BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. Dalam sub bab ini membahas mengenai sejarah PT Orindo Alam Ayu, seperti latar

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan Dalam sub bab ini membahas mengenai sejarah PT Orindo Alam Ayu, seperti latar belakang perusahaan, struktur organisasi, tugas, tanggung jawab dan wewenang dari setiap bagian yang ada di perusahaan.

3.1.1

Sejarah Singkat PT Orindo Alam Ayu

PT Orindo Alam Ayu atau yang biasa disebut Oriflame Indonesia adalah perusahaan kosmetik yang menawarkan produk kosmetik dan perawatan kulit alami berkualitas tinggi melalui jaringan penjual mandiri (independent sales force), yang berbeda dengan sistem retail pada umumnya.

Oriflame adalah perusahaan dengan karakterteristik semangat "saya-bisa", manajemen yang tersebar, dengan atmosfir muda dan kewirausahaan yang tinggi. Oriflame Cosmetics saat ini adalah perusahaan kosmetik dengan perkembangan tercepat di dunia. Oriflame memiliki kantor penjualan di 63 negara dan merupakan pemimpin pasar di lebih dari 30 negara. Jaringan penjualan yang terdiri dari 2,3 juta Consultants mandiri yang memasarkan rangkaian lengkap perawatan kulit, wewangian dan kosmetik berkualitas tinggi.

42

43 Di Indonesia sendiri, Oriflame berdiri pada tanggal 11 desember 1985 oleh Insinyur Setyadi Wibisono dan Nona Hedy Reny Pattipeilohy dengan badan hukum yang bernama PT Orindo Alam Ayu dan akte notaris No. 15 oleh notaris Arikanti Natakusumah S. H. mendirikan PT Orindo Alam Ayu di Jakarta dan cabang – cabang lain yang ditentukan oleh direksi. Dengan maksud dan tujuan menjalankan usaha di bidang industri terutama tapi tidak terbatas pada industri kosmetik dan sejenisnya. Menjalankan usaha di bidang perdagangan umum impor, ekspor, lokal maupun antar pulau baik atas perhitungan sendiri maupun atas perhitungan pihak lain secara komisi untuk menunjang usaha industri kosmestik dan usaha – usaha industri sejenisnya.

Perubahaan terakhir pada tanggal 8 april 2009, berubah status menjadi Perusahaan Penanaman Modal Asing oleh notaris Mala Mukti S. H. LL. M No. 14 mengenai Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa dan No. 15 mengenai Akta Pengambil Alihan ( akusisi ) dengan saham 60% Oksa 40% A. Fauzi Siddik.

PT Orindo Alam Ayu ( Oriflame ) telah berjaya di Indonesia selama 23 tahun. Oriflame memiliki 13 cabang dan ribuan consultant yang tersebar luas di seluruh Indonesia. Untuk saat ini, Oriflame Indonesia merupakan perusahaan kosmetika dengan sistem penjualan mandiri no.1 di Indonesia. Meskipun berkembang dengan cepat, Oriflame tidak pernah sekalipun melupakan konsep bisnis awalnya - Natural Swedish Cosmetics yang dijual dari teman untuk teman.

44 3.1.2

Struktur Organisasi PT. Orindo Alam Ayu

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Orindo Alam Ayu

45

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Cabang

3.1.3

Uraian Tugas dan Tanggungjawab Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing

bagian yang terdapat dalam struktur organisasi pada PT Orindo Alam Ayu : 1. President Director A. Fungsi dan Tujuan Jabatan •

Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan-kegiatan perusahaan yang meliputi kegiatan-kegiatan pemasaran, manufaktur; umum dan HRD, dan keuangan perusahaan dengan efektif dan efisien dan mengarahkan semua upaya-upaya dan misi-misi yang dilakukan seluruh jajaran manajemen dan karyawan ke arah tercapainya sasaran perusahaan dan terwujudnya misi perusahaan.

46 B. Uraian Tugas-tugas a. Tugas Perencanaan (Planning) 1. Menetapkan

Sasaran

Tahunan

Perusahaan,

kemudian

menyusun Program Kerja Tahunan Perusahaan dengan tujuan mencapai Sasaran Tahunan Perusahaan tersebut. 2. Bersama-sama dengan seluruh Jajaran Direksi Perusahaan, menyusun Budget (Anggaran) Rinci Perusahaan untuk Rencana Investasi masing-masing Direktorat serta Proyeksi Balance

Sheet

Bulanan/Tahunan;

Proyeksi

Rugi/Laba

Bulanan/Tahunan; Proyeksi Cash Flow serta Detail Break Down of Operating Expenses; Detail Break Down dari Manufacturing Cost selama satu tahun. 3. Menyusun atau memperbaiki sistem dan prosedur bagi seluruh kegiatan-kegiatan di perusahaan agar senantiasa efisien dan efektif serta mengarah kepada pencapaian sasaran perusahaan dan perwujudan kebijakan perusahaan. b. Tugas-Tugas Koordinasi 1. Memerintahkan Direktur untuk menyusun Rencana Kerja Tahunan, kemudian mengimplementasikan Rencana Kerja Tahunan tersebut dengan efektif agar sasaran perusahaan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik. 2. Mengkoordinasi seluruh kegiatan-kegiatan perusahaan yang dilakukan oleh Direktur.

47 3. Memberi motivasi kerja kepada seluruh bawahannya agar dapat berprestasi dengan jalan memberi penghargaan bagi yang berprestasi dan memberi penalty bagi yang melakukan kesalahan. c. Tugas Pengendalian (Control) 1. Direktur Utama wajib melakukan pengendalian yang ketat atas pelaksanaan instruksi-instruksi kerja yang diberikan serta pelaksanaan tugas-tugas dan kewajiban Direktur yang dibawahinya. 2. Memonitor dan mengendalikan progress (kemajuan) dari Implementasi Rencana Kerja Tahunan, mengukur pencapaian sasaran, dan memerintahkan untuk melakukan koreksi terhadap penyimpangan. 3. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan biaya-biaya dan memerintahkan

untuk

melakukan

koreksi

terhadap

penyimpangan budget yang terjadi. 4. Memonitor dan mengendalikan kedisiplinan staff dan keadaan staff melalui Direktur dan Personnel. C. Tanggung Jawab Direktur Utama bertanggung jawab atas: 1. Terlaksananya dengan baik Rencana Kerja Tahunan Perusahaan. 2. Tercapainya sasaran-sasaran perusahaan. 3. Terlaksananya dengan baik Budget Tahunan Perusahaan.

48 D. Wewenang yang dimiliki Direktur Utama berwenang penuh atas pengelolaan seluruh kegiatan perusahaan, termasuk menetapkan dan memvalidasi Rencana Kerja Tahunan

Perusahaan,

sasaran-sasaran

perusahaan,

serta

mengkoordinir dan mengendalikan pelaksanaan daripada Rencana Kerja Tahunan Perusahaan tersebut sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan dan untuk mencapai sasaran-sasaran perusahaan yang telah ditetapkan.

2. Direktur A. Fungsi dan Tujuan Jabatan Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan Umum (General Affairs) dan Sumber Daya Manusia yang meliputi : kegiatan-kegiatan Urusan Umum; Pembinaan Sumber Daya Manusia Perusahaan; Urusan Logistik dan EDP (Electronic Data Processing) dengan efektif dan efisien dan mengarahkan semua upaya-upaya dan misi-misi yang dilakukan ke arah tercapainya Sasaran Perusahaan dan terwujudnya Visi Perusahaan. B. Uraian Tugas-tugas a. Tugas Perencanaan (Planning) : 1. Menetapkan sasaran (Target) Tahunan yang ingin dicapai, kemudian menyusun Rencana Kerja Tahunan Direktorat dengan tujuan mencapai sasaran tahunan tersebut.

49 2. Bersama-sama dengan Finance Manager, menyusun budget terinci untuk Rencana Investasi yang terdapat dalam Rencana Kerja Tahunan dan Budget Biaya Umum (General Overhead) yang akan terjadi selama 1 tahun. 3. Menyusun atau memperbaiki Sistem dan Prosedur bagi seluruh kegiatan-kegiatan di Departemen-departemen yang dibawahinya, agar senantiasa efektif dan mengarah kepada pencapaian Sasaran Perusahaan dan perwujudan kebijakan Perusahaan. b. Tugas-tugas Koordinasi 1. Memerintahkan departemen-departemen dibawahnya untuk menyusun Rencana Kerja Tahunan Departemen, yang sinkron dengan Rencana Kerja Direktorat dan mengimplementasikan Rencana Kerja Tahunan Departemen tersebut dengan efektif agar sasaran-sasaran Direktorat dan Departemen yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik. 2. Mengkoordinasi seluruh kegiatan-kegiatan bawahannya. c. Tugas-tugas Pengendalian (Control) 1. Melakukan Pengendalian yang ketat atas pelaksanaan instruksi-instruksi kerja yang diberikan serta pelaksanaan tugas-tugas dan kewajiban Manager-manager Departemen yang dibawahinya, pastikan sesuai dengan Job Description yang diberikan kepada masing-masing Manager Departemen.

50 2. Memonitor

dan

mengendalikan

Progress

daripada

implementasi Rencana Kerja Tahunan Departemen serta mengukur pencapaian terhadap Sasaran Departemen dan segera melakukan koreksi-koreksi terhadap penyimpangan dan atau Under Achievement yang terjadi. 3. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan budget dengan menerima dan memeriksa Laporan Keuangan Bulanan Perusahaan dan segera melakukan koreksi terhadap deviasideviasi budget yang terjadi. 4. Memonitor dan mengendalikan : a. Disiplin hadir dan disiplin kerja karyawan b. Kinerja

daripada

Manager-manager

dan

karyawan-

karyawan bawahannya dengan mengacu kepada targettarget dalam Rencana Kerja yang ditetapkan. C. Tanggung Jawab Direktur bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas: 1. Terlaksananya dengan baik Rencana Kerja Tahunan. 2. Tercapainya sasaran-sasaran. 3. Terlaksananya dengan baik Budget biaya Umum Perusahaan. 4. Akibat yang ditimbulkan pada upaya pencapaian Sasaran Perusahaan dikarenakan tidak terlaksana dengan baik Rencana Kerja Tahunan serta tidak tercapainya Sasaran-sasaran Direktur.

51 D. Wewenang yang dimiliki 1. Direktur berwenang penuh atas pengelolaan seluruh kegiatankegiatan Perusahaan termasuk menyusun Rencana Kerja dan Target : melaksanakannya serta mengendalikan pelaksanaan Rencana kerja tersebut sesuai dengan Sistem dan Prosedur yang telah ditetapkan. 2. Direktur berwenang membina seluruh staff dan karyawan, baik di bidang Keterampilan Teknik maupun di bidang Mental, memberi Penghargaan kepada karyawan yang berprestasi dan Hukuman bagi karyawan yang melakukan kesalahan.

3. Sales Manager •

Memberikan briefing kepada staff 30 menit sebelum jam kerja dimulai.

•

Melayani Consultant yang datang.

•

Membuat program kerja marketing.

•

Membuat rencana persiapan promo yang akan datang.

•

Memeriksa laporan harian dari masing-masing Cashier

•

Membuat laporan bulanan. A. Fungsi dan Tujuan •

Membuat suatu strategi dalam penjualan, agar pangsa pasar dapat menjadi lebih luas.

B. Uraian Tugas-tugas a. Tugas Perencanaan (Planning)

52 •

Membuat rencana dalam menyusun suatu strategi, agar target perusahaan dapat tercapai.

•

Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang perusahaan.

b. Tugas Koordinasi •

Menganalisis penjualan dan memantau perubahan-perubahan dalam pola pembelian didirikan.

c. Tugas-tugas Pengendalian (Control) •

Memaksimalkan potensi penjualan yang ada agar dapat menarik pelanggan dan consultant baru.

C. Uraian Tanggung jawab •

Membangun

hubungan

kerja

yang

baik

dengan

semua

individu dalam departemen dan untuk memahami proses-proses yang diperlukan untuk memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan D. Wewenang yang dimiliki •

Sales Manager memiliki wewenang penuh dalam membangun dan meningkatkan jumlah sales perusahaan.

4. Marketing Manager A. Fungsi dan Tujuan •

Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan, yaitu pemasaran, penjualan, administrasi penjualan

53 serta kegiatan customer service yang efektif dan efisien, agar semua upaya dan misi serta target perusahaan dapat terwujud. B. Uraian Tugas-tugas a. Tugas Perencanaan (Planning) 1. Menetapkan target tahunan yang ingin dicapai, kemudian menyusun rencana kerja tahunan dengan tujuan mencapai target tahunan tersebut. 2. Bersama-sama dengan Finance Manager, menyusun budget terinci untuk rencana investasi yang terdapat dalam rencana kerja tahunan, dan budget biaya penjualan yang akan terjadi selama 1 (satu) tahun. 3. Menyusun atau memperbaiki sistem dan prosedur bagi seluruh kegiatan - kegiatan di departemen - departemen yang dibawahinya, agar senantiasa efektif dan mengarah kepada pencapaian sasaran perusahaan, dan perwujudan kebijakan perusahaan. b. Tugas Koordinasi 1. Memerintahkan Departemen-departemen dibawahnya untuk menyusun rencana kerja tahunan Departemen, yang sinkron dengan rencana kerja dan mengimplementasikan rencana kerja tahunan Departemen tersebut secara efektif agar sasaransasaran dan Departemen yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.

54 2. Mengkoordinasi seluruh kegiatan-kegiatan Pemasaran dan Penjualan yang dilakukan Sales Manager, antara lain dengan jalan : a. Menyelenggarakan rapat-rapat koordinasi mingguan antara Departemen dengan Departemen . b. Inspeksi harian rutin ke masing-masing Departemen dan bagian, memonitor kerja mereka sehari-hari. 3. Memberi motivasi kerja kepada seluruh bawahannya agar dapat berprestasi dalam karyanya, dengan jalan memberi penghargaan dan reward bagi yang berprestasi dan memberi penalty bagi yang melakukan kesalahan. c. Tugas-tugas Pengendalian (Control) 1. Manajer Pemasaran wajib melakukan pengendalian yang ketat atas pelaksanaan instruksi kerja yang diberikan serta pelaksanaan tugas-tugas dan kewajiban Departemen yang dibawahinya, pastikan sesuai dengan job description yang diberikan. 2. Memonitor

dan

mengendalikan

progress

daripada

implementasi rencana kerja tahunan Departemen serta mengukur pencapaian terhadap sasaran Departemen, dan segera melakukan koreksi-koreksi terhadap penyimpangan dan atau under achievement yang terjadi.

55 3. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan pengendalian budget biaya penjualan, dengan menerima dan memeriksa laporan keuangan bulanan perusahaan dan segera melakukan koreksi terhadap deviasi-deviasi budget yang terjadi. 4. Memonitor dan mengendalikan : a. Disiplin hadir dan kerja karyawan. b. Kinerja dari karyawan-karyawan bawahannya dengan mengacu kepada target-target dalam rencana kerja yang ditetapkan. C. Uraian Tanggung jawab Marketing Manager bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas: 1. Terlaksananya dengan baik Rencana kerja Tahunan. 2. Tercapainya sasaran-sasaran. 3. Terlaksananya dengan baik budget biaya Penjualan. 4. Tercapainya sasaran perusahaan khususnya yang berkaitan dengan kegiatan pemasaran. D. Wewenang yang dimiliki 1. Marketing Manager berwenang penuh atas pengelolaan seluruh kegiatan-kegiatan pemasaran, termasuk menyusun rencana kerja tahunan

dan

menyusun

target;

melaksanakannya

serta

mengendalikan pelaksanaan rencana kerja tersebut sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.

56 2. Marketing Manager membina seluruh staff dan karyawan, baik di bidang keterampilan teknik maupun di bidang mental, memberi penghargaan kepada karyawan berprestasi dan hukuman bagi karyawan yang melakukan kesalahan.

5. Marketing Support A. Fungsi dan Tujuan •

Memberikan dukungan untuk internal dan eksternal tenaga penjualan.

•

Melakukan akuntansi biaya mereka sendiri dan data akuntan dikumpulkan dan dianalisis secara terpisah dari data produksi.

B. Uraian Tugas-tugas a. Tugas Perencanaan (Planning) •

Membuat materi keperluan promosi.


Membantu kegiatan marketing dari segi administrasi dengan membuat dan menyusun serta mempersiapkan kelengkapan dokumen saat akan disampaikan kepada klien.

•

Mempersiapkan proposal sesuai kesepakatan dengan tetap memperhatikan pemenuhan pelayanan terhadap klien.


Mengelola kebutuhan promosi dan komunikasi.

•

Mengontrol budget untuk keperluan promosi & komunikasi.

57 C. Uraian Tanggung jawab •

Bekerja sebagai bagian dari sebuah tim yang menawarkan dukungan umum untuk internal dan eksternal tenaga penjualan.

•

Melakukan tugas sales support: berkomunikasi dengan customer melalui telepon, memproses dokumentasi penjualan, menyediakan informasi untuk sales-sales di lapangan.

•

Melakukan tugas marketing support: membuat media marketing seperti brosur, catalog, dan display design.

D. Wewenang yang dimiliki •

Marketing Support memiliki wewenang dalam membantu mengatur

dan

menjaga

Identitas

Perusahaan,

termasuk

penggunaan logo. •

Memberikan masukan dan laporan kepada menejemen mengenai segala

sesuatu

yang

berhubungan

dengan

kelangsungan

mekanisme pemasaran perusahaan. •

Memberi informasi kepada Marketing tentang semua kebutuhan serta masukan dan yang akan memberikan solusi terhadap semua keluhan yang berhubungan dengan pasar dan permintaan selama dibutuhkan.

•

Memberikan masukan dan laporan kepada menejemen mengenai segala

sesuatu

yang

berhubungan

mekanisme pemasaran perusahaan.

dengan

kelangsungan

58 6. Catalog Planner A. Fungsi dan Tujuan •

Mengambil tindakan yang wajar diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab.

•

Menunjukkan penilaian yang baik, tidak menyimpang dari yang ditentukan kebijakan kota, peraturan daerah kota, kota disetujui praktik, prosedur atau peraturan perundangundangan Propinsi.


Memberikan rekomendasi untuk Menyetujui Officer seperti yang diperlukan.

•

Review atau menyetujui Izin Usaha.


Memelihara semua modul pelatihan, serta memastikan semua peluncuran produk baru memiliki modul pelatihan yang sesuai.

•

Mengelola proses peluncuran produk dari konsep barang jadi.


Menyiapkan laporan tentang berbagai isu-isu perencanaan atau terkait.


Melakukan tinjauan riset pangsa pasar dan membuat rancangan rencana

bisnis

yang

diperlukan

oleh

perusahaan

untuk

pengembangan dan kemajuan bisnisnya. D. Wewenang yang dimiliki •

Catalog planner memiliki wewenang untuk mendorong kegiatan sehari-hari untuk mendukung kebutuhan bisnis perusahaan.

7. PR/Advertising A. Fungsi dan Tujuan •

Menafsirkan target publik untuk mendukung tujuan dan kebijakan dari perusahaan yang bersangkutan.

•

Mengumpulkan fakta dan memberikan masukan kepada pihak perusahaan.


Menginformasikan pada publik mengenai aktivitas yang dilakukan staff-staffnya.

•

Membuat perencanaan program yang akan datang.


Mengatur dan memelihara untuk mempertahankan kontak antara perusahaan dan consultant.

60 c. Tugas-tugas Pengendalian (Control) •

Membangun dan memelihara hubungan yang koperatif dengan wakil-wakil komunitas, konsumen, karyawan dan public interest group, juga dengan perwalian dari media cetak dan broadcast.


Merencanakan dan melakukan penelitian serta menyiapkan material untuk distribusi.


PR juga memiliki wewenang dalam

mengurusi pekerjaan

advertising atau sales promotion yang mendukung kegiatan marketing untuk pengembangan dalam pemasarannya.

8. Operation Manager A. Fungsi dan Tujuan •

Melakukan akuntansi biaya mereka sendiri dan data akuntan dikumpulkan dan dianalisis secara terpisah dari data produksi.


Membuat strategi pemasaran.


Mengkoordinasi karyawan untuk melibatkan para karyawan dalam proses implementasi.


Mengawasi pelaksanaan rencana strategi sampai pada tingkat pengawasan.


Mendukung setiap proses yang berjalan.


Operation Manager memiliki wewenang dalam mengatur para karyawan dalam proses kegiatan implementasi strategi yang ada, agar dapat berjalan dengan baik.

9. Logistic A. Fungsi dan Tujuan •

Mengelola kegiatan bersama tim.


Merencanakan dan mengkoordinasikan pengiriman barang dari pemasok dan atau gudang, termasuk menentukan ekspedisi dan rute, untuk memastikan pengiriman dilakukan dengan tepat waktu dan efisien, serta barang diterima oleh setiap cabang sesuai dengan yang telah ditentukan.


Menganalisa

total

kebutuhan

barang

dan

mengatur

penyediaan, pengadaan, dan pengiriman barang sedemikian

62 rupa agar alokasi barang di setiap tempat dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu. •

Mengumpulkan informasi tingkat persediaan (stock level) di setiap tempat, melakukan stock opname secara berkala dan menganalisa jumlah dan jenis persediaan barang di gudang untuk mengontrol akurasi data persediaan dan tingkat persediaan yang sehat di setiap tempat.


Menerima dan memproses permintaan barang dan mengontrol pengiriman barang dari pemasok (supplier) agar barang dapat diterima oleh gudang, sesuai dengan waktu, kuantitas, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan.


Menyusun anggaran biaya logistik dan menjaga agar kegiatan operasional dapat berjalan dengan efisien dan efektif sesuai anggaran yang telah dialokasikan.


Bagian Logistik memiliki tanggung jawab dalam membuat kebijakan dan strategi logistik perusahaan untuk menjadi acuan dalam

pengelolaan

logistik

untuk

kebutuhan barang di setiap tempat.

menunjang

pengadaan

63 10. IT A. Fungsi dan Tujuan •

Monitor dukungan infrastruktur IT (hardware dan peralatan), termasuk perawatan pencegahan (anti virus perlindungan, garansi renewal), trouble shooting (PC dan LAN), server dan jalur komunikasi.


Memberikan pembinaan internal, mentoring dan pelatihan untuk semua pengguna di Perusahaan yang terkait mengenai hal-hal terkait IT, dalam rangka untuk memastikan transfer pengetahuan IT bagi semua pengguna.


Memonitor dukungan sistem IT, termasuk instalasi perangkat lunak, pemeliharaan (lisensi pembaruan) dan trouble shooting, dalam rangka untuk memastikan sistem di semua kantor bekerja dengan baik dan efektif.

•

Memonitor dukungan pada manajemen pengguna, pengarsipan dan pengelolaan data (ID pengguna dan sandi, data backup dan perlindungan), dalam rangka untuk memastikan semua sistem dan data bekerja dalam standar keamanan.


Mengembangkan

dan

memelihara

hubungan

yang

berkelanjutan dengan pemeliharaan hardware dan software vendor. C. Uraian Tanggung jawab •

Memastikan infrastruktur IT di semua kantor sedang bekerja dengan benar dan efektif.


IT memiliki wewenang untuk mendukung masalah IT dan pemeliharaannya.

11. Forecasting A. Fungsi dan Tujuan •

Meramalkan

dan

memproyeksikan

taksiran

terhadap

kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana tersebut direncanakan. B. Uraian Tugas-tugas a. Tugas Perencanaan (Planning) •

Merumuskan perencanaan mengenai proyeksi pembangunan yang akan datang bagi perusahaan.


Mengkoordinasi tahap dan hasil ramalan pada rencana produksi.


Mengontrol proses taksiran berjalannya dari rencana yang akan datang.


Memperbaiki satu persen dari tingkat akurasi dapat menambah penjualan atau mengurangi biaya inventory dalam jumlah yang besar.


Forecasting memiliki wewenang dalam memberikan satu ramalan dan menjadikan ramalan tersebut sebagai suatu rencana dalam pengembangan dan pembangunan perusahaan.

12. Finance Manager A. Fungsi dan tujuan •

Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan-kegiatan keuangan perusahaan yang meliputi : kegiatan-kegiatan urusan keuangan perusahaan dan akuntansi perusahaan dengan efektif dan efisien dan mengarahkan semua upaya-upaya dan misi-misi yang dilakukan

ke

arah

tercapainya

terwujudnya visi perusahaan. B. Uraian Tugas-tugas a. Tugas Perencanaan (Planning)

sasaran

perusahaan

dan

66 1. Menetapkan target tahunan yang ingin dicapai, kemudian menyusun rencana kerja tahunan dengan tujuan mencapai target tahunan tersebut. 2. Menyusun budget terinci untuk rencana investasi yang terdapat dalam rencana kerja tahunan dan budget atas biayabiaya rutin direktorat keuangan selama satu tahun. 3. Memonitor, mengumpulkan data dan menganalisa posisi kas perusahaan dan aliran kas dengan melihat pertimbangan kondisi modal, piutang, pembayaran dan pengeluaran secara berkelanjutan untuk memastikan keseimbangan kondisi keuangan perusahaan. 4. Melakukan analisa keuangan dengan perbandingan kondisi dengan pasar dan valuta asing untuk analisa keuangan yang akurat. b. Tugas-tugas Koordinasi 1. Melakukan koordinasi koleksi data keuangan serta sistem dan prosedur keuangan lainnya agar seluruh aktivitas keuangan yang

dilakukan

perusahaan

dapat

terkoordinasi

dan

terdokumentasi dengan baik sesuai peraturan perusahaan. 2. Mengkoordinasi seluruh kegiatan-kegiatan Keuangan dan Akuntansi yang dilakukan, antara lain dengan jalan : •

Menyelenggarakan rapat-rapat koordinasi mingguan antara Departemen dengan Departemen.

67 •

Inspeksi harian rutin ke masing-masing Departemen dan bagian, memonitor kerja mereka sehari-hari.

3. Memberi motivasi kerja kepada seluruh bawahannya agar dapat berprestasi dalam karyanya, dengan jalan memberi penghargaan dan reward bagi yang berprestasi dan memberi penalty bagi yang melakukan kesalahan. c. Tugas-tugas Pengendalian (Control) 1. Finance Manager wajib melakukan pengendalian yang ketat atas pelaksanaan instruksi kerja yang diberikan serta pelaksanaan tugas-tugas dan kewajiban manajer-manajer Departemen yang dibawahinya, pastikan sesuai dengan job description yang diberikan kepada masing-masing manajer Departemen. 2. Memonitor

dan

mengendalikan

progress

daripada

implementasi rencana kerja tahunan Departemen serta mengukur pencapaian terhadap sasaran Departemen, dan segera melakukan koreksi-koreksi terhadap penyimpangan dan atau under achievement yang terjadi. 3. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan pengendalian budget biaya-biaya, dengan menerima dan memeriksa laporan keuangan bulanan perusahaan dan segera melakukan koreksi terhadap deviasi-deviasi budget yang terjadi.

68 4. Memonitor dan mengendalikan pelaksanaan proyeksi rugi atau laba serta proyeksi cash flow, dan segera melakukan koreksi terhadap deviasi-deviasi yang terjadi. C. Tanggung jawab Finance Manager bertanggung jawab kepada Direktur Utama atas: 1. Terlaksananya dengan baik Rencana kerja Tahunan. 2. Tercapainya sasaran-sasaran. 3. Terlaksananya dengan baik budget biaya. 4. Akibat yang ditimbulkan pada upaya pencapaian sasaran perusahaan dikarenakan tidak terlaksananya dengan baik rencana kerja tahunan serta tidak tercapainya sasaran-sasaran. D. Wewenang yang dimiliki 1. Finance Manager berwenang penuh atas pengelolaan seluruh urusan keuangan dan urusan akuntansi perusahaan, termasuk menyusun rencana kerja tahunan dan target; melaksanakannya serta mengendalikan pelaksanaan rencana kerja tersebut sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. 2. Finance Manager membina seluruh staff dan karyawan di Direktorat Keuangan, baik di bidang keterampilan teknik maupun dibidang mental, memberi penghargaan kepada karyawan berprestasi dan hukuman bagi karyawan yang melakukan kesalahan.

69 13. Credit A. Fungsi dan Tujuan •

Mengkoordinasikan, Mengevaluasi dan Menganalisa pengelolaan Keuangan.

•

Pengawasan Sarana dan Prasarana Asset Perusahaan.

B. Uraian Tugas-tugas a. Tugas Perencanaa (Planning) •

Perencanaan pengembangan Sistem Informasi Pengolahan Data.

•

Pemeliharaan Kemitraan kerja dengan Institusi lain.


Mengkoordinasikan,

mengevaluasi

kebijakan

Keuangan,

perdagangan, Perpajakan, dan Sistem Akuntansi yang dianut dan kebijakan Umum Perusahaan. •

Mengkoordinasikan pembuatan Laporan Keuangan, perubahan modal,

ungkapan-ungkapan

yang

diperlukan

untuk

mendukung Laporan keuangan sesuai dengan Standard Akuntansi, serta mengevaluasi Neraca dan R/L Perusahaan agar tetap kondisi sehat. c. Tugas-tugas Pengendalian (Control) •

Pengembangan manajemen Fisik terhadap penyediaan Sarana dan Prasarana Perusahaan.

•

Pembinaan dan pengembangan SDM Keuangan.


Menciptakan suasana kerja yang baik untuk mendukung kinerja perusahaan.


Menetapkan Strategi dan Kebijakan dalam perusahaan.

14. Treasury A. Fungsi dan Tujuan •

Menganalisa

dan

Mengevaluasi

tersedianya

Dana

untuk

Operasional, serta membuat Laporan Arus Dana ( Cash Flow ) secara periodik. B. Uraian Tugas-tugas a. Tugas Perencanaan (Planning) •

Merencanakan, Menganalisa dan Mengevaluasi penerimaan dan Pengeluaran Dana.

•

Merencanakan Jadwal Pembayaran untuk biaya Operasional.


Mengkoordinir permintaan Dana dari Bidang terkait.

•

Menyetujui dan mengawasi pelaksanaan pembayaran biaya Operasional.


Menganalisis Pelaksanaan Pemotongan dan penyetoran Pajak.

71 •

Mengawasi pelaksanaan ketepatan perhitungan Saldo-Saldo Rekening Bank ( Rekonsiliasi Bank ).

•

Mengawasi dan menganalisa Kode Rekening Pembukuan Kas / Bank Piutang Pegawai, Panjar Kerja dan Petty Kas.


Mengawasi penyimpanan surat – surat berharga.

•

Mengawasi dan menganalisa Reporting dan Claim Nota Tagihan.


Memiliki wewenang dalam penyelesaian tindak lanjut hasil pemeriksaan oleh Auditor Intern.

15. Personnel A. Fungsi dan Tujuan •

Membuat dan memeriksa daftar absensi karyawan.


Memastikan pelaksanaan peraturan perusahaan serta disiplin kerja yang telah disepakati.


Meningkatkan sumber daya manusia dalam perusahaan.


Membuat dan memeriksa daftar absensi karyawan.


Bertanggung jawab mengatur segala hal yang berhubungan dengan tenaga kerja, penetapan gaji dan tunjangan sesuai dengan ketetapan perusahaan.


Memiliki wewenang dalam menyimpan semua catatan seluruh personnel termasuk pendidikan, pelatihan, dan kualifikasi untuk melakukan kegiatan.

16. Office Manager A. Fungsi dan Tujuan •

Menangani semua masalah Kesehatan & Keselamatan dan Pertolongan Pertama kepada semua staff yang bekerja di perusahaan.


Membuat suatu perencanaan dalam memanajemen semua kegiatan kantor termasuk area public.


Mengelola semua kantor IT dan sistem telekomunikasi dan pemesanan barang.

•

Menyediakan dukungan SDM dan akuntansi.

c. Tugas-tugas Pengendalian (Control)

73 •

Menjaga catatan pengeluaran kas kecil.

•

Menangani semua tagihan, tagihan dan biaya klaim


Bertanggungjawab dalam proses pengembangan dan kemajuan Sumber Daya Staff di perusahaan, karena hal tersebut dapat mempengaruhi nilai kemajuan perusahaan itu sendiri.


Office Manager memiliki wewenang untuk memberikan laporan kepada Direktur mengenai Sumber Daya Staff.

17. Accounting Manager A. Fungsi dan Tujuan •

Mengevaluasi pelaksanaan kerja pada hari itu (evening briefing).

•

Menangani complain tamu yang tidak dapat ditangani oleh cashier staff.

•

Merencanakan strategi accounting perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis perusahaan.

•

Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca R/L

•

Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat.

74 •

Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem accounting untuk memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis.

•

Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akun

•

Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan.


Memberikan briefing kepada receptionist dan cashier staff 10 menit sebelum jam kerja, memeriksa penampilan mereka sesuai dengan standard grooming.


Memeriksa

dan

memastikan

semua

peralatan

dan

perlengkapan operasional dan penunjang lainnya dalam keadaan baik dan layak pakai. •

Memeriksa dan mencatat semua perubahan data kedatangan dan keberangkatan tamu, beserta dokumen pendukung lainnya.


Mengatur tugas-tugas cashier staff, terutama pada saat sibuk.

•

Menandatangani setiap pengeluaran uang sesuai dengan wewenangnya.


Membuat jadwal kerja untuk semua staff, mengatur semua pekerjaan mereka setiap hari.


Memiliki wewenang yaitu dalam mengisi Log book.

3.1.3.1 Uraian Tugas Struktur Organisasi Cabang 18.

Areal Sales Manager (ASM) dan Key Account Manager (KAM) •

Meeting dengan top 15 consultant – bulanan Menginformasikan kepada mereka mengenai berita seputar

perusahaan, promo, hal-hal apa yang sudah ditingkatkan, serta meminta masukan mengenai sistem, service dan mengenai kantor cabang. •

Briefing dengan staff – mingguan Menjelaskan dan mengevaluasi serta memberikan informasi

kepada staff berita mengenai seputar Oriflame, dan juga membahas tingkat service juga complain yang diterima serta apa yang harus dilakukan jika mereka menerima complain tersebut. •

Rotasi staff Rotasikan staff setiap tiga bulan agar mereka terus belajar

mengenai hal-hal yang baru.

19.

Service Center Supervisor (SCS) •

Meeting dengan top 15 consultant – Bulanan

76 Bertemu dengan top 15 consultant, bersama ASM, untuk membahas tingkat

customer service, perbaikan, serta mendapatkan input

tambahan. •

Briefing dengan staff.

•

Briefing mingguan.

•

Briefing pagi dua kali seminggu.

•

Briefing dengan kurir.

•

Pastikan lead time yang jelas.

•

Mengingatkan kurir tentang peraturan-peraturan dan tanggung jawab kurir tersebut.

•

Check-List Harian Untuk memastikan operasi cabang dan menentukan hal-hal yang

perlu diprioritaskan pada hari itu.

20.

21.

Warehouse Supervisor •

Pick & Pack

•

Menyiapkan order

•

Packing Dan Dispatch

Warehouse Staff •

22.

Menyiapkan barang sesuai dengan orderan.

Delivery •

Mengirim barang sesuai dengan order pada alamat yang sudah dicantumkan.

77 23.

Head Cashier Mengkoordinasi dan mengecek kinerja :

24.

25.

26.

•

Immediate Orders

•

Phone Orders Staff

•

Fax Orders Staff

Cashier staff •

Menerima dan mengerjakan fax orders.

•

Memeriksa pembayaran.

•

Mengisi log-book dengan informasi penting.

•

Melakukan konfirmasi kepada consultant.

•

Melakukan konfirmasi mengenai orders dispatch ke Warehouse.

Customer Care •

Memberikan solusi atas masalah-masalah consultant

•

Mencatat complain

•

Membantu consultant

Branch IT Administrator •

IT Responsible -

Maintenance email server

-

Maintenance software dan hardware yang digunakan pada PT. Orindo Alam Ayu

-

Maintenance jaringan ke cabang-cabang

-

Trouble shuting

78 3.1.4

Visi Misi Perusahaan 3.1.4.1 Visi Perusahaan Menjadikan perusahaan kosmetik yang menghadirkan jenis perawatan kulit yang berbeda dibuat dari bahan alami dan tidak pernah diuji coba pada hewan. PT Orindo Alam Ayu akan menjadi market leader yang kuat di dalam bidangnya serta menjadi pilihan yang utama bagi para Consultant, Pelanggan dan Karyawannya.

3.1.4.2 Misi Perusahaan Dengan selalu menghadirkan produk-produk yang berkualitas dengan harga terjangkau dan memelihara kualitas produk juga pelayanan yang baik serta menawarkan peluang yang unik bagi para Consultant, Pelanggan dan Karyawannya.

3.2 Sistem yang Berjalan 3.2.1

Prosedur Sistem Penjualan yang Berjalan pada PT. Orindo Alam Ayu PT Orindo Alam Ayu mengeluarkan katalog barang – barang promo dan

barang baru yang dijual pada setiap bulannya di mana katalog tersebut dijual pada Pelanggan (Consultant). a. Fax Order Pelanggan (Consultant) memesan barang berdasarkan katalog pada bulan yang berjalan dengan mengirim fax ke Cashier Staff yang berisi Consultant Order Form (COF) beserta alamat lengkap pengiriman dan nomor

79 telepon yang dapat dihubungi. Cashier Staff akan mengecek Consultant Order Form (COF) pada fax dan mencatat jam dan tanggal penerimaan fax serta isi dari fax tersebut ke dalam Log Book Fax, Lalu Cashier Staff akan membuka Form Penjualan dan komputer akan menampilkan Form Penjualan kemudian Cashier Staff akan menginput nomor Consultant pada Form Penjualan, Cashier Staff mengecek dan menginput isi COF dan barang. Lalu Komputer akan memproses pesanan tersebut. Jika barang kosong atau data tidak jelas maka Cashier Staff akan mengkonfirmasikan kepada Pelanggan (Consultant) mengenai order yang tidak jelas dan mengenai penggantian produk lain untuk barang kosong. Jika pesanan tidak mencapai minimal order akan dikenakan handling fee, maka Cashier Staff akan mengkonfirmasikan kepada Pelanggan (Consultant) mengenai Pelanggan (Consultant) tetap mau melakukan order dengan tambahan biaya handling fee atau menambah pesanan atau mengagalkan pesanan. Jika tidak Cashier Staff akan mengkonfirmasi kepada Pelanggan (Consultant) total orderan via SMS atau telepon. Setiap transaksi yang sudah disetujui oleh Pelanggan (Consultant) akan disimpan dalam System Database Transaksi Penjualan Sementara. Pelanggan (Consultant) akan melakukan pembayaran dan mengirimkan fax Bukti Transfer, jika Bukti Transfer telah diterima maka Cashier Staff akan membuat copynya dan mencatatnya pada Log Book Pembayaran.

80 Cashier Staff akan membuka Form Pembayaran lalu komputer akan menampilkan Form Pembayaran,setelah itu akan menginput nomor Consultant dalam Form Pembayaran sehingga akan menampilkan Form Penjualan dengan data mengenai pemesanan yang dilakukan oleh Pelanggan (Consultant) tersebut. Cashier Staff akan menginput nomor bukti transfer. Kemudian Cashier Staff mengapprove penjualan tersebut sehingga data pada penjualan sementara tersimpan pada Database Penjualan berupa invoice 2 rangkap yang langsung tercetak secara otomatis di bagian Warehouse. Warehouse akan mengecek invoice yang masuk setiap harinya untuk menyiapkan barang. Setelah menyiapkan barang maka Warehouse akan memberikan barang beserta invoice 2 rangkap ke Delivery Staff. Delivery Staff akan menerima invoice dan barang dari Warehouse lalu akan mengirim barang tersebut berdasarkan invoice lalu menyerahkan barang tersebut pada Pelanggan (Consultant) dengan meminta tanda tangan pada invoice dimana rangkap 1 untuk Consultant dan rangkap 2 sebagai bukti penerimaan barang dan diarsipkan. Jika barang tidak terkirim maka Delivery Staff akan mengirimnya kembali keesokan harinya. Delivery Staff akan membuka form delivery, lalu komputer menampilkan Form Delivery dan menginput nomor Invoice ke Form Delivery serta menginput keterangan status pengiriman barang tersebut yang disimpan dalam Database Delivery.

81 Setiap harinya Head Cashier mengumpulkan bukti pembayaran dan membuka Form Cash Book , lalu komputer akan menampilkan Form Cash Book. Head Cashier akan menginput periode Cash Book, lalu komputer akan memprosesnya dan menampilkan data-data Cash Book pada periode bersangkutan. Head Cashier akan mengecek kesesuaian Cash Book tersebut dengan total bukti transfer , jika tidak sesuai maka Head Cashier akan mengumpulkan selisih uang tersebut.

b. Immediate Order Pelanggan (Consultant) memesan barang berdasarkan katalog pada bulan yang berjalan dengan menyerahkan COF yang berisi pesanan. Cashier Staff akan mengecek Consultant Order Form (COF). Kemudian Cashier Staff akan menginput nomor Consultant pada Form Penjualan, Cashier Staff mengecek dan menginput isi COF dan barang. Lalu Komputer akan memproses pesanan tersebut. Jika tidak Cashier Staff akan mengkonfirmasi kepada Pelanggan (Consultant) total orderan. Kemudian Cashier Staff mengapprove penjualan tersebut sehingga data pada penjualan tersimpan pada Database Penjualan berupa invoice 2 rangkap yang langsung tercetak secara otomatis di bagian Warehouse dan mencetak bukti pembayaran. Warehouse akan mengecek invoice yang masuk setiap harinya untuk menyiapkan barang. Pelanggan (Consultant) akan memberikan bukti

82 pembayaran pada bagian Warehouse lalu akan lalu menyerahkan barang tersebut berdasarkan invoice pada Pelanggan (Consultant) dengan meminta tanda tangan pada invoice dimana rangkap 1 untuk Consultant dan rangkap 2 sebagai bukti penerimaan barang dan diarsipkan. Setiap harinya Head Cashier mengumpulkan bukti pembayaran dan membuka Form Cash Book , lalu komputer akan menampilkan Form Cash Book. Head Cashier akan menginput periode Cash Book, lalu komputer akan memprosesnya dan menampilkan data-data Cash Book pada periode bersangkutan. Head Cashier akan mengecek kesesuaian Cash Book tersebut dengan total bukti transfer , jika tidak sesuai maka Head Cashier akan mengumpulkan selisih uang tersebut.

c. Phone Order Pelanggan (Consultant) memesan barang berdasarkan katalog pada bulan yang berjalan dengan menghubungi phone order Oriflame dan akan menanyakan ID consultant, alamat pengiriman, no.telepon consultant, dan pesanannya. Kemudian Cashier Staff akan menginput nomor Consultant pada Form Penjualan dan menginput pesanan dan mengecek barang. Lalu Komputer akan memproses pesanan tersebut. Jika tidak Cashier Staff akan mengkonfirmasi kepada Pelanggan (Consultant) total orderan. Kemudian Cashier Staff mengapprove penjualan tersebut sehingga data pada penjualan tersimpan pada

83 Database Penjualan berupa invoice 2 rangkap yang langsung tercetak secara otomatis di bagian Warehouse. Warehouse akan mengecek invoice yang masuk setiap harinya untuk menyiapkan barang. Setelah menyiapkan barang maka Warehouse akan memberikan barang beserta invoice 2 rangkap ke Delivery Staff. Delivery Staff akan menerima invoice dan barang dari Warehouse lalu akan mengirim barang tersebut berdasarkan invoice lalu menyerahkan barang tersebut pada Pelanggan (Consultant) dengan meminta tanda tangan pada invoice dimana rangkap 1 untuk Consultant dan rangkap 2 sebagai bukti penerimaan barang dan diarsipkan. Jika barang tidak terkirim maka Delivery Staff akan mengirimnya kembali keesokan harinya. Delivery Staff akan membuka form delivery, lalu komputer menampilkan Form Delivery dan menginput nomor Invoice ke Form Delivery serta menginput keterangan status pengiriman barang tersebut yang disimpan dalam Database Delivery. Setiap harinya Head Cashier mengumpulkan bukti pembayaran dan membuka Form Cash Book , lalu komputer akan menampilkan Form Cash Book. Head Cashier akan menginput periode Cash Book, lalu komputer akan memprosesnya dan menampilkan data-data Cash Book pada periode bersangkutan. Head Cashier akan mengecek kesesuaian Cash Book

84 tersebut

dengan total bukti transfer , jika tidak sesuai maka Head

Cashier akan mengumpulkan selisih uang tersebut.

3.2.2

Identifikasi Event Sistem Penjualan

Event

Internal Agent

Start When

Activities In The Event

Assuming Responsibility Menerima

dan Cashier Staff

Menginput

Menerima Fax Mengecek COF

isi

Fax,

COF

Immediate, dan Phone Order

pesanan

lalu menginputnya pada Form Penjualan

Mengkonfirmasi

Cashier Staff

pembayaran

Transfer

Mengecek invoice

Menerima Bukti Menerima Bukti Transfer dan

Warehouse dan

Mengapprove Form Penjualan

Menerima

Mengecek Invoice 2 rangkap

Invoice

yang masuk dan menyiapkan

Menyiapkan

Barang

barang

tersebut lalu menyerahkannya

berdasarkan

Invoice

ke Bagian Delivery Menyerahkan

Warehouse

Barang

Menyerahkan Barang

Mengirim barang Delivery Staff

Menyerahkan

Barang

ke

ke Pelanggan berdasarkan Bukti

Pelanggan

Pembayaran

Menerima

Mengirim Barang berdasarkan

Barang

dan Invoice

Invoice Membuat Laporan Penjualan

Head Cashier

Mengumpulkan

Mengumpulkan

Bukti Transfer

Bukti Transfer dan Membuat laporan penjualan

Tabel 3.1 Event Table

uang

serta

85 3.2.3

Overview Activity Sistem Penjualan

Gambar 3.3 Overview Activity Sistem Penjualan

86 3.2.4

Workflow Table Sistem Penjualan Fax Order Actor

Activities Pemesanan Barang Fax Order

Pelanggan (Consultant)

1. Mengirim Fax

Cashier Staff

2. Menerima Fax

Cashier Staff

3. Mencatat dalam Log Book Fax

Cashier Staff

4. Membuka Form Penjualan

Komputer

5. Menampilkan Form Penjualan

Cashier Staff

6. Menginput No Consultant

Cashier Staff

7. Mengecek dan menginput isi COF dan Barang

Komputer

8. Memproses Pesanan

Cashier Staff

9. Mengkonfirmasi Pelanggan Fax tidak jelas dan Barang Kosong

Cashier Staff

10. Mengkonfirmasi Total Pesanan dan Handling Fee

Komputer

11. Menyimpan Data Penjualan Cek Bukti Transfer Fax Order


12. Melakukan Pembayaran


13. Mengirim Fax Bukti Pembayaran

Cashier Staff

14. Menerima Bukti Transfer

Cashier Staff

15. Mencatat dalam Log Book Pembayaran

Cashier Staff

16. Membuka Form Pembayaran

Komputer

17. Menampilkan Form Pembayaran

Cashier Staff

18. Menginput No Consultant Pada Form Penjualan

Komputer


Cashier Staff

20. Menginput No. Bukti Transfer

87 Cashier Staff

21. Mengapprove Form Penjualan

Komputer

22. Memproses dan Menyimpan

Cashier Staff

23. Mengeprint Invoice 2 Rangkap di Bagian Warehouse Menyiapkan Barang Fax Order

Warehouse

24. Mengecek Invoice yang masuk

Warehouse

25. Menyiapkan barang

Warehouse

26. Memberikan ke Bagian Delivery Pengiriman Barang Fax Order

Delivery Staff

27. Menerima Invoice dan Barang

Delivery Staff

28. Mengirim Barang berdasarkan Invoice


29. Menerima Barang dan Menandatagani Invoice

Delivery Staff

30. Menerima Invoice Rangkap 2

Delivery Staff

31. Membuka Form Delivery

Komputer

32. Menampilkan Form Delivery

Delivery Staff

33. Menginput Keterangan Status Pengiriman

Komputer

34. Menyimpan Keterangan Status Pembayaran Laporan Fax Order

Head Cashier

35. Mengumpulkan Uang dan Copy Bukti Transfer

Head Cashier

36. Membuka Form Cash Book

Komputer

37. Menampilkan Form Cash Book

Head Cashier

38. Menginput Periode Cash Book

Komputer

39. Memproses Form Cash Book

Komputer


Head Cashier

41. Mengecek Cash Book Table 3.2 Workflow Table Sistem Penjualan Fax Order

88 3.2.5

Workflow Table Sistem Penjualan Immediate Order Actor


Activities Pemesanan Barang Immediate Order 1. Memesan Barang

Cashier Staff

2. Menerima Pesanan

Cashier Staff


Komputer


Cashier Staff


Cashier Staff


Komputer


Cashier Staff

8. Mengkonfirmasi Pelanggan Barang Kosong

Cashier Staff


Komputer

10. Menyimpan Data Penjualan Menyiapkan Barang Immediate Order

Warehouse


Warehouse


Warehouse

13. Menyerahkan barang ke Pelanggan Laporan Immediate Order

Head Cashier

14. Mengumpulkan Hasil Penjualan

Head Cashier


Komputer


Head Cashier


Komputer


Komputer


Head Cashier

20. Mengecek Cash Book

Table 3.3 Workflow Table Sistem Penjualan Immediate Order

89 3.2.6

Workflow Table Sistem Penjualan Phone Order Actor

Activities Pemesanan Barang Phone Order


1. Memesan Barang via Telephone

Cashier Staff

2. Menerima Pesanan

Cashier Staff


Komputer


Cashier Staff


Cashier Staff


Komputer


Cashier Staff

8. Mengkonfirmasi Pelanggan Fax tidak jelas dan Barang Kosong

Cashier Staff


Komputer

10. Menyimpan Data Penjualan Menyiapkan Barang Phone Order

Warehouse


Warehouse


Warehouse

13. Memberikan ke Bagian Delivery Pengiriman Barang Phone Order

Delivery Staff


Delivery Staff




Delivery Staff

17. Menerima Invoice Rangkap 2

Delivery Staff


Komputer


90 Delivery Staff


Komputer

21. Menyimpan Keterangan Status Pembayaran Laporan Phone Order

Head Cashier


Head Cashier


Komputer


Head Cashier


Komputer


Komputer


Head Cashier

28. Mengecek Cash Book Table 3.4 Workflow Table Sistem Penjualan Phone Order

91 3.2.7

Detail Activity Diagram Sistem Penjualan

3.2.7.1 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Fax Order 3.2.7.1.1 Detail Activity Diagram Pemesanan Barang Fax Order

Gambar 3.4 Detail Activity Diagram Pemesanan Barang Fax Order

92 3.2.7.1.2 Detail Activity Diagram Cek Bukti Transfer Fax Order Pelanggan (Consultant)

Cashier

Komputer

12. Melakukan Pembayaran

13. Mengirim Fax Bukti Transfer

BUKTI TRANSFER

14. Meneriman Bukti Transfer

15. Mencatat dalam Log Book Pembayaran

Tr_Pembayaran 16. Membuka Form Pembayaran LOG BOOK PEMBAYARAN 17. Menampilkan Form Pembayaran

18. Menginput No Consultan Pada Form Pembayaran

19. Menampilkan Form Penjualan BUKTI TRANSFER

20. Menginput No Bukti Transfer

Tr_Penjualan Sementara 21. Mengapprove Form Penjualan

Tr_Penjualan Ms_Barang 22. Memproses dan Menyimpan

23. Mengeprint Invoice 2 Rangkap di Bagian Warehouse

Gambar 3.5 Detail Activity Diagram Cek Bukti Transfer Fax Order

93 3.2.7.1.3 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Fax Order

Warehouse

Invoice



26. Memberikan ke Bagian Delivery

Gambar 3.6 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Fax Order

94 3.2.7.1.4 Detail Activity Diagram Pengiriman Barang Fax Order


Delivery

Komputer

Invoice




[TIDAK DITERIMA / TERKIRIM]

[SUKSES]

Invoice (Ttd)

30. Menerima invoice Rangkap 2



Ms_Delivery


34. Menyimpan Keterangan Status Pembayaran

Gambar 3.7 Detail Activity Diagram Pengiriman Barang Fax Order

95 3.2.7.1.5 Detail Activity Diagram Laporan Fax Order

Gambar 3.8 Detail Activity Diagram Laporan Fax Order

96 3.2.7.2 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Immediate Order 3.2.7.2.1 Detail Pemesanan Barang Immediate Order Pelanggan (Consultant)

Cashier Staff

Komputer

Ms_Karyawan

1. Memesan barang

COF

2. Menerima pesanan

Tr_Penjualan Sementara



5. Menginput No consultant

6. Mengecek dan Menginput isi COF dan Barang

Ms_Consultan Ms_Barang


[TIDAK SESUAI]

8. Mengkonfirmasi Pelanggan Barang Kosong [OK] [NO Handling Fee]



[ YES] 10. Menyimpan data pejualan

Gambar 3.9 Detail Activity Diagram Pemesanan Barang Immediate Order

97 3.2.7.2.2 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Immediate Order

Gambar 3.10 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Immediate Order

98 3.2.7.2.3 Detail Activity Diagram Laporan Immediate Order

COPY BUKTI TRANSFER

Head Cashier

Komputer





Tr_Penjualan [Tidak Sesuai] 18. Memproses Form Cash Book



[Sesuai]

Gambar 3.11 Detail Activity Diagram Laporan Immediate Order

99 3.2.7.3 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Phone Order 3.2.7.3.1 Detail Pemesanan Barang Phone Order Pelanggan (Consultant)

Cashier Staff

Komputer

Ms_Karyawan

1. Memesan barang via Telephone


2. Menerima pesanan

COF



5. Menginput No consultant

6. Mengecek dan Menginput isi COF dan Barang

Ms_Consultan Ms_Barang


[TIDAK SESUAI]

8. Mengkonfirmasi Pelanggan Barang Kosong [OK] [NO Handling Fee]



[ YES] 10. Menyimpan data pejualan

Gambar 3.12 Detail Activity Diagram Pemesanan Barang Phone Order

100 3.2.7.3.2

Detail Penyiapan Barang Phone Order Warehouse

Invoice



13. Memberikan ke Bagian Delivery

Gambar 3.13 Detail Activity Diagram Menyiapkan Barang Phone Order

101 3.2.7.3.3

Detail Pengiriman Barang Phone Order


Delivery

Komputer

Invoice




[TIDAK DITERIMA / TERKIRIM]

[SUKSES]

Invoice (Ttd)

17. Menerima invoice Rangkap 2 dan Pembayaran




Ms_Delivery

21. Menyimpan Keterangan Status Pembayaran

Gambar 3.14 Detail Activity Diagram Pengiriman Barang Phone Order

102 3.2.7.3.4 Detail Laporan Phone Order

COPY BUKTI TRANSFER

Head Cashier

Komputer





Tr_Penjualan [Tidak Sesuai] 26. Memproses Form Cash Book



[Sesuai]

Gambar 3.15 Detail Activity Diagram Laporan Phone Order

103 3.2.8 Risiko pada Sistem Berjalan 3.2.8.1 Business Risk •

Perselisihan tenaga kerja

•

Peralatan yang kurang memadai pada sistem informasi penjualan

3.2.8.2 Audit Risk •

Salah menganalisa suatu permasalahan pada sistem informasi penjualan

•

Ketidakmampuan auditor dalam menyelesaikan dan mengungkap materi kesalahan pada sistem informasi penjualan

•

Kemungkinan adanya data yang invalid yang dapat mengakibatkan penipuan pada sistem informasi penjualan

3.2.8.3 Security Risk •

Data yang di upload dan download tidak utuh

3.2.8.4 Continuity Risk •

Recovery dan Backup data corrupt dan hilang terhadap sistem informasi penjualan

•

Recovery tidak dapat dilakukan

•

Backup data pada sistem informasi penjualan tidak berjalan dengan baik

•

Backup data tidak dapat dilakukan

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. Dalam sub bab ini membahas mengenai sejarah PT Orindo Alam Ayu, seperti latar

Recommend Documents