75
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Studi Kasus 3.1.1 Riwayat Yayasan Ardya Garini SMU Angkasa I SMA Angkasa didirikan pada tahun ajaran 1983/1984 pada bulan Juli 1983 dibawah naungan Badan Kerja Sama Pendidikan (BKSP) TNI AU Halim
Perdana
Kusuma.,
untuk
pertama
kalinya
SMA
Angkasa
menyelenggarakan EBTA/EBTANAS di SMA Negeri 67 sebagai alumni pertama SMA Angkasa. Pada tahun 1984, memohon bantuan pada Pemda DKI Jakarta satu unit sekolah. Pada tahun ajaran 1985/1986 kegiatan belajar mengajar di laksanakan di gedung baru SMA Angkasa di Jl. Trikora Raya Halim P. Tahun 1987 berstatus terakreditasi untuk pertama kalinya. Dengan hasil akreditasi Disamakan, sehingga secara resmi mulai tahun ajaran tersebut SMA Angkasa berhak menyelenggarakan ujian secara mandiri. Peminat yang semakin meningkat dari tahun ke tahun menyebabkan SMA Angkasa kekurangan gedung, sehingga pada tahun ajaran 1995/1996 SMA Angkasa membuka Kelas Jauh (KJ) KBM dilaksanakan pada siang hari dan pagi harinya digunakan KBM SD Angkasa 8 di Jl. Avia Komp. Skadron Halim P.
76
Dengan perkembangan siswa yang cukup banyak mulai tahun ajaran 1999/2000 SMA Angkasa KJ berubah menjadi SMA Angkasa 2. Sedangkan SMA Angkasa Induk berubah menjadi SMA Angkasa 1, dibawah naungan Yayasan Ardhya Garini Badan Pengurus Cabang Lanud Halim P.
77
3.1.2
Struktur Organisasi SMU Angkasa I
KETUA YAYASAN
KEPALA SEKOLAH TIM PENGEMBANG Instansi Luar
KETUA KOMITE
KA TATA USAHA
WAKIL BIDKUR
STAF KURIKULUM
STAF KURIKULUM
WAKIL BIDSIS
WAKIL SARPRAS
STAF KESISWAAN
STAF SARPRAS
BP / BK
WALI KELAS
DEWAN GURU
SISWA
Keterangan : Garis Komando Garis Koordinasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMU Angkasa I
78
3.1.6
Tugas Dan Tanggung Jawab
3.1.6.1
Tugas Dan Tanggung Jawab Kepala Sekolah
3.1.6.1.1 Ke dalam ( Intern ) 1. Membuat
rencana
kerja
harian,
mingguan,
bulanan,
semesteran dan kerja tahunan. 2. Membimbing dan membina managemen keuangan dan perkantoran. 3. Membimbing dan membina setiap petugas dalam berbagai bidang tugas. 4. Mengatur, membina dan mendayagunakan tenaga dan sarana yang ada untuk tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. 5. Melaksanakan 12 langkah kepemimpinan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari. 6. Mengadakan penilaian dan pengusulan promosi kenaikan pangkat bagi personal sesuai dengan peraturan.
3.1.6.1.2
Ke Luar (Ekstern) 1. Mengadakan pertemuan dengan orang tua siswa/ bersama KOMITE. 2. Mengadakan hubungan kerjasama dengan pejabat-pejabat resmi setempat dalam usaha pembinaan sekolah. 3. Mengadakan hubungan dengan badan-badan sosial yang dapat memantau pelaksanaan kegiatan belajar mengajar di sekolah.
79
4. Mengadakan hubungan dengan badan-badan swasta dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan dan pembelajaran di sekolah. 5. Mengadakan hubungan kerjasama dengan lembaga-lembaga pendidikan secara vertikal maupun horizontal dalam usaha pembinaan dan pengembangan pendidikan di sekolah.
3.1.6.2 Tugas Dan Tanggung Jawab Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum 3.1.6.2.1 Tugas Dan Tanggung Jawab Umum 1. Mewakili Kepala Sekolah apabila Kepala Sekolah tidak berada di tempat. 2. Membantu
Kepala
Sekolah
untuk
menyusun,
membuat rencana program kegiatan harian, bulanan, semesteran dan tahunan. 3. Membantu
Kepala
Sekolah
dalam
menentukan
kebijaksanaan dalam melaksanakan tugas personal di sekolah. 4. Membantu Kepala Sekolah dalam merencanakan, merumuskan dan melaksanakan RAPBS. 5. Mewakili Kepala Sekolah dalam kegiatan di luar sekolah, jika Kepala Sekolah berhalangan hadir.
80
6. Membantu
Kepala
Sekolah
dalam
pengawasan
terhadap kinerja guru, guru piket, staff, TU, karyawan, satpam dan siswa.
3.1.6.2.2 Tugas Dan Tanggung Jawab Khusus 1.
Membantu Kepala Sekolah untuk merencanakan alokasi waktu semesteran dan tahunan.
2.
Membantu Kepala Sekolah dalam pembagian tugas mengajar guru mata pelajaran.
3.
Membantu guru mata pelajaran dalam menyusun perangkat adm KBM.
4.
Membuat jadwal pelajaran dan mengumpulkan perangkat adm KBM.
5.
Membantu
Kepala
Sekolah
dalam
menyusun
rencana serta melaksanakan UH, UB, Mid Semester dan UUB setiap semester. 6.
Membantu Kepala Sekolah dalam merumuskan jadwal rapat bulanan , semesteran, tahunan dan rapat-rapat lainnya.
7.
Membantu Kepala Sekolah untuk menentukan penjurusan, kenaikan kelas dan kelulusan siswa melalui sidang pleno dewan guru.
81
8.
Membantu Kepala Sekolah membuat laporan pelaksanaan
penjurusan,
kenaikan
kelas
dan
US/UN. 9.
Mengelola kegiatan hasil belajar mengajar dan melaksanakan pembagian raport.
10.
Menyimpan
dan
memelihara
berhubungan
dengan
penilaian
arsip hasil
yang belajar
mengajar. 11.
Mengelola kegiatan MGMP sekolah dan sanggar.
12.
Membina dan mengarahkan guru yang banyak tidak hadir, terlambat datang dan terlambat masuk kelas agar dapat mengawal tugasnya dengan baik serta melaporkannya kepada Kepala Sekolah.
3.1.6.3 Tugas dan Tanggung Jawab Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan 3.1.6.3.1 Tugas dan Tanggung Jawab Umum 1.
Membantu Kepala Sekolah untuk menyusun, membuat rencana program kegiatan harian, bulanan, semesteran dan tahunan.
2.
Membantu
Kepala
Sekolah
dalam
menentukan
kebijaksanaan dalam melaksanakan tugas personal di sekolah.
82
3.
Menentukan
pembinaan
sesuai
dengan
urusan
personal. 4.
Membantu Kepala Sekolah dalam merencanakan, merumuskan dan melaksanakan RAPBS.
5.
Membantu
Kepala
Sekolah
dalam
hal
proses
pembelajaran yang tertib dan lancer serta mengatasi jam-jam kosong. 6.
Membantu
Kepala
Sekolah
dalam
pengawasan
terhadap kinerja guru, guru piket, staff, TU, karyawan, satpam dan siswa
3.1.6.3.2
Tugas dan Tanggung Jawab Khusus
1.
Membantu Kepala Sekolah dalam pelaksanaan PSB.
2.
Membimbing siswa dalam pelaksanaan pemilihan pengurus OSIS.
3.
Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada pengurus OSIS, merencanakan pelatihan pengurus OSIS dalam menyusun rencana kerja OSIS.
4.
Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada pengurus OSIS dalam melaksanakan program kerja OSIS.
83
5.
Mengadakan kerjasama dengan BP/BK, wali kelas dan guru mata pelajaran untuk memecahkan masalah pribadi siswa atau OSIS pada umumnya.
6.
Mengadakan hubungan dengan lembaga lain di masyarakat dalam rangka peningkatan kemampuan pengurus OSIS.
7.
Membuat tindakan keamanan preventif dalam usaha pembinaan ketertiban/keamanan sekolah baik yang datang dari dalam maupun dari luar.
3.1.6.4 Tugas dan Tanggung Jawab Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan prasarana 3.1.6.4.1 Tugas dan Tanggung Jawab Umum 1.
Membantu Kepala Sekolah untuk menyusun, membuat rencana program kegiatan harian, bulanan, semesteran dan tahunan.
2.
Membantu
Kepala
Sekolah
dalam
menentukan
kebijaksanaan dalam melaksanakan tugas personal di sekolah. 3.
Membantu Kepala Sekolah dalam merencanakan, merumuskan dan melaksanakan RAPBS.
4.
Mewakili Kepala Sekolah dalam kegiatan di luar sekolah, jika Kepala Sekolah berhalangan hadir.
84
5.
Membantu
Kepala
Sekolah
dalam
hal
proses
pembelajaran yang tertib dan lancer serta mengatasi jam-jam kosong. 6.
Membantu
Kepala
Sekolah
dalam
pengawasan
terhadap kinerja guru, guru piket, staff, TU, karyawan, satpam dan siswa. 3.1.6.4.2 Tugas dan Tanggung Jawab Khusus 1.
Membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan pengadaan perlengkapan sarana dan prasarana sesuai dengan rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (APBS).
2.
Membantu
Kepala
Sekolah
dalam
kegiatan
inventarisasi asset sekolah sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3.
Membantu Kepala Sekolah dalam membuat daftar inventaris aset sekolah sesuai dengan peraturan yang berlaku.
4.
Memonitoring pelaksanaan tugas karyawan dalam menciptakan lingungan sekolah yang bersih dan indah.
5.
Merekap dan melaporkan kepada Kepala Sekolah tentang hasil monitoring kebersihan serta memberikan pembinaan kepada karyawan dan petugas jaga malam sesuai kebutuhan.
85
6.
Membantu Kepala Sekolah dalam penilaian kinerja Tenaga Tata Usaha, Karyawan, Satpam dan petugas jaga malam.
3.1.6.5 Tugas dan Tanggung Jawab Staf Bidang Kurikulum 1.
Menyusun jadwal pelajaran dan menetapkan tugas wali kelas dan guru piket.
2.
Mengarahkan
guru
untuk
membuat
perangkat
administrasi KBM guru 3.
Membantu dalam membuat rencana dan melaksanakan UH/UB/UUB/UN/UP/US.
4.
Mengelola
nilai
UH/UB/UUB/UN/UP/US
dan
melaporkannya ke Wakil Bid. Kurikulum. 5.
Membuat dan melaporkan kegiatan bidang kurikulum setiap bulan dan akhir semester.
6.
Membuat
rekapitulasi
absensi
guru
dan
melaporkannya kepada Wakil Bid. Kurikulum/Kepala Sekolah. 7.
Membuat laporan tentang guru yang sering terlambat, tidak hadir, meninggalkan tugas tanpa izin dan banyak absent serta melaporkannya kepada Wakil Bid. Kurikulum/Kepala Sekolah.
86
8.
Membuat dan mempersiapkan buku raport yang akan diberikan pada setiap akhir semester dan kenaikan kelas.
3.1.6.6 Tugas dan Tanggung Jawab Staf Bidang Kesiswaan 1. Mempersiapkan perangkat upacara bendera dan apel.harian. 2. Menangani siswa yang memerlukan perhatian karena nilai akademiknya menurun. 3. Memberikan dan menjelaskan tata tertib sekolah kepada siswa dan orang tua/wali siswa. 4. Bekerjasama dengan guru piket, BP, Wali Kelas dan guru mata pelajaran dalam usaha membina ketertiban dan keamanan sekolah. 5. Memonitoring kebersihan dan keindahan kelas serta lingkungan sekitar. 6. Mengarahkan siswa untuk menciptakan lingkungan yang bersih, indah dan nyaman. 7. Membantu dalam mengarahkan siswa untuk disiplin dalam berpakaian dan tertib administrasi pembayaran iuran sekolah. 8. Membimbing dan mengarahkan panitia kegiatan siswa dalam membuat laporan pertanggungjawaban sampai diserahkannya ke Wakasek dan Kasek. .
87
3.1.6.7 Tugas dan Tanggung Jawab Staf Bidang Sarana dan prasarana 1.
Membantu Wakasek Bid. Sarpras dalam kegiatan pembuatan program kerja sarpras.
2.
Membantu Wakasek Bid. Sarpras dalam pengadaan dan penghapusan sarana sekolah yang telah usang.
3.
Membantu
Wakasek
Bid.
Sarpras
dalam
perawatan
pemeliharaan dan pengamanan seluruh sarana aset sekolah. 4.
Membantu Wakasek Bid. Sarpras dalam membuat laporan bulanan tentang aset sekolah kepada Kepala Sekolah.
5.
Membantu Wakasek Bid. Sarpras dalam menciptakan lingkungan sekolah yang bersih, indah, aman dan nyaman.
6.
Membantu Wakasek Bid. Sarpras dalam memberdayakan dan membina karyawan dalam upaya menciptakan lingkungan sekolah yang bersih, indah, aman dan nyaman.
7.
Membimbing
dan
mengarahkan
karyawan
untuk
meningkatkan kinerjanya sesuai dengan bidang tugasnya. 8.
Membuat data inventaris seluruh ruang yang ada di sekolah dan memasangnya di ruang masing-masing.
3.1.6.8 Tugas dan Tanggung Jawab Wali Kelas 1.
Membuat daftar regu kerja kelas/piket kelas.
2.
Mengusahakan dan memelihara inventaris kelas.
88
3.
Berperan menjadi orang tua di sekolah.
4.
Membuat daftar pribadi siswa.
5.
Mencatat hasil belajar siswa.
6.
Membuat laporan hasil belajar siswa.
7.
Membuat laporan secara periodik (tiap akhir bulan) mengenai keadaan siswa.
8.
Mengadakan hubungan dengan orang tua dalam rangka pembinaan siswa.
9.
Mengerahkan
siswa
untuk
bertanggung
jawab
terhadap
kebersihan kelas.
3.1.6.9 Tugas dan Tanggung Jawab Guru Piket 1.
Tidak memberi izin kepada guru dan karyawan meninggalkan tugas pada jam KBM berlangsung, kecuali terlebih dahulu mendapat izin dari Kepala Sekolah.
2.
Mengarahkan para guru untuk segera berada di dalam kelas pada jam KBM berlangsung.
3.
Memberi sanksi hukuman kepada siswa yang terlambat datang, sesuai dengan ketentuan tata tertib yang berlaku.
4.
Memulangkan atau mengizinkan siswa yang terlambat datang untuk mengikuti KBM.
5.
Mengamankan perangkat kelas dan menyimpannya di tempat yang tersedia.
89
6.
Mengingatkan
guru
dalam
membimbing
siswa
untuk
membersihkan dan merapihkan ruang kelas setiap menjelang berakhirnya KBM.
3.1.6.10 Tugas dan Tanggung Jawab Guru 1.
Membuat perangkat administrasi KBM untuk setiap tahun ajaran baru
dengan
lengkap
dan
menyerahkannya
ke
Bid.
Kurikulum/Stafnya. 2.
Melaksanakan Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) sesuai jadwal dengan penuh rasa tanggung jawab.
3.
Membimbing siswa untuk dapat memahami setiap materi yang diberikan dalam KBM.
4.
Melaksanakan kegiatan evaluasi belajar dan bertanggung jawab atas pencapaian target kurikulum.
5.
Mengadakan pengembangan materi bidang pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya dan mengarahkan pada siswa untuk berdoa.
6.
Mencatat dan menandatangani buku kegiatan kelas setiap selesai mengajar dan praktek.
7.
Mengarahkan siswa untuk membersihkan ruang kelas, ruang praktek dan memelihara seluruh sarana yang ada di kelas dan di lab.
90
8.
Menyampaikan masalah siswa yang bersifat khusus kepada wali kelas, guru BP/BK serta menyelesaikannya dengan sebaikbaiknya.
9.
Mengarahkan siswa untuk disiplin dalam bertindak, berbuat, berucap dan berpakaian.
10. Menyerahkan
nilai
UB,
UUB
dan
lainnya
ke
Bid.
Kurikulum/Staf dengan tepat waktu.
3.1.6.11 Tugas dan Tanggung Jawab Koordinator Laboratorium 1.
Menyusun jadwal penggunaan laboratorium.
2.
Merawat secara rutin alat-alat serta mengembalikannya bahanbahan laboratorium.
3.
Bertanggungjawab
penuh
terhadap
pemakaian
alat-alat
laboratorium. 4.
Menyusun data inventaris seluruh sarana lab.
5.
Melaporkan dan menyerahkan data inventaris lab ke staf sarpras.
6.
Melaporkan
hasil
atau
daftar
hadir/kegiatan
ke
Wakil
Bid.kur/Stafnya setiap bulan.
3.1.6.12 Tugas dan Tanggung Jawab Koordinator Mata Pelajaran 1.
Mengadakan musyawarah antar guru mata pelajaran sejenis secara rutin untuk membicarakan pembinaan mata pelajaran masing-masing.
91
2.
Membantu mengumpulkan nilai ulangan harian/ ulangan umum.
3.
Mengkoordinasikan pembuatan kisi-kisi dan soal tes sub sumatif, sumatif dan UAN.
4.
Melaporkan kepada Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum dan Kepala Sekolah tentang kemajuan kualitas mata pelajaran.
3.1.6.13 Tugas dan Tanggung Jawab Pembina Ekstrakurikuler 1.
Bertanggung jawab atas kegiatan ekstrakulikuler binaannya
2.
Mengkomunikasikan semua kegiatan ekstra kepada masyarakat sekolah
3.
Melaporkan kegiatannya ke Pemimpin Sekolah
4.
Mengawasi, mengkoordinir kegiatan ekstra binaannya
5.
Mendata
keuangan
kegiatan
ekstrakurikuler
beserta
kebutuhannya. 6.
Membuat laporan tertulis atas pelaksanaan kegiatan yang memerlukan pendanaan dari yayasan selambat-lambatnya 7 hari setelah pelaksanaan
7.
Mengingatkan pelatih akan pelanggaran kesepakatan
3.1.6.14 Tugas dan Tanggung Jawab Piket staf Pimpinan 1.
Membina siswa yang terlambat masuk sekolah, jika yang bersangkutan terlambat 3x berturut-turut, maka dipanggil orang tuanya.
92
2.
Mengisi kelas kosong, bila guru bidang studi tidak hadir.
3.
Bersama Wakil Kepala Sekolah dan Guru Piket, merazia siswa di kelas-kelas secara dadakan.
4.
Membantu menyelesaikan masalah/ hambatan yang mengganggu kelancaran
Kegiatan
Belajar
Mengajar
(KBM),
seperti
mengawasi siswa yang berada di luar kelas, pada saat pergantian pelajaran berlangsung. 5.
Membuat laporan tentang hambatan dan cara penaggulangan dalam proses KBM pada hari tersebut.
3.1.6.15 Tugas dan Tanggung Jawab Ketatausahaan 3.1.6.15.1 Kepala Tata Usaha 1.
Bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan bawahan.
2.
Membina serta mengarahkan bawahan dalam pelaksanaan tugas.
3.
Membuat dan menyerahkan laporan bulanan ke instansi-instansi terkait.
4.
Membuat daftar hadir pegawai /guru/siswa.
5.
Rekapitulasi daftar hadir karyawan.
6.
Membuat dan mengisi papan data/grafik.
7.
Membuat jadwal rotasi kerja karyawan (jadwal terpisah).
8.
Menyimpan dokumen/surat penting.
93
3.1.6.15.2 Tata Usaha / Bidang Kepegawaian 1.
Membuat DUK.
2.
Membuat DP3.
3.
Menangani legalisir siswa.
4.
Mengarsipkan surat masuk/keluar.
5.
Mengarsipkan dokumen penting pegawai.
6.
Mengkelompokkan jenis surat.
3.1.6.15.3 Tata Usaha / Bidang Bendahara Sekolah 1. Menerima setoran iuran sekolah dari pembantu Bendahara. 2. Membuat laporan iuran siswa ke Yayasan. 3. Membuat laporan kondisi keuangan setiap minggu (hari Sabtu). 4. Membuat laporan kondisi keuangan setiap akhir bulan. 5. Membuat laporan keuangan tahunan. 6. Mencairkan setiap pengajuan dana yang telah ditandatangani oleh Kepala Sekolah setelah di data dan di paraf Kepala Tata Usaha serta dibukukan. 7. Menyimpan dan mengambil uang ke Bank. 8. Membagikan honor guru/karyawan.
3.1.6.15.4 Tata Usaha / Bidang Pembantu Bendahara Sekolah 1.
Mencatat dan membukukan iuran siswa.
2.
Menyetorkan iuran siswa ke Bendahara Sekolah.
94
3.
Mengumpulkan/memberikan kartu iuran siswa.
4.
Menegur siswa yang belum membayar iuran sekolah.
5.
Merekapitulasi jumlah siswa yang belum membayar, kemudian diserahkan ke Wakil Bid. Kesiswaan untuk dilanjutkan ke Wali kelas pada setiap tanggal 10 jam 14.00 WIB.
6.
Membagikan honor/insentif guru/karyawan.
3.1.6.15.5 Tata Usaha / Bidang Kesiswaan dan Komputerisasi 1.
Membuat surat keterangan guru/karyawan/siswa.
2.
Membuat surat panggilan orang tua siswa.
3.
Membuat absensi siswa.
4.
Membuat daftar inventaris siswa.
5.
Membuat ampra honor/gaji guru/karyawan.
6.
Membuat prosentase kehadiran siswa.
7.
Membuat blangko izin guru, karyawan dan siswa.
8.
Menyediakan perangkat KBM (spidol, absensi dan buku kelas).
3.1.6.15.6 Tata Usaha / Bidang Perpustakaan 1.
Buku petunjuk pengolahan perpustakaan.
2.
Membuat program pengembangan perpustakaan.
3.
Membuat daftar induk buku perpustakaan.
4.
Membuat diagram penunjang perpustakaan.
5.
Membuat grafik pengunjung dan peminjam setiap bulan.
95
6.
Pengaturan/tata letak ruang perpustakaan dan kebersihannya.
7.
Laporan buku yang hilang/rusak dan usang.
8.
Memasukan data/judul buku ke computer.
9.
Mengarsipkan majalah (sesuai edisi).
10. Mengajukan penambahan buku baru pada setiap awal/akhir tahun. 11. membuat
data
inventaris
seluruh
sarana
yang
ada
di
perpustakaan.
3.2 Prosedur Yang Sedang Berjalan 3.2.1 Kegiatan Belajar Mengajar Kegiatan Belajar mengajar pada SMU Angkasa I akan di jelaskan berikut. 3.2.2.1 Siswa masuk sekolah Siswa masuk sekolah pada pukul 06.45 WIB sesuai dengan peratuan baru Pemerintah DKI Jakarta, bagi siswa SMU Angkasa I yang telat akan diproses sesuai dengan sanksi yang sesuai, yaitu :
3.2.1.2 Apel Pagi Apel pagi di laksanaan untuk memeriksa seluruh atribut siswa serta kedisplinan dalam berperilaku di sekolah. Seluruh siswa wajib membawa tas dan isi nya. Waktu pelaksanaan di laksanakan pada pukul
96
6.45 WIB hingga 07.00 WIB. Setiap siswa wajib mengikuti apel pagi, di perkenankan tidak mengikuti apel dengan alasan tertentu atau dengan seizin guru piket. Berikut adalah sanksi – sanksi yang aberlaku jika kedisiplinan tidak di laksanakan.
3.2.1.3 Kegiatan Belajar Mengajar Kegiatan belajar mengajar dimulai saat guru masuk kelas dan siswa masuk kelas dan guru menanyakan kepada siswa bahwa apa tugas dari pertemuan sebelumnya atau tidak. Apabila ada maka pengumpulan tugas dilakukan serta pembahasan tugas yang telah dikerjakan di rumah. Setelah itu pemberian materi pelajaran akan dilakukan. Tetapi apabila tidak ada tugas maka kegiatan belajar mengajar langsung dimulai setelah guru dan murid masuk kelas. Saat pemberian materi siswa dapat bertanya langsung kepada guru tentang materi yang sedang diterangkan. Setelah pemberian materi guru memberikan catatan yang harus dicatat oleh siswa. Setelah pemberian catatan kepada siswa guru dapat memberlakukan diskusi kelompok kepada siswa. Dalam diskusi kelompok ini siswa dibentuk dalam beberapa kelompok dan masing-masing kelompok harus berperan dalam diskusi ini, dan guru sebagai moderatornya.
97
Setelah diskusi kelompok guru dapat memberi tugas kepada siswa agar siswa lebih memahami materi yang disampaikan. Apabila tugas ini tidak mungkin diselesaikan saat kegiatan belajar mengajar maka tugas ini dijadikan tugas rumah. Guru juga dapat menambahkan tugas rumah bila diperlukan. Kegiatan
terakhir
adalah
mengumukan
pengumuman.
Pengumuman ini biasanya berupa jadwal ulangan yang akan diadakan. Dapat juga pengumuman lain seperti pengumuman jadwal libur, karya wisata, dan lain lain.
3.3
Diagram Aliran Data ( DFD ) Sistem proses kegiatan belajar mengajar (KBM )yang berlangsung pada SMU Angkasa I akan kami jelaskan pada Diagram Contex dan Diagram NOL dibawah ini.
98
3.3.1
Diagram Contex
Gambar 3.5 Diagram Context
99
3.3.2
Diagram NOL
Gambar 3.6 Diagram Nol
100
3.4 Definisi Sistem 3.4.1
Mission Statement
Mission Statement untuk Basis Data Proyek ini adalah untuk mendefinisikan tujuan utama dari proyek. Mission statement berguna untuk menjelaskan kegunaan dari sistem manajemen proyek ini dan juga menggambarkan alur yang lebih jelas dalam pemakaian sistem ini. Agar dapat mencapai tingkat keefektifan dan keefisienan seperti yang diharapkan. Mission Statement pada SMU Angkasa I adalah untuk mengatur, Mengorganisasikan, dan memberikan informasi dengan lebih cepat dan akurat. Hal ini di perlukan agar terjadi Efisiensi kerja pada SMU Angkasa I, baik murid ataupun guru. Kita dapat memulai mengerjakan Mission Statement ini untuk database
manajemen
proyek
dengan
cara
melakukan
interview/wawancara dengan beberapa orang terkait. Pertanyaan yang kami ajukan tentang e-learning. Sehingga system yang akan berjalan nanti nya akan saling mendukung dan terintegrasi ndengan baik. Pertanyaan – pertanyaan yang di lakukkan adalah seputar system yang akan di rancang dan yang akan di kembangkan.
101
Oleh karena itu tim penulis melakukan wawancara secara langsung pada staff, kepala sekolah, bidang terkait yaitu kurikulum, gugu dan siswa sebagai user yang akan menggunakan system ini.
3.4.2
Mission Objetives Setelah selesai mendefinisikan Mission Statement maka langkah
selanjutnya yaitu membuat Mission Objectives berdasarkan dari tujuan pembuatan sistem tersebut. •
Pengelolaan (insert, update, Delete) data pada Siswa
•
Pengelolaan (insert, update, Delete) data pada Guru
•
Pengelolaan (insert, update, Delete) data pada Pelajaran
•
Pengelolaan (insert, update, Delete) data pada Jadwal Pelajaran
•
Pengelolaan (insert, update, Delete) data pada jadwal Mengajar
•
Pengelolaan (insert, update, Delete) data pada Jadwal ujian
•
Pengelolaan (insert, update, Delete) data pada Kelas
•
Pengelolaan (insert, update, Delete) data pada Forum
•
Pengelolaan (insert, update, Delete) data pada Materi
•
Pengelolaan (insert, update, Delete) data pada Laporan
•
Melakukan pencarian data pada Siswa
•
Melakukan pencarian data pada Guru
•
Melakukan pencarian data pada Jadwal Pelajaran
•
Melakukan pencarian data pada Jadwal Mengajar
102
•
Melakukan pencarian data pada Jadwal Ujian
•
Melakukan pencarian data pada Kelas
•
Melakukan pencarian data pada Materi
•
Melakukan pencarian data pada Forum
•
Melakukan pencarian data pada Laporan
•
Membuat laporan Nilai
•
Membuat laporan Laporan Tugas
103
3.4.3 System Boundaries
Gambar 3.7 Systems Boundaries KBM SMU Angkasa I
3.4.4 Analisa User View Tabel 3.4 Analisa User Views Data
Materi
Access Type
Kepala Sekolah
Bidang Kurikulum
Report
X
Insert
Tata Usaha
Guru
Murid
X
X
X
X
X
X
Update
X
Delete
X
Report
X
X
X
104
Kelas
Insert
X
X
Update
X
X
Delete
X
Report Nilai
Jadwal ujian
X X
Update
X
Delete
X
Report
X
Insert
X
X X
Update
X
X
Delete
X
X
X
X
X
Insert Update
Report
X
X
X X
Delete
Jadwal Mengajar
X
Insert
Report Jadwal Pelajaran
X
X X
X
X
X
Insert
X
Update
X
Delete
X
Report
X
X
X
X
Insert
X
Update
X
Delete
X
Materi
X
105
Report
X
X
X
Insert
X
X
Update
X
X
Delete
X
X
X
Laporan
Report
X
X
X
Insert
X
Update
X
Delete
X
X
X
X
X
Data Siswa
Report
X
X
X
Insert
X
Update
X
Delete
X
Data Guru
Pada Analisa User Views ini di jelas kan apa saja yang akan di lakukkan oleh user pada sistem yang di gunakan. Setiap user menggunakan hak akses masing – masing dalam penggunaan, sehingga dalam
implementasi tidak
terjadi kesalahan isi. Hak akses yang mengatur setiap user sehingga tiap user hanya dapat mengakses file-file atau direktori tertentu saja, hal ini digunakan untuk kepentingan keamanan sistem. Dengan User Views tersebut akan didapat hasil yang didapat akan sesuai dengan kebutuhan dan tidak terjadi kesalahan. Siapa saja yang dapat melakukakan Insert, Update, delete diatur dalam user views tersebut, dan siapa saja yang akan mendapatkan report.
106
3.5 User Requirement Specifications 3.5.1
Data Requirements 1. Data Pribadi siswa Informasi yang berisi seluruh data siswa dan siswi SMU Angkasa I sebagai sarana Infromasi data Pribadi internal siswa. 2. Data Pribadi Guru Informasi yang berisi seluruh data guru SMU Angkasa I sebagai sarana Infromasi data Pribadi internal guru dan FAQ keahlian mendidik. 3. Jadwal Ujian Informasi yang berisi Jadwal Ujian sekolah secara keseluruhan
secarah
garis
besar
jadwal
kalender
akademik SMU Angkasa I 5. Jadwal Pelajaran Informasi yang berisi Jadwal Pelajaran sekolah secara keseluruhan
secarah
garis
akademik SMU Angkasa I 6. Materi Pelajaran
besar
jadwal
kalender
107
Informasi yang berisi data materi pelajaran yang di ajarkan siswa untuk mendukung KBM di SMU Angkasa I. 7. Jadwal Mengajar Informasi yang berisi Jadwal guru mengajar. 8. Laporan Informasi yang berisi data laporan kegiatan belajar mengajar. 9. Nilai Informasi yang berisikan data nilai siswa.
Informasi yang dihasilkan : 1. Laporan Data Pribadi Informasi yang berisi rincian Data pribadi siswa dan guru. 2. Laporan Mata Pelajaran Informasi yang berisikan Mata pelajaran yang ada pada SMU Angkasa I, beserta jadwal mengajar guru. 3. Laporan Materi Berisikan materi pelajaran yang akan di sampaikan kepada siswa.
108
4. Jadwal Pelajaran Berisikan Jadwal Pelajaran siswa 5. Laporan Ujian Berisikan jadwal ujian sekolah selama masa berlaku jadwal tersebut. 6. Laporan Nilai Berisikan Nilai – nilai siswa yang sedang berjalan meliputi tugas, latihan, ulangan. 7. Jadwal Mengajar Jadwal mengajar guru selama satu semester beserta perubahan data yang akan di ubah oleh sekolah 8. Laporan Berisikan Laporan hasil belajar siswa dan siswi 9. Nilai Berisikan nilai pelajaran siswa dan siswi SMU Angkasa I
3.5.2 Transactions Requirements •
Data Entry Memasukkan data Pribadi Siswa Memasukkan data Pribadi Guru Memasukkan data Materi Memasukkan data Jadwal Pelajaran
109
Memasukkan data Jadwal Ujian Memasukkan data Jadwal Mengajar Memasukkan data Laporan Memasukkan data Pelajaran Memasukkan data Kelas Memasukkan data Nilai
•
Data Update Mengubah data Pribadi Siswa Mengubah data Pribadi Guru Mengubah data Materi Mengubah data Jadwal Pelajaran Mengubah data Jadwal Ujian Menghapus dan Jadwal Mengajar Mengubah data Jadwal Laporan Mengubah data Jadwal Pelajaran Mengubah data Kelas
110
Mengubah data Nilai
•
Query o Memvalidasi siswa agar dapat terhubung dengan sistem o Memvalidasi Guru agar dapat terhubung dengan sistem o Menampilkan siswa memiliki kelas sebagai wadah pendidikan. o Kelas memiliki jadwala pelajaran sebagai informasi belajar mengajar. o Siswa berpastisipasi dalam forum diskusi. o Siswa mendapatkan nilai dari datakegiatan belajar mengajar. o Siswa mendapatkan laopran hasik kegiatan belajra mengajar. o Guru memiliki pelajaran sebagai bahan pendidikan. o Guru memiliki jadwal mengajar. o Menampilkan data nilai siswa sebagai acuan nilai pendidikan. o Menampilkan laporan hasil kerja siswa yang akan di nilai. o Guru berpartisipasi dalam forum diskusi bersama siswa. o Proses jadwal pelajaran akan di sampaikan kepada siswa
111
o Proses jadwal mengajar guru akan di sampaikan, dan menampilkannya ke halaman guru. o Menampilkan jadwal ulangan sekolah o Menampilakn jadwal ujian kepada kelas o Mendata dan menampilakn materi pelajaran sebagai acuan pendidikan. o Nilai pelajaran akan di sampaikan kepada siswa. o Mendata dan memindahkan siswa jika terjadi kenaikan kelas o Menghapus dan memperbarui materi pelajaran.
3.5.3
General System Requirements •
Dibutuhkan sistem basis data yang terintegrasi dengan baik agar dapat memberikan efektifitas dan efesiensi kinerja sistem.
•
Adanya authentification atau hak akses kepada user yang melakukan login terhadap sistem, sehingga hanya database tertentu yang dapat diakses oleh user tersebut sesuai dengan hak aksesnya.
•
Jaringan internet dibutuhkan agar siswa dan guru dapat dengan mudah mengakses sistem dalam mengerjakan tugasnya.
112
3.6 Permasalahan Yang Sedang di Hadapi Setelah melakukan analisis pada Sistem Kegiatan Belajar Mengajar yang sedang
berlangsung.
Kami
menemukan
beberapa
kendala
dalam
melaksakannya diantara nya. 1. Pihak sekolah mengalami kendala jika terjadi perubahan jadwal mengajar pada guru yang tidak sesuai dengan jadwal yang telah di buat. Serta kesulitan dalam pemberian informasi kepada siswa. 2. Pemberian informasi berupa jadwal pelajaran mengalami beberapa kesulitan diantaranya keterlambatan waktu cetak. 3. Untuk membuat tugas atau latihan pihak sekolah membutuhkan print kertas sejumlah siswa. 4. Materi pelajaran sekolah cukup banyak, sehingga sekolah membutuhkan tempat penyimpanan yang cukup dan mudah di akses. 5. Bidang kurikulum mengalami kesulitan dalam menyesuaikan antara materi pelajaran beserta silabus yang ada, beserta materi pendukung yang manambah kegiatan bejalar mengajar kurang efektif.
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Setelah analisis sistem KBM secara keseluruhan dan mengetahui apa saja yang menjadi permasalahan dalam mendukung kegiatan belajar mengajar, kami mengusulkan alternative pemecahan masalah diantara nya sebagai berikut. 1. Merancang system basis data kegiatan belajar mengajar yang mencakup data yang di perlukan, sehingga memudah kan proses belajar mengajar.
113
2. Memberikan database Pendataan Siswa beserta data pribadi yang akan di implementasikan di dalam sistem. 3. Memberikan Informasi Kegiatan Sekolah dan Jadwal – jadwal sekolah serta pengumuman sekolah. 4. Membuat Aplikasi yang User Friendly sehingga mudah di mengerti bagi guru dan siswa. 5. Agar terjadi interaksi antara siswa dan guru maka akan di tambah aplikasi Forum diskusi sebagai tambahan diskusi siswa dan guru.
Setelah mengetahui dah memberikan alternatif pemecahan masalah memiliki keunggulan, yaitu : 1. Efisiensi kerja para guru dan staff dalam memberikan informasi kepada siswa. 2. Menghemat biaya kertas yang digunakan dalam memberikan pengumuman kegiatan yang sedang berlangsung di SMU Angkasa I.
