BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Value Chain Analysis Pada PT. Hero Supermarket, Tbk. Value chain analysis merupakan cara sistematik untuk memeriksa semua aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan serta bagaimana semua aktivitas tersebut berinteraksi yang dimaksudkan untuk membantu perusahaan menganalisis sumber keunggulan bersaing. Berikut adalah analisis rantai nilai (value chain
analysis) pada PT. Hero Supermarket, Tbk:
Administrasi Umum (General Administration) •
Hero memiliki kantor pusat, supermarket pusat dan supermarket cabang yang tersebar di daerah-daerah di Indonesia (berjumlah 96 gerai). Yang secara optimal digunakan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, dengan fasilitas yang cukup menawarkan kenyamanan bagi para pengunjungnya, dan beberapa waktu terakhir Hero juga telah melakukan renovasi untuk gerai-gerainya, dengan memberikan desain interior yang lebih menarik bertipe minimalis, seperti di Mall Puri Indah dan Mall Pondok Indah. Dan dengan itu semua perusahaan dapat memposisikan dirinya dalam jajaran dan persaingan industri retail di Indonesia.
•
Hero
memiliki
strategi
perencanaan
yang
cukup
baik,
terbukti
dengan
eksistensinya dalam industri retail dan supermarket hingga saat ini. Sejauh ini Hero dapat mengatasi situasi dan kondisi yang terjadi, dari dalam perusahaan (seperti masalah internal, keuangan, posisi perusahaan dalam industri ini),
sampai
dari
luar perusahaan (seperti persaingan yang semakin ketat, adanya pesaing baru, dll).
63
64
•
Value chain saat ini menunjukan sudah terkoordinasinya bagian-bagian yang berada di dalamnya, dan integrasi yang cukup baik telah tercipta sehingga dapat terasa keterkaitan yang dapat saling mendukung antara aktifitas yang satu dengan aktifitas yang lainya. Kecuali untuk pengembangan teknologi pada aktifitas penjualan dan pemasaran yang terasa kurang maksimal.
•
Hero memiliki kemampuan untuk mengetahui kebutuhan masyarakat, dengan menawarkan
produk-produk
yang
lengkap
kepada
konsumen
dan
dapat
menghadirkan produk baru sesuai keinginan dan kebutuhan masyarakat. •
Untuk saat ini Hero belum bisa dinilai memiliki kemapuan yang baik guna memperoleh pendanaan yang rendah terhadap pengeluaran dan pembiayaan operasional, karena Hero masih harus mengeluarkan biaya lebih untuk proses pengadaannya (untuk telepon dan fax, kertas-kertas, dan lainya), serta biaya yang harus ditanggung bila terjadi human error pada proses-proses tersebut.
•
Untuk saat ini Hero belum terlalu memaksimalkan Teknologi informasi untuk mendukung aktifitas di dalam perusahaan dan sistem informasinya, sehingga belum tercipta pembuatan strategi yang berdasarkan pada hal tersebut. Namun dalam sistem persediaannya hero sudah terkomputerisasi, dimana hal tersebut membantu perusahaan dalam membuat keputusan rutin, seperti kapan harus membeli barang dan kapan harus Re-Stock.
Sumber: Hasil penelitian, 2009. Gambar 4.1 Rantai Nilai PT. Hero Supermarket, Tbk
6
66
Nilai tambah yang akan diperoleh perusahaan bila mengimplementasikan sistem E-
procurement berbasis Web, adalah sebagai berikut: •
Pembelian lebih terkoordinir dan tepat
•
Sistem pengadaan barang menjadi lebih efisien
•
Stok gudang menjadi lebih terkontrol dan terkoordinir
•
Barang dari pemasok menjadi datang lebih tepat waktu
•
Aktifitas dan proses pengadaan barang menjadi lebih simple
•
Penurunan tingkat human error dalam proses pengadaan barangnya
•
Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan jumlah pesanan
•
Mengurangi aktifitas based on paper
4.2 Analisis Perancangan Dalam perancangan situs digunakan analisis 7C’s untuk membantu proses perancangan, yaitu dengan memperhatikan Context, Content, Community, Customization, Communication,
Connection, dan Commerce di dalamnya. Berikut adalah hasil analisis perancangan menggunakan analisis 7C’s untuk pengembangan E-procurement berbasis Web pada PT. Hero Supermarket, Tbk.:
Context Layout dan disain disesuaikan dengan situs milik PT. Hero Supermarket Tbk. dan aktivitas pengadaan barang serta hal-hal yang dibutuhkan untuk mendukung aktivitas tersebut. Sehingga proses pengadaan barang dapat dilakukan dengan lebih mudah dan proses
67
pengadaan menjadi semakin terbantu dengan adanya sistem e-procurement ini. Dilengkapi dengan fitur untuk melakukan pengadaan barang, informasi dan ketentuan-ketentuan yang diperlukan untuk ikut serta dalam aktivitas pengadaan barang (dari hal tentang perusahaan, tentang pengadaan barang, mendaftar sebagai anggota, sampai proses pengadaan barang dari awal hingga akhir). Bahasa yang digunakan dalam aktivitas di dalam situs E-
procurement ini adalah bahasa inggris, namun untuk informasi-informasi seperti kabar dan ketentuan-ketentuan yang berlaku dan informasi tentang perusahaan disediakan dalam dua bahasa, yakni bahsa Indonesia dan bahasa inggris, pengguna bisa memilihnya sesuai keinginan.
Content Untuk situs e-procurement ini efek suara dan video tidak diperlukan, karena seluruh proses dan prosedurnya berisikan informasi dan data-data, yang didominasi oleh teks dan tabeltabel untuk aktivitas pengadaan barang.
Community Untuk saat ini fitur community belum terlalu dibutuhkan dalam aktivitas e-procurement.
Customization Situs e-procurement ini dapat menyesuaikan diri untuk 3 pihak, pertama untuk pengunjung web (tidak harus mendaftar dan login), dimana pengunjung situs dapat melihat profil PT. Hero Supermarket, Tbk. dan syarat-syarat dan ketentuan yang berlaku untuk ikut dalam aktivitas pengadaan barang, serta informasi-informasi umum lainnya. Kedua untuk admin dari PT. Hero Supermarket, Tbk, dimana admin memiliki peran dalam proses pengadaan barang, dan begitu juga untuk pihak ketiga, yaitu supplier/pemasok. Namun bila ingin
68
menjadi user (admin dan supplier) harus terlebih dahulu mengikuti prosedur yang diperlukan, dengan mendaftarkan diri dan mengisi formulir registrasi secara lengkap dan tepat. Setelah aktivasi dan login, user diberi ruang untuk personalisasi profilnya, seperti mengganti informasi pada profil dan mengubah password bila diperlukan, yang ditujukan untuk menjaga kerahasian password tersebut.
Communication Admin dan pemasok yang sudah terdaftar secara tidak langsung berkomunikasi melalui aktivitas pengadaan barang yang mereka lakukan di dalam situs e-procurement, seperti melakukan penawaran, melakukan pemesanan dan melakukan konfirmasi. Dan agar aktivitas dapat berjalan lancar diperlukan komunikasi dua arah, yang satu melakukan sesuatu yang satunya merespon, dan begitu juga sebaliknya.
Connection Situs E-procurement ini memungkinkan admin, supplier dan pengunjung untuk terhubung dengan situs milik PT. Hero Supermarket Tbk. Situs PT. Hero Supermarket, Tbk. Dapat diakses di http://www.hero.co.id. Dan untuk situs milik pihak pemasok hanya dapat diakses oleh PT. Hero Supermarket, Tbk dan pihak pemasok saja karena harus terdaftar menjadi anggota dan log in terlebih dahulu untuk melihatnya. Situs milik pemasok terdapat pada halaman supplier profile. Jadi bila pihak pemasok memiliki website perusahaan dapat diinformasikan ke dalam profilnya.
69
Commerce Untuk saat ini proses transaksi keuangan untuk pembayaran masih dilakukan dengan cara transfer atau dengan giro, namun aktivitas penawaran, pemesanan, tagihan dan konfirmasi pembayaran dapat dilihat dan dilakukan dalam situs e-procurement ini.
70
4.3 Rancangan Solusi Pemecahan
Sumber: Hasil penelitian, 2009.
Gambar 4.2 Rancangan Sistem E-procurement yang diusulkan
71
Penjelasan Gambar:
1. Para pemasok yang ingin ikut serta dalam aktivitas pengadaan barang secara elektronik dengan PT. Hero Supermarket, Tbk mendaftarkan diri melalui situs e-
procurement, dan menunggu konfirmasi dari PT. Hero Supermarket, Tbk melalui email. Bila sudah terdaftar dan sudah mengaktifkan ID maka bisa melakukan log in. 2. Perusahaan membuat purchase order/permintaan pembelian untuk diberikan kepada pemasok-pemasok yang telah menjadi anggota pengadaan barang secara elektronik. 3. Para pemasok yang sudah menjadi anggota untuk aktivitas pengadaan barang secara elektronik dapat memberikan penawaran terhadap produk-produk yang dibutuhkan perusahaan (seperti yang terdapat dalam purchase order). 4. Proses seleksi untuk penawaran-penawaran dari para pemasok. 5. 5a. Bila ditolak dalam proses seleksi, maka otomatis pemasok tersebut dinyatakan gugur. 5b. Bila diterima dalam proses seleksi, maka pemasok dapat terus melanjutkan aktivitas pengadaan barang, karena penawarannya telah diterima dan disetujui oleh bagian pembelian.
6. Pemasok yang berhasil melewati seleksi dan diterima untuk memasok barang yang dibutuhkan oleh PT. Hero Supermarket, Tbk akan masuk ke daftar data pemasok PT. Hero Supermarket, Tbk. 7. Pemasok memberikan sales confirmation/konfirmasi pembelian kepada bagian pembelian untuk memastikan lagi pesanan yang dipesan dan dibeli serta menginformasikan tentang pengiriman produk-produk tersebut. Sales confirmation dikirim melalui situs e-procurement PT. Hero Supermarket, Tbk.
72
8. Bagian pembelian menerima sales confirmation dari pemasok lalu di daftarkan ke dalam product receiving, sehingga dapat terdata PT. Hero Supermarket, Tbk sudah memesan apa saja, dari pemasok yang mana dan kapan pengiriman akan dilakukan. 9. Bagian penerimaan mengakses product receiving agar dapat melihat produk apa saja yang akan diantar, berapa jumlahnya dan kapan barang tersebut akan datang serta informasi-informasi lainnya mengenai produk yang dibeli. 10. Pemasok mengirimkan invoice kepada PT. Hero Supermarket, Tbk karena pengiriman barang pesanan telah dilakukan. 11. Bagian penerimaan melaporkan aktivitas penerimaan barang ke dalam situs e-
procurement dengan menandai produk dari supplier yang mana yang telah mengantarkan produk pesanan, dan apakah sudah sesuai semua dengan kondisi dan jumlah seperti yang dipesan. Selain itu bagian penerimaan juga dapat membuat semacam note sebagai catatan untuk mencatat pelayanan dan kreadibilitas supplier tersebut. 12. Bagian gudang dapat mengakses daftar penerimaan barang yang sudah selesai dan mulai mendata barang-barang yang akan masuk ke gudang. 13. Setelah semua prosedur dan proses penggudangan selesai bagian gudang juga melaporkannya ke dalam situs e-procurement, agar produk-produk tersebut terdaftar dalam daftar stock dan list of order. 14. Lalu bagian penerimaan dan gudang menginformasikan kepada bagian keuangan bahwa produk yang dibeli sudah datang dan sudah masuk gudang, yang artinya pembayaran dapat mulai diproses. 15. Bagian keuangan melakukan pembayaran ke pemasok. 16. Bagian keuangan melakukan konfirmasi ke pemasok melalui situs e-procurement bahwa pembayaran sudah dilakukan. Dan proses pengadaan barang pun selesai.
73
17. Dari daftar Gudang (stocks) dapat diketahui kapan perusahaan harus Re-order atau membuat purchase order lagi karena persedian menipis atau habis. Prosesnya sama seperti sebelumnya. Bila ingin memesan pada pemasok yang sama perusahaan melalui proses dari nomor 6. Bila ingin membeli dari pemasok yang baru atau untuk produk yang berbeda perusahaan dapat melakukan kembali proses pengadaan barang dari nomor 1, dan seperti itu seterusnya.
Pada sistem yang diusulkan ini terjadi pengurangan penggunaan kertas serta pengurangan penggunaan telepon dan faks, karena sistem e-procurement ini sudah diaplikasikan ke dalam sistem online, sehingga dalam melakukan aktivitas e-procurement efisiensi dan efektivitas dari segi tenaga, waktu dan biaya akan menjadi lebih tercipta.
74
4.4 Site Map untuk Rancangan E-Procurement
Gambar 4.3 Site Map untuk Rancangan E-Procurement
75
4.5 Rancangan Tampilan E-Procurement Halaman Home
Gambar 4.4 Rancangan halaman Home
Home merupakan halaman pertama yang akan muncul ketika situs e-procurement ini diakses. Di dalamnya terdapat menu-menu utama yang dapat membimbing pengguna agar dapat dengan mudah menggunakannya sesuai dengan keperluan. Misalnya untuk mengetahui tentang perusahaan dan e-procurement, untuk mengetahui ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam melakukan aktivitas pengadaan barang secara elektronik. Bila ingin mendaftar atau ingin log in atau mungkin saja bila ingin melihat pertanyaan-pertanyaan umum tentang pengadaan barang secara elektronik di PT. Hero Supermarket, Tbk dan bila ingin menghubungi PT. Hero Supermarket, Tbk. semua dapat dilihat dan dilakukan di dalam
76
situs ini. Untuk mengakses halaman ini pengguna tidak perlu melakukan log in terlebih dahulu. Halaman Term And Condition
Gambar 4.5 Rancangan halaman Term And Condition Menu Term And Condition berfungsi untuk menampilkan peraturan peraturan dan ketentuanketentuan yang berlaku dan harus dipatuhi oleh para penggunanya yang akan atau sudah ikut serta dalam aktivitas pengadaan barang secara elektronik. Untuk mengakses halaman ini pengguna tidak perlu melakukan log in terlebih dahulu. Namun tetap dapat diakses bila sudah log in.
77
Halaman Supplier Policy
Gambar 4.6 Rancangan halaman Supplier Policy Menu Supplier Policy berfungsi untuk menginformasikan kepada pihak pemasok tentang kebijakan-kebijakan yang ada bagi para pemasok dalam melakukan aktivitas pengadaan barang secara elektronik di PT. Hero Supermarket, Tbk.
78
Halaman registrasi
Gambar 4.7 Rancangan halaman Registrasi Menu Registration berfungsi bagi pengguna (admin dan pemasok) yang belum mendaftarkan diri atau perusahaannya untuk dapat ikut serta dan melakukan aktivitas pengadaan barang secara elektronik dengan PT. Hero Supermarket, Tbk.
79
Formulir registrasi untuk Admin
Gambar 4.8 Rancangan halaman Formulir Registrasi Untuk Admin Formulir registrasi ini untuk di isi oleh Admin agar dapat ikut serta dalam aktivitas pengadaan barang secara elektronik.
80
Formulir Registrasi untuk Supplier
Gambar 4.9 Rancangan halaman Formulir Registrasi Untuk Supplier Formulir registrasi ini untuk di isi oleh Supplier untuk mendaftar sebagai anggota dalam aktivitas pengadaan barang secara elektronik.
81
Halaman setelah submit formulir registrasi
Gambar 4.10 Rancangan halaman setelah melakukan registrasi Halaman ini akan muncul sesaat setelah pengguna melakukan registrasi (sudah mengisi formulir secara lengkap dan tepat serta sudah menekan tombol Submit).
82
Halaman setelah aktivasi ID melalui E-mail.
Gambar 4.11 Rancangan halaman setelah aktivasi ID Halaman ini akan muncul setelah pengguna mendapatkan konfirmasi dari PT. Hero supermarket, Tbk melalui e-mail dan setelah meng-click link untuk aktivasi ID yang terdapat dalam e-mail yang diterima oleh pendaftar.
83
Halaman Log in
Gambar 4.12 Rancangan halaman Log In Halaman ini berguna bagi mereka yang sudah terdaftar dan ingin melakukan Log In ke situs
e-procurement ini. Tersedia menu log in untuk pemasok dan untuk admin. Pengguna harus memasukan ID dan password mereka yang sudah terdaftar. Dan setelah user melakukan
Log In, maka tombol Log In pada samping kiri tidak dapat di klik lagi sebelum user melakukan Log Out. Dan bila pengguna lupa password mereka, mereka dapat menggunakan
link forget your password? untuk mengetahuinya, Maka akan muncul kolom “insert your ID & E-mail” dan Password akan diinformasikan melalui e-mail tersebut.
84
1.8.1 4.5.1 Rancangan Tampilan Khusus untuk Admin 1. Halaman Admin setelah log in – Admin Home Æ Profile.
Gambar 4.13 Rancangan halaman Admin setelah Log In Halaman ini merupakan halaman home untuk admin, dimana terdapat informasi tentang admin yang bersangkutan (yang sedang log in), disediakan fitur untuk mengubah profil dan
password , serta fitur mail untuk menerima informasi dari divisi lain. Dan menu-menu lainnya untuk aktivitas pengadaan barang.
85
2. Halaman Edit profile.
Gambar 4.14 Rancangan halaman Edit profile Halaman ini berfungsi untuk admin yang ingin mengganti informasi dalam profilnya.
86
3. Halaman setelah melakukan Edit profile.
Gambar 4.15 Rancangan halaman setelah melakukan Edit profile Halaman ini akan muncul setelah admin selesai melakukan edit profile.
87
4. Halaman Change password.
Gambar 4.16 Rancangan halaman Change Password Halaman ini berfungsi untuk admin yang ingin mengganti password-nya.
88
5. Halaman setelah melakukan penggantian password.
Gambar 4.17 Rancangan halaman setelah change password Halaman ini akan muncul setelah admin selesai melakukan change password.
89
6. Halaman Create Purchase Order – Permintaan pembelian
Gambar 4.18 Rancangan halaman Create Purchase Order Menu create purchase order berfungsi untuk admin yang ingin membuat permintaan pembelian yang ditujukan kepada para pemasok. Segala produk yang sedang dibutuhkan oleh PT. Hero Supermarket, Tbk dapat dimasukan ke dalam purchase order. PO Number akan muncul secara otomatis (auto) dan langsung terdata ketika admin membuat daftar permintaan, hal tersebut ditujukan agar tidak terjadi kesalahan pencatatan nomor PO. Dalam halaman ini juga terdapat link untuk add info atau memasukan informasi-informasi yang berhubungan dengan produk yang diminta oleh PT. Hero Supermarket, Tbk.
90
7. Halaman untuk Admin Add info dalam Create Purchase Order
Gambar 4.19 Rancangan halaman Add Info pada Purchase Order
Add Info digunakan untuk memasukan informasi-informasi yang berhubungan dengan produk yang diminta. Contohnya nomor purchase order, kode barang, nama barang, kuantitas barang, tenggat waktu untuk barang tersebut, spesifikasi dari produk tersebut dan gambar dari produk yang diinginkan (bila ada).
91
8. Halaman setelah membuat Purchase Order
Gambar 4.20 Rancangan halaman setelah create purchase order Halaman ini akan muncul sesaat setelah admin membuat purchase order. Dan tombol Add
To List Of Purchase Order dapat ditekan, dan secara otomatis purchase order yang baru saja dibuat akan terdaftar dalam List Of Purchase Order.
92
9. Halaman Supplier’s Request & Product Offers
Gambar 4.21 Rancangan halaman Supplier’s Request & Product Offers
Supplier’s Request & Product Offers berfungsi untuk memperlihatkan permintaan pemasok yang ingin menjadi rekan kerja dengan PT. Hero Supermarket, Tbk disertai dengan penawaran produk dari pemasok tersebut. Dalam hal ini admin bagian pembelian yang memutuskan apakah akan menerima penawaran tersebut atau menolaknya, penilaian berdasarkan pada kriteria yang sudah dibuat pada purchase order sebelumnya. Informasi lebih lengkap tentang produk yang ditawarkan oleh pemasok dapat dilihat pada link more
info. Bila memenuhi syarat maka admin bagian pembelian dapat menerima tawaran dari pemasok dengan mengklik tombol approve, bila menolak klik tombol reject. Tindakan
93
menerima atau menolak pemasok dan tawarannya harus melewati proses konfirmasi terlebih dahulu. Bila sudah maka di kolom terakhir pada tabel akan muncul tanda yang menandakan apakah penawaran itu diterima atau tidak. X berarti ditolak, O berarti diterima. 10. Tampilan konfirmasi
Gambar 4.22 Rancangan Tampilan Konfirmasi Konfirmasi ini ditujukan untuk memastikan kebenaran dan pertanggungjawaban atas wewenang yang diberikan kepada admin bagian pembelian, supaya tidak terjadi kesalahan dan agar aktivitas yang sama tidak akan terulang. Dan dapat mengetahui secara pasti siapa yang bertanggung jawab atas aktivitas tersebut, Jadi tidak semua admin atau sembarang orang dapat melakukan aktivitas ini.
94
11. Halaman More Info pada Supplier’s Request & Product Offers
Gambar 4.23 Rancangan halaman More Info pada Product Offers
More Info pada Procuct Offers berfungsi untuk memperlihatkan informasi-informasi mengenai produk yang ditawarkan oleh pemasok. Dan tersedia tombol approve dan reject agar dapat langsung memberikan keputusan apakah penawaran diterima atau ditolak tanpa harus kembali ke halaman sebelumnya, tetapi tetap harus melalui proses konfirmasi Admin ID untuk melakukan aktivitas tersebut.
95
12. Halaman List Of Purchase Order
Gambar 4.24 Rancangan halaman List Of Purchase Order
List Of Purchase Order adalah daftar permintaan pembelian, berisikan sejumlah permintaan pembelian dari PT. Hero Supermarket, Tbk untuk para pemasok. List of purchase order ini juga menunjukan apakah perusahaan sudah mendapatkan pemasok untuk suatu produk atau belum, dapat dilihat pada request status-nya. Request status tersebut terhubung dengan hasil konfirmasi dari supplier’s request & product offers, bila product offer dari pemasok tersebut di reject berarti request status untuk list of purchase order masih “request” yang berarti permintaan pembelian belum terpenuhi karena belum mendapatkan pemasok, bila di
approve berarti request status pada list of purchase order “done” yang artinya sudah
96
mendapatkan pemasok untuk produk tersebut. Pada halaman ini juga tersedia kolom ‘search’ yang memudahkan pengguna untuk mencari pemasok atau produk yang sudah terdaftar di dalamnya. 13. Halaman Details for List Of Purchase Order
Gambar 4.25 Rancangan halaman Details for List Of Purchase Order
Details for list of purchase order adalah untuk memperlihatkan informasi produk secara lebih lengkap dan terperinci.
97
14. Halaman List Of Suppliers
Gambar 4.26 Rancangan halaman List Of Suppliers
List Of Suppliers berisikan daftar-daftar para pemasok PT. Hero Supermarket, Tbk yang sudah terdaftar sebagai anggota dalam aktivitas pengadaan barang secara elektronik. Halaman ini memungkinkan pengguna (admin) untuk melihat daftar pemasok, melihat profil perusahaan dari pemasok sampai melakukan pembelian pada pemasok. Admin juga dapat memberikan rating kepada pemasok serta dapat membuat catatan tentang pemasok tersebut, misalnya tentang ketepatan waktu antar, ketepatan produk yang dibeli, dan lainlain. Note dan rating dapat tersimpan sebagai data dan informasi.
98
15. Halaman mengenai Supplier pada halaman Admin
Gambar 4.27 Rancangan halaman mengenai Supplier pada halaman Admin Halaman ini adalah halaman supplier untuk admin yang berisikan data-data yang berhubungan dengan supplier dan aktivitas pengadaan barang yang sedang atau telah dilakukan oleh PT. Hero Supermarket dengan supplier tersebut. Dari halaman ini admin dapat melihat status order, untuk mengetahui sudah mengorder apa saja dari supplier tersebut dan status pembayaran untuk mengetahui apakah konfirmasi pembayaran telah dilakukan atau belum. Halaman ini juga disertai link untuk melihat company profile (profil perusahaan pemasok) serta menu dan tombol untuk melakukan aktivitas pengadaan barang langsung dengan supplier yang dituju. Contohnya ini adalah halaman PT. EFGH, maka PT.
99
Hero Supermarket, Tbk dapat mengorder, re-order, dan konfirmasi pembayaran yang tertuju langsung kepada PT. EFGH. Order status pada halaman ini berasal dari status pada product
receiving. Payment status berasal dari status pada list of invoice. Keterangan untuk tombol-tombol pada rancangan halaman supplier diatas, sebagai berikut: Tabel 4.1 Keterangan Tombol Tombol
Keterangan
Order/pembelian
Re-Order/pembelian kembali untuk produk yang sudah pernah dibeli
Konfirmasi pembayaran
Rating
Delete/hapus pemasok Membuat catatan tentang pemasok, keterangan dari rating yang diberikan Sumber: Penulis, 2009.
100
16. Halaman Company Profile (Profil Perusahaan dari pihak Pemasok)
Gambar 4.28 Rancangan halaman Company Profile (Pemasok) Halaman ini berisikan informasi-informasi yang berhubungan dengan pihak pemasok, yang ditampilkan secara lebih rinci dan lengkap.
101
17. Alerts (Sales Confirmation)
Gambar 4.29 Rancangan halaman Alerts (Sales Confirmation) Halaman alert berisikan tentang pemberitahuan. Untuk halaman ini hal yang ingin diberitahukan kepada admin adalah masuknya sales confirmation dari pemasok. Konfirmasi pembelian dikirim oleh pihak pemasok untuk bagian pembelian PT. Hero Supermarket, Tbk sebagai tanda bahwa PT. Hero Supermarket telah membeli produk-produk tersebut dari mereka (pemasok).
102
18. Halaman Alerts (Daftar Sales Confirmation)
Gambar 4.30 Rancangan halaman Alerts (Daftar Sales Confirmation) Ini adalah halaman setelah alert diklik. Berisikan daftar konfirmasi pembelian dari para pemasok. Setiap nama si pengirim dapat diklik untuk membuka lembar konfirmasi pembelian.
103
19. Halaman Sales Confirmation
Gambar 4.31 Rancangan halaman Sales Confirmation Ini merupakan tampilan lembar konfirmasi pembelian. Berisikan informasi tentang produk yang dibeli. Link details untuk melihat informasi lebih lengkap tentang produk. Dan tombol
add to product receiving untuk mencatatkan pembelian yang sedang terjadi untuk menunggu pengirimannya. Note berisikan informasi tambahan dari pemasok, misalnya informasi tentang nomor kendaraan yang akan mengirim produk-produk tersebut, dan informasi lainnya.
104
20. Halaman Details for Sales Confirmation
Gambar 4.32 Rancangan halaman Details For Sales Confirmation Halaman details for sales confirmation berisikan informasi yang lebih lengkap mengenai produk yang dibeli dan akan diantarkan kepada PT. Hero Supermarket Tbk.
105
21. Halaman sales confirmation Æ add to product receiving
Gambar 4.33 Rancangan halaman Sales Confirmation Æ Product Receiving Bila tombol add to product receiving diklik maka akan muncul pemberitahuan seperti ini, yang artinya pembelian dari Pemasok xxx pada tanggal xx-xx-xxxx sudah terdaftar ke dalam
product receiving.
106
22. Halaman Product Receiving
Gambar 4.34 Rancangan halaman Product Receiving Ini adalah halaman penerimaan barang, di dalamnya dapat diperoleh informasi apakah pesanan sudah sampai atau belum dan apakah sudah produk yang dibeli sudah masuk gudang atau belum. Bila tombol “done” diklik maka akan muncul tanda centang merah (V) yang artinya barang sudah tiba, tapi belum dimasukan ke dalam gudang.
Bila tombol
diklik maka akan muncul tanda centang biru (V), yang artinya barang
sudah dimasukan ke dalam gudang.
107
Untuk mengkonfirmasi bahwa barang telah diterima dan barang telah masuk gudang, admin harus mengisi konfirmasi ID dan password terlebih dahulu pada tampilan berikut: 23. Tampilan konfirmasi
Gambar 4.35 Rancangan Tampilan Konfirmasi Setelah melakukan aktivitas ini selanjutnya tombol save and add to list of order diklik. Agar aktivitas penerimaan dan penggudangan produk dapat terdaftar dan tersimpan ke dalam daftar Stocks dan List Of Order.
108
24. Halaman Details for Product Receiving
Gambar 4.36 Rancangan halaman Details For Product Receiving Ini merupakan halaman details dari product receiving. Berisikan informasi yang lebih lengkap mengenai produk tersebut.
109
25. Halaman List Of Order
Gambar 4.37 Rancangan halaman List Of Order Halaman list of order berisi tentang produk apa saja yang telah dibeli oleh PT. Hero Supermarket, Tbk dan apakah prosesnya sudah selesai apa belum, itu semua dapat dilihat di
order status, order status terhubung dengan aktivitas di product receiving. Process artinya produk tersebut sudah sampai namun masih dalam proses untuk masuk ke gudang. Done artinya prosedur pembelian, penerimaan dan penggudangan telah selesai. Tombol forward berfungsi untuk memberikan laporan pada bagian keuangan atau bagian yang mungkin membutuhkan informasi pada list of order. Sebelum menekan tombol forward harus memberikan tanda centang terlebih dahulu pada aktivitas yang ingin dilaporkan.
110
26. Halaman Details For List Of Order
Gambar 4.38 Rancangan halaman Details For List Of Order Ini merupakan halaman detail produk untuk produk-produk yang berada dalam list of order.
111
27. Halaman List Of Order Æ Forward
Gambar 4.39 Rancangan halaman List Of Order Æ Forward Ini merupakan halaman forward. Yang berfungsi untuk memberikan laporan atas penerimaan produk yang telah dibeli oleh PT. Hero Supermarket. Dengan menu forward ini bagian gudang atau pembelian dapat memberitahukan kepada bagian keuangan dan mungkin bagian lain yang membutuhkan informasi ini bahwa proses pembelian telah selesai dengan baik, maka prosedur selanjutnya sudah dapat diproses, misalnya: proses pembayaran sudah dapat dilakukan. Terdapat kolom note untuk memberikan berita atau informasi tambahan.
112
28. Halaman Mails
Gambar 4.40 Rancangan halaman Mails Seperti yang telah dijelaskan pada halaman sebelumnya untuk menu forward, halaman ini adalah halaman dari menu Mails yang menampilkan hasil forward tersebut, yang berfungsi sebagai media perantara untuk memberikan laporan dan pemberitahuan bukan untuk balasmembalas surat. Fitur ini lebih ditujukan untuk melapor ke admin bagian keuangan agar admin bagian keuangan mengetahui kapan harus memproses pembayaran ke pemasok.
113
29. Halaman isi surat
Gambar 4.41 Rancangan halaman isi surat Halaman ini menampilkan isi dari surat laporan pada menu mails.
114
30. Halaman Stocks
Gambar 4.42 Rancangan halaman Stocks Halaman ini berfungsi menampilkan daftar barang-barang yang telah dibeli, diterima dan telah masuk gudang. Dengan halaman ini admin dapat mengetahui jumlah stok perusahaan. Dan dapat mengetahui re-order point (kapan harus melakukan pembelian lagi). Data pada halaman stock ini didapat dari aktivitas pada product receiving. Tombol
pada product
receiving bukan hanya untuk konfirmasi bahwa produk tersebut sudah masuk gudang, namun tombol halaman stock ini.
juga berfungsi untuk mendaftarkan produk tersebut secara otomatis ke
115
31. Halaman Alerts (Invoice)
Gambar 4.43 Rancangan halaman Alerts (Invoice) Halaman alerts berisikan tentang pemberitahuan. Untuk halaman ini hal yang ingin diberitahukan kepada admin adalah masuknya invoice dari pemasok. Invoice dikirim oleh pihak pemasok untuk bagian keuangan PT. Hero Supermarket, Tbk sebagai tagihan untuk PT. Hero Supermarket yang telah membeli produk-produk tersebut dari mereka(pemasok).
116
32. Halaman Alerts (daftar Invoice)
Gambar 4.44 Rancangan halaman Alerts (daftar Invoice) Ini adalah halaman setelah alerts diklik. Berisikan daftar invoice dari para pemasok. Setiap nama si pengirim dapat diklik untuk membuka lembar invoice.
117
33. Halaman Invoice
Gambar 4.45 Rancangan halaman Invoice Ini adalah halaman invoice, berisikan daftar produk yang dibeli disertai harga dan jumlah produk serta jumlah yang harus dibayarkan oleh PT. Hero Supermarket kepada pemasok.
Note berisikan informasi tambahan dari pemasok, misalnya pemasok ingin menginformasikan nomor rekeningnya kepada PT. Hero Supermarket, Tbk dan informasi-informasi tambahan lainnya.
118
34. Halaman Invoice Æ Add To List Of Invoice & Payment
Gambar 4.46 Rancangan halaman Invoice Æ Add To List Of Invoice & Payment Bila tombol add to list of invoice & payment diklik maka akan muncul pemberitahuan seperti ini, yang artinya invoice dengan nomor invoice xxxx sudah terdaftar ke dalam list of
invoice &payment.
119
35. Halaman List Of iInvoice & Payment
Gambar 4.47 Rancangan halaman List Of Invoice & Payment Halaman ini menampilkan daftar tagihan dari pemasok dan konfirmasi pembayaran dari PT. Hero Supermarket, Tbk. Halaman ini bukan untuk melakukan pembayaran namun untuk memberikan
konfirmasi
setelah
melakukan
pembayaran
kepada
pemasok,
untuk
memberitahukan kepada pemasok bahwa tagihan sudah dibayarkan. Ini memudahkan admin bagian keuangan untuk dapat mengkonfirmasinya melalui halaman ini tanpa harus menelepon pemasok hanya untuk memberitahukannya.
120
Untuk mengkonfirmasi admin harus memberi tanda centang pada supplier yang ingin diberikan konfirmasi pembayaran, setelah itu tekan tombol confirm pada halaman diatas, maka akan muncul halaman seperti ini: 36. Tampilan konfirmasi
Gambar 4.48 Rancangan tampilan konfirmasi Admin diminta memasukan ID dan password untuk konfirmasi. Setelah itu tekan tombol confirm pada tampilan ini, maka konfirmasi akan terkirim kepada pihak pemasok.
121
37. Halaman “Can’t Access”
Gambar 4.49 Rancangan halaman “Can’t Access” Ini adalah halaman yang akan muncul bila divisi yang tidak bersangkutan untuk aktivitas pada menu ini ingin membuka tampilan ini (milik divisi lain). Halaman ini ditujukan untuk pembatasan aktivitas yang memang bukan wewenang admin tersebut. Jadi tidak terjadi kerancuan atau kekacauan yang pastinya tidak diinginkan oleh PT. Hero Supermarket, Tbk. Setelah selesai melakukan aktivitas pengadaan barang secara elektronik, Admin dapat melakukan Log Out atau keluar dari situs e-procurement ini. Saat tombol log out diklik maka akan kembali ke halaman sebelum log in.
122
1.8.2 4.5.2 Rancangan Tampilan Khusus untuk Supplier 1. Halaman Supplier setelah log in –Supplier Home Æ Profile
Gambar 4.50 Rancangan halaman Supplier setelah Log In Halaman ini merupakan halaman home untuk supplier, di dalamnya terdapat informasi tentang supplier, disediakan fitur untuk mengubah profil dan password, serta menu-menu lainya untuk melakukan aktivitas pengadaan barang.
123
2. Halaman Edit Profile
Gambar 4.51 Rancangan halaman Edit Profile Halaman ini berfungsi untuk supplier yang ingin mengganti informasi dalam profilenya.
124
3. Halaman setelah melakukan edit profile
Gambar 4.52 Rancangan halaman setelah melakukan Edit Profile Halaman ini akan muncul setelah supplier selesai melakukan edit profile.
125
4. Halaman Change Password
Gambar 4.53 Rancangan halaman Change Password Halaman ini berfungsi untuk supplier yang ingin mengganti password-nya.
126
5. Halaman setelah Change Password
Gambar 4.54 Rancangan halaman setelah Change Password Halaman ini akan muncul setelah supplier selesai melakukan change password.
127
6. Halaman Purchase Order
Gambar 4.55 Rancangan halaman Purchase Order Menu purchase order berisikan daftar permintaan pembelian dari PT. Hero Supermarket, Tbk. dari halaman ini pemasok dapat mengetahui produk apa saja yang sedang dicari dan dibutuhkan oleh PT. Hero Supermarket, Tbk.
128
7. Halaman More Info For Purchase Order
Gambar 4.56 Rancangan halaman More Info For Purchase Order Halaman More Info ini berisikan informasi-informasi yang berhubungan dengan produk yang diminta oleh PT. Hero Supermarket, Tbk. Tombol Offer dapat digunakan oleh pemasok untuk langsung membuat penawaran dengan spesifikasi seperti yang diminta oleh PT. Hero Supermarket, Tbk (seperti yang terdapat pada halaman itu). Jadi pemasok tidak harus membuka menu create purchase order
terlebih dahulu untuk membuat penawaran.
129
8. Halaman Supplier Æ Create Product Offer
Gambar 4.57 Rancangan halaman Supplier Æ Create Product Offer Halaman create product offer berfungsi untuk membuat penawaran produk. Dengan lembar penawaran ini pemasok dapat dengan mudah memberikan penawaran-penawarannya kepada PT. Hero Supermarket, Tbk.
130
9. Halaman Add Info For Product Offer
Gambar 4.58 Rancangan halaman Add Info For Product Offer Halaman Add Info for Product Offer digunakan untuk memasukan informasi-informasi yang berhubungan dengan produk yang hendak ditawarkan kepada PT. Hero Supermarket, Tbk.
131
10. Halaman Create Sales Confirmation
Gambar 4.59 Rancangan halaman Create Sales Confirmation Halaman Create Sales Confirmation digunakan pemasok untuk membuat konfirmasi pembelian yang ditujukan untuk PT. Hero Supermarket, Tbk. guna mengkonfirmasikan kembali pembelian dan pemesanan yang dilakukan oleh PT. Hero Supermarket, Tbk. Sales
Confirmation dibuat jika penawaran produk dari supplier sudah diterima oleh PT. Hero Supermarket, Tbk.
132
11. Halaman Add Details for Sales Confirmation
Gambar 4.60 Rancangan halaman Add Details For Sales Confirmation
Add details for sales confirmation digunakan untuk memasukan informasi-informasi yang berhubungan dengan produk-produk yang dibeli dan dipesan oleh PT. Hero Supermarket, Tbk. dan juga untuk memberitahukan tanggal pengiriman barang-barang yang telah dipesan.
133
12. Halaman Create Invoice
Gambar 4.61 Rancangan halaman Create Invoice Halaman create invoice digunakan oleh pemasok untuk membuat invoice kepada PT. Hero Supermarket, Tbk karena PT. Hero Supermarket, Tbk telah membeli dan menerima barang dari pemasok. Dalam kolom Note pemasok bisa memberikan informasi tambahan, misalnya nomor rekening dan informasi lainnya.
134
13. Halaman
Gambar 4.62 Rancangan halaman Halaman
berguna bagi pemasok untuk mengetahui informasi atau berita yang diberikan
oleh PT. Hero Supermarket, Tbk. Seperti, konfirmasi pembayaran, PT. Hero Supermarket mengajukan order
atau re-order, penerimaan penawaran, dan hal lainnya yang
berhubungan dengan aktivitas pengadaan barang dalam situs E-Procurement ini. Setelah selesai melakukan aktivitas pengadaan barang secara elektronik, Supplier dapat melakukan Log Out atau keluar dari situs e-procurement ini. Saat tombol log out diklik maka akan kembali ke halaman sebelum log in.
135
Halaman FAQ
Gambar 4.63 Rancangan halaman FAQ Untuk melihat halaman ini tidak perlu mendaftar atau log in terlebih dahulu. Halaman ini menampilkan daftar pertanyaan yang sering diajukan mengenai aktivitas pengadaan barang secara elektronik, disertai jawabannya yang diharapkan dapat menjawab keingintahuan pengunjung.
136
Halaman Contact Us
Gambar 4.64 Rancangan halaman Contact Us Halaman contact us dapat dilihat oleh siapa saja yang mengakses situs e-procurement ini, tanpa harus daftar menjadi anggota atau log in terlebih dahulu. Halaman menampilkan alamat dan nomor yang dapat dihubungi bila ingin bertanya langsung atau ingin memberikan saran atau kritik untuk PT. Hero Supermarket. Terdapat juga Link untuk mengakses situs milik PT. Hero Supermarket, Tbk bagi pengunjung yang ingin mengetahui lebih banyak tentang PT. Hero Supermarket, Tbk.
