AGENDA. Vergadering : Algemeen Bestuur Datum : 2 september 2013 Tijd : 11:00 12:30 uur Locatie : Burg. van Lidth de Jeudelaan 3, 4001 VK, Tiel

Vergadering Datum Tijd Locatie

: : : :

Algemeen Bestuur 2 september 2013 11:00 – 12:30 uur Burg. van Lidth de Jeudelaan 3, 4001 VK, Tiel

AGENDA Punt 01

Omschrijving Opening en vaststellen agenda.

Advies Vaststellen agenda.

02

Besluitenlijst vergadering 27 juni 2013.

Vaststellen.

03

Ingekomen post en mededelingen.

04

Nagekomen zienswijzen op begroting 2014.

05

Bestuursrapportage

06

Verzoek toetreden Neerijnen voor wat betreft bouwen RO-taken Terugkoppeling gespreksronde directeur met AB-leden

 Instemmen met voorgestelde wijze van afhandeling van de ingekomen post.  Kennis nemen van de ter vergadering ingebrachte mededelingen Kennis nemen van de nagekomen zienswijzen op de ontwerpbegroting 2014 en de reactie van het Dagelijks Bestuur daarop.  De Bestuursrapportage 2013 vast te stellen.  In te stemmen met de geactualiseerde begroting 2013 en 2014. Bespreken.

07 08

Rondvraag en sluiting.

Besluit (cf of anders:)

Kennis nemen presentatie directeur m.b.t. de resultaten van de gespreksronde met de AB-leden. -

Pagina 1 van 1

Vergadering Datum Agendapunt Onderwerp

Aanwezig : Afwezig

Algemeen Bestuur 2 september 2013 02 Besluitenlijst vergadering d.d. 27 juni 2013

Dhr. Zondag (Zaltbommel, voorzitter), dhr. van Alfen (Buren), dhr. Stegeman (Culemborg), dhr. van Meygaarden (Geldermalsen), dhr. Bel (Lingewaal), dhr. Smits (Maasdriel), dhr. Verspuij (Tiel), dhr. Steenkamp (West Maas en Waal), dhr. Schipper (ODR, secretaris), dhr. Weijers (ODR, notulen) dhr. van Dijk (Provincie), dhr. Veerhoek (Neder Betuwe), dhr. Kool (Neerijnen),

Punt 01

Omschrijving Opening en vaststellen agenda.

Advies Vaststellen agenda.

02

Besluitenlijst vergadering 22 april 2013. Ingekomen post en mededelingen.

Vaststellen.

04

Stukken ter kennisname. a) Statenbrief evaluatie provinciale regie vorming omgevingsdiensten. b) Nieuwsbrief mei CBGO

Kennis nemen.

05

Begroting 2014.

 Kennis te nemen van de ingebrachte zienswijzen op de ontwerpbegroting en de

03

1

:

: : : :

 Instemmen met voorgestelde wijze van afhandeling van de ingekomen post.  Kennis nemen van de ter vergadering ingebrachte mededelingen1

Besluit (cf of anders:) De vz. opent de vergadering en meldt de afwezigen. Dhr. Bel komt wat later. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Het AB stelt de besluitenlijst van haar vergadering van 22 april 2013 ongewijzigd vast.  Het AB neemt kennis van de brief van het Ministerie van BZK betreffende het verzoek om financiële voortgangsrapportages m.b.t. de begroting 2013 en stemt in met de voorgestelde wijze van afhandeling.  De secretaris licht de ter vergadering uitgereikte mededelingen toe. T.a.v. het punt zelfevaluatie constateert dhr. Stegeman dat de criteria strikt uitgaan van opleidingsniveau en geen rekening houden met ervarings- en denkniveau. De overige AB-leden concluderen met hem dat bij de zelfevaluatie en het opstellen van het verbeterplan als insteek gehanteerd zou moeten worden dat ook ervaringscertificaten geldig zijn. Dhr. Smits pleit er voor om in het verbeterplan ook een relatie te leggen naar de afgesproken 5% taakstelling uit het bedrijfsplan die ten goede dient te komen aan kwaliteitsverbetering. De secretaris zegt dit toe. Het AB neemt kennis van de Statenbrief en de nieuwsbrief van het CBGO. M.b.t. de financiële paragraaf uit de Statenbrief vraagt dhr. Smits om een nadere toelichting. De secretaris geeft aan dat de reguliere stelseltaken, zoals b.v. de taak ketentoezicht die de ODR voor het stelsel verzorgt, opgenomen zijn in de begrotingen van de OD’s. Daarnaast stelt de provincie éénmalig €350.000,- ter beschikking voor uitbouw van het stelsel, b.v. voor de ontwikkeling van gezamenlijk P&O beleid. €3 miljoen stelt de provincie eenmalig beschikbaar voor een gezamenlijke ICT-structuur. Daarvan krijgt de ODR vooruitlopend op de verdere vormgeving €100.000,- voor haar rol bij de ICT-ontwikkeling. De secretaris licht de ter vergadering uitgereikte reactie van het DB op de ingebrachte zienswijzen toe.

Ter vergadering uitgereikt en als bijlage bij dit verslag gevoegd.

Pagina 1 van 8

reactie van het Dagelijks Bestuur daarop2.  Ten opzicht van de ontwerpbegroting de bijdrage van de gemeente Geldermalsen en de totale lasten van de programma’s voor 2014 en verder in de begroting 2014 neerwaarts bij te stellen met een bedrag van € 26.108,-.  De begroting Omgevingsdienst Rivierenland 2014, met inbegrip van de wijziging genoemd onder 2, vast te stellen overeenkomstig de ontwerpbegroting.

2

06

Diverse (door het CBGO aangedragen) arbeidsvoorwaardenregelingen.

07

Diverse (door het CBGO aangedragen) personele regelingen.

 De volgende arbeidsvoorwaardenregelingen in de volgorde waarop zij hieronder staan vast te stellen: 1) Het Gelders Sociaal Plan (versie 2.0 d.d. 31 oktober 2012) inclusief de allonge GSP (versie d.d. 7 februari 2013). 2) De CAR/UWO voor de Omgevingsdienst Rivierenland. 3) De Regeling Algemene dienst Omgevingsdienst Rivierenland. 4) Besluit technische wijzigingen CARUWO.  In te stemmen met het voorstel van het CBGO om voor wat betreft de Fiscale regeling woon-werkverkeer aan te sluiten bij de regeling van de gastheergemeente (Zaltbommel). De volgende personele regelingen, onder voorbehoud van instemming van de ondernemingsraad ODR, vast te stellen: 1. Gedragscode voor ambtenaren bij de Omgevingsdienst Rivierenland. 2. Regeling melding vermoeden misstand Omgevingsdienst Rivierenland. 3. Klachtenregeling ongewenst gedrag van de Omgevingsdienst Rivierenland.

Het bevreemd dhr. Stegeman dat er geen zienswijze van Culemborg is binnengekomen. Hij zal dit intern nagaan. De secretaris geeft aan dat ambtelijk is aangegeven dat er geen reactie zou komen. Zowel van de zijde van de gemeente Maasdriel als van de gemeente Buren komt nog een brief met een aantal inhoudelijke opmerkingen. Afgesproken wordt dat in het volgende AB het DB een reactie zal geven op deze nagekomen zienswijzen. Dhr. Bel pleit ervoor kritisch te blijven t.a.v. de begroting ondanks de tijdsdruk van het Ministerie voor indiening. Keerzijde daarvan is dat gemeenten opgeroepen moeten worden zich te houden aan de gestelde data voor inbreng van hun zienswijze. Het AB stelt de Programmabegroting Omgevingsdienst Rivierenland 2014 vast met in acht name van het voorstel van het DB om de onterecht opgenomen bijdrage van €26.108,- voor de gemeente Geldermalsen te corrigeren in de eerstvolgende bestuursrapportage.  Het AB stelt achtereenvolgens volgende arbeidsvoorwaardenregelingen vast: 1) Het Gelders Sociaal Plan (versie 2.0 d.d. 31 oktober 2012) inclusief de allonge GSP (versie d.d. 7 februari 2013). 2) De CAR/UWO voor de Omgevingsdienst Rivierenland. 3) De Regeling Algemene dienst Omgevingsdienst Rivierenland. 4) Besluit technische wijzigingen CAR-UWO.  Het AB stemt in met het voorstel van het CBGO om voor wat betreft de Fiscale regeling woon-werkverkeer aan te sluiten bij de regeling van de gastheergemeente (Zaltbommel).

In relatie tot het in het advies opgenomen voorbehoud van instemming van de OR meldt de secretaris dat deze instemming er inmiddels is. De vz. concludeert dat het voorbehoud daarmee kan vervallen. Het AB stelt daarop de volgende personele regelingen vast: 1. Gedragscode voor ambtenaren bij de Omgevingsdienst Rivierenland. 2. Regeling melding vermoeden misstand Omgevingsdienst Rivierenland. 3. Klachtenregeling ongewenst gedrag van de Omgevingsdienst Rivierenland. N.a.v.: Dhr. Smits pleit er voor zo spoedig mogelijk het personeel de ambtseed af te laten leggen. De secretaris geeft aan dat dit voor eind dit jaar op de planning staat.

Een samenvattend overzicht van de ingebrachte zienswijzen en de reactie van het Dagelijks Bestuur is ter vergadering uitgereikt en als bijlage bij dit verslag gevoegd.

Pagina 2 van 8

08

Vakantie- en verlofregeling.

09

Instellen Centraal Georganiseerd Overleg.

10

Archiefverordening.

11

Huisvesting ODR.

De “Vakantie- en verlofregeling Omgevingsdienst Rivierenland 2013” vast te stellen.  In te stemmen met het instellen van een Centraal Georganiseerd Overleg (CGO) voor de omgevingsdiensten in Gelderland  Mevrouw J.G. Kunst, de heer R. de Vries en de heer J. Markink, te benoemen tot lid van het CGO.  Deze leden de bevoegdheden te geven om een regeling CGO op te stellen en om in overleg te treden met de leden van de vakorganisaties over alle aangelegenheden van algemeen belang voor de rechtstoestand van de ambtenaren met inbegrip van de algemene regels volgens welke de werkgevers het personeelsbeleid voeren. De “Archiefverordening Omgevingsdienst Rivierenland 2013” vast te stellen.

 Kennis te nemen van het programma van eisen huisvesting.  Een krediet van € 295.000,- beschikbaar te stellen voor de inrichting van het ODR gebouw. Dekking van deze kosten vindt plaats op basis van de beschikbare budgetten in de ODR begroting.  In te stemmen met het starten van de aanbestedingsprocedure voor werkplekken, vergaderplekken en overige inrichting (‘specials’)

Het AB stelt de “Vakantie- en verlofregeling Omgevingsdienst Rivierenland 2013” vast. Het AB besluit:  In te stemmen met het instellen van een Centraal Georganiseerd Overleg (CGO) voor de omgevingsdiensten in Gelderland  Mevrouw J.G. Kunst, de heer R. de Vries en de heer J. Markink, te benoemen tot lid van het CGO.  Deze leden de bevoegdheden te geven om een regeling CGO op te stellen en om in overleg te treden met de leden van de vakorganisaties over alle aangelegenheden van algemeen belang voor de rechtstoestand van de ambtenaren met inbegrip van de algemene regels volgens welke de werkgevers het personeelsbeleid voeren.

Dhr. van Alfen wijst er op dat er nog een aantal tekstuele onvolkomenheden in de tekst zitten. Verder vraagt hij zich af of er geen regels opgesteld zouden moeten worden t.a.v. digitale duurzaamheid en of de beschikbaarheid van dossiers van gemeenten er niet in opgenomen zou moeten worden. Ten slotte vraagt hij of het Besluit informatiebeheer er al is. De secretaris geeft aan dat de beschikbaarheid van dossiers onderdeel uitmaakt van de DVO’s/werkprogramma’s. Verder stelde op 17 juni het DB het Besluit informatiebeheer vast (onder voorbehoud vaststelling Archiefverordening door AB). Hij zegt toe dit besluit beschikbaar te stellen aan de ambtelijk opdrachtgevers. Dhr. Bel vraagt of voor Lingewaal een archiefbewaarplaats in Gorinchem mogelijk is. De secretaris antwoordt ontkennend. Dhr. van Meijgaarden geeft aan een aantal opmerkingen van technische aard te hebben. Hij zal deze mailen. Met de opdracht aan de secretaris om de onvolkomenheden in de tekst aan te passen stelt het AB de “Archiefverordening Omgevingsdienst Rivierenland 2013” vast. N.a.v. de vraag van dhr. Stegeman over het mogelijk gebundeld inkopen van deze diensten geeft de secretaris aan dat het inkoopbureau van Regio Rivierenland de aanbesteding begeleidt. Mochten er mogelijkheden van schaalvoordelen zijn, dan worden deze meegenomen. Met het inkoopbureau is goede expertise ingehuurd om het proces optimaal te begeleiden. Dhr. Bel vraagt of met dit voorstel de discussie in regio-verband volledig afgerond is. De vz. kan dit niet beamen nog ontkennen. Zolang echter binnen het taakstellend budget gebleven wordt kan de ODR op een constructieve manier verder. Het AB besluit: Pagina 3 van 8

12

Aanbesteding accountant.

 In te stemmen met het opvragen van offerte bij de volgende accountantskantoren: - Baker Tilly Berk;  Deloitte.  Het Programma van Eisen aanbesteding accountant vast te stellen.

13

Rondvraag en sluiting.

-

 Kennis te nemen van het programma van eisen huisvesting.  Een krediet van € 295.000,- beschikbaar te stellen voor de inrichting van het ODR gebouw op basis van de beschikbare budgetten in de ODR begroting.  In te stemmen met het starten van de aanbestedingsprocedure voor werkplekken, vergaderplekken en overige inrichting (‘specials’) Dhr. Stegeman informeert naar de argumenten voor de keuze van de gepresenteerde bureaus. Waarom zijn geen regionale bureaus betrokken? De secretaris antwoordt dat dit bureaus zijn die naar voren kwamen bij de gezamenlijke aanbesteding in regio-verband. Daarnaast speelt een rol dat het voordelen biedt dat de accountant dezelfde is als die van het cluster Zaltbommel/Maasdriel omdat dit cluster de financiële ondersteuning aan de ODR biedt. Dhr. Van Alfen informeert of de ODR een inkoopbeleid heeft. De secretaris geeft aan dat dit komend najaar opgesteld wordt. Op dit moment is er dus nog geen beleid. Hij zegt toe dit ter besluitvorming aan het AB voor te leggen. Dhr. Van Alfen geeft verder aan dat het de wens van de gemeente Buren is om ook de interim-rapportages aan de AB leden beschikbaar te stellen. Daarnaast gaat hij er van uit dat het AB invloed heeft op de onderzoekspunten voor de te benoemen accountant. Het AB besluit:  In te stemmen met het opvragen van offerte bij de volgende accountantskantoren: - Baker Tilly Berk;  Deloitte.  Het Programma van Eisen aanbesteding accountant vast te stellen. Daarnaast wijst het AB de heren van Alfen en Zondag aan om namens het AB zitting te nemen in de commissie die de offertes van de bureaus zal beoordelen. Dhr. Weijers meldt dat het vergaderschema voor het 2e semester 2013 in afstemming met de bestuurssecretariaten is aangepast. Het schema wordt uitgedeeld. Dhr. Bel informeert of bij de gesprekken die de secretaris met de bestuurders voert ook ambtenaren aanwezig mogen zijn. De secretaris geeft aan dit prima is. Dhr. van Alfen complimenteert de ODR met de mogelijkheid om de vergaderstukken als één bestand via de website van de ODR te downloaden. Verder vraagt hij of het mogelijk is een samenvattend overzicht op te stellen van de resultaten van de gesprekken tussen de secretaris en de bestuurders. De secretaris zegt toe dit in de vorm van een presentatie in het komende AB te doen. De vz. sluit de vergadering

Pagina 4 van 8

Mededelingen voor het Algemeen Bestuur van 27 juni 2013 Vervanging Op grond van artikel 18.2 uit de Gemeenschappelijke regeling heeft het Dagelijks Bestuur de vervanging geregeld van de directeur/secretaris bij zijn afwezigheid. De regeling ziet er als volgt uit: Vervanging directeur/secretaris 1e vervanger

Remco Dijkstra

2e vervanger

Mark-Jan Katz

3e vervanger

Jan de Leeuw

Vervanging afdelingshoofden 1e vervanger

2e vervanger

3e vervanger

Mark-Jan Katz

Remco Dijkstra

Jan de Leeuw

Anne Schipper

Jan de Leeuw

Mark-Jan Katz

Remco Dijkstra

Anne Schipper

Remco Dijkstra

Jan de Leeuw

Mark-Jan Katz

Anne Schipper

Uitgangspunt bij vervanging afdelingen en clusters 1. Vervanging gebeurt in eerste instantie horizontaal. 2. Mocht dit niet lukken dan neemt het afdelingshoofd als vervanger waar.

De regeling is in eerste instantie geldig voor de duur van een jaar. Rampenbestrijding en piketdienst Er is gewerkt aan de regeling voor rampenbestrijding en piketdienst. Het is de bedoeling dat de ODR voor de rampenbestrijding drie hoofden gaat leveren voor het actiecentrum milieu. Daarnaast leveren we voor het actiecentrum bouw twee hoofden. Met de milieu-gemeenten wordt nog afgestemd of zij ook wensen dat de ODR dit voor hen gaat invullen. In samenwerking met de veiligheidsregio wordt dit thema verder uitgewerkt. Inmiddels is hierover meerdere keren gesproken. Het is de bedoeling om dit najaar ook te gaan werken aan verdere scholing van de hoofden van de actiecentra. Dit wordt door de veiligheidsregio gefaciliteerd. De piketdienst draait sinds 1 april. Dit verloopt goed. Er is een 8 tal medewerkers betrokken bij de invulling van deze taak. Met alle deelnemers maken we afspraken over de kosten van de piketdienst. Het gaat dan niet om het personeel maar om de afwikkeling van de feitelijke incidenten (bv. verwijderen olie etc.). Zelfevaluatie kwaliteitscriteria 2.1 Net als alle deelnemers heeft ook de ODR meegedraaid in de zelfevaluatie. De zelfevaluatie is een onderzoek van het ministerie n.a.v. de kwaliteitscriteria 2.1. De zelfevaluatie laat zien dat we als ODR nog het nodige werk te verrichten hebben. Op dit moment is lang niet alles op orde. M.n. kennis en ervaring zijn grote issues.

Pagina 5 van 8

Het is de bedoeling om de evaluatie aan het eind van de zomer te presenteren en aan te bieden met een verbeterplan. Het verbeterplan is een middel om uiterlijk 1 januari 2015 te voldoen aan de normen. Alle deelnemers hebben de verplichting deze actie op te pakken. De zelfevaluatie is verplicht voor de taakvelden milieu, bouwen en een deel RO. Overgang per 3 juni Met ingang van 3 juni zijn we gestart met ons nieuwe ICT systeem. Alle medewerkers zijn gestart met het werken in één systeem. De werkwijze is daarbij voor iedereen gelijk. Alle nieuwe zaken worden in het nieuwe systeem afgehandeld. Oude zaken worden – voor zover dit efficiënt is – nog afgehandeld in de oude systemen. Het betreft een grote operatie. De verwachting is aanwezig dat we hiervoor enkele maanden nodig hebben om alles goed te laten werken. Tot die tijd is er meer risico op het ontstaan van kleine issues etc. Met deze start zijn de meeste medewerkers nu ook daadwerkelijk gehuisvest in het gebouw van de ODR. Het aantal werkplekken bij de gemeenten is sinds 3 juni teruggebracht tot 1/3 van het oorspronkelijke aantal. In de zomer willen we ook de overige werkplekken gaan terugbrengen. Aandachtspunten uitvoering Inmiddels is er een beter beeld van de uitvoering van de taken bij alle deelnemers en de wijze waarop de overdracht heeft plaatsgevonden. Het beeld daarbij is divers. De komende periode wordt gebruikt om dit met de deelnemers af te stemmen

Pagina 6 van 8

Samenvatting ingebrachte zienswijzen m.b.t. ontwerpbegroting 2014 ODR en reactie Dagelijks Bestuur

Gemeente / Provincie

Datum ontvangst

Buren

Geen reactie ontvangen Geen reactie ontvangen 29-05-2013 Voorlopige zienswijze ingediend door College: 1. Cijfers ontwerp begroting 2014 nog steeds gebaseerd op aannamen aangehouden bij het samenstellen begroting 2013. Verwachten dat in eerstvolgende bestuursrapportage onduidelijkheden in ontwerp begroting 2014 worden weggewerkt. 2. Verwachten ook dat de nog steeds ten onrechte gehanteerde te hoge bijdrage van Geldermalsen aan DVO diensten van Regio Rivierenland van € 26.108,- wordt gecorrigeerd. 3. Nog steeds onduidelijkheid over overheadproblematiek en compensatie daarvan door clusters. Destijds afgesproken zou budgettair neutraal plaatsvinden, op dit moment uitkomst daarvan nog niet duidelijk. 4. Gaan er vanuit dat structurele toename van gemeentelijke bijdrage voor overname ondersteunend personeel van Regio Rivierenland al is verwerkt in bedrijfsplan ODR en hier ten onrechte nog een keer is opgevoerd. (Noot: Begroting staat op agenda Raad van 2 juli) 06-06-2013 1. Stemt in met begroting 2014 2. Begroting moet als taakstellend beschouwd worden 3. Mee/tegenvallers rapporteren in bestuursrapportages 4. Tegenvallers opvangen binnen begroting 5. Raad van mening dat ODR geen eigen weerstandsvermogen zou moeten opbouwen. Toevoeging evt. overschot aan reserve tot maximum bepaalde in GR Geen reactie ontvangen Geen reactie ontvangen 12-06-2013 Raad heeft besloten geen zienswijze in te dienen.

Culemborg Geldermalsen

Lingewaal

Maasdriel Neder-Betuwe Neerijnen Tiel

Zienswijzen Raden/Provinciale Staten

Reactie Dagelijks Bestuur

1. Het is de bedoeling om bij de bestuursrapportage alle onduidelijkheden – voor zover dit mogelijk is – weg te werken. 2. De bijdrage is nog ten onrechte opgenomen. Dit wordt gecorrigeerd in de bestuursrapportage. 3. De compensatie van de overhead heeft grotendeels plaatsgevonden via de verdeling van de taken over de clusters. Bovendien zijn bij de werving en selectie van de managementfuncties en de adviesfuncties 6 van de 8 functies ingevuld met kandidaten uit de regio. 4. De toename is een aanpassing die na de eerste besluitvorming van de Regio over het bedrijfsplan heeft plaatsgevonden. Er is dus sprake van een aanvulling in het aantal fte dat is overgekomen van Regio Rivierenland.

1. Voorgesteld wordt om de zienswijze van de gemeente Lingewaal te betrekken bij de behandeling van de bestuursrapportage en jaarrekening. 2. Mocht er bij de jaarrekening sprake zijn van een overschot, dan wordt hierover afzonderlijk besluitvorming gevraagd van het Algemeen Bestuur. De kaders die zijn vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling worden hierbij gehanteerd.

Voor kennisgeving aannemen.

Geen reactie ontvangen Pagina 7 van 8


Datum ontvangst



West Maas en Waal Zaltbommel

16-06-2013 Stemt in met de begroting 2014


07-06-2013 Stemt in met de begroting 2014.


Provincie Gelderland

31-05-2013 Voor kennisgeving aangenomen.


Versiedatum: 17 juni 2013

Pagina 8 van 8


Nr.

: : : :

Algemeen Bestuur 2 september 2013 03 Ingekomen post

Datum Afzender ontvangst 13-003 14-06-2013 Gemeente West Maas en Waal

Onderwerp

Afhandeling

Vervanging i.v.m. ziekte

Voor kennisgeving aannemen

Bijlage a

13-004

Investeringsimpuls stelsel – Toekenning € 100.000,- voor implementatie VTH-systeem

Voor kennisgeving aannemen

b

05-07-2013 Provincie Gelderland

Pagina 1 van 1

René Weijers Van: Verzonden: Aan: CC: Onderwerp:

Roland Starre, van der dinsdag 20 augustus 2013 8:34 René Weijers Sander Alfen, van Zienswijze raad Buren op begroting 2014 ODR

Hallo René, Hiermee stuur ik je de zienswijze zoals de raad die heeft vastgesteld naar aanleiding van de begroting van de ODR. Begroting 2014 Begroting ziet er goed uit en voldoet waar het gaat om toegepaste loon- en prijsstijgingen aan de gemaakte afspraken bij de begroting 2013. In de begroting 2014 is rekening gehouden met de efficiency taakstelling op de primaire taken. In vijf jaar tijd loopt deze met 1% per jaar op naar 5%. Enige kanttekeningen: 1. In de begroting ODR is rekening gehouden met een raming van 3% van de loonsom voor: reiskosten woon/werk, dlenstreizen, abonnementen en verzekeringen. Wanneer dit budget, met name voor reiskosten woon/ werk niet toereikend is, zit hier nog een risico voor de latende organisatie. De omvang van dit risico is op dit moment niet vast te stellen. 2. De in de programma's Vergunningverlening, Toezicht en handhaving en Advisering opgenomen speerpunten en prestatie-indicatoren zijn niet te beoordelen. Niet duidelijk is wie deze rol nu heeft na de overgang van V&H naar de ODR. Aanpassingen: 1. Het besluit tot vaststelling begroting, punt 2 wordt als volgt aangepast: "De meerjarenbegroting voor de jaren 2015 - 2017 voor kennisgeving aan te nemen". 2. Tabel lasten programma's , biz, 17. De in deze tabel opgenomen percentages kloppen niet. De tabel wordt aangepast. 3. Paragraaf weerstandsvermogen, biz. 19, punt g. De tekst van dit onderdeel wordt aangescherpt. 4. Het overzicht bijdrage per deelnemer, biz, 25, is gebaseerd op het vastgestelde bedrijfsplan en de daarin opgenomen formatie per gemeente. De formatie die Buren per 1-4-2013 inbrengt is gewijzigd, waardoor de bijdrage aan de ODR ook wijzigt,

De raad heeft dit advies overgenomen na toevoeging van 2 punten: 5. de in de programma’s vergunning verlening en handhaving en advisering opgenomen speerpunten en prestatieindicatoren moeten te beoordelen zijn door ze Smart te maken

6. de efficiëntie taakstelling op de primaire taken moet sneller verlopen dan 1 procent per jaar. Met vriendelijke groet, Roland van der Starre ******************************************************************************* Elke e-mail die de gemeente Buren ontvangt wordt vertrouwelijk behandeld. Het is echter niet helemaal uit te sluiten dat een e-mail door derden ingezien wordt. De gemeente Buren kan in geen enkel geval hiervoor aansprakelijk worden gesteld. Informatie over de gebruiksvoorwaarden die van toepassing zijn op het e-mailverkeer van en met de gemeente Buren vindt u op onze website.

1

De gemeente Buren zet zich in voor een schonere wereld en een leefbaar klimaat. Wij vragen u dan ook aan het milieu te denken, voordat u besluit deze e-mail te printen. *****************************************************************************

2

Ill

gemeente T i e I Achterweg 2, 4001 MV Tiel Postbus 6325, 4000 HH Tiel

113 007273 113.007273

Telefoon: (0344)63 71 11

Aan het Dagelijks Bestuur Omgevingsdienst Rivierenland Postbus 137 4000 A C TIEL

Tiel : Kenmerk onderwerp

: :

16 mei

•

Telefax:

(0344) 63 72 99

E-mail:

[email protected]

Internet: www.tiel.nl Doorkiesnummer: (0344) 637243

ONTVANGEN OP

2013

BM/H. Bergsma Reactie gemeente Tiel ontwerp-begroting ODR 2014

-1

JULI 2013 ODR

Geacht bestuur, Wij hebben uw ontwerp-beg roting 2014 in goede orde ontvangen. Wij kunnen na consultatie van de gemeenteraad instemmen met deze begroting en wachten de besluitvorming in uw Algemeen Bestuur met belangstelling af. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgeme 7

J. Beenakke

Nr. 5c, Afdeling BMM

De raad van de gemeente Tiel, overwegende dat gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders gehoord het advies van de commissie bestuur d.d. 30 mei 2013 gelet op besluit: 1. in te stemmen met de ontwerp-programmabegroting 2014 van de Omgevingsdienst Rivierenland (ODR); 2. bijgevoegde concept-brief na behandeling in uw gemeenteraad aan het DB van Omgevingsdienst Rivierenland (ODR) te versturen. Aldus besloten in de openbare vergadering van 19 juni 2013 de voorzitt de griffier,

1

Voor nadere (technische) informatie kunt u zich wenden tot: de heer/mevrouw: H. Bergsma emailadres: [email protected] telefoonnummer: 0344637243 0 5 c - raadsbesluit - 19 juni 2013

Regio

(£e-**vec~v4e

a a n :

datum:

2^

~o£~

to\Z

hierbij wordt u toegezonden

Omgevingsdienst Rivierenland Postbus 6267 4000 HG TIEL

Met vrk riendelijke groet,

o

ter informatie

o

volgens afspraak

o

op verzoek van

o

op uw verzoek d.d.

O

graag commentaar voor d.d.

Hc^U (\xdj*<~\

J.S. de Jongplein 2 - Postbus 137 - 4000 AC Tiel t. (0344) 63 85 55 - f. (0344) 63 85 00 [email protected] - www.regiorivierenland.nl een samenwerkingsverband

van de gemeenten:

Buren, Culemborg,

Celdermalsen,

Lingewaal,

Maasdriel.

Neder-Betuwe,

Neerijnen,

Tiel, West Maas en Waal en

Zaltbommel

Samenvatting ingebrachte zienswijzen m.b.t. ontwerpbegroting 2014 ODR en reactie Dagelijks Bestuur (cursief: reacties binnengekomen na behandeling begroting in AB op 27 juni 2013)


Datum ontvangst

Buren

20-08-2013 Aanpassingen: 1. Het besluit tot vaststelling begroting, punt 2 wordt als volgt aangepast: "De meerjarenbegroting voor de jaren 2015 2017 voor kennisgeving aan te nemen". 2. Tabel lasten programma's , blz. 17. De in deze tabel opgenomen percentages kloppen niet. De tabel wordt aangepast. 3. Paragraaf weerstandsvermogen, blz. 19, punt g. De tekst van dit onderdeel wordt aangescherpt. 4. Het overzicht bijdrage per deelnemer, blz. 25, is gebaseerd op het vastgestelde bedrijfsplan en de daarin opgenomen formatie per gemeente. De formatie die Buren per 1-4-2013 inbrengt is gewijzigd, waardoor de bijdrage aan de ODR ook wijzigt, De raad heeft dit advies overgenomen na toevoeging van 2 punten: 5. De in de programma’s vergunning verlening en handhaving en advisering opgenomen speerpunten en prestatieindicatoren moeten te beoordelen zijn door ze Smart te maken 6. De efficiëntie taakstelling op de primaire taken moet sneller verlopen dan 1 procent per jaar. Geen reactie ontvangen 29-05-2013 Voorlopige zienswijze ingediend door College: 1. Cijfers ontwerp begroting 2014 nog steeds gebaseerd op aannamen aangehouden bij het samenstellen begroting 2013. Verwachten dat in eerstvolgende bestuursrapportage onduidelijkheden in ontwerp begroting 2014 worden weggewerkt. 2. Verwachten ook dat de nog steeds ten onrechte gehanteerde te hoge bijdrage van Geldermalsen aan DVO diensten van Regio Rivierenland van € 26.108,- wordt gecorrigeerd. 3. Nog steeds onduidelijkheid over overheadproblematiek en compensatie daarvan door clusters. Destijds afgesproken zou budgettair neutraal plaatsvinden, op dit moment uitkomst

Culemborg Geldermalsen


Reactie Dagelijks Bestuur 1. Akkoord. 2. Gevraag om nadere uitleg reactie. 3. Gevraag om nadere uitleg reactie. 4. Akkoord. Is in bestuursrapportage aangepast. 5. Punt wordt onderschreven. Is toekomstige doelstelling. 6. Dit punt wordt bij de eerstvolgende begrotingsbehandeling meegenomen. De taakstelling is in de aanloop naar de ODR uitgebreid besproken. Afspraak was 1%/jaar over een periode van 5 jaar.

1. Het is de bedoeling om bij de bestuursrapportage alle onduidelijkheden – voor zover dit mogelijk is – weg te werken. 2. De bijdrage is nog ten onrechte opgenomen. Dit wordt gecorrigeerd in de bestuursrapportage. 3. De compensatie van de overhead heeft grotendeels plaatsgevonden via de verdeling van de taken over de clusters. Bovendien zijn bij de werving en selectie van de managementfuncties en de adviesfuncties 6 van de 8 functies ingevuld met kandidaten uit de regio. 4. De toename is een aanpassing die na de eerste besluitvorming van de Regio over het bedrijfsplan heeft plaatsgevonden. Er is dus Pagina 1 van 2


Datum ontvangst



Neerijnen

daarvan nog niet duidelijk. 4. Gaan er vanuit dat structurele toename van gemeentelijke bijdrage voor overname ondersteunend personeel van Regio Rivierenland al is verwerkt in bedrijfsplan ODR en hier ten onrechte nog een keer is opgevoerd. (Noot: Begroting staat op agenda Raad van 2 juli) 06-06-2013 1. Stemt in met begroting 2014 2. Begroting moet als taakstellend beschouwd worden 3. Mee/tegenvallers rapporteren in bestuursrapportages 4. Tegenvallers opvangen binnen begroting 5. Raad van mening dat ODR geen eigen weerstandsvermogen zou moeten opbouwen. Toevoeging evt. overschot aan reserve tot maximum bepaalde in GR Geen reactie ontvangen 05-07-2013 Reactie College: 1. Raad ingestemd met uitgangspunt dat bij DVO behorende werkprogramma onderlegger zou moeten zijn voor begroting 2014. Met Neder Betuwe is nog geen DVO afgesloten. 2. Gelet op punt 1. neemt College kennis van begroting. 3. Gelet op feit dat ODR nieuwe organisatie is wordt begroting niet expliciet afgewezen. 4. Verzoek om begroting zodanig aan te passen dat naar voren komt dat werkprogramma mede onderlegger is voor de begroting 2014. 5. Voornemen is DVO en begroting 2014 gelijktijdig vast te stellen. 12-06-2013 Raad heeft besloten geen zienswijze in te dienen.

Tiel



West Maas en Waal Zaltbommel



07-06-2013 Stemt in met de begroting 2014.


Provincie Gelderland

31-05-2013 Voor kennisgeving aangenomen.


Lingewaal

Maasdriel Neder-Betuwe

sprake van een aanvulling in het aantal fte dat is overgekomen van Regio Rivierenland.

1. Voorgesteld wordt om de zienswijze van de gemeente Lingewaal te betrekken bij de behandeling van de bestuursrapportage en jaarrekening. 2. Mocht er bij de jaarrekening sprake zijn van een overschot, dan wordt hierover afzonderlijk besluitvorming gevraagd van het Algemeen Bestuur. De kaders die zijn vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling worden hierbij gehanteerd.

Het DB onderschrijft de opvatting van Neder Betuwe dat werkprogramma’s mede de basis vormen voor begrotingen van de ODR. Deze waren ten tijde van het opstellen van de begroting 2014 nog niet allemaal opgesteld. Werkprogramma’s worden gebaseerd op ingebrachte formatie en taken. Formatie en taken vormden de basis voor de voor 2014 opgestelde begroting.


Versiedatum: 22 augustus 2013 Pagina 2 van 2


: : : :

Algemeen Bestuur 2 september 2013 05 Bestuursrapportage 2013

Beslispunt(en) 1. De Bestuursrapportage 2013 vast te stellen. 2. In te stemmen met de geactualiseerde begroting 2013 en 2014. 3. De bestuursrapportage ter informatie te versturen naar de gemeenteraden en Provinciale Staten. Inleiding Voor u ligt de Bestuursrapportage 2013. De peildatum is 1 juli 2013, waarbij rekening wordt gehouden met de verwachte uitkomsten aan het einde van het jaar. Met deze rapportage legt de ODR verantwoording af over het gevoerde beleid, zoals dat is vastgelegd in de programmabegroting 2013. Per programma zijn de belangrijkste afwijkingen ten aanzien van de in de programmabegroting opgenomen doelstellingen en de voortgang van projecten toegelicht. Voor een snel inzicht in de belangrijkste afwijkingen is gewerkt met de kleuren groen, oranje en rood. Groen staat voor uitvoering conform begroting/plan, bij oranje is sprake van enige onzekerheid en bij rood is sprake van een afwijking van begroting of plan. Beoogd effect De gemeenten en de provincie inzicht verschaffen in met name de afwijkingen van de beleidsrealisatie en de ontwikkeling van het exploitatieresultaat 2013 en de financiële gevolgen voor de begroting 2013 en de deelnemersbijdrage. Argumenten 1. Met de bestuursrapportage wordt de tussentijdse verantwoording aan het Algemeen Bestuur vormgegeven. Met deze rapportage wordt voldaan aan artikel 5 van de Financiële verordening ODR, waarin is bepaald, dat het Algemeen Bestuur door middel van een tussentijdse rapportage wordt geïnformeerd over de realisatie van de begroting. 2. Het Algemeen Bestuur is bevoegd om de bestuursrapportage vast te stellen. Voor het vaststellen van de geactualiseerde begrotingen 2013 en 2014 is het Algemeen Bestuur bevoegd. Kanttekeningen 3. Het is gewenst om gemeenteraden en Provinciale staten te informeren over de stand van zaken. Deze rapportage is de eerste bestuursrapportage van de ODR. In de rapportage zijn – zoals aangekondigd bij de begroting - diverse actualiseringen opgenomen van de programma’s en budgetten. In artikel 29 lid 9 van de gemeenschappelijke regeling ODR wordt gesproken over wijzigingen van de begroting van de ODR. Het artikel geeft aan dat bij wijziging van de begroting dezelfde procedure van toepassing is als bij vaststelling van de begroting. Er is sprake van de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen. Vanwege de voortgang van de besluitvorming en de daaraan gekoppelde bedrijfsvoering is het goed om deze eerste keer te bepalen wanneer dit artikel van toepassing moet worden verklaard. Voorgesteld wordt om dit artikel als volgt toe te passen:  Wijziging: Er is sprake van een wijziging van de begroting op het moment dat het Algemeen Bestuur nieuw beleid ontwikkeld en dit in de begroting gaat opnemen. Het moet gaan om items die niet eerder aan de orde zijn geweest in de begroting en om die reden ook nog niet onder de aandacht zijn gebracht bij de gemeenteraden en Provinciale Staten. Bij wijzigingen van de begroting wordt de procedure voor vaststelling van de begroting gevolgd. Gemeenteraden en Provinciale Staten worden in de gelegenheid gesteld om een zienswijze in te dienen.

Pagina 1 van 2



Actualisatie: Er is sprake van een actualisatie als het Algemeen Bestuur de aangepaste begroting vast stelt zonder dat er sprake is van nieuw beleid. Er mag wel sprake zijn van aanpassingen in de programma’s en/of andere aanpassingen mits er niet sprake is van nieuw beleid c.q. ontwikkeling van nieuwe uitgangspunten die nog niet eerder onder de aandacht zijn gebracht van Raden en Staten. Bij een actualisatie wordt de begroting door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Actualisaties worden ter informatie verstuurd naar de gemeenteraden en Provinciale Staten.

Het Algemeen bestuur stelt vast of er sprake is van een wijziging of actualisering. Communicatie De Bestuursrapportage 2013 wordt nog besproken in het overleg van de hoofden Financiën. Uitvoering Financiën In de bestuursrapportage wordt een geactualiseerd beeld gegeven van de begroting 2013 en 2014. Op de volgende onderdelen zijn aanpassingen gedaan:     

Inbreng formatie Inbreng budgetten inhuur en regio Prognose loonsom 2013 Stelseltaken Overhead

De aanpassingen leiden tot een nieuwe berekening van de deelnemersbijdragen. Een overzicht is opgenomen in bijlage 1 van de bestuursrapportage. Personele gevolgen Bijlagen 1. Bestuursrapportage 2013

Pagina 2 van 2

Bestuursrapportage 2013

Stand van zaken realisatie begroting 2013 op 1 juli 2013

Besluit Algemeen Bestuur

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Rivierenland (ODR), gezien het voorstel van het dagelijks bestuur tot vaststelling van de bestuursrapportage 2013,

B E S L U I T:

1. De bestuursrapportage 2013 vast te stellen conform dit ontwerp; 2. In te stemmen met de geactualiseerde begroting 2013 en 2014; 3. De bestuursrapportage ter informatie te versturen naar de gemeenteraden en Provinciale Staten;

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 2 september 2013. De secretaris,

De voorzitter,

A. Schipper

K. Zondag


pagina 2

Inhoudsopgave

Besluit Algemeen Bestuur ....................................................................................................................... 2 Inleiding bestuursrapportage 2013 ......................................................................................................... 4 Totaal overzicht voortgang...................................................................................................................... 7 Programma 1: Vergunningverlening ....................................................................................................... 9 Programma 2: Toezicht en handhaving................................................................................................. 11 Programma 3: Specialisten en advies .................................................................................................... 13 Programma 4: Ketentoezicht Gelders stelsel ........................................................................................ 15 Ontwikkeling deelnemersbijdrage ........................................................................................................ 17 Bijlage 1: Bijdrage per deelnemer 2013 - 2014 ..................................................................................... 19


pagina 3

Inleiding bestuursrapportage 2013

1.1

Vooraf

Op 1 april 2013 is de ODR als uitvoeringsorganisatie van start gegaan. Voor alle deelnemers en direct betrokkenen is dit een grote verandering. De meeste deelnemers hebben er voor gekozen om alle WABO taken over te hevelen naar de ODR. Vier deelnemers hebben er voor gekozen om alleen de milieu taken uit te besteden aan de ODR. In de afgelopen periode is er hard gewerkt om alle taken op te pakken en te gaan uitvoeren. Gelijktijdig is er gewerkt aan de ontwikkeling van de nieuwe organisatie en alles wat hiermee samenhangt. In deze rapportage informeren wij u over de eerste periode na de start van de ODR. 1.2

Wijzigingen ten opzichte van de primitieve begroting 2013

Deze bestuursrapportage gaat in op de voortgang van de doelstellingen in de programmabegroting 2013 van de ODR. We rapporteren over de geprognotiseerde uitkomsten van 2013 met peildatum 1 juli, dit behelst het eerste kwartaal sinds de officiële start per 1 april 2013. De bestuursrapportage is de eerste actualisatie van de begroting 2013. Binnen de begroting is sprake van een groot aantal verschuivingen. Dit komt doordat nu alles meer inzichtelijk is en de afspraken met de deelnemers verder zijn ingevuld. 1.3

Veranderingen van de budgetten

De begroting 2013 was gebaseerd op het bedrijfsplan van de ODR. Daarbij waren alle budgetten evenredig verdeeld over de eerste drie programma’s. Met deze bestuursrapportage worden de budgetten verdeeld over de programma’s op basis van de medewerkers die voor deze programma’s actief zijn en de werkelijke materiele lasten zodat de budgetten inzichtelijk zijn. Dit geeft een verschuiving van de budgetten tussen de programma’s. Daarnaast bestaat er nu duidelijkheid over de overgekomen fte’s vanuit de deelnemers en is de personeelsbegroting op deze gegevens aangepast. In alle programma’s is nu rekening gehouden met de geactualiseerde gegevens. Ook zijn in deze rapportage de afspraken verwerkt over de verdeling van de overheadtaken over de deelnemende clusters en is het ketentoezicht als onderdeel van de stelseltaken geactualiseerd. Ten slotte is in deze bestuursrapportage een actualisatie van het begrotingsjaar 2014 opgenomen. De begrotingscijfers 2014 zijn tot stand gekomen op basis van de budgetten 2013 vermeerderd met een inflatie van 1,5% en de verwachte periodieken voor de betreffende medewerkers. E.e.a. conform de uitgangspunten van de in juli vastgestelde begroting 2014. De budgetten zijn gecorrigeerd voor de taakstelling die oploopt van 1% in 2013 naar structureel 5% in 2017 (1% = € 64.500,-).


pagina 4

1.4

Procedure

De bestuursrapportage kent de volgende bestuurlijke procedure: Juli – augustus 2013 Ambtelijke voorbereiding

Eind augustus 2013

Technische behandeling door hoofden financiën

21 augustus 2013

Behandeling door het DB

2 september 2013

Vaststelling bestuursrapportage door het AB

1.5

Opzet van deze bestuursrapportage

Deze bestuursrapportage gaat in op de voortgang van de doelstellingen uit de programmabegroting 2013 van de Omgevingsdienst Rivierenland. We rapporteren over de uitkomsten aan het einde van het jaar zoals we die op peildatum 1 juli 2013 verwachten en lichten afwijkingen toe. Daarnaast geven we een actueel overzicht van de ontwikkeling van de deelnemersbijdrage, en hanteren we de programma-indeling van de begroting 2013. 1.6

Betekenis en toepassing van de kleuren

In deze bestuursrapportage wordt het stoplichtmodel gebruikt om de voortgang aan te geven. Per programmaonderdeel stellen we de volgende vragen ten aanzien van resultaat, tijd en middelen: Resultaat: Lukt het om de beleidsinhoudelijke afspraken te realiseren? Tijd: Is het gewenste (deel)resultaat voor het einde van het begrotingsjaar gerealiseerd? Middelen: Zijn de toegekende middelen toereikend? Resultaat en Tijd Bij Resultaat en Tijd is de betekenis van de antwoordkleuren als volgt: Ja, dit gaat lukken

Onzeker of dit gaat lukken

Nee, dit gaat niet lukken

Middelen Bij Middelen is de betekenis van de antwoordkleuren als volgt: Ja, de uitgaven blijven binnen het budget


Onzeker of sprake is van een budget onder of overschrijding

Nee, budget overschrijding verwacht

pagina 5

Het betreft hier de verwachting op 1 juli naar de situatie aan het eind van het jaar op 31 december. Een verwachte onderbesteding betekent niet automatisch een lagere deelnemersbijdrage op dat onderdeel, tenzij in deze bestuursrapportage een begrotingswijziging hiervoor wordt voorgesteld. Bij de totalisering van de programma’s maken we een gewogen score. Als enkele onderdelen op oranje staan, en andere onderdelen op groen, dan is het afhankelijk van de aard van de afwijkingen of de totale score op oranje of groen komt te staan. De totaalscore van het programma is daarmee afhankelijk van de grootte van de afwijkingen per programmaonderdeel. Voorbeeld 1: als er twee programmaonderdelen rood scoren met elk een verwachte overbesteding van € 30.000 en er één programmaonderdeel is met een verwachte onderbesteding van € 100.000, dan scoort het totale programmaonderdeel groen. Dit aangezien op het totaal van het programma een onderbesteding van € 40.000 verwacht wordt. Voorbeeld 2: Als twee programmaonderdelen oranje scoren op resultaat omdat er nog een aantal onzekerheden zijn rond de afhandeling, terwijl de andere onderdelen groen scoren, dan kan de totale uitkomst van het programma, ondanks de onzekerheden groen scoren. Het gewogen resultaat is gelet op de realisatie overwegend positief.


pagina 6

Totaal overzicht voortgang

Prognose eind 2013 Resultaat

Tijd

Middelen

Programma 1: Vergunningverlening

Gewijzigde risico’s Ja

Programma 2: Toezicht en handhaving

-

Programma 3: Specialisten en advies

-

Programma 4: Ketentoezicht

-

Belangrijkste oorzaken van de afwijkingen Programma 1 – Vergunningverlening  De afgelopen maanden zijn vooral gebruikt om de bestaande dienstverlening zoveel als mogelijk te continueren. Met name bij vergunningverlening bouwen spelen er wettelijke termijnen waardoor er nog onvoldoende ruimte is geweest om alle gewenste veranderingen in het werkproces door te voeren. Het voordeel is wel dat we nagenoeg alle vergunningen binnen de wettelijke termijnen met de bestaande kwaliteit hebben kunnen afhandelen. Programma 2 – Toezicht en handhaving  De uitvoering van de meeste taken verloopt volgens planning. Wel ontbreekt bij een aantal deelnemers een handhavingsuitvoeringsprogramma. Het is de bedoeling om voor 2014 hierover betere afspraken te maken. Programma 3 – Specialisten en advies  De meeste adviezen worden conform afspraak verstrekt. Op het terrein van de bodemadvisering bestaan er nog knelpunten. Enerzijds heeft dit te maken met de aanwezige capaciteit, anderzijds is ook het bodeminformatiesysteem nog een aandachtspunt. Programma 4 – Ketentoezicht  Vanwege het nieuwe karakter van het programma, de start per 1 april en de aanwezige vacature zullen nog niet alle geplande activiteiten in 2013 afgerond kunnen worden.

Meer info op het programma




Naast de aandacht voor de reguliere uitvoering is de afgelopen periode ook hard gewerkt aan de verdere vormgeving van de organisatie van de ODR. Met de start per 1 april zijn alle medewerkers van de latende organisaties in dienst gekomen van de ODR. Het proces van plaatsing is met uitzondering van de afhandeling van de bezwaren (4 stuks) afgerond. In totaal zijn er nu 140 medewerkers werkzaam bij de ODR. Ook bestaat er nog 1 zaak bij de begeleidingscommissie GSP die gaat over de toepassing van het GSP in de situatie van betrokkene. Het gebouw van de ODR is per 1 april volledig in gebruik genomen. Het betreft het voormalige gebouw van de regio aan de van Lidth de Jeudelaan in Tiel. Per 1 april zijn de meest noodzakelijke aanpassingen doorgevoerd. Het is de bedoeling om de komende maanden het gebouw verder aan te passen binnen de aanwezige budgettaire kaders. In de periode april – juni 2013 hebben de medewerkers van de ODR gewerkt in de ICTsystemen van de latende organisaties. Vanaf juni 2013 is gestart met het werken in


pagina 7

Suite4Omgevingsdiensten (S4O), een systeem waarin alle processen en werkinstructies volgens de principes van zaakgericht werken binnen de ODR zijn vastgelegd. Ondanks het feit dat iedereen moet wennen aan de nieuwe manier van werken is het behandelen van aanvragen en het verwerken van beschikkingen naar omstandigheden goed gegaan. De verwachting is dat de komende maanden medewerkers meer vertrouwd raken met de nieuwe manier van werken binnen S4O. Dit neemt niet weg dat extra opleidingen, trainingen, zorg en aandacht de komende periode nodig zullen zijn. Omdat de meeste medewerkers ook nog actief waren in de systemen van de deelnemers is het huidige beeld van de werkvoortgang nog gefragmenteerd. Het is de bedoeling om dit de komende maanden te verbeteren. Met de implementatie van S4O zijn de randvoorwaarden hiervoor ingevuld. Bij de overgang van de werkzaamheden is ook aandacht besteed aan de voortgang van de werkzaamheden en het al dan niet aanwezig zijn van achterstanden. Bij een aantal deelnemers is hiervan sprake. Het is de bedoeling om in overleg met de betrokken deelnemers een aanpak te formuleren om te bepalen hoe we hiermee om willen gaan. Het bestaan van achterstanden is een onderwerp dat verder niet gerapporteerd wordt in deze rapportage omdat we hierover eerst met de afzonderlijke deelnemers in gesprek zijn. Bovendien is het niet een thema dat is ontstaan als gevolg van de werkzaamheden door de ODR. Het is wel een onderwerp dat nu helder en inzichtelijk is. De meeste medewerkers van de ODR zijn overgekomen met een voorraad verlof. Conform het Gelders Sociaal Plan was dit mogelijk. In overleg met de latende organisaties zullen we afspraken maken hoe we om willen gaan met de verrekening van deze uren.


pagina 8

Programma 1: Vergunningverlening Vergunningverlening

Doel Vergunning aanvragen moeten binnen de wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. Beide procedures moeten geïntegreerd worden behandeld in het kader van de WABO, waarbij aansluiting moet zijn met de loketten van gemeenten en provincie.

Totaal vergunningverlening Speerpunten Tijdige en geïntegreerde verlening van vergunningen binnen wettelijke termijn.

Resultaat Alle vergunningen worden tijdig afgehandeld.

Tijd

Middelen

Vergunningen voldoen aan inhoudelijke kwaliteitseisen. Bestuurlijke sturing op strategie en afstemming op ruimtelijke mogelijkheden/ambities. Uitvoeren afspraken opdrachtgevers.

Toelichting: De afgelopen maanden zijn vooral gebruikt om de bestaande dienstverlening zoveel als mogelijk te continueren. Met name bij vergunningverlening bouwen spelen er wettelijke termijnen waardoor er nog onvoldoende ruimte is geweest om alle gewenste veranderingen in het werkproces door te voeren. Het voordeel is wel dat we nagenoeg alle vergunningen binnen de wettelijke termijnen met de bestaande kwaliteit hebben kunnen afhandelen. Het is de bedoeling dat we de komende periode gaan gebruiken om ook de werkprocessen te gaan uitvoeren conform de nieuwe manier van werken. Medewerkers die nu nog veel op de gemeentehuizen actief zijn, zullen daardoor meer werkzaam zijn op het kantoor van de ODR of thuis. De ODR is verplicht om bij vergunningverlening bouwen bepaalde constructieberekeningen te laten toetsen. Hiervoor is op dit moment nog geen eigen expertise aanwezig zodat gebruik wordt gemaakt van externe expertise. Van een aantal deelnemers is hiervoor budget ontvangen voor de uitbesteding van deze taken. Het is onzeker of dit budget voldoende is om deze taken hiervoor te kunnen uitvoeren. De komende periode wordt gebruik om dit verder te onderzoeken. Medio 2013 zijn we gestart met het ontwikkelen van een plan van aanpak om de kwaliteit van de uitvoering verder te gaan verbeteren. Het is de bedoeling eind dit jaar de plannen te presenteren. Uiterlijk in 2015 willen we volledig voldoen aan de landelijke kwaliteitseisen.


pagina 9

We zijn nog onvoldoende in staat om gedetailleerd in beeld te brengen hoeveel tijd we gebruiken om aanvragen af te wikkelen. Het is de bedoeling om het tijdschrijven de komende periode verder te gaan vormgeven. Gewijzigde risico’s: Tijdige verlening van vergunningen binnen wettelijke termijn Door de overgang van medewerkers van de latende organisaties naar de ODR én de nieuwe manier van zaakgericht werken binnen S4O is het niet uit te sluiten dat er enkele eenvoudige vergunningen van rechtswege zijn verleend. Dit risico heeft binnen de ODR de grootst mogelijke aandacht en er wordt alles aan gedaan (o.a. borging in ICT-systeem, opleiding en training en tussentijdse managementrapportages) om dit risico te beperken. Voor de deelnemers en de betrokken inwoners heeft dit geen of zeer beperkte impact. Financiën:

Financiën Lasten Afdeling vergunningverlening Inhuur Complexe vergunningverlening ODRN

Primitief begroot 2013

Wijziging

Nieuw begroot 2013 3/4 jaar

Begroting 2014

20.397 -209.008 185.904

Totaal

2.384.933 291.098 0 2.676.031

2.405.330 82.090 185.904 2.673.324

3.279.710 77.788 251.590 3.609.088

Baten DVO bijdrage Gemeente Buren DVO bijdrage Gemeente Culemborg DVO bijdrage Gemeente Geldermalsen DVO bijdrage Gemeente Lingewaal DVO bijdrage Gemeente Maasdriel DVO bijdrage Gemeente Neder-Betuwe DVO bijdrage Gemeente Neerijnen DVO bijdrage Gemeente Tiel DVO bijdrage Gemeente West Maas en Waal DVO bijdrage Gemeente Zaltbommel DVO bijdrage Provincie Gelderland Overige bijdragen Totaal

390.903 229.032 340.304 49.048 265.367 105.088 41.098 141.125 319.158 434.388 294.520 66.000 2.676.031

54.381 27.265 -19.676 4.309 6.669 -5.849 -1.909 -6.330 -24.566 -39.170 68.169 -66.000

445.284 256.297 320.628 53.357 272.036 99.239 39.189 134.795 294.592 395.218 362.689 0 2.673.324

588.041 347.579 434.822 72.360 368.924 134.584 53.146 182.804 399.513 535.978 491.338 0 3.609.088

Toelichting op de afwijkingen: In paragraaf 1.3 en de paragraaf ontwikkeling deelnemersbijdrage is een toelichting opgenomen voor de wijzigingen.


pagina 10

Programma 2: Toezicht en handhaving

Toezicht en handhaving

Doel De ODR zet zich ervoor in om te komen tot een zodanige naleving van de wettelijke voorschriften dat de kwaliteit van de leefomgeving (veiligheid, leefbaarheid en duurzaamheid) optimaal wordt bevorderd. Daartoe houdt de ODR geprogrammeerd toezicht en handhaaft de relevante wet- en regelgeving. Onder toezicht wordt verstaan het verzamelen van informatie over het feit of een activiteit is toegestaan en/of wordt voldaan aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (incl. voorschriften in vergunningen e.d.). Bij een overtreding wordt de sanctiestrategie gevolgd en waar nodig een sanctiemiddel toegepast. Heldere en waar mogelijk standaardprocedures en goede afstemming met handhavingspartners moeten onnodige administratieve lasten voorkomen.

Resultaat Totaal Toezicht en handhaving Speerpunten Uitvoeren jaarprogramma

Tijd

Middelen

Alle vergunningen worden tijdig afgehandeld.

passend binnen de afspraken met de deelnemers. Optimaal proces van toezicht. Verbeteren professionaliteit toezichthouders. Effectieve piketdienst. Optimale informatie-uitwisseling met handhavingspartners.

Toelichting: Niet alle deelnemers hebben voor 2013 een jaarprogramma gemaakt. Het is om deze reden niet zeker of realisatie tijdig gaat lukken. Verder heeft de start van de ODR invloed gehad op de productiviteit van alle medewerkers. Er is de nodige aandacht gegaan naar alle nieuwe ontwikkelingen. De taken toezicht en handhaving bouwen en milieu zijn van de verschillende deelnemers meestal gescheiden overgekomen. Integrale handhaving is daarmee een thema dat de komende periode nog de nodige aandacht zal vragen. Ook thema’s als administratief toezicht door middel van luchtfoto’s en geautomatiseerde checklisten worden opgepakt. Medio 2013 zijn we gestart met het ontwikkelen van een plan van aanpak om de kwaliteit van de uitvoering verder te gaan verbeteren. Het is de bedoeling eind dit jaar de plannen te presenteren. Uiterlijk in 2015 willen we volledig voldoen aan de landelijke kwaliteitseisen.


pagina 11

Informatie-uitwisseling is ten slotte een thema dat we binnen het Gelders Stelsel nog verder aan het uitwerken zijn. In het kader van de ontwikkelvariant ICT is dit een thema dat komende periode meer aandacht zal krijgen. De verwachting is aanwezig dat dit enkele jaren zal duren voordat dit uitgekristalliseerd is. Financiën:

Financiën Lasten Afdeling toezicht en handhaving Inhuur Totaal Baten DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage

Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente

Buren Culemborg Geldermalsen Lingewaal Maasdriel Neder-Betuwe

DVO bijdrage Gemeente Neerijnen DVO bijdrage Gemeente Tiel DVO bijdrage Gemeente West Maas en Waal DVO bijdrage Gemeente Zaltbommel DVO bijdrage Provincie Gelderland Overige bijdragen Totaal


Wijziging


Begroting 2014

2.384.933 291.098 2.676.031

628.065 -186.970

3.012.998 104.128 3.117.125

4.110.209 98.671 4.208.880

390.903 229.032 340.304 49.048 265.367 105.088

167.108 92.148 61.493 17.817 75.537 19.274

558.011 321.180 401.797 66.865 340.904 124.362

740.451 435.303 544.564 90.623 462.035 168.551

41.098 141.125 319.158 434.388 294.520 66.000 2.676.031

8.012 27.795 50.011 60.882 -72.981 -66.000

49.110 168.920 369.169 495.270 221.539 0 3.117.125

66.560 228.941 500.344 671.251 300.257 0 4.208.880



pagina 12

Programma 3: Specialisten en advies Advisering Doel De ODR verstrekt adequaat en kwalitatief hoogstaand advies op het gebied van bodem, archeologie, geluid, monumenten, constructie en externe veiligheid aan zowel de deelnemende gemeenten en de provincie als voor de eigen ODR-processen. De gemeenten en de provincie worden hiermee in staat gesteld om de leefomgeving duurzaam te ontwikkelen, inrichten en beheren. De ODR adviseert gemeenten, provincie op juridisch vlak en de juridisch specialisten verzorgen de uitvoering door de ODR van bezwaar- en beroepsprocedures. De ODR brengt ten slotte de administraties op orde om de informatie-uitwisseling goed te kunnen vormgeven. Ten slotte is het voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de processen door de Resultaat Tijd Middelen ODR voorwaardelijk dat administratieve ondersteuning, gegevensbeheer en functioneel Alle Totaal Advisering applicatiebeheer goed op orde is. vergunningen Speerpunten worden tijdig Verstrekken specialistische afgehandeld. adviezen aan interne en externe opdrachtgevers Verstrekken van juridische adviezen aan interne en externe opdrachtgevers Vertegenwoordigen van de ODR in bezwaar- en beroepsprocedures Administratief ondersteunen, beheren van gegevens en functioneel beheren van applicaties die bij de ODR in gebruik zijn.

Toelichting: De afgelopen periode is door de afdeling specialisten en advies gewerkt aan de vormgeving van de advisering. Inmiddels is er een aantal goede stappen gezet. Op hoofdlijnen kunnen we de adviezen verstrekken en worden de afspraken met de deelnemers zoveel als mogelijk nagekomen. Wel zien we dat het risico aanwezig is dat niet alle adviezen tijdig afgewikkeld zullen worden. Dit heeft te maken met de start van de nieuwe organisatie en het uitkristalliseren van alle werkpakketten van de individuele medewerkers. Het is de bedoeling om de komende periode hieraan verder te werken. Bij de uitvoering van taken zien we op enkele terreinen achterstanden bij diverse deelnemers. Met name bij de bodemadvisering is er nog een behoorlijke voorraad aan werk. Daar moeten alle systemen van medewerkers nog overgezet worden. Dit zal waarschijnlijk nog impact gaan krijgen op de reguliere dienstverlening. Het ontbreken van één bodeminformatiesysteem kost op dit moment nog erg veel extra tijd.


pagina 13

Bij juridische advisering verlopen de activiteiten volgens planning. Wel zien we dat er standaard een verhoogd risico is op schade. Dit heeft te maken met de activiteiten van dit team. Namelijk het oppakken van bezwaar en beroep. Vooralsnog zijn er geen aanwijzingen op concrete risico’s. Op administratief gebied is er enorm veel veranderd in de ODR. We zijn van 11 administraties aan het toegroeien naar één nieuw administratief systeem. Dit heeft veel werk tot gevolg. Samen met de deelnemers proberen we de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Tot op heden verloopt dit goed. Verder zijn op 3 gemeenten na alle complexe milieudossiers gedigitaliseerd en overgedragen naar de ODR. De resterende drie gemeenten gaan dit de komende maanden realiseren. Alle overgedragen dossiers zijn inmiddels ingelezen in de systemen van de ODR. De volgende stap is om te bezien hoe we met alle andere dossiers omgaan. Inmiddels zijn hierover afspraken gemaakt met de deelnemers. De overgang van 11 naar 1 heeft echter een grote impact zodat we op dit onderdeel zeker nog veel te doen hebben. Als gevolg van de omzetting van alle gegevens naar één nieuw systeem ontbreekt er op dit moment nog kwalitatief goede management- en bestuursinformatie. Het is de bedoeling om dit punt de komende periode met veel prioriteit te gaan oppakken. Financiën:

Financiën Lasten Afdeling Advisering Inhuur Totaal


Wijziging


Begroting 2014

2.384.933 291.098 2.676.031

-122.814 -211.694

2.262.119 79.404 2.341.523

3.048.730 74.476 3.123.206

390.903

-3.153

387.750

504.210

229.032 340.304 49.048 265.367 105.088 41.098 141.125 319.158 434.388 294.520 66.000 2.676.031

-5.851 -61.104 -2.585 -28.480 -18.672 -6.973 -23.746 -62.630 -90.236 -140.577 109.500

223.181 279.200 46.463 236.887 86.416 34.125 117.379 256.528 344.152 153.943 175.500 2.341.523

299.328 374.459 62.315 317.709 115.901 45.769 157.426 344.052 461.572 206.466 234.000 3.123.206

Baten DVO bijdrage Gemeente Buren DVO bijdrage Gemeente Culemborg DVO bijdrage Gemeente Geldermalsen DVO bijdrage Gemeente Lingewaal DVO bijdrage Gemeente Maasdriel DVO bijdrage Gemeente Neder-Betuwe DVO bijdrage Gemeente Neerijnen DVO bijdrage Gemeente Tiel DVO bijdrage Gemeente West Maas en Waal DVO bijdrage Gemeente Zaltbommel DVO bijdrage Provincie Gelderland Bijdrage EV en archeologie Totaal



pagina 14

Programma 4: Ketentoezicht Gelders stelsel

Ketentoezicht-Gelders Stelsel Doel Met het Programma Ketentoezicht-Gelders Stelsel richt de ODR zich samen met de zes andere omgevingsdiensten in Gelderland op milieucriminaliteit en calculerend gedrag in de afvalstoffenketens. Het gaat daarbij om gedrag waarbij sprake is van (beoogd) geldelijk gewin en (een hoog risico op) grote milieuschade. Bij de ketenaanpak houden we rekening met het Gelders dreigingsbeeld en met de specifieke regionale situatie. Hierbij wordt nadrukkelijk en in een vroeg stadium – via het delen van informatie en het zoveel mogelijk gezamenlijk maken van risicoanalyses – de samenwerking gezocht met de zeven Gelderse omgevingsdiensten en met de externe handhavingpartners. De ODR is ook een actieve deelnemer in het Gelders Stelsel.

Speerpunten Zicht krijgen en houden op risicovolle ketens en malafide actoren

Tijd

Middelen

Maken van risicoanalyses en het stellen van prioriteiten in de aanpak Gericht nader onderzoek kunnen doen (interventie) Kunnen optreden bij gegrond vermoeden

Toelichting: Op 1 april zijn we formeel gestart met de uitvoering van het programma ketentoezicht voor het stelsel. Inmiddels hebben we vier medewerkers in dienst die betrokken zijn bij de uitvoering van dit programma. Het gaat om de programmamanager, een projectleider en enkele adviseurs ketentoezicht. De programmamanager en de projectleider zijn overgekomen uit de latende organisaties. De andere twee medewerkers hebben we in deeltijd geworven. Beide adviseurs zijn gestart begin mei. Er bestaat nog een vacature. Als gevolg van de ontbrekende capaciteit halen we niet de beoogde planning. Het gevolg zal zijn dat we dit jaar waarschijnlijk niet alles kunnen realiseren. Gelet echter op de voortgang van het programma verwachten we niet dat dit zal leiden tot grote knelpunten.


pagina 15

Programma

Totaal Ketentoezicht

Resultaat Alle vergunningen worden tijdig afgehandeld.

Financiën: Primitief begroot 2013

Financiën Lasten Ketentoezicht Totaal Baten DVO bijdrage Arnhem Ketentoezicht DVO bijdrage Nijmegen Ketentoezicht DVO bijdrage Veluwe en IJssel Ketentoezicht DVO bijdrage Noord Veluwe Ketentoezicht DVO bijdrage Vallei Ketentoezicht DVO bijdrage Achterhoek Ketentoezicht DVO bijdrage Provincie Gelderland Ketentoezicht DVO bijdrage Rivierenland DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage DVO bijdrage Totaal

Gemeente Buren Gemeente Culemborg Gemeente Geldermalsen Gemeente Lingewaal Gemeente Maasdriel Gemeente Neder-Betuwe Gemeente Neerijnen Gemeente Tiel Gemeente West Maas en Waal Gemeente Zaltbommel Provincie Gelderland

Wijziging


Begroting 2014

352.938 352.938

102.807

455.745 455.745

623.706 623.706

41.834 33.898 30.036 28.568 31.222 38.606

0 0 0 0 0 0

41.834 33.898 30.036 28.568 31.222 38.606

56.615 45.875 40.649 38.662 42.253 52.246

118.151 30.623

0 -30.623

118.151 0

159.898 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 352.938

19.984 11.709 17.397 2.507 13.566 5.372 2.101 7.215 16.316 22.207 15.057

19.984 11.709 17.397 2.507 13.566 5.372 2.101 7.215 16.316 22.207 15.057 455.745

28.083 16.454 24.448 3.524 19.065 7.550 2.953 10.139 22.928 31.207 21.159 623.706

Toelichting op de afwijkingen: In paragraaf 1.3 “verandering van de budgetten” is een toelichting opgenomen voor de wijzigingen.


pagina 16

Ontwikkeling deelnemersbijdrage In dit onderdeel zullen we een verklaring geven voor de ontwikkeling van de deelnemersbijdrage. Op hoofdlijnen zijn de volgende ontwikkelingen van belang:      

Inbreng formatie Inbreng budgetten inhuur en regio Loonsom Stelseltaken Overhead Taakstelling 1%

Inbreng formatie De deelnemersbijdrage in de begroting 2013 was gebaseerd op de inbreng van de deelnemers zoals aangegeven in het bedrijfsplan. Deze is gewijzigd. De gewijzigde inbreng ziet er als volgt uit: Totaal begroting 2013 Buren Culemborg Geldermalsen

Fte oud

Wijziging

Nieuw

15,70

2,59

18,29

8,80

2,03

10,83

13,08

0,00

13,08

Lingewaal

0,70

0,30

1,00

Maasdriel

10,78

0,78

11,56

Neder-Betuwe

3,57

-0,07

3,50

Neerijnen

0,78

0,00

0,78

Tiel

4,69

-0,02

4,67

West Maas en Waal

13,00

-0,55

12,45

Zaltbommel Provincie (excl. 1,5 fte Ketentoezicht)

18,00

-1,01

16,99

12,64

-5,35

7,29

101,74

-1,31

100,43

Totaal

Een aantal deelnemers gaat hierdoor meer betalen terwijl andere deelnemers minder gaan betalen. Bij de provincie is het personeel dat betrokken is bij de complexe vergunningverlening van reguliere bedrijven en BRZO bedrijven in Rivierenland overgegaan naar de ODRN. E.e.a. heeft te maken met de robuustheid van deze taken. De ODR ontvangt hiervoor een vergoeding die bedoeld is voor de inhuur van deze taken. In programma 1 is dit zichtbaar. Inbreng budgetten inhuur en regio De meeste deelnemers hebben ook budgetten ingebracht voor inhuur en voor de bijdrage aan Regio Rivierenland. Ten opzichte van het bedrijfsplan zijn enkele getallen gecorrigeerd. Het gaat dan bv. om de bijdrage van de gemeente Geldermalsen. Loonsom De begroting 2013 is gebaseerd op het bedrijfsplan. In het bedrijfsplan en in de begroting is rekening gehouden met de loonsom 2011. In deze rapportage is rekening gehouden met de


pagina 17

actuele betalingsgegevens van de maanden april en mei. Geconstateerd wordt dat de gemiddelde loonsom per medewerker is gestegen. Het gaat om een inflatiestijging van 2 jaar en een stijging van de betreffende periodieken. Ketentoezicht en stelseltaken In de begroting 2013 was ketentoezicht in combinatie met de stelseltaken nog onvoldoende uitgewerkt. Inmiddels is helder hoe deze taken opgenomen moeten worden in de begroting en is ook duidelijk wat de exacte gevolgen zijn. De programmaopzet voor ketentoezicht en de overige stelseltaken komt nu nagenoeg overeen met de opzet die is opgenomen in de begroting 2014. Overhead De overhead was in de begroting 2013 nog gebaseerd op het bedrijfsplan. Nadien zijn er afspraken gemaakt met de clusters van gemeenten over de verdeling van de overheadtaken. Deze zijn in de begroting verwerkt. Ook is in beeld gebracht welke budgetten nog resteren voor de andere taken. De wijzigingen komen overeen met de wijzigingen van de begroting 2014. Bij het bepalen van de gewijzigde begroting hebben we besparingen kunnen doorvoeren op de overhead, waardoor de gemiddeld hogere loonsom grotendeels gecompenseerd kon worden. Tarieven Eerder was al aangekondigd dat we willen gaan werken met drie tarieven. Voor een goede kostenverdeling is het goed om de tarieven meer te specificeren. De volgende uurtarieven zijn bepaald: 2013

2014

Tariefgroep 1 (schaal 1-7)

:

56,41

57,81

Tariefgroep 2 (schaal 8-9)

:

66,12

67,78

Tariefgroep 3 (schaal 10+)

:

76,16

77,66

Het tarief bestaat uit 2 componenten. De gemiddelde loonsom en een overheadopslag die overal gelijk is. De opslag voor de overhead die is meegenomen voor 2013 bedraagt € 20,81 per uur en voor 2014 € 21,18 per uur. Dit is beduidend lager dan in het bedrijfsplan is opgenomen (€ 22,68 per uur). Taakstelling 1% In de begroting 2013 is rekening gehouden met de efficiencytaakstelling van 1%. In deze bestuursrapportage hebben we de efficiencytaakstelling van 1% ingevuld door middel van een besparing op de post inhuur. Voor 2014 is rekening gehouden met een taakstelling van 2%. Ook deze is ingevuld door middel van een besparing op de post inhuur.


pagina 18

Bijlage 1: Bijdrage per deelnemer 2013 - 2014

Deelnemer Buren Culemborg Geldermalsen Lingewaal Maasdriel Neder-Betuwe Neerijnen Tiel West Maas en Waal Zaltbommel Provincie Bijdrage Gelderse omgevingsdiensten Gemeentelijke bijdrage archeologie en subsidie EV Totaal * **

Bijdrage 2013 heel jaar 1.881.371 1.083.157 1.358.694 225.589 1.151.190 420.520 166.035 571.077 1.248.806 1.675.795 1.161.838 272.217 234.000 11.450.289

Bijdrage 2013 voor 3/4 jaar 1.411.029 812.367 1.019.021 169.192 863.392 315.390 124.526 428.308 936.605 1.256.846 871.378 204.163 175.500 8.587.717

Bijdrage 2014* 1.860.784 1.098.664 1.378.292 228.822 1.167.732 426.585 168.428 579.309 1.266.837 1.700.007 1.179.118 276.300 234.000 11.564.880

Rente en aflossing**

47.465 38.512

85.977

De bijdrage 2014 is berekend op basis van de budgetten 2013 met daarop een indexatie van 1,5%. Bij de loonsommen zijn tevens de verwachte periodieken opgenomen. Bij de gemeente Buren is sprake van een correctie vanwege een afname van de inhuur. Bij twee deelnemers is sprake van voorfinanciering van de projectbijdrage 2012 in 5 termijnen van een jaar. In 2014 wordt de 2e termijn in rekening gebracht. De termijn voor 2013 is inmiddels in rekening gebracht.


pagina 19


: : : :

Algemeen Bestuur 2 september 2013 06 Randvoorwaarden inbreng extra taken

Beslispunt(en) 1. In te stemmen met onderstaande uitgangspunten voor de inbreng van extra taken. Inleiding + toelichting De gemeente Neerijnen heeft de ODR ambtelijk verzocht om in beeld te brengen wat de randvoorwaarden zijn bij een eventuele toetreding van de gemeente voor de bouwtaken bij de ODR. Het gaat om 3,7 fte. Het Dagelijks bestuur heeft hierover gesproken. De overweging daarbij is om een beleid te formuleren dat grotendeels voor alle toekomstige toetreders geldt, waarbij er echter ook de ruimte bestaat voor maatwerk. In deze notitie wordt u gevraagd hierover een standpunt in te nemen. Voorgesteld wordt om de volgende algemene randvoorwaarden bij toetreding met extra taken toe te passen: 1. Het moet voor deelnemers gewenst zijn om toe te kunnen treden met deze taken. Enerzijds is dit positief voor de gemeenten die toetreden omdat zij (kosten)voordelen krijgen in bijv. de vorm van extra kwaliteit en continuïteit, anderzijds is dit ook positief voor de ODR en haar deelnemers, de overhead kosten per deelnemer worden lager en de ODR krijgt meer volume dat voor verdere efficiency kan zorgen. 2. Bij de start van de ODR heeft er een verdeling van de inbreng van de overhead over de clusters plaatsgevonden. Het is niet meer mogelijk om dit aan te passen. Voor deelnemers die later toetreden met extra taken heeft dit tot gevolg dat er op deze wijze geen compensatie meer kan plaatsvinden. Een frictiekostenvergoeding is te overwegen. 3. De ODR heeft gekeken naar een vergelijkbare gemeenschappelijke regelingen. Het beste voorbeeld is hierbij de BSR. De deelnemer die toetreedt moet uiteindelijk de volledige bijdrage betalen maar krijgt de eerste jaren een korting i.v.m. aanwezige frictiekosten. Dit is om toetreding aantrekkelijk te maken. De andere deelnemers ontvangen een korting die evenredig toeneemt, omdat de bestaande overhead over meerdere deelnemers wordt verdeeld. Uiteraard worden de werkelijke directe kosten (salarissen etc..) van de toetredende deelnemer volledig in rekening gebracht bij de toetreder. 4. Voor de ODR is een dergelijke optie ook mogelijk. Voorgesteld wordt om de betreffende deelnemer alle loonkosten en andere directe uitgaven meteen te laten bekostigen. Voor de aanwezige overheadkosten krijgt de deelnemer een tijdelijke frictiekostenvergoeding. Het eerste jaar bedraagt deze 50%, het tweede jaar 30% en het derde jaar 10%. De andere deelnemers ontvangen geleidelijk een evenredige korting op hun bijdrage. De resterende 50% wordt gebruikt om de werkelijke toegenomen overheadkosten te compenseren. 5. Het is mogelijk dat er als gevolg van de toetreding substantiële meerkosten ontstaan voor de ODR die niet passen binnen de bovenstaande kaders. (bv. als er opeens 300 m2 huisvesting extra nodig is). Mocht hiervan sprake zijn, dan wordt in overleg met de betreffende deelnemer bezien of, en zo ja op welke wijze de frictiekostenvergoeding dan wordt vormgegeven. 6. In een tabel ziet de berekening van de overheadkosten voor de gemeente Neerijnen op basis van een inbreng van 3,7 fte en 1350 productieve uren er als volgt uit (prijspeil 2013):

2014 2015 2016 2017

Bruto bijdrage overhead 105.794 105.794 105.794 105.794

Frictiekosten korting 52.897 31.739 10.580 0

Netto bijdrage overhead 52.897 74.055 95.214 105.794

Teruggave deelnemers 0 21.158 42.317 52.897

Reële kosten ODR 52.897 52.897 52.897 52.897 Pagina 1 van 2

7. Bij toetreding ontstaan er ook projectkosten als gevolg van de uitvoering van extra taken voor de betreffende deelnemer (i.v.m. bv. conversies van databases etc.). De betreffende deelnemer betaalt deze kosten. Vooraf wordt hiertoe in overleg een begroting opgesteld waaraan moet worden voldaan. 8. In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat voor de deelnemers de bijdrage en afname de eerste vijf jaar vast staat. Mocht een deelnemer extra taken willen inbrengen in de ODR, dan is dit artikel van toepassing op de afspraken die hierover gemaakt worden. Beoogd effect Het moet voor de deelnemers gewenst zijn om toe te kunnen treden met extra taken. Enerzijds is dit positief voor de deelnemers die toetreden omdat zij (kosten)voordelen krijgen in bijv. de vorm van extra kwaliteit en continuïteit, anderzijds is dit ook positief voor de ODR en haar deelnemers, de overhead kosten per deelnemer worden lager en de ODR krijgt meer volume dat voor verdere efficiency kan zorgen. Argumenten 1. Met dit voorstel ontstaat er voor alle partijen een win-win situatie. Voor deelnemers die extra taken willen inbrengen ontstaat er de mogelijkheid om de frictiekosten deels op te vangen en zo te werken aan de afbouw van de eigen overhead. Anderzijds ontvangen de andere deelnemers een korting die ontstaat omdat de overhead aan meer deelnemers wordt doorbelast. 2. Het Algemeen Bestuur is bevoegd om te beslissen over het uitvoeren van andere taken voor de deelnemers in de ODR, na voorafgaande toestemming van de deelnemers. In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat het Algemeen Bestuur, na voorafgaande toestemming van de deelnemers, bevoegd is om op verzoek van een deelnemer de uitvoering van taken bij de ODR onder te brengen. Het algemeen bestuur bepaalt hierbij de voorwaarden waaronder deze taken worden ingebracht. Kanttekeningen Communicatie De uitgangspunten worden ambtelijk afgestemd met de gemeente Neerijnen. Het is vervolgens aan de gemeente om verdere stappen te ondernemen. Uitvoering Financiën Als een deelnemer er voor kiest om extra taken te laten uitvoeren door de ODR, dan wordt hiervoor een afzonderlijk voorstel ter besluitvorming aangeboden aan het Algemeen Bestuur. In dit voorstel worden de financiële gevolgen volledig in beeld gebracht. Personele gevolgen Mocht er op een gegeven moment sprake zijn van de overdracht van personeel, dan is het Gelders Sociaal plan van toepassing. Bijlagen

-

Pagina 2 van 2

AGENDA. Vergadering : Algemeen Bestuur Datum : 2 september 2013 Tijd : 11:00 12:30 uur Locatie : Burg. van Lidth de Jeudelaan 3, 4001 VK, Tiel

Recommend Documents