38
BAB 3
SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan PT. Yoyo Toys Nusa Plasindo merupakan sebuah perusahaan distributor yang bergerak dibidang pembelian, persediaan dan penjualan mainan anak-anak. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1985 dengan pemilik tunggal sekaligus direktur perusahaan yaitu Bapak Johanes yang beralamatkan pertama kali di Jalan Rawa Kepa 1 No. 607 Tomang,
Jakarta Barat. NPWP perusahaan 02.485.042.2-
036.000.
3.1.2
Visi dan Misi PT. Yoyo Toys Nusa Plasindo memiliki visi sebagai berikut: Menjadi distributor mainan anak yang dapat dipercaya, dapat diandalkan dalam hal ketepatan waktu, integritas, dan menyediakan produk yang selalu dalam kualitas terbaik. Untuk mencapai visi yang telah ditetapkan, maka PT Yoyo Toys Nusa Plasindo melaksanakan misi sebagai berikut : 1) Menjalankan usaha perdagangan besar mainan anak-anak. 2) Mendapatkan kepercayaan dengan kejujuran, integritas, dan tanggung jawab dari berbagai pihak, baik konsumen maupun produsen.
39 3) Menjalin kerja sama yang menekankan keberhasilan bersama dan kepuasan jangka panjang. 4) Memanfaatkan
sumber
daya,
pengetahuan,
dan
pengalaman
untuk
menciptakan hubungan saling menguntungkan dengan para konsumen, produsen, karyawan, dan para pemegang saham dalam bentuk peningkatan kompensasi, jasa dan nilai. 5) Menyediakan layanan yang dibutuhkan oleh konsumen maupun semua mitra bisnis.
3.1.3
Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber: Manager Operasional PT Yoyo Toys Nusa Plasindo
40
Uraian tugas dan tanggung jawab Direktur Utama : 1)
Memimpin seluruh kegiatan perusahaan secara keseluruhan, serta bertanggung jawab atas maju mundurnya kinerja perusahaan.
2)
Mengawasi
Manager Operasional dalam
mengajukan tugas-tugas utama
perusahaan. 3)
Merumuskan, menyusun dan melaksanakan kebijakan dalam mencapai sasaran perusahaan.
Manajemen Operasional : 1)
Merusmuskan strategi serta kebijakan operasional perusahaan.
2)
Melakukan arah kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.
3)
Melakukan review terhadap manajemen perusahaan secara berkala.
4)
Memastikan adanya komitmen untuk meningkatkan sistem manajemen secara terus menerus.
5)
Memberikan seluruh laporan kondisi perusahaan kepada Direktur Utama.
Bagian Keuangan : 1)
Mengisi cek dan menandatangani cek.
2)
Mengeluarkan uang tunai untuk membayar gaji karyawan.
Bagian Akuntansi : 1)
Menerima bukti transfer dari Bagian Penggajian.
41 2)
Mencatat jurnal pembayaran gaji karyawan.
3)
Memeriksa laporan rekap gaji karyawan.
Bagian penggajian : 1)
Menghitung gaji karyawan.
2)
Membayarkan gaji karyawan.
3)
Membuat laporan rekapitulasi gaji dan menyerahkan laporan rekapitulasi gaji ke bagian akuntansi dan keuangan.
Bagian Pembelian : 1)
Membuat rencana pembelian barang.
2)
Bertanggung jawab penuh pada pembelian barang dari produsen.
3)
Menentukan banyaknya barang yang akan dipesan ke produsen.
Bagian Gudang : 1)
Mengontrol persediaan barang.
2)
Mengatur tata letak penyimpanan produk di dalam gudang.
Bagian Penjualan : 1)
Menerima pesanan dari customer.
2)
Bertanggung jawab penuh atas penjualan barang kepada customer.
Bagian Absensi : 1)
Membuat Daftar Absensi Karyawan.
42 Counter : 1)
Menjual barang kepada customer yang langsung datang ke perusahaan.
Sales :
1.1.4
1)
Menjual barang kepada customer langganan.
2)
Melakukan negosiasi dengan calon customer.
Kebijakan Umum Karyawan dan Penggajian 1) Waktu Kerja Jam Kerja yang berlaku dalam perusahaan untuk bagian staff adalah Hari Senin sampai dengan Sabtu.
08.00 – 16.00 WIB 12.00 – 13.00 WIB ( istirahat )
2) Hari libur, Izin, dan Cuti a. Hari Libur Resmi Hari libur resmi adalah hari libur pada hari-hari libur sesuai kalender dan hari yang telah ditetapkan oleh perusahaan setiap tahun. b. Cuti Jumlah maksimal 7 hari dalam setahun.
c. Izin
43 Tidak ada batas maksimal dan setiap karyawan yang izin harus memberikan alasan yang benar dan jelas. 3) Gaji Pokok Jumlah gaji pokok minimal tarif UMR diberikan setiap bulannya kepada karyawan. Besarnya gaji karyawan berbeda-beda tergantung pada posisi dan jenis pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan. Gaji dibayarkan oleh perusahaan dengan melalui transfer dan ada pula yang melakukan sistem cash ke masing–masing karyawan. 4) Bonus Bonus diberikan jika 1(satu) bulan full hadir dengan presentase 5% dari gaji pokok. Diberikan setiap akhir bulan. 5) Tunjangan Hari Raya Perusahaan memberikan THR kepada karyawan yang telah mempunyai masa kerja selama satu tahun secara terus menerus atau lebih sebesar satu bulan gaji pokok karyawan tersebut. Diberikan setiap akhir tahun. 6) Jamsostek Iuran JPK dibayar oleh perusahaan dengan perhitungan sebagai berikut: Tiga persen (3%) dari upah tenaga kerja (maks Rp 3.080.000 ) untuk tenaga kerja lajang Enam persen (6%) dari upah tenaga kerja (maks Rp 3.080.000 ) untuk tenaga kerja berkeluarga
44 7) Pajak Penghasilan Pasal 21 Pajak Penghasilan pasal 21 dengan menggunakan metode yang telah ditetapkan oleh pemerintah (Direktorat Pajak PPH psl 21) ditanggung sepenuhnya oleh pekerja.
3.2
Sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1
Prosedur Penggajian Karyawan hadir kemudian mengisi absen, menjelang akhir bulan bagian absensi membuat Daftar Rekap Absen yang memuat jumlah kehadiran tiap karyawan. Lalu bagian penggajian membuat Daftar Rekap Gaji yang memuat jumlah gaji setiap karyawan yang sudah ditambah atau dikurangi dengan JAMSOSTEK, potongan cuti dan pph 21. Kemudian menyerahkan Daftar Rekap Gaji tersebut ke bagian keuangan untuk diotorisasi. Bagian keuangan mengeluarkan uang tunai untuk membayar gaji karyawan secara tunai. Untuk pembayaran via rekening dikeluarkan check bank. Daftar Rekap Gaji rangkap 2 dan rangkap 3 yang sudah diotorisasi diberikan kepada penggajian bersamaan dengan uang gaji karyawan dan cek. Daftar Rekap Gaji rangkap 1 diarsip bagian keuangan. Bagian penggajian membayarkan gaji kepada tiap-tiap karyawan bersamaan pernyerahan slip gaji. Bukti transfer asli diarsip bagian penggajian. Bagian akuntansi membuat jurnal dan membuat bukti kas keluar berdasarkan Daftar Rekap Gaji rangkap3 dan copy bukti transfer yang diberikan oleh bagian penggajian.
45
3.2.1.1 Event Table Prosedur Penggajian No 1.
Event Mengisi absen
Internal Agent Karyawan
Start Sewaktu tiba di kantor
2.
3.
Membuat daftar
Bagian
Menerima Daftar
Rekap Gaji
Penggajian
Rekap Absen
Mengeluarkan
Bagian
Menerima daftar
uang
keuangan
Rekap gaji dari Bagian penggajian
Activity a.
Tanda tangan pada kartu absen
a. Menghitung gaji karyawan 1) Mengeluarkan uang secara tunai a. Mengotorisasi daftar rekap gaji b. Mengambil uang kas dan diberikan kepada bagian penggajian untuk membayar gaji karyawan beserta daftar rekap gaji rangkap2 dan rangkap3 yang sudah diotorisasi c. Mengarsip daftar rekap gaji rangkap1 2) Mengeluarkan uang melalui cek a. Mengotorisasi daftar rekap gaji
46 b. Mengeluarkan cek untuk bank mentransfer ke rekening karyawan c. Memberikan cek tersebut ke bagian penggajian beserta daftar rekap gaji rangkap2 dan rangkap3 yang sudah diotorisasi d. Mengarsip daftar rekap gaji rangkap1 4.
Membayar gaji
Bagian
Menerima uang
Penggajian
dan cek bank dari Bagian keuangan
1) Membayar gaji secara tunai a.
Membuat slip gaji
b.
Menandatangani slip gaji
c.
Memberikan uang berserta slip gaji rangkap2 ke karyawan
d.
Mengarsip slip gaji rangkap1
47 2) Membayar gaji melalui transfer a. Membuat daftar rekening b. Mencairkan cek ke bank c. Menerima bukti transfer asli dari bank d. Membuat slip gaji e. Menandatangani slip gaji f.
Memberikan slip gaji ke karyawan sebagai bukti transfer
g. Mengarsip slip gaji rangkap1 dan bukti transfer asli 5.
Menerima gaji
Karyawan
Akhir bulan
1) Penerimaan secara tunai a. Menerima uang tunai beserta slip gaji yang telah ditandatangani bagian penggajian
48 b. Menandatangani slip gaji c. Menyimpan slip gaji rangkap2
2) Penerimaan via transfer a. Gaji ditransfer melalui bank b. Menerima slip gaji sebagai bukti pembayaran transfer dari bagian penggajian c. Menandatangani slip gaji d. Menyimpan slip gaji rangkap 2 8.
Memberikan
Bagian
Menerima daftar
a. Memberikan Daftar
arsip
Penggajian
rekap gaji yang
rekap gaji rangkap3
sudah diotorisasi
yang sudah
dan mengcopy
diotorisasi dan copy
bukti transfer asli
bukti transfer ke bagian akuntansi
7.
Mencatat jurnal
Bagian
Menerima daftar
a. Mencatat jurnal
49 Akuntansi
rekap gaji
pengeluaran kas
rangkap3 dan
b. Mengarsip bukti
copy bukti
pengeluaran kas
transfer Tabel 3.1 Event Table Prosedur Penggajian
3.2.1.2 Workflow Table Prosedur Penggajian Actor Karyawan
Activity Mengisi absen 1. Tanda tangan pada kartu absen
Bagian Penggajian
Membuat daftar rekap gaji 2. Merekap absen 3. Menghitung gaji karyawan
Bagian Keuangan
Mengeluarkan uang secara tunai 4. Mengotorisasi daftar rekap gaji 5. Mengambil uang kas dan diberikan kepada bagian penggajian
untuk membayar gaji
karyawan beserta daftar rekap gaji rangkap2 yang sudah diotorisasi 6. Mengarsip daftar rekap gaji rangkap1 Mengeluarkan uang melalui cek 7. Mengotorisasi daftar rekap gaji 8. Mengeluarkan cek untuk bank mentransfer ke rekening karyawan
50 9. Memberikan
cek
tersebut
ke
bagian
penggajian beserta daftar rekap gaji rangkap2 yang sudah diotorisasi 10. Mengarsip daftar rekap gaji rangkap1 Bagian Penggajian
Membayar gaji secara tunai 11. Membuat slip gaji 12. Menandatangani slip gaji 13. Memberikan uang berserta slip gaji rangkap2 ke karyawan 14. Mengarsip slip gaji rangkap1
Membayar gaji melalui transfer 15. Membuat daftar rekening 16. Mencairkan cek ke bank 17. Menerima bukti transfer asli dari bank 18. Membuat slip gaji 19. Menandatangani slip gaji 20. Memberikan slip gaji ke karyawan sebagai bukti transfer 21. Mengarsip slip gaji rangkap1 dan bukti transfer asli Karyawan
Penerimaan secara tunai 22. Menerima uang tunai beserta slip gaji yang telah ditandatangani bagian penggajian 23. Menandatangani slip gaji
51 24. Menyimpan slip gaji rangkap
Penerimaan via transfer 25. Gaji ditransfer melalui bank 26. Menerima slip gaji sebagai bukti pembayaran transfer dari bagian penggajian 27. Menandatangani slip gaji 28. Menyimpan slip gaji rangkap 2 Bagian
Memberikan arsip
Penggajian
29. Memberikan Daftar rekap gaji rangkap3 yang sudah diotorisasi dan copy bukti transfer ke bagian akuntansi
Bagian Akuntansi
Mencatat jurnal 30. Mencatat jurnal pengeluaran kas 31. Mengarsip bukti pengeluaran kas Tabel 3.2 Workflow Table Prosedur Penggajian
3.2.2
Prosedur Cuti atau Izin Karyawan mengisi surat permohonan cuti/izin untuk diberikan kepada manajer operasional. Jika karyawan mengajukan cuti maka manajer operasional mengecek jumlah cuti yang tersedia lalu mengotorisasinya. Surat permohonan cuti/izin rangkap 1 disimpan manajer operasional, rangkap 2 diberikan ke bagian absensi sebagai dasar rekap absensi.
52
3.2.2.1 Event Table Prosedur Cuti atau Izin Internal No.
Event
Start
Activity
Agent 1.
Meminta
Karyawan
Mengajukan
a. Meminta surat
permohonan
cuti dimulai
permohonan cuti/izin
cuti atau
Seminggu
dari manajer operasional
izin
sebelum
b. Mengisi surat
tanggal cuti yang diajukan
permohonan cuti/izin c. Memberikan surat permohonan cuti/izin ke manajer operasional
2.
Menyetujui
Manajer
Menerima
Menyetujui permohonan
permohonan Operasional surat
cuti
cuti atau
permohonan
a. Mengecek kelayakan
izin
cuti/izin
cuti b. Menandatangai surat permohonan cuti/izin c. Mengarsip surat permohonan cuti/izin rangkap1 d. Memberikan surat permohonan cuti/izin rangkap2 kepada bagian
53 absensi
Menyetujui permohonan izin e. Menandatangai surat permohonan cuti/izin f.
Mengarsip surat permohonan cuti/izin rangkap1
g. Memberikan surat permohonan cuti/izin rangkap2 kepada bagian absensi 3.
Menghitung
Bagian
Menerima
potongan
Penggajian
laporan rekap
atas izin
absen dari
a. Menghitung jumlah gaji bersih per bulan b. Menghitung jumlah gaji
bagian absensi
bersih per hari
Tabel 3.3 Event Table Prosedur Cuti atau Izin
3.2.2.2
Work Flow Table Prosedur Cuti atau Izin
Actor Karyawan
Activity Meminta permohonan cuti atau izin 1) Meminta surat permohonan cuti/izin dari manajer operasional 2) Mengisi surat permohonan cuti/izin 3) Memberikan surat permohonan cuti/izin ke manajer
54 operasional
Manajer operasional
Menyetujui permohonan cuti 4) Mengecek kelayakan cuti 5) Menandatangai surat permohonan cuti/izin 6) Mengarsip surat permohonan cuti/izin rangkap1 7) Memberikan surat permohonan cuti/izin rangkap2 kepada bagian absensi
Menyetujui permohonan izin 8) Menandatangai surat permohonan cuti/izin 9) Mengarsip surat permohonan cuti/izin rangkap1 10) Memberikan surat permohonan cuti/izin rangkap2 kepada bagian absensi Bagian Penggajian
Menghitung potongan atas izin 11) Menghitung jumlah gaji bersih per bulan 12) Menghitung jumlah gaji bersih per hari Tabel 3.4 Workflow Table Prosedur Cuti atau Izin
55
3.3
Rich Picture
Gambar 3.2 Rich picture
56
3.4
Permasalahan Sistem Informasi Penggajian yang Berjalan Temuan Survey : Temuan,
Kriteria, Sebab, Keterangan Akibat, Rekomendasi Temuan1
Kesulitan dalam pencarian informasi data absensi karyawan
Kriteria
Mengacu pada James A. O’brien,2006, pph221
Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sebab
Karena data-data untuk proses tersebut masih manual
Akibat
Memerlukan waktu yang lama untuk mencari data absensi yang diperlukan.
Rekomendasi
Merancang database absensi dan membuat laporan absen yang terkomputerisasi
Temuan 2
Besarnya kemungkinan kesalahan perhitungan gaji
karena masih
manual. Kriteria
Mengacu pada James A. O’brien,2006, pph16
Sistem pemprosesan transaksi adalah contoh penting dari sistem pendukung operasi yang mencatat serta memproses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis.
57 Sebab
Perusahaan belum menyadari manfaat-manfaat dari penerapan sistem yang terkomputerisasi.
Akibat
Membutuhkan waktu yang lama dalam perhitungan gaji karyawan dan sering terjadi kesalahan dalam penghitungan gaji.
Rekomendasi
Merancang sistem informasi akuntansi perhitungan gaji karyawan.
Temuan 3
Belum adanya laporan
Kriteria
Mengacu pada John Rama, 2003
Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem
suatu
subsistem dari
informasi manajemen yang menyediakan informasi
akuntansi dan manajemen yang diperoleh dalam kegiatan rutin dari transaksi akuntansi. Sebab
Data-data yang terhubung dengan yang masih manual.
Akibat
Tidak ada akibat karena belum adanya laporan
Rekomendasi
Membuat Sistem Informasi Akuntansi Penggajian, Laporan Absensi, Laporan Rekap Gaji, Laporan Izin/Cuti, Daftar Transfer Gaji, Slip Gaji Tabel 3.5 Temuan Survey
58
3.5
Identifikasi Kebutuhan Informasi 1. Laporan Absensi Laporan Absensi dibutuhkan untuk mengetahui informasi kehadiran dari tiap–tiap karyawan dalam periode tertentu dan juga untuk sebagai dasar penilaian kinerja karyawan. 2. Laporan Jurnal Laporan Jurnal dibutuhkan untuk mengetahui jumlah uang tunai yang keluar yang terjadi dalam periode tertentu. 3. Daftar Transfer Gaji Daftar Transfer dibutuhkan oleh bagian penggajian untuk melakukan transfer Gaji Karyawan. Daftar Transfer Gaji berisi data rekening karyawan dan jumlah gaji yang harus ditransfer. Daftar Transfer Gaji akan diserahkan ke Bank untuk diproses lebih lanjut oleh pihak bank. 4. Daftar Rekap Gaji Daftar Rekap Gaji dibuat oleh Bagian Penggajian untuk diberikan kepada Bagian keuangan untuk diotorisasi. 5. Daftar Cuti Karyawan Daftar Cuti Karyawan dibutuhkan oleh Manajer Operasional untuk melihat riwayat cuti setiap karyawan guna menerima atau menolak permohonan cuti karyawan.
59 6. Slip Gaji Slip Gaji berisi rincian penerimaan gaji yang buat oleh Bagian Penggajian yang kemudian akan diberikan ke karyawan.
