Archiefselectielijst

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

147

Archief van de

Archiefselectielijst [2013]

door

Kathleen DEVOLDER

5420

Brussel – Bruxelles 2014

RJV

ARCHIEF VAN DE RIJKSDIENST VOOR JAARLIJKSE VAKANTIE ARCHIEFSELECTIELIJST [2013]



147

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification : Publ. 5420 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



147

Archief van de


door

Kathleen DEVOLDER


INHOUDSTAFEL

INHOUDSTAFEL..................................................................................................................... 5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL ............................................ 7 GEBRUIKSAANWIJZING ...................................................................................................... 9 ARCHIEFSELECTIELIJST.................................................................................................... 11 A. DIENSTEN VAN DE ALGEMENE ADMINISTRATIE ............................................. 11 A1. Algemeen Secretariaat ......................................................................................... 11 A2. Communicatie...................................................................................................... 13 B. STAFDIENSTEN .............................................................................................................. 15 B1. Financiën.............................................................................................................. 15 B2. Personeel en Organisatie ...................................................................................... 17 Logistiek (o.a. Postkamer) ............................................................................... 18 B3. ICT ....................................................................................................................... 21 C. PRODUCTIEDIENSTEN ................................................................................................ 22 C1. RJV-Kas ............................................................................................................... 22 Vakantierekeningen ....................................................................................... 22 Bijzondere rekeningen ................................................................................... 24 C2. RJV-Stelsel .......................................................................................................... 24 Relaties netwerken ......................................................................................... 24 Sociale en boekhoudkundige inspectie ....................................................... 25 Documentatie jaarlijkse vakantie ............................................................... 27 Aansluiting en verdeling van gegevens ...................................................... 29 Studie ............................................................................................................. 30

5

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL

Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009)1 bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden. Deze laatste dienen naar het Rijksarchief overgebracht te worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? De archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed documenten informatiebeheer. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming – in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten – weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat écht belangrijke documenten in de massa verloren gaan. Een correcte naleving van de archiefselectielijst zal er ten slotte voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

1

Archiefwet van 24 juni 1955, zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009 (Belgisch Staatsblad, 19.05.2009); KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 en KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad, 23.09.2010). 7

GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst volgens de organisatiestructuur of het organigram van de instelling geordend. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De archiefvormende diensten Men beschouwt de verschillende onderafdelingen van de organisatie als archiefvormende entiteiten, met inachtneming van de hiërarchie der diensten. De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs is ingekleurd om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief – bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven – de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en niet op stukniveau; dit laatste zou een te zware werkbelasting betekenen). Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve bewaartermijn (in de instelling) De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen. Tenzij anders vermeld, vangt de bewaartermijn steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Definitieve bestemming van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden:  Bewaren en overbrengen naar het RA: integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  Selecteren en overbrengen naar het RA: gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  Vernietigen: integrale vernietiging. Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum 9

van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve bestemmingen kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling geen archief vernietigen zonder voorafgaande toelating van het Rijksarchief. Een aanvraagformulier voor vernietiging van archieven is beschikbaar op de website van het Rijksarchief (www.arch.be) onder de rubriek “advies over archiefbeheer”. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve bestemmingen, zie het studiedossier.

Opmerkingen De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier.

10

Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie (RJV) – Archiefselectielijst

Code

Reeks

Administratieve bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

A. DIENSTEN VAN DE ALGEMENE ADMINISTRATIE A1. Algemeen Secretariaat A1.001

Reglement van inwendige orde van het beheerscomité

tot aanpassing of vervanging

bewaren en overbrengen naar het Rijksarchief

A1.002

Dossiers inzake de samenstelling van het beheerscomité: benoeming van de voorzitter en van de leden (1948-heden)

10 jaar


A1.003

Agenda’s, processen-verbaal en werkdocumenten van de vergaderingen van het beheerscomité (1947-heden)

10 jaar


A1.004

Aanwezigheidslijsten van het beheerscomité (met handtekeningen)

10 jaar


A1.005

Dossiers inzake de presentiegelden voor de leden van het beheerscomité

10 jaar

vernietigen

A1.006

Agenda’s, processen-verbaal en werkdocumenten van de beperkte comités: informatica, financiën, gebouw, administratie (sedert 1947)

10 jaar


A1.007

In- en uitgaande briefwisseling van de voorzitter van het beheerscomité (1990-1995)

verstreken

vernietigen

11

De papieren versies zijn ingebonden. Vanaf 1999 is er een papieren versie (met handtekeningen) en een digitale versie (niet ondertekend).

Lijsten per kwartaal.

De papieren versies zijn ingebonden. Vanaf 1999 is er een papieren en een digitale versie. Het betreft vnl. aanbevelingen, vragen om werk.


Code

Reeks



Opmerkingen

A1.008

Uitgaande briefwisseling van het beheerscomité (1993-heden)

10 jaar

vernietigen

Het betreft vnl. uitnodigingen voor vergaderingen, agenda’s, brieven m.b.t. wijzigingen in de samenstelling van het beheerscomité. Tot 1998: papier. Vanaf 1999: digitaal.

A1.009

Inkomende briefwisseling van de administrateur-generaal (1962-1994)

verstreken

vernietigen

A1.010

Agenda’s, processen-verbaal en werkdocumenten van de vergaderingen van de directieraad (ca. 1990-heden)

10 jaar


De directieraad vergadert 3 à 4 keer per jaar. Tot 1999: papier. Vanaf 1999: papier en digitaal.

A1.011

Agenda’s, verslagen en werkdocumenten van de vergaderingen van de syndicale raad van advies (SRA/CSA) en van het basisoverlegcomité (1973-heden)

10 jaar


Tot 1999: papier. Vanaf 1999: papier en digitaal.

A1.012

Agenda’s, verslagen en werkdocumenten van de vergaderingen van het preventiecomité (1998-heden)

10 jaar


Tot 1999: papier. Vanaf 1999: papier en digitaal.

A1.013

Ministeriële instructies aangaande personeelszaken (19681993)

verstreken

vernietigen

A1.014

Ministeriële instructies: omzendbrieven van het Ministerie van Sociale Voorzorg (1968-1988)

verstreken


A1.015

Interne nota’s (1992-1994)

verstreken

vernietigen

12

Het betreft 1 ordner.


Code

Reeks



A1.016

Individuele tuchtdossiers

zolang het personeelslid in dienst is

vernietigen

A1.017

Individuele tuchtdossiers: beroepen ingesteld bij de Raad van State

zolang het personeelslid in dienst is (minstens 10 jaar na definitieve uitspraak)

vernietigen

A1.018

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen

5 jaar

vernietigen

verstreken

bewaren en overbrengen naar het RA

Opmerkingen

A2. Communicatie A2.001

Verslagen van de Nationale Hulpkas voor betaalde verlofdagen, beheerd door de Algemene Spaar- en Lijfrentekas (1938-1945)

A2.002

Jaarverslagen van de Rijkskas voor jaarlijks verlof (19481969) en van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie (1970heden)

10 jaar


1 exemplaar in elke taal overbrengen. De jaarverslagen tot 1986 zijn ingebonden.

A2.003

Publicaties van de Rijkskas voor jaarlijks verlof/Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie2

10 jaar


1 exemplaar in elke taal overbrengen.

2

Enkele voorbeelden: “Dertigjarig bestaan van de vakantiefondsen. 1938-1968” en “Jubilé des congés payés 50. Office Nationale des Vacances Annuelles. Memorial. 1936-1986”.

13


Code

A2.004

Reeks



10 jaar

selecteren

Dossiers inzake studiedagen georganiseerd door de RJV

Opmerkingen

Bewaren: programma, teksten en presentaties. Vernietigen: stukken betreffende de praktische organisatie.

A2.005

Adviezen van de Nationale Arbeidsraad (1969-2004)

verstreken

vernietigen

Deze documenten zullen bewaard worden op het niveau van de Nationale Arbeidsraad.3 De adviezen vanaf 2001 zijn ook raadpleegbaar op de website van de NAR.4

A2.006

Rapporten van de Nationale Arbeidsraad (1980-1999)

verstreken

vernietigen

Idem.5

A2.007

Activiteitenverslagen van de Nationale Arbeidsraad (19801999)

verstreken

vernietigen

Idem.6

A2.008

Mededelingen van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid: (1966-2003)

verstreken

vernietigen

A2.009

Bijdragentabellen van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (1996-2002)

verstreken

vernietigen

A2.010

Wetgeving: kopieën van wetten en besluiten (1936-heden)

geldigheid van de wetgeving

vernietigen

3

C. DERAUW, Archives du Conseil National du Travail [et du Conseil Paritaire Général]. Tableau de tri, 2010, Brussel, 2011, reeks B.013. http://www.cnt-nar.be. 5 Ibid., reeks B.014. 6 Ibid., reeks A.1.004. 4

14


Code

A2.011

Reeks



10 jaar

vernietigen

Briefwisseling van de vroegere dienst Documentatie en Communicatie (2001-2005)

B. STAFDIENSTEN B1. Financiën B1.001

Databank van de boekhouding van het RJV-Stelsel (SAP)

7 jaar (vanaf 1 januari van het jaar na afsluiting)

vernietigen

B1.002

Betalingsbestanden


vernietigen

B1.003

Elektronische rekeninguittreksels


vernietigen

15

Opmerkingen


Code

B1.004

Reeks

Facturen



Opmerkingen

7 jaar (vanaf 1 januari volgend op hun datum)*

vernietigen

Inkomende facturen worden gescand en opgeslagen in ‘Corfu’. De papieren versies worden doorlopend geklasseerd. *Voor stukken die betrekking hebben op bedrijfsmiddelen met een herzieningstermijn van 15 jaar, zoals bij de oprichting van een gebouw, geldt een bewaartermijn van 15 jaar.

B1.005

Dossiers inzake overheidsopdrachten

10 jaar*

vernietigen

*10 jaar vanaf 1 januari volgend op de definitieve oplevering (voor bouwwerken); minimum 3 jaar na de definitieve oplevering (voor andere werken, leveringen en diensten).

B1.006

Gunningsdossiers

5 jaar*

vernietigen

*5 jaar vanaf het moment dat de nietgekozen inschrijver in kennis werd gesteld van het feit dat hij niet werd gekozen. Indien er een vordering wordt ingesteld: 10 jaar na definitieve rechterlijke uitspraak.

B1.007

Jaarrekeningen en balansen (1947-heden)

7 jaar

16



Code

Reeks



Opmerkingen

B2. Personeel en Organisatie B2.001

Personeelsregisters

5 jaar


B2.002

Databank voor de betaling van de lonen van de medewerkers

20 jaar

vernietigen

B2.003

Dossiers inzake de uitbetaling van de lonen van de medewerkers (maandelijkse dossiers)

20 jaar

vernietigen

B2.004

Individuele personeelsdossiers (loopbaandossiers)

100 jaar na geboortedatum

selecteren

De personeelsdossiers van de leidende ambtenaren bewaren en overbrengen naar het Rijksarchief.

B2.005

Evaluatie- en ontwikkelcirkeldossiers

tot het personeelslid de administratie verlaat

vernietigen

De administratie maakt sinds 2013 gebruik van de toepassing Crescendo voor het beheer en de bewaring van de ontwikkelcirkeldossiers. Deze dossiers moeten door de andere diensten slechts een 10-tal jaar worden bewaard.

B2.006

Aanwezigheidslijsten, controlelijsten

18 maanden

vernietigen

B2.007

Regelgeving inzake personeelszaken

zolang de dienst het nuttig acht

vernietigen

17


Code

Reeks



B2.008

Jaarboeken van de RJV

10 jaar


B2.009

Stukken betreffende de personeelsvereniging

10 jaar

selecteren

10 jaar na verkoop/einde gebruik van het gebouw


10 jaar na de werken

vernietigen

10 jaar*

vernietigen

Opmerkingen

Oprichtings- en benoemingsakten, statuten, reglementen, notulen, jaarverslagen, brochures bewaren. De overige documenten vernietigen

Logistiek (o.a. Postkamer) B2.010

Dossiers inzake de verwerving/de bouw van het gebouw

B2.011

Dossiers inzake het onderhoud van het gebouw

B2.012


18



Code

B20.13

Reeks



Opmerkingen

5 jaar*

vernietigen

*5 jaar vanaf het moment dat de nietgekozen inschrijver in kennis werd gesteld van het feit dat hij niet werd gekozen.

Gunningsdossiers

Indien er een vordering wordt ingesteld: 10 jaar na definitieve rechterlijke uitspraak.

B2.014

Plannen/plattegronden van het gebouw

B2.015

Milieudossiers van het gebouw

B2.016

Inventaris van materieel en/of meubilair

zolang het gebouw door de administratie benut wordt


20 jaar

vernietigen

tot opmaak van nieuwe versie

vernietigen

19


Code

Reeks



Opmerkingen

Alle inkomende briefwisseling wordt in de ‘Postkamer’ gescand, geïndexeerd (M=mail, P=papier, X=elektronische fax, F=factuur) en opgeslagen in ‘Corfu’. Er wordt een uitzondering gemaakt voor de briefwisseling gericht aan personen die voorkomen op een welbepaalde nominatieve lijst. De papieren briefwisseling wordt na 5 jaar vernietigd. De mogelijkheid bestaat wel dat diensten de papieren versie opvragen.

B2.017

Inkomende briefwisseling (papieren versies)

5 jaar

vernietigen

B2.018

Gedigitaliseerde briefwisseling, opgeslagen in ‘Corfu’ (sinds 2004)

10 jaar

vernietigen

B2.019

Maandelijkse rapporten over het telefoongebruik/tarifering

5 jaar

vernietigen

B2.020

Lijsten van verstuurde aangetekende briefwisseling

5 jaar

vernietigen

20


Code

Reeks



Opmerkingen

tot vervanging*

vernietigen

*De huidige toepassing zal op termijn vervangen worden door ‘Ambi’. De gegevens minimaal bewaren tot na het verstrijken van de verjaringstermijn voor de vordering met het oog op de uitbetaling of de terugvordering van vakantiegeld (= 3 jaar vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft of 5 jaar vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft indien de ten onrechte uitbetaalde uitkeringen werden verkregen door bedrieglijke handelingen of door valse of opzettelijk onvolledige verklaringen). Deze bewaartermijn wordt verlengd in geval van stuiting van verjaring. De stuiting kan hernieuwd worden.7

B3. ICT B3.001

7

Productietoepassing (DB2) met adres-, prestatie- en betalingsgegevens

Art. 46bis van de wet van 28 juni 1971 betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers gecoördineerd op 28 juni 1971, Belgisch Staatsblad, 30.09.1971.

21


Code

Reeks



Opmerkingen

B3.002


10 jaar

vernietigen


B3.003

Gunningsdossiers

5 jaar*

vernietigen

*5 jaar vanaf het moment dat de nietgekozen inschrijver in kennis werd gesteld van het feit dat hij niet werd gekozen. Indien er een vordering wordt ingesteld: 10 jaar na definitieve rechterlijke uitspraak.

C. PRODUCTIEDIENSTEN C1. RJV-Kas VAKANTIEREKENINGEN C1.001

Inkomende L75-formulieren (“Aanvraag voor betaling van het vakantiegeld per overschrijving”)

3 maand

22

vernietigen

Deze formulieren worden gescand en de gegevens worden opgenomen in de productietoepassing. De papieren documenten worden vervolgens vernietigd.


Code

C1.002

Reeks

Inkomende gelijkstellingsattesten (papieren versies)*



verjaringstermijn vakantiegeld:

vernietigen

3 jaar vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft8 C1.003

Inlichtingenformulieren

verjaringstermijn vakantiegeld:

Opmerkingen

*Het betreft slechts een minderheid van de attesten. De meeste attesten (bijvoorbeeld van RIZIV, RVA, FAO,…) komen in elektronische vorm binnen.

vernietigen

3 jaar vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft9 C1.004

Enquêtes uitgevoerd door de inspecteurs

5 jaar

vernietigen

Deze documenten worden eveneens gedurende minimaal 5 jaar bewaard door de Inspectiedienst.

C1.005

Voorbereidende dossiers voor beheerscomité

5 jaar

vernietigen

De archieven van het beheerscomité zullen bewaard worden op het niveau van het Algemeen Secretariaat.

8 9

Wetten van 28 juni 1971 betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers, gecoördineerd op 28 juni 1971, Belgisch Staatsblad, 30.09.1971 (bijgewerkte versie). Idem.

23


Code

Reeks



Opmerkingen

C1.006

Inkomende stukken van schuldeisers (financiële instellingen, gerechtsdeurwaarders, enz.): aanvragen om beslag te leggen op vakantiegeld van personen die hun schulden niet kunnen betalen

3 maand

vernietigen

Deze documenten worden gescand en in ‘Uruk’ opgeslagen. De digitale versies hebben bewijskracht verkregen

C1.007

Gedigitaliseerde documenten van schuldeisers, opgeslagen in ‘Uruk’ (1997-heden)

5 jaar na het afsluiten van alle dossiers van de betrokken werknemer

vernietigen

BIJZONDERE REKENINGEN

C2. RJV-Stelsel RELATIES NETWERKEN C2.001

Stukken betreffende de vakantiefondsen: briefwisseling inzake de cao’s, contracten enz.

20 jaar


C2.002

Dossiers inzake de ontwikkelcirkels

10 jaar*

vernietigen

24

*Ontwikkelcirkel- en evaluatiedossiers worden door de Personeelsdienst bewaard tot de ambtenaar de organisatie verlaat (zie reeks B2.005).


Code

Reeks



Opmerkingen

Sociale en boekhoudkundige inspectie C2.003

Balansen en resultatenrekeningen van de vakantiefondsen10

20 jaar

vernietigen

C2.004

Verslagen van de boekhoudkundige controle van de bijzondere vakantiefondsen (ca. 1987-heden)

20 jaar


Het betreft één rapport per jaar per vakantiefonds en een syntheserapport dat wordt voorgelegd aan het beheerscomité.

C2.005

Nota’s over de financiële toestand van het Stelsel jaarlijkse vakantie (analyse van de reserves van de vakantiefondsen, verdeelsleutel enz.) (ca. 1987-heden)

20 jaar


Deze nota’s worden niet altijd voorgelegd aan het beheerscomité (ze zijn eerder bedoeld voor de administrateur-generaal).

C2.006

De berekening van de saneringsbijdrage (d.w.z. van de bijdrage van de vakantiefondsen aan het Stelsel jaarlijkse vakantie, in functie van hun draagkracht, om het financieel evenwicht binnen de sector te waarborgen)

20 jaar

vernietigen

Het synthesedocument wordt voorgelegd aan het beheerscomité en bevindt zich dus in het archief van het beheerscomité.

C2.007

CV38 en 39: eindejaarsstatistieken die bezorgd worden aan het kabinet van de minister van sociale zaken

10 jaar

vernietigen

10

Er zijn naast het RJV-vakantiefonds elf bijzondere vakantiefondsen (BVF’s): de Kas voor betaald verlof van de Belgische voedingsbedrijven, de Nationale patroonskas voor het betaald verlof in de bouwbedrijven en openbare werken, het Vakantiefonds van de Belgische houtnijverheid, de Kas voor jaarlijkse vakantie voor de metaal-, machine- en elektrische bouw CONGEMETAL, de Verlofkas van de papierverwerkende en grafische nijverheid “VPN”, het Vakantiefonds van de Belgische Zeehavens, de Kas voor betaalde verlofdagen van de fotografienijverheid, de Kas voor jaarlijkse vakantie in de ijzer- en staalnijverheid, het Vakantiefonds voor de Textiel “Vacantex”, het Vakantiefonds van de non-ferro metalennijverheid, de Rijksverlofkas voor de diamantnijverheid. De jaarlijkse vakantie van de werknemers. Uitgave 2013, Brussel, RJV, 2013, p. 61-62.

25


Code

C2.008

C2.009

Reeks

Statuten van de 11 bijzondere vakantiefondsen



tot wijziging van de statuten

vernietigen

10 jaar

vernietigen

Verslagen van de sociale controle van de vakantiefondsen (d.i. een controle op de naleving van de regelgeving over de jaarlijkse vakantie door de BVF’s)

C2.010

Dossiers inzake enquêtes (onderzoeken) uitgevoerd door de inspectie: aanvragen en rapporten

5 jaar

vernietigen

C2.011

Aanvragen voor aanvullend vakantiegeld (d.i. vakantiegeld voor werknemers die in België een activiteit aan- of hervatten)11

5 jaar

vernietigen

C2.012

Databank (register) van de aanvragen voor aanvullend vakantiegeld

5 jaar

vernietigen

C2.013

Aanvragen voor opheffing van de verjaring:

10 jaar

vernietigen

-

Opmerkingen

Statuten van vzw’s worden gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

RJV (per e-mail) de bijzondere vakantiefondsen (per e-mail of per brief)

11

De aanvullende vakantie werd in de vakantiereglementering geïntroduceerd door de programmawet van 29 maart 2012 (Belgisch Staatsblad, 29 maart 2012). Op 28 juni 2012 werd het uitvoeringsbesluit gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (KB van 19 juni 2012 tot uitvoering van artikel 17bis van de wetten betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers gecoördineerd op 28 juni 1971).

26


Code

Reeks



Opmerkingen

De RJV stuurt een kopie van het attest naar het/de betrokken vakantiefonds(en).12

C2.014

Inkomende attesten van het Fonds voor arbeidsongevallen (FAO)

5 jaar

vernietigen

C2.015

Briefwisseling in het kader van het protocol met de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA) over de financiering van het vakantiegeld voor de gelijkgestelde dagen werkloosheid wegens economische redenen

5 jaar

vernietigen

C2.016

Databank voor de opvolging van de hierboven vermelde documenten (serie C2.015)

5 jaar

vernietigen

C2.017

Aanvragen voor het afzien van terugvordering (via de post of via e-mail)

5 jaar

vernietigen

Een samenvattende tabel van de aanvragen en de argumentatie wordt voorgelegd aan het beheerscomité (en zal dus worden bewaard in het archief van het beheerscomité.

geldigheid van de omzendbrief/ administratieve onderrichting

de volledige reeks in beide landstalen bewaren en overbrengen naar het Rijksarchief

Vanaf 2002 worden deze documenten (10 à 12 per jaar) ook elektronisch bewaard. Het betreft dan wel de versies zonder handtekeningen.

Documentatie jaarlijkse vakantie C2.018

Omzendbrieven en administratieve onderrichtingen (1948heden)

Het betreft ongeveer 1,5 strekkende meter archief. 12

Een werknemer kan aangesloten zijn bij verschillende vakantiefondsen.

27


Code

Reeks



Opmerkingen

verstreken

de volledige reeks in beide landstalen bewaren en overbrengen naar het Rijksarchief

Het betreft in totaal 18 ordners.

C2.019

Voorlichtingsnota’s (1949-1993)

C2.020

Processen-verbaal van de vergaderingen van de stuurgroep van het Stelsel (ca. 2000-heden)

10 jaar


De stuurgroep van het Stelsel bestaat uit interne personeelsleden en de directeurs van de vakantiefondsen. De Stuurgroep vergadert 6 maal per jaar.

C2.021

Verslagen van de vergaderingen van de directeurs van de vakantiefondsen (1951-heden)

10 jaar


Vanaf 2004: ook elektronische versie.

C2.022

Verslagen van de maandelijkse vergaderingen van de inspecteurs

10 jaar

vernietigen

C2.023

Dossiers inzake de werkgroep “Handvest van de sociaal verzekerde” (ca. 1990)

5 jaar


C2.024

Dossiers inzake de werkgroep “Notie kinderen ten laste voor weddebeslag”

5 jaar


C2.025

Dossiers inzake de werkgroep “Multifunctionele aangifte (DmfA)”

5 jaar

vernietigen

28

De papieren documenten m.b.t. de periode 1951-2006 zijn gedigitaliseerd.

Enkel in digitale vorm.

De dienst trad niet op als piloot van deze werkgroep.


Code

C2.026

Reeks



Juridische documentatie, geordend per thema en per artikel van de wetgeving

zolang de dienst het nuttig acht

vernietigen

Opmerkingen

Aansluiting en verdeling van gegevens C2.027

‘Transferdossiers’ (transfers van ondernemingen naar een ander vakantiefonds)

3 jaar

vernietigen

C2.028

Inkomende brieven van de FOD Arbeid en Tewerkstelling over de toekenning van de nummer(s) van het paritair comité (een nummer per activiteit)13

5 jaar

vernietigen

C2.029

Formulieren R1 en R6 waarmee werkgevers uit de voedingsen uit de papiersector meedelen bij welk vakantiefonds zij zich wensen aan te sluiten

5 jaar

vernietigen

C2.030

Verslagen over het bijdrageverschil voor de bouwsector

10 jaar

vernietigen

C2.031

Lijsten ‘werkloosheid ten gevolge van staking’ (papieren lijsten afkomstig van de RVA)

5 jaar

vernietigen

C2.032

Verslagen van enquêtes (onderzoeken) van de Inspectiedienst om de activiteit van een werkgever vast te stellen

5 jaar

vernietigen

13

Een bedrijf kan onder meerdere paritaire comités vallen als ze verschillende activiteiten combineert.

29

Brieven geordend per RSZ-nummer.

Deze verslagen worden eveneens gedurende 5 jaar bewaard door de Inspectiedienst.


Code



Mededelingen van nieuwe kengetallen, vanwege Smals (papieren versies)

5 jaar

vernietigen

C2.034

Dossiers inzake terugvorderingen via gerechtelijke weg

10 jaar na definitieve rechterlijke uitspraak

vernietigen

C2.035

Dossiers inzake betwistingen en klachten

In geval van een rechterlijke uitspraak: 10 jaar na vonnis

vernietigen

C2.033

Reeks

Opmerkingen

STUDIE

Overige dossiers: verjaringstermijn vakantiegeld*

14

*De verjaringstermijn voor de vordering met het oog op de uitbetaling of de terugvordering van vakantiegeld bedraagt 3 jaar, vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft. De termijn wordt op 5 jaar vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft gebracht, indien de ten onrechte uitbetaalde uitkeringen werden verkregen door bedrieglijke handelingen of door valse opzettelijk onvolledige verklaringen.14

Wetten van 28 juni 1971 betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers, gecoördineerd op 28 juni 1971, Belgisch Staatsblad, 30.09.1971 (bijgewerkte versie).

30


Code

C2.036

Reeks

Klachtendossiers inzake niet ontvangen vakantiegeld (jaren 1990)



Opmerkingen

In geval van een rechterlijke uitspraak: 10 jaar na vonnis

vernietigen

*De verjaringstermijn voor de vordering met het oog op de uitbetaling of de terugvordering van vakantiegeld bedraagt 3 jaar, vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft. De termijn wordt op 5 jaar vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft gebracht, indien de ten onrechte uitbetaalde uitkeringen werden verkregen door bedrieglijke handelingen of door valse opzettelijk onvolledige verklaringen.15

Overige dossiers: verjaringstermijn vakantiegeld*

15

Wetten van 28 juni 1971 betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers, gecoördineerd op 28 juni 1971, Belgisch Staatsblad, 30.09.1971 (bijgewerkte versie).

31



147

Archief van de


door

Kathleen DEVOLDER

5420


Archiefselectielijst

Recommend Documents