BAB 4 HASIL DAN PEM BAHAS AN
4.1 Menentukan Tema
Gambar 4.1 Flow chart workshop
46
PT. Bahana Prestasi sampai dengan bulan September 2010 telah m em iliki beberapa unit operasional yan g terbagi dalam 2 buah divisi, divisi dengan nama Linc Express adalah divisi y an g ber gerak dalam dunia transportasi, sedan gkan div isi lainy a adalah Linc Rental, yang ber gerak dalam dunia rental atau sewa kendaraan. Unit- unit ini tersebar kedalam beberapa lokasi atau pool, k antor cabang berada di Ban dun g, Naro gon g,Cibit ung, dan beberapa di kota-kota lainya. Ber ikut adalah table unit-unit operasional PT. Bahana Prestasi : unit in operation PT. Bahana Prestasi Sunter 263 Cibitun g 45 luar kota 50 Ban dun g 103 Naro gon g 118 Total 579
Tabel 4.1 Unit operational PT. Bahana Prestasi September 2010 Tiap-tiap lokasi pool m em punyai kecen derun gan yang ber beda-beda, dan biasanya berdasarkan pro ject custom er kita, sebagai contohnya Narogong, unitnya adalah unit untuk tran sportasi dari PT. Holcim , sedan g Ban dun g dan Cibitung, unitnya untuk transportasi dari PT. Coca- Cola, sedan gkan untuk HO ( Sunter ) memegang transportasi dan rental, sehin gga untuk jumlah unit adalah p alin g besar dibandingkan den gan pool yan g lain.
47
Tabel 4.2 Unit O perasional Pool S unter
Demi m enun jan g aktifitas unit-unit tersebut m aka PT. Bahan a Prestasi mempunyai satu departemen yang bertugas untuk m erawat un it-unit tersebut, dep artemen tersebut adalah Workshop. Workshop bertanggung jawab atas kon disi unit-unit tersebut dalam hal p erbaikan dan perawatan un it. Sebagai bah an penentuan tema, diambil data service unit den gan jum lah unit terbanyak, dalam hal ini adalah project Ultra Jaya. Dengan m elih at data service unit dih arapkan dapat m elihat permasalah an yan g terjadi dalam dep artemen Workshop.
Table 4.3 Data Service Unit Ultra Jaya Periode Agustus-September 2010
48
Berdasarkan data service di bulan Agustus-September 2010 maka dibuatlah diagram pareto unt uk menentukan pr ioritas. 60
120%
56
50
100%
40
100% 80%
70% 30
24
60%
20
40%
10
20%
0
item service %kumulatif
0% ADHOC
RUTIN
Diagram 4.1 Diagram Parreto Atas Data Service Unit Ultra Jaya Dari data service diatas, maka terlihat bah wa sebagian un it Ultra Jay a yan g melakuk an service adalah dik arenakan Adho c. Service adhoc adalah service diluar service r utin, biasanya ber dasarkan k eluhan unit dikarenakan penur un an performa atau ada ker usak an. Service adhoc p un dapat di jabarkan menjadi beber apa criteria, y aitu dikaren akan o leh maintenan ce, material ( um ur dan kualitas ), hum an eror, ban dan kerusakan box, disamping itu juga dilihat dari kualitas servis mekanik. Dilihat dar i kualitas mekanik di Workshop Sunter, dikatahui bahwa bany aknya pekerjaan y an g Return ( pekerjaan gagal ) adalah m aksimal 2%, pada bulan Agustus- Septem ber 2010 ( data terlampir ), sehingga serv ice Adho c ini kecil dipen gar uhi dari kualitas mekanik Lin c, hal in i juga dikarenak an mekanik di sunter adalah m ekanik senior y an g sudah cuk up berp en galaman.
49
Oleh karena itu den gan tool diagr am parreto, maka akan difok uskan untuk lebih men gan alisa unit-unit yang m elak ukan serv ice Adho c ber dasarkan maintenance, m aterial, ban, h uman error dan box. Dari data-data m engenai service Adhoc pada bulan Agustus- September, dianalisa kembali mengenai faktor yan g mempengar uhi unit-unit tersebut sam pai serv ice Adhoc.
Tabel 4.4 Faktor S ervice Adhoc Periode Agustus-September 2010 Dari data table diatas m aka dibuatlah diagram Parreto untuk m enent ukan prioritas penan ggulan gan. 25
120%
22
20
15
15 10 5 0
100%100%
95%
84%
80%
66% 10 39%
60% 6
40% 3
20%
item servis %kumulatif
0%
Diagram 4.2 Diagram Parreto Atas Faktor Penyebab S ervice Adhoc
50
Berdasarkan
diagram
Parreto
diatas
maka
ditetapkan
prior itas
penanggulangan m asalah atas keluhan yan g ada akan difok uskan mengur angi jum lah keluhan yang diakibatkan oleh faktor maintenance unit Ultra Jaya di wo rkshop Sunter. Hal tersebut dikarenak an service adhoc akibat dari f aktor maintenance berada pada ur utan pertam a dengan n ilai presentase 39%. Ber ikut adalah table jadwal kegiatan QCC yan g ak an dilak ukan pada perio de AgustusDesember 2010.
Table 4.5 Jadwal Kegiatan QCC Pada jadwal kegiatan diatas, dapat dilihat bahwa penelitian dimulai p ada bulan Agustus tah un 2010 dan ak an berakhir pada bulan Desem ber tahun 2010.
4.2
Menetapkan Target Dilihat ber dasarkan data service unit Ultra Jaya, service adho c yan g
disebabkan karena maintenance adalah y ang paling men dominasi pek erjaan servis di Sunter, sedan gkan untuk m aterial h anya berada di ur utan kedua, oleh karen anya hal ini p erlu diper baiki. Adap un tar get yan g ingin dicap ai adalah den gan menggunakan metode SM ART.
51
•
S-pecific ( judul spesifik ) Menur unkan jumlah service adhoc yan g dikar enakan faktor m aintenance sebesar 36%
•
M-easurable ( ter ukur, nilai dan satuanya jelas ) Sebelum QCC 22 unit service adhoc karen a m aintenance, tar get sesudah QCC 14 unit
•
A-chieveable ( dap at dicapai ) Pada perio de bulan November – Desember 2010 penur unan service adhoc menjadi 14 unit
•
R-ealistic ( tar get masuk akal, dapat dicapai ) Den gan jumlah mekan ik 10 or ang den gan k apasitas 7 unit/orang, dibandingkan den gan jum lah unit 84, m aka peluan g poten sial loss adalah 14 unit.
•
T-ime base ( perio de waktu jelas ) QCC dilaksanakan m ulai Agustus 2010 – Jan uar i 2011 25
22
20 14
15
FAKTOR KELUHAN AKIBAT MAINTENANCE
10 5 0 SEBELUM
SESUDAH
Grafik 4.1 Target Penurunan Jumlah Service Adhoc Akibat Faktor Maintena nce
52
4.3
Analisa Kondisi yang Ada Pada tahap in i m er upakan hasil dari genba dan brainstorming di wo rkshop
Sunter , m elih at secara k eselur uhan proses service yang meyebabkan besarnya service adhoc. Setelah m elakukan gen ba dan brainstorm ing diketahui bah wa terdapat beber apa faktor yang mempengaruhi kejadian tersebut, antara lain:
Tabel 4.6 Analisa Kondisi yang Ada Menggunakan Faktor 4M (Man, Method, Machine dan Material) +1E (Environm ent)
Dengan m en ggunakan aspek QCDSMPE ( Quality, Cost, Delivery, Service, Moral, Productivity, Environm ent ) m aka diperoleh analisa sebagai ber ikut : •
Quality Kon disi unit tidak prim a
•
Co st Adanya cost tambahan dari service adhoc sebesar Rp 3.225.200 den gan penjabar an untuk spare part Rp. 2.825.500 dan bahan Rp. 399.700
•
Productivity Untilitas un it terganggu karena har us berh enti unt uk melak ukan serv ice
53
4.4
Analisa Sebab Akibat
Dalam melak ukan analisa p enyebab, tools yang digunak an fishbon e d iagram untuk m endapatkan penyebab yan g palin g dominan dalam suatu m asalah. Adapun fishbon e diagram dari m asalah yan g diangkat dalam penelitian ini dapat dilihat pada gambar berik ut.
Diagram 4.3 Diagram Sebab Akibat Berdasarkan diagram sebab akibat yang telah dibuat, dimana terdapat masalah utama yaitu service adhoc dan terdapat 2 pokok perm asalah an yan g menjadi akar m asalah, yait u : 1. Tidak
adanya
preventive
planning
dalam
melakukan
m aintenance
menyebabk an tidak m engetah ui kap an unit Ultra Jaya seharusnya melak ukan service rutin, yang pada saat ini cen der un g men unggu informasi atau keluhan dar i custom er, sehingga tidak m en gar ahkan unit tersebut untuk melak ukan servis. Den gan tidak adanya plannin g besar kemun gk inan unit tersebut tidak dilakukan servis yang menyebabk an terjadinya ker usakan /indikasi ker usakan yang tak ter duga sehin gga jik a hal ini terjadi har us dilak ukan servis adhoc
54
2. Kurang optim alnya service car dik arenak an lokasi poo l Ultra jaya yan g tersebar membuat pro ses maintenance m enjadi terkendala. Dikaren akan unitunit terkendala den gan service yang dilak uk an oleh service car, m enyebabkan unit tersebut tidak menjalank an maintenance yan g menyebabkan usia part/komponen dalam unit tersebut
menjadi lebih
sin gkat, sehin gga
menim bulkan keluhan-keluhan, m en gakibatkan unit ini har us service. 4.5
Rencana Penanggulangan Berdasarkan akar m asalah yan g telah digali pada tahap sebelum nya, m aka
dibuatlah rencan a penan ggulan gan untuk menan gan i m asalah yan g mun cul. Adapun ren cana p enan ggulan gan yan g akan dibuat dap at lihat pada Table 4.7.
Tabel 4.7 Rencana Penanggulangan Berdasarkan ren cana p enan ggulan gan y ang dibuat, dapat dilihat bahwa dilakukan 2 cara penanggulan gan unt uk menangani keluhan unit yang melak ukan service adhoc antara lain: 1. Untuk m en gakomodir kebutuh an preventive plannin g maka dibuatlah suatu system sederh ana melalui dasar Microsoft Excel, sehingga dapat diketahui kapan unit tersebut harus melakukan service rutin. 2. Untuk m enan gani kebut uhan serv ice di setiap pool, maka diajukan lah perm ohonan penam bahan 1 unit bekas sewa Linc Rental, sup aya
55
dijadikan service car yang bisa m enjangk au pool-pool yan g tersebar. Dengan adanya pen am bah an serv ice car diharapkan makin mudahnya m enjangk au un it-unit unt uk melakukan service di lokasi, sehin gga program prrev entive maintenance dapat berjalan dan mengur angi kejadian service adhoc.
4.6
Pelaksanaan Penanggulangan Pada tahap ini dilakukan pem buatan dari rencana penanggulangan yan g
telah dibuat sebelum nya. Untuk m elih at pelaksanaan penanggulangan yan g dibuat, dap at dilihat pada tabel 4.8.
Table 4.8 Pelaksanaan Penanggulangan
56
Pada lan gkah pelaksanaan penan ggulangan, dilakukan
pembuatan solusi
yaitu pembuatan system sederhana den gan Microsoft Excel untuk p lanning dan rem inder service. Adap un cara penggunaan dan pembacaan system tersebut sebagai ber ikut:
Gambar 4.2 Preventive Planning.xlsx PLANNING a. Masukan update kilometer beserta tanggal yan g diterima dari PI C unit Ultra Jaya. b. Untuk ko lom servis terakhir harus di up date dari historical unit ( maintenance ). c. Setelah lan gkah 1 dan 2 dipen uhi, maka secar a otom atis akan muncul perkiraan tanggal next serv ice beserta kilometernya. d. Untuk pen gisian type servis, ber dasarkan pada pedom an perawatan kendaraan.
57
REMI NDER a. Jika di kolom ALERT koson g dan ber warna cok lat m enunjukan bah wa unit belum waktu servis. b. Jika di kolom ALERT tertulis “SERVICE” menunjukan bahwa un it sudah waktuny a serv is ( ada toleransi 2 hari dar i jadwal ), perhitun gan ber dasarkan tan ggal. c. Jika di kolom ALERT tertulis “ SERVI CE” dengan warna m erah, m ak a unit tersebut telah terlewat dari wakt u servis. d. Jika un it telah melakukan service maka “ SERVI CE” ber warna h ijau.
4.7
Evaluasi Hasil Perbaikan Tahap ini adalah tahapan dim ana dilak ukan ev aluasi sejauh mana h asil
perbaikan dapat m enangani m asalah yan g m un cul p ada an alisa kondisi yang ada dan mengecek apakah tar get dapat terpenuhi oleh penanggulangan yang dibuat. Ber dasarkan data sebelum dan sesudah, dipero leh p en uruan jumlah servis adhoc yang disebabkan o leh faktor m aintenance berkur an g menjadi 10 un it sekitar 55 % 25
22
20 15 10
10 5 0 SEBELUM
SESUDAH
Grafik 4.2 Evaluasi Hasil
MAINTENANCE
58
Pada tahap ini dilakukan evaluasi dari sudut QCDSM E, adap un evalasi tersebut antara lain : 4.7.1
Co st Pada evaluasi h asil p erbaikan dari segi co st, per baikan den gan menggunakan metode p reventive planning dapat mengurangi timbulnya cost tambahan akibat tindakan service adhoc. Hal ini dikarenakan life time dar i sp are part atau kom ponen di unit lebih awet, bisa sesuai den gan pedoman per awatan. Kejadian tak ter duga berk uran g karen a sebelum terjadi telah dilak uk an maintenance, supaya komponen tersebut bisa bertahan lebih lama ( tidak melakukan pen ggantian sebelum pada waktuny a )
Table 4.9 Cost Yang Diakibatkan Service Adhoc Karena Maintenance
3,000,000
2,825,500
2,500,000 2,000,000 SPARE PART 1,500,000
MATERIAL
1,000,000
545,000
500,000 ‐ AGT‐SEPT
NOV‐DES
Grafik 4.3 Cost Akibat Service Adhoc
59
4.7.2
Qua lity Hasil penelitian ini dilihat dari asp ek quality adalah berkur an gnya keluhan service adhoc yan g diakibatkan oleh faktor maintenance. Adapun perban dingan kon disi sebelum dan sesudah per baikan dap at dilihat pada tabel berik ut:
Tabel 4.10 Perbandingan Data Service Adhoc Akibat Faktor Maintena nce
4.7.4 Producktivitas Hasil penelitian ini
dilihat
dari
aspek produktifitas adalah
meningkatnya ketersedian unit dikarenak an un it sedan g tidak melak ukan perbaikan ( tidak berm asalah ), h al ini terlihat dari berk uran gnya unit yan g melakuk an servis adhoc dan sudah terjadwal pada p reven tive p lanning, sehingga baik PI C dar i Linc Rental maup un PIC dari Ultra Jay a dapat lebih m udah m en gat ur penjadwalan unit servis ditengah tunt utan utilitas unit yan g tinggi.
60
4.8 4.8.1
S tandarisasi dan Tindak Lanjut Standarisasi Pada tahap stan dar isasi atas hasil per baik an yan g telah dilak ukan untuk m en gurangi keluhan service adhoc, di tetapkan beberapa prosedur yang diimplem entasik an dalam proses service, yait u : 1.
Penggunaan metode preventive planning dan reminder
Gambar 4.3 Metode Preventive Planning Dan Reminder
61
Gambar 4.4 SO P Preventiv Planning Dan Reminder
62
2.
Aplik asi 2 buah service car
Gambar 4.5 Service Ca r
4.8.2
Tindak Lanjut Pada lan gkah tin dak lan jut, hal yan g dilak ukan adalah membuat tema ber ikutnya sebagai wujud k esinambungan dar i Circle ini. Adap un tema yang dian gkat berik utnya adalah m enur unkan
servis adhoc yan g
diakibatkan oleh material dengan jadwal kegiatan QCC pada per iode Maret-Juli 2011 adalah sebagai berik ut: Tabel 4.13 Jadwal Kegiatan Tema Berikutnya
