ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKADEMIK BERBASIS WEB PADA MA WALISONGO KAYEN PATI Naskah Publikasi
disusun oleh Mohammad Nidhom 08.11.2180 JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ANALYSIS AND DESIGN SYSTEM ACADEMIC WITH WEB BASED IN MA WALISONGO KAYEN PATI ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKADEMIK BERBASIS WEB PADA MA WALISONGO KAYEN PATI Mohammad Nidhom Rum Muhamad Andri Kr,Ir,M.Kom Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The more rapid development of information technology, the existence of the computer as a means to help smooth the current activity is not something new, but it was considered common practice to use. With all the advantages of the computer feels very influential for a company in data processing activities in order to obtain optimal results. With serve information quickly it will accelerate decision-making process, so it can take advantage of the cost, effort and time more effectively and efficiently. Current developments the world of education will increase rapidly, then the desire to encourage the public to obtain information easily, quickly and accurately tend to increase, so that requires a capability that can meet all those needs. So expect not only function as a typewriter but also as data processing devices that have a high productivity. An agency or organization need a computer to process the existing system, with the goal of producing information that has more value than processed manually, but that with a processing system that either will be able to help the progress of an organization. Computerized systems also enhance the effectiveness of the work of employees, and accelerate the preparation of reports required, especially reports on data relating to the academic. With the background of the above problems, the author will take the problems of how to improve student performance data processing system and maximize the potential existing equipment owned by building and automated system,so it can serve and meet the needs of the expected information.
Keywords: Academic Information System.
1. Pendahuluan Memasuki akhir tahun ajaran dan mulai tahun ajaran baru pihak sekolah dan siswa atau siswi MA Walisongo Kayen mulai sibuk. Kesibukan ini disebabkan pihak sekolah memberikan nilai raport kepada siswa serta menyiapkan untuk menerima peserta didik baru dan siswa atau siswi menyiapkan dana untuk pembayaran tahun ajaran baru serta menyiapkan bahan materi untuk tahun ajaran baru. Dan ini menjadi rutinitas baik dari pihak sekolah, guru, ataupun siswa. Saat ini untuk mendapatkan informasi seputar akademik sekolah, siswa atau siswi harus bersusah payah dan dengan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi akademik yang akurat. Setelah kita amati, nampak jelas bahwa masalah yang serius dalam akademik sekolah adalah sulitnya untuk mendapatkan informasi akademik bagi siswa atau siswi, baik informasi nilai, jadwal pelajaran ataupun raport. Dan hal itulah yang menyebabkan siswa atau siswi kesulitan dalam memperoleh informasi akademik sekolah. Maka diperlukan suatu sistem informasi akademik untuk menunjang kelancaran penggunanya dalam mendapatkan informasi akademik yang mudah, cepat dan akurat. Sistem informasi akademik tersebut akan mempermudahkan pihak sekolah, guru, dan siswa dalam mendapatkan informasi tentang akademik. Dimana pihak sekolah memberikan informasi akademik, guru memberikan nilai-nilai kepada siswa atau siswi dan siswa mendapatkan semua informasi akademik untuk menunjang dalam pembelajaran siswa. Aplikasi sistem informasi akademik berbasis website salah satunya dapat dimanfaatkan oleh pihak MA Walisongo Kayen untuk memudahkan dalam memberikan informasi yang berkaitan dengan akademik sekolahnya. Oleh karena itu, untuk skripsi ini penulis memilih judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKADEMIK BERBASIS WEB PADA MA WALISONGO KAYEN PATI”. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling interaksi, dan saling bergantung sama lain. 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi 1 penerimanya dan bermanfaat. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar 2 dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Akademik Sistem Informasi Akademik merupakan sistem yang mengolah data dan melakukan proses kegiatan akademik yang melibatkan antara guru, siswa, karyawan, administrasi akademik , keuangan dan pihak sekolah.
1
Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt, Analisis & Desain Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, (Edisi ketiga; Yogyakarta, 1990, 1999, 2005), Hal 7-8 2 Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis, Accounting Information System, (New Jersey: Prentice-Hall, 1983), hal. 6, dikutip oleh Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt, Analisis & Desain Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, (Edisi ketiga; Yogyakarta, 1990, 1999, 2005), hal. 11
2.5 Konsep Perancangan Sistem Perancangan sistem secara umum adalah suatu tahap dimana didalamnya terdapat identifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci yang bertujuan untuk memberikan gambaran kepada pengguna atau user mengenai sistem yang baru. Sedangkan sistem secara terperinci dimaksudkan untuk membuat program komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasikan sistem. 2.6 Konsep Dasar Basis Data Pengertian basis data yang dikemukakan James Martin(1990) yaitu basis data adalah kumpulan data terhubung yang tersimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa diperlukan kerangkapan data dengan cara-cara tertentu, sehingga memudahkan ketergantungan pada program yang akan digunakannya serta disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan, dan modifikasi data dilakukan dengan mudah dan terkontrol. 2.7 CodeIgniter CodeIgniter adalah aplikasi open source yang berupa framework dengan model MVC (Model, View, Controller) untuk membangun website dinamis dengan menggunakan PHP. CodeIgniter memudahkan developer untuk membuat aplikasi web dengan cepat dan mudah dibandingkan dengan membuatnya dari awal. CodeIgniter dirilis pertama kali pada 28 Februari 2006. Versi stabil terakhir 2.1.2 yang dirilis pada 29 Juni 2012. 2.8 Konsep Dasar Website 2.8.1 Pengertian Situs Web Situs web merupakan sekumpulan dari halaman web yang sudah dipublikasikan di jaringan internet dan memiliki domain/URL (Uniform Resource Locator) yang dapat diakses oleh semua pengguna internet. 2.8.2 WWW (World Wide Web) WWW (world wide web) merupakan kumpulan situs web yang dapat diakses di 3 internet yang berisikan semua informasi yang dibutuhkan semua pengguna internet. 2.8.3 Perancangan Web Dalam Merancang sebuah web hal yang harus diperhatikan adalah nilai efektifitasnya terutama dalam penyajian informasi yang disesuaikan dengan tujuan dan pembuatan web itu sendiri. 2.8.4 Web Server Web server adalah adalah program aplikasi yang memiliki fungsi sebagai tempat menyimpan dokumen-dokumen web di internet dan mampu melayani koneksi transfer data dalam protokol HTTP yang dirancang untuk dapat melayani berbagai jenis data 4 mulai teks, hypertext, gambar, suara, dan lain-lain. Web server merupakan software server yang menjadi tulang belakang dari WWW. 2.8.5 Web Browser Web browser adalah software sebagai jembatan untuk berhubungan langsung dengan website. Dengan web browser memungkinkan kita sebagai client untuk dapat mengakses dan melihat setiap dokumen di website yang berfungsi menterjemahkan tagtag HTML menjadi sebuah halaman website. Browser yang sering digunakan biasanya Internet Explorer, Netscape Navigator, Mozilla Firefox, Google Chrome dan masih banyak yang lainnya. 3
Arief, M.Rudyanto, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MYSQL, (Edisi pertama; Yogyakarta : Andi, 2011), hal. 8. Ibid, hal. 19.
4
2.8.6 HTML (Hypertext Markup Language) HTML (Hypertext Markup Language) merupakan salah satu format yang digunakan dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman web. Dokumen ini dikenal sebagai web page dan dokumen HTML merupakan dokumen yang 5 disajikan pada web browser. 2.8.7 PHP PHP (PHP: Hypertext Preprocessor) merupakan sebuah bahasa scripting yang menyatu dengan tag-tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti halnya Active Server Pages (ASP) atau Java Server 6 Pages (JSP). 2.8.8 MySQL MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) yang banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya. MySQL di 7 distribusikan dengan lisensi open source GPL (General Public License). 2.9 Software yang digunakan Software-software yang digunakan antara lain Adobe Photosop CS 4, Adobe Dreamweaver CS 5, Web Browser, dan XAMPP. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Objek Penelitian Nama Sekolah : MA Walisongo Alamat Sekolah : Jln. Masjid Jami’ Kota Kayen Pati 59171 Nomor NSM : 312 331 802 110 Status : Terakreditasi B Tahun Berdiri : 1982 Tahun Beroperasi : 1982 Luas Tanah dan Bangunan : a. Status Tanah : Hak Milik / Milik Sendiri 2 b. Luas Tanah : 4.115 M 2 c. Luas Bangunan : 2.048 M 3.2 Analisis Sistem 3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem 3.2.2 Identifikasi Masalah Tujuan dilakukannya identifikasi ini adalah untuk mendeteksi rancangan sistem yang akan dibuat. Permasalahan yang ada pada Sistem Akademik MA Walisongo Kayen sebelum menggunakan sistem yang baru adalah sebagai berikut: Terjadinya keterlambatan penyampaian informasi akademik kepada Wali Siswa dan Siswa. Lambatnya perbaikan data infomasi akademik yang salah. 3.2.3 Analisis PIECES 3.2.3.1 Performance (Kinerja) Kinerja perusahaan sangat tergantung pada sumber daya manusia. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (responsetime) dari suatu sistem. Sistem yang
5
Ibid, hal. 23. Aziz, Farid, M, Pemrograman PHP 4 Bagi Web Programmer, (Jakarta : Elex Media Komputindo, 2001), hal. 1 7 Arief, M.Rudyanto, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MYSQL, (Edisi pertama; Yogyakarta : Andi, 2011), hal. 151. 6
dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen pada MA Walisongo Kayen. 3.2.3.2 Information (Informasi) Adalah evaluasi kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan nilai atau produk yang bermanfaat untuk menyikapi peluang dalam menangani masalah yang muncul. Situasi dalam analisis informasi ini meliputi: Akurasi, informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Relevan, informasi tersebut memiliki manfaat bagi pihak pemakai maupun pihak pengelola. Dimana relevansi setiap orang berbeda satu dengan yang lainnya. 3.2.3.3 Economi (Ekonomi) Analisis ekonomi adalah peningkatan terhadap manfaat, keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. Ekonomi merupakan motivasi paling umum dalam suatu sistem, untuk mengantisipasi pembengkakkan biaya agar tidak menimbulkan masalah baru dalam penyampaian informasi dan untuk menyajikan keuntungan dari proyek tersebut dengan menekan dari segi biaya atau pengeluaran biaya. 3.2.3.4 Control (Kontrol) Analisis kontrol dalam sebuah sistem sangat dipelukan untuk menghindari dan mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan dan kebenaran data. 3.2.3.5 Efficiency (Efisiensi) Analisis efisiensi berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, dan keterlambatan pengolahan data. 3.2.3.6 Service (Pelayanan) Pelayanan terhadap pelanggan merupakan sebuah keharusan dalam sebuah perusahaan. Pelayanan dapat berupa kelengkapan informasi dan kemudahan pelanggan dalam mengakses informasi yang diberikan. 3.2.4 Analisis Kebutuhan Sistem 3.2.4.1 Analisis Kebutuhan Sistem Fungsional Terdiri dari analisis kebutuhan administrator, guru dan siswa. 3.2.4.2 Analisis Kebutuhan Sistem Non Fungsional Terdiri dari software, hardware, brainware, dan keamanan 3.3 Analisis Kelayakan Sistem 3.3.1 Analisis Kelayakan Operasional Dengan adanya laboratorium komputer yang dimemiliki oleh MA Walisongo Kayen, tentunya tidak akan kesulitan mencari sumber daya yang bisa mengoperasikan sistem baru ini. Namun demikian agar dapat berjalan dengan lebih baik dan optimal, maka personil yang akan menangani sistem ini diperlukan pelatihan khusus untuk menambah kemampuan dasar untuk mengoperasikan sistem yang akan diterapkan ini. 3.3.2 Analisis Kelayakan Hukum Kelayakan hukum dimaksudkan untuk mengetahui apakah sistem yang akan diterapkan melanggar hukum atau tidak. Misalnya dari situs ini tidak memuat hal-hal yang melanggar kode etik hukum, seperti pornografi, SARA, dan lain-lain. Dalam sistem ini
harus mempunyai kekuatan hukum yaitu dengan membuat hak paten atas sistem yang dibuat. 3.3.3 Analisis Kelayakan Teknologi Kelayakan teknologi berhubungan dengan penerapan media internet pada teknologi yang ada. Dari segi hardware, MA Walisongo Kayen sudah memiliki laboratorium komputer dengan akses internetnya sehingga tidak akan sulit untuk menerapkan media internet ini nantinya. Dari segi software tentunya laboratorium ini dilengkapi dengan software-software untuk mengakses internet, dari segi brainware sudah ada karyawan yang bertugas dibidang komputer. 3.4 Perancangan Sistem 3.4.1 Perancangan Proses Setiap actor dalam sistem diasosiakan dengan use case yang ada. Satu atau lebih dapat muncul pada use case yang sama. 3.4.1.1 Aktor Aktor menggambarkan pengguna software aplikasi (user). Aktor membantu memberikan suatu gambaran jelas tentang apa yang akan dikerjakan software aplikasi. Pihak-pihak yang terlibat tersebut dibedakan dalam user yang membatasi hak akses antara satu level dengan level yang lain. 3.4.1.2 Use case diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. 3.4.1.3 Sequence Diagram Sequence Diagram admin, guru, dan siswa. 3.4.1.4 Class Diagram Kelas (class) adalah definisi umum untuk himpunan objek sejenis. Kelas menetapkan spesifikasi perilaku dan atribut objek-objek tersebut. Objek adalah contoh dari sebuah kelas. Class diagram menggambarkan struktur statis class didalam sistem. Class merepresentasikan sesuatu yang ditangani oleh sistem. 3.4.2 Perancangan Basis Data 3.4.2.1 Relasi Antar Tabel
Gambar Relasi Antar Tabel
3.4.2.2 Rancangan Struktur Tabel Perancangan struktur tabel yang dimaksud adalah rancangan struktur tabel yang akan digunakan. 3.4.3 Rancangan Interface Perancangan antarmuka yang dimaksud adalah rancangan desain antarmuka untuk admin, guru, dan siswa. 4. Implementasi 4.1 Pengertian Implementasi Implementasi merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru yang telah dibuat atau dikembangkan sebelumnya, dimana pada tahapan ini proses pengoperasian sistem yang baru tersebut dilakukan secara menyeluruh untuk menggantikan sistem yang lama. Dengan implementasi ini diharapkan sistem baru yang telah dikembangkan berjalan sesuai dengan harapan. Tahapan implementasi sistem ini meliputi beberapa kegiatan antara lain adalah melakukan ujicoba sistem, melakukan ujicoba program, penjelasan manual program serta pemeliharaan sistem. 4.1.1 Implementasi Database Pembuatan database meliputi penentuan tipe data pada masing-masing field sekaligus pembuatanya. Dalam membangun web akademik MA WALISONGO KAYEN ini penulis menggunakan MySQL dalam pembuatan databasenya. 4.1.2 Implementasi Program Dalam implementasi program berisikan potongan script validasi, insert data, update data dan hapus data. 4.2 Uji Coba Sistem Ujicoba terhadap sistem dilakukan biasanya setelah pengetesan program. Ujicoba sistem dilakukan untuk memeriksa dan memastikan bahwa komponen-komponen program atau tiap-tiap modul program yang telah dibuat sudah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Ujicoba sistem termasuk dalam pengetesan program secara menyeluruh. Pada pengetesan program yang sebelumnya telah dilakukan, masingmasing komponen atau modul berjalan dengan benar. Namun hal ini bukan berarti komponen atau modul program tersebut dapat berjalan dengan sempurna dengan program yang lainnya atau dengan modul-modul yang lain ketika modul tersebut diintegrasikan untuk menjadi satu kesatuan sistem yang utuh. Kumpulan dari beberapa program atau modul yang telah diintegrasikan perlu dilakukan tes kembali untuk mengetahui apakah program dapat menerima input data dengan baik dan memprosesnya dengan baik pula. 1. Uji Coba White Box Testing Ujicoba white box testing merupakan metode perancangan procedural untuk mendapatkan test case. Dengan menggunakan metode pengujian white box testing perekayasa sistem dapat melakukan test case yang memberikan jaminan bahwa semua jalur independent pada suatu modul telah digunakan paling tidak satu kali. 2. Uji Coba Black Box Testing Black box testing adalah pengujian spesifikasi yaitu menguji suatu fungsi atau modul apakah dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau belum. Pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak.
4.3 Implementasi Interface Dalam implementasi interface berisikan hasil print screen aplikasi web akademik MA WALISONGO KAYEN. 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pada bab-bab terdahulu dan hasil rancangan serta implementasi aplikasi sistem informasi akademik MA Walisongo Kayen, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1) Dengan adanya sistem informasi akademik berbasis web ini, bisa membantu guru, siswa atau siswi MA Walisongo Kayen dalam mendapatkan informasi akademik lebih mudah. Seperti informasi jadwal mata pelajaran, informasi nilai mulai dari kelas X sampai kelas terakhir, dan juga informasi raport yang bisa dilihat kapanpun dan dimanapun selama ada akses internet. 2) Untuk merancang sistem informasi akademik MA Walisongo Kayen diperlukan beberapa tahap seperti : a. Identify, yaitu menidentifikasi masalah, b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada, c. Analyze, yaitu menganalisis sistem dan d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. Kekurangan sistem a. Belum adanya pengaturan secara otomatis status tahun ajaran, sehingga untuk merubah status tahun ajaran yang aktif admin harus merubahnya secara manual. b. Input nilai hanya untuk wali kelas dan admin, dan nilai itu adalah nilai akhir siswa atau siswi setiap semester. c. Masih kurangnya validasi input data, seperti input data siswa, guru, dan mata pelajaran. d. Belum adanya fasilitas untuk pengguna biasa. 5.2 Saran Beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk proses pelaksanaan dan pengembangan aplikasi sistem informasi akademik ini adalah : 1) Fitur untuk upload nilai hanya diberikan kepada wali kelas, dan itu merupakan nilai akhir ditiap semester karena belum adanya proses hitung-hitungan nilai harian, ulangan atau ujian semester. 2) Bagi yang ingin mengembangkan sistem informasi akademik MA Walisongo Kayen, sistem belum dapat melakukan olah data pembayaran spp, perhitungan nilai sesuai dengan guru-masing-masing mata pelajaran.
DAFTAR PUSTAKA Arief, M.Rudyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MYSQL (Edisi pertama). Yogyakarta : Andi. Aziz, Farid, M. 2001. Pemrograman PHP 4 Bagi Web Programmer. Jakarta : Elex Media Komputindo. Jerry FitzGerald, dkk. 1981. Fundamentals of System Analysis (edisi kedua). New York : John Willey & Sons. Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. 2005. Analisis & Desain Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis (edisi ketiga). Yogyakarta. Richard F. Neuschel. 1960. Managemen by System (edisi kedua). New York: McGrawHill. Wahana Komputer. 2005. Pengembangan Web di Linux dengan Apache, Mysql dan Php. Jakarta : Salemba Infotek.
