BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum dan Sejarah PT. Volensa Indonesia PT. Volensa Indonesia didirikan pada tahun 1997 yang beralamat di Jl. Mesjid Al-Anwar (Berdikari) No.27A, Jakarta 11540, Indonesia. PT. Volensa Indonesia didirikan oleh Bapak Frans Darmadi yang sekaligus menduduki jabatan sebagai Direksi dalam PT. Volensa Indonesia. PT. Volensa Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan, dimana produk-produk yang dipasarkan adalah cetakan bakery dari bahan aluminum, barang-barang keramik sebagai barang/media promosi dan tas. Dalam penyuplaian barang dagangannya, PT. Volensa Indonesia berkerja sama dengan PT. Hanmax, yang juga merupakan perusahaan milik Bapak Frans Darmadi. Saat ini PT. Volensa Indonesia memiliki kurang lebih 30 karyawan. PT. Volensa Indonesia menggunakan sistem informasi sebagai penunjang proses bisnis yang ada, mulai tahun 2002. Disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan maka PT. Volensa Indonesia menggunakan sistem informasi hanya pada kegiatan akuntansinya saja. Pertama kali PT. Volensa Indonesia menggunakan Aplikasi General Ledger program DOS Clipper. Namun seiring dengan perkembangan bisnis, program tersebut tidak lagi memenuhi kebutuhan perusahaan maka pada tahun 2003, pemakaian Aplikasi General Ledger DOS
63
64 Clipper diganti dengan Aplikasi General Ledger program Visual Basic yang dikembangkan oleh PT. DAIS Software (yang lebih dikenal dengan sebutan DAIS). Awalnya aplikasi dari DAIS ini dirasa kurang mendukung kegiatan akuntansi yang ada dalam PT. Volensa Indonesia, hal ini dikarenakan dalam Aplikasi General Ledger belum terintegrasi dengan bagian penjualan dan pembelian, sehingga menghambat
kinerja perusahaan. Akhirnya pada tahun
2004 pimpinan PT. Volensa Indonesia memutuskan untuk membeli aplikasi tambahan dari DAIS, dimana dengan adanya tambahan aplikasi tersebut, Aplikasi General Ledger dapat berintegrasi dengan bagian penjualan dan bagian pembelian. Sehingga sistem informasi yang ada sekarang ini mampu mendukung seluruh kegiatan akuntansi dalam PT. Volensa Indonesia.
3.2
Struktur Organisasi PT. Volensa Indonesia Struktur organisasi merupakan kerangka dasar dari manajemen yang terdiri dari kegiatan-kegiatan untuk memperinci tugas dan wewenang. Struktur organisasi dimaksudkan agar terjalin kerjasama antara pimpinan dan staf serta memungkin adanya koordinasi usaha antara pimpinan dan memungkinkan adanya koordinasi usaha antara semua fungsi untuk mengambil tindakan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Secara garis besar struktur organisasi pada PT. Volensa Indonesia dapat dilihat pada gambar 3.1.
65
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Volensa Indonesia Sumber: PT. Volensa Indonesia dikembangkan oleh penulis
3.3
Tugas dan Wewenang Melalui wawancara dengan pihak perusahaan, diperoleh informasi mengenai tugas dan wewenang setiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi PT. Volensa Indoensia. Secara garis besar, tugas dan wewenang masing-masing bagian diuraikan sebagai berikut: 1. Direksi a. Bertanggung jawab memilih dan mengangkat Manajer Penjualan dan Manajer operasional. b. Menilai kinerja Manajer penjualan dan Manajer operasional
66 c. Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manajer Penjualan a. Bertanggung jawab langsung kepada Direksi. b. Bertanggung jawab akan perkembangan perusahaan. c. Menetapkan
strategi-strategi
pemasaran,
membuat
target
penjualan untuk periode berikutnya. d. Mengawasi pelaksanaan kebijakan dan keputusan yang telah ditetapkan. e. Membawahi dan menerima setiap laporan dari divisi dan bagianbagian di bawahnya.
3. Manajer Operasional a. Bertanggung jawab langsung kepada Direksi. b. Bersama Manajer Penjualan merumuskan strategi-strategi untuk memajukan perusahaan. c. Mengawasi kegiatan-kegiatan operasional dalam perusahaan. d. Membawahi dan menerima setiap laporan dari divisi dan bagianbagian di bawahnya.
4. Kepala Divisi Hanmax Pack a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Penjualan dan Manajer Operasional.
67 b. Mengelola divisi Hanmax Pack., mengembangkan divisi, serta meminimalisasi biaya-biaya. c. Membawahi dan menerima setiap laporan dari bagian-bagian di bawahnya.
5. Supervisor a. Bertanggung jawab kepada divisi di atasnya. b. Mengawasi dan mengkoordinasi bagian-bagian di bawahnya.
6. Sales Executive a. Bertanggung jawab langsung kepada Supervisor. b. Melakukan penawaran ke pelanggan.
7. Kepala Divisi Promotion product a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Penjualan dan Manajer Operasional. b. Mengelola divisi Promotion Product, mengembangkan divisi, serta meminimalisasi biaya-biaya. c. Membawahi dan menerima laporan dari bagian-bagian di bawahnya.
8. Akuntansi dan Keuangan a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Operasional b. Sebagai Pimpinan Bagian Akuntansi dan Bagian Keuangan.
68 c. Bertanggung jawab atas perencanaan serta pengawasan terhadap seluruh kegiatan yang menyangkut bidang Akuntansi dan Keuangan. d. Membawahi dan menerima laporan dari Bagian Akuntansi dan Bagian Keuangan.
9. Akuntansi a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan. b. Menyajikan laporan keuangan perusahaan.
10. Keuangan a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan. b. Mengelola dan mengawasi penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.
11. Kolektor a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Keuangan. b. Menagih piutang berdasarkan faktur yang telah jatuh tempo kepada pelanggan
12. Logistik a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Operasional.
69 b. Mengkoordinasi serta mengawasi pengiriman dan persediaan produk yang ada di Gudang Hanmax dan Gudang Promotion Product. c. Menyajikan Laporan Persediaan per periode.
13. Gudang Hanmax Pack a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Logistik. b. Mengawasi keluar masuknya barang dagangan cetakan bakery dari bahan alumunium. c. Melakukan stock opname untuk memastikan jumlah barang dagang yang masih tersedia.
14. Pengiriman a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Logistik. b. Melakukan packing dan mengirimkan barang ke pelanggan.
15. Gudang Promotion product a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Logistik. b. Mengawasi keluar masuknya barang-barang promosi. c. Melakukan stock opname untuk memastikan jumlah barang dagang yang masih tersedia.
16. Umum a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Operasional.
70 b. Mengkoordinasi dan mengawasi bagian-bagian dibawahnya. c. Membawahi dan menerima laporan dari bagian-bagian di bawahnya.
17. Grafis a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Umum. b. Mendesain model produk dan brosur untuk promosi.
18. Resepsionis a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Umum. b. Menerima telepon dari pelanggan atau tamu.
19. Keamanan a. Bertanggung jawab langsung kepada bagian Umum. b. Menjaga dan menertibkan pihak yang mengganggu keamanan perusahaan.
20. Admin Penjualan a. Bertanggung jawab langsung kepada bagian Umum. b. Menerima pesanan pelanggan, mencetak faktur penjualan, dan membuat jurnal sementara.
21. Admin Pembelian a. Bertanggung jawab langsung kepada bagian Umum.
71 b. Melakukan pesanan ke supplier dan membuat jurnal sementara. c. Merangkap sebagai bagian HRD (Human Resources Department) untuk merekrut karyawan, memberikan training, dan mengelolah data-data karyawan guna menyajikan informasi penggajian.
3.4
Sistem yang sedang berjalan 3.4.1
Dokumen-dokumen yang terkait Ada pun beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem informasi aplikasi general ledger sebagai berikut: 1. Sales Order Dokumen yang digunakan untuk mencatat pesanan dari pelanggan setelah menerima pesanan baik melalui telepon maupun Purchase Order. Berdasarkan dokumen ini admin penjualan akan melakukan pengecekan, apakah barang-barang yang dipesan pelanggan tersedia atau tidak. 2. Sales Invoice Setelah dilakukan pengecekan bahwa barang-barang yang dipesan tersedia maka bagian akuntansi akan membuat Sales Invoice yang berisikan rincian penjualan (Quantity, Unit, Description, Unit Price, Disc, dan Net Amount), Delevery Order, dan Faktur Pajak Standar (jika pelanggan adalah badan/usaha perseorangan kena pajak) untuk digunakan sebagai dasar pencatatan dan dikirim ke pelanggan.
72 3. Faktur Pajak Standar Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian akuntansi yang berisikan item-item yang dijual ke pelanggan dan disertai dengan pengenaan pajak (PPN) sebesar 10% atas jumlah penjualan. 4. Delivery Order Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian akuntansi yang berisikan rincian barang-barang yang akan dikirim ke pelanggan. 5. Purchase Order Dokumen ini dikeluarkan oleh admin pembelian untuk melakukan pemesanan kepada supplier. 6. Faktur Dokumen yang diterima dari supplier atas timbulnya transaksi pembelian dan sebagai dasar untuk melakukan pencatatan pembelian. 7. Surat Pengantar Barang Dokumen ini diterima seiring dengan penerimaan barang yang dikirim oleh supplier.
Berisikan rincian barang-barang yang
dikirim. 8. Laporan Penerimaan Barang Laporan ini dibuat bagian gudang yang berisikan pernyataan bahwa barang-barang yang diterima dari supplier telah sesuai dengan yang dipesan baik jenis, jumlah, harga, maupun kondisi barang tersebut.
73 9. Payment Voucher Dokumen
yang
dikeluarkan
oleh
bagian
keuangan
atas
pembayaran tunai dan kredit. 10. Summary of Salary Dokumen yang berisikan rincian pembayaran gaji karyawan yang dikeluarkan oleh Bagian HRD (Human Resources Development).
3.4.2
Fungsi-fungsi Yang Terkait Fungsi-fungsi bisnis yang terkait dalam sistem informasi aplikasi general ledger adalah sebagai berikut: 1. Akuntansi 2. Keuangan 3. Admin Penjualan 4. Admin Pembelian
3.4.3
Uraian Proses 3.4.3.1 Uraian Proses Bisnis Pencatatan transaksi-transaksi bisnis yang terjadi berawal dari bagian akuntansi menerima dokumen-dokumen input tersebut diatas, mengentri data transaksi, melakukan posting, dan sampai penyajian laporan keuangan. 1. Admin penjualan, menerima order dari pelanggan kemudian menginputnya ke dalam SO (Sales Order),
74 dicetak, dan sekaligus mencatat order tersebut ke dalam Batch Transaksi (jurnal sementara). 2. Apabila barang yang dipesan pelanggan tersedia maka dicetaklah Sales Invoice, Delevery Order, dan Faktur Pajak Standar oleh bagian akuntansi. Dengan dicetaknya dokumen-dokumen tersebut berarti telah terjadi transaksi penjualan yang kemudian akan dilakukan posting (update) ke dalam General Ledger. 3. Admin
pembelian,
melakukan
pencatatan
setelah
menerima Faktur dari supplier yang biasanya disertai dengan penerimaan barang. Transaksi pembelian juga dicatat kedalam Batch Transaksi (jurnal sementara). 4. Keuangan, bertindak sebagai kasir yang menerima dan melakukan pembayaran kas. Bagian ini kemudian melakukan posting (update) kedalam General Ledger dan mencetak Payment Voucher untuk pengeluaran kas. Sesuai dengan Summary of Salary yang dikeluarkan Direksi dibuat juga jurnal atas pembayaran gaji. 5. Akuntansi,
melakukan
pengecekan
terhadap
Batch
Transaksi (jurnal sementara) atas pembelian. Apabila Batch
Transaksi
(jurnal
sementara)
sesuai
dengan
dokumen-dokumen yang ada, maka bagian ini akan melakukan posting (update) ke General Ledger. Akhir bulan dibuatlah Jurnal Penyesuaian berdasarkan Memo.
75 6. Dari database General Ledger dihasilkanlah Neraca Saldo, berdasarkan ini apabila terdapat Jurnal Penyesuaian maka Bagian Akuntansi melakukan penyesuaian saldo kembali yang kemudian menghasilkan Neraca Saldo Disesuaikan. Proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan yang nantinya akan diberikan kepada Manajer Penjualan, Manajer Operasional, dan Direksi.
3.4.3.2 Uraian Aplikasi
Gambar 3.2 Flow Chart Sistem Informasi General Ledger pada PT. Volensa Indonesia
76
Gambar 3.3 Tampilan Layar Sales Order
Gambar 3.4 Tampilan Layar Batch Sales Transaction
77
Gambar 3.5 Tampilan Layar Sales Transaction
Gambar 3.6 Tampilan Layar A/R Receipt Transaction
78
Gambar 3.7 Tampilan Layar Purchase Order
Gambar 3.8 Tampilan Layar Bacth Purchase Transaction
