63
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Yang menjadi objek dalam penulisan skripsi ini adalah PT. Solusi Corporindo Teknologi, PT. Solusi Corporindo Teknologi adalah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi dan penjualan mesin absensi sidik jari. Pada bab analisis ini akan dibahas terlebih dahulu mengenai riwayat perusahaan, struktur organisasi dan pemberian tanggung jawab, analisis proses bisnis, identifikasi aplikasi yang mendukung proses bisnis serta data yang dibutuhkan, analisis jaringan komputer yang sedang berjalan,, dan permasalahan yang akan dihadapi dan usulan pemecahannya berdasarkan pada proses bisnis yang telah dianalisis sebelumnya.
3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Solusi Corporindo Teknologi berdiri pada 14 Juni 2006 di Jakarta. Perusahaan ini bergerak di bidang penjualan mesin absensi sidik jari dan keylock. Pendiri perusahaan ini adalah Bpk. Freddy, yang saat ini masih menjabat sebagai President Director dari perusahaan ini. Kantor dari perusahaan ini berada di Jalan Kapuk Kamal Raya No. 62E, Jakarta. Saat ini
63
64
PT. Solusi Corporindo Teknologi baru memiliki 1 cabang di Mall Mangga Dua Lt. 3 No. 27 A1, Jakarta Utara. PT. Solusi Corporindo Teknologi mengalami perkembangan yang cukup pesat, meskipun pada awalnya hanya berupa CV, tetapi dalam waktu 2 tahun perushaan ini menjadi PT dan membuka cabang. Perusahaan ini sudah banyak dikenal di dalam dan luar negeri. Dari awal berdiri sampai saat ini, perusahaan ini juga mengalam perkembangan dari sisi produk. Perusahaan ini mengalami penambahan jenis produk, antara lain Solution X101, Solution X3, Solution X4, Solution C2, Solution X101, Solution C1, Solution U6000.
3.1.2 Filosofi, Visi dan Misi PT. Solusi Corporindo Teknologi memberikan solusi total untuk kebutuhan absensi karyawan dan akses kontrol pintu dengan menggunakan teknologi sidik jari dan kartu RFID. Visi PT. Solusi Corporindo Teknologi adalah untuk menjadi yang terdepan dengan maraknya perkembangan teknologi sidik jari saat ini. Misi PT. Solusi Corporindo Teknologi adalah untuk memberikan pelayanan jasa dan bisnis terpadu dengan kualitas internasional dan mampu berkompetisi.
65
3.2 Struktur Organisasi dan Pembagian Tanggung Jawab 3.2.1 Struktur Organisasi President Director
General Manager
Finance Manager
Sales Manager
Collector
Marketing Manager
Sales Executive
Technical Manager
Marketing Executive
Techinal Support
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Solusi Corporindo Teknologi 3.2.2 Pembagian Tanggung Jawab a)
President Director
•
Menentukan visi, misi dan tujuan perusahaan
•
Mengevaluasi kegiatan yang berjalan agar tidak melenceng dari tujuan
yang telah ditetapkan.
•
Membuat rencana strategi perusahaan.
•
Mengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah yang ada dalam perusahaan.
66
b)
General Manager
•
Membantu
President
Director
membuat
rencana
strategi
perusahaan. •
Mengawasi kinerja perusahaan tetap berjalan.
•
Mengontrol karyawan tetap melaksanakan tugas secara maksimal.
c)
Finance Manager
•
Mengelola sumber keuangan secara efektif dan efisien
•
Menyusun budget, profit planning, dan control tahunan
•
Membuat analisis laporan keuangan tahunan.
d)
Collector
•
Melakukan penagihan terhadap tagihan yang jatuh tempo.
•
Menetapkan strategi system penagihan yang handal agar tampil profesional dalam penagihan.
e)
Sales Manager
•
Melakukan follow up by phone.
•
Membuat appointment untuk presentasi / demo.
67
f)
Sales Executive
•
Membuat penawaran dengan calon customer.
•
Membantu
Sales
Manager
dalam
menunjang
operasional
penjualan. •
Memberikan ide-ide pemasaran dalam membuat strategi promosi, memasarkan produk.
g) Marketing Manager •
Mengkoordinasi pengelolaan penjualan.
•
Membuat perencanaan dan target penjualan.
•
Mengevaluasi pasar terhadap produk yang akan ditawarkan.
•
Menetapkan target penjualan.
h) Marketing Executive •
Membantu Marketing Manager melakukan pemasaran produk untuk mendapatkan penjualan yang maksimal.
•
Menyusun schedule untuk demo atau presentasi.
i)
Technical Manager
•
Memberikan instalasi dan juga training software.
•
Menjelaskan prosedur-prosedur yang akan digunakan dalam pemasangan.
68
j)
Technical Support
•
Membantu Technical Manager dalam menjalankan tugasnya.
3.3 Analisis Jaringan Komputer yang Sedang Berjalan 3.3.1 Jaringan Komputer PT. Solusi Corporindo Teknologi Topologi jaringan pada kantor pusat PT. Solusi Corporindo Teknologi yang terletak di Jakarta di daerah Kapuk Kamal Raya dapat digambarkan seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 3.2 Topologi Jaringan Kantor Pusat Dapat dilihat bahwa topologi jaringan yang saat ini digunakan di kantor pusat adalah topologi infrastructure. Topologi infrastructure adalah topologi WiFi dimana komputer-komputer maupun mobile stasions dalam suatu jaringan terhubung melalui Access Point. Jadi setiap komputer maupun mobile station yang hendak berhubungan satu sama lain harus melewati Access Point
69
terlebih dahulu, baru kemudian dapat menggunakan sumber daya yang ada pada jaringan. Jaringan komputer pusat dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 3.3 Jaringan Komputer Kantor Pusat
70
Pada jaringan kantor pusat memiliki 21 komputer yang tersebar di 2 lantai yaitu pada lantai 1 dan lantai 2, yang pembagiannya adalah sebagai berikut : •
Pada lantai 1 terdapat 3 komputer yang terdiri dari 2 PC untuk bagian customer service dan 1 laptop yang digunakan untuk meeting dengan client. Semua komputer dihubungkan pada access point yang terdapat pada lantai 1.
•
Pada lantai 2 terdapat 18 komputer yang terdiri dari 1 database server, 1 PC dan 2 laptop milik direktur utama, 1 PC milik sekretaris direktur, 1 PC dan 1 laptop milik general manager, 1 PC dan 1 laptop untuk finance manager, 1 PC dan 2 laptop untuk sales manager, 1 PC dan 1 laptop untuk marketing manager,\1 PC dan 3 laptop untuk technical manager.
Printer terletak di lantai 2 yang semuanya di-share, sehingga printer dapat digunakan dari semua komputer yang terhubung di jaringan. Printer yang digunakan adalah printer laser, dan printer deskjet. Berikut ini adalah daftar alamat IP yang digunakan oleh node-node yang ada pada jaringan kantor pusat PT. Solusi Corporindo Teknologi.
71
Tabel 3.1 IP Address masing-masing PC Lantai
1
2
Divisi
customer
service
IP Address
& 192.168.0.2
Laptop
192.168.0.4
finance
192.168.0.5
Subnet Mask
– 255.255.255.0
– 255.255.255.0
192.168.0.6 2
sales
192.168.0.7
– 255.255.255.0
192.168.0.9 2
marketing
192.168.0.10
- 255.255.255.0
192.168.0.11 2
technical
192.168.0.12
- 255.255.255.0
192.168.0.15
Dapat dilihat dari tabel di atas, pengalamatan IP pada jaringan kantor pusat PT. Solusi Corporindo Teknologi menggunakan pengalamatan IP class C. Hal ini disebabkan jumlah node yang ada tergolong sedikit.
72
3.3.2 Jaringan Koneksi Akses Internet Kantor pusat PT. Solusi Corporindo Teknologi mempunyai koneksi internet yang menggunakan jasa dari ISP SKYLINK. Jaringan koneksi akses internet pada kantor pusat PT. Solusi Corporindo Teknologi dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 3.4 Jaringan Koneksi Akses Internet
73
3.4 Jaringan Komputer Kantor Cabang Jaringan komputer kantor cabang pada PT. Solusi Corporindo Teknologi digunakan untuk membantu proses pemasaran perusahaan di Jakarta. Saat ini PT. Solusi Corporindo Teknologi mempunyai kantor cabang di Mangga Dua. Jaringan komputer kantor cabang hanya menggunakan beberapa komputer untuk menginput data pembelian dan penjualan barang. Koneksi internet sama dengan kantor pusat yang menggunakan koneksi SKYLINK. Pada kantor cabang tidak terdapat database server. Jaringan komputer di kantor cabang dapat dilihat di bawah ini.
Gambar 3.5 Jaringan Komputer Kantor Cabang Pertukaran data antara kantor cabang dan kantor pusat dikirim melalui e-mail.
74
3.4.1 Spesifikasi Komputer-Komputer yang Digunakan Database Server Processor : AMD Phenom II X4 940 Black Edition Memory
: Vgen 4 GB
Harddisk
: SEAGATE Barracuda ES 1 Tb
NIC
: OnBoard
OS
: Windows Server 2003
Finance Manager Processor : AMD Athlon™ X2 Dual-Core Memory
: Vgen 2 Gb
Harddisk
: Samsung HDD SATA 500 Gb
NIC
: OnBoard
OS
: Windows XP Sp2
75
Sales Manager Processor : AMD Athlon™ X2 Dual-Core Memory
: Vgen 2 Gb
Harddisk
: Samsung HDD SATA 500 Gb
NIC
: OnBoard
OS
: Windows XP Sp2
Marketing Manager Processor : AMD Athlon™ X2 Dual-Core Memory
: Vgen 2 Gb
Harddisk
: Samsung HDD SATA 500 Gb
NIC
: OnBoard
OS
: Windows XP Sp2
76
Technical Manager Processor
: AMD Athlon™ X2 Dual-Core
Memory
: Vgen 2 GB
Harddisk
: Samsung HDD SATA 500 Gb
NIC
: OnBoard
OS
: Windows XP Sp2
Spesifikasi Laptop yang digunakan Laptop Acer Aspire 2920 Processor : Intel Core 2 Duo T5750 2.0 GHz Memory
: 2 GB
Harddisk
: 160 GB SATA
NIC
: Built-in
OS
: Windows XP Sp 3
77
Laptop Acer Aspire 4730z Processor : Intel Core 2 Duo 2.16 GHz Memory
: 2 GB
Harddisk
: 120 GB SATA
NIC
: Built-in
OS
: Windows XP Sp 3
Laptop Acer T7350 Processor : Intel Core 2 Duo 2 GHz Memory
: 3 GB
Harddisk
: 250 GB
NIC
: Built-in
OS
: Vista Home Premium Sp 1
3.4.2 Spesifikasi Perangkat Jaringan yang Digunakan 1. Switch DLink 16 port 2. Switch LinkSys 8 port 3. Access Point Senao ECB3220 4. Router Cisco
78
3.5 Permasalahan yang Dihadapi Pada umumnya, perusahaan yang memiliki kantor cabang akan membutuhkan sistem komunikasi yang mudah, cepat dan terjamin keamanannya. Sistem komunikasi ini diperlukan untuk melakukan pertukaran data baik dari kantor cabang ke kantor pusat maupun sebaliknya. Setelah mengamati proses bisnis yang sedang berjalan di PT. Solusi Corporindo Teknologi, ditemukan beberapa kendala dalam proses pertukaran data antara kantor pusat dengan kantor cabang. Secara tidak langsung hal ini menyebabkan proses bisnis terhambat. Berikut adalah kendala-kendala dalam proses bisnis pada PT. Solusi Corporindo Teknologi, antara lain: -
Proses pertukaran data. Dalam melakukan proses pertukaran data, perusahaan ini membutuhkan lebih banyak waktu karena proses pengiriman data dari kantor pusat ke kantor cabang tidak dapat dilakukan secara langsung, seperti halnya pengiriman data pada jaringan Local Area Network (LAN). Dengan lokasi kantor pusat dengan kantor cabang yang berbeda cukup jauh, maka proses pertukaran data antar kantor masih membutuhkan banyak waktu karena proses pencatatan dan penyimpanan data masih dilakukan dengan cara manual pada masing-masing kantor.
79
-
Keamanan dalam proses pertukaran data PT. Solusi Corporindo Teknologi melakukan pertukaran data dengan menggunakan e-mail. Dalam hal ini, pertukaran data melalui e-mail kurang terjamin keamanannya karena password e-mail dapat di hack oleh orang yang membutuhkan data-data penting pada perusahaan tersebut.
3.6 Usulan Pemecahan Masalah Untuk menyelesaikan segala kekurangan dan permasalahan PT. Solusi Corporindo Teknologi, maka akan dibuat Virtual Private Network (VPN) yang membantu mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi, solusi-solusi yang dapat diberikan oleh VPN yaitu sebagai berikut : -
VPN yang dibuat dapat memudahkan komunikasi antara kantor pusat dengan kantor cabang dan lebih menghemat waktu dalam melakukan pertukaran data.
-
VPN dapat memberikan solusi keamanan pada proses pertukaran data yang dilakukan oleh PT. Solusi Corporindo Teknologi dengan menggunakan IP Public, username, serta password.
