BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1. Analisa Organisasi 3.1.1. Puskesmas Kabupaten Maros Kabupaten Maros merupakan salah satu Kabupaten yang secara astronomi terletak dibagian Barat Sulawesi Selatan antara 40°- 45´- 50° LS dan 109-20´-129-12´ BT. Luas wilayah seluruhnya adalah 1.619,11 km2 dan secara administrasi Pemerintahan terdiri atas 14 Kecamatan, 103 Desa atau Kelurahan. Adapun batas-batas wilayah Kabupaten Maros adalah sebagai berikut: •
Sebelah
Utara berbatasan dengan Kabupaten Pangkajene dan
Kepulauan •
Sebelah Timur berbatasan dengan Kabupaten Bone
•
Sebelah Selatan berbatasan dengan Kabupaten Gowa dan Kota Makassar
•
Sebelah Barat berbatasan dengan Selat Makassar
Kondisi Topografi Kabupaten Maros sangat bervariasi mulai dari wilayah datar sampai bergunung-gunung. Hampir semua di kecamatan terdapat daerah pedataran yang luas keseluruhan sekitar 70.882 ha atau 43,8% dari luas wilayah Kabupaten Maros. Sedangkan daerah yang mempunyai
60
61 kemiringan lereng di atas dari 40% atau wilayah yang bergunung-gunung mempunyai luas 49.869 ha atau 30,8 dari luas wilayah Kabupaten Maros. Jumlah penduduk Kabupaten Maros setiap tahun terjadi peningkatan, pada tahun 2006 jumlah penduduk sebesar 297.618 jiwa. Menurut data BPS daerah setempat pada tahun 2006, jumlah keluarga miskin di Kabupaten Maros mencapai 22.216 KK, apabila diperkirakan dalam satu kepala keluarga sebanyak 5 (lima) orang, maka jumlah penduduk miskin di Kabupaten Maros menjadi sebanyak 111.080 jiwa (33,40% dari jumlah penduduk). Sedangkan Gakin yang mendapat pelayanan Kesehatan hanya sebanyak 13.639 atau 61,39% KK, jadi sebanyak 8.577 atau 36,61% KK tidak mendapatkan Fasilitas Keluarga Miskin. Puskesmas pada Kabupaten Maros tersebar pada 14 Kecamatan dengan cakupan 103 Desa atau Kelurahan. Puskesmas pada masing-masing Kecamatan menangani masyarakat yang berada dalam wilayah administrasi kecamatan tersebut. Sehingga, untuk setiap kecamatan mempunyai wilayah administrasi mencakup rata-rata sebanyak 7 desa. Dengan kata lain, wilayah kerja untuk setiap Puskesmas menangani masyarakat yang berada dari 7 desa di sekitar Puskesmas tersebut.
62 Dari 14 Puskesmas yang terdapat pada Kabupaten Maros, 9 puskesmas di antaranya, masih beroperasi secara manual. Puskesmas tersebut yaitu: 1. Puskesmas Hasanuddin 2. Puskesmas Tunikamasean 3. Puskesmas Carangki 4. Puskesmas Tompubulu 5. Puskesmas Camba 6. Puskesmas Cenrana 7. Puskesmas Ladange 8. Puskesmas Moncongloe 9. Puskesmas Simbang
Sedangkan 5 di antaranya telah memiliki sistem terkomputerisasi untuk kegiatan operasional dalam gedung puskesmas. Untuk pencatatan kegiatan luar gedung, masih dilakukan secara manual. Kelima puskesmas tersebut adalah, sebagai berikut: 1. Puskesmas Alliritengae 2. Puskesmas Marusu 3. Puskesmas Barandasi 4. Puskesmas Bantimurung 5. Puskesmas Mandai
63 Puskesmas bertanggungjawab atas kondisi kesehatan masyarakat yang berada dalam wilayah kerjanya dan memantau perkembangan kesehatan pada wilayah tersebut. Untuk selanjutnya dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Maros yang dimana secara administratif setiap Puskesmas bertanggungjawab secara langsung kepada Dinas Kesehatan. Setiap Puskesmas wajib untuk melaporkan status serta kondisi kesehatan masyarakat dalam wilayah kerjanya secara periodik. Data kesehatan tersebut nantinya dikumpulkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Maros untuk dianalisis guna sebagai pertimbangan dalam mengambil keputusan daerah dalam kaitannya dengan upaya meningkatkan perkembangan kesehatan masyarakat Kabupaten Maros.
3.1.2. Lambang Kabupaten Maros
Gambar 3.1 Lambang Kabupaten Maros
Makna lambang sebagai berikut:
1. Dasar dari lambang yang berbentuk PERISAI menggambarkan keuletan, ketangkasan dan kejujuran.
64 2. BAJAK (Rikkala atau Pajeko) menggambarkan kehidupan masyarakat yang berorientasi pada bidang pertanian 3. KERIS
TERHUNUS
yang
pangkalnya
bertuliskan
MAROS
menggambarkan sifat patriotik rakyat. 4. GUNUNG melambangkan keagungan dan air melambangkan pengairan serta daerah wisata 5. RANTAI MELINGKAR BERMATA 29 menggambarkan kekuatan dan persatuan rakyat 6. 17 BUAH PADI dan 4 KUNTUM BUNGA KEMIRI dan 5 HELAI DAUNNYA berada diatas sayap berbulu delapan mengingatkan kita terhadap detik proklamasi 17-8-1945 7. HURUF LONTARA’ menggambarkan dari tiga persekutuan masyarakat hukum adat
3.1.3. Visi, Misi, dan Tujuan Sebagai unit kesehatan daerah, puskesmas Kabupaten Maros memiliki visi, misi dan tujuan yang sama dengan visi, misi dan tujuan pembangunan kesehatan Kabupaten Maros. •
Visi pembangunan kesehatan Kabupaten Maros adalah “Maros Butta Salewangang, Sehat 2009 Menuju Daerah Yang Berkesan Mapan dan Mandiri”
•
Misi pembangunan kesehatan Kabupaten Maros sebagai berikut:
65 1. Menggerakkan pembangunan Kabupaten yang berwawasan kesehatan. 2. Memelihara dan meningkatkan pelayanan kesehatan bermutu, merata, dan terjangkau. 3. Memelihara dan meningkatkan kesehatan individi, keluarga dan masyarakat serta lingkungan. 4. Mendorong kemandirian masyarakat untuk hidup sehat •
Tujuan
pembangunan
kesehatan
Kabupaten
Maros
adalah
“Meningkatnya kesadaran, keamanan dan kemampuan untuk hidup sehat bagi setiap penduduk agar terwujud derajat kesehatan yang optimal serta terwujudnya desa sehat, kecamatan sehat hingga Kabupaten sehat”.
3.1.4. Tugas Puskesmas Tugas puskesmas sesuai dengan Perda No.23 Tahun 1998 tentang organisasi dan tata kerja pusat kesehatan masyarakat adalah: Melaksanakan pelayanan pembinaan dan pengembangan upaya kesehatan secara paripurna, kepada masyarakat di wilayah kerjanya.
3.2. Struktur Organisasi Puskesmas
66
Kepala Puskesmas
Gambar 3.2 Bagan Struktur Organisasi Puskesmas Kabupaten Maros
67 3.3. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 3.3.1. Kepala Puskesmas Kepala UPT Dinas Kesehatan merupakan posisi tertinggi dalam struktur organisasi Pusat Kesehatan Masyarakat yang bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional Puskesmas pada wilayah kerjanya. Kepala Puskesmas bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Maros.
3.3.2. Bagian Koordinasi Administrasi Bagian Tata usaha mempunyai tugas melaksanakan perencanaan, pengelolaan urusan kepegawaian, keuangan, perlengkapan, surat menyurat, hubungan masyarakat, serta urusan umum pelaporan.
3.3.3. Bagian Koordinasi Upaya Kesehatan Perorangan Bagian
Koordinasi
UKP
mempunyai
tugas
untuk
mengepalai
dan
mengkoordinasikan tugas-tugas bagian upaya kesehatan perorangan meliputi rawat inap, rawat jalan, persalinan, UGD, KIA KB, Laboratorium, Farmasi, dan Klinik Gigi. Bagian Koordinasi UKP bertanggung jawab kepada Kepala Puskesmas.
3.3.4. Bagian Koordinasi Upaya Kesehatan Masyarakat Bagian Koordinasi UKM mempunyai tugas untuk mengepalai dan mengkoordinasikan tugas-tugas bagian upaya kesehatan masyarakat meliputi Imunisasi, Gizi Masyarakat, UKS, USILA, P2. Menular, PROMKES,
68 KESLING, dan Kesehatan Jiwa. Bagian Koordinasi UKP bertanggung jawab kepada Kepala Puskesmas.
3.3.5. Bagian Rawat Inap Bagian Rawat Inap mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan kegiatan perawatan dalam Puskesmas bagi pasien yang dirawat dengan jangka waktu lebih dari satu hari dan membutuhkan pelayanan dan perawatan lebih intensif.
3.3.6. Bagian Rawat Jalan Bagian Rawat Jalan mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan kegiatan perawatan dalam Puskesmas bagi pasien yang datang berobat namun tidak diwajibkan untuk menginap penanganan penyakit bersifat umum.
3.3.7. Bagian Persalinan Bagian Persalinan mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan kegiatan persalinan dalam Puskesmas.
3.3.8. Bagian Unit Gawat Darurat (UGD) Bagian UGD mempunyai tugas untuk mengani dan mengkoordinasikan kegiatan pelayanan dan perawatan Pasien yang membutuhkan pelayanan ekstra intensif dan seketika.
69 3.3.9. Bagian Klinik Ibu dan Anak Keluarga Berencana (KIA KB) Bagian Klinik Ibu dan Anak Keluarga Berencana mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan kegiatan Puskesmas dalam upaya meningkatkan kesejahteraan ibu dan anak, dan pelayanan Keluarga Berencana.
3.3.10. Bagian Laboratorium Bagian Laboratorium mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan kegiatan dalam laboratorium Puskesmas.
3.3.11. Bagian Farmasi Bagian Farmasi mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan obatobatan Puskesmas.
3.3.12. Bagian Klinik Gigi Bagian Klinik Gigi mempunyai tugas untuk memberikan pelayanan dan perawatan mulut, gigi dan gusi.
3.3.13. Bagian Imunisasi Bagian Imunisasi mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan kegiatan pemberian layanan imunisasi kepada bayi.
70
3.3.14. Bagian Gizi Masyarakat Bagian
Gizi
Masyarakat
mempunyai
tugas
menangani
dan
mengkoordinasikan kegiatan Puskesmas dalam upaya peningkatan gizi masyarakat.
3.3.15. Bagian Unit Kesehatan Sekolah (UKS) Bagian Unit Kesehatan Sekolah mempunyai tugas untuk menangani dan mengkoordinasikan kegiatan promosi dan sosialisasi program pemerintah kepada sekolah-sekolah yang berada dalam lingkup kerja Puskesmas.
3.3.16. Bagian Usia Lanjut (USILA) Bagian USILA mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan meningkatkan kegiatan Puskesmas dalam upaya meningkatkan kesejahteraan kelompok usia lanjut serta perawatannya.
3.3.17. Bagian Pemberantasan Penyakit Menular (P2. Menular) Bagian P2. Menular mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan kegiatan pencegahan dan pemberantasan penyakit menular dalam masyarakat.
71
3.3.18. Bagian Promosi Kesehatan (PROMKES) Bagian Promosi Kesehatan mempunyai tugas untuk menangani dan mengkoordinasikan kegiatan promosi dan sosialisasi program pemerintah kepada masyarakat.
3.3.19. Bagian Kesehatan Lingkungan (KESLING) Bagian Kesehatan Lingkungan mempunyai tugas untuk menangani dan mengkoordinasikan kegiatan dalam upaya peningkatan kesehatan lingkungan masyarakat dalam wilayah kerjanya serta perawatan kesehatan kepada serta memberikan penyuluhan masyarakat.
3.3.20. Bagian Kesehatan Jiwa Bagian Kesehatan Jiwa mempunyai tugas menangani dan mengkoordinasikan kegiatan pelayanan dan perawatan kesehatan gangguan jiwa kepada masyarakat.
3.3.21. Bagian Puskesmas Pembantu Merupakan unit yang melaksanakan upaya kesehatan kepada masyarakat dalam wilayah kerja Puskesmas bersangkutan.
72
3.3.22. Bagian Bidan Desa Bertugas malakukan pelayanan medik di dalam maupun diluar jam kerjanya dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Puskesmas.
3.4. Sistem yang Sedang Berjalan Kabupaten Maros memiliki 14 Puskesmas yang tersebar di 14 kecamatan. 5 diantaranya sudah memiliki Sistem Operasional Puskesmas yang mencakup kegiatan indoor yang terkomputerisasi. Namun, 9 Puskesmas lainnya masih menjalankan kegiatannya secara manual. Semua Puskesmas belum memiliki sistem operasional kegiatan outdoor yang terkomputerisasi. Untuk menjalankan kegiatan operasionalnya, Puskesmas yang berada di Kabupaten Maros menggunakan sistem berkas atau dokumen yang kemudian diolah menjadi laporan yang diinginkan. Sistem dalam Puskesmas diawali proses pendaftaran pasien baru. Data pasien dicatat dalam formulir pendaftaran pasien. Setiap pasien baru mendapatkan kartu berobat yang harus dibawa untuk kunjungan berikutnya. Pasien yang berkunjung harus menunjukkan kartu berobat. Petugas akan mencarikan berkas riwayat kunjungan (anamnese) pasien dan mencatat data kunjungan pasien. Setelah itu pasien akan ditangani oleh dokter Puskesmas. Diagnosa dan pengobatan yang dilakukan oleh dokter akan dicatat pada berkas riwayat kunjungan pasien.
73
Pasien dengan dugaan kasus penyakit tertentu yang berada dalam cakupan kegiatan outdoor akan dirujuk dan terus dipantau oleh Puskesmas setempat. Semua pemeriksaan dan pengobatan yang diterima oleh pasien di rumah sakit daerah akan dicatat pada berkas formulir pencatatan penderita. Analisa sistem yang ditampilkan dalam diagram berikut ini hanya merupakan subsistem yang akan dibahas dalam penelitian ini, bukan sistem secara keseluruhan.
74 3.4.1. Diagram Konteks
Bukti Kunjungan Pasien
Permintaan Detail Pasien yang Dirujuk
Pasien
RSUD Kartu Berobat
Kartu Berobat Keluhan Form Pendaftaran Pasien
Sistem Pencatatan Puskesmas
Surat Pengantar Rujukan Pasien
Detail Pasien yang Dirujuk
Laporan Penanganan Pasien Rujukan
Dokter
Diagnosa
Permintaan Laporan Penanganan Pasien Rujukan
Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Pencatatan Puskesmas
Dinas Kesehatan
75
3.4.2. Data Flow Diagram Level Nol Keluhan Surat Pengantar Rujukan Pasien
Kartu Berobat Pasien
RSUD
Form Pendaftaran Pasien
Detail Pasien yang Dirujuk Kartu Berobat Informasi Pasien
Permintaan Detail Pasien yang Dirujuk
Perujukan 4.0
Pendaftaran Pasien 1.0
Detail Pasien yang Dirujuk Informasi Pasien Pasien Detail Pasien Rujukan Detail Kunjungan Pasien
Detail Riwayat Kunjungan Pasien
Bukti Kunjungan Pasien
Kunjungan Pasien
Pasien Rujukan
Riwayat Kunjungan Pasien
Pendaftaran Rawat Jalan 2.0
Info Penanganan Pasien Rujukan
Pencatatan Pasien Rujukan 5.0
Detail Kunjungan Pasien
Info Penanganan Pasien Rujukan
Detail Riwayat Kunjungan Pasien Riwayat Penanganan Pasien Rujukan Detail Kunjungan Pasien
Penanganan Rawat Jalan 3.0 Pembuatan Laporan 6.0
Detail Riwayat Penanganan Pasien Rujukan Permintaan Laporan Penanganan Pasien Rujukan
Diagnosa
Dokter
Laporan Penanganan Pasien Rujukan
Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level Nol
Dinas Kesehatan
76
3.4.3. Data Flow Diagram Level Satu 3.4.3.1. DFD Level Satu Proses Pendaftaran Pasien
Gambar 3.5 DFD Level Satu Proses Pendaftaran Pasien
77
3.4.3.2. DFD Level Satu Proses Pendaftaran Rawat Jalan
Gambar 3.6 DFD Level Satu Proses Pendaftaran Rawat Jalan
78
3.4.3.3. DFD Level Satu Proses Penanganan Rawat Jalan
Keluhan
Pasien
Identifikasi gejala 3.1
Gejala
Diagnosa
Dokter
Pemeriksaan Pasien 3.2
Gejala dan Hasil Pemerikasaan
Kunjungan Pasien
Detail Kunjungan Pasien
Pencatatan Riwayat Kunjungan Pasien 3.3
Detail Riwayat Kunjungan Pasien
Riwayat Kunjungan Puskesmas
Gambar 3.7 DFD Level Satu Proses Penanganan Rawat Jalan
79
3.4.3.4. DFD Level Satu Proses Perujukan
Gambar 3.8 DFDLevel Satu Proses Perujukan
80
3.4.3.5. DFD Level Satu Proses Pencatatan Pasien Rujukan
Pasien Rujukan
Detail Pasien Rujukan
Pendataan Pasien Rujukan RSUD 5.1
Detail Pasien Rujukan dan Riwayat Penanganan Rujukan RSUD
Pencatatan Riwayat Penanganan Pasien Rujukan 5.2
Detail Riwayat Penanganan Pasien Rujukan
Riwayat Penanganan Pasien Rujukan
Gambar 3.9 DFDLevel Satu Proses Pencatatan Pasien Rujukan
81
3.5. Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan yaitu: 1. Sistem manual yang saat ini berjalan pada puskesmas menyebabkan pencarian dan pengelolaan data membutuhkan waktu yang lama. 2. Penyimpanan data dalam bentuk kumpulan dokumen memiliki resiko yang lebih besar terhadap kemungkinan terjadi kehilangan data yang disebabkan beberapa faktor seperti kelalaian manusia atau kondisi fisik dokumen yang cenderung mudah rusak. Selain itu,data riwayat kunjungan pasien yang sudah lama tidak berkunjung akan sulit dicari dan ditelusuri kembali jika riwayat kunjungan disimpan dalam bentuk dokumen. 3. Sistem yang belum terintegrasi menyebabkan tingginya redundansi data. Data mengenai pasien tersebar di beberapa unit pelayanan sehingga memungkinkan pendaftaran pasien yang sama secara berulang-ulang. 4. Pembuatan laporan yang sulit dan lama dikarenakan data-data masih disimpan dalam bentuk dokumen sehingga pembuatan laporan memerlukan analisa dokumen satu per satu.
82
3.6. Solusi yang Diusulkan Untuk mengatasi permasalahan yang ada, diusulkan untuk membangun sebuah sistem basis-data terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan sebagai berikut: 1. Mampu menyediakan informasi riwayat kunjungan pasien secara rinci, seperti: •
Data pribadi pasien
•
Riwayat anamnese (keluhan dan gejala) pasien
•
Pencatatan diagnosa dokter
•
Riwayat tindakan yang diberikan oleh dokter
•
Riwayat kunjungan
2. Mampu menyediakan informasi kunjungan puskesmas 3. Mampu menyediakan pencatatan data pasien baru 4. Mampu menyediakan informasi pendaftaran pasien rawat jalan 5. Mampu menyediakan informasi pasien yang dirujuk ke RSUD berdasarkan penyakit tertentu 6. Mampu menyediakan informasi pasien yang dirujuk ke RSUD berdasarkan unit pelayanan bersangkutan 7. Mampu menyediakan laporan pencatatan pasien rujukan secara periodik.
