BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN DAN PERANCANGAN SISTEM YANG BARU
PT Indolok Bakti Utama merupakan distributor dari International Security Group, Gunnebo AB yang berkantor pusat di Swedia. Di Indonesia, PT Indolok Bakti Utama berkembang cukup pesat dengan pusat di Jakarta dan memiliki 25 kantor cabang pembantu di seluruh Indonesia serta 5 kantor wilayah/regional, yaitu di Surabaya, Medan, Palembang, Balikpapan dan Semarang. Pada bab ini akan dijelaskan mengenai proses bisnis yang berjalan di PT Indolok Bakti Utama, mulai dari aplikasi apa saja yang digunakan untuk menjalankan proses bisnis tersebut serta data-data yang digunakan dalam aplikasi tersebut. Jaringan yang sedang berjalan akan ditinjau terkait dengan proses bisnis di atas sehingga permasalahan jaringan yang sedang berjalan tadi dapat diidentifikasikan. Setelah mendapatkan permasalahan yang ada di PT Indolok Bakti Utama, diberikan beberapa alternatif usulan pemecahan masalah dan ditetapkan usulan pemecahan masalah yang sesuai dengan kondisi dari perusahaan ini. Selain itu, bab ini juga akan menjelaskan berbagai kebutuhan yang diperlukan untuk merancang jaringan yang diusulkan tersebut serta usulan perancangan dari sistem jaringan yang baru.
59
60
3.1
Riwayat PT Indolok Bakti Utama PT Indolok Bakti Utama yang merupakan distributor dari International Security Group, Gunnebo AB yang berpusat di Swedia bergerak dan unggul di bidang usaha integrated protection. Sejak didirikan di Indonesia tanggal 20 Juli 1972, Indolok Bakti Utama yang menjadi sister company dari PT Chubb Safes Indonesia sudah memiliki 5 kantor wilayah/regional dengan 25 kantor cabang pembantu dan berpusat di Jakarta. PT Indolok Bakti Utama menyediakan produk-produk sistem keamanan seperti Secure Storage, Fire Product, Site Protection, Retail, Product Development, After Sales Service dan Banking Automation. Beberapa contoh produk yang dikeluarkan perusahaan ini antara lain brankas, lemari besi, hidran air, kamera pengintai (CCTV), sistem keamanan pada kantor pusat BCA yang terlelak di Wisma BCA-Grand Indonesia serta beberapa perusahaan dan bank yang telah menjadi mitra PT Indolok Bakti Utama. PT Indolok Bakti Utama dengan motto “FOR A SAFER WORLD” mempunyai komitmen untuk menjadi pemasok utama one-stop solution di bisnis Fire, Safety, dan Security di Indonesia.
Gambar 3.1 Logo dari PT Indolok Bakti Utama
61
3.2
Visi dan Misi PT Indolok Bakti Utama Visi: Menjadi perusahaan yang berbudaya, inovatif, dan peka terhadap perubahan dan kebutuhan pelanggan. Misi: Memberikan kontribusi yang maksimal kepada para stakeholder dan berpartisipasi dalam pembangunan melalui bisnis yang bertanggung jawab.
3.3
Struktur Organisasi Untuk menjalankan bisnisnya, PT Indolok Bakti Utama membutuhkan suatu sistem unit kerja yang saling berintegrasi. Unit kerja tersebut disusun sedemikian rupa sehingga membentuk suatu struktur organisasi. Berikut bagan struktur organisasi yang dimiliki PT Indolok Bakti Utama.
62
Gambar 3.2 Bagan Struktur Organisasi PT Indolok Bakti Utama
63
1. Direksi (Presiden Direktur & Para Direktur) Fungsi : •
Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan termasuk kebijakan mutu.
•
Menentukan strategi bisnis.
•
Memantau implementasi kebijakan dan strategi.
•
Melakukan perubahan kebijakan.
•
Menetapkan tujuan-tujuan umum perusahaan.
•
Melakukan evaluasi efektivitas kebijakan, strategi dan pencapaian tujuan perusahaan.
•
Memantau perkembangan/kemajuan sistem manajemen mutu dan pencapaian tujuan yang ingin dicapai.
•
Memberikan disposisi perbaikan.
2. Marketing Fungsi : •
Merencanakan pengembangan bisnis dan strategi pemasaran, termasuk pengembangan cabang-cabang / pembukaan cabang baru.
•
Merintis pengembangan produk / bisnis baru.
64
•
Mengelola website perusahaan dan informasi produk melalui brosur / pameran.
•
Melakukan komunikasi dengan calon pelanggan dan survei kepuasan pelanggan.
•
Mengelola database calon pelanggan.
•
Melakukan prospecting terhadap pelanggan baru.
3. Sales / Administration Fungsi : •
Memastikan tercapainya target pesanan pelanggan.
•
Mengendalikan delivery schedule.
•
Memonitor proses realisasi produksi.
•
Melakukan komunikasi dengan seluruh unit proses dan bekerjasama
dengan
project
coordinator
untuk
memastikan tercapainya target pengiriman pesanan pelanggan. •
Melakukan
komunikasi
dan
menangani
keluhan
pelanggan. •
Menyiapkan kontrak penjualan.
•
Menangani produk yang dikembalikan dan administrasi perubahan kontrak.
•
Penyiapan penawaran / quotation.
65
4. After Sales Service Fungsi : •
Merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan kegiatan servis ke pelanggan.
•
Memastikan tercapainya target penanganan keluhan pelanggan.
5. Legal Fungsi : •
Memeriksa kelengkapan dan keabsahan dari surat-surat bisnis.
•
Memastikan semua prosedur bisnis yang berjalan sesuai dengan hukum yang berlaku.
6. Treasury Fungsi: •
Memonitor dan memeriksa aset-aset yang dimiliki perusahaan.
•
Mendata dan mengatur aset yang ada, baik yang sedang digunakan ataupun yang sudah tidak terpakai, dan aset yang akan datang.
66
7. Regions / Brances Fungsi : •
Merencanakan pengembangan bisnis dan strategi pemasaran di wilayahnya.
•
Memastikan tercapainya target pesanan pelanggan.
•
Melakukan komunikasi dengan seluruh unit proses dan bekerjasama
dengan
project
coordinator
untuk
memastikan tercapainya target pengiriman pesanan pelanggan. 8. Engineering Fungsi : •
Menerjemahkan ide produk ke dalam desain dan rancangan instalasi proyek.
•
Melakukan verifikasi dan validasi terhadap semua hasil rancangan sebelum dilaksanakan dalam proyek.
•
Melakukan rekondisi terhadap hasil rancangan yang rusak / belum memenuhi persyaratan mutu.
•
Melakukan
uji
coba
rancangan
departemen lain bila diperlukan.
baru
bersama
67
9. Purchasing Fungsi : •
Mengelola fungsi pembelian terhadap semua barang dan bahan untuk keperluan produksi dan operasi.
•
Membuat
target
pembelian,
merencanakan,
melaksanakan dan mengendalikan proses pembelian, kedatangan barang, pemeriksaan barang datang sampai barang diterima di gudang. 10. Store / Warehouse Fungsi : •
Pengelolaan barang-barang logistic yang terdiri dari bahan baku, WIP, material pendukung, produk jadi dan semua barang-barang persediaan yang disimpan di gudang.
•
Pemasti kesesuaian dalam penerimaan.
•
Kesesuaian selama penyimpanan dan kesesuaian saat pengambilan,
pengiriman
serta
pemakaian
oleh
pelanggan. •
Memastikan semua persyaratan administrasi dipenuhi sesuai dengan sistem yang berlaku.
•
Pendataan barang dan melakukan stock opname.
68
•
Pengembalian barang tidak sesuai.
11. Installation Fungsi : •
Mengendalikan seluruh proses produksi / instalasi agar mencapai target mutu, waktu, biaya dan selesainya pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana kerja yang telah ditetapkan.
12. Quality Assurance / Quality Control Fungsi : •
Membuat sistem jaminan mutu untuk menjamin barang pembelian yang datang, barang keluar dan barang dalam proses produksi memenuhi persyaratan mutu sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
•
Menggerakan kegiatan perbaikan mutu secara terusmenerus dan penciptaan budaya mutu melalui kegiatan kelompok.
•
Melakukan percobaan / validasi mutu produk.
13. HRD (Human Resources Development) Fungsi : •
Merencanakan, fungsi
melaksanakan
pengelolaan
dan
dan
mengendalikan
pengembangan
SDM,
69
mencakup fungsi rekrutmen, penempatan, pengupahan, pelatihan, pengukuran kinerja dll. •
Merencanakan kegiatan pembinaan, pelatihan dan pendidikan karyawan agar memiliki kompetensi yang diperlukan untuk mendukung kompetensi perusahaan dalam kegiatan bisnis pada semua operasi yang diperlukan.
14. GA (General Assistance) Fungsi : •
Melaksanakan
kegiatan
penunjang
umum
untuk
kelancaran operasi serta memastikan kebersihan dan keteraturan penataan lingkungan kerja pada seluruh tempat kerja agar dapat mencegah kondisi tidak nyaman dan tidak aman. •
Bekerjasama dengan bagian Security mengupayakan sistem keamanan dalam perusahaan untuk mencegah terjadinya kehilangan barang-barang hasil produksi / asset
perusahaan
serta
terlaksananya
keamanan dalam lingkungan perusahaan. •
Pengaturan angkutan / transportasi.
•
Pembinaan lingkungan sekitar perusahaan.
tata
tertib
70
15. Finance / Accounting Fungsi : •
Merencanakan,
melaksanakan
dan
mengendalikan
fungsi accounting dan finance agar senantiasa sesuai dengan kebijakan direksi. •
Melaksanakan fungsi pembayaran : cash distribution – payroll – invoicing – collection – financial reporting.
•
Penyiapan faktur tagihan / invoicing.
•
Administrasi tagihan pelanggan / AR.
•
Administrasi pembayaran pelanggan / AP.
16. M.I.S (Management Information System) Fungsi : •
Merencanakan
pengembangan
sistem
informasi
teknologi baik secara software maupun hardware untuk mendukung semua kebutuhan operasi perusahaan dalam rangka mencapai efektifitas dan efisiensi operasional perusahaan. •
Pengendalian
pengembangan
hardware
dan
pengendalian pengembangan dan penggunaan software sesuai kebutuhan perusahaan.
71
3.4
Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Koneksi jaringan yang aman sangat diperlukan oleh PT Indolok Bakti Utama untuk menjalankan proses bisnisnya, seperti untuk melakukan proses pertukaran data, mengakses data di server, melakukan komunikasi, dan juga dapat digunakan untuk melakukan order barang. Beberapa perangkat lunak (software) yang digunakan dalam perusahaan ini antara lain sebagai berikut: •
Microsoft Excel dan Microsoft Word Microsoft Excel dan Word merupakan aplikasi kantoran yang disediakan oleh Microsoft untuk mendukung proses bisnis suatu perusahaan. Perangkat lunak ini digunakan oleh sebagian besar karyawan seperti bagian administrasi, keuangan, sales, gudang, purchasing, bahkan hingga para direktur untuk memasukkan berbagai data perusahaan seperti data barang baik yang berada digudang, yang akan dipesan, atau pun data barang pesanan yang akan dikirimkan ke pelanggan; aset yang dimiliki perusahaan seperti komputer, perlengkapan kantor (lemari, meja dan lainnya), kendaraan operasional dan lainnya; faktur penjualan dan pembelian barang, surat kontrak, slip gaji, pembuatan proposal dan lain sebagainya. Data-data yang dihasilkan dari aplikasi ini biasanya berupa dokumen-dokumen yang digunakan baik untuk keperluan internal seperti aset perusahaan hingga keperluan eksternal seperti
72
proposal dan kontrak kerja sama. •
Microsoft Outlook Perangkat lunak ini merupakan salah satu aplikasi yang diberikan oleh Microsoft bagi penggunanya untuk berkomunikasi via email. Semua bagian menggunakan aplikasi ini untuk saling bertukar data antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Misalnya bagian sales mengirimkan data barang yang dipesan oleh pemesan ke bagian gudang untuk dilakukan pengecekan apakah barang tersebut tersedia atau tidak. Data yang dihasilkan dari aplikasi ini bisa berupa dokumen ataupun gambar sesuai data apa yang dikirim dan diterima oleh para karyawan. Transaksi pertukaran data yang terjadi di aplikasi ini sangatlah sering karena setiap data yang ingin diberikan ke karyawan lain biasanya melalui aplikasi.
•
Microsoft Office Communicator 2007 Perangkat lunak juga merupakan aplikasi yang dikeluarkan oleh Microsoft yang berguna sebagai alat komunikasi antar penggunanya. Aplikasi ini digunakan para karyawan untuk saling berkomunikasi via text / chatting seperti hal nya Yahoo messenger. Semua karyawan dapat menggunakan aplikasi ini. Data yang dihasilkan dari aplikasi ini biasanya berupa teks atau tulisan hasil pembicaraan antar pengguna. Semua karyawan yang berada baik di dalam satu gedung
73
kantor ataupun di kantor cabang lainnya dapat menggunakannya.
Gambar 3.3 Aplikasi Microsoft Office Communicator 2007 •
Microsoft Silverligth dan Autocad 2009 Kedua aplikasi ini merupakan satu kesatuan aplikasi yang saling mendukung. Microsoft Silverligth itu sendiri merupakan salah satu aplikasi pendukung yang memungkinkan komputer untuk dapat menampilkan gambar dengan lebih halus dan detail. Aplikasi ini dijalankan secara bersamaan dengan Autocad 2009 sehingga para karyawan yang bekerja di bidang perancangan sistem keamanan dapat menghasilkan gambar yang detail. Perancangan sistem keamanaan harus dilakukan secara seksama dengan tingkat ketelitian
74
yang sangat tinggi sehingga akan menghasilkan suatu rancangan sistem keamanan yang sempurna sesuai dengan permintaan pelanggan. Data yang dihasilkan dari kedua aplikasi ini yaitu berupa gambar
rancangan
sistem
keamanan
yang
nantinya
akan
diimplementasikan ke perusahaan pemesan. Sistem keamanan yang dimaksud di sini misalnya pintu yang harus dibuka dengan autentikasi tertentu, peletakan kamera pengintai dengan berbagai alarmnya, dan lain sebagainya. Aplikasi ini merupakan salah satu tulang punggung dari berjalannya proses bisnis yang ada karena salah satu jasa yang diberikan oleh PT Indolok Bakti Utama merupakan penyedia sistem keamanan yang canggih. •
Internet Explorer 8.0 Perangkat lunak ini merupakan web browser keluaran Microsoft yang digunakan seluruh karyawan PT Indolok Bakti Utama untuk melakukan pengiriman data secara elektronik baik berupa dokumen seperti dokumen pemesan, daftar harga, laporan keuangan ataupun daftar aset; gambar rancangan sistem keamanan; hingga brosurbrosur dan proposal kepada cabang lain ataupun kepada calon pelanggan. Untuk 25 kantor cabang pembantu, browser ini merupakan perangkat lunak utama untuk mendapat ataupun mengirim data yang diperlukan dan tersimpan di dalam server. Data
75
tersebut nantinya akan dikirimkan melalui surat elektronik (e-mail) ke kantor regional. Dari kantor regional lah baru bisa diakses data yang tersimpan di server. Data tersebut nantinya akan dikirim kembali ke cabang pembantu yang memerlukannya. •
Progress 91.b Aplikasi ini merupakan aplikasi yang digunakan PT Indolok Bakti Utama untuk me-remote database perusahaan. Semua yang berhubungan dengan database perusahaan akan dilakukan dengan aplikasi ini, seperti merubah, menambah atau bahkan menghapus database. Aplikasi ini digunakan oleh beberapa karyawan yang berwenang/bertugas mengurus database perusahaan. Aplikasi ini bisa dilakukan di mana saja asal karyawan tersebut terhubung dengan internet dan memiliki akses untuk menggunakan aplikasi ini. Data yang dihasilkan dari aplikasi ini merupakan bagian-bagian dari database perusahaan yang nantinya akan dimasuki oleh kumpulan data-data perusahaan yang akan disimpan ke dalamnya, baik berupa dokumen ataupun gambar-gambar dari produk yang dimiliki atau dihasilkan.
•
Syteline Symix 6.0. Aplikasi Syteline Symix 6.0 merupakan perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) berbayar yang dibeli oleh perusahaan
76
ini di mana dengan perangkat lunak ini, dapat dilakukan beberapa kegiatan yang dibutuhkan untuk proses bisnis. Kegiatan yang dapat dilakukan antara lain penerimaan order yang datang dari cabang lain, me-remote server dari tempat lain, memberikan laporan mengenai kegiatan bisnis yang telah dilakukan, memasukkan data / aset yang dimiliki oleh PT Indolok Bakti Utama dan mengambil data dari server. Semua karyawan dapat menggunakan aplikasi ini selama mereka mempunyai akses berupa autentikasi akun dan kata sandi yang benar. Dengan aplikasi ini, semua pesanan yang dimasukkan akan langsung dapat masuk ke dalam server. Penggunaan aplikasi ini akan terus berjalan selama proses bisnis terjadi. •
Dial VPN Dial VPN ini merupakan aplikasi yang dibuat perusahaan ini untuk memungkinkan para karyawan memasuki jaringan VPN milik perusahaan. Dengan aplikasi ini, karyawan tidak lagi perlu melakukan pembuatan dial-up VPN yang ada di Windows. Semua karyawan menggunakan aplikasi ini untuk dapat mengakses VPN milik PT Indolok Bakti Utama. Setelah berhasil melakukan koneksi ke dalam jaringan VPN dengan aplikasi ini, karyawan akan dapat mengakses server, baik mengambil ataupun menyimpan data ke dalamnya.
77
Gambar 3.4 Aplikasi VPN-Dial yang Digunakan PT Indolok Bakti Utama
Proses bisnis PT Indolok dimulai dari adanya permintaan dari klien atas produk yang ditawarkan. Jika permintaan datang dari kantor cabang pembantu, maka permintaan tersebut akan diteruskan ke kantor regional karena seluruh penerimaan pesanan diatur di sini. Berikut ini merupakan gambaran proses bisnis yang sedang berjalan saat ini.
78
Gambar 3.5 Proses Bisnis Secara Umum Pada PT Indolok Bakti Utama
79
PT Indolok Bakti Utama yang bergerak di bidang penyedia produk dan sistem keamanan serta pemadam kebakaran bisa menerima pesanan melalui dua cara, yaitu pemesanan dari klien secara langsung dan dengan mengikuti penawaran (tender) yang dilakukan oleh perusahaan lain. Proses tender biasanya dimulai dari adanya tawaran atau surat undangan dari suatu perusahaan. Perusahaan tersebut akan menjelaskan apa yang mereka butuhkan dari penawaran tersebut sehingga peserta tender tersebut akan mengetahui dan mendapatkan daftar kebutuhan dari pelanggan (user requirement). Dari daftar tersebut, peserta tender akan menyusun proposal yang disertakan dengan perincian perancangan sistem / produk dan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Proposal tersebut akan diajukan kepada perusahaan pengada tender dan akan dipilih proposal yang terbaik dan sesuai dengan anggaran yang disediakan pengada tender tersebut. Perusahaan dengan proposal yang disetujui akan dipanggil untuk melakukan tanda tangan kontrak atau surat kerja sama sehingga proyek dapat dimulai. Surat kerja sama tersebut nantinya akan menjadi daftar pesanan (product order). Sedangkan untuk pemesanan secara langsung, sales dari PT Indolok Bakti Utama akan langsung menerima pesanan dan melakukan negoisiasi harga hingga didapatkan daftar pesanan (product order). Berikut diagram aliran bisnis untuk modul pemerimaan pesanan melalui proses tender.
80
Gambar 3.6 Diagram Aliran Bisnis Pemerimaan Pesanan Melalui Proses Tender
81
Sales akan melihat apakah pesanan berupa produk jadi yang sudah siap atau berupa sistem yang harus dilakukan perancangan lagi. Bila pesanan berupa produk jadi, sales akan memeriksa ketersediaan barang pesanan sehingga dapat diputuskan apakah barang sudah siap untuk dikirim ke pelanggan. Jika barang yang dipesan sudah tersedia, sales akan membuat delivery order yang akan diteruskan ke bagian gudang (warehouse) sehingga bagian gudang bisa mempersiapkan barang yang dipesan tersebut. Namun bila barang tidak tersedia di gudang, sales akan memberitahu tenaga teknis barang apa saja yang perlu dipesan untuk kemudian dibuatkan daftar pembelian barang (purchase order / PO) oleh bagian pembelian (purchasing). Bagian pembelian akan melakukan pemesanan barang ke pihak penyedia barang (supplier) untuk mengadakan barang yang dibutuhkan. Penyedia barang akan mempersiapkan semua barang yang dipesan oleh bagian pembelian serta membuat faktur pemesanan dan pengiriman. Barang yang dipesan tersebut akan dikirim ke bagian gudang. Bagian gudang akan menerima barang dan melakukan pengecekan apakah barang sesuai dengan pesanan atau tidak. Bila barang yang diterima belum berupa barang jadi, pihak gudang akan memanggilkan bagian teknisi (engineering) untuk melakukan perakitan barang. Sedangkan faktur pemesanan akan diteruskan ke bagian keuangan untuk diurus pembayarannya ke pihak penyedia. Kembali ke awal, bila pesanan berupa sistem, sales akan mengirimkan teknisi (engineering) untuk mengumpulkan kebutuhan pelanggan yang akan
82
digunakan dalam perancangan sistem tersebut. Bagian teknisi akan merancang sistem tersebut dan melakukan proses pembuatan sistem atau instalasi produk. Barang yang telah disiapkan akan melalui proses pengecekan kualitas barang (quality check) agar memenuhi standar minimal kualitas barang sesuai prosedur. Bila kualitasnya tidak memenuhi standar, akan digantikan dengan produk baru atau dipersiapkan kembali di gudang. Setelah kualitas barang sesuai dengan standar, pihak gudang akan memberitahu bahwa barang siap dikirim. Kemudian pihak keuangan (finance) akan membuat surat tagihan (invoice) untuk pemesan dan barang siap dikirimkan ke pelanggan (masuk ke dalam modul penagihan dan pembayaran). Berikut diagram aliran bisnis untuk modul penerimaan pesanan dan perancangan produk / sistem.
83
Gambar 3.7 Diagram Aliran Bisnis PT Indolok Bakti Utama
84
Setelah dibuat oleh bagian keuangan (finance), surat tagihan akan diteruskan ke bagian gudang untuk digabungkan dengan barang yang akan dikirim ke pelanggan. Proses pengiriman akan diatur oleh para sales dan bekerja sama dengan bagian distribusi. Pelanggan akan menerima barang beserta surat tagihan (invoice) dan akan melakukan pembayaran yang biasa dilakukan melalui bank. Bagian keuangan akan memeriksa akun perusahaan di bank apakah pembayaran yang dilakukan pelanggan telah masuk. Bila sudah, bagian keuangan akan membuat bukti pembayaran yang akan dikirimkan ke pelanggan melalui sales. Bukti pembayaran akan ditanda tangani oleh pelanggan dan lembar yang asli akan diserahkan ke pelanggan, sedangkan lembar salinan akan dibawa kembali oleh sales untuk diserahkan ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan melakukan jurnalisasi penjualan dan pembelian dari proses bisnis yang telah dilakukan tersebut. Berikut diagram aliran bisnis pembayaran dan pengiriman produk.
85
Gambar 3.8 Diagram Aliran Bisnis Pembayaran dan Pengiriman Produk
86
3.5
Sistem Jaringan yang Sedang Berjalan PT Indolok Bakti Utama telah memiliki 5 buah cabang wilayah/regional dan 25 cabang pembantu yang tersebar di seluruh Indonesia. Dengan berkantor pusat di Jakarta dan memiliki server pusat di Cibitung, PT Indolok Bakti Utama sudah menerapkan teknologi VPN untuk keperluan pengamanan lalu lintas data yang terjadi selama proses bisnis berlangsung. Kelima cabang regional berikut kantor pusat (Jakarta) dan server pusat (Cibitung) sudah saling terhubung dengan layanan VPN-MPLS yang dikelola oleh Telkom. Dengan layanan ini, dipastikan koneksi internet akan terus tersedia selama 24 jam penuh tanpa hambatan dengan kecepatan transfer data (data rate) yang tinggi hingga 3MB. Alasan digunakannya layanan tersebut karena kelima kantor cabang wilayah/ regional tersebut merupakan kantor cabang utama yang mendukung 25 kantor cabang pembantu lainnya dan pada akhirnya semua data akan diproses di kantor pusat (Jakarta) sehingga lalu lintas data di kelima kantor cabang regional dan kantor pusat menjadi sangat vital untuk kelanjutan proses bisnis perusahaan ini.
87
Gambar 3.9 Sistem Jaringan yang Sedang Berjalan
88
Untuk 25 kantor cabang pembantu yang tersebar di seluruh Indonesia, mereka tidak dapat mengakses server yang ada di Cibitung secara langsung. Untuk mengakses data yang berada di server, mereka harus mengirim permintaan (request) ke kantor regional terdekat baik melalui telepon ataupun email. Kantor regional tersebut yang nantinya akan mengambilkan data yang berada di server dan baru dikirim kembali ke kantor cabang pembantu yang memintanya. Sedangkan untuk memasukkan data, kantor cabang pembantu harus mengirimkan datanya ke kantor regional terlebih dahulu. Dari kantor regional, karyawan baru bisa memasukkannya ke dalam server sehingga tingkat efektifitas kerja yang berjalan tidak terbentuk. Dapat dibayangkan bila terdapat sekian ribu data yang berasal dari 25 kantor cabang pembantu harus dimasukkan ke dalam server hanya oleh 5 kantor regional dan kantor pusat (Jakarta), akan dibutuhkan berapa banyak tenaga dan waktu. Selain itu, pekerjaan juga akan menjadi berlipat karena pertama karyawan di kantor cabang pembantu harus menginput data ke dalam komputer (baik menggunakan Microsoft Word ataupun Microsoft Excel). Kemudian data tersebut harus dikirim ke kantor regional melalui e-mail yang tingkat keamanan dan kerahasian dari data tersebut tidak terjamin. Setelah diterima, kantor regional harus memasukkan data tersebut satu per satu ke dalam server. Akan mudah bila data tersebut memang hanya perlu dipindahkan dalam bentuk dokumen, namun tidak semua data bisa dilangsung dimasukkan ke server. Ada beberapa data yang perlu dimasukkan secara manual ke dalam server. Dengan
89
kata lain, karyawan yang berada di kantor regional harus memasukkannya ke dalam server satu per satu secara manual.
3.6
Masalah yang Dihadapi Dengan sistem jaringan yang sedang berjalan sekarang ini, kantor cabang pembantu harus melalui kantor regional terlebih dahulu untuk mengambil ataupun memasukkan data ke dalam server. Kantor cabang pembantu akan meminta kepada kantor regional data yang mereka perlukan dan tersimpan di dalam server. Sedangkan untuk memasukkan data ke dalam server, kantor cabang pembantu akan mengirimkan data tersebut ke kantor regional untuk kemudian dimasukkan ke dalam server. Jadi semua kebutuhan data baik yang akan diambil dari server ataupun yang akan dimasukkan ke dalam server akan melalui kantor regional terlebih dahulu, tidak bisa langsung dari kantor cabang pembantu. Pengiriman data yang terjadi antara kantor cabang regional dan kantor cabang pembantu tersebut biasanya akan dikirimkan melalui e-mail dari web provider seperti Yahoo! atau gmail. Keamanan dan kerahasiaan data yang mengalir melalui jaringan publik inilah yang menjadi masalah utama bagi setelah mempelajari sistem jaringan yang berjalan di PT Indolok Bakti Utama ini. Data yang dikirimkan melalui e-mail dapat dimanfaatkan oleh para pesaingnya baik dengan cara membaca, merubah atau bahkan menghapus isi data tersebut. Keamanan dan kerahasiaan data tersebut sangatlah kritis, terlebih
90
PT Indolok Bakti Utama merupakan perusahaan penyedia layanan keamanan. Selain keamanan dan kerahasian data, yang menjadi permasalahan berikutnya yaitu dibutuhkan karyawan tambahan yang harus membantu kantor cabang pembantu untuk mengakses data di server, baik untuk mengambil ataupun memasukkannya ke dalam server. Masalah ini akan membuat biaya pengeluaran perusahaan akan membengkak karena harus menggaji karyawan dan menyediakan peralatan yang memadai (seperti komputer dan akses internet dengan kecepatan yang memadai). Tingkat kesalahan atau human error juga akan menjadi masalah yang cukup krusial. Masalah tersebut akan terjadi ketika karyawan yang berada di kantor regional akan memasukkan data secara manual satu per satu ke dalam server. Tidak hanya itu, waktu yang diperlukan untuk dapat memberikan data kepada kantor cabang pembantu pun akan sangat tergantung dari kecepatan internet yang digunakan. Akan sangat riskan bila sebenarnya data tersebut sangat mendesak diperlukan oleh kantor cabang pembantu untuk melakukan transaksi dengan calon pelanggan namun datanya tidak diterima tepat waktu atau bahkan tidak dapat dikirimkan. Hal ini akan sangat merugikan perusahaan karena bisa saja calon pelanggan akan pergi dan nama baik yang sudah dibangun selama ini akan rusak hanya karena data yang diperlukan tidak tiba tepat waktu.
91
3.7
Alternatif Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah jaringan yang dihadapi PT Indolok Bakti Utama, dibutuhkan solusi yang tepat dengan mempertimbangkan sumber daya dan fungsionalitas atau kebutuhan yang diperlukan. Adapun langkah yang harus diambil
untuk
menyelesaikan
masalah
tersebut
yaitu
dengan
tidak
menggunakannya jaringan publik yang terbuka secara umum sehingga tidak sembarang orang dapat melihat isi paket data yang mengalir di dalamnya. Cara yang dirasa cukup tepat yaitu dengan memanfaatkan teknologi VPN. Teknologi VPN ini akan menciptakan suatu jalur khusus (tunneling) di sebuah jaringan publik sehingga tidak sembarang orang dapat melihat isi data yang mengalir di dalamnya. Proses tunneling ini sebenarnya tetap memanfaatkan jaringan publik, namun nanti ip publik yang digunakan kantor cabang pembantu akan dimasquered dengan ip-tunnel yang diberikan oleh VPN-Server. Ip-tunnel tersebutlah yang akan membuat sebuah jalur khusus yang menghubungkan antara kantor cabang pembantu dengan server pusat. Di dalam tunnel tersebut data akan dienkrip dengan berbagai protokol pengamanan jaringan seperti PPTP, L2TP, IPSec, dan lainnya. Untuk menerapkan teknologi VPN, terdapat beberapa alternatif yang dapat digunakan, yaitu: 1. Menggunakan layanan MPLS. MPLS atau Multi Protocol Label Switching merupakan arsitektur jaringan yang didefinisikan IETF untuk memadukan mekanisme
92
label switching di lapisan (layer) 2 dengan routing di lapisan (layer) 3 untuk mempercepat pengiriman paket data. Cabangcabang regional PT Indolok Bakti Utama telah menerapkan teknologi VPN berbasis MPLS milik Telkom untuk saling berhubungan dengan server. Teknologi ini memberikan layanan 24 jam koneksi untuk cabang dan server yang telah saling terhubung. Biaya yang diperlukan untuk menghubungkan sebuah node relatif mahal. Namun kualitas yang diberikan layanan MPLS terjamin tingkat kecepatan dan QoS-nya. 2. Menggunakan router merek Cisco atau Mikrotik. Penggunaan router ini merupakan alternatif lain untuk perusahaan yang tidak mempunyai dana lebih karena biaya implementasinya relatif lebih murah bila dibandingkan dengan MPLS. Namun tingkat kecepatan transfer data dan QoS yang didapatkan bila menggunakan alternatif ini kurang terjamin karena bergantung dari kecepatan internet yang digunakan. Penggunaan router ini harus disertakan dengan berlangganan suatu jaringan internet dari penyedia layanan internet. Router tersebut nantinya akan mengatur pola penggunaan ip dari sisi server ke sisi cabang sehingga tidak perlu lagi diberikan ip-privat yang berbeda ke tiap komputer.
93
3. Dial-up VPN bagi masing-masing komputer di kantor cabang pembantu. Alternatif yang satu ini memang merupakan cara yang paling hemat bagi semua perusahaan untuk menerapkan teknologi VPN asalkan server pusat juga telah menerapkan teknologi VPN dan di sisi pengguna sudah memiliki akses internet. Setiap komputer dapat membuat VPN hanya dengan membuat koneksi baru di komputernya dan memilih opsi VPN ketika melakukan pengaturan koneksi tersebut.
3.8
Usulan Pemecahan Masalah Dengan melihat sumber daya dan kebutuhan yang diperlukan dari masalah yang ada, kami mengusulkan agar digunakannya router mikrotik untuk membuat suatu jaringan VPN terpusat yang menghubungkan kantor cabang pembantu yang terletak di seluruh Indonesia tersebut dengan pusat yang terletak di Cibitung. Penggunaan router mikrotik untuk menghubungkan kantor-kantor cabang tersebut dengan server pusat di Cibitung dapat mengurangi resiko pencurian data selama berlangsungnya proses pengiriman data melalui e-mail di jaringan publik. Di setiap kantor cabang akan diletakkan sebuah router mikrotik yang berhubungan dengan VPN-Server Mikrotik yang berada di Cibitung sehingga kantor cabang pembantu tidak lagi perlu melalui kantor regional untuk mengambil atau memasukkan data ke dalam server. Kantor cabang pembantu
94
akan dapat langsung berhubungan dengan server karena mikrotik yang digunakan akan menghubungkan kedua jaringan tersebut. Untuk masalah keamanan dan kerahasiaan data, akan diterapkan teknologi VPN yang sebelumnya telah diimplementasikan di kantor regional namun tidak dengan layanan MPLS milik Telkom. Jaringan VPN akan dibuat menggunakan router mikrotik tersebut. Dengan teknologi VPN ini, kantor cabang pembantu tetap akan menggunakan jaringan publik namun aliran data tidak akan dapat dimasuki oleh orang luar karena aliran data tersebut berada di dalam tunnel yang akan dibuat dari teknologi VPN ini. Masing-masing kantor cabang pembantu akan melakukan proses dialup ke IP publik VPN-Server Mikrotik dan akan menerima sebuah ip-tunnel yang digunakan sebagai alamat untuk membentuk tunnel di antaranya. Hal ini dikarenakan fungsi dari router mikrotik yang akan mengatur penerimaan ip yang diberikan oleh VPN-Server Mikrotik. Selain itu, router mikrotik juga memiliki berbagai fitur yang hampir sama dengan router keluaran Cisco namun dengan harga yang lebih murah. Sehingga dengan biaya yang lebih sedikit, Mikrotik bisa memberikan fungsi yang sama dengan router Cisco. Alasan lain diusulkannya penggunaan router mikrotik dibanding memanfaatkan layanan MPLS yang juga sudah digunakan untuk kantor cabang regional yaitu lebih mengarah kepada fungsionalitas dan ekonomis-nya. Layanan MPLS akan sangat memakan biaya yang sangat besar sehingga tidak
95
mungkin perusahaan akan menyambungkan ke 25 kantor cabang pembantu tersebut dengan MPLS. Dapat dibayangkan berapa besar biaya yang harus dikeluarkan untuk menghubungkan semua kantor cabang tersebut. Fungsi dari kantor cabang pembantu sebenarnya hanya sebagai perpanjangan dari kantor regional sehingga PT Indolok Bakti Utama dapat menjangkau daerah-daerah di luar kantor regional yang sudah ada sehingga akan mempermudah bagi para calon pelanggan yang ingin akan berinteraksi dengan PT Indolok Bakti Utama. MPLS Harga
> Rp 2.000.000,-
CISCO > $ 100
MIKROTIK > Rp 400.000,-
Tabel 3.1 Perbandingan Harga MPLS, CISCO dan Mikrotik Untuk alternatif pemecahan masalah yang terakhir tidak diajukan sebagai usulan pemecahan masalah sistem jaringan PT Indolok karena nantinya akan menimbulkan masalah baru, yaitu ip-overload di sisi server. Hal tersebut dapat terjadi karena ketika tiap komputer di kantor cabang pembantu melakukan dial-up VPN, VPN-server di pusat akan memberikan sebuah ip-tunnel ke tiap komputer tersebut agar terbentuk tunnel antara komputer cabang dengan server pusat. Ip-tunnel yang disediakan oleh VPN-server sewaktu-waktu akan habis bila pada saat yang bersamaan banyak komputer yang akan mengakses server tersebut, termasuk koneksi dari user-user yang berada di luar Indonesia. Selain keterbatasan ip-tunnel yang disediakan VPN-server, kinerja server juga akan menjadi sangat terganggu karena harus melayani banyak komputer yang ingin
96
mengaksesnya. Sedangkan dengan memanfaatkan router mikrotik, VPN-server tidak akan terbebani dengan koneksi yang dibuat oleh setiap komputer di kantor cabang pembantu karena akan diatur oleh VPN-Server Mikrotik yang terpisah dengan VPN-server biasa dan juga proses tunnel yang terjadi tidak akan sebanyak komputer yang akan mengakses, namun hanya sebanyak kantor cabang pembantu yang akan mengakses, walaupun di satu kantor cabang pembantu terdapat lebih dari 10 komputer yang akan mengakses.
3.9
Perancangan Sistem Jaringan yang Baru Pada PT Indolok Bakti Utama Sistem jaringan yang diusulkan kepada PT Indolok Bakti Utama yaitu diletakkannya sebuah router mikrotik di sisi server pusat yang berfungsi sebagai VPN-server mikrotik dan router mikrotik di kantor cabang pembantu yang berfungsi menghubungkan semua user yang berada di kantor cabang tersebut untuk dapat mengakses VPN-server mikrotik sehingga tidak terlalu membebani VPN-server yang ada di Cibitung. VPN-server mikrotik akan menerima koneksi dari 25 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Namun dalam perancangan ini, hanya digambarkan sebuah cabang saja karena 24 cabang lainnya memiliki gambaran yang sama.
97
Gambar 3.10 Usulan Sistem Jaringan Yang Baru untuk PT Indolok Bakti Utama
98
Dari gambar tersebut, terlihat bahwa perubahan yang terjadi hanya terletak pada koneksi jaringan kantor cabang pembantu dengan server pusat di mana semua user yang berada di kantor cabang dapat mengakses server yang terletak di Cibitung. Hal tersebut sangat efisien karena mereka dapat mengakses data (baik memasukkan ataupun mengambil data) langsung ke server tanpa melalui perantara kantor regional.
3.9.1 Perancangan Jaringan VPN Untuk menghubungkan jaringan server pusat dengan kantor cabang pembantu pada PT Indolok Bakti Utama, diperlukan adanya proses tunneling antar kantor tersebut. Protokol PPTP merupakan proses clientserver sehingga proses tunneling hanya terjadi antara dua perusahaan saja. Oleh sebab itu, diperlukan 25 proses tunnel untuk menghubungkan server pusat dengan 25 kantor cabang yang ada.
Gambar 3.11 Koneksi Antara Mikrotik VPN-Server Dengan 25 Mikrotik Cabang
99
Untuk dapat berhubungan dengan server pusat, kantor cabang pembantu tersebut harus melakukan proses dial-up VPN ke server pusat untuk membentuk tunnel. Pembentukan tunnel tersebut akan terjadi ketika kantor cabang pembantu telah melakukan dial-up VPN dan diterima oleh mikrotik VPN-server pusat. VPN-server mikrotik pusat akan memberikan ip-tunnel kepada kantor cabang tersebut sehingga jalur khusus (tunnel) benar-benar terbentuk dan tetap ada selama koneksi terus berlangsung. Tunneling akan mengenkapsulasi dan mengenkripsi setiap paket data yang melewati tunnel tersebut. Kantor cabang akan melakukan proses dial melalui ip publik ke kantor pusat di Cibitung sebagai proses autentikasi awal. Dalam proses tersebut, user harus memasukkan username dan password. Setelah autentikasi berhasil, maka dibentuk sebuah jalur tunnel dengan menggunakan IP virtual yang menghubungkan kedua kantor tersebut. Setelah jalur terbentuk maka seluruh data yang melewati jalur tersebut akan dienkapsulasi dan dienkripsi. Dilihat dari gambar 3.11, proses tunneling yang terjadi antara mikrotik VPN-server dengan mikrotik cabang yaitu masing-masing satu buah untuk satu cabang. Jadi bila memang semua cabang tersebut dalam satu waktu melakukan koneksi ke server, maka akan terbentuk tunnel sebanyak 25 buah yang memasuki mikrotik VPN-server.
100
3.9.2 Kebutuhan Hardware dan Software yang Diperlukan Untuk melakukan simulasi jaringan VPN berbasis router mikrotik, beberapa peralatan yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. 2 buah komputer dengan prosesor Intel Pentium IV di mana masingmasing komputer diinstal Windows XP SP 3 sebagai PC client dan PCRouter Mikrotik pada vmware sebagai router mikrotik. 2. LAN Card yang ditanamkan masing-masing satu ke tiap komputer yang akan digunakan untuk menghubungkan kedua komputer tersebut. 3. Kabel UTP (Unshielded twisted-pair) dengan tipe cross yang akan digunakan sebagai media penghubung kedua komputer tersebut. Sedangkan sistem operasi dan perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan simulasi ini antara lain: 1. Windows XP SP 3 Sistem operasi ini merupakan standar sistem operasi yang digunakan semua komputer ataupun laptop oleh semua karyawan PT Indolok Bakti Utama. 2. Mikrotik PCRouter versi 2.9.27 Perangkat lunak ini sebenarnya merupakan sistem operasi yang ditanamkan di dalam router mikrotik. Dengan menginstal perangkat lunak ini, sebuah PC akan berfungsi layaknya sebuah router mikrotik. Mikrotik PCRouter versi 2.9.27 yang diinstall
101
dalam vmware menggunakan License Router OS level 6 yang merupakan level tertinggi dengan fungsi yang paling lengkap. 3. VMWare Perangkat
lunak
ini
digunakan
untuk
mensimulasikan
penggunaan beberapa sistem operasi yang dapat berjalan secara bersamaan dalam sebuah komputer yang sudah memiliki sistem operasi. 4. WinBox Perangkat lunak ini merupakan GUI (Graphical User Interface / tampilan antaramuka) yang digunakan untuk mempermudah administrator me-remote pengaturan terhadap router mikrotik. WinBox ini bekerja di bawah sistem operasi Windows. 5. Ethereal Perangkat lunak ini digunakan untuk menangkap paket-paket data yang melewati suatu interface jaringan. Perangkat lunak ini digunakan sebagai alat untuk mengevaluasi hasil rancangan VPN tersebut.
