BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil evaluasi antara requirement dari PT. Panfila Indosari dengan aplikasi MOBIZ ERP System yang dilakukan dengan menggunakan metode Fit / Gap Analysis dan Risk Analysis. Sebelum membahas hasil evaluasi tersebut, akan dijelaskan terlebih dahulu hubungan antara modul Purchasing dengan Inventory yang terdapat pada MOBIZ ERP System.
4.1
Hubungan Antara Modul Purchasing dengan Modul Inventory MOBIZ ERP System merupakan sistem yang terintegrasi dimana semua modul yang terdapat di dalam sistem saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Hubungan antara modul Purchasing dengan modul Inventory dimulai ketika permintaan pembelian berupa item request dibuat oleh departemen, kemudian bagian pembelian mendaftarkan kebutuhan barang yang ingin dibeli pada MOBIZ ERP System dengan membuat Purchase Request dan status Purchase Request adalah open. Setelah itu, manajer akan meninjau kembali barang-barang yang terdapat pada Purchase Request tersebut dan apabila disetujui oleh manajer, maka bagian pembelian akan membuat Purchase Order dari Purchase Request yang sudah disimpan sebelumnya. Kemudian Purchase Order disimpan dan secara otomatis status dari Purchase Order adalah open, sementara status Purchase Request menjadi ordered dan juga sistem secara otomatis akan menambahkan quantity indent yang berada di master item. Setelah bagian gudang menerima barang dari supplier, bagian gudang akan meng-input nomor surat jalan supplier dan kemudian mem-posting Purchase Receiving berdasarkan Purchase Order yang telah disimpan sebelumnya. Pada tahap ini, status Purchase Order menjadi completed dan Purchase Receiving menjadi posted. Berdasarkan Purchase Receiving yang telah di-post, sistem secara otomatis akan mengakui adanya penambahan pada persediaan barang, sehingga kuantitas persediaan barang yang ada pada sistem akan bertambah. Pada master item, quantity indent akan berkurang, 111
112
sementara quantity available serta quantity on hand bertambah. Setelah itu, bagian gudang akan memeriksa apakah barang yang diterima sesuai dengan pesanan barang yang terdapat di Purchase Order atau apakah terdapat barang yang rusak. Bila terdapat barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, maka bagian gudang akan mencatat barang-barang yang rusak atau tidak sesuai tersebut dan memberitahukan kepada bagian pembelian melalui item list. Kemudian, bagian pembelian akan membuat Purchase Return. Purchase Return terdapat 2 jenis yaitu Exchange Same Item (menukar barang rusak dengan barang baru yang sama) atau Exchange Memo (memotong tagihan sebesar nilai dari barang yang rusak). Jika jenis Purchase Return yang dibuat adalah Exchange Memo, maka setelah Purchase Return di-posting, sistem secara otomatis akan mengurangi jumlah qty available dan qty on hand di gudang dan membuat Debit Memo senilai barang yang dikembalikan tersebut. Apabila jenis Purchase Return yang dibuat adalah Exchange Same Item, maka setelah Purchase Return di-posting, sistem secara otomatis akan mengurangi jumlah qty available dan qty on hand di gudang. Jika barang yang diterima tersebut sudah sesuai dengan Purchase Order dan memiliki kondisi yang baik, maka akan dilanjutkan dengan Purchase Invoice Processing yang dilakukan oleh bagian keuangan. Berikut ini flowchart yang menggambarkan hubungan antara modul Purchasing dengan modul Inventory yang dapat dilihat pada gambar 4.1 :
113
Gambar 4.1 : Flowchart Hubungan antara Modul Purchasing dengan Modul Inventory
114
4.2
Fit / Gap Analysis Setelah mengumpulkan requirement dari PT. Panfila Indosari, perlu dilakukan analisis apakah MOBIZ ERP System yang digunakan telah memenuhi requirement dari PT. Panfila Indosari dan mendukung proses bisnis perusahaan. Analisis tersebut dilakukan dengan menggunakan metode Fit / Gap Analysis. Hasil dari analisis ini berupa tabel yang berisi keterangan-keterangan sebagai berikut : 1. Company Requirement merupakan kebutuhan PT. Panfila Indosari yang perlu terpenuhi di dalam sistem untuk mendukung proses bisnis perusahaannya. 2. Description merupakan penjelasan lebih rinci mengenai kebutuhan dari PT. Panfila Indosari. 3. Rank merupakan peringkat dari kebutuhan / requirement PT. Panfila Indosari. Rank dibagi menjadi tiga, yaitu : •
High (H) Kebutuhan ini merupakan kebutuhan yang sangat berpengaruh terhadap proses bisnis PT. Panfila Indosari, dimana bila kebutuhan ini tidak terpenuhi dapat menghambat atau menghentikan proses bisnis PT. Panfila Indosari.
•
Medium (M) Kebutuhan ini merupakan kebutuhan yang berpengaruh terhadap proses bisnis PT. Panfila Indosari dan apabila kebutuhan ini tidak terpenuhi, dapat mengganggu proses bisnis PT. Panfila Indosari.
•
Low (L) Kebutuhan ini merupakan kebutuhan yang hanya berpengaruh sedikit terhadap proses bisnis PT. Panfila Indosari, dimana bila tidak terpenuhi tidak akan mengganggu proses bisnis perusahaan. Namun kebutuhan ini dapat memberi sedikit nilai tambah bagi perusahaan apabila terpenuhi.
115
4. Degree of Fit, terdiri dari : •
Fit (F) Ini berarti kebutuhan / requirement telah diimplementasikan dalam MOBIZ ERP System dan fungsinya juga telah berjalan dengan baik.
•
Partial (P) Ini berarti kebutuhan / requirement telah diimplementasikan ke dalam MOBIZ ERP System, tetapi hanya sebagian fungsi dari kebutuhan tersebut yang berjalan dengan baik.
•
Gap (G) Ini berarti kebutuhan / requirement belum diimplementasikan dalam MOBIZ ERP System atau telah diimplementasikan namun fungsinya tidak berjalan dengan baik.
5. Evaluation menjelaskan bagaimana kondisi kebutuhan / requirement PT. Panfila Indosari dalam MOBIZ ERP System. 6. Recommendation merupakan usulan yang diajukan untuk menyelesaikan permasalahan (partial dan gap) yang ditemukan pada MOBIZ ERP System.
Berikut ini merupakan tabel Fit / Gap Analysis terhadap requirement dari PT. Panfila Indosari :
116
Tabel 4.1 : Tabel Fit / Gap Analysis No
Company Requirement
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit Purchasing 1
Kuantitas
barang
pada Pada Purchase Request, terdapat
Purchase Request bisa sampai penambahan puluhan juta.
digit
M
F
maksimum
kuantitas barang.
Kuantitas
barang
pada
Purchase
Request
dapat
mengakomodir
jumlah
barang hingga 8 digit. 2
Purchase
Request
dapat Pada
Purchase
Request,
H
P
Pada
header
cetakan Menambahkan informasi
menampilkan nama requester ditambahkan informasi mengenai
Purchase
Request,
nama nama
dan departemen.
nama requester dan departemen
departemen
yang meminta pembelian barang.
sedangkan nama requester Request.
requester
ditampilkan, cetakan
pada
Purchase
tidak tampil. 3
Terdapat
pilihan
dalam Terdapat 2 pilihan dalam membuat
membuat
Purchase
Order Purchase Order, yaitu Purchase
berupa Purchase Order stock Order stock dan Purchase Order dan stock.
Purchase
Order
non non stock. Dimana untuk Purchase Order
stock
menggunakan
Account Payable Invoice tetapi
H
G
Sistem tidak menyediakan Menambahkan pilihan
untuk
pilihan
membuat dalam membuat Purchase
Purchase Order non stock.
Order berupa Purchase Order non stock.
No
Company Requirement
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit account yang digunakan optional. Sedangkan untuk Purchase Order non stock menggunakan Account Payable Invoice biasa. 4
Membuat numbering
perbedaan Menambahkan numbering format supplier
pemisahan
M
F
untuk untuk membedakan supplier pajak
Pemisahan numbering dapat dilakukan
numbering dan supplier nonpajak.
melalui
pengaturan
berdasarkan pajak / nonpajak.
numbering
format
supplier
secara
manual
pada
system
Purchase
Order
parameter. 5
Purchase
Order
menampilkan
6
dapat Pada Purchase Order ditampilkan nomor informasi
nomor
L
F
Purchase
Header
dapat menampilkan nomor
Purchase Request dan tanggal Request dan tanggal Purchase
Purchase
Purchase Request.
tanggal Purchase Request.
Request.
Supplier memiliki tanda aktif Staf atau nonaktif.
pembelian
mengaktifkan
dapat
M
F
Request
dan
Supplier yang sudah tidak
maupun
aktif dapat dinonaktifkan
mengnonaktifkan supplier yang
dengan memberikan centang
terdaftar di dalam sistem. Hal
pada editor master supplier. 117
118
No
Company Requirement
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit tersebut
dilakukan
untuk
mencegah ditampilkannya kembali supplier yang tidak digunakan lagi pada proses pembelian. 7
Dapat
mencetak
Purchase Terdapat pilihan dalam mencetak
Order pajak dan nonpajak (print)
Purchase
dalam format header yang Purchase berbeda.
Order
Order
yaitu
pajak
dan
M
G
Pada
saat
Purchase header
mencetak Menambahkan
Order
pajak, perusahaan pada header
Purchase
Order cetakan Purchase Order
nonpajak. Untuk Purchase Order
tidak menampilkan nomor pajak.
pajak, format cetakan header akan
NPWP perusahaan.
menampilkan perusahaan,
nomor
NPWP
sedangkan
untuk
Purchase Order nonpajak, sistem tidak akan menampilkan NPWP perusahaan. 8
Pembatasan view harga yang Segala sesuatu yang berhubungan tertera pada Purchase Order dengan ketika
membuat
harga
pada
Purchase
Purchase Order (down payment, shipping,
M
F
Pembatasan
view
dapat
dilakukan dengan membuat user
NPWP
permissions
pada
No
Company Requirement
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit Receiving.
handling fee, sub total, grand
bagian gudang dengan tidak
total)
mencentang view unit price
tidak
proses
ditampilkan
pembuatan
pada
di Purchase Order.
Purchase
Receiving agar harga-harga barang yang ada di dalam Purchase Order tidak dapat dilihat oleh bagian gudang. 9
Melakukan
penguncian Penguncian terhadap lokasi barang
H
G
Lokasi barang yang diretur Lokasi
pada
Purchase
terhadap lokasi item retur yang diretur pada proses retur
pada Purchase Return dapat Return disamakan dengan
pada proses retur pembelian.
pembelian dilakukan agar lokasi
dipilih
yang muncul pada saat pembuatan
dengan lokasi penerimaan pada Purchase Receiving
Purchase Return sesuai dengan
barang yang tercantum pada dan combo box Location
lokasi
Purchase Receiving.
yang
tercantum
pada
dan
tidak
sesuai lokasi penerimaan barang
transaksi Purchase Receiving.
ID pada Purchase Return hanya bisa di-read (read only).
10
Terdapat
toleransi
kuantitas
antara
selisih Purchase
Receiving
Purchase memberikan
toleransi
dapat kuantitas
M
F
Pengaturan
persentase
toleransi penerimaan barang 119
120
No
Company Requirement
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit Order
dengan
dapat
realisasi penerimaan barang yang lebih
dilakukan
secara
dalam (over receiving) antara Purchase
global untuk semua barang
bentuk persentase pada setiap Order dengan realisasinya saat
melalui system parameter,
barang.
Purchase
Receiving
penerimaan kelebihan
barang
selama
juga
dapat
kuantitas
barang
penambahan
melalui text
box
tersebut belum melewati batas
Receiving Tolerance pada
toleransi.
master item jika hanya ingin mengatur toleransi
persentase pada
barang
tertentu. 11
Pada
Purchase
ditambahkan kuantitas
Order Kuantitas pada Purchase Order informasi saat pemesanan tetap ditampilkan,
Purchase
Order walaupun kuantitas pada Purchase
awal dan kuantitas Purchase Order Order
setelah
Receiving.
akan
ter-update
sesuai
Purchase dengan kuantitas pada Purchase Receiving.
L
F
Informasi
kuantitas
awal
pada Purchase Order dapat dilihat pada editor Purchase Order, kolom Qty Original.
No
Company Requirement
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit 12
Kuantitas
pada Pada Purchase Order, terdapat
barang
Purchase Order bisa sampai penambahan puluhan
digit
M
F
maksimum
disesuaikan kuantitas barang.
juta,
Kuantitas
barang
pada
Purchase
Order
dapat
mengakomodir
jumlah
barang hingga 8 digit.
dengan yang terdapat pada Purchase Request. 13
Saat
pembuatan
Purchase Menambahkan text box nomor
L
F
Pada
editor
Receiving, nomor surat jalan surat jalan dari supplier pada
Receiving
dari
text
supplier
dapat editor Purchase Receiving.
dimasukkan.
box
Purchase
sudah
terdapat
Supplier
DO
Number untuk memasukkan informasi nomor surat jalan supplier.
Inventory 14
Pembatasan
lokasi
proses inventory transfer.
pada Pembatasan transfer lokasi
lokasi
dilakukan dimana
inventory berdasarkan
user
tersebut
H
F
Pembatasan lokasi inventory transfer
dapat
dilakukan
dengan
mengatur
user
bertugas. Jika user merupakan staf
permissions dan membuat
pabrik, maka transfer hanya dapat
smart views yang hanya
dilakukan dari pabrik.
menampilkan
inventory 121
122
No
Company Requirement
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit transfer pada lokasi yang terkait. 15
Penomoran inventory transfer Sistem berdasar pada departemen.
akan
penomoran
menentukan
transaksi
M
F
inventory
Pengaturan
penomoran
inventory
transfer
transfer berdasarkan departemen
berdasarkan
yang
yang terkait dapat dilakukan
mentransfer.
departemen barang penomoran
yang
Setiap
departemen
mentransfer
pada
numbering
format
yang
terdapat
untuk
views.
memiliki tersendiri
format
di
smart
storage
untuk
mempermudah proses identifikasi. 16
Terdapat storage tersendiri Membuat untuk
inventory
dengan jasa ekspedisi.
storage
id
untuk
M
F
Membuat
transfer ekspedisi jika proses inventory
ekspedisi dapat dilakukan
transfer dilakukan dengan jasa
dengan menambah storage
ekspedisi.
(add storage) pada master location.
17
Penambahan customer
tipe pada
storage Terdapat pilihan storage dengan proses tipe customer, sehingga ketika
H
F
Dapat
dilakukan
penambahan storage (add
No
Company Requirement
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit inventory transfer.
proses dilakukan,
inventory storage
transfer asal
dan
storage tujuan dapat ditemukan. 18
Sistem mencatat / menyimpan Sistem akan menampilkan dan informasi
mobil,
volume menyimpan
volume
storage)
pada
master
location
yang
bertipe
customer. H
F
kendaraan,
Sistem dapat menampilkan informasi
volume
barang, driver, co-driver pada volume barang, informasi driver
kendaraan, volume barang,
proses inventory transfer.
dan helper yang digunakan pada
informasi driver dan helper
inventory transfer.
yang
digunakan
pada
inventory transfer apabila semua
informasi tersebut
telah dimasukkan ke dalam master item dan master vehicle. 19
Persetujuan
ketika
melakukan adjustment transfer.
dan
akan Sistem membutuhkan persetujuan
H
F
Memberikan
user
inventory (approve) dari manajer sebelum
permissions pada inventory
inventory melakukan posting pada inventory
adjustment dan inventory
adjustment dan inventory transfer.
transfer agar hanya manajer yang
dapat
memberikan 123
124
No
Company Requirement
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit persetujuan (approve) dan melakukan pengaturan pada system parameter agar tidak bisa
melakukan
post
sebelum adanya persetujuan dari manajer. 20
Penggunaan lead time pada Lead time pada item dikalkulasi setiap barang.
persediaan Melakukan
penambahan
dan ditentukan secara otomatis
barang belum memiliki fitur mekanisme
kalkulasi
oleh
dapat
untuk menentukan lead time penentuan lead time dan
suatu
secara otomatis.
sistem,
diketahui
sehingga
berapa
lama
H
G
Sistem
pada
perkiraan
barang dapat diterima mulai dari
penerimaan barang pada
order hingga penerimaan.
setiap otomatis.
21
Sistem
dapat
memiliki Sistem akan menampilkan jumlah
batasan stok minimal untuk minimal suatu barang.
tanggal
kuantitas
barang
gudang pada master item.
di
H
F
Informasi batas kuantitas stok minimal barang dapat dimasukkan pada field Qty
item
secara
No
Company Requirement
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit Reorder Point pada master item. 22
Sistem
memisahkan Sistem membedakan penomoran
M
G
Sistem belum membedakan Menambahkan
setting
penomoran antara inventory transaksi adjustment berdasarkan
penomoran antara inventory numbering format pada
adjustment plus dan inventory jenis adjustment yang dilakukan
adjustment
adjustment minus.
inventory adjustment minus membedakan penomoran
(penambahan
/
pengurangan)
untuk mempermudah identifikasi
sehingga
transaksi.
mengetahui
plus
sulit yang
dan system parameter untuk
untuk antara transaksi inventory mana adjustment
transaksi adjustment plus inventory
plus
dan
adjustment
dan yang mana transaksi minus. adjustment minus. 23
Terdapat report barang yang Sistem menghasilkan report per
M
F
Report barang yang masih
outstanding per location dan location dan per storage yang
outstanding
per storage.
pada report Inventory List
berisikan transfer
transaksi dimana
inventory
barang
telah
dapat
dilihat
V2.
dikirimkan tetapi belum atau baru sebagian yang sampai. 125
126
No
Company Requirement
Description
Rank
Degree
Evaluation
Recommendation
of Fit 24
Sistem nett
on
tidak hand
menampilkan Sistem tidak menampilkan nett on pada
L
F
saat hand pada tabel stock opname agar
melakukan opname barang.
staf
menghitung
stok
Nett on hand pada tabel stock
barang
opname
disembunyikan
secara teliti.
melakukan
remove
dapat dengan pada
kolom nett on hand. 25
Penambahan
mekanisme Sistem dapat memasukkan data
L
F
Import
file
data
import file untuk dimensi barang pada master item dengan
dapat
barang (volume, width, dan cara
memilih import from excel
length).
meng-import
Microsoft Excel.
dari
file
dilakukan
barang dengan
dari list item, tetapi file Excel harus berdasar pada template.
127
4.2.1 Hasil Fit / Gap Analysis Berikut ini adalah hasil dari Fit / Gap Analysis di atas yang menunjukkan berapa persen jumlah requirement yang fit, gap, atau partial :
Tabel 4.2 : Hasil Fit / Gap Analysis Degree of Fit
Fit
Partial
Gap
20%
4%
12%
(5/25 * 100%)
(1/25 * 100%)
(3/25 * 100%)
Rank High
Medium
Low Total
36%
-
(9/25 * 100%) 20% (5/25 * 100%) 76%
8% (2/25 * 100%)
-
-
4%
20%
Berdasarkan tabel hasil Fit / Gap Analysis di atas, dapat disimpulkan bahwa requirement dari PT. Panfila Indosari sudah sebagian besar terpenuhi dengan baik, hal ini terbukti dari total requirement yang fit sebesar 76%. Namun, masih ada beberapa requirement dari PT. Panfila Indosari yang belum terpenuhi dengan baik, terbukti dari adanya requirement yang partial sebesar 4% dan requirement yang gap sebesar 20%. Akan tetapi, telah diberikan rekomendasi untuk mengatasi masalah dari requirement yang partial dan gap sehingga MOBIZ ERP System dapat mendukung proses bisnis PT. Panfila Indosari secara maksimal.
4.3
Risk Analysis Setelah melakukan Fit / Gap Analysis dan menemukan beberapa requirement yang partial dan gap, serta memberikan rekomendasi untuk menyelesaikan requirement yang partial dan gap tersebut, selanjutnya kita perlu
mengidentifikasi
risiko-risiko
yang
mungkin
muncul
apabila
128
rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Pengidentifikasian risiko-risiko ini dapat dilakukan dengan menggunakan metode Risk Analysis. Dalam Risk Analysis terdapat dua penilaian yang dilakukan setelah risiko-risiko diidentifikasi, yaitu : 1. Mengukur kemungkinan (probability) terjadinya risiko dengan cara menggunakan peringkat sebagai berikut : •
High (H) Ini berarti kemungkinan munculnya risiko sangat tinggi atau dapat terus menerus terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Selain itu, usaha yang dilakukan oleh perusahaan kurang efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan.
•
Medium (M) Ini berarti kemungkinan munculnya risiko cukup tinggi atau cukup sering terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Akan tetapi, usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan.
•
Low (L) Ini berarti kemungkinan munculnya risiko rendah atau jarang terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Selain itu, usaha yang dilakukan oleh perusahaan efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan.
2. Mengukur dampak yang ditimbulkan dari risiko tersebut dengan cara menggunakan peringkat sebagai berikut : •
High (H) Ini berarti dampak yang timbul dari risiko sangat mempengaruhi dan dapat menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Selain itu, dampak tersebut juga dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan.
•
Medium (M) Ini berarti dampak yang timbul dari risiko dapat mempengaruhi perusahaan, tetapi tidak sampai menghambat aktivitas operasional dan proses
bisnis
perusahaan.
Namun,
dampak
tersebut
menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan.
dapat
129
•
Low (L) Ini berarti dampak yang timbul dari risiko sangat kecil dan tidak menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Selain itu, dampak tersebut hanya memberikan kerugian yang relatif kecil bagi perusahaan.
Berikut ini merupakan tabel Risk Analysis dari requirement yang partial dan gap yang ditemukan pada tabel Fit / Gap Analysis di atas :
130
Tabel 4.3 : Risk Analysis No
Requirement
Recommendation
Risk Identification
Probability Impact
Purchasing 1.
Purchase Request
Menambahkan dapat informasi
menampilkan
requester
nama requester cetakan dan departemen.
a. Mempengaruhi kontrol nama
terhadap
pada
pembelian.
pada
H
H
M
M
M
H
H
H
M
M
M
H
H
H
H
permintaan
Purchase b. Memperlambat
Request.
H
proses
permintaan
pembelian. c. Timbul
permintaan
pembelian yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. 2.
Terdapat pilihan Menambahkan dalam membuat pilihan
dalam
a. Mempengaruhi account yang digunakan dalam
Purchase Order membuat Purchase
pencatatan
berupa
Payable Invoice.
Order
Purchase Order Purchase stock
dan non stock.
Purchase Order non stock.
berupa
Account
Order b. Mempengaruhi pembuatan
report
Purchase Order. c. Timbul kesalahan dalam pencatatan
transaksi
penambahan
/
pengurangan
jumlah
barang. d. Mempengaruhi pembuatan
Purchase
Receiving. e. Mempengaruhi kontrol terhadap
pembelian
barang nonstok.
131
No 3.
Requirement
Recommendation
Dapat mencetak Menambahkan
Risk Identification
Probability Impact
a. Timbul kesalahan dalam
M
L
proses
H
M
terhadap lokasi disamakan dengan b. Terjadi kesalahan lokasi
M
H
H
H
M
M
M
H
H
M
M
H
Purchase Order NPWP perusahaan
membedakan Purchase
pajak
Order
dan pada
header
nonpajak dalam cetakan format
Purchase
pajak
dengan
nonpajak.
header Order pajak.
yang berbeda. 4.
Melakukan
Lokasi
penguncian
Purchase
item retur pada lokasi proses
pada a. Memperlambat
penerimaan
retur barang
pembelian.
Return
pada
Purchase Receiving dan
combo
Purchase Return.
saat pengiriman barang retur
pada
proses
Purchase Return.
box c. Mempengaruhi
jumlah
Location ID pada
stok yang dimiliki per
Purchase
lokasi.
Return
hanya bisa di-read d. Terjadi perbedaan lokasi (read only).
yang
tercatat
pada
Purchase
Receiving
dengan
Purchase
Return. e. Terjadi perbedaan qty on hand
pada
gudang
dengan jumlah barang fisik yang terdapat di gudang. Inventory 5.
Penggunaan
Melakukan
a. Kesulitan
dalam
lead time pada penambahan
melakukan
setiap barang.
mekanisme
untuk pemesanan barang
kalkulasi penentuan
selanjutnya.
lead
time
forecasting
dan b. Terjadinya kekurangan
132
No
Requirement
Recommendation perkiraan
tanggal
penerimaan barang pada
setiap
Risk Identification stok
barang
Probability Impact pada
gudang.
item c. Terjadinya penumpukan
secara otomatis.
stok
barang
M
M
M
H
M
H
H
M
pada
gudang. d. Terjadi gangguan pada proses produksi. e. Terjadi gangguan pada proses penjualan. 6.
Sistem
Menambahkan
memisahkan
setting
penomoran
format pada system
numbering
antara inventory parameter
untuk
inventory penomoran
mengontrol
dalam transaksi
penambahan
dan
pengurangan persediaan barang pada gudang.
adjustment plus membedakan dan
a. Kesulitan
antara
adjustment
transaksi inventory
minus.
adjustment plus dan inventory adjustment minus.
4.3.1 Hasil Pemetaan Risk Analysis Setelah mengidentifikasikan tingkat probabilitas risiko dapat terjadi dan dampak yang dihasilkan oleh risiko tersebut pada tabel Risk Analysis, selanjutnya hasil dari Risk Analysis tersebut akan dimasukkan ke dalam Risk Probability – Impact Matrix. Pemetaan ke dalam matriks ini dilakukan untuk memudahkan dalam membaca hasil dari analisis risiko-risiko yang ditemukan. Berikut adalah Risk Probability – Impact Matrix dan cara membaca data tabel di bawah ini adalah : •
Angka menggambarkan rekomendasi yang diajukan.
•
Huruf menggambarkan risiko apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan.
133
Tabel 4.4 : Risk Probability – Impact Matrix Impact
High
Medium
1a 2a 2d
1b 2b 4a
2e 4c
5a 6a
4b 4e 5b
1c 2c
5d 5e
4d 5c
-
-
Probability High
Medium Low
Low
-
3a -
Dari tabel Risk Probability – Impact Matrix di atas, maka didapat hasil sebagai berikut : •
Kriteria HH (High High) Kriteria HH (High High) menunjukkan bahwa kemungkinan munculnya risiko sangat tinggi atau dapat terus menerus terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Selain itu, usaha yang dilakukan oleh perusahaan kurang efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Kemudian, dampak yang timbul dari risiko sangat mempengaruhi dan dapat menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Dampak tersebut juga dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan. Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat lima risiko yang termasuk ke dalam kriteria HH, yaitu mempengaruhi kontrol terhadap permintaan pembelian, mempengaruhi account yang digunakan dalam pencatatan Account Payable Invoice, mempengaruhi pembuatan Purchase Receiving, mempengaruhi kontrol terhadap pembelian barang nonstok, dan mempengaruhi jumlah stok yang dimiliki per lokasi.
•
Kriteria HM (High Medium) Kriteria HM (High Medium) menunjukkan bahwa kemungkinan munculnya risiko sangat tinggi atau dapat terus menerus terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Selain itu, usaha yang dilakukan oleh perusahaan kurang efektif dalam
134
mengurangi risiko yang ditimbulkan. Kemudian, dampak yang timbul dari risiko dapat mempengaruhi perusahaan, tetapi tidak sampai menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Akan tetapi, dampak tersebut dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan. Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat lima risiko yang termasuk ke dalam kriteria HM, yaitu memperlambat proses pada permintaan
pembelian,
Purchase Order,
mempengaruhi
pembuatan
report
memperlambat proses Purchase Return,
kesulitan dalam melakukan forecasting untuk pemesanan barang selanjutnya,
dan
kesulitan
dalam
mengontrol
transaksi
penambahan dan pengurangan persediaan barang pada gudang. •
Kriteria MH (Medium High) Kriteria MH (Medium High) menunjukkan bahwa kemungkinan munculnya risiko cukup tinggi atau cukup sering terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Akan tetapi, usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Namun apabila risiko muncul, maka dampak yang timbul dari risiko sangat mempengaruhi dan dapat menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Dampak tersebut juga dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan. Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat lima risiko yang termasuk ke dalam kriteria MH, yaitu terjadi kesalahan lokasi saat pengiriman barang retur pada proses Purchase Return, terjadi perbedaan qty on hand pada gudang dengan jumlah barang fisik yang terdapat di gudang, terjadinya kekurangan stok barang pada gudang, terjadi gangguan pada proses produksi, dan terjadi gangguan pada proses penjualan.
•
Kriteria MM (Medium Medium) Kriteria
MM
(Medium
Medium)
menunjukkan
bahwa
kemungkinan munculnya risiko cukup tinggi atau cukup sering terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Akan
135
tetapi, usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Namun apabila risiko muncul, dampak yang timbul dari risiko dapat mempengaruhi perusahaan.
Walau
dampak
yang
timbul
tidak
sampai
menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan, akan tetapi dampak tersebut dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan. Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat empat risiko yang termasuk ke dalam kriteria MM, yaitu timbul permintaan pembelian yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, timbul kesalahan dalam pencatatan transaksi penambahan / pengurangan jumlah barang, terjadi perbedaan lokasi yang tercatat pada Purchase Receiving dengan Purchase Return, dan terjadinya penumpukan stok barang pada gudang. •
Kriteria ML (Medium Low) Kriteria ML (Medium Low) menunjukkan bahwa kemungkinan munculnya risiko cukup tinggi atau cukup sering terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Akan tetapi, usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Kemudian, dampak yang timbul dari risiko sangat kecil dan tidak menghambat aktivitas operasional dan
proses
bisnis
perusahaan.
Dampak
tersebut
hanya
memberikan kerugian yang relatif kecil bagi perusahaan. Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat satu risiko yang termasuk ke dalam kriteria ML, yaitu timbul kesalahan dalam membedakan Purchase Order pajak dengan nonpajak.
4.4
Overview Berikut
ini
adalah
overview
yang
menjelaskan
mengenai
recommendation yang diajukan pada tabel Fit / Gap Analysis untuk kebutuhan yang memiliki gap / partial : 1. Company Requirement
:
Purchase Request dapat menampilkan nama requester dan departemen.
136
Rank
:
High (H)
Degree of Fit
:
Partial (P)
Recommendation
:
Menambahkan informasi nama requester pada cetakan Purchase Request.
Overview
:
Pada cetakan Purchase Request, PT. Panfila Indosari
ingin
mengenai
menampilkan
departemen
informasi
yang
membuat
Purchase Request dan nama pemohon (requester). Informasi nama departemen yang membuat Purchase Request dapat ditampilkan pada header cetakan Purchase Request, namun informasi nama pemohon (requester)
tidak
tampil
pada
header
cetakan Purchase Request. Nama pemohon (requester) seharusnya dapat ditampilkan pada header cetakan Purchase Request dengan mengambil nama pemohon dari field Requester yang ada pada editor Purchase Request.
2. Company Requirement
:
Terdapat pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order stock dan Purchase Order non stock.
Rank
:
High (H)
Degree of Fit
:
Gap (G)
Recommendation
:
Menambahkan pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order non Stock.
Overview
:
Pembuatan
Purchase
Order
untuk
pembelian barang nonstok (Purchase Order non Stock) belum didukung penuh oleh MOBIZ ERP System. Sedangkan, transaksi pembelian barang stok (Purchase Order
137
Stock) telah didukung oleh MOBIZ ERP System. Purchase Order non stock adalah Purchase
Order
yang
dibuat
ketika
perusahan akan memesan barang atau jasa yang
tidak
dicatat
sebagai
inventory
perusahan. Dalam MOBIZ ERP System, transaksi pembelian nonstok dilakukan dan disimpan pada Account Payable Invoice, dimana user diwajibkan memasukkan setiap transaksi pembelian nonstok secara manual. Pembelian nonstok yang dilakukan melalui Account Payable Invoice menyebabkan transaksi pembelian nonstok tidak tercatat pada Purchase Order. Oleh karena itu, penambahan pilihan Purchase Order non stock pada Purchase Order perlu dilakukan agar transaksi nonstok dapat tercatat pada Purchase Order sebagai Purchase Order non Stock.
3. Company Requirement
:
Dapat mencetak Purchase Order pajak dan nonpajak
dalam
format
header
yang
berbeda. Rank
:
Medium (M)
Degree of Fit
:
Gap (G)
Recommendation
:
Menambahkan NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order pajak.
Overview
:
PT. Panfila Indosari menginginkan agar user dapat mencetak 2 jenis Purchase Order, yaitu Purchase Order pajak dan Purchase Order nonpajak. Purchase Order pajak akan menampilkan informasi NPWP perusahaan pada header cetakan, sedangkan
138
Purchase
Order
nonpajak
tidak
menampilkan informasi NPWP perusahaan pada header cetakan. Namun, pada saat mencetak Purchase Order pajak, NPWP perusahaan tidak muncul pada header Purchase Order sama seperti saat mencetak Purchase Order nonpajak. Oleh karena itu, perlu
ditambahkan
mekanisme
dimana
sistem akan secara otomatis membaca tipe Purchase Order yang dibuat oleh user. Jika sistem membaca tipe Purchase Order adalah Purchase Order pajak, maka sistem akan
secara
otomatis
menambahkan
informasi NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order yang diambil dari Tax Information yang terdapat pada master companies.
Sedangkan,
jika
sistem
membaca tipe Purchase Order
adalah
Purchase Order nonpajak, maka sistem tidak akan menampilkan informasi NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order.
4. Company Requirement
:
Melakukan penguncian terhadap lokasi item retur pada proses retur pembelian.
Rank
:
High (H)
Degree of Fit
:
Gap (G)
Recommendation
:
Lokasi pada Purchase Return disamakan dengan lokasi penerimaan barang pada Purchase
Receiving
dan
combo
box
Location ID pada Purchase Return hanya bisa di-read (read only).
139
Overview
:
Dalam pembuatan Purchase Return pada PT. Panfila Indosari, kolom Location ID pada editor Purchase Return tidak sesuai dengan Location ID pada penerimaan barang (Purchase Receiving), sehingga Location ID pada Purchase Return harus dipilih dan disesuaikan dengan Location ID pada
Purchase
Receiving.
Untuk
menyamakan lokasi penerimaan barang dengan lokasi Purchase Return, combo box Location ID pada kolom editor Purchase Return harus dibuat agar tidak bisa dipilih (read only) dan Location ID pada editor Purchase Return di-default-kan agar sesuai dengan
Location
ID
pada
Purchase
Receiving.
5. Company Requirement
:
Pengunaan lead time pada setiap barang.
Rank
:
High (H)
Degree of Fit
:
Gap (G)
Recommendation
:
Melakukan
penambahan
mekanisme
kalkulasi penentuan lead time dan perkiraan tanggal penerimaan barang pada setiap item secara otomatis. Overview
:
PT. Panfila Indosari menginginkan adanya perhitungan lead time secara otomatis pada proses pembelian agar perusahaan dapat memperkirakan waktu penerimaan barang. Waktu yang diperhitungkan berupa Planned Delivery
Time
dan
Good
Receipt
Processing Time. MOBIZ ERP System belum menerapkan mekanisme kalkulasi lead time secara otomatis, dimana dalam
140
memperkirakan waktu penerimaan, user diwajibkan untuk mengisi secara manual tanggal
perkiraan
penerimaan
barang
(Expected Date) pada Purchase Order. Oleh
karena
itu,
mengkalkulasi
agar
sistem
lead
dapat
time
dan
memperkirakan waktu penerimaan barang secara otomatis, dibutuhkan penambahan Planned Delivery Time pada master item dan Good Receipt Processing Time pada system parameter.
6. Company Requirement
:
Sistem
memisahkan
penomoran
antara
inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. Rank
:
Medium (M)
Degree of Fit
:
Gap (G)
Recommendation
:
Menambahkan setting numbering format pada system parameter untuk membedakan penomoran
antara
transaksi
inventory
adjustment plus dan inventory adjustment minus. Overview
:
PT. Panfila Indosari menginginkan agar penomoran untuk inventory adjustment dapat
dibedakan
antara
inventory
adjustment plus dan inventory adjustment minus. Untuk membedakan penomoran antara
inventory
inventory
adjustment
adjustment
plus
minus,
dan perlu
ditambahkan setting numbering format inventory
adjustment
parameter.
Hal
mengatur
format
ini
pada
system
diperlukan
untuk
penomoran
yang
141
digunakan dalam membedakan inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. Selain itu, perlu juga menambahkan pilihan
untuk
adjustment
plus
atau
adjustment minus di dalam editor Inventory Adjustment, pilihan tersebut akan diletakkan pada field Inventory Adjustment No.
4.5
Testing dan Recommendation 4.5.1 Testing Testing yang dilakukan bertujuan untuk menguji MOBIZ ERP System pada PT. Panfila Indosari agar permasalahan-permasalahan yang ditemukan dalam Fit / Gap Analysis dapat diketahui dan memberikan rekomendasi atau usulan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan. Berikut ini hasil testing yang dilakukan terhadap requirement yang partial dan gap :
4.5.1.1 Testing terhadap Requirement Purchase Request Dapat Menampilkan Nama Requester dan Departemen PT. Panfila Indosari ingin cetakan Purchase Request dapat menampilkan nama requester dan departemen, sehingga ketika manajer akan memberikan persetujuan atas Purchase Request, manajer dapat mengetahui nama dan departemen yang membuat Purchase Request tersebut. PT. Panfila Indosari menginginkan agar nama requester dan departemen yang membuat Purchase Request ditampilkan pada header cetakan Purchase Request. Untuk mencetak Purchase Request, dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Purchasing / AP – Purchase Request, lalu akan ditampilkan list Purchase Request seperti gambar berikut :
142
Gambar 4.2 : User Interface List Purchase Request
Setelah list Purchase Request muncul, pilih salah satu baris dari list Purchase Request dan double click pada baris yang dipilih, maka akan muncul tampilan editor Purchase Request seperti gambar berikut :
143
Gambar 4.3 : User Interface Editor Purchase Request Untuk melakukan pencetakan Purchase Request, dapat dilakukan dengan meng-click tombol (Print) pada editor Purchase Requests, lalu akan ditampilkan print preview dari cetakan Purchase Request seperti gambar berikut :
144
Gambar 4.4 : User Interface Print Preview Purchase Request Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement Purchase Request dapat menampilkan nama requester dan departemen, dapat dilihat pada gambar 4.4 bahwa untuk departemen yang membuat Purchase Request telah tampil pada header cetakan Purchase Request, namun untuk nama requester (pemohon) yang membuat Purchase Request belum tampil pada header cetakan Purchase Request.
4.5.1.2 Testing terhadap Requirement Terdapat Pilihan Dalam Membuat Purchase Order Berupa Purchase Order Stock dan Purchase Order Non Stock Pembuatan Purchase Order pada PT. Panfila Indosari dibedakan menjadi 2 tipe, yaitu Purchase Order stock dan Purchase Order non stock. PT. Panfila Indosari
145
menginginkan agar pembuatan dua tipe Purchase Order ini dapat dilakukan oleh MOBIZ ERP System, tetapi untuk saat ini, di dalam modul pembelian MOBIZ ERP System, pembuatan Purchase Order hanya bisa dilakukan untuk membuat Purchase Order stock, sedangkan untuk membuat pemesanan atau pembelian yang bukan stok harus melalui Account Payable Invoice. Untuk membuat Purchase Order stock, dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Purchasing / AP – Purchase Order. Lalu akan muncul tampilan list Purchase Order seperti gambar berikut:
Gambar 4.5 : User Interface List Purchase Order Setelah list Purchase Order ditampilkan, pilih tombol
(New) pada list Purchase Order untuk
146
melakukan pembelian barang stok. Kemudian akan muncul tampilan editor Purchase Order seperti pada gambar berikut ini :
Gambar 4.6 : User Interface Editor Purchase Order
Untuk membuat Purchase Order non stock, dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Purchasing / AP – Account Payable Invoice. Kemudian akan ditampilkan list Account Payable Invoice seperti pada gambar berikut :
147
Gambar 4.7 : User Interface List Account Payable Invoice
Kemudian pilih tombol
(New) pada list Account
Payable Invoice untuk melakukan pembelian barang nonstok. Lalu, akan muncul tampilan editor Account Payable Invoice seperti gambar berikut ini :
148
Gambar 4.8 : User Interface Editor Account Payable Invoice
Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement terdapat pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order stock dan Purchase Order non stock, dapat dilihat pada list Purchase Order (gambar 4.5) bahwa belum terdapat pilihan untuk membuat Purchase Order stock dan Purchase Order non stock. Sehingga, untuk membuat pembelian barang stok (Purchase Order stock) dapat dilakukan pada list Purchase Order, sedangkan untuk membuat pembelian barang nonstok (Purchase Order non stock) dilakukan pada list Account Payable Invoice.
4.5.1.3 Testing terhadap Requirement Dapat Mencetak Purchase Order Pajak dan Nonpajak dalam Format Header yang Berbeda Pembuatan Purchase Order pada PT. Panfila Indosari dibedakan menjadi Purchase Order pajak dan Purchase
Order
nonpajak.
PT
Panfila
Indosari
menginginkan agar ketika mencetak Purchase Order pajak,
149
pada header cetakan Purchase Order dapat ditampilkan NPWP perusahaan. Sedangkan, ketika mencetak Purchase Order nonpajak, NPWP perusahaan tidak perlu ditampilkan pada header cetakan Purchase Order. Untuk mencetak Purchase Order, dapat dilakukan dengan melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Purchasing / AP – Purchase Order. Kemudian akan ditampilkan list Purchase Order seperti pada gambar 4.5. Untuk mencari Purchase Order nonpajak pada list Purchase Order, dapat dilakukan melalui combo box Search In, kemudian pilih Purchase Order No. dan masukkan kata “poN” pada field combo box tersebut, lalu akan muncul list Purchase Order nonpajak seperti pada gambar berikut ini :
Gambar 4.9 : User Interface List Purchase Order Nonpajak
150
Kemudian pilih salah satu Purchase Order dengan cara double click pada salah satu transaksi Purchase Order nonpajak tersebut. Lalu akan tampil editor Purchase Order nonpajak seperti gambar berikut :
Gambar 4.10 : User Interface Editor Purchase Order Nonpajak
Untuk melakukan pencetakan Purchase Order nonpajak, dapat dilakukan dengan meng-click tombol (Print) pada editor Purchase Order nonpajak, lalu akan ditampilkan print preview dari cetakan Purchase Order nonpajak seperti gambar berikut :
151
Gambar 4.11 : User Interface Print Preview Purchase Order Nonpajak
Sedangkan, untuk mencari Purchase Order pajak pada list Purchase Order, dapat dilakukan melalui combo box Search In, kemudian pilih Purchase Order No. dan masukkan kata “PO” pada field combo box tersebut, lalu akan muncul list Purchase Order pajak seperti pada gambar berikut ini :
152
Gambar 4.12 : User Interface List Purchase Order Pajak
Setelah itu, pilih salah satu Purchase Order dengan cara double click pada salah satu transaksi Purchase Order pajak tersebut. Lalu akan tampil editor Purchase Order pajak seperti gambar berikut :
153
Gambar 4.13 : User Interface Editor Purchase Order Pajak
Untuk melakukan pencetakan Purchase Order pajak, dapat dilakukan dengan meng-click tombol
(Print)
pada editor Purchase Order pajak, lalu akan ditampilkan print preview dari cetakan Purchase Order pajak seperti gambar berikut :
154
Gambar 4.14 : User Interface Print Preview Purchase Order Pajak
Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement dapat mencetak Purchase Order pajak dan nonpajak dalam format header yang berbeda, dapat dilihat pada gambar 4.11 bahwa pada cetakan Purchase Order nonpajak, NPWP perusahaan tidak ditampilkan. Tetapi pada gambar 4.14, yaitu
print
preview Purchase Order pajak,
NPWP
perusahaan tetap tidak ditampilkan pada header cetakan Purchase Order pajak. Hal ini menunjukkan bahwa MOBIZ ERP System belum mendukung untuk pencetakan Purchase Order pajak yang menampilkan NPWP perusahaan pada header Purchase Order.
4.5.1.4 Testing terhadap Requirement Melakukan Penguncian terhadap Lokasi Item
Retur pada Proses Retur
Pembelian Dalam pembuatan Purchase Return, PT. Panfila Indosari menginginkan agar lokasi barang yang diretur tidak
155
bisa dipilih dan lokasi barang yang ingin diretur harus sesuai dengan lokasi penerimaan barang. Untuk pembuatan Purchase Return, dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Purchasing / AP – Purchase Return, lalu akan muncul tampilan list Purchase Return seperti pada gambar berikut :
Gambar 4.15 : User Interface List Purchase Return
Untuk membuat Purchase Return baru, pilih (New) pada list Purchase Return, kemudian akan tampil editor Purchase Return seperti gambar berikut :
156
Gambar 4.16 : User Interface Editor Purchase Return
Pada
editor
Purchase
Return,
user
harus
memasukkan nomor Purchase Receiving dan nomor Purchase Order yang sudah dibuat sebelumnya. Untuk melakukan pengujian terhadap requirement, maka akan digunakan nomor Purchase Order dan Purchase Receiving yang sudah dibuat. Nomor Purchase Order yang digunakan adalah poN13/10/000577. Berikut adalah tampilan editor Purchase Order dengan nomor poN13/10/000577 :
157
Gambar 4.17 : User Interface Editor Purchase Order poN13/10/000577
Dan nomor Purchase Receiving yang digunakan adalah btbN13/10/001821. Berikut adalah tampilan editor Purchase Receiving dengan nomor btbN13/10/001821 :
Gambar 4.18 : User Interface Editor Purchase Receiving btbN13/10/001821
158
Yang
perlu
user
lakukan
selanjutnya
adalah
memasukkan nomor Purchase Order dan nomor Purchase Receiving pada editor Purchase Return. Berikut ini adalah tampilan pada editor Purchase Return setelah nomor Purchase
Order
dan
nomor
Purchase
Receiving
dimasukkan:
Gambar 4.19 : User Interface Editor Purchase Return bkbrpN13/10/00149
Gambar 4.19 menunjukkan bahwa pada kolom Location ID, lokasi barang yang diretur adalah PBK-GBB, sedangkan pada gambar 4.18, lokasi penerimaan barang adalah PBK-GPB. Hal ini menunjukkan ketidaksesuaian antara lokasi barang yang diretur dengan lokasi penerimaan barang,
sehingga
lokasi
barang
yang
diretur
harus
disesuaikan dengan lokasi penerimaan barang. Setelah lokasi barang pada Purchase Return disamakan dengan lokasi barang
di
Purchase
Receiving,
selanjutnya
user
memasukkan jumlah barang yang ingin diretur dan
159
menyimpan Purchase Return tersebut dengan memilih tombol
(Save). Berikut adalah tampilan editor Purchase
Return setelah disimpan :
Gambar 4.20 : User Interface Editor Purchase Return bkbrpN13/10/00149 Setelah Disimpan
Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement melakukan penguncian terhadap lokasi item retur pada proses retur pembelian, dapat dilihat pada gambar 4.19 bahwa kolom Location ID pada editor Purchase Return masih belum sesuai dengan lokasi penerimaan barang (Purchase Receiving), sehingga lokasi barang yang diretur harus dipilih agar sama dengan lokasi penerimaan barang.
4.5.1.5 Testing terhadap Requirement Penggunaan Lead Time pada Setiap Barang PT.
Panfila
Indosari
menginginkan
adanya
perhitungan secara otomatis untuk jangka waktu pemesanan
160
barang sampai barang diterima oleh bagian gudang, sehingga bagian gudang dapat mengetahui kapan barang tersebut diterima di gudang. Untuk
mengetahui jarak waktu
pemesanan barang sampai barang diterima di gudang, bagian gudang dapat memasukkan lead time secara manual dengan melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Inventory – Item. Kemudian akan ditampilkan list Item seperti pada gambar berikut :
Gambar 4.21 : User Interface List Item
Lalu user dapat memilih salah satu item atau barang yang akan dibuat lead time-nya dengan meng-double click pada item yang dipilih dan kemudian, sistem akan menampilkan master item dari barang yang dipilih seperti gambar berikut :
161
Gambar 4.22 : User Interface Master Item
Kemudian user dapat memilih tab custom field pada master item dan memasukkan lead time secara manual.
162
Gambar 4.23 : User Interface Master Item (2) Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement penggunaan lead time pada setiap barang, dapat dilihat bahwa MOBIZ ERP System belum mendukung perhitungan otomatis untuk lead time pada setiap barang. Oleh karena itu, user harus memasukkan lead time secara manual pada master item seperti pada gambar 4.23.
4.5.1.6 Testing terhadap Requirement Sistem Memisahkan Penomoran Antara Inventory Adjustment Plus dan Inventory Adjustment Minus Untuk transaksi inventory adjustment plus dan inventory
adjustment
minus,
PT
Panfila
Indosari
menginginkan adanya perbedaan / pemisahan penomoran dari kedua transaksi tersebut. Transaksi inventory adjustment dapat dibuat melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Inventory
–
Inventory
Adjustment.
Kemudian
akan
163
ditampilkan list Inventory Adjustment seperti gambar berikut ini :
Gambar 4.24 : User Interface List Inventory Adjustment
Setelah itu, pilih tombol
(New) pada list
Inventory Adjustment. Lalu sistem akan menampilkan editor Inventory Adjustment seperti pada gambar berikut ini :
164
Gambar 4.25 : User Interface Editor Inventory Adjustment
Dari gambar 4.25, terlihat bahwa pada editor Inventory Adjustment, belum terdapat indikator yang dapat membedakan
penomoran
antara
transaksi
inventory
adjustment plus dan inventory adjustment minus. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengaturan numbering format untuk kedua transaksi tersebut. Untuk mengatur numbering format pada Inventory Adjustment dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu – System Parameter. Kemudian akan muncul tampilan system parameter seperti gambar berikut :
165
Gambar 4.26 : User Interface System Parameter
Kemudian expand pilihan Inventory dan pilih Numbering Format.
166
Gambar 4.27 : User Interface System Parameter (2) Dari
pengujian
yang
dilakukan
terhadap
requirement sistem memisahkan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus, gambar 4.27 menunjukkan bahwa numbering format untuk field Inventory Adjustment pada system parameter belum dapat membedakan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus.
4.5.2 Recommendation Rekomendasi ini dihasilkan berdasarkan hasil evaluasi dari requirement PT. Panfila Indosari dengan menggunakan metode Fit / Gap Analysis dan Risk Analysis. Metode Fit / Gap Analysis membantu menganalisis requirement dari PT. Panfila Indosari dan menemukan masalah-masalah yang timbul dari requirement tersebut. Metode Risk Analysis membantu dalam mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin timbul apabila requirement tidak terpenuhi serta besarnya dampak yang ditimbulkan dari risiko-risiko tersebut. Berdasarkan metode Fit / Gap Analysis dan pengujian yang dilakukan, terdapat enam masalah yang ditemukan dan sedang
167
dihadapi oleh PT. Panfila Indosari. Berikut ini adalah rekomendasi atau usulan yang diberikan kepada PT. M-One untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut :
4.5.2.1 Recommendation untuk Requirement Purchase Request Dapat Menampilkan Nama Requester dan Departemen Untuk memenuhi requirement ini, perlu ditambahkan nama requester (pemohon) pada header cetakan Purchase Request. Nama requester (pemohon) dapat diambil dari field requester yang terdapat pada editor Purchase Request. Dengan menampilkan nama requester dan nama departemen pada cetakan Purchase Request, maka manajer dapat mengetahui nama pemohon dan nama departemen yang membuat Purchase Request, sehingga manajer dapat memberikan persetujuan atas Purchase Request, sehingga tidak menghambat proses dalam permintaan pembelian.
4.5.2.2 Recommendation untuk Requirement Terdapat Pilihan dalam Membuat Purchase Order Berupa Purchase Order Stock dan Purchase Order Non Stock Untuk sementara ini, pada List Purchase Order hanya dapat dibuat Purchase Order stock, sedangkan untuk membuat Purchase Order non stock harus dilakukan melalui list Account Payable Invoice. Agar requirement ini dapat terpenuhi, maka pada list Purchase Order perlu dibuat pilihan saat memilih tombol (New). Pilihan tersebut dapat berupa combo box yang berisi pilihan Purchase Order stock dan Purchase Order non stock. Untuk editor Purchase Order stock dibiarkan tetap sama dengan editor Purchase Order yang sudah ada. Sedangkan untuk editor Purchase Order non stock, dapat disamakan dengan editor Purchase Order stock, namun dengan melakukan perubahan pada kolom item ID yang
168
diubah menjadi item name karena Purchase Order non stock digunakan untuk membeli barang yang tidak terdaftar pada master item. Dengan membuat pilihan Purchase Order stock dan Purchase Order non stock pada list Purchase Order, maka akan membuat proses pembelian stok dan nonstok menjadi lebih mudah dan terkontrol.
4.5.2.3 Recommendation untuk Requirement Dapat Mencetak Purchase Order Pajak dan Nonpajak dalam Format Header yang Berbeda Agar requirement ini dapat terpenuhi, maka perlu dibuat format header yang berbeda pada header Purchase Order pajak dan Purchase Order non pajak. Untuk membedakan format cetakan Purchase Order pajak atau Purchase Order nonpajak dapat diatur pada numbering format Purchase Order. Apabila Purchase Order bertipe tax dan Purchase Order No. menggunakan numbering format : PO{YEAR}/{MONTH}/99999, maka Purchase Order tersebut adalah Purchase Order pajak dan pada cetakan header Purchase Order akan ditampilkan NPWP perusahaan yang dapat diambil dari Tax Information yang terdapat pada master companies, sedangkan jika Purchase Order bertipe non tax dan Purchase Order No. menggunakan
numbering
poN{YEAR}/{MONTH}/99999,
maka
format Purchase
: Order
tersebut adalah Purchase Order nonpajak dan NPWP perusahaan tidak perlu ditampilkan pada header cetakan Purchase Order.
169
4.5.2.4 Recommendation
untuk
Requirement
Melakukan
Penguncian terhadap Lokasi Item Retur pada Proses Retur Pembelian Untuk dapat memenuhi requirement ini, maka kolom Location ID yang terdapat pada editor Purchase Return harus dibuat untuk langsung mengambil Location ID yang terdapat pada editor Purchase Receiving. Selain itu, kolom Location ID pada editor Purchase Return harus dibuat agar tidak bisa dipilih atau hanya bisa di-read, sehingga user tidak bisa memilih location lainnya. Dengan melakukan penguncian pada lokasi retur pembelian, maka dapat mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi pada saat penerimaan barang retur dan dapat mempercepat proses retur pembelian.
4.5.2.5 Recommendation untuk Requirement Penggunaan Lead Time pada Setiap Barang PT. Panfila Indosari menginginkan agar pada sistem inventory dapat dilakukan kalkulasi lead time secara otomatis, sehingga dapat diketahui jarak waktu dari pemesanan barang (Purchase Order) hingga barang tersebut sampai pada gudang (Purchase Receiving) untuk setiap barang pada master item. Lead time dibutuhkan oleh perusahaan agar perusahaan dapat memperkirakan waktu suatu barang sampai. Untuk menghitung lead time secara otomatis, dibutuhkan penambahan Planned Delivery Time pada master item. Planned Delivery Time digunakan untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh supplier untuk mengirimkan item yang dipesan. Selain itu, dibutuhkan juga penambahan setting Good Receipt Processing Time pada system parameter. Good Receipt Processing Time digunakan untuk menentukan lama waktu proses penerimaan barang
170
(pemeriksaan, validasi, dan waktu aman) hingga barang terdaftar pada inventory dan siap untuk digunakan. Ketika user membuat Purchase Order, sistem akan secara otomatis mengkalkulasi lead time dengan cara menjumlahkan Planned Delivery Time dari item yang yang dipesan dengan Good Receipt Processing Time yang telah ditentukan di system parameter. Hasil penjumlahan dari Planned Delivery Time dan Good Receipt Processing Time (lead time) tersebut kemudian akan ditambahkan dengan tanggal
pembuatan
Purchase
Order
dan
hasilnya
ditampilkan pada Purchase Order sebagai Expected Date.
4.5.2.6 Recommendation untuk Requirement Sistem Memisahkan Penomoran Antara Inventory Adjustment Plus dan Inventory Adjustment Minus Agar requirement ini dapat terpenuhi, maka perlu dibuat dua tipe numbering format pada system parameter. Dua tipe numbering format tersebut digunakan untuk mengatur dan membedakan penomoran untuk inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. Untuk numbering format inventory adjustment plus menggunakan : ADJP{YEAR}/{MONTH}/9999, sedangkan untuk numbering format
inventory
adjustment
ADJM{YEAR}/{MONTH}/9999. numbering
format
pada
minus
menggunakan
Setelah
system
membuat
parameter,
:
dua perlu
ditambahkan combo box pada Inventory Adjustment No. yang terdapat pada editor Inventory Adjustment, sehingga user dapat memilih dan membedakan penomoran untuk inventory adjustment plus atau inventory adjustment minus. Dengan membedakan penomoran pada inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus, maka akan mudah dalam mengontrol dalam transaksi Inventory Adjustment.
171
4.5.3 Rencana Pengembangan Rekomendasi Rencana pengembangan rekomendasi ini meliputi dua hal, yaitu
langkah-langkah
rekomendasi
dan
menyelesaikan
yang
estimasi
dilakukan waktu
untuk
yang
rekomendasi-rekomendasi
pengembangan
diperlukan
yang
telah
untuk
diberikan
tersebut.
4.5.3.1 Langkah-Langkah Rekomendasi Rekomendasi-rekomendasi yang diberikan di atas dapat dilakukan dengan melakukan langkah-langkah berikut ini : 1. Planning Pada tahap pertama ini dilakukan perencanaan dengan cara berdiskusi dengan project manager PT. M-One untuk menjelaskan permasalahan yang ada PT. Panfila Indosari dan rekomendasi yang telah dibuat agar project manager dapat menerima rekomendasi tersebut dan segera melakukan perbaikan dan atau penambahan pada MOBIZ ERP System yang dibutuhkan oleh PT. Panfila Indosari. 2. Design Pada tahap design ini, project manager memberikan task kepada
progammer
yang berisi
tahap-tahap
atau
informasi untuk melakukan perbaikan dan hal-hal yang harus dikerjakan untuk melakukan perbaikan dan atau penambahan pada MOBIZ ERP System. 3. Implementation Pada tahap implementation ini, programmer melakukan coding untuk memperbaiki dan atau menambahkan requirement pada MOBIZ ERP System berdasarkan task yang telah diberikan oleh project manager. Selain itu, pada tahap ini tim quality control support melakukan testing terhadap pekerjaan yang dilakukan programmer.
172
Bila task yang dikerjakan progammer telah selesai, maka akan dilakukan update pada MOBIZ ERP System PT. Panfila Indosari. 4. Support dan Maintenance Pada tahap terakhir ini, project manager akan melakukan update pada MOBIZ ERP System PT. Panfila Indosari dan memberikan training terhadap perubahan dan atau penambahan yang terjadi pada MOBIZ ERP System.
4.5.3.2 Estimasi Waktu Penyelesaian Rekomendasi Berikut ini tabel yang menunjukkan perkiraan waktu yang
dibutuhkan
untuk
menyelesaikan
rekomendasi yang diberikan di atas :
rekomendasi-
Tabel 4.5 : Estimasi Waktu Penyelesaian Rekomendasi No
Langkah
1
Planning
2
Design
3
Implementation
Hari 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
A Menambahkan informasi nama requester pada cetakan Purchase Request. B Menambahkan pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order non stock. C Menambahkan NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order pajak. D Lokasi pada Purchase Return disamakan dengan lokasi penerimaan barang pada Purchase Receiving dan combo box Location ID pada Purchase Return hanya bisa di-read (read only). E
Melakukan penambahan mekanisme kalkulasi penentuan lead time dan perkiraan tanggal penerimaan barang pada setiap item secara otomatis. 173
174
No
Langkah F
Menambahkan setting numbering format pada system parameter untuk membedakan penomoran antara transaksi inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus.
G Testing 4
Support and Maintenance A Update System B System Training
Hari 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
