48
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Persaingan Bisnis Gambaran umum persaingan bisnis menjelaskan keadaan persaingan di dunia bisnis saat ini. Dalam pembahasan selanjutnya kami akan menggunakan teknik analisis antara lain analisis lima daya Porter dan analisis SWOT untuk mengetahui secara jelas keadaan persaingan di dunia bisnis pengiriman barang saat ini sehingga kita dapat membuat perencanaan strategi bisnis yang tepat untuk menghadapi persaingan tersebut. Selain itu, kami juga akan menggunakan analisis value chain serta analisis CSF (Critical Success Factor) dan KPI (Key Performance Indicator) untuk membantu dalam merumuskan strategi yang dapat diterapkan perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis.
3.1.1
Analisis Porter Untuk mengetahui posisi perusahaan dalam persaingan bisnis, berikut ini
dilakukan analisis kekuatan persaingan dalam industri dari Michael Porter yang dapat dilihat pada gambar 3.1. Hasil dari analisis ini yaitu agar perusahaan dapat mempertahankan diri dalam lingkungan persaingan yang melibatkan lima kekuatan dan mampu memahami serta memanfaatkan interaksi dan implikasi dari lima kekuatan tersebut untuk keuntungan perusahaan.
49 Berikut ini akan dibahas lingkungan persaingan dari PT.PRAA Express: 1.
Persaingan Industri (Industry Rivalry) Pesaing lokal utama PT. PRAA Express ialah CV. TIKI yang saat ini merupakan salah satu perusahaan pengiriman barang terbesar di Indonesia. CV. TIKI memperluas jaringan internasionalnya dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia (ACCA) yang bermarkas di Hongkong, yang kemudian memberi kesempatan kepada TIKI untuk mengembangkan jangkauan wilayah antarannya sampai ke seluruh dunia. Pendatang Baru Star Express
•
Daya tawar-menawar pemasok
• •
Pemasok Lion Air, Garuda Ind PT. Pelni
Kekuatan tawar menawar pemasok lebih kuat karena saat ini PT. PRAA EXPRESS memiliki ketergantungan yang tinggi terhadap pemasok.
Pendatang baru menjadi ancaman serius bagi PT. PRAA EXPRESS karena menawarkan berbagai fasilitas dan inovasi baru yang dapat meningkatkan kualitas layanannya
•
Pesaing Industri CV. Tiki
Persaingannya berat, karena banyak perusahaan pengiriman barang berskala internasional yang menawarkan berbagai kemudahan dan kualitas yang tinggi dalam layanannya.
• • •
Produk Subtitusi Email Faximile Jasa pengiriman barang via perusahaan bis/pesawat (illegal)
Ancaman pendatang baru
• •
Pelanggan DR TV Pegadaian
Kekuatan tawar-menawar pelanggan lebih kuat karena pilihan dalam memilih jasa ekspedisi yang akan digunakan ada di tangan pelanggan itu
Ancaman produk atau jasa subtitusi
Produk substitusi dapat menjadi ancaman bagi perusahaan karena dapat menggantikan jasa perusahaan ekspedisi di masa yang akan datang.
Gambar 3.1 Analisis Lima Kekuatan Bersaing Porter
50 Saat ini TIKI yang didukung oleh lebih dari seribu karyawan dan tidak kurang dari 500 (lima ratus) gerai yang tersebar luas di Indonesia. Melalui sarana website yang efektif dan efisien, TIKI juga memberi kemudahan akses atas informasi seputar layanan TIKI, termasuk salah satunya fasilitas order tracking. Kehandalan TIKI telah dibuktikan dengan diraihnya berbagai bentuk penghargaan serta sertifikasi ISO 9001:2000 atas jasa layanan yang telah diberikan. TIKI juga berusaha meningkatkan kepercayaan pelanggannya dengan menyediakan fasilitas money back guarantee dan proof of delivery. Namun, di balik kesuksesannya tersebut, berdasarkan survey yang dilakukan pada sebuah kantor cabang TIKI, diperoleh data bahwa terdapat rata-rata 10 klaim per minggu dari pengguna jasa TIKI mengenai ketidaktepatan waktu pengiriman dan tidak adanya pengembalian uang kepada pelanggan seperti yang telah dijanjikan. Hal ini menunjukkan kurangnya pengendalian mutu dari layanan yang diberikan TIKI.
PT. PRAA Express dapat memanfaatkan kelemahan pada pesaingnya tersebut dengan melakukan peningkatan dan pengawasan mutu layanannya agar dapat memuaskan para pelanggannya. PT. PRAA Express harus berusaha terus meningkatkan pengalamannya dalam industri ini dengan memahami keinginan pasar, menerapkan teknologi informasi secara tepat guna dan meningkatkan kualitas sumber daya yang dimilikinya secara maksimal demi meningkatkan daya saingnya dengan perusahaan ekspedisi lainnya.
51 Posisi PT. PRAA Express dalam industri ekspedisi saat ini cukup stabil. Hal ini dapat dilihat dari jumlah pelanggan perusahaan (corporate customer) yang terus bertambah dari tahun ke tahun. Setiap tahunnya rata-rata pertambahan jumlah pelanggan sebesar 15 (lima belas) perusahaan dengan jumlah customer loss hanya sebesar 3 (tiga) pelanggan per tahunnya (berdasarkan data yang diperoleh dari tahun 2003 sampai dengan 2005). Kepercayaan pelanggaan yang kuat dapat tumbuh berkat komitmen PT. PRAA Express untuk menjamin ketepatan waktu pengiriman barang dan keamanan barang yang dikirim. PT. PRAA Express menjalin kerjasama dengan vendor dan handling daerah yang memiliki reputasi baik demi menjamin kualitas pelayanannya.
Peluang untuk pengembangan usaha ke depannya masih terbuka luas, mengingat kebutuhan akan jasa pengiriman barang masih terus akan meningkat seiring dengan diberlakukannya otonomi daerah. Oleh karena itu, PT. PRAA Express harus melakukan perluasan jangkauan wilayah pengantaran
barang
untuk
memperluas
pangsa
pasarnya
serta
meningkatkan penggunaan teknologi informasi secara tepat guna untuk mendukung proses bisnis dan mengakomodir kebutuhan pelanggan yang semakin meningkat.
2.
Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants) Pendatang baru yang harus diwaspadai ialah perusahaan ekspedisi baru yang sejenis dengan PT. PRAA Express, yang didukung oleh modal yang besar, dukungan teknologi informasi yang tepat guna dalam proses
52 bisnisnya dan jangkauan wilayah pengantaran yang luas. Salah satu pendatang baru dalam industri ini ialah Star Express yang baru beberapa bulan beroperasi. Star Express hadir dengan didukung dengan armada pengangkutan berupa mobil truk dalam jumlah besar dan kantor pusat yang dilengkapi dengan teknologi informasi yang mendukung proses bisnisnya. Meskipun demikian, pengalaman lebih dari 10 tahun di dunia ekspedisi, kestabilan PT. PRAA Express melewati krisis ekonomi pada tahun 1998, jangkauan wilayah pengantaran hingga ke berbagai wilayah di manca Negara dan kepercayaan pelanggan yang tinggi menjadikan daya saing PT. PRAA Express terhadap pendatang baru lebih kuat. Namun, perusahaan harus tetap mewaspadai pendatang baru berupa perusahaan ekspedisi internasional yang masuk dengan modal besar, tenaga kerja profesional, jaringan distribusi mancanegara, serta teknologi dan kualitas layanan yang lebih baik. Untuk mengantisipasi hal ini, PT. PRAA Express harus terus meningkatkan
dan
mengawasi
kualitas
layanannya
agar
dapat
mempertahankan kepercayaan pelanggan dalam menggunakan jasanya. Perusahaan juga harus mampu menangkap peluang yang ada untuk terus meningkatkan daya saingnya di tengah-tengah munculnya pemainpemain baru dalam industri ini. 3.
Kekuatan Tawar Menawar Vendor (Bargaining Power of Supplies) Bagi perusahaan penyedia jasa pengiriman barang seperti PT. PRAA Express, yang menjadi vendor ialah perusahaan penerbangan dan
53 pelayaran baik dalam maupun luar negeri yang menjalin kerjasama dengan PT. PRAA Express untuk menyediakan jasa transportasi barang kiriman dari bandar udara atau pelabuhan asal ke bandar udara atau pelabuhan tujuan. PT. PRAA Express dapat bekerjasama dengan beberapa perusahaan vendor sekaligus, baik berdasarkan kontrak maupun tidak, untuk dapat melayani kebutuhan pengiriman barang ke berbagai wilayah dalam negeri sesuai dengan order dari pelanggan. Ketergantungan
PT.
PRAA
Express
terhadap
perusahaan
penerbangan tidak dapat dihindari mengingat tingginya biaya pengadaan dan pemeliharaan armada pesawat udara maupun armada laut sangat besar. Di samping itu, kebutuhan akan jasa perusahaan penerbangan dan pelayaran ini tidak dapat digantikan dengan alternatif lain, karena PT. PRAA Express harus mampu memenuhi kebutuhan pelanggannya dan dapat
menjamin
ketepatan
waktu
pengiriman
barang
kepada
pelanggannya. Hubungan bisnis antara PT. PRAA Express dengan perusahaan
penerbangan
maupun
pelayaran
memunculkan
suatu
simbiosis mutualisme bisnis yang saling menguntungkan, karena PT. PRAA Express membutuhkan jasa vendor demi mendukung kelancaran bisnisnya, di samping itu pihak vendor memperoleh keuntungan dari PT. PRAA Express. Meskipun begitu, kekuatan tawar menawar PT. PRAA Express dengan pihak vendor cukup kuat karena saat ini terdapat banyak perusahaan
penerbangan
dan
pelayaran
baik
domestik
maupun
internasional, sehingga PT. PRAA Express dapat memilih vendor yang
54 paling efisien dari segi biaya dan mampu menunjang kegiatan operasional perusahaan. 4.
Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan (Bargaining Power of Customers) Hingga saat ini PT. PRAA Express hanya melayani pengiriman barang untuk pelanggan perusahaan atau organisasi (corporate customer). Hingga akhir tahun 2005, jumlah perusahaan yang menggunakan jasa PT. PRAA Express secara berlangganan berjumlah 52 (lima puluh dua) perusahaan. Berikut disajikan sebagian daftar pelanggan PT. PRAA Express pada tabel 3.1 di bawah ini : Tabel 3.1 Daftar Pelanggan Perusahaan
Nama Perusahaan 1. DR TV (TV Shopping) 2. PT. Prudential Life Ins 3. PT. Outward Bound Indonesia 4. PT. Ganesha Sanskriti Indonesia 5. ME Magazine 6. Majalah Manajemen 7. Blue Sky Indonusa 8. PT. Indocitra Buana 9. PT. Delima Indonesia Handycraft 10. PT. Wahana Autoeka Marga 11. Agribusiness Club 12. PT. Provisi Mandiri 13. PT. Multi Bangun Rekatama 14. Adorer Jakarta 15.Neu Multi Kreasi 16. PT. Catur Sentosa Adiprana 17. Ultimate Nutrition Indonesia 18. PT. Santa Monica Indo 19. PT. Solusi Prestasi Mandiri 20. PT. Hansaran Syakti
Alamat DR TV Building Jl. Cideng Barat 59 Jakarta Pusat Jakarta Pusat Jl. Kemanggisan Utama III no. 14 Jakarta Barat Gd. BRI II lt 9 Jl. Jend. Sudirman kav 44-46 Jakarta Selatan Jl. Sultan Iskandar Muda 16A Jakarta Selatan Jl. Kembang 8A Jakarta Rukan Artha Gading Niaga Blok G no 12 Wisma Indomobil lt.3 Jl. Letjen. MT Haryono kav 8 Jl. Gelong Baru Barat I no 38 Tomang Jl. Letjen S. Parman kav N-1 Slipi Jl. HOS Cokroaminoto no 83 Gd. Gapuramas Jl Letjen S. Parman no 91 Jl. Letjen S. Parman kav 75 Slipi Jl. Cideng Barat no 59 Jl. Boulevar Artha Gading Rukan Artha Gading Blok A no 12 lt.3 Jl. Daan Mogot Raya 234 Jl. Raya Perjuangan RCTI Jl. Teluk Betung no 43 Menteng Jl. Gili Sampeng IV Ujung no 160A Jl. KH Mansyur kav 126 Jakarta Pusat
55 Pelanggan PT. PRAA Express terdiri dari perusahaan-perusahaan baik level menengah maupun perusahaan berskala besar, seperti dapat dilihat pada tabel 3.1 di atas. Salah satu pelanggan dari PT. PRAA Express ialah DR TV yaitu perusahaan yang menjual produknya melalui promosi di media elektronik (televisi) dan mengantarkan langsung produk yang diorder ke lokasi yang diinginkan pelanggan dengan menjamin ketepatan waktu pengiriman barang kepada pelanggannya. Hal itu menjadikan kebutuhan DR TV akan perusahaan ekspedisi mutlak diperlukan, karena DR TV belum mempunyai armada pengangkutan sendiri untuk mendistribusikan produknya. Saat ini DR TV menggunakan jasa pengiriman barang PT. PRAA Express secara berlangganan, untuk mendistribusikan produknya langsung ke pelanggan. DR TV melakukan pembayaran penggunaan jasa PT. PRAA Express per bulan sesuai dengan isi kontrak kerjasama dengan PT. PRAA Express. DR TV merupakan salah satu pelanggan dari PRAA Express yang menggunakan jasa PRAA Express untuk memenuhi kebutuhan perusahaannya akan jasa pengiriman barang demi menunjang kegiatan operasional perusahaan. Untuk lebih memuaskan pelanggannya, pihak PT. PRAA Express secara rutin memberikan potongan harga kepada pelanggan, di samping terus meningkatkan kualitas layanannya. Dengan semakin banyaknya perusahaan-perusahaan ekspedisi sejenis, maka pelanggan akan lebih leluasa dalam memilih layanan dari perusahaan ekspedisi yang dianggap paling memuaskan dan terpercaya. Sehingga dapat dikatakan bahwa pelanggan memiliki bargaining power
56 yang lebih besar terhadap PT. PRAA Express. Saat ini, kekuatan tawar menawar PT. PRAA Express terancam oleh tuntutan pelanggan akan kepuasan dalam menggunakan jasa pengiriman barang semakin meningkat. Untuk mengatasi ancaman ini, PT PRAA Express harus lebih kreatif dalam menciptakan inovasi-inovasi baru yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan dalam hal peningkatan kualitas layanan serta memahami kebutuhan pelanggan agar dapat memberikan kepuasan bagi pelanggan dan menumbuhkan kepercayaan pelanggan sehingga terus menggunakan jasa PT. PRAA Express. 5.
Ancaman Produk Substitusi (Threat of Subtitute Products) Dalam bisnis ekspedisi, produk pengganti yang ada antara lain berupa fasilitas e-mail, faximile, layanan pos, dan layanan pengiriman barang (ilegal) oleh perusahaan angkutan umum dan perusahaan penerbangan. Di samping fasilitas e-mail dan faximile, yang hanya mampu menggantikan layanan perusahaan ekspedisi secara terbatas, subtitusi yang justru dapat mengancam keberadaan perusahaan ekspedisi ialah adanya layanan pengiriman barang yang disediakan oleh perusahaan angkutan umum dan perusahaan penerbangan secara ilegal. Meskipun ilegal layanan ini cukup diminati karena menawarkan tarif yang lebih murah dan prosedur yang lebih singkat dibandingkan menggunakan jasa perusahaan ekspedisi yang resmi. Namun, kualitas layanan yang ditawarkan perusahaan ekspedisi resmi seperti PRAA EXPRESS jauh lebih baik, karena memiliki prosedur resmi yang menjamin ketepatan
57 waktu pengiriman barang dan keamanan barang yang dikirimkan serta memberikan garansi kepada pengguna jasanya. Dari hasil analisis lima kekuatan bersaing Porter yang telah dilakukan terhadap kondisi lingkungan persaingan dari PT. PRAA EXPRESS, dapat ditarik kesimpulan bahwa terdapat beberapa ancaman yang datang dari pesaing, pendatang baru, dan subtitusi yang mampu membahayakan posisi perusahaan dalam persaingan industri, apabila tidak segera dicari jalan keluarnya. PT. PRAA EXPRESS harus mampu merumuskan strategi bisnis yang tepat dan memanfaatkan kekuatan-kekuatan yang dimilikinya untuk menghadapi ancaman yang berasal dari lingkungan bisnisnya. Di samping itu, peluang untuk pengembangan usaha masih terbuka luas mengingat kebutuhan akan jasa pengiriman barang masih akan terus dibutuhkan seiring dengan maraknya otonomi daerah. Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat juga akan menjadikan peluang usaha semakin luas karena perusahaan dapat terus meningkatkan kualitas layanannya melalui penerapan teknologi informasi dan sistem informasi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dari hasil analisis lima daya Porter di atas, hasilnya akan digunakan dalam melakukan analisis SWOT pada PT. PRAA Express, yaitu untuk merumuskan faktor strategi ekternal perusahaan yang meliputi Threat (Ancaman) dan Opportunity (Peluang).
3.1.2
Analisis SWOT Analisis SWOT merupakan suatu cara mengidentifikasikan berbagai
faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi yang akan diterapkan perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan
58 kekuatan (strength) dan peluang (opportunity), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weakness) dan ancaman (threat) dalam perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengenal dan memahami kondisi-kondisi dari masing-masing bagian dalam SWOT, sehingga dapat mendukung proses formulasi strategi. Berikut ini analisis faktor strategi internal dari PT. PRAA Express yang dapat dilihat pada tabel 3.2: Tabel 3.2 Matriks Faktor Strategi Internal (IFAS)
Faktor-faktor Strategi Internal Kekuatan : • Prosedur kerja yang baik antara departemen dalam perusahaan. • Tarif yang terjangkau. • Pelayanan yang tepat waktu & memuaskan pelanggan. • Eksistensi perusahaan selama lebih dari 10 tahun. • Menggunakan sistem berbasis komputer. Total Kekuatan Kelemahan : • Belum adanya divisi IT. • Kurangnya pemahaman karyawan terhadap sistem informasi yang ada. • Belum memiliki sertifikasi internasional. • Kurangnya kegiatan promosi. • Kurangnya armada pengiriman (laut & udara). Total Kelemahan TOTAL
Perhitungan IFAS = Kekuatan-Kelemahan = 1.877 – 0.976 = 0,901
Bobot
Rating
Bobot*Rating
0.124
4
0.496
0.11 0.103
3 4
0.33 0.412
0.11
3
0.33
0.103
3
0.309
0.55
1.877
0.09 0.097
1 2
0.09 0.194
0.076
3
0.228
0.09
3
0.27
0.097 0.45 1,00
2
0.194 0.976 2.853
59 1. Matriks Faktor Strategi Internal Setelah faktor-faktor strategi internal dalam perusahaan teridentifikasi, maka tabel IFAS (Internal Factor Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategi internal dalam kerangka strength and weakness perusahaan. Tahapan yang dilakukan adalah: a) Menentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1. b) Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1 (satu), 0 (nol) (paling penting) sampai 0 (nol), 0 (nol) (tidak penting) berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategi perusahaan. c) Hitung rating (dalam kolom) 3 (tiga) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (empat) (outstanding) sampai dengan 1 (satu) (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan). Diberi nilai mulai dari +1 (satu) sampai dengan +4 (empat) (sangat baik) dengan membandingkannya dengan rata-rata industri atau pesaing utama. Sedangkan pada variabel yang bersifat negatif dilakukan kebalikannya. d) Kalikan bobot pada kolom 2 (dua) dengan rating pada kolom 3 (tiga), untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4 (empat). e) Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4 (empat)), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan.
60 Dasar penetapan bobot dan rating pada IFAS berdasarkan
pada
kinerja karyawan dalam perusahaan, kualitas jasa layanan pengiriman barang yang disediakan perusahaan serta kepuasan pelanggan terhadap pelayanan. Berikut penjelasan lebih rinci terhadap kekuatan dan kelemahan yang terdapat pada PT. PRAA Express : Kekuatan : •
Prosedur kerja yang baik antara departemen dalam perusahaan Dengan adanya prosedur kerja yang baik dalam PT. PRAA Express, serta loyalitas yang tinggi dari para karyawan, mampu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif sehingga kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik dan terkendali.
•
Tarif layanan yang terjangkau oleh pelanggan Tarif jasa pengiriman barang yang terjangkau oleh pelanggan menjadikan PT. PRAA Express mampu mempertahankan kepercayaan pelanggannya dan bertahan dalam persaingan dengan perusahaan jasa pengiriman barang lainnya.
•
Pelayanan yang tepat waktu dan memuaskan pelanggan PT.
PRAA
Express
selalu
berusaha
memberikan
pelayanan yang memuaskan dan sesuai dengan keinginan pelanggan, misalnya dengan menepati waktu pengiriman barang dan menjamin keselamatan barang yang dikirim
61 pelanggan hingga ke tempat tujuan. Hal ini menjadikan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan dapat terus dipertahankan. •
Eksistensi perusahaan selama lebih dari 10 tahun. PT. PRAA Express sudah berdiri lebih dari 10 tahun dan mampu melewati krisis ekonomi pada tahun 1998 dimana banyak sekali perusahaan yang gulung tikar. Hal ini membuktikan
bahwa
mempertahankan
mutu
PRAA pelayanan
Express dan
mampu
kepercayaan
pelanggannya. •
Menggunakan sistem berbasis komputer. Saat ini PT. PRAA Express telah memiliki beberapa aplikasi berbasis komputer untuk mendukung kegiatan operasionalnya, sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan lebih lancar.
Kelemahan : •
Belum adanya divisi IT Saat ini perusahaan belum mempunyai divisi IT, sehingga proses pengembangan, pemeliharaan dan perbaikan sistem sering terhambat. Hal ini tentunya dapat mengganggu kelancaran
kegiatan
operasional
perusahaan
membutuhkan bantuan aplikasi berbasis komputer.
yang
62 •
Kurangnya pemahaman karyawan terhadap sistem yang ada saat ini. Saat ini masih terdapat karyawan PT. PRAA Express yang belum dapat menggunakan sistem yang ada secara optimal, sehingga jalannya kegiatan operasional yang memerlukan
dukungan
sistem
informasi
menjadi
terhambat. •
Belum memiliki sertifikasi internasional Hingga saat ini PT. PRAA Express belum memiliki sertifikasi standar internasional, sehingga perusahaan masih menghadapi hambatan dalam hal pengembangan bisnis, khususnya ke mancanegara.
•
Kurangnya kegiatan promosi Kegiatan promosi yang dilakukan perusahaan hingga saat ini belum maksimal dan strategi promosi yang diterapkan juga kurang inovatif. Hal ini mengakibatkan perusahaan sulit menyaingi perusahaan-perusahaan sejenis yang namanya telah lebih dahulu dikenal masyarakat.
•
Kurangnya armada pengiriman barang (laut & udara) Keterbatasan armada pengiriman barang yang dimiliki PT. PRAA Express mengakibatkan terbatasnya layanan yang mampu diberikan perusahaan dan rencana pengembangan bisnis di masa yang akan datang.
63 Di bawah ini ialah analisis faktor strategi eksternal dari PT. PRAA Express yang dapat dilihat pada tabel 3.3: Tabel 3.3 Matriks Faktor Strategi Eksternal (EFAS)
Faktor-faktor Strategi Eksternal Peluang : • Perkembangan teknologi informasi yang terus-menerus. • Kebutuhan perusahaan akan jasa pengiriman barang akan terus berlangsung. • Memiliki hubungan kerjasama yang baik dengan perusahaan yang sejenis di berbagai daerah. • Keinginan masyarakat mendapatkan pelayanan pengiriman barang yang memuaskan dengan tarif yang murah. • Tuntutan pelanggan untuk melebarkan lokasi usaha agar mempermudah pelanggan yang lokasinya jauh dari kantor pusat saat ini. Total Peluang Ancaman : • Pelanggan lebih memilih perusahaan yang sudah mempunyai reputasi dan nama besar. • Tuntutan pelanggan yang semakin tinggi terhadap pelayanan yang diterima. • Kebijakan pemerintah yang berubah-ubah • Perusahaan pesaing yang terus meningkatkan strategi pemasarannya. • Permainan harga dari pesaing. Total Ancaman TOTAL
Perhitungan EFAS = Peluang – Ancaman = 1.515 – 1.101 = 0.414
Bobot
Rating
Bobot*Rating
0.088
3
0.264
0.107
4
0.428
0.094
3
0.282
0.113
3
0.339
0.101
2
0.202
0.503
1.515
0.088
1
0.088
0.101
2
0.202
0.107 0.113
3 2
0.321 0.226
0.088
3
0.264
0.497 1.00
1.101 2.616
64 2. Matriks Faktor Strategi Eksternal Sebelum membuat matriks faktor strategi eksternal, perlu diketahui dahulu faktor strategi eksternal perusahaan. Berikut ini adalah cara-cara menentukan bobot dan rating faktor strategi eksternal : a) Susunlah dalam kolom 1 (satu) 5 (lima) sampai dengan 10 (sepuluh) peluang dan ancaman). b) Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2 (dua), mulai dari 1 (satu), 0 (nol) (sangat penting) sampai dengan 0 (nol), 0 (nol) (tidak penting). c) Hitung rating (dalam kolom 3 (tiga)) untuk masing-masing faktor dengan memberi skala mulai dari 4 (empat) (outstanding) sampai dengan 1 (satu) (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif ( peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. d) Kalikan bobot pada kolom 2 ( dua ) dengan rating pada kolom 3 ( tiga ), untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4 ( empat ). e) Jumlahkan skor pembobotan ( pada kolom 4 ( empat ) ), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategi eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
65 Dasar penetapan bobot dan rating pada EFAS adalah bagaimana perusahaan dapat memanfaatkan peluang untuk menghadapi ancaman yang ada: Berikut ini penjelasan lebih rinci dari peluang dan ancaman yang dihadapi oleh PT. PRAA Express : Peluang: •
Perkembangan teknologi informasi yang terus-menerus. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang terus menerus yang mampu menunjang kegiatan penyediaan jasa pengiriman barang, maka hal ini menjadi peluang bagi perusahaan untuk meningkatkan kualitas pelayanannya demi kepuasan pelanggan.
•
Kebutuhan perusahaan akan jasa pengiriman barang akan terus berlangsung. Dengan semakin berkembangnya kegiatan perdagangan lintas daerah, maka kebutuhan masyarakat dan perusahaan akan jasa perusahaan pengiriman barang akan terus ada dan semakin meningkat dari waktu ke waktu. Hal ini merupakan peluang bagi PT. PRAA Express untuk terus mengembangkan usahanya.
•
Memiliki kerjasama yang kuat dengan perusahaan yang sejenis. Adanya hubungan kerjasama yang baik antara PT. PRAA Express dengan perusahaan sejenis di berbagai daerah menjadi peluang positif untuk dapat memperluas jangkauan wilayah pengiriman
66 barang melalui perjanjian kerjasama. Hal ini merupakan peluang yang dapar dimanfaatkan demi memenuhi kebutuhan pelanggan. •
Keinginan masyarakat untuk mendapatkan layanan pengiriman barang yang terjamin dengan harga murah. Setiap pelanggan tentunya ingin mendapatkan pelayanan terbaik dengan tarif yang terjangkau. Hal ini dapat menjadi peluang bagi PT. PRAA Express untuk dapat menciptakan layanan yang terjamin dengan harga yang kompetitif.
•
Tuntutan
pelanggan
untuk
melebarkan
lokasi
usaha
agar
mempermudah pelanggan yang lokasinya jauh dari kantor pusat saat ini. Mengingat meningkatnya kebutuhan perusahaan-perusahaan akan jasa
pengiriman
barang,
banyak
perusahaan
yang
ingin
menggunakan jasa PT. PRAA Express mengalami kesulitan karena jauhnya lokasi kantor pusat PT. PRAA Express. Hal ini dapat merupakan peluang bagi perusahaan untuk melebarkan usahanya demi memenuhi kebutuhan pelanggan. Ancaman: •
Pelanggan memilih perusahaan yang sudah mempunyai nama besar. Para pelanggan cenderung lebih mempercayai layanan dari perusahaan yang sudah mempunyai nama besar dan reputasi yang dikenal luas. Hal ini merupakan ancaman berarti bagi PT. PRAA Express yang harus segera dicari jalan keluarnya.
67 •
Tuntutan pelanggan yang semakin tinggi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan. Pelanggan selalu ingin mendapatkan pelayanan yang terbaik dan memuaskan. Seiring dengan meningkatnya tuntutan pelanggan, perusahaan
harus
selalu
berusaha
meningkatkan
kualitas
layanannya agar dapat memenuhi tuntutan tersebut. Apabila tidak, maka perusahaan dapat kehilangan pelanggannya dan tidak mampu bertahan dalam persaingan bisnis. •
Kebijakan pemerintah Indonesia yang sering berubah-ubah. Adanya kebijaksanaan pemerintah yang cukup sering berubahubah, contohnya kebijakan kenaikkan harga BBM mengakibatkan PT. PRAA Express juga harus mengadakan perubahan rencanarencana yang sudah ditentukan sebelumnya. Apabila perusahaan tidak cermat dalam menentukan strategi maupun biaya, maka hal ini menjadi ancaman berarti, karena pelanggan akan dengan mudah memilih perusahaan pengiriman barang lain yang menawarkan service yang memuaskan dan harga lebih terjangkau.
•
Perusahaan pesaing yang terus meningkatkan strateginya. Saat ini perusahaan-perusahaan pesaing terus mengembangkan berbagai strategi pemasaran demi menarik pelanggan. Apabila PT. PRAA Express tidak mampu mengembangkan strategi pemasaran yang inovatif dan tepat, maka dapat dipastikan akan sulit bertahan dalam persaingan.
68 •
Permainan harga dari pesaing Permainan harga dari pesaing yang dilakukan untuk menarik pelanggan dapat menimbulkan ancaman bagi perusahaan yaitu kehilangan pelanggannya. Oleh karena itu, penentuan biaya pengiriman barang harus benar-benar cermat dan sesuai agar perusahaan dapat menetapkan harga yang kompetitif dan terjangkau pelanggan. Dari seluruh faktor yang telah diidentifikasi baik kekuatan, kelemahan,
peluang maupun ancaman yang mempengaruhi PT. PRAA Express, seluruhnya dapat dimanfaatkan untuk memahami kondisi
perusahaan agar dapat
merumuskan arah pengembangan perusahaan di masa yang akan datang. Matriks SWOT menggambarkan bagaimana peluang bisnis yang ada dan ancaman yang dihadapi PT. PRAA Express dapat diselaraskan dengan kekuatan dan kelemahannya untuk menghasilkan strategi-strategi yang dapat diterapkan demi kemajuan perusahaan. Matriks SWOT dari hasil analisis yang dilakukan terhadap PT. PRAA Express dapat dilihat pada tabel 3.4 berikut:
69
Tabel 3.4 Matriks SWOT
IFAS
EFAS OPPORTUNITIES (O) • Perkembangan teknologi informasi yang terusmenerus. • Kebutuhan perusahaan akan jasa pengiriman barang akan terus berlangsung. • Hubungan kerjasama yang baik dengan perusahaan yang sejenis. • Keinginan masyarakat mendapatkan pelayanan pengiriman barang yang baik dengan harga murah • Tuntutan pelanggan untuk melebarkan lokasi usaha. TREATHS (T) • Pelanggan lebih memilih perusahaan yang sudah mempunyai reputasi dan nama besar. • Tuntutan pelanggan yang semakin tinggi terhadap pelayanan yang diterima. • Kebijakan pemerintah yang berubah-ubah. • Perusahaan pesaing yang terus meningkatkan strategi pemasarannya. • Permainan harga dari pesaing
STRENGTHS (S)
WEAKNESSES (W)
• Prosedur kerja yang baik antara departemen dalam perusahaan. • Tarif yang terjangkau. • Pelayanan yang tepat waktu & memuaskan pelanggan • Eksistensi lebih dari 10 tahun • Menggunakan sistem berbasis komputer. STRATEGI SO
• Belum adanya divisi IT • Tidak semua karyawan dapat mengoperasikan sistem yang berjalan. • Belum memiliki sertifikasi internasional. • Kurangnya kegiatan promosi • Kurangnya armada pengiriman barang.
• Melebarkan jangkauan usaha di wilayah lain hingga ke mancanegara dengan memperluas jaringan kerjasama baik dengan perusahaan ekspedisi lainnya dan dengan vendor lokal maupun asing. • Melakukan pengembangan sistem informasi yang terarah dan terencana guna meningkatkan kinerja dan kualitas pelayanan.
• Mengadakan pelatihan dan pengenalan terhadap teknologi baru kepada setiap karyawan • Menawarkan harga murah tetapi tetap menjaga kualitas layanan
STRATEGI ST
STRATEGI WT
• Memberikan diskon khusus pada hari-hari besar • Tingkatkan hubungan dengan pelanggan • Memberi potongan harga bagi pelanggan lama yang berlangganan selama minimal 2 tahun berturut-turur.
STRATEGI WO
• Memperkenalkan layananlayanan yang ditawarkan oleh perusahaan, dengan mengadakan kegiatan promosi. • Menetapkan tarif layanan yang kompetitif
70 Dari analisis SWOT yang dilakukan dengan mengidentifikasikan faktor-faktor internal dan eksternal dari PT. PRAA Express, diperoleh bahwa strategi yang sesuai untuk PT. PRAA Express adalah strategi Strength Opportunity, di mana kondisi perusahaan berada pada kuadran 1 (satu) seperti yang dapat dilihat pada gambar 3.2. Hal tersebut menandakan bahwa pada saat ini perusahaan memiliki peluang yang besar dan kekuatan-kekuatan yang potensial. Oleh karena itu, PT. PRAA Express harus mampu memanfaatkan dan memaksimumkan kekuatan-kekuatan yang dimilikinya untuk merebut dan memanfaatkan peluang yang ada demi kemajuan bisnis perusahaan. Perusahaan harus dapat mengidentifikasikan peluang pengembangan pasar yang dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan keuntungan. Untuk mencapai hal itu, perusahaan harus dapat merumuskan strategi-strategi yang tepat untuk menggunakan kekuatannya secara maksimal, dan menerapkan strategi tersebut pada waktu yang tepat agar dapat menindaklanjuti peluang yang ada untuk memajukan perusahaan.
71 Opportunity 2
Kuadran 3
Kuadran 1
1 0.414
Internal Strength
Weaknesses 2
1
0.901
2
1
Kuadran 4
Kuadran 2
2
INTERNAL = 0.901
Threat External
EXTERNAL = 0.414
Gambar 3.2 Posisi Strategis Hasil Analisa Matriks SWOT
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, strategi yang sesuai untuk PT. PRAA Express adalah: Strategi SO (Strength Opportunity). Strategi-strategi yang bisa diterapkan antara lain: •
Melakukan
pengembangan
mengoptimalkan
terhadap
penggunaan
SI
sistem
yang
berjalan
terintegrasi
dan untuk
meningkatkan kinerja perusahaan. •
Meningkatkan kualitas layanan dengan harga yang kompetitif.
•
Memberikan paket-paket harga pada pelanggan pada kondisi yang sudah ditentukan.
•
Menciptakan strategi pemasaran yang tepat dan inovatif sehingga pelanggan lebih mengenal layanan yang diberikan perusahaan.
72 •
Memberikan pelatihan secara rutin kepada para karyawan sesuai dengan perkembangan jasa transportasi barang dan perkembangan teknologi pendukung jasa ekspedisi.
•
Melakukan pengembangan wilayah usaha seperti dengan membuka outlet-outlet (sales counter) di lokasi-lokasi baru.
•
Menjalin kerjasama dengan maskapai penerbangan maupun pelayaran internasional untuk memperluas wilayah usahanya hingga ke manca negara.
•
Menjalin kerjasama dengan handling daerah pada wilayah-wilayah yang dianggap potensial untuk memperluas bisnisnya.
Dari strategi-strategi tersebut di atas, dapat dilihat bahwa hal-hal utama yang harus diperhatikan secara khusus oleh PT. PRAA Express ialah perluasan wilayah usaha, peningkatan kualitas layanan yang diberikan, perbaikan terhadap manajemen sumber daya manusia, pengembangan sistem berbasis IT yang tepat untuk menunjang kegiatan operasional, peningkatan keunggulan kompetitif terhadap pesaing dan pemantauan kebutuhan pelanggan secara terus menerus agar mampu memberikan pelayanan yang dapat memuaskan pelanggan. Dari analisis SWOT, diperoleh fakta bahwa salah satu kekuatan PT. PRAA Express saat ini yaitu telah terciptanya lingkungan kerja yang kondusif di dalam PT. PRAA Express karena terjalin hubungan kerjasama yang baik antar karyawan sehingga aktivitas di dalam perusahaan dapat berjalan secara terkendali. Seluruh karyawan memiliki visi dan misi yang sama yaitu memberikan layanan yang terbaik demi kepuasan pelanggan. Namun, ada hal yang perlu ditingkatkan saat ini yaitu penguasaan
73 karyawan terhadap sistem atau aplikasi berbasis IT yang sudah ada maupun yang akan dikembangkan mengingat pentingnya dukungan teknologi informasi dalam perusahaan pengiriman barang. Kelemahan yang ditemui dalam hal pengelolaan data dan informasi yakni sistem dalam perusahaan yang belum terintegrasi sehingga menghambat kegiatan operasional. Hal ini harus segera ditangani karena persaingan yang semakin ketat dalam bisnis ini hanya bisa diatasi dengan pengelolaan data dan informasi yang tepat, di mana hal ini hanya dapat diwujudkan dengan perencanaan dan pengembangan sistem informasi yang sesuai. Di samping itu, penentuan harga yang cermat juga memegang peranan penting karena perusahaan pesaing dapat saja menentukan harga yang jauh lebih murah sebagai salah satu strategi usahanya dan hal tersebut harus segera diantisipasi perusahaan. Saat ini PT. PRAA Express menetapkan harga yang cukup terjangkau pelanggannya, namun perusahaan juga harus memperhitungkan berbagai faktor yang dapat mempengaruhi harga seperti kenaikan harga BBM yang turut meningkatkan biaya operasional dan harga yang ditentukan pesaing. Hal ini diperlukan agar perusahaan dapat menetapkan harga yang kompetitif dan terjangkau oleh pelanggannya. Faktor lainnya yang harus diperhatikan ialah strategi pemasaran. Strategi pemasaran yang kuat dapat menjadi kekuatan potensial perusahaan, namun strategi pemasaran yang keliru dapat sangat merugikan perusahaan. Selain menggiatkan kegiatan pemasaran, perusahaan juga harus mampu menciptakan strategi promosi yang tepat dan inovatif agar mampu meningkatkan brand image
PT. PRAA Express di mata
masyarakat sebagai perusahaan pengiriman barang yang terpercaya. Dari analisis ini dapat disimpulkan, untuk dapat mengembangkan dan mempertahankan usahanya, PT. PRAA harus dapat memformulasikan strategi yang tepat
74 dengan mengenal dan memanfaatkan kekuatan yang dimilikinya untuk menangkap peluang bisnis yang ada demi pengembangan usaha dan menjaga kelangsungan hidup perusahaan di dalam persaingan yang semakin ketat.
3.1.3
Analisis CSF (Critical Success Factor) & KPI (Key Performance
Indicator) CSF adalah factor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan dalam pencapaian sasaran yang diinginkan perusahaan. Dengan adanya CSF akan menjamin prestasi kerja yang semakin kompetitif. CSF berguna bagi setiap perusahaan dan organisasi, karena dapat memberikan pedoman
untuk
membantu
aktifitas-aktifitas
yang
penting
dan
menentukan informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. CSF harus mendapatkan dukungan dari seluruh tingkatan manajemen dalam perusahaan, karena tanpa partisipasi dari setiap level manajemen sasaran PT. PRAA Express tidak akan tercapai. KPI (Key Performance Indicator) adalah ukuran yang dapat menentukan berhasil atau tidaknya penerapan CSF yang dilakukan oleh perusahaan. Adapun CSF dan KPI pada PT. PRAA Express akan diuraikan pada tabel 3.5 sebagai berikut:
75
Tabel 3.5 Tabel CSF dan KPI
Objectives • Meningkatkan keuntungan perusahaan
CSF • Kemampuan memenuhi kebutuhan masyarakat • Menjamin ketepatan waktu pengiriman barang • Menjamin keamanan barang yang dikirim • Meningkatkan kemampuan CS dalam melayani pelanggan.
KPI • Bertambahnya jumlah order dan jumlah pelanggan perusahaan. • Berkurangnya keluhan pelanggan • Meningkatnya keuntungan perusahaan • Angka customer loss yang berkurang.
• Meningkatkan kinerja dan kemampuan perusahaan
• SDM yang berkualitas dan berpengalaman di bidang ekspedisi • Meningkatkan kerjasama dengan perusahaan sejenis didaerah
• Berkurangnya keluhan dari pelanggan • Meningkatnya jangkauan wilayah pengantaran.
• Menghadapi persaingan.
• Memberi standar tarif yang kompetitif • Memberi paket harga yang menarik pada customer.
• Jumlah pelanggan meningkat
• Memperluas pangsa pasar.
• Strategi promosi yang efektif
• Meningkatnya jumlah pelanggan
• Memberikan kepuasan pada pelanggan
76 3.1.4
Analisis Rantai Nilai (Value Chain)
Support activities Infrastructure, technology, human resources, administration, etc. Gambar 3.3 Analisis Value Chain Pada PT. PRAA Express External Resource
C Knowledge Problem Businessnilai pada PT. PRAA Pada gambar 3.3 diatas dijelaskan analisa rantai L
Application
specification
Acquisition
I E
Marketing The Capability
N T
Allocation of Resources
Configures Solutions
Execute solution
External Resource Resources value management
Relationship value management
S Client value Chain
Primary activities Gambar 3.3 Analisa Value Shop
PT. PRAA Express bergerak di bidang jasa courrier & cargo atau jasa pengiriman barang sehingga value chain dari PT. PRAA Express lebih tepat digambarkan dengan menggunakan value shops pada gambar 3.2.1 diatas. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa maka PT. PRAA Express dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan menyediakan layanan yang sesuai dengan permintaan pelanggan. Penjelasan analisa rantai nilai yang terdiri dari tujuh aktivitas primer dan empat aktivitas pendukung, yaitu:
77 1. Aktivitas Primer a. Business Acquisition PT. PRAA Express harus mampu memahami kebutuhan dan keinginan
pelanggannya
agar
perusahaan
dapat
memuaskan
pelanggannya dan meningkatkan kepercayaan pelanggan. Perusahaan dapat melibatkan pelanggannya dalam proses menentukan standar layanan, misalnya dengan mengukur tingkat kepuasan pelanggan dan mengetahui keinginan pelanggan melalui serangkaian survey. Kebutuhan pelanggan dapat diidentifikasi dari informasi internal perusahaan berupa data dan informasi yang tersimpan di perusahaan seperti keluhan-keluhan pelanggan, saran dan masukan dari pelanggan, serta saran-saran dari karyawan ataupun informasi eksternal yang diperoleh dari analisis pasar, informasi pelayanan pesaing dan perkembangan terbaru di masyarakat. b. Problem Specification Pada tahap ini perusahaan melakukan perumusan masalah yang dapat dilakukan dengan menganalisa setiap kendala yang terjadi dalam usaha pemenuhan kebutuhan pelanggan. Hal ini dapat diketahui dari masalah yang timbul pada saat proses pengiriman barang oleh pelanggan. Misalnya keterlambatan pengiriman yang dapat disebabkan oleh keterlambatan maskapai penerbangan atau kerusakan barang yang dikirim karena proses pengepakan yang kurang memenuhi syarat. c. Knowledge Application Pada tahap ini dijelaskan bagaimana dan seperti apa sistem yang akan dibangun untuk membantu proses pemecahan masalah yang terjadi.
78 Misalnya perusahaan membangun sebuah sistem yang dapat membantu pelanggan melihat status barangnya secara online sehingga perusahaan dapat segera menjelaskan kondisi yang menyebabkan keterlambatan ataupun kerusakan barang terjadi. d. Allocation of Resources Pada tahap ini dilakukan analisa mengenai pengalokasian sumber daya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan dalam usaha pemenuhan kebutuhan pelanggan. Perusahaan dapat menggunakan solusi internal misalnya menggunakan dana dari kas perusahaan untuk membangun sistem atau menggunakan solusi eksternal dengan meminjam dana ke bank ataupun menggunakan tenaga Konsultan IT untuk mengatasi masalah. e. Configure Solution Setelah melewati beberapa tahapan diatas maka disusun rencana mengimplementasikan solusi yang dihasilkan, menentukan prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan bertanggung jawab dan waktu pengimplementasian. f. Execute Solution Pada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para pelanggannya, tetapi kegiatan rantai analisis tidak berhenti sampai disini. Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup memuaskan kebutuhan pelanggan dan memenuhi standar yang diinginkan oleh pelangan.
79 g. Marketing the Capability Setelah tahap-tahap di atas dilakukan maka perusahaan harus mensosialisasikan kelebihan dan keunggulan yang dimilikinya dalam rangka memenuhi kebutuhan pelanggannya, sehingga pelanggan akan semakin loyal terhadap perusahaan. Dan masyarakat akan mengetahui kelebihan yang dimiliki perusahaan sehingga kemungkinan masyarakat untuk bekerja sama dengan perusahaan menjadi lebih besar. Sebagai contoh iklan melalui media cetak dan elektronik, pamflet, spanduk, selebaran, website dll.
2. Aktivitas Pendukung a. Administrasi Kegiatan admisnistrasi yang berhubungan dengan kegiatan pengiriman barang meliputi proses kontrak kerjasama dengan pelanggan, pendataan order, dsb. b. Pengembangan Teknologi PT. PRAA Express harus memperhatikan pengembangan teknologi, perusahaan
karena dalam
dengan
dukungan
aktivitas
teknologi
bisnisnya.
akan
Teknologi
membantu juga
dapat
meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan. Contoh yang telah dilakukan perusahaan antara lain, penggunaan aplikasi berbasis komputer untuk memproses order pengiriman barang dan penggunaan aplikasi untuk absensi karyawan.
80 c. Manajemen SDM Dukungan sumber daya manusia terhadap aktivitas bisnis peusahaan sangat penting. Oleh karena itu PT. PRAA Express melakukan penyeleksian karyawan, untuk mendapatkan sumber daya manusia yang handal dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. PT. PRAA Express juga memberikan training pada karyawannya, untuk membantu meningkatkan produktivitas kerjanya dan untuk mengembangkan motivasi kerja, sehingga dapat diperoleh karayawan yang loyal terhadap perusahaan. PT. PRAA Express juga memberikan gaji yang sesuai dengan standar renumerasi HRD. d. Infrastruktur Perusahaan Infrastruktur perusahaan adalah sarana dan prasarana yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Seperti gedung, kendaraan, listrik armada serta penunjang aktivitas operasional lainnya seperti gambaran yang jelas mengenai kedudukan, tugas dan tanggung jawabnya, melakukan perencanaan bisnis serta pengelolaan keuangan perusahaan untuk menjalankan kegiatan bisnisnya serta penyesuaian dengan hukum dan kebijakan pemerintah yang berlaku, seperti pembayaran pajak PPh dan PPN, dan renumerasi gaji yang cukup kompetitif. Disamping itu, untuk menjaga dan mengontrol kualitas manajemen dari perusahaan telah dilakukan berbagai upaya pengendalian baik secara internal maupun eksternal yang dilakukan secara periodik. Dari analisis ini dapat diidentifikasi seluruh aktivitas primer dan pendukung dalam PT. PRAA Express sehingga dapat diketahui urutan
81 kegiatan bisnis perusahaan dalam menghasilkan jasa kepada para pelanggannya. Analisis ini juga menunjukkan margin/laba dan tingkat pengembalian yang memuaskan bagi perusahaan secara keseluruhan. Analisis ini juga dapat mengidentifikasikan faktor strategi internal perusahaan
yang
meliputi
Strength
(Kekuatan)
dan
Weakness
(Kelemahan). Dari hasil analisis Value Chain yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa: a. Kelemahan pada PT. PRAA Express terletak pada penerapan IT yang bersifat departemental (hanya beberapa bagian saja) sehingga memperlambat kegiatan operasional perusahaan. b. Kurang tersedianya SDM yang berkualitas mengakibatkan kinerja kegiatan bisnis perusahaan tidak maksimal dan menghambat pengembangan usaha. c. Kekuatan PT. PRAA Express terletak pada harga yang relatif terjangkau masyarakat dan kemampuan menyediakan service yang memuaskan masyarakat. d. Adanya hubungan kerjasama yang baik dengan perusahaan sejenis didaerah-daerah sehingga PT. PRAA Express dapat memperlebar jangkauan wilayah usahanya ke berbagai daerah di Indonesia. Saran yang dapat diberikan kepada PT. PRAA Express yaitu perusahaan sebaiknya meningkatkan kinerja aktivitas primer dan pendukungnya dengan merumuskan strategi yang tepat untuk dapat menghasilkan jasa pengiriman barang yang mampu
82 memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggannya. Setelah strategi diterapkan, maka perubahan dan kemajuan perusahaan harus dipromosikan atau disosialisasikan kepada masyarakat dengan strategi pemasaran yang tepat seperti dengan bekerjasama dengan aparat/instansi pemerintah untuk menampilkan logo dan slogan perusahaan di berbagai iklan layanan masyarakat, memasang iklan di media cetak terkemuka, membagikan brosur promosi, mendatangi potential customer untuk memperkenalkan layanan perusahaan, dsb.
3.1.5
Analisis Audit Grid 3.1.5.1 Hasil Kuesioner Per Aplikasi Kuesioner yang digunakan dalam melakukan analisis Audit Grid terhadap setiap aplikasi yang digunakan PT. PRAA Express antara lain: 1) Aplikasi Customer Service
Kualitas Teknis
Ya (3) Apakah Sistem yang digunakan saat 3 ini sudah baik kualitasnya? Apakah sistem yang digunakan 2 mudah pemeliharaannya? Apakah biaya pemeliharaan sistem 3 sudah memadai? 3 Apakah SDM yang menggunakan sistem sudah menguasai sistem yang berjalan? Total Rata-Rata
11
Ragu (2) 1
5
12
Ratarata 2.4
5
11
2.2
2
5
13
2.6
2
5
13
2.6
49 2.5
9.8 2.5
2
7
Tidak (1) 1 1
2
Jumlah
Nilai
83 Nilai Bisnis
Ya (3) Apakah sistem digunakan secara 4 maksimal dalam perusahaan? Apakah laporan-laporan yang 5 dihasilkan sudah memuaskan? Apakah aplikasi sistem berpengaruh 4 terhadap kinerja perusahaan? Apakah sistem yang ada dapat 3 diterapkan untuk jangka panjang? Total 16 Rata-Rata
Ragu (2) 1
Tidak (1)
Jumlah
Nilai
Ratarata 2.8
5
14
5
15
3
1
5
14
2.8
2
5
13
2.6
56 2.8
11.2 2.8
4
2) Aplikasi Keuangan Kualitas Teknis
Ya (3) Apakah Sistem yang digunakan saat 3 ini sudah baik kualitasnya? Apakah sistem yang digunakan 2 mudah pemeliharaannya? Apakah biaya pemeliharaan sistem 2 sudah memadai? 3 Apakah SDM yang menggunakan sistem sudah menguasai sistem yang berjalan? Total Rata-Rata
Ragu (2)
Jumlah
Nilai
Ratarata 3
3
9
1
3
8
2.67
1
3
8
2.67
3
9
3
34 2.8
11.34 2.8
10
2
Ya (3) Apakah sistem digunakan secara 3 maksimal dalam perusahaan? Apakah laporan-laporan yang 3 dihasilkan sudah memuaskan? Apakah aplikasi sistem berpengaruh 3 terhadap kinerja perusahaan? Apakah sistem yang ada dapat 1 diterapkan untuk jangka panjang? Total 10 Rata-Rata
Ragu (2)
Nilai Bisnis
Tidak (1)
2 2
Tidak (1)
Jumlah
Nilai
3
9
Ratarata 3
3
9
3
3
9
3
3
7
2.33
34 2.8
11.33 2.8
84 3) Aplikasi HRD (Personnel) Kualitas Teknis
Ya (3) Apakah Sistem yang digunakan saat 2 ini sudah baik kualitasnya? Apakah sistem yang digunakan 1 mudah pemeliharaannya? Apakah biaya pemeliharaan sistem 2 sudah memadai? Apakah SDM yang menggunakan 2 sistem sudah menguasai sistem yang berjalan? Total Rata-Rata
Ragu (2)
Jumlah
1
7
1
Ya (3) Apakah sistem digunakan secara 2 maksimal dalam perusahaan? Apakah laporan-laporan yang 2 dihasilkan sudah memuaskan? Apakah aplikasi sistem berpengaruh 2 terhadap kinerja perusahaan? Apakah sistem yang ada dapat 1 diterapkan untuk jangka panjang? Total 7 Rata-Rata
Ragu (2)
Nilai Bisnis
Tidak (1)
Tidak (1)
2
6
Ratarata 3
2
5
2.5
2
6
3
2
6
3
23 2.9
11.5 2.9
Jumlah
1
Nilai
2
6
Ratarata 3
2
6
3
2
6
3
2
5
2.5
23 2.9
11.5 2.9
1
Nilai
Dari hasil survey dengan memberikan kuesioner kepada para karyawan PT. PRAA Express, pada tabel 3.6 berikut ini dapat dilihat summary dari survey yang telah dilakukan: Tabel 3.6 Summary Hasil Survey
No
Aplikasi
Nilai Bisnis
Kesimpulan
Customer Service
Kualitas Teknis 2.5
1
2.8
Pelihara dan kembangkan
2
Keuangan
2.8
2.8
Pelihara dan kembangkan
3
HRD
2.9
2.9
Pelihara dan kembangkan
85 3.1.5.2 Evaluasi dengan Metode Audit Grid Berdasarkan analisis Audit Grid maka hasil evaluasi terhadap tinggi rendahnya kualitas teknik dan nilai bisnis dari setiap aplikasi yang digunakan pada PT. PRAA Express adalah: a) Aplikasi Customer Service, Keuangan dan HRD tetap dapat dipelihara dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan tuntutan pelanggan. b) Semua aplikasi yang ada masih tetap diperlukan untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. Dari hasil survey yang telah dilakukan di atas dengan cara membagikan 20 (dua puluh) kuesioner pada karyawan PT. PRAA Express, maka hasil dari pendekatan Audit Grid secara lengkap dapat dilihat pada gambar 3.4 berikut:
86
Kuadran 1
High
3
3
C (2.9, 2.9)
Kuadran 4 (2.5, 2.8) A
B (2.8, 2.8)
NILAI BISNIS
2
Perbaharui
1
2 Pelihara dan kembangkan
1
Kuadran 3
3
Kuadran 2 Kaji Kembali
Hapuskan
Low
2
1 1 Low
2 KUALITAS TEKNIS
3 High
Gambar 3.4 Pendekatan Audit Grid Nilai Bisnis vs Kualitas Teknis per Aplikasi
Keterangan: A = Aplikasi Customer Service B = Aplikasi Keuangan C = Aplikasi HRD
87 3.2
Gambaran Umum Perusahaan
Gambar 3.5 Logo PT. PRAA EXPRESS
PT. Pagi Riaa (PRAA) Express berdiri pada tahun 1994 di Jakarta dengan nomor Surat Ijin Usaha Jasa Pengurusan Transportasi (SIUJPT) 0.315./AL.003/ KU.IX/99 dan Nomor Pokok Wajib Pajak 1.732.069.8-031. Pada saat ini PT. PRAA EXPRESS menempati kantor pusat di Jalan Anggrek Neli Murni Blok A / 97B Slipi-Jakarta Barat, dengan karyawan berjumlah lebih kurang 75 orang, serta sekitar 43 perwakilan di seluruh Indonesia. Tujuan awal didirikannya perusahaan ini yakni untuk menyediakan segala solusi bagi kebutuhan transportasi pengiriman barang dari daerah mana saja di Indonesia ke seluruh dunia. Bertolak dari tujuan awal tersebut serta melihat perkembangan dunia usaha yang semakin pesat, kemajuan di bidang transportasi yang berpengaruh pada meningkatnya kegiatan perdagangan antar daerah dan persaingan antara perusahaan ekspedisi yang semakin
ketat,
maka
perusahaan
ini
berusaha
terus-menerus
menyempurnakan layanannya demi kepuasan pelanggan yang menjadi titik konsentrasi dari PT. PRAA EXPRESS. PT. PRAA EXPRESS melakukan pengembangan pangsa pasar antara lain dengan menjalin kerjasama dengan beberapa perusahaan sebagai
88 perwakilan di Indonesia yang bertugas mengurus pengiriman dan penerimaan barang dari dan ke daerah tersebut.
3.2.1
Bisnis Perusahaan PT. PRAA EXPRESS bergerak dalam bidang jasa transportasi pengiriman barang (ekspedisi). Secara lebih rinci, bidang usaha PT. PRAA EXPRESS saat ini meliputi : • Jasa ekspedisi muatan kapal udara (Airfreight Service), • Jasa ekspedisi melalui darat (Land Transportation & Moving Service), • Jasa ekspedisi melalui laut (Seafreight Service), dan • City Courier.
3.2.2 Lokasi Perusahaan Pada saat ini, kantor pusat PT. PRAA Express berlokasi di: Tobing Building Jalan Anggrek Neli Murni Blok A / 97B Slipi-Jakarta Barat Telp
: 021-5359939/40
Fax
: 021-5359949
89 3.2.3
Tujuan dan Strategi Perusahaan
3.2.3.1 Tujuan Perusahaan Tujuan PT. PRAA Express adalah menyediakan layanan transportasi dengan standar yang tinggi dari manapun dan kemanapun bagi perusahaan yang menjadi pelanggannya. 3.2.3.2 Strategi Perusahaan PT. PRAA Express menerapkan strategi usaha yang berorientasi pada kepuasan pelanggan yaitu dengan menyediakan layanan yang termudah, termurah, tercepat dan real time bagi pelanggannya. PT. PRAA Express juga menyediakan layanan transportasi yang menyeluruh, mulai dari layanan Door to Door (dari lokasi pengirim hingga lokasi penerima), Door to Port (dari lokasi pengirim hingga bandara penerima), Port to Door (dari bandara pengirim hingga lokasi penerima), dan Port to Port (dari bandara pengirim hingga bandara penerima).
3.2.4 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.4.1
Visi Perusahaan PT. PRAA EXPRESS berdiri dengan memiliki visi untuk menjadi perusahaan pengiriman barang yang terdepan di Indonesia dengan menyediakan solusi menyeluruh bagi segala kebutuhan transportasi dari wilayah manapun di Indonesia ke negara manapun di dunia.
90 3.2.4.2
Misi Perusahaan Misi dari PT. PRAA EXPRESS yaitu: • Mengembangkan jaringan kerjasama dengan perusahaan pendukung diberbagai daerah untuk memperluas pasar perusahaan. • Memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan terus meningkatkan kualitas layanannya secara berkesinambungan. • Menggunakan teknologi informasi di setiap divisi untuk meningkatkan kinerja dan pelayanan kepada pelanggan. Visi dan Misi perusahaan sangat penting untuk dijadikan sebagai acuan yang dapat menghasilkan hasil akhir yang jelas dalam melakukan kegiatan perusahaan, sehingga semua aktifitas bisnis perusahaan yang dilakukan dapat lebih terarah untuk mencapai visi dan misi tersebut.
3.3
Organisasi Perusahaan 3.3.1
Struktur Organisasi PT. PRAA Express pada awalnya merupakan sebuah perusahaan keluarga,
namun
seiring
dengan
perkembangan
perusahaan,
meningkatnya keuntungan, dan semakin ketatnya persaingan dalam usaha ini, maka PT. PRAA EXPRESS mulai melakukan perbaikan pada struktur organisasi dan pembagian tugasnya.
91 Struktur organisasi PT. PRAA EXPRESS saat ini dapat dilihat pada gambar 3.6. Organization Chart
PT. PRAA EXPRESS Dewan Komisaris
Dewan Direksi Direktur Utama Direktur Keuangan Direktur Operasional
General Manager
Manager Pemasaran
Manager Keuangan
Manager Operasional
Ass. Manager Keuangan
Koordinator Kurir
Marketing Executive
Manager Personalia
Staff Personalia
Airport Handling Seaport Handling
Customer Service
Debt &Credit Collection
Cashier
Gambar 3.6 Struktur Organisasi PT. PRAA EXPRESS
3.3.2
Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Sebagai penjelasan dari struktur organisasi perusahaan didalam PT.PRAA Express terdapat tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang dibuat untuk mengatur keseluruhan aktivitas agar kelancaran pelaksanaan kegiatan dapat dijaga dan tujuan perusahaan dapat dicapai.
92 Tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan antara lain sebagai berikut: 1.
Komisaris • Bertanggung jawab kepada pemegang saham perusahaan • Dapat sewaktu-waktu memberhentikan dan mengangkat anggota direksi setelah melalui proses voting • Mengawasi
kinerja
direksi
dalam
memimpin
dan
menjalankan kegiatan didalam perusahaan • Bertindak sebagai penasehat perusahaan dan berhak mendapatkan informasi dari direksi mengenai hal-hal yang dianggap perlu dan berhubungan dengan seluruh kegiatan perusahaan 2.
Dewan Direksi • Memimpin dan mengendalikan seluruh kegiatan operasional perusahaan • Berusaha untuk mencapai tujuan perusahaan secara maksimal sesuai dengan visi dan misi perusahaan • Mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan perusahaan dan memberikan laporan secara periodic kepada komisaris • Bertanggung jawab merumuskan perencanaan, kebijakan, strategi dan sasaran perusahaaan serta melakssanakan kebijakan yang ditetapkan komisaris
93 • Mengawasi dan bekerja sama dengan para manajer agar kegiatan perusahaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan sehingga tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan tugas masing-masing divisi. 3.
General Manager • Mengawasi jalannya seluruh kegiatan di dalam kantor pusat maupun kantor cabang • Mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan perusahaan dan memberikan laporan secara periodik kepada direksi • Mengusahakan agar tujuan perusahaan tercapai secara maksimal • Bertanggung jawab untuk membuat perencanaan, kebijakan, strategi
dan
sasaran
peusahaan
serta
melaksanakan
kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh direksi 4.
Manager Operasional • Merencanakan,
mengorganisasikan,
mengarahkan,
dan
mengawasi jalannya sistem, sumber daya manusia serta fasilitas-fasilitas
yangs
tersedia
di
perusahaan
guna
tercapainya sasaran-sasaran perusahaan. • Menjamin kelancaran jalannya aktivitas operasional dan bertanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan kegiatan operasional
94 • Melakukan evaluasi atas efektivitas pelaksanaan siste manajemen perusahaan secara periodik • Mengkoordinasi proses kerja kurir dalam kegiatan bisnis sehari-hari • Melakukan pengajuan permintaan dana pengiriman barang 5.
Manager Keuangan dan Akuntansi • Bertanggung
jawab
atas
semua
pemasukkan
dan
pengeluaran dana serta kegiatan pencatatan dan penyajian laporan keuangan perusahaan • Memeriksa
laporan
keuangan
perusahaan
secara
keseluruhan dan melakukan analisa atas hasil laporan keuangan tersebut • Merencanakan pengelolaan anggaran keuanggan jangka pendek dan jangka panjang • Mengadakan perencanaan dan pengawasan keuangan • Memberikan
usulan
perbaikan
terhadap
perencanaan
keuangan perusahaan • Memeriksa estimasi dana pengiriman barang yang diajukan oleh manajer operasional dan memberikan izin untuk mengeluarkan dana yang dibutuhkan 6.
Ass. Manager Keuangan dan Akuntansi • Membuat laporan arus kas dan menganalisa laporan posisi kas melalui hutang dan piutang perusahaan
95 • Membuat laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang behubungan dengan pembukuan akuntansi perusahaan • Menyiapkan data dan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh setiap bagian • Menyusun anggaran perusahaan secara keseluruhan dengan kerja sama manajer dari tiap bagian 7.
Manager Pemasaran • Merencanakan, mengatur dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan pemasaran, merumuskan strategi serta kebijakan pemasaran dan promosi. • Mewakili perusahaan dalam melakukan negosiasi, dan membina serta meningkatkan hubungan baik dengan para pelanggan dan pihak-pihak diluar perusahaan. • Mengevaluasi efektifitas, strategi dan kebijakan pemasaran serta promosi yang diterapkan perusahaan. • Bertanggung jawab atas setiap kegiatan pemasaran dan promosi kepada jajaran direksi.
8.
Marketing Executive •
Melakukan usaha-usaha yang dapat meningkatkan daya tarik konsumen untuk menggunakan layanan perusahaan.
•
Mengusulkan, menjadwalkan dan mengadakan kegiatan promosi secara berkala serta menyusun dan menentukan strategi promosi yang sejalan dengan strategi perusahaan.
96 •
Menjamin keberhasilan kegiatan promosi dalam proses mencapai target mutu dalam waktu yang telah direncanakan.
•
Bertanggung jawab menjaga dan meningkatkan reputasi perusahaan di mata masyarakat dan pelanggan pada khususnya.
9.
Koordinator Kurir • Melakukan pembagian tugas kepada kurir yang akan mengambil dan mengantarkan barang. • Memeriksa dan mengawasi absensi kurir dan jadwal kerja kurir. • Mengadakan penyeleksian dan penerimaan kurir. • Mengevaluasi kinerja kurir dan melaporkannya kepada manager operasional.
10. Customer Service • Melakukan pengisian surat jalan, order pembelian, dan melaukn pencatatan kedalam buku customer trading • Memberitahukan seluruh informasi mengenai tarif, service, dan semua informasi mengenai perusahaan kepada customer atau pelanggan • Melakukan negosiasi penetapan tarif dan servis terhadap pelanggan, termasuk membuat proposal rate service dengan pelanggan
97 • Mengadakan komunikasi yang baik atau communication approach dengan costumer atau pelanggan setiap saat pelanggan menghubungi perusahaan 11. Debt & Credit Collection • Melakukan penagihan hutang kepada pelanggan yang dilakukan secara periodik ( 1 bulan ) • Mempertanggung
jawabkan
pembayaran
dan
kekurangannya kepada manajer keuangan 12. Cashier • Mengeluarkan dana dari kas perusahaan sesuai dengan estimasi biaya pengiriman barang yang telah disetujui manager keuangan. • Mengeluarkan dana untuk kegiatan operasional perusahaan. • Mencatat transaksi dan bertanggung jawab memberikan laporan pengeluaran kas perusahaan kepada Ass. Manajer keuangan. 13. Airport & Seaport Handling • Bertugas sebagai perwakilan dari PT. PRAA EXPRESS di bandara atau pelabuhan untuk menangani barang-barang yang akan dikirimkan oleh perusahaan. • Bertanggung jawab untuk memastikan barang yang akan dikirim telah dimuat ke dalam pesawat atau kapal laut.
98 • Bertanggung
jawab
melaporkan
kepada
perusahaan
mengenai status barang yang berada di bandara atau pelabuhan.
3.4
Menentukan Konteks dan Ruang Lingkup Konteks dan ruang lingkup dari pembahasan skripsi ini adalah merencanakan strategi informasi di dalam PT. PRAA Express yang merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. Perencanaan strategi informasi ini dititikberatkan pada pengelolaan prosedur dari unit bisnis utama perusahaan yang terdiri atas : • Jasa ekspedisi muatan kapal udara (Airfreight Service), • Jasa ekspedisi melalui darat (Land Transportation & Moving Service), • Jasa ekspedisi melalui laut (Seafreight Service), dan • City Courier. Selain itu, strategi informasi yang akan dirumuskan juga meliputi area fungsional dari PT. PRAA Express, seperti yang akan dibahas lebih lanjut pada pembahasan selanjutnya. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja aktivitas operasional perusahaan melalui perencanaan strategi informasi yang tepat. Perencanaan strategi informasi yang tepat sangat diperlukan, mengingat perkembangan teknologi informasi juga turut mempengaruhi PT. PRAA Express dalam mengelola arus data dan informasi dalam perusahaan, sehingga PT. PRAA
99 Express harus menetapkan strategi informasi yang mampu mendukung pencapaian sasaran perusahaan, yaitu antara lain: 1. Memberikan pelayanan yang berkualitas kepada pelanggan secara tepat dengan memanfaatkan dukungan penerapan teknologi informasi yang sesuai. 2. Mampu bertahan dalam menghadapi persaingan di dalam bisnis ekspedisi yang semakin meningkat dengan meningkatkan kinerja perusahaan melalui penerapan sistem informasi yang terintegrasi.
3.4.1
Analisis Problem dan Solusi Masalah–masalah (problem) yang dihadapi PT. PRAA Express sehingga mampu menghambat pencapaian visi dan misi perusahaan antara lain adalah: •
Pendayagunaan
sistem
informasi
yang
belum
optimal
dan
perencanaan pengembangan sistem informasi yang tidak terencana. Pengembangan sistem informasi belum berjalan dengan baik, aplikasi
berjalan
masih
belum
terintegrasi,
sehingga
mengakibatkan pengelolaan arus data dan informasi dalam perusahaan tidak berjalan baik Hal ini secara langsung berpengaruh pada kegiatan operasional perusahaan yang sering terhambat akibat sistem pendukung tidak berfungsi optimal.
100 •
Belum adanya sistem yang mampu mendukung pengambilan keputusan bagi tingkat manajerial. Tidak terintegrasinya sistem berjalan dalam PT. PRAA Express mengakibatkan jajaran manajerial perusahaan tidak dapat memperoleh informasi-informasi strategis dan laporan-laporan yang dibutuhkannya secara real time dan up to date. Hal ini menghambat dalam proses pengambilan keputusan.
•
Kegiatan promosi terhadap layanan perusahaan yang belum efektif. Kegiatan promosi yang dilakukan oleh bagian Pemasaran belum terencana dengan baik, sehingga dapat mengakibatkan nilai penjualan jasa menurun dan kurang dikenalnya citra perusahaan di mata masyarakat.
•
Ketersediaan Cash Flow perusahaan yang sulit diperkirakan, akibat pelunasan piutang pelanggan yang sering tidak tepat waktu. Ketersediaan cash flow perusahaan bergantung pada pembayaran piutang dari pelanggan. Manajemen penagihan piutang yang belum terencana dengan baik mengakibatkan seringkali pelanggan terlambat melunasi tagihannya. Hal ini tentunya mempengaruhi ketersediaan cash flow perusahaan dan mengakibatkan kesulitan dalam
merumuskan
perusahaan.
penghitungan
pendapatan
bulanan
101 •
Keterbatasan jumlah sumber daya manusia. Saat ini jumlah tenaga kerja ahli di dalam perusahaan masih sangat kurang, sehingga tidak seluruh fungsi-fungsi di dalam perusahaan tertangani dengan baik. Hal ini juga dapat menghambat pengembangan usaha perusahaan di masa yang akan datang.
•
Pelatihan bagi karyawan belum memadai. Perencanaan dan pengalokasian anggaran untuk mengadakan pelatihan-pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas kemampuan karyawan masih sangat kurang hingga saat ini. Hal ini mengakibatkan kemampuan karyawan berbeda-beda dan tidak ada standar yang menjamin kualifikasi dari masing-masing karyawan di dalam perusahaan. Begitu pula dengan pelatihan karyawan terhadap sistem berjalan yang masih kurang, sehingga pemahaman karyawan terhadap sistem berbeda-beda dan dapat mengakibatkan kinerja kerja yang tidak optimal.
Solusi yang diusulkan atas permasalahan-permasalahan yang dihadapi PT. PRAA Express antara lain adalah: •
Melakukan pengembangan sistem informasi secara terarah dan terencana dengan baik, sehingga arus informasi dalam perusahaan dapat dikelola dengan baik.
102 •
Mengembangkan aplikasi secara terintegrasi dan mengembangkan aplikasi manajerial yang mampu menyajikan informasi-informasi strategis dan laporan-laporan secara real time dan up to date.
•
Menyusun dan melaksanakan kegiatan promosi melalui perencanaan strategi pemasaran yang tepat.
•
Melakukan peningkatan pengelolaan prosedur penagihan piutan terhadap pelanggan, sehingga pelanggan dapat mematuhi jangka waktu pelunasan.
•
Melakukan perekrutan karyawan sesuai dengan standar keahlian dan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya dan melakukan peninjauan terhadap job description untuk mengevaluasi kinerja serta meninjau kebutuhan untuk perekrutan karyawan baru.
•
Melakukan perencanaan pengalokasian anggaran dan pengadaan training atau pelatihan bagi para karyawan serta mengadakan pelatihan secara rutin untuk meningkatkan kualitas dan keahlian karyawan.
103 Dari analisis problem dan solusi yang dilakukan pada PT. PRAA Express dilakukan penentuan rating kritikal dari setiap problem dan solusi yang dapat dilihat pada Tabel 3.7 berikut ini: Tabel 3.7 Problem, Solusi dan Rating Kritikal No
Problem
Solusi
1.
Pendayagunaan sistem informasi yang belum optimal dan perencanaan pengembangan sistem informasi yang tidak terencana.
Melakukan pengembangan sistem informasi secara terarah dan terencana dengan baik, sehingga arus informasi dalam perusahaan dapat dikelola dengan baik.
2.
Belum adanya sistem yang mampu mendukung pengambilan keputusan bagi tingkat manajerial.
Mengembangkan aplikasi secara terintegrasi dan mengembangkan aplikasi manajerial yang mampu menyajikan informasi-informasi strategis dan laporan-laporan secara real time dan up to date.
3
3.
Kegiatan promosi terhadap perusahaan yang belum efektif.
4
4.
Ketersediaan Cash Flow perusahaan yang sulit diperkirakan akibat pelunasan piutang pelanggan yang sering tidak tepat waktu.
Menyusun dan melaksanakan kegiatan promosi melalui perencanaan strategi pemasaran yang tepat. Melakukan peningkatan dalam hal pengelolaan prosedur penagihan piutang terhadap pelanggan, sehingga pelanggan dapat mematuhi jangka waktu pelunasan.
5.
Keterbatasan jumlah sumber daya manusia.
Melakukan perekrutan karyawan sesuai dengan standar keahlian dan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya dan melakukan peninjauan terhadap job description untuk mengevaluasi kinerja serta meninjau kebutuhan untuk perekrutan karyawan baru.
3
6.
Pelatihan bagi karyawan belum memadai.
Melakukan perencanaan anggaran dan penjadwalan training atau pelatihan bagi para karyawan serta mengadakan pelatihan secara rutin untuk meningkatkan kualitas dan keahlian karyawan.
3
layanan
Rating Kritikal 4
3
104 Keterangan Rating Kritikal pada tabel 3.7 : 1 = Tidak mutlak dibutuhkan untuk mendukung bisnis 2 = Dibutuhkan untuk mendukung bisnis namun kepentingan dan jadwal aktifitas lebih rendah dibandingkan no.3 3 = Dibutuhkan untuk mendukung bisnis 4 = Kritikal terhadap gangguan operasi bisnis Mengingat persaingan bisnis yang semakin ketat di dunia ekspedisi seiring dengan meningkatnya kebutuhan terhadap jasa ekspedisi, PT.PRAA Express harus menaruh perhatian terhadap permasalahan-permasalahan yang dihadapinya demi kemajuan perusahaan. Secara garis besar, PT. PRAA Express perlu mengelola aktivitas bisnis dalam perusahaan secara lebih baik dan melakukan pengembangan bisnis di masa yang akan datang serta menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang mampu mendukung bisnis ini.
3.5
Menyiapkan Kumpulan Informasi Untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan strategi informasi pada PT. PRAA Express, dilakukan survey pada 10 (sepuluh) responden yang merupakan karyawan pada kantor pusat PT. PRAA Express. Dari setiap divisi dibagikan kuesioner pada 2 (dua) orang responden dan juga dilakukan wawancara dengan General Manager dan Manajer Operasional dari PT. PRAA Express.
105 Dari hasil kuesioner dan wawancara yang telah dilakukan, diperoleh kumpulan informasi bisnis yang dibutuhkan, seperti yang akan dijelaskan pada tabel 3.8 berikut.
Tabel 3.8 Analisis terhadap strategi informasi pada PT. PRAA EXPRESS
Function
Operasional
Marketing
Objectives/Goals
Menjamin kelancaran jalannya aktivitas operasional perusahaan.
Meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan
CSF
Ext/ Int
Can Infl
• Menjamin ketepatan waktu pengiriman barang
I
Y
• Menjamin keamanan barang yang dikirim
I
• Strategi promosi yang efektif
I I
• Meningkatkan kemampuan CS dalam melayani pelanggan
I
• Peningkatan jumlah order yang diterima • Berkurangnya jumlah keluhan dari pelanggan
Y
• Jumlah pelanggan meningkat • Berkurangnya klaim/keluhan dari pelanggan • Berkurangnya customer loss • Meningkatnya jangkauan wilayah pengantaran
HRD
Meningkatkan kinerja karyawan dan kemampuan perusahaan
• SDM yang berkualitas dan berpengalaman di bidang ekspedisi
I
Y
Keuangan
Meningkatkan pengawasan terhadap keuangan dan keakuratan laporan akuntansi perusahaan
• Terkontrolnya status hutang piutang perusahaan • Terkontrolnya arus kas perusahaan
I
Y
I
Performance Measure
• Lancarnya laporan kegiatan akuntansi perusahaan
Business Information & Support Need • Laporan jumlah order masuk • Laporan jumlah keluhan pelanggan
Priority
VH
• Perbanding an antara target dan hasil yang dicapai • Analisis kebutuhan pelanggan
H
• Laporan kinerja karyawan
H
• Laporan keuangan perusahaan
H
106 3.5.1
Wawancara Bisnis Dari wawancara yang dilakukan dengan General Manager PT.PRAA Express, Bpk Fajar Tobing, didapatkan beberapa informasi yang dapat mendukung proses analisa. Diantaranya adalah: • Target jangka panjang PT. PRAA Express adalah untuk dapat menjadi perusahaan pengiriman barang yang memiliki jangkauan wilayah pengantaran di seluruh dunia. • Mulai awal tahun 2006 PT. PRAA Express akan melakukan restrukturisasi organisasi dan penentuan job description agar dapat meningkatkan kinerja perusahaan. • PT. PRAA Express membutuhkan perencanaan dan pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan demi mendukung pencapaian visi dan misi perusahaan. • Dalam waktu beberapa bulan PT. PRAA Express akan membuka sales counter di daerah Kemang, Jakarta Selatan yang mampu menangani penerimaan order dari pelanggan. • Dalam waktu dekat akan dilakukan perbaikan dan pengembangan terhadap website perusahaan (www.praaexpress-jkt.co.id) sehingga dapat lebih memperkenalkan layanan yang diberikan perusahaan dan dapat mempermudah pelanggan untuk melakukan order serta pengecekan status pengiriman barang secara online.
107 3.6
Penilaian Sistem yang Berjalan 3.6.1
Area Fungsi Bisnis Area fungsi bisnis pada PT. PRAA Express ditunjukkan pada tabel 3.9 di bawah ini : Tabel 3.9 Area Fungsi Bisnis pada PT. PRAA Express
No 1.
Area Fungsi Operasional
Fungsi Bisnis Proses Penentuan tarif pada Penghitungan estimasi biaya pelanggan Pemberian diskon Pengajuan biaya pada bagian keuangan Pendistribusian Barang
2.
3.
Pemasaran
Keuangan
Menerima Order
Menganalisa jalur Berkoordinasi dengan handling daerah Menunjuk kurir yang bertugas Mencatat order pelanggan Cetak Consignment Note
Analisa Pasar
Menganalisa daya beli masyarakat Menganalisa kebutuhan pelanggan
Melakukan promosi
Membuat strategi promosi secara periodic. Membina hubungan baik dengan pelanggan
Analisa pesaing
Analisa harga jual pesaing Analisa strategi bisnis pesaing Menganalisa keadaan keuangan perusahaan Melakukan perencanaan anggaran perusahaan Mengelola anggaran perusahaan
Perencanaan Keuangan
Akuntansi
Mencatat transaksi Mencatat hutang dan piutang Mencatat biaya operasioal Menghitung gaji karyawan Melakukan dan menerima pembayaran Membuat bukti pembayaran Membuat laporan keuangan
108
Pengelolaan pajak
4.
3.6.2
Menghitung PPh dan PPN Membuat laporan pajak
Mengontrol anggaran Menganalisis laporan keuangan perusahaan Absensi Karyawan Mendata daftar hadir karyawan
HRD
Perekrutan karyawan
Menyeleksi calon karyawan Melakukan interview terhadap calon karyawan Menentukan penempatan karyawan Membuat kontrak kerja
Penggajian
Menetapkan gaji karyawan Melakukan distribusi gaji pada karyawan Membuat laporan slip gaji
Pelatihan Karyawan
Pengadakan pelatihan terhadap karyawan baru dan lama Memberikan dorongan dan motivasi kerja
Kebijakan kompensasi
Menetapkan kebijakan kompensasi ( cuti hamil, nikah, dan anggota keluarga meninggal )
Menilai Kecocokan Sistem Berjalan 3.6.2.1 Analisis Perusahaan 3.6.2.1.1
Status Sistem Informasi Sejak awal berdirinya, PT. PRAA Express telah
menggunakan sistem berbasis komputer dalam mendukung kegiatan operasionalnya. Dari tahun ke tahun aplikasi tersebut telah mengalami pengembangan, namun hingga saat ini belum semua divisi dalam perusahaan telah memiliki aplikasi pendukung dan pengembangan sistem pun terkesan tidak terencana. Divisi
109 dalam perusahaan yang telah memiliki aplikasi pendukung antara lain Keuangan, HRD, dan Pemasaran. Aplikasi-aplikasi yang ada tersebut belum terintegrasi satu dengan yang lainnya. Hal ini disebabkan oleh dana yang terbatas dan kurangnya kesadaran manajer perusahaan akan pentingnya pengembangan IT yang tepat
dalam
mendukung
kinerja
perusahaan.
Selain
itu,
perusahaan belum memiliki SDM yang menguasai IT, sehingga perencanaan pengembangan sistem informasi sulit terlaksana. Kurangnya SDM yang terampil juga menyebabkan penggunaan IT menjadi kurang optimal. Dari gambaran diatas dapat disimpulkan bahwa sangat diperlukan pengembangan yang terencana dan menyeluruh terhadap aplikasi-aplikasi antar divisi dalam PT. PRAA Express serta
pengembangan
aplikasi
yang
mampu
menghasilkan
informasi secara real time dan up to date bagi jajaran eksekutif perusahaan. Usulan rencana pengembangan sistem informasi pada PT. PRAA Express akan dibahas lebih lanjut pada bab selanjutnya dalam pembahasan skripsi ini.
3.6.2.1.2
Status Teknologi Informasi PT. PRAA Express saat ini mempunyai sebelas unit
komputer yang terbagi pada dua lantai. Beberapa komputer sudah terhubung satu sama lain melalui jaringan LAN yang telah dimiliki perusahaan sejak empat tahun terakhir.
110 Spesifikasi masing-masing komputer berserta hardware pendukungnya antara lain: a. 4 (empat) unit komputer dengan spesifikasi sebagai berikut: - Intel Pentium IV 1.5 GHZ - Memory 256 SDRAM - Motherboard MSI - Harddisk 20 GB Seagate - VGA 32 MB NVIDIA - Floppy disk 1,44 MB - CD-ROM 52x Ben Q/Liteon/ASUS - Sound on Board + Speaker aktif - LAN Card Realteach/ 3 Com 10/100 Mbps - Keyboard + Mouse Logitech - Monitor 15” GTC b. 6 (enam) unit komputer dengan spesifikasi sebagai berikut: - Intel Pentium III 733 Mhz - Motherboard ASUS P4BF - Memory 128 SDRAM - Harddisk 20 GB Seagate - VGA 32 MB NVIDIA - Floppy Disk 1,44 MB - CD-ROM 52x Ben Q/Liteon/ASUS - Sound on Board + Speaker aktif - LAN Card Realteach/ 3 Com 10/100 Mbps
111 - Keyboard + Mouse Logitech - Monitor 15” GTC c. 1 (satu) PC Server LAN, memiliki spesifikasi sebagai berikut : - Pentium IV 1.5 Ghz - Motherboard MSI P4 MAM-V - Harddisk 10 Gb Seagate - LAN 3 Com 10/100Mbps - Floppy Disk 1,44 Mb - CD ROM Samsung 52X - Keyboard + Mouse Logitech - Monitor 15” GTC - Memory 256 SDRAM PC 133 Visipro - VGA dan Sound On Board Peripheral : - ATI Switch 10/100 Mbps 24 Port - Hub - Modem ADSL Prolink - UPS ICA 500 Watt Connection ADSL : - UTP Cable - Kabel Telepon
112 d. Komponen Pendukung, Antara Lain: - Printer Epson LX-300 (3 unit), Printer Canon i255 (1 unit), Printer HP 550 (1 unit) - Scanner (1 unit) - Mesin faximile (2 unit) - Mesin fotocopy (1 unit) Aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh PT.PRAA Express disajikan pada tabel 3.10 di bawah ini: Tabel 3.10 Aplikasi Sistem Berjalan dan Perencanaan Pengembangan
APPLICATION
Status P - plan D - dev’l L - live
General Accounting
L
Order Processing
L
DATE FIRST LIVE
HARDWARE & SOFTWARE ENVIRONMENT
2001
USER INTERFACE MODE
Interactive
Pada saat ini, aplikasi cukup mampu memenuhi kebutuhan. Namun user interface kurang dapat dipahami sehingga perlu dilakukan pengembangan lebih lanjut.
Interactive
Aplikasi sudah mampu menangani order secara terstruktur dan dapat menghasilkan consignment note secara terkomputerisasi.
Intel Pentium III 733 Mhz Zahir
2003 Intel Pentium IV 1,5 Ghz Visual basic 6
Order Receiving
L
2003
Batch
Aplikasi mampu menangani kebutuhan perusahaan pada saat ini, tetapi seiring dengan perkembangan perusahaan dan meningkatnya jumlah pelanggan, aplikasi ini harus dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.
Batch
Aplikasi hanya terbatas pada absensi karyawan, tetapi belum mampu menangani keseluruhan informasi yang dibutuhkan personalia.
Interactive data entry otherwise batch
Aplikasi benar-benar tidak mampu menunjang kegiatan pembuatan laporan yang harus dilaksanakan oleh divisi keuangan. Sehingga dibutuhkan perbaikan secara menyeluruh.
Intel Pentium III 733 Mhz Visual Basic 6
Personnel
L
2001 Intel Pentium III 733 Mhz Visual Basic 6
Financial Reporting
L
2001 Intel Pentium III 733 Mhz Microsoft Excel & Visual Basic 6
COMMENTS
113 3.6.2.1.3
Peluang Pengembangan yang Sesuai Peluang pengembangan IT yang sesuai untuk mendukung proses bisnis PT. PRAA Express adalah: 1. Tidak mengadakan perubahan sistem secara keseluruhan pada aplikasi yang berjalan, tetapi hanya menambahkan fungsi-fungsi yang belum ada. 2. Mengadakan pelatihan atau training kepada para karyawan sehingga dapat mengoperasikan sistem secara optimal.
3.6.2.1.4
Batasan Pada Sistem yang Berjalan PT. PRAA Express membagi beberapa masalah agar dapat melihat hal-hal apa saja yang dibutuhkan untuk mendapatkan solusi dari masalah yang ada. Beberapa batasan yang dihadapi dalam mengimplementasikan aplikasi pada PT. PRAA Express antara lain: •
Kualitas
kemampuan
SDM
yang
terbatas
dalam
mengoperasikan sistem. •
Belum adanya divisi IT yang bertugas mengembangkan dan memelihara sistem.
•
Dana yang terbatas untuk membangun Sistem Informasi yang terintegrasi.
114 3.6.2.2 Subyek Data Subyek data adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan yang berisi data atau informasi yang dibutuhkan dalam suatu system dan sering digunakan oleh masing-masing unit organisasi untuk mengelola data tersebut menjadi informasi dalam bentuk laporan. Adapun subyek data yang telah dianalisis dari PT. PRAA Express adalah sebagi berikut: 1. Order 2. Tarif 3. Pelanggan 4. Bukti tagihan 5. Piutang 6. Keluhan Pelanggan 7. Anggaran 8. Promosi 9. Kontrak Kerjasama 10. Pegawai 11. Jadwal Kerja 12. Absensi 13. Gaji 14. Keuangan 15. Pajak 16. Tujuan Pengiriman 17. Kendaraan
115 18. List of vendor 19. Handling Daerah 20. Barang 21. Gudang 22. Kontrak Kerja Karyawan
3.6.2.3 Analisis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang Digunakan 3.6.2.3.1
Skema Proses Bisnis
Skema proses bisnis dari PT. PRAA Express saat ini dapat dilihat pada tabel 3.11 di bawah ini: Tabel 3.11 Skema Proses Bisnis
Level Informasi Strategi Perencanaan & Analisis Pengawasan & Pengontrolan
Pemasaran
Operasional
Keuangan
Personalia
Pengontrolan kegiatan pemasaran.
Pengontrolan kegiatan operasional.
Pengontrolan dan pemantauan kinerja seluruh karyawan dalam perusahaan.
Transaksi
Pemrosesan order pengiriman barang dan pencetakan consignment note. Melayani dan menerima data pelanggan yang akan melakukan transaksi.
Pembagian kerja kurir sesuai dengan order yang diterima.
Pengawasan kegiatan keuangan agar terkendali dan dapat dipertanggung jawabkan. Pengeluaran dan pemasukan kas perusahaan yang dilakukan oleh setiap divisi.
Memasukkan data akuntansi yang berasal dari perusahaan maupun dari pelanggan.
Data karyawan, data absensi.
Pendukung Operasional
Penyimpanan data-data yang diperlukan dalam proses transaksi, seperti data kurir, data pelanggan, dll.
Absensi dan penggajian.
116 3.6.2.3.2 Peta Aplikasi
Operasional
Keuangan
HRD
Monitor &Kontrol Perencanaan & Analisis
Strategis
Marketing
Pengontrolan kegiatan pemasaran
Pemantauan order dan kegiatan operasional
Pengontrolan Laporan Keuangan
Pemantauan kinerja karyawan
Buku Besar
Proses order pengiriman
Pendukung Operasional
Transaksi
Pembuatan invoice
Membuat Consignment Note
Pembagian Kerja Kurir
Transaksi akuntansi
Penerimaan Order
Data Operasional
Data Akuntansi
Absensi dan penggajian
Data Absensi Karyawan
Office Automation, Communication, E-Mail, Operational Decision Support, dll
Gambar 3.7 Peta Aplikasi Berjalan PT. PRAA Express
117 Gambar 3.7 pada halaman sebelumnya menunjukkan peta aplikasi dari PT. PRAA Express yang memberi gambaran mengenai aplikasi pendukung proses bisnis yang berjalan saat ini. Pembuatan peta aplikasi dilakukan berdasarkan skema proses bisnis PT. PRAA Express seperti yang dapat dilihat pada tabel 3.11.
3.6.2.4 Analisis Status Sistem Informasi Sejak
awal
berdiri
PT.
PRAA
Express
sudah
menggunakan komputer dalam mendukung beberapa kegiatan operasional dalam perusahaan. Namun hingga saat ini belum seluruh bagian menggunakan komputer. Hal ini disebabkan karena ada beberapa karyawan dalam perusahaan yang belum dapat menggunakan teknologi yang tersedia secara maksimal. Pada jajaran eksekutif perusahaan juga belum dapat mengakses sistem informasi secara optimal sehingga laporanlaporan hanya didapat secara manual dan tidak real time. Berdasarkan keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem yang interaktif dan karyawan yang terampil sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan di masa-masa ini. Hal ini sangat terasa karena beberapa bagian dalam perusahaan yang sudah menggunakan sistem informasi merasa terbantu karena adanya teknologi informasi yang digunakan.
118 3.6.2.5 Entity Relationship Diagram (ERD) ERD
merupakan suatu diagram yang menunjukkan
hubungan antar entitas yang satu dengan entitas yang lain. Entitas merupakan sebuah lingkungan elemen, sebuah sumber atau transaksi yang merupakan hal penting bagi perusahaan untuk didokumentasikan. ERD pada PT. PRAA Express dapat dilihat pada gambar 3.8 berikut: Keuangan
Gaji
List of Vendor
Jadwal Kerja
Pegawai Handling Daerah
Pelanggan
Keluhan Pelanggan
Piutang
Absensi
Kontrak kerja karyawan
Kontrak kerjasama
Invoice
Order
Anggaran
Tujuan Pengiriman
Barang
Layanan
Kendaraan
Pemasaran
Tarif
Promosi
Gudang
Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram
Pajak
119 3.6.2.6 Analisis Status Teknologi Informasi Berikut ini digambarkan konfigurasi jaringan yang saat ini digunakan pada kantor pusat PT. PRAA Express Jakarta: Lantai 1
Laser printer
Hub Lantai 1 Personalia
Data Server Lantai 1
Gambar 3.9 Arsitektur Jaringan pada Lantai 1
Lantai 3
Laser printer Direksi
Laser printer Pemasaran
Hub Lantai 1
Data Server Lantai 1
Gambar 3.10 Arsitektur Jaringan pada Lantai 3
Fax
120
Lantai 2
Laser printer
Laser printer Operasional Keuangan
Fax
Scanner
Hub Lantai 1 Foto copy
Data Server Lantai 1
Gambar 3.11 Arsitektur Jaringan pada Lantai 2
121
Arsitektur Jaringan Keseluruhan
Laser printer Laser printer
Laser printer Direksi Personalia
Keuangan Laser printer Operasional Laser printer Pemasaran Hub Lantai 1 Fax Scanner Fax Foto copy Data Server Lantai 1
Modem ADSL Lantai 1
Provider Telkom
Internet
Gambar 3.12 Arsitektur Jaringan Keseluruhan
