BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1.
Riwayat Perusahaan PT. Grama Bazita merupakan sebuah perusahaan ahli teknik dan kontraktor yang menawarkan segala pelayanan di bidang teknik, pengadaan barang, konstruksi & pemeliharaan hingga pembangunan industrial dan gedung komersial. Pada mulanya Grama Bazita berkiprah murni hanya sebagai kontraktor peralatan. Saat ini memiliki kemampuan tidak hanya saja mengerjakan proyek peralatan, produksi, mekanikal, pemasangan pipa, elektrikal, otomatisasi dan pengendalian, penyejuk udara, perlindungan kebakaran, dan pemasangan pipa ledeng. Divisi teknik & konstruksi Grama Bazita telah beroperasi sejak tahun 1990. Kantor pusat berada di Jakarta dengan kantor-kantor cabang di Surabaya, medan, dan pekanbaru.
3.2.
Visi dan misi Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan adalah penekanan perhatian pada kerja tim, yang membedakan dari yang lain. Personel perusahaan di lokasi konstruksi mempertunjukan hal ini dalam tugas pribadi mereka masing-masing, dimana koordinasi dengan client, vendor, dan kontraktor lain diperlakukan sebagai hal yang terpenting. 48
3.3.
Struktur organisasi Struktur organisasi dari perusahaan ini adalah sebagai berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
49
50 3.4.
Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Pembagian tugas dan tanggung jawab di perusahaan ini adalah sebagai berikut : a. Secretary Sekretaris Manajer Umum bertanggung jawab untuk membantu pekerjaan Manajer Umum & untuk mengkoordinasikan semua kegiatan di kantor pusat. Tugas dari sekretaris manajer adalah sebagai berikut : •
Membuat laporan IPO (Incoming Purchase Order) setiap bulannya
•
Mencatat pemasukkan fax setiap harinya
•
Mencatat pengeluaran kertas setiap hari
•
Memperbaiki head office (gedung, elektrik, dan sebagainya) jika diperlukan
•
Setiap harinya menangani Driver, jadwal pertemuan dan operasi
•
Membersihkan head office jika diperlukan
•
Menangani event kantor jika diperlukan
•
Menangani pertemuan dengan client jika diperlukan
•
Mempersiapkan MOM dan distribusi setiap Minggunya
•
Membuat laporan anggaran untuk GM jika diperlukan
•
Merekrut karyawan melalui pemasangan iklan atau agen jika diperlukan
51 b. Estimation Coordinator Estimation coordinator
bertanggung jawab untuk memeriksa
penawaran dan melaporkan ke Manajer Umum sebelum di serahkan ke client. Tugas dari estimation coordinator adalah sebagai berikut : •
Memeriksa hasil perhitungan dari perkiraan waktu selama membuat proposal penawaran
•
Memeriksa dokumen rekayasa setelah diterima dari client sebelum tim membuat perhitungan BOQ
•
Presentasi ke client selama klarifikasi teknis sesuai tim membuat kutipan
c. Project Coordinator Project cooerdinator bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan semua kegiatan proyek & membantu Manager Operasional dalam pelaksanaan sistem standarisasi. Tugas project coordinator adalah sebagai berikut : •
Mempersiapkan format dan standarisasi dari sistem per pedoman yang disediakan oleh Manajer Operasional
•
Menjaga dokumen proyek yang berbeda sesuai dengan dokumentasi filsafat
•
Berkoordinasi dengan tempat yang berbeda untuk mengumpulkan letak koordinator kemajuan setiap hari dan setiap minggunya
52 •
Berkoordinasi dengan departemen pembelian dan logistik untuk memastikan bahwa kebutuhan material dari tempatnya harus dirawat sesuai jadwal proyek.
•
Berkoordinasi dengan Departemen HR untuk memastikan bahwa setiap kebutuhan tenaga kerja dari tempatnya akan menangani proyek sesuai jadwal
•
Mengikuti instruksi yang disampaikan oleh Manajer Operasional untuk memperlancar kegiatan proyek dan memperkuat perusahaan
•
Mempersiapkan gambar, laporan kemajuan, bagan organisasi, S-Curve, dari waktu ke waktu untuk memenuhi persyaratan proyek
•
Mempersiapkan Laporan Status Faktur
d. Maintenance Controller Maintenance Controller bertanggung jawab untuk mengangani semua kegiatan perbaikan elektrik. Tugas dari maintenance controller adalah sebagai berikut : •
Preventive maintenance meliputi inspeksi visual untuk semua sistem elektrik, membersihkan dan menguji.
•
Perbaikan rutin meliputi memperbaiki, men-setting, memonitor, trouble shooting.
•
Instalasi meliputi instalasi baru, modifikasi, relocation.
•
Perbaikan mesin meliputi perubahan bantalan, dissembling mesin, mengecek mesin.
53 e. Purchassing Officer Purchassing Officer bertanggung jawab untuk membeli sebagian besar bahan/barang untuk semua proyek, mendukung pengukur dalam menyediakan semua data dan berkoordinasi dengan rekan-rekan semua kegiatan pengadaan dan logistik di departemen. Tugas dari Purchassing Officer adalah sebagai berikut : •
Penawaran / Tender Stage Tender Stage ini melakukan tugas sebagai berikut :
Mengumpulkan Bill of Quantity dan semua dokumen pendukung dari penilai
Mendapatkan izin dari spesifikasi material
Memandu
pembelian
sekretaris
untuk
mempersiapkan penyelidikan
Memeriksa
pendapatan
quota
memenuhi
spesifikasi atau tidak
Memeriksa semua data sebelum melakukan penawaran
•
Tahap proyek Tahap proyek ini melakukan tugas sebagai berikut :
Mengumpulkan Bill of Quantity dan semua dokumen pendukung.
Menyiapkan, mengirim dan menindaklanjuti penyelidikan untuk vendor
Memilih penghargaan proses paska vendor
54
Mempersiapkan tawaran tabulasi untuk perbandingan harga
Menghitung anggaran pembelian
Melepaskan Pesanan Pembelian (PO) berdasarkan materi kontrak atau permintaan
Mengumpulkan Delivery Order (DO) dari vendor
Memastikan bahwa bahan/barang tiba di lokasi sesuai jadwal
Memantau/memeriksa bahan laporan yang diterima dari tempatnya
Mengumpulkan Delivery Order (DO) dari tempatnya untuk faktur
Mempersiapkan Proyek Biaya Pembelian atau laporan kepada Superior & Cost Control Department
f.
Cost Control Coordinator Cost control coordinator bertanggung jawab untuk memantau, mengendalikan,
mengkoordinasikan
dan
mengevaluasi
kegiatan
Pengendalian Biaya di Kantor Pusat. Tugas dari Cost control coordinator adalah sebagai berikut : •
Membuat laporan status proyek dengan perbandingan anggaran yang teratur dan update pada setiap minggu.
•
Mengontrol arus kas dengan melihat setiap peningkatan biaya apapun atau dengan memeriksa setiap kesalahan dan penipuan dalam laporan biaya pengeluaran di Kantor Pusat. Setiap hal tersebut akan didiskusikan
55 dengan Manajer Operasional dan General Manager untuk tindakan yang diperlukan dan resolusinya. •
Mengontrol dan menjaga garis aliran arus kas kecil untuk tempatnya dengan berkoordinasi pada penerimaan kas kecil dan daftar permintaan tunjangan makan secara rutin.
•
Memantau dan mengendalikan kegiatan bawahan di Departemen Pengawasan Biaya.
•
Melakukan koordinasi dengan distribusi pekerjaan di departemen (Departemen Pengawasan Biaya).
•
Memeriksa semua laporan pengeluaran dan Faktur untuk Legitimasi dan Keasliannya.
•
Memantau dan mengendalikan biaya di tempatnya dengan menggaris bawahi semua jenis variasi biaya dari anggaran yang diperlukan dan akan menemukan solusi dengan Manajer Operasional untuk mengontrol biaya.
g. Logistic Coordinator Logistic coordionator bertanggung jawab untuk membuat sumber daya perusahaan yang digunakan dalam cara yang terbaik untuk memberikan layanan, biaya terbaik, ke tempat yang tepat, pada saat yang tepat, sehingga client dan proyek-proyek dapat memperoleh keuntungan maksimal. Tugas dari Logistic coordionator adalah sebagai berikut : •
Merencanakan, mengarahkan dan mengkoordinir penyimpanan dan distribusi operasi peralatan dan bahan.
56 •
Menyediakan laporan untuk Koordinator Logistik detail dari alat/bahan status, bersama dengan saran mengenai tindakan apapun yang diperlukan untuk mempertahankan aliran bahan ke tempatnya dan lokasi lain sesuai dengan persyaratan proyek pembuatan konstruksi.
•
Memelihara catatan dan laporan kehilangan atau kerusakan pada barangbarang yang dikeluarkan
•
Fisik Inspection (QC) dari peralatan dan material, termasuk personel pemeliharaan, memberitahukan barang yang akan dijemput untuk perbaikan besar dan menjaga catatan yang diperlukan.
•
Persiapan alat pengamanan dan alat untuk karyawan pergi ke tempat yang ditujunya.
•
Memelihara dan memperbaharui daftar aset saham
•
Berkoordinasi dengan karyawan untuk proyek pengadaan alat/bahan persyaratan
•
Melakukan tugas-tugas terkait lainnya sebagaimana ditugaskan.
h. IT Departerment IT Departerment bertanggung jawab untuk kelancaran kegiatan yang berhubungan dengan kerja komputer (hardware & software), baik di kantor & di kantor pusat. IT Departerment mempuntai tugas sebagai berikut : •
Memeliharaan Local Area Network di kantor pusat
•
Memperbaikan peralatan komputer untuk kantor kepada pemasok
57 •
Menangani email untuk kantor
•
Memeriksa peralatan untuk setiap komputer
•
Membuat cadangan data untuk semua departemen
•
Memeriksa peralatan komputer baru
•
Membuat catatan untuk semua peralatan komputer untuk kantor
•
Membuat serial no. untuk semua peralatan komputer & printer di kantor
•
Membuat catatan untuk komputer, notebook, kamera digital, & OHP yang akan dipinjam oleh karyawan yang akan pergi ke lapanagan
•
Mengendalikan master database.
•
Mengontrol semua sistem komputer dan peripherals (printer, scanner, dll) di Kantor Pusat dan di lapangan.
i.
HR Coordinator HR
Coordinator
bertanggung
jawab
untuk
merencanakan,
memerintahkan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi kegiatan dan formalitas HRD di Kantor Pusat dan Kantor Cabang meliputi: Recruitment, Training, Formalitas, dan Aspek Legal yang lainnya, mengatur kesesuaian peraturan perusahaan, yang bertanggung jawab untuk mencapai sasaran perusahaan. HR coordinator mempunyai tugas sebagai berikut : •
Kesesuaian Peraturan Perusahaan Kesesuaian peraturan perusahaan meliputi:
58
Memberikan masukan bagi manajemen jika isi peraturan perlu diperbaiki, sebagai pertimbangan Peraturan Perusahaan dan SOP yang masih berlaku.
Menentukan bahwa Peraturan Perusahaan, SOP dan prosedur lain yang harus diikuti oleh karyawan dan akan mengambil tindakan jika diperlukan.
Membuat Memo atau Internal Correspondence untuk membuat karyawan menyadari Hak dan Tanggung Jawab mereka dalam mematuhi Peraturan Perusahaan
•
Recruitment Recruitment meliputi : Membuat rencana Tenaga Kerja tahunan. Membuat sistem recruitment. Lakukan Proses Recruitmen (Semua pelamar harus di pilih pertama oleh HRD). Mengontrol total karyawan agar karyawan yang akan di tambah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Mengendalikan dan menyarankan karyawan potensial (Internal Recruitment) untuk memutar, mutasi, dll
•
Training & Development Training & Development meliputi :
Membuat rencana pelatihan untuk semua Karyawan dengan pertimbangan anggaran, kebutuhan bisnis dan prinsip-prinsip yang adil.
59
Menentukan evaluasi untuk setiap peserta pelatihan dari GBE dan mengendalikan realisasi
Mengontrol pendaftaran pelatihan untuk membuat HRD tahu siapa yang hadir untuk pelatihan
Mengembangkan kegiatan pelatihan, seperti: menjadi pelatih, mengatur pelatih internal, eksternal pelatih dan kegiatan lainnya
•
Legal Aspect Legal Aspect meliputi hal sebagai berikut :
Mengontrol kontrak yang sah, seperti Peraturan Perusahaan, dan Kewajiban Laporan Perusahaan (wajib lapor)
Membuat hubungan yang baik dengan DepNaker dan lembaga lain yang terhubung dengan Departemen Sosial
Mengkoordinasikan permintaan sumbangan dan diskusikan dengan General Manager/Operational Manager.
•
Kegiatan sosial Kegiatan sosial meliputi :
Membuat jadwal dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan sosial tahunan: Gathering, Anniversary, Rekreasi, Etc
Mengontrol sebuah Notice Board dan memberi kesempatan kepada karyawan untuk memberikan partisipasi mereka dalam sebuah Notice Board dengan pemberitahuan yang bermanfaat. Informasi ini akan meningkatkan tim yang solid di kantor (seperti Daftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll)
60 •
Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran meliputi hal sebagai berikut:
Mengatur Anggaran tahunan untuk kegiatan HRD berkoordinasi dengan General Manager.
Mendiskusikan anggaran dalam rapat tahunan dan menyarankan / mempertahankan anggaran untuk kegiatan penting.
•
Administrasi Administrasi Bertanggungjawab kepada: HRD Status, Update Struktur Organisasi, Update Gaji Struktur, Training, Rencana Recruitment, Kegiatan, Etc
j.
Supervisor Supervisor
bertanggung
jawab
untuk
menangani
semua
pemeliharaan (preventif & rutin) kegiatan dari Departemen Listrik. Supervisor bertugas untuk : •
Mengawasi semua kegiatan sehari-hari
•
Mengendalikan kegiatan sehari-hari
•
Mengkoordinasikan TPL Pemeliharaan, produksi dan operator untuk pelaksanaan pekerjaan
•
Bertanggung jawab untuk menyiapkan laporan harian dan mingguan laporan kepada Site Manager.
61 3.5.
Proses Bisnis Pada perusahaan ini memiliki beberapa proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Perusahaan ini menggunakan sistem import terhadap semua barang yang digunakan berkaitan dengan proyek yang sedang berlangsung atau proyek yang sedang di jalankan oleh perusahaan. Jadi, setiap perusahaan menerima proyek baru dari client maka bagian logistik akan melakukan permintaan dan pemesanan barang yang dibutuhkan untuk proyek kepada kantor pusat yang berlokasi di Negara Jerman. Pemesanan barang yang dilakukan hanya untuk berguna dalam proyek yang sedang di tangani saja. Perusahaan tidak melakukan stok barang / logistik dalam gudang. Jadi, perusahaan akan menerima barang dari kantor pusat berdasarkan permintaan dari perusahaan saja. Stok barang hanya dilakukan terhadap barang – barang tertentu saja yang memiliki permintaan cukup tinggi dalam setiap proyek. Hal tersebut dilakukan agar tidak terjadi barang yang berlebih sehingga tidak digunakan. Sedangkan untuk barang yang memiliki stok dilakukan agar tidak terjadi keterlambatan dalam pengerjaan proyek yang disebabkan terlambatnya barang datang dari kantor pusat. Untuk pekerjaan atau project yang akan dikerjakan maka perusahaan akan mengikuti tender yang diadakan oleh perusahaan lain selaku pembuat tender yang ingin membuat sebuah project. Perusahaan tidak pernah menerima project selain dari tender, jadi perusahaan hanya menerima project dari tender yang diikuti dan dimenangkan.
62 3.6.
Diagram Aliran Data 3.6.1. Penerimaan Karyawan Baru
Gambar 3.2 Diagram Aliran Data Penerimaan Karyawan Baru
63
Pertama-tama calon karyawan atau pelamar mengirim surat lamaran atau CV kepada perusahaan. Surat lamaran yang masuk kebagian HRD kemudian dikelompokan dan diseleksi sesuai kebutuhan perusahaan. Setelah diketahui hasilnya maka perusahaan akan mengirimkan surat panggilan kepada pelamar yang sesuai dengan kebutuhan dan surat penolakan kepada pelamar yang tidak sesuai. Kemudia bagian HRD akan melakukan interview kepada calon karyawan atau pelamar yang telah lulus uji kebutuhan. Jika karyawan tidak diterima maka HRD akan mengirimkan kepada sang pelamar yang bersangkutan untuk mencoba lagi lain waktu karena posisi yang di kehendaki sudah ada yang menempati atau pelamar tidak diterima dan bila pelamar lulus uji interview maka pelamar tersebut akan menjadi karyawan perusahaan. Data pelamar yang diterima akan dikirimkan oleh HRD ke bagian cost control untuk keperluan mengisi form gaji . Jika sudah dibuat form gaji pelamar maka diserahkan kembali ke pada bagian HRD dan bagian HRD akan memasukan data yang didapat dari cost control dan data pelamar ke dalam database.
64 3.6.2. Proses Pengambilan Cuti
Gambar 3.3 Diagram Aliran Data Cuti Tahunan Karyawan
65 Cuti merupakan salah satu hak karyawan, yang dimaksud dengan cuti adalah karyawan yang tidak masuk dengan alasan tertentu yang telah ditetapkan dalam peraturan. Peraturan cuti di DPU DKI Jakarta diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976. Jenis – jenis cuti yang ada di DPU DKI Jakarta adalah: 1. Cuti tahunan Cuti yang diberikan setiap tahun ke karyawan. Cuti tahunan diberikan perusahaan adalah 12 hari pertahun.
2. Cuti sakit Cuti sakit diberikan sesuai dengan surat keterangan dari doketer. Cuti diberikan paling lama selama setahun.
3. Cuti bersalin Untuk kelahiran anak ke 1,2,3 berhak mendapatkan cuti selama 1 bulan sebelum persalinan dan 2 bulan setelah persalinan. Sedangkan untuk anak ke 4 dan seterusnya diberikan cuti tapi diluar tanggungan Negara. Karyawan tetap mendapatkan penghasilan penuh selama masa cuti
4. Cuti besar Cuti besar diberikan apabila karyawan ingin menunaikan ibadah haji diberikan cuti selam 2 bulan tetapi berlaku pada karyawan yang telah menunaikan masa kerja minimal 6 tahun.
66 5. Cuti karena alasan penting Adalah cuti apabila ada keluarga yaitu bapak, ibu, adik, kakak, mertua, suami/istri, anak yang sakit keras atau meninggal dunia. Selain itu, diberikan untuk pernikahan pertama selama 2 bulan.
6. Cuti di luar tanggungan Negara Yaitu cuti apabila suami/istri harus ikut suami/istri ke luar negri. Masa cuti selama 3 tahun tetapi tidak mendapatkan gaji selama cuti, setelah cuti selesai karyawan dapat melanjutkan pekerjaaan dengan posisi yang berbeda dari sebelumnya sesuai dengan SK dan gaji disesuaikan dengan posisi yang baru.
Prosedur pengambilan cuti di perusahaan DKI Jakarta adalah: 1. Mengajukan permintaan secara tertulis 1 bulan sebelum cuti kepada Manger HRD. 2. Karyawan mendapatkan tanda tangan dari Manager HRD yang menandakan ijin cuti disetujui. 3. Jika jatah cuti tahunan sudah abis maka karyawan mendapatkan pemberitahuan bahwa jatah cuti yang dimiliki sudah abis. 4. Jika jatah cuti sudah habis maka karyawan dapat menggunakan jatah ijin. 5. Jatah ijin yang dimiliki karyawan adalah 4 kali dalam setiap bulan. 6. Jika karyawan menggunakan jatah ijin maka karyawan akan terkena pemotongan uang makan
67 7. Jika karyawan mengambil jatah ijin lebih dari 4 kali atau sampai 5 kali maka karyawan tidak mendapatkan uang makan. 8. Bagian cost control melakukan input ke dalam database untuk update penggajian yang diterima karyawan.
Karyawan mengajukan ijin cuti dengan cara mengisi formulir cuti kemudian formulir cuti diserahkan kebagian HRD. Bagian HRD memproses dan memeriksa permintaan cuti oleh karyawan yang bersangkutan apakah karyawan masih memiliki jatah cuti. Jika jatah cuti abis maka karyawan site atau lapangan akan mendapatkan izin ketentuan seperti poin – poin di atas. Untuk bagian HO (Head Office) jika jatah cuti abis maka karyawan tidak mendapatkan izin cuti.
68 3.6.3. Proses Mutasi Karyawan
Gambar 3.4 Diagram Aliran Data Mutasi Karyawan
69 Pimpinan department
membuat pengajuan mutasi karyawan.
Bagian HRD menerima pengajuan mutasi karyawan yang diajukan oleh pemimpin department. HRD membuat surat mutasi dan memberikan kepada karyawan yang bersangkutan. Karyawan menerima surat mutasi dari bagian HRD dan pindah ke posisi yang baru tempat dimana dia di mutasikan. Setelah karyawan pindah ke tempat baru maka bagian HRD akan membuat dokumen mutasi yang berisi data karyawan yang baru bedasarkan tempat dimana karyawann yang bersangkutan dimutasikan. Bagian cost control menerima dokumen mutasi.
70 3.6.4. Proses Promosi Karyawan
Gambar 3.5 Diagram Aliran Data Promosi Karyawan
71 Pimpinan departement membuat pengajuan promosi karyawan. HRD menerima pengajuan promosi dari pimpinan department. HRD mempelajari permintaan dari pimpinan department jika karyawan yang bersangkutan layak untuk mendapakan promosi maka HRD akan membuat surat promosi dan jika karyawan tidak layak untuk mendapatkan promosi maka HRD akan mengirim surat kepada pimpinan departement bahwa promosi yang di ajukan tidak disetujui. Karyawan akan menerima surat promosi dari bagian HRD dan karyawan akan pindah. Bagian HRD membuat laporan promosi karyawan yang bersangkutan. Laporan promosi karyawan diberikan kepada bagian cost control dari bagian HRD.
72 3.6.5. Proses Dinas Karyawan
Gambar 3.6 Diagram Aliran Data Dinas Karyawan
73 Bagian HRD menentukan karyawan mana saja yang akan berangkat dinas. Jika sudah mendapatkan karyawan yang akan berangkat dinas maka HRD akan membuat surat dinas yang nantinya akan diberikan kepada karyawan. Karyawan mendapatkan surat dinas. Bagian HRD menerima surat persetujuan dinas dari karyawan dan membuat perencanaan biaya dinas. Setelah rincian biaya sudah terbentuk maka bagian HRD akan memberikan rincian biaya dinas kepada cost control. Bagian cost control menerima permintaan dana untuk dinas dan mengeluarkan dana tersebut untuk perjalan dinas karyawan. Cost control melakukan input ke dalam database sebagai pengeluaran dinas
dan
memberikan dana yang sudah keluar kepada karyawan yang ditugaskan dinas.
3.7.
Analisis kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : Tabel 3.1 Tabel Analisi Kebutuhan Informasi
Deskripsi Karyawan
Penyedia Informasi - Data diri karyawan - Jabatan Karyawan - Project yang sedang dikerjakan Cuti - Form cuti - Sisa cuti - Data karyawan yang sedang cuti PerjalananDinas - Data karyawan yang melakukan perjalanan dinas
Pengguna - HRD - Cost Control
Lama Dibuat Satu hari kerja
- Karyawan
Membutuhkan waktu kurang lebih 2 sampai 5 hari
- Karyawan
Kurang dari 1 bulan
- HRD
74 Deskripsi Absensi
Penyedia Informasi - Kehadiran karyawan
UserID Project
Promosi Mutasi Penggajian
Pelamar
3.8.
Pengguna - HRD - Cost - Jumlah izin karyawan Control - Data diri karyawan - Karyawan - Username dan password - HRD - Nama project yang sedang di - Karyawan kerjakan - Lamanya project dikerjakan - Karyawan - Data diri karyawan - Jabatan karyawan - Karyawan - Data diri karyawan - Jabatan karyawan - Absensi Karyawan - HRD - Data diri karyawan - Cost Control - Karyawan - Data pelamar - HRD
Lama Dibuat Satu hari kerja
Satu hari kerja Sesuai dengan kontrak
Kurang dari 1 bulan Kurang dari 1 bulan Kurang dari 1 minggu
Kurang dari 1 bulan sejak pengiklanan, namun jika tidak mendapatkan pegawai yang sesuai maka waktu ditambah sampai menemukann calon pegawai yang tepat
Permasalahan yang dihadapi Setelah menganalisa kondisi yang sedang berjalan, terdapat beberapa permasalahan yang diketahui akibat sistem yang masih manual. Masalahmasalah yang ada yaitu sebagai berikut : •
Sistem penyimpanan data yang bersifat manual sehingga dalam pencarian data memerlukan waktu yang cukup lama.
•
Terjadinya redudansi nomor induk karyawan dan adanya nomor induk karyawan yang terlewati akibat sistem dokumentasi data karyawan yang bersifat manual
75 •
Sulitnya mencari data karyawan baik yang aktif maupun yang tidak dikarenakan lokasi penyimpanan data yang berpindah-pindah.
3.9.
Usulan Permecahan Masalah Dari permasalahan yang ada, usulan untuk pemecahan masalah tersebut dapat diselesaikan dengan membuat sistem yang terstruktur. Berikut ini adalah usulan untuk masing-masing permasalahan yang ada : •
Membuat aplikasi yang dapat membantu menyusun database secara terstrukur sehingga pencarian data dapat dilakukan dengan cepat.
•
Membuat struktur database dimana nomor induk karyawan menjadi primary key sehingga tidak terjadi redudansi data pada field nomor induk karyawan.
•
Menyimpan data karyawan di dalam aplikasi yang berada di server yang dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang.
