BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1

Hasil Analisis Top-Down Classification

Data-data analisis top-down classification yang dikumpulkan melalui wawancara dengan eksekutif meliputi: 1. Struktur Organisasi (organization structure) 2. Area Fungsional dan Fungsi (functional area and functions) 3. Subjek Data (data subject) 4. Tujuan (goal) 5. Problema (problem) 6. Critical Success Factors

Berdasarkan data-data tersebut, maka dilakukan analisis dan hasilnya disajikan dalam berbagai matriks yang menggambarkan keterkaitan antara satu elemen dengan elemen lainnya. Matriks-matriks yang dihasilkan adalah: 1. Matriks Organisasi vs Fungsi 2. Matriks Organisasi vs Subjek Data 3. Matriks Fungsi vs Subjek Data 4. Matriks Fungsi vs Tujuan 5. Matriks Fungsi vs Problema 6. Matriks Tujuan vs Problema 7. Matriks Fungsi vs Critical Sucess Factors 8. Matriks Subjek Data vs Critical Success Factors

42

43

9. Matriks Organisasi vs Critical Success Factors

44

Matriks Organisasi vs Fungsi Matriks ini menyajikan seluruh struktur organisasi VTS dan fungsi-fungsi bisnis yang diturunkan dari area fungsional. Tujuan dari matriks ini adalah untuk memberikan gambaran tentang distribusi fungsi bisnis yang diemban oleh masing-masing bagian dalam organisasi. Matriks Organisasi vs Fungsi dapat dilihat pada Tabel 4.1.

Matriks Organisasi vs Subjek Data Matriks ini menyajikan seluruh struktur organisasi VTS dan semua subjek data yang dibutuhkan oleh organisasi secara keseluruhan . Tujuan dari matriks ini adalah untuk memberikan gambaran subjek data mana saja yang relevan untuk menunjang fungsi dari masing-masing bagian dalam organisasi. Matriks Organisasi vs Subjek Data dapat dilihat pada Tabel 4.2.

Matriks Fungsi vs Subjek Data Matriks ini menyajikan seluruh fungsi bisnis yang ada dan semua subjek data yang dibutuhkan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut. Tujuan dari matriks ini adalah untuk memberikan gambaran subjek data mana yang relevan untuk menunjang masing-masing fungsi bisnis dalam organisasi. Matriks Fungsi vs Subjek Data dapat dilihat pada Tabel 4.3.

Matriks Fungsi vs Tujuan Matriks ini menyajikan seluruh fungsi bisnis yang ada dan semua tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan dari matriks ini adalah untuk memberikan gambaran fungsi bisnis yang mana yang secara langsung mendukung tercapainya tujuan organisasi. Matriks Fungsi vs Tujuan dapat dilihat pada Tabel 4.4.

45

Matriks Fungsi vs Problema Matriks ini menyajikan seluruh fungsi bisnis yang ada dan semua problema pokok dalam organisasi. Tujuan dari matriks ini adalah untuk memberikan gambaran fungsi bisnis yang mana yang secara langsung terganggu pelaksanaannya karena hadirnya problema dalam organisasi. Matriks Fungsi vs Problema dapat dilihat pada Tabel 4.5.

Matriks Tujuan vs Problema Matriks ini menyajikan seluruh tujuan bisnis yang ingin dicapai dan daftar problema yang terdapat dalam organisasi. Tujuan dari matriks ini adalah untuk memberikan gambaran tujuan organisasi mana yang secara langsung dirintangi oleh problema yang ada. Matriks Tujuan vs Problema dapat dilihat pada Tabel 4.6.

Matriks Fungsi vs Critical Success Factors Matriks ini menyajikan seluruh fungsi bisnis yang ada dan seluruh Critical Success Factors yang telah didefinisikan oleh manajemen. Tujuan dari matriks ini adalah untuk memberikan gambaran fungsi bisnis mana yang secara langsung mendukung Critical Success Factors yang telah ditentukan. Matriks Fungsi vs Critical Success Factors dapat dilihat pada Tabel 4.7.

Matriks Subjek Data vs Critical Success Factors Matriks ini menyajikan seluruh subjek data dan semua Critical Success Factors yang telah didefinisikan oleh manajemen. Tujuan dari matriks ini adalah untuk memberikan gambaran subjek data mana yang relevan untuk setiap Critical Success Factor yang ada. Matriks Subjek Data vs Critical Success Factors dapat dilihat pada Tabel 4.8.

46

Matriks Organisasi vs Critical Success Factors Matriks ini menyajikan setiap bagian yang ada dalam organisasi dan semua Critical Success Factors yang telah didefinisikan oleh manajemen. Tujuan dari matriks ini adalah untuk memberikan gambaran bagian mana saja yang langsung berpengaruh terhadap tercapainya Critical Success Factors yang telah ada. Matriks Organisasi vs Critical Success Factors dapat dilihat pada Tabel 4.9.

ORGANISASI 1. Managing Director 2. Finance & Accounting 3. Corporate Marketing 4. Corporate Sales 5. Consulting 6. Education Services 7. IT Resources 8. Human Resources 9. Research & Development 10. Operation ü ü ü ü ü ü ü ü

33. Security

30. Choosing the right technologies

28. Compensation administration 29. Exploring new technologies

26. Man power planning 27. Recruiting

25. Cost Accounting

24. Account Payables & Receivables

23. Payroll

21. System Maintenance 22. Tax

20. Customer Training

19. System Installation

18. System Testing

17. Programming

15. Prototyping 16. System Analysis & Design

14. User Requirements Study

13. Organizing Project Team

12. Project Planning & Scheduling

10. Sales administration 11. Customer relations

9. Selling

8. Corporate administration

7. Advertising

5. Financial analysis & reporting 6. Forecasting and sales analysis

4. Funds Management

3. Capital Acquisition

31. Security procedures and regulations

SUBJEK DATA

31. Office Maintenance 32. Facilities

Tabel 4.2 Matriks Organisasi vs Subjek Data

28. Emerging technologies and their future prospects 29. Office Regulations 30. Facilities procedures and regulations

26. HR staffing requirements and plans 27. HR compensation regulations and plans

ORGANISASI ü ü ü ü ü 1. Managing Director ü ü ü ü ü ü ü 2. Finance & Accounting ü ü ü 3. Corporate Marketing ü ü ü 4. Corporate Sales ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü 5. Consulting ü 6. Education Services ü ü ü ü ü 7. IT Resources ü ü ü 8. Human Resources ü ü 9. Research & Development ü ü ü 10. Operation 2. Business planning

1. Corporate direction planning

FUNGSI

22. Tax regulations 23. Accounting regulations and practices 24. Employee 25. Employee qualifications

20. IT Resources qualifications 21. Projected IT Resources skills and trainings

17. Product installation agreement and licencing 18. Training subjects specifications 19. Training materials & schedules

14. Consulting skills and methodologies 15. Consulting tools set 16. Product features and specifications

11. Project Plan 12. Project Personnel Roles 13. Project Contract

8. Reports and letters standard 9. Customers 10. Customer service procedures

5. Sales Targets 6. Sales Forecast 7. Advertising Budget

2. Corporate plans, procedures and regulations 3. Long term and short term objectives 4. Financial plans, procedures and regulations

1. Corporate growth projection

47

Tabel 4.1 Matriks Organisasi vs Fungsi

ü ü ü

ü ü ü ü ü ü ü ü

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

ü ü ü ü

ü

ü ü ü

48

Tabel 4.3 Matriks Fungsi vs Subjek Data SUBJEK DATA

FUNGSI 1. Corporate direction planning 2. Business planning 3. Capital Acquisition 4. Funds Management 5. Financial analysis & reporting 6. Forecasting & sales analysis 7. Advertising 8. Corporate administration 9. Selling 10. Sales administration 11. Customer relations 12. Project planning & scheduling 13. Organizing project team 14. User requirements study 15. Prototyping 16. System analysis & design 17. Programming 18. System testing 19. System installation 20. Customer training 21. System maintenance 22. Tax 23. Payroll 24. Account Payables & Receivables 25. Cost accounting 26. Man power planning 27. Recruiting 28. Compensation administration 29. Exploring new technologies 30. Choosing the right technologies 31. Office maintenance 32. Facilities 33. Security

Keterangan:

R = Read C = Create

C C R R R R C R PLANNING R R R R R R R C R C FINANCE R R R R R C R R R C R C MARKETING & SALES R C R R R R R C C C R C R R R C R R R SYSTEM R R R R R R R PREPARATION R R R R R R R R R C C C SYSTEM DELIVERY R R R C R R R R R R C R R R R R R R R C R R R C C SYSTEM R R R R R R C C SUPPORT C R R R R R C ACCOUNTING R C C C R R PERSONNEL R R C R R R R C C R&D R C R R OPERATION R C R R R C

49

Tabel 4.4 Matriks Fungsi vs Tujuan

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

9. Enhance employee training

8. Increase employee productivity

7. Improve corporate information systems

6. Enhance IT infrastructure via Internet and Intranet

5. Improve corporate cash flow

4. Enhance customer support

3. Increase sales

2. Increase growth by 100% per year


1. Enhance corporate image

TUJUAN

ü ü

ü ü ü ü

ü

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü



ü ü ü ü ü ü

50

51

Tabel 4.5 Matriks Fungsi vs Problema

ü ü ü

7. No training plan for all employees 8. High employee turnover rate

5. Unpredictable cash flow 6. Unproper plan of information system development

4. Unregulated financial & accounting system and procedures

2. Uneffective market research 3. Insufficient sales force


1. Unclear corporate system, procedures and policies

PROBLEMA

ü ü ü ü ü ü

ü ü ü ü ü ü ü ü ü

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

52

Tabel 4.6 Matriks Tujuan vs Problema

8. High employee turnover rate

7. No training plan for all employees

6. Unproper plan of information system development

5. Unpredictable cash flow

4. Unregulated financial & accounting system and procedures

3. Insufficient sales force

2. Uneffective market research

TUJUAN 1. Enhance corporate image 2. Increase growth by 100% per year 3. Increase sales 4. Enhance customer support 5. Improve corporate cash flow 6. Enhance IT infrastructure via Internet and Intranet 7. Improve corporate information systems 8. Increase employee productivity 9. Enhance employee training

1. Unclear corporate system, procedures and policies

PROBLEMA

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

53

Tabel 4.7 Matriks Fungsi vs Critical Success Factors

54




ü ü ü ü

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

17. Provide training budget for each employee

14. Increase employee utilization rate 15. Improve employee effectiveness and efficiency 16. Identify training needs for each employee

10. Hardware, software and network reliability 11. Employee participation rate in using the infrastructure 12. Satisfy executive information needs 13. Support daily operational needs

7. Distribute relevant information to customers periodically 8. Able to forecast corporate earnings and expenses per period 9. Choose the best investment alternatives for the company

Able to keep on increasing net profit Able to improve facilities & equipment needed to support business Increase quantity and rupiah amount of products and services Improve response time and able to solve customer’s problems 3. 4. 5. 6.


1. To be one of the early adopters in the latest IT, especially in client/server area 2. Complete all projects successfully

CRITICAL SUCCESS FACTORS

ü ü ü ü

ü ü ü ü

ü

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü





ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

Tabel 4.8 Matriks Subjek Data vs Critical Success Factors

55

ü

ü ü ü ü ü ü ü


ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

ü ü ü ü ü ü

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

ü ü ü ü

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü


ü ü ü ü

ü ü ü ü



ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

Tabel 4.9 Matriks Organisasi vs Critical Success Factors

15. Improve employee effectiveness and efficiency 16. Identify training needs for each employee 17. Provide training budget for each employee

13. Support daily operational needs 14. Increase employee utilization rate

11. Employee participation rate in using the infrastructure 12. Satisfy executive information needs

9. Choose the best investment alternatives for the company 10. Hardware, software and network reliability

ü ü ü ü

7. Distribute relevant information to customers periodically 8. Able to forecast corporate earnings and expenses per period

ü ü ü ü

5. Increase quantity and rupiah amount of products and services 6. Improve response time and able to solve customer’s problems

2. Complete all projects successfully 3. Able to keep on increasing net profit 4. Able to improve facilities & equipment needed to support business

SUBJEK DATA 1. Corporate growth projection 2. Corporate plans, procedures and regulations 3. Long term and short term objectives 4. Financial plans, procedures and regulations 5. Sales targets 6. Sales forecast 7. Advertising budget 8. Reports and letters standard 9. Customers 10. Customer service procedures 11. Project Plan 12. Project Personnel Roles 13. Project Contract 14. Consulting skills and methodologies 15. Consulting tools set 16. Product features and specifications 17. Installation agreement and licencing 18. Training subjects specifications 19. Training materials & schedules 20. IT Resources qualifications 21. Projected IT Resources skills and trainings 22. Tax regulations 23. Accounting regulations and practices 24. Employee 25. Employee qualifications 26. HR staffing requirements and plans 27. HR compensation regulations and plans 28. Emerging technologies and their future prospects 29. Office Regulations 30. Facilities procedures and regulations 31. Security procedures and regulations

1. To be one of the early adopters in the latest IT, especially in client/server area



ü ü ü ü

ü ü ü ü

ORGANISASI 1. Managing Director 2. Finance & Accounting 3. Corporate Marketing 4. Corporate Sales 5. Consulting 6. Education Services 7. IT Resources 8. Human Resources 9. Research & Development 10. Operation

4.2 ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

ü ü

Hasil Analisis Bottom-up Evaluation ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

ü ü ü ü ü ü

17. Provide training budget for each employee

16. Identify training needs for each employee

15. Improve employee effectiveness and efficiency

14. Increase employee utilization rate

13. Support daily operational needs

12. Satisfy executive information needs

11. Employee participation rate in using the infrastructure

10. Hardware, software and network reliability

9. Choose the best investment alternatives for the company

8. Able to forecast corporate earnings and expenses per period

7. Distribute relevant information to customers periodically

6. Improve response time and able to solve customer’s problems

5. Increase quantity and rupiah amount of products and services

4. Able to improve facilities & equipment needed to support business

3. Able to keep on increasing net profit

2. Complete all projects successfully

1. To be one of the early adopters in the latest IT, especially in client/server area

56




57

Setelah didapatkan data perangkat keras dan aplikasi yang digunakan VTS pada saat ini, maka diselanjutnya dilakukan analisis terhadap aplikasi yang ada. Hasil analisis terhadap aplikasi menghasilkan matriks Fungsi vs Aplikasi. Matriks ini menyajikan semua fungsi bisnis organisasi dan aplikasi-aplikasi yang dipakai untuk menunjang fungsi bisnis tersebut. Tujuan dari matriks ini adalah untuk memberikan gambaran fungsi mana saja yang memanfaatkan aplikasi yang telah tersedia.

58

Tabel 4.10 Matriks Fungsi vs Aplikasi

5. Personnel

4. General Ledger

3. Account Payable

2. Account Receivable


1. Inventory

APLIKASI


ü ü ü

ü ü ü ü ü ü ü ü

59

Aplikasi yang telah dibangun tersebut dapat dianalisis lebih jauh dari dua segi, yaitu:

1. Nilai bisnis yang didukung oleh aplikasi yang bersangkutan 2. Kualitas teknis dari aplikasi tersebut ditinjau dari aspek teknologi informasi

Pertanyaan-pertanyaan acuan yang memberikan pedoman guna menentukan tinggi/rendahnya nilai bisnis yang didukung aplikasi adalah: 1. Apa dampak aplikasi terhadap bisnis 2. Bagaimana tingkat kemudahan aplikasi untuk digunakan 3. Bagaimana frekuensi penggunaan aplikasi tersebut

Sedangkan pertanyaan acuan untuk menentukan tinggi/rendahnya kualitas teknis dari aplikasi adalah: 1. Bagaimana keandalan aplikasi tersebut 2. Bagaimana kemudahan pemeliharaan aplikasi tersebut 3. Bagaimana cost-efficient aplikasi tersebut

Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan acuan yang dijawab oleh bagian-bagian yang menggunakan aplikasi tersebut dalam organisasi, maka hasil analisis diletakkan pada tempat yang sesuai dalam audit grid sebagaimana yang terlihat pada Gambar 4.1 berikut ini.

60

LOW LOW

Divest

Technical quality (providers)

HIGH Reassess

Personnel

Business value (users)

HIGH

Inventory AR AP GL

Renew

Maintain&Enhance

Gambar 4.1 VTS Applications Audit Grid

4.3

Hasil Analisis Inside-out Innovation

Dengan mengacu pada daftar teknologi yang dapat dimanfaatkan VTS untuk mencapai misinya di Bab 3, maka berikut ini diulas sekilas peluang dan ancaman dari masing-masing teknologi tersebut.

Internet & Intranet •

Peluang: Perusahaan dapat mengembangkan homepage yang dapat di-access secara umum oleh masyarakat (Internet), maupun yang hanya dapat di-access secara terbatas oleh karyawan perusahaan tersebut (Intranet). Homepage ini dapat berisi semua informasi yang ingin disebarluaskan sehingga dapat menghemat waktu dan biaya administrasi surat-menyurat.

•

Ancaman:

61

Pemanfaataannya yang tidak terkontrol akan menurunkan produktivitas karyawan karena waktu kerjanya akan digunakan untuk meng-access site-site yang tidak memberikan nilai tambah dalam pekerjaan. Selain itu, aspek security juga merupakan

hal yang sangat penting, bila tidak dipasang firewall/router yang ketat, maka homepage tersebut bisa dirubah isinya secara tidak bertanggung-jawab oleh pihakpihak yang tidak berotoritas.

DSS (Decision Support System) / EIS (Executive Information System) •

Peluang: Membantu eksekutif dalam memonitor hal-hal yang menjadi kepentingannya dalam mengendalikan perusahaan. Dengan DSS/EIS, informasi yang sifatnya strategis dapat disajikan dengan cepat, mudah dan menarik bagi eksekutif, yang pada gilirannya dapat memanfaatkan informasi tersebut sebagai dasar dari penyusunan strategi yang tepat di masa mendatang.

•

Ancaman: Terlalu menggantungkan diri terhadap DSS/EIS sehingga DSS/EIS bukan menjadi alat bantu pengambilan keputusan lagi, tapi telah menjadi penentu keputusan manajemen sehingga fungsi manajemen menjadi “lumpuh” karena terlalu banyak mengandalkan analisa kuantitatif yang telah dihasilkan oleh DSS/EIS.

Datawarehousing •

Peluang: Datawarehousing membantu organisasi menganalisis data-data historis dan termasuk dalam jenis aplikasi On Line Analytical Processing (OLAP). Dengan adanya “gudang data” ini, semua transaksi yang tersebar di semua format data, di setiap aplikasi, dan setiap bagian dalam organisasi akan dikumpulkan, dibersihkan dan

62

diatur sedemikian rupa sehingga data-data tersebut dapat diambil dengan cepat dan mudah oleh DSS/EIS. •

Ancaman: Informasi yang dimasukkan ke dalam datawarehouse tidak akurat karena kesulitan dalam data extraction sehingga informasi yang disimpan menjadi tidak tepat. Selain itu, penentuan jenis data yang ingin disimpan dan untuk berapa lama data tersebut ingin disimpan dalam datawarehouse adalah sangat penting karena dapat mempengaruhi lingkup dari DSS/EIS.

Client/server •

Peluang: Dengan memanfaatkan teknologi ini, maka pendistribusian pemrosesan menjadi lebih baik, yaitu adanya pembagian beban antara front-end (workstation) dengan backend (server). Dengan demikian aplikasi yang dibangun akan menjadi lebih flexible, powerful dan scalable. Penggabungan teknologi client/server dengan intranet/internet telah menghasilkan kekuatan yang luar biasa dan memberikan peluang bisnis yang lebar.

•

Ancaman: Pemilihan produk yang tidak saling compatible, learning curve yang meningkat, kompleksitas arsitektur TI yang mungkin akan menimbulkan kembali “pulau-pulau informasi” yang baru, dan return on investment (ROI) yang tidak tercapai.

4th Generation Language •

Peluang: Dengan 4th GL, aplikasi akan memiliki tampilan yang lebih baik (karena menggunakan Graphical User Interface), lebih mudah dibangun, dan lebih cepat dipelajari sehingga programmer menjadi lebih produktif.

63

•

Ancaman: Performance yang relatif lebih menurun dan maintenance aplikasi yang lebih sukar.

Database Engine •

Peluang: Dengan database engine, data yang disimpan dapat dimanipulasi dan dipelihara dengan mudah dan terpercaya karena DBA (Database Administration) hanya cukup menjalankan beberapa set perintah SQL yang memerintahkan database tersebut untuk mengatur dirinya sendiri

•

Ancaman: Penanganan yang tidak profesional dari DBA dapat mengakibatkan data menjadi corrupt sehingga investasi yang mahal ini menjadi sia-sia

Network Computing •

Peluang: Dengan adanya jaringan (network), maka penggunaan computing resource menjadi lebih efektif, efisien dan lebih murah. Kekuatan computing sekarang ini tidak hanya ditentukan oleh powerful PC saja, tapi juga jaringan yang baik. Dengan demikian, arsitektur teknologi informasi menjadi seperti “jaringan pohon natal”, dimana batang pohon natal tersebut merupakan jaringan, sedangkan hiasan pohon natal merupakan komputer-komputer yang terhubung ke jaringan tersebut.

•

Ancaman: Pengaturan hak access, security dan performance menjadi hal yang sangat crucial karena sangat mempengaruhi proses bisnis dalam perusahaan.

OOAD (Object Oriented Analysis and Design) •

Peluang:

64

Dengan paradigma baru dalam pembangunan aplikasi ini, proses analisa dan perancangan menjadi lebih powerful, lebih mudah dan lebih cepat, sehingga keterbatasan metode analisis dan perancangan yang terdahulu dalam menangani kompleksitas dapat terpecahkan. •

Ancaman: Cenderung sulit dilakukan karena teknologi ini masih cukup muda umurnya, belum memiliki standar yang jelas, dan belum banyak dipraktekkan secara umum.

OOP (Object Oriented Programming) •

Peluang: Aplikasi dapat dibangun dengan lebih cepat, lebih mudah yaitu hanya dengan menderive class library yang telah tersedia. Produktivitas programmer meningkat.

•

Ancaman: Kesulitan membuat class library yang cukup umum dan baik sehingga waktu yang digunakan di bagian ini menjadi sangat banyak. Ketrampilan yang dibutuhkan juga cukup tinggi dan sangat sedikit programmer yang menguasai pembuatan class library.

CASE (Computer Aided Software Engineering) Tool •

Peluang: CASE tool membantu mempercepat proses rekayasa perangkat lunak, mulai dari analisis, perancangan, pembuatan database script sampai menghasilkan source code. CASE tool terbagi atas upper CASE, lower CASE, integrated CASE dan universal CASE. Dengan banyaknya pilihan CASE tool, diharapkan bottleneck dalam hal pembuatan perangkat lunak dapat dikurangi.

•

Ancaman:

65

Setiap CASE tool yang terdapat di pasaran sangat tergantung compatibilitasnya dengan produk lainnya, selain itu tiap CASE tool memiliki keterbatasan sehingga kriteria pemilihan CASE tool sangat penting supaya investasi tidak terbuang secara percuma.

Ancaman secara umum dari perkembangan teknologi terhadap bisnis akan dirasakan bila perusahaan tidak cepat-cepat memanfaatkan teknologi yang tersedia sehingga pesaing yang akan menikmati peluang bisnis dengan memanfaatkan teknologi tersebut secara tepat guna.

Berikut ini disajikan matriks Teknologi vs Peluang yang bertujuan untuk melihat teknologi mana yang dibutuhkan untuk menciptkan peluang bisnis melalui sistem aplikasi yang telah didefinisikan sebelumnya.

66

Financial Intelligence Business System Customer Support System Tele-marketing On-line Catalog Marketing Information System Inventory Information System FIIS (Financial Integrated Information System) HRIS (Human Resource Information System)

Tabel 4.11 Matriks Teknologi vs Peluang

TEKNOLOGI 1. Internet & Intranet 2. DSS / EIS 3. Datawarehousing 4. Client/server 5. 4th Generation Language 6. Database Engine 7. Network Computing 8. OOAD (Object Oriented Analysis and Design) 9. OOP (Object Oriented Programming) 10. CASE Tool

4.4

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

PELUANG


ü ü ü

ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü


Hasil Perancangan Arsitektur Teknologi Informasi

Dengan memperhatikan hasil top down classification, bottom up evaluation dan inside out innovation, maka arsitektur teknologi dirancang dan dipetakan ke dalam sebuah matriks yang disajikan dalam tabel 4.12 berikut ini.

Tabel 4.12 Matriks Arsitektur Teknologi Informasi

67

Levels/

Parameters

Schemas

Policies

Plans

Computing

A

B

C

D

Communications

E

F

G

H

Data

I

J

K

L

Applications

M

N

O

P

Elements

A.

Computing - Parameters

1. Seluruh perangkat keras harus compatible, processor minimal 486, dan memiliki kemampuan untuk mengakses internet dengan kecepatan yang dapat diterima. Hal ini disebabkan karena sebagian besar sistem aplikasi yang dipakai akan menggunakan teknologi yang dihasilkan dari analisis inside out innovation (lihat bagian 4.3), seperti: internet/intranet, EIS/DSS, client/server, 4th GL, database engine, dsb. 2. Sistem operasi (operating system) harus dapat mendukung topologi jaringan yang utama (seperti: Ethernet, Token-Ring, dsb.), protokol jaringan yang utama (seperti: TCP/IP, IPX/SPX, NetBEUI, dsb.), dan aplikasi yang bersifat client/server. Alasan di balik ini juga tidak terlepas dari filosofi dari client/server itu sendiri, dimana sistem aplikasi client/server memiliki ciri keterbukaan (open system) yang memungkinkan komunikasi dan pertukaran data secara cross-platform.

68

B.

Computing - Schema Level

Functional Site Type

5

Group Processing

4

Business Unit Processing

3

Departmental Processing

2

Functional Group Processing

1

Individual

Gambar 4.2 Computing Schema Workstation yang digunakan oleh tiap karyawan terhubung dalam LAN grupnya masingmasing, dan sekaligus juga terhubung ke dalam jaringan departemen tersebut. Jaringan dari beberapa departemen terhubung ke dalam jaringan business unit yang membawahi departemen-departemen tersebut. Jaringan dari seluruh business unit akan membentuk corporate-wide network.

C.

Computing - Policies

1. Pemilihan pemasok perangkat keras adalah berdasarkan mutu perangkat keras dan pelayanan purna jual yang diberikan. Kebijakan ini diterapkan mengingat besarnya ketergantungan VTS terhadap perangkat keras yang digunakan untuk menyelesaikan proyek tepat pada waktunya supaya prioritas pertama dari CSF dapat terpenuhi (lihat bagian 3.2.1).

69

2. Windows NT, HP-UX dan Novell Netware merupakan pilihan sistem operasi yang digunakan oleh perusahaan. Kebijakan ini ditentukan mengingat besarnya pangsa pasar dari aplikasi yang running di sistem operasi tersebut, khususnya d Windows NT dan Novell Netware. HP-UX dibutuhkan untuk menjalankan sistem aplikasi IFS di platform Unix.

D.

Computing - Plans

1. Semua perangkat keras secara bertahap akan di-upgrade ke Pentium selambatlambatnya akhir 1997. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kebutuhan menjalankan aplikasi yang membutuhkan kemampuan pemrosesan yang besar supaya kinerja aplikasi tetap tinggi, khususnya untuk aplikasi-aplikasi EIS seperti Financial Intelligence Business System yang digunakan untuk menganalisis historical data selama beberapa tahun. 2. Sistem operasi yang digunakan akan di-upgrade ke versi terbaru selambat-lambatnya akhir 1998 dengan memperhatikan perkembangan versi terbaru dari sistem aplikasi yang didukung oleh sistem operasi tersebut. Pelaksanaan hal ini harus memperhatikan aplikasi yang running di atas sistem operasi yang bersangkutan dan dilaksanakan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan.

E.

Communications - Parameters

70

1. Jaringan harus dapat menghubungkan seluruh kompleks perkantoran dan harus dapat dijangkau oleh karyawan yang bekerja di luar kantor (remote site) dengan mudah. Hal ini adalah untuk menunjang teknologi internet/intranet yang diterapkan secara corporate-wide. 2. Perancangan jaringan harus menggunakan sistem operasi jaringan (network operating system) yang standar dengan kinerja (performance) yang dapat diterima dan menyediakan kemampuan akses ke Intranet dan Internet.

71

Communications – Schema

Workstation Workstation Workstation

Server Workstation

Hub Backbone

F.

Laptop computer

Laptop computer Server Workstation

Internet Gateway

Server

Laptop computer

Workstation

Gambar 4.3 Communications Schema

72

G.

Communications - Policies

1. Topologi yang digunakan adalah berbentuk star bus dengan menggunakan protokol TCP/IP, IPX/SPX dan/atau NETBEUI serta kabel coax dan UTP. 2. Infrastruktur yang digunakan adalah jaringan telepon biasa karena pertimbangan biaya dan perkembangan teknologi internet/intranet yang sangat pesat.

H.

Communications - Plans

Meningkatkan kinerja (performance) jaringan dengan mengoptimisasikan sistem operasi jaringan (network operating system) dan merancang topologi yang lebih efisien pada akhir 1997. Karena jaringan komunikasi merupakan infrastruktur kunci yang memungkinkan pertukaran data antar aplikasi – khususnya aplikasi client/server yang banyak digunakan di VTS – maka perencanaan ini harus memperhatikan bandwidth dari jaringan.

I.

Data - Parameters

1. Semua data dalam sistem aplikasi harus berada dalam format tabel RDBMS (Relational Database Management System) dan data-data administrasi dalam format standar Microsoft Office. Hal ini ditetapkan karena mengingat teknologi ODBC (Open Database Connectivity) dan COM (Component Object Model) dari Microsoft yang memudahkan konversi data antar aplikasi.

73

2. Masing-masing bagian bertanggung-jawab terhadap datanya sendiri dan wajib memberikan hak akses dan security yang tepat supaya data tersebut dapat di-share oleh bagian lainnya.

J.

Data - Schema

Semua data sistem aplikasi direpresentasikan dalam Data Model (Entity Relationship Diagram).

K.

Data - Policies

1. Sedapat mungkin semua data sistem aplikasi disimpan dalam tabel-tabel Oracle, mengingat Oracle telah menjadi standar di VTS karena kecanggihan teknologi database yang dikembangkan oleh Oracle Corp. 2. Semua data yang digunakan dalam perusahaan harus dapat di-convert ke dalam flat file karena flat file menyediakan fleksibilitas untuk dapat dibaca oleh sistem-sistem lainnya. 3. Semua data yang penting dan perlu di-share harus disimpan di server yang telah ditentukan, supaya semua data dapat di-backup sekaligus pada saat backup dilakukan terhadap masing-masing server.

L.

Data - Plans

74

Tidak ada rencana yang cukup signifikan untuk hal ini karena sebagian besar dari Data Parameters, Data - Schema, dan Data - Policies telah dipenuhi.

75

M.

Applications - Parameters

1. Sistem aplikasi yang ingin dikembangkan harus ditinjau dari strategi bisnis sesuai dengan Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang telah dihasilkan. 2. Pengembangan sistem aplikasi harus berdasarkan metodologi yang telah ditentukan.

N.

Applications - Schema

Tabel 4.13 Tabel Aplikasi - Skema Applications/

Transaction

Analytical

Related

Management

Processing

Processing

Business Area

Levels Strategic Planning

Financial Intelligence

Planning,

Business System

Finance, Marketing & Sales

Management

Financial Integrated IS

Finance, Accounting

Control

Human Resource IS

Personnel

Inventory IS

Marketing & Sales

Operational

Customer Support

Marketing & Sales,

Control

System

System Support

Marketing IS

Marketing & Sales

76

O.

Applications - Policies

1. Sedapat mungkin semua sistem aplikasi yang dikembangkan harus menggunakan metodologi Foundation-1. 2. Sistem aplikasi dikembangkan secara in-house oleh bagian Consulting.

P.

Applications - Plans

1. Menyelesaikan semua sistem aplikasi tercantum dalam bagian 3.2.3 paling lambat pada akhir 1998. Jadwal pelaksanaan dan prakiraan biaya tercantum di bagian 4.5. 2. Mengembangkan Financial Intelligence Business System secara lengkap paling lambat akhir 1997.

77

4.5

Hasil Perencanaan Sistem Informasi

Jadwal pengembangan sistem informasi yang dapat menciptakan peluang bisnis

Jul-97 Okt-97 Jan-98 Apr-98 Jul-98 Okt-98 Jan-99 Apr-99 Jul-99 Okt-99 Financial Intelligence Business System Customer Support System Tele-marketing On-line catalog Marketing Information System Inventory Information System Financial Integrated Information System Human Resources Information System

baru bagi VTS (lihat bagian 3.2.1) adalah sebagai berikut:

Adapun prakiraan biaya yang dibutuhkan untuk masing-masing sistem adalah:

Number of man power Project Analyst / Prog. Manager Designer Financial Intelligence Business System 1 2 2 Customer Support System 1 1 2 Tele-marketing 1 1 1 On-line catalog 1 1 1 Marketing Information System 1 1 2 Inventory Information System 1 1 1 Financial Integrated Information System 1 2 3 Human Resources Information System 1 2 3

Time Number of Required Man Month (Months) (MM) 6 30 9 36 6 18 3 9 6 24 6 18 9 54 9 54

Keterangan: •

Time Required (Months) diperoleh dari jadwal pengembangan sistem aplikasi

Cost per MM (USD) 40,000 32,000 24,000 24,000 32,000 24,000 48,000 48,000

Total Cost (USD) 240,000 288,000 144,000 72,000 192,000 144,000 432,000 432,000

78

•

Number of Man Month (MM) diperoleh dari Number of man power * Time Required (Months)

•

Cost per MM (USD) diperoleh dari Number of man power * USD 400 * 20 days

•

Total Cost (USD) diperoleh dari Time Required (Months) * Cost per MM (USD)

4.6

Hasil Perancangan Prototype

Berdasarkan prioritas Critical Success Factors (CSF), maka dirancanglah prototype di area bisnis keuangan yang dinamakan Financial Intelligence Business System (FIBS). Perancangan prototype ini berdasarkan CSF: •

Satisfy executive information needs (prioritas no. 3)

•

Able to keep on increasing net profit (prioritas no. 4)

•

Increase quantity and rupiah amount of products and services (prioritas no.5)

Seperti aplikasi Executive Information System (EIS) lainnya, maka FIBS juga dirancang dengan memperhatikan kaidah-kaidah EIS yang memudahkan eksekutif dalam memonitor informasi yang disajikan seperti: memanfaatkan Graphical User Interface (GUI), fasilitas drill-down, menyajikan laporan dalam bentuk tabel dan grafik (bar chart, pie chart, dsb.), beberapa analisis kuantitatif dan melakukan trend analisis. FIBS

79

dirancang dengan menggunakan front-end tool Holos 5.0 dari Seagate Software yang running di atas Microsoft Windows NT 4.0.

FIBS terdiri dari tiga modul yaitu: 1. Balance Sheet (Neraca) 2. Income Statement (Laporan Rugi Laba) 3. Sales Analysis (Analisis Penjualan)

Modul Balance Sheet menyajikan semua Chart Of Account (COA) VTS yang dapat di-drill-down sesuai dengan keinginan. Selain itu, modul ini juga menyajikan beberapa analisis keuangan secara kuantitatif seperti: rasio lancar, rasio cepat, rasio perputararan kas, rasio perputaran jumlah aktiva dan rasio jumlah kewajiban atas jumlah pasiva. Untuk mendukung modul ini diperlukan tiga dimensi data yaitu: dimensi COA, dimensi bulan dan dimensi tahun.

Modul Income Statement menyajikan semua pos pemasukan dan pengeluaran perusahaan yang kemudian dikalkulasikan untuk menghasilkan pendapatan bersih (net income). Income statement disajikan per bulan dengan membandingkan antara angka aktual dengan anggaran pada bulan yang bersangkutan. Selisih antara aktual dan anggaran dapat segera diketahui dan eksekutif sendiri dapat menentukan batas varian yang

80

diinginkan. Untuk mempercepat dan mempermudah pemantauan ini, maka diberikan fasilitas colour coding sehingga eksekutif cukup hanya mengamati warna tampilannya saja. Dimensi yang digunakan adalah : dimensi pos pemasukan/pengeluaran, dimensi bulan dan dimensi tahun.

Modul Sales Analysis menyajikan jumlah penjualan untuk setiap brand per pelanggan. Brand dikelompokkan menjadi perusahaan produsennya dan pelanggan dikelompokkan ke arah per bidang industri. Dengan modul ini eksekutif dapat dengan mudah memonitor penjualan brand/perusahaan produsen per pelanggan/bidang industri. Selain itu juga diberikan fasilitas untuk melakukan analisis trend penjualan yang ditampilkan secara grafis. Dimensi yang digunakan dalam modul ini adalah: dimensi pelanggan, dimensi brand, dimensi bulan dan dimensi waktu.

Tampilan layar FIBS dapat dilihat mulai dari Gambar 4.4 sampai Gambar 4.18 pada halaman berikutnya.

81

Gambar 4.4 Tampilan Awal Executive Information System

82

Gambar 4.5 Menu Financial Intelligence Business System

83

Gambar 4.6 Tampilan Balance Sheet

84

Gambar 4.7 Tampilan Balance Sheet yang di-drill down

85

Gambar 4.8 Tampilan Menu Fasilitas Analisis Rasio Keuangan

86

Gambar 4.9 Tampilan Hasil Analisis Liquidity Ratio

87

Gambar 4.10 Tampilan Grafik untuk Total Checking/Savings

88

Gambar 4.11 Tampilan Income Statement

Gambar 4.12 Tampilan Income Statement yang telah di-drill down

89

Gambar 4.13 Tampilan Sales Analysis untuk Total Sales & Total Brand

90

Gambar 4.14 Tampilan Fasilitas Searching untuk tiap Customer

91

Gambar 4.15 Tampilan Sales Analysis Sektor Government terhadap brand IFS

92

Gambar 4.16 Tampilan Grafik yang membandingkan penjualan Centura & LogicWorks

93

Gambar 4.17 Tampilan Fasilitas Searching untuk tiap Brand

94

Gambar 4.18 Tampilan Grafik yang membandingkan Total Penjualan per Bidang Industri

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Recommend Documents