BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

 

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil penelitian yang dilakukan dengan menggunakan metode Fit/Gap Analysis dan Risk Analysis. Fit/Gap Analysis memiliki tujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan PT. Garuda Indonesia dan menggambarkan sejauh mana software SAP ECC 6.0 modul Material Management dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Setelah dilakukan Fit/Gap Analysis akan dilakukan Risk Analysis atas rekomendasi yang diberikan atas analisis sebelumnya. Risk Analysis bertujuan untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul jika fungsi yang direkomendasikan pada software SAP ECC 6.0 modul Material Management tidak digunakan oleh PT. Garuda Indonesia.

4.1

Fit/Gap Analysis Secara umum, Fit/Gap Analysis adalah suatu metode yang mencakup kegiatan mengidentifikasi data kunci atau komponen-komponen yang sesuai (fit) di dalam sistem bisnis dan gap yang membutuhkan solusi-solusi. Dalam penelitian ini, Fit/Gap Analysis digunakan untuk mengidentifikasi apakah seluruh fungsi pada software yang digunakan sudah diimplementasi sesuai dengan kebutuhan dari PT. Garuda Indonesia untuk mendukung proses bisnisnya khususnya untuk modul Material Management. Fit/Gap Analysis dilakukan dengan cara membandingkan kebutuhan PT. Garuda Indonesia dengan fungsi-fungsi yang disediakan oleh

64   

65   

software

SAP

ECC

6.0

modul

Material

Management

yang

telah

diimplementasikan. Fit/Gap Analysis ini dimulai dengan terlebih dahulu mengidentifikasi kebutuhan dari PT. Garuda Indonesia dengan cara pengamatan langsung yaitu melakukan uji coba secara langsung terhadap software SAP dan melakukan interview dengan user yang menggunakan software SAP pada modul Material Management.

Kemudian

identifikasi

kebutuhan

dilanjutkan

dengan

cara

menganalisis proses bisnis perusahaan. Setelah kebutuhan diidentifikasi, dilakukan penentuan peringkat kebutuhan (Rank of Requirement). Tujuan dari penentuan peringkat kebutuhan ini adalah mengidentifikasi dan menentukan skala prioritas suatu kebutuhan terhadap proses bisnis PT. Garuda Indonesia. Peringkat kebutuhan terdiri atas tiga skala yaitu High, Medium dan Low.

Tabel 4.1 Requirement Rank-Pembahasan Peringkat

Penjelesan Kebutuhan ini sangat berpengaruh terhadap proses bisnis PT.

High

Garuda Indonesia sehingga kebutuhan ini harus terpenuhi. Kebutuhan ini berpengaruh terhadap proses bisnis PT. Garuda Indonesia, jika kebutuhan ini belum terpenuhi maka tidak akan

Medium

mengganggu tujuan utama dari PT. Garuda Indonesia. Namun jika terpenuhi akan memberikan nilai yang signifikan.

   

66   

Penjelesan

Peringkat

Kebutuhan ini sedikit berpengaruh terhadap proses bisnis PT. Garuda Indonesia. Jika kebutuhan ini tidak terpenuhi, tidak akan Low

mengganggu proses bisnis yang sedang berjalan. Namun jika terpenuhi akan membantu meningkatkan kinerja proses bisnis dalam perusahaan.

Setelah dilakukan penentuan peringkat kebutuhan, selanjutnya kebutuhan tersebut disesuaikan dengan fungsi yang terdapat pada software SAP ECC 6.0 modul Material Management dengan penentuan degree of fit yang terdiri atas tiga kondisi yaitu, Fit, Gap, dan Partial Fit.

Tabel 4.2 Degree of Fit-Pembahasan Degree Fit

Penjelasan Kebutuhan sudah diimplementasikan dalam penggunaan software SAP dan sudah difungsikan secara maksimal.

Gap

Kebutuhan belum diimplementasikan dalam penggunaan software SAP.

Partial

Kebutuhan sudah diimplementasi namun belum difungsikan secara maksimal atau sudah diimplementasi namun belum secara keseluruhan.

   

67   

Setelah dilakukan penentuan degree of fit, selanjutnya akan dilakukan evaluasi terhadap

masing-masing

kebutuhan.

Evaluasi

ini

bertujuan

untuk

mengidentifikasi dan menganalisis sudah sejauh mana fungsi dari software SAP digunakan dalam pemenuhan kebutuhan PT. Garuda Indonesia. Selain itu, khusus untuk kebutuhan yang memiliki derajat gap akan dianalisis kembali dan selanjutnya akan diberikan rekomendasi mengenai fungsi mana saja yang dapat digunakan dalam software SAP untuk memenuhi kebutuhan. 4.1.1

Fit/Gap Analysis Head Office (HO) Fit/Gap Analysis untuk HO dilakukan berdasarkan urutan proses bisnis yang dijalankan mulai dari Purchase Requisition (PR), Source Determination, Vendor Selection, Purchase Order, Goods Receipt, dan Invoice Verification. Kebutuhan yang difokuskan pada HO adalah seluruh kegiatan dalam proses pengadaan stock material dan non-stock material. Pada HO dilakukan pengadaan dengan MRP untuk dua jenis stock material, yaitu barang kestasiunan dan printing material yang digunakan baik di HO maupun BO. Ketika BO membutuhkan material yaitu ketika jumlah material di BO telah mencapai Re-Order Point (ROP), HO akan secara langsung mengirimkan material ke BO tanpa perlu adanya melakukan reservation terlebih dahulu. Untuk stock material lain yaitu office supplies, pengadaannya dilakukan secara manual yaitu dengan pembuatan Purchase Requisition

   

68   

(PR), Release PR, pembuatan Purchaser Order (PO), Release PO, Goods Receipt, dan Invoice Verification. Sedangkan untuk pengadaan non-stock material dilakukan untuk office equipment dan IT. Pengadaan non-stock material dilakukan oleh masing-masing HO dan BO secara manual.

   

   

Tabel 4.3 Fit/Gap Analysis - Head Office (HO) Company

Degree

No

Description

Rank

Requirement A

Evaluation

Recommendation

of Fit Reservation

A.1

Setiap

Reservation material

user

pada

tiap H

F

membutuhkan dapat

material

melakukan

Reservation

ke

digunakan

untuk pengadaan stock

akses

langsung untuk membuat Reservation

telah

menggunakan fungsi ini.

ke bagian di perusahaan yang

bagian inventory

Perusahaan

dan non-stock material.

bagian

inventory. A.2

Good Issue atas Setiap

   

Reservation

inventory

menyimpan

Good

kali

bagian H melakukan

Issue

atas

F

Pada Good Issue atas Reservation, document

material yang

 

di

   

nomor dokumen Reservation, yang

di Good

reference

dokumen

Issue

otomatis

reference

secara

dari

Reservation

menyimpan

sudah

tercantum history nomor

nomor Reservation yang

Reservation tersebut.

di reference. B

Purchase Requisition (PR)

B.1

PR untuk stock Ketika material mencapai H material

titik

Re-Order

Point

sistem

secara

terbentuk secara (ROP), otomatis proses MRP

dari otomatis

membuat

PR

F

Fungsi dijalankan telah

MRP

telah

dan

ketika

mencapai

ROP,

titik sistem

sebagai warning kepada

menghasilkan

bagian

otomatis

bernomor

dokumen

36########.

inventory

untuk

melakukan pengadaan.

PR

PR tersebut digunakan

   

 

   

sebagai

acuan

untuk

melakukan pengadaan. B.2

untuk Harga satuan yang tertera M

Harga stock

G

material pada PR mengacu pada

Harga

yang

muncul

otomatis Menentukan

pada

Source

saat Determination

pembuatan PR berasal namun dengan cara ini tidak

PR berasal dari pada Contract.

dari

Contract

Untuk saat ini user harus melainkan

material

master. mengubah harga pada PR,

mencari harga yang telah disetujui.

Setelah

itu

mengubah harga pada PR secara manual. Penggabungan

Ketika dijalankan proses H

PR untuk proses MRP

   

PR,

yang tertera di harga yang telah disetujui

harga

mendisplay Contract dan terubah pada PO.

B.3

pada

of

untuk

stock

F

Penggabungan PR yang terbentuk

dari

 

proses

otomatis

   

MRP

Head material, semua material

MRP dilakukan secara

Office.

yang memiliki quantity

batch dan menghasilkan

Penggabungan

dibawah titik Re-Order

PR baru dengan nomor

ini

dilakukan Point akan menghasilkan

dokumen 35########.

untuk PR stock PR secara otomatis per material

yang satu material. Seluruh PR

sudah terbentuk otomatis yang terbentuk secara otomatis pada hari yang sama akan dari

proses digabung menjadi satu PR

MRP.

untuk

diproses

secara

bersamaan. B.4

Penggabungan

   

Ketika dijalankan proses H

F

Penggabungan PR yang

PR untuk proses MRP BO untuk stock

terbentuk

MRP

MRP dilakukan secara

Branch material, semua material

dari

 

proses

   

Office

(BO). yang memiliki quantity

Penggabungan ini

batch dan menghasilkan

dibawah titik Re-Order

PR baru dengan nomor

dilakukan Point akan menghasilkan

dokumen 35########.

untuk PR stock PR secara otomatis per material

yang satu material. Seluruh PR

sudah terbentuk otomatis yang terbentuk secara otomatis pada hari dan BO yang dari proses MRP sama

B.5

digabung

berdasarkan

menjadi satu PR untuk

masing-masing

diproses

BO.

bersamaan.

Release

   

akan

secara

PR Setiap PR yang sudah H

F

Setiap PR yang sudah

untuk pengadaan terbuat harus di release

terbentuk

stock dan non- berdasarkan

direlease oleh beberapa

beberapa

selanjutnya

 

   

stock material

kriteria.

bagian berdasarkan nilai uang

dari

PR

yang

terbentuk.

Release

dilakukan

dengan

mencentang check box yang ada pada tampilan Release

PR.

pengadaan

baru

dilanjutkan

Proses dapat setelah

release dilakukan. B.6

Nilai uang dari Setelah budget suatu

dilakukannya M

atas release PR oleh bagian material budgeting,

nilai

uang

akan ter-update budget dari suatu material

   

G

Fungsi

budget

sudah Fungsi

budgeting

dijalankan pada modul dilakukan Finance namun belum dengan terintegrasi

 

dengan pengaturan

dalam

dapat software

melakukan pada

t-code

   

secara otomatis

akan

ter-update

secara

otomatis.

modul

Material SPRO, CJ01/CJ20N, CJ40,

Management

sehingga dan CJ30.

ketika dilakukan Release PR, user pada bagian budgeting

harus

memeriksa budget yang tersedia secara manual. Jika budget tersedia, baru PR dapat direlease. C

Vendor Selection

C.1

Pembuatan Request

Pada

saat

For pengadaan material atau

Quotation (RFQ) pembaharuan kepada vendor

   

melakukan M

Contract,

purchaser membuat RFQ

G

Purchaser

membuat Pembuatan

RFQ secara manual lalu dilakukan

RFQ

dapat dengan

mengirimkannya kepada menggunakan software SAP vendor.

dengan t-code ME41 dan

 

   

sebagai

permintaan

dapat

penawaran harga kepada

collective

vendor.

vendor

dilakukan

secara

untuk agar

beberapa

memudahkan

proses perbandingan antara beberapa vendor. Untuk

mencetak

RFQ

sehingga dapat dikirimkan kepada dilakukan

vendor

dapat

dengan

t-code

ME9A. C.2

Pembuatan Quotation

   

Quotation yang diterima M atas dari vendor diinput oleh

permintaan

purchaser

material

sistem.

ke

dalam

G

Quotation

yang Pembuatan

Quotation

dikirimkan oleh vendor dilakukan ketika perusahaan atas

RFQ

dikirimkan

 

sebelumnya menerima

Quotation

dari

oleh vendor dan bisa merupakan

   

purchaser

masih lanjutan dari proses RFQ.

dilakukan secara manual.

Pembuatan Quotation dapat dilakukan dengan software SAP dengan t-code ME47.

C.3

Perbandingan antara

Quotation dari beberapa M

beberapa vendor

Quotation

G

Proses

membandingkan Dari

beberapa

Quotation

dibandingkan

Quotation dari beberapa yang telah diinput ke dalam

berdasarkan harga dan

vendor dilakukan secara sistem, kemudian dilakukan

berdasarkan harga quantity

sehingga

dan quantity

quotation

menemukan quotation yang

yang optimum dari satu

optimum dari satu vendor.

vendor.

Perbandingan

mendapatkan

manual oleh purchaser.

perbandingan

untuk

antara

Quotation dapat dilakukan dengan software SAP dengan t-code ME49. Pada t-code ini

   

 

   

juga dapat dilakukan setting rejection letters untuk vendor yang

tidak

terpilih

dan

mencetaknya dengan ME9A. C.4

Live Auction

Sistem dapat menunjang H proses langsung

auction

secara

tanpa

harus

G

Live

auction

sudah Pada software SAP modul

dilakukan namun tidak Material Management (MM) dilakukan

dengan tidak disediakan fungsi untuk

tatap muka dengan para

menggunakan

vendor.

SAP.

sistem Live Auction. Tetapi fungsi Live Auction dapat dilakukan dengan menggunakan modul Supplier

Relationship

Management (SRM). C.5

   

Contract

Sistem

Management

otomatis

dapat

secara M membuat

G

Purchaser

harus Pada software SAP modul

menginput secara manual Material Management (MM)

 

   

Contract dari hasil Live

isi dari Contract.

tidak disediakan fungsi untuk

Auction.

Contract Management. Tetapi fungsi Contract Management dapat

dilakukan

dengan

menggunakan modul Supplier Relationship

Management

(SRM). C.6

Penyimpanan pasal-pasal Contract

Contract pada menyimpan

dapat L isi

dari

G

Sistem

hanya Penyimpanan

menyimpan

kondisi pada

Contract

dapat

seluruh Contract manual

mengenai

termasuk peraturan dan

material dan harga yang hanya berupa text dan tidak

kesepakatan

telah disepakati. Untuk dapat dianalisis atau ditindak

bentuk pasal.

dalam

spesifikasi dilakukan pada SRM namun

peraturan

dan lebih lanjut oleh sistem.

kesepakatan lain di luar

   

pasal-pasal

 

   

kondisi material hanya tersimpan secara manual. D

Purchase Order (PO)

D.1

Pembuatan

PO Pembuatan

berdasarkan PR

harus

setiap

PO H

F

didasarkan

Setiap PO yang dibuat untuk dikirimkan kepada

(reference) pada PR yang

vendor

berasal

dari

sudah di release.

reference PR yang sudah direlease.

D.2

Release

D.3

untuk Setiap PO harus direlease H

PO yang sudah terbentuk

PO yang sudah oleh purchaser sebelum

direlease terlebih dahulu

terbuat

dikirimkan kepada vendor.

oleh purchaser (GM).

Menampilkan

Sistem menyimpan data L

data historis atas pembelian terakhir (nomor

   

F

G

Purchasing Info Record Fungsi ini disediakan oleh belum digunakan oleh software

 

SAP

yaitu

   

pengadaan

PO,

sebelumnya

harga)

material,

vendor,

perusahaan. untuk

Biasanya Purchasing Info Record. mengetahui

pengadaan yang pernah dilakukan,

user

melakukannya

dengan

cara mendisplay PO. D.4

Konfirmasi dari User vendor status PO

dapat

mengetahui L

atas status PO yang sebenarnya sampai material diterima.

G

Pada

saat

ini

fungsi Fungsi ini disediakan oleh

dilakukan secara manual, software SAP yaitu Vendor misalnya

menelpon Confirmation,

langsung kepada vendor dilakukan dan

informasi

setting

transaksinya

ada melakukan change pada PO

kemungkinan user lain dengan t-code ME22.

   

terlebih

tidak dahulu pada t-code SPRO dan

diinput ke dalam sistem untuk sehingga

sebelumnya

 

   

yang bersangkutan tidak mengetahui

informasi

tersebut. E

Good Receipt (GR)

E.1

Good

Penerimaan

Receipt

material

secara dilakukan beberapa kali

bertahap

yang (partial) karena adanya

F

Pengiriman

material

yang berasal dari satu PO dilakukan

secara

berasal dari satu penerimaan barang secara

langsung atau bertahap.

PO

Untuk

maupun bertahap yang didasarkan

pengiriman

secara

pada satu PO atau dapat

material secara bertahap,

keseluruhan.

dilakukan

dengan

terbentuk beberapa Good

secara

Receipt yang reference

penerimaan keseluruhan.

   

dapat H

ke satu PO yang sama.

 

   

F

Invoice Verification

F.1

Adanya

three- Adanya

way matching

pencocokkan H

F

Setelah

Invoice

dan

antara PO, GR dan Invoice

material telah diterima

yang diterima.

dari

vendor,

Invoice

dientri ke dalam sistem. Sistem

melakukan

pengecekan

Invoice

dengan reference kepada PO.

Quantity

yang

tercantum pada Invoice merupakan quantity yang terdapat

pada

Receipt.

   

 

Good

   

G

Other

G.1

Stock opname

Sistem menunjang proses H perhitungan

fisik

yang

dilakukan perusahaan.

G

Selama ini stock opname Stock opname atas semua hanya dilakukan secara material yang terdapat pada manual

oleh

bagian perusahaan dapat ditunjang

inventory. Jika quantity oleh software SAP dengan fisik

material

terdapat

di

yang menggunakan fungsi Physical gudang Inventory yang bisa diakses

berbeda dengan quantity melalui t-code MI01. material yang tertera di sistem,

maka

dilakukan lebih

akan

penelusuran

lanjut

untuk

mencari tahu mengapa

   

 

   

terjadi

perbedaan

quantity. Pada akhirnya quantity material yang tersedia untuk digunakan untuk

kegiatan

operasional quantity

adalah berdasarkan

jumlah fisik yang ada di gudang. G.2

Mengevaluasi vendor sudah

Sistem

membantu

yang dalam

melakukan

terdaftar penilaian terhadap vendor

di perusahaan

yang

telah

transaksi

   

user M

melakukan dengan

G

Saat ini fungsi belum Mengevaluasi vendor yang digunakan

oleh sudah terdaftar di perusahaan

perusahaan. terhadap

Evaluasi dapat ditunjang oleh software

vendor

telah

yang SAP dengan fungsi Vendor

melakukan Evaluation

 

dengan

t-code

   

perusahaan

berdasarkan

transaksi

harga, kualitas material,

perusahaan

ketepatan

dengan

dalam

cara

menilai telah melaksanakan transaksi

quantity

vendor dengan kriteria

material

yang

dilakukan

dilakukan terhadap vendor-vendor yang

secara manual kualitas dengan perusahaan.

yang ada.

Memblokir

Setelah mendapatkan hasil M

vendor

atas penilaian vendor, user

dijalankan

dapat

block

perusahaan

yang

menggunakan

melakukan

terhadap

   

yang

pengiriman material dan

dikirimkan. G.3

dengan ME61

vendor

G

Fungsi

ini

belum Memblokir

dapat

oleh ditunjang oleh software SAP dengan fungsi Block Vendor software. yang bisa diakses melalui t-

tidak memenuhi criteria

Namun untuk melakukan code MK05.

perusahaan.

Block

blok pada vendor secara

terhadap vendor sifatnya

manual telah dilakukan

tidak permanen sehingga

dengan

cara

 

vendor

   

apabila perusahaan ingin

mengevaluasi

vendor

melakukan

secara

manual

transaksi

kembali dengan vendor,

berdasarkan

user dapat mengaktifkan

kriteria

kembali vendor tersebut.

pengiriman,

beberapa

yaitu

waktu kualitas

material yang berbeda dari

kesepakatan,

kesalahan material pada saat

pengiriman,

perbedaan pengiriman

quantity dan

pemesanan. G.4

   

Perkiraan

Sistem dapat membantu M

penggunaan

bagian

Inventory

untuk

G

Pada saat ini perkiraan Fungsi ini disediakan oleh penggunaan

 

material software SAP yaitu Forecast

   

perkiraan

memprediksi

dilakukan

(Forecast)

pengadaan barang dengan

data-data historis yang

menggunakan

model seasonal.

telah

model seasonal. G.5

Re-Order Point bagian

Inventory

dan menghitung nilai ROP dan

Safety

Stock SS untuk tiap material

(SS) untuk MRP yang

ROP

ditetapkan perhitungan

dan

SS penentuan

G

digunakan,

yang

dilakukan

per

di plant,

nilai

Re-Order

secara (SS) untuk MRP maka harus

MRP1 pada material master.

Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh

analisis stok tiap material terdapat

melakukan

dengan Point (ROP) dan Safety Stock

dientrit ke dalam sistem. menyajikan H

ingin

manual baru kemudian mengubah pengaturan view

MRP.

perusahaan

   

kemudian

Pada saat ini perkiraan Jika nilai

diimplementasikan

Analisis jumlah Sistem stok

G

untuk

(ROP)

oleh sistem.

ada

diproses secara manual.

Penentuan nilai Sistem dapat membantu M

G.6

berdasarkan dengan t-code MP80.

material

analisis software SAP yaitu Logistic tanpa Information

menggunakan

 

System

(LIS)

fungsi dengan menggunakan t-code

   

G.7

Analisis uang

storage location, material

Logistic

Information MC.1,

dan material group

System.

MC.L

nilai Sistem

menyajikan H

G

akibat analisis nilai uang dari

MC.5,

MC.9

dan

Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh analisis software SAP yaitu Logistic

digunakan,

tanpa Information

pergerakan

adanya Good Receipt dan

dilakukan

material

Good Issue per plant, per

menggunakan

material dan mendetil.

Logistic

System

(LIS)

fungsi dengan menggunakan t-code

Information MC.2.

System. G.8

Analisis uang

nilai Sistem

akibat analisis nilai uang dari

pergerakan material

menyajikan H

per adanya Good Receipt dan Good Issue tiap material.

G

Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh

dilakukan

tanpa Information

menggunakan

System.

 

System

(LIS)

fungsi dengan menggunakan t-code

Information MC.A.

Logistic

   

analisis software SAP yaitu Logistic

digunakan,

   

G.9

Analisis

Sistem

menyajikan H

G

pergerakan tiap analisis nilai uang dari

digunakan,

material

dilakukan

yang adanya Good Receipt dan

lebih mendetil

yang

Logistic

Sistem

pergerakan

analisis

setiap per plant

tanpa Information

menggunakan

Analisis

jumlah

analisis software SAP yaitu Logistic

Good Issue tiap material lebih

mendetil

(tanggal pergerakan) G.10

Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh

(LIS)

fungsi dengan menggunakan t-code

Information MC48.

System.

menyajikan H jumlah

System

G

Good

Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh analisis software SAP yaitu Logistic

digunakan,

stok Receipt dan Good Issue

dilakukan

material tiap material pada tiap

tanpa Information

menggunakan

plant.

System

(LIS)

fungsi dengan menggunakan t-code

Information MCBA.

Logistic System.

G.11

Analisis

   

Sistem

menyajikan H

G

Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh

 

   

analisis

pergerakan

jumlah

Good

stok Receipt dan Good Issue

jumlah

dilakukan

tanpa Information

setiap

material tiap material pada tiap

menggunakan

per

storage storage location.

Logistic

Analisis

Sistem

pergerakan

analisis

jumlah

System

(LIS)

fungsi dengan menggunakan t-code

Information MCBC.

System.

location G.12

analisis software SAP yaitu Logistic

digunakan,

menyajikan H jumlah

G

Good

digunakan,

stok Receipt dan Good Issue

setiap material

Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh analisis software SAP yaitu Logistic

dilakukan

tiap material.

tanpa Information

menggunakan

System

(LIS)

fungsi dengan menggunakan t-code

Information MCBE.

Logistic System. G.13

Analisis

Sistem

pergerakan

analisis

jumlah

   

menyajikan H jumlah

Good

stok Receipt dan Good Issue

G

Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh digunakan, dilakukan

analisis software SAP yaitu Logistic tanpa Information

 

System

(LIS)

   

setiap

material tiap material pada tiap

menggunakan

per

material material group.

Logistic

Analisis

Sistem

pengadaan

analisis pengadaan yang

material

Information MCBK.

System.

group G.14

fungsi dengan menggunakan t-code

menyajikan H

per dilaksanakan

purchasing

per

organization

organization.

G

Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh digunakan,

analisis software SAP yaitu Logistic

perusahaan

dilakukan

tanpa Information

purchasing

menggunakan

System

(LIS)

fungsi dengan menggunakan t-code

Information MCE1.

Logistic System.

G.15

Analisis analisis Sistem vendor

menyajikan H

analisis

vendor

bekerja

sama

yang dengan

perusahaan pengadaan material.

   

dalam

G

Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh analisis software SAP yaitu Logistic

digunakan, dilakukan

tanpa Information

menggunakan

 

(LIS)

fungsi dengan menggunakan t-code

Information MCE3.

Logistic

System

   

System. G.16

Analisis analisis Sistem pengadaan

menyajikan H

G

per analisis pengadaan yang

material group

dilaksanakan

Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh analisis software SAP yaitu Logistic

digunakan,

perusahaan

dilakukan

tanpa Information

menggunakan

per material group.

System

(LIS)

fungsi dengan menggunakan t-code

Information MCE5.

Logistic System. G.17

Analisis analisis Sistem pengadaan material

menyajikan H

per analisis pengadaan yang dilaksanakan per material.

perusahaan

G

Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh

dilakukan

tanpa Information

menggunakan

System.

 

System

(LIS)

fungsi dengan menggunakan t-code

Information MCE7.

Logistic

   

analisis software SAP yaitu Logistic

digunakan,

94  

4.1.2

Fit/Gap Analysis Branch Office (BO) Fit/Gap Analysis untuk BO dilakukan berdasarkan urutan proses bisnis yang dijalankan mulai dari Purchase Requisition (PR), Purchase Order (PR), Good Receipt (GR), pengeluaran material dari gudang BO, dan Invoice Verification. Pada BO lebih banyak difokuskan kebutuhan untuk proses Material Requirement Planning (MRP). Proses MRP yang dijalankan pada sepuluh BO adalah MRP terhadap stock material yaitu material kestasiunan dan printing material. Untuk kedua material ini, pengadaan dilakukan oleh Head Office (HO). Ketika jumlah material di BO sudah mencapai titik Re-Order Point (ROP) maka HO akan langsung melakukan pengiriman ke BO tanpa harus user di BO melakukan reservation terlebih dahulu. Pengadaan office supplies di BO dilakukan oleh masing-masing BO. Jadi user di BO melakukan prosedur yang sama seperti di HO, yaitu dengan membuat PR terlebih dahulu. Setelah pembuatan PR, kemudian harus dilakukan release atas PR. Proses release dilakukan berdasarkan nilai PR. Untuk nilai PR di atas Rp. 10.000.000,- harus direlease oleh HO.

   

 

   

Tabel 4.4 Fit/Gap Analysis – Branch Office (BO) Company

Degree

No

Description

Rank

Requirement H

Evaluation

Recommendation

of Fit

Purchase Requisition (PR)

H.1

Pembuatan

PR User

untuk

pada

BO

tidak H

stock membuat PR melainkan

material

secara sistem secara langsung

otomatis

dari membuat PR dari proses

proses MRP

MRP

dan

diproses

P

Proses

MRP

telah Dilakukan implementasi MRP

dijalankan, namun baru untuk

BO

yang

belum

dijalankan pada beberapa menjalankan

MRP

dengan

Branch Office sehingga menggunakan hanya beberapa BO yang yang

dapat menciptakan PR dilakukan

di HO.

secara otomatis. Untuk sebelumnya. yang

belum

menjalankan MRP masih menggunakan

   

sebelumnya

langsung oleh purchaser

BO

 

pengaturan

terhadap

telah BO

   

Reservation kepada Head Office untuk pengadaan stock material. Ketika stok telah mencapai titik Re-Order Point, sistem secara otomatis membuat PR

dengan

nomor

dokumen 36#######. H.2

Pembuatan

PR User pada BO dapat H

untuk non-stock melakukan material

pembuatan

F

Pada

saat

BO

membutuhkan non-stock

PR secara langsung pada

material,

user

dapat

BO.

langsung membuat PR tanpa harus melalui Head Office.

   

 

   

H.3

Release PR untuk Release pengadaan

non- pengadaan

stock material

PR

untuk H

F

non-stock

direlease

bertahap

tertentu

berdasarkan

MRP proses MRP seolah-olah

dilakukan Storage.

Place

PR

direlease

oleh Head Office.

setelah Place In otomatis hilang setelah Storage

kepala

BO. Sampai batas nilai

Update PR dari PR yang terbuat dari H proses

oleh

material dilakukan secara

kriteria yang ada. H.4

PR yang sudah dibuat,

In

P

Fungsi

MRP

belum Dilakukan implementasi MRP

dijalankan pada seluruh untuk

BO

yang

belum

BO sehingga update PR menjalankan

MRP

dengan

seolah-olah

secara menggunakan

otomatis hilang setelah yang dilakukan

Place

sebelumnya

In dilakukan

Storage. Fungsi ini baru sebelumnya. dijalankan pada sebagian BO

   

saja

 

yang

telah

pengaturan

terhadap

telah BO

   

menjalankan

fungsi

MRP. I

Purchase Order (PO)

I.1

Pembuatan

PO Pembuatan

berdasarkan PR

setiap

PO H

F

PO yang dibuat atas non-

untuk pengadaan non-

stock

stock

harus

berasal dari reference PR

(reference)

yang sudah di release.

material

didasarkan

pada PR yang sudah di

Release

release.

adalah

material

yang

harus

berlaku release

berdasarkan jumlah nilai dari suatu PR. I.2

Release

PO Setiap

PO

harus H

untuk pengadaan direlease oleh DMU / non-stock

   

AA sebelum dikirimkan

F

PO yang telah dibuat tidak

langsung

di

kirimkan ke vendor tetapi

 

   

material.

kepada vendor.

dilakukan

release

terlebih dahulu terhadap PO oleh AA masingmasing BO. J

Good Receipt (GR)

J.1

Pengiriman

HO

tidak

langsung H

P

Pengiriman

material dari HO mengirimkan material ke

dilakukan

ke BO

menggunakan

BO

namun

lokasi dahulu.

baru

ke

suatu terlebih

material Dilakukan implementasi MRP dengan untuk

delivery.

BO

yang

belum

two-step menjalankan

MRP

dengan

Pengiriman menggunakan

material dari HO seolah- yang

sebelumnya

olah diletakkan terlebih dilakukan dahulu

pada

transfer sebelumnya.

location. Setelah material sampai di BO, user di

   

 

pengaturan

terhadap

telah BO

   

BO melakukan Place In Storage yang seolah-olah menarik

material

transfer

dari

location.

Quantity material yang dicatat ke dalam Place In Storage

merupakan

jumlah sebenarnya yang diterima. Fungsi ini baru dijalankan oleh beberapa BO

yang

telah

mengimplementasi MRP. J.2

Pengiriman

Suatu

material dari satu melakukan

   

BO

dapat M

pengiriman

P

Fungsi

ini

baru Dilakukan implementasi MRP

dijalankan pada sebagian untuk

 

BO

yang

belum

   

BO ke BO lain

material ke BO lain yang

BO. Pengiriman material menjalankan

membutuhkan.

antara BO juga dilakukan menggunakan dengan

menggunakan yang

dengan

pengaturan

sebelumnya

dilakukan

two-step delivery.

MRP

terhadap

telah BO

sebelumnya. J.3

Pengiriman

Ketika terjadi pengiriman H

P

Fungsi

ini

baru Dilakukan implementasi MRP

material dari HO material dari HO ke BO

dijalankan pada sebagian untuk

ke BO dan BO ke dan BO ke BO tidak

BO.

BO

pengiriman material dari menggunakan

tanpa tercipta

jurnal

karena

Pada

BO

yang

belum

saat menjalankan

MRP

dengan

menciptakan

belum dianggap sebagai

HO ke BO atau dari BO yang

jurnal

biaya.

ke BO tidak menciptakan dilakukan

sebelumnya

jurnal. Pada sebagian BO sebelumnya. lainnya

masih

menggunakan reservation

   

 

pengaturan

terhadap

telah BO

   

atas permintaan material dari BO ke HO sehingga material

yang

sudah

dikirimkan oleh HO ke BO

sudah

sebagai

dianggap

biaya

dan

menciptakan jurnal. K

Pengeluaran Material dari Gudang BO

K.1

Reservation oleh Seluruh end user (KK) H

KK

yang

membutuhkan

membutuhkan

stock

membuat

material reservation dahulu,

   

Setiap

BO

end user (KK) di pada BO

G

melakukan terlebih namun

secara

yang Diharapkan KK menggunakan material fasilitas

web

yang

reservation dikembangkan

manual

kepada meminimalkan

AA/DMU pada masing- pada masing BO. Perusahaan dilakukan.

 

transaksi

telah untuk

kesalahan yang

   

diharapkan beredar

ID

tidak

yang

telah

terlalu

web

mengembangkan bagi

KK

untuk

banyak. Jadi, hanya user

melakukan

reservation

tertentu yang memiliki

namun

karena

ID pada software SAP.

keterbatasan

dalam

sosialisasi, web belum dapat

direalisasikan

penggunaanya. Sehingga dari data manual yang telah dibuat oleh KK, AA/DMU

kemudian

menginput kembali ke dalam sistem.

   

 

   

K.2

Terciptanya jurnal

Ketika

dilakukan H

ketika pengeluaran

material

untuk

barang

stock

material

P

Untuk BO yang telah Dilakukan implementasi MRP menjalankan MRP, jurnal untuk

BO

yang

belum

tercipta ketika material menjalankan

MRP

dengan

dikeluarkan dari kepada end user, sistem

dikeluarkan dari gudang menggunakan

gudang BO untuk membuat

BO untuk digunakan oleh yang

digunakan BO tersebut.

oleh menyatakan biaya.

jurnal

yang adanya

MRP, ketika

menjalankan sebelumnya. jurnal gudang

tercipta HO

mengirimkan material ke BO.

   

sebelumnya

BO. Untuk BO yang dilakukan belum

 

pengaturan

terhadap

telah BO

   

L

Invoice Verification

L.1

Adanya way

three- Adanya

matching antara Purchase Order,

untuk non-stock Good material

pencocokkan H

Receipt

dan

Invoice yang diterima.

F

Setelah

Invoice

dan

material telah diterima dari

vendor,

menginput dalam

user

Invoice

sistem.

melakukan

ke

Sistem

pengecekan

Invoice dengan reference kepada

PO.

Quantity

material yang tercantum pada Invoice merupakan quantity yang terdapat pada Good Receipt.

   

 

106 4.2

Overview Overview berisi penjelasan atas rekomendasi yang telah diberikan pada tabel Fit/Gap Analysis untuk kebutuhan yang memiliki nilai gap dan partial. Penjelasan akan dijabarkan mulai dari kebutuhan yang berasal dari Head Office dan dilanjutkan dengan kebutuhan yang berasal dari Branch Office.

a.

Kebutuhan

: Harga untuk stock material yang tertera di PR berasal dari Contract

Solusi

: Menentukan Source of Determination pada PR, namun dengan cara ini tidak mengubah harga pada PR, melainkan harga otomatis terubah pada PO.

Rank

: Medium

Degree of fit : Gap

Pada SAP tidak dimungkinkan jika harga yang tercantum pada PR adalah harga dari Contract. Harga yang tercantum pada PR adalah moving average price. Jika pada PO diinginkan harga berdasarkan Contract, maka user harus menentukan Source of Determination pada PR terlebih dahulu, kemudian harga pada PO akan secara otomatis mengikuti harga dari Contract.

   

 

107 b.

Kebutuhan

: Nilai uang dari budget atas suatu material akan terupdate secara otomatis

Solusi

: Fungsi budgeting dapat dilakukan dalam software dengan melakukan pengaturan pada t-code SPRO, CJ01/CJ20N, CJ40, dan CJ30.

Rank

: Medium

Degree of fit : Gap Overview •

Maintain Planning Profile (SPRO) Membuat sebuah profil perencanaan baru atau mengubah profil yang telah ada dengan mengupdate beberapa input yang dibutuhkan. Kegiatan ini diproses dengan t-code SPRO - Project System – Costs – Planned Costs – Manual Costs Planning in WBS – Hierarchical Cost Planning – Create/Change Planning Profile.

•

Maintain Budget Profile (SPRO) Membuat sebuah profil budget baru atau mengubah profil yang telah ada dengan mengupdate beberapa input yang dibutuhkan. Kegiatan ini diproses dengan t-code SPRO - Project System – Costs – Budget – Maintain Budget Profiles.

   

 

108 •

Maintain Project Profile and Assign Planning Profile & Budget Profile (SPRO) Kegiatan ini diproses dengan t-code SPRO - Project System – Structures – Operative Structures – Work Breakdown Structure – Create Project Profile.

•

Defining Availability Control for Budget Profile with warning and Error Message (SPRO) Kegiatan ini diproses dengan t-code SPRO - Project System – Costs – Budget – Define Tolerance Limits.

•

Creating a Project Membuat sebuah project baru untuk budgeting atas suatu material tertentu dengan mengentri beberapa input yang dibutuhkan. Perencanaan biaya (cost planning) bertindak sebagai dasar bagi estimasi biaya awal untuk mendapatkan persetujuan untuk budgeting. Kegiatan ini diproses menggunakan t-code CJ01 atau melalui navigation path: Accounting – Project System – Project – Special Maintenance Functions – Work Breakdown Structure – Create.

•

Maintaining Cost Planning Pada t-code CJ40 dilakuka entri data mengenai cost planning dan menentukan jumlah budget untuk material tertentu. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan t-code CJ40 atau melalui navigation

   

 

109 path: Accounting – Project System – Financials – Planning – Costs in WBS – Overall – Values – Change. •

Maintain Original Budgeting Kegiatan ini diproses dengan menggunakan t-code CJ30 atau melalui navigation path: Accounting – Project System – Financials – Budgeting – Original Budget – Change.

•

Release Budget Releasing the budget tidak sama seperti original budget. User dapat merelease budget pada nilai total atau tahunan. Kegiatan ini diproses menggunakan t-code CJ32 atau melalui navigation path: Accounting – Project System – Financials – Budgeting – Release – Change.

c.

Kebutuhan

: Pembuatan Request For Quotation (RFQ) kepada vendor

Solusi

: Pembuatan RFQ dapat dilakukan dengan menggunakan software SAP dengan t-code ME41 dan dapat dilakukan secara collective untuk beberapa vendor agar memudahkan proses perbandingan antara beberapa vendor. Untuk mencetak RFQ sehingga dapat dikirimkan kepada vendor dapat dilakukan dengan t-code ME9A.

Rank

: Medium

Degree of fit : Gap

   

 

110 Overview Setelah bagian purchasing telah menerima Purchase Requisition dan telah memprosesnya, dimungkinkan ada material yang membutuhkan bagian purchasing untuk menawarkan Request For Quotation (RFQ). Pertama-tama user membuat RFQ untuk material tertentu. User dapat membuat RFQ secara manual, reference dari RFQ lain atau menggunakan sebuah PR atau outline agreement sebagai sebuah template. Kemudian RFQ dikirim kepada vendor-vendor pilihan. RFQ dapat diproses dengan menggunakan transaksi ME41 atau melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Material Management – Purchasing – RFQ/Quotation – Request for Quotation – Create. Setelah user membuat RFQ, user dapat mencetak RFQ tersebut melalui transaksi ME9A atau melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Material Management – Purchasing – RFQ/Quotation – Request for Quotation – Messages – Print/Transmit.

d.

Kebutuhan

: Pembuatan Quotation atas permintaan material

Solusi

: Pembuatan Quotation dilakukan ketika perusahaan menerima Quotation dari vendor dan bisa merupakan lanjutan dari proses RFQ. Pembuatan Quotation dapat dilakukan dengan software SAP dengan t-code ME47.

Rank

: Medium

Degree of fit : Gap

   

 

111 Overview Quotation dikirimkan oleh vendor kepada bagian purchasing yang ditawarkan dari RFQ. Respon dari vendor harus mengikuti ketentuan yang telah diatur sebelumnya pada RFQ. Jika vendor gagal mengikuti transaksi dari RFQ, user dapat mendiskualifikasi Quotation dari vendor tersebut. Quotation dapat dikirimkan kepada vendor melalui EDI menggunakan transaction set 843. Quotation dikirim kembali kepada bagian purchasing oleh bidders, atau vendor, dibandingkan, lalu dipilih salah satunya.

Entering a Quotation Quotation diproses melalui transaksi ME47 atau melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials Management – Purchasing – RFQ / Quotation – Quotation – Maintain. Layar awal dari ME47 membutuhkan user bagian purchasing untuk mengentri sebuah nomor RFQ. Nilai dari harga Quotation dapat dientri pada field net price. Jika terdapat diskon, pajak atau kondisi lain dapat ditambahkan ke dalam sistem menggunakan layar conditions. Setelah Quotation telah dientri, Quotation harus dibandingkan untuk memilih vendor yang akan ditawarkan Purchase Order.

e.

Kebutuhan

: Perbandingan antara beberapa Quotation berdasarkan harga dan quantity

   

 

112 Solusi

: Dari beberapa Quotation yang telah diinput ke dalam sistem,

kemudian

dilakukan

perbandingan

untuk

menemukan Quotation yang optimum dari satu vendor. Perbandingan antara Quotation dapat dilakukan dengan software SAP dengan t-code ME49. Pada t-code ini juga dapat dilakukan setting rejection letters untuk vendor yang tidak terpilih dan mencetaknya dengan ME9A. Rank

: Medium

Degree of fit : Gap Overview Setelah Quotation yang telah dientri dengan reference terhadap RFQ dan dikirim ke vendor, bagian purchasing kemudian mereview quotation

tersebut

dan

memutuskan

mana

vendor

yang

akan

diikutsertakan dalam penyediaan material atau jasa. Satu elemen dari proses Quotation adalah untuk membandingkan penawaran berdasarkan harganya. Cara ini adalah perbandingan yang paling dasar yang dapat dilakukan dan tidak memerlukan faktor keputusan.

Price Comparison Factor in Quotation Price comparison dapat dilakukan melalui transaksi ME49 atau melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials Management – Purchasing – RFQ/Quotation – Quotation – Price Comparison.    

 

113 Price comparison dapat dilakukan di antara beberapa Quotation dan dapat dipilih dengan menggunakan beberapa kriteria pemilihan seperti purchasing organization, vendor, material, atau nomor collective RFQ. Nomor collective adalah field yang paling berguna ketika mengirimkan beberapa RFQ kepada vendor-vendor yang berbeda. Nomor collective dapat digunakan untuk mempermudah menghasilkan sebuah perbandingan. Kriteria lain pada transaksi ME49 termasuk kriteria perbandingan di bawah ini: •

Reference

Quotation,

Quotation

yang

digunakan

sebagai

pembanding untuk quotation yang lain. Jika Reference Quotation tidak dientri, maka Quotation dibandingkan antara satu dengan yang lainnya. •

Mean value quotation, jika indikator ini diset maka perbandingan dilakukan terhadap harga rata-rata dari Quotation. Quotation dirata-ratakan dan rata-ratanya dinilai 100%. Quotation yang ada direfleksikan pada sebuah persentase yang menunjukkan apakah persentasenya di atas atau di bawah rata-rata. Sebagai contoh, sebuah quotation di bawah rata-rata akan menunjukkan persentase di bawah 100%; quotation di atas rata-rata akan menunjukkan persentase di atas 100%.

•

Minimum

value

quotation,

jika

indikator

diatur,

maka

perbandingan dilakukan terhadap quotation yang memiliki nilai

   

 

114 terendah. Artinya, quotation yang memiliki harga terbaik dinilai 100%. Quotation lain yang lebih mahal akan menunjukkan sebuah persentase yang dikalkulasikan dari nilai terendah yaitu 124%, 136%, dan sebagainya. •

Percentage basis, memperbolehkan user bagian purchasing untuk menspesifikasikan nilai mana yang akan digunakan sebagai dasar nilai 100%, apakah itu mean price, maximum price atau minimum price. Hal ini akan mengubah bagaimana peringkat persentase akan ditunjukkan pada Quotation.

Rejecting Quotation Setelah di bagian purchasing telah membandingkan Quotation, user akan memberitahukan vendor yang Quotationnya ditolak. Pada sistem, Quotation juga perlu ditandai bahwa Quotation telah ditolak.

Printing the Quotation Rejection Surat penolakan dapat dicetak dari sistem dengan menggunakan transaksi ME9A atau melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials Management – Purchasing – RFQ/Quotation – Request for Quotation – Messages – Print/Transmit. Untuk setiap Quotation yang ditolak, pemberitahuan penolakan dapat dicetak didasarkan pada nomor RFQ. User purchasing mengentri messages type yang tepat yaitu ABSA.

   

 

115 f.

Kebutuhan

: Live Auction

Solusi

: Pada software SAP modul Material Management (MM) tidak disediakan fungsi untuk Live Auction. Tetapi fungsi Live Auction dapat dilakukan dengan menggunakan modul Supplier Relationship Management (SRM).

Rank

: High

Degree of fit : Gap

Overview SAP

Supplier

Relationship

Management

(SAP

SRM)

mengotomatisasi, menyederhanakan, dan mengakselerasi proses procureto-pay (pemenuhan kebutuhan sampai pembayaran) untuk material dan jasa. Dengan SAP SRM, perusahaan dapat mengurangi beban procurement, membangun hubungan kolaboratif dengan supplier, memanajemen kegiatan berbasis supplier dengan lebih baik dan mengembangkan perusahaan dengan penawaran inovatif dan waktu yang lebih cepat ke pasar. Aplikasi SAP Sourcing dapat membantu perusahaan dalam memaksimalkan sumber daya melalui pemenuhan kebutuhan yang cepat, fleksibel dan menunjang. Aplikasi SAP Sourcing memperbolehkan aktivitas negosiasi, termasuk:

   

•

Spend analysis

•

Category and project management  

116 •

Requests for proposals, information, and quotation

•

Reverse auctions

•

Contract generation and management

•

Supplier management Aplikasi SAP Sourcing membantu perusahaan untuk mencapai

penghematan dan mempercepat waktu untuk memperoleh keuntungan dengan mengurangi biaya dan mendorong user adoption. Bersama dengan aplikasi SAP SRM, SAP Sourcing memberikan perusahaan sebuah proses dari pencarian vendor hingga manajemen kontrak yang lengkap dengan beberapa titik pengentrian ke dalam proses, beberapa pilihan model pengiriman dan jalur migrasi yang mulus untuk mengubah fungsi-fungsi purchasing. Aplikasi SAP Sourcing didukung oleh platform SAP NetWeaver. SAP NetWeaver menyatukan komponen teknologi kepada single platform, mengijinkan organisasi untuk mengurangi kompleksitas IT dan memperoleh value bisnis yang lebih daripada investasi IT perusahaan. Menyediakan cara terbaik untuk mengintegrasi semua sistem baik SAP atau software non-SAP. Di dalam SRM terdapat suatu komponen yang bernama SAP Bidding Engine. Purchaser dapat menggunakan aplikasi ini untuk membuat dan memproses bid invitation dan live auctions untuk material dan jasa. Penawar dapat menggunakan aplikasi ini untuk mengentri tawaran sebagai respon dari bid invitation dan auction. Bid invitation

   

 

117 dapat dibuat dengan tiga cara, yaitu: manual, dari sourcing, dan secara langsung dari contract pembelian. Terdapat dua macam bid invitation: a. Public bid invitations dibuat agar dapat diakses oleh penawar melalui web dan diterbitkan, contohnya pada portal. Para penawar dapat mengakses web secara langsung melalui sebuah hyperlink dari portal, log on ke dalam bidding engine system, dan mengentri penawaran mereka. Jika user mengharapkan sebuah penawaran tertentu, user dapat mengirimkan e-mail secara langsung. b. Restricted bid invitations hanya dibuat untuk dapat diakses oleh penawar yang telah ditentukan melalui e-mail. Penawar dapat mengakses web secara langsung melalui hyperlink yang terdapat pada e-mail, log on ke dalam SAP Bidding Engine System, dan mengentri penawaran mereka.

Sending Out The Bid Invitation Ketika user telah selesai mengentri data pada bid invitation, user: •

Check (memeriksa) isi dari bid invitation untuk memastikan bahwa user telah mengisi seluruh field wajib dengan memilih tombol Check pada layar.

•

Save (menyimpan) bid invitation dengan memilih Hold.

•

Complete (melengkapi) bid invitation. Ini berarti bid invitation telah dilengkapi dan diperiksa dan telah siap untuk diterbitkan.

   

 

118 •

Publish (menerbitkan) bid invitation: o Penawar diassign pada restricted bid invitation yang menerima sebuah e-mail yang berisi sebuah link untuk mengakses bid invitaion. o Sebuah public bid invitation diterbitkan pada portal. Jika user telah

menentukan

penawar-penawar

tertentu,

penawar-

penawar ini juga menerima e-mail.

Fungsi-fungsi bid invitation lainnya: •

Creating Bid Invitation as Follow-On Documents for Another Bid Invitation. User dapat menciptakan sebuah bid invitation sebagai dokumen lanjutan untuk bid invitation yang lain, sebagai contoh, bid invitation pertama tidak menghasilkan tawaran-tawaran yang dapat diterima. Ketika melakukan ini, sistem menutup bid invitation asli dan menciptakan sebuah bid invitation yang baru. Bid invitation asli tetap berada pada histori dokumen untuk referensi lebih lanjut. Sebuah follow-on bid invitation hanya dapat diciptakan jika bid invitation asli telah diterbitkan dan jika tidak ada follow-on document tersedia untuk tawaran-tawaran yang dihasilkan dari bid invitation pertama.

•

Requester and delivery point: SAP Bidding Engine menyarankan user pada saat itu sebagai requester. User dapat menulis ulang proposal. User dapat menentukan siapa saja yang terdapat pada

   

 

119 business partner master. User dapat mengentri organizational unit apa saja dari business partner sebagai titik pengiriman jika sebuah alamat telah ditentukan. •

Change: user dapat mengubah bid invitation jika deadline pengumpulan belum tercapai. Bagaimanapun, user tidak dapat mengubah purchasing organization dan nomor dokumen. Jika user melakukan perubahan pada bid invitation, user dapat : o Menginformasikan kepada semua

penawar sebelumnya

merngenai perubahan-perubahan menggunakan Send New Email, atau o Mengirimkan penawar individual sebuah e-mail menggunakan icon pada halaman tab Bidder/Bids. •

Change

documents:

pada

basic

data

view,

user

dapat

menampilkan perubahan (sebagai contoh, ketika sebuah tanggal telah diubah) pada bid invitation dengan nilai lama dan baru dengan memilih Display Change Documents. •

Convert to a live auction: penawar sebelumnya dapat memeriksa tawaran mereka sekali lagi dan membandingkannya dengan harga terbaik per item.

•

Upload dan Download: user dapat mendownload seluruh bid invitation dengan seluruh tawaran ke dalam komputer dan selanjutnya meng-upload perubahan apa saja. Dokumen yang terdapat pada bid invitation tidak diupload. Jika diperlukan, user

   

 

120 dapat menampilkan dokumen secara individual dan menyimpan ke dalam komputer. •

Change bid after submitting: purchaser dapat memberikan penawar pilihan untuk merubah sebuah tawaran bahkan setelah mereka submit. Pada kasus ini, purchaser tidak perlu mengirim kembali tawaran awal kepada penawar.

•

Close the bid invitation: ketika user telah menutup bid invitation, bid invitation tidak dapat diubah lebih lanjut dan tidak ada tawaran yang dapat disubmit. Tawaran-tawaran yang telah diterima untuk bid invitation telah diberikan status Completed.

Setelah menerima tawaran-tawaran, user dapat memeriksa dan menerima satu atau lebih tawaran. User kemudian dapat menciptakan sebuah purchase order atau sebuah contract untuk tawaran yang dipilih. Jika user menginginkan tawaran yang lebih baik, user dapat mengubah bid invitation menjadi sebuah live auction. Penawar sebelumnya diinformasikan mengenai hal ini dan dapat memilih untuk merevisi tawarannya. Semua penawar melihat harga terbaik untuk tiap material dan dapat menurunkan harga jika mereka menginginkannya.

Live Auction Live auction adalah proses lelang yang pelaksanaannya dilakukan secara

real-time,

hanya

berlangsung

dalam

hitungan

jam

dan

dilaksanakan setelah adanya bid invitation. Data-data yang terdapat pada    

 

121 live auction berasal dari bid invitation. Live auction terdiri dari beberapa fitur: •

Real-time auction monitoring and bidding.

•

Online and off-line auction maintenance.

•

Lotting. Lots dapat diciptakan melalui mekanisme outline terhadap kelompok

yang

memiliki

relasi

pada

line

item

untuk

mempermudah auction kompleks. Lots memberikan penawar kefleksibilitasan untuk menyebarkan harga tawaran di antara line items dalam lot, dengan demikian meningkatkan penawaran kompetitif. Factored-cost bidding dapat digunakan pada auction yang menggunakan lotting, untuk setiap line items yang termasuk dalam lot, faktor-faktor ditentukan pada tingkat lot. Faktor yang terdapat pada tingkat lot memiliki kedudukan lebih tinggi daripada faktor yang terdapat pada tingkat header. Ketika mengubah sebuah bid invitation dengan lots menjadi auction, penawaran dengan kondisi-kondisi tidak disalin ke dalam auction. Penawar harus menawar pada setiap item pada sebuah lot sebelum mereka dapat mengajukan tawaran mereka, harga tawaran yang dientri pada tingkat line item diagregsasi pada tingkat lot dimana validasi tawaran, perbandingan dan monitoring terjadi. Peringkat tawaran didasarkan pada nilai total tawaran dari lot.

   

 

122 •

Auction versioning.

•

Bidding in alternative currencies. Jenis mata uang yang beragam dapat ditentukan pada tingkat auction, untuk memungkinkan penawar untuk menawar pada suatu auction dalam jenis mata uang selain jenis mata uang yang telah ditentukan sebelumnya pada auction. Fungsi ini membuat proses penawaran menjadi lebih efisien bagi penawar dengan memperbolehkan mereka menawar pada jenis mata uang yang mereka pilih.

•

Factored cost bidding. Bidding ini memungkinkan purchaser untuk menentukan keuntungan atau kerugian kompetitif kepada penawar melalui penggunaan penambah atau pengganda yang telah ditentukan pada tingkat auction header, line item, atau keduanya. Jika faktor terdapat pada dua tingkat tersebut, nilai yang ditentukan pada item level memiliki kedudukan lebih tinggi dibanding nilai pada tingkat header. Pada auction yang memiliki lot, faktor tidak dapat ditentukan pada line item yang termasuk pada lots tetapi ditentukan pada tingkat lot dan header, faktor lot apa saja memiliki tingkat lebih tinggi daripada faktor yang ditentukan pada header. User dapat menentukan faktor saat pembuatan auction dan sampai auction telah aktif yaitu setelah tidak ada perubahan terhadap pengaturan factored-cost bidding.

   

 

123 Faktor tidak terlihat oleh penawar. Penawar hanya melihat perubahan dari informasi harga auction pada Live Auction Cockpit dan harga tawaran mereka sendiri. Purchaser dapat memilih untuk melihat informasi harga auction dan tawaran yang terdapat pada nilai awal atau yang telah dinormalisasi. Untuk melihat nilai yang telah berubah untuk penawar tertentu, purchaser dapat logon sebagai penawar tersebut ketika memberikan tawaran surrogate. •

Proxy bidding. Pada bidding ini, sistem yang bertindak sebagai penawar dan penawar hanya memonitor jalanya bidding. Pada awal bidding, penawar menentukan tawaran terendahnya dan sistem secara otomatis melakukan penawaran sampai tawaran terendah tercapai.

•

Surrogate bidding. Purchaser dapat mengentri sebuah tawaran untuk kepentingan seorang penawar. Sebagai contoh, jika penawar tidak dapat mengakses sistem, mereka dapat mengontak purchaser, yang kemudian mengentri tawaran bagi kepentingan penawar. Untuk melakukan hal ini, penawar harus mengakses transaksi Process Bid as Substitute, mencari seorang contact person dan menciptakan tawaran untuk bid invitation dalam bentuk pertanyaan. Purchaser juga dapat menawar sebagai pengganti di antarta sebuah bid invitation dengan menggunakan fungsi Bid as Substitute yang disediakan pada daftar penawar.

   

 

124 Berikut penjelasan antara Bid Invitation dan Live Auction: Tabel 4.5 Bid Invitation dan Live Auction Bid Invitation

Live Auction

Bid invitation dan bid termasuk Penawaran variabel harga dan non-harga. Penawar

dapat

hanya

berdasarkan

harga.

memberikan Live auction aktif hanya dalam

tanggapan dalam jangka waktu jangka waktu yang pendek (jam). yang lebih lama (hari, minggu). Penawar

tidak

informasi

bid

dapat yang

competitor lain.

melihat Rank, best bid, dan next bid dapat diberikan ditampilkan dalam waktu yang sebenarnya (real time).

Bid invitation sesuai untuk variasi Live auction lebih sesuai dengan barang dan jasa yang lebih besar, komoditas seperti material dan jasa termasuk raw materials, jasa dan dengan atribut standar yang kurang proyek.

bervariasi dari satu vendor ke vendor lain.

Sourcing didasarkan pada sasaran Market dynamics of auctions dapat nilai

(seperti

kualitas

tinggi, bekerja dengan sangat baik dimana

pengiriman yang cepat) daripada hubungan harga.

   

antara

pembeli

vendor tidak terlalu erat.

 

dan

125 Bagian purchasing dapat menggunakan SAP Bidding Engine untuk menciptakan Live Auction untuk produk dan jasa. Ada beberapa cara untuk menciptakan Live Auctions: 1. Secara manual, sebagai langkah yang paling awal dari SAP Bidding Engine. 2. Dengan mengubah Bit Invitations menjadi Live Auction. Jika bit invitations dikonversi menjadi live auction, segala atribut, tawaran yang sudah disubmit dan dikolaborasikan pada bid invitations tidak dipindahkan ke Live Auction. Indikator harga secara detail yang sudah diatur pada bid invitations tidak dapat dikonversi ke Live Auction. 3. Dari aplikasi sourcing. Jika Live Auction diciptakan melalui aplikasi sourcing, maka item-item baru tidak dapat ditambahkan.

Pada

bagian

header

dan

item,

dimungkinkan

untuk

mendefinisikan data auction yang menyediakan informasi dan kontrol terhadap tata cara auction, contohnya tanggal mulai dan berakhirnya. Dibawah ini adalah contoh data yang dapat didefinisikan pada bagian header dan item:

   

 

126 Basic Data in Auction Header Tabel 4.6 Basic Data in Auction Header Deskripsi

Field Binding Period

Penawar

membuat

komitmen

bahwa

tawaran yang diberikan berlaku sampai tanggal ini. Currency

Currency diatur pada bagian header untuk keseluruhan auction.

Bid Decrement

Memutuskan bahwa tawaran selanjutnya yang disubmit pada auction lebih rendah dari tawaran sebelumnya. Tawaran ini berbentuk nilai atau persentase. Nilai sebenarnya dari bid decrement dapat didefinisikan pada bagian item.

Bid Validation

Masing-masing

tipe

transaksi

auction

memiliki parameter bid valuation yang telah diasosiasikan di dalamnya. Default dapat ditolak dengan memilih parameter bid validation yang berbeda. No bid monitoring until Jika first valid bid

dipilih,

sistem

tidak

akan

menampilkan informasi mengenai harga suatu

item

(sebagai

contoh,

tawaran

selanjutnya yang valid) kepada penawar sampai

mereka

sendiri

menyimpan

tawarannya yang valid. Tied Rank Possible

Jika

tidak

dipilih,

sistem

akan

menggunakan timestamps yang terasosiasi dengan tawaran-tawaran yang memiliki

   

 

127 nilai yang sama sebagai nilai yang sama untuk menentukan validitas dan peringkat dari setiap tawaran. Jika dipilih, makan tawaran-tawaran beragam pada nilai yang sama akan diberikan peringkat yang sama. Proxy Biding

Bidding ini memungkinkan sistem untuk menawar

secara

kepentingan

otomatis

penawar,

penawaran

untuk

meningkatkan

kompetitif

memperbolehkan

dengan

penawar

untuk

memonitor auction secara lebih mudah, karena mereka tidak perlu mengentri tawaran secara manual. Jika dipilih, penawar memberikan sebuah tawaran minimal untuk mengindikasikan nilai terendah yang akan mereka berikan untuk sebuah line item. Sistem akan bertindak sebagai agen proxy dan secara otomatis menawarkan pada line item untuk kepentingan Sistem

penawar

akan

selama

auction.

menempatkan

tawaran

berdasarkan parameter penawaran seperti bid decrement dan reserve price untuk mengatur posisi penawar yang memimpin di dalam auction yang aktif sampai auction berakhir atau telah dicapainya tawaran paling minimum dari penawar. Setting for Cascading Line Jika Items

   

dipilih,

sistem

memungkinkan

cascading bidding pada lots dan line items,

 

128 lots dan line items dibuka untuk penawaran pada waktu yang sama tapi tertutup untuk penawaran pada waktu yang didasarkan pada parameter waktu yang diatur oleh purchaser.

Maka

dari

itu,

daripada

memonitor dan menawar pada semua lot dan line item secara serentak, penawar dapat memfokuskan perhatian mereka pada lot dan line item tunggal pada satu waktu. Untuk mengatur perpanjangan otomatis pada cascade auction, durasi minimal dan end-time gap harus lebih besar daripada periode

tidak

aktif

dari

auction.

Perpanjangan auction berdampak hanya pada cascading line yang sedang aktif, endtime dikalkulasikan kembali saat mengatur end-time gap antara cascading line. yang ditentukan: •

Initial Duration: waktu ini merujuk pada waktu di antara tanggal awal auction dan tanggal akhir dari lot dan line item pertama.

•

End-Time Gap: waktu ini merujuk pada waktu (dalam satuan menit) di antara tanggal-tanggal akhir dari beberapa lot dan line item.

Setting Extension

for

Automatic Dengan mendefinisikan parameter, auction dapat diatur sehingga sistem dapat secara otomatis

   

memperpanjang

auction  

jika

129 tawaran diterima secara singkat sebelum tanggal dan waktu akhir yang telah dijadwalkan

sebelumnya.

Perpanjangan

terhadap auction juga dapat dilakukan secara manual.

Item Data in Auction Tabel 4.7 Item Data in Auction Deskripsi

Field Items

Item dapat dipindahkan dari catalog, pengiriman produk secara individual dari master produk, atau mengisi item secara langsung pada daftar.

Start Price

Mewakili harga awal minimum untuk setiap item.

Reserve Price

Mewakili

harga

tertinggi

yang

akan

dibayar oleh pembeli untuk setiap item. Reference Price

Mewakili harga sekarang maupun histori harga yang dibayarkan untuk setiap produk atau jasa.

Bid Decrement

Memberikan

nilai

atau

persentase

sebenarnya, tergantung dari pengaturan pada

header

data,

dimana

tawaran

selanjutnya yang disubmit pada auction lebih rendah dari tawaran sebelumnya. Price Unit

User dapat mendefinisikan harga satuan pada halaman detail item.

   

 

130 Live Auction Transaction Types Tipe transaksi auction bertindak sebagai profile auction, mendefinisikan bid validation dan informasi awal mengenai auction. Beberapa profil auction yang tersedia sebagai tipe transaksi: •

English Auction Live Auction dasar, dimana penawaran divalidasikan dengan keseluruhan penawaran terbaik, yang mana penawaran yang paling rendah menduduki peringkat pertama.

•

Company Best Bid Auction Penawaran divalidasikan dengan penawaran terbaik yang disubmit oleh penawar yang berasal dari perusahaan yang sama. Logika validasi penawaran diasosiasikan dengan masing-masing

tipe transaksi mengontrol bagaimana cara sistem memvalidasi masingmasing penawaran yang masuk untuk sebuah auction. Walaupun tidak dimungkinkan

mengganti

tipe

transaksi

dari

auction,

tetapi

dimungkingkan untuk memilih parameter validasi penawaran yang berbeda sampai waktu pada auction menjadi aktif. Validasi penawaran terjadi pada item level. Jika penawaranpenawaran diinput dan disubmit untuk beberapa baris item dalam waktu yang sama, sistem masih memvalidasi mereka secara individual pada item level. Untuk memvalidasikan penawaran yang baru, sistem membandingkan dengan nilai yang cocok, yang didefinisikan dengan logika validasi, dan memutuskan apakah penawaran itu valid atau tidak. Jika valid, sistem menyimpan harga penawaran pada data auction dan    

 

131 secara langsung mengupdate semua informasi yang berhubungan pada kokpit live auction, untuk bagian pembelian maupun penawar. Jika penawaran invalid, sistem mengirimkan pesan kepada penawar untuk menginformasikan kepadanya bahwa penawaran ditolak. Dari beberapa jenis auction yang terdapat pada SRM, terdapat dua jenis auction yang cocok dengan PT. Garuda Indonesia yaitu English Auction dan Company Best Bid Auction seperti yang sudah dijelaskan di atas. English Auction dipilih karena baik PT. Garuda Indonesia dan penawar dapat secara langsung melihat perubahan peringkat (rank) atas penawaran dirinya yang dibandingkan dengan penawaran dari penawar lainnya. Company Best Bid Auction dipilih karena ada kemungkinan PT. Garuda Indonesia mengundang penawar yang berbeda yang berasal dari satu perusahaan yang sama untuk mengikuti Live Auction.

   

 

132 Tabel dibawah ini menggambarkan pilihan validasi penawaran yang telah ditetapkan: Tabel 4.8 Logika Validasi Penawaran Logika Validasi

Digunakan pada

Deskripsi

Tipe Transaksi

Penawaran Overall

Best Masing-masing

penawaran

yang

baru English Auction

Bid (Penawaran disubmit dibandingkan oleh sistem dengan terbaik

dari penawaran terbaik (harga terendah) dari

keseluruhan)

keseluruhan. Tidak ada perbedaan diantara penawar atau perusahaan pada logika ini. Harga terendah diantara seluruh penawaran yang disubmit oleh seluruh penawar diputuskan sebagai penawaran terbaik. Peringkat penawaran mengikuti logika ini dengan baik, harga penawaran

terendah

peringkat

pertama,

sama

dengan

dan

demikian

selanjutnya. Jika tidak ada nilai yang terbaik, maka untuk penawaran pertama yang disubmit pada

auction,

harga

penawaran

divalidasikan dengan harga awal. Best Bid from Masing-masing Each Company disubmit (Penawaran terbaik

dibandingkan

yang

sistem

baru Company

Best

dengan Bid

penawaran terbaik saat itu oleh perusahaan dari penawar yang mensubmit.

masing-masing

   

penawaran

Walaupun

logika

ini

membandingkan  

133 perusahaan)

penawar

dengan

perusahaan

penawar

yang

lain

sama,

dari

peringkat

penawaran individual tetap melalui seluruh penawaran dan perusahaan. Jadi walaupun penawaran dianggap valid, penawaran ini tidak dianggap sama peringkat pertama jika tidak merupakan penawaran terendah dari keseluruhan penawaran. Peringkat perusahaan dihitung melalui auction menggunakan penawaran terbaik dari masing-masing perusahaan. Hal ini memungkinkan

penawar

mempunyai

peringkat lebih rendah dari peringkat perusahaannya tetapi tidak lebih tinggi. Jika penawaran itu merupakan penawaran pertama yang disubmit oleh penawar pada perusahaan yang sama, harga penawaran divalidasikan dengan harga awal.

Live Auction Cockpit Live Auction Cockpit menyediakan lingkungan real-time untuk penawaran secara langsung pada live auction, yang secara tipikal memiliki langkah yang cepat dan sangat kompetitif. Live Auction mensimulasi pengalaman dari sebuah auction sungguhan dengan menggunakan teknologi untuk menyediakan informasi terbaru pada semua kegiatan auction. Live auction ditangani oleh J2EE-complient

   

 

134 applet yang secara penuh terintegrasi dengan SAP Bidding Engine dan tidak dapat diimplementasi secara bebas. Purchaser dan penawar dapat memonitor satu atau lebih auction dan kegiatan penawaran yang terasosiasi secara real-time. Cockpit menunjukkan data auction terbaru secara berkelanjutan, termasuk informasi item price dan grafik, untuk merefleksikan setiap tawaran naru yang diterima juga perubahan status dan waktu. Purchaser memiliki pilihan untuk memulai, menjeda, memulai lagi, memperpanjang, dan menghentikan auction secara manual dan secara langsung dari tampilan cockpit. Terdapat manajemen tawaran yang lengkap termasuk kegiatan seperti menghapus tawaran, melarang atau menerima kembali penawar, dan surrogate bidding. Sebuah daftar peserta menyediakan status koneksi tiap penawar dan perusahaan dan detil dari vendor. Purchaser dapat mengirimkan pesan percakapan untuk peserta secara individual atau kepada semua peserta, namun penawar hanya dapat melakukan percakapan hanya dengan purchaser.

Live Auction Reporting Dari live auction cockpit, user dapat mengakses beberapa laporan untuk membantu analisis auction. Dari tab Analysis pada detil auction, user dapat mengunduh sebuah histori tawaran auction ke dalam file Excel atau CSV untuk analisis secara offline. Sebagai tambahan, user dapat

   

 

135 menjadwal pemindahan data dari auction yang telah lengkap dari SAP Bidding Engine ke SAP BW untuk analisis antara auction. Laporan agregasi yang dapat diakses dari panel navigasi aplikasi pada SAP Bidding Engine: 1. Auction analysis, menyediakan informasi yang diagregasi tentang auction, termasuk total biaya dan penghematan biaya berdasarkan kategory header dan waktu. 2. Auction item analysis, menyediakan informasi yang diagregasi tetang produk di dalam auction, termasuk total biaya dan penghematan biaya berdasarkan produk, kategory header produk, dan waktu. 3. Bidders

analysis

menyediakan

informasi

yang

diagregasi

mengenai kebiasaan dari penawar, termasuk total biaya dan penghematan biaya berdasarkan penawar, produk, kategori header produk dan waktu 4. Dari laporan agregasi, user dapat mengakses dua laporan detil : a. Auction detail, menyediakan informasi detil mengenai sebuah auction tunggal. b. Detailed analysis of bids any category, menyediakan informasi detil mengenai tawaran yang diberikan untuk sebuah produk atau kategori produk yang spesifik.

   

 

136 g.

Kebutuhan

: Contract Management

Solusi

: Pada software SAP modul Material Management (MM) tidak disediakan fungsi untuk Contract Management. Tetapi fungsi Contract Management dapat dilakukan dengan

menggunakan

modul

Supplier

Relationship

Management (SRM). Rank

: High

Degree of fit : Gap Keterangan

: Contract dibuat untuk setiap vendor yang akan melakukan kerjasama dengan PT. Garuda Indonesia, baik itu vendor untuk stock material maupun non-stock material, melalui Live Auction maupun tanpa melalui Live Auction.

Overview Contract

Management

mendukung

keseluruhan

proses

manajemen contract. Aplikasi ini mendukung semua tipe contract dan dapat diintegrasikan dengan sistem back-end untuk mendukung pemenuhan contract. Contract Management digunakan untuk membuat, mengubah purchasing contract dan Global Outline Agreement (GOA) dan untuk melakukan negosiasi ulang atas contract yang telah ada secara langsung dengan vendor atau dengan membuat sebuah bid invitation. Contract dapat secara otomatis ditentukan sebagai source of supply atau ditampilkan sebagai pilihan yang memungkinkan.

   

 

137 Seorang strategic purchaser membuat sebuah contract atau GOA ketika hubungan jangka panjang telah dipastikan dan vendor dapat diakui sebagai source of supply. Contract management mengijinkan purchaser dari bermacam-macam bagian di perusahaan pada lokasi yang berbeda untuk mengambil keuntungan dari aturan-aturan yang ada pada contract yang dinegosiasi secara global untuk kategori produk yang spesifik. Contract Management dapat menyediakan tingkat otorisasi yang spesifik untuk masuk ke contract dan GOA, dan juga dapat mengelompokan dokumen yang rahasia. Contract Management dapat mendistribusikan

GOA

kepada

purchasing

organization

yang

bertanggung jawab untuk melakukan release dan organisasi ini dapat menggunakan contract dan scheduling agreement yang telah dibuat dari distribusi GOA. CM dan GOA dapat digunakan untuk mengorganisasi, menstruktur, menampilkan dan mencari kontrak. Contract di dalam SRM dapat dinegosiasi menggunakan fungsi Bidding Engine, seperti Bid Invitation atau Live Auction.

Purchasing Contracts Purchasing Contracts merupakan dokumen purchasing dalam Enterprise Buyer dimana strategic purchaser bernegosiasi dengan vendor, membuat rancangan aturan-aturan perjanjian di antara dua pihak. Strategic purchaser biasanya membuat contract segera setelah hubungan dagang dengan vendor akan berlangsung dalam jangka panjang.

   

 

138 Ketika contract telah dibuat, maka langsung dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dengan cara sebagai berikut: •

Oleh strategic purchaser untuk mencari sources of supply untuk memenuhi PO.

•

Oleh karyawan ketika melakukan pesanan dari katalog perusahaan.

•

Contract dapat diupload untuk SAP Catalog Content Management (CCM) jadi karyawan dapat menggunakan contract untuk pemenuhan kebutuhan secara langsung dari katalog.

Contract dapat dimasukkan ke dalam contract hierarchy, memfasilitasi negosiasi dan mengubah contract yang berkaitan karena perubahan yang dibuat pada contract pada hirarki yang teratas diikuti oleh contract yang berhubungan dengan hirarki tersebut. Purchaser dapat membuat contract dengan beberapa cara:

   

•

Copy contract yang telah ada.

•

Menggunakan template yang telah disediakan.

•

Upload file eksternal.

•

Upload contract dari katalog.

•

Mengkonversi hasil bid atau auction.

•

Menggunakan data dari aplikasi Sourcing.

 

139 Sebelum

mengimplementasi

skenario

bisnis

Contract

Management, purchasing organization menentukan purchaser mana yang mendapatkan otorisasi untuk membuat dan memakai contract. Hal ini memungkinkan untuk mengelompokkan contract yang rahasia, dimana berarti membutuhkan otorisasi khusus untuk mengakses contract ini. Pada contract itu sendiri, purchaser kemudian dapat memutuskan apakah perlu ada user lain yang perlu menerima otorisasi untuk menampilkan atau mengubah beberapa bagian pada contract. Ketika contract sudah selesai, contract dikirimkan dengan workflow kepada manajer yang bertanggungjawab untuk menerima. Sekali telah diterima, purchaser yang menerima otorisasi dapat menggunakan contract untuk memproses PO atau invoice.

Upload Contract from ERP to SRM Laporan

BBP_CONTRACT_INITIAL_UPLOAD

dapat

digunakan untuk mengupload contract dan scheduling agreement dari sistem ERP ke sistem SRM. Hal ini mengizinkan user untuk mengintegrasi contract yang telah ada ke dalam SAP backend diupload ke dalam sistem SRM sebagai GOA atau contract, berdasarkan tipe transaksi yang dicustomized di dalam SRM atau SAP backend system. Pada proses ini, administrator sistem mengupload semua contract pada SAP backend system ke dalam sistem SRM sebagai one-time task dan kemudian menutup contract pada SAP backend system, untuk

   

 

140 memastikan bahwa SRM adalah pemimpin dari contract management system.

Contract Mass Change Proses Perform Mass Changes dapat digunakan di dalam aplikasi Contract Management untuk membuat perubahan yang sama atau perubahan sesekali pada hal berikut: •

Satu atau lebih contract.

•

Contract hierarchy.

•

Part of a contract hierarchy.

Changing vendor in contract Fungsi ini memperbolehkan untuk mentransfer beberapa atau semua contract dari satu vendor ke vendor lain jika terjadi merger atau buy-out. Jumlah vendor di dalam contract dapat diubah dengan fungsi ini dan juga dapat mendefinisikan periode validitas yang baru pada contract tersebut. Sistem menghitung sebuah periode validitas contract yang baru untuk vendor yang lama.

Executing Contracts Proses ini memperbolehkan penggunaan hirarki untuk membuat struktur dan menyusun contract. Contract hierarchies dapat meliputi multiple level, contohnya, contract dapat dikelompokan menjadi global,

   

 

141 regional dan contract lokal. Hierarchy contract atau part of hierarchies dapat digunakan untuk membuat beberapa perubahan untuk contract. Contract hierarchies dapat digunakan untuk mendefinisikan diskon berdasarkan aggregated released values untuk contract dalam sebuah hirarki, tapi diskon ini dapat juga didefinisikan untuk contract individual. Purchaser dapat juga menggunakan pengaturan kuota untuk menentukan pada kategori material tertentu atau untuk material yang memerlukan untuk dipenuhi oleh contract atau vendor tertentu, menurut jumlah yang ditentukan di dalam pengaturan kuota. Jika hasil sourcing ambigu (contohnya, karena ada beberapa pengaturan kuota yang relevan), kemudian semua sources of supply yang memungkinkan ditampilkan. Purchaser kemudian dapat memilih yang mana yang dapat digunakan untuk memenuhi PO dan dapat membuat PO berlawanan dengan contract yang relevan.

Contract Monitoring Untuk memonitor contract SRM, dapat digunakan Business Warehouse (BW). Ada bermacam kejadian yang dapat dinotifikasi kepada purchaser seperti: •

Periode validitas sebuah contract hampir habis masa berlakunya.

   

•

Kemungkinan terbesar release quantity akan segera tercapai.

•

Sebuah contract yang baru telah direlease.

 

142 •

Waktu pemrosesan untuk contract telah terlampaui.

Global Outline Agreements (GOA) GOA disajikan sebagai persetujuan yang telah dinegosiasikan oleh purchasing organization untuk seluruh grup corporate. Data yang dikandung di dalam GOA didistribusikan sebagai purchasing contract atau scheduling agreements ke backend system dari release-authorized purchasing organizations dari grup korporat yang relevan. Purchasing organization ini kemudian dapat menggunakan contract pembelian atau scheduling agreements menurut peraturan yang telah disetujui secara terpusat dengan GOA. Quantity dan nilai dari PO, limit konfirmasi dan invoice direlease berlawanan dengan contract pada backend system dan nilai terupdate berlawanan dengan GOA pada sistem SRM. Tingkat spesifik otorisasi ke GOA dapat disediakan dan juga dikelompokkan berdasarkan kerahasiaannya. Pengiriman e-mail dapat digunakan kepada organisasi ini tentang GOA yang diterima. Purchasing organization ini dapat mendaftarkan diri mereka sendiri untuk menggunakan GOA ini untuk PO, batas konfirmasi dan invoice. •

Authorization Assignment to Role: Dapat menggunakan fungsi ini untuk mengotorisasi semua user ditentukan ke satu role untuk membuat, mengubah, menampilkan, mencetak, atau

   

 

143 menghapus bermacam section dari purchasing contract dan GOA yang normal atau rahasia. •

Authorization Assignment to a Purchasing Contract or GOA: Fungsi ini dapat digunakan untuk menentukan otorisasi untuk menampilkan atau mengubah detil yang bervariasi dari purchasing contract pilihan atau GOA.

h.

Kebutuhan

: Penyimpanan pasal-pasal pada Contract

Solusi

: Penyimpanan pasal-pasal pada Contract dapat dilakukan pada SRM namun hanya berupa text dan tidak dapat dianalisis atau ditindak lebih lanjut oleh sistem.

Rank

: Low

Degree of fit : Gap

i.

Kebutuhan

: Menampilkan data histori atas pengadaan sebelumnya

Solusi

: Fungsi ini disediakan oleh software SAP yaitu Purchasing Info Record.

Rank

: Low

Degree of fit : Gap

Overview Purchasing Info Record menyediakan pilihan untuk menyimpan informasi mengenai seorang vendor dan sebuah material sebagai master

   

 

144 data pada tingkat purchasing organization dan plant. User dapat mendefinisikan informasi berikut di dalam purchasing info record: •

Harga dan kondisi sekarang dan masa yang akan datang (sebagai contoh ongkos angkut dan diskon).

•

Data pengiriman (sebagai contoh waktu pengiriman yang direncanakan

dan

toleransi

untuk

overdelivery

dan

underdelivery). •

Data vendor (sebagai contoh contact person) dan data mengenai material dari vendor yang spesifik (seperti deskripsi material pada vendor).

•

Nomor dari purchase order yang terakhir.

•

Teks. Dua macam teks yang ada pada Purchasing Info Record: o Internal info memo record: adalah sebuah komentar internal yang dicopy ke purchase order item. Teks ini tidak dicetak. o PO text in the Purchasing Info Record: digunakan untuk mendeskripsi PO item. Teks ini dicopy ke purchase order item dan dicetak. User dapat mengkonfigurasi tipe lain dari teks.

Purchasing info record adalah sebuah sumber informasi yang berguna bagi user. Ketika menciptakan sebuah dokumen purchasing, data dari info record dicopy ke dalam dokumen sebagai nilai default.

   

 

145 User juga dapat menggunakan list display untuk info record untuk menentukan vendor mana yang menawarkan material tertentu atau material mana yang dapat dibeli dari satu vendor tertentu. Sebuah purchasing info record valid bagi tingkat purchasing organization dan plant. Purchasing info record juga terdiri dari general data yang valid untuk cross client untuk setiap purchasing organization atau plant.

Purchasing Info Records Maintenance User dapat menciptakan atau merubah sebuah info record untuk suatu purchasing organization atau plant secara manual melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials Management – Purchasing – Master Data – Info Record – Create (Change). Pada layar awal user harus mengentri vendor, material dan organizational level yang diinginkan

(purchasing

organization

atau

purchasing

organization/plant). Purchasing Info Record dapat diciptakan atau diubah secara otomatis jika user mencentang info update indicator ketika melakukan maintain pada quotation, purchase order atau outline agreement. Tipe dari dokumen purchasing menentukan perubahan mana yang didorong oleh info update indicator: •

   

Kondisi time-dependent dari quotation dicopy ke info record.

 

146 •

Dari sebuah purchase order, contract release order atau scheduling agreement, nomor dokumen diubah sebagai nomor dokumen yang terakhir.

•

Untuk Contract, perlu untuk diketahui apakah sebuah info record telah tersedia untuk kombinasi vendor-material. Ketika user membuat atau mengubah suatu Contract, sistem menciptakan sebuah info record dengan kondisi-kondisi dari Contract jika tidak ada info record untuk kombinasi vendor, material dan tingkat organizational. Jika sebuah info record tersedia, maka tidak ada perubahan pada info record.

Jika terdapat kondisi-kondisi yang valid untuk sebuah plant, sistem akan selalu menawarkan kondisi yang lebih penting jika terdapat order yang ditempatkan untuk plant ini. Karakteristik dari info update indicator untuk mengubah info record bermacam-macam untuk dokumen purchasing yang berbeda. Setting untuk customizing bagi kondisi-kondisi telah menjadi hal yang penting ketika dilakukan perubahan. Customizing dilakukan melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials Management – Purchasing – Conditions – Define Conditions Control at Plant Level: •

Apakah kondisi dengan atau tanpa plant diperbolehkan.

•

Apakah hanya kondisi yang berhubungan dengan plant yang diperbolehkan (plant available).

   

 

147 •

Tidak

ada

kondisi

yang

berhubungan

dengan

plant

diperbolehkan.

Jika info indicator update dicentang, kasus-kasus sebagai berikut dimungkinkan terjadi: •

Jika hanya satu info record (dengan atau tanpa plant) tersedia, akan diupdate.

•

Jika terdapat dua info record (satu dengan plant dan satu tanpa plant) info record dengan plant akan diupdate.

•

Jika tidak ada info record dan plant condition requirement telah ditentukan pada customizing, sistem menciptakan sebuah info record dengan sebuah plant. Atau sistem menciptakan info record tanpa plant.

j.

Kebutuhan

: Konfirmasi dari vendor atas status PO

Solusi

: Fungsi ini disediakan oleh software SAP yaitu Vendor Confirmation dengan sebelumnya dilakukan pengaturan terlebih dahulu pada t-code SPRO dan untuk transaksinya melakukan change pada PO dengan t-code ME22.

Rank

: Medium

Degree of fit : Gap

   

 

148 Overview Konfirmasi atas vendor (vendor confirmation) muncul ketika vendor berkomunikasi kepada customer berdasarkan purchase order atau inbound delivery. Vendor berkomunikasi kepada purchaser (pembeli) dalam bentuk fax, email atau EDI (Electronic Data Interchange). Komunikasi dapat dilakukan berupa: •

Order Acknowledgement

•

Transport Confirmation

•

Advance Ship Notification (ASN)

•

Inbound Delivery

Vendor confirmation dientri secara manual ke dalam software SAP. Vendor confirmation diinput secara otomatis hanya ketika konfirmasi dikirimkan dari vendor menggunakan EDI. Vendor confirmation adalah hal yang penting untuk client karena vendor confirmation menyediakan informasi teraktual dari material yang dikirimkan. Ini berarti bahwa perusahaan tidak harus mengandalkan semata-mata pada tanggal pengiriman yang disetujui oleh vendor pada saat pembuatan purchase order, atau bahkan sebelumnya. Dengan menggunakan vendor confirmation, bagian perencanaan dapat melakukan penyesuaian

terhadap

rencana

penggunaan

material

berdasarkan

informasi dari vendor.

   

 

149 Confirmation Configuration Kategori-kategori dari konfirmasi dapat dikonfigurasi pada IMG, baik untuk konfigurasi eksternal maupun internal. Kategori eksternal didefinisikan untuk pengisian secara manual dari vendor confirmation, sedangkan kategori internal diatur untuk vendor confirmation melalui EDI. Transaksi EDI diatur untuk vendor acknowledgement termasuk 855 untuk Purchase Order Acknowledgement dan 856 untuk Advance Ship Notification (ASN).

External Confirmations Kategori external confirmation dapat dikonfigurasi menggunakan transaksi dengan navigation path: IMG - Material Management – Purchasing – Confirmation - Define External Confirmation Categories.

Internal Confirmation Tiga kategori internal confirmation untuk EDI tersedia pada sistem: •

Category 1 digunakan untuk Order Acknowledgements.

•

Category 2 digunakan Advance Shipping Notification (ASN) atau Inbound Delivery.

•

Category 3 digunakan Rough Goods Receipt.

Sebuah kategori external confirmation dapat diassign kepada setiap kategori internal confirmation. Hal ini memungkinkan dokumen

   

 

150 purchasing untuk diupdate secara otomatis dengan data dari confirmation yang relevan. Kategori external confirmation dapat dikonfigurasi menggunakan sebuah transaksi melalui navigation path: IMG – Materials Management – Purchasing – Confirmations – Define Internal Confirmation Categories.

Enter a Manual Confirmation Ketika seorang vendor mengirimkan konfirmasi, informasi dapat dientri secara manual ke dalam line item PO. Bagaimanapun, sebelum konfirmasi dapat dientri, line item harus diperiksa terlebih dahulu untuk melihat apakah konfirmasi itu relevan terhadap kontrol informasi. Metode yang digunakan untuk memeriksa sebuah line item untuk kontrol informasi adalah dengan menampilkan layar mendetil dari line item di dalam purchase order dengan menggunakan transaksi ME22. Dari layar tersebut, user bagian purchasing dapat mengentri konfirmasi dengan memilih Item – Confirmations – List. Layar

yang

muncul

memperbolehkan

konfirmasi

untuk

ditambahkan secara manual. Konfirmasi dapat ditambahkan dengan memilih tipe dari konfirmasi; pada kasus ini kontrol informasinya adalah AB yang merepresentasikan order acknowledgement. User bagian purchasing kemudian menambahkan informasi yang berhubungan dengan waktu pengiriman, waktu dari pengiriman (time-spot) dan quantity. Jika tersedia, ASN juga dapat dientri pada field CC menggunakan kontrol konfirmasi LA.    

 

151 k.

Kebutuhan

: Stock opname

Solusi

: Stock opname atas semua material yang terdapat pada perusahaan dapat ditunjang oleh software SAP dengan menggunakan fungsi Physical Inventory yang bisa diakses melalui t-code MI01.

Rank

: High

Degree of fit : Gap

Overview Physical Inventory adalah suatu proses dimana sebuah perusahaan menghentikan seluruh transaksi pergerakan material dan menghitung persediaan secara fisik. Physical Inventory mungkin diperlukan oleh peraturan akuntansi keuangan atau peraturan pajak untuk menentukan nilai yang tepat pada persediaan. Alasan lain mengapa physical inventory harus dilakukan adalah keperluan untuk menghitung persediaan sehingga material dapat distok kembali. Physical Inventory memberikan informasi mengenai jumlah material yang tersimpan secara fisik di plant dan membandingkannya dengan jumlah material yang sama pada sistem SAP serta melakukan penyesuaian sampai mendapatkan perhitungan yang sama dengan perhitungan fisik gudang. Physical Inventory pada SAP mencakup seluruh aspek dari perhitungan material pada plant. Termasuk persediaan tahunan, perputaran    

perhitungan,

persediaan

berkelanjutan

dan

sampling  

152 inventory. Physical Inventory dilaksanakan pada material yang berada pada unrestricted, quality inspection atau pada blocked status.

Physical Inventory Preparation Sebelum physical inventory dapat dimulai, beberapa kegiatan harus dilakukan untuk mempersiapkan perhitungan. Pada plants yang kompleks, perusahaan harus membuat prosedur perhitungan yang menggunakan pendekatan-pendekatan berbeda untuk perhitungan seperti satu metode untuk barang jadi dan metode yang lain untuk bahan baku.

Preparation for a Physical Inventory Count Prosedur-prosedur berikut harus dilakukan untuk menyelesaikan proses physical inventory: 1.

Proses dan post semua transaksi yang akan mempengaruhi perhitungan

persediaan:

goods

receipts,

inventory

adjustments, transfer postings and sales orders yang telah diisi dan dikirim. Langkah-langkah ini harus diikuti untuk menjaga agar histori transaksi persediaan berjalan dengan baik. 2.

Singkirkan semua material yang sedang dihitung pada gudang.

3.

Pisahkan material yang telah dipesan pada sales order tetapi belum secara fisik meninggalkan gudang.

4.    

Menghentikan semua pergerakan stok di dalam gudang.  

153 5.

Menghentikan semua transaksi pada gudang.

6.

Menjalankan sebuah laporan Stock on-Hand untuk material yang akan dilakukan perhitungan. Transaksi MB52

akan

menunjukkan

material

pada

status

unrestricted, quality inspection dan block quantities untuk setiap storage location.

Creating the Physical Inventory Count Document Menciptakan lembar perhitungan physical inventory dengan menggunakan transaksi MI01 atau melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials Management – Physical Inventory – Physical Inventory Document – Create.

Posting Block User dapat mengatur posting block pada perhitungan physical inventory count document pada saat user membuatnya. Karena sering adanya penundaan di antara pergerakan material dan posting untuk pergerakan material, mungkin adanya perbedaan di antara stok nyata di gudang dan nilai buku dari persediaan. Untuk memastikan bahwa tidak ada perbedaan selama perhitungan physical inventory, user harus mengatur indikator posting block pada layar awal dari dokumen perhitungan. Posting block secara otomatis dihilangkan ketika hasil perhitungan telah diposting untuk dokumen physical inventory.

   

 

154 Freeze Book Inventory Jika perhitungan persediaan belum diselesaikan, saldo buku dari persediaan dapat dibekukan pada dokumen physical inventory dengan menggunakan indikator Freeze Book Inventory. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya perubahan pada saldo buku persediaan yang dikarenakan oleh pergerakan material yang dapat menyebabkan adanya kesalahan pada perbedaan inventory.

Include Deleted Batches Pilihan

ini

memperbolehkan

dokumen

perhitungan

untuk

memasukkan kumpulan dari sebuah material yang telah ditandai untuk dihapus. Untuk memastikan bahwa kumpulan-kumpulan ini termasuk dalam perhitungan, indikator harus diatur pada layar awal.

Printing The Physical Inventory Count Documents Setelah dokumen physical inventory telah dientri, dokumen perhitungan

dapat

dicetak

untuk

physical

inventory.

Dokumen

perhitungan dapat dicetak menggunakan transaksi MI21 atau melalui tombol navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials Management – Physical Inventory Document – Print.

   

 

155 Counting and Recounts Setelah lembar perhitungan physical inventory dicetak, lembar tersebut dapat didistribusi kepada personel yang dialokasi untuk proses perhitungan dan perhitungan dapat dimulai.

Entering The Count Setelah perhitungan selesai dilakukan, physical inventory harus dientri ke dalam sistem SAP. Jumlah perhitungan dari lembar perhitungan ditransfer ke dokumen physical inventory. User bagian inventory akan mengakses transaksi MI04 atau melalui navigation path : SAP Menu – Logistics – Materials Management – Physical Inventory – Inventory Count – Enter. User

bagian

inventory

mentransfer

jumlah

dari

lembar

perhitungan persediaan ke line item pada transaksi MI04. Setelah semua perhitungan persediaan telah dientri, transaksi kemudian diposting. Hal ini melepaskan posting block jika posting block sebelumnya dilakukan pada dokumen physical inventory. Perhitungan dapat diposting dan physical inventory diselesaikan pada saat itu juga. Jika user bagian inventory melakukan kesalahan ketika mengentri dokumen perhitungan dapat mengubah perhitungan fisik dengan menggunakan transaksi MI05. User bagian inventory harus mengetahui dokumen physical inventory untuk melakukan transaksi ini. Setelah semua perubahan telah dibuat, perhitungan dapat diposting jika user bagian inventory atau supervisor telah puas.    

 

156 Difference List Perhitungan dapat dibandingkan terhadap nilai buku dari persediaan dengan transaksi MI20. Transaksi ini memperbolehkan user bagian inventory untuk mengentri sebuah material dan dokumen physical inventory. Transaksi dapat diproses melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials Management – Physical Inventory – Difference – Difference List. Setelah pemilihan informasi (plant dan nomor dokumen physical inventory) telah dientri, laporan dapat dijalankan. Laporan mengidentifikasi nilai buku (book quantity), jumlah perhitungan (quantity count) dan perbedaan (difference quantity), jika ada. Setelah perbedaan telah diidentifikasi, perhitungan dapat diulang untuk memeriksa perbedaan atau perbedaan dapat diposting setelah disetujui oleh manajemen.

Missing Material Manajemen harus menentukan bagaimana untuk mengatasi jumlah perbedaan pada perhitungan persediaan. Prosedur physical inventory dalam SAP menunjukkan di mana perbedaan material terjadi, tetapi manajemen harus memutuskan bagaimana mencari material yang hilang. Banyak perusahaan mendesain sebuah proses audit untuk membantu proses physical inventory dalam menginvestigasi perbedaan. Sebuah penyesuaian dilakukan pada nilai buku dari material yang hilang dan kemudian penyesuaian dibuat kembali ketika material ditemukan. Pada    

kasus

ini

perubahan

menyebabkan

pekerjaan

tambahan,  

157 mengganggu jadwal produksi dan mungkin menyebabkan kelebihan persediaan dari material ini. Beberapa perusahaan menciptakan sebuah lokasi untuk memindahkan material yang hilang dan ditemukan sebagai suatu cara untuk menunjukkan varians tanpa menciptakan penyesuaian.

Recounts Jika manajemen tidak menerima adanya perbedaan atau perbedaan melebihi batas toleransi, maka material-material tersebut harus dihitung kembali. Perhitungan kembali memperbolehkan user untuk menghitung kembali material yang ada di lokasi pada dokumen physical inventory. Transaksinya adalah MI11 atau melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials Management – Physical Inventory – Physical Inventory Document – Recount. Transaksi ini memperbolehkan user bagian inventory untuk mengentri nomor dokumen physical inventory dan melihat detail lines. Detil informasi menunjukkan material-material yang relevan kepada dokumen perhitungan juga jumlah physical inventory dan perbedaan dari nilai buku. Setelah dokumen physical inventory telah dicetak, physical inventory dapat dilakukan. Ketika physical inventory telah selesai dilakukan, jumlah material dapat dientri ke dalam transaksi MI04 atau MI07.

   

 

158 Physical Inventory Posting Proses counting dan recounting menciptakan sebuah dokumen yang memiliki perhitungan untuk setiap material pada dokumen tersebut. Setelah dokumen telah disetujui oleh supervisor yang mengorganisasi perhitungan, kemudian dokumen dapat dipost ke dalam sistem SAP.

Posting The Count Document Setelah perhitungan telah dientri, dokumen dapat diposting dengan menggunakan t-code MI07 yang dapat ditemukan menggunakan navigation path: SAP Menu – Logistics - Materials Management Physical Inventory – Difference – Post. Nomor dokumen physical harus dientri bersama juga dengan nilai ambang (treshold). Nilai ambang adalah sebuah field pilihan yang menyimpan nilai maksimum dari perbedaan jumlah persediaan yang diperbolehkan untuk dokumen persediaan. User bagian inventory dapat memposting perbedaan selama jumlah nilai perbedaan tidak melebihi nilai ambang, diasumsikan nilai tersebut telah dientri sebelumnya. Untuk setiap line item, perbedaan dapat diposting dan sebuah kode alasan (reason code) dapat dientri untuk menunjukkan secara jelas mengapa perhitungan tidak berhubungan dengan nilai buku. Kode alasan dapat dikonfigurasi untuk setiap tipe pergerakan yang dibutuhkan. Tipe pergerakan internal yang digunakan untuk posting perbedaan persediaan adalah 701. Konfigurasi dapat dilakukan dengan menggunakan transaksi OMBS atau melalui navigation path: IMG – Materials Management –    

 

159 Inventory Management and Physical Inventory – Physical Inventory – Reason Code for Goods Movement.

Posting Account Without a Document Jika sebuah perhitungan dilakukan tanpa sebuah dokumen physical inventory, perhitungan dapat dientri secara langsung ke dalam transaksi dan langsung diposting. Pada layar transaksi, informasi dasar yang dibutuhkan telah dientri untuk memposting seperti data perhitungan, plant dan storage location. Perhitungan diisi pada transaksi MI10 atau melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials Management – Physical Inventory – Difference – Enter w/o Document Reference. User bagian inventory dapat menambah individual line item yang telah dihitung dan mengentri nilai untuk setiap line item. Jika sebuah presentasi varians telah dientri pada layar awal, maka user akan diberi peringatan jika nilai yang dientri lebih besar dari varians yang diperbolehkan. Setelah line item dientri, dokumen dapat diposting dan nilai dari dokumen akan menjadi nilai buku untuk material tersebut. Jumlah stok untuk setiap material dapt diperiksa menggunakan transaksi MMBE atau MB53.

The Counting of Inventory Differences Ketika perubahan persediaan diposting, jumlah stok secara otomatis disesuaikan terhadap jumlah perhitungan pada dokumen. Ketika

   

 

160 dokumen diposting, perbedaan akan berhubungan dengan goods receipt atau goods issue.

l.

Kebutuhan

: Mengevaluasi vendor yang sudah terdaftar di perusahaan

Solusi

: Mengevaluasi vendor yang sudah terdaftar di perusahaan dapat ditunjang oleh software SAP dengan fungsi Vendor Evaluation dengan t-code ME61 yang dilakukan terhadap vendor-vendor yang telah melaksanakan transaksi dengan perusahaan.

Rank

: Medium

Degree of fit : Gap

Overview Vendor Evaluation adalah salah satu bagian penting dari fungsi bagian Purchasing. Vendor Evaluation pada SAP adalah sebuah sistem penilaian yang dapat dikonfigurasi yang membantu bagian Purchasing untuk mendesain evaluasi agar sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan. Vendor Evaluation dilaksanakan dengan menggunakan data yang terdapat dari transaksi pembelian. Terdapat criteria utama dalam melakukan vendor evaluation, yaitu:

   

•

Price

•

Quality

 

161 •

Delivery

•

Service and Support

•

External Service

Walaupun sistem memiliki lima criteria utama, user tidak harus menggunakan semua criteria tersebut. User bagian Purchasing dapat membuat criteria yang baru sampai dengan 99 kriteria utama dengan menggunakan fungsi ini. Criteria utama dapat didefinisikan dalam konfigurasi. Navigation path: IMG - Materials Management – Purchasing - Vendor Evaluation - Define Criteria.

Subcriteria Di dalam kriteria utama terdapat elemen-elemen yang lebih kecil disebut subcriteria. Ada 20 kriteria yang dapat didefinisikan untuk masing-masing criteria utama. Nilai yang dikombinasikan untuk subcriteria menghasilkan nilai secara keseluruhan untuk masing-masing criteria utama. Subcriteria standar sistem SAP termasuk di bawah ini: •

Subcriteria untuk harga termasuk price level dan price history.

•

Subcriteria untuk kualitas termasuk good receipt, quality audit dan complaints.

•

Subcriteria untuk pengiriman termasuk confirmation date, compliance, on-time delivery, quantity.

   

 

162 Subcriteria dapat dikonfigurasikan untuk masing-masing kriteria utama. Untuk menambahkan subcriteria yang baru, masukkan deskripsi dan metode penilaian. Metode penilaian dapat secara otomatis, semi otomatis atau manual.

Pembobotan Vendor Evaluation Pada langkah konfigurasi vendor evaluation, pembobotan dari criteria

dapat

didefinisikan

untuk

masing-masing

purchasing

organization yang valid. Konfigurasi dapat ditemukan dengan navigation path: IMG - Materials Management - Purchasing – Vendor Evaluation – Maintain Purchasing Organization Data. Jika bagian purchasing memutuskan bahwa tidak ada pembobotan khusus untuk salah satu criteria utama, maka bobot untuk masing-masing kriteria tersebut adalah sama. Jika terjadi perubahan pada kebijakan, yang memutuskan bahwa harga lebih penting dari criteria yang lain, maka pembobotan dapat berbeda.

Maintain Vendor Evaluation Setelah konfigurasi telah selesai dilakukan, pengaturan atas record vendor evaluation dapat dilakukan. Pengaturan memperkenankan vendor untuk mendapatkan nilai subjektif yang dimasukkan dalam evaluasi mereka. Sebagai contoh penilaian untuk harga dan pengiriman dapat didasarkan pada data transaksi. Tetapi nilai untuk kualitas dan pelayanan bisa terjadi secara subjektif dan diputuskan di luar SAP.    

 

163 Pengaturan untuk vendor evaluation secara individual dapat dilakukan dengan t-code ME61 atau melalui navigation path: SAP menu – Logistic – Material Management – Purchasing – Master Data – Vendor Evaluation – Maintain. Pengaturan terhadap Vendor Evaluation ini terdapat pada level purchasing organization. Ini berarti vendor dapat dievaluasi secara berbeda di antara purchasing evaluation. Data evaluasi menunjukkan weighting key dan nilai secara keseluruhan. Ada pilihan Deletion ind. yang dapat di set jika record ingin dihapus.

Evaluation for Automatic Criteria and Semi-Automatic Criteria Automatic

criteria

dan

semi-automatic

criteria

dapat

dikalkulasikan menggunakan transaksi untuk menyediakan nilai terbaru. T-code ME63 memperkenankan user bagian Purchasing untuk memasukkan vendor dan purchasing organization yang relevan. Transaksi dapat ditemukan melalui navigation path: SAP Menu – Logistic – Materials Management – Purchasing – Master Data – Vendor Evaluation – Automatic New Evaluation. Sistem akan menghitung nilai untuk subcriteria yang didefinisikan dan memberikan nilai secara keseluruhan untuk setiap nilai objektif. Automatic criteria memberi penilaian untuk harga, kuantitas pengiriman. Kriteria semiotomatis atau penilaian subjektif digunakan untuk shop floor complaint, shipping instruction dan notification reliability.    

 

164 m.

Kebutuhan

: Memblokir vendor

Solusi

: Memblokir vendor dapat ditunjang oleh software SAP dengan fungsi Block Vendor yang bisa diakses melalui tcode MK05.

Rank

: Medium

Degree of fit : Gap

Overview Vendor dapat diblokir untuk beberapa alasan yang dapat diputuskan oleh perusahaan. Seringnya vendor diblokir karena lemahnya ketaatan dalam tanggal pengiriman, ketidakpuasan kualitas material, atau kejadian-kejadian di luar pasar. User memiliki pilihan untuk memblokir sebuah akun vendor master yang dapat memberhentikan adanya pembelian di masa depan sampai vendor tersebut kembali diaktifkan.

Block of Vendor Record vendor master dapat diset statusnya menjadi blocked dengan menggunakan transaksi MK05. Transaksi ini dapat ditemukan melalui navigation path: SAP menu – Logistic – Materials Management – Purchasing – Master Data – Vendor – Purchasing – Block. Transaksi MK05 digunakan untuk memblokir vendor via purchasing. Layar awal dari transaksi ini memperbolehkan user bagian purchasing untuk mengentri kode vendor dan purchasing organization.    

 

165 Layar ke-2 memperlihatkan fields yang relevan untuk memblokir vendor tersebut. Indikator pertama digunakan oleh user untuk menentukan apakah blokir dilakukan untuk vendor pada semua purchasing organization atau hanya purchasing organization tertentu yang telah dientri sebelumnya. Field lain pada layar ini memperbolehkan user bagian purchasing untuk mengentri sebuah kode block function yang mendeskripsikan bagaimana blocking vendor digunakan. Kode block function didefinisi pada konfigurasi. Fungsi untuk delivery-block didefinisi pada IMG menggunakan navigation path IMG – Quality Management – QM in Logistic – QM in Procurement – Define Delivery Block. Setiap blokir pengiriman dapat dikonfigurasi untuk memblokir vendor dari sebagian fungsi purchasing. Blokir purchasing dapat dilakukan untuk satu pilihan atau kombinasi dari pilihan-pilihan di bawah ini :

n.

•

Request for Quotation

•

Source Determination

•

Purchase Order

•

Goods Receipt

Kebutuhan

: Perkiraan penggunaan material (Forecast) dengan menggunakan model seasonal.

   

 

166 Solusi

: Fungsi ini disediakan oleh software SAP yaitu Forecast dengan t-code MP80.

Rank

: Medium

Degree of fit : Gap

Overview Forecasting adalah prediksi apa yang akan terjadi di masa yang akan datang dan untuk proses yang tidak pasti. Karena ketidakpastian itu, akurasi dari forecast adalah sama pentingnya dengan hasil yang diprediksi dengan menggunakan forecast.

Forecast Model Forecast

modeling

dilakukan

untuk

membantu

dalam

memperkirakan kejadian-kejadian tertentu. Forecast model dapat dirancang di sekitar faktor-faktor yang diyakini oleh user adalah penting dalam mempengaruhi penggunaan dari satu material di masa yang akan datang. User juga menggunakan kinerja sebelumnya dari suatu material untuk menentukan penggunaan di masa yang akan datang. Kedua dari metode ini akan menghasilkan sebuah perkiraan yang mungkin akurat.

Seasonal Model Seasonal model merupakan salah satu jenis dari forecast model. Seasonal model mempengaruhi banyak bisnis yang dikarenakan oleh cuaca atau hari libur. Seasonal model didefinisi sebagai suatu pola yang    

 

167 berulang-ulang untuk setiap periode. Contohnya: pola tahunan memiliki perputaran terdiri atas 12 bulan. Untuk PT. Garuda Indonesia, permintaan akan meningkat sekitar bulan Juni, Juli dan Desember yaitu ketika terjadi libur panjang. Permintaan ini akan berulang-ulang untuk setiap periodenya.

Forecast Parameter Parameter pada layar forecast di dalam record Material Master dapat ditentukan menggunakan sebuah forecast profile. Forecast profile memperbolehkan user untuk membuat sebuah default yang mengcopy secara langsung nilai-nilai parameter ke dalam Material Master record.

Create Forecast Profile Forecast

profile

untuk

parameter

forecast

dapat

dibuat

menggunakan transaksi MP80 atau melalui navigation path SAP menu – Logistics – Material Management – Material Master – Profile – Forecast Profile – Create. Pada layar awal dari transaksi MP80, user dapat memilih parameter mana yang diinginkan untuk dientri nilainya. Sebagai tambahan user dapat menentukan apakah nilainya default untuk Material Master atau apakah parameter itu write protected dan tidak dapat diubah pada Material Master. Field yang harus diisi : 1. Forecast model yang dipilih adalah Seasonal model (S).    

 

168 2. Historical periods, nilai circle periods dientri untuk dihitung dalam forecast. Jika field ini tidak diisi, tidak ada periode yang akan digunakan pada profil. 3. Forecast periods, nilai yang dientri pada field ini adalah jumlah periode yang akan dihitung dalam forecast. 4. Number of periods for initialize session, angka ini untuk nilai histori yang diinginkan user untuk digunakan untu inisialisasi proses. Jika field tidak diisi, tidak ada nilai histori yang digunakan untuk menginisialisasi proses. 5. Fixed period, field ini digunakan untuk menghindari fluktuasi pada perhitungan forecast atau karena produksi tidak dapat beraksi lagi terhadap planning figure yang sudah diubah. Forecast akan pasti untuk jumlah periode yang dientri pada field ini. 6. Number of periods for seasonal cycle, jika menggunakan seasonal forecast model, maka field ini dapat digunakan untuk menentukan jumlah periode yang membentuk sebuah musim dari material ini. 7. Initialization indicator, jika forecast perlu diinisialisasi, maka indikator ini dapat diset untuk memperbolehkan sistem untuk menginisialisasi

proses.

Indikator

ini

juga

memperbolehkan

inisialisasi secara manual. 8. Tracking limit, adalah nilai yang menentukan jumlah yang dimana nilai forecast boleh berbeda dari nilai aktual. Tracking limit dapat dientri sampai 3 nilai desimal.

   

 

169 9. Model selection, field ini aktif hanya jika tidak ada nilai yang diisi pada forecast model. Model selection memperbolehkan sistem untuk memilih sebuah model secara otomatis. 10. Selection procedure, digunakan ketika sistem melakukan pemilihan sebuah forecast model. Ada dua pilihan yang dapat dipilih, yaitu : •

Prosedur 1 melakukan sebuah tes signifikan untuk mencari pola seasonal atau trend yang cocok.

•

Prosedur 2 melakukan forecast untuk semua model dan kemudian memilih model yang memiliki nilai deviasi yang paling kecil.

11. Indicator for parameter optimization, jika indikator ini diset, maka sistem akan menggunakan smoothing factors untuk forecast model yang dipilih. Jika indikator tidak diset, maka smoothing factor tidak digunakan dan forecast akan memiliki varian yang lebih besar dari mean value. 12. Optimization level, dapat diatur menjadi fine, middle, atau rough. Semakin indikator menuju ke arah fine, forecast akan semakin akurat, namun membutuhkan waktu proses yang lama. 13. Smoothing factors, terdapat beberapa metode untuk mengurangi atau membatalkan efek dari random variation. Sebuah teknik yang biasa digunakan

dalam

forecast

adalah

smoothing.

Teknik

ini

mengklarifikasi elemen-elemen yang terdapat pada trend, seasonal

   

 

170 dan cyclic. Smoothing factors yang dapat digunakan pada seasonal forecast profile adalah Gamma factor.

o.

Kebutuhan

: Penentuan nilai Re-Order Point (ROP) dan Safety Stock (SS) untuk MRP oleh sistem.

Solusi

: Jika ingin melakukan penentuan terhadap nilai Re-Order Point (ROP) dan Safety Stock (SS) untuk MRP maka harus mengubah settingan view MRP1 pada material master.

Rank

: Medium

Degree of fit : Gap

Dasar dari perencanaan ROP adalah bahwa proses pengadaan didorong ketika jumlah dari stok di plant ditambah dokumen yang telah disetujui, berada di bawah ROP.

Manual ROP Planning Pada Manual Reorder Planning, perencanaan secara manual mengentri nilai ROP dan Safety Stock pada record Material Master, transaksi MM01.

Automatic ROP Planning Pada Automatic ROP Planning, sistem menghitung nilai reorder dan Safety Stock. Untuk melakukan ini, sistem menggunakan data konsumsi sebelumnya dari material untuk memperkirakan kebutuhan    

 

171 material di masa yang akan datang. Sistem kemudian menggunakan nilanilai perkiraan tersebut untuk menghitung nilai reorder dan Safety Stock.

p.

Kebutuhan

: Analisis-Analisis

Solusi

: Untuk melakukan berbagai macam analisis yang dibutuhkan dapat digunakan Logistic Information System (LIS).

Rank

: High

Degree of fit : Gap

Logistic Information System (LIS) LIS

adalah

sistem

informasi

yang

digunakan

untuk

merencanakan, mengendalikan, dan memantau kegiatan bisnis pada tahapan yang berbeda dalam proses pengambilan keputusan. LIS menyediakan tool pada Customizing yang dapat digunakan untuk menyesuaikan tampilan dari informasi yang diinginkan. LIS terdiri atas sistem informasi berikut yang memiliki berbagai modul di dalamnya :

   

•

Sales Information System

•

Purchasing Information System

•

Inventory Controlling

•

Shop Floor Information System

•

Plant Maintenance Information System

 

172 •

Quality Management Information System

Analisis ini menyediakan pilihan evaluasi data yang didasarkan pada data yang terdapat pada struktur informasi standar. Pemilihan key figure yang ingin dievaluasi dapat ditentukan sebelum ataupun ketika analisis tengah berjalan. Di dalam standard analyses terdapat fungsifungsi :  •

Drilldown function

•

Choose key figures and change their order

•

Sort List

•

Create ranking sequence

•

ABC analysis

Komponen aplikasi logistic (LO) pada SAP R/3 menawarkan sejumlah sistem informasi aplikasi yang spesifik dimana semua fitur memiliki user interface yang seragam dan fungsi dasar yang di bandingkan. Pada waktu yang sama, struktur modular yang juga memenuhi aspek khusus pada setiap sistem informasi Tipe dari penyimpanan data adalah identik pada semua sistem informasi di dalam logistik. Sejumlah tools spesial dan metode pengerjaan menggarisbawahi karakter tipikal dari sebuah data warehouse di dalam LIS. Sistem informasi dari LIS secara berkelanjutan dipasok dengan data yang berasal dari aplikasi operatif (Sales and Distribution,

   

 

173 Purchasing, Production, Plant Maintenance dan lainnya). Tingkat ini juga dikenal dengan sebutan Online Transaction Processing (OLTP). Data berasal dari dokumen SAP R/2, SAP R/3 atau eksternal/Sistem NonSAP. Database

dari

logistic

data

warehouse

dikenal

sebagai

information structures yang merupakan basis data dari LIS. T-code yang dapat digunakan dalam LIS adalah :

   

•

MC.1 INVCO : Plant Anal. Selection: Stock

•

MC.2 INVCO : Plant Anal.Selection, Rec/Iss

•

MC.5 INVCO : SLoc Anal. Selection, Stock

•

MC.9 INVCO : Material Anal.Selection,Stock

•

MC.A INVCO : Mat.Anal.Selection, Rec/Iss

•

MC.L INVCO : Mat.Group Analysis Sel. Stock

•

MC48 INVCO : Anal. of Current Stock Values

•

MCBA INVCO : Plant Analysis Selection

•

MCBC INVCO : Stor. Loc. Analysis Selection

•

MCBE INVCO : Material Analysis Selection

•

MCBK INVCO : MatGrp Analysis Selection

•

MC$G PURCHIS : Material PurchVal Selection

•

MC$I PURCHIS : Material PurchQty Selection

•

MCE1 PURCHIS : PurchGrp Analysis Selection

•

MCE3 PURCHIS : Vendor Analysis Selection

•

MCE5 PURCHIS : MatGrp Analysis Selection  

174 •

MCE7 PURCHIS : Material Analysis Selection

Fungsi-fungsi yang terdapat pada t-code MCE1, MCE3, MCE5, MCE7, MC.1, MC.5, MC.9, MC.L, MC$G, MC$I, MC.2, MC.A, MCBA, MCBC, MCBE, MCBK, MC48 adalah: •

Drilldown (Switch Drilldown dan Drilldown By) Untuk mengubah klasifikasi dapat menggunakan “Switch Drilldown”. Misalnya drilldown berdasarkan bulan. Namun untuk melihat informasi yang lebih detil dapat menggunakan “DrillDown By” atau dengan memencet tombol F8 dengan terlebih dahulu memposisikan kursor pada obyek yang ingin di drilldown. Misalkan ingin melihat detil informasi pemesanan dari bulan dan purchasing organization tertentu berarti harus memposisikan kursor pada “01.2010”. Maka tampilan outputnya adalah pemesanan pada bulan Januari 2010.

•

Key Figure Selain itu key figure juga dapat ditambahkan dengan memilih “Choose Key Figure” atau dengan memilih F6. Misalnya pada t-code ini hanya ditampilkan PO Value, sedangkan ingin melihat PO Quantity yang dipesan.

   

 

175 •

Top N Untuk mengurutkan object berdasarkan nilai key figure dapat menggunakan “Top N” Misalnya ingin mengetahui 10 material yang memiliki PO value tertinggi, maka posisikan kursor pada kolom PO value lalu pilih Top N. Jumlah number dapat diisi sesuai keinginan.

•

ABC Analysis ABC analysis adalah sebuah prosedur untuk menentukan pentingnya suatu object. ABC analysis mengklasifikasikan obyek dalam daftar dengan referensi ke key figure ABC

analysis

dapat

diunakan

untuk

mengklasifikasikan

berdasarkan kriteria tertentu atau ukuran kinerja ke dalam segmen-segmen yang disebut : o

Segmen A = Important Object

o

Segmen B = Less Important Object

o

Segmen C = Relatively Unimportant Objects

Misalnya : ingin menganalisa berdasarkan key figure total Pos lalu posisikan kursor pada baris total Pos. Edit Æ ABC Analysis Kriteria Klasifikasi •

Key Figure (persentase) Analisis jawaban pertanyaan:

   

 

176 Berapa persentase dari jumlah total dari obyek terpilih yang merepresentasi? Masukkan

persentase

kerusakan

yang

diinginkan.

CONTOH: Misalkan dengan rincian yang dipilih adalah A = 50%, B = 30%, dan C = 20%. Obyek dalam daftar diurutkan secara ascending or descending dengan mengacu pada key figure. o

Segmen A menunjukkan benda yang jumlah mencapai 50% dari jumlah total.

o

B menunjukkan benda yang total sebesar 30% berikutnya.

o •

Segmen C menunjukkan benda-benda yang tersisa.

Key Figure (absolut) Analisis jawaban pertanyaan: Berapakah nilai absolut dari tokoh kunci yang dipilih? Tentukan nilai ambang: o Antara segmen A dan B o Antara segmen B dan C Sistem ini mengelompokkan obyek berdasarkan nilai-nilai referensi.

•

Characteristic (persentase) Analisis jawaban pertanyaan:

   

 

177 Berapa persentase dari jumlah total dari obyek terpilih yang merepresentasi? CONTOH: Misalkan dengan rincian yang dipilih adalah A = 50%, B = 30%, dan C = 20%. Obyek dalam daftar diurutkan diurutkan secara ascending or descending dengan mengacu pada key figure. o Segmen A menunjukkan 50% dari jumlah obyek. o Segmen B menunjukkan 30% berikutnya jumlah objek. o Segmen C menunjukkan benda-benda yang tersisa. •

Characteristic (absolut) o Tentukan jumlah objek yang akan ditugaskan ke segmen A dan B. o Segmen C menunjukkan benda-benda yang tersisa. Dari hasil ABC analysis, dapat dilihat pula object yang termasuk di tiap segmentnya atau total list serta ditampilkan dalam bentuk grafik.

•

Classification Classification dapat digunakan untuk mengkelompokan objek ke dalam kelas-kelas sampai dengan 6 kelas. Setting awal dari SAP langsung mengkelompokkan data menjadi 6 kelas, namun user dapat mengubahnya dengan

   

 

178 memilih “Class Limit”, dan dapat langsung memilih untuk klasifikasi menjadi berapa kelas yang diinginkan. Setelah memilih Class Limit, user dapat menentukan nilai yang dingiinkan untuk memisahkan antar kelas. User dapat melihat objek yang hanya di kelas tertentu saja, secara keseluruhan dan juga grafik. User dapat menyimpan hasil analisa dengan cara: •

Memilih tombol save

•

Memilih tombol back

Lalu pilih selection variant jika ingin meng-update analisa sebelumnya atau dengan menginput nama selection variant yang baru beserta description nya. Untuk membuka hasil analisis yang telah disimpan, pilih Selection variant pada tampilan awal transaksi. User memilih Selection Variant yang ingin di display atau di update.

Overview mengenai Logistic Information System (LIS) digunakan untuk membahas kebutuhan di bawah ini: ƒ

Kebutuhan : Analisis jumlah stok tiap material per plant Solusi

: Fungsi ini disediakan oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MC.1.

   

 

179 ƒ

Kebutuhan : Analisis jumlah stok tiap material per storage location MC.5 Solusi

: Fungsi ini disediakan oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MC.5.

ƒ

Kebutuhan : Analisis jumlah stok tiap material MC.9 Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MC.9.

ƒ

Kebutuhan : Analisis jumlah stok tiap material per material group MC.L Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MC.L.

ƒ

Kebutuhan : Analisis nilai uang akibat pergerakan material per plant MC.2 Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MC.2.

ƒ

Kebutuhan : Analisis nilai uang akibat pergerakan per material MC.A Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MC.A.

   

 

180 ƒ

Kebutuhan : Analisis pergerakan jumlah stok setiap material per plant MCBA Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MCBA.

ƒ

Kebutuhan : Analisis pergerakan jumlah stok setiap material per storage location MCBC Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MCBC.

ƒ

Kebutuhan : Analisis pergerakan jumlah stok setiap material MCBE Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MCBE.

ƒ

Kebutuhan : Analisis pergerakan jumlah stok setiap material per material group MCBK Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MCBK.

ƒ

Kebutuhan : Analisis pengadaan material per purchasing organization MCE1. Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MCE1.

   

 

181 ƒ

Kebutuhan : Analisis-analisis vendor MCE3 Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MCE3.

ƒ

Kebutuhan : Analisis-analisis pengadaan per material group MCE5 Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MCE5.

ƒ

Kebutuhan : Analisis-analisis pengadaan per material MCE7 Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MCE7.

ƒ

Kebutuhan : Analisis pergerakan tiap material yang lebih mendetil MC48 Solusi

: Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic Information System (LIS) dengan menggunakan t-code MC48.

q.

Kebutuhan

: Pembuatan PR untuk stock material secara otomatis dari proses MRP

Solusi

: Dilakukan implementasi MRP untuk BO yang belum menjalankan MRP dengan menggunakan pengaturan yang sebelumnya telah dilakukan terhadap BO sebelumnya.

   

 

182 Rank

: High

Degree of fit : Partial

r.

Kebutuhan

: Update PR dari proses MRP setelah Place In Storage

Solusi

: Dilakukan implementasi MRP untuk BO yang belum menjalankan MRP dengan menggunakan pengaturan yang sebelumnya telah dilakukan terhadap BO sebelumnya.

Rank

: High

Degree of fit : Partial

s.

Kebutuhan

: Pengiriman material dari HO ke BO

Solusi

: Dilakukan implementasi MRP untuk BO yang belum menjalankan MRP dengan menggunakan pengaturan yang sebelumnya telah dilakukan terhadap BO sebelumnya.

Rank

: High

Degree of fit : Partial

t.

Kebutuhan

: Pengiriman material dari satu BO ke BO lain

Solusi

: Dilakukan implementasi MRP untuk BO yang belum menjalankan MRP dengan menggunakan pengaturan yang sebelumnya telah dilakukan terhadap BO sebelumnya.

Rank

: Medium

Degree of fit : Partial

   

 

183 u.

Kebutuhan

: Pengiriman material dari HO ke BO dan BO ke BO tanpa menciptakan jurnal.

Solusi

: Dilakukan implementasi MRP untuk BO yang belum menjalankan MRP dengan menggunakan pengaturan yang sebelumnya telah dilakukan terhadap BO sebelumnya.

Rank

: High

Degree of fit : Partial

v.

Kebutuhan

: Reservation oleh end user (KK) di BO.

Solusi

: Diharapkan KK menggunakan fasilitas web yang telah dikembangkan untuk meminimalkan kesalahan pada transaksi yang dilakukan.

Rank

: High

Degree of fit : Gap

Pada saat ini web yang akan digunakan oleh KK pada masingmasing BO yang berfungsi untuk membuat reservation sudah dikembangkan dan sudah dapat digunakan. Namun terdapat kesulitan dalam mensosialisasikan penggunaan web tersebut. Namun untuk meminimalisasi kesalahan dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi, sebaiknya penggunaan web secepatnya dapat dilaksanakan.

   

 

184 w.

Kebutuhan

: Terciptanya jurnal ketika material dikeluarkan dari gudang BO untuk digunakan oleh BO tersebut.

Solusi

: Dilakukan implementasi MRP untuk BO yang belum menjalankan MRP dengan menggunakan pengaturan yang sebelumnya telah dilakukan terhadap BO sebelumnya.

Rank

: High

Degree of fit : Partial

Adanya pembahasan mengenai jurnal pada BO dikarenakan adanya perubahan cara pengiriman material dari HO ke BO. Pada awalnya ketika HO mengirim material ke BO, biaya langsung diakui pada saat itu juga walaupun material tersebut belum digunakan. Pada saat ini, biaya baru diakui ketika AA atau DMU dari masing-masing BO melakukan pengiriman material atas reservation yang dibuat oleh KK. Hal ini dilakukan dengan cara melakukan pengiriman dari HO dengan menggunakan t-code MB1B dengan movement type 313. Material seolah-olah dikirimkan terlebih dahulu ke transfer location. Setelah itu user HO memberitahukan user pada BO untuk melakukan Good Receipt (GR). User di BO melakukan GR dengan seolah-olah memindahkan material dari transfer location ke gudang BO. User pada BO melakukan GR dengan t-code MBSU dengan movement type 315. Dengan cara ini, biaya belum diakui. Transfer location adalah suatu lokasi maya yang digunakan untuk menampung material untuk sementara. Adanya transfer location    

 

185 dimaksudkan untuk menghindari pengakuan secara langsung oleh BO atas material yang dikirimkan oleh HO. Material yang dikirimkan HO belum pasti akan diterima oleh BO karena mungkin saja di perjalanan terjadi kerusakan atau suatu penundaan pengiriman yang memungkinkan material tidak dapat sampai di BO. Dengan adanya transfer location maka material baru akan diakui oleh BO ketika material telah sampai pada gudang BO yaitu dengan memindahkan material seolah-olah dari transfer location ke BO.

   

 

186 4.3.1.

Risk Analysis Setelah dilakukan analisis terhadap kebutuhan menggunakan Fit/Gap

Analysis, selanjutnya dilakukan Risk Analysis. Risk Analysis dilakukan untuk mengidentifikasi

risiko

yang

mungkin

timbul

apabila

fungsi

yang

direkomendasikan pada tahap sebelumnya tidak digunakan. Risk Analysis ini dilakukan terhadap kebutuhan yang memiliki degree gap dan terdapat rekomendasi atas kebutuhan tersebut. Setelah risiko diidentifikasi akan dilakukan penilaian kemungkinan timbulnya suatu risiko terhadap aktivitas perusahaan secara keseluruhan beserta dampak yang ditimbulkan jika perusahaan mengimplementasi fungsi tersebut. Penilaian ini dilakukan terhadap masing-masing risiko yang telah diidentifikasi. Kemungkinan timbulnya risiko (probability) dinilai dengan penilaian: Tabel 4.9 Risk Probability Rank Penjelesan

Peringkat High

Medium

Low

   

Kemungkinan akan timbulnya risiko jika fungsi tidak digunakan relatif tinggi. Kemungkinan akan timbulnya risiko jika fungsi tidak digunakan cukup tinggi. Kemungkinan akan timbulnya risiko jika fungsi tidak digunakan relatif rendah.

 

187 Dampak yang ditimbulkan oleh risiko (impact) dinilai dengan penilaian: Tabel 4.10 Risk Impact Rank Penjelesan

Peringkat

Dampak yang ditimbulkan dari risiko akan mempengaruhi dan High menghambat aktivitas utama proses bisnis perusahaan. Dampak yang ditimbulkan dari risiko cukup mempengaruhi Medium

aktivitas utama proses bisnis perusahaan, namun tidak menghambat proses bisnis. Dampak yang ditimbulkan dari risiko sangat kecil bahkan tidak

Low mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan.

Setelah diketahui nilai masing-masing risiko, nilai tersebut dipindahkan ke dalam sebuah tabel yang disebut Risk Ranking. Tabel Risk Ranking digunakan untuk mengurutkan risiko berdasarkan nilainya. Dari tabel ini diketahui risiko yang signifikan terhadap perusahaan.

   

 

Tabel 4.11 Risk Analysis-Head Office (HO) No A

Requirement

Recommendation

Risk Identification

Nilai uang dari Fungsi budget sudah dijalankan pada budget atas suatu modul

Finance

namun

belum

material akan ter- terkoneksi dengan modul Material update otomatis

secara Management

sehingga

1. Data mengenai budget atas

Impact

H

M

H

L

M

M

suatu material tidak update secara sistem.

ketika

2. Budget untuk suatu material

dilakukan Release PR, user pada

harus dicari dan dianalisis

bagian budgeting harus memeriksa

secara manual pada saat

budget yang tersedia secara manual.

release

Jika budget tersedia, baru PR dapat

membutuhkan waktu yang

direlease.

relatif lama.

PR

sehingga

3. Terjadi pengadaan material yang melebihi budget karena user tidak mengetahui nilai

   

Probability

 

budget terbaru. B

Pembuatan Request

Pembuatan RFQ dapat dilakukan For dengan menggunakan software SAP

Quotation (RFQ) dengan t-code ME41 dan dapat kepada vendor

1. Adanya yang manual

kehilangan tersimpan lebih

data

besar

jika

bila

data

dibandingkan

beberapa vendor agar memudahkan

tersimpan di dalam sistem.

proses perbandingan antara beberapa

2. User sulit dalam melakukan

vendor.

tracking data histori dari

Untuk mencetak RFQ sehingga dapat

RFQ sebelumnya.

kepada

vendor

L

M

L

H

L

secara

dilakukan secara collective untuk

dikirimkan

H

dapat

dilakukan dengan t-code ME9A. C

Pembuatan Quotation permintaan

   

Pembuatan atas ketika

Quotation perusahaan

dilakukan

1. Adanya

menerima

yang

Quotation dari vendor dan bisa

manual

kehilangan tersimpan lebih

 

besar

data secara jika

material

merupakan lanjutan dari proses RFQ.

dibandingkan

Pembuatan

dapat

tersimpan di dalam sistem.

SAP

2. User sulit dalam melakukan

dilakukan

Quotation dengan

dengan t-code ME47.

software

bila

data

M

L

H

L

tracking data histori dari Quotation sebelumnya. 3. Membutuhkan waktu yang lebih lama jika melakukan perbandingan

terhadap

Quotation yang diterima dari beberapa

vendor

secara

manual dibandingkan jika dilakukan dengan sistem.

   

 

D

Perbandingan antara

beberapa diinput ke dalam sistem, kemudian

Quotation

dilakukan

berdasarkan

menemukan Quotation yang optimum

harga quantity

E

Dari beberapa Quotation yang telah

Live Auction

   

perbandingan

untuk

dan dari satu vendor. Perbandingan antara Quotation dapat dilakukan dengan

1. Tidak

dapat

menentukan

M

M

M

M

M

vendor yang tepat (yang memberikan

penawaran

terbaik)

melakukan

untuk

proses pengadaan material. 2. Perbandingan

hanya

software SAP dengan t-code ME49.

didasarkan pada faktor harga

Pada t-code ini juga dapat dilakukan

tanpa

setting rejection letters untuk vendor

faktor-faktor lain, misalnya

yang tidak terpilih dan mencetaknya

quantity

dengan ME9A.

pengiriman material.

Pada software SAP modul Material

L

memperhitungkan

material,

1. Tidak

biaya

mendapatkan

Management (MM) tidak disediakan

penawaran

terbaik

fungsi untuk Live Auction. Tetapi

terendah)

dari

 

(harga vendor.

fungsi Live Auction dapat dilakukan

Dengan adanya live auction,

dengan menggunakan modul Supplier

proses

Relationship Management (SRM).

beberapa vendor akan lebih

bidding

maksimal vendor

antara

karena akan

setiap berusaha

memberikan

tawaran

terbaiknya. 2.

Kehilangan

calon

vendor

potensial yang dikarenakan keterbatasan

waktunya

sehingga tidak dapat hadir pada saat dilakukan proses pemilihan tender

   

vendor

yang

 

untuk

dilaksanakan

H

M

secara

tatap

muka

pada

perusahaan. F

Contract

Pada software SAP modul Material

Management

Management (MM) tidak disediakan

otorisasi

fungsi untuk Contract Management.

sehingga setiap user dapat

Tetapi fungsi Contract Management

mengakses Contract; dapat

dapat

dengan

mengubah Contract dengan

Supplier

sewenang-wenang sehingga

dilakukan

menggunakan

modul

Relationship Management (SRM).

1. Tidak

adanya atas

tingkat

H

M

H

M

Contract

data yang digunakan untuk proses pengadaan tidak valid. 2. Tidak

dapat

memanage

Contract selain detil harga dan material (ongkos kirim, diskon dan biaya lainnya.)

   

 

G

Menampilkan

Fungsi ini disediakan oleh software

1. Memperlambat antara

pencarian

data histori atas SAP yaitu Purchasing Info Record.

data

pengadaan

terakhir suatu material dan

sebelumnya.

vendor.

M

L

H

L

L

M

M

L

pengadaan

2. User tidak memiliki referensi atas vendor yang terakhir kali

bertransaksi

dengan

perusahaan untuk material tertentu. H

Konfirmasi

dari Fungsi ini disediakan oleh software

vendor atas status SAP PO

yaitu

Vendor

Confirmation

dengan sebelumnya dilakukan setting terlebih dahulu pada t-code SPRO dan untuk transaksinya melakukan

   

1. Kesulitan dalam perencanaan distribusi material dari HO ke BO. 2. Tidak diketahui informasi terbaru

mengenai

 

sampai

change pada PO dengan t-code

mana

pemesanan

ME22.

material

telah

suatu diproses.

Purchaser hanya bergantung pada

tanggal

pengiriman

yang telah disetujui. I

Stock opname

Stock opname atas semua material

1. Adanya data yang tidak valid

yang terdapat pada perusahaan dapat

yaitu adanya perbedaan data

ditunjang oleh software SAP dengan

antara

menggunakan

quantity fisik.

fungsi

Physical

Inventory yang bisa diakses melalui tcode MI01.

2. Adanya

pencatatan

kecurangan

kehilangan tidak

material

diketahui

perusahaan.

   

 

H

H

H

H

dan

atau yang oleh

J

Mengevaluasi vendor

Mengevaluasi vendor yang sudah

yang terdaftar

di

perusahaan

dapat

sudah terdaftar di ditunjang oleh software SAP dengan perusahaan

1. Memilih vendor yang salah untuk

melakukan

M

M

M

H

H

proses

pengadaan. Tanpa adanya

fungsi Vendor Evaluation dengan t-

evaluasi

code ME61 yang dilakukan terhadap

diketahui vendor mana yang

vendor-vendor

yang

telah

memenuhi

melaksanakan

transaksi

dengan

memenuhi

perusahaan.

H

vendor,

atau

tidak

tidak kriteria

perusahaan. (harga, kualitas dan pengiriman) 2. Data vendor pada Approved Vendor List (AVL) tidak terupdate.

K

Memblokir

Memblokir vendor dapat ditunjang

vendor

oleh software SAP dengan fungsi

   

1. Melakukan transaksi dengan vendor

yang

 

sebenarnya

Block Vendor yang bisa diakses

tidak

diperbolehkan

melalui t-code MK05.

(dilarang) untuk melakukan transaksi dengan perusahaan. 2. Mengulang kesalahan yang

H

M

H

M

sama yang pernah terjadi dengan

vendor,

misalnya

keterlambatan

atas

pengiriman material, kualitas dan jumlah material yang tidak sesuai dengan PO. 3. Seluruh

data

vendor

akan

sepenuhnya

jika

langsung

   

mengenai

dihapus

 

hilang secara dari

Approved Vendor List (AVL) sehingga

harus

mengentri

ulang data mengenai vendor tersebut

jika

melakukan

kerja

ingin sama

kembali. L

Perkiraan

Fungsi ini disediakan oleh software

penggunaan

SAP yaitu Forecast dengan t-code

perencanaan budget untuk

material

MP80.

material di masa yang akan

(Forecast) dengan

1. Ketidaktepatan

M

M

M

M

datang. 2. Head

Office

menggunakan

melakukan

model seasonal.

pengadaan

tidak

dapat

perencanaan material

Branch Office.

   

dalam

 

untuk

*)Selain terdapat risiko jika tidak menggunakan fungsi ini, terdapat juga

risiko

yang

berdampak

cukup tinggi jika menggunakan fungsi ini: •

Hasil sesuai

dari

forecast

dengan

tidak

kenyataan

sehingga bisa terjadi adanya pengeluaran biaya yang lebih dari

yang

sebenarnya

dibutuhkan. •

Data yang digunakan untuk melakukan forecast belum cukup mature.

   

 

M

N

Penentuan

nilai Jika ingin melakukan penentuan nilai

Re-Order

Point Re-Order Point (ROP) dan Safety

mereview secara berkala atas

(ROP) dan Safety Stock (SS) untuk MRP maka harus

data ROP dan SS suatu

Stock (SS) untuk mengubah pengaturan view MRP1

material

MRP oleh sistem.

update.

Analisis

dengan

pada material master.

1. Bagian

Inventory

1. Tidak

agar

dapat

harus

data

M

H

M

M

H

tetap

menganalisis

menggunakan

suatu key figure tertentu,

Logistic

misalnya PO value, stock

Information

material berdasarkan kriteria

System (LIS)

yang

dibuthkan

L

misalnya

analisis hanya pada plant tertentu. 2. Terjadinya

pengambilan

keputusan yang salah karena

   

 

data yang digunakan untuk analisis terpisah-pisah.

   

 

Tabel 4.12 Risk Analysis-BranchOffice (BO) No O

Requirement

Recommendation

Reservation oleh Diharapkan end user (KK) di fasilitas BO

KK web

Risk Identification

menggunakan yang

telah

1. Membutuhkan banyak user ID

pada

dikembangkan untuk meminimalkan

sehingga

kesalahan

biaya.

dilakukan.

pada

transaksi

yang

software

Impact

H

M

M

H

SAP

meningkatkan

2. Jika reservation dilakukan secara manual (dicatat dalam kertas), maka dapat terjadi kekeliruan

pada

pengeluaran

saat material,

misalnya bagian Inventory salah melihat tulisan pada reservation secara manual.

   

Probability

 

203 4.3.1. Hasil Pemetaan Risk Analysis Risiko-risiko yang telah dianalisis kemudian dipetakan ke dalam Risk

Probability-Impact

Matrix.

Pemetaan

ini

dilakukan

agar

memudahkan dalam membaca hasil Risk Analysis. A1 J1 A2 C3 E2 K2

I1

F1 K3

I2

F2 N1

K1

B1 G2 HIGH PROBABILITY

C1 O1

MEDIUM

B2 H2

D2 J2

A3 O2

C2

E1 L1

N2

G1

L2 D1 M1

LOW H1 LOW

MEDIUM

HIGH

IMPACT Gambar 4.1 Risk Probability-Impact Matrix Keterangan untuk membaca matrix: •

Huruf melambangkan fungsi yang direkomendasikan.

•

Angka melambangkan risiko dari fungsi yang direkomendasikan.

Contoh: A1= identifikasi risiko pertama yang mungkin timbul jika tidak menggunakan fungsi budgeting (requirement).    

 

204 4.4

Rekomendasi Rekomendasi yang diberikan kepada perusahaan didasarkan pada hasil evaluasi menggunakan 2 metode, yaitu Fit/Gap Analysis dan Risk Analysis. Dari evaluasi yang telah dilakukan dengan menggunakan Fit/Gap Analysis, terdapat beberapa fungsi yang sudah digunakan oleh perusahaan namun belum secara keseluruhan dan beberapa fungsi yang sesuai dengan kebutuhan yang belum digunakan sama sekali oleh perusahaan. A. Dari fungsi-fungsi yang sudah digunakan oleh perusahaan namun belum secara keseluruhan (memiliki degree partial) direkomendasikan agar perusahaan melakukan implementasi secara keseluruhan terhadap fungsi tersebut. Fungsi-fungsi tersebut adalah : Tabel 4.13 Rekomendasi Partial No 1

Fungsi Penggunaan

MRP

Requirement yang Pembuatan PR untuk stock material

dilakukan dengan menjalankan secara otomatis dari proses MRP batch input Update PR dari proses MRP setelah Place In Storage Pengiriman material dari Head Office Penggunaan two-step transfer (HO) ke Branch Office (BO)

2 posting

Pengiriman material dari BO ke BO lain Pengiriman material dari HO ke BO

   

 

205 dan BO ke BO tanpa menciptakan jurnal Terciptanya

jurnal

ketika

material

dikeluarkan dari gudang BO untuk digunakan oleh BO tersebut.

B. Dari fungsi-fungsi yang belum digunakan tersebut (memiliki degree gap) dilakukan analisis mengenai risiko yang mungkin timbul jika fungsi-fungsi tersebut tidak digunakan oleh perusahaan. Berdasarkan hasil Risk Analysis kemudian dilakukan pemberian peringkat pada fungsi-fungsi agar perusahaan dapat menentukan prioritas dari fungsi mana yang harus digunakan terlebih dahulu. Berikut ini merupaka penjabaran mengenai rekomendasi fungsi: 1.

High: fungsi yang memiliki peringkat High sebaiknya segera digunakan oleh perusahaan karena fungsi ini sangat berpengaruh pada proses bisnis PT. Garuda Indonesia. Fungsi-fungsi pada peringkat ini adalah: Tabel 4.14 Rekomendasi Gap - High

No 1

Fungsi

Requirement

Implementasi modul Supplier Live Auction Relationship

Management

untuk penggunaan fungsi Live Auction 2

Physical

Inventory

(t-code Stock Opname

MI01, MI21, MI04, MI05,

   

 

206 MI20, MI11, MI07, MI10) 3

Logistic Information System

Analisis

4

Penggunaan web pada Branch Reservation dari KK Office

2.

Medium: fungsi yang memiliki peringkat Medium dapat dilakukan setelah adanya pemenuhan dari penggunaan fungsi yang memiliki peringkat High karena fungsi ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan yang kurang mendesak dibanding fungsi yang memiliki peringkat High namun direkomendasikan agar segera digunakan. Fungsi-fungsi pada peringkat ini adalah: Tabel 4.15 Rekomendasi Gap - Medium

No 1

Fungsi Budgeting

(t-code

Requirement SPRO, Update nilai uang budget atas suatu

CJ01, CJ04, CJ30, CJ32) 2

3

material secara otomatis

Request For Quotation (t-code Pembuatan Request For Quotation ME41 dan ME9A)

(RFQ) kepada vendor

Quotation (t-code ME47)

Pembuatan Quotation atas permintaan material

4

Price ME49)

Comparison

(t-code Perbandingan Quotation

antara

berdasarkan

beberapa harga

dan

quantity 5

   

Implementasi modul Supplier Pembuatan Contract secara otomatis

 

207 Relationship untuk

Management berdasarkan hasil Live Auction

penggunaan

fungsi

Contract Management 6

Vendor

Evaluation

(t-code Mengevaluasi

vendor

yang

ME61)

terdaftar di perusahaan

7

Block Vendor (t-code MK05)

Memblokir vendor

8

Forecast (t-code MP80)

Perkiraan

penggunaan

(Forecast)

menggunakan

sudah

material model

seasonal. 9

Penentuan Re-Order Point dan Penentuan nilai Re-Order Point (ROP) Safety Stock (t-code MM02)

dan Safety Stock (SS) untuk MRP oleh sistem.

3.

Low: fungsi yang memiliki peringkat Low dapat dilakukan setelah adanya pemenuhan dari penggunaan fungsi yang memiliki peringkat High dan Medium karena fungsi ini digunakan sebagai fungsi pendukung. Fungsifungsi pada peringkat ini adalah: Tabel 4.16 Rekomendasi Gap - Low

No 1

Fungsi

Purchasing Inforecord (t-code Menampilkan ME1M)

2

Requirement data

historis

pengadaan sebelumnya

Vendor Confirmation (t-code Konfirmasi dari vendor atas status PO ME22)

   

atas