Notulen GMR vergadering Datum Aanvang Locatie
: : :
16 september 2013 19.45 uur schoolgebouw van obs de Mienskip
1. Opening, aanvullen agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:45 uur. Danielle Oosterhuis heeft zich afgemeld vanwege ziekte. Ex-voorzitter Bertus de Graaf komt voorafgaand aan de vergadering de nieuwe GMR formatie veel succes wensen het nieuwe schooljaar. Voorzitter Marc van der wal ontvangt van Bertus vervolgens de originele ‘in sloot en plas’ schoolplaat. 2. Mededelingen bestuur / vragen voor Trees Galama a. Raad van toezicht model Het huidige bestuur van Roobol is een toezichthoudend bestuur. Het bestuur vindt dit lastig aangezien zij verantwoordelijk zijn voor zaken waar zij in de praktijk geen invloed op hebben. Daarom is besloten dit te veranderen. Het huidige bestuur zal dan raad van toezicht worden en Trees wordt bestuurder in plaats van algemeen directeur. Hiervoor moeten de statuten gewijzigd worden. Omdat wij openbaar onderwijs verzorgen moet de gemeente hiermee instemmen. Paul Jansen -directeur onderwijsbureau- bereidt deze wijziging voor ons voor. b. Beleidsrijke begroting Dit jaar wordt er een start gemaakt met een beleidsrijke begroting. Het voordeel hiervan is dat er duidelijke keuzes gemaakt moeten worden. Het geld komt allemaal op Roobol niveau binnen. Vervolgens zijn er binnen Roobol normen vastgelegd en op basis van die normen en weloverwogen keuzes zal een verdeling van gelden plaatsvinden. Dit zal her en der ook pijn kunnen doen, omdat gelden misschien van de ene school naar de andere school zouden gaan. Impulse-gelden zijn hiervan een voorbeeld. De postcode-gelden worden in de toekomst Roobolbreed verdeeld. De noodzaak om te werken met een beleidsrijke begroting wordt aangescherpt met het voorbeeld van het verdwijnen van de kleine-scholen-toeslag. Dit zal namelijk grote financiële gevolgen hebben voor de inkomsten van Roobol. De cijfers over leerlingenpopulatie worden binnenkort aangevuld met geboortecijfers per gemeente en marktaandeel Roobol om een indruk te krijgen van de op handen zijnde krimp en de kansen en mogelijkheden van Roobol in deze. c. Terugkoppeling ‘samenwerkingsboom’ Twijzel Burgemeester van Achtkarspelen Germ Gerbrandy heeft in een terugkoppeling over de vraag rondom het plaatsen van de ‘samenwerkingsboom’ in Twijzel, aangegeven onze kritiek te begrijpen. De leerlingen van de Oanrin hadden hem echter persoonlijk gevraagd deze plechtigheid te vervullen en met o.a. het oog op Leeuwarden culturele hoofdstad 2018 wilde Gerbrandy dit niet weigeren. d. Hoe kan de GMR eigen boekhouding beheren? Deze vraag zal Trees met Ingeborg Stegeman oppakken en terugkoppelen naar werkgroep financiën.
e. Terugkoppeling van de vraag rondom de cito opbrengsten In de vorige GMR vergadering is er discussie geweest over wanneer een school leerlingen wel of niet de Cito-eindtoets mag laten herkansen. Scholen krijgen een aantekening wanneer de administratie en de verantwoording van de resultaten de eerste keer niet op orde zijn. Scholen krijgen een waarschuwingen wanneer dit voor de tweede keer niet op orde is. De Nynke van Hichtum en de Theun de Vries hebben ondertussen een waarschuwing gekregen. De procedure rondom de afname en de voorwaarden om de Cito-eindtoets te herkansen komen op de agenda voor het overleg met alle groep 8 leerkrachten Roobol breed. f. Medezeggenschap opnemen in medewerkerstevredenheidsonderzoek In het medewerkerstevredenheidsonderzoek zou de vraag opgenomen kunnen worden hoe men aankijkt tegen medezeggenschap in de huidige situatie. Er kan bijvoorbeeld gevraagd worden hoe de communicatie naar - en de nieuwe GMR structuur bij medewerkers wordt ervaren. 3. Evaluatie ARBO contract (ter bespreking en evaluatie) Vanuit het ARBO-rapport heeft P&O een gesprekken gevoerd met een aantal directeuren en is vervolgens besloten dat er geen aanleiding is om iets te veranderen. Een aantal positieve punten uit het rapport zijn dat de zieken vinden dat zij goed worden begeleid en dat de medewerkerstevredenheid bij Roobol erg hoog is. In het voorjaar wordt deze tevredenheid opnieuw onderzocht. De wijze waarop de directeuren omgaan met hun zieken en de dossieropbouw is een terugkerend onderwerp in de voortgangsgesprekken die drie maal per jaar met de directeuren gevoerd worden. Opvallend is dat de kleine scholen een hoog verzuim hebben. De vraag is of er zicht is op het hoge verzuim bij de verschillende kleine scholen. Hier wordt toegelicht dat één zieke leerkracht in een klein team procentueel al een groot verschil kan maken. Het werkgerelateerde ziekteverzuim binnen Roobol is erg laag. Er zijn geen aanleidingen om hier actie op te ondernemen omdat het ziekteverzuim niet uit de bocht vliegt. De vraag is wel wat Roobol wil gaan doen met het langdurig verzuim. Roobol heeft gezondheidsbeleid in plaats van ziektebeleid. Voordeel hiervan is dat de rol van arbeidsdeskundige naar voren wordt gehaald in het proces om in een vroeg stadium met de werknemer in gesprek te kunnen gaan. 4. Monitor strategisch beleid (ter informatie en bespreking) Is het bestuur tevreden met het strategisch beleid en de uitvoering daarvan tot nu toe? Het bestuur is tevreden over het strategisch beleid. Er bestaat verwarring over de bijlage die genoemd is in de inleiding monitor strategisch beleid. Dit betreft de planning van het strategisch beleid in een excel document en deze zal worden nagestuurd. Evenals de definitieve versie van de monitor strategisch beleid.
5. Managementrapportage tweede kwartaal (ter informatie en bespreking) Complimenten aan Roobol dat de situatie gunstiger is gerealiseerd dan dat deze was begroot. Wat wordt er bedoeld met de kolommen Budget en Prognose? De kolom ‘budget 2013’ is wat er in de begroting staat. ‘Prognose’ is wat de verwachting aan het einde van 2013 zal zijn. Door verschil boekjaar/schooljaar heeft Roobol op dit moment 70 leerlingen meer dan begroot. Roobol verkeert nog steeds in een goede financiële situatie. Rond 2010 is men aangesproken op het feit dat de financiële situatie ‘te gezond’ zou zijn. Vanuit de management rapportage blijkt dat Roobol dit jaar zijn reserves gaat aanspreken. Het inzetten van reserves zullen nooit voor vaste kosten (bijvoorbeeld het inzetten van extra formatie) worden gebruikt. 6. Stand van zaken visie uitwerking (wordt toegelicht) De visie van Roobol is ‘Het kind centraal’. De vraag is natuurlijk hoe we dat gaan realiseren? Alle geledingen binnen Roobol hebben ondertussen de mogelijkheid gehad hun input te leveren voor het strategisch beleid. Binnen het strategisch beleidsplan loopt Roobol nu tegen een aantal vraagstukken aan. Bijvoorbeeld rondom de krimp, Passend Onderwijs, hoogbegaafdheid en Leonardo onderwijs. Kortom: wat is Roobol eigenlijk en waar staan we voor? Scholen moeten de Roobol visie uitstralen en uitdragen, maar willen ook deels de eigen identiteit behouden. Nadat de resultaten van de opdracht die gekoppeld is aan de studiedag voor personeel bekend zijn, zal Trees proberen voor de volgende GMR vergadering (maandag 4 november) een product aan te bieden waarin de uitwerking van de visie helder wordt omschreven. 7. Stand van zaken Passend Onderwijs (ter bespreking) Roobol krijgt volgende week een bestuurlijke terugkoppeling van de ondersteuningsprofielen. Uit de eerste scan die Trees gemaakt heeft met Eliane Sipma, blijkt in eerste instantie dat Roobol hoog scoort op zorg rondom hoogbegaafdheid, maar bijvoorbeeld witte vlekken laat zien wat betreft de kennis en kunde om goed om te gaan met gedragsproblematieken. Wat betreft de samenwerkingsverbanden zal Roobol de samenwerking met Stichting Samenwerkingsverband regio Drachten blijvend zoeken en wordt de samenwerking met Dokkum doorgezet op basis van facturering. Het idee wordt geopperd om Bart van Kessel uit te nodigen om de veranderingen die Roobol staan te wachten richting Passend Onderwijs duidelijk uit te leggen aan de GMR. Hier willen we graag gebruik van maken. 8. Mededelingen: a. Leerlingenaantallen en prognoses (ter informatie) b. Verkiezingen OPR Medezeggenschapsraad Friesland (ter informatie) c. Regio bijeenkomst krimp voor (G)MR (ter informatie) Geen bijzonderheden.
9. Notulen vergadering 17-06-2013 a. Actielijst controleren Vanuit de notulen van 17-06-2013 komt de vraag naar voren omtrent de investeringen in de Leonardo school. Hoe is dit afgelopen? Deze vraag zal per mail worden gesteld. Er wordt een niet onbelangrijke tekstuele aanpassing gedaan in de laatste zin van punt 16. Hier moet ‘ingestemd’ natuurlijk worden vervangen door ‘gestemd’. Er wordt een vraag gesteld over hoe ouders aan informatie over de GMR kunnen komen (niet via Roobolportaal)? Misschien moet overzicht GMR, rooster van aftreden, informatie omtrent verkiezingen en de agenda en de meest recente vastgestelde notulen toch op de website worden gezet? Daarnaast wordt de tip gegeven via de eigen schoolwebsites een pagina aan te maken met een link naar GMR pagina op Roobol website waar de bovengenoemde informatie van de GMR staat. 10. Overige punten - Vergaderoverzicht Roobol 2013-2014 (ter informatie) - Controleren statuten en reglementen De voorzitter geeft aan de statuten en reglementen van de GMR wel te willen screenen met de nieuwe kennis die opgedaan is in de cursus rondom medezeggenschap. - Jaarrekening De GMR vindt het vreemd dat dit punt niet op de agenda staat en dat hier geen stuk aan gekoppeld is. Na enig onderzoek blijkt dat de stukken: jaarverslag, jaarrekening en sociaal jaarverslag nog niet door de GMR zijn gecontroleerd. Deze worden meegenomen als punten voor de volgende vergadering. 11. Punten voor de volgende vergadering -
Jaarverslag (Michiel vraagt om deze te agenderen en de stukken te ontvangen) Jaarrekening (idem) Sociaal jaarverslag (idem) Scholingsplan (idem) Overkoepelende rapportages SOP Controle statuten (Marc loopt de statuten en reglementen na) Gesprekkencyclus (Heleen en Marloes contoleren of de opmerkingen juist zijn opgenomen) Product visie document Vraag aan Trees om planning Begroting met de GMR te gaan bespreken Verslagen bestuur en directeurenoverleg
12. Rondvraag Versterken positie Roobol Sommige scholen van andere stichtingen hebben in hun logo van de school heel duidelijk staan dat zij deel uitmaken van een bepaalde stichting of overkoepelend orgaan. Volgens de GMR liggen hier voor Roobol kansen om aan de Roobol identiteit en de naamsbekendheid te werken. 13. Afsluiting De voorzitter sluit de vergadering om 22:24 uur en wenst een ieder een wel thuis.
Lijst met besluiten Datum
Onderwerp
Wie?
20130916
Overzicht GMR, rooster van aftreden, informatie verkiezingen, agenda en meest recente vastgestelde notulen op website secretaris/Best.b.
GMR Actielijst Datum
Onderwerp
20130916
Naast document leerlingenaantallen ook document met geboortecijfers en marktaandeel Roobol opsturen naar GMR In medewerkerstevredenheidsonderzoek vragen rondom medezeggenschap en communicatie opnemen Planning Strategisch beleid (Excel doc.) en definitieve versie monitor strategisch beleid opsturen naar GMR Vraag over investering Leonardo onderwijs Controleren Statuten en Reglementen
20130916 20130916 20130916 20130916 20130616 20130304 20130304 20130304
Overzicht aftreden + informatie omtrent verkiezingen GMR laten plaatsen op website / Roobolportaal Afspraak maken met bestuursbureau over beheer en transparantie begroting GMR Privacy beleid, mail over wat er gedaan is met het privacy beleid n.a.v. gesprekkencyclus Controleren of aanpassingen m.b.t. gesprekkencyclus correct zijn doorgevoerd
Wie? Trees Trees/Best.b Trees/secretaris secretaris voorzitter secretaris Henk i.o.m. Anneke secretaris Heleen & Marloes
