BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. 3.1 Riwayat Badan Pengajian dan Penerapan Teknologi

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1

Riwayat Badan Pengajian dan Penerapan Teknologi 3.1.1

Sejarah Singkat Badan Pengajian dan Penerapan Teknologi

Di masa kini, peran teknologi, dan kecepatan perkembangannya menjadi faktor penentu dalam pembangunan ekonomi setiap Negara dalam upaya meningkatkan taraf dan kualitas hidup bangsanya. Hal ini terlihat dari fenomena terjadinya proses transisi perekonomian dunia yang semula berbasiskan sumber daya alam (resources-basedeconomy) menjadi perekonomian yang berbasiskan pengetahuan (knowledge-basedeconomy). Dalam konsep ini, kemampuan suatu bangsa dapat diukur dari tingkatan penguasaan dan pemanfaatan Iptek di dalam berbagai aspek kehidupannya. Iptek yang erat terkait dengan inovasi dan kreativitas sumber daya manusia, akan menjadi sumber pertumbuhan dan peningkatan daya saing ekonomi, dan di dalam prosesnya segala sumber daya yang tersedia akan ditransformasikan menjadi sumber daya baru yang lebih bernilai. Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) adalah lembaga pemerintah dengan tugas pokok, melaksanakan tugas kepemerintahan di bidang pengkajian dan penerapan teknologi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas pokok BPPT ini ditetapkan dalam Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 103 Tahun 2001, Peran BPPT dapat diartikan lebih luas, yaitu dalam pelaksanaan berbagai kegiatan yang bertujuan meningkatkan kemampuan penguasaan dan pemanfaatan teknologi guna mendukung pembangunan industry nasional, yang pada

83

84 gilirannya diharapkan akan memberikan dampak dalam peningkatan kemandirian, daya saing dan kualitas kehidupan bangsa Indonesia. BPPT didirikan sejak tahun 1978, berdasarkan Surat Keputusan Presiden Republlik Indonesia Nomor 25 Tahun 1978, sebagai Lembaga Pemerintah NonDepartemen (LPND) yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden. BPPT mempunyai peranan yang strategis dalam meningkatkan kemampuan teknologi untuk mendukung pembangunan sektor produksi dan penyediaan kebutuhan dasar manusia, sehingga mampu meningkatkan standar kehidupan bangsa, kemandirian dan daya saing bangsa Indonesia. Peran penting BPPT didasarkan pada Peraturan Presiden (PerPres) Nomor 11 tahun 2005 pasal 58, 59, dan 60 tentang tugas pokok. BPPT mempunyai tugas untuk melaksanakan tugas pemerintah di bidang pengkajian dan penerapan teknologi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3.1.2

Visi, Misi dan Tujuan Strategis 3.1.2.1

Visi

Teknologi sebagai pemacu pertumbuhan ekonomi dalam rangka kemandirian bangsa dan peningkatan kesejahteraan rakyat.

3.1.2.2

Misi

1. Mewujudkan BPPT menjadi pusat unggulan teknologi (technology center of excellence). 2. Mewujudkan BPPT sebagai agen pembagunan masyarakat dalam bidang teknologi. 3. Meningkatkan peran audit dan komersialisasi teknologi.

85 4. Meningkatkan daya saing dan produktivitas industri.

3.1.2.3

Tujuan Strategis

Untuk mewujudkan visi dan misinya tersebut, BPPT mengembangkan tujuan strategis seperti dibawah ini : 1. Meningkatkan peran BPPT dalam perumusan kebijakan (teknologi) nasional, 2. Meningkatkan peran BPPT sebagai agen perubahan (masyarakat) yang berbasis teknologi. 3. Meningkatkan peran BPPT sebagai insitusi terpercaya yang mampu memberikan pelayanan jasa teknologi, kerjasama teknik dan pengemnagan jaringan iptek. 4. meningkatkan peran BPPT sebagai clearing house teknologi untuk penyediaan teknologi nasional yang unggul. 5. meningkatkan kualitas SDM yang memiliki kompetensi inti, kepakaran, keterbukaan, komitmen dan kelincahan (5K).

3.2

Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab 3.2.1

Struktur Organisasi 3.2.1.1

Struktur Organisasi Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi

86 BPPT

SEKRETARIAT UTAMA

INSPEKTORAT

DEPUTI BIDANG PENGKAJIAN KEBIJAKAN TEKNOLOGI

PUSAT PENGKAJIAN KEBIJAKAN INOVASI TEKNOLOGI

DEPUTI TEKNOLOGI PENGEMBANG AN SUMBER DAYA ALAM

DEPUTI BIDANG TEKNOLOGI ARGO INDUSTRI dan BIOTEKNOLOGI

PUSAT TEKNOLOGI PRODUKSI PERTANIAN

PUSAT TEKNOLOGI INVENTARISASI SUMBER DAYA ALAM

PUSAT TEKNOLOGI SUMBER DAYA MINERAL

PUSAT TEKNOLOGI ARGOINDUSTRI

PUSAT PENGKAJIAN KEBIJAKAN PENINGKATAN DAYA SAING

PUSAT TEKNOLOGI SUMBER DAYA LAHAN, WILAYAH, dan MITIGASI BENCANA

PUSAT TEKNOLOGI BIOINDUSTRI

BALAI INKUBATOR TEKNOLOGI

FARMASI dan PUSAT TEKNOLOGI MEDIKA

PUSAT TEKNOLOGI LINGKUNGAN

BALAI TEKNOLOGI SURVEI KELAUTAN

PUSAT TEKNOLOGI INFORMASI dan KOMUNIKASI

DEPUTI BIDANG TEKNOLOGI INDUSTRI RANCANG BANGUN dan REKAYASA

BIRO PERENCANAAN

BIRO SUMBER DAYA MANUSIA dan ORGANISASI

PUSAT TEKNOLOGI INDUSTRI PROSES

BIRO KEUANGAN

PUSAT PENGKAJIAN KEBIJAKAN DIFUSI TEKNOLOGI

PUSAT AUDIT TEKNOLOGI

DEPUTI BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI ENERGI dan MATERIAL

BALAI PENGKAJIAN BIOTEKNOLOGI

BALAI TEKNOLOGI LINGKUNGAN

UPT HUJAN BUATAN

BALAI BESAR TEKNOLOGI PATI

PUSAT TEKNOLOGI PENGEMBANGAN SUMBER DAYA ENERGI

PUSAT TEKNOLOGI KONVERSI dan KONSERVASI ENERGI

PUSAT TEKNOLOGI MATERIAL

BALAI REKAYASA DESAIN dan SISTEM TEKNOLOGI

PUSAT TEKNOLOGI INDUSTRI TRANSPORTASI dan SISTEM TRANSPORTASI

PUSAT PEMBINAAN, PENDIDIKAN dan PELATIHAN

PUSAT DATA, INFORMASI dan STANDARISASI BALAI TERMODINAMI KA MOTOR

BALAI PENGKAJIAN DINAMIKA PANTAI

BALAI PENGKAJIAN TEKNOLOGI POLIMER

BALAI MESIN PERKAKAS MESIN PRODUKSI dan OTOMATIS

UPT PENGEMBANG AN SENI dan TEKNOLOGI KERAMIK dan PORSELIN

BIRO UMUM dan HUBUNGAN MASYARAKAT

PUSAT TEKNOLOGI INDUSTRI PERTAHANAN dan KEAMANAN

BALAI JARINGAN INFORMASI IPTEK

BALAI BESAR TEKNOLOGI ENERGI

BALAI BESAR TEKNOLOGI ENERGI

PUSAT TEKNOLOGI INDUSTRI MANUFAKTUR

BALAI BESAR TEKNOLOGI KEKUATAN STRUKTUR

UPT LABORATORIU M AERO GASDINAMIKA dan GETARAN

Gambar 3.1 Struktur Organisasi BPPT

87 3.2.1.2

Struktur Organisasi Fungsional Proses Lelang Pengadaan Barang Kepala BPPT (Pengguna Anggaran)

Kuasa Pengguna Anggaran

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) (PPK)

Panitia Pengadaan

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Fungsional Keterangan : a. Kepala BPPT selaku Pengguna Anggaran, mengeluarkan SK (Surat Kerja) untuk menyerahkan kuasa pengguna anggaran kepada Deputi Bidang yang bersangkutan. b. Deputi Bidang yang menerima SK dari Pengguna Anggaran saat ini menjadi Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). KPA mengangkat dan memilih Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Panitia Pengadaan. c. PPK bertugas membuat surat-surat kontrak dan mengawasi proses lelang. PPK harus memenuhi peryaratan sebagai berikut:  Memiliki Integritas moral  Memiliki didiplin tinggi

88  Memiliki tanggng jawab dan kualifikasi teknis serta manajerial untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya  Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah  Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan bertindak tegas dan keteladanan dalam sikap dan perilaku serta tidak pernah terlibat KKN d. Panitia Pengadaan harus berjumlah ganjil, minimal 3 orang. Panitia Pengadaan tidak harus pegawai BPPT, bisa juga dari instansi pemerintahan lain (profesional) selama berstatus sebagai pegawai negeri. Panitia Pengadaan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :  Memiliki integritas moral,disiplin dan langsung tanggung jawab dalam melaksanakan tugasnya.  Memahami keseluruhan pekerjaan yang akan diadakan.  Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas panitia/pejabat pengadaan/ unit layanan pengadaan yang bersangkutan.  Memahami isi dokumen pengadaan/metode dan prosedur pengadaan berdasarkan peraturan Persiden ini  Tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat yang mengangkat dan menetapkan sebagai panitia/pejabat pengadaan/anggota unit layanan pengadaan  Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah.

3.2.2

Wewenang dan Tanggung Jawab 3.2.2.1

Kepala BPPT

89 Membuat Surat Kerja untuk Deputi Bidang yang bersangkutan untuk melaksanakan proses pengadaan barang.

3.2.2.2

Kuasa Pengguna Anggaran

Tugas Kuasa Pengguna Anggaran : a. Memilih dan mengangkat Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Panitia Pengadaan yang kompeten untuk selanjutnya menyusun dan melakukan proses lelang pengadaan barang/jasa. b. Memastikan proses pengadaan tersebut tidak melebihi anggaran yang disediakan.

3.2.2.3

Pejabat Pembuat Komitmen

Tugas Pokok dari PPK dalam pengadaan barang/jasa adalah: a. Menyusun peracangan pengadaan barang/jasa b. Menetapkan paket-paket pekerjaan disertai ketentuan mengenai peningkatan pengguna produksi dalam negeri dan peningkatan pemberian kesempatan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil, sekelompok masyarakat. c. Menetapkan dan mengesahkan harga perkiraan sendiri (HPS), jadwal, tatacara pelaksanaan dan lokasi penadaan yang disusun oleh panitia pengadaan /pejabat pengadaan /unit layanan pengadaan. d. Menetapkan dan mengesahkan hasil pengadaan panitia/ pejabat pengadaan/ unit layanan pengadaan sesuai kewewenangannya. e. Menetapkan besaran uang muka yang menjadi hak penyedia barang/jasa sesa ketentan yang berlaku.

90 f. Menyiapkan dan melaksanakan perjanjian/kontrak dengan pihak penyedian barang/jasa g. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang/jasa kepada pimpinan instansinya. h. Mengendalikan pelaksanaan perjanjian/ kontrak. i. Menyerahkan aset hasil pengadaan barang/jasa dan aset lainnya kepada menteri/Panglima TNI/ Kepala Polri/ Pimpinan Lembaga/ Pimpinan Keseketariatan Lembaga Tinggi Negara/ Pimpinan Keseketariatan komisi/ Gubernur/ Bupati/ Walikota/ Dewan Gubernur BI/ Pemimpin BHMN/ Direksi BUMN/BUMD dengan berita acara penyerahaan. j. Menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa dimulai.

3.2.2.4

Panitia Pengadaan

Panitia lelang yang dibentuk BPPT memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Menyusun jadwal dan menetakan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan. b. Menyusun dan menyiapkan harga perkiraan sendiri(HPS) c. Menyiapkan dokumen pengadaan d. Mengumumkan pengadaan barang/jasa di surat kabar nasional dan /atau provinsi dan /atau papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan diupayakan diumumkan di website pengadaan nasional. e. Menilai kulifikasi penyedian melalui pascakualifikasi dan prakulifikasi. f. Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk

91 g. Mengusulkan calon pemenang h. Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada pejabat Pembuat Komitmen dan /atau pejabat yang mengangkatnya. i. Menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa dimulai.

3.3

Sistem Yang Sedang Berjalan Saat ini 3.3.1

Proses Prakualifikasi

Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang sebelum melakukan penawaran. Tahapan proses prakualifikasi : a) Pemilihan panitia pengadaan barang; PPK memilih dan mengangkat panitia pengadaan barang yang sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. b) Mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan; Panitia mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan, antara lain :  Dokumen prakualifikasi Dokumen prakualifikasi untuk calon penyedia barang berupa formulir isian yang memuat data administrasi, keuangan, personil, peralatan dan pengalaman kerja.  Dokumen lelang umum Dokumen lelang umum harus mencantumkan secara jelas dan terinci semua persyaratan yang diperlukan, baik administratif maupun teknis, penggunaan

92 barang dalam negeri dan preferensi harga (HPS), unsur-unsur yang dinilai, kriteria dan tata cara evaluasi yang akan digunakan, jenis kontrak yang dipilih, syaratsyarat umum dan khusus kontrak, serta contoh-contoh formulir yang dapat dimengerti dan diikuti oleh calon penyedia barang.

c) Pengumuman prakualifikasi; Panitia pengadaan membuat pengumuman lelang pengadaan barang yang nantinya akan dimuat di media massa (surat kabar). Isi pengumuman sekurangkurangnya memuat :  Nama dan alamat pengguna barang yang akan mengadakan pelelangan umum;  Uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan atau barang yang akan dibeli;  Perkiraan nilai pekerjaan;  Syarat-syarat peserta lelang umum;  Tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk mengambil dokumen pengadaan.

d) Pengambilan dokumen prakualifikasi; Perusahaan penyedia barang yang tertarik dapat mendaftar dengan cara mengambil dokumen prakualifikasi yang telah disiapkan oleh panitia lalu mengisinya dengan lengkap. e) Pemasukan dokumen prakualifikasi; Dokumen prakualifikasi yanbg telah diisi lalu dikembalikan kepada panitia pengadaan barang di tempat dan waktu yang telah ditentukan. f) Evaluasi dokumen prakualifikasi

93 Panitia mengevaluasi dokumen prakualifikasi yang telah dilengkapi oleh penyedia barang. Penyedia barang dinyatakan lulus prakualifikasi apabila memenuhi syarat sebagai berikut :

1.

Memiliki surat izin usaha pada bidang usahanya yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang berwenang yang masih berlaku;

2.

Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan;

3.

Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau tidak sedang menjalani sanksi pidana;

4.

Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir serta memiliki laporan bulanan PPh Pasal 25 atau Pasal 21/Pasal 23 atau PPN sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan yang lalu;

5.

Selama 4 (empat) tahun terakhir pernah memiliki pengalaman menyediakan barang baik di lingkungan pemerintah atau swasta termasuk subkontrak baik di lingkungan pemerintah atau swasta, kecuali penyedia barang yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun;

6.

Memiliki kinerja baik dan tidak masuk dalam daftar sanksi atau daftar hitam di suatu instansi;

7.

Memiliki kemampuan pada bidang pekerjaan yang sesuai;

8.

Memiliki kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan serta personil yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan;

9.

Sesuai dengan nilai paket pekerjaan;

10. Tidak membuat pernyataan yang tidak benar tentang kompetensi dan kemampuan usaha yan dimilikinya.

94 11. Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan pos.

g) Penetapan hasil prakualifikasi; Penetapan hasil prakualifikasi oleh panitia pengadaan h) Pengumuman hasil prakualifikasi; Pengumuman hasil prakualifikasi sekurang-kurangnya memuat :  Nama dan perkiraan nilai pekerjaan serta sumber dananya.  Nama dan alat penyedia barang dan nama pengurus yang berhak menandatangani kontrak pekerjaan untuk setiap calon penyedia barang.  Nama dan nilai paket tertinggi pangalaman pada bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil dan subbidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir;  Keputusan lulus tidaknya setiap calon penyedia barang/jasa. i) Masa sanggah prakualifikasi; Penyedia

barang

yang

tidak

lulus

prakualifikasi

dapat

mengajukan

sanggahan/keberatan kepada pengguna barang. Apabila sanggahan terbukti benar, maka dilakukan evaluasi dokumen prakualifikasi ulang. j) Undangan kepada peserta yang lulus prakualifikasi; k) Pengambilan dokumen lelang umum; Penyedia barang yang menerima undangan dari PPK dapat mengambil dokumen pemilihan yang telah disiapkan oleh panitia pengadaan. l) Penjelasan; Panitia pengadaan memberikan penjelasan kepada peserta lelang tentang :

95 1. Metode penyelenggaraan pelelangan; 2. Metode penyampaian dokumen penawaran; 3. Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran; 4. Acara pembukaan dokumen penawaran; 5. Metode evaluasi penawaran; 6. Hal-hal yang menggugurkan penawaran; 7. Jenis kontrak yang akan digunakan; 8. Ketentuan-ketentuan kontrak.

m) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya; n) Pemasukan dokumen penawaran; Penyedia barang memberikan dokumen penawaran baik harga dan kualitas kepada panitia pengadaan baik secara langsung maupun melalui pos. Metode penyampaian dokumen penawaran ini ada 3, yaitu :

1. Metode Satu Sampul Metode satu sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang terdiri dari persyaratan administrasi, teknis dan penawaran harga yang dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul tertutup kepada panitia pengadaan. Metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas. Sebagai contoh: pengadaan alat tulis kantor (ATK), mobil, sepeda motor. 2. Metode Dua Sampul Metode dua sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I,

96 sedangkan penawaran harga dimasukkan dalam sampul tertutup II, selanjutnya sampul I dan sampul II dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul (sampul penutup) dan disampaikan kepada panitia pengadaan. Metode dua sampul digunakan dalam hal diperlukan evaluasi teknis yang lebih mendalam terhadap penawaran yang disampaikan oleh penyedia barang, untuk menjaga agar evaluasi teknis jangan sampai terpengaruh oleh besarnya penawaran harga. Sebagai contoh: pengadaan peralatan dan mesin yang tidak sederhana. 3. Metode Dua Tahap Metode dua tahap yaitu penyampaian dokumen penawaran yang persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I, sedangkan penawaran harga dimasukkan dalam sampul tertutup II, yang penyampaiannya dilakukan dalam 2 (dua) tahap secara terpisah dan dalam waktu yang berbeda. Metode dua tahap digunakan untuk pengadaan barang dengan penguunaan teknologi yang tinggi, kompleks dan risiko tinggi dan/atau yang mengutamakan kriteria tercapainya kinerja tertentu dari keseluruhan sistem

termasuk

pertimbangan kemudahan atau efisiensi penggunaannya dan pemeliharaan peralatannya. Sebagai contoh: pengadaan barang-barang pembangkit tenaga listrik.

o) Pembukaan dokumen penawaran; Proses pembukaan dokumen penawaran terdiri dari :

1. Panitia pengadaan meminta kesediaan sekurang-kurangnya 2 (dua) wakil peserta pelelangan yang hadir sebagai saksi. Apabila tidak terdapat 2 (saksi) sampai batas waktu yang telah ditentukan, pembukaan dokumen penawaran dilakukan dengan

97 disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi di luar panitia pengadaan yang ditunjuk secara tertulis oleh panitia pengadaan; 2. Apabila dokumen penawaran kurang dari 3 (tiga), maka pelelangan tidak dapat dilanjutkan dan harus diulang, kemudian mengumumkan kembali dengan mengundang calon penyedia barang yang baru; 3. Pembuatan Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) oleh panitia dan ditanda tangani oleh panitia dan wakil peserta lelang sebagai saksi. Kemudian dibagikan kepada wakil peserta lelang yang hadir tanpa dilampiri dokumen penawaran.

p) Evaluasi dokumen penawaran; Ada 3 (tiga) metode evaluasi penawaran yang sudah dijelaskan di dalam dokumen pemilihan penyedia barang, yaitu :

1. Sistem Gugur Sistem gugur adalah evaluasi penilaian penawaran dengan memeriksa dan membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang dengan urutan proses evaluasi dimulai dari penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis dan kewajaran harga. Terhadap barang yang tidak lulus penilaian pada setiap tahapan dinyatakan gugur. Sistem gugur dapat dilakukan untuk hampir seluruh pengadaan barang. Urutan proses penilaiannya yaitu : a. Evaluasi Administrasi b. Evaluasi Teknis c. Evaluasi Harga

98 2. Sistem Nilai Sistem nilai adalah evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai berdasarkan kriteria dan nilai yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang, kemudian membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya. Sistem nilai digunakanuntuk pengadaan barang yang memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya. Urutan proses penilaiannya yaitu : a. Evaluasi Administrasi b. Evaluasi Teknis dan Harga 3. Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis adalah evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai pada unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai menurut umur ekonomis barang yang ditawarkan berdasarkan kriteria dan nilai unsur-unsur tersebut dikonversikan ke dalam satu mata uang tertentu, yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang, dan dibandingkan dengan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya. Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis khususnya dilakukan untuk pengadaan barang yang memperhitungkan faktor-faktor umur ekonomis, harga, biaya operasi dan pemeliharaan dalam jangka waktu operasi tertentu. Urutan proses penilaiannya yaitu : a. Evaluasi Administrasi b. Evaluasi Teknis dan Harga

99 q) Penetapan pemenang; Peserta lelang yang lulus evaluasi penawaran akan dipilih oleh panitia pengadaan yang dianggap paling menguntungkan bagi pengguna barang dan memenuhi semua persyaratan yang dibutuhkan. Lalu panitia mengusulkan calon pemenang lelang tersebut kepada PPK untuk selanjutnya ditinjau kembali. Setelah PPK menerima usulan calon pemenang lelang dari panitia pengadaan, lalu PPK segera menetapkan pemenang lelang dengan mengeluarkan Surat Penetapan Pemenang

(SPP)

serta

menyampaikannya

kepada

panitia

pengadaan

selambat=lambatnya 5 (lima) hari kerja untuk penetapan oleh pengguna barang. r) Pengumuman pemenang; Pengumuman lelang diumumkan dan diberitahukan oleh panitia pengadaan selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya Surat Penetapan Pemenang (SPP) dari PPK. s) Masa sanggah; Kepada peserta lelang yang berkeberatan atas penetapan pemenang lelang diberikan kesempatan untuk mengajukan sanggahan tertulis, selambat-lambatnya dalam waktu 5 (lima) hari setelah pengumuman pemenang lelang. Sanggahan disampaikan kepada PPK yang berwenang menetapkan pemenang disertai dengan bukti-bukti terjadinya penyimpangan. PPK wajib memberikan jawaban sanggahan tertulis selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja atas sanggahan tersebut. t) Penunjukan pemenang; PPK mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) sebagai pelaksana pekerjaan yang dilelangkan.

100 u) Penandatanganan kontrak. Setelah SPPBJ dikeluarkan, PPK menyiapkan dan menandatangani kontrak pelaksanaan pekerjaan apabila dananya telah cukup tersedia dalam dokumen anggaran, dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Penandatanganan kontrak dilakukan paling lambat 14 (empat belas) hari setelah dikeluarkan SPPBJ dan setelah penyedia barang menyerahkan surat jaminan pelaksanaan; 2. Apabila penyedia barang menolak dengan alasan yang tidak dapat diterima, maka pengguna barang dapat membatalkan SPPBJ, mencairkan jaminan penawaran, dan penyedia barang dikenakan sanksi dimasukkan ke dalam daftar hitam penyedia barang; 3. Dilarang melakukan perubahan kontrak secara sepihak sampai dengan penandatanganan kontrak; 4. Pengguna dan penyedia barang wajib memeriksa seluruh isi kontrak; 5. Banyaknya rangkap kontrak dibuat sesuai kebutuhan, yaitu :  Sekurang-kurangnya 2 (dua) kontrak asli, kontrak asli pertama untuk pengguna barang dibubuhi materai pada bagian yang ditandatangani oleh penyedia barang, dan kontrak asli kedua untuk penyedia barang dibubuhi materai pada bagian yang ditandatangani oleh pengguna barang.  Rangkap kontrak lainnya tanpa dibubuhi materai.

101

Gambar 3.3 Flowchart Proses Prakualifikasi

102

Gambar 3.3 Flowchart Proses Prakualifikasi (Lanjutan)

103

Gambar 3.3 Flowchart Proses Prakualifikasi (Lanjutan)

104

Gambar 3.3 Flowchart Proses Prakualifikasi (Lanjutan)

105 3.3.2

Proses Pascakualifikasi

Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa setelah memasukkan penawaran. Metode pelelangan umum dengan pascakualifikasi meliputi :

a) Pemilihan panitia pengadaan barang; PPK memilih dan mengangkat panitia pengadaan barang yang sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. b) Mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan; Panitia mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan, antara lain :  Dokumen kualifikasi Dokumen kualifikasi untuk calon penyedia barang berupa formulir isian yang memuat data administrasi, keuangan, personil, peralatan dan pengalaman kerja.  Dokumen lelang umum Dokumen lelang umum harus mencantumkan secara jelas dan terinci semua persyaratan yang diperlukan, baik administratif maupun teknis, penggunaan barang dalam negeri dan preferensi harga (HPS), unsur-unsur yang dinilai, kriteria dan tata cara evaluasi yang akan digunakan, jenis kontrak yang dipilih, syaratsyarat umum dan khusus kontrak, serta contoh-contoh formulir yang dapat dimengerti dan diikuti oleh calon penyedia barang.

c) Pengumuman pelelangan umum dengan pascakualifikasi;

106 Panitia pengadaan membuat pengumuman lelang pengadaan barang yang nantinya akan dimuat di media massa (surat kabar). Isi pengumuman sekurangkurangnya memuat :  Nama dan alamat pengguna barang yang akan mengadakan pelelangan umum;  Uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan atau barang yang akan dibeli;  Perkiraan nilai pekerjaan;  Syarat-syarat peserta lelang umum;  Tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk mengambil dokumen pengadaan.

d) Pengambilan dokumen kualifikasi dan lelang umum; Perusahaan penyedia barang yang tertarik dapat mendaftar dengan cara mengambil dokumen kualifikasi dan dokumen lelang umum yang telah disiapkan oleh panitia. e) Penjelasan; Panitia pengadaan memberikan penjelasan kepada peserta lelang tentang :

1. Metode penyelenggaraan pelelangan; 2. Metode penyampaian dokumen penawaran; 3. Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran; 4. Acara pembukaan dokumen penawaran; 5. Metode evaluasi penawaran; 6. Hal-hal yang menggugurkan penawaran; 7. Jenis kontrak yang akan digunakan;

107 8. Ketentuan-ketentuan kontrak.

f) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya; g) Pemasukan dokumen penawaran dan dokumen kualifikasi; Penyedia barang memberikan dokumen kualifikasi yang sudah dilengkapi dan dokumen penawaran baik harga dan kualitas kepada panitia pengadaan baik secara langsung maupun melalui pos. Metode penyampaian dokumen penawaran ini ada 3, yaitu : 1. Metode Satu Sampul Metode satu sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang terdiri dari persyaratan administrasi, teknis dan penawaran harga yang dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul tertutup kepada panitia pengadaan. Metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas. Sebagai contoh: pengadaan alat tulis kantor (ATK), mobil, sepeda motor. 2. Metode Dua Sampul Metode dua sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I, sedangkan penawaran harga dimasukkan dalam sampul tertutup II, selanjutnya sampul I dan sampul II dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul (sampul penutup) dan disampaikan kepada panitia pengadaan. Metode dua sampul digunakan dalam hal diperlukan evaluasi teknis yang lebih mendalam terhadap penawaran yang disampaikan oleh penyedia barang, untuk menjaga agar evaluasi teknis jangan sampai terpengaruh oleh besarnya

108 penawaran harga. Sebagai contoh: pengadaan peralatan dan mesin yang tidak sederhana. 3. Metode Dua Tahap Metode dua tahap yaitu penyampaian dokumen penawaran yang persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I, sedangkan penawaran harga dimasukkan dalam sampul tertutup II, yang penyampaiannya dilakukan dalam 2 (dua) tahap secara terpisah dan dalam waktu yang berbeda. Metode dua tahap digunakan untuk pengadaan barang dengan penguunaan teknologi yang tinggi, kompleks dan risiko tinggi dan/atau yang mengutamakan kriteria tercapainya kinerja tertentu dari keseluruhan sistem

termasuk

pertimbangan kemudahan atau efisiensi penggunaannya dan pemeliharaan peralatannya. Sebagai contoh: pengadaan barang-barang pembangkit tenaga listrik. h) Pembukaan dokumen penawaran; Proses pembukaan dokumen penawaran terdiri dari : 1. Panitia pengadaan meminta kesediaan sekurang-kurangnya 2 (dua) wakil peserta pelelangan yang hadir sebagai saksi. Apabila tidak terdapat 2 (saksi) sampai batas waktu yang telah ditentukan, pembukaan dokumen penawaran dilakukan dengan disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi di luar panitia pengadaan yang ditunjuk secara tertulis oleh panitia pengadaan; 2. Apabila dokumen penawaran kurang dari 3 (tiga), maka pelelangan tidak dapat dilanjutkan dan harus diulang, kemudian mengumumkan kembali dengan mengundang calon penyedia barang yang baru;

109 3. Pembuatan Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) oleh panitia dan ditanda tangani oleh panitia dan wakil peserta lelang sebagai saksi. Kemudian dibagikan kepada wakil peserta lelang yang hadir tanpa dilampiri dokumen penawaran. i) Evaluasi dokumen penawaran; Ada 3 (tiga) metode evaluasi penawaran yang sudah dijelaskan di dalam dokumen pemilihan penyedia barang, yaitu : 1. Sistem Gugur Sistem gugur adalah evaluasi penilaian penawaran dengan memeriksa dan membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang dengan urutan proses evaluasi dimulai dari penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis dan kewajaran harga. Terhadap barang yang tidak lulus penilaian pada setiap tahapan dinyatakan gugur. Sistem gugur dapat dilakukan untuk hampir seluruh pengadaan barang. Urutan proses penilaiannya yaitu :

a.

Evaluasi Administrasi

b.

Evaluasi Teknis

c.

Evaluasi Harga

2. Sistem Nilai Sistem nilai adalah evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai berdasarkan kriteria dan nilai yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang, kemudian

110 membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya. Sistem nilai digunakanuntuk pengadaan barang yang memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya. Urutan proses penilaiannya yaitu : a. Evaluasi Administrasi b. Evaluasi Teknis dan Harga 3. Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis adalah evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai pada unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai menurut umur ekonomis barang yang ditawarkan berdasarkan kriteria dan nilai unsur-unsur tersebut dikonversikan ke dalam satu mata uang tertentu, yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang, dan dibandingkan dengan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya. Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis khususnya dilakukan untuk pengadaan barang yang memperhitungkan faktor-faktor umur ekonomis, harga, biaya operasi dan pemeliharaan dalam jangka waktu operasi tertentu. Urutan proses penilaiannya yaitu : a. Evaluasi Administrasi b. Evaluasi Teknis dan Harga

f) Evaluasi dokumen kualifikasi; Panitia mengevaluasi dokumen kualifikasi. Penyedia barang yang tidak memenuhi syarat kualifikasi dinyatakan gugur.

111 g) Penetapan pemenang; Peserta lelang yang lulus evaluasi penawaran akan dipilih oleh panitia pengadaan yang dianggap paling menguntungkan bagi pengguna barang dan memenuhi semua persyaratan yang dibutuhkan. Lalu panitia mengusulkan calon pemenang lelang tersebut kepada PPK untuk selanjutnya ditinjau kembali. Setelah PPK menerima usulan calon pemenang lelang dari panitia pengadaan, lalu PPK segera menetapkan pemenang lelang dengan mengeluarkan Surat Penetapan Pemenang

(SPP)

serta

menyampaikannya

kepada

panitia

pengadaan

selambat=lambatnya 5 (lima) hari kerja untuk penetapan oleh pengguna barang. h) Pengumuman pemenang; Pengumuman lelang diumumkan dan diberitahukan oleh panitia pengadaan selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya Surat Penetapan Pemenang (SPP) dari PPK. i) Masa sanggah; Kepada peserta lelang yang berkeberatan atas penetapan pemenang lelang diberikan kesempatan untuk mengajukan sanggahan tertulis, selambat-lambatnya dalam waktu 5 (lima) hari setelah pengumuman pemenang lelang. Sanggahan disampaikan kepada PPK yang berwenang menetapkan pemenang disertai dengan bukti-bukti terjadinya penyimpangan. PPK wajib memberikan jawaban sanggahan tertulis selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja atas sanggahan tersebut. j) Penunjukan pemenang; PPK mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) sebagai pelaksana pekerjaan yang dilelangkan.

112 k) Penandatanganan kontrak. Setelah SPPBJ dikeluarkan, PPK menyiapkan dan menandatangani kontrak pelaksanaan pekerjaan apabila dananya telah cukup tersedia dalam dokumen anggaran, dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Penandatanganan kontrak dilakukan paling lambat 14 (empat belas) hari setelah dikeluarkan SPPBJ dan setelah penyedia barang menyerahkan surat jaminan pelaksanaan; 2. Apabila penyedia barang menolak dengan alasan yang tidak dapat diterima, maka pengguna barang dapat membatalkan SPPBJ, mencairkan jaminan penawaran, dan penyedia barang dikenakan sanksi dimasukkan ke dalam daftar hitam penyedia barang; 3. Dilarang melakukan perubahan kontrak secara sepihak sampai dengan penandatanganan kontrak; 4. Pengguna dan penyedia barang wajib memeriksa seluruh isi kontrak; 5. Banyaknya rangkap kontrak dibuat sesuai kebutuhan, yaitu :  Sekurang-kurangnya 2 (dua) kontrak asli, kontrak asli pertama untuk pengguna barang dibubuhi materai pada bagian yang ditandatangani oleh penyedia barang, dan kontrak asli kedua untuk penyedia barang dibubuhi materai pada bagian yang ditandatangani oleh pengguna barang.  Rangkap kontrak lainnya tanpa dibubuhi materai.

113

Gambar 3.4 Flowchart Proses Pascakualifikasi

114

Gambar 3.4 Flowchart Proses Pascakualifikasi (Lanjutan)

115

Gambar 3.4 Flowchart Proses Pascakualifikasi (Lanjutan)

116 3.4

Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Informasi-informasi yang dibutuhkan oleh panitia / pejabat pengadaan barang

BPPT antara lain : - Data-data PPK; - Data-data panitia pengadaan barang; - Contoh-contoh dokumen yang dapat dimengerti dan dipahami oleh calon penyedia barang; - Pengumuman prakualifikasi; - Formulir isian prakualifikasi; - Dokumen prakualifikasi; - Data-data penyedia barang; - Tempat dan batas waktu pemasukan dokumen prakualifikasi; - Tanggal dikeluarkan hasil prakualifikasi; - Pengumuman hasil prakualifikasi; - Batas waktu untuk melakukan penyanggahan terhadap hasil prakualifikasi; - Undangan kepada peserta lelang yang lulus prakualifikasi; - Dokumen lelang umum; - Tempat dan batas waktu pengambilan dokumen lelang umum; - Tempat, tanggal, hari dan waktu pemberian penjelasan mengenai dokumen lelang umum; - Berita Acara Penjelasan (BAP); - Tempat dan batas waktu pemasukan dokumen penawaran; - Alamat tujuan pengiriman dokumen penawaran; - Dokumen penawaran;

117 - Tempat, tanggal, hari dan waktu pembukaan dokumen penawaran; - Surat Penetapan Pemenang (SPP); - Tempat, tanggal, hari dan waktu pengumuman pemenang; - Batas waktu untuk melakukan penyanggahan terhadap hasil pemenang lelang; - Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ); - Kontrak; - Tanggal penandatanganan kontrak; - Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK); - Tanggal penandatanganan Surat Perintah Mulai Kerja.

3.5

Permasalahan yang Dihadapi Selama ini jika di lingkungan BPPT sedang diadakan lelang proyek pengadaan

barang, maka BPPT akan menerbitkan pengumuman adanya lelang proyek pengadaan barang melalui media massa koran. Diharapkan dengan diiklankannya lelang proyek pengadaan barang melalui koran maka pengumuman tersebut dapat menjangkau wilayah yang lenih luas secara nasional. Namun metode ini seringkali menimbulkan masalah dalam proses selanjutnya pada lelang proyek pengadaan barang tersebut. Masalah yang sering dihadapi adalah adanya ketidak sesuaian pelaksanaan proyek dengan Kerangka Acuan Kerja. Terutama yang berkaitan dengan jadwal pelaksanaan lelang yang sering tertunda yang diakibatkan oleh berbagai hal. Berikut ini adalah permasalahan yang dialami oleh BPPT dalam preoses lelang proyek pengadaan barang : 1. Missed Information

118 Seringkali pengumuman proyek pengadaan barang atau jasa hari ini tidak dibaca oleh calon peserta yang mungkin kompeten untuk mengerjakan proyek.lelang yang sedang diadakan oleh BPPT tersebut. Karena koran memiliki permasalahan yang sangat mendasar, yaitu Koran tidak dapat mengumumkan pengumuman lelang secara terus menerus atau continue setiap hari. Apabila pengumuman lelang proyek pengadaan barang akan diulangi lagi karena peserta yang akan mengikuti lelang kurang, maka perusahaan harus mengumumkan kembali pengumuman yang sama tersebut melalui koran dan perusahaan harus mengeluarkan biaya lagi untuk biaya iklan koran sehungga menjadi boros dan tidak efektif. 2. Detail pengumuman kurang lengkap Koran kurang mampu menampilkan pengumuman lelang proyek pengadaan barang yang diadakan BPPT lebih detail karena biasanya ruang iklan di koran terbatas. 3. Kurangnya informasi mengenai pekerjaan dan persyaratan lelang proyek pengadaan barang untuk calon peserta lelang. Informasi mengenai seluk beluk pekerjaan dan persyaratan yang harus dipenuhi seringkali tidak dipahami dengan jelas oleh pihak calon peserta lelang, biasanya calon peserta lelang harus dating langsung ke kantor BPPT untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. 4. Adanya kesulitan dalam melakukan pengecekan proses lelang. Saat ini umtuk mengecek rekanan atau peserta lelang apakah mereka masih masuk dalam daftar hitam rekanan masih dilakukan secara manual sehingga memperlambat proses lelang proyek pengadaan barang.

119 3.6

Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan analisis dari permasalahan yang dihadapi saat ini pada sistem

pengadaan barang pada BPPT maka dapat diusulkan beberapa pemecahan masalah antara lain : 1. Merancang suatu sistem basis data pengadaan barang. 2. Membuat model aplikasi yang dapat membantu proses pengadaan barang. 3. Menjadikan web sebagai media untuk mendukung aplikasi tersebut. Pada sistem tersebut diharapkan dapat berguna dalam membantu panitia dan penyedia barang untuk melakukan proses pengadaan barang yang lebih praktis dan efisien.