Verslag vergadering Cliëntenraad KEaRN Klein Datum: 13 juni 2013
Tijd: 20.00 uur
Locatie: KEaRN, Werf8, Burgum
Aanwezig:
Aanwezig: Dhr. A. Andringa, Mevr. H. Lap, Mevr. M. de Jager, Mevr. J. Hooghiemstra, Mevr. S. Koopmans , Mevr. H.van der Worp (directeurbestuurder Stichting KEaRN Beheer), Mevr. M. de Bruijn( manager Stichting KEaRN Klein), Mevr. J. Numan( coördinator Stichting KEaRN Klein ) Mevr. M. Punt(notulist)
Afwezig m.k.: Voorzitter: Notulist: Datum volgende vergadering:
Mevr. M. Staal Dhr. A.J. Andringa Mevr. M. Punt 26 september 2013
Agenda 1.
Opening en vaststelling agenda
2.
Verslag, actielijst 18 april 2013
3.
Tijdsplanning en procedure uitvoeringsplan Stichting KEaRN Klein ( mondelinge toelichting mevr. Van der Worp)
4.
Mededelingen manager en coördinatoren Stichting KEaRN Klein ( bijlage:mededelingenblad)
5.
Ontwikkelingen Tytsjerksteradiel: 5.1 Stand van zaken harmonisatie 5.2 Voortgang plan van aanpak harmonisatie Tytsjerksteradiel 5.3 Uitslag vragenlijst Stichting KEaRN Klein m.b.t. de financiering 5.4 Brief aan de ouders harmonisatie Tytsjerksteradiel
6.
Ontwikkelingen in Dantumadiel 6.1 Stand van zaken harmonisatie 6.2 Uitslag vragenlijst Stichting KEaRN Klein m.b.t financiering
7.
6.3 Rinsumageast Rondvraag
8.-
Sluiting
1 Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering. - Openbaar jaarverslag Klachten van klanten 2012 wordt besproken als punt 4.5 - Evaluatie mei 2013 plan van aanpak wordt besproken bij als punt 4.6 2 Verslag vergadering 18 april 2013 Agendapunt 4 4
Vaststelling
Wie Dhr. Andringa Mevr. Numan
Opmerking Tekstueel ’bezuinig’ moet zijn ‘bezuiniging’ Toevoegen bij punt 5: De Coördinatoren Stichting KEaRN Klein zijn onderdeel van het primair proces. Als zodanig wordt de functie van coördinator opgenomen in het proces van bedrijfsovername. Indien deze functie niet aanwezig is in de nieuwe organisatie wordt een passende functie aangeboden. Het verslag wordt met bovenstaande wijzigingen en aanvullingen vastgesteld en zal aangevuld worden opgestuurd naar de voorzitter, zodat de voorzitter het verslag kan tekenen. Daarna kan het verslag op de site worden gepubliceerd.
Verslag Cliëntenraad KEaRN Klein 13 juni 2013
1
3 Tijdsplanning en procedure uitvoeringsplan Stichting KEaRN Klein( toelichting mevr. Van der Worp) Mevr. Van der Worp
De start van het formele proces begint op 28 juni 2013, wanneer mevr. Van der Worp de Raad van Toezicht zal vragen om haar de opdracht te geven te komen tot een voorgenomen besluit tot het overdragen van de peuterspeelzalen van Stichting KEaRN Klein en een reorganisatie door te voeren Stichting KEaRN Beheer. Bij de overdracht van de peuterspeelzalen van Stichting KEaRN Klein is er in Tytsjerksteradiel sprake van een bedrijfsovername door Stichting Kinderwoud. Om te komen tot die bedrijfsovername zijn een aantal stappen nodig. 1. Er wordt een sociaal plan geschreven ( inhoud:de rechten van de medewerkers). Dit sociale plan moet worden besproken met de nieuwe werkgever en de vakbonden. 2. Er wordt een uitvoeringsplan geschreven( inhoud: beschrijving van de huidige functies en de nieuwe functies van de medewerkers. Waar dit verschillend is zal naar een passende oplossing worden gezocht). Dit uitvoeringsplan wordt met alle betrokkenen besproken. 3. Per locatie wordt een plan van aanpak geschreven( inhoud :o.a. huisvesting, inventaris, verzekeringen enz.) De drie documenten vormen het document waarover mevr. Van der Worp een adviesaanvraag zal indienen bij de Ondernemingsraad van KEaRN en bij de Cliëntenraad KEaRN Klein. De verwachting is dat per 1 oktober 2013 het advies wordt gevraagd op basis bovengenoemde documenten. Mevr. Van der Worp zal de voorbereiding om te komen tot een voorgenomen besluit tot overdracht van de peuterspeelzalen van Stichting KEaRN Klein uitvoeren voor zowel het onderdeel Tytsjerksteradiel als ook het onderdeel Dantumadiel. Voor Tytsjerksteradiel is nu wel al duidelijk met welke partner men verder gaat. Voor Dantumadiel moet eerst de aanbesteding van het peuterspeelzaalwerk worden afgewacht. Bovenstaande plannen leiden er wel toe dat het van de belang is dat de Cliëntenraad KEaRN Klein haar vergaderingen goed plant, zodat de adviesprocedure optimaal kan worden gelopen. Voor wat betreft Stichting KEaRN Beheer, dit betreft een reorganisatie. De verwachting is dat een afgeslankt KEaRN Beheer onderdeel gaat uitmaken van Stichting KEaRN Welzijn. Om te komen tot de reorganisatie zal er een Uitvoeringsplan worden geschreven Tevens zal er een documenten Flankerend Beleid worden opgesteld( inhoud o.a. scholing, toe leiding naar WW enz.). Verder licht mevr Van der Worp toe dat een en ander in goede en open communicatie wordt besproken met zowel de betrokkenen bij de overdracht peuterspeelzalen Stichting KEaRN Klein als ook met de betrokkenen van de reorganisatie van Stichting KEaRN Beheer. De sfeer is goed en er is veel vertrouwen. De voorzitter noemt de plannen helder en duidelijk. Hij dankt mevr. Van der Worp voor de toelichting. Mevr. Van der Worp wenst de aanwezigen nog een goede vergadering en fijne zomer en zij verlaat de vergadering.
4 Mededelingen manager en coördinatoren Stichting KEaRN Klein ( bijlage:mededelingenblad) 4.1
4.2
Vooraf: voor de zomer komt minister Asscher met een uitwerking over de toekomst van de voorschoolse voorzieningen, waaronder de peuterspeelzalen. Daarmee zal dan ook duidelijk worden of de financiering van de peuterspeelzalen en de kinderopvang beiden gaan vallen onder de wet Kinderopvang. De verwachting is dat dit wel het geval zal zijn. Vierogenprincipe De brief over het vierogenprincipe naar de ouders is nog niet uit. Binnen de Stichting Kinderopvang moet het vierogenprincipe besproken worden met de oudercommissie. Mevr. de Bruijn heeft er voor gekozen dit met de Cliëntenraad KEaRN Klein te bespreken, aangezien Stichting KEaRN Klein verder alleen activiteitencommissies kent. Het uitgangspunt van het vierogenprincipe is dat de leidster nooit alleen is met één kind. Per locatie zal bekeken moeten worden hoe dit daadwerkelijk te realiseren valt en hoe controle mogelijk is. In ieder geval moet men kunnen horen wat een leidster met een kind doet/ tegen een kind zegt. Het vierogenprincipe geldt niet voor korte momenten. Indien een leidster voor langere periode alleen is met een kind moet daar een actieplan op worden geschreven. Het idee is om een lijst van ouders te maken, die eventueel willen invallen op het moment dat een vrijwilliger/leidster ziek is. De Cliëntenraad KEaRN Klein is hiermee akkoord. Noot: in de nieuwsbrief van de GGD van juni 2013 wordt het volgende vermeld: Het vierogenprincipe geldt alleen voor kinderdagverblijven. Peuterspeelzalen, bso's en gastouders hoeven niet aan de regel te voldoen.
Verslag Cliëntenraad KEaRN Klein 13 juni 2013
2
4.3
4.4
4.5
4.6
Mevr. Koopmans benoemt dat het van belang is dat de activiteitencommissies van te voren op de hoogte zijn dat de brief er aan komt. Sommige ouders kunnen ook leden van de activiteitencommissie er op aanspreken. Mevr. De Bruijn geeft aan dat erover dit soort zaken geen formele lijn ligt naar de activiteitencommissies. Zij wil ook niet de indruk wekken dat dit wel zo zou zijn.Zij stelt daarom voor dat de leidsters een vooraankondiging ontvangen van de brief, met daarbij de opmerking dat zij de leden van hun activiteitencommissie, indien gewenst, vooraf kunnen inlichten. Vervolgens kan de brief over het ‘vierogenprincipe’ de deur uit. De Cliëntenraad KEaRN Klein stemt daarmee in. Inspectierapport Dhr. Andringa vraagt of er al iets duidelijk is over het inspectierapport m.b.t. de peuterspeelzalen. Mevr. De Bruijn licht toe dat Stichting KEaRN Klein er dit jaar voor heeft gekozen om de RI en E door de leidsters zelfstandig te laten invullen. Mevr. De Bruijn wil de leidsters daarmee nog bewuster maken van mogelijke gevaren en risico’s op de peuterspeelzaal. De inspectie heeft aangegeven dat de ingevulde RI en E’s hier en daar tot manco’s hebben geleid. Dit zou er toe kunnen leiden dat een aantal peuterspeelzalen een handhavingsadvies ontvangen. Mevr. De Bruijn zal haar aanpak ook toelichten bij de gemeenten en hoopt dat de gemeenten begrip hebben voor de keuze. Amarins Dhr. Andringa vraagt of het contract met Amarins, die de peuteradministratie uitvoert m.i.v. 1-1-2014 wordt beëindigd. Mevr. De Bruijn bevestigt dit. Mocht het echter zo zijn dat het onderdeel Dantumadiel van Stichting KEaRN Klein langer dan 1-1-2014 bij Stichting KEaRN Klein blijft dan wordt ,of het contract met Amarins dienovereenkomstig verlengd, of er wordt gezorgd voor een andere oplossing. Openbaar jaarverslag Klachten van klanten 2012 Stichting KEaRN Klein Mevr. Punt licht het openbaar jaarverslag Klachten van Klanten kort toe. Mevr. Koopmans vraagt zich af of leidsters bij het kennismakingsgesprek de ouders attenderen op de mogelijkheid van het indienen van een klacht. Mevr. Numan antwoordt dat zij bij het laatste leidsteroverleg de leidsters daarop heeft aangesproken en dat het een punt van aandacht blijft. Overigens gaven de leidsters toen aan dat zij dit wel bespraken met de ouders. Evaluatie mei 2013 plan van aanpak Mevr. De Bruijn licht toe dat de evaluatie betrekking heeft op het plan van aanpak organisatieontwikkeling 2012-2014 van Stichting KEaRN Klein. De gemeente Tytsjerksteradiel heeft Stichting KEaRN Klein voor deze periode een bezuiniging opgelegd. Die bezuiniging kan in 2014 niet worden gerealiseerd zonder ingrijpende gevolgen voor het peuterspeelzaalwerk. Het College van de gemeente Tytsjerksteradiel heeft de stichting KEaRN Klein en Stichting Kinderwoud gezamenlijk opdracht gegeven verder uit te zoeken wat een verregaande vorm van harmonisatie aan financiële middelen kan opleveren om op deze wijze toch de taakstelling van 2014 te realiseren. Er hoeven dus geen groepen gesloten te worden in het kader van bezuinigingen. Het plan van aanpak organisatieontwikkeling 2012-2014 is daarmee dan ook niet langer van toepassing. De evaluatie is een formeel stuk om het organisatieontwikkelingsplan af te ronden. Mevr. Hooghiemstra merkt op dat er een foutje zit in de evaluatie. Psz. de Springplank zit in Earnewâld en niet in Eastermar. Mevr. De Bruijn past dit aan. Mevr. Koopmans vraagt zich af wat er wordt bedoeld met ‘aanhoudende zorg’? Antwoord: indien gedurende langere tijd en ondanks alle acties er te weinig kinderen op de wachtlijst staan. Dit kan leiden tot groepssluiting. Er is wel verschil tussen een ’groepssluiting’ en ‘sluiting van een locatie’. Bij de sluiting van een locatie heeft de gemeente het laatste woord. Mevr. Koopmans merkt op dat er een extra groep is geopend in Garyp. Zij vraagt zich af of ouders wel actief zijn gewezen op een mogelijke plaatsing van peuters op de groep van Earnewâld. Mevr. Numan antwoordt dat ouders daar wel op zijn gewezen, maar dat uiteindelijk maar twee of drie ouders van dat aanbod gebruik hebben gemaakt.
Verslag Cliëntenraad KEaRN Klein 13 juni 2013
3
5 Ontwikkelingen Tytsjerksteradiel 5.1 5.2
Stand van zaken harmonisatie Is reeds besproken bij punt 3 Voortgang plan van aanpak harmonisatie T’diel Mevr. De Bruijn licht toe dat er momenteel plannen van aanpak per locatie worden gemaakt. Plannen van aanpak voor dorpen met een peuterspeelzaal, maar zonder kinderopvang van Stichting Kinderwoud - Sumar Mevr. De Bruijn en mevr. Van der Worp hebben de kinderopvangonderneming ‘t Krobbehiem bezocht. Zij hebben er een goed gesprek gehad. Binnenkort zal mevr. De Bruijn samen met iemand van Stichting Kinderwoud ‘t Krobbehiem bezoeken. Mevr. Hooghiemstra merkt op dat er in Eastermar onrust heerst over de locatie van de peuterspeelzaal. Men is bang dat de peuterspeelzaal naar ’t Krobbehiem zal verhuizen. De ruimte van de peuterspeelzaal in het MFC zou graag worden ingenomen door het Chr. Onderwijs dat met grote klassen kampt. Mevr. De Bruijn meldt dat hier vanuit Stichting KEaRN Klein niet over is gesproken. De intentie is dat huidige peuterspeelzaallocaties in de dorpen blijven. Mevr. Numan merkt op dat er wel wat gaande is en dat men dat in de gaten zal houden. Mevr. Numan neemt de opmerking van mevr. Hooghiemstra mee. Locatieoverstijgende zaken Het adviesrapport aan de gemeente Tytsjerksteradiel over mogelijke financiële ruimte voor de gemeente door verre gaande harmonisatie van de peuterspeelzalen van Stichting KEaRN Klein en Stichting Kinderwoud.( Is vorige vergadering al besproken). Plan van aanpak andere locaties Mevr. Numan licht toe: - de BSO van Garyp en Jistrum gaan stoppen - In Burgum gaat de samenhang in de huisvesting snel. Met ingang van 1-1-2014 verhuizen vier groepen naar de Poppestien en 4 groepen naar de Bistebus( beide locaties van Stichting Kinderwoud). De ouders worden hiervan middels een brief op de hoogte gebracht. Het gebouw de Berneboat is eigendom van de gemeente T’diel en wordt verkocht. - De peuterspeelzaal van Noardburgum verhuist per 23 augustus 2013 naar het Multi Functioneel gebouw. Er heeft al een kennismaking plaatsgevonden tussen de leidster van de peuterspeelzalen en de leidster van de kinderopvang. - De leidster van Tytsjerk gaat met vervroegd pensioen. M.i.v. september komt er een leidster uit Rinsumageast. De ruimten van kinderopvang Piba in Tytsjerk zijn bekeken en de verwachting is dat de verhuizing op 1-1-2014 of op 1 3-2014 plaats gaat vinden, De ouders zijn hiervan middels een brief op de hoogte gebracht. - Oentsjerk. Hier speelt nog niet zo veel. Wel is er een breed scholenoverleg en zijn er gesprekken om tot een bredere opzet te komen. Het nog niet duidelijk welke richting dit op zal gaan. Dhr. Andringa merkt op dat de ouders al een brief hebben gehad en vraagt zich af of in die brief ook wordt gesproken over de harmonisatie. Mevr. Numan legt uit dat de brief uitsluitend betrekking had op de verhuizing. Mevr. Numan zal de Cliëntenraad KEaRN Klein de brief ter informatie doen toekomen. Mevr. De Bruijn zegt toe dat in de plannen van aanpak de communicatie naar de Cliëntenraad KEaRN Klein wordt opgenomen.
5.3
5.4
Uitslag vragenlijst Stichting KEaRN Klein m.b.t. de financiering In T’diel zijn er 238 ingevulde vragenlijsten teruggekomen, een respons van ruim 60 %. 183 mensen die een vragenlijst hebben ingevuld komen in aanmerking voor kinderopvangtoeslag. De cijfers zijn net binnen en verdere conclusies moeten nog worden getrokken. De respons is hoog, de eerste signalen zijn positief en het biedt voldoende aanleiding om een en ander verder uit te zoeken. Mevr. De Bruijn is benieuwd of er verschillen zijn tussen kleinere en grote dorpen. De verdere uitkomsten worden de volgende vergadering besproken. Brief aan de ouders harmonisatie T’diel Achteraf is de Cliëntenraad KEaRN Klein er content mee dat de brief nog niet de deur uit is. Het heeft veel onrust voorkomen. De brief kan nu verder worden toegespitst naar de nieuwe situatie. Mevr. de Bruijn zal het concept van de brief t.z.t. doen toekomen aan de Cliëntenraad KEaRN Klein.
Verslag Cliëntenraad KEaRN Klein 13 juni 2013
4
6 Ontwikkelingen in Dantumadiel 6.1 6.2
6.3
Stand van zaken harmonisatie Is nog niet verder dan de vorige keer. De gemeente Dantumadiel wacht de beleidsnotitie af. Uitslag vragenlijst Stichting KEaRN Klein m.b.t financiering 119 vragenlijsten zijn binnengekomen een respons van ruim 50 %. 85 mensen die een vragenlijst hebben ingevuld komen in aanmerking voor kinderopvangtoeslag. Verdere uitkomsten worden de volgende vergadering besproken. Rinsumageast De bezetting op de peuterspeelzaal in Rinsumageast is al langere tijd zeer laag. Ondanks diverse inspanningen is het niet mogelijk om de groepen open te houden. Eén groep wordt gesloten voor de zomervakantie. De leidster wordt overgeplaatst naar de peuterspeelzaal in Tytsjerk.
7 Rondvraag Mevr. Lap
vraagt zich af of er in verband met de adviesaanvraag ook eerder moet worden vergaderd dan 26 september 2013. Mevr. Punt antwoordt dat de adviesaanvraag 1 oktober 2013 kan worden verwacht.De adviesaanvraag heeft betrekking op een bedrijfsovername. De Cliëntenraad KEaRN Klein heeft dan 6 weken om haar advies uit te brengen. De Cliëntenraad KEaRN Klein besluit dat de datum van 26 september 2013 kan blijven staan.
8 Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en wenst een ieder wel thuis. Aldus besloten tijdens de vergadering van 26 september 2013
Dhr. A.J. Andringa Voorzitter Cliëntenraad KEaRN Klein
Mevr. M. de Bruijn manager Stichting KEaRN Klein
Punten volgende vergadering - nadere uitkomsten vragenlijst financiering
Actielijst
Nr.
Behandeld in verg.
onderwerp
actie
Termijn
1.
12-2-2013 12-2-2013
3.
18-6-2013
4.
18-6-2013
Leden van de cliëntenraad Mevr. van der Worp en de cliëntenraad Cliëntenraad KEaRN klein Mevr. De Bruijn
Op termijn
2.
5.
18-6-2013
Gesprek met directeur Kinderwoud Nieuwsbrief over het harmonisatieproces Vaststellen data vergaderingen 2013 Vooraankondiging leidsters vierogenprincipe Brieven aan de ouders van de psz. in Burgum en Tytsjerk doorsturen naar Cliëntenraad KEaRN Klein
Mevr. Numan
Binnenkort
Verslag Cliëntenraad KEaRN Klein 13 juni 2013
Zodra het mogelijk is Septembervergadering Binnenkort
5
6.
18-6-2013
7.
18-6-2013
Opnemen van de communicatie naar de Cliëntenraad KEaRN Klein in de plannen van aanpak Aanpassen verslag cliëntenraad 18 april 2013, laten tekenen en op de site zetten
Mevr. De Bruijn, mevr. Numan, mevr. Steigstra
Binnenkort
Mevr. M. Punt
Binnenkort
Besluitenlijst: 1. Akkoord met een lijst van ouders die kunnen invallen i.v.m. het viergogen principe 2. Akkoord met een vooraankondiging aan de leidsters over een brief aan de ouders mbt het vierogenprincipe en opmerking dat leidsters de leden van de activiteitencommissie daarover kunnen in
lichten.
Verslag Cliëntenraad KEaRN Klein 13 juni 2013
6
