BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Organisasi Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan Sejarah berdirinya BKKBN dimulai pada tahun 1957, yaitu suatu organisasi swasta, perkumpulan keluarga berencana nasional (PKBI). Kemudian pada tahun 1968, setelah mendapat dukungan dari pemerintah didirikanlah
lembaga
keluarga
berencana
nasional.
Pada
tahapan
REPELITA I pada tahun 1970 pemerintah membentuk Badan koordinasi Keluarga Berencana Nasional yang disingkat BKKBN. BKKBN adalah lembaga pemerintah non-departemen yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada presiden. BKKBN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang keluarga berencana dan keluarga sejahtera sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugasnya BKKBN mempunyai fungsi : 1.
Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang keluarga berencana dan keluarga sejahtera.
2.
Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BKKBN
3.
Pelancaran dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah, swasta, lembaga sosial dan organisasi masyarakat dan masyarakat di bidang keluarga berencana dan keluarga sejahtera.
47
48 4.
Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan organisasi dan tata laksana,
kepegawaian,
keuangan,
kearsipan,
persandian,
perlengkapan dan rumah tangga.
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Kepemimpinan sangat tergantung kepada Visi, Budaya kerja juga tergantung kepada Visi. Kunci dari sebuah organisasi adalah
Visi.
Visi
harus
disertai
dengan
tindakan
yang
mengubahnya menjadi kenyataan. Sedangkan Visi, harus jelas dan mampu menjadi dorongan serta inspirasi bagi setiap aparatur BKKBN.
Adapun
Visi
BKKBN
adalah
:
”SELURUH
KELUARGA IKUT KB”.
3.1.2.2 Misi Perusahaan Misi BKKBN menjadi fokus pada sasaran strategis yang mampu membangkitkan komitmen dari segenap komponen BKKBN.
Misi
BKKBN
adalah
:
”MEWUJUDKAN
KELUARGA KECIL BAHAGIA SEJAHTERA”.
49 3.1.3
Visi dan Misi Keluarga Berencana 3.1.3.1 Visi Keluarga Berencana Pada awalnya visi program keluarga berencana nasional adalah pembangunan yang berwawasan kependudukan untuk menuju keadaan penduduk tumbuh seimbang dan penduduk tanpa pertumbuhan pada tahun 2020 dalam upaya mewujudkan pelembagaan dan pembudayaan norma keluarga kecil, bahagia dan sejahtera. Namun pada perkembangan selanjutnya, visi program keluarga berencana nasional pada era baru telah ditetapkan menjadi “keluarga berkualitas 2015” visi ini dimaksudkan untuk mewujudkan keluaraga yang sejahtera, sehat, maju, mandiri, memiliki jumlah anak yang ideal, berwawasan ke depan, bertanggung jawab, harmonis dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. Keluarga merupakan titik sentral pembangunan, oleh karena itu harus dapat dipenuhi kebutuhan pokoknya serta terjamin kesehatan jasmani, rohani, dan sosianya. Kemudian keluarga dikembangkan pengetahuan dan kemampuannya agar memiliki wawasan ke depan, peduli dan kreatif sehingga berperilaku tidak bergantung kepada orang lain selanjutnya keluarga didorong untuk memiliki tanggung jawab agar tercipta keserasian dan keharmonisan hubungan antar anggota keluarga dengan lingkungannya maupun terhadap Tuhan Yang Maha Esa.
50 3.1.3.2 Misi Keluarga Berencana Untuk mewujudkan visi tersebut dilaksanakan berbagai program dan kegiatan dalam 7 misi sebagai berikut : 1. Memberdayakan dan menggerakkan masyarakat untuk membangun keluarga kecil berkualitas. 2. Menggalang kemitraan dalam peningkatan kesejahteraan, kemandirian, ketahanan keluarga dan kualitas pelayanan. 3. Meningkatkan kualitas pelayanan keluarga berencana dan kesehatan reproduksi. 4. Meningkatkan upaya-upaya promosi, perlindungan dan upaya mewujudkan hak-hak reproduksi. 5. Meningkatkan upaya pemberdayaan perempuan dalam mewujudkan kesetaraan dan keadilan gender dalam pelaksanaan keluarga berencana nasional. 6. Mempersiapkan pengembangan sumber daya manusia potensial sejak pembuahan sampai dengan lanjut usia. 7. Menyediakan data dan informasi keluarga berskala mikro untuk pengelolaan pembangunan, khususnya menyangkut upaya pemberdayaan keluarga miskin.
51 3.1.4
Struktur Organisasi 3.1.4.1
Struktur BKKBN
KEPALA BKKBN Biro Tata Usaha
Biro Kepegawaian
INSPEKTORAT UTAMA
SEKRETARIAT UTAMA
Biro Keuangan dan Perencanaan Anggaran Biro Perlengkapan dan Perbekalan Biro Hukum, Organisasi dan Tata Laksana
DEPUTI BIDANG INFORMASI KELUARGA DAN PEMADUAN KEBIJAKAN PROGRAM
DEPUTI BIDANG KELUARGA BERENCANA DAN KESEHATAN REPRODUKSI
DEPUTI BIDANG KELUARGA SEJAHTERA DAN PEMBERDAYAAN KELUARGA
Direktorat Pelaporan dan Statistik Direktorat Pengolahan dan Teknologi Informasi Direktorat Analisis dan Evaluasi Program Direktorat Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Direktorat Pemaduan Kebijakan Program
BKKBN DAERAH
Gambar 3.1 Struktur BKKBN
DEPUTI BIDANG PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
52 3.1.4.2
Struktur Direktorat Pengolahan Teknologi dan Informasi
Gambar 3.2 Struktur Direktorat Pengolahan Teknologi dan Informasi
3.1.4.3
Struktur Biro Perlengkapan dan Perbekalan
Gambar 3.3 Struktur Biro Perlengkapan dan Perbekalan
53 3.1.5
Tugas dan Wewenang 1. Kepala BKKBN Mempunyai tugas dan tanggung jawab •
Memimpin
BKKBN
sesuai
dengan
ketentuan
peraturan
perundang-undangan yang berlaku. •
Menyiapkan kebijakan nasional dan kebijakan umum sesuai dengan tugas BKKBN.
•
Menetapkan kebijakan teknis pelaksanaan tugas BKKBN yang menjadi tanggung jawabnya.
•
Membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi dan organisasi lain.
2. Inspektorat Utama Mempunyai tugas melaksanakan pengawasan fungsional di lingkungan BKKBN. Dalam melaksanakan tugasnya Inspektorat Utama menyelenggarakan fungsi: •
Perumusan
kebijakan
teknis,
pemberian
bimbingan
dan
pembinaan di bidang pengawasan fungsional. •
Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang pengawasan fungsional
•
Pelaksanaan tugas lain sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh kepala.
54 3. Sekretariat Utama Sekretariat perencanaan,
utama
mempunyai
pembinaan,
tugas
pengendalian
mengkoordinasikan
terhadap
program
dan
administrasi serta sumber daya. Dalam melaksanakan tugasnya sekretariat utama menyelenggarakan fungsi : •
Pengkoordinasian, sinkronisasi dan integrasi kegiatan di lingkungan BKKBN.
•
Pengkoordinasian perencanaan dan perumusan kebijakan teknis BKKBN.
•
Pembinaan dan pelayanan administrasi ketatausahaan, organisasi dan
tata
Laksana,
kepegawaian,
keuangan,
kearsipan,
persandian, perlengkapan, dan rumah tangga BKKBN. •
Pengkoordinasian penyususnan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tugas BKKBN.
•
Pengkoordinasian dalam penyusunan laporan BKKBN.
4. Deputi Bidang Informasi Keluarga dan Pemaduan Kebijakan Program Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan di bidang informasi keluarga dan pemaduan kebijakan program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. Dalam melaksanakan tugasnya, Deputi Bidang Informasi Keluarga dan Pemaduan Kebijakan Program menyelenggarakan fungsi :
55 •
Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian, bimbingan dan pembinaan di bidang informasi keluarga dan pemaduan kebijakan
program
keluarga
berencana
nasional
dan
pembangunan keluarga sejahtera. •
Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang informasi keluarga dan pemaduan kebijakan program keluarga berencana nasional dan pembangunan keuarga sejahtera.
•
Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh kepala.
5. Deputi Bidang Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan di bidang
keluarga
berencana
dan
kesehatan
reproduksi.
Dalam
melaksanakan tugasnya Deputi Bidang Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi menyelenggarakan fungsi : •
Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang keluarga berencana nasional dan kesehatan reproduksi.
•
Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang keluarga berencana nasional dan kesehatan reproduksi.
•
Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh kepala.
56 6. Deputi Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan di bidang keluarga sejahtera dan pemberdayaan keluarga. Dalam melaksanakan tugasnya Deputi Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga menyelenggarakan fungsi : •
Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang keluarga sejahtera dan pemberdayaan keluarga.
•
Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang keluarga sejahtera dan pemberdayaan keluarga.
•
Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh kepala.
7. Deputi Bidang Pelatihan dan Pengembangan Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan di bidang pelatihan dan pengembangan. Dalam melaksanakan tugasnya Deputi Bidang Pelatihan dan Pengembangan menyelenggarakan fungsi : •
Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan di lingkungan BKKBN.
•
Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang pendidian dan pelatihan, penelitian dan pengembangan di lingkungan BKKBN.
57 •
Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh kepala.
8. Direktorat Pengolahan Teknologi dan Informasi Mempunyai
tugas
melaksanakan
pengolahan
data
dan
pengembangan teknologi informasi program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. Dalam melaksanakan tugasnya
Direktorat
Pengolahan
Teknologi
dan
Informasi
menyelenggarakan fungsi : •
Pelaksanaan pengolahan bank data terpadu program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.
•
Pelaksanaan pengembangan sistem, program aplikasi dan infrastruktur teknologi informasi pengolahan dan komunikasi data.
•
Pelaksanaan
pengeolaan
dan
pengendalian
infrastruktur
teknologi informasi program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. Direktorat pengolahan teknologi informasi terdiri dari : •
Subdirektorat Pengolahan dan Bank Data Mempunyai tugas melaksanakan validasi dan pengolahan data serta pengelolaan bank data secara terpadu program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.
58 Subdirektorat Pengolahan dan Bank Data terdiri dari : o Seksi Validasi Data Mempunyai
tugas
melakukan
validasi
data
program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. o Seksi pengolahan Data Mempunyai tugas melakukan pengolahan data dengan program aplikasi, perekaman, editing dan penyimpanan data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. o Seksi Pengelolaan Bank Data Mempunyai tugas melakukan pengelolaan data hasil pengelolaan dalam suatu bank data secara terpadu program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. •
Subdirektorat Pengembangan Sistem Program Aplikasi Mempunyai tugas melaksanakan pengembangan dan desiminasi sistem dan program aplikasi pengolahan dan komuniksasi data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. Subdirektorat Pengembangan Sistem Program Aplikasi terdiri dari : o Seksi Pengembangan Program Aplikasi
59 Mempunyai tugas melakukan penyusunan program pengembangan sistem dan program aplikasi pengolahan data keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. o Seksi Pengembangan Sistem Komunikasi Data Mempunyai tugas melakukan penyusunan program aplikasi sistem komunikasi data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. o Seksi Deseminasi Progam Aplikasi Mempunyai tugas melakukan deseminasi program aplikasi pengolahan dan komunikasi data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. •
Subdirektorat Pengelolaan Infrastruktur Teknologi Informasi Mempunyai tugas melaksanakan pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur serta memberikan dukungan teknis pengolahan data dan teknologi informasi. Subdirektorat Pengelolaan Infrastruktur Teknologi Informasi terdiri dari : o Seksi Pengembangan Infrastruktur Mempunyai tugas melakukan penyiapan pengembangan infrastruktur pengolahan dan komunikasi data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera.
60 o Seksi Pemeliharaan Infrastrukur Mempunyai tugas melakukan pemeliharaan infrastruktur pengolahan dan komunikasi data program keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. o Seksi Dukungan Teknis Operasional Mempunyai tugas melakukan pelayanan dan pemberian dukungan teknis operasional pengolahan dan komunikasi data
program
keluarga
berencana
nasional
dan
pembangunan keluarga sejahtera.
9. Biro Perlengkapan dan Perbekalan Mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan perlengkapan dan perbekalan. Dalam melaksanakan tugasnya Biro Perlengkapan dan Perbekalan menyelenggarakan fungsi : •
Perencanaan kebutuhan perlengkapan dan perbekalan
•
Pelaksanaan pengadaaan perlengkapan dan perbekalan
•
Pelaksanaan penerimaan dan penyaluran perlengkapan dan perbekalan
Biro perlengkapan dan perbekalan terdiri dari : •
Bagian Perencanaan Kebutuhan Mempunyai
tugas
melaksanakan
perlengkapan dan kebutuhan. Bagian perencanaan kebutuhan terdiri dari :
perencaanaan
61 o Subbagian Pengolahan Data Kebutuhan Mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan pengolahan
data
kebutuhan
perlengkapan
dan
perbekalan. o Subbagian Analisis Kebutuhan Mempunyai tugas melakukan penyiapan analisis kebutuhan perlengkapan dan perbekalan. o Subbagian Penyusunan Kebutuhan Mempunyai
tugas
melakukan
penyiapan
penyusunan kebutuhan dan perbekalan. •
Bagian Pengadaan Mempunyai tugas melaksanakan pengadaan perlengkapan dan perbekalan. Bagian Pengadaan terdiri dari : o Subbagian Tata Pengadaan Mempunyai tugas melakukan penyusunan tata pengadaan perlengkapan dan perbekalan. o Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Mempunyai pengadaan
tugas
perlengkapan
melakukan dan
penyiapan
perbekalan
program
keluarga berencana nasional dan pembangunan keluarga sejahtera. o Subbagian Pemantauan dan Evaluasi Pengadaan
62 Mempunyai
tugas
melakukan
penyiapan
pemantauan dan evaluasi pengadaan perlengkapan dan perbekalan. •
Bagian Penerimaan dan Penyaluran Mempunyai tugas melaksanakan penerimaan dan penyaluran perlengkapan dan perbekalan. Bagian Penerimaan dan Penyaluran terdiri dari : o Subbagian Tata Pergudangan Mempunyai tugas melakukan penyiapan tata pergudangan perlengkapan dan perbekalan. o Subbagian Penerimaan dan Penyimpanan Mempunyai tugas melakukan penerimaan dan penyimpanan perlengkapan dan perbekalan o Subbagian Penyaluran Mempunyai
tugas
melakukan
penyaluran
perlengkapan dan perbekalan
3.2 Subjek Data Subjek data merupakan kumpulan data yang telah dikelompokkan pada suatu sistem yang memiliki fungsi tertentu dari hasil penelitian. Subjek data merupakan kelompok sumber data yang berguna untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan pihak eksekutif. Subjek data yang terdapat pada BKKBN adalah sebagai berikut :
63 No. 1.
Subjek Data Lokasi
Keterangan Data yang berhubungan dengan lokasi penggunaan dan persediaan alat kontrasepsi
2.
Pasangan Usia
Data tentang pasangan usia subur (PUS) yang
Subur (PUS)
menjadi peserta KB dan tidak menjadi peserta KB
3.
Keluarga Sejahtera
Data tentang tingkatan keluarga sejahtera
4.
Contraceptive Type
Data tentang jenis-jenis alat kontrasepsi
5.
Contraceptive
Data mengenai sumber pelayanan kontrasepsi
Source
yaitu dari pemerintah atau swasta
6.
Contraceptive Stock Data mengenai jumlah persediaan alat kontrasepsi di tiap-tiap wilayah
7.
Data mengenai kisaran umur PUS
Age Band
Tabel 3.1 Subjek Data
3.3 Analisis Fungsi Bisnis Fungsi bisnis merupakan suatu kelompok dari aktifitas perusahaan atau kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan yang dilakukan secara bersama-sama agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik. Fungsi bisnis yang terdapat pada BKKBN adalah sebagai berikut :
No.
Fungsi Bisnis
1.
Persediaan alat kontrasepsi
2.
Penyaluran alat kontrasepsi
3.
Pendataan PUS
Keterangan Proses persediaan alat kontrasepsi untuk peserta KB Proses penyaluran alat kontrasepsi untuk peserta KB Proses pendataan PUS yang menjadi peserta KB dan bukan peserta KB
64
4.
Pemberdayaan keluarga
Proses pemberdayaan keluarga yang
yang berkualitas
berkualitas
Pengaturan akses dan 5.
Proses pengaturan akses dan kualitas
kualitas pelayanan
pelayanan keluarga berencana
keluarga berencana
Tabel 3.2 Analisis Fungsi Bisnis
3.4 Analisis Matriks
Kepala BKKBN
X
X X
Inspektorat Utama X
Sekretariat Utama
X
X
Deputi Bidang Informasi Keluarga dan Pemaduan Kebijakan Program X
X
X
X
Deputi Bidang Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi Deputi Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga
X
X
X
X
Age Band
X
Contraceptive Stock
Contraceptive Source
Unit Organisasi
Contraceptive Type
Subjek Data
Pasangan Usia Subur (PUS) Keluarga Sejahtera
Matriks Unit Organisasi VS Subjek Data
Lokasi
3.4.1
65 Deputi Bidang Pelatihan dan Pengembangan
X
X
X
Kepala Direktorat Pengolahan dan TI
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Kepala Bagian Pengadaan
X
X
X
X
X
Kepala Bagian Penerimaan dan Penyaluran
X
X
X
X
X
Kepala Subdirektorat Pengolahan dan Bank Data
Kepala Subdirektorat Pengembangan Sistem Program Aplikasi
Kepala Subdirektorat Pengelolaan Infrastruktur TI Kepala Biro Perlengkapan dan Perbekalan Kepala Bagian Perencanaan Kebutuhan
Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi VS Subjek Data
Dari matriks diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi yang memiliki banyak hubungan dengan subjek data menunjukkan bahwa fungsi tersebut sangat penting dalam menjalankan kegiatan perusahaan, serta fungsi tersebut memiliki peran besar dalam mendukung pengambilan keputusan yang tepat.
66
R
R
R
Pengaturan Akses dan Kualitas Pelayanan Keluarga Berencana
Kepala BKKBN
Pemberdayaan Keluarga yang Berkualitas
Subjek Data
Pendataan PUS
Fungsi Bisnis
Penyaluran Alat Kontrasepsi
Matriks Fungsi Bisnis VS Unit Organisasi Persediaan Alat Kontrasepsi
3.4.2
R
R
RA Inspektorat Utama RA
RA
I
I
A
A
I
AI
I
RA
RA
I
AI
IE
R
R
Deputi Bidang Pelatihan dan Pengembangan
I
R
AI
Kepala Direktorat Pengolahan dan TI
RA
I
I
Sekretariat Utama Deputi Bidang Informasi Keluarga dan Pemaduan Kebijakan Program
RA
Deputi Bidang Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi Deputi Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga
IEW Kepala Subdirektorat Pengolahan dan Bank Data
I
67 IEW
I
IEW
I
Kepala Subdirektorat Pengembangan Sistem Program Aplikasi Kepala Subdirektorat Pengelolaan Infrastruktur TI RA
RA
IEW
Kepala Bagian Pengadaan Kepala Bagian Penerimaan dan Penyaluran
Kepala Biro Perlengkapan dan Perbekalan Kepala Bagian Perencanaan Kebutuhan
I
I
RA
IEW
I
AI
IEW
IEW
I
AI
IEW
IEW
I
AI
Tabel 3.4 Matriks Fungsi Bisnis VS Unit Organisasi
Keterangan : R = Direct Management Responsibility Unit organisasi yang menerima pertanggung jawaban langsung dalam melaksanakan fungsi bisnis. A = Executive / Policy Making Authority Unit
organisasi
yang
mempunyai
wewenang
membuat
dan
melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis.
68 I = Involved in Function Unit organisasi yang ikut terlibat dalam kegiatan pada fungsi bisnis tapi tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki hak / kuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut. E = Technical Expertise Unit organisasi yang dalam pelaksanaan kegiatan pada fungsi bisnis tersebut diperlukan keahlian teknis. W = Actual Execution of the Work Menunjukkan unit organisasi yang terkait melakukan seluruh kegiatan pekerjaan dan fungsi bisnis yang berjalan.
R
R
CRU
R
R
CRU
RU
R
Age Band
Contraceptive Stock
R
Contraceptive Source
Persediaan Alat
Contraceptive Type
Fungsi Bisnis
Lokasi
Subjek Data
Keluarga Sejahtera
Matriks Fungsi Bisnis VS Subjek Data
Pasangan Usia Subur (PUS)
3.4.3
Kontrasepsi R
R
Pendataan Peserta KB
R
CRUD
CRUD
Pemberdayaan
R
R
CRU
Penyaluran Alat Kontrasepsi
Keluarga yang Berkualitas
RU R
69 Pengaturan Akses dan
R
R
R
R
R
R
R
Kualitas Pelayanan Keluarga Berencana Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis VS Subjek Data
Keterangan: C : Create, menunjukkan subjek data yang dapat dibuat dalam melakukan fungsi bisnis. R : Read, menunjukkan subjek data yang dapat dibaca dalam melakukan fungsi bisnis. U : Update, menunjukkan subjek data yang dapat diubah dalam melakukan fungsi bisnis. D : Delete, menunjukkan subjek data yang dapat dihapus dalam melakukan fungsi bisnis. Dari matriks diatas dapat dilihat bahwa masing-masing fungsi yang ada pada perusahaan melakukan kegiatan yang berbeda-beda pada subjek data yang berkaitan dengan fungsi tersebut, yaitu : berupa create, read, update, dan delete data.
3.5 Analisis Critical Success Factor Perusahaan atau organisasi biasanya melakukan analisis untuk menentukan sampai sejauh mana keberhasilan yang telah dan akan dicapai. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk menentukan keberhasilan tersebut adalah dengan melakukan analisis Critical Success Factor (CSF).
70 Adapun yang menjadi Critical Success Factor kantor BKKBN terutama berkaitan dengan Program KB Nasional adalah meningkatnya proporsi jumlah pasangan usia subur (PUS) yang menggunakan alat kontrasepsi atau mengikuti program KB. Dengan meningkatnya jumlah PUS yang mengikuti program KB dan terlayani, diharapkan jumlah keluarga kecil, bahagia dan sejahtera meningkat.
3.6 Spesifikasi Software dan Hardware pada BKKBN 3.6.1
Spesifikasi Software
Sistem Operasi
: Windows XP Profesional SP 2
Development Tools : FoxPro DBMS
3.6.2
: Ms Access 2003
Spesifikasi Hardware Spesifikasi hardware yang berjalan pada BKKBN adalah sebagai berikut : Spesifikasi Processor
Tipe Pentium IV 2,4 GHz
Hard Disk
40 GB 5400 rpm
Memory
DDRam 1 GB
Motherboard
Asus P4P800 SE
CD-RW
Lite On 52X
VGA Card
On Board
Modem
Rockwell 56 Kbps
Sound card
On Board
Ethernet Card
D-LINK PCI 10/100
Monitor
LG 15 inch
71 Keyboard & Mouse
Logitech
Printer
HP
Switch
CISCO Tabel 3.6 Spesifikasi Hardware
3.7 Entity Relationship Diagram (ERD)
72
Gambar 3.4 Entity Relationship Diagram
73 3.8 Analisa Database •
Subjek Data Contraceptive Stock Nama Tabel : CONTRA_STK Primary Key : PERIOD_ID, BRAND_ID, PROV_ID, DIST_ID Keterangan : Tabel yang bersumber pada F V report, menjelaskan jumlah tipe alat kontrasepsi per bulan dalam tiap propinsi. Field
PERIOD_ID
Tipe Data INTEGER
Length 4
Null
Keterangan
NOT NULL
Kode ID dari period
BRAND_ID
CHAR
2
NOT NULL
ID dari BRAND kontrasepsi yang dijual
QTY
INTEGER
4
NULL
Jumlah stok kontrasepsi
PROV_ID
CHAR
2
NOT NULL
ID dari propinsi
DIST_ID
CHAR
3
NOT NULL
ID dari district
Tabel 3.7 Tabel CONTRA_STK
•
Subjek Data Contraceptive Type Nama Tabel : CONTRA_TYP Primary Key : CONTRA_TYP_CD Keterangan : menjelaskan tipe dari alat kontrasepsi yang digunakan Field
CONTRA_TYP_CD
Tipe Data CHAR
Length 1
Null NOT NULL
Keterangan Kode dari tipe kontrasepsi
CONTRA_TYP_DSC
VARCHAR
30
NOT NULL
Teks yang
74 menjelaskan metode spesifikasi pengendalian kehamilan atau alat kontrasepsi CONTRA_TYP_DSC_B VARCHAR
30
NULL
Teks bahasa yang menjelaskan metode spesifikasi pengendalian kehamilan atau alat kontrasepsi
CONTRA_CLASS_CD
CHAR
1
NOT NULL
Kode untuk mengelompokkan metode pengontrolan kehamilan atau alat kontrasepsi apakah untuk long term atau short term
Tabel 3.8 Tabel CONTRA_TYP
Nama Tabel : BRAND Primary Key : BRAND_ID Keterangan : menjelaskan brand dari tipe kontrasepsi. Field BRAND_ID
Tipe Data CHAR
Length 2
Null NOT
Keterangan ID dari BRAND
NULL BRAND_NAME
VARCHAR
30
NOT
Nama dari BRAND
75 NULL CONTRA_TYP_CD CHAR
1
NOT
Kode dari tipe
NULL
kontrasepsi
Tabel 3.9 Tabel BRAND
•
Subjek Data Contraseptive Source Nama Tabel : CONTRA_SRC Primary Key : CONTRA_SRC_CD Keterangan : Sumber seorang individu menerima servis alat kontrasepsi dari pemerintah atau swasta. Field
CONTRA_SRC_CD
Tipe Data CHAR
Length 1
Null NOT NULL
Keterangan Kode untuk mengidentifikasi sumber dari pelayanan kontrasepsi
CONTRA_SRC_DSC
VARCHAR
30
NOT NULL
Deskripsi dari sumber penerimaan alat kontrasepsi per individu
CONTRA_SRC_DSC_B VARCHAR
30
NULL
penjelasaan Deskripsi dari sumber penerimaan alat kontrasepsi per individu
Tabel 3.10 Tabel CONTRA_SRC
76 •
Subjek Data Lokasi Nama Tabel : PROVINCE Primary Key : PROV_ID Keterangan : Tabel mengenai Propinsi
Field
Tipe Data
Length
Null
Keterangan
PROV_ID
CHAR
2
NOT NULL
ID dari propinsi
PROV_NM
VARCHAR
30
NOT NULL
Nama dari propinsi
Tabel 3.11 Tabel PROVINCE
Nama Tabel : DISTRICT Primary Key : DIST_ID Keterangan : Tabel mengenai Kota/Kabupaten Field
Tipe Data
Length
Null
Keterangan
DIST_ID
CHAR
3
NOT NULL ID dari district
PROV_ID
CHAR
2
NOT NULL ID dari propinsi
DIST_NM
VARCHAR
30
NOT NULL Nama dari district
Tabel 3.12 Tabel DISTRICT
•
Subjek Data Period Nama Tabel : PERIOD Primary Key : PERIOD_ID Keterangan : Tabel yang menjelaskan tanggal granular terendah dalam bulan.
Field PERIOD_ID
Tipe Data INTEGER
Length 4
Null NOT NULL
Keterangan ID dari period
77 PERIOD_YR_RANGE VARCHAR
20
NOT NULL
Jangkauan waktu dalam tahun
PERIOD_MTH_NBR
SMALL INT
2
NOT NULL
Angka yang merepresentasikan bulan
PERIOD_MTH_NM
VARCHAR
20
NOT NULL
Nama dari bulan dari tahun
PERIOD_YR
CHAR
4
NOT NULL
Angka Tahun
Tabel 3.13 Tabel PERIOD
•
Subjek Data PUS (Pasangan Usia Subur) Nama Tabel : FAMILY Primary Key : HEAD_OF_FAM_ID Keterangan : Berisi data informasi mengenai family Field
HEAD_OF_FAM_ID
Tipe Data CHAR
Length 16
Null NOT NULL
Keterangan ID dari kepala keluarga
PROSP_LVL_CD
SMALL INT
2
NOT NULL
Kode identifikasi dari level prosperity classification
FAM_TYP_CD
CHAR
1
NOT NULL
Kode yang mengindikasikan tipe unit keluarga
CONTRA_SRC_CD
CHAR
1
NOT NULL
Kode untuk mengidentifikasi sumber dari pelayanan kontrasepsi
78 NON_ACPTR_RS_CD CHAR
1
NOT NULL
Kode untuk menandakan alasan kenapa tidak memakai kontrasepsi
PROV_ID
CHAR
2
NOT NULL
ID dari propinsi
CONTRA_TYP_CD
CHAR
1
NOT NULL
Kode yang mengidentifikasi spesifikasi dari pengontrolan kelahiran atau alat kontrasepsi
DIST_ID
CHAR
3
NOT NULL
ID dari district
SUB_DIST_ID
CHAR
2
NOT NULL
ID yang unik dari subdistrict dari BKKBN
VILLG_ID
CHAR
3
NOT NULL
ID yang unik dari village dari BKKBN
SUB_VILLG_ID
CHAR
3
NOT NULL
ID dari subvillage
NGBHD_ID
CHAR
3
NOT NULL
ID dari neighbourhood
FAM_SEQ_NBR
CHAR
3
NOT NULL
Angka yang di isi oleh petugas untuk menyamakan dengan data pada peta lapangan
POSTL_CD
CHAR
5
NOT NULL
Kode pos dari sub district
ELCO_IND
CHAR
1
NOT NULL
Menandakan apakah termasuk ke
79 dalam pasangan atau bukan IMP_REM_IND
CHAR
1
NOT NULL
Flag untuk menandakan apakah implant akan dicabut tahun ini
Tabel 3.14 Tabel FAMILY
Nama Tabel
: INDIVIDUAL
Primary Key : INDVDL_ID Keterangan
: Berisi data tentang individu
Field
Tipe Data
Length
Null
Keterangan
INDVDL _ID
CHAR
16
NOT NULL
ID dari individual
HEAD_OF_FAM_ID
CHAR
16
NOT NULL
ID dari kepala keluarga
MARTL_STAT_CD
CHAR
1
NOT NULL
Kode yang menandakan status perkawinan
EDU_LVL_CD
CHAR
1
NOT NULL
Kode yang menandakan level edukasi
EMPL_STAT_CD
CHAR
1
NOT NULL
Kode yang menandakan status karyawan
FAM_MBR_TYP_CD
CHAR
1
NOT NULL
Kode yang menandakan hubungan individu dengan family
GENDER_CD
CHAR
1
NOT NULL
Kode yang
80 menandakan gender FULL_NM
VARCHAR
30
NOT NULL
Nama lengkap dari individual
BIRTH_DT
DATETIME
8
NOT NULL
Tanggal lahir dari individu
Tabel 3.15 Tabel INDIVIDUAL
Nama Tabel
: ELCO
Primary Key : ELCO_IND Keterangan Field ELCO_IND
: Menjelaskan apakah termasuk ke dalam pasangan atau bukan Tipe Data CHAR
Length 1
Null NOT NULL
Keterangan Menandakan apakah termasuk ke dalam pasangan atau bukan
ELCO_DSC
VARCHAR
30
NOT NULL
Teks yang menjelaskan termasuk ke dalam pasangan atau bukan
ELCO_DSC_B
VARCHAR
30
NULL
Teks bahasa yang menjelaskan termasuk ke dalam pasangan atau bukan
Tabel 3.16 Tabel ELCO
81 Nama Tabel
: NON_ACPTR_REAS
Primary Key : NON_ACPTR_RS_CD Keterangan
: Alasan sebuah keluarga untuk tidak mengikuti program KB
Field
Tipe Data
NON_ACPTR_RS_CD
CHAR
Length 1
Null NOT NULL
Keterangan Kode yang mengidentifikasikan alasan untuk tidak menggunakan kontrasepsi
NON_ACPTR_RS_DSC
VARCHAR
30
NOT NULL
Teks yang menjelaskan alasan untuk tidak menggunakan kontrasepsi
NON_ACPTR_RS_DSC_B VARCHAR
30
NULL
Bahasa teks yang menjelaskan alasan untuk tidak menggunakan kontrasepsi
Tabel 3.17 Tabel NON_ACPTR_REAS
Nama Tabel
: MARTL_STAT
Primary Key : MARTL_STAT_CD Keterangan
: Menjelaskan status nikah dari setiap anggota keluarga dan
biasanya ditujukan pada individu yang berlaku sebagai kepala keluarga
82 Field MARTL_STAT_CD
Tipe Data CHAR
Length 1
Null NOT NULL
Keterangan Kode yang mengidentifikasikan status nikah dari setiap anggota keluarga
MARTL_STAT_DSC
VARCHAR
30
NOT NULL
Teks yang menjelaskan status nikah yang diberlakukan pada setiap anggota keluarga
MARTL_DSC_B
VARCHAR
30
NULL
Bahasa teks yang menjelaskan status nikah yang diberlakukan pada setiap anggota keluarga
Tabel 3.18 Tabel MARTL_STAT
Nama Tabel : GENDER Primary Key : GENDER_CD Keterangan : kode yang mengidentifikasikan jenis kelamin dari setiap individu dan penjelasannya. Field GENDER_CD
Tipe Data CHAR
Length 1
Null NOT NULL
Keterangan Kode yang mengidentifikasikan jenis kelamin dari setiap anggota
83 keluarga GENDER_DSC
VARCHAR
30
NOT NULL
Deskripsi dari jenis kelamin
GENDER_DSC_B
VARCHAR
30
NULL
Deskripsi bahasa dari jenis kelamin
Tabel 3.19 Tabel GENDER
Nama Tabel
: FAM_TYP
Primary Key : FAM_TYP_CD Keterangan
: Menjelaskan tipe klasifikasi keluarga yang dapat teridentifikasi
sebagai pasangan Field FAM_TYP_CD
Tipe Data CHAR
Length 1
Null NOT NULL
Keterangan Kode yang mengindikasikan tipe unit keluarga
FAM_TYP_DSC
VARCHAR
30
NOT NULL
Teks yang menjelaskan tipe unit keluarga
FAM_TYP_DSC_B
VARCHAR
30
NULL
Bahasa deskripsi yang menjelaskan tipe unit keluarga
Tabel 3.20 Tabel FAM_TYP
84 Nama Tabel
: FAM_MBR_TYP
Primary Key : FAM_MBR_TYP_CD Keterangan
: Menjelaskan status/ peran individual di keluarga
Field
Tipe Data
FAM_MBR_TYP_CD
CHAR
Length 1
Null NOT NULL
Keterangan Kode yang mengidentifikasikan hubungan individual di keluarga
FAM_MBR_TYP_DSC
VARCHAR
30
NOT NULL
Teks menjelaskan hubungan individual di keluarga
FAM_MBR_TYP_DSC_B
VARCHAR
30
NULL
Bahasa deskripsi Teks menjelaskan hubungan individual di keluarga
Tabel 3.21 Tabel FAM_MBR_TYP
Nama Tabel
: AGE_BAND
Primary Key : AGE_BAND_CD Keterangan Field AGE_BAND_CD
: Menjelaskan kisaran umur PUS Tipe Data CHAR
Length 2
Null NOT NULL
Keterangan Kode yang mengidentifikasikan kisaran umur PUS
AGE_BAND_DSC
VARCHAR
30
NOT NULL
Teks menjelaskan
85 kisaran umur PUS AGE_BAND_DSC_B
VARCHAR
30
NULL
Bahasa deskripsi Teks menjelaskan kisaran umur PUS
Tabel 3.22 Tabel AGE_BAND
Nama Tabel
: HIST_MBR
Primary Key : PERIOD_ID, INDVDL_ID Keterangan
: Menjelaskan histori mengenai kisaran umur PUS berdasarkan
periode tertentu Field
Tipe Data
Length
Null
Keterangan
PERIOD_ID
INTEGER
4
NOT NULL
ID dari period
INDVDL _ID
CHAR
16
NOT NULL
ID dari individual
AGE_BAND_CD
CHAR
2
NOT NULL
Kode yang mengidentifikasikan kisaran umur PUS
Tabel 3.23 Tabel HIST_MBR
•
Subjek Data Tahapan Keluarga Sejahtera Nama Tabel : PROSP_LVL Primary Key : PROSP_LVL_CD Keterangan : Menjelaskan prosperity level untuk keluarga berdasarkan berbagai macam faktor dan indikasi. Field
PROSP_LVL_CD
Tipe Data SMALL INT
Length 2
Null
Keterangan
NOT NULL
Kode identifikasi dari level prosperity
86 classification PROSP_LVL_DSC
VARCHAR
30
NOT NULL
Teks yang menjelaskan level prosperity classification
PROSP_LVL_DSC_B VARCHAR
30
NULL
Bahasa Teks yang menjelaskan level prosperity classification
Tabel 3.24 Tabel PROSP_LVL
3.9 Analisa Kebutuhan Data dan Informasi Pihak eksekutif tingkat atas pada kantor BKKBN memerlukan laporan yang berisi data yang akurat, cepat, dan tepat, sehingga data tersebut dapat dianalisis oleh pihak eksekutif untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Laporan yang disediakan untuk pihak eksekutif BKKBN merupakan laporan yang bersifat ringkasan yang mudah dipahami oleh pihak eksekutif BKKBN. Agar pihak eksekutif dapat melakukan analisis terhadap data dan informasi secara lebih efektif, maka data dan informasi tersebut disajikan dalam bentuk laporan yang ringkas dengan data yang akurat dan terintegrasi serta dengan penyajian informasi dalam bentuk tabel multidimensi dan grafik untuk menunjukkan perbandingan dan kecenderungan dalam kurun waktu tertentu. Penyajian informasi ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pihak eksekutif BKKBN untuk menentukan langkah-langkah yang harus dijalankan sehingga menghasilkan keputusan yang tepat untuk mendukung program Keluarga Berencana Nasional.
87 Kebutuhan informasi yang dibutuhkan pada kantor BKKBN antara lain : a. Untuk mengetahui jumlah PUS yang menjadi peserta KB baru dan aktif untuk setiap area, tingkat tahapan keluarga sejahtera, jalur pelayanan, kisaran umur PUS dan jenis alat kontrasepsi yang digunakan pada periode waktu tertentu, dimaksudkan untuk mengetahui keberhasilan program KB dilihat dari pertambahan jumlah PUS yang menjadi peserta KB. b. Untuk mengetahui jumlah PUS yang tidak mengikuti program KB untuk setiap area, tingkat tahapan keluarga sejahtera, alasan tidak mengikuti program KB dan kisaran umur PUS pada periode waktu tertentu, dimaksudkan untuk mengetahui jumlah sasaran PUS yang harus dijadikan peserta KB dan mengetahui keberhasilan program KB dilihat dari proporsi PUS yang mengikuti program KB dengan PUS yang tidak mengikuti program KB c. Untuk mengetahui jumlah alat kontrasepsi yang tersedia untuk setiap area berdasarkan jenis alat kontrasepsi dan merk alat kontrasepsi pada setiap periode waktu tertentu, dimaksudkan untuk mengetahui persediaan alat kontrasepsi.
3.10 Identifikasi Masalah dan Pemecahan Masalah 3.10.1 Masalah yang Dihadapi Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak eksekutif BKKBN antara lain : a. Laporan-laporan yang dihasilkan dari berbagai aplikasi sistem informasi yang ada pada BKKBN seringkali tidak mendukung kebutuhan laporan yang diinginkan oleh pihak eksekutif dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini dikarenakan laporan yang dihasilkan masih berupa laporan detail
88 data operasional hasil transaksi yang belum begitu terintegrasi, sedangkan laporan yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif adalah laporan ringkas yang dapat memberikan informasi tentang keadaan program Keluarga Berencana Nasional secara global. b. Laporan – laporan yang dibutuhkan diantaranya adalah : •
Mengetahui jalur pelayanan peserta KB dari pemerintah atau swasta, karena jika semakin banyak jumlah peserta KB yang jalur pelayanannya dari swasta maka itu menunjukkan bahwa peserta KB sudah bersifat mandiri. Dari laporan ini maka dapat ditentukan daerah yang masih perlu dilakukan penyuluhan dan pendidikan mengenai KB dan daerah yang sudah tidak perlu dilakukan penyuluhan karena tingkat kesadarannya akan program KB sudah tinggi.
•
Mengetahui jenis tahapan keluarga sejahtera para pasangan usia subur (PUS), karena bila semakin kecil jumlah keluarga PUS yang termasuk dalam tahapan pra sejahtera dan keluarga sejahtera I, maka menunjukkan kualitas keluarga Indonesia semakin baik. Dari laporan ini maka dapat ditentukan sasaran tahapan keluarga yang harus dilakukan pendekatan dan diberikan pengertian tentang kelangsungan hidup anak melalui penyelengaraan advokasi, komunikasi, informasi dan edukasi yang lebih terbuka, karena jika keluarga miskin tidak diatur kehamilannya dan mempunyai banyak anak, ini akan berakibat turunnya kualitas
89 SDM karena anak-anak tersebut tidak dapat diberikan pendidikan yang layak dan berakibat akan menambah pengangguran, sedangkan salah satu tujuan program KB adalah peningkatan upaya pemberdayaan keluarga dalam bidang ekonomi. •
Mengetahui jumlah PUS yang menjadi peserta KB dibandingkan dengan jumlah keseluruhan PUS yang ada, karena semakin banyak jumlah PUS yang menjadi peserta KB menunjukkan makin banyak kesertaan masyarakat yang ikut program KB, maka itu akan berdampak menurunnya tingkat pertumbuhan penduduk. Dari laporan ini maka dapat ditentukan daerah yang harus dibangun atau ditambahkan tempat pelayanan dan informasi KB, gunanya dalam rangka pemenuhan pelayanan keluarga berencana dan kesehatan repoduksi.
•
Mengetahui jumlah persediaan alat kontrasepsi di setiap propinsi dan kabupaten/kota, karena diharapkan jumlah stok alat kontrasepsi
setiap
tahunnya
bisa
mencukupi
kebutuhan
permintaan PUS peserta KB yang baru dan aktif berdasarkan data historis dari tahun-tahun sebelumnya. Dari laporan ini maka dapat ditentukan diperlukan atau tidak dilakukannya penambahan stok alat kontrasepsi untuk setiap bulannya dengan melihat antusias PUS yang menjadi peserta KB setiap bulannya. Jika berdasarkan historis sebelumnya jumlah peserta KB semakin bertambah setiap bulannya, maka stok alat kontrasepsi juga harus ditingkatkan.
90 3.10.2 Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang dilakukan pada saat ini adalah dengan cara membangun data warehouse yang dapat memenuhi kebutuhan data untuk keperluan pengambilan keputusan, dengan cara memilih data yang dibutuhkan dan kemudian mentransformasikan data tersebut ke dalam suatu database yang sudah terintegrasi yang dapat diakses oleh user. Data warehouse ini menyimpan data yang bersifat analitikal dan historis karena struktur tabelnya lebih sederhana daripada struktur tabel dalam OLTP dan informasinya sudah terangkum, sehingga mempermudah pengaksesan dan pencarian data untuk kebutuhan analisis. Hal ini juga mempersingkat waktu pengaksesan data dalam data warehouse. Disediakan pula aplikasi data warehouse yang menyajikan data dalam bentuk informasi secara fleksibel dan menghasilkan laporan standar yang sesuai dengan yang telah didesain berdasarkan keinginan pihak eksekutif dan bersifat rincian maupun ringkasan tiap waktu. Data yang diinginkan disajikan dalam bentuk tabel multi dimensi dan grafik per periode waktu yang dipilih, sehingga memberikan gambaran yang jelas dan nyata atas kondisi perusahaan dengan tujuan untuk memberikan landasan atas kebijakan yang akan diambil penganalisa.
