Notulen Jaarvergadering 2013 Datum: 9 oktober 2013 Locatie: SooS Tijd: 20.00 uur Aanwezig: RvC: Leen Roeloffs Arno Droogers Josse van Putten Jennifer van der Ven Michel Thijs Sander Hassing Ron Klok
Oud bestuur: Gideon Langedijk Thijs Bekkers Nick Pieters Max Breeman
Nieuw bestuur: Anthony Matthijsen Hugo van der Horst Mark van der Meer Sus Ciechanska Astrid van Huizen
Gasten: 1 beschermheer 10 donateurs 76 leden (waarvan 40 machtigingen)
Notulen gemaakt door Astrid van Huizen op 1 november 2013.
Opening: Genoeg leden aanwezig? ja 500 leden (36 aanwezig + 40 machtigingen) 293 donateurs (10 aanwezig) 11 overig (1 aanwezig) Problemen met stemmen per acclamatie? Niemand
1. Mededelingen Leden Sander onze beschermheer: - Leuk dat hij aanwezig is, minder druk dan vorig jaar tijdens de JV. Tijdens code geel waren er gelukkig wel meer mensen dan nu - Even tussendoor, het is gezelliger als iedereen naar voren komt in de zaal - Terugblik: twee besturen geleden, is het moment dat hij binnenkwam. De telefoon van Sander gaat - Afgelopen jaar grote vorderingen gedaan om naar buiten te treden in Delft
-
-
Vroeger zag hij een grote kloof tussen NOVA en de studieverenigingen. De verbinding met de sv’s is een stuk beter geworden, daar heeft het bestuur een grote bijdrage in geleverd, hopen dat dit nog meer verbeterd wordt 49% van de leden mag van buiten af komen, wel iedereen van het bestuur moet een HHS student zijn Verder zijn de brandveiligheid en HACCP belangrijke punten, want anders hebben we echt problemen bij een volgende check De SooS is geen studentenhuis, het kan geen grote zooi worden, we worden gezien als een horecagelegenheid. Dit moet dus goed in de gaten worden gehouden Wenst het nieuw bestuur succes met hun jaar. Hoopt dat RvC gepaste afstand houdt tegenover het bestuur. Dit is vorige jaren niet zo geweest, wel al stukken beter.
RvC Geen mededelingen Zaal vraag: wat is precies het doel van de JV? Want de verslagen waren maandag pas op de site en het financieel verslag is zelfs vanochtend nog aangepast, verwachten jullie dat we vragen stellen of wat anders? Antwoord: Sorry voor de late plaatsing, er mag vanavond veel gevraagd worden Zaal: geen geneuzel, goede vragen stellen Antwoord: iedereen mee eens
2. Agenda -
‘Presentatie jaarverslag manager der evenementen’ na ‘presentatie jaarverslag voorzitter’
3. Ingekomen stukken Geen ingekomen stukken
4. Goedkeuring notulen 2012 Zaal: namen van mensen van de kascommissie staan niet in de notulen Antwoord: Wij proberen zo min mogelijk tot geen namen in de notulen te zetten
5. Presentatie jaarverslagen Voorzitter: Gideon Langedijk -
-
Ledenbestand nagelopen en gekeken wie er nog lid is/ wie er donateur zou moeten zijn, achter gegevens aan gemaild Contact met school/ andere verenigingen Veel contact met verenigingen, dit heeft z‘n vruchten afgeworpen. Mensen van de TU weten nu dat NOVA bestaat. Hoopt dat mensen nu trotser zijn op NOVA Deelname OWee Goed gelukt, dankzij de commissie, half jaar mee bezig geweest
-
Bedankt de commissie Lustrumviering Cabaret maandag, diner woensdag, feest vrijdag Tijdens diner grote zooi geworden Poster en shirt van het lustrumfeest komen nog aan de muur Belofte: lustrumboekje komt er dit kalenderjaar
Zaal vraag: wat vond je het leukst? Antwoord: contact met studieverenigingen leggen. 2 feesten met sv’s, namelijk de HawaiiSooS en het feest na de bedrijvendag (Piraten Casino avond) Zaal: zooi van diner, dit is vaker zo, donateurs vonden dit niet leuk Antwoord: dat het veel troep was blijft hij bijhouden, met commissie bespreken Lid: actieve mensen uitgenodigd voor diner, eerste keren ingegrepen, daarna lukte dat niet meer Zaal vraag: hoeveel heb je buiten de bedrijvendag sponsering opgehaald? Antwoord: het bedrag wordt straks besproken, 2 bedrijven als sponsor binnengehaald (Dosign en Moteq)
Manager der evenementen / Secretaris: Thijs Bekkers -
HawaiiSooS meest briljante feest van het jaar Chaotisch maar gezellig NOVA weekend Met de penningmeester de bedrijvendag georganiseerd, penningmeester deed het contact met de bedrijven, hij organiseerde de dag zelf. Afgelopen 2 bedrijvendagen grootste tot nu toe Alle commissies die hem hebben geholpen, RvC en bestuur bedankt Geen vragen
SooSbaas: Nick Pieters WPcom heel erg bedankt - Doel voor dit jaar: winst verkopen boven €10.000, dit is gelukt SooScom bedankt - Kosten SooS gaan van de winst verkopen af, daardoor uiteindelijk verlies gedraaid - Winst overal gestegen: o.a. dankzij borrels met school -
Kassaverschil: €-1091,91 Elke week een klein kassaverschil Na blok 1 besloten dat 2 man aan de bar ging zitten om te kijken of het goed ging met de kassa in plaats van dat er 1 persoon oplet Vanaf blok 3 zelf altijd iemand van het bestuur achter de bar De pinautomaat/kassa handelt op een manier die voor ons ongewenst is, dus dit zal ook niet opgelost gaan worden
Zaal vraag: Is er iets vastgesteld hoe het kassaverschil komt? Antwoord: Als er een fout is met pinnen, dan ziet de kassa dit als een cash storting terwijl er geen geld in de kassa wordt gestopt
-
Openstaande debiteuren/crediteuren: veel facturen van school staan nog open Eigenverbruik: stond 3000, 4500echt Na blok 1 heeft het bestuur zelf niet meer bier gedronken op eigen verbruik. Commissies en bar/keuken personeel wel
-
571221 pils of speciaal bier Als elk pils een kilometer is, dan kan je 1,38x rond de wereld en 3,8x Nederland op en neer 1884 glazen wijn Als Jennifer 1 fleswijn per avond drinkt, kan ze ongeveer een jaar vooruit 9400 glazen fris of Stender In cola flessen: ongeveer 100meter hoog 100x zoveel als Ron afgelopen jaar is afgevallen 3572 chips of candy bars Hoogte van een zak chips is 20cm, dan heb je 444 Anthony of 714,4 meter
-
-
-
Biercontract: Trots op dat hij dit mocht doen
Zaal vraag: Hoeveel staat er nou nog precies open bij debiteuren/crediteuren Antwoord: €5000 nog open, wordt nog steeds betaald. 1 november moet alles betaald zijn Zaal vraag: Er kan toch een overzicht uit worden gedraaid met gelukte en niet gelukte pin transacties, dit zou moeten kunnen? Antwoord: Nee, dit kan niet. Zaal vraag: Wat is de verhouding pin / cash bij het kassaverschil, kan je een schatting geven? Antwoord: totdat de pinautomaat er was, was het kassaverschil €700,Zaal vraag: €700,- kassaverschil is best wel veel, zonder pinautomaat, waar ligt het dan wel aan? Antwoord: naar zijn mening is alles gedaan om het te voorkomen, gedurende de week ook (buiten de SooSen) Zaal vraag: Een ander bestuursjaar was het kassaverschil €192, waarom zo’n groot verschil met jullie jaar? Antwoord: eerstejaars achter de bar weten nog niet precies hoe de nieuwe kassa werkt en een groot deel van de leden weet ook niet hoe de kassa werkt Zaal vraag: De winst van fris staat op 72%, hoe zit dit? Antwoord: Dit zal worden uitgezocht Antwoord RvC: Fris prijs gaat niet omlaag
Secretaris: Max Breeman -
Bedrijvendag & sponsering Nieuwe website voor bedrijvendag gemaakt 1e bedrijvendag 46 bedrijven, 2e bedrijvendag 44 bedrijven Bedrijvendag: €25000 begroot, €6256 kosten, €44331 opbrengsten, €38074 winst Financiële sponsering: €8000 begroot, €353 kosten, €9463 opbrengsten, €9109 winst Onder andere Moteq, Dosign, Rubber Design, Brunel en Technip Materialistische sponsering: koffie mokken
Penningmeester: Max Breeman -
Contributie leden: niet gehaald, nog hard bezig om het ledengeld te halen, komt onder andere door mislukte incasso’s BBQ-OP bewust minder geld uitgegeven, in verband met lustrum Zeilweekend voor het eerst weer dit jaar, daarom niks begroot
Zaal vraag: €17000 winst, waarom niet terug naar de leden? Antwoord: Dit sparen we voor noodgevallen Zaal vraag: Waarom geen grotere evenementen? Antwoord: Al meer geld uitgegeven aan evenementen, geld moet nog wel verantwoord worden uitgeven Zaal vraag: Waarom niet eerder meer uitgegeven? Antwoord: 2e bedrijvendag was veel, hadden we vooraf niet kunnen uitgeven Zaal vraag: Wat te doen met zo veel winst, als maar €5000 winst mag Antwoord: Werkelijk mogen we €18000 winst maken in verband met vrijwilligers Zaal vraag: Waar voor sparen we eigenlijk? Antwoord: Voor als we uit het pand worden gezet Zaal vraag: Hoeveel op RvC rekening voor het geval we er uitgezet worden? Antwoord: voorlopig worden we niet het pand uitgezet. We hebben 4 ton nodig om een vereniging te blijven Zaal idee: Muzieksysteem met Spotify €10 p.m., kan best met al dit geld Zaal: Zeilweekend, was gezegd dat geld wel van NOVA krijgen als het door ging Antwoord: Dat was nog niet zeker Zaal: Kerst dubbele bedrag begroten, altijd valt het werkelijk te hoog uit Antwoord: Wordt straks besproken Zaal vraag: €900 aan taart om te gooien is wel normaal? Antwoord: Dat was een grove fout Zaal vraag: Waarom is er zoveel over de begroting heen gegaan met het kerstdiner Antwoord: Kaart verkoop is tegen gevallen en voor het eten is veel uitgegeven, dit is achteraf pas ontdekt. Verkeerd aangepakt. Maar het was wel geweldig. Zaal vraag: “overige kosten” wat is dat? Antwoord: SOP overige kosten is Klerenzooi (dit is de NOVA kledinglijn) Zaal vraag: waar is bordje eigen verantwoordelijkheid? Antwoord: die is er niet meer, daarom zijn we grandioos de fout in gegaan Zaal vraag: Genoten van je jaar? Antwoord: Bedrijvendag en sponsering zeker echt geweldig Bedankt alle commissies
Kascommissie: Adviezen: 1. Financiële vermogen bij één bank, dit is niet handig 2. Olm koolzuurflessen moeten we gaan inleveren 3. Nadenken over externe feestjes, deze gaan vaak mis -
Tijdens code geel gage formulieren wel ingevuld, daarna niet meer (goed) gedaan Oud en nieuw bestuur beide dit gedaan
-
Openstaande debiteuren/crediteuren Twee facturen bedrijvendag niet verstuurd Kassaverschil : €1000
Advies: Niet het bestuur ontslaan uit hun verantwoordelijkheden Goed initiatief deadline voor 1november, maar boekjaar was 1 augustus al afgelopen. Nu zijn we 9 weken later. Of ze het nu wel gaan halen in 4 weken is de vraag. Zaal vraag: Zijn ze dan ook verantwoordelijk voor dit bestuursjaar? Antwoord: Nee, alleen hun boekjaar Zaal vraag: Van de debiteuren hoeveel is daarvan van de Haagse Hogeschool? Antwoord: €5000 van de Haagse Hogeschool, 5x een rekening van de bedrijvendag en nog wat losse dingentjes Zaal vraag: De bedrijven kunnen dit dus wel allemaal betalen? Antwoord: Ja, dit kunnen ze gewoon betalen. Zaal vraag: Hoe goed is de boekhouding op orde? Antwoord: Er wordt een goede boekhouding gemaakt, het gaat mis met bijvoorbeeld inkoopnummers Zaal vraag: Hoe kan een factuur zo lang (14maanden) open staan, RvC controleert de boekhouding toch ook, die kunnen dit doorgeven/regelen? Antwoord: RvC is een controlerend/adviserend orgaan, er wordt serieus achter de facturen aangezeten. Facturen stonden geen inkoopnummers bij, dus HHS zegt dat het onze schuld is Zaal vraag: Hoe lang is het al bekend dat inkoopnummers zo moeten? Antwoord: Na elke Code Geel is dit bekend, niet altijd mogelijk om offertes naar ze te sturen, willen ze vervolgens niet mee werken en wij hebben dus niet gezegd “Dan doen we bijvoorbeeld de borrel niet.” Zaal vraag: Wat gaat er nu gedaan worden aan deze openstaande facturen/inkoopnummers? Antwoord: Vaker contact zoeken met de bedrijven, we blijven ze gewoon stalken. Om de inkoopnummers wordt zeer regelmatig gevraagd. Zaal vraag: Kennelijk is dit niet effectief genoeg, wat ga je nu doen? Antwoord: Een keer een echte afspraak maken met school deze week Zaal: Afspreken met school dat voordat ze naar ons komen eerst een inkoopnummer hebben
Antwoord RvC: We volgen al een procedure met school, deze staat nu op papier en wordt overgedragen aan het nieuwe bestuur. Zaal vraag: Wat kan er nog terug gevorderd worden? Antwoord: €13000 zou kunnen Zaal vraag: Wat hebben ze voor 1 november binnen? Antwoord: Als ze zo doorgaan als ze bezig waren, dan €2000 tot €3000 Zaal vraag: Kan de deadline dan niet verschoven worden van 1 november naar 1 december? Antwoord: Sommige dingen liggen er al lang en daar kunnen ze al wat mee doen Zaal vraag: Met hoeveel openstaande debiteuren zijn oudere besturen geaccepteerd als bestuur? Antwoord: €2720 aan debiteuren, 1/8 van dit jaar Mandaat voorstel van kascommissie: Optie 1: Het oud bestuur wordt alsnog ontslagen uit haar verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid als 90% van de vorderingen alsnog binnenkomen. Optie 2: Het oud bestuur wordt alsnog hoofdelijk persoonlijk aansprakelijk gesteld bij onvoldoende voortgang. Het eerste controle moment is 1 november. De kascommissie controleert alle stortingen in het nieuwe boekjaar EN de kascommissie controleert alle gedane acties bij de dan nog openstaande vorderingen. Daarna twee wekelijks. Zaal vraag: Hoe gaan jullie dit als kascommissie/RvC/oud bestuur terugkoppelen? Antwoord: Via de mail naar leden hoe de vorderingen zijn, als ze dan toch afgekeurd zijn gaan we het geld persoonlijk verhalen bij het oud bestuur. Zaal vraag: Tot hoever reikt het mandaat? Antwoord: Tot we 90% binnen hebben. -
Advies: oud bestuur nog verantwoordelijk houden
6. Goedkeuring oud bestuur De kascommissie adviseert de leden van NOVA het oud bestuur niet te ontslaan uit haar verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid. Hierdoor blijft de mogelijkheid bestaan het oud bestuur persoonlijk aansprakelijk te stellen voor de schade. Dit voorstel is aangenomen, slechts 1 lid stemde tegen (ook het oud bestuur stemde voor) De kascommissie verzoekt het mandaat om in deze kwestie verder op te treden. Optie 1: Het oud bestuur wordt alsnog ontslagen uit haar verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid als 90% van de vorderingen alsnog binnenkomen. Optie 2: Het oud bestuur wordt alsnog hoofdelijk persoonlijk aansprakelijk gesteld bij onvoldoende voortgang. Het eerste controlemoment is 1 november. De kascommissie controleert alle stortingen in het nieuwe boekjaar EN de kascommissie controleert alle gedane acties bij de dan nog openstaande vorderingen. Daarna twee wekelijks. De kascommissie communiceert de voortgang en de conclusies aan de leden en donateurs via een mail.
Dit voorstel is aangenomen, slechts 1 lid stemde tegen. (ook het oud bestuur stemde voor) RvC en het nieuwe bestuur geven het oud bestuur een cadeau.
PAUZE
7. Dispuutverslagen -
Bij het dispuut XX is Kayleigh nieuw. Het dispuut Zuri Mbahari geeft een cadeau aan het nieuwe bestuur. Het cadeau van Angela’s Angels is dat wij een dispuut rijker zijn. Dionysos: we moeten eerst een cadeau verdienen.
8. Formatie RvC -
Leen Roeloffs, Josse van Putten en Arno Droogers stappen uit de RvC. Susan van Nierop vult het RvC weer aan. - Formatie: Jennifer van der Ven (voorzitter RvC), Sander Hassing, Ron Klok, Michel Thijs, Susan van Nierop Het oud bestuur geeft aan de RvC een fust Felsgold. RvC: Dit fust Felsgold gaan we in één vergadering opdrinken Het nieuwe bestuur geeft ook een cadeau aan de RvC.
9. Formatie nieuw bestuur RvC en het oude bestuur geven aan het nieuwe bestuur een cadeau. Anthony Matthijsen zal het voorzitterschap overnemen. Zijn doelstellingen: - Contacten verbeteren met sv’s van Inholland - Zorgen dat de rest van het bestuur hun eigen taken uitvoert De functie SooSbaas wordt overgenomen door Hugo van der Horst, hij heeft de volgende doelstellingen: - HACCP score verbeteren door onder andere een schonere keuken - Betere organisatie, zowel qua voorraad en opslag als in schoonmaak van SooS Zaal vraag: hoeveel denk je dat je dit jaar aankomt? Antwoord: veel Mark van der Meer zal de functie van penningmeester overnemen. Zijn doelstellingen: - Het creëren van een standaardmanier hoe met bonnetjes om te gaan. - Het doorzetten en verbeteren van het zeilweekend. Zaal vraag: weet je waarom je leverpastei heet? Antwoord: Ja dat weet ik wel echter kan iedereen het verhaal beter vertellen dan ik.
De nieuwe secretaris is Astrid van Huizen. Zij heeft de volgende doelstellingen: - Nieuw ledenbestand in gebruik nemen - Oplossing vinden voor nieuwe drankregeling onder de 18 - Meer sponsering dan vorig jaar SuS Ciechanska neemt de functie van evenementen manager over. Haar doelstellingen: - Meer mensen naar de SooS trekken - Meer feesten voor externe partijen (niet HHS TIS gerelateerde) - De samenwerking rondom feesten organiseren met sv’s verbeteren Zaal: Meer feesten van externe, net gezegd dat dit vaak fout gaan Antwoord: externe die we niet kennen gaan we weren, SV’s van HHS/InHolland kunnen wel. Wil ook betere afspraken met SV’s
Het nieuwe bestuur presenteert hun nieuwe logo.
10. NOVArassing Een sjaal met het NOVA logo erop
11. Presentatie jaarbegroting -
SOP materiaal: van €600,- naar €2000,- DvB cadeau ging op dit portie, wilde ons niet beperken als we aankopen zouden moeten doen voor SOP. Bestuurskosten: omhoog in verband met BHV en SVH cursuskosten Eigen verbruik: omhoog, ledenaantal stijgt, vrijwilligers stijgen Kwartaalfeesten: om een groot feest neer te zetten
Zaal vraag: Waarom staan de afschrijvingen van de SooS op nul? Antwoord: SooS heeft geen afschrijvingen. Zaal vraag: waarom wordt het geld niet in evenementen gestoken? Antwoord: meer geld voor evenement betekent niet automatisch een beter feest, zijn ook dingen (keuken/bar installaties) die echt nodig zijn. Zaal: eigen verbruik niet beter splitsen in het eigen verbruik voor bestuur en voor de vrijwilligers
Antwoord: Wij zijn allemaal vrijwilligers. Vooraf kan er niet gezegd worden dat het bestuur zoveel moet/gaat drinken en commissies ook. Zaal: €3000 naar €4000 is wel veel Antwoord: De bierprijs is omhoog gegaan. In 2008 was eigenverbruik €3500 het is dus eerst zelfs omlaag gegaan. Zaal vraag: Kunnen we kerst niet verhogen? Antwoord: Kunnen we nu niet hier beslissen. Als je een mail stuurt met de details, dan kijken wij ernaar.
12. Verlanglijstje DvB De DvB verlanglijst is als volgt: 1. Podiumdelen 2. Aanhanger 3. Nieuwe draaitafels Bij de eerste OuwelullenSooS zal gestemd worden over het cadeau, zodat dit bij de tweede OuwelullenSooS aanwezig is.
13. Rondvraag Niets
Sluiting Anthony sluit de vergadering om 23:30 uur.
