BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALAN
3.1
SEJARAH SINGKAT DAN LANDASAN HUKUM PERPUSTAKAAN PDII LIPI Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional (PDIN) didirikan sejak 1 Juni 1965 yang dipersiapkan cukup lama oleh Majelis Ilmu Pengetahuan Indonesia (MIPI) dan sampai sekarang sudah mendekati usia hamper 40 tahun. Dasar pendirian PDIN adalah: MIPI telah meletakkan dasar supaya Majelis menjadi salah satu pusat dokumentasi dan penerangan mengenai soal-soal bertalian dengan ilmu pengetahuan. Sejak reorganisasi di LIPI tahun 1986, nama PDIN diganti dengan Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII). Renstra Strategis PDII-LIPI tahun 2003-2007 telah menetapkan visi PDII yaitu “menjadi institusi terdepan di bidang dokumentasi dan informasi ilmiah dalam rangka ikut membangun masyarakt yang adil, cerdas, kreatif,integratif, dan dinamis berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi yang humanistik”. Dalam pelaksanaan cita-cita tersebut sampai saat ini belum sepenuhnya tercapai sehingga dalam rangka mewujudkan cita-cita PDII-LIPI maka untuk periode tahun 20092014 PDII-LIPI masih melanjutkan visi di atas. PDII-LIPI dikenal sebagai lembaga dokumentasi informasi ilmiah terbesar di Indonesia yang mempunyai keunggulan yaitu kelengkapan majalah ilmiah yang diterbitkan di Indonesia karena PDII-LIPI mendapatkan tugas sebagai pusat nasional untuk registrasi International Standard Serial Number (ISSN) untuk
26
27 terbitan berkala Indonesia sejak tahun 1974. Hasil dokumentasi majalah ilmiah Indonesia adalah Indeks Majalah Ilmiah Indonesia (IMII) yang dipublikasikan dalam bentuk cetak dan elektronik (CD-ROM). Publikasi IMII baik tercetak maupun CD-ROM telah banyak dimanfaatkan masyarakat ilmiah khususnya untuk mendukung sumber literatur penelitian. Namun sampai saat ini sulit untuk mengetahui sejauh mana penelitian telah dimanfaatkan atau digunakan oleh masyarakat atau peneliti lain. Sejalan dengan kebutuhan untuk mengetahui seberapa jauh hasil-hasil penelitian yang telah disitir/diacu oleh orang lain, maka diperlukan adanya Indeks Sitiran Ilmu Pengetahuan Indonesia (Indonesian Sciences Citation Index). Indeks ini akan memuat artikel majalah ilmiah Indonesia dengan diikuti referensi yang digunakan dalam artikel tersebut. Sampai saat ini PDII-LIPI belum mengarahkan untuk program tersebut, sehingga perencanaan PDII-LIPI 2003-2007 perlu dilakukan revisi untuk perencanaan tahun 2009-2014. Penyusunan rencana strategis PDII-LIPI lima tahun ke depan mengacu pada Rencana Strategis LIPI 2009-2014, tugas dan fungsi PDII-LIPI berdasarkan Keputusan Kepala LIPI Nomor 1151/M/2001, serta dengan mempertimbangkan pencapaian kinerja PDII-LIPI 2008, dan lingkungan internal maupun eksternal. Program PDII-LIPI disusun mengikuti program tematik LIPI, dan memanfaatkan keunggulan teknologi informasi sehingga penyediaan informasi lebih mudah dan cepet serta layanan informasi dapat menjangkau lebih banyak pengguna potensial dengan lebih cepat.
28 A.
Sejarah dan Perkembangan PDII-LIPI Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII) merupakan salah satu
pusat pendukung kegiatan penelitian yang berada di bawah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Organisasi PDII dipersiapkan sejak tahun 1957 oleh Majelis Ilmu Pengetahuan Indonesia (MIPI). Visi atau pandangan tentang dokumentasi pertama kali disampaikan oleh Ketua MIPI dalam prasarannya pada Konferensi MIPI pertama tanggal 7-9 Januari 1957 di Bandung. Sebagai dasar kerja dokumentasi adalah seperti yang disebutkan dalam kewajiban pokok MIPI ke-4 yaitu: Menyelenggarakan pendaftaran kepustakaan dan benda-benda lain yang berharga untuk ilmu pengetahuan, yang terdapat di Indonesia. Dalam rencana kerja MIPI telah ditetapkan 6 (enam) titik berat usaha. Titik berat usaha yang ke-6 adalah: Meletakkan dasar supaya Majelis menjadi salah satu pusat dokumentasi dan penerangan mengenai soal-soal bertalian dengan ilmu pengetahuan. Berbagai
upaya
telah
dilakukan
untuk
mendirikan
suatu
pusat
dokumentasi. Hasil yang dicapai adalah berdirinya Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional (PDIN) delapan tahun kemudian yaitu pada tanggal 1 Juni tahun 1965 berdasarkan
Surat
Keputusan
Menteri
Research
Nasional
Nomor
107/M/Kpts/Str/65 dengan tugas: Memberi pelayanan akan kebutuhan bahanbahan bacaan untuk keperluan research dari pada lembaga-lembaga research di Indonesia. Sejak itu, PDIN telah mengalami dua kali perubahan organisasi. Pertama, pergantian nama PDIN menjadi Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII)
29 didasarkan pada Keputusan Presiden Nomor 1 tahun 1986. Tugas PDII diatur dengan surat Keputusan Ketua LIPI Nomor 23/Kep/D.5/87 tahun 1987, yaitu melaksanakan pembinaan dan pemberian jasa dokumentasi dan informasi ilmiah, sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh Ketua LIPI. Kedua, pada tahun
2001,
reorganisasi
dilakukan
atas
persetujuan
Menteri
Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia yang tertuang dalam Surat Nomor 138/M.PAN/5/2001 tertanggal 31 Mei 2001. Struktur organisasi LIPI baru ditetapkan dalam Surat Keputusan Kepala LIPI Nomor 1151/M2001 tanggal 5 Juni 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja LIPI. Dalam SK ini disebutkan bahwa tugas PDII adalah melaksakan penyiapan perumusan kebijakan, penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana dan program, pelaksanaan penelitian, pelayanan serta evaluasi dan penyusunan laporan.
B.
Tugas dan Fungsi Uraian tugas dan fungsi, serta struktur organisasi PDII berikut ini adalah berdasarkan Surat Keputusan Kepala LIPI No. 1151/M/2001 tanggal 31 Mei 2001, yaitu Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah mempunyai tugas melaksanakan penyiapan kebijakan, penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana dan program, pelaksanaan penelitian, pelayanan serta evaluasi, dan penyusunan laporan di bidang dokumentasi dan informasi.
30 Dalam
melaksakan
tugas
sebagaimana
tersebut,
Pusat
Dokumentasi dan Informasi Ilmiah melaksanakan fungsi: 1.
Penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang dokumentasi dan informasi ilmiah;
2.
Penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, pelaksanaan dan pelayanan di bidang dokumentasi dan informasi ilmiah;
3.
Penyusunan rencana program, serta pelaksanaan penelitian di bidang dokumentasi dan informasi ilmiah;
4.
Pengelolaan saran teknis dokumentasi dan informasi ilmiah;
5.
Evaluasi dan penyusunan laporan penelitian dan pelayanan dokumentasi dan informasi ilmiah;
6.
3.2
Pelaksanaan urusan tata usaha.
Visi dan Misi Perusahaan Visi Perpustakaan LIPI adalah : Menjadi Institusi terdepan di bidang dokumentasi dan informasi ilmiah dalam rangka ikut membangun masyarakat yang adil, cerdas, kreatif, integratif, dan dinamis bebasis ilmu pengetahuan dan teknologi yang humanistik. Misi Perpustakaan LIPI adalah : Melaksanakan pembinaan, penelitian, dan pemberian jasa di bidang dokumentasi dan informasi ilmiah.
3.3
Strategi Perusahaan 1. Pengembangan Pelayanan, dengan pengembangan kearah knowledge
31 center dengan e-library dan e-learning. 2. Peningkatan dalam pengadaan koleksi buku, majalah, jurnal, dan tesis. 3. Menjaga kualitas koleksi yang ada dan yang akan ada dengan cara filtering koleksi yang terjamin dan sesuai dengan kebutuhan pembaca. 4. Menjaga fasilitas secara keseluruhan untuk menunjang tercapainya tujuan Perpustakaan PDII-LIPI.
3.4
Struktur Organisasi Perusahaan KEPALA PUSAT Bagian Tata Usaha
Sub Bagian Kepegawaian
Sub Bagian Umum
Bidang Dokumentasi
Bidang Informasi
Bidang Pengembangan Sistem pengelolaan DOKINFO
Bidang Sarana Teknis
Sub Bidang Akuisisi dan Koleksi Literatur
Sub Bidang Jasa Perpustakaan
Kelompok Jabatan Fungsional
Sub Bidang Reprografi
Sub Bidang Pengolahan Literatur
Sub Bidang Jasa Penelusuran Informasi
Sub Bidang Sarana Komputer
Sub Bidang Pangkalan Data Literatur
Sub Bidang Jasa Kemasan Informasi
Sub Bidang Kerjasama
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perpustakaan PDII-LIPI
32
3.5
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Perusahaan PDII-LIPI dipimpin oleh seorang Kepala yang bertugas memimpin PDIILIPI sesuai dengan kebijakan yang digariskan Kepala LIPI. Dalam menjalankan tugasnya Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah terdiri atas:
1.
1.
Bagian Tata Usaha;
2.
Bidang Dokumentasi;
3.
Bidang Informasi;
4.
Bidang Pengembangan Sistem Pengelolaan Dokumentasi dan Informasi;
5.
Bidang Sarana Teknis;
6.
Kelompok Jabatan Fungsional.
Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, persuratan, kearsipan, perlengkapan, dan rumah tangga. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas, Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi: a.
Pelaksanaan urusan kepegawaian;
b.
Pelaksanaan urusan tata usaha, keuangan, kearsipan, rumah tangga, dan inventarisasi barang milil/ kekayaan negara.
Bagian Tata Usaha terdiri atas: a.
Subbag Kepegawaian Subbag Kepegawaian mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian.
b.
Subbag Umum 33
34 Subbag Umum mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha, keuangan, kearsipan, rumah tangga, dan inventarisasi barang milik/ kekayaan negara.
2.
Bidang Dokumentasi Bidang Dokumentasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan dan penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana, pelaksanaan dokumentasi ilmiah, serta evaluasi dan penyusunan laporan. Dalam melaksanakan tugas sebagaiman dimaksud di atas, Bidang Dokumenasi menyelenggarakan fungsi: a. Penyiapan bahan penyusunan pedoman akusisi dan koleksi literatur, pengolahan literatur, serta pangkalan data literatur; b. Penyiapan bahan pemberian bimbingan teknis akusisi dan koleksi literatur, pengolahan literatur, serta pangkalan data literatur; c. Penyiapan bahan penyusunan rencana dan pelaksanaan akusisi dan koleksi literatur, pengolahan literatur, sera pangkalan data literatur; d. Evaluasi dan penyusunan laporan.
Bidang Dokumentasi terdiri atas: a.
Subbidang Akusisi dan Koleksi Literatur Subbidang Akusisi dan Koleksi Literatur mempuyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana dan pelaksanaan, serta evaluasi dan penyusunan laporan akusisi dan koleksi literatur.
35 b.
Subbidang Pengolahan Literatur Subbidang Pengolahan Literatur mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana dan pelaksanaan, serta evaluasi dan penyusunan laporan pengolahan literatur.
c.
Subbidang Pangkalan Data Literatur Subbidang Pangkalan Data Literatur mempuyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana dan pelaksanaan, serta evaluasi dan penyusunan laporan pangkalan data literatur.
3.
Bidang Informasi Bidang Informasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan dan penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana, pelaksanaan layanan informasi ilmiah, serta evaluasi dan penyusunan laporan. Dalam
melaksanakan
tugas
tersebut,
Bidang
Informasi
menyelenggarakan fungsi: a.
Penyiapan bahan penyusunan pedoman jasa perpustakaan, penelusuran informasi, serta jasa kemasan informasi;
b.
Penyiapan bahan pemberian bimbingan teknis jasa perpustakaan, penelusuran informasi, serta jasa kemasan informasi;
c.
Penyiapan bahan penyusunan rencana dan pelaksanaan jasa perpustakaan, penelusuran informasi, serta jasa kemasan informasi;
d.
Evaluasi dan penyusunan laporan.
36 Bidang Informasi terdiri atas: a.
Subbidang Jasa Perpustakaan Subbidang
Jasa
Perpustakaan
mempunyai
tugas
melakukan
pengembangan dan urusan pelayanan jasa perpustakaan dan layanan referensi singat, serta pengelolaan. b.
Subbidang Jasa Penelusuran Informasi Subbidang Jasa Penelusuran Informasi mempunyai tugas melakukan urusan pelayanan jasa penelusuran dan konsultasi informasi ilmiah, serta melakukan pengembangan dan pengelolan.
c.
Subbidang Jasa Kemasan Informasi Subbidang Jasa Kemasan Informasi mempunyai tugas melakukan urusan pelayanan, pengemasan informasi ilmiah, menyiapkan rencana penerbitan dalam bentuk cetak maupun digital serta melakukan pengembangan dan pengelolaan.
4.
Bidang Pengembangan Sistem Pengelolan Dokumentasi dan Informasi Bidang Pengembangan Sistem Pengelolaan Dokumentasi dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan dan penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis penelitisan, penyusunan rencana dan program, pelaksanaan penelitian, pemantauan, pemanfaatan, evaluasi, dan penyusunan laporan hasil penelitian bidang dokumentasi dan informasi.
37 5.
Bidang Sarana Teknis Bidang Sarana Teknis mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan dan sarana dokumentasi dan informasi ilmu pengetahuan
dan teknologi bidang
reproduksi, saran komputer dan kerja sama. Dalam melaksanakan tugas sebagaiman tersebut, Bidang Sarana Teknis menyelenggarakan fungsi: a.
Penyiapan
bahan,
perencanaan
program
pembinaan,
perawatan,
pemeliharaan dan pengembangan saran reproduksi dan komputer; b.
Pelaksanaan program dan kerja sama, pembinaan, pelayanan dan pengembangan sarana reproduksi dan komputer;
c.
Pengelolaan, pengembangan, perawatan dan pengadministrasian sarana jaringan komputer.
Bidang Sarana Teknis terdiri atas: a.
Subbidang Reprografi Subbidang Reprografi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan pedoman, rencana dan pelaksanaan, serta evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan bidang reprografi.
b.
Subbidang Sarana Komputer Subbidang Sarana Komputer mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan pedoman, rencana dan pelaksanaan, serta evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan bidang komputer.
c.
Subbidang Kerja sama
38 Subbidang Kerja sama mempunyai tugas melakukan kerja sama sarana jaringan komputer dengan instansi sejenis dan pemasaran produk.
6.
Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional di PDII-LIPI melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional yaitu pustakawan, peneliti, pranata komputer, arsiparis, analis kepegawaian berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Masing-masing Kelompok Jabatan Fungsional dikoordinasikan oleh ketua kelompok fungsional yang ditunjuk oleh Kepala PDII-LIPI.
3.6
Analisis Kondisi Lingkungan Internal dan Eksternal Bisnis Perusahaan
3.6.1
Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan merupakan analisis terhadap faktor – faktor internal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan, baik yang berupa kekuatan internal yang dimiliki perusahaan yang harus digali potensinya sehingga peluang yang ada dapat dimanfaatkan sebaik mungkin, atau pun berupa kelemahan yang harus diperbaiki oleh perusahaan supaya tidak menjadi ancaman bagi perusahaan dikemudian hari. Analisis yang dilakukan mencakup analisis rantai nilai (Value Chain) dan analisis SWOT (Strength, Weakness, Oppurtunities, Threats).
39 3.6.1.1 Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi aktifitas bisnis perusahaan yang dibagi menjadi 2 kelompok aktivitas bisnis yaitu aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Aktifitas utama yang dilakukan perusahaan meliputi logistik dalam, operasi, logistik keluar, pemasaran dan pelayanan. Aktifitas pendukung dari aktifitas utama meliputi pembelian, pengembangan teknologi, manajemen sumber daya manusia dan infrastruktur perusahaan. Berikut ini adalah gambar dan uraian dari rantai nilai (value chain) dari Perpustakaan PDII-LIPI :
Infrastruktur Perusahaan : Bagian tata usaha mengelola aktivitas manajemen umum, seperti administrasi dan keuangan, bagian informasi, bagian dokumentasi Manajemen Sumber Daya Manusia : Perekrutan, pelatihan dan pengembangan keahlian karyawan, pemberian penghargaan kepada karyawan berprestasi dan pemberian sanksi kepada karyawan yang melakukan pelanggaran. Pengembangan Teknologi : Mengembangkan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi untuk perpustakaanan Pembelian : Pembelian alat-alat pendukung yang dapat memberikan kenyaman pelanggan dan karyawan, sehingga kegiatan kepustakaan maksimal. Logistik keluar : Pemasaran : Pelayanan : Logistik Operasi : dalam : • Melakukan • penempatan • Promosi • Penerapan • Penyimpan pemberian buku pada dan budaya kerja an data-data ISSN perpustakaan periklanan ”customer koleksi, (Internation sesuai dengan pada oriented” pengunjung al Standard spesialisasiny media yang Internation a. massa. membaca al Number), • Transaksi dan data buku transaksi Peminjaman (judul, peminjama dan penerbit, n dan pengembalian penulis, pengembali buku. tahun an. • Publish terrbit, dan • pengadaan katalog deskripsi buku, koleksi buku.). jurnal, memalui • Pemelihara majalah, OPAC an fasilitas dan tesis (Online perpustakaa yang Public
40 didapat dari pemasok atau universitas.
n
Access Catalog)
Gambar 3.2 Analisis Value Chain Perpustakaan PDII-LIPI Aktivitas Utama : 1. Logistik dalam Aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan koleksi. Aktivitas logistik dalam yang dilakukan Perpustakaan PDII-LIPI meliputi aktivitas pemesanan, pembelian, dan penyimpanan koleksi. Pengadaan buku, majalah, jurnal dan tesis merupakan
suatu
kegiatan
logistik
kedalam.
Perpustakaan
PDII-LIPI
membutuhkan suatu sistem informasi yang berfungsi untuk mencatat pengadaan koleksi, serta mencatat jumlah stok yang ada
2. Operasi Aktivitas yang berupa kegiatan operasional dari Perpustakaan PDII-LIPI adalah pemberian ISSN (International Standard Serial Number), data-data koleksi. Data koleksi contohnya terdiri dari judul, penerbit, penulis, tahun terrbit, dan deskripsi
41 buku. Hal di atas merupakan kegiatan pendataan koleksi dari Perpustakaan LIPI. Kegiatan operasional lainnya yang dilakukan Perpustakaan PDII-LIPI adalah pemeliharaan fasilitas dan buku yang ada. Perpustakaan PDII-LIPI melakukan pemeliharaan fasilitas yang ada khususnya fasilitas utama (misalnya buku, meja, kursi, lemari buku, komputer, dan fasilitas pendukung lainya seperti AC). Untuk pencatatan seluruh kegiatan operasional, Perpustakaan PDII-LIPI perlu mengembangkan sistem informasi yang mengelola data atau informasi koleksi pada Perpustakaan PDII-LIPI.
3. Logistik keluar Aktivitas yang berhubungan dengan penempatan buku, majalah, jurnal, dan tesis pada rak-rak buku perpustakaan sesuai dengan spesialisasinya. Aktifitas yang berhubungan dengan peminjaman dan pengembalian koleksi. Selain itu aktivitas yang terjadi adalah kegiatan publikasi katalog koleksi melalui OPAC. Aktifitas logistik keluar yang dilakukan Perpustakaan PDII-LIPI adalah ketika petugas perpustakaan meminjamkan buku kepada pelanggan, lalu pemberian bukti peminjaman pada pelanggan sebagai alat bukti untuk nantiya sebagai pengontrol aktivitas pinjam-meminjam. Perpustakaan PDII-LIPI memerlukan sistem informasi yang dapat mengembangkan aktivitas logistik keluar untuk menunjang pelayanan.
42 4. Pemasaran Aktivitas
yang
menyangkut
penyediaan
sarana
agar
pelanggan
mau
menggunakan jasa di Perpustakaan PDII-LIPI. Aktivitas pemasaran yang dilakukan meliputi aktivitas promosi dan periklanan melalui website yang dimiliki oleh Perpustakaan PDII-LIPI serta melakukan kerjasama dengan instansi perusahaan. Pelanggan dapat mengakses situs Perpustakaan PDII-LIPI untuk mengetahui jenis pelayanan yang dimiliki Perpustakaan PDII-LIPI serta pelanggan juga dapat memberikan pertanyaan-pertantaan kepada konsultan ilmu pengetahuan yang ada pada website. Oleh karena itu Perpustakaan PDII-LIPI juga perlu memelihara situs mereka secara berkala sehingga pelanggan yang ingin melakukan kegiatan kepustakaan di Perpustakaan PDII-LIPI dapat terbantu dengan informasi-informasi yang ada di situs tersebut.
5. Pelayanan Tanggung jawab yang diberikan Perpustakaan PDII-LIPI dari aktivitas-aktivitas yang telah dilakukan adalah peningkatan kinerja pelayanan. Untuk itu, budaya kerja yang ”customer oriented” harus benar-benar dilaksanakan. Dan untuk menilai kepuasan dari pelanggan, Perpustakaan PDII-LIPI memerlukan suatu pengembangan
sistem
informasi
untuk
meningkatkan
perpustakaan yang mengacu pada ”customer oriented”.
pelayanan
jasa
43 Aktivitas Pendukung : 1. Pembelian Aktivitas pembelian yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendukung aktivitas utama mencakup aktivitas pembelian fasilitas yang dapat membantu karyawan dan pelanggan dalam aktivitas dan kegiatan yang sesuai dengan keperluannya. Maka dengan hal di atas, Perpustakaan PDII-LIPI perlu adanya sistem yang mengatur kegiatan pengadaan fasilitas dan buku, serta kerjasama Perpustakaan PDII-LIPI dengan para pemasok.
2. Pengembangan teknologi Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan saat ini hanya mengembangkan
teknologi
dan
sistem
informasi
perusahaan
yaitu
mengembangkan aplikasi OPAC (Online Public Access Catalog) yang harus dilakukan secara maksimal, saat ini kegiatan secara digital belum maksimal, baik disisi Perpustakaan PDII-LIPI maupun disisi pelanggan. Maka dari itu, pengembangan SI dan TI harus secara serius dikembangkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Oleh karena itu Perpustakaan PDII-LIPI diusulkan untuk membangun sistem perpustakaan online yang mengarah ke knowledge center dan pendukung teknologi yang mumpuni seperti jaringan Wi-Fi.
3. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Aktivitas manajemen SDM yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas
44 perekrutan, pelatihan dan pengembangan keahlian karyawan-karyawan. SDM di dalam Perpustakaan PDII-LIPI memiliki SDM yang cukup banyak tetapi pengetahuan dan kemampuan mereka khususnya dibidang TI sangat kurang. Untuk mengatasi hal tersebut, Perpustakaan PDII-LIPI perlu mengadakan pelatihan-pelatihan tentang TI terhadap SDM mereka secara berkala agar kinerja dan kualitas SDM Perpustakaan PDII-LIPI.
4. Infrastruktur perusahaan Infrastruktur perusahaan merupakan aktivitas pendukung dari kegiatan operasional Perpustakaan PDII-LIPI seperti bagian tata usaha yang mengelola aktivitas manajemen umum seperti keuangan dan administrasi. Kegiatan keuangan merupakan kegiatan pendukung karena seperti diketahui lembaga pemerintah seperti Perpustakaan PDII-LIPI yang notabene mendapat alokasi dana dari pemerintah dan bersifat non profit tidak memiliki kegiatan khusus dalam keuangan seperti lembaga profit lain.
Value Added – Cost = Profit : Value added adalah segala aktifitas yang ada di dalam perusahaan yang dapat menimbulkan keuntungan, maka jika semua aktifitas primer dan sekunder dapat berjalan secara berkesinambungan akan menimbulkan value added, dan semua biaya (cost) dalam aktifitas primer dan sekunder dapat meminimalkan tanpa mengurangi keefektifan kegiatan. Oleh sebab itu, jika value added dikurangi dengan biaya (cost) yang dikeluarkan akan menghasilkan keuntungan (profit) bagi Perpustakaan PDII-
45 LIPI.
Tabel 3.1 Analisis Value Chain Berdasarkan Masalah, solusi, dan Support SI/TI. Kegiatan 1. Logistik kedalam •
•
Masalah •
Tempat
Solusi •
Pengelolaan
Pengadaan
penyimpanan
database yang
koleksi
data koleksi
berfungsi untuk
Pemesanan,
yang
menjadi
pembelian, dan
terbilang
pangakalan data
penyimpanan
masih manual
secara sistem
koleksi.
atau tidak
dapat
secara
memberikan
otomatis
efektifitas dan
melakukan
efisiensi
kegiatan
kegiatan
pecatatan
penyimpanan,
menyebabkan
pengolahan,
kurang
dan
efektifnya
pemeliharaan
kegiatan
data koleksi,
kepustakaan
pengunjung,
yang terjadi.
dan traksaksi
Pengadaan
kepustakaan.
•
Support SI/TI
46 koleksi yang
•
Kerjasama
dapat
dengan penerbit
dikatakan
asing yang
sangat sulit
memiliki
karena untuk
koleksi yang
koleksi dari
dibutuhkan,
luar negeri
sehingga
terbilang
mendapat
mahal.
keputusan yang saling menguntungkan .
2. Operasi •
Pemberian ISSN (International Standard Serial Number)
•
Pemeliharaan fasilitas perpustakaan
3. Logistik Keluar •
•
Transaksi
•
Sistem yang
•
Sistem
penempatan buku
kepustakaan
mengelola
informasi
pada perpustakaan
yang masih
transaksi
pengelolaa
47 manual.
kepustakaan
n transaksi
OPAC masih
secara
perpustaka
Transaksi
sebatas
komputerisasi.
an.
Peminjaman dan
aplikasi yang
sesuai dengan spesialisasinya. •
•
•
•
OPAC
pengembalian
berisikan
dikembangan
buku.
catalog
menjadi sebuah
Publish katalog
koleksi-
fasilitas e-
koleksi memalui
koleksi
library,
OPAC (Online
beserta
sehingga
Public Access
informasi
pengunjung
Catalog)
standart
tidak perlu lagi
sebuah
datang
koleksi
keperpustakaan
perpustakaan
untuk
(judul,
melakukan
penerbit,
transaksi
tahun terbit,
kepustakaan.
•
E-library.
•
Jaringan
cetakan, spesialisasi koleksi, dan lokasi rak koleksi). 4. Pemasaran
•
Menarik
•
Promosi
48 •
Promosi dan
minat baca
melalui media
internet
periklanan pada
masyarakat
massa yang
dan desain
media massa.
dengan
sedang
grafis.
menimbulkan
berkembang
rasa
dan meningkat
keingintahuan
atau masyarakat
dengan
sedang tertarik
bantuan
dengan hal-hal
promosi dan
apa yang
media massa.
sedang tren saat ini.
5. Pelayanan •
•
Pelayanan
•
Melakukan
Penerapan budaya
yang kurang
pendekatan
“customer
maksimal
untuk
oriented”
membuat
kenyamanan
pengunjung
pengunjung
dan minat
dengan
pengunjung
menerapkan
untuk
budaya
kembali kecil,
“customer
karena
oriented”.
kondisi yang terjadi kurang
49 nyaman. 6. Pembelian •
Pembelian fasilitas pendukung
7. Pengembangan
•
Pengembanga
•
Mengembangka
•
Software
Teknologi
n SI dan TI
n SI dan TI
dan
•
Mengembangkan
sangat
untuk efisiensi
hardware
SI dan TI untuk
diperlukan
dan efektifitas
untuk
perusahaan
untuk
kegiatan dalam
menunjang
mengelola
Perpustakaan
kebutuhan
proses bisnis
PDII-LIPI.
untuk
yang terjadi
Sehingga
pengemban
pada
kegiatan SI dan
gan SI dan
Perpustakaan
TI menjadi
TI.
PDII-LIPI
sebuah sistem
untuk
yang
efisiensi dan
terkomputerisas
efektivitas
i.
kegiatan yang
•
Merencanakan
sekarang
dengan baik
masih
strategi
manual.
pengembangan
50 •
•
Biaya
SI dan TI,
merupakan
sehingga tidak
salah satu
memakai biaya
penghambat,
yang terlalu
karena
besar.
membangun
Pengembangan
SI dan TI
SI dan TI
terbilang
dilakukan
sangat besar.
hanya pada
Pengembanga
kegiatan
n SI dan TI
penting, yang
juga harus
membutuhkan
diikuti
waktu dan
dengan
pengelolaan
personil yang
yang terus-
dapat
menerus
menggunakan
•
Pelatihan untuk
SI dan TI
personil yang
yang telah
akan
dikembangka
mengoperasika
n.
n sistem yang telah dibangun.
8. Manajemen SDM
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
51 •
Perekrutan, pelatihan dan pengembangan keahlian karyawan, pemberian penghargaan kepada karyawan berprestasi dan pemberian sanksi kepada karyawan yang melakukan pelanggaran.
9. Infrastruktur
•
Aktivitas
•
Dibangunnya
•
Membangu
Perusahaan
administrasi
sistem
n sistem
•
Bagian tata usaha
masih
informasi yang
informasi
mengelola
manual.
mengelola
untuk
Kegiatan
kegiatan
kegiatan
manajemen
pencatatan
administrasi
tata usaha.
umum, seperti
keuangan
dan keuangan,
administrasi dan
masih
sehingga
keuangan.
manual.
menghasilkan
aktivitas
•
laporan dan
52 pengolahan data yang cepat dan akurat.
3.6.1.2 Analisis SWOT Perusahaan Analisis SWOT dilakukan dengan menggunakan faktor internal perusahaan berupa kekuatan dan kelemahan perusahaan dan faktor eksternal perusahaan, berupa peluang dan ancaman pada perusahaan. Analisis terhadap aspek tersebut dilakukan berdasarkan atas : Anatomi Kuadran, Pembobotan dan Rating. Berikut ini merupakan analisis SWOT dari Perpustakaan LIPI : 1.
Kekuatan (Strength) a. Perpustakaan LIPI merupakan perpustakaan yang memiliki paling banyak memiliki koleksi jurnal dan majalah. Koleksi mencapai 5000 judul se-Indonesia. Seluruh majalah harus melakukan registrasi kepada LIPI, setelah diregistrasi majalah memiliki ISSN (International Standard Serial Number). b. Hasil penelitian atau tesis yang terdapat pada Universitas Negeri di-Indonesia (kecuali ITB). c. Adanya fasilitas website atau yang disebut OPAC (Online Public Access Cataloging) yang merupakan sebuah pangkalan data tentang jurnal dan majalah.
53 d. Pelayanan cepat. Dengan aktifitas yang semi automatic (pengolahan data buku yang telah otomatis dan transaksi peminjaman dan pengembalian secara manual). e. Lokasi yg dianggap strategis, mudah dijangkau oleh Universitas-universitas dan kantor-kantor. f. Unggul karena memiliki banyak koleksi tesis dan penelitian.
2. Kelemahan (Weakness) Dana yang terbatas mengakibatkan kesulitan dalam pengadaan koleksi buku, khususnya dalam pengadaan majalah dan jurnal asing yang memerlukan biaya lebih. Karena dana yang terbatas, fasilitas yang ada juga sangat sederhana. Pemerintah kurang membantu dalam pengalokasian dana untuk Perpustakaan PDII-LIPI. 3. Peluang (Opportunity) a. Internet sedang berkembang. Dengan adanya internet, aktivitas kepustakaan menjadi lebih efisien. b. Berkembangnya electronic journal. Electronic Journal adalah sebuah jurnal yang dapat diakses secara maya dan full text. c. Perpustakaan
akan
mengarah
kepada
perubahan
dan
pengembangan menjadi Knowledge Center.
4. Ancaman (Threat) a. Minat baca masyarakat Indonesia yang kurang. b. Lembaga pendidikan atau sekolah-sekolah yang kurang
54 memberikan kemandirian kepada siswa-siswanya, misalnya membuat karya tulis mandiri dengan tema yang sudah ditentukan. c. Tingkat perekonomian yang cukup rendah, membuat minat target pembaca berkurang. d. Menjamurnya café library.
Tabel 3.2 Data SWOT Faktor Internal
Faktor Eksternal
KEKUATAN :
PELUANG :
1. Perpustakaan PDII-LIPI merupakan
1.
Internet sedang berkembang.
perpustakaan yang memiliki paling
Dengan adanya internet, aktivitas
banyak memiliki koleksi jurnal dan
kepustakaan menjadi lebih efisien.
majalah.
2.
2. Hasil penelitian atau tesis yang
Berkembangnya electronic journal. Electronic Journal adalah sebuah
terdapat pada Universitas Negeri di-
jurnal yang dapat diakses secara
Indonesia (kecuali ITB).
maya dan full text.
3. Adanya fasilitas website atau yang
3.
Perpustakaan akan mengarah
disebut OPAC (Online Public
kepada perubahan dan
Access Cataloging) yang merupakan
pengembangan menjadi Knowledge
sebuah pangkalan data tentang
Center.
jurnal dan majalah. 4. Pelayanan cepat. Dengan aktifitas yang semi automatic (pengolahan data buku yang telah otomatis dan transaksi peminjaman dan pengembalian secara manual). 5. Lokasi
yang
strategis,
mudah
55 dijangkau
oleh
Universitas-
universitas dan kantor-kantor. 6. Unggul karena memiliki banyak koleksi tesis dan penelitian.
KELEMAHAN :
ANCAMAN : 1. Minat baca masyarakat Indonesia
1. Dana terbatas. 2. Kesulitan dalam pengadaan koleksi buku, khususnya dalam pengadaan
yang kurang. 2. Lembaga pendidikan atau sekolahsekolah yang kurang memberikan
majalah dan jurnal asing. 3. Fasilitas yang sangat sederhana dan
kemandirian kepada siswa-
tidak dipelihara dengan baik
siswanya, misalnya membuat karya
4. Pemerintah kurang memperhatikan
tulis mandiri dengan tema yang sudah ditentukan.
dalam pengalokasian dana untuk Perpustakaan PDII-LIPI.
3. Tingkat perekonomian yang cukup rendah, membuat minat target pembaca berkurang. 4. Menjamurnya café library.
Matriks SWOT Tabel 3.2a Perhitungan IFAS
Kekuatan (S) 1. Memiliki koleksi jurnal & majalah paling banyak seIndonesia 2.
Memiliki
Bobot 0,2
Rating 4
Bobot x Rating 0,8
0,1
3
0,3
56 hasil penelitian & tesis universitas negeri seIndonesia (kecuali ITB) 3.
Sistem OPAC yang menguraikan artikel secara garis besar
0,2
4
0,8
4.
Pelayanan cepat
0,1
3
0,3
5.
Lokasi yang strategis
0,2
4
0,8
0,2
4
0,8
6.
Unggul karena memiliki banyak koleksi tesis dan penelitian. Jumlah
1.0
3,7
Bobot
Rating
1. Keterbatasan dana dalam pengadaan jurnal & majalah asing
0,3
2
Bobot x Rating 0,6
2.
Ketergantungan terhadap pemerintah
0,2
1
0,2
3.
Fasilitas yang terbatas
0,3
2
0,6
0,2
2
0,4
Kelemahan (W)
4. Design perpustakaan yang
57 kurang menarik Jumlah
1,0
1,8
Tabel 3.2b Perhitungan EFAS Bobot
Rating
1. Dengan internet, kepustakaan lebih efisien
0,4
4
Bobot x Rating 1,6
2.
Berkembangnya e-journal dan ebook
0,3
4
1,2
3.
Perpustakaan ke depannya berkembang menjadi Knowledge Center
0,3
4
1,2
Peluang (O)
Jumlah
1,0
Ancaman (T) 1. Minat baca yang kurang
4,0
Bobot 0,3
Rating 3
Bobot x Rating 0,9
2.
Lembaga pendidikan kurang memberikan kemandirian kepada siswanya, seperti membuat karya tulis
0,2
3
0,6
3.
Tingkat perekonomian yang rendah, membuat minat target pembaca berkurang
0,3
3
0,9
0,2
2
0,4
4.
Menjamurnya
58 café library Jumlah
1,0
2,8
Perhitungan : KEKUATAN
= 3,7
PELUANG
= 4,0
KELEMAHAN
= 1,8-
ANCAMAN
= 2,8-
SELISIH
= 1,9
SELISIH
= 1,2
PELUANG Strategi Berkembang Posisi PDII-LIPI
1,2 KELEMAHAN
KEKUATAN 1,9
ANCAMAN
Gambar 3.3 Diagram SWOT
Dari diagram tersebut diketahui bahwa Perpustakaan PDII-LIPI berada pada kuadran I. Hal ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan bagi Perpustakaan PDII-LIPI. Perpustakaan PDII-LIPI dapat menggunakan kekuatan-kekuatan yang dimiliki untuk memanfaatkan dan memasuki peluang-peluang yang ada.
59 Berikut adalah gambaran matrix SWOT Perpustakaan LIPI : Tabel 3.3 Matriks SWOT Perpustakaan LIPI KEKUATAN (S)
KELEMAHAN (W)
1. Perpustakaan LIPI merupakan 1. Dana terbatas. perpustakaan yang paling banyak memiliki koleksi jurnal dan majalah.
2. Kesulitan dalam pengadaan koleksi buku, khususnya dalam
2. Hasil penelitian atau tesis yang terdapat pada
pengadaan majalah dan jurnal asing.
Universitas Negeri diIndonesia (kecuali ITB).
3. Fasilitas yang sangat sederhana dan tidak
3. Adanya fasilitas website atau
dipelihara dengan baik
yang disebut OPAC (Online Public Access Cataloging)
4. Pemerintah kurang
yang merupakan sebuah
memperhatikan dalam
pangkalan data tentang jurnal
pengalokasian dana untuk
dan majalah..
LIPI.
4. Pelayanan cepat. Dengan aktifitas yang semi automatic (pengolahan data buku yang telah otomatis dan transaksi peminjaman dan pengembalian secara manual).
5. Lokasi yg dianggap strategis, mudah
60 dijangkau oleh Universitas-universitas dan kantor-kantor.
6. Unggul karena memiliki banyak koleksi tesis dan penelitian.
PELUANG (O)
1. Internet sedang
STRATEGI-WO
STRATEGI-SO •
Melakukan promosi secara
•
Melakukan pengadaan tesis,
berkembang. Dengan
elektronik dan manual, dengan
jurnal, dan majalah dengan
adanya internet,
cara menginformasikan bahwa
sangat selektif, khususnya
aktivitas kepustakaan
Perpustakaan PDII-LIPI
untuk jurnal dan majalah
memiliki koleksi yang cukup
asing. Selektif untuk
kaya. (S1, O1)
pengadaan jurnal dan
menjadi lebih efisien.
2. Berkembangnya electronic journal. Electronic Journal
majalah yang mungkin akan •
Pengoptimalisasian OPAC
lebih banyak dibaca. (W2,
(Online Public Access
O3)
Cataloging) untuk memudahkan
adalah sebuah jurnal
pengguna perpustakaan
yang dapat diakses
mengakses tesis, jurnal, atau
secara maya dan full
majalah, karena perperustakaan
text.
sedang berkembang kearah Knowledge Center. (S3, O3)
3. Perpustakaan akan mengarah kepada perubahan dan pengembangan menjadi Knowledge
•
Melakukan pemeliharaan dengan baik. (W3, O4)
61 Center.
STRATEGI-ST
ANCAMAN (T)
1. Minat baca masyarakat •
Melakukan penyuluhan tentang
STRATEGI-WT •
Memaksimalkan koleksi
Indonesia yang
pentingnya pendidikan dan
dan menyeleksi koleksi
kurang.
membaca, baik formal maupun
yang dibutukan masyarakat
informal. (S1, S2, T1)
seluruh kalangan untuk
2. Lembaga pendidikan atau sekolah-sekolah
meningkatkan minat baca •
Mengaktifkan peran siswa supaya lebih aktif dan mandiri
yang kurang memberikan
dalam melakukan kegiatan blajar •
Peningkatan fasilitas supaya
mengajar. (S1, S2, T2)
dapat memberikan
kemandirian kepada siswa-siswanya,
masyarakat. (W2, T1)
kenyamanan dan pelayanan •
Memberikan penyuluhan tentang
yang memadai dan terbaik.
misalnya membuat
Belajar informal. Belajar
(W3, T4)
karya tulis mandiri
informal adalah suatu kegiatan
dengan tema yang
belajar yang tidak melalui suatu
sudah ditentukan.
instansi pendidikan dan bersifat mandiri. (S1, S2, T2, T3)
3. Tingkat perekonomian yang cukup rendah, membuat minat target
•
Memaksimalkan fasilitas dan pelayanan. (S4, T4)
pembaca berkurang.
4. Menjamurnya café library.
3.6.2
Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan Analisis terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan adalah analisis
62 terhadap faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan, baik yang dapat mendatangkan dan memperbesar peluang perusahaan maupun yang dapat menjadi ancaman bagi perusahaan. Analisis yang dilakukan mencakup analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis lima faktor persaingan Porter dan PEST.
3.6.2.1 Lima (5) Faktor Persaingan Porter Perusahaan Persaingan sangat menentukan keberhasilan atau kegagalan suatu perusahaan. Persaingan menentukan kegiatan yang perlu bagi perusahaan untuk berprestasi, seperti inovasi, budaya yang kohesif, atau implementasi yang baik. Dalam industri manapun, apakah industri domestik atau internasional, apakah menghasilkan barang atau jasa, aturan persaingan tercakup dalam lima faktor persaingan, yakni : masuknya pendatang baru, ancaman produk substitusi, daya tawar-menawar pembeli, daya tawar-menawar pemasok dan persaingan diantara para peserta yang ada. Berikut ini adalah analisis lima (5) faktor persaingan Porter pada Perpustakaan PDII-LIPI :
63 Pendatang Baru : -
Café Library Taman bacaan.
Pesaing : -
-
Pemasok : Toko buku (luar negeri atau dalam negeri) Universitas atau Sekolah Tinggi
-
Toko Buku Gramedia Toko Buku Gunung Agung Perpusatakaan pada Universitas atau Sekolah Tinggi
Pelanggan : -
Mahasiswa Karyawan Siswa SMA
Produk Pengganti : - e-Book Gambar 3.4 Analisis Porter Perpustakaan PDII-LIPI. a. Pendatang Baru Pendatang baru untuk Perpustakaan PDII-LIPI adalah café library, café library sedang berkembang saat ini. Café library menyediakan kegiatan kepustakaan dengan konsep café yang nyaman serta dilengkapi dengan sarana yang dapat membuat para pengunjung merasa santai. Contohnya café library di daerah Kota Depok yang bernama ZOE CAFÉ AND LIBRARY. Selain itu, taman bacaan juga menjadi pesaing untuk Perpustakaan PDII-LIPI. Saat ini taman bacaan berkembang karena minat penyedia dan pengembang taman bacaan yang sadar akan kurangnya tingkat pendidikan serta ekonomi membuat taman bacaan dimana-mana.
64 b. Pesaing Industri Pesaing untuk Perpustakaan PDII-LIPI adalah toko buku Gramedia dan toko buku Gunung Agung, kedua toko buku tersebut menjadi pesaing karena selama ini prihal buku langsung terfokus pada toko buku diatas. Maka dari itu kedua toko buku diatas menjadi pesaing yang sangat kuat bagi Perpusatakaan PDII-LIPI. Selain itu, perpustakaan pada Universitas atau Sekolah Tinggi juga dapat menjadi pesaing. Mengapa? Karena beberapa Universitas dan Sekolah Tinggi tidak mau bekerjasama dalam pengadaan isi Perpustakaan PDII-LIPI, misalnya laporan penelitian, jurnal ilmiah, tesis S2 dan tesis S3. Hal ini juga menghambat kelengkapan koleksi serta mengurangi intensitas baca masyarakat pada Perpustakaan PDII-LIPI. Padahal, Perpustakaan PDII-LIPI berharap menjadi sebuah penyedia tunggal bahan referensi untuk tesis dan penelitian di Indonesia.
c. Kekuatan Penawaran Pemasok Saat ini pemasok untuk Perpustakaan PDII-LIPI adalah toko buku dan Universitas atau Sekolah Tinggi. Untuk menyediakan majalah dan jurnal, Perpustakaan PDII-LIPI bekerjasama dengan toko buku, baik dalam negeri atau luar negeri. Kendala tentang pengadaan buku dengan toko buku yang bekerjasama dengan Perpustakaan PDII-LIPI adalah dana. Terkadang dana untuk pengadaan koleksi yang dibutukan sangat besar (khususnya untuk majalah atau jurnal dari luar negeri)
65 d. Kekuatan Penawaran Pelanggan Pelanggan pada Perpustakaan PDII-LIPI awalnya adalah mahasiswa yang membutuhkan referensi untuk menulis karya tulis atau tesis atau juga laporan penelitian. Kendala yang terjadi adalah mahasiswa tersebut tidak menggunakan koleksi referensi dari Perpustakaan PDII-LIPI sebagai bahan referensi, maka dari itu pelanggan Perpustakaan PDII-LIPI digeneralisasikan tanpa ada batasan. Belakangan pelanggan Perpustakaan PDII-LIPI tidak dibatasi karena kondisi Perpustakaan PDII-LIPI dapat dikatakan sepi. Misalnya karyawan, siswa SMA atau SMP yang memerlukan referensi karya tulis dengan koleksi majalah atau jurnal yang terdapat pada Perpustakaan PDII-LIPI.
e. Ancaman Produk Pengganti Electronic Book atau e-Book mejadi sebuah alternatif substitusi bagi Perpustakaan PDII-LIPI. E-Book saat ini sangat berkembang, dengan mulainya perkembangan internet, akses pada buku-buku gratis bisa didapat karena mudah dan gratis. Pelanggan hanya cukup mencari pada mesin pencari yang terdapat pada browser lalu mengunduh seluruh buku secara gratis. Hal ini menjadi ancaman, karena sangat mudah dan gratis, walaupun di Indonesia belum seluruhnya masyarakat Indonesia menggunakan internet dikehidupan sehari-hari.
66 Tabel 3.4 Analisis Porter Berdasarkan Pengaruh dan Fungsi SI/TI. Analisa Porter
Pengaruh
Fungsi SI/TI
Ancaman Pendatang Baru
Bagaimana SI/TI meningkatkan pelindung bagi perusahaan dalam menangani pendatang baru?
Kekuatan Pesaing
Bagaimana SI/TI dapat mempengaruhi persaingan yang ada?
Kekuatan Pembeli
Bagaimana SI/TI dapat mempengaruhi biaya untuk pembeli?
Tidak ada
Kekuatan Pemasok
Bagaimana SI/TI dapat mempengaruhi kekuatan pemasok?
Tidak ada
Ancaman Produk Pengganti
Bagaimana SI/TI menggantikan jasa produk pengganti?
Tidak ada
Tidak ada SI/TI dapat membantu dalam mencari informasi tentang kekuatan pesaing dan melengkapi kekuatan perusahaan sendiri.
3.6.2.2 Analisis PEST Perusahaan Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat mempengaruhi Perpustkaan PDII-LIPI.
a. Faktor Politik. Kebijakan pemerintah terhadap pentingnya ilmu pengetahuan tidak terlalu maksimal, terlihat dari kurangnya minat baca masyarakat Indonesia. Program wajib belajar 12 tahun tidak mempengaruhi minat anak-anak indonesia untuk menimba ilmu diluar sekolah, misalnya keperpustakaan atau taman bacaan.
67 b. Faktor Ekonomi. Kondisi perekonomian dunia yang sedang mengalami krisis saat ini semakin mempengaruhi stabilitas ekonomi Perpustakaan PDII-LIPI, hal ini akan berpengaruh terhadap pemeliharaan dan pembelian alat-alat penunjang
untuk
memfasilitasi
kegiatan
keperpustakaan.
Untuk
mengimbangi hal tersebut, selain perlu meningkatkan kerja sama dengan pemerintah. Perpustakaan PDII-LIPI juga membutuhkan suatu sistem untuk membuat laporan keuangan yang akurat sehingga dapat membantu para eksekutif dalam membuat keputusan dan membantu untuk membuat rencana bisnis strategis perusahaan. Dalam hal ini Perpustakaan PDIILIPI tidak membutuhkan sistem pendukung keputusan (DSS) karena aliran dana yang didapat oleh Perpustakaan PDII-LIPI bersumber dari pemerintah. Selain itu proses bisnis yang terdapat pada Perpustakaan PDII-LIPI terbilang sederhana dan merupakan perusahaan non profit.
c. Faktor Sosial. Minat baca masyarakat Indonesia masih sangat minim, hal ini terlihat
dari
kurang
maksimalnya
pemberdayaan
perpustakaan-
perpustakaan atau taman bacaan. Kurangnya sosialisasi adalah masalah utama. Perpustakaan PDII-LIPI mempunyai sebuah fasilitas website yang disebut OPAC (Online Public Access Catalog) untuk mensosialisasikan lembaga ilmu pengetahuannya. Para pelanggan bisa mendapat informasi tentang dunia pendidikan atau ilmu pengetahuan dari website tersebut, walaupun informasi yang didapat hanya berupa katalog saja.
68 d. Faktor Teknologi. Perkembangan
teknologi
dan
informasi
saat
ini
dapat
menimbulkan peluang serta ancaman bagi Perpustakaan PDII-LIPI. Kemajuan teknologi dan informasi khususnya di bidang kepustakaan membawa banyak peluang bagi Perpustakaan PDII-LIPI untuk meningkatkan kinerja pelayanan pada Perpustakaan PDII-LIPI. Seperti trend teknologi yang banyak dibicarakan saat ini seperti e-library dan e-learning yang memungkinkan pelanggan untuk mendapatkan ilmu pengetahuan hanya lewat dunia maya atau digital. Disamping itu, perkembangan teknologi dan informasi yang begitu cepat kurang diimbangi dengan penyediaan sumber daya manusia yang ahli dan terampil dalam pengoperasiannya. Oleh karena itu, juga diperlukan persiapan dan pelatihan untuk bagi sumber daya manusia yang ahli dan terampil.
Tabel 3.5 Analisa PEST Berdasarkan Masalah, Solusi, dan Support SI/TI. Faktor 1. Politik
Masalah
Solusi
Kebijakan pemerintah Perhatian lebih yang kurang
terhadap kebijakan
maksimal dan
pemerintah mengenai
konsekuen.
pendidikan dan menjalankan secara konsekuen.
Support SI/TI
69 2. Ekonomi
Kondisi
Para eksekutif harus
Sistem informasi yang
perekonomian yang
dapat mengambil
menyediakan modul
tidak stabil membuat
keputusan tepat untuk
untuk membuat
para eksekutif
strategi jangka
laopran keuangan.
kesulitan dalam
panjang dan jangka
merencanakan
pendek.
strategi bisnis. 3. Sosial
Kurangnya sosialisasi
Masyarakat lebih
tentang membaca dan
mengerti tentang
fasilitas membaca
pentingnya membaca,
yang terdapat pada
koleksi yang
PDII-LIPI.
berkualitas, dan
e-Library, e-Learning.
fasilitas yang terdapat pada PDII-LIPI. 4. Teknologi Persiapan pengguna
Adanya penyuluhan
Jaringan internet Wi-
dan pengoperasi
tentang internet untuk
Fi.
sistem yang mengacu
para pengguna
pada dunia maya.
pemula. Dan pelatihan khusus untuk para pengoperasi sistem.
70 3.6.3 Analisis CSF Perusahaan CSFs (Critical Success Factors) adalah faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan sebuah perusahaan dalam pencapaian tujuannya. CSF adalah faktor yang memerlukan perhatian khusus dari perusahaan, untuk itu diperlukan suatu atau indicator (KPI-Key Performance Indicator) yang dapat memberitahukan perusahaan sudah sejauh mana kinerja mereka di dalam mencapai factor-faktor penentu keberhasilan tersebut. Faktor-faktor penting yang merupakan kunci keberhasilan pada Perpustakaan LIPI serta indikator yang dijadikan sebagai alat ukurnya adalah sebagai berikut: 1) Sumber daya manusia yang berkualitas Key Performance Indicator: •
Kehadiran para karyawan.
•
Karyawan menyelesaian tugas-tugas yang diberi.
•
Pelatihan untuk masing-masing divisi supaya karyawan memiliki keahlian dalam bidangnya dan memiliki loyalitas.
•
Perekrutan sumber daya manusia dengan spesialisasi keahlian yang dapat membantu Perpustakaan PDII-LIPI dalam meningkatkan kinerja kegiatan disetiap divisi. Selain itu mengadakan kerjasama dengan instansi pendidikan atau sekolah dan universitas untuk mengisi tenaga kerja.
71 2) Kualitas koleksi yang baik dan sesuai dengan keinginan pembaca. Key Performance Indicator: •
Koleksi buku, majalah, jurnal, dan tesis didapat dari pemasok yang menjamin kualitas koleksi yang baik.
•
Pengunjung perpustakaan PDII-LIPI meningkat.
•
Feed back pembaca pada koleksi yang telah dipinjam.
•
Pemeliharaan koleksi yang akan tetep menjaga kualitas dari koleksi tersebut.
3) Pelayanan yang memuaskan. Key Performance Indicator: •
Pengembangan fasilitas online seperti OPAC (Online Public Access Catalog).
•
Meningkatnya kepedulian untuk membaca dan mencari referensi pada Perpustakaan PDII-LIPI karena peningkatan pelayanan yang terjadi.
Tabel 3.6 Analisis CSF dan KPI Berdasarkan Informasi Bisnis dan Support SI/TI. CSF 1. Sumber daya
KPI •
manusia yang berkualitas
•
Kehadiran para
Informasi Bisnis •
Daftar
karyawan.
kehadiran
Karyawan
karyawan
menyelesaian tugas-tugas
•
Laporan manajer tentang
Support SI/IT
72 yang diberi. •
Pelatihan untuk
kinerja staffnya. •
masing-masing divisi •
Sertifikasi pelatihan
•
Perekrutan
Laporan perekrutan
sumber daya manusia 2. Kualitas koleksi
•
Koleksi buku,
•
Daftar koleksi
•
Sistem
yang baik dan
majalah, jurnal,
buku, majalah,
informasi
sesuai dengan
dan tesis
jurnal, dan
peminjaman
keinginan
didapat dari
tesis.
dan
pembaca.
pemasok.
Daftar hadir
pengembalian
Pengunjung
pengunjung
koleksi
perpustakaan
Perpustakaan
PDII-LIPI
PDII-LIPI.
•
meningkat. •
•
•
•
Laporan kritik
Feed back
dan saran, baik
pembaca.
dari kotak kritik
Pemeliharaan
maupun dari
koleksi.
email. •
Laporan pemeliharaan koleksi.
73 3. Pelayanan yang
•
memuaskan.
Pengembangan
•
Laporan
fasilitas online
pengembangan
seperti
fasilitas online.
OPAC
•
Jaringan internet Wi-Fi
•
OPAC (Online
(Online Public
Public Access
Access
Catalog).
Catalog).
•
Meningkatnya kepedulian untuk.
3.7
Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Perusahaan Perkembangan teknologi informasi secara langsung dapat mempengarui suatu industri usaha, terutama pada bidang usaha yang memerlukan kinerja yang cepat dalam pengolahan data dan informasi. Dalam dunia kepustakaan, informasi menjadi penting karena semua hal yang berhubungan dengan kegiatan kepustakaan sebenarnya mengenai informasi, yang harus dikelola dengan baik dan aman, sehingga dibutuhkan suatu sistem agar seluruh informasi itu dapat digunakan untuk kepentingan pengguna perpustakaan. Sedangkan penggunaan peralatan berteknologi adalah hal yang sangat penting untuk menunjang sistem yang digunakan dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan secara efisien dan efektif dengan begitu tujuan dari Perpustakaan PDII-LIPI dapat tercapai dengan
74 tepat. Penerapan teknologi pada bidang kepustakaan dapat membantu seluruh pengguna dalam melakukan segala transaksi dalam perpustakaan PDII-LIPI tanpa harus dibatasi ruang dan waktu, hal tersebut dapat sangat bermanfaat bagi pengguna yang ingin melakukan kegiatan kepustakaan seperti mendapatkan berbagai informasi dan referensi untuk berbagai penelitian atau penulisan karya tulis. Pengunaan OPAC yang dapat membantu pengguna perpustakaan dalam pencarian referensi buku atau majalah atau berbagai tesis untuk penulisan karya tulis atau penelitian secara elektronik sehingga apabila pengguna perpustakaan memiliki akses internet, maka pengguna tidak perlu datang langsung ke PDIILIPI untuk mengecek referensi buku atau majalah. Selain itu OPAC juga dapat meminimalisir penggunaan kertas dengan menjadikan abstraksi buku, tesis, dan majalah menjadi elektronik. Aplikasi – aplikasi khusus seperti DSS (Desicion Support System), berguna untuk membantu para top management untuk mengambil keputusan guna merancang strategi bisnis secara jangka panjang. DSS sedang dikembangkan untuk memudahkan dalam pengambilan keputusan, pada DSS tersebut akan diinformasikan tentang data-data yang dibutuhkan dan informasiinformasi penting mengenai input bisnis, proses bisnis dan output bisnis yang dihasilkan.
3.8
Analisa Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan Perpustakaan PDII-LIPI menggunakan aplikasi-aplikasi yang mendukung kegiatan sistem informasi dan teknologi informasi untuk membantu kegiatan
75 kepustakaan dan transaksi-transaksi yang akan terjadi dalam kepustakaan. Walaupun saat ini transaksi yang berjalan masih bersifat semi otomatis atau bisa dikatakan beberapa masih dikerjakan secara manual, sebagian sisanya dikerjakan secara otomatis atau menggunakan bantuan aplikasi atau software tambahan. Saat ini aplikasi yang digunakan untuk membantu kegiatan kepustakaan Perpustakaan PDII-LIPI masih terbilang berkembang, karena aplikasi pendukung sistem informasi dan teknologi informasi masih cukup sederhana. Hal ini bisa dimaklumi karena proses atau kegiatan yang terjadi tidak begitu kompleks dan alur yang terjadi masih begitu kecil karena Perpustakaan LIPI dapat dikatakan sepi pengunjung. Operating system yang digunakan client Perpustakaan LIPI adalah Microsoft Windows XP Professional dan Linux. Alasan mengapa komputer client menggunakan Microsoft Windows XP Professional karena sebagian besar user lebih mudah menggunakan operating system ini (user friendly). Sedangkan, Linux SuSE, Mandriva, dan Ubuntu digunakan karena alasan biaya. Untuk server, PDII-LIPI menggunakan Windows 2000 Server. Alasan mengapa LIPI menggunakan Windows 2000 Server karena menurut LIPI, performa Windows 2000 Server masih sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi yang diinginkan LIPI itu sendiri. Microsoft Office 2003 menjadi pilihan LIPI dalam kepentingan kegiatan sehari-hari. Dalam Microsoft Office 2003 LIPI menggunakan aplikasi Microsoft Word, Excel, Access, dan Powerpoint. PDII-LIPI juga menggunakan Winisis, Winisis tersebut didapat secara gratis dari UNESCO untuk LIPI yang berfungsi sebagai aplikasi yang menangani kepustakaan. Winisis adalah program CDS-ISIS (Computerized Documentation
76 Services – Integrated Set of Information System) yang beroperasi di atas sistem windows yang dikembangkan oleh badan dunia (UNESCO) untuk mengelola pangkalan data bibliografi berupa teks. Program ini merupakan pengembangan dari versi-versi sebelumnya termasuk yang berjalan di atas disk operating sistem (DOS). Dalam versinya yang terbaru, program ini tidak banyak mengalami perubahan sehingga memungkinkan pemakai dapat dengan mudah mengkonversi pangkalan data yang telah dibangun sebelumnya. Bahkan dari daftar bibliografi tersebut dapat dibuat hubungan (link) ke dokumen lengkapnya dalam bentuk pdf, doc, dan html. Program ini dapat digunakan oleh pustakawan, dokumentalis, arsiparis, peneliti, maupun kalangan akademisi yang mempunyai karya ilmiah dan koleksinya, baik berupa buku, kliping, skripsi, tesis, maupun dokumen arsip lainnya. Dengan demikian informasi yang dimiliki dapat di diseminasikan dan di akses secara global. Untuk aplikasi grafis, PDII-LIPI menggunakan Adobe Photoshop. Mengapa menggunakan Adobe Photoshop, karena menurut mereka, aplikasiaplikasi tersebut masih dapat memenuhi kebutuhan dan sesuai dengan spesifikasi yang dimiliki perpustakaan.
Analisis Area Fungsi Bisnis Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktifitas didalam perusahaan yang mendukung pencapaian misi perusahaan. Fungsi bisnis biasanya dikelompokan kedalam area-area fungsional perusahaan, yakni area-area utama dimana sekumpulan aktivitas perusahaan berjalan. Fungsi bisnis dapat dipecahkan
77 menjadi proses bisnis, yakni tindakan spesifik yang memiliki titik awal dan akhir atau dapat diartikan menjadi input dan menghasilkan output. Tabel dibawah ini menjelaskan secara rinci area fungsi bisnis, fungsi bisnis, dan proses bisnis.
Tabel 3.7 Area Fungsi Bisnis, Fungsi Bisnis, dan Proses Bisnis Perpustakaan PDII-LIPI. Area Fungsi Bisnis Bagian Tata Usaha
Fungsi Bisnis 1. Pelaksanaan
Proses Bisnis 1. Melakukan perekrutan.
urusan
2. Administrasi kepegawaian.
kepegawaian.
3. Mengurusi gaji.
2. Pelaksanaan
1. Mengelola keuangan.
urusan tata
2. Mengelola arsip-arsip.
usaha, keuangan,
3. Menangani inventaris.
kearsipan, rumah tangga, dan inventaris barang milik/kekayaan negara.
Bidang Dokumentasi
1. Akuisisi dan koleksi literatur.
Menyiapkan bahan penyusunan pedoman akuisisi dan koleksi
78 literatur, pengolahan literatur, serta pangkalan data literatur
2. Pengolahan literatur.
Menyiapkan bahan pemberian bimbingan teknik akuisisi dan koleksi literatur, pengolahan literatur, serta pangkalan data literatur.
3. Pangkalan data literatur.
1. Menyiapkan bahan penyusunan rencana dan pelaksanaan akuisisi dan koleksi literatur, pengolahan literatur, serta pangakalan data literatur. 2. Evaluasi dan penyusunan laporan.
Bidang Informasi
1. Jasa perpustakaan.
Melakukan pengembangan dan urusan pelayanan jasa perpustakaan dan layanan referensi singkat, serta pengelolaan.
2. Jasa penelurusan informasi.
Melakukan urusan pelayanan jasa penelusuran dan konsultasi informasi ilmiah, serta melakukan pengembangan dan pengelolaan.
79 3. Jasa kemasan
Melakukan urusan pelayanan,
informasi.
pengemasan informasi ilmiah, menyiapkan rencana penerbitan dalam bentuk cetak maupun digital serta melakukan pengembangan dan pengelolaan.
Bidang
Pengembangan
1. Menyiapkan bahan dan penyusunan
Pengembangan
sistem pada
Sistem Pengelolaan
Perpustakaan PDII- 2. Pemberian bimbingan teknis
Dokumentasi dan
LIPI dalam
Informasi
mengelola
3. Penyusunan rencana dan program.
dokumentasi dan
4. Pelaksanaan penelitian.
informasi.
5. Pemantauan.
pedoman.
penelitian.
6. Evaluasi. 7. Penyusunan laporan hasil penelitian bidang dokumentasi dan informasi.
Bidang Sarana Teknis 1. Reprografi.
Melakukan penyiapan bahan penyusunan, pedoman, rencana, dan pelaksanaan, serta evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan reprografi.
80
2. Sarana
Melakukan penyiapan bahan
komputer.
penyusunan pedoman, rencana dan pelaksanaan, serta evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan bidang komputer.
3. Kerjasama.
Melakukan kerjasama sarana jaringan komputer dengan instansi sejenis dan pemasaran produk.
Kelompok Jabatan
Pengembangan
Melakukan kegiatan sesuai dengan
Fungsional
informasi sesuai
jabatan fungsional yaitu pustakawan,
fungsinya.
peneliti, pranata komputer, arsiparis, dan analis kepegawaian.
Subjek data dapat diidentifikasikan dari area fungsi bisnis, fungsi bisnis, dan proses bisnis diatas adalah sebagai berikut :
Tabel 3.8 Subjek Data dan Entitas Data Perpustakaan PDII-LIPI Subjek Data Kepegawaian
Administrasi tata usaha dan arsip
Entitas Data •
Data karyawan.
•
Data gaji.
•
Data arsip.
81
Keuangan
•
Data administratif.
•
Laporan tata usaha.
•
Data pengadaan koleksi.
•
Data pembelian sarana dan prasarana.
•
Laporan keuangan.
Inventaris
•
Data inventaris.
Pangakalan data (koleksi dalam bentuk
•
Data literatur elektronik.
Koleksi (konvensional)
•
Data koleksi perpustakaan.
Sarana teknis
•
Data sarana teknis Perpustakaan
elektronik atau file)
PDII-LIPI (komputer, jaringan, reprografi, dan prasarana lain).
Matrix Fungsi Bisnis VS Subjek Data Matrix ini menggambarkan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data yang terkait dengan aktivitas yang ada pada Perpustakaan PDII-LIPI. Suatu fungsi dapat membaca (read) satu atau beberapa subjek data, selain itu suatu subjek data dapat juga dibuat (create), diubah (update), dan dihapus (delete). Dalam fungsi bisnis pada Perpustakaan PDII-LIPI, aktivitas menghapus (delete) temasuk dalam aktivitas mengubah (update). Berikut adalah matrix fungsi bisnis vs subjek data pada Perpustakaan PDII-LIPI :
82 Tabel 3.9 Matrix Fungsi Bisnis VS Subjek Data
R
R
C
R
C
R
R
C
R
C
R
C
Data sarana teknis Perpustakaan PDII-LIPI
C
koleksi perpustakaan
Data koleksi perpustakaan
Laporan keuangan
Data literatur elektronik
Keuangan
Data pembelian sarana dan prasarana
R
Data pengadaan koleksi
R
Laporan tata usaha
tata usaha
Data inventaris
C
Data administratif
Data gaji
C
Data arsip
Fungsi Bisnis Kepegawaian
Data karyawan
Subyek Data
R C
C
C
C
R
R
R
R
R
R
R
C
C
C
Akuisisi dan koleksi literatur Pengolahan literatur Pangkalan data literatur Jasa perpustakaan Penelurusan informasi Kemasan informasi Pengelolaan dokumentasi dan informasi Sarana teknis
R
C
R
C
ERD (Entity Relationship Diagram) ERD menggambarkan hubungan antar entitas data pada suatu perusahaan. Berikut ini ERD Perpustakaan PDII-LIPI:
83 Data Karyawan
Data Administratif
Laporan Tata Usaha
Data Literatur Elektronik
Data Inventaris
Data Koleksi Perpustakaan
Data Gaji
Data Pembelian sarana
Laporan Keuangan
Data Pengadaan Koleksi
Data Sarana teknis
Gambar 3.5 ERD Perpustakaan PDII-LIPI
Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan Adapun aset teknologi yang dimiliki Perpustakaan PDII-LIPI pada saat ini adalah sebagai berikut: Tabel 3.10 Spesifikasi Hardware dan Software Menurut Departemen. Departemen Bagian Tata Usaha
Bidang Dokumentasi
Hardware PC Monitor Keyboard & Mouse Printer Facsimile Server PC Monitor Keyboard & Mouse
Software Microsoft Windows XP Microsoft Word Office 2003 Microsoft Excel Office 2003
Linux Ubuntu, Mandriva & SuSE Microsoft Windows XP Microsoft Word Office 2003 Microsoft Windows 2000
Fungsi Membuat laporan keuangan Membuat laporan perlengkapan dan peralatan Membuat laporan gaji
Entri data ke database Membuat laporan pangkalan data OPAC, koleksi
84 Server
Bidang Informasi
Bidang Pengembangan Sistem Pengelolaan DOKINFO
Printer Scanner Facsimile Switch 24 port Photocopy machine PC Monitor Keyboard & Mouse Switch 16 port Wireless access point Photocopy machine Cash register PC Monitor
Keyboard & Mouse Printer Bidang Sarana Teknis PC Monitor Keyboard & Mouse Printer
Winisis Adobe Reader
OPAC
Microsoft Windows XP Winisis
Penelusuran katalog Fotokopi materi lalu membayar
Microsoft Windows XP Microsoft Word Office 2003
Membuat rencana & program Membuat laporan penelitian
Winisis Adobe Reader Microsoft Windows XP Microsoft Office 2003 Adobe Photoshop CS3
Perencanaan program pembinaan, perawatan serta pengembangan bidang sarana teknis Membuat laporan teknis
3.8.1 Arsitektur Jaringan Perpustakaan LIPI Cloud
Hub
Modem ADSL IP : 202.259.xx
DMZ PDII Router Proxy server Email
Web PDII
Docushare
Group switch
Group switch
Hub
Group switch
Intra PDII
Firewall
LAN (Internal) PDII
Firewall
Lokal PDII
Hub
Sarkom + ADSL Group
Hub
Pusat/LAN lain
Hub
100base-T hub
OPAC
Firewall
Hub Server
Server
100base-T hub
Server 100base-T hub
Sarkom (5 PC)
Komputer kerja Akses internet
wireless
100base-T hub
Pusat 100base-T hub
akses OPAC dan ISIS
100base-T hub 100base-T hub
akses OPAC dan ISIS
Lab 2 (15 PC) Komputer kerja Akses internet
Lab 1 (30 PC)
wireless Notebook tamu
100base-T hub
Gambar 3.6 Topologi Jaringan Perpustakaan PDII-LIPI.
85
86 3.9
Portofolio Aplikasi saat ini Portofolio Aplikasi saat ini adalah analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan perusahaan saat ini, apakah masuk kategori high potential, key operational atau support, sesuai dengan kontribusi yang diberikan masing-masing aplikasi pada bisnis perusahaan. Berikut adalah portofolio aplikasi pada Perpustakaan PDII-LIPI :
Online Public Access Catalog
•
Microsoft Word Office 2003
(OPAC)
•
Microsoft Excel Office 2003
•
Adobe Photoshop CS3
•
Winisis
High
Current Importance
Low
KEY OPERATIONAL
Future Importance
•
HIGH POTENTIAL
High
STRATEGIC
SUPPORT Low
Gambar 3.7 Portofolio Aplikasi Perpustakaan PDII-LIPI Saat Ini
87 3.10
Hasil Analisis dan Masalah yang Dihadapi Saat Ini. -
Tidak terintegrasinya setiap fungsi bisnis membuat proses bisnis tidak efisien waktu dan biaya. Selama ini, proses bisnis yang dilakukan oleh Perpustakaan PDII-LIPI terbilang masih semi otomatis, dengan disebutnya semi otomatis dapat kita simpulkan bahwa pengotomatisasian atau komputerisasi dilakukn setengah-setengah. Hal itu malah membuat proses bisnis tidak efektif.
-
Jasa perpustakaan saat ini kurang memberikan yang terbaik bagi penggunanya. Padahal dapat kita lihat, bahwa minat baca dan masalah ekonomi menjadi penghambat untuk knowledge transfer.
-
Koleksi Perpustakaan PDII-LIPI yang tidak di-publish dengan secara maksimal. Dengan kata lain, pengguna kadang tidak mendapatkan informasi lengkap tentang koleksi yang terdapat pada Perpustakaan PDIILIPI. Saat ini, Perpustakaan PDII-LIPI sudah memiliki OPAC (Online Public Access Calatog), tapi tidak berjalan baik karena tidak maksimal.
Saran Perbaikan Sistem -
Mengintegrasikan seluruh proses bisnis pada fungsi bisnis yang terdapat pada Perpustakaan PDII-LIPI. Oleh sebab itu, perlunya membangun sistem informasi dibeberapa fungsi bisnis untuk mendukung proses bisnis yang terkomputerisasi dan terintegrasi. Beberapa sistem informasi yang perlu dibangun ialah sistem informasi tata usaha, sistem informasi peminjaman dan pengembalian (dalam perpustakaan).
88 -
Untuk meningkatkan pelayanan sehingga dapat maksimal, Perpustakaan PDII-LIPI diusulkan untuk membangun e-library dan e-learning. Sehingga jasa perpustakaan dapat berkembang mengikuti jaman. Hal ini tidak hanya dibangun tanpa adanya faktor pendorong lainnya, misalnya pelatihan untuk operator pengelola e-library dan e-learning, selain itu adanya penyuluhan tentang penggunaan e-library dan e-learning bagi calon user.
-
Peningkatan pengembangan sistem pada Perpustakaan PDII-LIPI perlu dimaksimalkan, karena pengguna perpustakaan juga perlu mendapatkan pelayanan yang cepat dan informasi yang didapat sesuai yang mereka butuhkan. Dengan begitu pengembangan sistem perlu mencapai tujuan efisiensi dan efektivitas, baik biaya maupun waktu.
