BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah SMA Labschool Jakarta SMA Labschool Jakarta yang berlokasi di Jalan Pemuda Komplek Universitas Negeri Jakarta (UNJ) Rawamangun Jakarta Timur memiliki perjalanan sejarah yang cukup panjang dan unik. Nama Labschool yang melekat pada TK, SLTA, dan SMA yang bernaung di bawah Yayasan Pembina Universitas Negeri Jakarta (dulu IKIP Jakarta) mengandung makna sejarah di dalamnya. Labschool (Laboratory School), sebuah nama sekolah yang telah hadir, berprestasi, dan mengisi lembar sejarah pendidikan di Indonesia. Bermula dari sekolah Teladan yang didirikan tahun 1968, sebuah sekolah yang dimaksudkan sebagai sekolah laboratorium IKIP Jakarta. Sekolah ini digunakan untuk praktik mengajar, penelitian pendidikan, dan inovasi pendidikan. Pada tahun 1972 misi Laboratory School telah dianggap selesai. Sebagai gantinya, sekolah ini berganti nama Proyek TPK (Comprehensive School). Sekolah ini mengemban tugas sebagai Tempat Pembinaan Keterampilan (Proyek TPK) dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Proyek TPK bertujuan untuk mencobakan ide-ide baru dalam bidang pendidikan. Comprehensive School atau Proyek TPK ternyata tak berlangsung lama. Pada tahun 1974, sekolah telah memiliki nama dan fungsi yang baru. Di tahun tersebut, 51
52
sekolah ini dikenal sebagai sekolah PPSP ( Proyek Perintis Sekolah Pembangunan). Proyek ini bertujuan untuk menguji coba ide-ide dalam pendidikan guna memberi masukan bagi pembaharuan pendidikan nasional. Sekolah PPSP berlangsung selama dua belas tahun. Tahun 1986 proyek ini berakhir. Dengan berakhirnya proyek tersebut, maka berganti pula nama sekolahsekolah yang dibawah naungan IKIP Jakarta ini. SD, SMP, dan SMA eks PPSP IKIP Jakarta berganti nama menjadi SD Negeri Komplek IKIP Jakarta, SMP Negeri 236, dan SMA Negeri 81. Adapun TK-nya masih tetap berstatus swasta dengan nama TK IKIP Jakarta. Pada tahun 1992, SMP Negeri 236 berpindah lokasi ke jalan Penggilingan Komplek PIK Cakung. Sementara SMA Negeri 81 berpindah lokasi ke Komplek Kodam Cipinang Melayu. Sebagai gantinya, atas permintaan masyarakat, mulai tahun Pelajaran 1992/1993 Yayasan Pembina IKIP Jakarta membuka SMP dan SMA IKIP Jakarta dengan SK Kanwil P dan K DKI No. Kep. 854 P/I01.a1/1/93 dan No. Kep 853 A/I01.a1/1/93 masing-masing tertanggal 15 Maret 1993. Berikutnya, seiring perluasan mandat dan bergantinya nama IKIP Jakarta menjadi Universitas Negeri Jakarta, maka TK, SLTP, dan SMA IKIP Jakarta tahun 1999 berganti nama menjadi TK, SLTP, dan SMA Labschool Jakarta. Dari paparan kronologis perjalanan sekolah-sekolah yang berlokasi di komplek Universitas Negeri Jakarta (UNJ) Rawamangun Jakarta timur di atas, menunjukkan bahwa TK, SLTP, dan SMA Labschool Jakarta bukanlah sekolah yang sama sekali baru,
53
melainkan kelanjutan dari sekolah-sekolah yang telah mempunyai akar tradisi selama lebih dari 36 tahun dengan reputasi yang baik dan membanggakan.
3.2 Fungsi dan Tugas Sekolah Sekolah merupakan lembaga pendidikan yang berfungsi sebagai Unit Pelaksanaan Teknis Pendidikan formal, secara garis besar memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Melaksanakan pendidikan formal selama jangka waktu tertentu sesuai dengan jenis, jenjang dan sifat sekolah. 2. Melaksanakan pendidikan dan pengajaran sesuai dengan kurikulum yang berlaku. 3. Melaksanakan bimbingan dan penyuluhan serta bimbingan karir bagi siswa di sekolah. 4. Membina Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS). 5. Melaksanakan urusan tata usaha dan urusan rumah tangga sekolah. 6. Membina kerja sama dengan orang tua dan masyarakat. 7. Bertanggung jawab kepada Kepala Kanwil Depdiknas DKI Jakarta. Dalam melaksanakan tugasnya, sekolah dipimpin oleh Kepala Sekolah.
54
3.3 Bagan atau Struktur Organisasi SMA Labschool Jakarta Kadin Dikmenti Depdiknas DKI Jakarta
Ketua BPS YP Univ.Negeri Jakarta Wakil Ketua BPS
Ka.Bag. TU Umum
Ka.Bag. Keuangan
Ka.Bag. Perlengkapan
Ka.Bag. Instalasi Akademik
Rumah Tangga
Workshop
PSB
Kepala SMA Labschool Jakarta
Wakil Kepala Sekolah bid.Akademis
bid.Kesiswaan Ka.TU
Guru BP
Wali Kelas
Guru
SISWA SMA Labschool Jakarta
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMA Labschool Jakarta
Perpustakaan
55
3.4 Tugas dan Tangggung Jawab Pengelola Sekolah Pengelola Sekolah terdiri dari: 1. Kepala Sekolah Kepala Sekolah berfungsi sebagai Pimpinan, Administrator dan Supervisor. a. Kepala Sekolah selaku pimpinan mempunyai tugas: 1. Menyusun perencanaan 2. Mengorganisasikan kegiatan 3. Mengarahkan kegiatan 4. Mengkoordinasikan kegiatan 5. Melaksanakan pengawasan 6. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan 7. Menentukan kebijaksanaan 8. Mengadakan rapat 9. Mengambii keputusan 10. Mengatur Proses Belajar Mengajar a. Program Tahunan, Semester berdasarkan Kalender Pendidikan b. Mengatur Pembagian Tugas Guru, jadwal pelajaran, menetapkan jenis mata pelajaran/bidang pengembangan/bidang pengajaran/ketrampilan c. Program Satuan Pelajaran berdasarkan Kurikulum d. Pelaksanaan jadwal satuan pelajaran menurut alokasi waktu yang telah ditentukan berdasarkan kalender pendidikan
56
e. Pelaksanaan ulangan harian/evaluasi belajar/ulangan umum untuk kenaikan dan UAS/UAN f. Penyusunan norma penilaian g. Penetapan kriteria kenaikan kelas dan kelulusan h. Laporan kemajuan hasil belajar siswa i. Penetapan dalam peningkatan proses belajar mengajar 11. Mengatur Administrasi: a. administrasi perkantoran b. administrasi keuangan c. administrasi siswa d. administrasi pegawai e. administrasi perlengkapan 12. Mengatur Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) 13. Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat 14. Mengatur, membina dan mendayagunakan tenaga dan sarana guna tercapainya tujuan pendidikan 15. Membimbing dan mendorong kegiatan kerja guru dan karyawan yang penuh tanggung jawab serta disiplin kerja 16. Bersama-sama dengan Ketua Badan Pengelola Sekolah (BPS) Yayasan Pembina Universitas Negeri Jakarta, merencanakan penerimaan siswa baru 17. Melaporkan keadaan dan perkembangan sekolah kepada Ketua BPS
57
18. Mefaporkan
pelaksanaan
tugas
edukatif
dan
administrasi
yang
berhubungan dengan Kantor Wilayah Depdiknas b. Kepala
Sekolah
selaku
Administrator
bertugas
menyelenggarakan
administrasi: 1. perencanaan 2. pengorganisasian 3. pengarahan 4. pengkoordinasian 5. pengawasan 6. kurikulum 7. kesiswaan 8. kantor 9. kepegawaian 10. perlengkapan 11. keuangan 12. perpustakaan 13. laboratorium 14. ruang ketrampilan/kesenian c. Kepala Sekolah selaku Supervisor bertugas menyelenggarakan Supervisi mengenai: 1. Kegiatan Belajar Mengajar 2. Kegiatan bimbingan dan penyuluhan/bimbingan karir
58
3. Kegiatan ekstrakurikuler 4. Kegiatan ketatausahaan 5. Kegiatan kerjasama dengan masyarakat Dalam melaksanakan tugasnya, kepala sekolah darat mendelegasikan kepada Wakil Kepala Sekolah. 2. Wakil Kepala Sekolah Wakil Kepala Sekolah mempunyai tugas dan bertanggung jawab rnembantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut: a. Mewakili Kepala Sekolah jika Kepala Sekolah tidak berada di sekolah b. Melaksanakan pembinaan sesuai dengan bidang masing-masing c. Membantu Kepala Sekolah dalam pembinaan personil d. Membantu Kepala Sekolah dalam melaksanakan hubungan masyarakat, terutama dengan POMG e. Membantu Kepala Sekolah menentukan Wali Kelas dan guru pembina OSIS f. Membantu Kepala Sekolah dalam melaksanakan 5 K dan Kepemimpinan g. Membantu Kepala Sekolah dalam merencanakan dan melaksanakan anggaran sekolah h. Mewakili Kepala Sekolah dalam kegiatan diluar sekolah jika Kepala Sekolah berhalangan hadir. •
WakilKepala Sekolah Bidang Kurikulum, meliputi: a. Menyusun program pengajaran (program semester/tahunan)
59
b. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran c. Menyusun dan melaksanakan evaluasi belajar dan pelaksanaan ujian akhir (UAS/UAN) d. Menerapkan kriteria persyaratan kenaikan kelas dan kriteria kelulusan e. Mengatur jadwal penerimaan buku laporan Pendidikan dan Ijazah f. Mengkoordinasikan dan mengarahkan penyusunan satuan pelajaran g. Menyelenggarakan kegiatan belajar mengajar dan pembinaan kurikulum h. Menyusun laporan pelaksanaan pelajaran i. Meneliti absensi guru dan menindak lanjuti j. Merencanakan pengelompokan siswa/kelas k. Mengelola nilai Ulangan blok/semester l. Mengelola nilai Rapor m. Mengelola Nilai Ujian Akhir n. Mengelola nilai Ijazah o. Mengkoordinasikan kegiatan BP/BK p. Merencanakan dan menyelenggarakan kegiatan pendaiaman materi q. Memanggil siswa yang prestasi akademisnya memerlukan perhatian, mengadakan remediasi r. Mengundang orang tua dalam hubungan dengan prestasi akademis siswa yang bersangkutan untuk konsultasi. •
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan dan kegiatan ekstrakurikuler, meliputi:
60
a. Menyusun program pembinaan kesiswaan(OSIS) b. Melaksanakan
bimbingan,
pengarahan
dan
pengendalian
kegiatan
siswa/OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah serta pemilihan pengurus OSIS c. Membimbing siswa untuk belajar dengan baik dan berpartisipasi dalam kegiatan OSIS d. Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi e. Menyusun program dan jadwal pembinaan siswa secara berkala dan insidentil f. Membina dan melaksanakan koordinasi 6 K (Keamanan, Kebersihan, Ketertiban, Kerindangan, Keindahan, Kekeluargaan) g. Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan h. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar sekolah i. Mengatur mutasi siswa j. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala k. Membantu Kepala Sekolah merencakan penerimaan siswa baru l. Menyelenggarakan Masa Orientasi Siswa (MOS) m. Mengkoordinasikan kegiatan ekstrakurikuler n. Menyelenggarakan Senam Kesegaran Jasmani dan lari hari Jum'at pagi o. Meneliti absensi siswa serta mengambil langkah - langkah sebagai implementasi absensi siswa
61
p. Menyelenggarakan upacara bendera, upacara nasional dan upacara keagamaan q. Menyelenggarakan acara perpisahan/pelepasan tahunan 3.
Guru Guru bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dan mempuriyai tugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien. Tugas dan tanggung jawab seorang guru meliputi: a. Guru sebagai Pengelola Proses Pembelajaran, secara umurn: 1. Membuat program pengajaran/rencana kegiatan belajar mengajar semester/tahunan 2. Membuat Satuan Pelajaran (Persiapan Mengajar) 3. Melaksanakan Kegiatan Belajar Mengajar 4. Melaksanakan kegiatan penilaian belajar semester/tahunan 5. Mengisi daftar nilai siswa 6. Melaksanakan analisis hasil evaluasi belajar 7. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengajaran 8. Melaksanakan kegiatan membimbing guru dalam kegiatan proses belajar mengajar 9. Membuat alat pelajaran/alat program 10. Membuat alat peraga 11. Menciptakan karya seni
62
12. Mengikuti kegiatan pengembangan kurikulum (MGMP) 13. Melaksanakan tugas tertentu di sekolah 14. Mengadakan pengembangan setiap bidany pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya 15. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar masing-masing siswa 16. Meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran 17. Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum b. Guru sebagai Pengelola Proses Pembelajaran, secara khusus : 1. Mendidik siswa seuai tujuan pendidikan 2. Melaksanakan pendidikan dan pengajaran di sekolah berdasarkan kurikufum berdasarkan kurikulum yang berlaku 3. Memulai kegiatan belajar mengajar tepat pada waktunya 4. Mengusahakan pergantian jam pembelajaran tepat pada waktunya 5. Mengisi daftar hadir guru 6. Menyiapkan soal-soal ulangan dengan baik 7. Setiap mengadakan tes, lembar jawaban harus diperiksa dan hasilnya dikembalikan kepada siswa untuk diketahui oleh orangtua 8. Memeriksa tugas-tugas yang diberikan kepada siswa 9. Bersedia menggantikan tugas guru yang tidak hadir 10. Menyelesaikan tugas-tugas sesuai jadwal yang telah ditentukan 11. Membuat laporan program/taraf serap kurikulum setiap akhir semester
63
12. Memperhatikan, menegur dan merapkan sanksi bagi siswa yang melanggar tata tertib sekolah 13. Memberitahukan kepada Kepala Sekolah jika ada siswa yang bermasalah 14. Membimbing pelaksanaan ibadah siswa (khusus bagi guru agama) 15. Membantu Kepala Sekolah dalam melaksanakan dan mengatur; a. Administrasi siswa b. Administrasi perlengkapan c. Administrasi pembinaan kesiswaan (termasuk proses Bimbingan Konseling/BK) d. Administrasi pelaksanaan hubungan sekolah dengan masyarakat 16. Menghadiri rapat rutin yang diadakan oleh sekolah 17. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Kepala Sekoiah
Disamping tugas pokok tersebut, guru ditunjuk Kepala Sekolah untuk membantu pengelolaan dan penyelenggaraan pendidikan sekolah, sebagai:
a. Guru sebagai Pembina Kesiswaan, bertugas dan bertariggung jawab dalam: 1. Menyusun program pembinaan kesiswaan OSIS 2. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan OSIS, dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah 3. Memberikan bimbingan dalam pemilihan pengurus OSIS
64
4. Mengadakan pembinaan pengurus OSIS dalam berorganisasi 5. Menyusun dan melaksanakan pembinaan siswa secara berkala dan insidential bersama OSIS b. Guru sebagai Wali Kelas, bertugas dan bertanggung jawab dalam: 1. Menyusun laporan keadaan kelas pada akhir catur wulan clan akhir tahun pelajaran 2. Pembuatan statistik kehadiran siswa secara periodik 3. Membuat jadwal pelajaran kelas 4. Mencatat kehadiran siswa, mingguan dan bulanan 5. Mengisi daftar nilai siswa 6. Membuat catatan khusus tentang siswa tertentu 7. Pencatatan mutasi siswa 8. Mengenal semua siswa di kelasnya secara baik 9. Memelihara inventaris kelas 10. Membuat denah tempat duduk siswa 11. Menyusun regu kerja/petugas piket 12. Menyusun regu 5K 13. Membantu siswa menyelesaikan masalah pribadi maupun kelas 14. Menyusun identitas pribadi siswa 15. Mengisi buku laporan hasil evaluasi belajar siswa setiap akhir catur wulan 16. Bekerja sama dengan guru BP memecahkan masalah yang dihadapi siswa
65
17. Mengadakan kunjungan rumah (home visit) dengan membawa surat tugas dari Kepala Sekolah (bila mungkin) 18. Memberitahukan kepada orangtua siswa bila putranya tidak hadir 3 (tiga) hari berturut-turut tanpa berita, atau lima hari tidak berturut-turut dalam satu bulan 19. Mengikuti kegiatan kelasnya diluar jam sekolah, seperti study wisata, penelitian dan sebagainya. c. Guru sebagai Bimbingan Konseling, bertugas clan bertanggung jawab dalam: 1. Menyusun dan melaksanakan program bimbingan clan penyuluhan yang meliputi: a. jenis kegiatan b. waktu c. metoda d. peralatan e. teknik f. biaya petugas 2. Koordinasi dengan wali kelas, guru penanggung jawab bidang pembinaan kesiswaan dan orangtua/wali murid 3. Penyusunan dan pembinaan program kerja sama dengan instansi lain yang relevan, baik pemerintah maupun swasta 4. Mengevaluasi pelaksanaan program Bimbingan Konseling (BK)
66
5. Menyusun statistik hasil evaluasi Bimbingan Konseling (BK) 6. Memberikan saran dan pertimbangan dalam pemilihan jurusan bagi siswa 7. Menerima/memanggil/memabntu siswa untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi 8. Membuat kartu identifikasi siswa d. Guru sebagai HUMAS, bertugas clan bertanggung jawab dalam: 1. Mengatur penyelenggaraan hubungan sekolah dengan orangtua/wafi murid 2. Membina hubungan sekolah dengan POMG 3. Mengembangkan hubungan antara sekolah dengan lembaga pemerintah, dan lembaga sosial lainnya 4. Memberikan informasi tentang keadaan sekolah kepada masyarakat 5. Menyusun laporan perkembangan hubungan antara sekolah dengan masyarakat
e. Guru sebagai Guru Piket, bertugas clan bertanggung jawab dalam: 1. Berada di sekolah sebelum bel tanda masuk jam pembelajaran pertama, dan pulang setelah jam selesai semua kegiatan sekolah 2. Mengawasi atas semua kegiatan belajar mengajar di sekolah 3. Mencatat nama guru yang terlambat, tidak hadir atau pulang lebih awal di biuku piket
67
4. Mencatat nama siswa yang datang terlambat dan pulang lebih awal di buku piket 5. Mengatur/mengganti guru yang tidak hadir 6. Melaporkan kepada kepala sekolah hal-hal yang perlu yang terjadi pada hari itu 7. Mengingatkan guru yang belum hadir mengisi dan menandatangani daftar hadir 8. Melayani tamu yang berkepentingan dengan sekolah dan mencatatnya di buku tamu
3.5 Visi dan Misi SMA Labschool Jakarta Adapun visi dan misi dari SMA Labschool yaitu : 3.5.1 Visi SMA Labschool Jakarta Labschool merupakan sekolah yang mempersiapkan calon pemimpin
masa
depan yang bertakwa, berintegrasi tinggi, mempunyai daya juang yang kuat, mempunyai kepribadian yang utuh, berbudi pekerti luhur, mandiri serta mempunyai kemampuan intelektual yang tinggi.
68
3.5.2 Misi SMA Labschool Jakarta Untuk mencapai visi tersebut Labschool mempunyai misi : -
Menciptakan lingkungan belajar yang menantang dan menyenangkan, adil, kreatif, terintegratif, dan dedikatif terhadap pencapaian misi.
-
Menghasilkan
lulusan
yang
berkualitas
tinggi
dalam
perkembangan
intelektualnya dan mempunyai karakter takwa, jujur, kreatif, mampu menjadi teladan, bekerja keras, toleran dan cakap dalam memimpin. -
Menjawab tantangan akan kebutuhan penembangan sumber daya manusia yang dapat menjawab tantangan dan berperan dalam perkembangan ilmu dan teknologi.
3.6 Tujuan dan Motto SMA Labschool Jakarta Tujuan dari SMA Labschool Jakrta yaitu : 1. Membentuk pribadi peserta didik yang beriman, bertakwa, dan memiliki, kepedulian terhadap sesama. 2. Memberikan layanan belajar yang terbaik kepada peserta didik. 3. Menghasilkan lulusan yang berkualitas, dalam bidang akademis maupun nonakademis
69
4. Menghasilkan lulusan yang berkualitas yang dapat melanjutkan ke Perguruan Tinggi terbaik di tingkat nasional maupun internasional. 5. Menjadi sekolah yang berprestasi di tingkat nasional dan internasional. 6. Memberikan layanan yang memuaskan pada orang tua dan masyarakat. 7. Mengoptimalkan potensi yang beragam dari peserta didik memlalui program akademis dan nonakademis. Sedangkan motto SMA Labschool Jakarta yaitu : Iman, Ilmu, Amal
3.7 Sistem Yang Berjalan Berikut ini akan dijelaskan mengenai sistem yang sedang berjalan pada SMA Labschool Jakarta : 3.7.1 Analisis Sistem Yang Berjalan Pada SMA Labschool Jakarta Pada saat ini, sistem yang berjalan pada SMA Labschool Jakarta beberapa proses administrasi sudah terkomputerisasi, yaitu dengan menggunakan Sistem Administrasi Sekolah yang merupakan aplikasi yang diberikan oleh pemerintah, namun ada beberapa hal yang masih dilakukan secara manual, seperti pada saat sekolah memberikan informasi kepada orang tua siswa mengenai informasi kegiatan belajar mengajar anak-
70
anaknya di sekolah (contohnya : informasi nilai, informasi jadwal ujian, informasi kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh sekolah). Pada proses pendaftaran SMA Labschool Jakarta, SMA Labschool Jakarta memakai sistem Ujian Saringan Masuk (USM) dan tes urine. SMA Labschool Jakarta tidak menggunakan sistem grade yang diurutkan dengan Nilai Ebtanas Murni (NEM) calon siswa. Sehingga SMA Labschool Jakarta sudah mempunyai calon siswa sebelum Ujian Akhir Nasional (UAN) diselenggarakan oleh pemerintah.
3.7.2 Proses yang berjalan Dari hasil analisis kegiatan pengamatan lapangan yang dilakukan, table berikut merupakan ruang lingkup dari proses-proses yang dijadikan fokus pengamatan identifikasi masalah pada SMA Labschool Jakarta : Daftar Transaksi Yang Terjadi No
Nama Proses Bisnis
Pelaku
Dokumen
1
Membawa Berkas Rapor SMP
-
Berkas rapor
Calon Siswa/Orang Tua Siswa
-
BPS
71
2
Menyeleksi
Calon
Siswa
-
BPS
Melihat Pengumuman siswa yang
-
BPS
-
Calon
berdasarkan hasil USM 3
diterima
Kertas Pengumuman Siswa yang diterima
Siswa/Orang Tua Siswa 4
5
Mendaftar Ulang dan Tes Urine
Melihat Jadwal Pembelajaran
-
Calon
Kuitansi
Siswa/Orang
pembayaran
Tua Siswa
ulang
-
BPS
-
Siswa
-
Guru
-
Wakil
Kertas
daftar
Jadwal
Pembelajaran
Kepala
Sekolah bidang Kesiswaan 6
Melihat Jadwal Ujian Semester
-
Siswa
Kertas Jadwal Ujian Semester
72
7
8
Menerima Hasil Ujian / Nilai
Melihat Pengumuman
-
Siswa
-
Guru
-
Tata Usaha
-
Siswa / Orang Tua Siswa
Tabel 3.1 Daftar Transaksi Yang Terjadi
Kertas Ujian yang telah dinilai
Kertas Pengumuman
73
3.8 Diagram Aliran Dokumen Berikut ini merupakan proses aliran dokumen yang terjadi pada SMA Labschool Jakarta pada saat ini :
Gambar 3.2 Proses Pendaftaran Ujian Saringan Masuk (USM) Pada proses ini, pertama-tama calon siswa atau orang tua datang ke sekolah untuk melakukan pendaftaran Ujian Saringan Masuk (USM). Setelah sampai di sekolah,
74
Badan Pengelola Sekolah (BPS) selaku pihak sekolah yang mengurusi pendaftaran USM memberikan formulir pendaftaran USM yang harus diisi oleh calon siswa atau orang tua. Setelah formulir terisi maka calon siswa atau orang tua mengembalikan formulir yang telah diisi beserta dengan berkas rapor pada saat SMP. Kemudian BPS menyimpan formulir tersebut beserta berkas rapor dan dengan demikian proses pendaftaran USM selesai.
75
Gambar 3.3 Melihat Pengumuman Siswa Diterima Pada proses ini, calon siswa atau orang tua datang ke sekolah untuk melihat pengumuman calon siswa yang diterima. Pengumuman akan dimuat pada kertas pengumuman. Calon siswa yang diterima kemudian akan melakukan proses selanjutnya yaitu melakukan proses pendaftaran ulang.
76
Gambar 3.4 Proses Pendaftaran Ulang Pada proses ini, calon siswa atau orang tua datang ke sekolah untuk mendaftar ulang dan sekaligus melakukan pembayaran uang masuk sekolah. Kemudian BPS
77
memberikan bukti pembayaran kepada calon siswa atau orang tua. Kemudian calon siswa harus melakukan tes urine. Jika calon siswa positif menggunakan obat-obatan seperti narkotik dan sejenisnya maka calon siswa atau orang tua akan menerima pengembalian uang masuk sekolah dan dinyatakan tidak lulus. Namun jika hasilnya negatif maka calon siswa tersebut dinyatakan lulus sebagai siswa baru SMA Labschool Jakarta dan BPS akan meberikan informasi kapan mulai masuk ke sekolah dan kapan pengumuan jadwal pelajaran akan dimuat.
78
Gambar 3.5 Melihat Jadwal Pelajaran Setalah menjadi siswa, jadwal pelajaran dapat dilihat di kelas masing-masing. Kemudian siswa dapat mencatat jadwal pelajaran tersebut. Dan proses melihat jadwal pelajaran selesai.
79
Gambar 3.6 Melihat Jadwal Ujian Untuk mengetahui jadwal ujian semester, masing-masing siswa memperoleh selebaran kertas pengumuman jadwal ujian semester. Jadwal ujian semester dibuat oleh wakil kepala sekolah bidang kesiswaan yang sebelumnya talah dirapatkan bersama guruguru di SMA Labschool Jakarta.
80
Gambar 3.7 Melihat Hasil Ujian Pada proses ini guru memeriksa hasil ujian siswa menggunakan komputer. Selanjutnya hasil ujian siswa secara keseluruhan ditempel pada papan pengumuman. Kemudian siswa dapat melihat nilai hasil ujian mereka pada papan pengumuman tersebut.
81
Gambar 3.8 Mendapatkan Pengumuman
82
Pengumaman yang ada di sekolah di sekolah dibuat dan dicetak oleh bagian tata usaha. Kemudian kertas pengumuman dibagikan kepada seluruh siswa dan kemudian pengumuman akan dibaca oleh orang tua atau siswa.
3.9 Data Flow Diagram
Badan Pengelola Sekolah
Wakil Kepala Sekolah bid. Kesiswaan
Melakukan Pendataan Peserta USM
Siswa
Melakukan Pendaftaran Melakukan USM Melihat Jadwal Mendapatkan Pengumuman
Membuat Penjadwalan
Proses Administrasi Mendapatkan Jadwal
Memperoleh Pengumuman Mendaftarkan Calon Siswa
Orang Tua
Melakukan Penilaian
Melakukan Pendataan Siswa
Membuat Pengumuman
Tata Usaha
Gambar 3.9 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan
Guru
83
Diagram di atas merupakan proses yang sedang berjalan pada SMA Labschool Jakarta pada saat ini. Pada gambar di atas dapat terlihat keseluruhan pihak yang terlibat ke dalam proses administrasi.
84
Gambar 3.10 DFD Level 1 Sistem yang Berjalan
85
Pada diagram di atas dapat dilihat model level 1 dari proses-proses yang terjadi di SMA Labschool Jakarta, dimana proses tersebut terbagi menjadi lima yaitu : proses pendaftaran siswa, proses ujian saringan masuk, proses pengumuman, proses penjadwalan, dan proses penilaian.
3.10 Permasalahan Yang Dihadapi Wawancara kepada wakil kepala sekolah bidang kesiswaan mengenai sistem yang sedang berjalan untuk kebutuhan perancangan sistem. 1. Bagaimana proses admnistrasi pada SMA Labschool Jakarta? Jawab : beberapa proses administrasi sudah terkomputerisasi, yaitu dengan menggunakan Sistem Administrasi Sekolah yang merupakan aplikasi yang diberikan oleh pemerintah, namun ada beberapa hal yang masih dilakukan secara manual, seperti pada saat sekolah memberikan informasi kepada orang tua siswa mengenai informasi kegiatan belajar mengajar anak-anaknya di sekolah (contohnya : informasi nilai, informasi jadwal ujian, informasi kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh sekolah).
86
2. Apakah siswa dapat memperoleh informasi dengan mudah? Jawab
:
informasi
atau
pengumuman
biasanya
disampaikan
dengan
menggunakan surat pengumuman, tapi jika ada siswa yang tidak masuk sekolah mungkin dia tidak akan tahu jika ada pengumuman. 3. Bagaimana cara siswa mengetahui jadwal pelajaran maupun jadwal ujian? Jawab : biasanya guru mencatat jadwal tersebut di papan tulis kemudian siswa mencatat jadwal pelajaran tersebut, sedangkan untuk jadwal ujian biasanya siswa dibagikan kertas pengumuman mengenai jadwal ujian. 4. Bagaiamana orang tua dapat mengetahui nilai anaknya? Jawab : orang tua dapat mengetahui nilai anaknya dari rapor yang dibagikan pada setiap akhir semester, pada saat itu pula orang tua bisa konsultasi kepada setiap wali kelas mengenai anaknya.
Berdasarkan hasil wawancara kepada wakil kepala sekolah SMA Labschool Jakarta ditemukan beberapa masalah umum yang ada pada sistem yang berjalan adalah : 1. Proses aliran data administrasi berjalan lambat 2. Proses pengumuman nilai-nilai siswa lambat
87
3. Proses pengumuman kegiatan-kegiatan sekolah masih dilakukan secara manual dan terkadang hanya diumumkan secara lisan 4. Tidak semua siswa bisa mendapatkan informasi kegiatan-kegiatan sekolah dengan mudah 5. Siswa dan Guru harus melihat jadwal pelajaran di papan pengumuman 6. Pihak Orang Tua hanya bisa mengetahui hasil proses pembelajaran / prestasi anak-anaknya melalui rapor yang hanya dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu saja 7. Siswa terbatas dengan pembelajaran di kelas saja
3.11 Alternatif Pemecahan Masalah Dilihat dari masalah yang ditemukan pada sistem yang sedang berjalan di SMA Labschool Jakarta, dibutuhkan sebuah sistem yang dapat diandalkan dalam proses administrasi yang ada pada SMA Labschool Jakarta. Aplikasi yang dibangun akan dibuat sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi semua fitur yang diinginkan user. Aplikasi yang dibangun akan memiliki fitur-fitur seperti : Penjadwalan, Pendaftaran, Pengumuman, Data Siswa, Guru, Mata Pelajaran, dan sebagainya.
88
Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan, ditemukan bahwa masih terdapat beberapa user pada SMA Labschool Jakarta yang belum terlalu mahir dalam menggunakan internet, oleh karena itu diusulkan untuk membuat Sistem Administrasi Sekolah berbasis web yang lebih user friendly, yang bisa membantu semua user dalam mengakses informasi ataupun melakukan tugasnya, dan dapat digunakan oleh sekolah untuk mencapai visi dan misi dari SMA Labschool Jakarta.
