BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran umum perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT Abad Dua Satu Makmur didirikan oleh Lie Maryo Rusdi Hamid, yang sekarang menjabat sebagai Direktur Utama perusahaan tersebut. Perusahaan tersebut sebelum menjadi sebuah PT pada tahun 1992, pada awalnya masih berupa usaha keluarga yang berlokasi di Jalan Batu Jajar No.12 H, Jakarta Pusat dan menjual barang – barang hasil pertanian, elektronik dan lain - lain. Lalu pada tahun 1992 perusahaan tersebut mendaftarkan diri menjadi sebuah PT dengan nomor Tanda Daftar Perusahaan 09.05.1.51.23246 dan NPWP 01.601.587.7.025.000 yang sekarang berlokasi di Jalan Suryopranoto no.8B, Ruko Komplek Harmony Plaza blok K 13 . Sejak tahun 1997 PT Abad Dua Satu Makmur hanya bergerak dibidang penjualan
dan
pendistribusian
food
supplement
SEA-QUILL,
dan
mencanangkan diri sebagai satu – satunya distributor resmi produk – produk food supplement SEA-QUILL yang berasal dari Amerika. PT Abad Dua Satu Makmur yang sekarang mempunyai sekitar 150 karyawan tetap dan kurang lebih 500 orang SPG ( Sales Promotion Girl ) dan memiliki kantor cabang di Bandung dan Surabaya, dengan komitmen “Untuk mencapai kehidupan Anda yang lebih Sehat” berusaha mempersembahkan rangkaian produk makanan kesehatan yang bermutu, teruji dan efektif. Produk-produk SEA-QUILL
52
diimpor dari produsen makanan kesehatan dengan fasilitas dan teknologi yang canggih di Florida dan Georgia, U.S.A. Bahan-bahan yang terstandar dan memenuhi berbagai persyaratan fisik, teknis dan kimiawi. Tidaklah salah bila dikatakan “Alam menyediakan, SEAQUILL menyajikan untuk Anda”. Sekarang ini PT Abad Dua Satu Makmur memasarkan lebih dari 50 macam produk food supplement, dan terus berniat untuk memasarkan lebih banyak lagi di masa yang akan datang. Sistem penjualan di PT. Abad Dua Satu Makmur adalah sistem Penjualan Konsinyasi. Sistem ini biasa juga disebut sistem “titip jual”. Perusahaan menitipkan barang-barang produk kepada outlet-outlet atau counter-counter modern farmasi
3.1.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan sebuah struktur yang menandakan keberadaan seluruh bagian penting perusahaan dan menunjukkan setiap departemen dan divisi dalam perusahaan tersebut. Perusahaan sebagai suatu organisasi yang mewakili manusia untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Bentuk dan rupa orang perusahaan tersebut harus mencerminkan jenis usahanya. Tiap perusahaan mewakili struktur organisasi yang berbeda.
53
Sumber : P.T Abad Dua Satu Makmur September 2005 Gambar 3.1 “Struktur Organisasi PT. Abad Dua Satu Makmur”
Tugas dan Wewenang : a. Direktur Utama •
Menentukan arah dan tujuan dari perusahaan yag akan dicapai pada masa yang akan datang.
•
Membuat kebijakan yang berhubungan dengan arah dan tujuan perusahaan.
•
Mengawasi kinerja perusahaan melalui laporan yang diterima dari Direktur Operasional, Direktur Pemasaran, dan Manager Akuntansi dan Keuangan.
b. Direktur Operasional •
Memimpin, membawahi dan mengawasi divisi – divisi operasional yaitu divisi HRD, divisi Bagian Umum, divisi Logistik, divisi Pembelian dan divisi Produk Kontrol dan menerima laporan mengenai pendistribusian barang.
•
Memberikan laporan mengenai divisi – divisi yang dibawahinya kepada Direktur Utama.
c. Direktur Pemasaran •
Bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama, memimpin, membawahi dan mengawasi divisi – divisi pemasaran yaitu divisi Promosi, divisi Penjualan.
•
Merencanakan
strategi
dan
mengambil
berhubungan dengan kegiatan pemasaran.
55
keputusan
yang
•
Menerima laporan dari divisi Promosi dan Penjualan, serta meneruskannya ke Direktur Utama.
d. Manajer Akuntansi dan Keuangan •
Mengatur penggunaan dana perusahaan agar seefisien mungkin.
•
Mengawasi kegiatan penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan.
•
Membuat laporan mengenai pembelian dan penjualan.
•
Menganalisa laporan keuangan, secara periodik dan mengadakan evaluasi keadaan keuangan perusahaan.
e. Manajer SDM •
Membuat laporan yang berkaitan dengan hal – hal yang menyangkut kepegawaian.
•
Bertanggung jawab untuk merekrut, melatih, memberhentikan dan memutasi karyawan atas persetujuan direktur.
•
Berwenang untuk memberikan cuti, uang harian, dan gaji bulanan kepada pegawai.
f. Manajer Bagian Umum •
Mengawasi hal – hal yang berkaitan dengan pembelian serta perawatan perlengkapan dan peralatan kantor.
•
Bertanggung jawab menjaga agar fasilitas kantor berfungsi dengan semestinya.
•
Memberikan laporan tiap bulan berkaitan dengan departemen yang dipimpinnya kepada Direktur Operasional seperti biaya – biaya
56
yang dikeluarkan selama bulan ini untuk pembelian dan perawatan fasilitas kantor. g. Manajer Logistik •
Memberi persetujuan atau otorisasi berkaitan dengan keluar masuknya barang ke gudang.
•
Memberikan laporan tiap bulan berkaitan dengan departemen yang dipimpinnya kepada Direktur Operasional seperti laporan mengenai jumlah barang yg keluar dan masuk gudang selama 1 bulan.
•
Melakukan pengecekan stok atau persediaan barang yang ada di gudang, jika stok telah menipis maka akan melaporkannya ke bagian pembelian.
h. Manajer Pembelian •
Mengatur pembelian barang jika stok barang di gudang telah menipis dan mengatur negosiasi harga dengan pemasok.
i. Manajer Produk Kontrol •
Memberi perintah kepada kepala bagian untuk melakukan pengontrolan terhadap stok barang yang ada di outlet.
j. Manajer Promosi •
Mencanangkan program promosi apa saja yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan penjualan, mengawasi program promosi dilapangan. Promosi yang dilakukan dibedakan menjadi 2 : a.
ATL (Above The Line)
57
Promosi ini dilakukan melalui media cetak dan elektronik. b.
BTL (Below The Line) Kegiatan promosi yang dilakukan di lapangan antara lain : i. Event Promotion; Seminar kesehatan, penyuluhan, pameran kesehatan, dan lain - lain. ii. Instore Promo; Pengecekan tekanan darah gratis, pengecekan retina mata, dan lain - lain.
k. Manajer Penjualan •
Melihat dan mengontrol laju penjualan produk, kegiatan pesaing, menentukan perlu tidaknya pembukaan outlet baru atau penutupan outlet yang sudah ada.
•
Mencari peluang bisnis baru atau pasar baru untuk dimasuki.
•
Bertanggung jawab terhadap penjualan dan omset penjualan.
l. Medical Representative •
Dikepalai oleh seorang supervisor.
•
Melakukan kegiatan pemasaran dan penjualan ke institusi-institusi kesehatan seperti klinik, rumah sakit, apotik, dokter.
m. Toko Obat •
Dikepalai oleh seorang supervisor.
•
Bagian ini melakukan kegiatan pemasaran dan penjualan ke tokotoko obat tradisional.
n. Modern Farmasi •
Dikepalai oleh seorang supervisor.
58
•
Bagian ini melakukan kegiatan pemasaran dan penjualan ke modern-modern farmasi seperti guardian, century, dll.
3.2 Sistem Yang Berjalan 3.2.1 Prosedur Pembelian Barang •
Prosedur pembelian barang dimulai dari karyawan bagian Logistik mengecek stok barang yang ada di gudang, jika stok barang sudah habis, maka akan dibuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak dua rangkap: 1. Rangkap pertama diberikan ke bagian Pembelian 2. Rangkap kedua diarsipkan ke bagian Logistik
•
Karyawan bagian Pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian pertama.
•
Berdasarkan Surat Permintaan Pembelian, karyawan bagian Pembelian akan melakukan pemesanan barang kepada pemasok dan melakukan konfirmasi terhadap harga barang. SPP rangkap pertama akan diarsipkan ke bagian pembelian.
•
Karyawan bagian Pembelian membuat surat order pembelian sebanyak empat rangkap. 1. Rangkap pertama dikirimkan ke pemasok. 2. Rangkap kedua dipegang oleh bagian Logistik. 3. Rangkap ketiga dipegang oleh bagian Akuntansi dan Keuangan. 4. Rangkap keempat diarsipkan ke bagian Pembelian.
59
3.2.2 Prosedur Penerimaan Barang • Karyawan bagian Logistik menerima surat order pembelian kedua dari bagian Pembelian. •
Ketika menerima barang dari pemasok, karyawan bagian Logistik menerima faktur dan surat jalan dari pemasok. Karyawan bagian Logistik akan melakukan pemeriksaan barang yang diterima berdasarkan surat order pembelian kedua dan surat jalan dari pemasok.
•
Setelah
melakukan
pemeriksaan,
bagian
Logistik
menandai
dan
menandatangani faktur dan surat jalan pemasok sebagai bukti atas penerimaan barang. •
Berdasarkan barang yang sudah diterima, bagian Logistik memperbaharui kartu stok yang ada. Surat order pembelian rangkap kedua akan diarsipkan pada bagian Logistik.
•
Faktur dan surat jalan pemasok yang sudah ditandatangani, diserahkan ke bagian Pembelian.
•
Berdasarkan faktur dan surat jalan pemasok yang diterima, bagian Pembelian mencocokannya dengan surat order pembelian yang diambil dari arsip. Bagian Pembelian mencatat atau merekap transaksi pembelian yang terjadi.
•
Bagian pembelian membuat nota pembelian sebanyak dua rangkap : o Rangkap pertama beserta faktur dan surat jalan dari pemasok diberikan ke bagian Akuntansi dan Keuangan. o Rangkap kedua diarsipkan ke bagian Pembelian.
60
3.2.3 Prosedur Pembayaran Pembelian •
Bagian Akuntansi dan Keuangan menerima nota pembelian pertama beserta faktur dan surat jalan pemasok dari bagian pembelian.
•
Berdasarkan nota pembelian, bagian Akuntansi dan Keuangan akan melakukan pembayaran tunai kepada pemasok dengan cara mentransfer melalui bank.
•
Setelah pembayaran dilakukan, bagian Akuntansi dan Keuangan akan mengarsipkan bukti transfer, nota pembelian, faktur, dan surat jalan pemasok.
3.2.4 Prosedur Penitipan Barang •
Karyawan bagian Penjualan mencari outlet-outlet seperti medical representative, toko obat dan modern pharmacy untuk penitipanjual barang.
•
Setelah outlet ditemukan, karyawan bagian Penjualan akan membuat surat penitipan barang sebanyak dua rangkap : 1. surat penitipan barang pertama diarsipkan ke bagian Penjualan 2. surat penitipan barang kedua diberikan ke bagian Logistik
•
Bagian Logistik menerima surat penitipan barang rangkap kedua.
•
Berdasarkan surat penitipan barang rangkap kedua, bagian Logistik menyiapkan barang dan menandatangani surat penitipan barang sebagai bukti pengeluaran barang.
•
Selanjutnya, bagian Logistik memperbaharui kartu stok.
61
•
Berdasarkan Surat penitipan barang, bagian Penjualan akan membuat surat jalan sebanyak dua rangkap : 1. surat jalan rangkap pertama, dan kedua beserta barang dikirimkan ke outlet untuk ditandatangani. Surat jalan rangkap kedua beserta barang diserahkan ke outlet. 2. surat jalan rangkap pertama diserahkan ke bagian Akuntansi dan Keuangan.
•
Bagian Akuntansi dan Keuangan menerima dan mengarsipkan surat jalan rangkap pertama dari bagian Penjualan.
3.2.5 Prosedur Penjualan Barang •
Setiap penjualan barang yang terjadi akan dicatat dan setiap minggu karyawan bagian Penjualan akan memberikan laporan penjualan berupa struk penjualan barang dari outlet.
•
Berdasarkan struk penjualan dari outlet, maka bagian Penjualan akan membuat faktur penjualan sebanyak tiga rangkap : 1. Rangkap pertama diserahkan ke outlet. 2. Rangkap kedua diarsipkan ke bagian Penjualan. 3. Rangkap ketiga diberikan ke bagian Akuntansi dan Keuangan.
•
Bagian Akuntansi dan Keuangan menerima dan mengarsipkan faktur penjualan rangkap ketiga dari bagian Penjualan.
62
3.2.6 Prosedur Retur •
Bagian Penjualan menerima retur dari outlet beserta barang dan kemudian bagian Penjualan membuat bukti retur penjualan rangkap tiga. 1. Rangkap pertama dikirim ke bagian Akuntansi dan Keuangan. 2. Rangkap kedua dikirim ke bagian Logistik. 3. Rangkap ketiga diarsipkan di bagian Penjualan.
•
Bagian Logistik menerima bukti retur penjualan rangkap kedua dari bagian Penjualan.
•
Berdasarkan bukti retur penjualan, bagian Logistik menyiapkan barang sebagai pengganti barang yang diretur kemudian mengirimkan barang tersebut ke outlet dan menandatangani bukti retur penjualan.
•
Bagian Logistik memperbaharui kartu stok.
•
Bagian Akuntansi dan Keuangan menerima bukti retur rangkap pertama dari bagian Penjualan.
•
Setelah bagian Logistik mengirimkan kembali barang yang diretur ke outlet maka bagian Akuntansi dan Keuangan memperbaharui daftar stok barang dan mengarsipkan bukti retur penjualan rangkap pertama.
3.2.7 Prosedur Tagihan dan Pembayaran Penjualan •
Faktur penjualan akan jatuh tempo dalam jangka waktu 30 hari setelah faktur penjualan dibuat.
•
Bagian Akuntansi dan Keuangan akan menagih ke outlet pada saat faktur penjualan jatuh tempo.
63
•
Setelah outlet melakukan pembayaran, bagian Akuntansi dan Keuangan akan menandai faktur penjualan rangkap ketiga sebagai bukti pembayaran telah dilakukan.
•
Bagian Akuntansi dan Keuangan mencatat penerimaan kas yang terjadi.
•
Faktur penjualan yang pembayarannya telah dilunasi akan diarsipkan di bagian Akuntansi dan Keuangan.
Gambar 3.2 Diagram Alir Prosedur Pembelian Barang
Gambar 3.3 Diagram Alir Prosedur Penerimaan Barang
Gambar 3.4 Diagram Alir Prosedur Pembayaran Pembelian
Gambar 3.5 Diagram Alir Prosedur Penitipan Barang
Gambar 3.6 Diagram Alir Prosedur Penjualan Barang
Gambar 3.7 Diagram Alir Prosedur Retur Penjualan
Gambar 3.8 Diagram Alir Prosedur Penagihan dan Pembayaran Penjualan
3.3 Permasalahan Yang Dihadapi Adapun permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh PT Abad Dua Satu Makmur adalah: •
Kemungkinan data rusak dan hilang lebih besar karena data-data disimpan dalam bentuk kertas.
•
Memakan waktu yang lama dalam pencarian data-data seperti data barang, pemasok, transaksi pembelian dan data lainnya karena pencarian dilakukan secara manual..
•
Sulitnya membuat dan menyajikan laporan-laporan bulanan maupun tahunan yang dapat menghambat strategi penjualan.
•
Seringnya karyawan melakukan kesalahan dalam perhitungan transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan.
3.4 Analisis Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh PT. Abad Dua Satu Makmur yang dijelaskan dan ditampilkan kedalam bentuk entitas beserta dengan penjelasannya sebagai berikut : Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi Entity Name Karyawan
Description Merupakan
entitas
yang
memberikan
informasi tentang karyawan dari PT. Abad Dua Satu Makmur Jabatan
Merupakan
entitas
yang
memberikan
informasi tentang jabatan-jabatan yang ada dalam PT. Abad Dua Satu Makmur Pemasok
Merupakan
entitas
yang
memberikan
informasi tentang pemasok. Outlet
Merupakan
71
entitas
yang
memberikan
informasi tentang outlet dari PT. Abad Dua Satu Makmur. Barang
Merupakan
entitas
yang
memberikan
informasi tentang stok barang yang dimiliki oleh PT Abad Dua Satu Makmur Pembelian
Merupakan
entitas
yang
memberikan
informasi tentang pembelian barang yang dilakukan oleh PT Abad Dua Satu Makmur. Penitipan
Merupakan
entitas
yang
memberikan
informasi tentang penitipan barang yang dilakukan oleh PT Abad Dua Satu Makmur. Penjualan
Merupakan
entitas
yang
memberikan
informasi tentang penjualan barang yang dilakukan oleh PT Abad Dua Satu Makmur. PembayaranBeli
Merupakan informasi
entitas
yang
tentang
memberikan
pembayaran
atas
pembelian barang yang dilakukan oleh PT Abad Dua Satu Makmur PembayaranJual
Merupakan
entitas
yang
memberikan
informasi tentang pembayaran dari outlet atas penjualan barang yang dilakukan oleh PT Abad Dua Satu Makmur Retur
Merupakan
72
entitas
yang
memberikan
informasi tentang pengembalian barang oleh outlet
3.5 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang dihadapi di atas, usulan solusi yang baik dan bermanfaat bagi pihak perusahaan di masa yang akan datang, antara lain: •
Membuat sistem basisdata yang mendukung perusahaan dalam menjalankan transaksi-transaksi dalam perusahaan.
•
Membuat aplikasi yang mampu mencari dan memperlihatkan data-data seperti data barang, pemasok, transaksi pembelian, transaksi penjualan dan data-data lainnya dengan cepat dan akurat.
•
Membuat aplikasi untuk menghasilkan laporan untuk tiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.
•
Membuat aplikasi yang dapat melakukan perhitungan otomatis sehingga dapat mengurangi resiko kesalahan perhitungan oleh karyawan.
•
Mengadakan pelatihan dengan sistem yang baru sehingga karyawan dapat mengoperasikan sistem basisdata tersebut dan meningkatkan produktivitas kerja.
73
