66
BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Deskripsi Perusahaan Lecturer Resource Center (LRC) merupakan salah satu unit kerja dari Binus University yang bertugas dalam mendukung segala aktivitas dosen di Binus University, termasuk dalam kegiatan: administrasi perekrutan dosen (lecturer recruitment administration),
administrasi jenjang jabatan
akademik
(academic post
level
administration), dan sebagai penyelenggara pelatihan pengembangan dosen (lecturer development training) untuk mendukung pengembangan proses belajar dan mengajar di Binus University. LRC berlokasi di Ruang 209 pada Kampus Anggrek, Binus University di Jalan Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat. Tujuan dari LRC: 1. M emberikan pelayanan dan informasi pelayanan yang baik untuk para dosen. 2. M empromosikan pengembangan profesional melalui pelatihan : •
M etodologi Pengajaran
•
Teknologi Informasi
Pelayanan yang diberikan LRC mencakup: 1. M enyediakan informasi untuk para dosen Binus University. 2. M engurus administrasi Jenjang Jabatan Akademik (JJA) dosen.
67
3. M engadakan pelatihan dan workshop. 4. M engorganisasi dan mengkoordinasi workshop untuk strategi pengajaran dan kompetensi teknologi informasi. 5. M emberikan konsultasi yang berkenaan dengan permasalahan akademik untuk para dosen. 3.2 S truktur Organisasi Perusahaan 3.2.1 S truktur Organisasi Binus University
Gambar 3.1 S truktur Organisasi Binus University
68
3.2.2 S truktur Organisasi LRC
Gambar 3.2 S truktur Organisasi LRC 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab 1. LRC Manager •
M erencanakan, menjalankan, dan melaporkan program-program LRC.
•
M engambil keputusan dalam data-widespread dan pelaporan kepada management.
•
M erancang ulang proses perekrutan dosen menjadi lebih efektif.
•
M engevaluasi ulang proses dan prosedur yang sedang berjalan di LRC, terutama yang berhubungan dengan Professional Services kepada dosen.
•
M engevaluasi dan merancang ulang Regulasi Homebase.
•
M engajukan kepada top management tentang pembuatan keputusan yang berhubungan dengan feasibility dosen dalam proses pengajaran.
69
•
M endukung aktivitas dan program LRC.
•
M eningkatkan strategic issue dalam LRC untuk pengembangkan lebih lanjut (misalnya bekerja sama dengan institusi lainnya, mendukung biro lain, dan sebagainya).
•
Bertindak sebagai trainer untuk pelatihan yang diselenggarakan LRC.
•
M enyetujui program pelatihan yang akan diselenggarakan LRC.
•
M elakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001.
2. Lecturer Promotion Co-ordinator •
M erencanakan, mengkoordinasi, dan memantau implementasi tugas yang berhubungan dengan: o Jenjang Jabatan Akademik o Dosen Binaan Jurusan o Administrasi dan Dokumentasi LRC
•
M emantau, memelihara, dan mengontrol semua data kenaikan jenjang dosen.
•
M elakukan proses Penyetaraan Ijazah Luar Negeri kepada DIKTI.
•
M enganalisa data dan menyediakan laporan yang berhubungan dengan program kenaikan jenjang jabatan dosen.
•
M enyediakan semua data dan dokumen yang dibutuhkan Kejurusan.
70
•
M enyediakan pelayanan konsultasi dalam ruang lingkup JJA kepada dosen di Binus University.
•
M emelihara SISDA (Sistem Informasi Dukungan Administrasi) untuk mendukung program pengajuan
JJA
(dokumentasi,
analisa,
dan
pelaporan). •
Bekerja dibawah pengarahan LRC Manager.
•
Bekerja sama dengan LRC Manager merencanakan dan merancang kegiatan serta anggaran belanja LRC.
•
M engevaluasi dan melihat ulang pengajuan aktivitas dan anggaran belanja untuk pengembangan lebih lanjut.
•
M emberi saran pengembangan kepada LRC Manager yang berhubungan dengan kegiatan pengajuan kenaikan JJA.
•
M endukung aktivitas dan program dalam LRC.
•
M elakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001.
•
M elakukan tugas-tugas lain yang diminta oleh LRC Manager.
3. JJA Staff •
M engkoordinir perekrutan dosen JJA baru.
•
M engumpulkan berkas dosen untuk pengurusan JJA.
•
M enilai, meng-entry, dan mengarsipkan berkas JJA.
71
•
M emelihara dan mengendalikan berkas-berkas dosen pengurusan JJA.
•
M emonitoring angka kredit JJA dosen.
•
Persiapan, pelaksanaan dan pengurusan JJA.
•
M engambil, mengubah data, mengarsip dan mendistribusikan SK JJA.
•
M embuat laporan pengajuan JJA.
•
M elaporkan laporan pengajuan JJA.
•
M elaporkan SK dosen tetap untuk honor dosen tetap.
•
M engkoordinasi pindah homebase dosen.
•
M elakukan setiap tugasw sesuai dengan peraturan dan mekanisme ISO 9000.
•
M elaksanakan tugas-tugas lain di dalam scope LRC berdasasrkan penugasan.
4. Lecturer Recruitment Development Co-ordinator •
M erencanakan, mengkoordinasi, dan memantau implementasi tugas yang berhubungan dengan: o Program Perekrutan Dosen o Program Perekrutan Homebase Adjunct o Pelatihan dan Program Sertifikasi Nasional
72
•
M enganalisis
data dan
melanjutkan
implementasi dan
prosedur
berdasarkan SK Yayasan Bina Nusantara. •
M emantau, memelihara, dan mengontrol semua data dosen.
•
M enyediakan semua data dan dokumen yang dibutuhkan oleh Kejurusan.
•
M enyediakan semua data yang berhubungan dengan perekrutan dan pengembangan layanan bagi dosen.
•
Bekerja sama dengan LRC Manager merencanakan dan merancang kegiatan dan anggaran anggaran belanja LRC.
•
M engevaluasi dan melihat ulang pengajuan aktivitas dan anggaran belanja untuk pengembangan lebih lanjut.
•
M emberi saran pengembangan kepada LRC Manager yang berhubungan dengan kegiatan perekrutan dan pengembangan.
•
M endukung aktivitas dan program dalam LRC.
•
M elakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001.
•
M elakukan tugas-tugas lain yang diminta oleh LRC Manager.
5. Training and Certification Staff a. Training •
M enyiapkan dan membantu dalam Pelaksanaan Program Pelatihan Dosen Baru.
73
•
M embantu jurusan dalam pelaksanaan seminar/workshop/pelatihan yang diadakan di Kejurusan.
•
M engatur kegiatan registrasi untuk pelatihan dosen.
•
M enyiapkan dan bertanggung jawab atas peralatan dan fasilitas yang diperlukan untuk menunjang pelatihan beserta semua bahan yang berkaitan dengan materi pelatihan.
•
M engolah, mengarsip dan mendistribusikan evaluasi pelatihan dosen.
•
M embuat laporan tentang keaktifan dosen yang telah mengikuti pelatihan di LRC.
b. Certification •
M emonitor kuota setifikasi dosen
•
M enyiapkan data dosen yang akan diajukan untuk sertifikasi.
•
Berkonsultasi
dengan
fakultas/jurusan/prodi
untuk
keperluan
penilaian persepsional. •
M endistribusikan, mengumpulkan dan mengolah kues ioner dari penilaian persepsional.
•
M engumpulkan hasil penilaian personal dari calon dosen yang akan disertifikasi.
74
•
M engkoordinir
pengumpulan
berkas
dosen
untuk pengurusan
sertifikasi. •
M engkompilasi hasil penilaian dan dokumen persyaratan lainnya menjadi portfolio.
•
M empersiapkan surat dan dokumen penting terkait pengusulan sertifikasi dosen.
•
M engirimkan berkas portfolio kepada PTP-Serdos (Perguruan Tinggi Penyelenggara Sertifikasi Dosen).
•
M emonitor hasil penilaian portfolio dan proses sertifikasi sampai terbitnya sertifikat.
•
M embuat laporan pengusulan sertifikasi dosen.
•
M endistribusikan sertifikat dosen.
•
M embantu melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan kebutuhan program Universitas yang berkaitan dengan LRC dan peningkatan service ke dosen.
•
M emberikan masukan perbaikan untuk kegiatan pelatihan dan administrasi LRC.
•
M elakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001.
75
6. Homebase Adjunct Staff •
M erencakan implementasi tugas yang berhubungan dengan Perekrutan Homebase Adjunct.
•
M enganalisis dan menyediakan laporan yang berhubungan dengan Perekrutan Homebase Adjunct.
•
M erancang dan menganalisis aplikasi yang mendukung implementasi dari beberapa program terutama Perekrutan Homebase Adjunct.
•
M encatat
dan
melaporkan
dokumen
yang berhubungan
dengan
Perekrutan Homebase Adjunct. •
Bekerja di bawah pengarahan Lecturer Recruitment and Development Co-ordinator.
•
M erencanakan dan melakukan persiapan sosialisasi Perekrutan Hombase Adjunct.
•
M elakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001.
•
M elakukan tugas-tugas lain yang diminta oleh Lecturer Recruitment and Development Co-ordinator.
7. Recruitment Staff •
M enerima dan mengarsip daftar rencana kebutuhan dosen.
76
•
M enerima, memasukkan, mengarsip dan mendistribusikan rekap lamaran calon dosen ke Kejurusan.
•
M enghubungi calon dosen untuk panggilan wawancara.
•
M embuat surat penerimaan, dan penolakan hasil wawancara terhadap calon dosen.
•
M embantu Kejurusan dalam mengurus penerimaan calon dosen samapai menjadi dosen baru, meliputi hal-hal berikut: o M engurus kelengkapan berkas dosen (lamaran, ijazah, transkrip, dll) o M elakukan kontak dengan calon dosen untuk proses penerimaan dosen. o M engkoordinir test calon dosen baru. o M enerima hasil wawancara dari Kejurusan. o M elakukan update data lamaran dosen. o meng-entry data dosen baru ke database dan member kode dosen.
•
M engkoordinir pelatihan induksi dan metode mengajar untuk dosen baru.
•
M embantu pengurusan Binus Card Dosen.
•
M engubah data dosen.
•
M emberikan masukan perbaikan untuk proses penerimaan dosen.
77
•
M elakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001.
3.4 Prosedur yang Sedang Berjalan 3.4.1 Prosedur Pengurusan JJA 1. Lecturer Promotion Co-ordinator menentukan tanggal pengajuan JJA akan dilakukan. 2. JJA Staff melakukan pendataan pemblokiran terhadap dosen-dosen yang tidak memenuhi persyaratan inti untuk pengajuan JJA. 3. JJA Staff mencetak daftar dosen yang sudah waktunya naik jenjang dan yang boleh menjadi kandidat pengajuan. Percetakan dilakukan per jurusan. 4. JJA Staff mengirimkan daftar dosen yang telah dicetak ke setiap Kejurusan. 5. Kejurusan menentukan dosen-dosen yang boleh naik jenjang dari daftar dosen yang diberikan. 6. Kejurusan mengirimkan kembali daftar dosen yang boleh naik jenjang untuk menjadi kandidat pengajuan. 7. JJA Staff menginformasikan kemungkinan naik jenjang kepada dosen yang bersangkutan.
78
8. JJA Staff membuat jadwal briefing dan booklet briefing yang berisi tata cara pengajuan, rincian butir kegiatan dan angka kreditnya, waktu pengajuan, serta batas akhir pengumpulan berkas. 9. Dosen mengikuti briefing pengurusan JJA yang diadakan oleh LRC. 10. Dosen mengumpulkan berkas-berkas yang berkaitan dengan butir kegiatan dalam proses pengajuan kenaikan jenjang. 11. Berkas-berkas dosen dikumpulkan dan dihitung angka kreditnya. 12. Dosen memberikan persetujuan untuk pengajuan jenjang jabatannya. 13. JJA Staff mengirimkan
berkas-berkas
dosen
yang diajukan
ke
Kopertis/DIKTI beserta data dosen dan summary dari berkas-berkas pengajuan. 14. Kopertis/DIKTI menilai dan mengevaluasi berkas-berkas dosen. 15. Kopertis/DIKTI
membuat
Surat
Keputusan
Kenaikan
JJA
dan
mengirimkannya ke LRC. 16. LRC mengubah data dosen, mengarsipkan dan mendistribusikan SK JJA kepada dosen. 3.4.2 Prosedur Pendaftaran dan Pendataan Pelatihan Dosen 1. Training and Certification Staff (T&C Staff) menentukan pelatihan yang akan diadakan dan jadwal pelatihan.
79
2. T&C Staff membuat daftar dosen yang belum pernah mengikuti pelatihan tersebut dengan melihat data yang tersimpan di file spreadsheet. 3. T&C Staff mengirimkan undangan kepada dosen yang belum pernah mengikuti pelatihan tersebut melalui e-mail. 4. T&C Staff menerima konfirmasi keikutsertaan dari dosen yang diundang. 5. Pelatihan dilaksanakan dan dilakukan pencatatan kehadiran dosen. 6. T&C Staff mengubah data di
file spreadsheet sebagai pendataan
kehadiran dosen dalam pelatihan. 7. T&C Staff
membuat dan mendistribusikan sertifikat keikutsertaan
pelatihan kepada dosen yang telah mengikuti pelatihan.
80
3.5 Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram) 3.5.1 Diagram Konteks
JJA Staff
Kandidat pengajuan JJA Berkas aktivitas terdata Laporan pendataan
Berkas aktivitas dosen Pilihan pelatihan
Booklet briefing
Pemblokiran dosen
Daftar aktivitas
Jadwal briefing Berkas aktivitas terdata Jadwal pengajuan
SK kenaikan JJA Sistem Pengurusan JJA dan Pelatihan di LRC Binus
Kehadiran pelatihan Pendaftaran dosen
Pelatihan terdaftar T&C Staff
Sertifikat pelatihan
Dosen yang sudah waktunya naik
Pertimbangan pengajuan
Pelatihan terlaksana Berkas aktivitas pengajuan Pengajuan kandidat
Kopertis/DIKTI
Dosen
Penilaian kenaikan
Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Pengurusan JJA dan Pelatihan di LRC Binus
Kejurusan
81
3.5.2 Diagram Nol
Gambar 3.4 Diagram Nol S istem Pengurusan JJA dan Pelatihan di LRC Binus
82
3.6 Analisis S pesifikasi Kebutuhan Pengguna 3.6.1 Data Requirement 1. Dosen. Seluruh
tenaga pengajar
yang
mengajar
di
Binus
University,
diklasifikasikan menjadi: dosen non-homebase, dosen homebase nonadjunct, dan dosen homebase adjunct. 2. Staff Seluruh karyawan yang bekerja di LRC, termasuk manager dan coordinator. 3. Butir Kegiatan Satuan kegiatan yang dilakukan dosen sebagai penilaian atas aktivitasnya. Setiap butir kegiatan mempunyai angka kredit yang telah ditetapkan. 4. Periode Akademik Periode akademik dalam Binus University. Dalam satu tahun terdapat dua periode akademik, yaitu periode ganjil dan genap. 5. Pendataan Aktivitas Pendataan seluruh aktivitas dosen yang berhubungan dengan unsur penilaian dalam pengajuan jenjang jabatan akademik.
83
6. Pengajuan JJA Pengajuan jenjang jabatan akademik dosen kepada Kopertis/DIKTI dilakukan setelah nilai kum dosen mencukupi poin yang ditentukan dalam tingkatan jabatan tujuan yang akan diajukan. 7. Pelatihan Pelatihan atau training diselenggarakan LRC untuk meningkatkan pemahaman dosen tentang metodologi pengajaran di Binus University dan meningkatkan kemampuan profesional dalam kompetensi teknologi informasi. 8. Pendaftaran Pelatihan Pendaftaran dosen dalam mengikuti pelatihan atau training yang diselenggarakan oleh LRC. 9. Pendataan Pelatihan Pendataaan keikutsertaan dosen dalam pelatihan atau training yang telah diselenggarakan. 3.6.2 Transaction Requirement 1. Data entry •
M emasukkan data aktivitas dosen yang akan akan digunakan untuk pengajuan JJA.
•
M emasukkan pelatihan yang akan diselenggarakan.
84
•
M emasukkan data keikutsertaan dosen dalam pelatihan.
•
M emasukkan data pemblokiran dosen dalam pengajuan JJA.
2. Data update/deletion •
M engubah dan menghapus record dalam pendataan aktivitas.
•
M engubah status pengajuan JJA dosen.
•
M engubah tanggal pengajuan JJA.
•
M engubah dan menghapus pelatihan yang akan diselenggarakan.
•
M engubah dan menghapus keikutsertaan dosen dalam pelatihan.
•
M engubah angka kredit dalam butir kegiatan.
3. Data queries •
M encetak daftar dosen yang sudah waktunya naik jenjang.
•
M encetak daftar kegiatan dosen yang didatakan.
•
M elakukan pencarian data dosen yang akan didatakan.
•
M elakukan pencarian data butir kegiatan yang akan didatakan.
•
M encetak dafar dosen yang diajukan dalam satu periode pengajuan.
•
M encetak daftar dosen yang akan mengikuti pelatihan.
85
3.7 Rincian Kegiatan dalam Pengajuan Kenaikan Jenjang Berdasarkan
Surat
Keputusan
M ENKO
WASBANGPAN
Nomor:
38/KEP/M K.WASPAN/8/1999, Tanggal 24 Agustus 1999, kegiatan dosen yang dapat diajukan dalam pengajuan kenaikan jenjang jabatan akademik, antara lain: 1. Unsur Utama Pendidikan a. M engikuti pendidikan sekolah dan memperoleh gelar / sebutan / ijazah / akta. b. M engikuti pendidikan sekolah dan memperoleh gelar / sebutan / ijazah / akta tambahan yang setingkat atau lebih tinggi di luar bidang ilmunya. c. M engikuti pendidikan sekolah dan memperoleh Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTP). 2. Tridharma Perguruan Tinggi •
Bidang A – M elaksanakan Pendidikan dan Pengajaran a. M elaksanakan perkuliahan pada Fakultas / Sekolah Tinggi / Akademi / Politeknik sendiri, pada Fakultas lain dalam lingkungan Universitas / Institut sendiri, maupun di luar Perguruan Tinggi sendiri secara melembaga. b. M embimbing seminar mahasiswa. c. M embimbing Kuliah Kerja Nyata, Praktik Kerja Nyata, dan Praktik Kerja Lapangan.
86
d. M embimbing atau ikut membimbing dalam menghasilkan disertasi, thesis, skripsi, dan laporan akhir studi. e. Bertugas sebagai penguji pada ujian akhir. f. M embina kegiatan mahasiswa di bidang akademik dan kemahasiswaan. g. M engembangkan program kuliah. h. M engembangkan bahan pelajaran, berupa buku ajar, diktat, modul, petunjuk praktikum, model, alat bantu, audio visual, naskah tutorial, diklat, dll. i. M enyampaikan orasi ilmiah pada tingkat perguruan tinggi. j. M enduduki jabatan pimpinan Perguruan Tinggi, sebagai rektor, pembantu rektor, dekan, direktur program pasca sarjana, ketua sekolah tinggi, pembantu dekan, asisten direktur program pasca sarjana, direktur politeknik, pembantu ketua sekolah tinggi, pembantu direktur politeknik, direktur akademi, pembantu direktur akademi, ketua jurusan, sekretariat jurusan, dan kepala laboratorium. k. M embimbing dosen yang lebih rendah jabatan fungsionalnya. l. M elaksanakan kegiatan datasering dan pencangkokan dosen. •
Bidang B – M elaksanakan Penelitian a. M enghasilkan karya ilmiah, berupa hasil penelitian atau hasil pemikiran yang dipublikasikan dalam bentuk majalah ilmiah, melalui seminar, atau
87
dalam koran/majalah umum, serta hasil penelitian atau hasil pemikiran yang tidak dipublikasikan. b. M enerjemahkan atau menyadur buku ilmiah yang diterbitkan atau diedarkan secara nasional. c. M enyunting karya ilmiah yang diterbitkan atau diedarkan secara nasional. d. M embuat rancangan dan karya teknologi yang dipatenkan. e. M embuat rancangan dan karya teknologi, rancangan dan karya seni monumental/seni/pertunjukan/karya sastra. •
Bidang C – M elaksanakan Pengabdian Kepada M asyarakat a. M enduduki jabatan pimpinan pada lembaga pemerintah/pejabat negara yang harus dibebaskan dari jabatan organiknya. b. M elaksanakan pengembangan hasil pendidikan, dan penelitian yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat. c. M emberi latihan/penyuluhan/penataran/ceramah pada masyarakat. d. M emberi pelayanan kepada masyarakat atau kegiatan lain yang menunjang pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. e. M embuat/menulis karya pengabdian pada masyarakat yang tidak dipublikasikan.
•
Bidang D – Penunjang Tugas Pokok Dosen
88
a. M enjadi anggota dalam suatu panitia / badan pada Perguruan Tinggi. b. M enjadi anggota panitia / badan pada lembaga pemerintah. c. M enjadi anggota organisasi profesi. d. M ewakili perguruan tinggi lembaga pemerintah duduk dalam panitia antar lembaga. e. M enjadi anggota delegasi nasional ke pertemuan internasional. f. Berperan serta aktif dalam pertemuan ilmiah. g. M endapat tanda jasa/penghargaan. h. M enulis buku pelajaran SLTA ke bawah yang diterbitkan dan diedarkan secara nasional. i. M empunyai prestasi di bidang olahraga/humaniora. 3.8 Permasalahan yang Dihadapi Setelah menganalisis sistem yang ada dan masukan dari wawancara yang telah dilakukan, maka didapatkan beberapa permasalahan yang dihadapi, antara lain: 1. Dosen kesulitan mendapatkan informasi tentang berkas dokumen yang harus dikumpulkan untuk melengkapi angka kredit dalam pengajuan JJA. 2. Dosen kesulitan dalam memahami perhitungan angka kredit dari unsurunsur penilaian.
89
3. Staff LRC harus memberikan briefing kepada dosen setiap kali pengajuan JJA akan dilakukan. 4. Staff LRC melayani konsultasi pengajuan JJA kepada setiap dosen. 5. Pemberitahuan tentang pelaksanaan pelatihan masih dilakukan dengan melalui pengiriman e-mail dan telepon. 6. Tidak adanya basis data sebagai tempat penyimpanan data pelatihan yang telah diikuti oleh dosen, karena data masih tersimpan dalam file spreadsheet. 3.9 Usulan Pemecahan Masalah M elihat berbagai masalah yang dihadapi perusahaan sekarang ini, maka diusulkan pemecahan masalah: 1. Dikembangkan
suatu
sistem
aplikasi
berbasis
web
untuk
mendistribusikan informasi pengajuan JJA dan pelatihan. 2. Dirancang fitur simulasi JJA untuk membantu dosen dalam menentukan berkas kegiatan yang harus dikumpulkan dan perhitungan angka kreditnya. 3. Dirancang fitur pendaftaran dosen dalam mengikuti pelatihan yang diselenggarakan. 4. Dirancang suatu basis data yang dapat mencakup seluruh data pelatihan sehingga data lebih terintegrasi dalam suatu sistem.
