28 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Prima Vacation merupakan sebuah perusahaan jasa yang bergerak di bidang pariwisata yang melayani pemesanan tiket pesawat, pemesanan kamar hotel, dan pemesanan paket tour. Pembentukan Prima Vacation didirikan oleh Martono Thio selaku Direktur Utama pada tahun 2004 di Jakarta. Berikut adalah gambaran umum Prima Vacation : Nama Pengusaha
: Martono Thio
Alamat Pengusaha
: Wisma Sejahtera Suite 1 G Jalan Letjen. S. Parman Kav.75 Kecamatan Palmerah Jakarta Barat 11410
Nama Perusahaan
: Prima Vacation
Jenis/Bidang Usaha
: Biro Perjalanan Wisata
Status Usaha
: Hak Milik
Pada awalnya Prima Vacation hanya melayani tujuan wisata domestik saja, dan selanjutnya pada tahun 2005 perusahaan ini mengembangkan tujuan wisata hingga ke luar negeri. Proses terus berjalan hingga akhirnya pemilik memutuskan untuk mensahkan perusahaan ini dengan membuat akta izin tetap usaha pariwisata pada tanggal 15 Juli 2004, dengan berdasarkan Keputusan Kepala Dinas Pariwisata Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dengan SK PEMERINTAH PROPINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA RI NO.1075/2004 .
29 Sehubungan dengan tekad menjadi penyedia jasa perjalanan dan wisata yang berkualitas, Prima Vacation selalu mengutamakan peningkatan kualitas manajemen layanan (service quality) melalui peningkatan kualitas sumber daya manusia dan kemudahan administrasi serta pelaporan yang lengkap. Selain menangani bidang Ticketing, inbound/outbond Tours dan dokumen perjalanan, Prima Vacation juga menyediakan paket kegiatan umroh, holyland, dan meetings. Sistem yang diterapkan dalam Prima Vacation masih dapat dikatakan semi manual atau kurang terkomputerisasi sehingga kurang mendukung kegiatan operasional.Saat ini Prima Vacation memiliki 8 orang karyawan yang mana terdapat bagian-bagian fungsional seperti Sales, Bagian Operasional, Bagian Keuangan, dan Manager.
30 3.1.2 Struktur Organisasi 3.1.2.1 Struktur Organisasi Prima Vacation STRUKTUR ORGANISASI Prima Vacation
Direktur
Manager
Manager Operasional
Manager Sales
Manager Keuangan
Bagian Operasional
Sales
Bagian Keuangan
Gambar 3.1 Struktur organisasi Prima Vacation Sumber : Prima Vacation, 2011
3.1.3 Visi dan Misi 3.1.3.1 Visi Perusahaan Memasuki era perdagangan bebas yang dimulai pada tahun 2003 dimana Asean Free Trade Area (AFTA) akan berlaku, maka perusahaan perlu menyatakan visi agar mapu menghadapi dan memenangkan persaingan
31 tersebut. Visi perusahaan adalah memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen dan menjadi salah satu perusahaan perjalanan yang akan melakukan usaha terbaik bagi konsumen. Visi ini harus menjadi bagian bagi setiap jajaran perusahaan.
3.1.3.2 Misi Perusahaan Misi perusahaan sesuai dengan yang terkandung dalam akte pendirian Prima Vacation adalah “memberikan kepuasan pelayanan yang terbaik bagi konsumen dalam bidang jasa perjalanan, dengan suatu pelayanan yang profesional sehingga dapat dapat menjanjikan kualitas pelayanan terbaik bagi konsumen”. Dalam mendukung misi tersebut Prima Vacation bertekad untuk : • Meningkatkan kuantitas penjualan dan kualitas pelayanan untuk mendapatkan keuntungan melalui peningkatan efisiensi dan efektivitas. • Selalu memperlakukan dengan baik pelanggan dan rekanan seperti halnya Prima Vacation sendiri ingin diperlakukan. • Secara aktif mengejar kesempatan yang ada dipasar untuk dapat dikuasai. • Menciptakan lingkungan kerja yang mendorong dan menghargai perkembangan kesejahteraan yang baik sesuai dengan kontribusinya terhadap perusahaan. • Memberikan keuntungan yang layak bagi para pemegang saham
32
3.1.4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Direktur Tugas Pokok : Menerapkan kebijakan pokok perusahaan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : -
Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan seluruh karyawan dan bawahan.
-
Bertanggung jawab atas segala bentuk kinerja para karyawan.
-
Bersama Manager membuat perencanaan perusahaan.
-
Menganalisa dan mengototisasi laporan.
2. Manager Tugas Pokok : Mengelola proses kegiatan terjadwal yang sedang berjalan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : -
Bertanggung jawab langsung kepada direktur utama yang merupakan pimpinan perusahaan.
-
Mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan secara umum.
-
Memeriksa Daily Report.
-
Menerima dan memberhentikan karyawan.
33 3. Operasional Tugas Pokok : Menangani proses pemesanan tiket, hotel dan paket tour. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : -
Bertanggung jawab langsung kepada Manager.
-
Menangani proses reservasi terhadap pemesanan tiket, hotel,dan paket tour.
-
Berhubungan langsung dengan rekanan
-
Mencetak Voucher
4. Keuangan Tugas Pokok : Melayani pembayaran, mengelola semua proses bisnis yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan membuat laporan Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : -
Bertanggung jawab langsung kepada Manager.
-
Melayani pembayaran.
-
Bertanggung jawab membuat Invoice.
-
Mengecek pembayaran dari pelanggan sesuai dengan Invoice.
-
Mengeluarkan kas atau biaya perjalanan.
-
Bertanggung jawab mengola keuangan.
-
Membuat Daily Report.
34 5. Sales Tugas Pokok : Melayani pemesanan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : -
Bertanggung jawab langsung kepada Manager.
-
Menerima dan melayani pelanggan.
-
Bertanggung jawab mencatat data pelanggan dan data pemesanan.
-
Membuat Data Booking Card
-
Mengarsip Invoice rangkap 2
-
Memastikan Tiket, Voucher dan Invoice sampai ditangan pelanggan.
35 3.2 Sistem yang Berjalan 3.2.1 Prosedur Sistem yang Berjalan 3.2.1.1 Pemesanan Tiket Proses bisnis pemesanan tiket pada Prima Vacation dimulai ketika pelanggan menghubungi Sales melalui telepon, fax, email, atau dapat datang langsung ke kantor. Pertama, Sales akan mendata pelanggan dengan meminta
identitas
diri
pelanggan
sesuai
dengan
Kartu
Tanda
Penduduk/Passport dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Selanjutnya Sales akan mendata pemesanan dengan menanyakan kota/negara tujuan penerbangan, tanggal keberangkatan dan tanggal kembali. Namun apabila pelanggan sudah pernah melakukan pemesanan sebelumnya, pelanggan tidak perlu didata kembali, Sales akan mengecek data pelanggan di pembukuan data pelanggan. Kemudian Sales akan mencatat data pelanggan dan pemesanan tersebut ke dalam data booking card dan memberikannya ke Bagian Operasional. Setelah menerima data booking card, Bagian Operasional akan mengecek ketersediaan tiket melalui ABACUS. Jika tiket tersedia, maka Bagian Operasional akan mencatat kode booking sementara ke dalam data booking card dan Sales akan mengkonfirmasikan status ketersediaan tiket ke pelanggan dan menginformasikan hari dan jam keberangkatan serta harga tiket. Kemudian pelanggan
akan
memilih hari dan
jam
keberangkatan sesuai keinginan. Sebelum melakukan reservasi tiket, Sales akan mengkonfirmasikan persetujuan pelanggan kembali. Bila pelanggan setuju, maka Bagian Operasional akan segera melakukan reservasi tiket via reservation computer system (melalui ABACUS). Setelah itu Bagian
36 Operasional akan menginformasikan Bagian Keuangan untuk melayani transaksi pembayaran. Kemudian Bagian Keuangan akan menghitung total pembayaran dan membuat Invoice 3 rangkap: • Rangkap 1: putih, untuk Pelanggan • Rangkap 2: merah, untuk Sales • Rangkap 3: biru, untuk diarsip Setelah itu
Bagian Keuangan akan
menginformasikan total
pembayaran serta menjelaskan cara pembayaran ke pelanggan. Pelanggan dapat melakukan pembayaran via cash, debit card, credit card, atau transfer. Apabila pembayaran via cash maka pelanggan akan memberikan sejumlah uang ke Bagian Keuangan. Apabila pembayaran via debit card maka Bagian Keuangan akan meminta debit card pelanggan dan menggesekkan debit card pada mesin debit card, lalu Bagian Keuangan akan memasukkan nominal pembayaran ke dalam mesin debit card dan pelanggan akan memasukkan nomor pin debit card yang kemudian mesin debit card akan mencetak bukti struk pembayaran dua rangkap yang akan diotorisasi oleh pelanggan dan akan diserahkan dengan perincian: • Rangkap 1: Diberikan kepada pelanggan • Rangkap 2: Disimpan oleh Bagian Keuangan Apabila pembayaran via credit card maka Bagian Keuangan akan meminta credit card pelanggan dan menggesekkan credit card pada mesin credit card, lalu Bagian Keuangan akan memasukkan nominal pembayaran ke dalam mesin credit card yang kemudian mesin credit card akan
37 mencetak bukti struk pembayaran dua rangkap yang akan diotorisasi oleh pelanggan dan akan diserahkan dengan perincian: • Rangkap 1: Diberikan kepada Pelanggan • Rangkap 2: Disimpan oleh Bagian Keuangan Bila pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan via transfer, maka pelanggan akan melakukan transfer uang melalui ATM ke dalam nomor rekening Prima Vacation dan mengirimkan bukti transfer melalui fax atau email
ke
Bagian
Keuangan.
Kemudian
Bagian
Keuangan
akan
mencocokkan uang yang diterima dengan Invoice. Setelah transaksi pembayaran selesai, maka Bagian Operasional akan mencetak tiket lalu mengkonfirmasikan kepada Sales untuk pengambilan tiket. Kemudian Sales akan menyerahkan tiket dan Invoice rangkap 1 sebagai bukti pembayaran ke pelanggan. Tiket dapat diambil langsung oleh pelanggan ataupun dapat dikirim melalui email atau menggunakan jasa delivery ke alamat pelanggan. Setiap akhir jam kerja Bagian Keuangan akan membuat Daily Report berdasarkan Invoice yang berisi transaksi pemesanan tiket dan pembayaran yang didapat dari setiap transaksi. Kemudian laporan tersebut akan diserahkan ke Manager
untuk diperiksa, setelah itu Manager akan
memberikan laporan yang telah diperiksa tersebut ke Direktur.
3.2.1.2 Pemesanan Hotel Proses bisnis pemesanan hotel pada Prima Vacation dimulai ketika Pelanggan menghubungi Sales melalui telepon, fax, email, atau dapat datang langsung ke kantor. Pertama, Sales akan mendata pelanggan
38 dengan meminta identitas diri pelanggan sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk/Passport dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Selanjutnya Sales akan mendata pemesanan dengan menanyakan kota/negara tujuan penginapan, tanggal check in dan check out. Namun apabila pelanggan sudah pernah melakukan pemesanan sebelumnya, pelanggan tidak perlu didata kembali, Sales akan mengecek data pelanggan di pembukuan data pelanggan. Kemudian Sales akan mencatat data pelanggan dan pemesanan tersebut ke dalam data booking card dan memberikannya ke Bagian Operasional. Setelah menerima data booking card, Bagian Operasional akan mencari hotel melalui system online, lalu memberikan beberapa pilihan hotel kepada Sales untuk diberikan ke pelanggan. Kemudian Pelanggan akan memilih hotel berdasarkan tipe kamar dan harga yang sesuai dengan keinginan. Lalu Bagian Operasional akan mengecek ketersediaan kamar hotel via email atau telepon ke Partner Hotel. Jika kamar tersedia, maka Sales akan mengkonfirmasikan status ketersediaan kamar ke pelanggan. Sebelum melakukan reservasi hotel, Sales akan mengkonfirmasikan persetujuan pelanggan kembali. Bila pelanggan setuju, maka Bagian Operasional akan segera melakukan reservasi hotel via reservation computer (melalui MGholiday). Setelah itu Bagian Operasional akan menginformasikan
Bagian
Keuangan
untuk
melayani
transaksi
pembayaran. Kemudian Bagian Keuangan akan menghitung total pembayaran dan membuat Invoice 3 rangkap: •
Rangkap 1: putih, untuk pelanggan
•
Rangkap 2: merah, untuk Sales
39 •
Rangkap 3: biru, untuk diarsip
Setelah itu
Bagian Keuangan akan
menginformasikan total
pembayaran serta menjelaskan cara pembayaran ke Pelanggan. Pelanggan dapat melakukan pembayaran via cash, debit card, credit card, atau transfer. Apabila pembayaran via cash maka Pelanggan akan memberikan sejumlah uang kepada Bagian Keuangan. Apabila pembayaran via debit card maka Bagian Keuangan akan meminta debit card pelanggan dan menggesekkan debit card pada mesin debit card, lalu Bagian Keuangan akan memasukkan nominal pembayaran ke dalam mesin debit card dan pelanggan akan memasukkan nomor pin debit card yang kemudian mesin debit card akan mencetak bukti struk pembayaran dua rangkap yang akan diotorisasi oleh Pelanggan dan akan diserahkan dengan perincian: •
Rangkap 1: Diberikan kepada pelanggan
•
Rangkap 2: Disimpan oleh Bagian Keuangan
Apabila pembayaran via credit card maka Bagian Keuangan akan meminta credit card pelanggan dan menggesekkan credit card pada mesin credit card, lalu Bagian Keuangan akan memasukkan nominal pembayaran ke dalam mesin credit card yang kemudian mesin credit card akan mencetak Bukti Struk Pembayaran dua rangkap yang akan diotorisasi oleh pelanggan dan akan diserahkan dengan perincian: •
Rangkap 1: Diberikan kepada Pelanggan
•
Rangkap 2: Disimpan oleh Bagian Keuangan
Bila pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan via transfer, maka pelanggan akan melakukan transfer uang melalui ATM ke dalam nomor rekening Prima Vacation dan mengirimkan bukti transfer melalui fax atau
40 email ke Bagian Keuangan. Kemudian Bagian Keuangan akan mencocokkan uang yang diterima dengan Invoice. Setelah transaksi pembayaran selesai, maka Bagian Operasional akan mencetak Voucher hotel lalu mengkonfirmasikan kepada Sales untuk pengambilan Voucher hotel. Voucher hotel digunakan pelanggan untuk check in dan check out. Kemudian Sales akan menyerahkan Voucher hotel dan Invoice rangkap 1 sebagai bukti pembayaran ke pelanggan. Voucher hotel dapat diambil langsung oleh pelanggan ataupun dapat dikirim melalui email atau menggunakan jasa delivery ke alamat pelanggan. Setiap akhir jam kerja Bagian Keuangan akan membuat Daily Report berdasarkan Invoice yang berisi transaksi pemesanan hotel dan pembayaran yang didapat dari setiap transaksi. Kemudian laporan tersebut akan diserahkan ke Manager
untuk diperiksa, setelah itu Manager akan
memberikan laporan yang telah diperiksa tersebut ke Direktur.
3.2.1.3 Pemesanan Paket Tour Proses bisnis pemesanan paket tour pada Prima Vacation dimulai ketika Pelanggan menghubungi Sales melalui telepon, fax, email, atau dapat datang langsung ke kantor. Pertama, Sales akan mendata pelanggan dengan meminta
identitas
diri
pelanggan
sesuai
dengan
Kartu
Tanda
Penduduk/Passport dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Selanjutnya Sales akan mendata pemesanan dengan menanyakan kota/negara tujuan tour, tanggal keberangkatan dan kembali. Namun apabila pelanggan sudah pernah melakukan pemesanan sebelumnya, pelanggan tidak perlu didata kembali, Sales akan mengecek data pelanggan di pembukuan data pelanggan.
41 Kemudian Sales akan mencatat data pelanggan dan pemesanan tersebut ke dalam data booking card dan memberikannya ke Bagian Operasional. Setelah menerima data booking card, Bagian Operasional akan memberikan beberapa pilihan paket tour yang ditawarkan dari Partner Tour kepada Sales untuk diberikan ke pelanggan. Setiap paket tour berisi keterangan tujuan tour, tanggal keberangkatan dan kembali, kegiatan yang sudah terjadwal, harga, dan minimal peserta yang mengikuti tour. Biasanya Partner Tour memberi ketentuan peserta yang akan mengikuti tour minimal berjumlah 15 orang. Bila jumlah pelanggan tidak sampai 15 orang, maka Pelanggan akan digabungkan dengan Pelanggan lain yang memilih paket tour yang sama. Namun jika Pelanggan berupa group dengan jumlah peserta yang banyak, biasanya mereka tidak mau digabung dengan peserta lain. Kemudian pelanggan akan memilih paket tour yang sesuai dengan keinginan. Lalu Bagian Operasional akan mengecek ketersediaan paket tour via email atau telepon ke Partner Tour. Jika paket tour tersedia, maka Sales akan mengkonfirmasikan status ketersediaan paket tour ke pelanggan. Sebelum melakukan reservasi paket tour, Sales akan mengkonfirmasikan persetujuan pelanggan kembali. Bila pelanggan setuju, maka Bagian Operasional akan segera melakukan reservasi paket tour. Kemudian Bagian Operasional akan menghubungi Partner Tour untuk menginformasikannya adanya pemesanan dan mengirimkan data booking card melalui email atau fax ke Partner Tour. Setelah itu Bagian Operasional akan menginformasikan Bagian Keuangan untuk melayani transaksi pembayaran. Kemudian Bagian Keuangan akan menghitung total pembayaran dan membuat Invoice 3 rangkap:
42 • Rangkap 1: putih, untuk pelanggan • Rangkap 2: merah, untuk Sales • Rangkap 3: biru, untuk diarsip Setelah
itu
Bagian
Keuangan
akan
menginformasikan
total
pembayaran serta menjelaskan cara pembayaran ke pelanggan. Apabila yang melakukan transaksi pembayaran untuk pemesanan paket tour merupakan group atau perusahaan, maka pihak group atau perusahaan diberi kebijakan untuk melakukan pembayaran 50% dari total pembayaran (deposit). Pelanggan dapat melakukan pembayaran via cash, debit card, credit card, dan transfer. Apabila pembayaran via cash maka pelanggan akan memberikan sejumlah uang kepada Bagian Keuangan. Apabila pembayaran via debit card maka Bagian Keuangan akan meminta debit card pelanggan dan menggesekkan debit card pada mesin debit card, lalu Bagian Keuangan akan memasukkan nominal pembayaran ke dalam mesin debit card dan pelanggan akan memasukkan nomor pin debit card yang kemudian mesin debit card akan mencetak bukti struk pembayaran dua rangkap yang akan diotorisasi oleh pelanggan dan akan diserahkan dengan perincian: • Rangkap 1: Diberikan kepada pelanggan • Rangkap 2: Disimpan oleh Bagian Keuangan Apabila pembayaran via credit card maka Bagian Keuangan akan meminta credit card pelanggan dan menggesekkan credit card pada mesin credit card, lalu Bagian Keuangan akan memasukkan nominal pembayaran ke dalam mesin credit card yang kemudian mesin credit card akan mencetak
43 bukti struk pembayaran dua rangkap yang akan diotorisasi oleh pelanggan dan akan diserahkan dengan perincian: • Rangkap 1: Diberikan kepada Pelanggan • Rangkap 2: Disimpan oleh Bagian Keuangan Bila pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan via transfer, maka pelanggan akan melakukan transfer uang melalui ATM ke dalam nomor rekening Prima Vacation dan mengirimkan bukti transfer melalui email atau fax ke Bagian Keuangan. Kemudian Bagian Keuangan akan mencocokkan uang yang diterima dengan Invoice. Setelah transaksi pembayaran selesai, maka Bagian Operasional akan mencetak Voucher tour lalu mengkonfirmasikan kepada Sales untuk pengambilan Voucher tour. Voucher tour digunakan pelanggan untuk mengikuti tour. Kemudian Sales akan menyerahkan Voucher tour dan Invoice rangkap 1 sebagai bukti pembayaran ke pelanggan. Voucher tour dapat diambil langsung oleh pelanggan ataupun dapat dikirim melalui email atau menggunakan jasa delivery ke alamat pelanggan. Setiap akhir jam kerja Bagian Keuangan akan membuat Daily Report berdasarkan Invoice yang berisi transaksi pemesanan paket tour dan pembayaran yang didapat dari setiap transaksi. Kemudian laporan tersebut akan diserahkan ke Manager untuk diperiksa, setelah itu Manager akan memberikan laporan yang telah diperiksa tersebut ke Direktur.
44 3.2.2 Rich Picture 3.2.2.1 Rich Picture Pemesanan Tiket
Gambar 3.2 Rich Picture Pemesanan Tiket
45 3.2.2.2 Rich Picture Pemesanan Hotel
Gambar 3.3 Rich Picture Pemesanan Hotel
46 3.2.2.3 Rich Picture Pemesanan Paket Tour
Gambar 3.4 Rich Picture Pemesanan Paket Tour
47 3.2.3 Identifikasi Event/Event Table 3.2.3.1 Event Table Pemesanan Tiket No
Event
Internal agent Sales
Start when
1
Melayani Pemesanan Tiket
Pada saat pelanggan melakukan pemesanan tiket
2
Melakukan Pengecekan Ketersediaan Tiket
Bagian Operasional
Pada saat menerima data booking card
3
Mengkonfirma sikan Status Ketersediaan Tiket
Sales
Pada saat menerima informasi ketersediaan tiket dari Bagian Operasional
Activity − Mendata Pelanggan dan pemesanan − Mencatat data pelanggan dan pemesanan kedalam data booking card − Memberikan data booking card ke Bagian Operasional − Menerima data booking card − Melakukan pengecekan ketersediaan tiket melalui ABACUS − Mencatat kode booking sementara ke dalam data booking card − Menginformasikan status ketersediaan tiket ke Sales − Menerima informasi status ketersediaan tiket − Mengkonfirmasikan status ketersediaan tiket ke pelanggan − Menginformasikan hari dan jam keberangkatan serta harga tiket yang tersedia − Menanyakan persetujuan pelanggan untuk proses reverasi tiket − Menginformasikan persetujuan pelanggan ke Bagian Operasional
48 4
Melakukan Reservasi Tiket
Bagian Operasional
Pada saat menerima persetujuan pelanggan
5
Melayani Pembayaran
Bagian Keuangan
Pada saat proses reservasi tiket sudah selesai
6
Mencetak Tiket
Bagian Operasional
7
Menyerahkan Tiket dan Invoice rangkap 1
Sales
Pada saat proses pembayaran selesai Pada saat menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Bagian Keuangan
− Melakukan reservasi tiket via reservation computer system (melalui ABACUS) − Menginformasikan Bagian Keuangan untuk melayani proses pembayaran − Menghitung total biaya − Membuat Invoice 3 rangkap • Rangkap 1: putih, untuk Pelanggan • Rangkap 2 : merah, untuk Sales • Rangkap 3 : biru, untuk diarsip − Menginformasikan total pembayaran − Menjelaskan cara pembayaran − Melayani proses pembayaran − Menerima Pembayaran via cash, debit card, credit card, atau transfer − Mencocokkan Invoice dengan pembayaran yang diterima − Memberikan Invoice rangkap 1 dan 2 ke Sales − Mencetak tiket − Memberikan tiket ke Sales − Menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Bagian Keuangan − Menyerahkan tiket dan Invoice rangkap 1 ke Pelanggan − Menyimpan Invoice rangkap 2
49 8
Membuat Daily Report
Bagian Keuangan
Pada saat akhir jam kerja
− Membuat Daily Report − Menyerahkan Daily Report ke Manager
9
Melakukan pemeriksaan Daily Report
Manager
− Menerima Daily Report − Melakukan Pemeriksaan Daily Report
10
Menerima Daily Report
Pada saat menerima Daily Report dari Bagian Keuangan Pada saat menerima Daily Report dari Manager
− Menerima Daily Report − Melakukan pemeriksaan dan otorisasi terhadap Daily Report Tabel 3.1 Event Table Pemesanan Tiket Direktur
3.2.3.2 Event Table Pemesanan Hotel No
Event
Internal agent Sales
Start when Pada saat pelanggan melakukan pemesanan hotel
1
Melayani Pemesanan Hotel
2
Melakukan Pengecekan Ketersediaan Kamar
Bagian Operasional
Pada saat menerima data booking card
3
Mengkonfirma
Sales
Pada saat
Activity − Mendata Pelanggan dan pemesanan − Mencatat data pelanggan dan pemesanan kedalam data booking card − Memberikan data booking card ke Bagian Operasional − Menerima data booking card − Menginformasikan beberapa pilihan hotel ke Sales untuk diberikan ke pelanggan − Melakukan pengecekan ketersediaan kamar − Menghubungi Partner Hotel yang bersangkutan via telepon atau email − Menginformasikan status ketersediaan kamar ke Sales − Menerima informasi
50 menerima informasi ketersediaan kamar dari Bagian Operasional
sikan Status Ketersediaan Kamar
− −
−
4
Melakukan Reservasi Hotel
Bagian Operasional
Pada saat menerima persetujuan pelanggan
− − −
5
Melayani Pembayaran
Bagian Keuangan
Pada saat proses reservasi hotel sudah selesai
− −
− − − −
− − −
6
Mencetak
Bagian
Pada saat
−
status ketersediaan kamar Mengkonfirmasikan status ketersediaan kamar ke pelanggan Menanyakan persetujuan pelanggan untuk proses reverasi kamar Menginformasikan persetujuan pelanggan ke Bagian Operasional Melakukan reservasi hotel via reservation computer system Mengirimkan data booking card ke Partner Hotel Menginformasikan Bagian Keuangan untuk melayani proses pembayaran Menghitung total biaya Membuat Invoice 3 rangkap • Rangkap 1: putih, untuk pelanggan • Rangkap 2 : merah, untuk Sales • Rangkap 3 : biru, untuk diarsip Menginformasikan total pembayaran Menjelaskan cara pembayaran Melayani proses pembayaran Menerima Pembayaran via cash, debit card, credit card, atau transfer Menerima Pembayaran Mencocokkan Invoice dengan pembayaran yang diterima Memberikan Invoice rangkap 1 dan 2 ke Sales Mencetak Voucher
51 Voucher Hotel
7
Menyerahkan Voucher Hotel dan Invoice rangkap 1
Operasional
Sales
proses pembayaran selesai Pada saat menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Bagian Keuangan
− − − − −
8
Membuat Daily Report
Bagian Keuangan
9
Melakukan pemeriksaan Daily Report
Manager
10
Menerima Daily Report
Pada saat akhir jam kerja Pada saat menerima Daily Report dari Bagian Keuangan Pada saat menerima Daily Report dari Manager
− − − −
hotel Memberikan Voucher hotel ke Sales Menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Bagian Keuangan Menerima Voucher hotel dari Bagian Operasional Menyerahkan Voucher hotel dan Invoice rangkap 1 ke Pelanggan Menyimpan Invoice rangkap 2 Membuat Daily Report Menyerahkan Daily Report ke Manager Menerima Daily Report Melakukan Pemeriksaan Daily Report
− Menerima Daily Report − Melakukan pemeriksaan dan otorisasi terhadap Daily Report Tabel 3.2 Event Table Pemesanan Hotel Direktur
3.2.3.3 Event Table Pemesanan Paket Tour No
Event
1
Melayani Pemesanan Paket Tour
2
Melakukan Pengecekan Ketersediaan Paket Tour
Internal agent Sales
Bagian Operasional
Start when Pada saat pelanggan melakukan pemesanan paket tour
Pada saat menerima data booking card
Activity − Mendata Pelanggan dan pemesanan − Mencatat data pelanggan dan pemesanan kedalam data booking card − Memberikan data booking card ke Bagian Operasional − Menerima data booking card − Memberikan beberapa pilihan paket tour ke Sales untuk diberikan
52
−
−
3
Mengkonfirma sikan Status Ketersediaan Paket Tour
Sales
Pada saat menerima informasi ketersediaan paket tour dari Bagian Operasional
− − −
−
4
Melakukan Reservasi Paket Tour
Bagian Operasional
Pada saat menerima persetujuan Pelanggan
− − −
5
Melayani Pembayaran
Bagian Keuangan
Pada saat proses reservasi hotel sudah selesai
− −
− − − −
ke pelanggan Melakukan pengecekan ketersediaan paket tour Menghubungi Partner Tour yang bersangkutan via telepon atau email Menginformasikan status ketersediaan paket tour ke Sales Menerima informasi status ketersediaan paket tour Mengkonfirmasikan status ketersediaan paket tour ke Pelanggan Menanyakan persetujuan Pelanggan untuk proses reverasi paket tour Menginformasikan persetujuan pelanggan ke Bagian Operasional Melakukan reservasi paket tour melalui email Mengirimkan data booking card ke Partner Tour Menginformasikan Bagian Keuangan untuk melayani proses pembayaran Menghitung total biaya Membuat Invoice 3 rangkap • Rangkap 1: putih, untuk pelanggan • Rangkap 2 : merah, untuk Sales • Rangkap 3 : biru, untuk diarsip Menginformasikan total pembayaran Menjelaskan cara pembayaran Melayani proses pembayaran Menerima Pembayaran via cash, debit card,
53
− − −
6
Mencetak Voucher Tour
Bagian Operasional
7
Menyerahkan Voucher Tour Invoice rangkap 1
Sales
8
Membuat Daily Report
Bagian Keuangan
9
Melakukan pemeriksaan Daily Report
Manager
10
Menerima Daily Report
Pada saat proses pembayaran selesai Pada saat menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Bagian Keuangan
Pada saat akhir jam kerja Pada saat menerima Daily Report dari Bagian Keuangan Pada saat menerima Daily Report dari Manager
− −
credit card, atau transfer Menerima Pembayaran Mencocokkan Invoice dengan pembayaran yang diterima Memberikan Invoice rangkap 1 dan 2 ke Sales Mencetak Voucher tour Memberikan Voucher tour ke Sales
− Menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Bagian Keuangan − Menerima Voucher tour dari Bagian Operasional − Menyerahkan Voucher tour dan Invoice rangkap 1 ke Pelanggan − Menyimpan Invoice rangkap 2 − Membuat Daily Report − Menyerahkan Daily Report ke Manager − Menerima Daily Report − Melakukan Pemeriksaan Daily Report
− Menerima Daily Report − Melakukan pemeriksaan dan otorisasi terhadap Daily Report Tabel 3.3 Event Table Pemesanan Paket Tour Direktur
54 3.2.4 Workflow Table 3.2.4.1 Workflow Table PemesananTiket Actor
Pelanggan Sales Pelanggan Sales Pelanggan Sales
Bagian Operasional
Sales
Pelanggan
Sales Pelanggan
Activity (Melayani Pemesanan Tiket) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Melakukan pemesanan tiket Melayani pemesanan Mendata identitas pelanggan Memberikan identitas Mendata pemesanan Memberikan informasi pemesanan Mencatat data pelanggan dan pemesanan kedalam data booking card 8. Memberikan data booking card ke Bagian Operasional (Melakukan Penegecekan Ketersediaan Tiket) 9. Menerima data booking card 10. Mengecek ketersediaan tiket melalui ABACUS 11. Mencatat kode booking ke dalam data booking card 12. Menginformasikan ketersediaan tiket ke Sales (Mengkonfirmasikan Status Ketersediaan Tiket) 13. Menerima informasi ketersediaan tiket 14. Mengkonfirmasikan ketersediaan tiket ke pelanggan 15. Memberikan pilihan hari dan jam keberangkatan ke pelangan 16. Memilih hari dan jam keberangkatan 17. Menanyakan persetujuan reservasi tiket 18. Menyetujui reservasi tiket (Melakukan Reservasi Tiket)
Bagian Operasional
19. Melakukan reservasi tiket via reservation computer system (melalui ABACUS) 20. Menginformasikan Bagian Keuangan untuk melayani transaksi pembayaran (Melayani Pembayaran)
Bagian Keuangan
21. Menghitung total pembayaran 22. Membuat Invoice 3 rangkap: • Rangkap 1: putih, untuk pelanggan • Rangkap 2: merah, untuk Sales • Rangkap 3: biru, untuk diarsip 23. Menginformasikan total pembayaran ke pelanggan 24. Menjelaskan cara pembayaran
55 Pelanggan
Bagian Keuangan
25. Menanyakan via pembayaran apa yang akan digunakan oleh pelanggan 26. Memberi sejumlah uang kepada Bagian Keuangan sesuai dengan total pembayaran, jika pembayaran melalui cash 27. Memasukkan nomor pin debit card, jika pembayaran melalui debit card 28. Memberikan credit card kepada Bagian Keuangan, jika pembayaran melalui credit card 29. Memberikan bukti struk pembayaran, jika pembayaran melalui transfer 30. Menerima pembayaran 31. Mencocokkan Invoice dengan pembayaran yang diterima 32. Memberikan Invoice rangkap 1 dan 2 ke Sales (Mencetak Tiket)
Bagian Operasional
33. Mencetak tiket 34. Memberikan tiket ke Sales (Menyerahkan Tiket dan Invoice rangkap 1)
Sales
35. Menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Bagian Keuangan 36. Menerima tiket dari Bagian Operasional 37. Menyerahkan tiket dan Invoice rangkap 1 ke pelanggan 38. Menerima tiket dan Invoice rangkap 1 (Membuat Daily Report)
Pelanggan
Bagian Keuangan
39. Membuat Daily Report 40. Menyerahkan Daily Report ke Manager (Melakukan pemeriksaan Daily Report)
Manager
41. Menerima Daily Report 42. Melakukan pemeriksaan Daily Report (Menerima Daily Report)
Direktur
43. Menerima Daily Report 44. Memeriksa dan mengotorisasi Daily Report Tabel 3.4 Workflow Table Pemesanan Tiket
3.2.4.2 Workflow Table Pemesanan Hotel Actor
Activity (Melayani Pemesanan Hotel)
Pelanggan Sales
1. Melakukan pemesanan hotel 2. Melayani pemesanan
56
Pelanggan Sales Pelanggan Sales
Bagian Operasional
Sales Pelanggan Bagian Operasional
Sales Pelanggan
3. 4. 5. 6. 7.
Mendata identitas pelanggan Memberikan identitas Mendata pemesanan Memberikan informasi pemesanan Mencatat data pelanggan dan pemesanan kedalam data booking card 8. Memberikan data booking card ke Bagian Operasional (Melakukan Penegecekan Ketersediaan Hotel) 9. Menerima data booking card 10. Menginformasikan beberapa pilihan hotel ke Sales 11. Memberikan beberapa pilihan hotel ke Pelanggan 12. Memilih hotel berdasarkan tipe kamar dan harga yang sesuai dengan keinginan 13. Mengecek ketersediaan kamar 14. Menginformasikan status ketersediaan kamar ke Sales (Mengkonfirmasikan Status Ketersediaan Hotel) 15. Menerima informasi ketersediaan kamar 16. Menanyakan persetujuan reservasi hotel 17. Menyetujui reservasi hotel (Melakukan Reservasi Hotel)
Bagian Operasional
18. Melakukan reservasi hotel via reservation computer system 19. Menginformasikan Bagian Keuangan untuk melayani transaksi pembayaran (Melayani Pembayaran)
Bagian Keuangan
20. Menghitung total pembayaran 21. Membuat Invoice 3 rangkap: • Rangkap 1: putih, untuk pelanggan • Rangkap 2: merah, untuk Sales • Rangkap 3: biru, untuk diarsip 22. Menginformasikan total pembayaran ke Pelanggan 23. Menjelaskan cara pembayaran 24. Menanyakan via pembayaran apa yang akan digunakan oleh Pelanggan 25. Memberi sejumlah uang kepada Bagian Keuangan sesuai dengan total pembayaran, jika pembayaran melalui cash 26. Memasukkan nomor pin debit card, jika pembayaran melalui debit card 27. Memberikan credit card kepada Bagian Keuangan, jika pembayaran melalui credit card
Pelanggan
57
Bagian Keuangan
28. Memberikan bukti struk pembayaran, jika pembayaran melalui transfer 29. Menerima pembayaran 30. Mencocokkan Invoice dengan pembayaran yang diterima 31. Memberikan Invoice rangkap 1 dan 2 ke Sales (Mencetak Voucher)
Bagian Operasional
32. Mencetak Voucher 33. Memberikan Voucher ke Sales (Menyerahkan Voucher dan Invoice rangkap 1)
Sales
34. Menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Bagian Keuangan 35. Menerima Voucher dari Bagian Operasional 36. Menyerahkan Voucher dan Invoice rangkap 1 ke Pelanggan 37. Menerima Voucher dan Invoice rangkap 1 (Membuat Daily Report)
Pelanggan
Bagian Keuangan
38. Membuat Daily Report 39. Menyerahkan Daily Report ke Manager (Melakukan pemeriksaan Daily Report)
Manager
40. Menerima Daily Report 41. Melakukan pemeriksaan Daily Report (Menerima Daily Report)
Direktur
42. Menerima Daily Report 43. Memeriksa dan mengotorisasi Daily Report Tabel 3.5 Workflow Table Pemesanan Hotel
3.2.4.3 Workflow Table Pemesanan Paket Tour Actor
Activiy (Melayani Pemesanan Paket Tour)
Pelanggan Sales Pelanggan Sales Pelanggan Sales
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Melakukan pemesanan paket tour Melayani pemesanan Mendata identitas Pelanggan Memberikan identitas Mendata pemesanan Memberikan informasi pemesanan Mencatat data pelanggan dan pemesanan kedalam data booking card 8. Memberikan data booking card ke Bagian Operasional
58 (Melakukan Penegecekan Ketersediaan Paket Tour) Bagian Operasional
Sales Pelanggan Bagian Operasional
9. Menerima data booking card 10. Menginformasikan beberapa pilihan paket tour yang ditawarkan ke Sales 11. Memberikan beberapa pilihan paket tour ke pelanggan 12. Memilih paket tour sesuai dengan keinginan 13. Mengecek ketersediaan paket tour 14. Menginformasikan status ketersediaan paket tour ke Sales (Mengkonfirmasikan Status Ketersediaan Paket Tour)
Sales Pelanggan
15. Menerima informasi ketersediaan paket tour 16. Menanyakan persetujuan reservasi paket tour 17. Menyetujui reservasi paket tour (Melakukan Reservasi Paket Tour)
Bagian Operasional
18. Melakukan reservasi paket tour melalui email, messenger, atau telepon ke Partner 19. Mengirimkan data booking card ke Partner Tour 20. Menginformasikan Bagian Keuangan untuk melayani transaksi pembayaran (Melayani Pembayaran)
Bagian Keuangan
21. Menghitung total pembayaran 22. Membuat Invoice 3 rangkap: • Rangkap 1: putih, untuk pelanggan • Rangkap 2: merah, untuk Sales • Rangkap 3: biru, untuk diarsip 23. Menginformasikan total pembayaran ke pelanggan 24. Menjelaskan cara pembayaran 25. Menanyakan via pembayaran apa yang akan digunakan oleh pelanggan 26. Memberi sejumlah uang kepada Bagian Keuangan sesuai dengan total pembayaran, jika pembayaran melalui cash 27. Memasukkan nomor pin debit card, jika pembayaran melalui debit card 28. Memberikan credit card kepada Bagian Keuangan, jika pembayaran melalui credit card 29. Memberikan bukti struk pembayaran, jika pembayaran melalui transfer 30. Menerima pembayaran 31. Mencocokkan Invoice dengan pembayaran yang diterima 32. Memberikan Invoice rangkap 1 dan 2 ke Sales
Pelanggan
Bagian Keuangan
59 (Mencetak Voucher Tour) Bagian Operasional
33. Mencetak Voucher 34. Memberikan Voucher ke Sales (Menyerahkan Voucher Tour dan Invoice rangkap 1) 35. Menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Bagian Keuangan 36. Menerima Voucher dari Bagian Operasional 37. Menyerahkan Voucher dan Invoice rangkap 1 ke pelanggan 38. Menerima Voucher dan Invoice rangkap 1 (Membuat Daily Report)
Sales
Pelanggan
Bagian Keuangan
39. Membuat Daily Report 40. Menyerahkan Daily Report ke Manager (Melakukan pemeriksaan Daily Report)
Manager
41. Menerima Daily Report 42. Melakukan pemeriksaan Daily Report (Menerima Daily Report)
Direktur
43. Menerima Daily Report 44. Memeriksa dan mengotorisasi Daily Report
Tabel 3.6 Workflow Table Pemesanan Paket Tour
60 3.2.5 Overview Activity Diagram 3.2.5.1 Overview Activity Diagram Pemesanan Tiket
Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Pemesanan Tiket
61 3.2.5.2 Overview Activity Diagram Pemesanan Hotel
Gambar 3.6 Overview Activity Diagram Pemesanan Hotel
62 3.2.5.3 Overview Activity Diagram Pemesanan Paket Tour
Gambar 3.7 Overview Activity Diagram Pemesanan Paket Tour
63 3.2.6 Formulir dan Laporan pada Sistem Berjalan 3.2.6.1 Formulir dan Laporan pada Sistem Berjalan
Beberapa formulir dan laporan yang dihasilkan dalam kegiatan bisnis yang berjalan pada Prima Vacation, dapat diuraikan sebagai berikut : • Data Booking Card Catatan ini dibuat oleh bagian sales yang digunakan untuk mencatat secara sementara atas identitas diri pelanggan serta data tujuan perjalanan dan waktu yang diinginkan. • Tiket Formulir Kartu ini dibuat sebagai suatu dokumen kepemilikan tiket atas nama pelanggan. • Voucher Hotel & Tour Formulir ini dibuat sebagai suatu dokumen kepemilikan Voucher atas nama pelanggan. • Invoice Formulir ini dibuat oleh bagian Keuangan yang merupakan sebagai bukti pembayaran. Formulir ini dibuat beserta hasil oleh mesin debit card atau credit card yang merupakan bagian dari sistem informasi bank dimana melaui bank tersebut pelanggan melakukan pembayaran atas pemesanan, reservasi, dan pemesanan paket tour melalui fasilitas cash, debit card, credit card, dan transfer. - Rangkap 1 : untuk Pelanggan - Rangkap 2 : untuk Sales - Rangkap 3 : untuk diarsip
64 •
Daily Report Laporan ini dibuat oleh bagian Keuangan atau yang dicetak sebagai output hasil seluruh transaksi pemesanan tiket pesawat,hotel dan paket tour yang dilakukan per hari, dan merupakan bukti laporan summary harian atas penjualan tiket, voucher hotel dan voucher tour yang akan disimpan.
3.3
Analisis Temuan Hasil Survei Dari hasil temuan yang kami lakukan pada Prima Vacation maka permasalahan yang kami temukan dalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut: Tabel 3.7 Analisis Temuan Hasil Survei ke-1
Temuan 1
Tidak ada nomor urut tercetak dalam Invoice pembayaran dan voucher yang dibuat oleh Bagian Keuangan serta tiket yang dibuat oleh Sales.
Kriteria
Berdasarkan Mulyadi (2001, p317), untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak.
Sebab
Penggunaan
dokumen
sumber
tanpa
nomor
urut
memungkinkan adanya kesalahan karena suatu transaksi dapat dicatat lebih dari satu kali. Akibat
Perusahaan sulit menelusuri transaksi, kecurangan dan penyalahgunaan dokumen tersebut.
Rekomendasi
Setiap formulir transaksi menggunakan sistem yang secara otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada
65 dokumen tersebut.
Tabel 3.8 Analisis Temuan Hasil Survei ke-2 Temuan 2
Kurang lengkapnya informasi yang ditampilkan pada data booking card seperti rincian detail identitas pelanggan, pada tiket seperti rincian penerbangan, pada Invoice seperti rincian data pembayaran , dan pada Voucher hotel & tour seperti rincian data pelanggan.
Kriteria
Menurut Mulyadi (2001, p79), formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir.
Sebab
Pihak perusahaan belum memperhatikan manfaat dan pentingnya perekaman data yang terorganisir.
Akibat
Sulitnya menelusuri data-data terkait dalam dokumen yang telah dikeluarkan, sehingga arsip dokumen tidak secara cepat memberikan informasi bagi pengguna selanjutnya dari dokumen tersebut.
Rekomendasi
Membuat dokumen dengan atribut yang lengkap sehingga alur informasi dan tanggungjawab atas dokumen tersebut dapat ditelusuri dengan mudah.
66 Tabel 3. 9 Analisis Temuan Hasil Survei ke-3 Temuan 3
Tidak adanya Form Penerimaan Pelanggan baru
yang
digunakan untuk pendataan pelanggan. Kriteria
Menurut Mulyadi (2001, p3), formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.
Sebab
Tidak jelasnya prosedur pendaftaran pelanggan baru,sebab tidak adanya pencatatan akan hal-hal tersebut.
Akibat
Pihak travel akan kesulitan dalam melakukan pengendalian terhadap pelanggan karena kurangnya data – data yang dimiliki Pihak travel.
Rekomendasi
Proses pencatatan pendaftaran pelanggan diolah dan disimpan secara terkomputerisasi.
Tabel 3.10 Analisis Temuan Hasil Survei ke-4 Temuan 4
Tidak adanya Form Pemesanan Hotel dan Paket tour yang digunakan untuk mengkonfirmasi pemesanan pelanggan.
Kriteria
Menurut Mulyadi (2001, p80), Formulir berfungsi pula sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
67 Sebab
Tidak adanya rincian detail reservasi hotel, dan paket tour yang jelas dalam prosedur permintaan reservasi hotel dan pemesanan paket tour.
Akibat
Jika dalam proses permintaan hotel tidak ada formulir pemesanan reservasi hotel tersebut tidak dapat mengetahui untuk mem-booking type room hotel dan paket tour yang tepat atau tidak.
Rekomendasi
Membuat detail dari waktu untuk check-in, check out dan type room yang diminatin serta harga type room yang diinginkan.
Tabel 3.11 Analisis Temuan Hasil Survei ke-5 Temuan 5
Kesulitan dalam penyimpanan dan pencarian data terutama data pesanan pelanggan dan pembayaran yang masih disimpan dalam bentuk buku.
Kriteria
Data harus diatur secara logis pada peralatan penyimpanan fisik agar data dapat diproses dengan efisien. Hal tersebut dikemukakan oleh James A. O’Brien (2006, p243)
Sebab
Tempat penyimpanan dokumen terbatas, data tidak disimpan dengan baik.
Akibat
Memperlambat
kinerja
karyawam
dalam
memberikan
pelayanan terhadap pihak lain sehingga membutuhkan waktu yang lama.
68 Rekomendasi
Data diatur dalam elemen data logis seperti karakter, field, catatan, file, database. Dicatat menggunakan sistem yang terkomputerisasi yang berkapasitas besar.
3.4
Identifikasi Kebutuhan Informasi Laporan Manajerial yang diperlukan oleh Prima Vacation antara lain dapat
dijabarkan sebagai berikut : •
Daily Report (laporan harian)
Laporan ini dibuat oleh Bagian Keuangan pada setiap akhir jam kerja Sales yang nantinya akan diserahkan kepada Manager.
