BAB 3 TATA LAKSANA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan CV. Kurnia Agung adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan alat – alat tulis untuk digunakan oleh konsumen akhir. CV. Kurnia Agung berdiri pada tahun 1993 sampai sekarang yang dipimpin oleh Bapak Gangsar Soegiarto. Perusahaan ini berlokasi di Jl. Undak Kencana No.47 Kopo Kencana, Bandung. Yang kegiatannya meliputi penjualan alat tulis kantor, buku tulis, buku bacaan, amplop, dan lainnya. CV. Kurnia Agung telah mempunyai 5 cabang diberbagai daerah, CV. Kurnia Agung mempunyai transaksi yang cukup besar perharinya. CV. Kurnia Agung telah mempunya lebih dari 150 judul buku bacaan, macam-macam alat tulis, dan berbagai macam buku tulis dan keperluan kantor.
3.2 Struktur Organisasi Dalam suatu perusahaan struktur organisasi ini sangat penting karena dengan adanya struktur organisasi ini maka pekerjaan atau kegiatan akan teratur dan masalah-masalah akan menjadi cepat selesai karena setiap orang telah mempunyai tanggung jawab dan bagianbagian yang sudah terorganisasi. Berikut struktur organisasi pada CV. Kurnia Agung.
34
35
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pembagian tugas dan wewenang : 1. Direktur Tugas direktur antara lain : •
Memimpin CV. Kurnia Agung
•
Mengawasi seluruh aktifitas perusahaan
•
Menetapkan berbagai kebijakan perusahaan
•
Menerima hasil laporan dari manajer.
•
Mengambil keputusan akhir untuk kepentingan perusahaan
2. General Manajer Tugas general manajer antara lain : •
Membantu direktur untuk menentukan kebijakan, baik kebijakan untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
•
Mengawasi kegiatan operasional perusahaan agar sesuai dengan standar perusahaan.
•
Menerima laporan dari bagian penjualan, pembelian dan gudang.
•
Menyediakan laporan kepada direktur
36 •
Melakukan evaluasi secara periodik terhadap kinerja tiap karyawannya dan memberikan petunjuk untuk meningkatkan kinerja karyawan.
3. Bagian Pembelian Tugas bagian pembelian antara lain : •
Melakukan pembelian barang secara tunai dan tempo.
•
Menanda tangani penjualan rangkap dua dari pemasok.
•
Membuat pemesanan pembelian dan memesan barang kepada pemasok.
•
Membuat pembelian yang berfungsi untuk menambah stok barang.
•
Membuat laporan pembelian secara periodik.
4. Bagian Penjualan Tugas dan wewenang bagian penjualan antara lain : •
Melakukan Promosi.
•
Memonitor penjualan
•
Menghitung data penjualan.
•
Membuat laporan penjualan secara periodik.
5. Bagian Persediaan Tugas dan wewenang bagian persediaan antara lain : •
Melakukan perhitungan stok barang setiap minggu dan melakukan penyesuaian persediaan.
•
Menghitung dan mencatat barang yang dikirim dari pemasok.
•
Mencatat pengeluaran barang setiap ada penjualan dan retur pembelian.
•
Mencatat penerimaan barang setiap ada pembelian dan retur penjualan.
•
Memeriksa penjualan yang dibawa pelanggan saat ingin melakukan retur penjualan.
37 • Mengontrol retur penjualan dan retur pembelian. •
Membuat laporan persediaan barang.
6. Bagian Keuangan Tugas dan wewenang bagian keuangan : •
Melakukan pembayaran untuk pembelian tunai dan tempo.
•
Menyimpan dan mencatat penjualan rangkap satu dari pemasok sebagai bukti pembayaran hutang.
•
Membuat pembayaran
•
Melakukan pembayaran terhadap gaji karyawan.
7. Operasional Tugas dan wewenang operasional : •
Melakukan Kegiatan Operasional
•
Menjalankan tugas yang diberikan oleh manager
•
Menggunakan sarana dan prasarana yang ada
•
Melakukan pendataan barang
•
Melayani pelanggan
3.3 Visi Dan Misi •
Visi : Menyediakan alat tulis dan kebutuhan sehari-hari yang berkualitas , profesional dan
memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
38 •
Misi : Menjadi perusahaan yang menyediakan alat tulis yang dibutuhkan semua segmen,
dengan menyediakan barang yang berkualitas dan memberikan pelayanan yang terbaik, dan menjadi mitra bisnis.
3.4 Prosedur Yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah penjelasan mengenai proses bisnis yang sedang berjalan pada CV. kurnia Agung : •
Proses penjualan •
Penjualan secara tunai Pelanggan yang ingin membeli akan dilayani oleh Kasir. Setelah Pelanggan membayar, Kasir akan mencetak bukti transaksi berupa nota pembeliaan pelanggan. Pembelian oleh pelanggan akan dicatat oleh Kasir dan kasir akan mencetak laporan penjualan setiap harinya untuk diberikan ke bagian penjualan.
•
Proses retur penjualan Pelanggan dapat melakukan retur jika ternyata barang yang dikirimkan mengalami kerusakan. CV. Kurnia Agung hanya menerima retur penjualan barang dalam waktu 1 hari dengan kondisi fisik barang dalam keadaan baik. Retur dapat dilakukan untuk penjualan secara tunai dan kredit. Barang akan diperiksa kembali barang yang diretur oleh pelanggan. Jika memenuhi syarat, maka akan ditukar barang yang rusak dengan barang yang baru. Kemudian kasir akan menyimpan barang yang rusak tersebut untuk diberikan ke bagian gudang.
39 •
Proses Pembelian • Pembelian Secara Tunai Pembelian dilakukan secara periodik, ada pemasok yang datang ke perusahaan untuk menawarkan barang. Bagian gudang akan mengecek data barang. Jika barang yang ditawarkan sudah habis atau lebih murah, bagian pembelian akan melakukan pembelian barang. Bagian pembelian akan membuat purchase order untuk dikirimkan ke pemasok. Kemudian bagian keuangan akan membuat pembayaran pembelian dan membayar secara tunai. • Pembelian secara kredit Jika barang sudah mau habis, bagian pembelian akan membuat purchase order dan menelepon pemasok untuk memesan barang. Kemudian pemasok akan mengirimkan barang pesanan beserta surat jalan. Bagian gudang akan mencocokkan barang yang dikirim dengan surat jalan dari pemasok. Selain itu bagian gudang juga akan mengecek kualitas barang yang dikirim, jika sesuai dengan surat jalan dari pemasok dan tidak ada kerusakan barang, bagian gudang akan menandatangani surat jalan tersebut sebagai bukti bahwa barang telah diterima. Setelah barang diterima oleh bagian gudang, bagian pembelian akan membuat laporan pembelian. Laporan pembelian tersebut akan diberikan ke bagian keuangan untuk diarsip. Paling lambat 30 hari dari tanggal barang diterima oleh perusahaan, pihak pemasok akan datang untuk menagih. Bagian keuangan akan melunasi tagihan tersebut dan membuat pembayaran pembelian. • Proses retur pembelian. Jika ada barang yang rusak dari pemasok, CV. Kurnia Agung dapat melakukan retur. Retur pembelian dapat dilakukan untuk pembelian secara tunai atau kredit. Bagian gudang akan menghubungi pemasok dan mengembalikan barang yang rusak kepada pemasok. Bagian keuangan hanya akan melunasi pembelian barang untuk barang yang tidak rusak. Retur pembelian hanya bisa dilakukan jika perusahaan belum melakukan pembayaran kepada pemasok.
40 • Proses persediaan Bagian penjualan dan bagian pembelian memiliki data barang tersendiri. Bagian gudang akan menghitung stok barang yang ada di gudang secara manual setiap minggu. Setelah ada laporan stok barang dari bagian gudang, bagian penjualan dan bagian pembelian akan memperbarui data barang yang dimiliki.
3.5 Rich Picture Rich Picture untuk menganalisa proses bisnis yang sedang berjalan
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan
41 Dapat Disimpulkan dari gambar diatas bahwa yang dapat Menjadi Entitas adalah -
Kasir
- Pemasok
-
Pembelian
- Penjualan
-
Persediaan
- Barang
-
Penerimaan Barang
- Pengeluaran Barang
-
Retur Pembelian
- Surat Pesan
-
Nota Penjualan
3.6 Analisa Kebutuhan Pengguna
Analisis kebutuhan pengguna (User) merupakan tahapan yang penting dalam membangun sebuah sistem. Dalam tahap ini, dilakukan spesifikasi mengenai semua kebutuhan yang diinginkan oleh pengguna mengenai sistem yang akan di bangun. Hasil dari analisa kebutuhan pengguna ini digunakan sebagai kerangka informasi untuk membagun sebuah sistem yang sesuai dengan harapan pengguna. Adapun spesifikasi kebutuhan yang ingin diterapkan pada sistem baru ini meliputi tersedianya suatu sistem informasi yang mampu memberikan fasilitas untuk mengakses informasi umum mengenai penjualan, pembelian dan persediaan. Selain itu juga untuk menghasilkan laporan yang akurat yang membantu dalam pengambilan keputusan. Kecepatan, kemudahan akses serta akurasi informasi penjualan, pembelian, dan persediaan yang disajikan oleh sistem merupakan hal yang sangat penting mengingat sistem baru ini bertujuan memberikan informasi persediaan barang kepada user secara cepat, mudah dan efisien. Fasilitas aplikasi yang konsisten, interaktif juga mendukung terpenuhinya tujuan dibangunnya sistem basis data penjualan dan pembelian yang sesuai dengan kebutuhan seluruh pengguna. 3.7 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan, maka ditemukan beberapa masalah yang dihadapi CV. Kurnia Agung, yaitu : •
Data disetiap bagian belum saling terintegrasi oleh karena itu masih banyak data yang tidak tertata dengan baik.
42 •
Tingkat keamanannya yang dimiliki saat ini masih kurang baik karena data penting yang harus dijaga dengan baik dapat hilang atau dimanipulasi oleh pihak yang tidak berhak.
3.8 Usulan Pemecahan Masalah Usulan pemecahan masalah yang terbaik pada saat ini adalah :. 1. Membuat basis data yang saling terintegrasi dengan bagian lainnya untuk mengurangi terjadinya adanya duplikasi data. 2. Meningkatkan keamanan dengan cara mengatur hak pengguna agar bisa membatasi penggunaan data.
