi
PO.
SAP melalui t-
pembuatan PO
code MIGO
baru dan
1. retur dalam
Probability
Impact
H
H
memperlambat pengadaan.
4.1.2 Hasil Pemetaan Risk Analysis Setelah menganalisis risiko terhadap rquirements, kemudian hasil akan dipetakan kedalam risk probability – impac matrix. Pemetaan tersebut dilakukan agar memudahkan dalam membaca hasil dari risk analysis pada Risk Ranking Table. A.2.2 P R O B A BI
HIGH
A.1.1 A.2.1 B.1.1 A.1.2 A.2.3
MEDIUM
A.3.1 A.3.2
LOW LOW
MEDIUM
HIGH
IMPACT
Gambar 4.1: Risk Probability – Impact Matrix Huruf dan angka bewarna hitam pada matrix melambangkan requirements yang di rekomendasikan,
176 sedangkan angka yang bewarna merah melambangkan risiko dari fungsi yang di rekomendasikan. Contoh : A.1.1 = identifikasi risiko pertama yang membutuhkan banyak id user pada SAP.
4.2
Recomendation Fungsi
dari
requirement
yang
di
telah
di
evaluasi
menggunakan metode, yaitu Fit/Gap Analysis, Failure Mode and Effect Analyis dan Risk Analysis, terdapat beberapa
fungsi
requirement yang sudah di jalankan oleh perusahaan dengan maksimal (fit), namun ada beberapa fungsi requirement yang belum digunakan secara maksimal oleh perusahaan. a.
Dari fungsi requirement yang belum di gunakan secara maksimal (memiliki degree gap) dilakukan analisis mengenai risiko yang mungkin terjadi apabila fungsi dari requirement tidak
di
implementasikan
oleh
perusahaan.
Fungsi
requirementkemudian dianalisis menggunakan FMEA kemudian dilakukan
perhitungan
menentukan
Risk
Priority
Numbering
untuk
fungsi mana yang paling rentan dan harus di
terapkan terlebih dahulu. 1. High : fungsirequirement yang memiliki peringkat high sangat berpengaruh pada proses bisnis PT. Ecogreen Oleochemicals, untuk itu sebaiknya fungsi ini digunakan oleh perusahaan. Fungsi tersebut adalah
Tabel 4.2 Rekomendasi Gap - High No
Requirement
1
User
yang
Fungsi membutuhkan Reservation SAP (t-
material membuat reservation.
code merancang
MB21), sistem
reservation baru.
177 No
Requirement
2
Purchase
Fungsi Requisition Menentukan profile
dihasilkan
dari
perhitungan parameter-
MRP
replenishment procurement (tcode WRP1)
3
Penentuan nilai re order point Menentukan (ROP) dan safety stock (SS) dan untuk
MRP
otomatis
SS
ROP (t-code
oleh MM02)
sistem 4
Pembuatan
goods
return Goods return SAP
refrensi dari PO
(t-code MIGO)
2. Medium : tidak ada fungsi requirement yang memiliki peringkat medium 3. Low : tidak ada fungsi requirement yang memiliki peringkat low b.
Tidak ada fungsi requirement yang memiliki degreepatrial.
4.2.1 Overview Recomendation Overview recomendation berisi penjelasan atas rekomendasi yang
diberikan
kepada
PT.
Ecogreen
Oleochemicals
bedasarkan fit/gap analysis yang telah di lakukan. Penjelasan akan dimulai dari proses pemesanan material, pembelian material, penerimaan material pada gudang sampai ke proses invoice verivication.
4.2.1.1 Proses Pemesanan Material a. Reservation Reservation A.1 Requirement
User yang membutuhkan material akan membuat reservation
178 Reservation A.1 Recomendation
User
dapat
melakukan
reservation melalui t-code MB21, atau juga dapat dengan merancang sistem reservation
baru
yang
terintegrasi dengan SAP Rank
High
Degree of Fit
Gap
overview reservation dibuatkan oleh user kepada bagian warehouse untuk pengadaan material. respon dari bagian warehouse adalah dengan membuat Purchase Requisition dari reservation tersebut. Reservation dapat di buat dengan menambahkan fungsi baru pada SAP yaitu dengan proses pembuatan reservation pada t-code MB21 atau dengan cara merancang sistem pemesanan baru.
1. Pembuatan reservation pada SAP dapat melalui transaksi MB21 atau melalui navigation path : SAP menu – logisic – materials management – purchasing – reservation – create reservation. Pada
initialscreen
MB21
juga
menawarkan
melakukan reservation dengan melihat reference dari pemesanan sebelumnya. Untuk melakukan pemesanan material baru user kemudian mengisi data reservation : new items.
179
Gambar 4.2 : Initial Screen MB21 with Reference
Gambar 4.3 : Create Reservation for New Items
180 2. Proses pemesanan material dilakukan oleh banyak user, setiap user ID membutuhkan license untuk melakukan pemesanan ke dalam SAP. Maka dari itu masalah license membuat sistem pemesanan pada PT. Ecogreen Oleochemicals masih manual yaitu secara hardcopy. Untuk mengatasi masalah tersebut
PT.
Ecogreen
Oleochemicals
dapat
menerapkan rekomendasi dengan membuat sistem pemesanan baru yang nantinya di gunakan oleh user untuk memesan material kepada bagian warehouse. Sistem pemesanan baru ini akan berhubungan langsung dengan SAP modul material management.
-
Sequence diagram Reservation
181
:Reservation handler
<
> Reservation
:Material
:MaterialDA
Start membuat reservation() Top Package::User
Create new Reservation() Create new Reservation() Reservation Display form() Display form() Display form()
Entry Reservation(Date,Movement type,Plant,Cost center) Entry Reservation(Date,Movement type,Plant,Cost center) Entry Reservation(Date,Movement type,Plant,Cost center) Entry(Material_Id) Entry(Material_Id) Entry(Material_Id) Entry(Material_Id) Read Material() Get Material_Name() Material_Name() Get UnE() UnE() Material_Name.UnE() Material_Name.UnE() Entry(Qty,Storage_location) Entry(Qty,Storage_location) Entry(Qty,Storage_location) Save() Save() Save() Save() Display Messagebox (ID) Display Messagebox (ID) Display Messagebox (ID)
Gambar 4.4 : Sequence Diagram New Reservation
:ReservationDA
182 -
User Interface description Berikut
adalah
penjelasan
UI
description dari aplikasi Reservation yang penulis
sarankan
untuk
PT.
Ecogreen
Oleochemicals.
Gambar 4.5 : User Interface for New Reservation User interface pada new reservation digunakan user untuk memesan material baru kepada bagian warehouse. 1. User akan melakukan login terlebih dahulu, kemudian user akan masuk ke halaman pemesanan.
183 2. User akan mengisi data umum seperti tanggal pemesanan, movement type, cost center dan plant. 3. User akan mengentri data pemesanan, id material dan quantity. 4. Kemudian user akan menyimpan data pemesanan
dan
muncul
nomor
reservation yang nantinya akan di proses oleh bagian warehouse.
Reservation A.2 Requirements
Purchase requisition untuk raw material dihasilkan dari perhitungan MRP
Recomendation
Melakukan kustomisasi pada SPRO kemudian menentukan profile parameter.
Rank
High
Degree of Fit
Gap
Overview Rekomendasi adalah dengan melakukan seting pada fungsi SAP yaitu dengan menentukan profile parameter
menggunakan
WRP1
atau
melalui
navigation path :SPRO – Materials management – purchasing – Order optimizing – Assign control profiles – new entry the WRP1 transaction. Dengan melakukan kustomisasi WRP1 user dapat membuat profile yang menentukan parameter data MRP. Data kemudian akan di proses dan dilakukan update secara berkala oleh strategic material
184 procurement team untuk kelangsungan MRP.Bagian strategic material procurement akan melakukan analisis dari laporan stock produksi pada SAP t-code MC44. Tujuan utama kustomisasi WRP1 ini adalah agar untuk mendapatkan hasil perhitungan MRP yang real yang sesuai untuk memenuhi permintaan produksi. Di PT.
Ecogreeen Oleochemicals sendiri
ketidakakuratan MRP disebapkan karena banyaknya data-data yang terkait yang masih belum di tentukan ataupun kurangnya melakukan update terhadap master data sehingga pada saat MRP dijalankan masih menggunakan data yang sudah tidak benar, seperti data perkiraan waktu(lead time), data jumlah material minimum yang di pesan(minimum lot size) dan pengiriman barang dari vendor(cycle time).
Reservation A.3 Requirements
Penentuan nilai Re-order Point (ROP) dan safety Stock (SS) untuk MRP otomatis oleh sistem.
Recomendation
Melakukan kustomisasi view MRP1 pada material master.
Rank
High
Degree of Fit
Gap
Overview Penentuan ROP pada kustomisasi MRP1 adalah menentukan metode apa yang di gunakan pada material khusus yang menggunakan MRP.
185 a. Manual ROP planing Pada manual ROP planing, nilai ROP dan SS di entri secara manual pada record material master, transaksi
MM01.Manual
ROP
planing
menggunakan MRP type VB. b. Automatic ROP planing Padaautomatic ROP planing, nilai ROP dan SS dilakukan secara otomatis dengan kustomisasi MRP
dengan
memilih
MRP
Type
VM,
ataumelaluinavigation path :IMG – Materials Management – counsumption based planning – master data – check MRP type.
Gambar 4.6 : MRP1 Data View Untuk automated ROP planning menggunakan data
konsumsi
material
sebelumnya
untuk
memperkirakan kebutuhan material di masa yang akan datang. SAP menggunakan nilai perkiraan tersebut untuk menentukan nilai ROP dan SS.
186 4.2.1.2 Proses Penerimaan Material a. Goods Return Goods Return H.1 Pembuatan
Requirement
goods
return
dengan refrensi dari PO. pembuatan retur dapat di
Recomendation
lakukan oleh SAP melalui tcode MIGO Rank
High
Degree of Fit
Gap
Overview Retur dilakukan apabila ditemukannya material cacat
oleh
bagian
warhouse,
kemudian
bagian
warehouse akan menandai material tersebut kemdian di lakukan goods return oleh bagian purchasing. Proses goods return oleh SAP dapat di lakukan dengan MIGO, atau melalui navigation path :SAP menu – logistic – inventory management – goods movement – MIGO. Pembuatan goods return pada MIGO dapat di lakukan user dengan memasukan nomor purchase order sebagai refrensi untuk retur yang di buat, kemudian mengganti jenis dokumen Return Delivery, memasukan movement type 112 (Return Delivery)
187
Gambar 4.7 : Goods Return MIGO
4.3
Solution
4.3.1 Proses Pemesanan Material a.
Reservation untuk material User yang sebelumnya membuat reservation secara manual,dengan datang langsung kebagian warehouse dan mengisi reservation form.Dengan adanya penambahan sistem
reservasi
baru
yang
terhubung
dengan
SAP,memungkinkan user yang ingin membuat reservation dapat langsung melakukan pemesanan material sehingga dapat mempercepat proses reservation. -
menambahkan beberapa policy pada reservation: 1.
User
diwajibkan
untuk
melakukan
reservasi
dengan menggunakan system reservasi baru.
188 2.
Bagian
warehouse
berhak
untuk
melakukan
penolakan terhadap reservasi apabila di tidak melalui system reservasi baru.
- Adanya perubahan proses bisnis.
Gambar 4.8 : Proses Reservation – NEW
b.
MRP Planning 1. Dengan menentukan profile parameter MRP1 dengan tepat diharapkan jumlah raw material yang dibeli dapat memenuhi target produksi yaitu tidak kurang maupun berlebihan. 2. Bagian warehouse melakukan review terhadap laporan stock produksi setiap harinya 3. Bagian strategic material procurement melakukan update data selama seminggu sekali untuk raw material.
189 c.
Safety Stock & Reorder Point Nilai ROP dan SS yang awalnya di tentukan secara manual oleh bagian strategic material procurement menggunakan
excel,Sedangkan
SAP
sendiri
telah
memiliki rumusan untuk menghitung jumlah safety stock & reorder point seperti yang telah di jelaskan pada recommendation overview.Dengan digunakannya fungsi tersebut,bagian strategic material procurement dapat melakukan evaluasi terhadap kecukupan raw material l setiap dua minggu. - Menambahkan beberapaPolicy 1. Penentuan nilai ROP dan SS dilakukan oleh sistem SAP dan di evaluasi setiap dua minggu oleh bagian strategic material procurement. 2. Bagian warehouse tidak boleh merubah nilai MRP yang ter-generate oleh sistem. Yang berhak merubah adalah bagian Strategic Material Procurement.
4.3.2 Proses Penerimaan Material a.
Goods Return Pada proses sebelumnya proses claim kepada vendor dilakukan melalui email maupun telpon.Pada proses yang diusulkan
pembuatan
dokumen
retur
oleh
bagian
purchasing dibuat melalui SAP dengant-code MIGO. - Menambahkan beberapa Policy 1. Apabila Ditemukan ketidaksesuaian barang oleh bagian warehouse ,bagian pembelian diwajibkan membuat dokumen returdengan menggunakan SAP. 2. Bagian pembelian diwajibkan mengirim barang yang diretur beserta dokumen retur yang telah dibuat dengan menggunakan SAP ke vendor. 3. Sebelum retur dikirimkan kepada vendor, retur wajib di verivikasi oleh purchasing level manager terlebih dahulu.
190 - Adanya perubahan proses bisnis Requesting User/QC
Check Item Condition
Purchasing
Display Material Doc
Display PO
Warehouse
Purchasing and management decides on further action Purchasing issues claim
Return Notification
Release Return PO
Print PO
Purchasing informs decision to Warehouse
Renegotiate return price with vendor
[No]
Material May be returned? [Yes]
PO Document Create Return PO
Send PO to vendor
GR Return PO
Vendor Invoice
Print Material document
Return Delivery Note
Gambar 4.9 : Proses Goods Return – NEW
