BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.
Project Selection Tahap awal yang biasa dilakukan dalam mendefinisikian masalah dalam sebuah
proyek peningkatan kualitas ialah mengidentifikasi kebutuhan pelanggan. Setidaktidaknya, anggota tim siap untuk menghubungi para pelanggan yang terkena masalah tersebut dan menanyakan sudut pandang mereka dimana hal tersebut tidak terdapat pada customer requirements serta definisi defect menurut pelanggan. Alat yang digunakan dapat berupa kuesioner dan RSW (Requirement Statement Worksheet) pemetaan komentar pelanggan dalam bentuk penjelasan singkat yang disertai dengan requirements untuk menjawab kebutuhan pelanggan tersebut. Penulis tidak menjalankan tahapan diatas dalam mendefinisikan masalah yang terjadi di divisi FSBP. Hal ini dilakukan dengan mempertimbangkan faktor keterbatasan waktu yang diperoleh di Bogasari. Dengan demikian penulis melakukan wawancara dengan beberapa karyawan FSBP dalam menggali informasi tentang masalah yang berhubungan dengan kualitas akhir produk tepung yang berpeluang terjadi di divisi tersebut. Dari hasil wawancara, didapat masalah kualitas yang mungkin terjadi ialah: 1. Kadar zat kandungan tepung yang tidak sesuai standar 2. Berat produk tepung dalam kemasan yang tidak sesuai standar 3. Gagal jahit dalam penjahitan kemasan tepung berupa karung
88
Untuk menentukan proyek yang akan dianalisa, maka penulis menggunakan tools Project Selection Table sebagai berikut:
Tabel 4.1 Tabel Project Selection
Dalam membuat tabel diatas, penulis terlebih dahulu menentukan proporsi (Variable Weightings) dari masing-masing project descriptions. Proporsi deskripsi impact ditentukan berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan yang kemudian diintepretasikan oleh penulis. Proporsi deskripsi effort ditentukan demikian karena proyek tersebut hanya akan ditindaklanjuti sebatas analisa dengan metode Six Sigma tanpa melakukan implementasi hasil analisa itu sendiri. Penglibatan banyak karyawan sebagai sumber informasi, serta modal yang dikeluarkan untuk menjalankan observasi terhadap proyek yang ada menjadi dasar penentuan proporsi deskripsi effort. Sedangkan untuk deskripsi risk, proporsi yang sama besar diberikan untuk resiko teknis serta manajemen.
89
Selanjutnya penulis melakukan pembobotan setiap alternatif proyek terhadap deskripsi yang ada. Dengan rentang bobot dimulai dari 1 (terkecil) hingga 5 (terbesar). Sehingga didapatkan hasil total pembobotan variabel yang ditransformasikan kedalam grafik sebagai berikut:
Project Selection Graph 3
Impact
2.5 2 1.5 1 0.5 0 0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
Effort
Gambar 4.1 Grafik Project Selection
dengan:
Sedangkan ukuran lingkaran melambangkan besarnya resiko dari proyek yang ingin dijalankan. Semakin besar lingkaran semakin besar pula resiko yang harus ditanggung dalam menjalankan proyek tersebut dan berlaku sebaliknya. Berdasarkan grafik diatas maka penulis memilih proyek Karung Terjahit Sempurna sebagai bahan analisa kualitas dengan Six Sigma karena memiliki impact yang
90
cukup besar dengan effort serta risk yang paling kecil. Atau dengan kata lain proyek tersebut paling feasible dikerjakan dengan mempertimbangkan keterbatasan yang ada.
4.2.
Fase Define
4.2.1. DMAIC Project Charter Setelah melakukan seleksi proyek, penulis masuk ke tahap awal metode Six sigma yaitu Fase Define. Pada tahap ini, penulis melakukan tahap perumusan proyek yang lebih jelas sebagai acuan sekaligus arahan dalam mengerjakan proyek kedepannya. Tools yang digunakan ialah Project Charter sebagai berikut:
91 Tabel 4.2 Tabel DMAIC Project Charter
Berdasarkan business case, penulis menuliskan pernyataan masalah berupa gagal jahit yang menghambat pencapaian target produksi tepung dari suatu jenis brand serta mengurangi efektivitas proses produksi. Dari pernyataan masalah ini, maka tujuan yang ingin dicapai ialah berkurangnya proporsi gagal jahit dengan acuan angka rata-rata proporsi gagal jahit sendiri. Pencapaian tujuan ini didukung oleh pengambilan data sekunder karena tidak memungkinkan untuk mengambil data secara langsung selama waktu produksi 24 jam dalam 1 hari. Selain itu juga didukung oleh informasi serta data tambahan melalui wawancara karyawan dan observasi dilapangan.
92
Proyek yang penulis jalankan selama periode bulan Juli ini berada dalam pengawasan Stakeholder yaitu Bapak Amir Jamaludin selaku Manajer Divisi FSBP Bogasari. Penulis menetapkan pelaksanaan tahapan proyek mulai dari fase define hingga fase analyze, dimaksudkan agar memungkinkan penulis mendapatkan data-data pendukung hasil analisa sekilas selama di Bogasari. Sedang fase improve dilaksanakan sebatas pemberian saran berdasarkan hasil analisa data dan informasi yang diperoleh.
4.2.2. Idenfikasi dan Dokumentasi Proses Untuk dapat mengetahui dan memahami lebih jelas mengenai proses serta pihak maupun material yang terlibat dalam proses produksi di FSBP maka penulis membuat diagram SIPOC sebagai berikut:
93
Gambar 4.2 SIPOC Diagram
Sedangkan untuk memahami sequence (alur) proses produksi yang terjadi, penulis menggambarkan High Level Process Map sebagai berikut:
Gambar 4.3 High Level Process Map Proses Produksi Divisi FSBP
Dengan keterangan : 94
TC Æ Chain Conveyor, BE Æ Bucket Elevator dan SC Æ Screw Conveyor.
95
4.3.
Fase Measure
4.3.1. Menentukan Objek Pengukuran Sebelum melakukan pengukuran, penulis terlebih dahulu menentukan objek yang akan diukur serta kriteria standar pengukuran terhadap objek tersebut. Ketentuan standar jahitan yang ditetapkan oleh divisi FSBP ialah: 9 Kemasan terjahit sempurna (tertutup rapat) 9 Jahitan tidak melompat-lompat 9 Benang jahitan menganyam sempurna 9 Jahitan tidak miring/mendekati mulut karung Kriteria standar jahitan diatas menjadi dasar penulis dalam melakukan pengukuran. Namun karena adanya persamaan makna dari ketiga kriteria teratas, penulis mencoba untuk merangkum empat kriteria standar menjadi 2 kriteria besar. Sehingga didapat CTQ sebagai berikut:
Kemasan terjahit sempurna (tertutup rapat) Jahitan Dalam Keadaan Baik
Jahitan Sesuai Standar Jahitan tidak miring/ mendekati mulut karung Gambar 4.4 CTQ Tree
Untuk membantu menjaga korelasi antara apa yang hendak dikerjakan dan data apa
yang
dapat
mendukung
keberlangsungannya,
penulis
menyusun
MAT
96
(Measurement Assessment Tree). Dengan demikian didapat konsep pengukuran (apa yang diukur, parameter, serta metrik pengukuran) yang jelas.
Gambar 4.5 Measurement Assessment Tree (MAT)
Keterangan :
4.3.2. Membuat Definisi Operasional Pembuatan definisi operasional dimaksudkan untuk mencegah munculnya banyak persepsi yang membingungkan dalam melakukan pengukuran. Agar definisi
97
operasional menjadi jelas, dapat dimengerti dan konsisten, penulis membuat Operational Definition Worksheet. Dalam pelaksanaannya, penulis tidak dapat melakukan pengambilan data secara langsung. Hal ini disebabkan keterbatasan informasi serta tenaga penulis untuk mengamati proses penjahitan karung yang berlangsung nonstop selama 24 jam dalam 1 hari. Dengan demikian data yang penulis dapatkan berupa data sekunder. Pada kenyataannya, pengertian defect tidak sesuai dengan CTQ yang telah dibuat sebelumnya. Berdasarkan definisi teknis karyawan FSBP dan kenyataan dilapangan, defect terjadi jika karung yang sudah terisi tepung tidak terjahit sempurna, sehingga dapat menyebabkan karung pecah jika dihempaskan saat ditumpuk diatas pallet. Sedangkan kriteria lainnya yaitu ‘Jahitan miring/mendekati mulut karung’, tidak berlaku lagi sebagai definisi defect. Sesuai dengan keadaan tersebut, Operational Definition Worksheet yang dibuat penulis ialah sebagai berikut:
Tabel 4.3 Tabel Operational Definition Worksheet
98
4.3.3. Pengumpulan Data Pengukuran Data yang terkumpul merupakan “population statistics” bukan “process statistics” karena data bukan berupa sample tapi merupakan keseluruhan data dalam rentang waktu tertentu. Dalam hal ini penulis mengumpulkan data gagal jahit selama bulan Juni 2007. Setelah mendapatkan data, penulis melakukan rekapitulasi data sesuai MAT pada Data Collection Form. Tabel 4.4 Tabel Contoh Data Collection Form
Keterangan : Kolom Nomor Æ berisi nomor urut baris, mempermudah membaca data pada baris tertentu. Kolom No. Mesin Carrousel Æ berisi nomor carrousel dari semua group yang ada.
99
Kolom FF Brand x Æ berisi merek (brand) tepung yang sedang dikemas. Karena dalam satu shift pada satu carrousel paling banyak terjadi pergantian brand sebanyak tiga kali, maka kolom tersebut disediakan sebanyak tiga kolom. Kolom Output Pengemasan Æ berisi jumlah produk tepung dalam satuan karung dengan informasi kategori : 9 Industri
: dipasarkan ke industri-industri sesuai pesanan.
9 e-Kupon
: dipasarkan ke pengecer-pengecer (distributor) dengan konsumen akhir masyarakat umum.
9 Khusus
: dipasarkan ke luar negeri (impor).
Kolom Lain-lain Æ berisi keterangan faktor pengurang (dalam satuan karung) jumlah output kotor menjadi output bersih yang terdiri dari : 9 Gagal jahit
: produk defect karena jahitan tidak sesuai standar.
9 Sample ayak : sejumlah tepung yang diambil untuk diuji keberadaan benda- benda asing yang berukuran lebih besar. 9 Bilas
: sejumlah tepung yang diambil sebagai tindakan pengurasan tepung sebelumnya yang masih tertinggal pada alat-alat transportasi tepung. Hal ini dilakukan jika terjadi pergantian brand tepung pada carrousel yang sama agar tidak mengganggu produksi tepung berikutnya (perubahan kadar penyusun tepung). Biasanya pembilasan dilakukan sebanyak 10 karung untuk satu kali bilas.
Kolom Total Bags per Brand Æ berisi total output bersih dari masing-masing brand dalam satu group carrousel setelah output kotor dikurangi dengan jumlah gagal jahit, sample ayak dan bilas.
100
Kelompok baris berwarna biru dan putih yang membedakan group carrousel untuk mempermudah dalam membaca data yang ada. Baris kuning yang terletak paling bawah merupakan data rekapitulsi berupa total keseluruhan dari gagal jahit, sample ayak dan bilas serta output bersih dari tiaptiap shift.
4.3.4. Membuat Baseline Defect Measures dan Mengukur Sigma Hal pertama yang harus dilakukan untuk menentukan kapabilitas proses ialah memahami istilah-istilah dalam teknis pengambilan serta penganalisaan data. Langkahlangkah yang penulis tempuh ialah : Menentukan proses, unit serta customer requirements terhadap unit tersebut ∅ Proses
Æ penjahitan karung pengemasan tepung 25 kg
∅ Unit
Æ produk tepung kemasan karung
∅ Requirements Æ kemasan karung terjahit sempurna Mendefinisikan defect dan defect opportunity ∅ Defect (gagal jahit) Æ karung tidak terjahit sempurna / gagal jahit (pecah saat ditumpuk di pallet) ∅ Defect Opportunity Æ peluang (berupa kriteria) unit dikategorikan defect, berjumlah 1 (berdasarkan definisi defect diatas) Menghitung DPMO (Defect Per Million Opportunities) ∅ Menghitung jumlah keseluruhan data yang terkumpul Æ 5104130 unit karung ∅ Menghitung jumlah keseluruhan data gagal jahit
Æ
2781 unit karung
101
∅ Menghitung total peluang (opportunity) gagal jahit Æ
5104130 peluang
(5104130 x 1) ∅ Menghitung DPMO dengan rumus:
maka :
Angka DPMO sebesar 544,8529 memiliki arti bahwa dalam 1 juta kali penjahitan karung, peluang terjadinya defect ialah sebanyak 544,8529 (≈ 545) kejadian. Mengkonversi nilai DPMO kedalam Sigma Level Yaitu melalui interpolasi nilai DPMO dengan bantuan Sigma Conversion Table, diperoleh persamaan sebagai berikut:
Proses penjahitan karung divisi FSBP Bogasari telah mencapai 4,659 Sigma Level.
102 Tabel 4.5 Tabel Sigma Calculation Worksheet
4.4.
Fase Analyze Fase Analyze merupakan sebuah langkah untuk mencari serta mendefinisikan
gejala
yang
terjadi
dan
menginvestigasi
penyebab
permasalahan.
Dalam
pelaksanaannya, begitu banyak cara yang digunakan untuk menganalisa informasi proses yang diperoleh melalui pengumpulan data yang telah dilakukan sebelumnya. Namun secara garis besar tools tersebut dikategorikan menjadi :
103
Analisa Data ⇒ Menggunakan data untuk mencari pola, trends, atau perbedaan-perbedaan lain yang dapat mendukung atau menolak hipotesa penyebab terjadinya defect. Analisa Proses ⇒ Pengamatan lebih rinci terhadap proses yang menyediakan customer requirements dalam mengidentifikasi hal-hal yang tidak memberikan nilai tambah kepada konsumen.
Sedangkan tahapan yang ditempuh terbagi kedalam tiga fase yaitu : •
Eksplorasi
•
Membuat hipotesa
•
Verifikasi atau eliminasi root causes
104
4.4.1. Analisa Data 4.4.1.1. Eksplorasi Data hasil pengukuran dari tahap measure ditampilkan dalam bentuk Control Chart (p chart) sebagai berikut: Control Chart Gagal Jahit bulan Juni 2007 divisi FSBP 0.0010 1
0.0009
1
0.0008 Proportion
1 1 1
0.0007
UCL=0.0006915
0.0006
_ P=0.0005320
0.0005 0.0004
LCL=0.0003724
0.0003
1 1
1
0.0002
1
1
0.0001 1
4
7
10
13 16 19 Sample
22
25
28
Tests performed with unequal sample sizes
Gambar 4.6 Control Chart Gagal Jahit Bulan Juni 2007 divisi FSBP
Dari gambar diatas dapat terlihat bahwa rata-rata proporsi gagal jahit yang terjadi selama bulan Juni 2007 ialah sebesar 0.0005320 atau sama dengan 0.0532 %. Dan data proporsi gagal jahit yang berada diluar UCL (out of control) ada sebanyak 5, terjadi pada tanggal 14, 19, 20, 21 dan 22 Juni 2007. Namun ada juga data yang berada dibawah LCL yaitu pada tanggal 6, 8, 10, 24 da 29 Juni 2007. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa gagal jahit yang terjadi pada proses pengemasan di divisi FSBP masih belum terkontrol dengan baik.
105
4.4.1.2. Membuat Hipotesa Untuk analisa data, berdasarkan hasil wawancara penulis dengan beberapa karyawan pengemasan karung divisi FSBP, penulis membuat hipotesa data gagal jahit yaitu : Shift Ho : Tidak terdapat perbedaan yang signifikan yang dihasilkan ketiga shift terhadap proporsi gagal jahit H1 : Terdapat perbedaan yang signifikan yang dihasilkan ketiga shift terhadap proporsi gagal jahit Jenis Tepung (kadar protein) Ho : Tidak terdapat perbedaan yang signifikan yang dihasilkan ketiga jenis tepung terhadap proporsi gagal jahit H1 : Terdapat perbedaan yang signifikan yang dihasilkan ketiga jenis tepung terhadap proporsi gagal jahit
Hipotesa adanya perbedaan proporsi gagal jahit karena perbedaan shift disusun dengan asumsi bahwa ada kecenderungan rasa ngantuk yang lebih dominan dialami oleh karyawan yang bekerja pada shift malam serta dugaan bahwa karyawan yang bekerja diluar jam kehadiran pimpinan (manager dan asistennya) akan cenderung bekerja lebih ‘longgar’. Sedangkan untuk hipotesa perbedaan proporsi gagal jahit karena perbedaan jenis tepung (berdasarkan perbedaan kadar protein) disusun dengan asumsi akan lebih sulit untuk melakukan penjahitan karung yang berisi tepung yang membubung, yaitu pada
106
jenis tepung yang memiliki kadar protein rendah, karena ruang kosong yang terdapat pada mulut karung hanya tersisa sedikit. Begitupula sebaliknya, karung lebih mudah dijahit jika tepung tidak membubung. Dengan demikian pengujian dilakukan pada 3 kelompok tepung yaitu Low (LM, PYG, KB, KE dan BSC), Medium (SB dan SH) dan High (CK dan CKE).
4.4.1.3. Verifikasi Root Causes Untuk menguji hipotesa diatas, data jumlah defect (gagal jahit) yang diperoleh pada data collection form dalam tahap measure diubah kedalam bentuk proporsi (bentuk continuous) yaitu perbandingan jumlah gagal jahit dengan output bersih dari tiap-tiap brand selama bulan Juni pada masing-masing shift sebagai berikut: Tabel 4.6 Tabel Proporsi Gagal Jahit Shift A Bulan Juni 2007
107 Tabel 4.7 Tabel Proporsi Gagal Jahit Shift B Bulan Juni 2007
108
Tabel 4.8 Tabel Proporsi Gagal Jahit Shift C Bulan Juni 2007
Data tersebut kemudian disusun lagi kedalam bentuk proporsi gagal jahit dari masing-masing jenis tepung. Sehingga kolom LM, PYG, KB, KE, dan BSC akan diwakili oleh kolom Low yang berisi perbandingan total defect dengan total output bersih dari kelima brand tersebut tiap-tiap harinya. Begitu juga untuk jenis tepung Medium dan High. Sehingga didapat data proporsi baru sebagai berikut:
109
Tabel 4.9 Tabel Proporsi Gagal Jahit Tiap Jenis Tepung Bulan Juni 2007
Pengujian hipotesa diatas dilakukan dengan metode Two-Way ANOVA menggunakan data random. Maka penulis melakukan randomisasi dalam penentuan data yang akan diolah. Data random yang diperoleh ialah sebagai berikut:
110
Tabel 4.10 Tabel Hasil Randomisasi Proporsi Gagal Jahit
Input data diatas dalam MINTAB 14 memiliki format seperti tampilan berikut: Tabel 4.11 Tabel Format Input Data Proporsi Gagal Jahit pada MINITAB 14
111
Sebelum diolah secara statistik, data terlebih dahulu diuji normalitasnya. Berikut hasil pengujiannya:
112
Gambar 4.7 Grafik Normality Test Proporsi Gagal Jahit
Dari gambar diatas, dapat terlihat bahwa data tidak terdistribusi secara normal yang dibuktikan dengan p-value < 0.05. Untuk menghindari hasil yang bias maka data tersebut ditransformasi dengan menggunakan Johnson Transformation dengan hasil sebagai berikut:
Gambar 4.8
113
Berdasarkan transformation function equals, MINITAB 14 memberikan data hasil transformasi sebagai berikut :
Tabel 4.12 Tabel Data Hasil Transformasi
Data hasil transformasi ini kemudian diolah dengan metode Two-Way ANOVA dan diperoleh hasil perhitungan:
Two-way ANOVA: Transformed Data versus Jenis Tepung, Shift. Source
DF
SS
MS
F
P
Jenis Tepung 2
2.1266
1.06329
1.11
0.336
Shift
2
5.0427
2.52136
2.62
0.079
Interaction
4
3.3161
0.82903
0.86
0.490
Error
81
77.8733
0.96140
Total
89
88.3587
S = 0.9805 R-Sq = 11.87% R-Sq(adj) = 3.16%
Berdasarkan hasil diatas, dapat disimpulkan :
114
Berdasarkan hasil diatas, dapat disimpulkan : 9 Jenis Tepung tidak memberikan pengaruh yang signifikan terhadap proporsi gagal jahit ditunjukkan oleh p-value (0.336) > 0.05 yang berarti tidak ada perbedaan proporsi gagal jahit akibat perbedaan jenis tepung Æ menerima Ho 9 Shift tidak memberikan pengaruh yang signifikan terhadap proporsi gagal jahit ditunjukkan oleh p-value (0.079) > 0.05 yang berarti tidak ada perbedaan proporsi gagal jahit akibat perbedaan shift Æ menerima Ho 9 Interaksi Jenis Tepung dan Shift tidak memberikan pengaruh yang signifikan terhadap proporsi gagal jahit ditunjukkan oleh p-value (0.490) > 0.05 yang berarti tidak ada perbedaan proporsi gagal jahit akibat interaksi Jenis Tepung dan Shift.
Main Effects Plot (data means) for Transformed Data 0.8
0.6
0.6 M e a n o f Tr a n s fo r m e d D a t a
M e a n o f Tr a n s fo r m e d D a t a
Main Effects Plot (data means) for Transformed Data 0.8
0.4 0.2 0.0 -0.2 -0.4 -0.6 -0.8
0.4 0.2 0.0 -0.2 -0.4 -0.6
High
Low Jenis Tepung
Medium
-0.8
(a)
Shift A (00.00 - 08.00)
Shift B (08.00 - 16.00) Shift
Shift C (16.00 - 24.00)
(b) Gambar 4.9
Main Effect Plot Data Transformasi Gagal Jahit
Main effect plot memperkuat p-value hasil perhitungan ANOVA. Main effect plot terhadap jenis tepung (gambar 5.9 (a)) memiliki kemiringan garis yang tidak begitu
115
besar, sehingga dapat dikatakan bahwa jenis tepung tidak mempengaruhi proporsi gagal jahit. Sedangkan main effect plot terhadap shift (gambar 5.9 (b)) memperlihatkan kemiringan garis yang lebih besar dari main effect plot terhadap jenis tepung namun masih dapat dikatakan tidak begitu mempengaruhi proporsi gagal jahit karena terbukti secara numerik bahwa p-value > 0.05. Individual Value Plot of Transformed Data vs Jenis Tepung, Shift 3 Transformed Data
2 1 0 -1 -2 -3 Shift
Jenis Tepung
0) 0) 0) 0) 0) 0) 0) 0) .0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 16 24 24 08 16 08 24 16 0 0 0 0 0 0 0 0 0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 8 6 6 0 8 0 6 8 0 (0 (1 (1 (0 (0 (0 (1 (0 (0 B B B C C A A C A ft ft ft ft ft ft ft ft ft i i i i i i i i i h h h Sh S Sh Sh Sh S Sh Sh S . 08
) 00
gh Hi
w Lo
Gambar 4.10 Individual Plot Data Transformasi Gagal Jahit
m iu ed M
116
Boxplot of Transformed Data by Jenis Tepung, Shift 3 Transformed Data
2 1 0 -1 -2 -3 Shift
Jenis Tepung
0) 0) 0) 0) 0) 0) 0) 0) 0) .0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 08 16 24 24 16 08 16 08 24 0 0 0 0 0 0 0 0 0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 .0 0 6 6 8 8 0 0 8 6 (0 (1 (0 (1 (0 (0 (0 (0 (1 B B B A tC tC t A ift t A ift tC ft f ft f f f f i i i i i i i Sh Sh Sh Sh Sh Sh Sh Sh Sh gh Hi
w Lo
m iu ed M
Gambar 4.11 Box Plot Data Transformasi Gagal Jahit
Individual value plot memperlihatkan persebaran tiap-tiap data proporsi gagal jahit yang ada. Yang kemudian diperjelas oleh boxplot atau dikenal dengan nama boxand-whisker plots dengan menampilkan upper limit, lower limit, kuartil 1, kuartil 2, kuartil 3 serta data yang tergolong kedalam outliers (pada gambar ditunjukkan oleh bentuk bintang) dari masing-masing faktor jenis tepung dan shift.
117 Residual Plots for Transformed Data Normal Probability Plot of the Residuals
Residuals Versus the Fitted Values
99
2
90
1
Residual
Percent
99.9
50 10 1 0.1
0 -1 -2
-3.0
-1.5
0.0 Residual
1.5
3.0
-0.6
Histogram of the Residuals
0.6
2
15
Residual
Frequency
0.0 0.3 Fitted Value
Residuals Versus the Order of the Data
20
10 5 0
-0.3
1 0 -1 -2
-2
-1
0 Residual
1
2
1
10
20
30 40 50 60 Observation Order
70
80
90
Gambar 4.12 Residual Plots Data Transformasi Gagal Jahit
Hasil yang ditampilkan oleh residual plots berupa: 9 Normal ProbabilityPlot Æ persebaran residual linear dan terpusat pada nilai 0 9 Histogram of the Residuals Æ berbentuk bell-shaped symmetry yang memperlihatkan bahwa residual terdistribusi normal (mendukung normal probability plot). 9 Residuals Versus the Fitted Values Æ residual tersebar acak (randomly scattered) atau disebut juga constant variance. 9 Residuals Versus the Order of the Data Æ secara random residual fluktuatif yang berarti tidak ada korelasi diantara error (independent error).
4.4.2 Analisa Proses 4.4.2.1. Eksplorasi
118
Untuk memahami alur proses pengemasan tepung dengan kemasan karung lebih detail maka penulis membuat flowchart sebagai berikut:
119 Gambar 4.13 Flowchart Pengemasan Tepung
4.4.2.2. Membuat Hipotesa Dari flowchart diatas, penulis mencoba untuk merunut setiap faktor yang memberi pengaruh terhadap tahapan kegiatan tersebut. Faktor-faktor ini diperoleh dengan melakukan pengamatan langsung dilapangan serta melalui wawancara dengan para operator. Dengan mengkategorikan faktor kedalam 5M+E (Man, Machine, Method, Material, Money dan Environment), penulis mencoba untuk menyusunnya kedalam sebuah diagram sebab-akibat, seperti yang terlihat dibawah ini:
Ngobrol dengan karyawan lain
Man
Keletihan operator Kerja untuk 2 shift dalam sehari
Rasa kantuk Sistem respirasi yang kurang baik
Environment
Perasaan bosan
Ada kebijakan lembur
Kurang konsentrasi
Operator kurang terjaga
Debu tepung mengganggu operator
Gagal Jahit Umur mesin melebihi life time-nya
Ada karyawan kerja 2 shift dalam sehari
Mesin macet
Ada kebijakan untuk lembur (kerja 2 shift) Method
Mempekerjakan karyawan honorer Kurang pelumasan Kurang operator Machine
Gambar 4.14
Jarum & gunting mesin tumpul Tidak ada maintenance berkala
120 Fishbone Diagram Gagal Jahit
4.4.2.3. Verifikasi Root Causes Dari fishbone diagram diatas, penulis menemukan akar masalah yang menyebabkan gagal jahit, antara lain: 9 Man: ∅ Kerja selama 2 shift dalam satu hari Æ Tidak jarang terjadi dimana operator kurang terjaga saat menjalankan tugasnya. Hal ini disebabkan oleh kondisi fisik operator yang letih karena bekerja untuk 2 shift (lembur) dalam satu hari yang merupakan kebijakan perusahaan. ∅ Rasa ngantuk Æ Operator terkadang kurang konsentrasi karena saat bekerja pikirannya terbagi dengan ngobrol bersama karyawan lain. Hal ini dilakukan karena operator ingin menghilangkan rasa bosan yang disebabkan karena rasa kantuk yang menyerang. 9 Machine: ∅ Kurang pelumasan Æ Rata-rata pelumasan mesin jahit yang ada di FSBP dilakukan melalui penyemprotan manual secara teratur. Pelumasan yang kurang pasti keteraturannya menyebabkan mesin tidak berjalan dengan sempurna (terkadang mesin macet). ∅ Umur mesin melebihi life time-nya Æ Setiap mesin memiliki life time (umur layak pakai) yang menunjukkan lama waktu penggunaan ideal mesin. Jika sudah melewati umurnya, mesin bekerja kurang efisien ditandai dengan
121
mesin suka macet. Hal tersebut terjadi pada beberapa mesin jahit yang umurnya mencapai 5 - 6 tahun (melebihi life time mesin jahit). ∅ Jarum dan gunting tumpul Æ Untuk menjahit dengan sempurna maka jarum harus dalam keadaan runcing. Dan untuk mencegah agar benang tidak terkait antar karung yang satu dengan yang lain, maka gunting juga dipastikan harus tajam. Keduanya memiliki kapasitas pemakaian
sehingga untuk
penggunaan yang lebih efisien, harus dilakukan penggantian (maintenance) secara berkala. 9 Method: ∅ Ada kebijakan untuk lembur (kerja 2 shift dalam sehari) Æ Bogasari tidak membatasi
waktu
kerja
operator
sehingga
karyawan
pengemasan
diperkenankan untuk bekerja lembur (2 shift). ∅ Kurang operator Æ Jika permintaan pasar terhadap tepung kemasan karung sedang besar, Bogasari memilih untuk mempekerjakan karyawan honorer untuk mengoperasikan mesin jahit pada flour silo lainnya agar target produksi tepung dapat tercapai. 9 Environment: ∅ Sistem respirasi yang kurang baik Æ Debu tepung yang membubung diudara saat operator bekerja cukup mengganggu penglihatan karena menyebabkan mata operator kemasukan debu. Debu tersebut terus beredar di ruang pengemasan karena respirasi yang kurang baik.
122
4.5.
Fase Improve
4.5.1. Mengumpulkan Gagasan Solusi Kreatif Menganggapi akar permasalahan yang telah dirunut pada fase analyze, penulis mencoba untuk mengumpulkan gagasan solusi dengan berfikir secara praktis mengemukakan segala jenis solusi yang mungkin tanpa membatasi hasil pemikiran yang ada. Setelah seluruh gagasan terkumpul, penulis melakukan pematangan ide dengan menyusun gagasan-gagasan berdasarkan faktor-faktor penyebab terjadinya gagal jahit dalam sebuah Interrelationship Diagram sebagai berikut:
Gambar 4.15 Interrelationship Diagram Usulan Improvement Masalah Gagal Jahit
123
4.5.2. Menganalisa dan Memilih Solusi Solusi-solusi yang telah dikemukakan diatas ditelaah lebih lanjut dengan melakukan brainstorming akan seberapa besar usaha yang dikeluarkan untuk mengimpelemtasikan usulan-usulan tersebut berikut perkiraan hasil atau dampak yang diberikannya. Evaluasi solusi ini terlihat dari Impact/Effort Matrix berikut:
5
■ Merekrut operator tetap dengan jumlah cukup (bukan hororer yang kurang terlatih)
4
■ Penggantian parts (gunting ■ Mengganti mesin yang berumur diluar
Impact
& jarum) secara berkala
life-time
■ Membuat kebijakan operator kerja 1 shift ■ Meminyaki mesin dengan semprot manual secara teratur ■ Perusahaan memberi jatah kopi kesetiap karyawan
3
■ Saat istirahat (rolling kerja) cuci muka ke kamar mandi 2
■ Sistem respirasi udara baik
1
1
2
3
4
5
Effort Gambar 4.16 Impact/Effort Matrix Solusi Masalah Gagal Jahit
124
Analisa usulan solusi perbaikan diatas disusun sedemikian rupa sesuai dengan pertimbangan yang dilakukan penulis berdasarkan informasi yang mungkin cukup terbatas. Berikut penjabarannya: 9 Merekrut operator tetap dengan jumlah cukup Usulan ini menjawab masalah akan seringnya Departemen FSBP kekurangan operator jahit karung terutama jika ada pesanan dengan kapasitas lebih besar dari biasanya oleh pelanggan. Selama ini hal tersebut disikapi dengan merekrut karyawan honorer dari Jakarta Land yang merupakan petugas kebersihan, bukan karyawan Bogasari. Meskipun tergolong tidak jarang merangkap sebagai operator jahit karung, karyawan honorer tersebut dapat dikatakan tidak memiliki kemampuan yang sama dengan para karyawan tetap— penulis ketahui dari hasil wawancara dengan beberapa karyawan—sudah bekerja belasan bahkan hingga 30 tahun. Selain mempekerjakan karyawan honorer, kebijakan lain yang biasa dijalankan ialah membuka jam lembur (kerja 2 shift berturutan dalam sehari) bagi karyawan jahit karung tetap. Sekalipun sudah sangat terampil, operator tetap memiliki kapasitas bekerja yaitu 8 jam dalam sehari—sesuai dengan UU Ketenagakerjaan. Dampak yang dapat ditimbulkan jika bekerja melebihi jam kerja ialah operator bekerja dalam keadaan letih dan jenuh sehingga menyebabkan bekerja tidak dalam keadaan siaga. Sehingga tidak kecil kemungkinan operator melakukan kesalahan dalam bekerja. Usaha tersebut dapat dilakukan dengan memberikan tawaran kepada beberapa karyawan Jakarta Land yang tergolong sering menjadi karyawan honorer atau mempekerjakan karyawan baru dengan menyiapkan pelatihan
125
berupa teori dan praktek dalam pemupukan keterampilan bekerja. Melalui perekrutan karyawan jahit karung tetap dengan jumlah yang disesuikan terhadap kapasitas produksi pabrik, operator dapat bekerja dengan optimal untuk memenuhi permintaan pelanggan.
9 Mengganti mesin jahit yang berumur diluar life time-nya Setiap mesin memiliki umur operasi ideal. Jika sudah melewati life time nya, mesin masih dapat bekerja namun tidak efisien atau bahkan tidak dapat dioperasikan lagi. Beberapa mesin jahit sudah beroperasi melewati life time-nya. Hal tersebut menyebabkan mesin terkadang macet (berhenti beroperasi tiba-tiba) yang dapat mengakibatkan terjadinya lompatan jahitan sehingga karung tidak terjahit sempurna. Penulis menyadari bahwa usulan tersebut membutuhkan effort yang sangat besar yaitu berupa biaya pembelian beberapa mesin jahit baru. Namun untuk mengeliminasi faktor pengaruh mesin, salah satu usaha yang dapat dilakukan ialah mengganti mesin jahit yang sudah tua dengan mesin yang baru.
9 Penggantian parts (gunting dan jarum) secara berkala Tidak adanya maintenance yang reguler menyebabkan mesin jahit tidak berfungsi optimal. Begitu pula dengan parts berupa gunting dan jarum yang jika sudah tumpul dapat memberikan peluang terjadinya gagal jahit. Jarum yang tumpul membuat karung tidak terjahit sempurna atau terjadi lompatan jahitan sedangkan gunting yang tidak tajam membuat benang jahitan karung yang satu dengan karung yang lain tidak terputus sehingga saat dikirimkan ke FPS, benang
126
saling menarik dengan demikian ada kecenderungan jahitan pada salah satu karung terlepas dan menyebabkan mulut karung kembali terbuka. Berikut harga parts pendukung mesin jahit: •
Jarum jahit
: Rp 10.436,00
•
Gunting
: Rp 193.600,00
Jika ditelaah maka biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk penggantian parts tidak sebanding dengan kerugian yang diterima jika terjadi broken bags di FPS disebabkan jahitan yang tidak sempurna karena jarum dan gunting yang tumpul yang mengakibatkan tepung berkualitas mengalami penurunan nilai karena tercecer di lantai. Karena keterbatasan informasi, penulis belum berhasil melakukan pengujian kapasitas standar penggunaan jarum serta gunting yang ideal yaitu dalam satuan karung terjahit sempurna atau durasi waktu penggunaanya. Bagaimanapun juga pernggantian jarum serta gunting secara berkala dapat mencegah terjadinya gagal jahit.
9 Membuat kebijakan operator kerja 1 shift Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, operator sebaiknya bekerja sesuai standar jam kerja (8 jam sehari). Untuk menjamin berlangsungnya ketentuan tersebut, Bogasari sebaiknya mengeluarkan kebijakan agar setiap operator hanya bekerja 1 shift. Hal ini juga didukung dengan usulan perekrutan karyawan tetap yang disesuaikan dengan kapasitas produksi. Selain dampak tersebut, Bogasari juga turut membantu negara dalam upaya pemerataan kesempatan kerja.
127
9 Meminyaki mesin dengan semprot manual secara teratur Beberapa mesin jahit tidak memiliki sistem pelumasan otomatis. Oleh karena itu operator harus melakukan pelumasan dengan menyemprot minyak secara manual agar tidak terjadi kemacetan mesin. Penyemprotan ini sebaiknya dilakukan secara teratur supaya mesin tidak aus. Frekuensi penyemprotan sebaiknya ditetapkan terlebih dahulu dengan memperhitungkan konsumsi pelumas oleh mesin sehingga ada standar waktu pelaksanaanya.
9 Perusahaan memberi jatah kopi ke setiap karyawan Adanya sistem kerja rolling shift sedikit banyak memberi dampak kurang teraturnya operator menjalankan aktifitasnya sehari-hari. Tidak jarang pula terjadi bentrok dari beberapa rutinitas yang biasa dilakukan operator. Begitupula dengan kegiatan istirahat (tidur) yang terkadang tidak lagi menjadi prioritas. Keadaan ini juga didukung oleh kenyataan tahapan pekerjaan pengemasan karung yang monoton menyebabkan operator tidak dapat terhindar dari rasa kantuk. Salah satu upaya yang dapat dilakukan Bogasari menanggapi keadaan diatas ialah dengan menyediakan kopi bagi masing-masing operatornya. Dengan demikian, jika sewaktu-waktu dibutuhkan, operator dapat mengkonsumsi kopi sehingga diharapkan dapat bekerja dengan terjaga. Usulan tersebut perlu dipertimbangkan karena akan memakan biaya dalam penyediaan kopi bagi seluruh karyawan.
128
9 Saat istirahat (rolling kerja) cuci muka kekamar mandi Selain minum kopi kegiatan lain yang dapat dilakukan operator untuk mencegah rasa kantuk ialah me-refresh tubuh dengan mencuci muka saat fase istirahat dalam tahapan rolling kerja. Pelaksanaanya dapat didukung dengan pengawasan dari foreman yang sedang bertugas dengan menegur operator untuk sejenak kekamar mandi guna mencuci muka. Usulan ini tidak membutuhkan effort yang besar, hanya berupa kesadaran operator serta kesigapan foreman untuk tetap mengingatkan operator yang mengantuk untuk segera mencuci muka.
9 Memperbaiki sistem respirasi udara Lingkungan yang dipenuhi debu tepung membuat operator sedikit bermasalah dengan penglihatan. Meskipun sudah terbiasa, operator sesekali terganggu dengan debu yang masuk ke mata. Hal ini tidak akan terjadi jika Departemen FSBP memiliki sistem respirasi yang baik. Perbaikan tersebut dilakukan dengan sedikit merombak bangunan FSBP sehingga akan lebih banyak terdapat celah-celah udara yang dapat membantu berlangsungnya pertukaran antara udara yang ada didalam dan luar ruangan.
129
4.6.
Usulan Perancangan Sistem Informasi
4.6.1. Analisis Sistem Berjalan FSBP (Flour Silo Bulk and Packing) merupakan salah satu divisi di Bogasari yang tak kalah penting. Setelah melalui berbagai macam proses pengolahan pada akhirnya tepung akan sampai ke divisi ini. Selain sebagai tempat penampungan tepung, FSBP juga berfungsi sebagai tempat pengemasan hingga menjadi produk jadi yang siap untuk dipasarkan. Tetapi pada divisi ini belum memiliki sistem informasi yang didukung oleh software canggih dan teknologi yang dapat memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan dengan baik dan cepat (update). Laporan perusahaan selama ini didukung oleh software Microsoft Excel dimana staff di bagian FSBP (Flour Silo Bulk and Packing) meng-input data rencana mingguan (Weekly Plan Data) yang direncanakan dan dicatat dengan menggunakan check sheet kedalam sheet Microsoft Excel, dimana data harian yang sebenarnya (Daily Actual Data) didapat setelah operator melakukan produksi packing. Laporan akan dikirim oleh kepala managemen sistem kepada manager FSBP departemen packing setelah beberapa hari produksi. Proses seperti ini membuat ketidakakuratan data yang akan merugikan perusahaan. Setelah dilakukan riset pada sistem yang ada, maka penulis menemukan beberapa kelemahan, kelemahan tersebut antara lain : 1. Data kurang akurat karena apabila terjadi update data, maka data yang berkaitan satu dengan yang lainnya tidak dapat langsung dirubah seluruhnya. 2. Laporan disimpan dengan sistem filling sehingga terjadi keterbatasan tempat penyimpanan dan menyebabkan keamanan dari data perusahaan kurang terjaga.
130
3. Kurangnya penggunaan sistem yang berbasis IT sehingga dalam membuat laporan tidak efektif, sehingga pihak top management (manager FSBP) lambat mengambil keputusan dari hasil laporan yang dibuat dan mengakibatkan kerugian pada perusahaan dalam yaitu lambat dalam menentukan strategi.
Gambar 4.17 Proses Sistem PT. ISM Bogasari divisi FSBP
4.6.2. System Definition Sistem informasi quality control yang akan dirancang ini dapat membantu departemen FSBP (Flour Silo Bulk and Packing) untuk mengambil keputusan dan berfungsi juga sebagai pembanding dari rencana yang diinginkan berupa data mingguan (Weekly Plan Data) dengan data harian yang sebenarnya
131
(Daily Actual Data) dalam bentuk Performance Ratio Data Report. Sistem informasi yang akan dirancang ini juga dapat menampilkan informasi berupa performance ratio data report dalam periode mingguan yang diinginkan dengan berdasarkan ID weekly plan data sehingga dapat membantu dan mempermudah dalam mencari dan membaca informasi yang diperlukan. Selain itu juga sistem informasi ini dapat menyimpan dan membuat laporan sehingga dapat meningkatkan kinerja pengambilan keputusan divisi FSBP dalam meningkatkan kualitas mutu perusahaan.
4.6.3. FACTOR Analysis Tabel 4.13 Tabel FACTOR Analysis
Functionality
= Mendukung proses produksi packing dalam meningkatkan kualitas produk perusahaan.
Application
= Input weekly plan data, daily actual data, performance ratio data report, pengecekan data mingguan, pencetakan laporan.
Condition
= Sistem Informasi Quality Control harus dapat digunakan oleh semua actor sehingga dapat mendukung kegiatan perusahaan.
Technology
= Aplikasi software menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Studio 2005 (VB.Net) dan SQL sebagai database.
Object
= Manager FSBP, kepala managemen sistem, staff FSBP, produk packing, laporan produksi packing.
Responsibility
= Sistem dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh departemen FSBP.
132
4.7.
Problem Domain Analysis
4.7.1. Class Diagram Sebelum membuat Class Diagram, terlebih dahulu menentukan Class dan Event dari System Definition yang telah dibuat. Tabel 4.14 Tabel Class dan Event candidate Class Candidate
Event Candidate
Sistem informasi
Dirancang
Departemen FSBP
Membantu
Produk Packing
Melakukan
Perusahaan
Menyimpan
Laporan
Membuat
Pengguna
Mengakses
Operator
Menampilkan
Staff FSBP
Mencari
Data rencana mingguan
Membaca
Data harian sebenarnya
Mencatat
Data performance ratio
Melaporkan
User managemen
Mengubah
Kepala managemen sistem
Menginput
Laporan Data
Menghapus Melakukan Mengisi Melihat Menganalisa
133
Tabel 4.15 Tabel Event table Class Event
Kepala Data Data Data Staff Produk managemen Rencana Harian Performance FSBP Packing sistem Mingguan Sebenarnya Ratio
Diinput
*
Diubah
*
Disimpan
*
*
*
Dihitung Dihapus
*
*
Dianalisa
*
Dicetak
*
+
+
+
*
*
*
+
+
+
*
*
*
+
+
+
+
+
*
Keterangan : Berulang (*) Sekali (+)
Setelah Event Table dibuat, maka Class Diagram dapat dirancang sesuai dengan Event Table diatas.
134
Gambar 4.18 Class Diagram
135
4.7.2. Statechart Diagram State Chart Diagram merupakan sebuah diagram yang menggambarkan daur hidup dari suatu class dimulai dari kondisi awal munculnya class itu sampai kondisi akhir berakhirnya daur hidup class. •
State Produk Packing
Gambar 4.19 State Chart Produk Packing
Event Trace: diinput – dihapus Behavioral Pattern: diinput + dihapus
•
State Data Rencana Mingguan
Gambar 4.20 State Chart Data Rencana Mingguan
Event Trace : diinput – dihitung – disimpan – dihapus Behavioral Pattern : diinput + (dihitung)* + disimpan + dihapus
136
•
State Data Harian Sebenarnya
Gambar 4.21 State Chart Data Harian Sebenarnya
Event Trace : diinput – dihitung –disimpan –dihapus Behavioral Pattern : diinput + (dihitung)* + disimpan + dihapus
•
State Data Performance Ratio
Gambar 4.22 State Chart Data Performance Ratio
Event Trace : diinput – dihitung – dicetak – disimpan – dihapus Behavioral Pattern : diinput + (dihitung | dicetak)* + disimpan + dihapus
137
•
State Kepala Managemen Sistem / dianalisa
/ dihapus / dicetak
/ direkrut
/ dipecat Aktif
/ disimpan / diinput
Gambar 4.23 State Chart Kepala Managemen Sistem
Event Trace : direkrut – diinput – dianalisa – dihapus – disimpan – dicetak – dipecat Behavioral Pattern : direkrut + (diinput | dianalisa | dihapus |disimpan | dicetak)* + dipecat
•
State Staff FSBP
Gambar 4.24 State Chart Staff FSBP
Event Trace : direkrut – diinput – diubah – dihapus – disimpan – dicetak – dipecat
138
Behavioral Pattern : direkrut + (diinput | diubah | dihapus | disimpan | dicetak)* + dipecat 4.8.
Application Domain Analysis
4.8.1. Usecase Diagram Use case berfungsi untuk menggambarkan interaksi antara sistem yang dibuat dengan penggunanya. Sebelum membuat use case, membuat actor table terlebih dahulu. Actor table ini menggambarkan hubungan antara use case dengan actor yang menggunakannya. Tabel 4.16 Tabel Actor Table
Actor
Use Case
Kepala Managemen Sistem
Staff FSBP
Mengelola data rencana mingguan
v
Mengelola data harian sebenarnya
v
Manager FSBP
View data rencana mingguan
v
v
v
View data harian sebenarnya
v
v
v
Pencetakan laporan
v
Mencari periode data mingguan berdasarkan ID
v
v
139
Gambar 4.25 Use Case Diagram
140
4.8.2. Actor Specification
Tabel 4.17 Tabel Actor Specification untuk Manajer FSBP
Manajer FSBP Goal :
Sebagai supervisor quality control yang dapat melihat data baik data rencana mingguan maupun data harian sebenarnya. Dan juga dapat mencari periode data mingguan berdasarkan ID untuk pertimbangan dalam mengambil keputusan
Characteristic : Hanya terdapat 1 orang manajer FSBP yang membawahi departemen FSBP. Examples :
Setelah menerima laporan dari kepala managemen sistem, manajer dapat mengambil keputusan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas mutu dari hasil produksi.
Tabel 4.18 Tabel Actor Specification untuk Kepala managemen Sistem
Kepala Managemen Sistem Goal :
Merupakan orang yang dapat mencari periode data mingguan berdasarkan ID untuk mencetak laporan yang akan dilaporkannya ke manager FSBP.
Characteristic : Kepala managemen sistem terdiri atas 1 orang. Kepala managemen sistem membawahi Staft FSBP. Examples :
Mencari data yang diinginkan pada data performance ratio dan mencetaknya untuk dilaporkan ke manager FSBP.
141 Tabel 4.19 Tabel Actor Specification untuk Staft FSBP
Staff FSBP Goal :
Merupakan orang yang bertanggung jawab untuk mengelola data baik data rencana mingguan maupun data harian sebenarnya.
Characteristic : Staff FSBP terdiri atas 3 orang yang terbagi menjadi 3 shift. Setiap Staff shift bertanggung jawab terhadap pengolahan data yang dibuatnya. Examples :
Mengolah data baik data rencana mingguan maupun data harian sebenarnya pada masing – masing shift.
142
4.8.3. Function List Function List digunakan untuk mendaftarkan semua fungsi yang dapat dijalankan oleh sistem informasi ini yang menjadikan sebuah model sistem berguna bagi Actor, dalam sistem ini akan diberikan beberapa fungsi yang penting, diantaranya : Tabel 4.20 Tabel Function List
Functions
Complexity
Type
Query data produksi packing
Simple
Read
Simpan data rencana mingguan
Simple
Update
Simpan data harian sebenarnya
Simple
Update
Edit data rencana mingguan
Simple
Update
Edit data harian sebenarnya
Simple
Update
Hitung data rencana mingguan
Medium
Compute
Hitung data harian sebenarnya
Medium
Compute
Cari periode data mingguan
Medium
Read
Simple
Read
berdasarkan ID Cetak laporan data performance ratio
143
4.8.4. Sequence Diagram Sequence Diagram merupakan sebuah diagram yang menggambarkan interaksi yang terjadi antara pengguna, objek, serta User Interface yang ada dalam sistem Informasi didalamnya terdapat bagaimana urutan pemanggilan prosedur, Event , Message yang dikirimkan antara entitas satu dengan lainnya. Sequence diagram ini akan menjelaskan apa yang dilakukan pengguna secara detail saat berinteraksi dengan sistem pada setiap use case yang ada. Berikut adalah Sequence Diagram yang ada dalam sistem ini :
144
•
Sequence Diagram mengelola data rencana mingguan
Gambar 4.26 Sequence Diagram Mengelola Data Rencana Mingguan
145
•
Sequence Diagram mengelola data harian sebenarnya
Gambar 4.27 Sequence Diagram Mengelola Data Harian Sebenarnya
146
•
Sequence Diagram view data rencana mingguan
Gambar 4.28 Sequence Diagram View Data Rencana Mingguan
147
•
Sequence Diagram view data harian sebenarnya
Gambar 4.29 Sequence Diagram View Data Harian Sebenarnya
148
•
Sequence Diagram pencetakan laporan
Gambar 4.30 Sequence Diagram Pencetakan Laporan
149
•
Sequence Diagram pencarian periode data mingguan berdasarkan ID
Gambar 4.31 Sequence Diagram Pencarian Periode Data Mingguan Berdasarkan ID
150
4.8.5. User Interface User Interface adalah sebah tampilan yang memungkinkan pengguna berinteraksi dengan sistem dan untuk mengakses semua fungsi – fungsi serta model sistem, baik untuk kebutuhan meng-input data, membaca data, mencetak laporan, dan juga mengubah data di dalam sistem. Tampilan ini digunakan oleh Departemen FSBP yang merupakan Departemen Packing. Sistem Informasi Quality Control ini dirancang dengan menggunakan program Microsoft Visual Studio 2005 (VB.Net) dan dijalankan dalam jaringan LAN (Local Area Network). 4.8.5.1.
Navigation Diagram •
Untuk Staff FSBP
Gambar 4.32 Navigation Diagram untuk Staff FSBP
151
•
Untuk Kepala Manajemen Sistem
Gambar 4.33 Navigation Diagram untuk Kepala Managemen Sistem
152
•
Untuk Manajer FSBP
Gambar 4.34 Navigation Diagram untuk Manajer FSBP
4.8.5.2.
Tampilan Layar •
Interface Login
Gambar 4.35 Interface Login
153
Pada window ini para user harus mengisi user name dan password sebelum memasuki sistem ini. Pada window login ini secara garis besar user dibagi menjadi 3 golongan yaitu Manager FSBP, Kepala Managemen Sistem dan Staff FSBP. Untuk setiap golongan ada pembatasan sistem yang tidak bisa diakses oleh golongan lain. Untuk perubahan user name dan password termasuk golongan terdapat pada sistem window user managemen.
•
Interface Menu Utama
Gambar 4.36 Interface Menu Utama
Pada window menu utama ini user dapat mengakses ke sistem window lain tergantung golongannya yaitu seperti weekly plan data, daily actual data, data performance ratio, user managemen, file dan help.
154
•
Interface Weekly Plan Data Entry
Gambar 4.37 Interface Weekly Plan Data Entry (date)
Pada window ini terdapat fungsi untuk memasukan data rencana per minggunya. Untuk memasukan data pertama user harus memasukan date terlebih dahulu.
155
Gambar 4.38 Interface Weekly Plan Data Entry (work shift)
Untuk Work Shift disini ada 3 pilihan shift yaitu A(00.00 – 08.00), B(08.00 – 16.00) dan C(16.00 – 00.00).
156
Gambar 4.39 Interface Weekly Plan Data Entry (produk type)
Untuk Produk Type disini hanya dibagi 2 yaitu food flour dan by-product. Tetapi apabila user memilih antara food flour dan by-product maka package type-nya akan berbeda pula seperti gambar 4.40 dan 4.41.
157
Gambar 4.40 Interface Weekly Plan Data Entry (package type – food flour)
Gambar 4.41 Interface Weekly Plan Data Entry (package type – by-product)
158
Untuk package type terbagi menjadi 3 bagian pada masing – masing product type-nya. Untuk package type – food flour terbagi menjadi : Reguler Bags, Jumbo Bags dan in Bulk. Sedangkan untuk package type – by-product terbagi menjadi : Reguler Bags, Non-Regular Bags dan in Bulk.
Gambar 4.42 Interface Weekly Plan Data Entry (brand – food flour)
159
Gambar 4.43 Interface Weekly Plan Data Entry (brand – by-product)
Untuk brand disini dibagi menjadi beberapa brand sesuai dengan product type-nya. Untuk brand – food flour pada gambar 4.42 terbagi menjadi : Cakra Kembar Emas
Lencana Merah
Cakra Kembar
Payung
Segitiga Biru
BSC
Segitiga Hijau
Kuda Laut
Kunci Biru
E2
Kunci Emas
160
Untuk brand – by-product pada gambar 4.43 terbagi menjadi : Industrial Flour – Anggrek
Fine/Coarse Pollard
Industrial Flour – Arwana
Fine Bran
Pollard – Angsa
Coarse Bran
Bran – Kepala Kuda
Semolina
1st/2nd Break
Pollard Transfer
Gambar 4.44 Interface Weekly Plan Data Entry (size – regular bags)
161
Gambar 4.45 Interface Weekly Plan Data Entry (size – jumbo bags)
Gambar 4.46 Interface Weekly Plan Data Entry (size – in bulk)
162
Gambar 4.47 Interface Weekly Plan Data Entry (size – non-regular bags)
Untuk size ini ditentukan berdasarkan product type dan package typenya. Untuk product type – food flour terbagi menjadi : Reguler bags terdapat 2 size seperti yaitu : 25 kg dan 50 kg. Jumbo bags terdapat 2 size juga seperti yaitu : 175 kg dan 200 kg. Sedangkan in bulk ini harus didisi berdasarkan MT (metrik/ton).
Untuk product type – by-product terbagi menjadi : Reguler bags terdapat 2 size seperti yaitu : 25 kg dan 50 kg. Non-Regular bags terdapat 2 size juga seperti yaitu : 15kg, 25 kg, 40kg dan 50 kg. Sedangkan in bulk ini harus didisi berdasarkan MT (metrik/ton).
163
Gambar 4.48 Interface Weekly Plan Data Entry (quantity)
Untuk bagian quantity ini user harus mengisi dengan berapa pack yang diinginkan. Setelah semua entry pada weekly plan data sudah diisi dengan benar maka user dapat memasukan ke database dengan mengklik Add Button tetapi apabila masih ada yang salah maka user dapat mengklik Clear Button untuk mengulang kembali atau Cancel Button untuk kembali ke window sebelumnya.
164
Gambar 4.49 Interface Weekly Plan Data Entry (view)
Pada window ini user dapat melihat keseluruhan dari database yang sudah dientry. User dapat melihat dengan melakukan klik first button, last button, next button dan prev button. Untuk mengelola dan mengedit user dapat melakukannya dengan mengklik edit button untuk mengedit database yang sudah ada, delete button untuk menghapus data dan newbutton untuk membuat jenis data baru. Sedangkan exit button untuk kembali ke window menu utama.
165
•
Interface Daily Actual Data Entry
Gambar 4.50 Interface Daily Actual Data Entry (new)
Pada tampilan window Daily Actual Data Entry (new) ini berfungsi sebagai entry data yang akan dimasukan pada setiap harinya pada saat proses produksi packing. Di window daily actual data entry ini terdapat product details sama seperti pada window Weekly Plan Data ditambah dengan utilization details dan reprocess yang akan dibandingkan pada rencana target data mingguannya di dalam Data Performance Ratio apakah sudah mencapai target yang diinginkan atau belum.
166
Untuk membatalkan entry data, user dapat mengklik clear button sedangkan untuk membatalkan user dapat mengklik cancel button yng kemudian akan kembali ke window view actual data entry.
Gambar 4.51 Interface Daily Actual Data Entry (view)
Pada tampilan window Daily Actual Data Entry (view) user dapat melihat tampilan dari database yang sudah dibuat sebelumnya. Disini juga user dapat mengetahui power consumption, manpower, operation hour, packer utilization, bag usage, working days, torn FSP, torn textile, gagal jahit FP maupun delivery FSP yang dikerjakan dan digunakan setiap harinya.
167
Fungsi lain dari window ini adalah sebagai alat untuk memanagemen maupun mengedit data harian seperti terlihat pada gambar 4.52 dibawah ini;
Gambar 4.52 Interface Daily Actual Data Entry (edit)
168
•
Interface Data Performance Ratio Report
Gambar 4.53 Interface Data Performance Ratio Report
Pada tampilan window Data Performance Ratio Report ini berfungsi sebagai report atau pembanding apakah kegiatan produksi packing sudah mencapai target yang diingikan atau belum. Disini dapat dilihat hasil atau total keseluruhan maupun data periode mingguan yang diinginkan dari kegiatan produksi sehari – harinya. Selain itu juga di window ini terdapat fungsi print report yang berguna untuk laporan kepada manager FSBP. Untuk melihat dan membandingkan performance yang ada pertama-tama user harus memilih weekly plan entry ID atau periode mingguannya. Setelah
169
memilih ID langkah berikutnya yaitu hanya tinggal mengklik submit button dan data performance yang diinginkan segera ditampilkan. Data yang ditampilkan disini berupa total dari Achievement Performance, Output Performance, Manpower Output Performance, Energy Performance, Reprocess Performance dan Bags Usege Performance. Dengan semua data ini user (manager FSBP) dapat menganalisa dan mengambil keputusan dengan lebih baik dan cepat (update).
•
Interface User Management
Gambar 4.54 Interface User Management
Pada tampilan window User Management
ini berfungsi sebagai
managemen ID dari user yang akan menggunakan sistem ini. Disini terdapat beberpa fungsi; yang pertama yaitu fungsi untuk membuat ID baru, yang kedua
170
yaitu fungsi untuk mengedit ID yang sudah ada. Dan fungsi yang ketiga yaitu fungsi untuk menghapus ID yang sudah ada. Dalam pembentukan ID ini user dapat menentukan user name dan password yang akan dipakai dalam sistem ini. Dan juga dalam pembentukan ID baru user harus memilih tingkat golongan itu sendiri yaitu : Manager FSBP, Kepala Managemen Sistem dan Staff FSBP. Karena dalam golongan ini akan menentukan batasan area yang akan dimasuki.
•
Interface About
Gambar 4.55 Interface About
Pada tampilan window About ini hanya sebagai informasi untuk memberitahu versi dari sistem dan pembuat sitem ini. Sistem ini adalah sistem versi pertama yang dibuat oleh Mohammad Iqbal dan dikasih nama sebagai “Bogasari Performance Management System”. Dan ada kemungkinan untuk perkembangan versi baru apabila perusahaan membutuhkan.
171
Sistem ini merupakan sistem untuk melengkapi dan membantu divisi FSBP dalam meningkatkan mutu dan kinerja perusahaan. Dengan adanya sistem ini, pengambilan keputusan akan lebih efektif dan efisien dari sebelumnya yang lebih lama dan tidak update.
4.9.
Architecture Design
4.9.1. Criteria Tabel 4.21 Tabel Prioritas Kriteria Sistem
Criteria Useable
Very Important
v
Correct
v
Reliable
v v
Maintanable v
v
Testable
Reuseable
v v v
Portable Interoperable
Irrelevant
v
Efficient
Comprehensible
Less Important
v
Secure
Flexible
Important
v
Easily Fulfilled
172
Dalam perancangannya, sistem informasi quality control ini harus memenuhi beberapa kriteria. Kriteria yang paling penting dan harus diperhatikan antara lain kriteria usable, comprehensible, flexible. Namun pada perancangan sistem ini perlu juga diperhatikan kriteria lain yang termasuk penting bagi jalannya sistem ini yaitu efficient, reliable dan correct. Kriteria-kriteria tersebut merupakan kriteria yang paling mempengaruhi kelancaran operasional sistem. Kriteria lain yang juga perlu diperhatikan antara lain secure, maintainable, dan testable. Kriteria secure dianggap penting karena mengingat kegiatan utama dari sistem adalah untuk mengelola data produksi packing maka tidak semua pihak dapat mengakses, karena setiap orang yang berhak mengakses memiliki tanggung jawab yang besar terhadap perubahan yang dilakukannya pada sistem. Kriteria maintaiable juga dianggap penting karena meskipun bukan sistem operasional yang utama, sistem ini dapat mendukung kelancaran proses produksi packing dan aliran informasi untuk pengambilan keputusan dan meningkatkan kualitas. Kriteria testable juga dianggap penting agar sistem dapat berjalan sesuai fungsinya. Kriteria reusable dan interoperable
dianggap kurang penting karena
sistem ini jarang digunakan oleh sistem lain. Sedangkan kriteria portable dianggap tidak relevan dengan sistem karena sistem telah dirancang untuk technical platform yang telah ditentukan, dan pada proses produksi untuk
173
meningkatkan kualitas, hampir tidak ada kemungkinan pemindahan sistem ke technical platform lain.
4.9.2. Component Diagram Pola arsitektur yang digunakan dalam mengembangkan sistem Informasi Quality Control ini menggunakan pola Client-Server. Client ini berupa PC, dan seluruh proses serta data ditempatkan pada server. Model distribusi arsitektur Client-Server yang digunakan adalah Centralized Data.
Gambar 4.56 Component Diagram
174
4.9.3. Deployment Diagram Process architecture yang dipergunakan untuk untuk sistem quality control adalah distributed pattern dengan model terletak pada server. Dengan demikian, data akan konsisten karena semuanya tersimpan dalam satu tempat.
Gambar 4.57 Deployment Diagram
175
4.10.
Revised Class Diagram
Gambar 4.58 Revised Class Diagram
176
4.11.
Usulan Penerapan Sistem informasi Quality Control yang telah dirancang ini belum diimplementasikan di perusahaan. Berikut akan dibahas mengenai kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, syarat dan kondisi agar sistem informasi dapat digunakan di perusahaan. 1.
Perangkat Keras Spesifikasi minimum perangkat keras yang dibutuhkan untuk dapat mengoperasikan sistem informasi yang telah dirancang dapat dilihat pada tabel 4.22 di bawah ini. Tabel 4.22 Tabel Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat Keras
Penjelasan
Spesifikasi Hardware (yang disarankan)
Server ini digunakan untuk menyimpan software, sistem operasi dan database server. Semua proses pengolahan data dilakukan di server dan server dapat menangani beberapa client secara sekaligus. Server ini harus memiliki kecepatan tinggi dan storage besar.
- Processor Intel® Pentium® IV 2.40 GHz - Memory DDR SDRAM 512 MB - Harddisk 7.200 RPM 40 GB - 10/100 MBPS LAN - CD-RW
Workstation yang digunakan cukup merupakan sebuah Desktop PC yang sudah terdapat di perusahaan, karena Workstation kebutuhan proses yang dilakukan di Client hanya untuk menjalankan aplikasi saja.
- Processor Intel® Celeron® 2.40 GHz - Memory DDR SDRAM 356 MB - Harddisk 20 GB - 10/100 MBPS LAN
Server
Hub / Switch
Hub / switch ini berfungsi untuk menghubungkan seluruh jaringan yang - 8 port ada.
177
2.
Perangkat Lunak Client hanya dibutuhkan beberapa aplikasi yang dapat mendukung berfungsinya sistem informasi ini. Tabel 4.23 Tabel Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)
Sistem
3.
Spesifikasi Software
Server
- Windows XP Professional SP 2 - Crystal Report 8.0 - SQL
Workstation
-
Windows XP Professional / Home Edition SP 2 Microsoft Studio 2005 (VB.Net) Crystal Report 8.0 SQL
Pengguna (User) Pengguna sistem informasi Quality Control ini adalah staff FSBP, kepala managemen sistem dan manager FSBP. Setelah menjalankan training, seluruh pengguna sistem diharapkan dapat menggunakan sistem ini sesuai dengan fungsinya. Untuk maintenance, sistem ini dapat dilakukan oleh bagian IT (Information Technology) PT ISM Bogasari Flour Mills.
4.12.
System Implementation Sistem dan program ini belum diimplementasikan pada perusahaan. Penulis belum dapat mengetahui seberapa besar pengaruh atau efek yang diberikan oleh sistem ini terhadap perusahaan, tetapi apabila sistem ini
178
dijalankan, perusahaan dapat lebih efisien dalam mengolah data dan membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Berikut adalah rencana jadwal implementasi dari sistem yang dirancang. Tabel 4.24 Tabel Jadwal Implementasi
Minggu keNo.
Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8
1.
Pembentukan tim
2.
Pembelian dan pemasangan hardware
3.
Instalasi sistem
4.
Training User
5.
Implementasi sistem
6.
Uji coba sistem
7.
Evaluasi sistem
