BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini akan d ibahas men genai h asil penelitian dan pembahasan d ari dua metode yang digunak an, y aitu analisis Fit/Gap dan Information Economics. Analisis fit/gap bertujuan untuk men gidentifikasi dan men ggambarkan sejauh m ana kedua software ERP y ang ada dap at memenuhi kebutuhan-kebutuhan (requirement) perusahaan untuk menjalankan p roses bisnis. Metode Information Economics akan men gidentifik asi biay a y ang dibutuhkan untuk implementasi serta manfaat y ang dap at dip eroleh dari p engimp lementasian software. Diakhir bab ini, akan di deskrip sikan hasil analisis dalam bentuk rekomendasi p roduk ERP yang layak untuk di imp lementasikan p ada PT CUBIC INDONESIA.
4.1 Alternatif Produk ERP Rencana I mplementasi ERP y ang akan d ilakukan oleh PT CUBIC INDONESIA diawali dengan melakukan pemilihan produk ERP y ang sesuai dengan line of business serta requirement y ang dibutuhkan perusahaan. M elihat kondisi dan skala bisnis PT CUBIC INDONESIA yang merupakan perusahaan dengan skala menen gah, maka p roduk ERP y ang ditawarkan sebagai p ilihan software ERP bagi perusahaan adalah SAP Business One d an M icrosoft Dy namics AX. Kedua software ERP ini ak an dian alisis untuk dilihat seberap a besar tin gkat keselar asan antara proses bisnis y ang dimiliki p erusahaan d engan software ERP tersebut.
145
146 4.1.1
SAP Business One SAP Business One adalah salah satu p roduk ERP yang di keluarkan oleh SAP
dan didesain khusus untuk p erusahaan dengan skala bisnis kecil-m enen gah. SAP Business One meny ediakan fun gsi-fun gsi yan g membantu aktivitas untuk menjalankan suatu proses bisnis.
4.1.1.1 Implem enta tio n Timing untuk S AP Business One Proses imp lementasi SAP Businees One dilakukan lewat metode y ang didefinisik an oleh SAP, y aitu AIP (Accelerated Implementaion Program). Tahap tahap y ang ada dalam metode AIP, y aitu: 1.
Project preparation phase, y aitu tahap p embentukan tim kemudian tim memp ersiapkan dan melaksanakan project kick of meeting serta perkiraan sumber daya, biaya dan durasi dari setiap aktivitas yang dilakuk an. Hal-hal tersebut merupakan p erencanaan dan p ersiapan awal untuk imp lementasi SAP Business One.
2.
Blueprint phase, yaitu tahap dokumentasi dari kebutuhan p elanggan y ang dilakukan lewat interview d engan berbagai stakehold er untuk mend efinisik an tujuan proyek, lingkup, jadwal, melakukan desain proses bisnis dan melakuk an proses Gap & fit analysis.
3.
Realization phase, y aitu tahap konfigurasi sistem sesuai den gan proses bisnis yang diin ginkan, p erencan aan untuk melakukan interface dan integr asi infrastruktur sistem y ang baru, dan terakhir adalah UAT (User Acceptance Test).
4.
Final preparation phase, y aitu tahap konsolidasi dari tahap -tahap sebelumnya dengan tujuan untuk memp ersiapkan sistem untuk final acceptance. Tahap ini dilakukan proses final system test, user train ing, dan final data migration ke
147 dalam sistem yang baru. Setelah itu dilakuk an data konversi dan verifik asi migrasi data. Setelah tahap ini berhasil di laksanak an, maka SAP Business One siap untuk digunakan den gan produktif. 5.
Go-Live and Support, y aitu tahap dimana keseluruhan sistem ak an dijalank an serta dilakukan p roses monitoring untuk memastikan bahwa kebutuhan user terpenuhi serta melakukan pengukuran benefit dan performance dari SAP Business One. Setiap tahap y ang dijelaskan diatas terdiri dari beberap a aktivitas y ang
mendukun g p roses implementasi SAP Business One. Aktivitas dan waktu y ang dibutuhkan untuk setiap aktivitas tersebut akan dideskrip sikan dalam gambar dan tabel berikut. AIP Business One - Implementation Cycle Project Preparation Plan proj ect
Blueprint Define s ystem env ironment
Set up Implementation standards and procedure s
Gather busin ess requirem ents
Execute k ick-off
Collect configuration needs
S ystem s etup (DEV&QA) Production hard ware install ation
Prepar e i ssue and change log Document training and testing plan
Qualit y che ck: Proj ect preparation
Realization Validate organizational configuration Validate busines s proces ses
Project kick-off
Monitor liv e env ironment
Establi sh long term support plan
Close open issue s
Realiz e delta requirements Conduct organizational change management
Create & staff help desk S ystem management
Planning for production support and cutov er
Execute cutov er
Plan end user training
Go Live & Support
Refine cutover plans
Train end u ser s and administrators
Run Integration & acc eptanc e test
Start
Final Preparation
Start long term support plan Qualit y check: Go Live Proj ect closing
Qualit y che ck: Final preparation Start of production
GoLive
Time
Gambar 4.1 Implementation Cy cle SAP Business One
148 Tabel 4.1 Imp lementation Time SAP Business One Task #
Description
Phase 1
Project
Results
Est. Duration* 5,375 days
Preparation 1
General
1,5 days (12
project
hours)
management 1-1
Hand-over from
- Obtain information about sales
0,75 day (6
sales
process, customer, schedule,
hours)
business p rocesses, … - Project risk assessed 1-2
1-3
Define project
- Clarify p roject resp onsibilities
0,25 day (2
organ ization
internally
hours)
Conduct
- Communicate p roject p lan
0,5 day (4 hours)
internal kick-off 2
2-1
Project kick-
1,25 days (10
off preparation
hours)
Communicate
- Confirm hardware and resource
0,25 day (2
with customer
availability
hours)
- Confirm date and agenda for kick-off 2-2
3
Create kick-off
- Kick-Off meetin g p resentation
presentation
with agenda and p roject p lan
1 day (8 hours)
Kick-off
0,75 day (6
meeting
hours)
149 3-1
0,75 day (6
Kick-off
- Conduct kick-off meetin g
meetin g
- Obtain understanding of customer hours) exp ectations and high-lev el requirements - Finalize p roject plan and time schedule - Service level agreement (SLA) signed
4
Software
1,75 day (14
delivery and
hours)
install 4-1
Deliver
- Obtain signed delivery receipt
software 4-2
0,75 day (6 hours)
Install SAP
- SAP Business One functional and 1 day (8 hours)
Business One
initialized with demo database on client hardware
5
Task #
Review Project
- O btain signed project phase
0,125 day (1
Phase
sign-off
hours)
Description
Results
Est. duration
Business
5,875 days
Blueprint
(47 hours)
General project
0,875 day (7
management
hours)
Phase 2
1
1-1
Review p roject
- Review minutes from kick-off
0,125 day (1
150 p lan
meeting
hours)
- Project plan is up dated based on outcome of kick-off meetin g 0,75 day (6
Schedu le
hours)
business - Business requirements gathering 1-2
requirements workshops are scheduled gathering workshop s
2
Business
4 days (32
requirements
hours)
gathering - Business needs defined in detail in 3,25 day s (26 the areas of: * sales, * purchasing, * inventory management, Conduct business
* production and M RP,
requirements
* financials and accountin g,
gathering
* service management
workshop s
* bankin g
2-1
* rep orting * business p artner and item master data * chart-of-accounts - Requirements defined for:
hours)
151 * authorizations and data ownership * data migration * interfaces and integration points * system performance - All relevant data (requirements,
0,75 day (6
Create Business
solutions, limitations, and gap s) are
hours)
Bluep rint
documented in Business Bluep rint
2-2
document Review
0,875 day (7
blueprint
hours)
3
- Feasibility of business and
0,75 day (6
technical requirements is
hours)
Review and determined 3-1
discuss Business - Limitations and gaps are Bluep rint established and solutions are agreed upon Review p roject
- Project plan is up -to-date based on 0,125 day (1
p lan
Business Bluep rint review
hours)
Review Project
- Obtain signed project phase
0,125 day (1
Phase
sign-off
hours)
Task #
Description
Results
Est. duration
Phase 3
Realization
3-2
4
13,625 days (109 hours)
152 General project
2,75 days (22
management
hours)
1
Plan
- User roles are defin ed and
0,25 day (1
organizational
assigned to business processes
hours)
change
- Communication strategy for end
management
users is defined
1-1
- Training strategy defined
1 day (8 hours)
Plan end-user and - Prelimin ary training schedule 1-2
administrator created training - Training material is created
1-3
Define and
- Relevant item, BP, and balance
1,5 day (12
prepare data
data from legacy sy stem is clean ed
hours)
migration
and filtered
Production
5,5 days (44
system setup
hours)
2
2-1
Install SAP
- SAP Business One with database
0,75 day (6
Business One
installed on client hardware for
hours)
production system intended production use - SAP Business One sy stem
0,25 day (2
Comp lete system
initialized based on Business
hours)
initialization
Bluep rint and SAP system
2-2
initialization guide
2-3
Comp lete system
- SAP Business One sy stem
2 day (16
configuration
configured for p roduction use based
hours)
based on Business on Business Blueprint
153 Bluep rint - All relevant item, business partner, 1,5 day (12 Comp lete data 2-4
and accounting data imp orted into
hours)
migration SAP Business One
2-5
Configure
- Standard interfaces to print, fax,
0,5 day (4
app licable
email, etc. configur ed and
hours)
interfaces
functional
Establish users
- User list with authorizations is
0,5 day (6
comp leted and users have been
hours)
2-6 and authorizations created in the SAP Business One system
3
Organizational
0,25 day (2
Change
hours)
Management - Roles, tasks, and training schedu le
0,25 day (2
Conduct change
have been commun icated to end
hours)
management
users
communication
- Vendors and customers have b een
(if app licable)
informed about schedule and
3-1
upcoming ch an ges
4
System
1 day (8
validation/accept
hours)
ance testing Maintain
- List of all relevant core business
0,75 day (6
Business Process
p rocesses relevant for the SAP
hours)
4-1
154 Master List
Business One implementation is created - All processes from the business
0,25 day (2
p rocess master list have been
hours)
Conduct business walked through in the sy stem and process and data have been r eviewed 4-2
validation/accepta - Data imported via data migration nce testing has been verified workshop s - Changes to setup or scop e are documented 3,625 days (29
5
System Testing hours) Define test cases
5-1
1 day (8 hours) - Test p lan and cases created
and scope - Copy of p roduction SAP Business
0,125 day (1
One database created and initialized
hours)
Prepare test 5-2 environment in SAP Business One test sy stem - All test cases have been comp leted 2,375 days (19 5-3
5-4
Execute test p lan successfully
hours)
Review test
- Results and necessary changes ar e
0,125 day (1
results and
reviewed
hours)
necessary changes - Project plan is up dated
6
Cut-O ver and
0,375 day(3
Support
hours)
Planning
155 Define cut-over 6-1
0,125 day (1 - Cut-over p lan defined
plan
hours)
Plan supp ort
- All support procedures and
0,125 day (1
strategy
contacts are defined
hours)
6-2
- Sy stem administrator is appointed; 0,125 day (1 Plan sy stem 6-3
tasks and responsibilities are
hours)
administration defined Review Project
- Obtain signed project phase
0,125 day (1
Phase
sign-off
hours)
Results
Est. duration
7
Task #
Description
6,75 days (54 Phase 4
Final Preparation hours) General project
0,375 day (3
management
hours)
1
- Training p lan and sch edule
0,188 day
confirmed and communicated to
(1,504 hours)
Confirm trainin g 1-1 p lan users Finalize cut-over
- Cut-over p lan finalized and
0,188 day
p lans
communicated to end users
(1,504 hours)
1-2
4 days (32 2
Training hours) 3 days (24
2-1
Key user training
- Key users trained hours)
2-2
Administrator
- Administrator trained
1 day (8
156 training
hours) 1 day (8
3
System readiness hours) - All administrative settings are
0,5 day (4
Complete sy stem
comp lete
hours)
administration
- SAP Business One client
3-1 installations are complete Conduct Go-Live 3-2
0,5 day (4 - Go-live checklist comp leted
check
hours) 1,25 days (1
4
Cut-over hours) - Final legacy transaction and master 0,5 day (4 data maintenance comp lete by noon
hours)
of last day before cut-over Finalize legacy 4-1
- Signif icant changes since last data system p rocessing migration run are do cumented and have been imported into SAP Business One - Op ening balan ces transferred into
0,75 day (6
SAP Business One system
hours)
- Pilot p rocesses can be completed 4-2
Conduct cut-over
successfully in SAP Business One accordin g to cut-over checklist - User manuals have been cr eated (if applicable)
157 - Customer has been provided with a S-number to access SAP Customer Portal Review Project
- Obtain signed project phase
0,125 day (1
Phase
sign-off
hours)
5
Task #
Description
Results
Est. duration 26,375 days
Phase 5
Go Live Support (211 hours) Production
7,375 days
support
(59 hours)
1
3,75 days (30
Provide on-site - SAP Business One consultant on-site 1-1
hours)
supp ort during to immediately respond to any issues initial go-live Resolve critical
3 day s (24
outstanding
- All critical outstanding issues
critical busin ess
resolved
hours)
1-2
or technical issues
1-3
2
Hand over
- Client team has taken over sup p ort
0,625 day (5
supp ort and
and sy stem administration
hours)
system
- Go-Live checklist in PartnerEd ge
administration to
Portal has been comp leted to activate
client team
support
Project closing
0,25 day (2
158 hours) - Project p lan reviewed
0,25 day (2
- All milestones comp leted
hours)
successfully Conduct project - “Review and Optimization
2-1 closing meeting
Conference” scheduled - Customer has signed fin al p roject accep tance Continuous
18,75 days
improvement
(150 hours)
3
3-1
- All issues are record ed
18,5 days
- Enhancements to p erformance,
(148 hours)
Monitor sy stem functionality , usability, etc are recorded
3-2
Conduct “Review
- “Review and Optimization
0,25 day (2
and Optimization
Conference” comp leted
hours)
Conference”
- Post Go-Live check list completed
*= keterangan d etail ad a p ada lampiran (L-64) Untuk menjalankan setiap tahap an dalam pengimplementasi SAP Business One, dibutuhkan peranan dari SAP Business Partner dan user PT CUBIC Indonesia. SAP Business One implementation team terdiri dar i : 1.
SAP Business One Project Manager
: 1 oran g
2.
SAP Business One Logistic Consultants : 1 oran g Total durasi implementasi = 58 days Total Mandays = 2 orang x 58 days = 116 days
159 User PT CUBIC INDONESIA terdiri dari : 1. Client IT Adiministrator (Section Head). 2. Client Lead – Accounting 3. Client – Op erations 4. Client Lead – Purchasing 5. Client Lead – Logistics
4.1.1.2 System Req uirement S AP Business One Dalam men gimplementasikan SAP Business One, ada beb erap a system requirement yang p erlu di penuhi untuk mendukung setiap proses yang akan dilakuk an dalam pengop erasian SAP Business One. System requirement yan g dibutuhkan terdiri d ari beberap a komp onen, y aitu hardware requirement dan software requirement. Ber ikut adalah p enjelasan untuk setiap komp onen tersebut. 1.
Hardware Req uirement a. Minimal hardware requirements untuk Server :
Tabel 4.2 Hardware Requirement – Server SAP Business One Component
Requirement
Processor
- Microsoft SQL Server
1 x Intel Pentium I V
- IBM DB2 UDB Express Edition
1 x Intel Pentium IV
Catatan : SAP juga dap at digunak an dengan men ggunak an Dual-core p rocessors baik untuk Server ataup un Client. Memory
- Microsoft SQL Server - IBM DB2 UDB Express Edition
Free Hard Disk
System partition 0.5 GB Data p artition 2 GB
1 GB 1 GB
160 Drive
DVD-ROM
Disp lay
640 x 480 with 256 colors or higher
b. Minimal hardware requirements untuk Client : Tabel 4.3 Hardware Requirement –Client SAP Business One Component
Requirement
Processor
1 x Intel Pentium 3 (atau setara) Catatan : SAP juga dap at digunak an den gan men ggunak an Dual-core p rocessors baik untuk Server ataup un Client.
Memory
256 MB Catatan : -
Beberapa add-on dalam SAP membutuhkan tambahan memory
-
Konsumsi memori untuk Add-ons dapat menguran gi p enggunaan koneksi interface b aru dalam SDK.
Hard Disk
512 MB
Drive
DVD-ROM
Display
800 x 600 with 24-bit colors or higher
c. RAM Requ irements untuk SAP add-ons : Tabel 4.4 RAM Requirement – Add-on SAP Business One Add-On
Requirement
Copy Exp ress
60 MB ~ 90 MB
DATEV
60 MB ~ 110 MB
ELSTER
50 MB ~ 70 MB
161 Fixed Assets
90 MB ~ 300 MB
Intrastat
60 MB ~ 200 MB
Outlook Integration
80 MB ~ 100 MB
Payment Engine (in cluding Cash and Bank)
130 MB ~ 160 MB
Format Definition
40 MB ~ 80 MB
Advanced Layout Designer
110 MB ~ 120 MB
d. Supported dot-matrix printers : Pilihan printer yang dapat di support oleh SAP Business One : -
Citizen PROdot 300
-
Ep son FX-880
-
OKI M ICROLINE 320 Elite
Catatan : SAP Business One tidak mendukung in tegrated printers (printer/fax/scanner/copp ier dikomb inasikan menjadi satu mesin)
2. Softwa re Requirem ent Tabel 4.5 Software Requirement – SAP Business One Comp onent
Requirem ent
Supp orted database
- Microsoft SQL Server 2005 SP2 Standard/Enterprise
p latforms
Edition 32bit/64bit (hany a untuk windows 2003 server) ~atau~ microsoft SQL Server 2005 SP2 Exp ress /Work group Edition 32 bit - Microsoft SQL Server 2000 SP4 Standard/Enterprise Edition - IBM DB2 Exp ress 9.1 FixPak 2
162 Supp orted server p latforms
- Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard/Enterprise 32-bit/64-bit editions. (catatan : tidak termasuk Windows Terminal Services). - Microsoft Windows Server 2003 SP2 Standard/Enterprise 32-bit / 64-bit editions. (catatan : tidak termasuk Windows Terminal Services). - Microsoft Windows Small Busin ess Server 2003 R2 Standard/Prem ium 32-bit editions - Microsoft Windows Small Busin ess Server 2003 SP1 Standard/Prem ium 32-bit editions - Microsoft Windows Server 2008 32-bit Standard & Enterp rise Edition - Microsoft Windows XP SP3 Professional 32-bit editions - Microsoft Windows Vista Business/Enterp rise/Ultimate Edition 32-bit - Microsoft Windows Vista Business/Enterp rise/Ultimate Edition 64-bit - Citrix XenAp p Edition 4.0 Advanced, Enterprise. - Citrix XenAp p Edition 4.5 Advanced, Enterprise. - Vmware ESX 3.0 Catatan : SAP Business One tidak bisa digun akan dengan menggunakan Itaniu m based 64-bit server p latforms atau UNIX lainny a.
Supp orted
- Microsoft Windows XP SP3 Professional Edition 32-bit
workstation
- Microsoft Windows Vista Business/Enterprise/Ultimate
163 p latforms
Edition 32-bit - Microsoft Windows Vista Business/Enterp rise/Ultimate Edition 64-bit
Supp orted Desktop
- Microsoft office 2007 Standard/Professional editions
Applications
- Microsoft office 2003 SP2 Standard /Professional editions
Additional
- Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 or high er
Software
- Microsoft Data Access Comp onents 2.6 (MDAC) or
requirements For Servers
higher - Microsoft .NET SDK (hany a digunakan untuk sistem yang dijalankan d engan IBM DB2 Universal Database Exp ress edition)
Additional
- Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 or high er
Software
- Microsoft Data Access Comp onents 2.6 (MDAC) or
requirements For Clients
higher. Catatan : Microsoft fax services atau Sy mantec WinFax Pro 10.0 p erlu diinstall ap abila ak an men girimk an fax lewat SAP Business One.
4.1.2
Microsoft Dynamics AX Microsoft Dy namics AX adalah salah satu p roduk software ERP y ang
dimiliki Microsoft. Solusi y ang diber ikan o leh
Microsoft Dynamics AX
dip eruntukkan untuk p erusahaan yang memiliki pen ghasilan k ecil-men en gah. Sistem ini memberikan dasar y ang kuat untuk kesuksesan kolaborasi dengan p ara klien, mitra kerja, karyawan, dan vendor lewat modul- modul y ang tersedia di dalam-nya.
164 4.1.2.1 Implem enta tio n Timing untuk Microsoft Dynamics AX Tahap -tahap yang dibutuhkan untuk mengimp lementasikan Microsoft Dy namics AX adalah : 1. Diagnostic and Training, yaitu tahap untuk melakukan p ersiapan awal dari proses imp lementasi Microsoft Dy namics AX serta adanya pembentukan project team. Setelah project team terbentuk, akan dilakukan kick-off meeting dan penentuan scope imp lementasi dari Microsoft Dynamics AX. Selanjutnya akan dilakukan trainin g y ang dibagi berdasark an modul-modul yang akan diimplementasi. Pada akh ir tahap ini ak an dilakukan evaluasi tentan g setiap aktivitas y ang telah dilakukan. 2. Analysis, y aitu tahap y ang diawali d en gan proses p enentuan business requirement dalam p erusahaan y ang dilakukan lewat user interview dengan setiap bagian yang terkait dalam p engimp lementasian M icrosoft Dy namix AX. Selanjutnya dilakukan gap/fit analysis dengan tujuan untuk melihat sejauh man a requirement perusahaan dap at dipenuhi oleh M icrosoft Dy namix AX, kemudian ak an dilakukan presentasi dan evaluasi atas analisis yan g telah dilakukan. 3. Design, y aitu tahap y ang bertujuan untuk men entukan design spesification , technical design spesifications, dan data migration design dar i implementasi Microsoft Dy namics AX. Di akhir tahap design akan dilakuk an presentasi dan evaluasi kepada manajemen. 4. Development, y aitu tahap yang diawali dengan p erencan aan dan migr asi data, kemudian dilanjutkan den gan environment setup. Apabila environment setup selesai dilaksanakan mak a akan dilakukan p roses development Microsoft
165 Dy namics AX, selanjutny a akan dilakuk an user testing and accep tance untuk melihat bagaim ana user menanggapi sistem y ang baru. 5. Deployment, y aitu tahap yang akan menggabungkan hasil d ari diagnostic phase dan development phase. Berdasarkan hasil tersebut akan dilakukan configure environment, testing, dan d ilakukan p ersiapaan untuk go live. 6. Operation(Go Live), y aitu tahap terdiri dari project closing, project sign-off, sekaligus
dilakuk an
project
review
secara
keseluruhan
kemud ian
diidentifikasi on-go ing product support. Setiap tahap y ang dijelaskan diatas terdiri dari beberap a aktivitas y ang mendukun g p roses implementasi Microsoft Dy namics AX. Aktivitas dan waktu y ang dibutuhkan untuk setiap aktivitas tersebut akan dideskrip sikan dalam gambar dan tabel berikut.
Gambar 4.2 Implementation Cycle M icrosoft Dy namics AX
166 Tabel 4.6 Implementation Time M icrosoft Dy namics AX Req.Time Manpower Phase
Total
Description (day)
(person)
Manday
1.1 Project Preparation
3
1
3
1.2 Kick-off meeting
1
1
1
Diagnostic and training
1.3 Training
20
1.3.1 AX Financial Training General Ledger
2
1
Bank Management
1
1
Account Receivab le
1
1
Account Payable
1
1
Sales
2
1
Purchase
2
1
Inventory Management
1
1
Master Planning
1
1
Production
2
1
1.3.2 AX T rade & Logistics Training
1.3.3 AX Master Planning and Production Training
1.3.4 AX MorphX & X++ Training
167 Morp hX
2
1
X++
4
1
Project Meeting – Key User Training Evaluation 2.1 Business Requirement and Analysis
Gap/Fit Analysis 2.1.1 User Interview 2.1.1.1 Finance and Accounting Finance Requ irem ent
8 4
1
4
1
1
1
Finance and Accounting Rep orts Project Meeting – Finance Requirement Review 2.1.1.2 S ales
5
Sales Requirement
3
1
Sales Data and Reports
2
1
Purchasing Purchasing Requirement
1
4 2
1
2
1
1
1
Purchasing Data and Rep orts Project Meeting – Sales and Purchasing Req. Review 2.1.1.3 Inventory
1 4
168 Inventory Requirement
2
1
2
1
Inventory Data and Rep orts Master Planning and Production
5
Master Planning and Production Requirement
3
1
2
1
1
1
Sales
3
1
Purchasing
2
1
Inventory
2
1
3
1
Review on Inventory
1
1
Finance and Accounting
8
1
Master Planning and Production Rep orts Project Meeting – Inventory and Production Requirement Review
2.2 Gap/Fit Analysis 2.2.1 As-Is/To-Be vs Gap/Fit Analysis Documentation
M aster Planning and Production Project M eeting –As-Is/ToBe Gap /Fit Analy sis
1
169 Consolidation
3
2
1
1
Sales
3
0
Purchasing
3
0
Inventory
2
0
3
0
8
0
5
2
1
1
5
2
Project Meeting –AsIs/To-Be Gap/Fit Analysis Review on Consolidation 3.1 S ystem Modification Design
Documentation
M aster Planning and Production Finance
3.2 As-Is/To-Be Presentation (with Gap/Fit Analysis)
Project Meeting – Evaluation for Gap/Fit Analysis Project Meeting – Review and Adjustment Documentation 4.1 Data Conversion and System Develop ment Modification Data Conversion
30
170 Data conversion p rep aration
10
2
5
2
Modification
25
0
Forms and Rep orts Testing
11
0
Data up load System Modification and Testing Forms and Rep orts
Dep loyment
5.1 Conference Room Pilot
88
Project M eeting – Scen ario Prep aration CRP Scenario Preparation
1
1
10
1
1
1
1
1
8
1
7
1
1
1
Project M eeting – Review of Scenario and Data Up load Preparation
5.2 AX En d User Training Project Meeting – Prep aration for End User Training Sup ply Chain and Production Training Finance Training Project Meeting – Prep aration for CRP Test
171 CRP Test
20
2
CRP Review
3
2
Issue Resolution
3
2
1
1
3
2
Project M eeting – Result of CRP Review and Prep aration for Go Live Up date Process Doc (as-is to-be) Operation (Go Live)
6.1 Go Live!
20
6.1.1 Go Li ve Preparation Production Environment Setup User Menu & Secur ity Setup
6
2
4
2
Final Data Conversion and reconciliation
25 6.2.2 Go Li ve! Project Meeting – Go Live Prep aration
1
1
Go Live
1
3
Post Live Onsite Supp ort
5
2
5
2
First Month end Onsite Sup port
172 Project Meeting – Project Closing
1
GRAND TOTAL
1
238
243
Untuk menjalankan setiap tahap an dalam pengimplementasi SAP Business One, dibutuhkan peranan dari SAP Business Partner dan user PT CUBIC Indonesia. Microsoft Dynamics AX implementation team terdiri dari: 1.
Project Manag er
: 1 oran g
2.
Functiona l Consultants : 2 oran g
3.
Technical Consultants
: 1 oran g
Total requirement time untuk implementasi = 238 Total man days = 243 User PT CUBIC INDONESIA terdiri dari : 1. Client IT Section Head. 2. Key User – Accounting 3. Key User – Op erations 4. Key User – Purchasing 5. Key User – Logistics
4.1.2.2 System Req uirement untuk Microsoft Dynamics AX Dalam men gimplementasikan Microsoft Dy namics AX, ada beberapa system requirement y ang p erlu di penuhi untuk mendukun g setiap p roses yang akan dilakukan dalam p engoperasian Microsoft Dynamics AX. System requirement y ang dibutuhkan terdiri dar i beberapa komponen, yaitu minimum hardware requirement,
173 network requirement, dan software requirement. Berikut adalah penjelasan untuk setiap komp onen tersebut. 1.
Minim um Hardware Requirements:
Minimum hardware y ang dibutuhkan untuk melakukan imp lementasi M icrosoft Dy namics AX, yaitu : Tabel 4.7 Hardware Requirement – Server M icrosoft Dy namics AX Component Requirem ent Processor
Intel Pentium/Celeron f amily or comp atible Pentium III Xeon or high er p rocessor minimum; 1.1 GHz or higher recommended
RAM
512 MB RAM or more recommend ed
Monitor
Super VGA (1024 x 768) or higher resolution monitor
Other
DVD drive (required for installation from DVD)
2.
So ftwa re Req uirements
a.
Software Requirements untuk semua komp uter. - Microsoft .NET Framework 3.5 - Microsoft Windows Installer 3.1
b. Software Requ irements khusus untuk server. - Basic Software Requirements Tabel 4.8 Software Requirement – Server Microsoft Dy namics AX Component
Requirements
Op erating
Requirement y ang dibutuhkan untuk operating system dalam microsoft
system
dynamics AX terdiri dari 3 pilihan, y aitu: 1.
Microsoft Windows Server 2003 den gan Service Pack 2, Standard Edition, Web Ed ition, Enterp rise Edition, atau Datacenter Edition.
2.
Windows Server 2008 Standard Edition, Enterp rise Edition, Web
174 Edition, atau Datacenter Edition. Service Pack 2 untuk Windows Server 2008 d iperbolehkan, tetap i tidak dibutuhkan. 3.
Windows Server 2008 R2 Standard Edition, Enterp rise Edition, Web Edition, atau Datacenter Edition
Catatan : •
Op erating system y ang dibutuhkan, y aitu OS dengan 32-bit dan 64bit.
•
Microsoft Dynamics AX tidak disupp ort oleh Windows Server for Itanium 64-bit processors
Authenticat
Semua server dalam M icrosoft Dy namics AX menggun akan Windows
ion
Authentication untuk authenticate users.
Internet
IIS 6.0 or later ( Dibutuhkan untuk melakukan settting up p ada web
Information
server)
Services (IIS) ASP.NET
ASP.NET 2.0 ( Dibutuhkan untuk melakukan settting up pada web server)
Database
Tiga pilihan database y ang dap at digunakan dalam M icrosoft Dy namics AX, yaitu : 1. Microsoft SQL Server 2008, Standard or Enterp rise edition. Service Pack 1 is supp orted, but not required. 2. Microsoft SQL Server 2005, Standard or Enterp rise edition, with Service Pack 2 or Serv ice Pack 3 3. Oracle Database 10 g R2, Enterprise or Standard MDAC 2.80.1022.3 (dibutuhkan jika men ggunakan SQL Server database)
175 c. Software Requirements khusus untuk Client. Tabel 4.9 Software Requirement – Client Microsoft Dy namics AX Item
Requirement
Op erating
Tiga pilihan op erating system y ang dap at digunakan, yaitu:
system
1. Windows 7 Professional Edition or Ultimate Edition 2. Windows Vista Business Edition, Ultimate Edition, or Enterp rise Edition, Serv ice Pack 1 3. Windows XP Professional Edition, Service Pack 2 atau 3 Catatan : Op erating system yang dibutuhkan, y aitu OS dengan 32-bit dan 64-bit.
Web browser
4 pilihan web browser y ang dap at digunakan, yaitu: 1. Internet Exp lorer 6.0, Serv ice Pack 2 2. Internet Exp lorer 7.0 3. Internet Exp lorer 8.0 4. Mozilla Firefox 2.0 Catatan : web browser dibutuhkan untuk komp uter client yang men gakses Role Centers atau Enterprise Portal.
Microsoft
Dua pilihan Microsoft Office system y ang dap at digunakan, y aitu :
Office system
1. 2003 Office release, Service Pack 3 2. 2007 Office release, Service Pack 1 or Service Pack 2
SQL Server
- Jika men ggunak an Analysis Services 2005, maka SQL server AM O
Analysis
y ang dibutuhkan adalah Microsoft SQL Server 2005 Management
Management
Objects Collection p ackage
Objects (AMO)
- Jika men ggunak an Analysis Services 2008, maka SQL server AM O M icrosoft Analysis Management Objects p ackage.
176 4.2 Analisis Fit/Gap Analisis
fit/gap
merupakan
sebuah
analisis
y ang
bertujuan
untuk
men gidentifik asi apakah software ERP yang akan diimplementasikan dapat memenuhi
kebutuhan
p erusahaan.
Analisis
fit/gap
dilakukan
den gan
membandin gkan p roses bisnis perusahaan dengan fungsi-fungsi yang dised iakan o leh software ERP. Analisis Fit/Gap diawali den gan penentuan requirement perusahaan y ang dip eroleh lewat
hasil wawancara dengan divisi-div isi yang terkait
dalam
imp lementasi ERP. Lan gkah selanjutny a adalah p roses p enentuan ranking untuk setiap requirement y ang bertujuan untuk memberikan gambaran dan m emastikan implementation team berfokus p ada hal yan g benar-benar penting bagi p enin gkatan proses bisnis p erusahaan. Tiga jenis rankin g dalam analisis fit/gap , yaitu : High, Medium, dan Low. Setelah proses p enentuan ranking selesai dilakuk an, setiap requirement y ang ada akan disesuaik an den gan fun gsi-fun gsi y ang dimiliki software yang akan diimplementasi untuk melihat degree o f fit dari masin g-masin g software yang terdiri dari tiga kond isi, y aitu Fit, Gap, dan Partia l Fit. Setelah p enentuan degree of fit, maka akan dilakukan p embobotan terhadap setiap requirement untuk masing-masin g software berdasarkan ranking dari setiap requirement dan kondisi dari degree of fit. Hasil p embobotan ini akan mendeskrip sikan p erbandingan p emenuhan requiremen t antara kedua software ERP, yaitu SAP Business One dan Microsoft Dynamics AX. Requirement utama y ang dibutuhkan p erusahaan adalah ad any a sistem integrasi yang menghubungkan dep artemen d alam p erusahaan sehin gga memud ahkan proses perp indahan data dan inform asi antar dep artemen. Dalam analisis fit/gap, requirement ini d iberi ranking High karena memiliki peranan p enting dalam
177 op erasional perusahaan. Dari kedua alternatif produk ERP y ang menjadi p ilihan b agi PT CUBIC INDONESIA baik SAP Business One maupun Microsoft Dy namics AX dap at memenuhi requrement tersebut dalam kond isi Fit.
178
4.2.1 SAP Business One 4.2.1.1 Departemen Marketing dan New Project Development Tabel 4.10 Analisis Fit/Gap Departem en Marketing dan New Project Developm ent SAP Business On e No.
Requirement
Rank
SAP
Com ments
Business One 1.01
Laporan Penjualan per
H
F
Akan disesuaikan den gan standard repo rt
bulan ber dasarkan jen is
yang ter sedia pada SAP B1 khususnya
produk beserta grafik
pada modul sales- AR Æ Sales Reports Æ atau repo rts Æ Sales&Purchasing Repo rts. Jika in gin melak ukan beber apa penam bah an pada laporan p enjualan maka dapat dilakukan custom pada Crystal Report.
Alternatives
179
1.02
Dalam SAP Business On e kh ususnya
Den gan men ggunak an modul
custom er serta Lapor an
m odul Sales tidak tersedia f itur untuk
CRM ( Customer Relationship
Analisa kepuasan
evaluasi customer serta analisa k ep uasan
Management).
custom er
customer. Fitur tersebut terdapat di dalam
Evaluasi k epuasan
M
P
m odul lain dari SAP Business One. 1.03
Sales ana lysis untuk
H
F
Disesuaik an den gan f itur sales analysis
menghasilk an sales
yang disediak an oleh SAP Busin ess One
forecast
pada modul Sales-AR untuk m engoptimalkan proses p enjualan. (SalesAR Æ Sales Repo rts ÆSales Analysis)
1.04
Control tim e in Sales retu rn
M
P
Control time in Sales Return pada SAP
Mem buat query unt uk
Business On e hanya ter batas pada adanya
m elakuk an pen gecekan
text m essage in d elivery note dan bukan
m engenai tanggal pengirim an
ber up a alert k etika waktu untuk Sa les
baran g yang terintegrasi den gan
180
return telah m elewati lim it yang
nom or Delivery Or der.
ditentukan. 1.05
Control item retu rn
M
F
Akan disesuaikan den gan fitur y an g ada di dalam SAP Busin ess One, pada modul Sales- AR. (Sales- AR Æ Return). SAP B1 m emungkink an pencatatan retur sebelum dan setelah invoice dibuat.
1.06
SAP Business On e m odul Sales tidak
Akan dibuat add-on untuk
dalam setiap sales order
m enyediakan fit ur kh usus untuk analisa
m engatur sugestion of delivery
untuk men ghasilkan
delivery time tersebut.
time disetiap sales order yang
Analisa delivery time
H
P
ada den gan Jav a atau VB.
shipment schedule 1.07
Integra ted Jou rnal unt uk setiap transaksi Penjualan
H
F
SAP Business On e telah men gintegrasikan jurnal untuk setiap transaksi pen jualan ke departem en F&A.
181
1.08
History Sample Repo rt
M
F
Dilak ukan penyesuaian dalam SAP
(Penentuan Bill Of
Business On e den gan pembuatan Bill o f
Material)
m aterials yan g baru untuk produk sample. BOM dibuat den gan men gkategorikan BOM menjadi sales BOM dan production BOM. Pengaturan terhadap BOM yang dimiliki perusah aan dap at disesuaikan dengan fitur y an g terdapat dalam SAP Business On e, kh ususnya dalam modul Production Æ Bill Of Material.
1.09
Analysis Credit limit
H
F
Disesuaik an software SAP Business On e yang telah m enyediak an fitur analisa credit limit di dalam modul Sales-AR. Cr edit Limit check dilak ukan saat pem buatan
182
Sales Or der, Delivery, dan AR Invo ice. 1.10
Pemberitah uan Keluh an
M
P
Pelanggan
1.11
Analisis p engembangan proyek bar u
M
P
Surat Pem beritah uan Keluhan Pelan ggan
Den gan mem buat add-on
belum tersedia p ada fitur standar SAP
m elalui UI API ( Application
Business On e.
Program ming Interface).
Standard dalam SAP Business One belum
Dilak ukan dengan
m enyediakan fit ur untuk melak ukan
pengemban gan add-on pada
analisis atas proyek bar u.
software SAP Busin ess One yang berf un gsi sebagai analisis pengemban gan proyek bar u dengan menentukan param eter yang dibutuhkan dalam analisis tersebut den gan menggunakan Java atau VB.
183
4.2.1.2 Departemen Purchasing Tabel 4.11 Analisis Fit/Gap Departemen Purchasin g SAP Business One No.
Requirement
Rank
SAP
Comm ents
Alternatives
Business One 2.01
Vendor evaluation
M
P
berdasarkan spesifik asi yan g
Dalam standar fitur SAP Busin ess One
Menam bahkan add-on
belum terdapat fitur vendo r eva luation.
pada so ftware SAP
ditentukan
Business One yan g berf un gsi sebagai PR module dengan menggunakan Jav a atau VB.
2.02
Perubahan status Pu rcha se Order unt uk pem batalan
M
F
Disesuaikan terhadap SAP Business One khususny a purchasing-AP Æ Purchase
184
Ord er (p ada menu bar, pilih data Æ
pesan an
cancel). Pem batalan PO dimun gkinkan karena belum ada pencatatan jurnal saat PO dibuat. 2.03
Laporan Pem belian barang
H
F
per bulan
Akan disesuaikan dengan standard report yang ter sedia pada SAP Busin ess One khususny a pada mo dul purcha sing- AP Æ Purchasing Reports. Jika in gin melak ukan beberapa penam bahan pada lapor an penjualan m aka dapat dilak ukan cu stom pada Crystal Report.
2.04
Material Requirement Planning
H
F
Akan disesuaikan dengan tools MRP wizar d (MRP Æ MRP Wizard)pada SAP Business One sehingga dapat membantu pro ses
185
perencan aan permintaan bahan bak u dan m em percepat proses PO serta SO. Dalam penggun aan MRP ada beberapa setting-an yg berh ubun gan den gan MRP yan g har us diaktifkan yang ter dapat pada item master data dan sa les fo recast. Hasil dari r unn in g MRP ber upa order recomendation report yang dapat dilih at pada MRP Æ Or der Recomendation. 2.05
Integrated Journal unt uk setiap transaksi Pem belian
H
F
SAP Business One telah m engintegrasikan jurn al untuk pu rcha sing do cum ent yang dihasilkan dari sebuah tran sak si pem belian ke departem en F&A melalui Tran saction Journal Report.
186
2.06
Performance supplier evaluation report
H
F
Menggunak an salah sat u fitur y an g disediakan o leh modul p urchasing khususny a pada pur chasin g report, yait u purch ase analysis ( Purchasing Æ Purchasing Reports Æ Purchase Analysis). Di dalam purcha se ana lysis, user dapat m elihat informasi yang detil m engenai jumlah or der yan g dilak ukan k epada supplier, pro duk yan g palin g serin g dibeli, tanggal p en girim an dar i supplier diban din gkan dengan delivery date dalam purchase order.
187
4.2.1.3 Departemen Finance and Accounting Tabel 4.12 Analisis Fit/Gap Departem en Finance and Accounting SAP Business One No.
Requirement
Rank
SAP
Com ments
Business One 3.01
Autom atically ledger
M
F
Disesuaikan den gan fitur pada SAP Business
recon ciliation a ccount unt uk
One lewat Busin ess Pa rtner Æ Interna l
setiap bu siness partner serta
Reconciliation Æ Reconciliation atau Financial
rekonsiliasi setiap G/L dari
Æ Internal Reconciliation Æ Reconciliation.
account.
Dalam SAP Business One ledger recon ciliation disebut sebagai Internal reconciliation mem ungkink an untuk m elakuk an rekonsiliasi terhadap account dari setiap bu sin ess partner dan rekonsiliasi unt uk setiap G/L account.
Alternatives
188
3.02
Proyeksi Laporan Keuan gan
H
P
SAP Business One tidak m enyediakan fitur
Cu stomize untuk pembuatan
standar untuk Proyeksi Laporan Keuan gan.
laporan keuan gan dilak ukan m elalui journal voucher (Fina ncia ls → Journa l Vo uchers) berdasarkan budget setiap departemen.
3.03
Laporan per ban dingan budg et
M
F
dan aktual
Disesuaikan den gan menggunakan fitur budg et repo rt di dalam softwa re SAP Business On e yang akan m en ghasilk an report comparison actual VS Budget. Tapi sebelumnya harus melakuk an setup atas budget yang diin ginkan lewat Financia l Æ Budget Setup Æ Budget.
3.04
Laporan bon sem entara
M
P
Standard report dalam SAP Busin ess One tidak
Pembuatan laporan bon
menyediakan fasilitas p em buatan laporan bon
sementara dapat di custom
189
sementara.
sesuai den gan kebut uhan perusahaan dengan m enggunakan crystal report.
3.05
Reconciliation ledger transaksi
M
F
Bank dan Catatan Mutasi Bank
Disesuaikan den gan fitur yang disediak an oleh SAP Business One untuk m elak uk an rekon siliasi khususny a lewat Bankin g Æ Bank statem ent and external reconciliation). Selain itu perlu diaktifkan free add-on Payment Engine y ang disediakan o leh SAP Business On e.
3.06
Laporan pen jualan Fixed Asset
L
F
Laporan pen jualan fixed a sset yan g diinginkan perusah aan disesuaikan den gan free add-on Fixed Asset yan g disediakan SAP Business One.
3.07
Aging Schedu le untuk p iutang jatuh tem po
H
F
Den gan men ggunak an software SAP Business One di dalam m odul Fin ancial, kh ususny a di
190
dalam Business Partner Æ Business Partner Reports - ag ing 3.08
Perhitun gan pajak secara
M
F
Menggunak an fitur yan g disediakan oleh
otom atis sep erti sales tax,
software SAP Busin ess One ber up a autom atic
valueadded tax, and
tax lines item. Untuk m elak uk an pengaturan
withholding tax untuk setiap
terhadap setiap k ategor i pajak dapat dilak ukan
traksaksi
lewat Administration → Setup → Financials → Tax
3.09
Alert untuk p iutang y an g jat uh
M
P
tempo.
Modul finance software SAP Business One tidak
Alert untuk piutang jatuh
menyediakan fit ur Alert untuk piutang yan g jatuh tempo dibuat melalui query tempo.
berdasarkan daily report yang dapat m enunjukkan piutan g jatuh tem po.
3.10
Analisa Cadangan Piutang Tak
M
F
Disesuaikan den gan menggunakan fitur di dalam
191
Tertagih ber dasarkan aging
software SAP Busin ess One m elalui m odul
account receivab le
Finan cial kh ususnya di dalam menu Doub tful Debts. Pengaturan atas do ubtful debts dapat dilak ukan lewat Administration Æ Setup Æ Financia ls Æ Doubtfu l debts.
3.11
Maintain Cu rrency unt uk
H
F
SAP Business One menyediak an fitur unt uk
pembayar an atas pem belian
pengaturan Accoun ting Cu rrencies, dimana
bahan bak u import
terdapat 3 jenis currency, y aitu Local Curren cy, system currency, dan m ultiple currency. Pengat uran atas curren cy dapat dilakukan lewat Adm inistra tion Æ Setup Æ Financials Æ Currencies.
3.12
Petty Cash and Limit Petty Ca sh
H
F
Disesuaikan terhadap SAP Business One den gan menggunakan function deposit terhadap ca sh
192
account yan g dimiliki p er usahaan. 3.13
Perhitun gan Co st Accounting
H
F
(untuk Finish good setiap item)
Perhitun gan Co st Accounting untuk menghasilk an Har ga Pokok Produk si setiap finish good ber dasarkan Bill of Ma terial dan disesuaikan den gan additional com ponent selama proses produksi ber lan gsun g.
3.14
Autom atically journa l untuk
H
F
Disesuaikan den gan fitur yang ter dap at pada SAP Business One melalui financial Æ journal
setiap transaksi
entries. SAP Business One juga m emungkink an pengaturan jurnal y ang disesuaikan dengan tipe dok umen yang ada dalam menu administration. 3.15
Aging Schedu le untuk h utan g jatuh tem po
H
F
Den gan men ggunak an software SAP Business One di dalam m odul pu rcha sing- AP Æ vendo r liabilities ag ing.
193
4.2.1.4 Departemen Productio n, Production Planning a nd Inventory Contro l (PPIC) dan Quality Assurance (Q A) Tabel 4.13 Analisis Fit/Gap Departem en Production, PPIC dan QA SAP Business On e No.
Requirement
Rank
SAP
Comm ents
Business One 4.01
4.02
Internal production
M
F
Disesuaikan den gan fitur pada SAP Business One
order ber dasark an
untuk m elak ukan pengaturan atas IPO yan g
Sales Order atau
dibut uhkan per usah aan. Fitur ini tersedia dalam
Sales Foreca st
menu produ ction Æ production order.
Laporan bulanan pemakaian sparepart
M
F
Sparepa rt m er upakan salah satu jenis inv entory yang dim iliki p erusahaan. Laporan bulanan pem akaian sparepart dapat disesuaikan dalam SAP Business On e lewat Inventory Æ Inventory Reports Æ Inventory Status.
Alternatives
194
4.03
Update data sto ck
H
F
baran g jadi
Disesuaikan den gan fitur yang ter sedia dalam SAP Business On e, dimana bar ang jadi (fin ish ed good) menjadi master data yan g digun akan perusah aan dalam pencatatan dan pelaporan setiap tran sak si. Bertambah atau berkurangnya barang jadi akan selalu terupdate, ter gant un g dari jumlah produksi yang dihasilkan dan jum lah baran g yan g dikirim ke customer.
4.04
Daftar permintaan
L
F
Pihak ekspedisi dijadik an sebagai Business Pa rtner
Subcontra cto r
Master Data dan m engidentifikasi biaya yang
ekspedisi
muncul den gan adanya ek spedisi, y aitu biaya ekspedisi dalam SAP Business On e. Daftar perm intaan subcontractor dapat disesuaikan den gan form at definition dalam SAP Busin ess One.
195
4.05
Analisa produksi
M
F
Disesuaikan den gan SAP Busin ess One yang
aktual harian den gan
mem ungkink an pem buatan laporan aktual dari 2 sisi
jadwal produksi
yang ber beda, y aitu dilihat dar i berap a jum lah finished good yang masuk ke gudang dan melakuk an Custom report dari sem ua kegiatan Received from Production.
4.06
Maintain Asset dan
M
F
Disesuaikan den gan fitur yang ter dapat pada SAP
perhitun gan
Business On e, khususnya dalam Finan cial Æ Fixed
penyusutan
Asset Æ Dep reciation Run. Setiap fixed a sset har us dilen gkapi den gan d eprecia tion a rea dan p erio de depr esiasi sebelum menghitun g penyusutannya.
4.07
Production Schedule
H
P
Tidak ada standar khusus dari f itur SAP Business
Akan dibuatkan add-on unt uk
One untuk m enjadwalkan produksi (p roduction
pembuatan produ ction schedule
schedule).
dengan m enggun akan Java atau
196
VB. 4.08
Non-con form ity
L
P
Report
SAP Business One tidak m emiliki fit ur standar
Standard repo rt untuk non-
untuk Non- confo rm ity Repo rt tersebut.
confirmity report akan dibuat lewat pengem ban gan add-on.
4.09
Laporan har ian
M
P
Standard report dalam SAP Busin ess One tidak
Standard report untuk lapor an
kualitas inlin e
menyediakan fasilitas p em buatan Laporan har ian
kualitas inlin e akan dibuat lewat
produksi
kualitas inlin e produksi.
pengembangan add-on m elalui query.
197
4.2.2 Microsoft Dynam ics AX 4.2.2.1 Departemen Marketing dan NPD (New Pro ject Development) Tabel 4.14 Analisis Fit/Gap Departem en Marketing dan NPD Micro soft Dynam ics AX No.
Requirement
Rank
Microsoft
Com ments
Alternatives
Dynamics AX 1.01 Laporan Penjualan
H
F
per bulan ber dasarkan
Dalam Microsoft Dynamic AX m enyediakan laporan penjualan per bulan beserta dengan gr afiknya.
jenis pro duk beserta grafik Menggunak an modul Questionnaire For En terprise
Note : untuk memenuhi
customer serta
Portal untuk m en gevaluasi kepuasan custom er pada
requirem ent ini, p er usahaan
Laporan Analisa
modul CRM lalu dapat membuat laporan an alisa
harus men gaktifkan modul
kepuasan cu stom er
kepuasan customer di SQL Server Reporting Services.
CRM terlebih dulu.
1.02 Evaluasi k ep uasan
1.03 Sales ana lysis untuk
M
H
P
F
Disesuaikan dengan f itur yan g ter dap at pada Microsoft
198
m enghasilkan sa les
Dynam ics AX lewat Inventory m anagem ent Æ Reports
forecast
Æ Forecast ÆSales forecast. AX juga menyediakan fitur untuk melakuk an import forecast dari p ihak eksternal lewat Inventory management Æ Periodic Æ Forecast Æ Update
1.04 Control time in Sales
M
P
return
Microsoft Dynamics AX belum m enyediakan fitur
Melak ukan customize dalam
untuk p enentuan time limit dalam setiap sales return.
Microsoft Dynam ics AX terhadap control tim e in sales return s lewat morphX.
1.05 Control item retu rn
M
F
Dalam fitur Sales Ret urn juga ter dap at pengendalian bar ang yan g dilak ukan custom er lewat Account Receivable Æ sales o rder(pilih docum ent typ e). Setiap retur har us dilengkapi den gan retu rn rea son.
1.06 Analisa delivery tim e
H
F
Disesuaikan dengan sales order explo sion fun ctiona lity
199
dalam setiap sales
dalam Microsoft Dyn amics AX. Penentuan delivery
order untuk
tim e didasarkan pada beberap a faktor, yaitu : sa les lead
m enghasilkan
tim e, transport tim e, dan working hours in p roduction.
shipm ent sch edule
Saat Sales o rder dibuat, sistem akan m elakuk an kalk ulasi y ang tepat m engenai sh ip date ber dasarkan custom er requested receipt date. Penentuan delivery tim e tidak hanya dianalisis lewat ATP-available to promise (kalkulasi ber dasarkan inventory yang tersedia dan current production), tetapi juga dian alisis den gan CTP-capable to promise (kalk ulasi ber dasarkan production capacity)
1.07 Integrated Journal
H
F
Menggunak an fitur yan g disediakan oleh softwa re
untuk setiap tran sak si
Microsoft Dynamics AX unt uk autom atic posting ke
Penjualan
Accountin g terhadap setiap transaksi pen jualan.
200
1.08 Histo ry Sample
M
F
Disesuaikan dengan f itur yan g disediakan oleh
Report (Penentuan
Microsoft Dynamic AX lewat Inventory management
Bill Of Material)
Æ Bills of materials. Pem buatan Bill of Material dalam Microsoft Dyn amcs AX bisa dilak ukan dengan dua cara, y aitu ber dasarkan copy atas BOM yan g telah ada ataupun m embuat BOM yang ben ar- benar baru.
1.09 Analysis Credit limit
H
F
Ketika mem buat Sales Or der, Trade dalam Microsoft Dynam ic AX secara otom atis mengecek Cred it Limit, Cu stom er Account Info rm ation, Pricing Agreem ents, dan Invento ry Levels.
1.10 Pemberitahuan Keluh an Pelanggan
M
P
Standard fo rm dalam Microsoft Dynamics AX belum
Dilak ukan cu stomize unt uk
menyediakan fitur untuk m em buat pemberitahuan
pembuatan form
keluhan pelan ggan.
pemberitahuan k eluhan pelan ggan p ada Microsoft
201
Dynamics AX m elalui penggun aan morphX den gan bahasa pemrogr aman X++.
1.11 Analisis
M
F
Disesuaikan dengan f itur project management dalam
pengembangan
Microsoft Dynamics AX y an g memudahkan user unt uk
proyek baru
menentukan priority task dar i proyek tersebut sehin gga bisa menent ukan budget hours unt uk mengem ban gk an proyek tersebut.
202
4.2.2.2 Departemen Purchasing Tabel 4.15 Analisis Fit/Gap Departem en Purchasing Microsoft Dynamics AX No.
Requirem ent
Rank
Microsoft
Comments
Dynamics AX 2.01
Vendor evalua tion
M
F
Microsoft Dynamics AX m elakukan vendor com parison
ber dasarkan spesifikasi
dan selection berdasarkan request for quo te ( Accounts
yang ditentukan.
payable Æ Requests for Quotes). Selain itu Microsoft Dynam ics AX juga memungkinkan p erusahaan unt uk melihat vendor yan g belum m emberik an jawaban atas request for quo te yang dikirim kan lewat Acco unts p ayable Æ Request for Quotes Æ Sent Request for Quotes.
2.02
Perubah an status
M
F
Menggunak an fitur future messag e untuk memberikan flag
Purcha se Order untuk
terhadap P O yang dibatalkan melalui Master plannin g
pem batalan pesanan
ÆPlaces Æ Futur es Messages.
Alternatives
203
2.03
Laporan Pembelian
H
F
Disesuaikan dengan invoiced purcha se amount repo rt dalam Microsoft Dyn amics AX yang dap at m enampilkan
bar ang per bulan
laporan sesuai den gan selection criteria yan g diin ginkan, antara lain : item group, vendor g roup, wa rehou se, dan periode laporan. Modifikasi atas laporan dapat dilak ukan lewat m orphX. 2.04
Material Requirem ent
H
F
Planning
Fitur M RP dalam Microsoft Dynamic AX dapat disesuaikan lewat modul master plannin g. Modul m aster plannin g m enyediakan fit ur schedulin g untuk menghitun g requirement atas m aterial yan g dibutuhkan y ang kem udian akan m en-generate planned o rders (m aster planning Æ planned or der s), serta melakukan control atas safety stock (master plannin g Æjo urnals Æ safety stock).
2.05
Integra ted Jou rnal
H
F
Menggunak an fitur yan g disediakan oleh softwa re
204
2.06
untuk setiap transaksi
Microsoft Dynamics AX unt uk autom atic posting ke
Pem belian
Accountin g terhadap setiap transaksi pen jualan.
Perform ance supp lier evaluation report
H
F
Menggunak an fitur yan g disediakan oleh Micro soft Dynam ics AX pada m odul pur chasin g untuk melihat vendor perform ance report. Selain itu, ter sedia p ula r eport untuk m elihat perform ance supplier lewat Top 10 vendor s with high return r ate.
205
4.2.2.3 Departemen Fina nce and Accounting Tabel 4.16 Analisis Fit/Gap Departem en Finance and Accounting Microsoft Dynam ics AX No.
Requirement
Rank
Microsoft
Comments
Alternatives
Dynam ics AX 3.01
Automatically ledger
M
F
Disesuaik an den gan mo dul Financial dalam Microsoft
reconciliation a ccount
dynam ic AX untuk m elakukan rekonsiliasi baik untuk acco unt
untuk setiap bu sin ess
dari setiap customer maupun supplier. Rekonsiliasi untuk
partner serta rekon siliasi
setiap account customer terdap at pada General ledger Æ
setiap G/L dari account.
Reports Æ Reconciliation Æ Customer Æ Custom er. Rekon siliasi unt uk setiap account supplier terdapat pada Gener al ledger Æ Reports Æ Recon ciliation Æ Ven dor Æ vendo r.
3.02
Proyeksi Laporan Keuan gan
H
P
Microsoft Dynam ics AX hanya menyediakan fasilitas unt uk
Dilakukan customize
m em proyeksikan salah satu jen is laporan k euan gan yaitu cash
untuk p embuatan
206
flo w forecast. Pen gaturan cash flow forecast untuk sales lewat
proyeksi laporan
Accounts receivable Æ Setup. Pengaturan cash flo w fo recast
keuangan pada
untuk pu rcha sing lewat accounts payab le Æ Setup. Penentuan
Microsoft Dynamics
cash f low for ecast berdasarkan ledger budget lewat Gener al
AX melalui
ledger Æ Setup Æ Overview tab Æ Cash flow forecasts
penggun aan m orphX den gan bahasa pem rogram an X++.
3.03
Laporan per ban din gan budget dan akt ual
M
F
Disesuaik an den gan f itur yan g terdapat pada Micro soft Dynamics AX. Untuk Actual vs Budget report dapat di ak ses lewat Gener al ledger Æ Reports Æ Budget Æ Actual v s Budget Chart atau Finance Æ Actual v s Budget. Selain dalam bent uk report microsoft Dynam ics AX p un menyediakan chart untuk melen gkapi dan m em permudah departem en acco unting untuk mengan alisis laporan tersebut.
207
3.04
Laporan bon sementara
M
P
Standard report dalam Microsoft Dynamics AX belum
Dilakukan customize
m enyediakan fasilitas untuk membuat laporan bon sem entara.
untuk p embuatan laporan bon sementara pada Micro soft Dynam ics AX melalui penggun aan m orphX den gan bahasa pem rogram an X++.
3.05
Reconcilia tion ledger
M
F
Disesuaik an den gan mo dul Bank p ada Microsoft dynamics AX khususny a pada Bank Æ Functions Æ Account reconciliation.
transaksi Bank dan Catatan Mutasi Bank 3.06
Laporan penjualan Fixed Asset
L
F
Pengaturan tentang f ixed asset dalam Micro soft Dynamics AX tersedia dalam m enu general ledger kh ususnya Gen eral ledger Æ Reports Æ Base data. Fit ur fixed asset dalam Micro soft
208
Dynamics AX m emudahkan per usahaan untuk memonitor dan m engontrol keselur uhan tentan g Fixed Asset. 3.07
Aging Schedule untuk
H
F
piutang jatuh tempo
Disesuaik an den gan f itur custom er agin g report dalam Microsoft Dynam ics AX yan g dapat di akses lewat Accounts receiv able Æ Reports Æ Status Æ Custom er agin g report. Fitur ini disediakan o leh Micro soft Dynam ics AX unt uk m eningkatkan pengontrolan atas piutan g dari setiap cu stomer. Selain aging repo rt, Microsoft Dyn amics AX juga m enyediakan detailed due day list.
3.08
Perhitun gan pajak secara
M
F
Perhitun gan pajak dalam Microsoft Dyn am ics AX dilakukan
otomatis seperti sales tax,
secara otomatis den gan menentukan tax pa ram eter disetiap
valueadded tax, and
form yang terkait. Melak ukan p engatur an terhadap tax yan g
withholding tax untuk
akan digunak an. Pen gaturan terhadap sales tax dap at dilak ukan
setiap traksaksi
lewat Gener al ledger Æ Setup Æ Sales tax. Setelah it u
209
dibut uhkan juga penent uan sales tax par am eter disetiap form yang terkait. Pengat uran terhadap witholdin g tax dilak ukan lewat gen eral ledger ( General ledger Æ Setup Æ Withholdin g tax) dan acco unt payable (Acco unts pay able Æ Setup Æ Select calculate witholding tax) 3.09
Alert untuk piutang yang jatuh tempo
M
F
Disesuaik an den gan f itur yan g tersedia dalam Microsoft Dynamics AX. Alert didefinisik an untuk setiap account dari business partner dan item yang terdapat dalam Microsoft Dynamics AX, alert tersebut dapat didef inisikan untuk setiap dokumen yan g ada dalam Microsoft Dynam ics AX. Pendefinisian alert dibuat berdasark an pre- def ined date. Alert dapat dibuat oleh orang yan g m emiliki hak akses khusus seperti accounting m anager dan mengassign alert rule kep ada orang yan g bertanggung jawab unt uk m enangani p iutang.
210
3.10
3.11
Analisa Cadan gan
M
F
Disesuaik an den gan mo dul Acco unt Receivable dalam
Piutan g Tak Tertagih
Microsoft Dynam ics AX lewat fitur budget ledger. Dimana
ber dasarkan aging
jumlah p iutang tak tertagih tidak lebih dari budget ledger yan g
account receivable
ditentukan untuk account bad debt.
Maintain Currency unt uk
H
F
Disesuaik an den gan pen gaturan pada company currency
pem bayar an atas
conversion lewat Administration Æ Setup Æ System
pem belian bah an baku
Æ Currency. Cu rrency dalam Microsoft dynam ics AX dibagi
import
m enjadi dua jenis, yaitu com pany currency dan secondary currency.
3.12
Petty Cash and Lim it Petty Cash
H
F
Melak ukan peny esuaian terhadap chart of acco unt (Gener al ledger Æ Comm on Form sÆ Chart of Acco unt Details) dalam m odule Gener al ledger. Dan menggunakan salah satu tools dalam Microsoft Dyn am ics AX yait u workf lo w unt uk penentuan lim it petty cash.
211
3.13
Perhitun gan Co st
H
F
Pengaturan terhadap cost accounting dalam Micro soft
Accounting (untuk Finish
Dynamics AX dapat dilakukan lewat general ledger Æ cost
good setiap item)
acco untin g. Pen gintegrasian cost accounting dilak ukan lewat tiga m odul, yait u : Gener al Ledger, Pro duction, dan Project.
3.14
Automatically journal
H
F
untuk setiap transaksi
Menggunakan fitur y an g disediakan oleh Micro soft Dynamics AX y ang sudah menyediak an otom atisasi jurnal setiap transaksi.
3.15
Aging Schedule untuk utan g jatuh tem po
H
F
Disesuaik an den gan f itur cu stom er aging repo rt dalam Microsoft Dynam ics AX yan g dapat di akses lewat Accounts payable Æ Reports Æ Status Æ vendor aging r eport. Fitur ini disediakan o leh Microsoft Dynamics AX untuk menin gkatkan pengontrolan atas pem bayar an h utang k epada supplier. Selain aging report, Microsoft Dyn am ics AX juga menyediakan detailed due day list.
212
4.2.2.4 Departemen Productio n, Production Planning a nd Inventory Contro l (PPIC) dan Quality Assurance (Q A) Tabel 4.17 Analisis Fit/Gap Departem en Production, PPIC dan QA Microsoft Dynamics AX No.
Requirement
Rank
Microsoft
Comm ents
Dynam ics AX 4.01
Interna l
M
F
Fasilitas untuk men duk un g pro ses pembuatan internal
production ord er
production or der dalam Micro soft Dynam ic AX ter sedia
ber dasarkan Sales
dalam modul Production khususnya Production Æ
Ord er atau Sa les
Production Orders.
Forecast
dibuat secara m an ual atau secara otom atis ber dasark an
Internal pro duction order dalam dapat
sales or der atau master plann in g schedule yan g telah ditentuk an. 4.02
Laporan bulanan
M
F
Sparepa rt mer upakan salah satu jenis inv entory yang
pem akaian
dim iliki per usahaan. Laporan bulanan pemakaian
sparepart
sparep art dapat disesuaikan dalam Microsoft Dyn am ics
Alternatives
213
AX lewat Inventory m anagem ent Æ Reports Æ Status Æ Inventory value. Apabila dibutuhkan tambahan dalam laporan pem akaian sparep art yang tidak tersedia dalam Microsoft Dynamics AX, dapat dilak ukan lewat morphX. 4.03
Update data sto ck
H
F
bar ang jadi
Menggunak an fitur yan g disediakan oleh Micro soft Dynam ics AX, dim ana stok baran g ak an ter-update ketika baran g telah selesai di pro duksi ataup un baran g sudah dikirim ke cu stomer.
4.04
Daftar perm intaan
L
F
Disesuaikan dengan m odul Master Planning dalam
Subcontra ctor
Microsoft Dynamics AX unt uk m endefinisik an proses
ekspedisi
outsou rcing terhadap sub contracto r dan lewat m odul production (Pro duction Æ Places Æ Subcontracted Work) untuk m elihat nom or delivery apa saja yan g menggunakan subcon tractor. Penentuan subcontractor
214
dilakukan den gan menentukan capacity level dar i suatu pengiriman yan g m em butuhk an subcontracto r ek spedisi, sehingga delivery tetap bisa dilak ukan tepat pada waktuny a. 4.05
4.06
4.07
Analisa pro duksi
M
F
Disesuaikan dengan f itur Actual Vs Planned for
aktual h arian
production or der y ang disesuaikan oleh Microsoft
den gan jadwal
Dynam ics AX. Actual Vs planned r eport meliputi Actual
produk si
Vs p lanned cost dan actual Vs Plann ed consumption.
Maintain Asset
M
F
Disesuaikan dengan f itur yan g ter sedia dalam Microsoft
dan perhitungan
Dynam ics AX lewat Gener al ledger Æ Fixed assets
penyusutan
Æ Depreciation books.
Production Schedule
H
F
Menggunak an fitur Sch edulin g m ethods dalam m odul Master Plannin g untuk membuat production schedule. Scheduling dibagi menjadi dua bagian, yaitu : op eration
215
scheduling(pro duction Æ pro duction or der Æ overview tab(select operation sch edulin g)) dan job scheduling(pro duction Æ periodic Æ job schedulin g). Operation scheduling ber isi tentang long-term plan dar i produk si yaitu tan ggal selesai pro duk si. Job scheduling ber isi tentang detailed plan p roduction by day, hours, dan minutes, yang terkait den gan oran g yang terkait dalam produksi, tan ggal, waktu, dan material. 4.08
Non-con formity Report
L
P
Standard repo rt dalam Microsoft Dyn am ics AX belum
Dilakukan customize unt uk
menyediakan fasilitas unt uk m em buat non-confo rmity
pem buatan non-confo rmity
repo rt.
repo rt pada Micro soft Dynam ics AX melalui penggun aan m orphX den gan bah asa pem rogr am an X++.
216
4.09
Standard repo rt dalam Microsoft Dyn am ics AX belum
Dilakukan customize unt uk
kualitas inline
menyediakan fasilitas unt uk m em buat laporan h arian
pem buatan laporan kualitas
produk si
kualitas inline pro duksi.
inline produksi pada Micro soft
Laporan har ian
M
P
Dynam ics AX melalui penggun aan m orphX den gan bah asa pem rogr am an X++.
217 4.2.3 Perbandingan Hasil Analisa Fit/Gap S AP Business One dan Microsoft Dynamics AX Berdasarkan h asil analisa Fit/Gap p ada kedua alternatif yang telah diuraikan diatas, maka kita dap at membandingkan kemampuan masing- masing alternatif produk untuk memenuhi requ irement PT CUBIC INDONESIA. Tabel dibawah in i menun jukkan perbandin gan antara kedua alternatif tersebut. Tabel 4.18 Perbandin gan Hasil Analisis Fit/Gap Ranking
Total
SAP Business
Microsoft
Requirement
Requirem ent
One
Dy namics AX
F
P
G
F
P
G
H
18
15
3
0
17
1
0
M
20
12
8
0
15
5
0
L
3
2
1
0
2
1
0
Total
41
29
12
0
34
7
0
Diagr am berikut menun jukkan p emenuhan kebutuhan (requirement) secara keseluruhan. 1. SAP Business One
0% 29%
71%
Fit
Partial
Gap
Gambar 4.3 Diagram Pemenuh an Requ irement Fit/Gap p ada SAP Business One
218 2. M icrosoft Dy namics AX
0%
17%
83%
Fit
Partial
Gap
Gambar 4.4 Diagram Pemenuh an Requir ement Fit/Gap p ada Microsoft Dy namics AX Dilihat dari tabel 4.17 serta gambar 4.3 dan gambar 4.4 tidak ditemukan kondisi Gap untuk kedua alternatif p roduk baik SAP Business One maup un Microsoft Dy namics AX. Hal ini membuktikan bahwa kedua alternatif produk dapat memenuhi requirement PT CUBIC INDONESIA p ada kondisi fit maup un partial.
4.3 Metode Information Econom ics Metode Information Economics merup akan sebuah metode y ang dapat digunakan untuk menilai kelay akan suatu teknologi inform asi/sistem informasi dengan men gh itung ROI y ang dikombinasik an den gan hasil analisis y ang dip eroleh lewat domain bisnis dan domain teknologi p ada PT CUBIC INDONESIA. Perhitungan ROI dalam Information Economics dilakuk an lewat Analisis Biaya dan Manfaat Tradisional, Valu e Linking, Value Acceleration, dan Va lue Restructuring. Analisis dalam Information Economics diawali den gan melakukan p embobotan corporate value PT CUBIC INDONESIA untuk melihat p andangan man ajemen secara umum tentang adanya p engimp lementasian ERP d alam p erusahaan.
219 Selanjutny a diikuti dengan p roses identifikasi manf aat/target y ang dip eroleh den gan pengimplementasian software ERP, baik SAP Business One maup un Microsoft Dy namics AX. Lan gkah
selanjutny a
dalam Information
Economics
y aitu
melakukan
perhitungan terhadap biay a investasi dan p engimp lementasian software ERP, y ang terdiri dari biaya investasi awal untuk men gimplementasikan ERP dan biaya pengemban gan
software
ERP
selama
lim a
tahun
p ertama
software
diimplementasikan. Selanjutnya adalah p engkuantifikasian manfaat y ang telah diidentifikasik an berd asarkan 3 jen is manf aat y ang d iidentifik asikan Parker, y aitu Tangible Benefit, Quasi Tangible benefit, dan Intangib le Benefit y ang nantiny a akan men ghasilk an ROI. Lan gkah terakhir yang dilakukan dalam an alisis dengan Information Economics adalah men galikan bobot yang diperoleh dari p embobotan coporate value d en gan hasil dari p erhitungan analisis biaya dan manfaat tradisional y ang dilen gk api dengan konsep value linking, value acceleration, dan value restructuring, serta p enilaian nilai d an resiko d alam dom ain bisnis dan teknolo gi. Hasil p erkalian ini akan dijumlahkan untuk memp eroleh skor akh ir Information Economics. Proses perhitungan biay a dan manf aat serta p engalian bobot corporate value dengan setiap komponen dalam Information Economics d iatas berlaku untuk kedua software ERP y ang menjadi alternatif p ilihan produk ERP bagi PT CUBIC INDONESIA, yaitu SAP Business One dan Microsoft Dynamics. Hasil p erkalian y ang dip eroleh tersebut akan diju mlahk an untuk memp eroleh skor akhir untuk masing- masing alternatif p roduk ERP yang ada. Berdasarkan h asil skor akhir ini, maka dap at diidentifikasikan p roduk ERP mana y ang paling sesuai
220 untuk diimplementasikan p ada PT CUBIC INDONESIA untuk mendukung dan meningkatkan p roses bisnis p erusahaan.
4.3.1 Pembobotan
Corpo rate
Value
PT
CUB IC
INDONESIA
dalam
Implementasi ERP Corporate value diidentifikasikan dengan men entukan tingkat kepentingan setiap faktor nilai dan resiko antara p rospek bisnis dan sistem informasi y ang dimiliki perusahaan. Corporate value san gat penting dalam memberik an p emahaman kep ada perusahaan tentang nilai y ang sesuai untuk melakukan sebuah investasi dalam p engimp lementasian ERP, serta mendeskrip sikan p andangan dan nilai dari pihak menejemen yan g m emiliki perspektif dan gay a kep emimpinan yang dominan dari PT CUBIC INDONESIA. Pembobotan ini dilakukan lewat dua domain, y aitu domain bisnis dan domain teknolo gi. Hasil dari p embobotan corporate value dip eroleh lewat p eny ebaran kuesioner den gan men ggunakan pertany aan y ang ada dalam metode Information Economics. Kuesioner d iisi o leh pihak manajemen dan IT Section Head PT CUBIC INDONESIA. Pembobotan untuk faktor nilai memiliki bobot maksimum +5 dan bobot minimum 0, sedangkan untuk faktor resiko memiliki bobot maksimum 0 dan bobot minimum -5. Berdasarkan infor masi yang d ip eroleh dari p ihak manajemen dan IT Section Head, atas pembobotan terhadap domain bisnis dan domain teknologi, maka PT CUBIC INDONESIA memiliki dukungan bisnis dan teknologi y ang kuat, sehin gga PT CUBIC INDONESIA terletak dalam posisi strategic (kuadran B) pada quadrant corporate value y ang diid entifikasikan o leh p arker.
221 1.
Financia l Value - Return On Investment (ROI) Return On Investment (ROI) merupakan pengukuran p resentase tingkat pengembalian nilai investasi kep ada p erusahaan. Manajemen p erusahaan meny adari bahwa investasi teknolo gi informasi
tidak selalu
memiliki
pengembalian yang lan gsun g dapat diukur, namun tetap menganggap bahwa faktor investasi ini p enting untuk mengetahui kelayakan dan kesuksesan suatu investasi teknologi infor masi y ang dilakuk an sehingga bobot y ang dip eroleh untuk faktor ROI yaitu +4. 2
Strategic Value - Strategic Match Perusahaan mendukun g p enuh terhadap p emilihan proyek TI y ang selaras dengan strategi tujuan perusahaan dan investasi TI yang mendukung p encap aian tujuan perusahaan dan PT CUBIC INDONESIA menganggap proyek ini selaras dengan strategi tujuan perusahaan, sehin gga nilai bobot yang diperoleh yaitu +4. - Competitive Advantage Dari berbagai faktor keunggulan untuk sebuah perusahaan, PT CUBIC INDONESIA menilai bahwa inv estasi teknologi inform asi juga merup akan salah satu strategi untuk bisa berkomp etitif dengan p ara pesaing. Penerapan teknologi investasi y ang sudah direncanakan dap at menin gkatkan keunggulan bersaing sehingga bobot y ang dip eroleh y aitu +3. - Competitive Response Penundaan terhadap p roy ek TI merupakan faktor y ang berhubun gan den gan kerugian perusahaan untuk bersaing den gan p ara pesaingny a. PT CUBIC INDONESIA merasa penundaan teknologi sistem informasi ini cukup
222 memp engaruhi kegagalan komp etitif namun tidak kehilangan kemamp uannya untuk meresp on secara cepat dan efektif dalam lin gkun gan p ersaingan sehin gga manajemen memb eri bobot +3. - Management Information for CSF Proyek teknologi informasi memiliki kontribusi yang cukup besar bagi manajemen untuk dap at memperoleh informasi penting y ang dap at mendukung faktor Critical Success Factors. Informasi p enting y ang dapat dip eroleh tersebut dap at membantu manajemen puncak dalam p engambilan kep utusan yang tepat untuk menunjang kesuksesan PT CUBIC INDONESIA sehingga bobot y ang dip eroleh y aitu +4. - Strategic IT Architecture Investasi teknologi informasi y an g ak an dibangun h arus selaras dan ber aliansi dengan p erencan aan strategis sistem informasi perusahaan. Investasi proyek TI ini merup akan bagian integral dari blu eprint y ang bukan merup akan p rasy arat blueprint proy ek lain namun tetap memiliki hubun gan. PT. CUBIC melihat bahwa investasi proy ek TI harus memiliki keselarasan den gan p erencanaan strategis sistem informasi yang ad a, sehingga bobot yang diperoleh yaitu +4. 3.
Stakehold ers Value - Service and Quality PT CUBIC INDONESIA merup akan p erusahaan yang bergerak di bid ang manufaktur automotive den gan skala p erusahaan menengah. Untuk dapat bersain g dalam kompetitif dunia manufaktur den gan p ara p esaingnya, maka perusahaan harus menin gkatkan kualitas p elay anan dan kualitas kerja. Investasi teknologi ini akan memberikan damp ak y ang cukup besar bagi manajem en
223 untuk mendukung kualiatas p elay anan dan kualitas kerja tersebut, sehingga bobot y ang diber ikan yaitu +4. - Environmental Quality Proyek teknologi informasi y ang diinvestasikan memiliki dampak terhadap kualitas lingkun gan (stakeholder) p erusahaan. PT CUBIC INDONESIA beran ggap an bahwa investasi p roy ek TI ini akan memb erikan dampak y ang cukup besar terhadap peningkatan kualitas lin gkun gan perusahaan namun tidak berdampak terhadap keseluruhan lin gkun gan (stakeholder) p erusahaan itu, sehingga bobot y ang diberik an y aitu +3. - Agility, Learning, and Empowerment Imp lementasi teknologi informasi y ang dilakukan akan membuat karyawan menjad i lebih fleksibel dalam bekerja dan cepat meny esuaikan semua perubahan yang mun gkin terjadi di dalam perusahaan. Selain manfaat fleksibilitas karyawan, pengimplementasian teknolo gi tersebut mampu membuat p erusahaan dap at menyesuaikan p erubahan internal maupun eksternal walaupun tidak sep enuhny a. Hal ini membuat p ihak manajemen memb erikan bobot bernilai +3. - Cycle Time Penerap an ERP dinilai cukup member ikan p eran y ang besar oleh p ihak manajemen p erusahaan karena ERP memb antu untuk meningkatkan kefektifan komp onen atau elemen y an g terlib at dalam sebu ah p roses bisnis sehubungan dengan p eningkatan posisi komp etitif perusahaan. ERP dapat memfasilitasi perusahaan untuk men gefektifkan setiap proses yang terkait den gan sales, procurement baik untuk bahan baku y ang bersif at lokalisasi dan impor, serta membantu menin gkatkan p roses p embuatan production planning. Oleh karena itu, nilai cycle time d iberi bobot +3.
224 - Mass Customization Penerap an
ERP dihar apkan
dap at
menyediakan
k emamp uan
untuk
memp roduksi produk-produk y ang beragam dengan lebih cep at sehingga dapat membantu untuk meningkatkan posisi kompetitif p erusahaan dibanding den gan pesaing-p esaingny a. Oleh kar ena itu, nilai mass customization diberi bobot +3. 4.
Competitive Stra tegy Risk s - Business Strategy Risk Penerap an ERP dapat memunculkan berbagai resiko bagi p erusahaan apabila tidak dikelola den gan baik. Resiko penerap an ERP ju ga dap at disebabkan oleh pihak eksternal yang terlibat dengan kegiatan perusahaan. Seperti adanya keluhan p elan ggan maup un vendor ak ibat p engimp lementasian sy stem y ang baru sehingga merek a harus beradap tasi kembali dengan system yang ada. Faktor ini dinilai cukup beresiko oleh p erusahaan sehin gga dib eri bobot -2. - IT Strategy Risk Perusahaan mengharap kan p royek teknologi informasi y ang bersifat fleksibel untuk dap at mendukung strategi IT jan gka panjan g. Perusahaan san gat berhatihati dalam memilih inv estasi untuk teknologi inform asi khususny a ERP. Pengimplementasian ERP dinilai sesuai den gan strategi IT jan gka panjan g y ang dap at mendukung kelan gsungan bisnis, sehingga faktor IT Strategy Risk dinilai memiliki tingkat resiko sedan g d engan bobot -3.
5.
Organizationa l Strategy Risk s a nd Uncertainties - Business Organization Risk Setiap investasi teknologi informasi y an g ak an dilakukan p erusahaan harus di rencanakan
den gan
sebaik
mungkin,
b egitu
p ula
dengan
proses
pengimplementasian ERP. Semua p ersiap an p roses-p roses, p rosedur-p rosedur,
225 pelatihan bagi p emakai, manajemen, def inisi produk ERP, dan p emahaman kebutuhan p asar harus teridentifikasi den gan baik. Apabila semua kebutuhan untuk imp lementasi teridentifikasi d engan baik, maka resiko ketidaksiapan dapat dihindari dan tidak akan terjadi kesenjan gan antara kemampuan p erusahaan dengan p ersy aratan untuk imp lementasi ERP. Saat ini p erusahaan cukup memiliki kesiapan untuk men gimplementasikan ERP, sehin gga m emberi bobot 2 untuk faktor Business Organization Risk. - IT Definitiona l Uncertain ty Factor ini men ggambarkan sejauh mana ERP y ang diimplementasikan dapat memberikan solusi yang tepat untuk setiap masalah yang muncul dalam perusahaan baik masalah yang bersifat rutin maup un nonrutin. Bagi PT CUBIC INDONESIA resiko ketidakp astian dalam IT ini bisa saja muncul kar ena div isi IT tidak memahami perubahan akan kebutuhan bisnis p erusahaan. Untuk saat ini, perusahaan cukup memiliki p engetahuan tentang p ersy aratan dan sp esifikasi dalam p engimp lementasian ERP sehin gga untuk faktor IT Definitionl Uncertainty d iberi bobot -3. - IT Technical and Implemention Risk Kurangnya keahlian yang dibutuhkan oleh staff dan manajemen untuk menjalankan ERP dapat menimbulkan resiko jan gka p anjan g y ang n antinya dap at menghambat jalannya proses bisnis p erusahaan, sehingga p erlu dilakuk an peningkatan keahlian p ara staff lewat training. Selain itu, PT CUBIC INDONESIA ketergantungan akan p eran gkat keras, p iranti lunak, aplikasi piranti lunak, dan implementasi ap likasi bersifat menengah. Oleh karena itu, faktor IT Technical and Implemention Risk diberi bobot -3.
226 - IT Services Delivery Risk Dengan
adany a pengimplementasian
sistem y ang baru, y aitu ERP.
Perusahaan men ilai bahwa dalam jan gka pendek akan mun cul resiko dalam penyamp aian lay anan sistem y ang baru tersebut kep ada setiap user. Hal ini meny angkut cara b eradaptasi setiap user terhadap sistem yang baru untuk pemberian p elay anan kepada customer. Perusahaan menilai faktor ini cukup beresiko, sehin gga diberi bobot -3.
4.3.2 Identifikasi Manfaat Pengimplementasian Enterp rise Resources Planning (ERP) Identifikasi manf aat y ang akan diperoleh dengan men gimplementasi sistem ERP dalam PT CUBIC INDONESIA di bagi menjadi 3 bagian sesuai den gan jenisjenis manfaat yang dideskripsikan oleh Parker, yaitu Tangible Benefit, Quasi Tangible Benefit, dan Intang ible Benefit. Proses p erhitungan ketiga jenis manfaat tersebut di dalam metode Information Economics ad alah seb agai b erikut : 1.
Manfaat Berwujud(Tangible Benefit) dihitung lewat p enguran gan biaya op erasional di dalam analisis biaya dan manfaat tradisional, y ang akan menghasilk an ROI awal.
2.
Manfaat Semi Berwujud(Quasi Tangible Ben efit) dihitung lewat konsep value linking, value acceleration, dan value restructuring, yang ak an menghasilk an ROI y ang baru.
3.
Manfaat tidak berwujud(Intangib le Benefit) termasuk dalam penilaian domain bisnis dan domain teknolo gi y ang terkait dengan p enilaian n ilai dan resiko investasi.
227 Adapun manfaat dari imp lementasi sistem ERP disebutkan dalam tabel berikut. Tabel 4.19 Manfaat Implementasi Sistem ERP Jenis Manfaat
Manfaat
Teknik Kuantifikasi (M etode IE)
Tangible Benefit
M engurangi biaya op erasional, yang Traditional terdiri dari :
Cost
Benefit Ana lysis
- Penguran gan biay a lembur - Penguran gan biay a listrik - Penguran gan biay a kertas - Penguran gan biay a tinta Quasi Tangible
TU :
Value Linking, Valu e
Benefit (Tangible
- M engefektifkan p engelolaan
Acceleration, Value
unmeasurableTU dan intangible measurable-IM )
transaksi.
Restructuring.
- M eningkatkan p roduktivitas karyawan. IM : - M engurangi human error dalam p roses penginputan data.
Intangible Benefit
- M eningkatkan image perusahaan - M eningkatkan kepuasan customer - M emamp ukan p erusahaan untuk bersaing secar a global - M embantu p roses p engambilan keputusan manajemen.
-
228 4.3.2.1 Tangib le Benefit Manfaat berwujud yang dapat dip eroleh dari penerapan sistem ERP di dalam p erusahaan adalah dengan adanya pengurangan biay a operasional p ada PT CUBIC INDONESIA. Pengurangan biay a op erasional terdiri atas : a. Pengurangan biaya lembur karyawan khususnya untuk bagian production dan quality assurance. Pen guran gan biay a lembur dap at terjadi karena adanya p roses p embuatan laporan harian y ang didukung oleh sistem ERP untuk kedua bagian tersebut, serta adany a p roses p enjadwalan produksi y ang didukung dengan ketersediaan m aterial seh ingga karyawan dap at menyelesaikan jadwal p roduksi tep at p ada waktunya. b. Pengurangan biaya listrik yang disebabkan k arena adanya pengurangan jam lembur kary awan. Ap abila jam lembur kary awan dapat di minimalisasi maka dengan sendirinya p enghematan biay a listrik p un dap at terjadi. c. Pengurangan biay a kertas. Penerapan sistem ERP dap at menghemat p enggun aan biaya kertas karena semua bagian telah terintegrasi, sehin gga tidak dibutuhkan lagi proses printing
ketika suatu bagian membutuhkan
informasi dari bagian lain. d. Penghematan biay a tinta secara otomatis akan berkur ang karena terjadi-nya p engurangan k ertas y ang dicetak oleh perusahaan y ang diseb abkan oleh sistem integrasi.
229 4.3.2.2 Quasi Tangible Benefit Manfaat setengah berwujud y ang d apat di peroleh dar i p enerap an sistem ERP p ada PT CUBIC INDONESIA , y aitu : a. Mengefektifkan pengelolaan transaksi. Pengelolaan transaksi rutin dalam perusahaan menjadi lebih cep at dan efektif karena tidak
membutuhkan lead time yang panjan g d alam proses
p eny elesaianny a. Hal ini disebabkan karen a adany a dukungan sistem ERP y ang meny ediakan informasi y an g real time saat dibutuhkan. b. Mengurangi human error dalam p roses p enginputan data. Proses p enginp utan data di dalam PT. CUBIC INDONESIA saat ini masih bany ak terjadi redudancy, yaitu ketika terjadi kesalahan pencatatan transaksi, maka beberap a Bagian/Dep artemen harus mengor eksiny a kembali, y aitu Dept.Finance dan Dept.IT. Penggunaan sistem ERP ini akan mengurangi tingkat human error y ang terjadi sep erti masalah diatas, diman a data transaksi y ang ada sudah terintegrasi, sehingga ketika salah satu dep artemen telah melakuk an koreksi catatan maka data transaksi lain juga secara otomatis telah terupdate.
4.3.2.3 Intangible Benefit Manfaat tidak berwujud y ang dap at diperoleh dari p enerapan sistem ERP p ada PT CUBIC INDONESIA, yaitu : a. Meningkatkan image p erusahaan. Dengan ad any a imp lementasi ERP, PT CUBIC INDONESIA dapat meningkatkan image perusahaan dalam pandan gan business partner y ang terkait dengan perusahaan. Peningkatan image ini dap at dicap ai den gan
230 adanya peningkatan kepuasan customer karena setiap pesanan dapat selesai dan dikirim tep at p ada waktunya, serta p eningkatan kep uasan supplier karena adanya p roses p embay aran yang tepat pada waktuny a. Requirement-requ irement yan g mem enuhi manfaat p eningk atan image p erusahaan adalah requirement 3.15 – Aging schedule untuk utang jatuh tempo. b. Meningkatkan kep uasan customer Pada saat barang y ang sudah dip esan oleh customer akan dip roses oleh sistem ERP ini, maka sistem akan menentukan tanggal p engiriman barang d an barang sudah harus dikirim sesuai den gan tan ggal y ang sudah disetujui, sehingga customer ju ga akan merasa p uas den gan h asil kerja p erusahaan karena tepat waktu pengirimanny a. Requirement-requ irement yan g m emenuh i manfaat p eningkatan kepuasan customer adalah requiremen t 1.02 – Evaluasi kep uasan customer dan requirement 1.06 – Analisis delivery time. c. Memampukan p erusahaan untuk bersaing secara global. Selain meningkatkan image p erusahaan, sistem ERP juga menjad i nilai kompetitif baru bagi PT CUBIC INDONESIA untuk bersaing d engan p ara p esaing bisnisnya. Hal ini dikaren akan sistem ERP dapat meny ediakan informasi y an g dibutuhkan y ang dap at membantu man ajemen untuk men ganalisis p angsa p asar agar tidak ketin ggalan dar i p esaing b isnis lainny a. Requirement-requ irement y ang memenuh i manfaat perusahaan untuk mampu bersain g secara global adalah requiremen t 1.03 – Sales analysis, requirement 2.04 – Material Requirement Plann ing dan requirement 3.02 – Proy eksi Laporan Keuangan.
231 d. Membantu p roses p engambilan keputusan manajemen. Dengan data real-time y ang dip eroleh setelah p engimp lementasian ERP ini mak a manajem en dap at mengambil kep utusan y ang cepat dan tep at jika ada masalah yang terjadi. Requirement-requ irement y ang memenuhi manfaat dalam memb antu p roses p engambilan keputusan manajem en adalah requiremen t 1.03 – Sales analysis, requirement 1.09 – Analisis Kredit Limit, requirement 3.02 – Proy eksi Laporan Keuangan dan requiremen t 3.10 – Analisa cadan gan p iutang tak tertagih.
4.3.3
Traditio nal Co st Benefit Analysis (TCBA) Analisis biay a-manfaat bertujuan untuk menghasilkan ROI. Terdapat 2
komponen penting dalam melakukan analisis in i, y aitu biay a dan manfaat. Faktor biay a merupakan salah satu faktor y ang men arik p erhatian pihak manajemen dalam imp lementasi sistem y ang baru, k arena imp lementasi sistem baru pasti memerlukan biay a y ang tidak sedikit. B egitu juga dengan imp lementasi sistem ERP y ang memer lukan biay a y ang besar. Biay a y ang dibutuhkan untuk imp lementasi ERP adalah biaya pen gemban gan (d evelopment cost) d an biay a berjalan (ongoing expense). Faktor lain yang p erlu dip erhatikan adalah seb erap a besar manfaat y ang dip eroleh dengan adanya implementasi sistem ERP. Manfaat y ang akan dihitung dalam analisis biaya-manf aat ini adalah m anfaat berwujud (Tangible Benefit) dan manfaat setengah berwujud (Quasi Tangible Ben efit) y ang m erup akan manfaat lan gsung berupa penghematan op erasional y ang d iperoleh p erusahaan d en gan imp lementasi ERP.
232 4.3.3.1 Biaya Investasi/Pengembangan Dalam pengemban gan setiap sistem ERP pasti dibutuhkan sejumlah dana untuk mengemban gk an sistem tersebut yang disebut den gan biay a p engemb an gan (development
cost).
Berikut
ini
akan
dibahas
men gen ai
biaya
investasi/p engemb angan y ang dibutuhkan untuk setiap alternatif p roduk ERP y ang menjad i p ilihan produk bagi PT CUBIC INDONESIA. Perhitungan biaya pengemban gan untuk setiap alternatif p roduk ERP dilakukan den gan men ggunakan lembar kerja b iaya pengemban gan (developmen t cost worksheet).
4.3.3.1.1
Biaya Investasi/Pengembangan Implementasi SAP Business One Biay a investasi/p engemb angan yang dibutuhkan dalam imp lementasi
SAP Business One terdiri dari : 1. Cost Of The Software. Biaya yang dikeluark an untuk membeli software SAP Business One. Jumlah yang harus dibay arkan tergantung dar i ju mlah user dalam perusahaan y ang menggunakan software. Jenis-jen is user dalam SAP Business One terdiri atas 2 jenis, yaitu : Profesional User dan Limited User. Jumlah user y ang ak an menggunakan SAP Business One p ada PT CUBIC INDONESIA, terdiri dari : a. 4 Profesional User : -
Assistant to President Director
-
Finance Manag er
-
Plant Manager
-
Marketing Manager
b. 5 Limited User : -
1 Limited Finan ce
233 -
1 Limited Purchasing
-
1 Limited Sales
-
2 Limited Production
Total cost of the software untuk imp lem entasi SAP Business One p ada PT CUBIC INDONESIA : (1 EUR = 13.400 IDR p er 05/01/10) -
Profesional User
: 4 x 2000 EUR x Rp 13.400 = Rp 107.200.000
-
1 Limited Finan ce
: 1 x 800 EUR x Rp 13.400 = Rp 10.720.000
-
1 Limited Purchasing : 1 x 800 EUR x Rp 13.400 = Rp 10.720.000
-
1 Limited Sales
-
2 Limited Production : 2 x 800 EUR x Rp 13.400 = Rp 21.440.000
: 1 x 800 EUR x Rp 13.400 = Rp 10.720.000
Total cost of software
2.
= Rp 160.800.000
SAP Business One Implementation Cost Biaya yang dikeluarkan untuk membiay ai p roses technical implementation y ang dilakukan oleh business partner SAP Business One : 1. Project Manager
:58 Man days x 550 USD x Rp 9400 = Rp 299.860.000
2. Logistic Consultants :58 Man days x 425 USD x Rp 9400 = Rp 231.710.000 Total Implementation Cost
3.
= Rp 531.570.000
Cost Of Hardware Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian hardware yang dibutuhkan sesuai dengan hardware requirement untuk imp lementasi SAP Business One. Total cost of hardware y ang dibutuhkan untuk implementasi SAP Business One adalah :
234 Tabel 4.20 Cost of Hardware SAP Business One Database server : IBM X3400-M 2 7836-32A (Xeon, E5520 2.26GHz /
Rp 19.040.000
5.86GT, 8MB L2, 80W / 2 x 1GB / 250GB SS SATA) Printer EPSON FX-890 (2 buah)
Rp 6.000.000
Total
Rp 25.040.000
4.3.3.1.2
Biaya Investasi/Pengembangan Implementasi Microsoft Dynamics AX Biaya investasi/p engemban gan yang dibutuhkan dalam implementasi
Microsoft Dynamics AX terdiri dari : 1. Software Liscence Biay a y ang dik eluark an untuk membeli software Microsoft dynamics AX. Jumlah yang harus dibay arkan tergantung dari jumlah user d alam p erusahaan yang men ggun akan software. Jumlah user yang akan menggunakan Microsoft Dy namics AX p ada PT CUBIC INDONESIA adalah 9 user y ang terdiri dari Assistant to Presid ent Director user, Finance Manager user, plant manager user, Marketing Manager user, staff finance user, staff sales user, staff purchasing user, 2 staff production user. Total software liscence untuk implementasi Microsoft Dy namics AX pada PT CUBIC INDONESIA (1 USD = 9.400 IDR per 05/01/10) adalah 9 user x 2,875 USD/user x Rp 9.400 = Rp 243.225.000 2. Service Time and Material Man-month Biay a yang dikeluarkan untuk membiay ai proses implementasi y ang dilakukan. Biaya ini terdiri dari biay a jasa dan material y ang dikeluark an oleh orang y an g bertan ggung jawab untuk melakukan p roses imp lementasi. Service
235 Time and Material Man-month untuk mengimp lementasikan M icrosoft Dy namics AX dengan 243 m an days adalah 35.500 USD x Rp 9.400 = Rp 333.700.000. 3. Server Ada 2 jenis server y ang dibutuhkan untuk mengimplementasikan Microsoft Dy namics AX, y aitu Application Server dan Database Server . Biaya yang dikeluarkan untuk membeli ap plication server adalah 4,600 USD dan database server adalah 6,800 USD. Total biay a server yang dibutuhkan untuk imp lementasi Microsoft Dynamics AX adalah : Tabel 4.21 Biay a Serv er M icrosoft Dynamics AX Description App lication Server
Price
x3400 M2, Xeon 4C E5520 80W 2.26GHz/1066Mhz/8MB, 2x1GB, O/Bay 2.5in HS SAS/SATA, SR BR10i, DVDROM, 670W p /s, Tower 4GB DDR3-1333 2Rx4 LP RDIMM 4 IBM 146 GB 2.5in SFF Slim-HS 10K 6Gbps ServeRAID-M R10i SAS/SATA Controller ServeRAID-M R10i Li-Ion Battery Sub Total
Database Server
x3400 M2, Xeon 4C E5520 80W 2.26GHz/1066Mhz/8MB, 2x1GB, O/Bay 2.5in HS SAS/SATA, SR BR10i, DVDROM, 670W p /s, Tower 4GB DDR3-1333 2Rx4 LP RDIMM 4
Rp . 43.240.000
236 IBM 146 GB 2.5in SFF Slim-HS 10K 6Gbps ServeRAID-M R10i SAS/SATA Controller ServeRAID-M R10i Li-Ion Battery Sub Total
Rp . 63.920.000
TO TAL
3.
Rp . 107.160.000
OS and SQL Data base Biay a y ang dikeluarkan untuk membeli Operating System dan SQL Data base y ang dibutuhkan untuk mengop erasikan M icrosoft Dy namics AX adalah : Tabel 4.22 Biay a OS dan SQL Database Microsoft Dynamics AX Description
Price (USD)
WinSvrStd 2008 SNGL OLP NL
Rp . 12.840.400
WinSvrCAL 2008 SNGL OLP NL DvcCAL
Rp . 1.316.000
M icrosoft SQL Server 2008 Standard Runtime Edition
Rp 8.053.920
(English) 8 153.00 107.10 856.80 M icrosoft Dy namix AX 2009 M edia kIt
Rp . 94.000
WinSvrStd 2008 32bitx64 ENG DiskKit M VL DVD
Rp . 235.000
TOTAL
Rp . 22.539.320
Tabel 4.23 Perbandin gan Biay a Investasi/Pengemban gan SAP Business One dan Microsoft Dy namics AX Keterangan
S AP Business O ne
Keterangan
Microsoft Dynamics AX
Cost Of Software.
Rp 160.800.000
Software Liscence
Rp 243.225.000
Implementation
Rp 531.570.000
Service Time and
Rp 333.700.000
237 Cost
Material Manmonth
Cost Of
Rp 25.040.000
Hardware
Server
Rp 107.160.000
OS and SQL Data
Rp 22.539.320
base Total
Rp 717.410.000
Total
Rp 706.624.320
4.3.3.2 Biaya Berjalan Biay a berjalan adalah biaya yang muncul setelah sistem ERP di imp lementasikan dalam p erusahaan. Biay a berjalan yang akan dihitun g, y aitu biaya berjalan selama lima tahun k edep an dimulai dari tahun 2010 sampai 2014. Ber ikut ini akan dibahas men genai b iay a berjalan y ang dik eluark an untuk setiap alternatif produk ERP y ang menjadi pilihan produk bagi PT CUBIC INDONESIA.
4.3.3.2.1
Biaya Berjalan Implementasi S AP Business O ne Biay a berjalan yang dikeluark an dalam imp lem entasi SAP Business One
disebut dengan maintenance fee y ang dip eroleh dari hasil p erkalian 17% x total cost of software. Main tenance fee setiap tahunny a adalah 17% x 160.800.000 = Rp 27.336.000. Tabel 4.24 Biay a Berjalan Imp lem entasi SAP Business One 2010
2011
2012
2013
2014
Rp 27.336.000
Rp 27.336.000
Rp 27.336.000
Rp 27.336.000
Rp 27.336.000
4.3.3.2.2
Biaya Berjalan Implementasi Microsoft Dynamics AX Biaya berjalan yang dik eluarkan dalam imp lementasi Microsoft
Dy namics AX adalah Business Read y Enhancement Plan (BREP) y ang merupakan biay a maintenance y ang harus dibay arkan setiap tahunny a. BREP setiap tahunnya
238 untuk 1 user liscence adalah 460 USD. Total BREP untuk 9 user liscence p ada PT CUBIC INDONESIA adalah 9 user liscence x 460 USD x Rp 9.400 =
Rp
38.916.000 per tahun. Tabel 4.25 Biay a Berjalan Imp lem entasi Microsoft Dynamics AX 2010
2011
2012
2013
2014
Rp 38.916.000
Rp 38.916.000
Rp 38.916.000
Rp 38.916.000
Rp 38.916.000
4.3.3.3 Perhitungan Tangib le Benefit 4.3.3.3.1
Pengurangan Biaya Lembur
Biay a lembur dalam perusahaan diseb abkan o leh adany a p roduksi dalam jumlah yan g besar sehin gga memerluk an extra time dari setiap karyawan untuk menyelesaikan proses produksi serta pembuatan lap oran produksi dan kualitas har ian dari setiap produk. Biay a lembur tersebut dapat diatasi dengan pengimplementasian ERP, apabila beb erap a requirement dalam analisis fit/gap yang terkait den gan pengefektifan proses pembuatan laporan dan pembuatan jadwal p roduksi serta ketersediaan m aterial dalam p roses p roduksi dapat dip enuhi oleh produk ERP y ang akan diimp lementasikan dalam PT CUBIC INDONESIA. Dengan ERP, proses penyusunan laporan dap at menjadi lebih efektif, p roses p roduksi p un bisa selesai tep at p ada waktunya karena setiap detil p roduksi telah diidentifikasi d engan jelas dalam production schedule. B iay a lembur ini d itujukan untuk dep artemen Production dan Quality Assurance(QA). Adap un p erhitungan biaya lembur dalam PT CUBIC INDONESIA untuk setiap karyawan mengikuti perhitungan biaya lembur yang telah ditetap kan oleh Dep artemen Tenaga Kerja den gan rumus (total lembur/ 173)*Gaji Pokok. Jumlah jam lembur p er kary awan dalam departemen Production dan QA, y aitu :
239 Tabel 4.26 Jam Lembur Kary awan Jenis Lembur
Hari Kerja
Jumlah Jam Lembur
Jumlah Jam Lembur
Jumlah Jam Lembur
(p er minggu)
(per bulan)
(p er tahun)
3 jam
12 jam
144 jam
(3jam x 4 m inggu)
(12 jam X 12 bulan)
8 jam
72 jam
(Senin-Jumat) Hari Libur
-
(Sabtu)
(8 jam X 12 bulan)
1. Pengurangan biaya lembur dalam proses produksi. Requirement d alam analisis fit/gap y ang terkait den gan pengefektifan p embuatan jadwal produksi adalah requirement 4.07 – production schedule dan requirement 2.04 – Ma terial Requiremen t Planning. Den gan adany a fasilitas y ang memad ai saat pembuatan production schedule, maka semua faktor p endukung dalam production schedule y aitu time, material, dan man y ang dibutuhkan sudah ditentukan dengan jelas sehingga karyawan dalam dep artemen production dan quality assurance tidak memerluk an extra time dan tenaga untuk menyelesaik an suatu p roduksi. Selain p enentuan production schedule, kebutuhan p erusahaan akan adany a MRP juga dap at menguran gi jam lembur k ary awan. Hal ini dikarenakan dukun gan d ari ketersediaan material san gatlah p enting untuk menentukan lamanya waktu untuk setiap aktivitas yang ada dalam production schedule. Waktu penyelesaian produksi dap at mengalami p enundaan jika p erusahaan mengalami k ehabisan material. Hal in i dap at mengak ibatkan munculnya jam lembur bagi kary awan untuk meny elesaikan p roduksi tep at p ada waktuny a, sehingga b isa dik irim kep ada customer sesuai den gan tanggal y ang dijanjikan. Jumlah kary awan dalam dep artemen Production
dan Quality
240 Assurance y ang mengikuti lembur secara berturut-turut adalah 70 orang dan 3 orang. Apabila kedua requirement tersebut dap at dipenuhi oleh p ilih an produk ERP yang akan diimp lementasikan dalam PT CUBIC INDONESIA, maka biaya lembur pun dapat ditekan untuk dep artemen Production. Perhitungan m anfaat y ang dap at dip eroleh dari p enguran gan b iaya lembur adalah sebagai berikut : a. Biay a lembur pada hari kerja p er kary awan p ada dep artemen Produksi dan QA. 1 jam x 1,5
= 1,5
2 jam x 2
= 4
TOTAL p er minggu = 5,5 / 173 x 2.000.000 = 63.583,82 TOTAL p er bulan
= 254.335,28
(63.583,82 x 4 min ggu)
TOTAL p er tahun
= 3.052.023,36 (254.335,28 x 12 bulan)
b. Biay a lembur pada hari libur per karyawan p ada dep artemen Produksi dan QA. 8 jam x 2
= 16 /173 x 2.000.000
TOTAL p er bulan
= 184.971,1
TOTAL p er tahun
= 2.219.653,2 (184.971,1 x 12 bulan)
Total biay a lembur yang dapat ditekan untuk dep artemen Production d an QA: Tabel 4.27 Biay a Lembur Dep artemen Production dan QA – Proses Produksi Jenis Lembur
Hari Kerja ( Senin-Jumat)
Production Per bulan
Per tahun
18.566.475,44
222.797.705,3
(73 orang * 254.335,28) (12bulan * 18.566.475,44) Hari Libur ( Sabtu)
13.502.890,3
162.034.683,6
241 (73 orang * 184.971,1)
(12bulan * 13.502.890,3)
32.069.365,7
384.832.388,9
TOTAL BIAYA LEMBUR DEPT.PROD
Total p enguran gan biaya lembur karena adany a p engef ektifan p embuatan jadwal produksi selama 5 tahun ke dep an (2010-2014) den gan tin gkat kenaik an gaji dalam PT CUBIC INDONESIA mencap ai 10% setiap tahunny a adalah : Tabel 4.28 Total Penguran gan Biaya Lembur – Proses Produksi 2010
2011
2012
2013
2014
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
384.832.388,9
423.315.627,8
465.647.190,5
512.211.909,6
563.433.100,6
2. Pengurangan biaya lembur dengan pengefektifan pembuatan laporan analisa pro duksi aktual harian oleh departemen Productio n (Supervisor pro duksi). Requirement dalam an alisis fit/gap yang terkait dengan p engefektifan laporan analisa produksi aktual harian adalah requ irement no 4.05 – Analisa p roduksi aktual harian den gan jadwal p roduksi. Jumlah supervisor p roduksi y ang bertanggun g jawab untuk membuat lap oran aktual p roduksi adalah 2 orang. Ap abila requirement tersebut dap at dipenuhi oleh p ilihan p roduk ERP yang akan diimplementasikan dalam PT CUBIC INDONESIA, maka biay a lembur pun dapat ditekan. Perhitungan manfaat y ang dapat dip eroleh dari p enguran gan biaya lembur adalah sebagai b erikut : a.
Biay a lembur p ada hari k erja p er kary awan p ada dep artemen Production. 1 jam x 1,5
= 1,5
2 jam x 2
= 4
TOTAL p er minggu
= 5,5 / 173 x 2.000.000 = 63.583,82
242 TOTAL p er bulan
= 254.335,28
(63.583,82 x 4 min ggu)
TOTAL p er tahun
= 3.052.023,36 (254.335,28 x 12 bulan)
b. Biay a lembur p ada hari libur p er kary awan p ada dep artemen Production 8 jam x 2
= 16 /173 x 2.000.000
TOTAL p er bulan
= 184.971,1
TOTAL p er tahun
= 2.219.653,2 (184.971,1 x 12 bulan)
Total biay a lembur yang dapat ditekan untuk dep artemen Production : Tabel 4.29 Biay a Lembur Dep artemen Production – Lap oran Aktual Harian Jenis Lembur
Production
Hari Kerja ( Senin-Jumat)
Hari Libur ( Sabtu)
TOTAL BIAYA LEMBUR DEPT.
Per bulan
Per tahun
508.670,56
6.104.046,72
(2orang * 254.335,28)
(12bulan * 508.670,56)
369.942,2
4.439.306,4
(2orang * 184.971,1)
(12bulan * 369.942,2)
878.612,76
10.543.353,12
PRODUCTION
Total p enguran gan biaya lembur karena ad any a pengefektifan p embuatan lap oran analisa produksi aktual harian selama 5 tahun ke depan (2010-2014) dengan tingkat kenaik an gaji dalam PT CUBIC INDONESIA mencapai 10% setiap tahunnya adalah : Tabel 4.30 Total Penguran gan Biaya Lembur – Lap oran Aktual Harian 2010
2011
2012
2013
10.543.353,12 11.597.688,43 12.757.457,27 14.033.203
2014 15.436.523,3
243 3. Pengurangan biaya lembur dengan pengefektifan pembuatan laporan harian kualitas inline pro duksi. Requirement d alam analisis fit/gap y ang terkait den gan pen gefektifan p embuatan laporan harian kualitas inline p roduksi adalah requirement 4.09 – Lap oran harian kualitas inline produksi. Jumlah karyawan departemen QA adalah 2 or ang. Ap abila p roduk ERP y ang diimplementasikan dapat memenuhi requirement tersebut maka biay a lembur p un dapat ditekan untuk dep artemen QA. Perhitungan manfaat yang d ap at diperoleh dari pengurangan biay a lembur adalah sebagai berikut : a.
Biay a lembur p ada hari k erja p er kary awan p ada dep artemen QA 1 jam x 1,5
= 1,5
2 jam x 2
= 4
TOTAL p er minggu = 5,5 / 173 x 2.000.000 = 63.583,82 TOTAL p er bulan
= 254.335,28
(63.583,82 x 4 min ggu)
TOTAL p er tahun
= 3.052.023,36 (254.335,28 x 12 bulan)
b. Biay a lembur p ada hari libur p er kary awan p ada dep artemen QA 8 jam x 2
= 16 /173 x 2.000.000
TOTAL p er bulan
= 184.971,1
TOTAL p er tahun
= 2.219.653,2 (184.971,1 x 12 bulan)
Total biay a lembur yang dapat ditekan untuk dep artemen QA : Tabel 4.31 Biay a Lembur Dep artemen QA – Lap oran Kualias Inline Jenis Lembur
Hari Kerja (Senin-Jum at)
QA Per bulan
Per tahun
508.670,56
6.104.046,72
244
Hari Libur (Sabtu)
TOTAL BIAYA LEM BUR DEPT. QA
(2orang * 254.335,28)
(12bulan * 508.670,56)
369.942,2
4.439.306,4
(2orang * 184.971,1)
(12bulan * 369.942,2)
878.612,76
10.543.353,12
Total p enguran gan biaya lembur karena adanya pengefektifan lap oran harian kualitas inlin e p roduksi selama 5 tahun ke dep an (2010-2014) dengan tingkat kenaikan gaji dalam PT CUBIC INDONESIA mencap ai 10% setiap tahunnya adalah : Tabel 4.32 Total Penguran gan Biaya Lembur – Lap oran Aktual Harian 2010
2011
2012
2013
10.543.353,12 11.597.688,43 12.757.457,27 14.033.203
2014 15.436.523,3
245
Total pengurangan biaya lem bur selam a 5 tahun ke depan (2010-2014) adalah sebagai berikut : Tabel 4.33 Total Penguran gan Biaya Lem bur selama 5 tahun Jenis pengurangan Proses Produksi
2010
2011
2012
Rp
384.832.388,9
423.315.627,8 465.647.190,5 512.211.909,6 563.433.100,6
Pengefektifan pembuatan laporan analisa pro duksi aktual
Rp.
Rp.
harian
10.543.353,12
11.597.688,43 12.757.457,27 14.033.203
15.436.523,3
Pengefektifan lapor an harian k ualitas inline produksi
Rp.
Rp.
Rp.
10.543.353,12
11.597.688,43 12.757.457,27 14.033.203
15.436.523,3
Rp.
Rp.
Rp.
405.919.095,1
446.511.004,7 491.162.105
Rp.
Rp.
Rp.
Rp
2014
Rp
TOTAL PENGURANGAN
Rp
2013
Rp.
Rp.
Rp.
Rp
Rp.
540.278.315,6 594.306.147,2
246
4.3.3.3.1.1 Manfaat yang diperoleh dalam pengurangan biaya lembur dengan penerapan SAP Business One Requirement dalam analisis fit/gap yan g terkait dengan penguran gan biaya lem bur, yan g dapat dip enuhi oleh SAP Busin ess One, adalah : Tabel 4.34 Pem enuhan Requirement untuk Pen guran gan Biay a Lem bur SAP Business One Jenis pengurangan
Requirement
biaya lembur
Ranking
Degree of Fit
Bobot SAP
Bobot Maksimal (asumsi
Requirement
(bobot)
Business One
requirement = Fit)
(bobot) Penguran gan biaya lem bur
requirement 2.04
proses produksi
(Material
H (3)
F (2)
6
6
H (3)
P (1)
3
6
Requirement Planning) requirement 4.07 (Production schedu le) TO TAL Bobot Requirement 2.04 dan 4.07 9
12
247
Penguran gan biaya lem bur
requirement 4.05
dengan pen gef ektifan
(Analisa produksi
pem buatan lapor an analisa
aktual h arian
produksi akt ual harian
den gan jadwal
M (2)
F (2)
4
4
M (2)
P (1)
2
4
produk si) Penguran gan biaya lem bur
requirement 4.09
dengan pen gef ektifan
(laporan har ian
pem buatan lapor an harian
kualitas inline
kualitas inlin e produksi.
produk si)
Tabel diatas memperlih atkan bahwa m anfaat yan g dipero leh ber dasarkan jenis Pen gurangan biaya lem bur : a. Penguran gan biaya lem bur den gan pen gefektifan p em buatan jadwal pro duk si adalah 75% ( (9 /12) x 100% ) b. Penguran gan biaya lem bur den gan pen gefektifan p em buatan laporan an alisa pro duk si aktual harian adalah 100% ( (4/4) x 100% ) c. Penguran gan biaya lem bur den gan pen gefektifan p em buatan laporan har ian kualitas inline pro duksi adalah 50% ( (2/4) x 100% )
248
Total m anfaat yang diperoleh dalam pengurangan biaya lem bur dengan penerapan SAP Business O ne adalah sebagai berikut : Tabel 4.35 Total Manfaat Pen guran gan Biaya Lem bur SAP Busin ess One Jenis pengurangan
2010
2011
2012
2013
2014
Pengefektifan pembuatan jadwal
Rp 288.624.291,7
Rp 317.486.720,9
Rp 349.235.392,9
Rp 384.158.932,2
Rp 422.574.825,5
produksi
(75% x Rp.
(75% x Rp.
(75% x Rp.
(75% x Rp.
(75% x Rp.
384.832.388,9)
423.315.627,8)
465.647.190,5)
512.211.909,6)
563.433.100,6)
Pengefektifan pembuatan laporan
Rp 10.543.353,12
Rp 11.597.688,43
Rp 12.757.457,27
Rp 14.033.203
Rp 15.436.523,3
analisa produksi aktual harian
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
10.543.353,12)
11.597.688,43)
12.757.457,27)
14.033.203)
15.436.523,3)
Pengefektifan lapor an harian
Rp 5.271.676,56
Rp 5.798.844,22
Rp 6.378.728,64
Rp 7.016.601,50
Rp 7.718.261,65
kualitas inlin e produksi
(50% x Rp
(50% x Rp
(50% x Rp
(50% x Rp
(50% x Rp
10.543.353,12)
11.597.688,43)
12.757.457,27)
14.033.203)
15.436.523,3)
Rp 304.439.321,4
Rp 334.883.253,5
Rp 368.371.578,8
Rp 405.208.736,7
Rp 445.729.610,4
TO TAL PENG URANGAN BIAYA LEMB UR
249
4.3.3.3.1.2 Manfaat yang diperoleh dalam pengurangan biaya lembur dengan penerapan Microsoft Dynamics AX Requirement dalam analisis fit/gap yan g terkait dengan penguran gan biaya lem bur, yan g dapat dip enuhi oleh Microsoft Dyn amics AX, adalah : Tabel 4.36 Pem enuhan Requirement untuk Pen guran gan Biay a Lem bur Microsoft Dynamics AX Jenis pengurangan
Requirement
biaya lembur
Penguran gan biaya lem bur
requirem ent 2.04 (Material
dengan pen gef ektifan
Requirem ent Planning)
pem buatan jadwal produksi
requirem ent 4.07 (Production
Ranking
Degree of
Bobot Microsoft
Bobot Maksimal
Requirement
Fit
Dynam ics AX
(asumsi
(bobot)
(bobot)
requirement = Fit)
H (3)
F (2)
6
6
H (3)
F (2)
6
6
schedule) TO TAL Bo bot Requirement 2.04 dan 4.07 12 Penguran gan biaya lem bur
requirem ent 4.05 (An alisa
dengan pen gef ektifan
produksi akt ual h arian dengan
pem buatan lapor an analisa
jadwal produksi)
M (2)
F (2)
4
12 4
250
produksi akt ual harian Penguran gan biaya lem bur
requirem ent 4.09 (lapor an
dengan pen gef ektifan
harian kualitas inlin e pro duksi)
M (2)
P (1)
2
4
pem buatan lapor an harian kualitas inlin e produksi.
Tabel diatas memperlih atkan bahwa m anfaat yan g dipero leh ber dasarkan jenis Pen gurangan biaya lem bur : a. Penguran gan biaya lem bur den gan pen gefektifan p em buatan jadwal pro duk si adalah 100% ( (12/12) x 100 % ) b. Penguran gan biaya lem bur den gan pen gefektifan p em buatan laporan an alisa pro duk si aktual harian adalah 100% ( (4/4) x 100%) c. Penguran gan biaya lem bur den gan pen gefektifan p em buatan laporan har ian kualitas inline pro duksi adalah 50% ( (2/4) x 100% )
251
Total m anfaat yang diperoleh dalam pengurangan biaya lem bur dengan penerapan Microsoft Dynamics AX adalah sebagai berikut : Tabel 4.37 Total Manfaat Pen guran gan Biaya Lem bur Microsoft Dyn am ics AX Jenis pengurangan Proses Produksi
2010
2011
2012
2013
2014
Rp 384.832.388,9
Rp 423.315.627,8
Rp 465.647.190,5
Rp 512.211.909,6
Rp 563.433.100,6
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
384.832.388,9)
423.315.627,8)
465.647.190,5)
512.211.909,6)
563.433.100,6)
Pengefektifan pembuatan
Rp 10.543.353,12
Rp 11.597.688,43
Rp 12.757.457,27
Rp 14.033.203
Rp 15.436.523,3
laporan analisa pro duk si aktual
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
harian
10.543.353,12)
11.597.688,43)
12.757.457,27)
14.033.203)
15.436.523,3)
Pengefektifan lapor an harian
Rp 5.271.676,56
Rp 5.798.844,22
Rp 6.378.728,64
Rp 7.016.601,50
Rp 7.718.261,65
kualitas inlin e produksi
(50% x Rp
(50% x Rp
(50% x Rp
(50% x Rp
(50% x Rp
10.543.353,12)
11.597.688,43)
12.757.457,27)
14.033.203)
15.436.523,3)
TOTAL PENGURANGAN BIAYA LEMBUR
Rp 400.647.418,6
Rp 440.712.160,4
Rp 484.783.376,4
Rp 533.261.714,1
Rp 586.587.885,6
252 4.3.3.3.2
Pengurangan Biaya Listrik
Pengurangan biay a listrik diak ibatkan kar ena ad any a pengurangan jam lembur dar i setiap karyawan. Perhitungan biaya listrik dalam PT CUBIC INDONESIA menggunakan tarif y ang dikelu arkan oleh PT Cikarang Listrindo. Berdasarkan day a y ang digunakan, PT CUBIC INDONESIA termasuk dalam golongan tarif I-4 TM, yaitu golongan industri besar yang mem ilik i tegan gan menen gah. Perhitungan Tarif listrik setiap bulanny a tidaklah sam a kar ena Cikarang listrindo merup akan p erusahaan swasta dan penentuan tarif listriknya menggunakan USD sehingga tarif listrik setiap bulan tergantung fluktuasi nilai USD. Total hari kerja d alam satu bulan adalah 20 hari kerja dan jumlah jam kerja setiap harinya adalah 8 jam k erja. Total jam ker ja norm al dalam 1 bulan ad alah 160. Total jam kerja rata-rata jika terjadi lembur setiap bulan yaitu 180 jam k erja (160 jam kerja normal + 12 jam lembur pada hari kerja + 8 jam lembur pada h ari libur). Manfaat ekonomis yang diperoleh atas p enguran gan biay a listrik dihitung den gan men ggunakan metode least square untuk memp eroleh biay a tetap listrik dan biay a variable listrik p er jam kerja. Perhitun gan tersebut dapat dilihat dalam table 4.38.
253
Tabel 4.38 Perh itun gan Biaya Listrik Metode Least Square Bulan
Biaya Listrik (yi)
Selisih rata-rata
Jam Tenaga
Selisih rata-rata jam
Kuadrat Selisih r ata-
Hasil p erkalian antara
biaya listrik (yi - x )
Kerja (xi)
tenaga kerja (x i - x )
rata jam TK (xi - x )2
(xi - x ) dan (yi - x )
Januari
Rp 64,315,678
Rp 1,962,181
30465
(1,105)
1221025
Rp (2,168,209,637)
Februari
Rp 63,806,273
Rp 1,452,776
30696
(874)
763876
Rp (1,269,725,933)
Maret
Rp 60,647,701
Rp (1,705,796)
31466
(104)
10816
Rp 177,402,819
April
Rp 57,574,771
Rp (4,778,726)
32390
820
672400
Rp (3,918,555,593)
Mei
Rp 61,278,381
Rp (1,075,116)
30773
(797)
635209
Rp 856,867,718
Juni
Rp 66,541,182
Rp 4,187,685
30542
(1,028)
1056784
Rp (4,304,939,837)
Juli
Rp 57,980,133
Rp (4,373,364)
31158
(412)
169744
Rp 1,801,826,105
Agustus
Rp 60,026,153
Rp (2,327,344)
33006
1,436
2062096
Rp (3,342,066,463)
September
Rp 65,642,763
Rp 3,289,266
31174
(396)
156816
Rp (1,302,549,204)
O ktober
Rp 55,972,232
Rp (6,381,265)
31620
50
2500
Rp (319,063,267)
November
Rp 62,245,376
Rp (108,121)
31312
(258)
66564
Rp 27,895,304
Desember
Rp 72,211,325
Rp 9,857,828
34238
2,668
7118224
Rp 26,300,684,215
Total
Rp 748,241,968
Rp 0
378840
0
13936054
Rp 12,539,566,227
Rata-rata
Rp 62,353,497
31570
254 Tarif variable untuk biaya listrik (b), dihitung sebagai berikut :
b=
∑ (x − x )( y − y ) ∑ ( x − x) i
i
i
b=
Rp 12.539.566 ,227 13936054
b = Rp 899,79 / jam kerja lan gsung Biay a tetap listrik, dihitung dengan m en ggunakan p ersamaan garis linear sebagai berikut :
y = a + bx Rp 62.353.497 = a + (Rp 899,79) (31570) Rp 62.353.497 = a + Rp 28,406,470
a = Rp 62.353.497 – Rp 28,406,470 a = Rp 33,947,026.91 Total jam kerja nor mal per karyawan adalah 160 jam. T otal karyawan p ada PT CUBIC INDONESIA adalah 188 or an g. Total biaya listrik y ang akan dibay ar dengan adanya penghematan biay a lembur ad alah seb agai b erikut :
y = a + bx = Rp 33.947.026.91 + (Rp 899,79) (30080) = Rp 33.947.026,91 + Rp 27.065.683,2 = Rp 61.012.710,11 = Rp 61.012.710
255 Total p enguran gan biaya listrik dengan ad any a p enguran gan biaya lembur adalah sebagai ber ikut: Tabel 4.39 Pengur angan Biay a Listrik Rata-rata p enguran gan setiap bulan (Rp 62.353.497 - Rp
Rp 1.340.787
61.012.710) Rata-rata p enguran gan setiap tahun (12 bulan x Rp 1.340.787)
Rp 16.089.444
Total pengurangan biaya listrik selama 5 tahun ke depan (2010-2014) dengan asumsi tingkat kenaikan tarif listrik per tahun sebesar 10% adalah : Tabel 4.40 Total Penguran gan Biaya Listrik selama 5 tahun 2010
2011
2012
2013
2014
Rp 16.089.444
Rp 17.698.388
Rp 19.468.227
Rp 21.415.050
Rp 23.556.555
Berdasarkan hasil an alisa fit/gap diperoleh bahwa software SAP Business One maup un M icrosoft Dy namics AX telah memenuhi requ irement perusahaan(tidak ada requirement y ang bernilai gap) untuk menguran gi aktivitas op erasional y ang dap at meny ebabkan munculny a jam lembur yang p ada akhirny a akan menin gkatkan biay a p emakaian listrik. Hal tersebut mengartikan bahwa den gan penerapan kedua software tersebut, PT CUBIC INDONESIA dapat memp eroleh manfaat ekonomis atas pengurangan biay a listrik sep erti yang terdap at p ada tabel 4.40.
256
4.3.3.3.3
Pengurangan Biaya Kertas
Dengan p enerap an ERP, m aka frekuensi penggunaan kertas dapat dikurangi karena ERP memudahkan p roses p ertukaran data dan inform asi antar departemen dalam p erusahaan sehingga ketika kary awan membutuhkan akses ke departemen lain, karyawan dap at langsun g men gakses ke sistem ERP sesuai dengan hak akses yang ditetapkan p erusahaan. Frekuensi p enggunaan kertas dalam
PT CUBIC
INDONESIA tergolon g cukup tinggi karena sistem yang b erjalan sekaran g in i belum men gintegrasikan semua dep artemen dalam perusahaan, sehin gga proses pertukaran data masih dilaksanakan secar a manual. Adapun p emakaian kertas dalam perusahaaan adalah sebagai berikut : 1.
Sales Order (SO) dan Surat Jalan (SJ) y ang telah dibuat oleh dep artemen Marketing harus di cetak terlebih dahulu kemudian diberikan ke departemen lain yang terkait. SO akan d icetak sebanyak 3 rangkap kemud ian did istribusikan ke dep artemen Production, Production Planning&Inventory Control (PPIC),
feedback PPIC, dan arsip Sales,. SJ akan dicetak sebanyak 5 rangkap kemudian didistribusikan ke Invoice, Accounting, Copy Customer, Security, dan arsip dep artemen Production Planning&Inventory Control(warehouse). 2.
Surat Permintaan Pembelian yang telah dibu at oleh dep artemen y ang melakuk an permintaan p embelian harus di cetak terlebih dahulu sebany ak 3 rangk ap kemudian didistribusikan ke d ep artemen Purchasing sebany ak 2 rangk ap (rangk ap putih dan kuning) r an gkap p utih akan diarsip kan bersam a den gan
Purchase Order sedangkan rangk ap kuning akan d iarsip tersendiri oleh dep artemen Purchasing, 1 rangkap nya lagi akan diberikan kepada dep artemen
Production Planning&Inventory Con trol.
257 3.
Surat T anda Penerimaan Bar ang (ST PB) dibuat oleh departemen PPIC kemudian dicetak sebany ak 4 rangk ap dan diberikan kep ada Supplier, Accounting, arsip PPIC (warehouse), dan Purchasing.
4.
Bukti Permintaan Barang Internal dibuat oleh PPIC (warehouse) kemudian dicetak sebany ak 3 rangkap dan diberikan k ep ada PPIC (admin), pemohon, dan arsip PPIC (warehouse).
5.
Daftar stock barang jadi akan dicetak setiap minggu oleh bagian PPIC rata-rata sebany ak 150 lembar untuk diarsipkan.
6.
Invoice
(Faktur
Penjualan)
y ang
telah
dibuat
oleh
dep artemen
Finance&Accounting akan dicetak sebany ak 3 r angkap dan dib erikan kep ada customer copy, arsip accounting staff, dan arsip Finance&Accoun ting Manager. Invoice tersebut akan digunakan untuk melakukan p enagihan k epada customer . Solusi y ang ditawarkan ERP untuk menguran gi p emakaian k ertas, y aitu :
- Solusi untuk p emakaian kertas y ang terkait den gan p roses p ertukaran data dan informasi y ang d ibutuhkan adalah d engan ad any a p engintegrasian setiap dep artemen yang terkait dengan pemrosesan sebuah transaksi. Saat dep artemen Finance&Accounting akan m elakukan p roses invoicing, maka dep t. F&A dapat langsung m en gakses informasi p enjualan y ang terkait dengan customer y ang bersangkutan. B egitu p ula saat dep t. F&A akan membay ar tagih an y ang diberik an
supplier , maka dep t. F&A dap at langsun g m en gakses infor masi p embelian y ang terkait dengan supplier yang bersangkutan. Semua akses antar dep artemen dapat dilakukan oleh user y ang telah dib eri hak akses terhad ap suatu modul y ang terkait.
- Solusi untuk p emakaian kertas yang dilakukan oleh dep artemen PPIC untuk mencetak daftar baran g jadi setiap mingguny a adalah dengan tersedianya fasilitas
258
update stock barang jadi sehingga informasi tentang b arang jad i dapat dilihat kap an saja tanp a p erlu dicetak terlebih dahulu. Perhitungan atas p enguran gan biaya kertas dibagi menjadi 2, y aitu :
1.
Pengurangan biaya kertas karena adanya sistem yang terintegrasi.
Requirement d alam analisis fit/gap yang terkait den gan adany a sistem y ang terintegrasi untuk setiap bagian dalam PT CUBIC INDONESIA adalah
requirement system integration. Den gan ad any a sistem y ang terintegrasi maka proses pertukaran data antar dep artemen untuk mendukung aktivitas dalam dep artemen y ang terkait lebih efektif tanpa pencetakan dokumen atau informasi yang dibutuhkan. Apabila requirement tersebut dap at dip enuhi maka biaya penggunaan kertas dapat dikurangi dengan p erhitungan sebagai berikut :
-
Penghematan p enggunaan kertas untuk mencetak Sales Order Saat departemen sales menerima order dar i customer maka sales akan membuat Sales Order(SO) kemudian mencetak SO tersebut sebanyak 3 rangkap . Diharap kan dengan adany a p enggunaan ERP, m aka setiap terjadi transaksi p enjualan hany a membutuhkan sales order sebany ak 1 rangkap yang akan dicetak oleh dep artemen Sales kemudian sales admin akan meminta otorisasi d ari PPIC untuk sales order tersebut. Hal
ini
memperlihatkan bahwa dengan p enggunaan ERP tingkat p enghematan kertas untuk setiap transaksi p enjualan adalah sebany ak 2 lembar. Rata-rata transaksi p enjualan y ang ada p ada PT CUBIC INDONESIA sebany ak 30 transaksi p er bulan. Penghematan atas penggunaan kertas untuk mencetak setiap sales order dalam transaksi penjualan dap at dihitung sebagai berikut :
259 Tabel 4.41 Perhitungan Pengh ematan Biaya Kertas (Sales Order) Jumlah kertas y ang dap at dihemat setiap transaksi p ejualan
2 lembar
Rata-rata transaksi penjualan per bulan
30 transaksi
Total p enghem atan jumlah kertas per bulan
60 lembar
(30 transaksi x 2 lembar)
Rp . 3.120
Total p enghem atan biaya kertas p er bulan
⎞ ⎛ 60 xRp.26000 ⎟ ⎜ ⎠ ⎝ 500 Rp . 37.440
Total p enghem atan biaya kertas p er tahun (Rp . 3.120 x 12 bulan)
-
Penghematan p enggunaan kertas untuk mencetak Sur at Jalan. Dalam melakukan p engiriman PT CUBIC INDONESIA mencetak Surat Jalan sebanyak 5 ran gkap. Diharap kan dengan adany a p enggunaan ERP, maka setiap p engir iman hany a membutuhkan surat jalan sebany ak 2 r angkap , dimana ran gkap p ertama akan diberikan k ep ada customer sebagai bukti bahwa barang telah dikirim d an ran gkap kedua akan d iberikan kep ada p ihak
security PT CUBIC INDONESIA dengan tujuan untuk melakukan pengontrolan
atas
barang
y ang
keluar
dari
p erusahaan.
Hal
ini
memperlihatkan total penghematan k ertas untuk setiap transaksi p engiriman adalah seb any ak 3 lembar. Rata-rata ju mlah pengir iman y ang terjadi selama satu bulan sebany ak 200 pengiriman, diman a tiap p engiriman membutuhkan adanya bukti p engir iman, y aitu surat jalan. Penghem atan atas p enggun aan kertas untuk mencetak surat jalan dap at dihitung sebagai berikut :
260 Tabel 4.42 Perhitungan Pen ghematan Biay a Kertas (Surat Jalan) Jumlah kertas y ang dap at dihemat setiap p engiriman
3 lembar
Rata-rata p engiriman p er bulan
200 p engirim an
Total p enghematan jumlah kertas p er bulan
600 lembar
(200 pengiriman x 3 lembar) Total p enghematan biay a kertas p er bulan
Rp. 31.200
⎞ ⎛ 600 xRp.26000 ⎟ ⎜ ⎠ ⎝ 500 Rp. 374.400
Total p enghematan biay a kertas p er tahun (Rp . 31.200 x 12 bulan)
-
Penghematan
penggunaan
kertas
untuk
mencetak
Surat
Permintaan
Pembelian. Setiap kali sebu ah dep artemen dalam perusahaan memerlukan baran g tertentu yang belu m tersedia, departemen tersebut akan m elakuk an p ermintaan pembelian kep ada departemen purchasing. Untuk melakukan p ermintaan pembelian ini, maka dep artemen y ang bertindak seb agai requestor harus membuat Sur at Permintaan Pembelian( SPP) sebanyak 3 rangkap . Dengan penerap an
ERP,
diharap kan
setiap
p ermintaan
p embelian
hanya
membutuhkan 1 rangkap surat p ermintaan pembelian yang akan digunakan atau diberikan kepada d ep artemen Purchasing untuk digunak an sebagai
backup dan alat untuk melakukan cross check atas permintaan tersebut. Dep artemen PPIC tidak p erlu lagi men erim a cop y atas SPP kar ena dep artemen PPIC membuat bukti p enerimaan baran g berd asarkan Purchase
order dan bukan SPP. Hal ini menunjukkan bahwa total p enghematan kertas untuk setiap p ermintaan pembelian ad alah sebany ak 2 lembar. Rata-rata
261 permintaan p embelian dari semu a dep artemen yang ada pada PT CUBIC INDONESIA adalah sebanyak 80 p ermintaan p embelian p er bulan. Penghematan atas p enggunaan kertas untuk setiap p ermintaan pembelian dalam transaksi penjualan dap at dihitung sebagai berikut : Tabel 4.43 Perhitungan Pengh ematan Biaya Kertas (SPP) Jumlah kertas yan g dap at dihem at untuk setiap p ermintaan 2 lembar pembelian Rata-rata p ermintaan per bulan
80 p ermintaan
Total p enghem atan jumlah kertas per bulan
160 lembar
(80 permintaan x 2 lemb ar) Total p enghem atan biaya kertas p er bulan
Rp . 8.320
⎞ ⎛ 160 xRp.26000 ⎟ ⎜ 500 ⎠ ⎝ Total p enghem atan biaya kertas p er tahun
Rp . 99.840
(Rp . 8.320 x 12 bulan)
-
Penghematan p enggun aan kertas untuk men cetak Surat Tanda Penerim aan Barang. Sep erti proses bisnis p ada umumnya, ketika bar ang y ang d ibeli dikirimkan ke perusahaan maka ada dep artemen tertentu yang bertanggun g jawab untuk melakuk an pencatatan atas p enerimaan b arang tersebut. Begitu p ula d en gan proses penerimaan bar an g y ang ada pada PT CUBIC INDONESIA. Ketika menerima barang dari supplier yang b erupa bahan baku, sparepart, dan barang modal (frekuensi pembelian baran g modal san gatlah kecil), dep artemen PPIC akan mencetak Surat Tanda Penerimaan Barang seb any ak 4 rangkap . Dengan p enerap an sistem ERP, diharap kan untuk setiap p enerimaan
262 barang dari supplier hany a membutuhkan p encetakan 2 rangkap Surat Tanda Penerimaan Baran g. Hal ini dikarenakan departemen Accounting tidak membutuhkan data secara fisik saat melakukan invoicing m elainkan data telah tersedia karena ad any a sistem y ang terintegrasi, begitu p ula dengan dep artemen Purchasing y ang tidak p erlu menerima copy atas STPB karena status purchase order y ang terkait dengan STPB tersebut secara otomatis akan diupdate oleh sistem. Hal ini menunjukkan total p enghematan kertas untuk setiap penerimaan baran g adalah seb any ak 2 lembar. Dari total transaksi p embelian sebanyak 80 transaksi yang dilakukan setiap bulannya, terdap at 6,25 % p enerimaan b arang y an g bersifat p arsial ( 1 PO = 2 STPB) dan 93,75 % merupakan p enerimaan barang yang bersifat full delivery (1 PO = 1 STPB). Dengan demikian rata-rata p enerimaan barang dari supp lier sebany ak 85 p enerimaan p er bulan ((93,75% x 80 transaksi) + (2 x 6,25% x 80 transaksi )). Penghematan atas penggunaan kertas untuk setiap p enerimaan barang dari supplier adalah sebagai berikut : Tabel 4.44 Perhitungan Pengh ematan Biaya Kertas (STPB) Jumlah kertas y ang dap at dihemat untuk setiap p enerimaan barang
2 lembar
Rata-rata p enerimaan bar ang p er bulan
85 p enerimaan
Total p enghem atan jumlah kertas per bulan
170 lembar
(85 penerimaan x 2 lembar) Total p enghem atan biaya kertas p er bulan
Rp. 8.840
⎞ ⎛ 170 xRp.26000 ⎟ ⎜ 500 ⎠ ⎝ Total p enghem atan biaya kertas p er tahun (Rp. 8.840 x 12 bulan)
Rp. 106.080
263
-
Penghematan p enggunaan biaya kertas untuk mencetak Bukti Permintaan Barang Internal. Dalam menjalankan p roses p roduksi, dep artemen production akan melakukan permintaan barang ke PPIC(warehouse) baik p ermintaan blank product maupun material p roduksi. Setiap kali melakukan permintaan tersebut, pemohon (dep artemen Production) harus m embuat bukti p ermintaan barang internal sebany ak 3 ran gkap . Dengan p enggun aan ERP, dih arap kan bukti permintaan barang internal hany a dicetak sebany ak 2 rangkap , yaitu rangkap pertama akan diber ikan kepada p emohon yang akan dijadikan arsip kemudian rangkap kedua akan diarsipkan oleh PPIC (warehouse) yang akan digunakan sebagai cross check dengan pihak p emohon. PPIC (admin) tidak perlu lagi menerima copy atas bukti p ermintaan baran g internal karena ketika barang dikeluarkan dari gud ang, stock baran g akan secara otomatis men galami pengurangan, sehingga PPIC (admin) tidak p erlu lagi melakukan update
stock. Hal ini menunjukk an total penghematan kertas untuk setiap p ermintaan barang internal sebanyak 1 lembar. Jumlah rata-rata p ermintaan barang internal sebany ak 60 p ermintaan setiap bulanny a. Penghematan b iay a kertas dap at dihitung sebagai ber ikut : Tabel 4.45 Perhitungan Pengh ematan Biaya Kertas (BPBI) Jumlah kertas yan g dap at dihem at untuk setiap p ermintaan 1 lembar baran g internal Rata-rata p ermintaan barang internal per bulan
60 p ermintaan
Total p enghem atan jumlah kertas per bulan
60 lembar
(60 penerimaan x 1 lemb ar) Total p enghem atan biaya kertas p er bulan
Rp . 3.120
264 ⎞ ⎛ 60 xRp.26000 ⎟ ⎜ 500 ⎠ ⎝ Total p enghem atan biaya kertas p er tahun
Rp . 37.440
(Rp . 8.840 x 12 bulan)
-
Penghematan p engunaan biay a kertas untuk mencetak invoice. Setelah mener ima surat jalan, departemen Finance&Accounting akan membuat invoice sebany ak 3 rangkap. Dengan penerapan ERP, diharap kan penggun aan kertas untuk invoice sebany ak 2 rangkap . Hal ini d ikarenakan adanya sistem yang telah terintegrasi sehingga secara otomatis data invoice disimp an dalam s istem dan dapat di akses kapan saja oleh user yan g memiliki hak akses. Total p enghematan p en ggunaan kertas untuk setiap p encetakan
invoice adalah sebany ak 1 ran gkap. Total p enagihan kepada customer setiap bulanny a berdasarkan total p engiriman (surat jalan) yang ada. Rata-rata total pengiriman setiap bulanny a mencap ai 200 p engirim an, hal ini berarti bahwa rata-rata total jumlah p enagihan yang dilakukan juga men cap ai 200 penagihan. Pen ghematan atas p enggunaan kertas untuk mencetak invoice adalah seb agai berikut : Tabel 4.46 Perhitungan Pengh ematan Biaya Kertas (Invoice) Jumlah kertas yang dapat dihemat untuk setiap p enagihan
1 lembar
Rata-rata p enagihan p er bulan
200 p enagihan
Total p enghem atan jumlah kertas per bulan
200 lembar
(200 p enerimaan x 1 lemb ar) Total p enghem atan biaya kertas p er bulan
Rp. 10.400
265 ⎞ ⎛ 200 xRp.26000 ⎟ ⎜ 500 ⎠ ⎝ Total p enghem atan biaya kertas p er tahun (Rp . 10.400 x 12 bulan)
Rp. 124.800
266
Total penghem atan atas penggunaan kertas dengan adanya sistem yang terintegrasi selama 5 tahun ke depan (2010-2014), dengan asumsi tingkat kenaikan harga kertas mencapai 10% setiap tahunnya adalah sebagai berikut : Tabel 4.47 Total Penghematan Biaya Kertas dengan Sistem Terintegrasi selama 5 tahun Jenis
2010
2011
2012
2013
2014
penghematan kertas
Sales Order
Rp. 37.440
Rp. 41.184
Rp. 45.302,4
Rp. 49.832,64
Rp. 54.815,904
Surat Jalan
Rp. 374.400
Rp. 411.840
Rp. 453.024
Rp. 498.326,4
Rp. 548.159,04
Surat Perm intaan Pem belian
Rp. 99.840
Rp. 109.824
Rp. 120.806,4
Rp. 132.887,04
Rp. 146.175,744
Surat Tanda Pen erimaan Baran g
Rp. 106.080
Rp. 116.688
Rp. 128.356,8
Rp. 141.192,4
Rp. 155.311,64
Bukti perm intaan baran g internal.
Rp. 37.440
Rp. 41.184
Rp. 45.302,4
Rp. 49.832,64
Rp. 54.815,904
Invoice
Rp. 124.800
Rp. 137.280
Rp. 164.736
Rp. 181.209,6
Rp. 199.330,56
Total Penghem atan
Rp. 780.000
Rp. 858.000
Rp. 957.528
Rp. 1.053.280,7
Rp. 1.158.608,8
267
2.
Pengurangan biaya kertas karena adanya fasilitas update stock barang jadi Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan adany a fasilitas up date stock barang jadi ad alah requ irement 4.03 – update d ata stock baran g jadi. Ap abila requirement tersebut dapat dip enuhi maka data y ang menyangkut stock baran g jad i tidak p erlu dicetak lagi, melainkan dap at lan gsung di akses ke sistem ERP kapan saja ketika data tersebut dibutuhkan. Seperti y ang di jelaskan diatas bahwa penggunaan kertas untuk cetak daftar stock bar ang jadi p er m in ggu adalah seb any ak 150 lembar. Biay a y ang dik eluarkan untuk pembelian kertas adalah Rp . 26.000/rim. Den gan demikian maka p erusahaan d ap at mengurangi biaya p enggun aan kertas den gan perhitungan sebagai berikut : Tabel 4.48 Perhitungan Pen gh ematan Biaya Kertas (Update Stock Barang Jadi) Keterangan
Total Jumlah kertas
Rata-rata penggunaan kertas 150 lembar yang dibutuhkan untuk cetak
Total Biay a kertas 150 xRp.26000 = Rp.7800 500
daftar stock barang jad i p er minggu. Rata-rata penggunaan kertas 600 lembar
Rp. 31.200
yang dibutuhkan untuk cetak (150 lembar * 4 daftar stock barang jad i p er Minggu) bulan Rata-rata penggunaan kertas 7200 lembar
Rp. 374.400
yang dibutuhkan untuk cetak (600 lembar * 12 (Rp . 31.200 x 12 bulan ) daftar stock barang jad i p er bulan) tahun
268 Total p enghematan atas penggunaan kertas den gan adanya update stock barang jadi selam a 5 tahun ke d ep an (2010-2014), dengan asumsi tingkat kenaikan h arga kertas men cap ai 10% setiap tahunny a adalah sebagai berikut : Tabel 4.49 Total Penghematan Biay a Kertas dengan Update Stock selama 5 tahun 2010
2011
2012
2013
2014
Rp. 374.400
Rp . 411.840
Rp . 453.024
Rp . 498.326,4 Rp. 548.159,04
Total p enghematan atas p enggunaan kertas selama 5 tahun ke depan (2010-2014), dengan asumsi tin gkat kenaik an har ga k ertas mencapai 10% setiap tahunnya adalah sebagai ber ikut : Tabel 4.50 Total Penghem atan Biaya Kertas selama 5 tahun Jenis penghematan
2010
2011
2012
2013
2014
Sistem yang
Rp.
Rp .
Rp.
Rp .
Rp .
terintegrasi
780.000
858.000
957.528
1.053.280,7
1.158.608,8
Update stock
Rp.
Rp .
Rp.
Rp .
Rp .
baran g jad i
374.400
411.840
453.024
498.326,4
548.159,04
Total Penghematan
Rp.
Rp .
Rp.
Rp .
Rp .
1.154.400
1.269.840
1.410.552
1.551.607,1
1.706.767,8
269
4.3.3.3.3.1 Manfaat yang diperoleh dalam penghematan biaya kertas dengan penerapan SAP Business One
Requirement dalam analisis fit/gap yan g terkait dengan penghem atan biaya kertas, y an g dapat dipenuh i oleh SAP Business One, adalah : Tabel 4.51 Pemen uhan Requirem ent untuk Pen guran gan Biaya Kertas SAP Business On e
Jenis penghem atan
Requirement
biaya kertas
Ranking
Degree of Fit
Bobot SAP
Bobot Maksimal
Requirem ent
(bobot)
Business O ne
(asum si
(bobot) Sistem yang
Requirement –
terintegrasi
system
requirement = Fit)
H (3)
F (2)
6
6
H (3)
F (2)
6
6
integration Update stock
requirement 4.03
baran g jadi
(Update data
stock baran g jadi)
270 Tabel diatas memperlihatkan bahwa manfaat yang d iperoleh berd asarkan jenis Penghem atan Biaya Kertas : a. Pengurangan biay a kertas den gan adany a sistem y ang terintegr asi adalah 100% ( (6/6) x 100% ) b. Pengurangan biay a kertas dengan adany a f asilitas update sto ck barang jadi ad alah 100% ( (6 /6) x 100% )
Total manfaat yang diperoleh dalam pengurangan biaya kertas dengan penerapan SAP Business One adalah sebagai berikut : Tabel 4.52 Total Penguran gan Biaya Kertas SAP Business One Jenis
2010
2011
2012
2013
2014
p enghematan Sistem yang
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
terintegrasi
780.000
858.000
957.528
1.053.280,7
1.158.608,8
(100% x
(100% x
(100% x
(100% x Rp .
(100% x Rp .
Rp.780.000) Rp.858.000) Rp.957.528) 1.053.280,7)
1.158.608,8)
Update stock
Rp. 374.400 Rp. 411.840 Rp. 453.024 Rp.498.326,4 Rp.548.159,04
baran g jad i
(100% x
Total
(100% x
(100% x
(100% x Rp .
(100% x Rp .
Rp.374.400) Rp.411.840) Rp.453.024) 498.326,4)
548.159,04)
Rp.
Penghematan 1.154.400
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
1.269.840
1.410.552
1.551.607,1
1.706.767,8
271
4.3.3.3.3.2 Manfaat yang diperoleh dalam penghematan biaya kertas dengan penerapan Microsoft Dynamics AX
Requirement dalam analisis fit/gap yan g terkait dengan penghem atan biaya kertas, y an g dapat dipenuh i oleh Microsoft Dynamics AX, adalah : Tabel 4.53 Pem enuhan Requirement untuk Pen guran gan Biay a Kertas Micro soft Dynam ics AX
Jenis penghematan
Requirement
biaya kertas
Ranking
Degree of Fit
Bobot
Bobot Maksimal
Requirement
(bobot)
Microsoft
(asumsi
Dynamics AX
requirement = Fit)
(bobot)
Requirement – system integration
H (3)
F (2)
6
6
Update sto ck
requirem ent 4.03 (Upda te data stock
H (3)
F (2)
6
6
bar an g jadi
bar ang jadi)
Sistem yang terintegrasi
272 Tabel diatas memperlihatkan b ahwa manfaat y ang dip eroleh berd asarkan jenis Penghematan Biay a Kertas : a. Pengurangan biay a kertas dengan adanya sistem yang terintegrasi adalah 100% ( (6/6) x 100% ) b. Pengurangan biay a kertas dengan adany a fasilitas update stock baran g jadi adalah 100% ( (6 /6) x 100% )
Total manfaat yang diperoleh dalam pengurangan biaya kertas dengan penerapan Microsoft Dynamics AX adalah sebagai berikut : Tabel 4.54 Total Penguran gan Biaya Kertas Microsoft Dynamics AX Jenis
2010
2011
2012
2013
2014
p enghematan Sistem yang
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
terintegrasi
780.000
858.000
957.528
1.053.280,7
1.158.608,8
(100% x
(100% x
(100% x
(100% x Rp .
(100% x Rp .
Rp.780.000) Rp.858.000) Rp.957.528) 1.053.280,7)
1.158.608,8)
Update stock
Rp. 374.400 Rp. 411.840 Rp. 453.024 Rp.498.326,4 Rp.548.159,04
baran g jad i
(100% x
Total
(100% x
(100% x
(100% x Rp .
(100% x Rp .
Rp.374.400) Rp.411.840) Rp.453.024) 498.326,4)
548.159,04)
Rp.
Penghematan 1.154.400
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
1.269.840
1.410.552
1.551.607,1
1.706.767,8
273
4.3.3.3.4
Pengurangan Biaya Tinta
Sistem yang terintegr asi membuat p erusahaan memperoleh keuntun gan melalui pengh ematan kertas dan pengurangan biay a tinta. Biay a tinta tersebut dapat dikuran gi seiring den gan banyakny a kertas y ang dap at dikurangi p emakaiannya. Total p enghem atan kertas adalah seb any ak 1770 lembar. Tabel 4.55 Pengh ematan Kertas
No
Jenis Dokumen
Jumlah Kertas
Jumlah
yang digunakan
Penghematan
Per Bulan
Kertas Per Bulan
1
Sales Order
90 lembar
60 lembar
2
Surat Jalan
1000 lembar
600 lembar
3
Surat Permintaan Pemb elian
240 lembar
160 lembar
Surat Tanda Penerimaan
340 lembar
4
170 lembar Barang Bukti Permintaan Baran g
180 lembar
5
60 lembar Internal
6
Invoice
360 lembar
120 lembar
7
Daftar Stok Barang
600 lembar
600 lembar
Total
2810 lembar
1770 lembar
Total p emakaian k ertas p er bulan untuk PT CUBIC INDONESIA adalah 2810 lembar, sedan gkan kertas y ang dap at dihemat adalah 1770 lembar. Pemak aian untuk tinta hitam p ada PT CUBIC INDONESIA adalah sebesar 70%, sedangkan untuk tinta warna adalah sebesar 30%. Perhitun gan untuk p enghematan biay a tinta hitam dip eroleh sebesar Rp. 105.822,06 (
274 (1.770 / 2.810) x 70% x Rp 240.000 ). Rp 240.000 merupakan biay a tinta hitam 1 catridge y ang biasa dibeli oleh p erusahaan. Sed angkan untuk penghematan biay a tinta warna sebesar Rp. 47.241,993 d ip eroleh dari perhitungan ( (1.770 / 2.810) x 30% x Rp 250.000 ). Rp . 250.000 merupakan biay a tinta warna 1 catridge y ang biasa dibeli oleh p erusahaan. Tabel 4.56 Penghematan Tinta Total
Total
Total Penghematan
Penghematan
Penghematan
Tinta Hitam
Tinta Warna
Penghematan p er Bulan
Rp 105.822,06
Rp . 47.241,993
Rp. 153.064,053
Penghematan p er Tahun
Rp 1.269.864,72
Rp 566.903,916
Rp 1.836.768,63
Total p enghem atan tinta selama 5 tahun den gan tin gkat kenaikan h arga tinta 10% per tahun : Tabel 4.57 Total Penghem atan Tinta selama 5 tahun Jenis
2010
2011
2012
2013
2014
Rp .
Rp.
Rp.
Rp .
p enghematan Penghematan Rp tinta
1.836.768,63 2.020.445,5 2.222.490,05 2.444.739,05 2.689.212,96
4.3.3.3.4.1 Manfaat yang diperoleh dalam penghematan biaya tinta dengan penerapan SAP Business One Penghematan biay a tinta disesuaikan den gan penghematan biay a kertas y ang dip eroleh. Ap abila kertas dapat dihemat, maka secara otomatis tinta pun dapat
275 dihemat. Perhitungan penghematan atas biaya kertas, menunjukkan bahwa d en gan penerap an SAP Business One, p erusahaan dap at memperoleh 100% manfaat atas penghematan b iay a kertas. Hal ini menunjukkan bahwa den gan p enerapan SAP Business One, maka perusahaan dap at juga memp eroleh 100% p enghematan atas biay a tinta dengan rin cian seb agai berikut : Tabel 4.58 Total Penghem atan Tinta selama 5 tahun SAP Business One Jenis
2010
2011
2012
2013
2014
Rp .
Rp.
Rp.
Rp .
p enghematan Penghematan Rp tinta
1.836.768,63 2.020.445,5 2.222.490,05 2.444.739,05 2.689.212,96
4.3.3.3.4.2 Manfaat yang diperoleh dalam penghematan biaya tinta dengan penerapan Microsoft Dynamics AX Penghematan biay a tinta disesuaikan den gan p enghematan biay a kertas y ang dip eroleh. Ap abila kertas dapat dihemat, maka secara otomatis tinta pun dapat dihemat. Perhitungan penghematan atas biaya kertas, menunjukkan bahwa d en gan penerap an Microsoft Dy namics AX, perusahaan dapat memp eroleh 100% manfaat atas p enghematan biaya kertas. Hal ini menunjukkan bahwa den gan penerap an Microsoft Dy namics AX, maka perusahaan dapat juga m emp eroleh 100% penghematan atas biay a tinta dengan rincian sebagai ber ikut : Tabel 4.59 Total Penghem atan Tinta selama 5 tahun Microsoft Dy namics AX Jenis
2010
2011
2012
2013
2014
Rp .
Rp.
Rp.
Rp .
p enghematan Penghematan Rp tinta
1.836.768,63 2.020.445,5 2.222.490,05 2.444.739,05 2.689.212,96
276
4.3.3.4 Total pengurangan biaya operasional dengan penerapan SAP Business One selama 5 tahun (2010-2014) Tabel 4.60 Total Penguran gan Biaya Oper asional selama 5 tahun SAP Busin ess One Jenis pen gur an gan biaya oper asional
2010
2011
2012
2013
2014
Penguran gan biaya lem bur
Rp 304.439.321,4
Rp 334.883.253,5
Rp 368.371.578,8
Rp 405.208.736,7
Penguran gan biaya listrik
Rp 16.089.444
Rp 17.698.388
Rp 19.468.227
Rp 21.415.050
Rp 23.556.555
Penguran gan biaya kertas
Rp. 1.154.400
Rp. 1.269.840
Rp. 1.410.552
Rp. 1.551.607,1
Rp. 1.706.767,8
Penguran gan biaya tinta
Rp 1.836.768,63
Rp. 2.020.445,5
Rp. 2.222.490,05
Rp. 2.444.739,05
Rp. 2.689.212,96
Total Penghem atan Biaya
Rp 323.518.934
Rp 355.871.927
Rp 391.472.847,9
Rp 430.620.132,8
Rp 473.682.146,2
Rp 445.729.610,4
O perasional
Nilai ROI ditentuk an dari biay a pengem ban gan, biaya operasion al dan kuantifikasi m anfaat lan gsun g p royek SAP Business One. Nilai ROI atas kuantifikasi m anfaat langsun g dip eroleh melalui Economic Im pact Worksh eet (Tabel 4.61)
277
Tabel 4.61 Econom ic Impact Worksheet untuk kuantifikasi m anfaat langsun g p ada SAP Business One A.
Biaya Pengem bangan Sistem
B.
Arus Kas Tahunan
Rp 717.410.000
Tahun 2010
2011
2012
2013
Manfaat Ekonomis Bersih
0
0
0
Pengurangan biay a operasion al
323.518.934
355.871.927
391.472.847,9 430.620.132,8 473.682.146,2
= Pendapatan sebelum pajak
323.518.934
355.871.927
391.472.847,9 430.620.132,8 473.682.146,2
Biaya ber jalan
(27.336.000) (27.336.000) (27.336.000)
Ar us k as bersih
296.182.934
328.535.927
(27.336.000)
0
(27.336.000)
364.136.847,9 403.284.132,8 446.346.146,2
C.
ROI sederhana = (ar us k as bersih/tahun/biaya pen gem ban gan) * 100%
D.
Scoring Econom ic Impact Score
0
2014
Simple Ret urn On Investment
0
Zero or less
1
1 % to 299 %
2
300 % to 499 %
3
500 % to 699 %
4
700 % to 899 %
5
Over
Rp 1.838.485.988 51,25 %
278 Bagian A pada tabel di atas adalah biay a p engembangan/investasi y ang dikeluarkan oleh PT CUBIC INDONESIA untuk mengimplementasikan SAP Business One. Bagian B merupakan hasil kuantifikasi manfaat langsung y ang dip eroleh, y ang k emudian dikur angi den gan biaya ber jalan sehin gga bisa dip eroleh arus kas bersih selam a 5 tahun k e depan. Simp le ROI dip eroleh dar i total arus kas bersih Rp 1.838.485.988 dibagi dengan 5 tahun dan dibagi lagi den gan biaya pengemban gan SAP Business One, sehingga d ip eroleh nilai dari simp le ROI adalah 51,25 %. Berdasarkan skor ROI y ang dip eroleh mak a dalam Score Economic Impact, pengimplementasian SAP Business One mendap at skor 1, y aitu antara 1 % - 299 %. Sebagai perhitungan p embandin g terhad ap hasil dar i simple ROI , maka digunakan metode Net Presen t Value (NPV) dan Internal Ra te Return (IRR) untuk kep erluan analisis studi kelay akan p engimp lementasian SAP Business One. Perhitungan NPV dan IRR dilakukan den gan menggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai ber ikut : 1
2
NPV = {(296.182.934 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (328.535.927 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + 3
4
(364.136.847,9 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (403.284.132,8 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + 5
(446.346.146,2 x (1/ (1 + 6,5%)) )} - 717.410.000 NPV = {278.411.958 + 289.111.615,8 + 302.233.583,8 + 314.561.623,6 + 325.832.686,7} – 717.410.000 =
1.510.151.468 - 717.410.000
=
Rp 792.741.468 Tahun ke0 1 2 3 4 5 Total Nilai IRR
Net Cash Flow Rp (717.410.000) Rp 296.182.934 Rp 328.535.927 Rp 364.136.847,9 Rp 403.284.132,8 Rp 446.346.146,2 Rp 1.122.485.988 39%
279 Nilai NPV y ang dip eroleh adalah Rp 792.741.468. Nominal tersebut merup akan arus kas bersih y ang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap modal y an g dikeluarkan. NPV yang d iperoleh bernilai p ositif (NPV > 0) y ang berarti bahwa besarny a benefit y ang dip eroleh dengan pengimplementasian SAP Business One lebih besar dari p engeluaran y ang dilakuk an untuk p engimp lementasian
software tersebut. Nilai IRR y ang diperoleh adalah 39% yang berarti bahwa persentase IRR > dari tingkat suku bunga. Hal ini menun jukkan b ahwa tingkat keuntungan y ang dip eroleh p erusahaan den gan pengimplementasian SAP Business One adalah 39%.
280
4.3.3.5 Total Manfaat ekonomis atas pengurangan biaya operasional dengan penerapan Microsoft Dynam ics AX selam a 5 tahun (20102014) Tabel 4.62 Total Penguran gan Biaya Operasional selam a 5 tahun Microsoft Dynamics AX Jenis penguran gan
2010
2011
2012
2013
2014
Pengurangan biay a lem bur
Rp 400.647.418,6
Rp 440.712.160,4
Rp 484.783.376,4
Rp 533.261.714,1
Rp 586.587.885,6
Pengurangan biay a listrik
Rp 16.089.444
Rp17.698.388
Rp 19.468.227
Rp 21.415.050
Rp 23.556.555
Pengurangan biay a kertas
Rp 1.154.400
Rp 1.269.840
Rp 1.410.552
Rp 1.551.607,1
Rp 1.706.767,8
Pengurangan biay a tinta
Rp 1.836.768,636
Rp 2.020.445,5
Rp 2.222.490,05
Rp 2.444.739,055
Rp 2.689.212,961
Rp 461.700.833,9
Rp 507.884.645,5
Rp 558.673.110,3
Rp 614.540.421,4
biaya oper asional
Total Penghematan Biaya Rp 419.728.031,2 O perasional
Nilai ROI ditentuk an dari biaya p engemban gan, biaya operasional dan kuantifikasi m anfaat lan gsun g p royek Microsoft Dynamics AX. Nilai ROI atas k uantifikasi manfaat lan gsung dip eroleh m elalui Econom ic Impact Worksheet (Tabel 4.63)
281
Tabel 4.63 Econom ic Impact Worksheet untuk kuantifikasi m anfaat langsun g p ada Microsoft Dynamics AX A. Biaya Pengem bangan Sistem
Rp 706.624.320
B. Arus Kas Tahunan
Tahun 2010
2011
2012
0
0
2013
Manfaat Ekonom is Bersih
0
Pengurangan biaya operasional
419.728.031,2 461.700.833,9 507.884.645,5 558.673.110,3 614.540.421,4
= Pendapatan sebelum pajak
419.728.031,2 461.700.833,9 507.884.645,5 558.673.110,3 614.540.421,4
Biaya berjalan
(38.916.000)
Arus kas ber sih
380.812.031,2 422.784.833,9 468.968.645,5 519.757.110,3 575.624.421,4
(38.916.000)
(38.916.000)
C. ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengem ban gan) * 100% D. Scoring Economic Impact Score
Sim ple Return On Investm ent
0
Zero or less
1
1 % to 299 %
2
300 % to 499 %
3
500 % to 699 %
4
700 % to 899 %
5
Over
0
2014
(38.916.000)
0
(38.916.000) Rp 2.367.947.042 67,02 %
282 Bagian A pada tabel di atas adalah biay a p engembangan/investasi y ang dikeluarkan oleh PT CUBIC INDONESIA untuk mengimplementasikan Microsoft Dy namics AX. Bagian B merupakan hasil kuantifikasi manfaat langsun g y ang dip eroleh, yang k emudian dikur angi den gan biaya ber jalan sehin gga bisa dip eroleh arus kas bersih selam a 5 tahun k e depan. Simp le ROI dip eroleh dar i total arus kas bersih Rp 2.367.947.042, dibagi dengan 5 tahun dan dibagi lagi den gan biaya pengemban gan Microsoft Dy namics AX, sehingga dip eroleh nilai dari simp le ROI adalah 67,02%. Berdasarkan skor ROI y ang dip eroleh maka dalam Scor e Economic Imp act, pengimplementasian Microsoft Dynamics AX mendap at skor 1, y aitu antara 1% - 299%. Sebagai perhitungan p embandin g terhad ap hasil dari simp le ROI , maka digunakan metode Net Presen t Value (NPV) dan Internal Ra te Return (IRR) untuk kep erluan analisis studi kelay akan p engimp lementasian M icrosoft Dy namics AX. Perhitungan NPV dan IRR dilakukan den gan menggunakan tin gkat suku bun ga 6,5% sebagai berikut : 1
2
NPV = {(380.812.031,2 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (422.784.833,9 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + 3
4
(468.968.645,5 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (519.757.110,3 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (575.624.421,4 x (1/ (1 + 6,5%)) 5)} - 706.624.320 NPV = {357.963.309,3 + 372.050.653,8 + 389.243.975,8 + 405.410.546 + 420.205.827,6} – 706.624.320 =
1.944.874.313 – 706.624.320
=
Rp 1.238.249.993 Tahun ke 0 1 2 3
Net Cash Flow Rp (706.624.320) Rp 380,812,031.20 Rp 422,784,833.90 Rp 468,968,645.50
283 4 5 Total Nilai IRR
Rp 519,757,110.30 Rp 575,624,421.40 Rp 1,661,322,722 55%
Nilai NPV y ang dip eroleh adalah Rp 1.238.249.993. Nominal tersebut merup akan arus kas bersih y ang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap modal y an g dikeluarkan. NPV y ang d ip eroleh bern ilai p ositif (NPV > 0) y ang berarti bahwa besarny a benefit yang dip eroleh den gan pengimplementasian Microsoft Dy namics
AX
lebih
besar
dari
p engelu aran
y ang
d ilakuk an
untuk
pengimplementasian software tersebut. Nilai IRR y ang dip eroleh adalah 55% y ang berarti bahwa p ersentase IRR > dari tingkat suku bunga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan yang dip eroleh perusahaan den gan p engimp lementasian Microsoft Dynamics AX adalah 55%
4.3.4
Value Linking Manfaat lainny a y ang dapat dip eroleh den gan adany a p engimp lementasian
ERP adalah p enguran gan frekuensi terjadiny a human error. M asalah yang dihad api perusahaan adalah sering terjadinya human error dalam pemrosesan retur penjualan. Terdap at dua kondisi dalam retur penjualan, yaitu Tukar Guling (barang y ang rusak diganti dengan baran g baru) dan Net Off (bar ang yang rusak tidak diganti den gan barang baru melainkan berp engaruh pada p enguran gan p embayaran oleh customer akibat adanya barang yang dikembalikan). Departemen yang b ertanggung jawab untuk
menerima
retur
dari
customer
adalah
dep artemen
Production
Planning&Inventory Control (PPIC). Ketika retur diterima, departemen PPIC akan men gurangi jumlah b aran g y an g telah dik irimkan ke customer, tetap i informasi pengurangan quantity atas barang tersebut tidak langsung di inform asikan ke
284 dep artemen Finance&Accounting seh ingga saat melakukan proses invoicing terhadap
customer y ang bersangkutan, dep artemen Finance& Accoun ting masih men ggunakan quantity p ada Sur at Jalan yang lama. Hal ini ak an berakib at p ada munculny a selisih atas amount y ang ditagih kepada customer . Solusi untuk masalah tersebut, y aitu dengan adany a peningkatan kontrol terhadap p roses retur y ang terjadi. Requ irement dalam analisis fit/gap yang terkait dengan p eningkatan kontrol atas r etur penjualan adalah requirement 1.05 – Control Item Return. Ap abila requirement in i dapat dip enuhi oleh alternatif produk ERP yang men jadi p ilihan b agi PT CUBIC INDONESIA, maka frekuensi terjadiny a human error dap at dikurangi. Berd asarkan hasil wawancara den gan Accounting staff , frekuensi rata-rata tingkat human error yang dilakukan oleh Accounting staff dalam pencatatan jumlah bar ang setelah terjadinya retur p enjualan ke dalam invoice sebany ak 2 kali kesalahan. Ketika accounting
staff
men erim a
konfir masi
dari
customer
m en genai
adanya
ketidaksesuaian antara jumlah barang yang d icantumkan d alam invoice d en gan jumlah baran g y ang diterima setelah terjadi retur, Accounting staff akan men ghubun gi dep artemen PPIC untuk men gecek apakah customer tersebut benarbenar melakuk an retur atau tidak. Setelah itu PPIC akan melakukan re-check terhadap retur tersebut kemudian memb erikan konfirm asi kep ada Accounting staff berapa jumlah bar ang yang diretur dan kode surat jalan y ang terkait dengan r etur tersebut. Selanjutnya Accounting staff akan m enghubungi IT Section Head untuk melakuk an koreksi dari server atas kesalahan p encatatan jumlah bar ang dalam invoice yang d iinp ut oleh Accounting staff. Rata-rata waktu y ang dibutuhkan oleh dep artemen PPIC untuk melakukan re-check adalah selam a 8 jam ker ja, sed angkan rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh IT Section Head untuk m eny elesaikan masalah ini adalah 0,5 jam k erja. Jumlah hari ker ja d alam satu bulan adalah 20 hari dan
285 jumlah jam kerja p er hari adalah 8 jam. Total jam kerja p er bulan adalah 160 jam. Gaji seorang staff adalah Rp . 2.000.000 p er bulan dan Rp. 12.500 per jam (Rp . 2.000.000/160 jam). Gaji seor an g section head adalah Rp . 3.500.000 per bulan dan Rp . 21.875 p er jam (Rp . 3.500.000/160 jam). Formulasi y ang digunakan untuk men ghitung manf aat ekonomis d ari berkuran gny a frekuensi human error adalah (Frekuensi Kesalahan x Waktu y ang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah x 12 bulan x rate gaji p er jam). Berikut adalah rincian perhitunganny a : Tabel 4.64 Total M anfaat Ekonomis Pengur angan Human Error Penghitun gan manfaat untuk PPIC staff
Rp. 2.400.000 (2 x 8 x 12 bulan x Rp. 12.500)
per tahun Penghitun gan manfaat untuk IT Section
Rp. 262.500
Head p er tahun
(2 x 0.5 x 12 bulan x Rp. 21.875)
Total manfaat ekonomis atas
Rp. 2.662.500
pengurangan freku ensi terjadinya human
error
Total manfaat ekonomis atas pengurangan freku ensi terjadiny a human error selama 5 tahun ke d ep an (2010-2014), dengan asumsi tin gkat kenaikan gaji mencapai 10% setiap tahunnya adalah sebagai b erikut : Tabel 4.65 Total M anfaat Ekonomis Value Linking selama 5 tahun 2010
2011
2012
2013
2014
Rp . 2.662.500
Rp . 2.928.750
Rp . 3.221.625
Rp. 3.543.787,5
Rp. 3.898.166,25
286
4.3.4.1 Manfaat yang diperoleh atas pengurangan frekuensi terjadinya hum an error dengan penerapan S AP Business O ne
Requirement dalam analisis fit/gap y ang terkait den gan p engur an gan frekuensi terjadiny a human error, y ang dapat dip enuhi oleh SAP Business One, adalah : Tabel 4.66 Pemenuhan Requiremen t Pen gurangan Human Error SAP Business One
Requirement
Requirement
Ranking
Degree of
Bobot SAP
Bobot Maksimal
Requirement
Fit
Business O ne
(asumsi
(bobot)
(bobot)
M (2)
F (2)
requirement = Fit) 4
4
1.05 – control
item return
Tabel diatas memperlihatkan bahwa SAP Business One dap at memenuhi 100% ( (4/4) x 100% ) requirement y ang dibutuhkan untuk memp eroleh manf aat atas pengurangan frekuensi terjad iny a human error , sehingga manfaat y ang dip eroleh atas penguran gan frekuensi terjadiny a human error dengan penerap an SAP Business One adalah seb agai b erikut : Tabel 4.67 Total M anfaat Ekonomis Value Linking SAP Business One 2010
2011
2012
2013
2014
Rp . 2.662.500
Rp . 2.928.750
Rp . 3.221.625
Rp. 3.543.787,5
Rp. 3.898.166,25
Nilai ROI ditentukan dari biay a p engemban gan, biaya op erasional dan kuantifikasi manf aat langsun g proyek SAP Business One. Nilai ROI atas kuantifikasi manfaat lan gsung dip eroleh melalui Economic Impact Worksheet (Tabel 4.68)
287
Tabel 4.68 Econom ic Impact Worksheet untuk Value Linking pada SAP Business One A. Biaya Pengem bangan Sistem
Rp 717.410.000
B. Arus Kas Tahunan
Tahun 2010
2011
2012 3.221.625
2013
Manfaat Ekonom is Bersih
2.662.500
2.928.750
Pengurangan biaya operasional
323.518.934
355.871.927 391.472.847,9 430.620.132,8 473.682.146,2
= Pendapatan sebelum pajak
326.181.434
358.800.677 394.694.472,9 434.163.920,3 477.580.312,5
Biaya berjalan
(27.336.000) (27.336.000) (27.336.000)
Arus kas ber sih
298.845.434
(27.336.000)
3.898.166,25
(27.336.000)
331.464.677 367.358.472,9 406.827.920,3 450.244.312,5
C. ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengem ban gan) * 100% D. Scoring Economic Impact Score
3.543.787,5
2014
Sim ple Return On Investm ent
0
Zero or less
1
1 % to 299 %
2
300 % to 499 %
3
500 % to 699 %
4
700 % to 899 %
5
Over
Rp 1.854.740.817 51,7 %
288 Dengan adany a p enambahan manfaat ekonomis melalui value linking, m aka dip eroleh nilai ROI y ang baru yaitu sebesar 51,7 %. Nilai ROI ini men galami peningkatan dari nilai ROI sebelumny a , yaitu 51,25 %, tetap i skor ROI dalam Scorin g Econo mic Imp act tetap sama yaitu skor 1, karena nilai ROI y ang baru masih terdap at dalam ran ge 1% - 299%. Perhitungan Net Present Value (NPV) dan In ternal
Rate Return (IRR) dilakuk an den gan men ggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai berikut : 1
2
NPV = {(298.845.434 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (331.464.677 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (367.358.472,9 x (1/ (1 + 6,5%)) 3) + (406.827.920,3 x (1/ (1 + 6,5%))4) + 5
(450.244.312,5 x (1/ (1 + 6,5%)) )} - 717.410.000 NPV = {280.914.708 + 291.688.915,8 + 304.907.532,5 + 317.325.777,8 + 328.678.348,1 } – 717.410.000 =
1.523.515.282 - 717.410.000
=
Rp. 806.105.282 Tahun ke0 1 2 3 4 5 Total Nilai IRR
Net Cash Flow Rp (717.410.000) Rp 298.845.434,0 Rp 331.464.677,0 Rp 367.358.472,9 Rp 406.827.920,3 Rp 450.244.312,5 Rp 1.138.740.816,7 39%
Nilai NPV yang diperoleh setelah adany a p enambahan arus kas p erusahaan dengan value linking adalah Rp. 806.105.282. Nominal tersebut merup akan arus kas bersih yang diterima p erusahaan setelah didiskontokan terhadap modal y ang dikeluarkan. NPV y ang dip eroleh bernilai positif (NPV > 0) y ang berarti bahwa besarny a benefit y ang diperoleh dengan p engimp lementasian SAP Business One
289 lebih besar dari p engeluaran yang dilakukan untuk p engimp lementasian software tersebut. Nilai IRR yang diperoleh ad alah 39% y ang berarti bahwa persentase IRR > dari tin gkat suku bun ga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan y ang dip eroleh p erusahaan den gan pengimplementasian SAP Business One adalah 39%
4.3.4.2 Manfaat yang diperoleh atas pengurangan frekuensi terjadinya hum an error dengan penerapan Microsoft Dynamics AX
Requirement dalam analisis fit/gap y ang terkait den gan p engur an gan frekuensi terjad iny a human error, y ang d apat dip enuhi oleh Microsoft Dy namics AX, adalah : Tabel 4.69 Pemenuhan Requirement Pen gurangan Human Error M icrosoft Dy namics AX
Requirement
Requirement
Ranking
Degree of
Bobot
Bobot Maksimal
Requirement
Fit
Microsoft
(asumsi
(bobot)
(bobot)
Dynamics AX
requirement = Fit)
M (2)
F (2)
4
4
1.05 – control
item return
Tabel diatas memp erlihatkan bahwa M icrosoft Dynamics AX dapat memenuhi 100% ( (4/4) x 100% ) r equirement yang dibutuhkan untuk memp eroleh manfaat atas p enguran gan fr ekuensi terjadinya human error , berarti manfaat y ang dip eroleh atas penguran gan frekuensi terjadiny a human error den gan penerap an Microsoft Dynamics AX adalah sebagai berikut :
290 Tabel 4.70 Total M anfaat Ekonomis Value Linking Microsoft Dynamics AX 2010
2011
2012
2013
2014
Rp . 2.662.500
Rp. 2.928.750
Rp. 3.221.625
Rp . 3.543.787,5
Rp. 3.898.166,25
Nilai ROI ditentukan dari biay a pengemban gan, biay a op erasional dan kuantifikasi manfaat langsun g p roy ek Microsoft Dy namics AX. Nilai ROI atas kuantifikasi manfaat langsun g dip eroleh melalu i Economic Impact Worksheet (Tabel 4.71)
291
Tabel 4.71 Econom ic Impact Worksheet untuk Value Linking pada Micro soft Dynamics AX A.
Biaya Pengem bangan Sistem
B.
Arus Kas Tahunan
Rp 706.624.320
Tahun 2010
2011
2012
Manfaat Ekonom is Bersih
2.662.500
2.928.750
3.221.625
Pengurangan biaya operasional
419.728.031,2 461.700.833,9 507.884.645,5 558.673.110,3 614.540.421,4
= Pendapatan sebelum pajak
422.390.531,2 464.629.583,9 511.106.270,5 562.216.897,8 618.438.587,6
Biaya berjalan
(38.916.000)
Arus kas ber sih
383.474.531,2 425.713.583,9 472.190.270,5 523.300.897,8 579.522.587,6
(38.916.000)
(38.916.000)
2013 3.543.787,5
(38.916.000)
2014 3.898.166,25
(38.916.000) Rp 2.384.201.871 67,5 %
C.
ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengem ban gan) * 100%
D.
Scoring Economic Impact Score
Sim ple Return On Investm ent
0
Zero or less
1
1 % to 299 %
2
300 % to 499 %
3
500 % to 699 %
4
700 % to 899 %
5
Over
292 Dengan adany a p enambahan manfaat ekonomis melalu i value linking, m aka dip eroleh nilai ROI y ang baru yaitu sebesar 67,5 %. Nilai ROI ini men galami peningkatan dari nilai ROI sebelumny a, yaitu 67,02%, tetapi skor ROI dalam
Scoring Economic Impact tetap sama yaitu skor 1, karena n ilai ROI y ang baru masih terdap at dalam ran ge 1% - 299%. Perhitungan Net Present Value (NPV) dan In ternal
Rate Return (IRR) dilakuk an den gan men ggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai berikut : 1
2
NPV = {(383.474.531,2 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (425.713.583,9 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + 3
4
(472.190.270,5 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (523.300.897,8 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + 5
(579.522.587,6 x (1/ (1 + 6,5%)) )} - 706.624.320 NPV = {360.466.059,3 + 374.627.953,8 + 391.917.924,5 + 408.174.700,3 + 423.051.488,9} – 706.624.320 =
1.958.238.127 – 706.624.320
=
Rp 1.251.613.807 Tahun ke 0 1 2 3 4 5 Total Nilai IRR
Net Cash Flow Rp (706,624,320.00) Rp 383,474,531.20 Rp 425,713,583.90 Rp 472,190,270.50 Rp 523,300,897.80 Rp 579,522,587.60 Rp 1,677,577,551.00 55%
Nilai NPV yang diperoleh setelah adany a p enambahan arus kas p erusahaan dengan value linking adalah Rp . 1.251.613.807. Nominal tersebut merupakan arus kas bersih yang diterima perusahaan setelah did iskontokan terhadap modal y ang dikeluarkan. NPV yang dip eroleh bernilai positif (NPV > 0) y ang berarti bahwa besarny a benefit y ang dip eroleh den gan p engimp lementasian Microsoft Dy namics AX lebih besar dar i p engeluar an y ang d ilakukan untuk p engimp lem entasian software
293 tersebut. Nilai IRR yang diperoleh ad alah 55% y ang berarti bahwa persentase IRR > dari tin gkat suku bun ga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan y ang dip eroleh p erusahaan dengan pengimplementasian Microsoft Dy namics AX adalah 55% .
4.3.5
Value Acceleratio n
Penerap an ERP dap at membantu p erusahaan untuk memp ercep at waktu pemrosesan sebuah transaksi. Percepatan p emrosesan transaksi ini terkait dengan transaksi y ang dilakukan oleh dep artemen Sales, Purchasing, Production, dan
Finance. Percepatan ini disebabk an kar ena adanya kemud ahan d alam mendapatkan informasi y an g akurat dan p roses y ang lebih cep at karena d ibantu den gan sistem sehingga kary awan dapat melakukan p ekerjaan merek a den gan lebih cep at p ula. Beberap a aktivitas karyawan yang menggambarkan pen gelo laan transaksi dalam PT CUBIC INDONESIA, yaitu : 1. Planning Supervisor (Dept. PPIC) akan melakukan analisis delivery time ketika men erim a sales order dari d epartemen marketing. Analisis d elivery
time berlan gsung selama 2 har i kerja. Setelah mendapat delivery time y ang fix maka Planning Supervisor akan men ginformasikanny a ke dep artemen
marketing yang selanjutny a akan men ginfor masikannya kep ada customer . 2. Proses pembuatan lap oran keuangan oleh departemen Finan ce&Accoun ting disetiap akhir bulan. Proses p embuatan lap oran keuangan ini dimulai den gan men gumpulkan data y ang d ibutuhkan y ang berup a dokumen atas transaksi dalam periode tertentu, melakukan rekonsiliasi atas transaksi yang ada dengan rekenin g koran, melakuk an penyesuaian apabila ditemukan selisih amount, dan akhirny a meny iap kan neraca serta lap oran laba/rugi. Semua
294 proses tersebut dilakukan oleh dep artemen Finance&Accounting rata-rata selama 2 h ari kerja. 3. Proses invoicing y ang dibuat oleh d epartemen Finance&Accounting (F&A). Dep artemen F&A akan mengecek ke dalam aging schedu le apakah ada piutang customer y ang akan jatuh temp o kemudian membuat invoice den gan men ginput kembali semua data y ang ada di dalam surat jalan y ang diber ikan dep artemen PPIC, beserta faktur pajak yang akan dik irimkan ke customer . Rata-rata waktu y ang dibutuhkan o leh dep artemen F&A untuk melakukan
invoicing adalah selama 2 jam kerja. 4. Pemrosesan p ermintaan pembelian d ari dep artemen requestor hin gga menerbitkan purchase order atas p ermintaan tersebut. Setelah menerima permintaan p embelian, d epartemen Purchasing akan meminta p ersetujuan pihak manajemen atas permintaan yang ada k emudian m elakuk an p ermintaan penawaran harga kep ada supplier. Setelah menerima p enawaran har ga d ari beberap a supplier , dep artemen Purchasing akan m emband ingkan har ga d ari
supplier tersebut kemudian memilih supplier mana y ang m ember ikan penawaran harga y ang sesuai d engan kein ginan p erusahaan. Ada dua jenis dalam p embelian y ang ada p ada PT CUBIC INDONESIA, yaitu : pembelian yang bersifat lokalisasi dan pembelian y ang bersifat impor. Pemrosesan permintaan p embelian hingga ke purchase order untuk p embelian y ang bersifat lokalisasi membutuhkan waktu selama 3 hari kerja, sedangkan pembelian y ang b ersifat impor membutuhkan waktu selama 7 h ari ker ja. 5. Proses penjurnalan yang dilakuk an oleh Accounting staff. Setelah melakukan penagihan kep ada customer, accounting staff akan melakuk an p enjurnalan untuk setiap invoice yang ada. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk
295 melakuk an p enjurnalan terhadap seluruh invoice dalam satu p eriode tertentu(setiap bulan) adalah selama 8 jam ker ja. Perhitungan m anfaat ekonomis value acceleration d ibagi menjadi 5 bagian, yaitu : 1. Manfaat ekonomis atas percep atan p emrosesan rencana jadwal p en giriman kep ada customer .
Requirement dalam analisis fit/gap y ang h arus dip enuhi untuk memp eroleh manfaat ekonomis atas percep atan p emrosesan rencana jadwal p engirim an adalah requirement nomor 1.06 - Analisa delivery time. Dengan adanya analisa
delivery time untuk setiap sales order yang ada maka sistem dapat membantu perusahaan untuk memberikan informasi dengan cep at dan jelas kep ada
customer men genai jadwal p engirim an. Jumlah supervisor y ang bertugas untuk melakukan an alisis d elivery time sebany ak 2 or ang. Ra te gaji seor ang supervisor per jam adalah Rp . 12.500 (Rp. 2.000.000/160). Diharapkan dengan adany a ERP pelaksanaan analisa delivery time tidak dilakukan secara m anual lagi melaink an analisis d ilakukan oleh sistem, seh in gga dapat memberikan d elivery date lebih cep at dari biasany a dan effort y ang biasany a dibutuhkan oleh supervisor PPIC untuk menganalisis delivery time bisa dialokasikan untuk melakuk an job-
description y ang lain. Ap abila requirement tersebut dap at dipenuhi maka manfaat ekonomis yang diperoleh dapat dihitung sebagai berikut : Tabel 4.72 Total Manfaat Ekonomis Percep atan Proses Jadwal Pengiriman Total penghematan waktu analisis delivery time setiap 2 hari
16 jam
(2hari x 8jam ker ja/h ari). Total penghematan waktu analisis delivery time p er minggu
48 jam
(16 jam x 3). Total manfaat ekonomis untuk analisis delivery time p er min ggu
Rp . 1.200.000
296 (48 jam x 2 sup ervisor x Rp . 12.500) Total manfaat ekonomis untuk an alisis d elivery time p er bulan
Rp . 4.800.000
(Rp . 1.200.000 x 4). Total manfaat ekonomis untuk an alisis d elivery time p er tahun Rp . 57.600.000 (Rp . 4.800.000 x 12).
2. Manfaat ekonomis atas p ercep atan p roses pembuatan lap oran keuangan.
Requirement dalam analisis fit/gap y ang h arus dip enuhi untuk memp eroleh manfaat ekonomis atas p ercepatan proses p embuatan lap oran keuangan adalah
requirement 3.01 - Automatically ledg er reconcilia tion d an requ irement 3.05 reconciliation ledger transaksi Bank. Den gan adanya proses rekonsiliasi y ang dilakukan secara otomatis, maka waktu y ang dibutuhkan untuk membuat laporan keuan gan dap at lebih dip ersingkat. Yan g bertanggun g jawab untuk pembuatan lap oran keuan gan adalah Finance Manager . Ra te gaji seoran g finance manager per jam adalah Rp . 25.000 (Rp. 4.000.000/160). Dihar apkan dengan ERP proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan selam a 3 jam. Apabila kedua
requirement tersebut dap at dip enuhi maka manfaat ekonomis y ang dip eroleh dap at dihitung sebagai ber ikut : Tabel 4.73 Total Manfaat Ekonomis Percep atan Proses Laporan Keuangan Total penghematan waktu p embuatan lap oran keuangan p er bulan
13 jam
((2hari x 8jam kerja/hari) - 3). Total manfaat ekonomis untuk pembuatan laporan keuangan p er Rp . 325.000 bulan (13 jam x 1 Finance Manag er x Rp . 25.000) Total manfaat ekonomis untuk pembuatan laporan keuangan p er Rp . 3.900.000 tahun (Rp. 325.000 x 12).
297 3.
Manfaat ekonomis atas p ercepatan p roses invoicing.
Requirement dalam analisis fit/gap y ang h arus dip enuhi untuk memp eroleh manfaat ekonomis atas p ercepatan proses invoicing adalah requirement 3.09 -
Alert untuk p iutang yang jatuh temp o. Apabila ada peringatan y ang berupa message y ang diberik an oleh sistem untuk setiap p iutang y ang jatuh tempo, maka dep artemen F&A dap at dengan cepat membuat invoice atas piutang jatuh tempo tersebut tanp a melakukan p engecek an satu per satu atas seluruh aging
schedule y ang ad a. Yang bertanggun g jawab untuk melakukan p roses invoicing adalah accoun ting sta ff. Rate gaji seor ang accounting staff p er jam adalah Rp. 12.500 (Rp.2.000.000/160). Rata-rata jumlah invoice yan g dibuat setiap bulannya mencap ai 200 invoice sesuai dengan jumlah penagihan y ang dilakukan. Diharapkan dengan ERP proses invoicing dapat dilakuk an selama 0,5 jam p er invoice. Ap abila requirement tersebut dapat dip enuhi maka manfaat ekonomis yang dip eroleh dap at dihitung sebagai berikut : Tabel 4.74 Total Manfaat Ekonomis Percep atan Proses Invoicing Total penghematan waktu dari proses invoicing
1,5 jam
Total manfaat ekonomis untuk proses invoicing p er bulan
Rp . 3.750.000
(1,5 jam x 1 accounting staff x 200 invoicing x Rp . 12.500) Total manfaat ekonomis untuk proses invoicing p er bulan (Rp . 3.750.000 x 12 bulan)
Rp . 45.000.000
298 4. Manfaat ekonomis atas p ercepatan pemrosesan p ermintaan p embelian hin gga
purchase order. Requirement dalam analisis fit/gap y ang h arus dip enuhi untuk memp eroleh manfaat ekonomis atas percep atan pemrosesan p ermintaan pembelian hin gga
purchase order adalah requirement 2.01 - vendor evaluation dan requirement 2.04 - Material Requirement Planning (M RP). Evaluation vendor y ang dilakukan oleh sistem akan memb antu dep artemen p urchasing untuk memilih
vendor y ang paling tep at. Evaluasi tersebut sesuai d en gan kr iteria y ang ditentukan p erusahaan. MRP akan membantu departemen purchasing untuk menganalisis kap an p embelian materia l harus dilakuk an kemudian memberik an usulan untuk membuat purchase order sesuai den gan analisis tersebut. Hal ini akan memp ercep at proses p enerbitan PO dibanding d engan melakuk an pemeriksaan material secara manual. Yang bertanggun g jawab untuk melakuk an pemrosesan atas setiap p ermintaan p embelian adalah purchasing staff. Rate gaji seorang purchasing staff p er jam adalah Rp. 12.500 (Rp.2.000.000/160). Diharapkan dengan p enerap an ERP, p emrosesan permintaan pembelian dapat dilakukan selama 2 hari + 1 jam. Diman a 2 hari tersebut merupakan jan gka waktu pengiriman penawaran harga dari setiap supplier d an 1 jam merupakan proses inp ut data penawaran harga ke sistem dan selanjutny a akan dianalisis lan gsung o leh sistem. Ap abila kedua requirement tersebut dap at dip enuhi maka manfaat ekonomis yang diperoleh dapat dihitung sebagai berikut : Tabel 4.75 Total M anfaat Ekonomis Percepatan Permintaan Pembelian Total penghematan waktu dari pemrosesan permintaan p embelian
7 jam
((3hari x 8jam kerja/hari) – 17 jam) Total penghematan waktu dari pemrosesan p ermintaan p embelian
14 jam
299 p er minggu (7 jam x 2) Total manfaat ekonomis dari p enghematan waktu pemrosesan Rp . 175.000 p ermintaan p embelian p er minggu (14 jam x 1 purchasing staff x Rp. 12.500) Total manfaat ekonomis dari p enghematan waktu pemrosesan Rp . 700.000 p ermintaan p embelian p er bulan (Rp. 175.000 x 4) Total manfaat ekonomis dari p enghematan waktu pemrosesan Rp . 8.400.000 p ermintaan p embelian p er tahun (Rp. 700.000 x 12)
5. Manfaat ekonomis atas p ercepatan p emrosesan penjurnalan atas invoice kep ada
customer Requirement dalam analisis fit/gap y ang h arus dip enuhi untuk memp eroleh manfaat ekono mis atas p ercepatan p emrosesan penjurnalan adalah requirement 1.07 - Integrated Journal untuk setiap transaksi Penjualan. Yan g bertan ggung jawab untuk melakukan p enjurnalan ad alah Accoun ting staff. Rate gaji seor ang
accounting staff p er jam adalah Rp . 12.500 (Rp .2.000.000/160). Waktu y ang dibutuhkan untuk melakukan penjurnalan atas semua invoice d alam satu p eriode (bulan) adalah selama 8 jam kerja. Jumlah invoice setiap bulannya sesuai den gan jumlah penagihan yang dilakuk an, yaitu sebanyak 200 p enagihan. Diharap kan dengan ad any a ERP proses p enjurnalan tidak dilakukan secar a m anual lagi melainkan ketika transaksi diinp ut maka jurnal akan dibuat secara otomatis oleh sistem, sehingga proses penjurnalan bisa lebih cepat dari biasanya dan effort yang biasany a dibutuhkan oleh accoun ting staff untuk melakukan p enjurnalan bisa dialokasikan untuk melakukan job-description yang lain. Apabila
300
requirement tersebut dap at dip enuhi maka manfaat ekonomis y ang dip eroleh dap at dihitung sebagai ber ikut : Tabel 4.76 Total Manfaat Ekonomis Percep atan Proses Penjurnalan Invoice Total penghematan waktu dari proses p enjurnalan
8 jam
Total manfaat ekonomis untuk proses invoicing p er bulan
Rp . 100.000
(8 jam x 1 a ccounting staff x Rp. 12.500) Total manfaat ekonomis untuk proses invoicing p er tahun (Rp . 100.000 x 12 bulan)
Rp . 1.200.000
301
Total m anfaat ekonom is atas p ercepatan pen gelolaan transaksi selama 5 tahun ke depan (2010-2014), den gan asumsi tingkat kenaikan gaji mencap ai 10% setiap tahunnya adalah sebagai berik ut : Tabel 4.77 Total Manfaat Ekonom is Pengelolaan Transaksi selam a 5 tah un Jenis manfaat
2010
2011
2012
2013
2014
Percepatan pemrosesan
Rp. 57.600.000
Rp. 63.360.000
Rp. 60.696.000
Rp. 67.665.600
Rp. 74.432.160
Rp. 3.900.000
Rp. 4.290.000
Rp. 4.719.000
Rp. 5.190.900
Rp. 5.709.990
Percepatan proses invoicing
Rp. 45.000.000
Rp. 49.500.000
Rp. 54.450.000
Rp. 59.895.000
Rp. 60.493.950
Percepatan pemrosesan
Rp. 8.400.000
Rp. 9.240.000
Rp. 10.164.000
Rp. 11.180.400
Rp. 12.298.440
Percepatan proses p enjurnalan
Rp. 1.200.000
Rp. 1.320.000
Rp. 1.452.000
Rp. 1.597.200
Rp. 1.756.920
Total Manfaat Ekonom is
Rp. 116.100.000
Rp. 127.710.000
Rp. 131.481.000
Rp. 145.529.100
Rp. 154.691.460
rencana p en girim an Percepatan pembuatan laporan keuan gan
perm intaan pembelian
Pengelolaan Transaksi
302
4.3.5.1 Manfaat yang diperoleh atas percepatan pengelolaan transaksi dengan penerapan SAP Business O ne
Requirement dalam analisis fit/gap yang terkait den gan percepatan pen gelolaan transaksi, yan g dapat dipenuhi oleh SAP Business On e, adalah : Tabel 4.78 Pem enuhan Requirement Percepatan Pengelolaan Transaksi SAP Business One
Jenis percepatan proses
Requirement
Ranking
Degree of Fit
Bobot SAP
Bobot Maksimal
Requirement
(bobot)
Business O ne
(asumsi
(bobot) Percepatan pem rosesan
requirem ent nom or 1.06 -
rencana p en giriman
Analisa delivery tim e.
Percepatan pem buatan
requirem ent 3.01 - automatically
laporan keuangan
ledger reconcilia tion
requirement = Fit)
H (3)
P (1)
3
6
M (2)
F (2)
4
4
requirem ent 3.05 - reconciliation M (2)
F (2)
4
4
TO TAL Bo bot Requirement 3.01 dan 3.05
8
8
ledger transak si Bank.
303
Percepatan proses
requirem ent 3.09 - Alert untuk
invoicing
piutan g yang jatuh tempo
Percepatan pem rosesan
requirem ent 2.01 - evaluation
perm intaan pem belian
vendor dan
M (2)
P (1)
2
4
M (2)
P (1)
2
4
H (3)
F (2)
6
6
TO TAL Bo bot Requirement 2.01 dan 2.04
8
10
6
6
requirem ent 2.04 - Materia l Requirem ent Planning (MRP).
Percepatan proses
requirem ent 1.07 - Integ rated
penjurnalan
Journal unt uk setiap transak si Penjualan
H (3)
F (2)
304 Tabel diatas memperlihatkan b ahwa manfaat y ang dip eroleh berd asarkan jenis Percep atan pengelolaan transaksi : a. Manfaat ekonomis dengan p ercepatan pemrosesan rencana p engiriman adalah 50% ( (3 /6) x 100% ) b. Manfaat ekonomis dengan percep atan p embuatan lap oran keuan gan adalah 100% ( (8 /8) x 100% ) c. Manfaat ekonomis dengan percep atan p roses invoicing adalah 50% ( (2/4) x 100% ) d. Manfaat ekonomis dengan p ercep atan p emrosesan p ermintaan pembelian adalah 80% ( (8 /10) x 100% ) e. Manfaat ekonomis dengan p ercep atan p roses p enjurnalan adalah 100% ( (6/6) x 100% )
305
Total m anfaat yang diperoleh dalam percepatan pengelolaan transaksi dengan penerapan SAP Business One adalah sebagai berik ut : Tabel 4.79 Total Manfaat Ekonom is Percepatan Pengelolaan Transak si SAP Busin ess One Jenis m anfaat
2010
2011
2012
2013
2014
Percepatan pem rosesan rencan a
Rp 28.800.000
Rp. 31.680.000
Rp. 30.348.000
Rp. 33.832.800
Rp. 37.216.080
pengiriman
(50% x Rp
(50% x Rp
(50% x Rp
(50% x Rp
(50% x Rp
57.600.000)
63.360.000)
60.696.000)
67.665.600)
74.432.160)
Rp. 3.900.000
Rp. 4.290.000
Rp. 4.719.000
Rp. 5.190.900
Rp. 5.709.990
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
3.900.000)
4.290.000)
4.719.000)
5.190.900)
5.709.990)
Rp. 22.500.000
Rp. 24.750.000
Rp. 27.225.000
Rp. 29.947.500
Rp. 30.246.975
(50% x Rp
(50% x Rp
(50% x Rp
(50% x Rp
(50% x Rp
45.000.000)
49.500.000)
54.450.000)
59.895.000)
60.493.950)
Percepatan pem rosesan permintaan
Rp. 6.720.000
Rp. 7.392.000
Rp. 8.131.200
Rp. 8.944.320
Rp. 9.838.752
pem belian
(80% x Rp
(80% x Rp
(80% x Rp
(80% x Rp
(80% x Rp
8.400.000)
9.240.000)
10.164.000)
11.180.400)
12.298.440)
Percepatan pem buatan laporan keuan gan
Percepatan proses invoicing
306
Percepatan proses p enjurnalan
Total Manfaat Ekonomis
Rp. 1.200.000
Rp. 1.320.000
Rp. 1.452.000
Rp. 1.597.200
Rp. 1.756.920
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
(100% x Rp
1.200.000)
1.320.000)
1.452.000)
1.597.200)
1.756.920)
Rp. 63.120.000
Rp. 69.432.000
Rp. 71.875.200
Rp. 79.512.720
Rp. 84.768.717
Nilai ROI ditentuk an dari biay a pengem ban gan, biaya operasional dan kuantifikasi m anfaat lan gsun g p royek SAP Business One. Nilai ROI atas kuantifikasi m anfaat langsun g dip eroleh melalui Economic Im pact Worksh eet (Tabel 4.80).
307
Tabel 4.80 Econom ic Impact Worksheet untuk Value Acceleration pada SAP Business One A. Biaya Pengem bangan Sistem
Rp 717.410.000
B. Arus Kas Tahunan
Tahun 2010
2011
2012 75.096.825
2013
2014
83.056.507,5
88.666.883,25
Manfaat Ekonom is Bersih
65.782.500
72.360.750
Pengurangan biaya operasional
323.518.934
355.871.927 391.472.847,9 430.620.132,8 473.682.146,2
= Pendapatan sebelum pajak
389.301.434
428.232.677 466.569.672,9 513.676.640,3 562.349.029,5
Biaya berjalan
(27.336.000) (27.336.000) (27.336.000)
Arus kas ber sih
361.965.434
(27.336.000)
400.896.677 439.233.672,9 486.340.640,3 535.013.029,5
C. ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengem ban gan) * 100% D. Scoring Economic Impact Score
(27.336.000)
Sim ple Return On Investm ent
0
Zero or less
1
1 % to 299 %
2
300 % to 499 %
3
500 % to 699 %
4
700 % to 899 %
5
Over
Rp 2.223.449.454 61,9 %
308 Dengan ad any a p enambahan manfaat ekonomis melalu i value acceleration, maka diperoleh n ilai ROI yang baru yaitu sebesar 61,9%. Nilai ROI ini men galami peningkatan dari nilai ROI sebelu mny a , yaitu 51,7 %, tetap i skor ROI dalam Scorin g Econo mic Imp act tetap sama yaitu skor 1, karena nilai ROI y ang baru masih terdap at dalam ran ge 1% - 299%. Perhitungan Net Present Value (NPV) dan In ternal
Rate Retur n (IRR) dilakuk an den gan men ggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai berikut : NPV
1
2
= {(361.965.434 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (400.896.677 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (439.233.672,9 x (1/ (1 + 6,5%)) 3) + (486.340.640,3 x (1/ (1 + 6,5%))4) + 5
(535.013.029,5 x (1/ (1 + 6,5%)) )} - 717.410.000 NPV
= {340.247.508 + 352.789.075,8 + 364.563.948,5 + 379.345.699,4 + 390.559.511,5 } – 717.410.000 =
1.827.505.743 - 717.410.000
=
Rp 1.110.095.743 Tahun ke0 1 2 3 4 5 Total Nilai IRR
Net Cash Flow Rp (717.410.000) Rp 361.965.434,0 Rp 400.896.677,0 Rp 439.233.672,9 Rp 486.340.640,3 Rp 535.013.029,5 Rp 1.507.449.453,7 50%
Nilai NPV yang diperoleh setelah adany a p enambahan arus kas p erusahaan dengan value acceleration adalah Rp 1.110.095.743. Nominal tersebut merupakan arus kas bersih yang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap modal y ang dikeluarkan. NPV yang dip eroleh bernilai positif (NPV > 0) y ang berarti bahwa besarny a benefit y ang diperoleh dengan p engimp lementasian SAP Business One
309 lebih besar dari p engeluaran y ang dilakukan untuk p engimp lementasian software tersebut. Nilai IRR yang diperoleh ad alah 50% y ang berarti bahwa persentase IRR > dari tin gkat suku bun ga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan y ang dip eroleh p erusahaan den gan pen gimplementasian SAP Business One adalah 50% .
310
4.3.5.2 Manfaat yang diperoleh atas percepatan pengelolaan transaksi dengan penerapan Microsoft Dynamics AX
Requirement dalam analisis fit/gap yan g terkait dengan percepatan pen gelo laan transaksi, yang dapat dip enuhi oleh Micro soft Dynam ics AX, adalah : Tabel 4.81 Pem enuhan Requirement Percepatan Pengelolaan Transaksi Microsoft Dynamics AX
Jenis percepatan proses
Requirement
Ranking
Degree of Fit
Bobot
Bobot Maksimal
Requirement
(bobot)
Microsoft
(asumsi
Dynamics AX
requirement = Fit)
(bobot) Percepatan pem rosesan
requirem ent nom or 1.06 -
rencana p en giriman
Analisa delivery tim e.
Percepatan pem buatan
requirem ent 3.01 -
laporan keuangan
autom atically ledger
H (3)
F (2)
6
6
M (2)
F (2)
4
4
M (2)
F (2)
4
4
recon ciliation requirem ent 3.05 -
311
recon ciliation ledger transaksi Bank.
TO TAL Bo bot Requirement 3.01 dan 3.05 Percepatan proses
requirem ent 3.09 - Alert untuk
invoicing
piutan g yang jatuh tempo
Percepatan pem rosesan
requirem ent 2.01 - evaluation
perm intaan pem belian
vendor dan requirem ent 2.04 - Materia l
8
8
M (2)
F (2)
4
4
M (2)
F (2)
4
4
H (3)
F (2)
6
6
10
10
6
6
Requirem ent Planning (MRP). TO TAL Bo bot Requirement 2.01 dan 2.04 Percepatan proses
requirem ent 1.07 - Integ rated
penjurnalan
Journal unt uk setiap transak si Penjualan
H (3)
F (2)
312
Tabel diatas memperlih atkan bah wa Microsoft Dyn amics AX dapat m emenuhi sem ua requirement yang dibut uhkan untuk memperoleh m anfaat atas percepatan pen gelolaan transaksi, berarti manfaat yan g diperoleh dalam percepatan pengelolaan transak si dengan penerapan Microsoft Dynamics AX adalah sebagai berik ut : Tabel 4.82 Total Manfaat Ekonom is Percepatan Pengelolaan Transak si Microsoft Dyn amics AX Jenis manfaat
2010
2011
2012
2013
2014
Percepatan pem rosesan rencan a
Rp. 57.600.000
Rp. 63.360.000
Rp. 60.696.000
Rp. 67.665.600
Rp. 74.432.160
Rp. 3.900.000
Rp. 4.290.000
Rp. 4.719.000
Rp. 5.190.900
Rp. 5.709.990
Percepatan proses invoicing
Rp. 45.000.000
Rp. 49.500.000
Rp. 54.450.000
Rp. 59.895.000
Rp. 60.493.950
Percepatan pem rosesan permintaan
Rp. 8.400.000
Rp. 9.240.000
Rp. 10.164.000
Rp. 11.180.400
Rp. 12.298.440
Percepatan proses p enjurnalan
Rp. 1.200.000
Rp. 1.320.000
Rp. 1.452.000
Rp. 1.597.200
Rp. 1.756.920
Total Manfaat Ekonomis
Rp. 116.100.000
Rp. 127.710.000
Rp. 131.481.000
Rp. 145.529.100
Rp. 154.691.460
pengirim an Percepatan pem buatan laporan keuangan
pem belian
313
Nilai ROI ditentuk an dari biaya p engemban gan, biaya operasional dan kuantifikasi m anfaat lan gsun g p royek Microsoft Dynamics AX. Nilai ROI atas k uantifikasi manfaat lan gsung dip eroleh m elalui Econom ic Impact Worksheet (Tabel 4.83) Tabel 4.83 Econom ic Impact Worksheet untuk Value Acceleration Micro soft Dynam ics AX A.
Biaya Pengem bangan Sistem
B.
Arus Kas Tahunan
Rp 706.624.320
Tahun 2010
2011
2012
130.638.750
118.762.500
Pengurangan biaya operasional
419.728.031,2 461.700.833,9 507.884.645,5 558.673.110,3 614.540.421,4
= Pendapatan sebelum pajak
538.490.531,2 592.339.583,9 642.587.270,5 707.745.998,3 773.130.047,5
Biaya berjalan
(38.916.000)
Arus kas ber sih
499.574.531,2 553.423.583,9 603.671.270,5 668.829.998,3 734.214.047,4
(38.916.000)
C.
ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengem ban gan) * 100%
D.
Scoring Economic Impact Score
Sim ple Return On Investm ent
0
Zero or less
1
1 % to 299 %
2
300 % to 499 %
3
500 % to 699 %
4
700 % to 899 %
5
Over
149.072.888
2014
Manfaat Ekonom is Bersih
(38.916.000)
134.702.625
2013
(38.916.000)
158.589.626
(38.916.000) Rp 3.059.713.431 86,6 %
314 Dengan adanya penambahan manfaat ekonomis melalui value acceleration, maka diperoleh nilai ROI yang baru yaitu sebesar 86,6 %. Nilai ROI ini mengalami peningkatan dari nilai ROI sebelumnya, yaitu 67,5%, tetapi skor ROI dalam Scoring Economic Impact tetap sama yaitu skor 1, karena nilai ROI yang baru masih terdapat dalam range 1% - 299%. Perhitungan Net Present Value (NPV) dan Internal Rate Return (IRR) dilakukan dengan menggunakan tingkat suku bunga 6,5% sebagai berikut : NPV = {(499.574.531,2 x (1/ (1 + 6,5%))1) + (553.423.583,9 x (1/ (1 + 6,5%))2) + (603.671.270,5 x (1/ (1 + 6,5%)) 3) + (668.829.998,3 x (1/ (1 + 6,5%)) 4) + (734.214.047,4 x (1/ (1 + 6,5%)) 5)} - 706.624.320 NPV = {469.600.059,3 + 487.012.753,8 + 501.047.154,5 + 521.687.398,7 + 535.976.254,6} – 706.624.320 =
2.515.323.621 – 706.624.320
=
Rp. 1.808.699.301 Tahun ke 0 1 2 3 4 5 Total Nilai IRR
Net Cash Flow Rp (706,624,320.00) Rp 499,574,531.20 Rp 553,423,583.90 Rp 603,671,270.50 Rp 668,829,998.30 Rp 734,214,047.40 Rp 2,353,089,111.30 74%
Nilai NPV yang diperoleh setelah adanya penambahan arus kas perusahaan dengan value acceleration adalah Rp. 1.808.699.301. Nominal tersebut merupakan arus kas bersih yang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap modal yang dikeluarkan. NPV yang diperoleh bernilai positif (NPV > 0) yang berarti bahwa besarnya benefit yang diperoleh dengan pengimplementasian M icrosoft Dynamics AX
315 lebih besar dari pengeluaran yang dilakukan untuk pengimplementasian software tersebut. Nilai IRR yang diperoleh adalah 74% yang berarti bahwa persentase IRR > dari tingkat suku bunga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan yang diperoleh perusahaan dengan pengimplementasian M icrosoft Dynamics AX adalah 74%.
4.3.6
Value Restructuring Elemen Value Restructuring merupakan peningkatan produktivitas unit kerja
suatu kegiatan pada suatu departemen yang dapat diukur akibat adanya implementasi sistem dalam perusahaan. Nilai ini tercipta sebagai akibat restrukturisasi fungsi kerja departemen. Adanya implementasi sistem menyebabkan terjadi pergeseran pola kerja dalam perusahaan dan diharapkan dapat meningkatkan produktivitas setiap pengguna serta meningkatkan efektivitas waktu kerja. Sebelum diimplementasi sistem ERP ini, keterlibatan Assistant of Director di dalam departemen Accounting adalah 20%, Purchasing 70%, dan Sales 40%. Keterlibatan tersebut mencakup kegiatan yang dilakukan oleh M anager, Section Head, dan Operational. Berikut akan dilampirkan perincian keterlibatan masing-masing jabatan di dalam departemen yang terkait : Tabel 4.84 Perincian produktivitas kerja Assistant of Director Persentase keterlibatan Direktur (dalam %) Departemen
Total M anager
Section Head
Operational
Accounting
10
7
3
20%
Purchasing
60
8
2
70%
Sales
30
5
5
40%
316 Total
100% (100/130)
20%
10%
130%
x (20/130) x 43% (10/130) x 43% 130/300 = 43%
Rata-rata 43% = 33%
= 7%
= 3%
Dari tabel 4.84 dapat dilihat persentase produktivitas kerja seorang Assistant of Director di dalam kegiatan M anajerial adalah 33%, Section Head 7%, dan Staff Operasional 3% sehingga total yang diperoleh 43%. Kegiatan di dalam area Assistant of Director sendiri yaitu 100% - 43% = 57%. Nilai produktivitas Assistant of Director ini dikonversikan dalam ukuran Rupiah yang dihitung sebagai berikut : 1.
Dengan gaji seorang Assistant of Director Rp. 144.000.000,- per tahun. Nilai produktivitas Assistant of Director dapat ditentukan dengan 57% (kegiatan kedirekturan) x Rp. 144.000.000,- = Rp. 82.080.000,-.
2.
Dengan
gaji seorang M anager Rp. 48.000.000,- per tahun, maka
produktivitas seorang Assistant of Director yang melakukan kegiatan manajemen menjadi 33% x Rp. 48.000.000,- = Rp. 15.840.000,3.
Dengan gaji seorang Section Head Rp. 42.000.000,- per tahun, maka produktivitas seorang Assistant of Director yang melakukan kegiatan Section Head menjadi 7% x Rp. 42.000.000,- = Rp. 2.940.000,-
4.
Dengan gaji seorang Staff Operational Rp 24.000.000,- per tahun, maka produktivitas seorang Assistant of Director untuk kegiatan operasional adalah 3% x Rp. 24.000.000,- = Rp. 720.000,-
317 Tabel 4.85 Perincian produktivitas kerja General M anager Persentase keterlibatan General M anager (dalam %)
Total
Departemen M anager
Section Head
Operational
Sales
25
10
5
40%
Production
40
15
5
60%
Total
65
25%
10%
100%
(65/100) x 50%
(25/100) x 50%
(10/100) x 50%
100/200
= 32.5 %
= 12.5%
= 5%
= 50%
Rata-rata
Dari tabel 4.85 dapat dilihat persentase produktivitas kerja seorang General M anager di dalam kegiatan M anajerial adalah 32,5%, Section Head 12,5%, dan Staff Operasional 5% sehingga total yang diperoleh 50%. Kegiatan di dalam area General M anager sendiri yaitu 100% - 50% = 50%. Nilai produktivitas General M anager ini dikonversikan dalam ukuran Rupiah yang dihitung sebagai berikut : 1. Dengan gaji seorang General M anager Rp. 108.000.000,- per tahun. Nilai produktivitas General M anager dapat ditentukan dengan 50% (kegiatan M anajer umum) x Rp. 108.000.000,- = Rp.54.000.000,-. 2. Dengan gaji seorang M anager Rp. 48.000.000,- per tahun, maka produktivitas seorang General M anager yang melakukan kegiatan manajemen menjadi 32,5% x Rp. 48.000.000,- = Rp. 15.600.000,3. Dengan gaji seorang Section Head Rp. 42.000.000,- per tahun, maka produktivitas seorang General M anager yang melakukan kegiatan sub divisi menjadi 12,5% x Rp. 42.000.000,- = Rp. 5.250.000,-
318 4. Dengan gaji seorang Staff Operational Rp 24.000.000,- per tahun, maka produktivitas seorang General M anager untuk kegiatan operasional adalah 5% x Rp. 24.000.000,- = Rp. 1.200.000,Sama halnya untuk seorang manajer dan karyawan lainnya dengan persentase yang berbeda-beda yang diambil secara rata-rata dalam menilai produktivitas sesuai dengan jabatan pada organisasi. Untuk perincian persentase dan kuantifikasi produktivitas dapat dilihat pada table 4.86.
319
Tabel 4.86 Persentase Kegiatan Sebelum Implementasi Sistem (dalam ribuan Rupiah) Aktivitas
Total
Assistant of
General
Manager
Section Head
Director
Manager
48.000
42.000
144.000
108.000
Operational Kategori
Jml
4.722.000 24.000
Assistant of
1
%
/Thn
%
/Thn
%
/Thn
%
/Thn
%
/Thn
57
82.080
0
0
33
15.840
7
2.940
3
720
101.580
50
54.000
32,5
15.600
12,5
5.250
5
1200
76.050
70
33.600
20
8.400
10
2.400
177.600
80
33.600
20
4.080
263.760
100
24.000
3.984.000
Director General
1
Manager Manager
4
Sec. Head
7
Operational
166
Total 4.602.990
320 Setelah adanya pengimplementasian proyek sistem ERP, diprediksikan akan terjadi pergeseran aktivitas masing-masing karyawan untuk dapat melakukan kegiatan yang memiliki nilai lebih tinggi serta sesuai dengan job desc masing-masing. Peningkatan produktivitas kerja setiap karyawan disesuaikan dengan hasil Analisa Fit/Gap yang ada, yaitu terpenuhinya kelayakan requirement di dalam sistem ERP. Tabel 4.87, 4.88, 4.89, dan 4.90 mencantumkan beberapa requirement yang terkait dengan elemen value restructuring (untuk software SAP Business One dan M icrosoft Dynamics AX) yang terpenuhi untuk setiap karyawan.
321 Tabel 4.87 Daftar Requirement yang Terpenuhi untuk Asisten Direktur
Departemen
Karyawan
Requirement
Bobot
DOF
maksimal B1* Sales dan
M anager
-
NPD
(Laporan 6
1.01 Penjualan
per
berdasarkan
DOF AX**
6
6
6
6
12
12
2
4
2
4
6
6
bulan jenis
produk beserta grafik) -
1.03 untuk
(sales
analysis 6
menghasilkan
sales forecast) TOTAL Section Head
-
1.11
12 (analisis 4
pengembangan proyek baru) Purchasing
Section Head
-
2.01
(Vendor 4
evaluation berdasarkan spesifikasi
yang
ditentukan) -
2.03
(Laporan 6
Pembelian barang per bulan)
322
TO TAL Accounting
Manager
-
3.02
10 (Proyeksi
8
10
Lap oran 6
3
3
Cadangan 4
4
4
7
7
6
6
Keuangan) -
3.10
(Analisa
Piutang
Tak
Tertagih
berdasarkan aging accoun t
receivable) TO TAL S.Operational
-
10
3.12 (Petty Cash and Limit 6
Petty Cash)
Tabel 4.88 Daftar Requirement y ang Terp enuhi untuk General Manager Dep artemen
Sales
Karyawan
dan Manager
Requirement
Bobot
Bobot
Bobot
maksimal
DOF
DOF
B1*
AX**
6
6
6
6
6
6
TO TAL
12
12
12
-
4
2
4
-
1.03 (Sales analysis untuk menghasilkan sales
NPD
forecast) -
3.13 (p erhitungan Cost accountin g)
Section Head
1.11 (analisis pengembangan p roy ek baru)
323 1.06 (Analisa delivery time 6
3
6
4
4
4
10
7
10
4
4
4
4
4
4
TO TAL
8
8
8
S.Operation
- 4.07 (Production Schedule)
6
3
6
al
- 4.09 (Laporan harian
4
2
2
10
5
8
S.Operation
-
dalam setiap sales order
al
untuk menghasilkan
shipment schedule) -
1.08 (History Sample
Report) TO TAL PPIC,
QA, Section
dan
-
4.01 (Internal
production order
Head
berdasarkan Sales
Production
Order atau Sales Forecast) -
4.05 (Analisa p roduksi aktual harian d en gan jadwal produksi)
kualitas inline p roduksi)
TO TAL
324 Tabel 4.89 Daftar Requirement y ang Terp enuhi untuk M anager
Karyawan
Requirem ent
Bobot
DOF DOF
maksimal
B1*
AX**
Section Head
-
1.09 (Analy sis credit limit)
6
6
6
S.Operational
-
1.06 ( Analisa delivery time dalam 6
3
6
4
4
4
2
2
2
12
9
12
setiap sales order untuk men ghasilkan shipment schedu le) -
1.08 ( History Sample Report (Penentuan Bill Of Material))
-
3.06 ( Laporan p enjualan Fixed
Asset ) TOTAL
Tabel 4.90 Daftar Requirement y ang Terp enuhi untuk Section Head
Kary awan
Operational
Requirement
-
1.02 (Evaluasi kep uasan customer
Bobot
DOF
DOF
maksimal
B1*
AX**
4
2
2
serta Laporan Analisa kep uasan
customer) -
1.04 ( Control time in Sales return)
4
2
4
-
3.04 (Laporan bon sementara)
4
2
2
-
4.08 (Non-conformity Report)
4
2
2
-
4.09 (Laporan harian kualitas inlin e
4
2
2
325 produksi)
TO TAL
20
10
12
Keterangan : *
Degree Of Fit SAP Business One
**
Degree Of Fit Microsoft Dynamics AX
4.3.6.1 Manfaat ekonomis atas value restructuring untuk Business One Dari hasil analisa peningkatan p roduktivitas kerja untuk setiap requirement dalam SAP Busin ess One, dip eroleh persentase peningkatan untuk seor an g Assistant of Director dan Gener al M anager. Untuk seoran g Assistant of Director dapat melakuk an 93,5% kegiatan kedirekturan, 4,5% kegiatan man ajer ial, dan
2%
kegiatan area Section Head. Sedan gkan untuk seorang General Manager dapat melakuk an 96% k egiatan untuk General Manager, 2% kegiatan ar ea Section Head, dan 2% kegiatan area Staff Opetasional. Perincian untuk p eningk atan p roduktivitas kerja untuk karyawan lain terlihat pada tabel 4.91.
326
Tabel 4.91 Per sentase Kegiatan Setelah Im plementasi SAP Business On e ( dalam ribuan Rupiah) Aktivitas
Kategori
Assistant of
Jml
Gener al
Manager
Section Head
Manager
48.000
42.000
Director 144.000
Assistant of
1
Total Operational
108.000
%
/Thn
%
93,5
134.640 0
4.722.000
24.000
/Thn
%
/Thn
%
/Thn
%
/Thn
0
4,5
2160
2
840
0
0
137.640
0
2
840
2
480
105.000
46.800
0
0
2,5
600
189.600
90
37.800
10
2400
281.400
100
24.000
3.984.000
Director Gener al
1
96
103.680 0
Manager Manager
4
Sec. Head
7
Operational
166
97,5
Total 4.697.640
327 Peningk atan p roduktivitas kerja setelah implementasi SAP Business One adalah seb esar Rp . 100.530.000,- per tahun, sep erti terlihat pada tabel 4.84. Tabel 4.92 Total Peningkatan Produktivitas SAP Business One Produktivitas Sebelum Imp lem entasi Sistem
Rp. 4.602.990.000
Setelah I mp lementasi Sistem
Rp. 4.697.640.000
Total Peningkatan Produktivitas
Rp . 94.650.000
Peningkatan produktivitas selama 5 tahun untuk SAP Business One dengan tingkat kenaikan gaji setiap tahun sebesar 10% : Tabel 4.93 Total Peningkatan Produktivitas SAP Business One selama 5 tahun
2010
2011
2012
2013
2014
Peningk atan
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Produktivitas
94.650.000
104.115.000
114.526.500
125.979.150
138.577.065
Nilai ROI ditentukan dari biay a p engembangan, biay a op erasional dan kuantifikasi manf aat langsun g proyek SAP Business One. Nilai ROI atas kuantifikasi manfaat lan gsung dip eroleh melalui Economic Impact Worksheet (Tabel 4.94)
328
Tabel 4.94 Econom ic Impact Worksheet untuk Value Restructuring pada SAP Busin ess One A. Biaya Pengem bangan Sistem
Rp 717.410.000
B. Arus Kas Tahunan
Tahun 2010
2011
2012
2013
2014
Manfaat Ekonom is Bersih
160.432.500 176.475.750 189.623.325
Pengurangan biaya operasional
323.518.934 355.871.927 391.472.847,9 430.620.132,8 473.682.146,2
= Pendapatan sebelum pajak
483.951.434 532.347.677 581.096.172,9 639.655.790,3 700.926.094,5
Biaya berjalan Arus kas ber sih
(27.336.000) (27.336.000) (27.336.000)
209.035.657,5 227.243.948,3
(27.336.000)
(27.336.000)
456.615.434 505.011.677 553.760.172,9 612.319.790,3 673.590.094,5
C. ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengem ban gan) * 100% D. Scoring Economic Impact Score
Sim ple Return On Investm ent
0
Zero or less
1
1 % to 299 %
2
300 % to 499 %
3
500 % to 699 %
4
700 % to 899 %
5
Over
Rp 2.801.297.169 78,1 %
329 Dengan adany a p enambahan manfaat ekonomis melalui value restructuring, maka diperoleh nilai ROI yang baru yaitu sebesar 78,1 %. Nilai ROI ini mengalami peningkatan dari nilai ROI seb elumny a, y aitu 61,9 %, tetap i skor ROI dalam Scoring Economic Imp act tetap sama yaitu skor 1, karena nilai ROI yang baru masih terdapat dalam ran ge 1% - 299%. Perhitungan Net Present Value (NPV) dan Internal Rate
Return (IRR) dilakukan den gan menggunakan tin gkat suku bun ga 6,5% sebagai berikut : 1
2
NPV = {(456.615.434 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (505.011.677 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (553.760.172,9 x (1/ (1 + 6,5%))3) + (612.319.790,3 x (1/ (1 + 6,5%))4) + 5
(673.590.094,5 x (1/ (1 + 6,5%)) )} - 717.410.000 NPV = {428.746.886,4 + 445.248.232,9 + 458.429.856,2 + 475.970.312 + 491.640.501,6 } – 717.410.000 =
2.332.093.258 - 717.410.000
=
Rp. 1.582.625.789 Tahun ke0 1 2 3 4 5 Total Nilai IRR
Net Cash Flow Rp (717.410.000) Rp 456.615.434 Rp 505.011.677 Rp 553.760.172,9 Rp 612.319.790,3 Rp 673.590.094,5 Rp 2.083.887.169 66%
Nilai NPV yang diperoleh setelah adany a p enambahan arus kas p erusahaan dengan value restructuring adalah Rp. 1.582.625.789. Nominal tersebut merupakan arus kas bersih yang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap modal y ang dikeluarkan. NPV yang dip eroleh bernilai positif (NPV > 0) y ang berarti bahwa besarny a benefit y ang diperoleh dengan p engimp lementasian SAP Business One
330 lebih besar dari p engeluaran yang dilakukan untuk p engimp lementasian software tersebut. Nilai IRR yang diperoleh ad alah 66% y ang berarti bahwa persentase IRR > dari tin gkat suku bun ga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan y ang dip eroleh p erusahaan den gan pengimplementasian SAP Business One adalah 66%. Analisis kelay akan dengan men ggunak an p erhitungan NPV dan IRR meny atakan bahwa pengimplementasian SAP Business One lay ak untuk dilakukan.
Payback Period Tabel 4.95 Pay back Period SAP Business One Tahun 0
Biaya Rp 717.410.000
1 2 3
0 Rp
456.615.434
Rp
505.011.677
Rp 612.319.790,3
5
Rp 673.590.094,5
=
Pay back minus
Rp -260.794.566
Rp (260.794.566) Rp 244.217.111 Rp 817.440.083,9 Rp 1.437.586.154 Rp 2.119.785.157
+ Jumlah tahun minus
Benefit per tahun =
Payback Rp (717.410.000)
Rp 553.760.172,9
4
Pay back
Cash Inflows
+ 1
Rp 505.011.677 =
Rp 1,516412942
=
1 tahun + (0, 516412942 x 12 bulan)
=
1 tahun 6,19 bulan
=
1 tahun 6 bulan
331
4.3.6.2 Manfaat ekonomis atas value restructuring untuk Microsoft Dynamics AX Dari hasil analisa peningkatan p roduktivitas kerja untuk setiap requirement dalam Microsoft Dy namics AX, diperoleh persentase p eningkatan untuk seorang Assistant of Director dan General Manager. Untuk seorang Assistant of Director dap at melakukan 95,5% kegiatan kedirekturan, dan 4,5% kegiatan manajerial. Sedangk an untuk seorang Gener al M anager dap at melakukan 99,5% kegiatan untuk General M anajer dan 0,5% k egiatan area Staff Operational. Perin cian untuk peningkatan p roduktivitas kerja untuk karyawan lain terlihat p ada tabel 4.96.
332
Tabel 4.96 Per sentase Kegiatan Setelah Im plementasi Micro soft Dynam ics AX ( dalam ribuan Rup iah) Aktivitas
Kategori
Assistant of
Gener al
Manager
Section Head
Director
Manager
48.000
42.000
Jml
144.000
Assistant of
1
Total Operational
108.000
%
/Thn
%
95,5
137.520 0
4.722.000
24.000
/Thn
%
/Thn
%
/Thn
%
/Thn
0
4,5
2160
0
0
0
0
139.680
0
0
0
0,5
1200
108.660
48.000
0
0
0
0
192.000
92
38.640
8
1920
283.920
100
24.000
3.984.000
Director General
1
99,5
107.460 0
Manager Manager
4
Sec. Head
7
Operational
166
100
Total 4.708.260
333 Peningk atan p roduktivitas kerja setelah implementasi Microsoft Dy namics AX adalah sebesar Rp . 112.350.000,- per tahun, sep erti terlihat pada tabel 4.97 Tabel 4.97 Total Peningkatan Produktivitas Microsoft Dynamics AX Produktivitas Sebelum Imp lem entasi Sistem
Rp. 4.602.990.000
Setelah I mp lementasi Sistem
Rp. 4.708.260.000
Total Peningkatan Produktivitas
Rp . 105.270.000
Peningkatan produktivitas selama 5 tahun untuk Microsoft Dynamics AX : Tabel 4.98 Total Peningkatan Produktivitas SAP Business One selama 5 tahun
2010
2011
Peningk atan
Rp
Rp
Produktivitas
105.270.000 115.797.000
2012
2013
2014
Rp
Rp
Rp
127.376.700
140.114.370
154.125.807
Nilai ROI ditentukan dari biay a p engemban gan, biaya op erasional dan kuantifikasi manfaat langsun g p roy ek Microsoft Dy namics AX. Nilai ROI atas kuantifikasi manfaat langsun g dip eroleh melalu i Economic Impact Worksheet (Tabel 4.99).
334
Tabel 4.99 Econom ic Impact Worksheet untuk Value Restructuring pada Microsoft Dyn am ics AX A.
Biaya Pengem bangan Sistem
B.
Arus Kas Tahunan
Rp 706.624.320
Tahun 2010
2011
2012
246.435.750
224.032.500
Pengurangan biaya operasional
419.728.031,2 461.700.833,9 507.884.645,5 558.673.110,3 614.540.421,4
= Pendapatan sebelum pajak
643.760.531,2 708.136.583,9 769.963.970,5 847.860.368,3 927.255.854,4
Biaya berjalan Arus kas ber sih
(38.916.000)
(38.916.000)
289.187.258
2014
Manfaat Ekonom is Bersih
(38.916.000)
262.079.325
2013
(38.916.000)
312.715.433
(38.916.000)
604.844.531,2 669.220.583,9 731.047.970,5 808.944.368,3 888.339.854,4
C.
ROI sederhana = (arus kas bersih/tahun/biaya pengem ban gan) * 100%
D.
Scoring Economic Impact Score
Sim ple Return On Investm ent
0
Zero or less
1
1 % to 299 %
2
300 % to 499 %
3
500 % to 699 %
4
700 % to 899 %
5
Over
Rp 3.702.397.308 104,79%
335 Dengan adany a p enambahan manfaat ekonomis melalui value restructuring, maka diperoleh nilai ROI yang baru y aitu sebesar 104,79 %. Nilai ROI ini men galami peningkatan dari nilai ROI sebelumnya, yaitu 86,6%, tetap i skor ROI dalam Scoring Economic Imp act tetap sama yaitu skor 1, karena nilai ROI yang baru masih terdapat dalam ran ge 1% - 299%. Perhitungan Net Present Value (NPV) dan Internal Rate
Return (IRR) dilakukan den gan menggunakan tin gkat suku bun ga 6,5% sebagai berikut : 1
2
NPV = {(604.844.531,2 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (669.220.583,9 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + 3
4
(731.047.970,5 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + (808.944.368,3 x (1/ (1 + 6,5%)) ) + 5
(888.339.854,4 x (1/ (1 + 6,5%)) )} - 706.624.320 NPV = {567.929.137,3 + 590.024.540 + 605.197.398,4 + 628.811.136,7 + 648.382.236} – 706.624.320 =
3.101.138.942 – 706.624.320
=
Rp. 2.333.720.128 Tahun ke 0 1 2 3 4 5 Total Nilai IRR
Net Cash Flow Rp (706,624,320.00) Rp 604.844.531,2 Rp 669.220.583,9 Rp 731.047.970,5 Rp 808.944.368,3 Rp 888.339.854,4 Rp2.995.772.988 90%
Nilai NPV yang diperoleh setelah adany a p enambahan arus kas p erusahaan dengan value restructuring adalah Rp. 2.333.720.128. Nominal tersebut merupakan arus kas bersih yang diterima perusahaan setelah didiskontokan terhadap modal y ang dikeluarkan. NPV yang dip eroleh bernilai positif (NPV > 0) y ang berarti bahwa besarny a benefit y ang dip eroleh den gan p engimp lementasian Microsoft Dy namics AX lebih besar dar i p engeluar an y ang d ilakukan untuk p engimp lem entasian software
336 tersebut. Nilai IRR yang diperoleh ad alah 90% y ang berarti bahwa persentase IRR > dari tin gkat suku bun ga. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat keuntungan y ang dip eroleh p erusahaan dengan pengimplementasian Microsoft Dy namics AX adalah 90%. Analisis kelay akan dengan men ggunak an p erhitungan NPV dan IRR meny atakan bahwa pengimplementasian Microsoft Dynamics AX layak untuk dilakukan.
Payback Period Tabel 4.100 Payback Period Microsoft Dynamics AX Tahun 0
Biaya Rp 706.624.320
1
0
Rp 669.220.583,9
3
Rp 731.047.970,5
4
Rp 808.944.368,3
5
Rp 888.339.854,4
=
Pay back minus
Rp -101.779.788,8
Rp (101.779.788,8) Rp 567.440.795,1 Rp 1.298.488.766 Rp 2.107.433.134 Rp 2.995.772.988
+ Jumlah tahun minus
Benefit per tahun =
Payback Rp (706.624.320)
Rp 604.844.531,2
2
Pay back
Cash Inflows
+ 1
Rp 669.220.583,9 =
Rp 1,152087056
=
1 tahun + (0,152087056 x 12 bulan)
=
1 tahun 1,82 bulan
=
1 tahun 2 bulan
337
4.3.7
Pembobotan Corpo rate Value untuk Domain Bisnis
4.3.7.1 Domain Bisnis S AP Business O ne Tabel 4.101 Skor Domain Bisnis SAP Business One
Faktor-faktor Domain Bisnis
1.
Pembulatan skor
Strategic Ma tch
3
Competitive Advantage
3
Competitive Response
3
Management information for CSF’s
4
Service and Quality
3
Environmental Quality
3
Agility, Learning, and Empowerment
3
Cycle Time
3
Mass Customization
3
Business Strategy Risk
2
Business Organizational Risk
2
Financial Valu e - ROI ROI adalah n ilai finansial y ang berdasarkan kepada p enilaian bisnis dan teknologi y an g salin g b erhubun gan untuk memb erikan nilai akh ir kep ada ROI. Berdasarkan analisis dan perhitungan Cost and Benefit dalam metode IE yang disajikan d alam Economic Impact Worksheet, implementasi SAP Business One p ada PT CUBIC INDONESIA mendapat skor ROI sebesar 1.
338 2.
Strategic Value - Strategic Match Faktor ini berhubungan d en gan sejauh mana p roy ek SAP Business One mendukun g dan membantu pencap aian tujuan strategis p erusahaan. Salah satu tujuan strategis PT CUBIC INDONESIA melakukan investasi adalah untuk distribusi data y ang lebih cepat dan akurat sehingga p roses administrasi menjad i lebih cep at dan p eny erahan produksi terhadap customer dapat sesuai dengan schedule y ang ditentukan. Dari kuesioner y ang ada, hasil y ang dip eroleh den gan pengimplementasi proy ek SAP Business One adalah 3. - Competitive Advantage Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana pengimpelementasian proy ek dap at meningk atkan p ersaingan (komp etitif) dengan p esaing lainnya yang bergerak d i bidan g y ang sama. Anggapan PT CUBIC INDONESIA mengun gkapkan bahwa den gan adanya proyek SAP Business One ini terny ata dap at membantu kinerja perusahaan karena data dap at diperoleh den gan cepat dan akurat sehin gga pelayanan pun semakin menin gkat untuk bersaing dengan komp etitor. Dengan an ggap an tersebut maka skor yang diperoleh untuk faktor ini y aitu 3. - Competitive Response Faktor ini berhubungan den gan tingkat kegagalan yang akan berak ibat terhadap kemamp uan bersain g p erusahaan. Kegagalan tersebut diak ibatkan oleh p enundaan p en gimp lem entasian p roy ek dimana kebutuhan yang ada menjad i terhambat untuk terp enuhi dan informasi atau data semakin lambat dip eroleh.
339 Perkemban gan teknologi SAP Business One sendiri semakin marak digunakan oleh sebagian besar p erusahaan kar ena keinginan mer eka untuk mampu bersaing di dunia usaha. Hal tersebut membuat manajem en PT CUBIC INDONESIA member i skor 3 untuk faktor ini. - Management Information for CSF Faktor ini berhubungan d en gan adany a kep entingan p emenuhan kebutuhan informasi y ang d iperlukan bagi pihak manajemen puncak untuk mendukun g aktivitas utama p erusahaan. Proyek SAP Business One ini memiliki kontribusi y ang besar dalam mendap atkan informasi y ang dibutuhkan bagi p ihak manajem en p uncak untuk Critical Success Factors . Informasi y ang dip eroleh tersebut dapat membantu manajemen p uncak dalam pengambilan kep utusan y ang tepat untuk menunjang kesuksesan PT CUBIC INDONESIA sehingga skor y ang dip eroleh y aitu 4. 3.
Stakeholders Value - Service and Quality Faktor ini ditujukan untuk menghitung seberapa besar damp at proyek SAP Business One terhadap peningkatan p elayanan kep ada customer dan kualitas yang dapat dicap ai oleh p erusahaan. Proyek SAP Business One y ang akan d iimplementasikan di PT CUBIC INDONESIA tidak berhubungan secara langsung den gan kualitas produk namun lebih m en garah kepada p eningkatan faktor kualitas pelayanan dengan proses bisnis y ang lebih cep at dalam penyediaan data transaksi dan lebih up
to date.
340 Dari kuesioner y ang dibagikan, hasil yang dip eroleh dengan adanya imp lementasi p roy ek SAP Business One adalah 3. - Environmental Quality Faktor ini menunjukkan bahwa p roy ek teknologi mem ilik i damp ak terhadap kualitas lingkun gan p erusahaan khususnya stakeholder . PT CUBIC INDONESIA memiliki an ggapan bahwa inv estasi proyek SAP Business One ini akan member ikan damp ak y ang cukup besar terhadap lin gkun gan
p erusahaan
tersebut
namun
tidak
berd amp ak
terhadap
keseluruhan lin gkungan (stakeholder ) p erusahaan itu, sehin gga skor y ang diberikan y aitu 3. - Agility, Learning, and Empowerment Faktor ini berfokus p ada kemampuan dari karyawan dan p roses bisnis yang ada untuk dapat menyesuaikan diri dengan situasi y ang baru seirin gan dengan penerap an proy ek SAP Business One. Implementasi SAP
Business
One dilakukan
p ihak
SAP
y ang
bersangkutan dan dioperasikan oleh kary awan PT CUBIC INDONESIA sendiri, oleh karena itu p erlu ad any a proses training atau p elatihan terhad ap kary awan yang akan membuat karyawan menjadi lebih fleksibel dalam bekerja dan cepat menyesuaikan perubahan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan. Hal ini membuat pihak manajem en memberikan skor bernilai 3. - Cycle Time Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana damp ak implementasi proy ek SAP Business One terhadap semua komponen y ang terlibat di dalam suatu p roses dimana d ampak y ang d iharap kan tentu dampak yang bersifat positif.
341 Penerapan SAP Business One din ilai dap at memfasilitasi p erusahaan untuk mengefektifkan setiap proses yang terkait, dimana proyek ini dapat membantu proses sales, serta meningkatkan p roses production planning. Oleh karena itu, skor cycle time yang diberi oleh p ihak manajemen adalan 3. - Mass Customization Faktor
ini
merup akan
kemamp uan
teknolo gi
inform asi
untuk
memproduksi p roduk yang beragam den gan frekuensi waktu y ang lebih cepat sehingga dapat menin gkatkan kem ampuan komp etitif p erusahaan. Penerapan SAP Business One ini dapat menyediakan kemamp uan untuk memproduksi produk y ang beragam tersebut dan membawa PT.CUBIC Indonesia dalam p osisi komp etitif y ang baik den gan tin gkat customization yang cukup tinggi. Oleh karena itu, nilai mass customization diber i skor 3. 4.
Competitive Strategy Risks - Business Strategy Risk Faktor ini menunjukkan adanya resiko bagi p erusahaan apabila strategi bisnis tidak dikelola den gan b aik. Penerapan SAP Business One melibatkan pihak eksternal dalam kegiatan perusahaan seperti kemamp uan pelanggan dalam meresp on teknologi SAP Business One y ang akan diimp lem entasikan.
Customer PT.CUBIC Indonesia sebagian besar telah men erap kan teknologi SAP Business One, sehingga faktor ini dinilai memilik i resiko y ang menen gah namun tetap beresiko bagi customer y ang belum men ggunak an SAP Business One, sehingga skor yang d iberikan y aitu 2.
342 5.
Organizational Strategy Risks and Uncertainties - Business Organization Risk Investasi teknologi informasi harus direncanak an sebaik mun gkin baik dari awal p ersiap an p roses hingga tahap imp lementasi. Prosedur, kecukup an dana, p emahaman kebutuhan p asar harus diidentifikasi oleh p erusahaan sebelum mengimp lementasikan teknolo gi infor masi. PT. CUBIC Indonesia melihat bahwa mereka memilik i cukup persiap an dalam melakukan proy ek investasi SAP Business One ini, sehingga faktor Business Organization Risk dinilai memiliki skor 2.
4.3.7.2 Domain Bisnis Microsoft Dynamics AX Tabel 4.102 Skor Domain Bisnis Microsoft Dynamics AX
Faktor-faktor Domain Bisnis
Pembulatan skor
Strategic Ma tch
4
Competitive Advantage
3
Competitive Response
3
Management information for CSF’s
4
Service and Quality
4
Environmental Quality
3
Agility, Learning, and Empowerment
3
Cycle Time
3
Mass Customization
3
Business Strategy Risk
2
Business Organizational Risk
2
343 1. Financial Valu e - Return On Investment (ROI) ROI adalah n ilai finansial y ang berdasarkan kepada p enilaian bisnis dan teknologi y an g salin g b erhubun gan untuk memb erikan nilai akh ir kep ada ROI. Berdasarkan analisis dan perhitungan Cost and Benefit dalam metode IE yang disajikan dalam Economic Impact Worksheet, implementasi Microsoft Dy namics AX pada PT CUBIC INDONESIA mendapat skor ROI sebesar l. 2. Strategic Value - Strategic Match Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat ap akah investasi yang akan dilakukan, yaitu pengimplementasian Microsoft Dynamics AX, sudah sesuai dengan r encana strategis y ang dimiliki p erusahaan. PT CUBIC INDONESIA mengh arap kan dengan imp lementasi in i, perusahaan dapat menjalankan line of business y ang dim ilik i ny a den gan lebih efektif dan efisien. Oleh sebab itu, hasil kuesioner menunjuk an bahwa faktor ini mendap at skor 4. - Competitive Advantage Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melih at apakah dengan imp lementasi Microsoft Dy namics AX, p erusahaan dap at memiliki n ilai kompetitif yang baru atau meningk atkan nilai komp etitif y ang sudah ada sebelumny a dalam m enjalankan semua p roses bisnis y ang ada di dalam perusahaan. Salah satu benefit dari p engimp lementasian Microsoft Dy namics AX adalah membantu proses p ertukaran data antar divisi, sehingga permintaan customer dapat dip enuhi tep at p ada waktuny a. PT CUBIC INDONESIA melihat bahwa p engimp lementasian ini dapat menanamk an
344 nilai komp etitif p erusahaan di mata customer dan business partner lainnya. Oleh karena itu, faktor ini diberi skor 3. - Competitive Response Penilaian dalam faktor ini b ertujuan untuk melih at seberap a besar pengaruh p enundaan p engimp lementasian M icrosoft Dy namics AX terhadap proses operasional perusahaan. Penggunaan Microsoft Dy namics AX dinilai dap at membawa nilai kompetitif, tetapi bila terjad i penundaan dalam proses imp lementasi, p erusahaan melihat bahwa tidak akan
men gak ibatkan
hilangnya kem amp uan bersain g di m asa yang akan datan g. Oleh karena itu, faktor ini diberi skor 3. - Management information for CSF’s Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat sejauh mana pengimplementasian Microsoft Dynamics AX dap at menghasilkan inform asi bagi p ihak menejemen y ang terkait den gan line of business y ang dijalank an perusahaan. M icrosoft Dynamics diharapkan dap at menyajikan inform asi yang real-time sesuai den gan kebutuhan menejemen untuk melakukan analisis terhadap p osisi p ersaingan p erusahaan serta membantu menejem en untuk mengambil kep utusan disaat y ang mendesak. Oleh k arena itu, faktor ini diberi skor 4. 3.
Stockholder Value - Service and Quality Penilaian dalam faktor ini b ertujuan untuk melih at seberap a besar dampak p engimplementasian Microsoft Dy namics AX terhadap p eningkatan pelayanan dan kualitas y ang disajik an p erusahaan. Microsoft Dy namics AX diharap kan dapat menin gkatkan kepuasan customer serta membantu PT
345 CUBIC INDONESIA untuk melakukan p enilaian kebijakan mutu p roduk. Hal ini dap at ditunjang oleh M icrosoft Dy namics AX karena tersedianya modul khusus untuk menangani r elasi den gan customer dan juga modul untuk menan gan i proses manufacturing. Oleh karena itu, faktor ini diberi skor 4. - Environmental Quality Penilaian
dalam f aktor ini bertujuan
untuk
menilai d amp ak
pengimplementasian terhadap p eningkatan kualitas stakeholder p erusahaan. Pengimplementasian Microsoft Dy namics AX dinilai dap at menin gkatkan suasana kerja menjadi lebih baik k arena adany a integr asi antar divisi y ang mempermudah
dilakukanny a
p ertukaran
informasi,
menin gkatkan
komunikasi antara divisi, serta dapat menguran gi human error ketika memproses suatu transaksi. Oleh karena itu, faktor ini diberi skor 3. - Agility, Learning, and Empowerment Penilaian dalam faktor ini berfokus p ada kemamp uan kary awan dan proses bisnis untuk lebih fleksibel terhad ap perubahan yang ada dalam perusahaan. Dengan pengimp lem entasian Microsoft Dy namics AX, maka kary awan akan mengikuti training khusus dalam pengop erasian software yang nantinya bertujuan untuk menghadap i setiap tuntutan y ang berbedabeda dalam proses bisnis sehingga b isa men jadi lebih f leksible. Oleh kar ena itu, faktor ini diberi skor 3. - Cycle Time Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk m enghitung seberap a besar dampak dari imp lem entasi M icrosoft Dynamics AX terhadap
waktu
pemrosesan semua komp oenen atau elemen y an g terlibat di dalam suatu proses bisnis. Diharap kan dengan adanya Microsoft Dy namics AX, maka
346 perusahaan dapat mengefektifkan waktu p emrosesan Sales Order sampai
Delivery Order, serta mengefektifkan waktu p emrosesan Purchase Requisition sampai Purchase Order. Oleh karen a itu, faktor ini diberi skor 3. - Mass Customization Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat sejauh mana pengimplementasian Microsoft Dynamics AX, dap at menyediakan layanan beragam sesuai p ermintaan customer . M icrosoft Dynamics AX dinilai b isa meningkatkan men gef ektifkan p roses bisnis p erusahaan untuk p eny ediaan produk beragam. Oleh karena itu, faktor ini diber i skor 3. 4.
Competitive Strategy Risk - Business Strategy Risk Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk men ghitung resiko jan gka panjang yang mempen garuhi strategi bisnis p erusahaan. Ada berberap a p ihak eksternal y ang dap at terlibat dalam p engimp lem entasian Microsoft Dy namics AX, y ang dinilai dap at memp engaruh i munculny a resiko selama proses imp lementasi Apabila tidak ada kesiapan bisnis dalam men ghadap i teknologi baru y ang muncul maka akan member i damp ak tersendiri bagi business
strategy p erusahaan. Pen gimplementasian Microsoft Dy namics AX dinilai memiliki tin gkat resiko m enen gah, sehin gga dib eri skor 2. 5.
Organizational Risk and Uncertainty - Business Organizational Risk Penilaian dalam faktor ini b erfokus p ada penggun a (user ) atau domain bisnis organisasi untuk menilai sejauh man a organisasi mampu membawa perubahan yang diperlukan dalam p engimp lementasian Microsoft Dy namics AX. PT CUBIC INDONESIA menilai b ahwa mer eka m emiliki cukup
347 persiap an dalam domain bisnis p erusahaan, proses dan p rosedur y ang terdefinisi, serta p roduk y ang cukup terdefinisi untuk proses imp lementasi. Oleh karena itu, faktor ini diberi skor 2.
4.3.8
Pembobotan Corpo rate Value untuk Domain Teknologi
4.3.8.1 Domain Teknologi S AP Business One Tabel 4.103 Skor Domain Teknolo gi SAP Business One
Faktor-faktor domain
Pembulatan
Teknologi
Skor
Strategic IT Achitechture
3
IT Strategy Risk
3
IT Definitiona l Uncertain ty
2
IT Technical and
1.
Implementation Risk
2
IT Service Delivery Risk
3
Strategic Value -
Strategic IT Arch itecture Faktor ini berhubungan den gan aliansi atau keselarasan p roy ek dengan perencanaan strategis sistem informasi p erusahaan. Pen gimplementasian proy ek ini haruslah memiliki keselarasan tersebut yang merupakan bagian integral dari blueprint. PT CUBIC INDONESIA menilai bahwa investasi proy ek SAP Business One yang akan diimplementasikan cukup memiliki keselarasan den gan p erencanaan strategis sistem informasi mereka, sehin gga skor y ang dip eroleh y aitu 3.
348 2.
Competitive Strategy Risk -
IT Strategy Risk Faktor ini membah as men gen ai resiko p erencanaan strategi teknologi informasi d alam jangk a p anjan g. Perusah aan mengharap kan proyek teknologi informasi y an g bersif at fleksibel untuk dap at mendukung strategi IT jan gka panjang. Untuk itu, p erusahaan sangat berhati-hati dalam memilih investasi untuk teknologi informasi. Pengimp lementasian SAP Business One dinilai bagi PT. CUBIC Indonesia cukup sesuai den gan strategi IT y an g dapat mendukun g kelan gsungan bisnis namun tidak sepenuhnya merup akan tujuan perusahaan dalam jan gka panjan g, sehin gga faktor IT Strateg y Risk dinilai memiliki tingkat resiko sedan g d engan skor 3.
3.
Organizational Risk and Uncertainty -
IT Definitiona l Uncertain ty Faktor ini menggambarkan kemamp uan proy ek yang diimplementasi dalam member ikan solusi yang tepat untuk p eny elesaian suatu masalah y ang muncul di d alam p erusahaan. PT CUBIC INDONESIA merasa b ahwa resiko ketidakp astian dalam IT ini mungkin saja b erasal d ari div isi IT yang tidak cukup mem ahami perubahan akan kebutuhan bisnis p erusahaan. Namun untuk saat ini PT CUBIC INDONESIA cukup memilik i p engetahuan tentang p ersy aratan dan spesifikasi dalam pengimplementasian SAP Business One sehingga untuk faktor IT Definitionl Uncertainty diber i skor 2.
-
IT Technical and Implemention Risk Faktor ini menggamb arkan
resiko y ang akan
dihad api dalam
pengimplementasi proyek y ang diseb abkan o leh k emamp uan staff dan
349 manajemen yang belu m cukup memahami p enggunaan proy ek sehingga ak an berakibat p ada jalanny a p roses bisnis. Dalam hal in i PT CUBIC INDONESIA tidak selalu bersandar sep enuhny a terhadap teknologi informasi yan g digunak an melaink an PT CUBIC INDONESIA cukup mengantisip asi kegiatan perusahaan tanpa teknologi sehingga ketergantungan akan perangk at keras, piranti lunak, aplikasi p iranti lunak, dan imp lementasi ap likasi bersifat menen gah. Oleh karena itu, faktor IT Technical and Implemention Risk diberi skor 2. -
IT Services Delivery Risk Faktor ini memb ahas resiko d alam p eny amp aian lay anan sistem atau proy ek yang baru kep ada setiap p enggun a-ny a (user ), dimana user harus beradap tasi terhadap system baru tersebut untuk dap at memberikan pelayanan yang baik kep ada customer . PT CUBIC INDONESIA merasa bahwa setiap user yang ada didalam perusahaan tersebut cukup sulit menyesuaikan diri den gan pen ggunaan SAP Business One. Hal ini disebabkan karena user belum memiliki p engalam an yang tinggi mengenai SAP Business One. Oleh k arena itu p erusahaan men ilai faktor ini cukup beresiko, sehingga diberi skor 3.
4.3.8.2 Domain Teknologi Microsoft Dynamics AX Tabel 4.104 Skor Domain Teknologi Microsoft Dy namics AX
Faktor-faktor domain Teknologi
Pembulatan Skor
Strategic IT Achitechture
3
IT Strategic Risk
3
350
1.
IT Definitiona l Uncertain ty
2
IT Technical and Implementation Risk
2
IT Service Delivery Risk
3
Strategic Value - Strategic IT Achitechture Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk mengevaluasi sejauh mana pengimplementasian Microsoft Dynamics AX selaras den gan strategi sistem informasi p erusahaan. PT CUBIC INDONESIA melih at bahwa proy ek ini cukup sesuai den gan strategi sistem informasi perusahaan y ang dapat menunjang tuntutan informasi di masa y ang akan datang. Proyek ini bukan merup akan prasy arat bagi pengembangan p roy ek lain. Faktor ini diber i skor 3.
2.
Competitive Strategy Risk - IT Strategy Risk Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat pengaruh proyek terhadap resiko p otensial y ang berpengaruh terhadap strategi IT jan gka panjang. Pengimp lementasian M icrosoft Dynamics AX diharap kan dapat men gakomodir pemenuhan IT jangka p anjang, serta mamp u mengakomodir perubahan struktur bisnis yang mungkin terjadi. Oleh kar ena itu, faktor ini diberi skor 3
3.
Organizational Risk and Uncertainty - IT Definitiona l Uncertain ty Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk melihat sejauh mana pengimplementasian Microsoft Dynamics AX dapat menangkap dengan tepat
351 kebutuhan setiap user. Hal ini berk aitan dengan adany a p engidentifikasian syarat dan spesifikasi dari proyek y ang akan diimp lementasikan. PT CUBIC INDONESIA menilai bahwa perusahaan memiliki pengetahuan y ang cukup terhadap sy arat-sy arat untuk imp lementasi dan ad any a spesfikasi p roy ek y ang cukup jelas. Oleh karen a itu, faktor ini diber i skor 2. - IT Technical and Implementation Risk Penilaian dalam faktor ini b ertujuan untuk mengetahui kesiapan dalam melaksanakan proyek informasi y ang terkait dengan k etramp ilan y ang dibutuhkan dan keter gantungan terhadap IT. Adap un tingkat keter gantungan perusahaan terhadap IT y ang berada p ada skala menen gah, hal itu dikarenakan adany a tindakan antisip asi yang dilakukan p erusahaan ketika terjadi trouble dalam IT p erusahaan. Untuk mengimplementasikan Microsoft Dy namics AX, p erusahaan membutuhkan b eberap a keteramp ilan baru bagi setiap staff yang akan menjadi user serta aplikasi yang d ap at di sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Oleh kar ena itu, faktor ini dib eri skor 2. - IT Service Delivery Risk Penilaian dalam faktor ini bertujuan untuk m en getahui seb erap a besar resiko yang akan dih adap i p erusahaan den gan diimplementasikannya Microsoft Dy namics AX. Hal ini terkait den gan bagaiman a proses penyampaian layanan sistem yang baru kep ada setiap p enggun a. PT CUBIC INDONESIA melihat bahwa setiap user cukup sulit untuk menyesuaikan diri dengan penggunaan Microsoft Dynamics AX, karena user belum memiliki pengalaman y ang cukup terhadap software. Oleh karen a itu p erusahaan menilai bahwa f aktor ini cukup beresiko dan dib eri skor 3.
4.3.9 Fo rmulasi Akhir Information Econom is 4.3.9.1 Formulasi Akhir Information Economis SAP Business O ne Evaluator FV* ROI* +4 1
SM* +4 3
SV* CA* CR* +3 +3 3 3
(Weight) Business Domain Technology Domain +4 +12 +9 Weighted Value *Where : FV = Financial Value ROI = Return On Investment
+9
Business Domain SHV* CSR* MI* SQ* EQ* ALE* CT* MC* BSR* +4 +4 +3 +3 +3 +3 -2 2 4 3 3 3 3 3
+16
SV = Strategic Value SM = Strategic Match CA = Competitive Adv antage CR = Competitive Respon se MI = Managem ent Information for CSF SA = Strategic IT Architect ure SHV = Stockholder Value SQ = Service an d Quality EQ = Environm ent Quality ALE = Agility, Learnin g, and Empowerm ent CT = Cycle Tim e MC = Mass Custom ization
+12
+9
+9
+9
+9
-4
ORU* SV* BOR* SA* -2 +4 2
-4
Te chnology Dom ain CSR* ORU* SR* DU* TIR* SDR* -3 -3 -3 -3
3
3
2
2
3
+12
-9
-6
-6
-9
CSR = Competitive Strategy Risk BSR = Business Strategy Risk SR = IT Strategy Risk O RU =O rganizational Strategy Risk and Uncertainty BOR = Busin ess Organization Risk DU = IT Definitional Uncertainty TIR = IT Technical an d Im plementation Risk SDR = IT Serv ice Delivery Risk
374
Weighted Score
+72
4.3.9.2 Formulasi Akhir Information Economis Microsoft Dynamics AX Evaluator FV* ROI* +4 1
SM* +4 4
SV* CA* CR* +3 +3 3 3
(Weight) Business Domain Technology Domain +4 +16 +9 Weighted Value *Where : FV = Financial Value ROI = Return On Investment
+9
Business Domain Te chnology Dom ain SHV* CSR* ORU* SV* CSR* ORU* MI* SQ* EQ* ALE* CT* MC* BSR* BOR* SA* SR* DU* TIR* SDR* +4 +4 +3 +3 +3 +3 -2 -2 +4 -3 -3 -3 -3 2 2 4 4 3 3 3 3
+16
SV = Strategic Value SM = Strategic Match CA = Competitive Adv antage CR = Competitive Respon se MI = Managem ent Information for CSF SA = Strategic IT Architect ure
+16
+9
+9
+9
-4
-4
3
2
2
3
+12
-9
-6
-6
-9
CSR = Competitive Strategy Risk BSR = Business Strategy Risk SR = IT Strategy Risk O RU =O rganizational Strategy Risk and Uncertainty BOR = Busin ess Or ganization Risk DU = IT Definitional Un certainty TIR = IT Technical an d Implementation Risk SDR = IT Serv ice Delivery Risk
SHV = Stockholder Value SQ = Service an d Quality EQ = Environm ent Quality ALE = Agility, Learnin g, and Empowerm ent CT = Cycle Tim e MC = Mass Custom ization 375
+9
3
Weighted Score
+80
354
4.3.10
Perbandingan alternatif produk ERP pa da PT C UBIC INDO NES IA Berdasarkan hasil an alisis diatas, maka penentuan produk ERP y ang sesuai
bagi perusahaan didasark an p ada beberap a faktor berikut :
4.3.10.1 Faktor O perasional Penilaian operasional terhad ap kedua alternatif p roduk ERP bagi perusahaan dilakukan lewat analisis fit/gap d en gan tujuan untuk melih at sejauh m ana kedua produk tersebut dapat memenuhi kebutuhan operasional perusahaan untuk menjalankan p roses bisnis yang ada. Hasil p erbandin gan dari k edua alternatif p roduk tersebut dari analisis fit/gap dapat dilihat pada gambar b erikut :
Gambar 4.5 Perbandin gan Analisa Fit/Gap Dari gambar diatas, dap at dilihat bahwa M icrosoft Dynamics AX memiliki nilai p emenuhan y ang lebih besar atas requir ement p erusahaan diband ingkan d en gan SAP Business One. Microsoft Dynamics AX dap at memenuhi 83 % requirement perusahaan dengan degree of fit y ang bersifat Fit sedan gkan SAP Business One hanya sebesar 71 %. Selain itu, total bobot pemenuhan requirem ent Microsoft Dy namics AX memiliki bobot y ang lebih tinggi dib andingkan den gan SAP Business One. Dengan m elihat hasil p enilaian terhadap faktor op erasional, maka p roduk ERP
355 yang merup akan p ilih an alternatif y ang lebih b aik bagi PT CUBIC INDONESIA adalah Microsoft Dynamics AX. Selain melakukan analisis fit/gap , data p endukung y ang digunakan untuk membandin gkan kedua p roduk ERP ini adalah den gan melihat lamanya waktu imp lementasi y ang dibutuhkan. Hasil perbandingan tersebut akan dip erlihatkan p ada gambar 4.6.
Gambar 4.6 Perbandin gan Imp lementation Time Dari gamb ar diatas, dap at dilihat bahwa implementation time y ang dibutuhkan untuk men gimplementasikan SAP Business One membutuhkan waktu yang lebih cep at dibandin gkan dengan Microsoft Dynamics AX, sehingga dari segi
implementation time p roduk ERP y ang menjadi alternatif b agi PT CUBIC INDONESIA adalah SAP Business One.
4.3.10.2 Faktor Finansial Penilaian dari segi finansial terhadap kedua alternatif produk ERP bagi perusahaan dilakukan d engan m elakuk an analisis investasi perusahaan terhadap kedua p roduk tersebut dengan metode Information Econo mic. Penilaian fin ancial bertujuan untuk melihat seberapa besar tingkat manfaat y ang dapat dip eroleh perusahaan dengan penerapan kedua produk tersebut dan seberap a besar biay a y ang harus dikeluarkan untuk men gimplementasikan kedua produk tersebut yang p ada
356 akhirny a dapat menghasilkan seb erap a besar p ersentase Return On Investment y ang dap at diperoleh p erusahaan. Selain men ghitung seberapa besar tingkat ROI y ang dip eroleh, p enilaian terhad ap faktor finansial ju ga dilakukan d engan m en ghitung Net
Present Va lue dan Internal Rate Return y ang bertujuan seb agai pembandin g atas hasil ROI y ang dip eroleh. Penilaian dari segi finan cial den gan menggunakan metode information
economics dilengk api dengan pembobotan corporate value untuk domain bisnis dan domain teknolo gi yang b ertujuan untuk melihat bagaimana kesesuaian p roduk ERP yang akan diimplementasikan dengan line o f busin ess perusahaan dan infrastructur IT y ang dimilik i p erusahaan. Hasil d ari perhitungan ROI d iatas akan dikonv ersikan dalam bentuk skor y ang sesuai den gan scoring economic impact y ang ditentukan dalam metode information economics kemudian digabun gkan den gan hasil dari pembobotan corporate value terhadap kedua domain y ang pada akhirny a akan men ghasilk an skor akhir p ada in formation economics. Hasil perbandin gan dari kedua alternatif p roduk tersebut berdasarkan analisis dalam information economics dapat dilihat p ada gambar b erikut :
357 SAP Business One ROI = 51,25 % NPV = 792.714.468 IRR = 39% Simple ROI Micorosft Dy.AX ROI = 67,02 % NPV = 1.238.249.993 IRR = 55%
SAP Business One ROI = 51,7 % NPV = 806.105.282 IRR = 39% Value Linking Micorosft Dy.AX ROI = 67,5 % NPV = 1.251.613.807 IRR = 55%
SAP Business One
Information Economics
Value Acceleration
ROI = 61,9 % NPV = 1.110.095.743 IRR = 50% Micorosft Dy.AX ROI = 86,6 % NPV = 1.808.699.301 IRR = 74%
SAP Business One ROI = 78,1 % NPV = 1.582.625.789 IRR = 66% Value Restru ctur ing
Micorosft Dy.AX ROI = 104,79% NPV = 2.333.720.128 IRR = 90%
SAP Business One 72 Skor Akh ir Micorosft Dy. AX 80
Gambar 4.7 Perbandin gan Information Economics
358 Dari gambar d iatas dapat dilihat bahwa M icrosoft Dynamics memiliki tingkat ROI, NPV, dan IRR y ang leb ih tinggi p ada setiap perhitungan manfaat ekonomis dibandin gkan dengan SAP Business One. Selain itu, Microsoft Dy namics AX memiliki skor akhir yan g lebih tinggi dalam information economics dibandingkan den gan SAP Business One. Dengan melihat hasil p enilaian terhadap faktor financial, maka produk ERP y ang merupakan pilihan alternatif y ang lebih b aik bagi PT CUBIC INDONESIA adalah Microsoft Dy namics AX.
Berdasarkan h asil analisis dari ketiga faktor diatas maka alternatif produk yang baik bagi PT CUBIC INDONESIA adalah Microsoft Dynamics AX.
