BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Berdirinya CV. Asoka Sukses Makmur CV. Asoka Sukses Makmur berlokasi di Jl. Raya Puri Kembangan no.1, Jakarta Barat. Perusahaan ini telah berdiri sejak tanggal 17 September 2003 dengan akta notaris Madira, SH serta mendapat persetujuan dari menteri kehakiman dan Hak Asasi Manusia Nomor C-475.HT.0301.-TH 2000. CV. Asoka Sukses Makmur memfokuskan diri menjadi suatu organisasi atau badan usaha yang bergerak di bidang penjualan motor dan pelayanan jasa service motor. Untuk memberikan kenyamanan bagi pelanggan atau calon pelanggan, CV. Asoka Sukses Makmur menyediakan tempat yang cukup memadai. Perusahaan ini awalnya hanya menggunakan 2 (dua) orang mekanik dan 1 (satu) orang karyawan customer service. Pada tanggal 01 Oktober 2003 CV. Asoka Sukses Makmur pun memperoleh
SIUP
(Surat
Ijin
Usaha
Perdagangan)
dengan
nomor
SIUP/0989/PK/2003. Adapun tipe-tipe motor yang pernah ataupun yang masih dipasarkan oleh CV. Asoka Sukses Makmur adalah: a. Vega R New (sudah tidak dipasarkan) b. Vega - DB (New) (masih diproduksi dan dipasarkan) c. V-IXION (masih diproduksi dan dipasarkan) d. Jupiter Z (masih diproduksi dan dipasarkan) 52
53
e. Jupiter Z - CW (masih diproduksi dan dipasarkan) f. Jupiter MX (masih diproduksi dan dipasarkan) g. Jupiter MX - CW (masih diproduksi dan dipasarkan) h. Jupiter MX AT - CW (masih diproduksi dan dipasarkan) i. Mio Soul (masih diproduksi dan dipasarkan) j. Mio (masih diproduksi dan dipasarkan) k. Mio - CW (masih diproduksi dan dipasarkan) l. Nouvo Z (sudah tidak dipasarkan) m. Scorpio Z CW (masih diproduksi dan dipasarkan) n. RX King (sudah tidak dipasarkan) o. Scorpio Z (masih diproduksi dan dipasarkan) Selain menjual motor-motor Yamaha, CV. Asoka Sukses Makmur juga menjual jasa perawatan, jasa perbaikan motor, serta menyediakan suku cadang (spareparts). Hal-hal tersebut diharapkan dapat menunjang pelayanan purna jual (after sales service) bagi konsumen yang diharapkan agar kemudian dapat menjadi pelanggan tetap perusahaan ini.
54
3.1.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV Asoka Sukses Makmur
55
3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah wewenang dan tanggung jawab masing-masing jabatan pada CV. Asoka Sukses Makmur: Direktur 1. Menetapkan tujuan dan misi CV. 2. Menetapkan berbagai kebijaksanaan CV. 3. Mengawasi seluruh aktivitas CV. 4. Memeriksa laporan yang dibuat oleh Manajer Operasional. 5. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan buku cek, giro, dan surat-surat berharga lainnya. 6. Berhak membuat suatu keputusan penting yang nantinya akan berpengaruh pada kelangsungan CV. Manajer Operasional 1. Memberikan bimbingan dan pengarahan umum, saran-saran, dan perintah kepada karyawan dalam rangka pelaksanaan tugas masing-masing karyawan. 2. Merencanakan dan menyusun kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan operasional CV. 3. Mengawasi kegiatan operasional CV agar sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. 4. Menerima dan menganalisis laporan dari setiap divisi. 5. Membuat laporan operasional yang akan diserahkan kepada Direktur. 6. Berwenang menyeleksi karyawan baru yang melamar pekerjaan di CV.
56
Kepala Bengkel (Chief Mechanic) 1. Mengawasi seluruh pelaksanaan operasional bengkel. 2. Menetapkan tugas masing-masing mekanik. Kepala Bagian Finance 1. Bertanggung jawab atas aliran dana (cash flow) CV. 2. Berwenang untuk menyetujui atau menolak setiap pengeluaran cek, giro, atau uang tunai yang diajukan oleh bagian accounting atau karyawan lainnya. Kepala Penjualan 1. Mengawasi dan menganalisis kegiatan penjualan. 2. Menetapkan
tugas
masing-masing
karyawan
yang
berada
di
bawah
wewenangnya. Marketing 1. Melaksanakan perencanaan pemasaran yang telah ditetapkan. 2. Mempersiapkan kebijakan dan pengendalian teknik pemasaran sesuai dengan prospek perkembangan situasi pasar maupun selera konsumen.
3.2 ANALISIS SISTEM Sistem yang sedang berjalan pada CV. Asoka Sukses Makmur masih menggunakan sistem manual, dimana transaksi penjualan dan pembelian dicatat di dalam buku. CV ini juga menyimpan semua data pembeli, motor, transaksi pembelian, hingga transaksi penjualan dalam bentuk dokumen-dokumen dalam kertas.
57
Berikut ini akan ditampilkan tata laksana atau prosedur kegiatan pada CV. Asoka Sukses Makmur. Prosedur ini meliputi kegiatan pembelian barang dan penjualan barang.
3.2.1
Tata Laksana Pembelian Barang Bagian Pembelian : 1. Pada mulanya CV. Asoka Sukses Makmur memberikan surat prediksi (forecast) pada Yamaha untuk perkiraan penjualan selama 3 bulan ke depan sesuai persetujuan direktur. 2. Setelah surat prediksi (forecast) diterima oleh Yamaha, kemudian Yamaha akan menentukan jumlah motor yang akan diberikan untuk CV. Asoka Sukses Makmur. Kadang kala, jumlah motor yang ditentukan oleh pihak Yamaha berbeda dengan surat prediksi (forecast). 3. Yamaha akan mengeluarkan fixed order, yang berisi jumlah motor yang akan dikirimkan dari Yamaha ke CV. Asoka Sukses Makmur. Pengiriman motor akan dilakukan secara bertahap sesuai dengan tanggal-tanggal yang tertera pada surat tersebut. 4. Pada saat pengiriman motor dari Yamaha ke CV. Asoka Sukses Makmur, Yamaha akan mengeluarkan surat jalan rangkap 3 yang berwarna putih, pink, dan hijau. Pengecekan jumlah motor pun dilakukan. Apabila jumlah motor yang tertera pada fixed order sama dengan jumlah motor yang dikirim, maka surat jalan akan ditanda-tangani dan dicap oleh manajer operasional.
58
5. CV. Asoka Sukses Makmur akan mengeluarkan giro untuk pembayaran sesuai dengan jumlah motor yang diterima.
3.2.2
Tata Laksana Retur Pembelian Barang Retur Pembelian: 1. Quality Control akan dilakukan pada saat penerimaan motor. Quality Control adalah kegiatan dimana karyawan CV. Asoka Sukses Makmur melakukan pengecekan terhadap keadaan motor yang diterima. 2. Apabila motor yang diterima rusak, CV.Asoka Sukses Makmur akan mengembalikan motor tersebut ke pihak pemasok.
Pembelian Bulan Agustus 2008 Tabel 3.1 Pembelian Bulan Agustus 2008
Type Motor
Stok Bulan Lalu
Pembelian
Vega R
0
43
Jupiter MX
0
3
Jupiter MX - CW
0
20
Jupiter MX AT
0
11
Jupiter Z
0
11
Jupiter Z – CW
0
24
Mio
2
15
Mio - CW
0
40
59
Mio Soul
0
23
V-IXION
0
4
Scorpio Z
0
4
Scorpio Z - CW
2
7
RX King
1
0
TOTAL
5
205
Pembelian Bulan September 2008 Tabel 3.2 Pembelian Bulan September 2008
Type Motor
Stok Bulan Lalu
Pembelian
Vega R
0
43
Jupiter MX
0
0
Jupiter MX - CW
0
3
Jupiter MX AT
0
8
Jupiter Z
0
8
Jupiter Z – CW
0
31
Mio
0
16
Mio - CW
0
51
Mio Soul
0
11
V-IXION
0
11
Scorpio Z
0
3
Scorpio Z - CW
0
11
60
RX King
1
0
TOTAL
1
196
Pembelian Bulan Oktober 2008 Tabel 3.3 Pembelian Bulan Oktober 2008
Type Motor
Stok Bulan Lalu
Pembelian
Vega R
0
67
Jupiter MX
0
0
Jupiter MX – CW
0
11
Jupiter MX AT
0
11
Jupiter Z
0
8
Jupiter Z – CW
0
20
Mio
0
8
Mio – CW
0
44
Mio Soul
0
19
V-IXION
0
7
Scorpio Z
0
0
Scorpio Z – CW
0
7
RX King
1
0
TOTAL
1
202
61
2.2.3
Tata Laksana Penjualan Barang Bagian Penjualan: 1. CV. Asoka Sukses Makmur menerima pesanan dari pembeli. 2. CV. Asoka Sukses Makmur kemudian melakukan pengecekan persediaan barang. Apabila tipe dan warna yang diinginkan pembeli tidak tersedia, pihak CV akan menanyakan apakah pembeli ingin melakukan indent. 3. Jika barang tersedia, pembeli akan memilih melakukan pembayaran secara tunai atau kredit. 4. Apabila pembeli memilih melakukan pembayaran secara tunai, pembeli akan membayar uang muka dan sisanya akan dibayarkan setelah pembeli menerima motor. Pembayaran akan dilakukan sesuai dengan kesepakatan semula, bisa berupa cek, giro, atau transfer. Apabila pembayaran dengan menggunakan giro, maka pengiriman motor akan dilakukan setelah giro dapat dicairkan. 5. Apabila pembeli memilih melakukan pembayaran secara kredit, maka pembeli dapat memilih jenis kredit. Jenis pembayaran kredit akan ditangani oleh pihak Leasing. CV. Asoka Sukses Makmur melakukan kerjasama dengan 4 Leasing (WOM Finance, Bess Finance, Bussan Auto Finance, Adira Finance). Leasing akan melakukan survei terlebih dahulu ke rumah calon pembeli untuk mengecek KTP, surat rumah, penghasilan, dan lain-lain. Bila telah disetujui oleh leasing, maka pembeli akan bertemu dengan pihak leasing untuk membicarakan mengenai tata cara
62
pembayaran kredit. Dalam pembayaran kredit, CV. Asoka Sukses Makmur menerima uang muka atau Down Payment (DP) dari pembeli dan sisanya akan dibayarkan oleh pihak leasing. Setelahnya, pembeli harus melakukan pembayaran sisanya kepada pihak leasing sesuai dengan persetujuan sebelumnya. Kemudian leasing akan mengeluarkan surat Purchase Order (PO) yang ditujukan kepada CV. Asoka Sukses Makmur. Surat PO tersebut menjelaskan pembeli mana saja yang menggunakan jasa leasing tersebut, berikut rincian pembayaran kreditnya. 6. CV. Asoka Sukses Makmur akan mengeluarkan kwitansi rangkap 4 yang berwarna putih, hijau, pink, dan kuning. Warna putih akan diberikan kepada konsumen, hijau untuk bagian accounting, warna pink akan disimpan dibagian arsip, dan warna kuning akan diberikan kepada pihak leasing. 7. Pada saat pengiriman motor, CV. Asoka
Sukses Makmur akan
mengeluarkan surat jalan rangkap 4 yang berwarna putih, hijau , pink, dan kuning. Warna putih akan diberikan untuk pihak leasing, hijau akan diberikan pada pihak konsumen, pink akan diberikan ke bagian arsip dan warna kuning akan diberikan kepada bagian accounting. Setelah surat jalan dikeluarkan oleh CV. Asoka Sukses Makmur motor akan di kirim ke tempat pembeli.
63
8. CV. Asoka Sukses Makmur mengirim faktur kendaraan ke Yamaha untuk mengurus STNK dalam waktu kurang lebih 12 hari dan BPKB kurang lebih 2 bulan. 9. Pembeli akan dihubungi jika STNK dan BPKB telah siap diambil.
3.2.4
Tata Laksana Retur Penjualan Barang Retur Penjualan 1. Motor dikirim oleh CV. Asoka Sukses Makmur kepada pembeli 2. Pembeli menolak motor dengan alasan-alasan tertentu (contoh: motor yang dikirimkan tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta). 3. CV. Asoka Sukses Makmur akan mengeluarkan surat jalan dan kwitansi baru yang berisi spesifikasi motor baru yang akan dikirimkan kembali ke pembeli.
Penjualan Bulan Agustus 2008 Tabel 3.4 Penjualan Bulan Agustus 2008 Penjua Type Motor
Harga Retur
Cash Kredit
lan
Total Harga Satuan
Vega R
43
0
Jupiter MX
3
20
2
41
10.585.000
455.155.000
0
3
14.285.000
42.855.000
0
20
14.950.000
299.000.000
Jupiter MX – CW
64
Jupiter MX AT
11
0
11
14.950.000
164.450.000
Jupiter Z
11
0
11
13.060.000
143.660.000
Jupiter Z – CW
24
0
24
13.835.000
332.040.000
Mio
17
0
17
10.960.000
186.320.000
Mio – CW
40
0
39
11.685.000
467.400.000
Mio Soul
23
0
23
12.600.000
289.800.000
V-IXION
4
0
4
19.100.000
76.400.000
Scorpio Z
4
0
4
19.385.000
77.540.000
Scorpio Z – CW
9
0
9
20.685.000
186.165.000
16.500.000
0
RX King
1
0
2.720.785.000
TOTAL 209
3
206
Penjualan Bulan September 2008 Tabel 3.5 Penjualan Bulan September 2008 Penjua
Kredi
Harga
t
Satuan
41
10.585.000
433.985.000
0
0
14.285.000
0
0
3
14.950.000
44.850.000
Retur
Type Motor
Cash
lan Vega R
43
Jupiter MX
0
2
Total Harga
Jupiter MX 3 CW
65
Jupiter MX AT
8
0
8
14.950.000
119.600.000
Jupiter Z
8
0
8
13.060.000
104.480.000
Jupiter Z - CW
31
0
31
13.835.000
428.885.000
Mio
16
0
16
10.960.000
175.360.000
Mio - CW
51
0
50
11.685.000
584.250.000
Mio Soul
11
0
11
12.600.000
138.600.000
V-IXION
11
0
11
19.100.000
210.100.000
Scorpio Z
3
0
3
19.385.000
58.155.000
Scorpio Z - CW
11
0
11
20.685.000
227.535.000
0
0
16.500.000
0
RX King TOTAL
196
1
3
193
2.139.800.000
Penjualan Bulan Oktober 2008 Tabel 3.6 Penjualan Bulan Oktober 2008 Penjua Type Motor
Kredi Retur
lan Vega R
67
Jupiter MX Jupiter MX CW
11
Harga
Cash
Total Harga t
Satuan
65
10.585.000
709.195.000
0
0
14.285.000
0
0
11
14.950.000
164.450.000
0
2
66
Jupiter MX AT
10
0
10
14.950.000
149.500.000
Jupiter Z
8
0
8
13.060.000
104.480.000
Jupiter Z – CW
20
0
20
13.835.000
276.700.000
Mio
8
0
8
10.960.000
87.680.000
Mio - CW
44
0
43
11.685.000
514.140.000
Mio Soul
19
0
19
12.600.000
239.400.000
V-IXION
7
0
7
19.100.000
133.700.000
0
0
19.385.000
0
0
7
20.685.000
144.795.000
0
0
16.500.000
0
Scorpio Z
Scorpio Z - CW
7
RX King
TOTAL
201
1
3
198
2.445.120.000
67
3.3 Data Flow Diagram(DFD) 3.3.1 DFD Sistem yang Berjalan
Gambar 3.2 Diagram Dekomposisi
68
Gambar 3.3 Diagram Konteks
69
Gambar 3.4 Diagram Nol
70
Kamus Data : 1. Forecast : {Nama Perusahaan + Alamat Perusahaan + (Bulan Pemesanan + tipe Motor + Warna Motor + Total) + Grand Total} 2. Fixed Order : {(Tanggal Kirim + Jenis Motor + Warna Motor + Total) + Grand Total} 3. Tanda Terima Barang (Surat Jalan Pemasok) : {Tanggal Pengiriman + No Pengiriman + Nama Pemasok + Alamat Pemasok + No Telp Pemasok + Nama Perusahaan + Alamat Perusahaan + No Telp Perusahaan + (No Rangka + No Mesin + Tipe Motor + Warna Motor + Tahun) + Nama Kasir + Nama Penanggung jawab + Nama Penerima} 4. Surat Jalan : {Tanggal Pengiriman + Nama Perusahaan + Alamat Perusahaan + No Telp Perusahaan + Nama Pelanggan + Alamat Pelanggan + No Telp Pelanggan + (Qty + No Rangka + No Mesin + Type + Warna + Tahun) + Nama Kasir + Nama Penanggung jawab + Nama Penerima } 5. Purchase Order : { No PO + Nama Perusahaan + Total + (Nama Debitur + Nama di STNK + Merk/Tipe/Tahun + Tenor + Angsuran + DP Gross + Harga OTR ) + Tanggal + Nama Leasing + Nama Petugas + Jabatan } 6. Giro : {No Giro + No Rek + Atas Nama + Nama Bank +Tanggal Pencairan Giro + Jumlah Nominal + Tanda Tangan}
71
7. Permintaaan Kredit : {Nama Customer + alamat Customer + No telp} 8. Data Pembayaran Beli : {Nama Perusahaan + Tanggal+Bulan (Tipe Motor + Warna + Tahun + Qty + Harga)+ Total Qty + Grand Total + Tanda Tangan Karyawan + Tanda Tangan Manager + Tanda Tangan Direktur } 9. Laporan Penjualan : { Nama Perusahaan + Tanggal + (Nama Customer + Tipe Motor + No Rangka + No Mesin + DP + Diskon + Kas + No Kwitansi + Leasing) + Tanda Tangan Karyawan + Tanda Tangan Manager + Tanda Tangan Direktur} 10. Kwitansi Pembayaran : {No Kwitansi + Nama Perusahaan + Alamat Perusahaan + No Telp Perusahaan + Nama Leasing + Nama Penerima STNK + Jenis Pembayaran + Nama Pelanggan + Alamat Pelanggan + No Telp Pelanggan + (No Rangka + No Mesin + Tipe Motor + Warna Motor + Tahun) + Total + Terbilang + Nama Bank + No Rek + Atas Nama + Tanda Tangan Karyawan} 11. Permintaan Pembelian : {Nama Pelanggan + Alamat Pelanggan + NO Telp Pelanggan + No KTP +( Type + Warna + Tahun + Harga + Jenis Pembayaran + Qty ) + Grand Total+ Total Qty } 12. Data Retur : {(No Rangka Lama + No Mesin Lama + No Rangka Baru + No Mesin Baru + Tanggal Retur +Nama Pelanggan )} 13. List Kerusakan Mesin :
72
{ Nama Pemasok + Alamat Pemasok + No Telp Pemasok + Nama Perusahaan + Alamat Perusahaan + No Telp Perusahaan + (No Rangka + No Mesin + Tipe Motor + Warna Motor + Tahun + Keterangan) + Tanda Tangan Karyawan} 14. Komplain Kerusakan Mesin: { Nama Perusahaan + Alamat Perusahaan + No Telp Perusahaan + Nama Pemasok + Alamat Pemasok + No Telp Pemasok + (No Rangka + No Mesin + Tipe Motor + Warna Motor + Tahun ) + Tanda Tangan Karyawan }
3.4 Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil analisis prosedur-prosedur dan sistem yang berjalan di CV. Asoka Sukses Makmur, permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Pencatatan stok masih bersifat manual, sehingga mempersulit proses penelusuran barang dan memiliki kemungkinan yang cukup besar untuk terjadinya kesalahan pencatatan. 2. Data disimpan dalam bentuk buku-buku sehingga terdapat kemungkinan data-data tersebut dapat diketahui oleh karyawan-karyawan yang tidak memiliki hak untuk mengetahuinya. Dalam hal ini, dapat dipastikan keamanan data kurang terjaga. 3. Dibutuhkan proses yang membutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk memperoleh informasi mengenai transaksi pembelian ataupun penjualan. Hal tersebut dikarenakan sistem yang berjalan masih bersifat manual. Informasi harus dicari pada berkas-berkas yang kurang terorganisiasi dengan baik.
73
4. Pelayanan kepada pelanggan membutuhkan waktu yang cukup lama. Bagian penjualan harus memeriksa persediaan barang terlebih dahulu sebelum dapat memberikan konfirmasi mengenai ketersediaan motor yang dicari pelanggan. 5. Laporan penjualan dicatat dan diperiksa secara manual oleh bagian penjualan sehingga banyak waktu yang terbuang untuk menjaga ketepatan data.
3.5 Analisis Kebutuhan Informasi Dalam pelaksanaan proses bisnis pada CV. Asoka Sukses Makmur diperlukan informasi sebagai berikut : Tabel 3.7 Tabel Kebutuhan Informasi Pengguna Kepala bagian Direktur
Sales Penjualan
Informasi Laporan
Jumlah pembelian
Pembelian
bulanan
Laporan
Laporan penjualan
Laporan
Penjualan
harian dan bulanan
harian dan bulanan
Laporan
Laporan retur bulanan
penjualan
Retur Daftar
Daftar karyawan
Daftar karyawan
Daftar barang
Daftar barang
Karyawan Daftar
Daftar barang
74
Barang Daftar
Daftar supplier
Supplier Daftar
Daftar pelanggan
Daftar pelanggan
Pelanggan
3.6 Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh CV. Asoka Sukses Makmur, maka diusulkan agar dilakukan perancangan dan pembuatan sebuah sistem basis data untuk pencatatan transaksi pembelian dan transaksi penjualan. Sistem ini akan menyimpan semua data transaksi yang dilakukan pada CV. Asoka Sukses Makmur pada server basis data. Penyimpanan data pada server ini diharapkan dapat mengantisipasi masalah kurang terorganisasinya berkas-berkas mengenai transaksi yang telah dilakukan. Sistem basis data tersebut kemudian perlu diaplikasikan ke dalam sebuah program. Dengan membuat sebuah aplikasi program diharapkan penyimpanan data pada basis data dapat dipermudah. Aplikasi sistem basis data ini akan membantu pengisian laporan transaksi pembelian dan penjualan secara terkomputerisasi. Sistem yang terkomputerisasi ini akan mempermudah dan mempercepat usaha pencarian data. Fitur browse yang disediakan pada aplikasi ini juga akan membantu mengurangi resiko kesalahan penulisan pada laporan transaksi pada CV. Asoka Sukses Makmur.
75
Pemakaian aplikasi ini juga akan dibatasi untuk beberapa karyawan yang memiliki wewenang. Dengan demikian diharapkan kerahasiaan data mengenai transaksi yang dilakukan dapat terjaga.
