ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI KEUANGAN BERBASIS WEB PADA PONDOK PESANTREN AL-MUJTAMA’ PAMEKASAN MADURA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Imam Hanafi 10.12.4602
Kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
i
DAFTAR ISI PERSETUJUAN ................................................................................................................... i DAFTAR ISI ......................................................................................................................... ii ABSTRACT ......................................................................................................................... 1 1. Pendahuluan ................................................................................................................... 2 2. Landasan Teori ............................................................................................................... 3 2.1
Definisi Sistem, Informasi dan Sistem Informasi............................................. 3 2.1.1
Sistem ................................................................................................ 3
2.1.2
Informasi ............................................................................................ 4
3.1.3
Sistem Informasi ................................................................................ 4
2.2
Komponen Sistem Informasi ........................................................................... 5
2.3
Konsep Dasar Internet .................................................................................... 5
2.4
2.5
2.3.1
Definisi Internet .................................................................................. 6
2.3.2
Protokol Internet ................................................................................ 6
2.3.3
Fasilitas Internet ................................................................................ 6
Konsep Dasar Web ......................................................................................... 7 2.4.1
Definisi Web ....................................................................................... 7
2.4.2
Komponen Web ................................................................................. 7
Definisi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi...................................... 8 2.5.1
Definisi Analisis Sistem...................................................................... 8
2.5.2
Definisi Perancangan Sistem ............................................................ 9
3. Analisis ............................................................................................................................ 9 3.1
3.2
Analisis Kelemahan Sistem............................................................................. 9 3.1.1
Analisis Kinerja ................................................................................ 10
3.1.2
Analisis Informasi............................................................................. 10
3.1.3
Analisis Ekonomi ............................................................................. 11
3.1.4
Analisis Keamanan .......................................................................... 11
3.1.5
Analisis Efisisensi ............................................................................ 11
Analisis Kebutuhan Sistem ........................................................................... 12 3.2.1
Kebutuhan Fungsional ..................................................................... 12
ii
3.2.1 3.3
Kebutuhan Non Fungsional ............................................................ 13
Analisis Kelayakan Sistem ............................................................................ 14 3.3.1
Kelayakan Teknologi ....................................................................... 14
3.3.2
Kelayakan Hukum............................................................................ 14
3.3.3
Kelayakan Operasional.................................................................... 14
4. Pembahasan ................................................................................................................. 17 5. Kesimpulan ................................................................................................................... 27 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................... 28
iii
ANALYSIS AND DESIGN OF WEB-BASED SYSTEM OF FINANCIAL ADMINISTRATION AT PONDOK PESANTREN FOUNDATION AL-MUJTAMA’ PAMEKASAN MADURA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI KEUANGAN BERBASIS WEB PADA PONDOK PESANTREN AL-MUJTAMA’ PAMEKASAN MADURA Imam Hanafi Ema Utami Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Boarding school is an institution of Islamic religious education is very functional . Pesantren able to provide answers to various problems faced by the community and is able to maintain its existence despite running with rapidly changing times . Not only that , as an educational institution , the boarding school is able to adapt to various situations and conditions . This adjustment is participating fully in the current development of science ( modern ) and technology . In general , to be educated in boarding necessary administrative expenses used for boarding is commonly called the SPP ( Contribution of Development of Education ) . Most boarding schools in particular large payment that is in Madura SPPnya still using manual systems . It does not rule out the possibility of an error in the financial administration of governance caused by human error , especially Al mujtama boarding school ' was founded in 1988, has approximately 3,230 students comprising the minor students , Santri great sons and daughters and passed around 100 students each year . Of these cases , it can be concluded that the need for the development of a manual system automated system ( Computerized ) to reduce errors is to facilitate futures report conducted by the administrative officer boarding . In the implementation , design automation tuition payments ( Computerized ) is munggunakan a Web -based application program that can be easier for officers in administering the payments . The system will record any data input by the administrative officer dilakuakan form of payment records of each students and later stored in the server data can be used as a report within a specified period . The system will also display all the data of students who have / have not paid based on the input data that has been carried out by officers . In addition , the system will simplify and speed up the process of payment made by the administrative officer ang will reduce errors and queue in the payment process . Keywords : Pondok Pesantren Al - Mujatama ', Payment Application, Information System . Web , SPP Payment System
1
2
1.
Pendahuluan Pendidikan merupakan hal penting dalam perkembangan peradaban dan
kemajuan ilmu pengetahuan, utamanya ilmu pengetahuan agama. Pondok pesantren adalah salah satu institusi pendidikan non formal yang bertujuan menghasilkan generasigenerasi berakhlaqul karimah dalam menjadi khalifah di muka bumi ini untuk selalu memegang teguh norma agama disetiap kehidupan sehari-hari. namun untuk mewujudkan cita-cita diatas pondok pesantren membiayai kegiatan akademiknya sebagian besar dari santri untuk kebutuhan biaya studi dan admisantrasi lainnya. Kelancaran admisantrasi menjadi salah satu faktor pendukung kelancaran kegiatan belajar mengajar. Informasi yang cepat dan akurat dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Salah satu solusinya adalah pemanfaatan teknologi komputer yang dapat mengurangi human error, mempercepat proses serta dapat mempermudah pekerjaan manusia. Sistem Admisantrasi keuangan di Pondok pesantren Al-mujatama’ saat ini masih manual. Kwitansi dibuat dengan tulisan tangan sehingga mengakibatkan kwitansi tersebut tidak dapat dicetak ulang, selain membuat kwitansi, karyawan mencatat pembayaran di komputer lebih tepatnya di Microsoft Excel, hal ini tentu membuat karyawan bekerja dua kali dan sering terjadi antrian dalam proses pembayaran, Hal ini tentu saja sangat berpotensi terjadinya kesalahan manusia dan tidak efisiensi. Disamping itu Pondok pesantren Al-Mujtama’ menetapkan biaya studi yang berbeda-beda disetiap jenjang pendidikannya, perbedaan itulah yang membuat petugas sering lupa berapa jumlah biaya yang seharusnya dibayar oleh santri. Pondok pesantren Al-Mujtama’ Pamekasan Madura sangat membutuhkan sistem admisantrasi keuangan yang terkomputerisasi untuk mengatasi masalah tersebut. Sistem informasi akan mengurangi terjadinya kesalahan, meringankan pekerjaan dan
3
memberikan informasi yang akurat, hal ini tentu menjadi sebuah solusi bagi Pondok Pesantren Al-mujtama’. 2.
Landasan Teori
2.1 Definisi Sistem, Informasi dan Sistem Informasi 2.1.1Sistem Sistem adalah sekelompok Elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud dan yang sama untuk mencapai tujuan. 1
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem Karakteristik sistem terdiri dari :
2
1. Batasan (Boundary), Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem. 2. Lingkungan (environment), Segala sesuatu duluar sistem, artinya lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (Input), sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
1 2
Raymond McLeod, jr, Sistem Informasi Manajemen, hal 9 Hanif AlFatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, hal 5
4
4. Keluaran (output), sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakn untuk lingkunagan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem tersebut. 5. Komponen (component), kegiatan-kegiatan atau proses dalam sistem yang ditransforasikan input menjadi bentuk setengnah jadi (output) komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung (Intercace), tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannnya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan
(storage),
area
yang
dikuasai
dan
digunakan
untuk
penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya. 2.1.2 Informasi Menurut gordon B. Davis (1984:200) “information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recepient and is of real or perceived value in current or prospective actions or decisions.” Yang artinya sebagai berikut : informasi adalah data yang etlah diproses atau diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan dan keputusan sekarang dan masa yang akan datang.
3
Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria yaitu; 4 1. Akurat (accurate), informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bisa ataupun menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat waktu (Time Linnes), Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, didalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Jika informasi datang terlambat sehingga keputusan juga terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan tersebut. 3. Relevan (relevance), informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi juga harus bermanfaat bagi pemakainya. 2.1.3 Sistem Informasi Sistem informasi
adalah suatu sistem buatan manusia yang secara
umum terdiri dari sekumpulan komponen berbasis komputer dari manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta serta
3
Chr. Jimmy L, Gaol, Sistem Informasi Manajemen, hal 8 Kusrini, Andri Koniyo, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akutansi dengan Visual Basic &Microsoft SQL Server, hal 8
4
5
menyediakan informasi keluaran (output) kepada para pemakai. (Gelinas, Oram, dan Wiggins : 1990) 5 Sistem informasi tergolong sebagai : 1. Sistem Buatan Manusia 2. Terbuka 3. Bersifat Fisik 4. Dapat tergolong sebagai sistem probabilistic atau determisantic. Sistem informasi adalah sistem buatan manusia karena manuasialah yang menjadi perancang dan sekaligus mengoprasikannya. Tergolong sebagai sistem terbuka karena menerima masukandan keluaran bagi lingkunagan, serta beradabtasi dengan perubahan dan atau permintaan lingkungan. Termasuk sistem fisik, karena secara fisik dapat dilihat. Sistem informasi dapat tergolong sebagai sistem kompleks atau sederhana tergabung pada implementasinya. Sistem informasi digolongkan sebagai sistem sistem probabilistic karena kondisi masa depan sistem ini tidak dapat diramalkan dengan pasti (Wilkinson, 1992). Namun bagian tertentu seperti sistem pemrosesan transaksi dapat dianggap sebagai sistem yang determisantik. 2.2
6
Komponen Sistem Informasi Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen : 7 1. Perangkat Keras (Hardware), mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer dan printer. 2. Perangkat lunak (Software), atau program : yaitu sekumpulan intruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data. 3. Prosedur : yaitu auatu aturan yang dipakai untuk mewujudkan untuk pemrpsesan data dan pembangkitan keluaran sistem informasi. 4.
User : yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.
5. Basisdata (Database) : Merupakan sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. 6. Jaringan komputer dan komunikasi data : yaitu sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai. 2.3
Konsep Dasar Internet
2.3.1
Definisi Internet
5
Abdul Kadir, pengenalan Sistem Informasi, hal 11 Ibid, hal 67 7 Ibid, hal 70 6
6
Interconnected Network atau yang lebih populer dengan istilah internet adalah sebuah sistem komunikasi global yang menghubungkan komputerkomputer dan jaringan komputer diseluruh dunia. 8 2.3.2
Protokol Internet Protokol-protokol Internet yang sering digunakan adalah seperti: IP, TCP, IDP,DNS, PPP, POP3, SMTP, HTTP, HTTPS, SSH, Telnet, FTP, LDAP, dan SSH. 9
2.3.3
Fasilitas Internet Beberapa layanan terpopuler di internet yang menggunakan protokol diatas seperti:
2.3.3.1 Electronik Mail (e-Mail) E-mail Adalah Pesan yang biasanya berupa text yang dikirimkan dari satu alamat ke alamat lain dalam jarirngan internet. 2.3.3.2 File Transfer Protokol (FTP) FTP (File Transfer Protokol) adalah protokol standar untuk kegiatan lalulintas file upload Maupun download antara dua komputer yang terhubung dengan jaringan internet. Sebagian sistem FTP mensyaratkan untuk diakses hanya oleh mereka yang memiliki hak untuk itu dengan menggunakan login tertentu, sebagian lagi dapat diakses oleh publik secara anonim, situs FTP semacam ini disebut Anonymous FTP.
10
2.3.3.3 Word Wide Web (WWW) Word Wide Web sering disingkat sebagai www atau “web” saja, yakni sebuah sistem dimana informasi dalam bentuk teks, gambar, suara dan lain-lain dipresentasikan dalam bentuk hypertext dan dapat di akses oleh perangkat lunak yang disebut browser. 11 2.3.3.4 Hyper Text Transfer Protocol (HTTP) HTTP (Hyper Tranfer Protocol) merupakan protol yang pada dewasa ini digunakan untuk mendistribusikan sistem informasi yang berbasis hypertext. Sejauh ini versi HTTP yang digunakan adalah HTTP/1.0 didefinisikan oleh RFC 1945 dan HTTP/1.1 yang didefinisikan oleh RFC juga pada tahun 2008. 12 2.3.3.5 Mailing List Mailing List juga sering diistilahkan dengan milis, yaitu sebuah alamat email yang digunakan oleh sekelompok pengguna internet untuk melakukan 8
Melwin Syafrizal, pengantar jaringan Komputer, hal 195 Ibid, hal 198 10 Melwin Syafrizal, Pengantar jaringan Komputer, hal 253 11 Ibid, hal 269 12 Abdul Kadir, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, hal 391 9
7
pertukaran informasi, setiap pesan yang dikirimkan ke sebuah
alamat milis
secara otomatis akan diteruskan ke alamat e-mail seluruh anggotanya. Milis umumnya dimanfaatkan sebagai sarana diskusi atau pertukaran informasi antara para anggotanya. 2.4
Konsep Dasar Web
2.4.1
Definisi Web Web pada dasarnya adalah database dari jaringan komputer di dunia, yang menggunakan sebuah arsitektur pengambilan informasi yang umum dan berisi tentang kumpulan informasi pada beberapa server
komputer yang
terhubung satu sama lain dalam jaringan Internet. Web ditemukan
pada tahun
1989oleh tim Benner-Lee seorang brogrammer berkebangsaan inggris yang bekerja
pada
European
Physics
Laboratory
CERN
di
ganewa.
Dia
menkombinasikan hypermedia dengan sumber-sumber informasi internet yang sangat luas. Solusi berners adalah teknologi hypertext untuk membangun sebuah dokumen web. 2.4.2
Komponen Web Untuk membangun website diperlukan beberapa unsur yang ada agar web dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan. Unsurunsur yang baru ada dalam web antara lain:
2.4.2.1 Domain Name Merupakan alamat permanen web di internet yang digunakan untuk mengidentifikasi sebuah web atau dengan kata lain domain name adalah alamat yang digunakan untuk menemukan web kita di internet. Namun Istilah yang umum digunakan adalah URL. 1. Generik Domain (gTLDs) Merupakan domain name yang berakhiran .com (Commercial) .net (Network) .org (Organization) .edu (Education) .mil (Military) .gov (Govermen). Domain ini sering juga disebut top level domain. 2. Country-specific Domain (ccTLDs) Yaitu domain yang berakhiran dengan huruf ekstensidan sering juga disebut second domain seperti .id (Indonesia) .au (australia) .jp (Jepang) dan lainlain. Domain ini didaftarkan di masing-masing negara, sebagai contoh di indonesia berakhiran .co.id, .go.id, .mil.id dan .web.id. 2.4.2.2 Hosting Hosting adalah jasa layanan internet yang menyediakan sumber daya server-server untuk disewakan sehingga memungkinkan orgasanasi atau individu menempatkan informasi di internet berupa HTTP, FTP, E-MAIL atau DNS, Server
8
Hosting terdiri dari gabungan server-server atau sebuah server yang terhubung dengan jaringan internet berkecepatan tinggi. Setiap server di internet memiliki numerik yang unik IP (internet protokol) address. IP addres ini untuk membedakan satu hosting lainnya serta lokasi server itu ditempatkan. 2.5
Definisi Analisis dan perancangan Sistem Informasi
2.5.1
Definisi Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan yang paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi faktor keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.
13
Tujuan utama dari analisis sistem informasi yaitu : 14 1. Menentukan kelemahan dari proses-proses bisnis pada sistem lama untuk bisa menentukan kebutuhan dari sistem baru. 2. Menentukan tingkat kelayakan kebutuhan sistem baru tersebut ditinjau dari beberapa aspek, diantaranya ekonomi, teknik, operasional dan hukum. Analisis
kebutuhan
mengidentifikasi
kelemahan
sistem yang
menitikberatkan
ditemukan
pada
pada sistem
bagaimana lama.
Untuk
mempermudah cara melakukannya, ditawarkan cara analisis dengan kerangka PIECES yang menguraikan analisis kedalam 6 fokus analisis kelemahan yaitu, analisis kinerja (Performance), Analisis Informasi (Information), analisis ekonomi (economy), analisis kontrol (control), analisis Efisiensi (efficiency), dan analisis keamanan (security). 15 Kebutuhan sistem digolongkan menjadi dua tipe, pertama Kebutuhan Fungsional. Kedua kebutuhan non fyngsional. Kebutuhan fungsional berisi informasi dan proses apa saja yang akan dilakukan oleh sistem, sedangkan kebutuhan
non
fungsional
adalah
menyangkut
perilaku
sistem
yang
menghubungkan dengan kinerja, operaisonal, platform sistem, hukum, termasuk politik dan budaya. 16 Analisis kelayakan sistem digunakan untuk mempelajari apakah usulanusulan kebutuhan sistem baru layak (Feasible) untuk dilanjutkan menjadi sebua sitem informasi. Ada beberapa kriteria kelayakan yang dapat ditinjau, misalkan kelayakan teksan, kelayakan ekonimi dan operasional, pada kelayakan ekonomi
13
Hanif Al Fatta, Op,Cit, hal 44 Ibid hal45 15 Ibid, hal 62 16 Ibid, hal 73 14
9
digunakan
uji kuantitatif untuk menentukan kelayakan yang dikenal dengan
istilah Payback Periods PP (periode Pengembalian), Return on Invesment ROI, Net Present Value NPV, dan IRR. 17 2.5.2
Definisi Perancangan Sistem Desain sistem atau perancangan sistem adalah tehnik pemecahan suatu masalah yang saling dilangkapi (dengan analisis sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian komponen menjadi sistem yang lengkap, harapannya sebuah sistem yang diperbaiki. 18 Dokumen yang dibuat dalam tahap perancangan atau desain adalah sebagai berikut. 19
1. Process Modelling (Permodelan Proses), cara formal untuk menggambarkan bagaimana bissan beroprasi cara yang populer untuk mempresentasikan proses model adalah dengan menggunakan data flow diagram (DFD). 2. Data modelling (Permodelan data), cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bissan, salah satu cara permodelan data adalah dengan ERD (Entity Relationship diagram). 3. Interface Design (Desain antar muka), Merancang tampilan yang akan digunakan pengguna untuk berinteraksi dengan sistem.
3.
Analisis
Analisis sistem adalah suatu teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagiian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem akan menghasilkan kelemanhan-kelemahan pada sistem yang akan kita bangun serta menguraikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem yang baru agar sistem baru tersebut dapat memperbaiki sistem lama.
3.1
Analisis Kelemahan Sistem Untuk dapat mengembangkan sistem yang lebih baik, hal yang dilakukan
pertamakali adalah menegtahui masalah yang terjadi dan kelemahan yang ada pada sistem lama, sehingga dengan demikian kelemahan-kelemahan tersebut dapat diketahui dan diperbaiki sebagaimana mestinya. Ada beberapa metode analisis yang dapat digunakan salah satunya adalah yang dikenal dengan metode PIECES. PIECES menganalisa 6 aspek diantaranya yaitu Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, dan Service. 17
Ibid, hal 88 Ibid, hal 44 Ibid, hal 192
18 19
10
i.
Analisis Kinerja (Performance) Jika kita tinjau dalam kamus bahasa indonesia Kinerja berarti sesuatu hal yang
telah dicapai, prestasi yang diperlihatkan dan kemampuan kerja. Jadi Analisis Kinerja dapat diartikan menguraikan problem-problem yang berkaitan dengan kemampuan kerja dan segala hal yang dapat dicapai dalam batas waktu yang telah ditentukan. Kinerja dapat diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Yang dimaksud dengan jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan dalam jangka waktu tertentu pada front Office di Pondok pesantren Al-Mujtama’ pamekasan madura, kinerja diukur berdasarkan jumlah pekerjaan yang dilakukan, banyaknya wali santri yang membayar SPP, banyaknya santri baru yang mendaftar, Banyaknya Tamu yang semuanya terlayani dengan baik dan mendapat kepuasan dari layanan front office tersebut. Sedangkan waktu tanggap adalah jeda waktu antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lain ditambah dengan waktu untuk menyelesaikan waktu tersebut. Adapun hasil penelitian sistem lama yang ditemukan oleh penulis yaitu : a. Waktu Tanggap Dalam sisitem lamadibutuhkan waktu tanggap yang lama minimal 15 menit untuk mencari tunggakan santri, petugas harus mencari letak data santri dam sebuah buku data santri yang sangat tebal, mengecek satu persatu, lembar per-lembar, karena data tidak diurut berdasarkan huruf abjad akan tetapi berdasarkan nomor pendaftaran hal ini akan lebih mempersulit petugas dalam memproses dan membutuhkan waktu tanggap yang relatif lama. b. Jumlah Produksi Petugas melakukan kerja 3 kali setiap transaksi pembayaran, pertama petugas membuatkan kwitansi tanda bayar, kedua petugas menuliskan di kartu Pembayaran SPP santri, dan apabila ada transaksi simpan pinjam, ketiga petugas lalu menuliskan ke catatan buku besar dan terkadang tidak jarang lupa dalam penulisan ke buku besar, sehingga akibatnya terjadi kesalah fahaman antara wali antri dan petugas, yang seharusnya bulan sebelumnya telah lunas karena belum tertulis di buku besar maka terjadi penunggakan, hal ini sangat fatal dan seharusnya untuk pesantren sebesar Al-Mujtama’ tidak terjadi. ii.
Analisis Informasi (Information) Administrasi keuangan di Pondok Pesantren Al-Mujtama’ Pamekasan Madura
dicatatat di buku besar, sehingga kemungkinan terjadi kesalah yang sangat fatal yang
11
disebabkan oleh human error bisa disebabkan karena lupa ataupun kesalahan dalam penulisan angka, hal ini sudah jelas tidak menyajikan informasi yang akurat yang dapat dipertanggung
jawabkan
kebenarannya,
untuk
membuat
laporan
tunggakan
membutuhkan waktu yang sangat lama karena harus mengecek tunggakan santri satu per satu. Sistem lama tidak dapat menampilkan history transaksi pembayaran dan simpan pinjam per tanggal ini sangat membuat petugas kesulitan. Namun sistem baru yang diusulkan akan memenuhi masalah-masalah diatas, sistem akan menampilkan history transaksi pembayaran maupun simpan pinjam santri dan total tunggakan santri hanya dengan melakukan pencarian data santri. Dalam beberapa detik saja laporan sudah siap disajikan. Hal ini tentu membuat informasi lebih akurat (bebas dari kesalahan), tepat waktu (Waktu relatif lebih singkat) dan relevan. iii.
Analisis Ekonomi (Economic) Sitem yang diusulkan membuat petugas tidak bekerja 3 kali dan mempercepat selesainya pekerjaan, sehingga tidak memerlukan waktu lembur dan pesantren tidak perlu mengeluarkan biaya lembur, seiring perkembangannya pesantren dengan jumlah santri dan jenjang pendidikan yang semakin bertambah, pihak pesantren tidak perlu menanbah jumlah karyawan kerena pekerjaan telah dipermudah dengan adanya sistem terkomputerisasi yang semuanya dilakukan oleh komputer secara otomatis.
iv.
Analisis Keamanan (Control) 1.
Bisa jadi wkitansi hilang atau rusak sebelum dicatat
2.
Pencatatan administrasi keuangan di lembar buku dapat dilihat dan diakses oleh siapa saja dan dapat dimanipulasi sehinga bisa jadi semua data berubah belum lagi jika ada faktor alam misalkan dimakan rayap, sehingga menjadikan keamanan tidak terjamin.
3.
Buku mudah dibawa dan rentan terjadi hilang disebabkan karena faktor lupa dan sabotase atau tindak kejahatan, sehingga informasi penting ini memang benar-benar harus diamankan.
Analisis Efisiensi (efficiency)
Menurut kamus besar bahasa indonesia efisien mempunyai arti tepat waktu atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya), mampu menjalankan tugas dengan tepat waktu dan cermat serta berdaya guna. Sistem yang ada saat ini dirasa tidak efisien disebabkan karena beberapa faktor yaitu: 1.
Pekerjaan dilakukan 3 kali
12
2. 1.
Pencatatan data yang berlebihan Analisis Layanan (Service)
Saat ini administrasi keuangan di Pondok Pesantren Al-Mujtama’ sudah dalam kategori baik, namun masih ada yang harus dibenahi sistemnya dari sistem manual ke sistem otomatisasi (terkomputer) karena mengingan semakin tahun pertumbuhan santri dan penambahan jenjang pendidikan yang terus bertambah, oleh karena itu Pondok Pesantren Al-Mujtama’ harus tetap memberikan pelayanan yang terbaik bagi santri dan wali santri serta masyarakat terutama dalam aspek sistem administrasi keuangan.
b.
Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan analisis kebutuhan sistem adalah memahami kebutuhan-kebutuhan
sistem yang akan dibangun, sehingga bisa mengembangkan sebuah sistem yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut sekaligus memutuskan bahwa pengembangan sistem diperlukan atau tidak. i.
Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi layanan apa saja yang
perlu dilakukan oleh sistem baru dan juga informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem tersebut, sistem baru dituntut untuk memiliki kabutuhan fungsional sebagai berikut: Tabel 3.3 Kebutuhan Fungsional Sistem yang diusulkan
No
Kebutuhan Fungsional
Sistem memiliki menu login dan logout untuk admin dan petugas 1.
a. Sistem terdapat validasi password (terdapat peringatan jika pengguna salah memasukkan password) b. Sistem dapat menampilkan input, edit, dan hapus data pengguna
2.
a. Sistem memberikan warning apabila data yang dimasukkan tidak lengkap. b. Sitem harus ada konfirmasi password, agar tidak terjadi kesalahan penulisan password. c.
Sistem harus dapat menampilkan edit dan hapus data Pembayaran, simpan pinjam
3.
a. Sistem harus dapat melakukan pencarian data b. Sistem harus memberikan peringatan jika ada form/ data penting yang tidak diisi Sistem harus bisa menampilkan edit dan hapus data Santri
13
a. Sistem dapat melakukan pencarian data Santri dengan kata kunci nomor induk santri (NIS), dan nama. 4.
b. Sistem harus memberikan peringatan jika ada form/ data penting yang tidak diisi. Sistem bisa menampilkan input, edit dan hapus data jenis biaya. Sistem harus bisa melakukan transaksi pedftaran Santri.
4
a. Sistem harus memberikan peringatan jika data tidak diisi dengan lengkap.
5
b. Sistem harus bisa memberikan no pendaftaran secara otomatis. c.
Sistem dapat menyimpan transaksi pembayaran biaya pendaftaran.
d. Sistem harus bisa memberikan NIS secara otomatis Sistem harus dapat melakukan transaksi pembayaran SPP a. Sistemharus bisa memberikan no pembayaran secara otomatis. 6
b. Sistem harus bisa menampilkan data santri dengan melakukan pencarian berdasarkan NIS c.
Sistem harus bisa menampilkan tunggakan biaya maupun history transaksi pembayaran yang sudah dilakukan.
Sistem harus dapat melakukan transaksi simpan pinjam santri. a. Sistem harus bisa menampilkan debit dan kredit simpanan santri. b. Sistem harus dapat menyimpan dan menampilkan trasaksi simpan pinjam santri 7
Sistem harus dapat mengolah laporan administrasi keuangan secara otomatis. a. Sistem harus bisa menampilkan laporan data pendaftar berdasarkan gelombang, tanggal bulan, dan tahun tertentu, dan berdasarkan sekolah asal.
8
b. Sistem harus bisa menampilkan laporan data santri berdasarkan tahun angkatan dan sekolah asal. c.
Sistem harus bisa menampilkan laporan santri yang masih mempunyai tunggakan
d. Sistem harus bisa menampilkan laporan pembayaran berdasrkan tangggal, bulan, dan tahun tertentu.
ii.
Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non fungsional merupakan jenis kebutuhan yang berisi properti yang
yang dimiliki oleh sistem, meliputi :
a.
Oprasional 1. Digunakan pada sistem operasi Microsoft Windows XP, Windows 7
14
2. Spesifikasi komputer minimum pentium IV 3. Kebutuhan memori minimal 1GB RAM 4. Printer untuk mencetak kwitansi dan laporan-laporan yang dibutuhkan a.
Keamanan 1. Sistem aplikasi dan database dilengkapi dengan password 2. Hanya pengguna yang terdaftar yang bisa masuk ke sistem 3. Terdapat fasilitas backup data apabila sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan
b.
Informasi 1. Digunakan untuk memberi informasi apabila password salah. 2. Digunakan untuk memberi informasi hapus data. 3. Digunakan untuk memberi informasi bahwa data telah disimpan atau diubah.
c.
Kinerja 1. Sistem
dapat
melakukan
pencatatan
pendaftaran
sekaligus
pencatatan
pembayaran biaya daftar dalam waktu yang sama. 2. Sistem dapat mencatat transaksi keuangan dan pembayaran sekaligus mencetak kwitansi dalam waktu yang sama. 3. Sistem dapat menghitung tunggakan dalam hitungan detik saja. 4. Waktu untuk menampilkan laporan dan mencetaknya dibatasi 1 menit. 3.3
Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem digunakan untuk mempelajari apakah usulan-usulan
kebuthan sistem yang tertera diatas layak untuk diteruskan menjadi sistem yang baru. 3.3.1
Kelayakan Teknologi Dalam perkembangannnya Pondok Pesantren Al-Mujtama’ Pamekasan Madura
sudah
mempunyai
perangkat
komputer
dengan
spesifikasi
yang
lebih
untuk
mengoprasikan sistem yang diusulkan, karyawan yang bekerja saat ini mempunyai kemampuan untuk menjaankan sistem yang diusulkan hanya saja harus ada training untuk memantapkan para karyawan untuk mnegoprasikan aplikasi yang diusulkan. 3.3.2
Kelayakan Hukum Sistem yang diusulkan ini untuk sementara waktu dikembangkan dengan
software-software gratis. Secara hukum sistem ini yang telah memenuhi aturan dan undang-undang yang berlaku. 3.3.3
Kelayakan Operasional Sistem yang diusulkan dapat memenuhi tujuan pondok pesantren Al-Mujtama’
untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat. Sistem dilengkapi hak akses untuk memberikan informasi yang tepat sesuai yang dibutuhkan pengguna dan sesuai dengan jabatan. 3.3.3.1 Kelayakan Ekonomi
15
Analisis kelayakan ekonomi bertujuan untuk mempertimbangkan apakah sistem ini bermanfaat atau tidak dan berapa lama biaya investasi dapat kembali Untuk menganalisis kelayakan ekonomi dilakukan kalkulasi analisis biaya dan manfaat. Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran apakah manfaat yang diperolehdari sistem baru lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Berikut adalah rincian biaya perangkat lunak dan perangkat keras : 1. Perangkat Lunak Sistem Operasi Microsoft Windows XP Profesional 32 bir Rp 1.500.000,Suber toko : Alnect Komputer 28 oktober 2013. 2. Perangkat Keras INTEL DUAL CORE E2200 (2,20Ghz,1MB) Mainboard Memori
: MBI G41M-P28 LGA 775,OB VGA 256 : DDR3 2GB PC 10666
VGA
: Onboard Intel GMA
Harddisk
: SATA 250 GB
Cassing
: SPC 450 watt
Keyboard & Mouse
: All Optic
LCD Monitor
: ACER LED 16” Wide
Harga
: Rp. 2.550.000
Tabel 3.4 Tabel Biaya dan Manfaat
Rincian Biaya dan Manfaat
Tahun 0
Tahun 1
Tahun 2
Biaya-Biaya : a. Biaya Pengadaan -
Perangkat keras
2.550.000
-
Perangkat lunak
1.500.000
b. Biaya Proyek
c.
-
Analisis & Desain Sistem
2.000.000
-
Pembuatan Program
1.500.000
Biaya Perawatan -
Perangkat Keras
500.000
500.000
-
Perangkat lunak
200.000
200.000
700.000
700.000
Total Biaya Manfaat :
7.550.000
16
a. Manfaat Berwujud Pengurangan Biaya
-
Kesalahan Pengurangan Biaya
-
Kesalahan Tidak ada penambahan
-
karyawan sementara Total Manfaat Berwujud Kepuasan pelanggan (Santri
-
& Wali Santri) -
Peningkatan informasi
-
Peningkatan Citra perusahaan
500.000
500.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000
2.500.000
2.500.000
750.000
750.000
1.000.000
1.000.000
1.500.000
1.500.000
5.750.000
5.750.000
5.050.000
5.050.000
Total Manfaat tak Berwujud Total Manfaat Selisih Total Biaya & Manfaat
(7.550.000)
Pada analisis biaya dan manfaat menggunakan beberapa metode untuk menentukan standar kelayakan yaitu Payback Period, Return On Invesment (ROI) 1. Analisis Payback Period Payback Period digunakan untuk menghitung berapa lama jangka waktu diperlukan untuk mengembalikan modal atau biaya investasi.
Biaya tahun 0 Selisih biaya tahun 1 Sisa biaya pada tahun pertama
7.550.000 5.050.000 2.500.000
Perhitungan payback period : 𝑃𝑃𝑃𝑃 =
2.500.000 x 1 tahun 5.050.000 = 0,49505 tahun
Biaya investasi akan kembali pada tahun kedua atau 1,59505 tahun yaitu 1 tahun
5 bulan 28 hari. Karena jangka waktu lebih kecil dari masa operasi sistem maka sistem ini dinyatakan layak.
17
2. Return On Invesment (ROI) Return On Invesment adalah besarnya keuntungan yang bisa diperoleh dari (dalam %) dalam waktu yang telah ditentukan. ROI dihitung dari selisih total manfaat dan biaya lalu dibagi total biaya. Jika ROI lebih dari 0 maka sistem dapat dinyatakan layak. Berdasarkan tabel biaya dan manfaat diatas didapat total manfaat dan biaya sebagai berikut : Manfaat tahun ke-1
5.750.000
Manfaat tahun ke-2
5.750.000
Total Manfaat
11.500.000
Biaya tahun ke- 0
7.550.000
Biaya tahun ke- 1
700.000
Biaya tahun ke- 2
700.000
Total Biaya 𝑅𝑅𝑅𝑅𝑅𝑅 =
8.950.000
11.500.000 −8.950.000 8.950.000 = 28,5%
x 100%
Perhitungan diatas menyatakan bahwa selama 2 tahun sistem telah memberi keuntungan sebesar 28,5% karena nilai ROI lebih dari 0 % maka sistem ini dinyatakan layak. 4. Pembahasan 4.1
Pembahasan Listing Program Sebelum data yang ada dalam tabel database bisa di manipulasi maka yang
harus dilakukan adalah melakukan koneksi dengan database, skrip koneksi berfungsi untuk menghubungkan skrip php dengan tabel dalam database. Dalam sistem yang berfungsi sebagai skrip koneksi adalah “koneksi.php” berikut isi skripnya: 1. Script Koneksi
("localhost","root","")
or
die
("Koneksi gagal..!"); mysql_select_db tidak ditemukan..!"); ?> Keterangan :
("db_navi")
or
die
("Database
18
a. localhost merupakan nama server. b. Root merupakan username database c. db_navi merupakan nama database yang digunakan
2. Script Login
href="asset/css/login.css"
rel="stylesheet"
type="text/css">
from
login='$_POST[username]'
and
id_pengguna, pengguna
pass='$pass'
and
nama, where
is_aktif
=
'Y'"); $ketemu=mysql_num_rows($login); $r=mysql_fetch_array($login); //apabila username ketemu if($ketemu > 0) { //daftarkan session ke server
//isi dari variabel session $_SESSION['id_pengguna']=$r['id_pengguna']; $_SESSION['nama']=$r['nama'];
$_SESSION['id_jenis_pengguna']=$r['id_jenis_pengguna']; echo
"<meta
http-equiv='refresh'
content='0;
url=utama.php'>"; } else { echo "
Login gagal! Username atau Password tidak benar"; echo"
ULANGI LAGI ";} ?>
3. Script Pembayaran
19
Data Pembayaran
<span class="bt_green_lft"><strong>Tambah<span class="bt_green_r">
value="
echo
Pencarian
: |
type="text"
$param_nama;
?>"
name="nama"
class="input_field"
/> | |
name="submit"
class="button" value="Cari" /> |
| NO | Aksi | Id_Pembayaran | Tanggal Pembayaran | NIS | total bayar | keterangan | Id_Pengguna |
type="submit"
20
//cek halaman dan posisi halaman $posisi = $p ->cariposisi($batas) ; $sql="SELECT id_pembayaran,tgl_pembayaran,nis,total_bayar,keterangan,nama FROM
pembayaran
p
JOIN
p.id_pengguna=pg.id_pengguna '%$param_nama%'
ORDER
BY
pengguna
WHERE
pg
id_pembayaran
id_pembayaran
ON LIKE
ASC
LIMIT
width="30">
echo
$posisi,$batas"; //echo $sql; $qry=mysql_query($sql); $no=$posisi + 1; if(mysql_num_rows($qry)>0){ while($hasil=mysql_fetch_array($qry)){ ?>
align="center"
$no;?> " target="_blank">
title="Cetak
Pembayaran"
width="16" height="16"> ">
$hasil['id_pembayaran'];?>"
confirm('Anda
yakin
ingin
Menghapus
onclick="return Data
?')">
src="images/trash.png" title="Hapus Data"> | | | | | | |
21
| Data tidak Ada |
$p-
>jumlahhalaman($jumlah_data,$batas); //cetak link $linkhalaman=$p>navhalaman($_GET['halaman'],$jumlah_halaman,$_SERVER['PHP_SE LF']."?module=mod_pembayaran","nama=$param_nama"); print($linkhalaman); ?>
4. Script Transaksi simpan Data Transaksi Simpan
<span
22
class="bt_green_lft"><strong>Tambah<span class="bt_green_r"> | NO | Aksi | NIS | Tgl Simpan | Nominal | Keterangan | Petugas |
//cek halaman dan posisi halaman $posisi = $p ->cariposisi($batas) ;
type="submit"
23
$sql="SELECT
id_trans_simpan,
nis,
tgl_simpan,
nominal, keterangan, nama FROM trans_simpan ts JOIN pengguna p ON ts.id_pengguna=p.id_pengguna WHERE nis LIKE '%$param_nama%' ORDER BY tgl_simpan DESC LIMIT $posisi,$batas"; //echo $sql; $qry=mysql_query($sql); $no=$posisi + 1; if(mysql_num_rows($qry)>0){
while($hasil=mysql_fetch_array($qry)){ ?> td align="center" width="30"> "> 
echo
confirm('Anda
$hasil['id_trans_simpan'];?>" yakin
ingin
Menghapus
onclick="return Data
?')">
src="images/trash.png" title="Hapus Data"> | | | | | |
| Data tidak Ada |
24
} ?>
p
ON
id_trans_simpan
FROM
trans_simpan
ts.id_pengguna=p.id_pengguna
WHERE
ts nis
JOIN LIKE
'%$param_nama%'" ; $query2=mysql_query($sql2); $jumlah_data=mysql_num_rows($query2); //dapatkan jumlah halaman $jumlah_halaman= $p->jumlahhalaman($jumlah_data,$batas); //cetak link $linkhalaman=$p>navhalaman($_GET['halaman'],$jumlah_halaman,$_SERVER['PHP_SELF']. "?module=mod_transaksi_simpan","nama=$param_nama"); print($linkhalaman); ?>
5.
Script Transaksi Pinjam
Data Transaksi Peminjaman
<span class="bt_green_lft"><strong>Tambah<span class="bt_green_r">
| NO | Aksi | NIS | Tgl Pinjam | Tgl Kembali | Nominal | Keterangan | Status | Petugas |
//cek halaman dan posisi halaman $posisi = $p ->cariposisi($batas) ; $sql="SELECT
id_trans_pinjam,
nis,
tgl_pinjam,
tgl_kembali, nominal, keterangan, status, nama FROM trans_pinjam tp JOIN pengguna p ON tp.id_pengguna=p.id_pengguna WHERE nis LIKE '%$param_nama%' ORDER BY tgl_pinjam DESC LIMIT $posisi,$batas"; //echo $sql; $qry=mysql_query($sql); $no=$posisi + 1; if(mysql_num_rows($qry)>0){
while($hasil=mysql_fetch_array($qry)){ ?>
26
| ">
echo
confirm('Anda
$hasil['id_trans_pinjam'];?>" yakin
ingin
Menghapus
onclick="return Data
?')">
src="images/trash.png" title="Hapus Data"> | | | | | | '.$hasil['status'].''; }else{ echo $hasil['status']; } ?> | |
| Data tidak Ada |
27
jumlahhalaman($jumlah_data,$batas); //cetak link $linkhalaman=$p>navhalaman($_GET['halaman'],$jumlah_halaman,$_SERVER['PHP_SELF']. "?module=mod_transaksi_pinjam","nama=$param_nama"); print($linkhalaman); ?>
5.
Kesimpula Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam menyelesaikan
Aplikasi Administrasi Keuangan berbasis web ini, antara lain: 1. Aplikasi Administrasi keuangan berbasis web yang telah dibuat diharapkan dapat membantu Petugas atau Bagian keuangan
Pondok Pesantren Al-
Mujtama’ Pamekasan Madura dalam melakukan transaksi Pembayaran dan simpan pinjam agar dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam pencatatan keuangan. 2. Aplikasi Administrasi Keuangan berbasis Web
sebagai sebuah layanan
terhadap santri dan wali santri dalam menyajikan Informasi Pembayaran dan Simpan pinjam yang lebih efisien. 3. DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
28
McLeod, Raymond Jr.1996.Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Indeks Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta : Andi. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Chr.Jimmy L. Gaol. 2008. Sistem informasi Manajemen. Jakarta : PT. Grasindo Peranginangin, K. 2006. Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Ramadhan, A. 2006. Pemrograman Web Menggunakan HTML, CSS, dan JavaScript. Jakarta: Elex Media Komputindo. Raymond Mc. Leod, J. 2007. Management Information System. In H. A. Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi (p. 9). Yogyakarta: ANDI OFFSET. Sibero, A. F. 2011. Kitab Suci Web Programming. Yogyakarta: Penerbit MediaKom. Sofana, I. 2010. Cisco CCNA & Jaringan Komputer. Bandung: INFORMATIKA. Syafrizal, M. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. Fadheli,
C.
n.d..
Pengertian
XAMPP.
ManiacCMS:
http://www.maniacms.web.id/2012/01/pengertian-xampp.html, diakses tanggal 6 Januari 2013. Ihsan, S. 2012, Juli 31. Notepad ++ Text Editor Keren Serba Guna. Bisa Komputer: http://bisakomputer.com/notepad-text-editor-keren-serba-guna, diakses tanggal6 Januari 2013. Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Andi. Kadir, Abdul.2008. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. Kadir, Abdul.1999. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta : Andi.
