Notulen Algemene Ledenvergadering der G.S.S.V. Tjas 28 oktober 2013
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
Locatie: Café de Walrus, Groningen Tijd: 20.00 uur Aanwezig: (38 leden)Sjoukje de Boer, Piter Sybesma, Tom Terpstra, Elske van Raaphorst, Guido van Gelder, Nienke Schaap, Emiel Stam, Nienke Kooistra, Henk Aarnink, Arjen van der Veen, Frank Hazeborg, Rolinde Alingh, Marjet Janssen, Ronald Brans, Jozefien Bakema, Sybren van der Zee, Margriet Bochanen, Rixt Geertsma, Marrit Lemstra, Marten Hoekstra, Eddy Derksen, Mathea Neijmeijer, Sybrand Heringa, Jojanneke Scheepstra, Fenna de jong, Erika Bremer, Jan Marten Verbree, Jeljer Haarsma, Martine van der Bij, Mark Oost, Chris Geraets, Wiggert van Ginkel, Jelle Faber, Martijn Vogelzang, Erik van de Worp, Ynse Segaar, Loes Janssen. Afwezig met kennisgeving: Erwin Pol, Iris Pitstra, Japke Sybesma, Inez Terpstra, Ynse Segaar Te laat met kennisgeving: Gemachtigden: Matthijs Plas (door Carolien ter Pelkwijk) 1. Opening – Tjaslied Matthijs: Ik ben tot 10 uur technisch voorzitter, daarna zal Wiggert mij overnemen. Voordat we beginnen met het officiele gedeelte wil Sjoukje graag even iets zeggen. Sjoukje: Ik wil jullie graag voorstellen aan iemand, namelijk Blub Almaity. Blub Almaity is een goudvis.Wij hebben Blub gekregen van het vorige bestuur, bij onze constitutieborrel. Met als achterliggende gedachte, dat het alvast ons 6e bestuurslid is. Blub Almaity. Blub is al een aantal maanden bij ons en hij is al heel erg bekend met Tjas, maar hij is geen Tjaslid. Daarom willen we graag jullie toestemming vragen voor het mogen bijwonen van de ALV door Blub Almaity. *instemmend geknik vanuit de zaal* Sjoukje opent de vergadering om 20.08 uur. Het Tjaslied wordt gezongen. 2. Vaststelling Agenda Sjoukje: Zijn er nog wijzigingen, aanvullingen? Nee. De agenda is vastgesteld. 3. Benoeming Sportcommissaris Sjoukje: Toen Janneke stopte met haar functie, zijn we op zoek gegaan naar een nieuw bestuurslid. We hebben nagedacht over hoe we de situatie moesten aanpakken. En we kwamen er achter dat de Statuten en het HR elkaar in zekere mate tegenspreken in onze situatie. We waren voor het wijzigen van de Statuten afgelopen zomer toch al bij de notaris, dus we hebben de situatie aan hem voorgelegd. Hij bevestigde ons dat de Statuten en het HR elkaar tegenspraken. Wij hadden inmiddels Guido al bereid gevonden om Janneke haar functie over te nemen. Volgens de notaris was het helemaal prima dat Guido alvast met ons mee draaide, als we er voor zouden zorgen dat hij de volgende ALV benoemd wordt door de ALV. Dus bij deze dragen wij Guido van Gelder voor als nieuwe sportcommissaris. Wil je je even voorstellen Guido? Guido: mijn naam is Guido van Gelder, student technische bedrijfskunde 2e jaar, sinds september ben ik lid van Tjas, ik woon in Groningen, vorig jaar zat ik in de Galacie en ik was wedstrijdrijder. Siinds 15 juli draai ik mee als bestuurslid. Ik ben natuurlijk ook hardrijder. Maar waarom deze functie als Sportcommissaris? Ik dacht er al eerder aan om te solliciteren voor bestuur, maar ik wilde eerst mijn propedeuse halen. Inmiddels heb ik mijn propedeuse gehaald, en ineens in de zomervakantie werd er een nieuwe sportcommissaris gezocht. Dus zo ging het balletje rollen en sta ik hier. Matthijs: Zijn er vragen voor Guido? Nienke Kooistra: Ga je het Tjasmatras winnen? *gelach* Guido: Dat weet ik niet. Ik weet niet wat de huidige stand van zaken is. Matthijs: Omdat er over personen wordt gestemd, stemmen we schriftelijk. De stembureaus worden ingesteld.
Henk: Waarom sla je “is er stemming gewenst? ” over? Als iedereen voor is, dan hoeft er niet gestemd te worden. Matthijs: Er moet sowieso schriftelijk gestemd worden. Als dat nu gevraagd wordt, en iemand zegt nee. Dan krijg je misschien een onwenselijke situatie.
55
60
Stembureau Voor Tegen Onthouding Blanco 7 0 0 0 Emiel 11 0 0 0 Erik 4 0 0 0 Henk 6 0 1 0 Matthijs Totaal 28 0 1 0 Guido is aangenomen als Sportcommissaris. Sjoukje: Bij deze hamerslag charcheer ik Guido van Gelder als Sportcommissaris der G.S.S.V. Tjas. Vraag uit de zaal: Moet Janneke niet gedechargeerd worden? Sjoukje: Nee dat hoeft niet. Volgens de Statuten kun je als bestuurslid altijd uit het bestuur stappen door een brief te schrijven aan het bestuur. Janneke heeft ons een brief gestuurd, waarin zij haar functie neerlegt. 4. Ingekomen stukken Geen
65
70
5. Vaststelling notulen vorige ALV Sjoukje:We zouden nog terugkomen op passief/actief stemrecht uit art 27 HR. Daarin staat het volgende: Gewone leden hebben actief en passief stemrecht, ereleden alleen actief stemrecht op alle ledenvergaderingen. Donateurs worden op alle ledenvergaderingen toegelaten, maar zij hebben geen stemrecht. Ze worden schriftelijk opgeroepen. Sjoukje: Gewone leden mogen stemmen (actief) en gekozen worden (passief).Ereleden mogen alleen actief stemmen, maar kunnen niet gekozen worden.
75
80
85
90
95
Matthijs: zijn er vragen over de notulen? Matthijs loopt alle pagina’s langs. Er zijn geen vragen. Sjoukje stelt de notulen zijn vast met een hamerslag. 6. Bestuurlijke mededelingen Sjoukje: De Club van 50. Bij onze overdrachts alv hadden we het idee om het hok van de Walrus te verbouwen tot commissieruimte. Het bestuur van de Walrus heeft laten weten dat dit niet mag. Dus we moeten nu opzoek naar een nieuw doel van de club van 50. Tijdens de keiweek bleek dat het spandoek niet voldoet aan de laatste eisen van de gemeente. De banner is niet luchtdoorlatend, en dat moet wel. Dus ons idee is om een nieuwe banner te laten maken, die luchtdoorlatend is en aan beide kanten bedrukt is. Na het spandoek is er nog geld over, dit willen we uitgeven aan extra naamkaartbordjes voor de trainers. Op dit moment zijn er veel meer trainers dan naamkaartbordjes. Hierdoor moet ieder Tjasuur het papiertje in het naamkaartbordje verwisseld worden en dat is nogal vervelend. Hierna is er alsnog geld over, dus we willen jullie vragen om ideeën. Eddy: Als je een dunner spandoek neemt, is die wel leesbaar als je beide zijden bedrukt? Sjoukje: Zou kunnen, dit moeten we navragen. Rixt: Dan wil ik graag voorstellen, als er maar 1 kant kan worden bedrukt, dat het spandoek andersom ophangen wordt. Want mensen zijn nog helder als ze richting de stad gaan. En als ze uit de stad gaan niet meer. Matthijs: Zijn er verder nog ideeën? Erik: Om hoeveel geld gaat het? Vorig bestuur wilde schaatsen aanschaffen om uit te lenen. Sjoukje: Een spandoek kost ongeveer 60 euro en naamkaartbordjes zijn ongeveer 65 euro. Er was 450 euro beschikbaar. Dus er is nog 300 euro over.
100
105
Nienke: Trainer mee naar collalbo! Sybrand Heringa: Bier mee naar collalbo Sybren: Vooruitlopend op financieel misschien. Je verwacht 1 lid minder dan er zijn? Tom: er zijn nu nog maar 9. Piter: Ja. Sybren: maar het is geen doel om meer mensen binnen te halen? Tom: Absoluut wel. Sybren: Maar je hebt begroot op meer. Tom: Er is iemand weggegaan, we hadden niet begroot op een toename. Henk: Aanvulling op schaatsen kopen idee: easy-gliders. Matthijs: zijn er nog meer ideeën? Sjoukje: Als er nog meer ideeën ontstaan, mail ze vooral naar ons. Sjoukje: De volgende mededelingen gaat over onze gewichten. Alleen de Sportcommissaris is flink aangekomen. Matthijs: zijn hier vragen over? Eddy: Ja wat is precies het huidige gewichtsgetal? Ik zie het niet goed. Sjoukje: De achterste kegeltjes zijn de huidige situatie. Sjoukje: We hebben de statuten in de zomer gewijzigd. Die staan inmiddels op de website.
110
115
Motie – voor Guido: Gehoord de beraadslaging, constaterende dat Guido van Gelder, nu bestuurslid is, constaterend edat dit unaniem was, overwgende dat hij naast zijn schoenen zou kunnen gaan lopen hierdoor, overwegende dat dit niet wenselijk is, verzoekt de ALV dat Guido een adt trekt om met beide benen op het ijs te blijven staan, en gaat over tot de orde van de dag. Was getekend, Tom Tersptra, Elske van Raaphorst, Piter Sybesma Matthijs: is stemming gewenst? Nee. Guido: Bedankt voor deze motie. Guido trekt een adt.
120
125
130
135
140
145
7. Mededelingen commissies Elske roept alle commissies naar voren. Ze vertellen kort wat ze gedaan hebben en wat ze willen doen. Ook wordt iedere commissie bedankt en is er een klein cadeautje. Dit is wat het bestuur doet als ze echt willen ontspannen (mikado set). Almanakcie(mark): We zijn net begonnen. Binnenkort thema verzinnen en hard mee bezig. Borrelcie(Frank): Goed bezig, meer mensen naar de borrels trekken. Borrels beter maken. Oktoberfestborrel is donderdag, neem allemaal je halve liters mee. Diescie(Emiel): Namens de Diescie zijn we een hele leuke groep. 5 hele mooie mensen, heel veel ervaring. We zijn nog niet echt begonnen, maar we hopen jullie allemaal te zien in maart! Huiscie(Erik): Wat wij afgelopen jaar hebben gedaan: Niets. Plan om de Walrus te verbouwen is een beetje anders gelopen. We zijn bezig met plan maken voor beleid. Daarna verder kijken wat er uit komt en hoe dat geïmplementeerd kan worden. Icie(Eddy): Als er iets niet werkt op de nieuwe site, is het waarschijnlijk Paula (Groen in’t Woud, vanwege de hoge ‘, red.)haar schuld. Intro(Jojanneke): We hebben binnenkort een etentje. Donderdag is er een inloopavond over 2e introperiode, kom vooral langs met ideeën. Kascie(Matthijs): We hebben vooral Tom achter de broek aangezeten. Nee Tom doet het heel goed. Vooral de afrekeningen van de commissies zijn punt van aandacht. Loopcie(Nienke Kooistra): bezig met 2 bata teams. We hebben vooral mannen tekort, dus mannen meldt je vooral aan. Materiaalcie(Jeljer): Veel schaatsen geslepen. Erik: scherp hoor. Jeljer: materiaal in orde maken. Stenen vlakken. Rixt: geld wat daarvoor nodig is, kan mss van CV50? Jeljer: nee we hebben zelf een potje daarvoor. Sybrand: komt er ook een slijpclinic? Jeljer: als er veel vraag naar is, dan kunnen we daar naar kijken Natuurijscie(Henk): we hebben maar een korte periode gehad, was leuk! Hopelijk volgend jaar weer. Zin in.
150
155
160
165
170
175
180
NSKcie(Nienke Schaap): NSK afstanden organiseren, nu 65 man. Hopen de 100 te halen. Helft vh inschrijfgeld terug via de Aclo. Tjassers schrijf jevooral in! Paparazcie(Nienke schaap): Nieuwe leden werven, nieuw fotogedeelte op de site ism met Icie. Foto’s beter weergeven op de site. Promocie(Jozefien): Vet programma verzinnen voor tijdens de Keiweek, Tjas-petten worden in de verkoop gedaan. Redactie(Martin): hopelijk hebben jullie genoten van de laatste tjassus. Als het goed is 5 nieuwe leden, dan zijn we redelijk compleet. Reiscie: niet aanwezig. Sponsorcie(Rixt): werven van sponsoren, nieuwe aanpak met de poster. Je krijgt je lidmaatschapsgeld terug als je een nieuwe sponsor aantrekt. Wedcie(Matthea): afgelopen zomer goed veel deelnemers gehad en veel vrijwilligers. Paar nieuwe commissieleden uit gehaald. Zaterdag is de eerste wedstrijd. Iedereen jurycursus. Wedcie weekend gehad en meer activiteiten gehad. “Stop – en – door” Henk: idee CV50 voor jurycursus. STK(Sybren): trainingen verzorgen, extra uur. Sport ondersteunen bij de leden waar we kunnen. RVA(Rolinde): Bestuur ondersteund, lastige momenten gehad, nieuwe bestuurslid. Huidige bestuur gaat allemaal prima. Elske: Zie ons bokaal. Vorige keer heeft de Lustrum–cie gewonnen. Wij vinden dat de Loopcie de bokaal deze keer gewonnen heeft. Ze hebben mooie nieuwe kleding en goed bezig met de bata. Motie – hoofdletters commissies voor Elske: Geachte ALV, Constaterende dat, bij de mededelingen van de commissies, alle commissies met kleine letter staan, behalve de NSKcie en de Wedcie, vindt hier voortrekkersgedrag plaats. Dit is incorrect gedrag van de Algemeen Adjunct. Om dit te corrigeren dient de AA een biertje te adten en gaan over tot de orde van de dag. Was getekend, Emiel Stam, Nienke Schaap, Margriet Bochanen. Elske trekt een adt. Motie – Elske schrijft Paparazcie 100x: Geachte ALV, Constaterende dat de AA moeite heeft om haar commissies correct te schrijven. “Papparazcie”, dient zij de naam van deze commissie 100 maal correct te schrijven op bijgeleverd A4tje en gaan over tot de orde van de dag. Was getekend, Emiel Stam, Nienke Schaap, Margriet Bochanen. Elske schrijft paparazcie 100x Matthijs schorst de vergadering voor 5 minuten.
185
190
195
8. Beleidsplan: Halfjaarlijkse update Matthijs verzoekt mensen die later binnen komen om zich nog in te tekenen op de aanwezigheidslijst en geeft het woord aan Sjoukje. Sjoukje: Ons beleidsplan was onderverdeeld in een Verenigingsbeleid en Sportbeleid. Vragen kunnen gesteld worden na ieder punt. Ons eerste punt was “actieve leden”. Dit was opgesplitst in eerstejaars en aanvoerders van de schaatsgroepjes. Als kernpunt zou er voor de eerstejaars een tweede introperiode komen. En voor de schaatsgroepjes zou er een aanvoerder komen. Over beide dingen kunnen we nog niet zoveel zeggen. Jullie hebben net van Jojanneke gehoord, 2e introperiode komt er, maar de invulling is nog niet helemaal bekend. Leden die nu lid worden, worden nog bij bestaande “gezinnen” geplaatst. Aanvoerders zouden deze week beginnen, maar vandaag vieluit door de storm buiten. Ons idee met aanvoerders is dat ze het contact zijn tussen de schaatsgroepjes en het bestuur. Dat ze de rest van het schaatsgroepje informeren en enthousiasmeren over en voor activiteiten. En als belangrijkste punt, zorgen
200
205
dat ze samen met hun groepje een keer in de winter in de Walrus kunnen eten. De etentjes starten vanaf 14 november. Wbt. de actieve leden die we meer willen betrekken bij de vereniging. Opkomst bij de borrels vertonen een stijgende lijn, helemaal goed. Feesten vertonen een lichte daling. Dit komt waarschijnlijk, vooral.. uhum.. door het feest met Mira voor de zomer. Het blacklightfeest was heel druk, daar waren 93 mensen. Rixt: mag het lettertype wat groter de volgende keer? Sjoukje: Ja Nienke Schaap: Wat is het idee van de etentjes? Sjoukje: De aanvoerder zorgt dat er vanuit de zijn/haar groepje kokers komen, die het eten verzorgen hier in de Walrus. Martin: de grafiekjes vertekenen wel een klein beetje. Het lijkst alsof bestuur vd Zee de helft van de opkomst had bij de borrels. Jojanneke: Die aanvoerders, is dat iemand van de trainers? Sjoukje: Nee het is juist de bedoeling dat het iemand vanuit het groepje zelf is. Iemand die het leuk vind om naar borrels/feesten te gaan, en die de rest van het groepje mee kan nemen. Matthijs: Zijn er verder nog vragen? Nee.
210
215
220
225
230
235
240
245
Sjoukje: Door naar ons punt de commissies. We willen eigenlijk het aantal mensen dat deelneemt aan een commissie vergroten. Hier hadden we twee punten. We wilden de in-/uitstroom van commissies stroomlijnen en de commissies meer betrekken bij de introperiode. Beide punten worden gecombineerd in commissieweken. Deze hebben we net gehad, dus we kunnen nog niet zoveel zeggen over het effect hiervan. We kunnen wel zeggen dat we 27 geïnteresseerden voor een plaats in een commissie. Het lijkt een succes. De proefvergaderingen waren vorige, deze week en nog een paar volgende week. En dan zal Elske samen met de commissies en de geïnteresseerden kijken hoe de plaatsing en de vulling van de commissies mogelijk is. Matthijs: Zijn er verder nog vragen? Nee. Sjoukje: Laatste punt van het verenigingsbeleid, de oud-leden. We wilden een alumnibestand oprichten en daarmee bijvoorbeeld de oud-leden een keer te mailen van: “Heej, Tjas bestaat nog. Er zijn mogelijkheden om donateur of sponsor te worden. Jullie hebben een breed netwerk waar wij eventueel gebruik van kunnen maken.” Hier zijn we alleen nog niet aan toe gekomen, want we hadden de prioriteiten ergens anders de afgelopen periode. Matthijs: Zijn hier verder nog vragen over? Nee. Sjoukje: Dan verder met het tweede deel van ons beleidsplan, het sportbeleid. Ons overkoepelende idee was: “We willen een kwalitatief optimaal sportaanbod aanbieden aan iedereen binnen Tjas. Dit deel bestond uit drie verschillende punten. Ten eerste wilden we deelname aan IUT/NSK bevorderen. Ons idee hierover is een beetje veranderd door onze Hardrijders. De Hardrijders zijn verplicht om een licentie af te nemen bij het gewest, waardoor ze nu ook klassewedstrijden kunnen rijden in Groningen en we hebben natuurlijk onze Tjas clubwedstrijden. Waardoor ze al heel veel wedstrijd-ervaring op kunnen doen binnen Tjas zelfs in Groningen. Desalniettemin hopen we dat er heel veel mensen mee gaan doen aan ons NSK Afstanden hier in Groningen. En het idee blijft staan dat we aan het eind van het seizoen met een grote groep willen afreizen naar een IUT of NSK, dat moeten we nog onderzoeken welke. Op de tweede plaats wilden we dat meer mensen deelnemen aan de zomerwedstrijden. De zomerwedstrijden waren best wel een succes. De Loopcie heeft niet voor niets de Zie-ons-bokaal gewonnen. Begin van de zomer hebben we de wedstrijdkalender besproken met Wedcie, Loopcie en STK. Een paar wijzigingen tov. voorgaande jaren. Dit pakt goed uit gezien de opkomst op de trainingen. Zijn hier vragen over? Matthijs: Aduard, waar is die tijdrit geblevne? Sjoukje: Ja dat is een van de aanpassingen. Die tijdrit is er uit gehaald aan het begin van het seizoen. Matthijs: Zijn er verder nog vragen over uit de zaal? Nee. Het derde punt is de Hardrijders, we hebben 44 Hardrijders momenteel. De Tjassers tussen recreant en faciliteitenrijders moeten ook een passend sportaanbod geboden worden. Want de volledige baankaarten zijn te duur. En je had maar 1 extra trainings uur wat qua kwaliteit niet veel verschilde van het tjasuur. Inmiddels hebben we een zondaguur, voor onszelf met een paar stayers. Woensdag trainen de Hardrijders op het KNSB-uur, waarbij de beste Hardrijders kunnen aansluiten bij de faciliteitengroep. Waardoor ze zich nog meer kunnen ontwikkelen.
Matthijs: zijn er vragen? Sybren: Ik vind dat het voor de Hardrijders heel goed geregeld is, maar er is ook een deel hiervan waarvoor het iets minder goed geregeld is. Er is net een motie ingediend hierover.
250
255
260
265
270
275
280
285
290
295
Motie –faciliteitengroep: Geachte ALV, Constaterende dat Tom Terpstra toch heeft afgezien van Top Team Noord Nederland, willen de voormalig faciliteitenrijders hem hiervoor bedankten. Echter ondanks dat twee voormalig faciliteitengroep rijders in het bestuur zitten en een adequate oplossing tot op heden is uitgebleven, zouden wij graag zien dat Tom Terpstra, Piter Sybesma & Guido van Gelder een adtje-des hiervoor trekken. Vervolgens gaan we over tot de orde van de dag. Getekend, Sybren van der Zee, Jeljer Haarsma, Jan Marten Verbree, Nienke Kooistra, Chris Geraets, Eddy Derksen Tom vraagt Jeljer en Sybren om adtje solidair met Piter mee te doen, omdat die dubbel de klos is. Tom, Piter, Guido en Sybren en Jeljer drinken een adt. Matthijs: Er is een vraag over het Hardrijders verhaal, Arjen. Arjen van der Veen: hebben jullie de schaatsers bereikt die jullie in gedachten hadden? Sjoukje: Volgens mij wel. Tom: Het grootste deel wel. Ik was vorig jaar trainer van de hoogste leergroep.Daar zijn niet zo heel veel mensen van. De groepjes daar onder wel. Dus over het algemeen wel. Er was vorig jaar een snelle recreantgroep, de groep van Ernstjan. Daar zijn er nog maar weinig van, die zijn voor een groot deel ook weg bij Tjas, aan het werk. Matthea: Jullie wilden 50 hardrijders, hoe zit dat? Guido: We hebben er nu 44, er zijn nog 15 proefbaankaartmensen die nog niet hebben aangegeven wat ze willen doen. Mathea: Je kunt het hele jaar door hardrijder worden? Guido: Ja zeker. Matthijs: Zijn hier verder nog vragen over? Nee. Sjoukje: Dan het laatste deel van ons beleidsplan, de zomertrainingen. Deze zijn ook weer opgedeeld in twee dingen. Trainen op verschillend niveau. Dit heeft een beetje anders uitgepakt dan we gedacht hadden. We wilden een extra trainer en verschillende groepjes op verschillend niveau. Eigenlijk bleek dat de oefeningen die het STK heeft bedacht, er al goed voor zorgden dat iedereen op zijn/haar eigen niveau mee kon doen. Gezellig met z’n allen dezelfde oefeningen doen, maar iedereen kon zijn eigen max bepalen. Volgens ons is daarmee onze doelstelling wel behaald. Ook de opkomst op de trainingen is gestegen. Zoals te zien op deze slides. Erik: Wat hebben jullie nog over voor beleidspunten, als jullie al zoveel goed geregeld hebben? Bestuur: We hebben de oud-leden nog en de hardrijders is iets wat door zal blijven gaan. Op het gebied van de actieve leden, er komen misschien nog een keer commissieweken. De aanvoerders, tweede introperiode. Er is genoeg. Matthijs: Zijn hier verder nog vragen over? Niemand heeft input? Nee. Motie - aanwezigheid op NK afstanden: Constaterende dat de voorzitter en secretaris geen intentie hebben gehad hun leden op het afgelopen KNP NK Afstanden aan te moedigen. Zij beide hier schitterden door afwezigheid. Concluderen wij dat zij beide 1 adtje des trekken. En gaan over tot de orde van de dag. Getekend, Eddy Derksen, Jeljer Haarsma, Jan Marten Verbree, Sybren van der Zee, Rolinde Alingh, Henk Aarnink, Sybrand Heringa, Mark Oost, Arjen van der Veen, Frank Hazeborg, Mathea Neijmeijer Piter en Sjoukje drinken een adt. 9. Financiën: Halfjaarlijkse afrekening Mathijs: Dan gaan we verder met agendapunt 9, Tom zal de financiën toelichten. Vragen kunnen gesteld worden na iedere slide.
300
305
310
315
Tom: Het is droge stof, ik kan het niet leuker maken dan dat het is. Maar ik ga toch proberen om jullie er doorheen te leiden. In de financiële toelichting is te lezen dat we op een verlies af stevenen van €289.03. Er is ook te lezen dat dit komt door het nieuwe systeem met de Hardrijders. Namelijk er is niet begroot op de ijs huur van zondag. Bij de begroting gingen we ervanuit dat het zondaguur betaald zou worden door de ACLO. En dat wisten we toen nog niet, dus dat zijn extra kosten die erbij komen. In de toelichting staat verder dat er een aantal voorzieningen vrijvallen. Ik wil het sowieso even over voorzieningen hebben. Er verandert iets bij de Introcie en de Borrelcie en de voorziening onvoorziene kosten. We hadden begroot dat de Hardrijders €150,- per persoon zouden betalen. We gingen er vanuit dat we ongeveer 50 hardrijders zouden krijgen. Als je 50*150 doet heb je 7500 euro, wat een uur ijshuur dekt in de winter. We gingen er van uit dat het andere uur gesubsidieerd zou worden door de ACLO en dan zouden we onze twee extra uren hebben voor de Hardrijders. We wisten niet precies hoe dit zou uitvallen, daarom is er in de begroting een buffer van €500,- opgenomen voor dit plan, om extra kosten te kunnen dekken. Matthijs: zijn er vragen over deze slide? Nee. Tom: In de huidige situatie moeten de Hardrijders een woensdagbaankaart kopen met daarbij de verplichte licentie, dus ze betalen €220.- totaal. Het zondaguur wordt deels (78%) door de ACLO betaald. De stayer betaalt een klein deel van de ijshuur per persoon. De rest van de kosten is voor Tjas, hier was niet op begroot. Dit restbedrag is ongeveer €1500,-. Nienke Kooistra: Die 1500 die over is, is daar het deel van de Stayer al af? Tom: Ja. Eddy Derksen: Wie betaalt die licenties? Tom: De hardrijders zelf. Hardrijders betalen €220,-. De €1500,- is alleen ijshuur. Matthijs: Zijn hier verder nog vragen over? Nee.
320
325
330
335
340
345
Tom: Door wie laten we de 1500 euro betalen? Bij de hardrijders, die al €220,- betalen. Of draagt de hele vereniging dit? Wij denken dat de gehele vereniging hiervan profiteert. En het moet betaalbaar blijven voor de hardrijders (beleidspunt, kwalitatief optimaal sportaanbod). De vereniging profiteert als geheel, doordat er door dit systeem ook veel trainers beschikbaar zijn voor de Tjasuren op maandag en donderdag. Daarom zijn wij er voor om dit jaar deze €1500,- voor rekening van Tjas te laten zijn. Matthijs: Zijn hier verder nog vragen over? Nee. Tom: Dit jaar willen we deze €1500,- vanuit Tjas betalen. Volgend jaar, als het bestuur doorgaat met de hardrijders. Volgend jaar gaan er dingen veranderen rondom het gewest Groningen. Daardoor kan bijvoorbeeld de verplichte licentie verdwijnen. In dat geval zou het voor Hardrijders goedkoper worden om een woensdagbaankaart te nemen. Je zou dan bij wijze van schatting de Hardrijders €180,- kunnen laten betalen, waarmee ze zelf deze €1500,- dekken. We vinden dat Tjas dit jaar de €1500,- zelf kan betalen, met het oog op volgend jaar. Dat deze kosten dan zelf door de Hardrijders worden gedekt. Omdat het dit jaar al €220,- is voor de Hardrijders, wat eigenlijk al meer was dan we hadden gehoopt/gewild/gewenst. Sybrand: waar in dit voorbeeld wordt de licentie van betaald? Tom: De licentie is nu verplicht, maar veel hardrijders willen niet perse wedstrijden rijden. Als ze volgend jaar wedstrijden willen rijden, moeten ze een licentie betalen inderdaad. Arjen van der Veen: wat heeft een mogelijk RTC te maken met geen licentie betalen? Tom: Het gewest bepaald nu dat het verplicht is om een licentie te nemen bij de woensdagbaankaart. Wij hebben geluiden gehoord dat in het geval van een RTC er vanuit de KNSB zal worden bepaald of een licentie verplicht is of niet. Arjen van der Veen: Hoe groot is de kans dat dit volgend jaar al anders zal zijn? Tom: Dat weten we niet. Dat is ook iets voor een volgend bestuur, waarover wij nu alleen kunnen zeggen: “de mogelijk ligt er, dus laten we dit jaar het zelf nemen en volgend jaar kijken of het op een andere manier op te lossen is”. Matthijs: Zijn hier verder nog vragen over? Nee.
350
355
Tom: Dan hebben we €1500,- aan kosten. We hadden 500 euro begroot als buffer. Dan blijft er een post van €1000,- over. We hebben overleg gehad met Introcie en Borrelcie. Het boekje van de Introcie vervalt, en heeft ook niet een goed alternatief plan om het geld te besteden. En de Borrelcie maakt veel gebruik van Jorrit, en Jorrit is vrij goedkoop. Jojanneke: Ik zat even na te denken. Wat als we wel ineens geld nodig hebben. Tom: Ik had 100 euro begroot. Dat wordt nu nul. Maar als jullie een briljant plan hebben, wat ontzettend goed is voor Tjas, dan zou het slecht zijn als we dat niet zouden steunen. Marjet Janssen: Is de ijshuur met deze twee dingen helemaal opgevangen? Tom: Nee, we lijken uit te draaien uit op een verlies van €289,03. Want er wordt nog wat bezuinigd. Matthijs: Als beleidsplan 2e introperiode is, dan is 100 euro wel handig om te hebben. Als is het alleen maar voor een shirtje of een hesje op het ijs. Nienke Kooistra: Dat hesje kan ook van de cv50.
360
365
370
375
380
385
390
395
Tom: Dan de voorzieningen. We krijgen ook nog geld van vrijval voorzieningen, want de statuten zijn goedkoper gewijzigd. Er was €500,- begroot, het kostte 300 en een beetje. Dus aan het eind van het jaar valt daar nog ongeveer €200,- van vrij. Die gaat ook al van de 1000 af. Verder de voorziening ijshuur 2012-2013, die wordt ieder jaar getroffen, omdat de factuur van het afgelopen jaar in het volgende boekjaar valt. Matthijs had iets teveel opzij gezet hiervoor. Dus daar valt ook nog een beetje van vrij. Dat is ook ongeveer 200 euro. Dan nog de voorziening van de keiweek. Promocie wilde hele graag een ijsbaan, maar de verhuurder kon geen vervoer regelen. Dus deze voorziening willen wij nog graag een jaar doorschuiven. Jozefien & Martine: we waren wel blij dat er geen ijsbaan was, want het regende heel hard op dinsdag (tijdens sportmarkt, red.). Maar we hebben wel goede plannen voor het geld hoor. Matthijs: Zijn hier verder nog vragen over? Nee. Tom: De voorziening onvoorziene kosten. Een voorziening om onvoorziene kosten mee op te kunnen vangen. Moeten we deze post aanspreken om deze kosten mee op te vangen? In april zijn we ingehamerd met dit beleidsplan, dus met dit plan. We hadden wel zoiets van, misschien komen er kosten bij, maar daar is niet zo op begroot. In principe zijn deze kosten dus onvoorzien. Wat gebeurt er als we deze post aanspreken, dan draaien we quitte. Want het verlies dat we draaien komt door de extra kosten voor deze ijshuur, en die kunnen we dan wegzetten tegen deze post onvoorziene kosten. De vraag is of dat moet? Wij vinden van wel. Het is een post onvoorziene kosten, als dit niet onvoorzien is, dan weten wij niet wat dat dan wel is. Wanneer zou je deze post dan wel mogen gebruiken? Wij stellen voor om hem dus hiervoor te gebruiken en dan draaien we dus quitte. Matthijs: zijn hier vragen over? Rixt: Het maakt niet uit of je verlies draait of niet? Tom: Dat klopt. Nouja het staat netjes. Sybrand: Op de vorige slide stonden dingen die meevielen, die kunnen niet volledig weggeschreven worden tegen die 1000? Ik dacht dat we die al hadden? Tom: nee er blijft nu nog €289,03 over. Sybrand: Hoeveel zit er ook alweer in de post onvoorzien? Tom: Er zit nu bijna 900 euro in, op onze begroting staat dat wij hem aanvullen met nog eens 220, dus daar gaat het als eerste van af. Sybren: Schuif je het probleem niet door naar volgend jaar? Omdat die post moet worden aangevuld. Tom: De vraag is, moet die post wel worden aangevuld? Omdat de hele post in principe bedoeld is om de begroting op nul te houden. Maar wat ons betreft is het niet echt nodig om hem daarna weer aan te vullen. Want wat Rixt ook zei, je kunt best een jaar verlies draaien. Ik zou zeggen dat je hem uiteindelijk niet aanvult, want het is uiteindelijk een buffer. Maar dat is je eigen vermogen ook. Of het nou uit je eigen vermogen komt, of uit je post onvoorziene kosten. Sybren: Wil je em daarna weer aanvullen of een beetje afvlakken?. Tom: Nee, ja afvlakken. Maar dat is ook aan het volgende bestuur. Eddy Derksen: Ik ben het niet eens met je uitleg van post onvoorziene kosten. Wat je nu zegt is dat de post onvoorziene kosten is om je begroting sluitend te maken. Daar is het niet voor, het is voor onvoorziene kosten. Dus kosten die totaal niet begroot zijn. Als jullie wel de ijshuur hebben begroot, maar die vallen hoger uit, dan is dat niet zozeer onvoorzien. Maar hoger dan begroot en dat is wel een wezenlijk verschil. Je maakt allebei verlies, dat klopt, maar het is een andere situatie. Tom: De ijshuur op zondag hadden we natuurlijk helemaal niet begroot. Nienke Kooistra: Begrijp ik goed, dat
400
405
410
415
420
425
430
je de post onvoorziene kosten groter wilt maken? Tom: Er was ooit besloten dat de post onvoorziene kosten naar 1200 euro moest. We hebben begroot om de post aan te vullen tot 1200. Als we besluiten om de post te gebruiken om de onvoorziene ijshuur hiermee te dekken, dan gaan we die post natuurlijk niet aanvullen. Sybren: Wat vindt de Kascie ervan? Matthijs: Op de HALV van bestuur Van der Zee, waren er mensen die zeiden dat de post onvoorzien omhoog moest, hij was te laag om eventuele bezuinigingen op te kunnen vangen, want het ging allemaal zo slecht in de financiële wereld. Toen was er een bepaald percentage genoemd, wat werd vertaald naar een bedrag van ongeveer 1200 euro. Eddy had het mee moeten geven aan mij, maar het liep iets anders. Wij moesten toen ineens aanvullen tot 1200 euro, dus hebben we gekozen voor de middenweg. De post werd aangevuld tot bijna 900 euro. In mijn bestuursjaar is de post verder niet aangesproken. Dus Tom heeft in zijn begroting opgenomen om verder naar die 1200 euro toe te werken. Dan hebben we straks die 1200 euro, wat ga je daar mee doen? Wat Tom net heeft uitgelegd, het is geen buffer op een buffer. Maar je kunt het zo zien: als er onvoorziene kosten zijn, kun je die post aanspreken. Aan de andere kant heeft Tjas een eigen vermogen van bijna 13k. waarvoor heb je dat? Om een eventuele grote klap op te kunnen vangen. Dus in die zin is zo’n grote onvoorziene kosten post een beetje dubbelop. Als je de post op €500,hebt, dan heb je in het jaar €700,- meer om te besteden. Dus wat mij betreft, prima dat er gedaan wordt wat hier is voorgesteld, en dat je op die manier ook een langzaam daalt naar zo’n €500,- tot €700,- Maar niet helemaal leegtrekken natuurlijk. Eddy: Het klopt natuurlijk niet dat je dan 700 euro over hebt. Want die post blijft staan. Matthijs: Stel de post wordt nu leeg getrokken, dan moet het volgende bestuur deze post helemaal aanvullen tot 1200 euro. Dan betaalt het volgende bestuur de prijs voor het geld wat hier wordt uitgegeven. Eddy: Dat is ook wat Sybren net zei. Dat het dan doorgeschoven wordt naar het volgende bestuur. Dat gebeurt niet als je zegt dat ze de post hier niet voor mogen gebruiken. Jan-Marten: Volgens mij zijn onvoorziene kosten, kosten die niet deel uitmaken van beleidsplan. Dan hou je de post onvoorziene kosten over voor dingen in een bestuursjaar die echt onvoorzien zijn, eventuele incassokosten die je totaal niet had kunnen voorzien. Als je de post onvoorziene kosten hiervoor gebruikt, dan verhul je het risico wat je hebt genomen met je plan. Ik vind het een heel goed plan en ook geen probleem dat het geld kost. Maar dan heb jij dat verlies in jouw bestuursjaar, en dan vind ik ook dat je onderaan de rekening mag zien dat je dat risico hebt genomen en dat daar kosten aan verbonden zijn. Onvoorzien of niet, je weet niet hoe hoog de kosten zijn, maar je maakt er wel beleid op. Tom: In principe was er niets begroot op de ijshuur voor de zondag. Ja, het is ijshuur en ja er was een buffer op begroot, die valt hoger uit. Je kunt het ook zien als onvoorzien, wij zien het meer als onvoorzien.
435
440
445
450
Rolinde: Als je het ziet als post onvoorzien, dan moet je volgens mij die hele 1500 euro uit die post onvoorzien halen. Dan kun je beter deze rest kosten als verlies nemen, dit jaar betalen en dan is het klaar. Anders is het krom, dat je een klein deel wel uit de post onvoorzien haalt en de rest wordt opgevuld uit wat er over is uit de begroting. Tom: klinkt logisch Sybrand: Hoe zit het met de rente en het verlies daardoor op het verminderen van het eigen vermogen? Eddy: Dat maakt niet uit. Rixt: Het gaat er eigenlijk om, het is lekker om quitte te kunnen draaien. Tom: Nou niet perse, we vinden het niet erg om hierop verlies te draaien. Maar wij vinden dit wel onvoorzien, deze ijshuur hadden we niet begroot. We hadden kunnen verwachten dat er kosten zouden zijn voor dit plan. Maar als je daar op begroot en je hebt die kosten niet, dan maak je in een keer een hele dikke winst. Vandaar die buffer van €500 in plaats van bijvoorbeeld €2000. Tjas is best wel een stabiele vereniging, dus wanneer zou je de post onvoorzien dan wel mogen gebruiken? Wanneer maak Eddy: In principe hebben jullie er wel gewoon op begroot, het woensdagochtend uur is ook niet doorgegaan. Het is eignelijk onderdeel van het plan van de Hardrijders. En het pakt wat anders uit dan gedacht. Het is niet dat dit ineens op jullie pad komt, wat is dit, hoe komt dit nou ineens? Het is alleen maar mooi dat het zo gaat toch? Bijna? Matthijs: Zijn hier verder nog vragen over? Nee.
Matthijs schorst de vergadering voor 5 min. 1.55.25
455
460
465
470
475
480
485
Tom: Het lijkt ons het handigst om er over te stemmen, dan weten we wat de ALV wil. Er zijn zometeen 2 voorstellen. Als bestuur vinden wij deze kosten onvoorzien. En daarom willen we ze graag uit de post onvoorziene kosten te halen. We willen niet het hele bedrag hieruit halen, we hebben de mogelijkheid om wat te bezuinigen op Introcie, Borrelcie er valt een voorziening vrij. Dus dat verlies wordt daardoor al kleiner. Dat wat over blijft willen we uit de post onvoorziene kosten halen. Dit is ook omdat volgens ons de post onvoorziene kosten niet zo hoog hoeft te zijn. Een volgend bestuur hoeft deze post dan wat ons betreft ook niet aan te vullen. Het andere voorstel is die van Jan-Marten, om de post onvoorziene kosten er niet voor te gebruiken. Dat wij deze “onvoorziene kosten” als verlies nemen op de uiteindelijke afrekening. Martine van der Bij: Dat hele bedrag? Of de kosten die overblijven na bezuinigingen. Jan Marten: Het bedrag wat er over blijft. Matthijs: Is dit allemaal duidelijk? Jojanneke: Hoe hoog is nu die post onvoorzien? Is dat nu al 1200? Tom: Ja wij hebben begroot om deze post aan te vullen. Jojanneke: Dan haal je dus hier een deel van uit en dan vult het volgende bestuur het niet aan. En zodoende wordt de post onvoorzien kleiner. Tom: Ja. Matthijs: Zijn de opties duidelijk hierover? Ja. Zijn hier verder nog vragen over? Nee. Eddy: Als je nu besluit om het niet uit de post onvoorziene kosten tehalen. Dan houd je het verlies van 289 euro, dan wordt het niet ineens 1500 euro. Matthijs: klopt, 500 buffer, bezuinigingen etc. gaan er vanaf. Sybren: Er zijn 2 verschillende punten aan de orde gesteld. Hoe groot moet de post onvoorzien zijn? En kunnen we de ijshuur hieruit halen? Tom: Dat zijn twee aparte dingen. Hoe zou je dat voorstellen? Sybren: Wil je dat dan niet van elkaar splitsen? Als je nu zegt, de post hoeft niet aangevuld. Kan een volgend bestuur dat ook doen, verdwijnt dan langzaam aan die post? Is het niet beter om er een zekere lijn in te houden? Tom: Wat ons betreft is 500euro genoeg voor de post onvoorziene kosten. En dat kunnen we nu combineren met dit. Omdat we vinden dat die ijshuur onvoorzien was. Sybren: Kunnen we dit nu niet splitsen? Wiggert: Volgens mij gaat het nu om waar het geld vandaan gehaald moet worden, van de post onvoorziene kosten of niet. Dan kunnen we bij het volgende bestuur wel kijken of die het aanvullen. Henk: Ik stel voor om voor/tegen Jan Martens voorstel te stemmen. En daarmee impliciet ook voor/tegen die 1200 euro te stemmen. Voorstel1: Uit post onvoorziene kosten Voorstel2: niet uit post onvoorziene kosten Stembureau Optie 1 Optie 2 Blanco Onthouding 0 11 0 0 Emiel 7 0 0 4 Guido 0 12 0 0 Henk Totaal 7 23 0 4 Voorstel 2 is aangenomen.
490 Tom: Dan blijven we uitkomen op een verwacht verlies van 289,03 euro. *applaus* Dan gaan we nu door naar de afrekening. Tom: Zijn er vragen over de balans?
495
500
505
510
515
520
Erik: Kun je de post crediteuren toelichten? Tom: Aantal facturen, informer licenties. Veel kleine bedragen. Matthijs: debiteuren? Tom: Vooral sponsor facturen, storneringen, Aclo cursus, tjasmutsen vorig jaar. Tom loopt de begroting langs op het beamer scherm. Er is €31000 binnengekomen, dat is vooral contributie. Vragen? Ynse: Commissies, begroting van commissies? Tom: Kom ik straks per commissie op terug. Verder is er op dit moment €12000 meer binnen gekomen dan dat we hebben uitgegeven op dit moment. De verwachting is dus dat we €289,03 meer uit gaan geven dan dat we binnen krijgen. En voor de vorm het eigen vermogen nog even, €13729. Vragen? Inkomsten Tom: We hebben begroot op 475 leden. Dat zou betekenen dat we €18050 aan inkomsten hieruit krijgen. We hebben tot nu toe 78% hiervan geïnd. Op basis van het aantal aanmeldingen in de loop van voorgaande jaren hebben we nu geen reden om aan te nemen dat we dat niet gaan halen. Dus gaan we er vanuit dat ik dat haal. We hebben al wel 100 donateurs, dus het verwachte bedrag daarvoor is al binnen. Ik verwacht dat we er nog iets meer donateurs bij krijgen. Dus dat bedrag heb ik een beetje bijgesteld. Zijn hier vragen over? Jan Marten: Zit de 300 euro verlies hier al in? Dus als je die extra donateurs niet haalt, dan kun je uitkomen op 600 euro verlies? Tom: Ja, precies. Jan Marten: Dan had ik tegen gestemd. Tom: Sportgebonden inkomsten. Mijn eigen fout, de materiaalsubsidie zoals die hier staat, klopt niet. We krijgen hem wel helemaal binnen. Dan de accommodatiesubsidie, €10000 is er begroot, we krijgen ook nog €5000 van de Aclo voor het zondaguur, dat is die 78%. Dus daarom staat hier €15000. De baankaarten hadden we vrij laag begroot, want er was begroot op een Tjas-baankaart. Voor onze eigen uren. Het werd een woensdagbaankaart bij het gewest. Dus die verwachting is hoger geworden. Licenties zijn verplicht, dus die is ook hoger. Maar dit zijn eigenlijk allemaal doorstroomkosten. We krijgen het binnen en geven precies hetzelfde bedrag weer uit. Tjasbaankaart was begroot, die komt er niet, dus we geven er ook niets aan uit. Vragen? HWS, niets begroot voor herfstijs, maar er kwam nog factuur van vorig jaar, deze is doorgerekend aan faciliteitengroep. Verenigingsactiviteiten: evenementen, wil ik niet in detail behandelen, maar er kunnen zometeen wel vragen over gesteld worden. Kleding en acties: Sportkleding, hadden we €4000 begroot, dit loopt heel goed, goed verkocht. Winterkleding zit hier nog niet bij in. Vrijetijdskleding hebben we nog niets van binnen gekregen, maar wel al een klein beetje uitgegeven. Maar dit loopt wel door. Vragen?
525
530
535
540
Overige opbrengsten, vrijval voorzieningen, hadden we niets op begroot. Hier de voorziening statutenwijziging, waarvan een deel vrijvalt. Incidentele inkomsten, we hebben op de Koninginnedag markt ongeveer €130,- opgehaald. Bezig met grote clubactie, dit kost €90,- dus dat ging er weer af. We zijn nu 160 loten aan het verkopen. Hulp is heel erg welkom, boekjes liggen daar. Eddy: Wie heeft meeste loten verkocht? Nienke Kooistra: ikke. *applaus* Tom: Nienke Kooistra heeft er 24 verkocht, ik heb er 16 verkocht. We willen er zelf allemaal 20 loten verkopen en we hopen dat de leden ook nog een keer 60 verkopen. Met 160 loten halen we dit bedrag. Matthijs: Zijn hier verder nog vragen over? Nee. Tom: Dan de uitgaven, dit zijn de algemene bestuursuitgaven, geen bijzonderheden. Zijn hier vragen over? Nee. Commissies Tom: dit zijn totaalbedragen ik ga ze zo nog bijlangs. Tjassus, drukkosten en bezorgkosten gaan vrij hard. Postnl is nogal duur. Dus die verwacht ik hoger uit te vallen. Zijn er vragen over? Nee. Sportgebonden uitgaven. Geen bijzonderheden, zijn er vragen? Nee. Wedstrijdrijders uitgaven. Baankaarten komen terug. Licenties is zelfde bedrag als bij inkomsten. Wedstrijdkosten stond ook bij inkomsten al. Dan deze, er was 300 euro begroot voor cursus, die staat nu op min 100. Aukje van Kuiken heeft trainiers opleiding afgebroken. Ik ga er nog wel vanuit dat er nog
545
550
555
560
565
570
575
580
585
590
iemand de trainersopleiding gaat doen. Maar dan komen we dus 100 euro lager uit dan begroot. De buffer voor extra tjasurenplan is opgegaan aan ijshuur. Matthijs: zijn hier vragen over? Nee dan gaan we verder. Tom: Ijshuur herfstijs staat ook weer bij uitgave. Er is ijshuur voor de Tjasuren, er is ijshuur voor het extra tjasurenplan. €7500. We krijgen €5000 meer accommodatie subsidie, en het kost Tjas €6500. Dus er blijft €1500 over. De buffer gaat er nog af, dus dit is de 1000 euro die dan overblijft. Eddy: zoals het hier staat ga je er vanuit tov je begroting. Hoe zit dat? Tom: nee bij inkomsten stond een Tjasbaankaart voor €7500. We krijgen 5000 en het kost ons 6500. Daar gaat de buffer aan op en houden we 1000 euro kosten over. Matthijs: Is het duidelijk Eddy? Die 7500 euro aan inkomsten was gebaseerd op de Tjasbaankaart, die is er niet gekomen, wel subsidie gekregen + 1500 euro die Tjas zelf betaalt. Zijn er voor de rest vragen? Nee. Tom: De verenigingsactiviteiten, Actief ledenuitje, kleding. We hebben een mooie kortingsactie op de kleding gedaan. Bij de winterkleding. Die post gaat op daar aan. Vragen? Overige uitgaven: Voorziening onvoorziene kosten is van belang. Matthijs had er 885 euro ingestopt. Wij hadden begroot om deze post aan te vullen tot bijna 1100 euro. En die blijft staan als uitgave, want die blijft staan.. is net besloten. Vragen? Geen vragen Tom: Dan de commissies. Promo heeft zich heel netjes aan hun begroting gehouden. Jaarlijks promotiemateriaal loopt door, daarom is deze post nu al vrij hoog. Er zat ook een sponsorfolder voor een deel ook bij in. Verder geen bijzonderheden. Vragen? Nee. Introcie heeft geen verwacht budget meer staan. Loopcie geen bijzonderheden. Vragen? Nee. Als de Introcie alsnog een goed plan heeft, dan steunen we dat. Ynse: Hoe controleert het bestuur de begroting van de NSKcie? Tom: NSK heeft eigen vermogen, staat los van Tjas. Eigen rekening, eigen spaarrekening, dus ook een eigen financiele buffer zeg maar. Weinig mee bemoeid. Ynse: Tjas is wel verbonden met de NSKcie. Ik vraag me af of de ALV weet dat het NSK Afstanden een verlies van 700 euro maakt, zelfs als er 140 deelnemers zijn. Ik vind wel dat een bestuur zich dan wel moet afvragen of een NSK Afstanden dan wel realistisch is. Tom: De reden van het verlies is dat er nu twee NSK’s in één kalenderjaar zijn, in februari was het NSK Sprint al, nu aan het begin van het schaatsseizoen het NSK Afstanden. De gemeente werkt in kalenderjaren en niet met schaatsseizoenen. Dus voor het NSK Afstanden is nog geen subsidie binnen. NSKcie heeft grote eigen buffer, dus wij vonden dit niet een reden om het NSK Afstanden af te zeggen. Ynse : De NSKcie is niet een onderdeel van Tjas, omdat het een eigen rekening heeft. Maar als de NSKcie grote fouten maakt, dan is het bestuur alsnog hoofdelijk verantwoordelijk. Matthijs: Nee dat klopt niet. De ACLO staat financieel garant. Ynse: Ik kom net terug van een workshop risico’s bij verenigingen. Matthijs: De ACLO staat garant voor het NSK als het financieel misloopt. Ynse: Ja voor 250 euro. Matthijs: nee meer als het moet. En de SSN ook. Ynse: Ik zou het als zijnde bestuur nazoeken en ook als vereniging zijnde, want als dat niet het geval is. Ik weet dat de SSN zegt dat de ACLO verantwoordelijk is. En de ACLO zegt dat de SSN dat is... ik weet het niet. Rolinde: Ik ben het opzich wel eens met Ynse. NSK staat financieel onafhankelijk van Tjas. ACLO en SSN zijn in principe verantwoordelijk. Maar vanuit daar wordt niets gecontroleerd. Dus ik denk dat het niet zo’n gek idee is dat er vanuit het bestuur of kascommissie iemand meekijkt met de NSKcie om te kijken of het allemaal in orde is. Tom: Ik vind dat niet onlogisch klinken. Maar het is niet zo dat we de NSKcie helemaal laten zwemmen. Ik heb met Nienke (Schaap, penningmeester NSKcie, red.) contact over de financiën en dat er dus een verlies aan dreigt te komen. Nienke: En daarnaast zit Guido in de NSKcie. Guido: Ik zou net zeggen, er zit wel iemand van het bestuur ook in de commissie. Nienke Kooistra: Maar ik denk dat het op zich wel een goed idee is dat er een controle komt op de NSKcie, want ik heb gehoord dat afgelopen jaren er commissiekleding gekocht is van het geld van het NSK. En afgelopen jaren is besproken dat commissies niet kleding mogen kopen op kosten van Tjas. Waarom mag de NSKcie dat dan wel? Eddy: Omdat de NSKcie los staat van Tjas.
595
600
605
610
615
620
625
630
635
640
Matthijs: Als ik het kan samenvatten, de ALV zou graag willen zien dat er meer controle komt op de financiën van het NSK. Is iemand het daar niet mee eens? Sybren: de Lustrumcie heeft ook een aparte rekening. Die hebben hier toch ook een hele verantwoording over de begroting en afrekening afgelegd op de ALV? Eddy: Het Lustrum heeft wel een eigen rekening, maar het wordt wel allemaal betaald vanuit Tjas. Het NSKcie staat echt lost van Tjas. Lustrum staat bij Tjas op de begroting. NSK niet. Dat is wel een verschil. Tom: Ik kan er wel iets in vinden dat het bestuur op de hoogte is van wat de NSKcie financieel doet, opdat het Tjas niet schaadt. Maar om nou te zeggen dat de NSKcie aan Tjas precies moet laten zien wat ze doet en hoe het financieel geregeld is. Dat hoeft wat mij betreft niet perse, omdat het inderdaad anders is dan een Lustrumcie. Het NSK is een apart evenement met een eigen rekening, waar het Lustrum helemaal binnen Tjas is. Ynse: Is het dan ook zo dat de NSKcie zichzelf helemaal dient te vullen? Dus dat dat niet meer dient te gebeuren door de Algemeen Adjunct? Tom: Ja natuurlijk Ynse, het is wel een commissie van Tjas. En het blijft een evenement wat voor iedereen toegankelijk is, en het punt was dat er financiele controle moet zijn. Opdat het Tjas niet schaadt, toch? Daarin kunnen we elkaar vinden. Matthijs: Ik denk dat het punt van deze discussie meer dan duidelijk is voor het bestuur. Zijn er verder nog vragen? Tom: Geen bijzonderheden over de wedcie. Vragen? Eddy: Hoeveel wedstrijden komen er? 3 wedstrijden? Guido: Het is nog steeds niet helemaal rond. 2 november en 1 maart staan nu vast. We hebben ook 4 januari staan, dat heeft Jan Jouke zo gedaan, maar die willen we niet, dat was een foutje die Jan Jouke nog gaat proberen op te lossen. We willen 18 januari. Maar het is nog steeds niet duidelijk. Dus dan zit je op 3 wedstrijden. En dan kunnen we 9 februari nog een Tjaswedstrijd op zondag doen. Maar als we toch op 4 januari moeten, dan schappen we die van 9 februari en dan gaan we proberen nog een wedstrijd op zondag te plannen. Maar we weten niet of dat mogelijk is. Tom: 4 januari is gewoon niet een fijne datum, we hebben dan net 2 weken kerstvakantie gehad en er zijn 2 weken dus geen Tjasuren geweest. We gaan uit van 4 wedstrijden. Matthijs: Zijn hier verder nog vragen over? Nee.
Tom: Borrelcie, gaat niet zoveel DJ kosten meer maken. Er komt nog wel een keer een externe DJ. Er was net een Blacklightfeest, die kosten staan hier nog niet bij op. En ze willen nog een keer een rookmachine huren. Het Keiweekfeest stond in mijn eerste begroting 3 dubbel op de begroting. Op alv hersteld, maar alsnog stond deze er dubbel op, want deze kosten hebben we niet gemaakt. Ik weet niet precies hoe dat kan. Voor de rest geen bijzonderheden. Sybren: Wanneer wordt het piekfust erin gegooid, Borrelcie? Tom: einde van het jaar. Martine: Hoe is het afgelopen met feest vd keiweek? Wat eigenlijk op woensdagavond door de Borrelcie wordt gedaan, waar blijkbaar niets aan uitgegeven is, maar er was wel een piekfust? Tom: Het barklunen stond onder jullie(Promocie) begroot en het is ook onder jullie uitgegeven. Jozefien: Ja er was volgens mij afgesproken om de kosten te delen met Borrelcie, omdat het ook een feest van de Borrelcie was. Tom: Ja ik weet niet watvoor kosten de Borrelcie daar aan kosten voor heeft gemaakt. Jozefien: We hadden overlegd om de kosten te delen, dat was die €450,- die daar staat. En uiteindelijk heeft de Borrelcie.. niets betaald. Tom: We hadden 300 euro begroot voor het barklunen in de Keiweek.En dat is 306 euro geworden. En dat valt onder Promocie. Voor de rest zijn er geen kosten gemaakt voor het feest in de Keiweek. Dus die staan niet ergens anders onder jullie. Jozefien: Nouja er was een beetje verwarring over, omdat de Borrelcie dacht ook een piekfust aan te bieden. Tom: Maar wat is het punt nu? Want er was 300 begroot en er is 306 uitgegeven. Mathea: Volgens mij hebben we inderdaad toen een afspraak gemaakt dat we de kosten zouden delen. Maar dat kwam ook omdat er zoveel kosten waren. Maar blijkbaar was er voldoende begroot bij de Promocie. Martine: Ja ik wil dit wel graag weten want vorig jaar is het dubbel begroot. Dus voor wie zijn nou uiteindelijk de kosten? Vorig jaar viel het uiteindelijk wel onder de Borrelcie. Tom: Klopt, toen was er 270 euro begroot voor het barklunen in de Keiweek. En
645
650
655
660
dat is blijkbaar allemaal onder Borrelcie gevallen. Maar nu staat het niet meer bij de Borrelcie, omdat het barklunen in de Keiweek is, dus Promocie. Op het totaal maakt het niet uit. Matthijs: De vraag van Martine is meer, wie betaald het feest? De Promocie of de Borrelcie? Eddy: Het piekfust van de Borrelcie, kan overal in het jaar worden ingezet. De afgelopen jaren is de keuze geweest om het piekfust in de Keiweek in te zetten bij het feest. Want dat is leuk voor de eerstejaars. Daarom dus Borrelcie. Jozefien: Volgens mij heeft de Borrelcie in de Keiweek besloten om het te doen net zoals vorig jaar, dus ook het Piekfust bij het Barklunen. Dus daarom vinden wij het nu raar dat het Piekfust bij de Promocie staat. Tom: Uiteindelijk betaalt Tjas voor het piekfust he. Eddy: Het is wel relevant. Was dit het piekfust in de keiweek het piekfust voor dit jaar? Of doe je er nog een? Tom: Zoals ik het zie, er is 300 euro begroot voor het barklunen in de Keiweek. Dat hebben we uitgegeven aan barklunen in de Keiweek. En er was 150 euro begroot voor het Keiweek feest en dat is niet uitgegeven, dus was het niet nodig. Eddy: Vind je dat het piekfust in de Keiweek valt onder het barklunen? Tom: Ja want dat is dan bedoeld voor het barklunen. Matthijs: Zijn hier verder nog vragen over? Nee, oke. Tom: Nog een ding, er is voor de Icie een hardeschijf gekocht deels door Matthijs betaald, deels door mijn jaar. 22 euro. Almanakcie, Paparazcie, geen bijzonderheden, geen vragen over. Loes: Over de Materiaalcie, waar gaat het geld aan besteed worden? Jeljer: Sowieso afbraamsteentjes. Verder moeten we het er nog over hebben.
665 Sponsoren Tom: Geen nieuwe sponsoren nog, facturen zijn verstuurd, deels betaald. Nieuws: Biologische Groentehandel gaat niet verlegen. Oosterhaven loopt af, verlengd maar lager. Er komen steeds minder Tjassers volgens hem. Eenjarig contract voor slechts 300 euro. Vragen? Nee.
670 Evenementen Tom: Niet per slide, zijn er vragen? Nee.
675
680
685
690
695
Matthijs: Vaststellen halfjaarlijkse afrekening. Verlies van €289,03. Is stemming gewenst? Nee. Sjoukje: Dan stel ik bij deze de halfjaarlijkse afrekening vast. *hamerslag*. *applaus* Motie- Guido dasje strikken: Constaterende dat Guido zijn eigen das niet adequaat kan strikken. Vinden wij dat hij tekort schiet in zijn rol als bestuurslid. Echter gunnen wij hem een tweede kans. Indien hij zijn das binnen één minuut kan strikken, zijn wij van mening dat zijn capaciteiten als bestuurslid herbevestigd zijn. Indien dit niet lukt kan hij zijn reputatie als bekwaam bestuurslid herwinnen door een adje te drinken. Getekend, Jan Marten Verbree, Chris Geraets, Sybren van der Zee, Jeljer Haarsma, Eddy Derksen. Guido strikst zijn das in 32 seconden. Motie- regel gedrag Guido: Geachte ALV, Het regelgedrag van Guido tijdens zijn afgelopen periode baart ons grote zorgen. In de afgelopen periode is de leeftijd van de door Guido geregelde dames drastisch gedaald van 25 jaar naar 19 jaar. Aangezien wij Guido graag op vrije voeten zien en niet als bestuurslid van een dergelijke partij als wijlen ‘Martijn’. Ook gaat de gemoedstoestand van de 13-jarige meisjes ons zeer aan het hart. Wij verzoeken Guido dan ook dringend zijn trend van 6 jaar jonger per periode te doorbreken en in het vervolg de reken regel (eigenleeftijd/2+7) aan te houden voor toekomstige regelpraktijken. Om zijn goede wil te tonen verzoeken wij Guido één adje te drinken. Vervolgens gaan we weer over tot de orde van de dag. Getekend, Jan Marten Verbree, Jeljer Haarsma, Sybren van der Zee, Chris Geraets. Guido: “geen commentaar” en drinkt een adt.
700
Motie- Tom kleuren van Tjas: Geachte ALV, Contstaterende dat Tom Terpstra op het KPN NK Afstanden in blauw pak schaatste, waar Jeljer Haarsma wel keurig in een rood pak schaatste. Willen wij de penningmeester van The tTjasbestuur verzoeken voortaan eveneens in de landelijke media de Tjaskleuren uit te dragen. Daarnaast dient Tom voor het afgelopen NK een adtje te trekken.Vervolgens gaan we weer over tot de orde van de dag. Getekend, Sybren van der Zee, Jeljer Haarsma, Jan Marten Verbree Tom drinkt adt.
705
710
Motie- felicitatie Guido: Geachte ALV, Constaterende dat we een nieuwe sportcommissaris ehbben, verzoeken ondergetekenden de ALV om middels een drankje een felicitatie rondje te doen voor Guido en vervolgens over te gaan tot de orde van de dag. Getekend, Henk Aarnink, Sybrand Heringa, Wiggert van Ginkel, Frank Hazeborg, Arjen van der Veen, Mark Oost. Schorsing van de vergadering voor felicitaties Guido. Wiggert neemt het technisch voorzitterschap over.
715
720
725
730
735
740
745
10. Sollicitatieprocedure Sjoukje: De sollicitatiecommissie die wij als bestuur voordragen bestaat uit Chris Geraets, Emiel Stam en Sjoukje de Boer. Sybren: Waarom deze personen? Sjoukje: De sollicitatiecommissie bestaat uit een oud bestuurslid, huidige voorzitter en een onafhankelijk persoon. Emiel als oud bestuurslid staat midden in de vereniging, weet van veel dingen, hoe Tjas nu is. Chris als persoon die iets meer in het sportgedeelte actief is, waar Emiel meer in het sociale gedeelte actief is. Mathea: Wat is jullie definitie van onafhankelijk? Want Chris is ook al trainer natuurlijk. Sjoukje: onafhankelijk in deze zin is niet perse los van alle banden, maar meer dat je niet in het bestuur zit of hebt gezeten. Loes: Ik zie wel een andere definitie van onafhankelijk. Iemand die meer van alle personen afstand heeft. Vorig jaar was het Maud, jaar ervoor was het Nanda. Wiggert: Vorig jaar was ik het. Loes: Oh, nouja, Maud had wel iets meer afstand van mensen die solliciteren, net als Nanda. Vergeleken met Chris, die in het STK, Materiaalcie zit en trainer is. Dan staat ze wel een stuk dichter bij de mensen die gaan solliciteren. Dat is een verschil met onafhankelijk. Sjoukje: Wij hebben het zo geinterpreteerd. Dit zijn de mensen die we voordragen. Terecht overigens als je er anders over denkt. Rixt: Je hebt nu niet iemand die echt een beetje afstand heeft van de vereniging. Wiggert: waarom is dat belangrijk? Rixt: Omdat je dan minder geneigd bent om een bepaald persoon de voorkeur te geven. Ynse: Er staat onafhankelijk lid, maar moeten we niet kijken naar de sollicitatieprocedure en of die bevalt op de huidige manier? Rixt: Dat is een heel ander punt. Ynse: Ik denk dat het wel een belangrijk punt is voordat je een commissie gaat aanstellen. Want als je een commissie gaat aanstellen en daarom je sollicitatieprocedure gaat aanpassen dan is dat een beetje krom. Chris is nu het onafhankelijk lid. Dat wordt dus in twijfel getrokken. Er is destijds al een discussie over geweest. En er is voor gekozen om dit zo op deze manier uit te proberen. Ik vind dit wel een mooi moment om te kijken of dit goed werkt. Want er zijn toch wel dingen naar voren gekomen die niet altijd heel goed gaan. Wiggert: Ik ben het met je eens dat het misschien wel een keer goed zou zijn dit te evalueren. Dat is nu niet aan de orde. Er is nu aan de orde dat er een sollicitatiecommissie ingesteld moet worden. De procedure die is in principe gelijk aan die de voorgaande jaren gedaan is. Als je het daar over zou willen hebben, dan moet je daar een apart agendapunt van maken op een volgende vergadering. Ynse: Ik ging er vanuit dat dat deze zou zijn. Henk: Ter verdediging van Chris. Chris is wel heel betrokken, maar heeft wel heel erg een eigen mening over bijna alles. Dus zie ik haar wel degelijk als een heel onafhankelijk lid. Matthijs: Ynse, wat zou er dan niet goed zijn gegaan de afgelopen 2 jaar, concreet? Ynse: Zonder pijnlijk, dat gaat me niet lukken, afgelopen jaar sportcommissaris uitgegaan. Twee voormalig sportcommissarissen hebben overleg gehad
750
755
760
over deze persoon. Voordat deze aangesteld zou worden. En die hebben toen al twijfels daarover gehad. En die hebben toen ook met de persoon in kwestie daarover gesproken. Dat soort fouten, als twee mensen die met die persoon hebben samengewerkt. Dat kunnen vinden en weten. Hoe kan dat dan dat de sollicitatiecommissie dat niet heeft geweten. Want diegene is zelfs ook nog weggegaan. Je moet iedereen een kans geven. In de sollicitatieprocedure is er dus niet onafhankelijk genoeg gekeken. En niet de nodige onderzoek gedaan naar de personen die gesolliciteerd hebben. Wiggert: Ynse ik vind wel dat je nu heel snel oordeelt op basis van assumpties. Ik vind wel dat je een legitiem punt hebt, dat er een keer kritisch naar de procedure gekeken kan worden. Maar dat is niet nu. Guido:Is dat toen ook gecommuniceerd naar de Sollicitatiecommissie? Ynse: Ik heb dat niet gecommuniceerd, en dat was ook niet mijn functie daarin. Guido:Dat had je dan toch moeten communiceren naar de commissie? Hoe was het dan de fout van de sollicitatiecommissie? Wiggert: Ik zou graag deze discussie af willen kappen. Ik zou graag terugwillen gaan naar het instellen van de commissie. Er zijn 3 leden voorgesteld. Om die in te stellen zou er schriftelijk gestemd moeten worden. Iedereen zit er op persoonlijke titel. Sjoukje zit er per definitie al in. Dus er zou over de andere twee personen gestemd moeten worden. Henk: Is stemming gewenst? Matthijs: Als nu iemand zijn hand op steekt, krijg je een onwenselijke situatie. Want nu gaat niemand zijn hand op steken van goh ja ik ben het er niet mee eens. Wiggert: Oke we gaan schriftelijk stemmen. Emiel in de sollicitatiecommissie: Stembureau Voor Tegen Blanco Onthouding 11 0 0 0 Rixt 6 0 0 0 Guido 4 0 1 1 Henk 9 0 0 1 Wiggert Totaal 30 0 1 2
765 Chris in de sollicitatiecommissie: Stembureau Voor Tegen Blanco Onthouding 7 2 3 0 Rixt 6 0 0 0 Guido 3 0 2 1 Henk 5 2 1 1 Wiggert Totaal 21 4 6 2 Beide personen zijn aangenomen als lid van de sollicitatiecommissie.
770
775
780
Matthijs: Final remark. Wat gaat er gebeuren met dat wat Ynse net heeft aangekaart? Sjoukje: Wij gaan er naar kijken. Loes: Als je procedure hebt, moet je dan ook die eigenschappen gebruiken en hieraan houden. Erik: Ze moeten erop terugkomen. 11. Commissaris Extern – HR wijziging 1 & 2 Sjoukje: Volgens ons kan Tjas enorm groeien, voornamelijk op het gebied van sponsoring, PR, externe communicatie, relaties met studentenschaats verenigingen of sowieso andere sportverenigingen. In de huidige situatie zijn deze gebieden verdeeld over de verschillende bestuursfuncties. En daardoor vervallen ze als het ware tot overige taken bij iedere functie. Omdat ze niet bij een bestuurslid echt een hoofdtaak zijn, kan er veel meer uit sponsoring en PR gehaald worden, wanneer dit wel zo is. Meer aandacht voor sponsoring en naamsbekendheid zal door de PR toenemen. Dat is goed voor Tjas. Deze ene persoon zal een voortrekkersrol hebben binnen het bestuur bij het vinden en behouden van sponsoren. Wat belangrijk is voor de inkomsten van Tjas. Daarnaast zal hij zich bezighouden met de PR in bijvoorbeeld de Keiweek, maar ook ESN, Kiezel. Zodra dit onder één persoon valt, kun je veel meer hier mee doen. Ook de kleding, het uitdragen van Tjas. Dit valt nu onder Piter en Elske (Secretaris & Algemeen Adjunct). Het is veel
785
790
795
800
805
810
815
820
beter te coördineren als dit onder één persoon valt. Het uiteindelijke effect hiervan zal zijn dat de naamsbekendheid toeneemt. Daardoor zal het ook makkelijker zijn om sponsoren te vinden en ze ook te behouden. Zodat Tjas ook verder kan groeien naar een nog mooiere vereniging. Naast deze ”Commissaris Extern” stellen wij ook voor om de titel van de Algemeen Adjunct aan te passen naar “Commissaris Intern”. Nienke Schaap: Wat is er anders dan het verhaal van het vorige bestuur? Waar toen niet mee ingestemd is. Tom: Punt van vorige keer was dat er niet echt contact was geweest met vorige besturen. Wij zijn er al een half jaar mee bezig. We kwamen er zelf ook achter dat er wel wat in zit, wat het vorige bestuur voorstelde. Met veel oude bestuursleden contact gezocht hierover. Zij waren bijna allemaal heel positief. Het is een kans voor Tjas om te groeien, al die verdeelde taken over de functies bij één persoon neerleggen, dan kun je er iets van maken. Nienke Schaap: Is het een volledige functie die lang nodig is? Tom: Als de sponsoring loopt, dan zal dat inderdaad minder tijd kosten. Maar wij zien ook kansen in de samenwerking met andere verenigingen. En dat zal als het opgezet is ook door moeten blijven lopen. Kortom er zijn genoeg taken die er altijd zullen zijn voor een volwaardige functie die er blijft. Nienke Schaap: Hoe gaat dat er uit zien komend jaar? Sjoukje: We hebben allemaal onze draaiboeken doorgelopen en de functie kan volwaardig gevuld worden. Het is deels natuurlijk het opzetten van een nieuwe functie. Maar we hebben ook al veel taken ondergebracht vanuit de functies die er nu zijn. Er komt een draaiboek, maar die is wel vrij open. Het zal zich in de loop van het jaar moeten vormen. Erik: Ja even bestuur bijvallen. Er staan nieuwe activiteiten op het draaiboek en vanuit de Sponsorcie denken wij dat er veel winst te behalen is door contact te houden met sponsoren. Nu moet Tom het combineren met zijn eigen hoofdtaken, volgens mij is het goed als iemand sponsoring als hoofdtaak heeft. Jan Marten: Takenpakket lijkt redelijk mager. Zijn er dan ook nieuwe projecten onder deze functie? Nieuwe projecten opzetten? Guido: Ja ook met Kiezelweek en uitwisseling, Gyasgroepen opzetten, opendagen organiseren. Jan Marten: Nee oke dan snap ik het. Loes: Commissaris Sport maken van Sportcommissaris? *gelach* Rixt: gaan dan 2 bestuursleden in de Spocie? Tom: Nee. Penningmeester zet gewoon de krabbels, verder geen contact met Sponsorcie. Ynse: Waarom niet Vice-Voorzitter? Sjoukje: Dat lijkt een hele andere rol te zijn. Nienke Schaap: Wordt er dan ook geevalueerd? Tom: Ja natuurlijk. Matthijs: Moment van evalueren is belangrijk, halfjaarlijks lastig evalueren “Oja mijn functie is overbodig”. Rixt: Wat als er maar 5 personen zijn? Tom: Ja we streven naar 6 personen natuurlijk. Als het echt niet anders kan, dan 5 personen. Daarbij, met 6 personen is het meer part-time, bestuur wordt minder drukte dus solliciteren wordt aantrekkelijker. Ynse: Heeft dit consequenties voor de bestuursbeurs, qua? Sjoukje: Nee aantal maanden blijft gelijk. Dit moet alleen over meer personen worden verdeeld. Wiggert: Is stemming hierover gewenst? Tom: Tuurlijk Voorstel: Bestuur geeft opdracht aan sollicitatiecommissie om 6 personen te vinden. Stembureau Voor Tegen Blanco Onthouding 12 0 0 0 Matthijs 4 0 0 0 Henk 16 0 0 2 Wiggert Totaal 32 0 0 2
825
Motie- hardrijdersetentje Guido: Geachte ALV, Constaterend dat Guido vergeten is de faciliteitenrijders uit te nodigen voor het hardrijders etentje van zondag jongstleden. Wij vinden dit getuigen van een ernstige desinteresse jegens leden van de GSSV Tjas.
830
835
840
845
850
855
Wij zijn van mening dat hij hiervoor een adje des dient te consumeren. Om vervolgens weer over te gaan tot de orde van de dag. Eddy: staat er nou voormalig faciliteitenrijders? Want op dit moment bestaan ze niet meer toch? Guido: Jawel, maar de toekomst is onzeker. Guido drinkt adt. Motie- marathon rijder Piter: Geachte ALV, Constaterende dat onze (oud) teamgenoot Piter Sybesma van pure sprinter overgestapt is op de marathon de afgelopen twee weken. Vinden wij dat hij deze nieuwe reputatie ook war moet maken bij het consumeren van alcoholische dranken. Hierbij dus het verzoek tot een adje dès van een pull bier voor onze zeer gewaardeerde secretaris. Aangezien Piter nu marathons rijdt mag het tempo dus ook enigszins lager liggen. Om afscheid te nemen van de sprint en zijn overstap naar de Marathon te vieren. Vinden wij dat hij eerst in rap tempo een minipul (sprint) moet leeg drinken om vervolgens een grote pul (marathon) langzaam doch ad fundum te consumeren. Om vervolgens over te gaan tot de orde van de dag. Getekend, Jeljer Haarsma, Jan Marten Verbree, Sybren van der Zee. Piter drinkt een snelle mini adt en een langzame pul adt. Motie –Algemeen Adjunct zelfstandigheid: Constaterende dat de Algemeen Adjunct zelfstandig nog niks goed heeft kunnen doen op de Tjas website. Zij dit zelf beaamt. Stellen wij voor dat de AA 1 adje trekt ter inspiratie, en gaan weer over tot de orde van de dag. Getekend, Eddy Derksen, Emiel Stam, Erik van de Worp, Sybrand Heringa, Henk Aarnink. Elske drinkt een adt. Motie- voorzittersoverleg: Constaterende dat de AA reeds 2 vergaderingen gepland had alvorens ook nog het voorzitters overleg op die avond te plannen. Concluderen wij dat dit getuigt van des interesse. En stellen wij voor dat de AA 1 adje desinteresse trekt en gaan we weer over tot de orde van de dag. Getekend, Eddy Derksen, Emiel Stam, Erika Bremer, Martine van der Bij, Mathea Neijmeijer, Henk Aarnink, Sybrand Heringa. Elske drinkt een adt.
860
865
870
875
Motie- al het goede in 3: Constaterende dat al het goed in 3 komt. Stellen wij voor dat de AA nog 1 adje trekt. En gaan we weer over tot de orde van de dag. Getekend, Eddy Derksen, Sybrand Heringa, Henk Aarnink, Ynse Segaar, Jeljer Haarsma. Elske trekt een adt. Wijziging HR 1: Sjoukje: In artikel 25 wordt gezegd dat het bestuur bestaat uit in ieder geval 3 personen. En het kan aangevuld worden met verschillende functies. Logischer wijs willen we die aanvullen met de Commissaris Extern en de Commissaris Intern. Sybrand: Er komt dus een Commissaris Intern/Extern. Is het niet handiger om op c. commissaris intern te zetten? Dus AA vervangen door Commissaris Intern. En voor punt c, financieel commissaris, kan die er nie t gewoon uit? Want wanneer is de laatste keer dat we die gehad hebben en een slash staat voor “of” en niet voor “en”. Kan er niet een extra categorie komen? Piter: We willen natuurlijk niet uitsluiten dat er een Algemeen Adjunct komt. Stel we vinden niet genoeg mensen om de 6e functie te vervullen. Als de AA er dan uitgehaald is, dan moeten we de Algemeen Adjunct wel anders noemen, terwijl de invulling van die functie een hele andere is. Mathea: Kun je niet de Commissaris Intern weghalen achter d, en deze zet achter financieel commissaris bij c? Loes: Kan er niet beter een e doen met financieel commissaris? Sybrand: De drie standaardfuncties zijn dus Voorzitter, Secretaris, Penningmeester? Nu staat bij a een
880
885
890
895
900
905
910
915
vice-voorzitter. En dan wat nu bij c staat te veranderen naar positie a, omdat er vaker een Algemeen Adjunct is, dan een Vice-Voorzitter. Sjoukje: Met de volgorde wordt geen voorkeur uitgesproken. Dus dat maakt niet uit. Eddy: Is het niet beter om te verwoorden dat een van de bestuursleden, niet de Penningmeester, de functie Financieel Commissaris op zich neemt? Het is meer een nevenfunctie. Heeft naast de Penningmeester ook toegang tot de Tjasrekening. Wiggert: In een nieuw artikel of sub-artikel? Eddy: Ja en dan ook dat het wenselijk is dat het de Voorzitter of de Secretaris is. Loes: Waarom? Martine: Wat doet de Financieel Commissaris? Piter: De Financieel Commissaris is aanwezig bij alle kascontroles van de Kascommissie. Zodat er nog een tweede persoon, naast de penningmeester, vanuit het bestuur bij aanwezig is. Als er dan iets aan de hand is, vermeend wanbeleid door de Penningmeester oid, dan is zodoende ook de rest van het bestuur hiervan op de hoogte. Daarnaast ook eindverantwoordelijke voor de financiën. Tom: Het gaat er puur om in deze functie. Dat er naast de Penningmeester, binnen het bestuur, nog iemand op de hoogte is wat de Penningmeester en de Kascommissie doen. Henk: De Financieel Commissaris is eigenlijk alleen maar nodig in hele grote verenigingen. Daar zie je dat ook vaker. Dat er een tweede persoon is om te zorgen dat de financiën op orde zijn. Vroeger was het belangrijker, omdat de kas zeg maar cash was. En dat is best wel veel cash. Jan Marten: Ik vind niet dat de Commissaris Extern altijd Financieel Commissaris moet zijn, want het is immers niet zeker dat er altijd een Commissaris Extern is. Mathea: Misschien kun je een soort als, dan constructie maken. Dat de Commissaris Extern hier wel bij staat. Tom: waarom zou je dat perse vast willen leggen? Als de Commissaris Extern degene is met de meeste financiele feeling, dan bespreek je dat binnen je bestuur en dan kan hij dat worden? Wiggert: Kun je het niet laten staan, als een functie die toegewezen wordt binnen het bestuur? Eddy: Het is geen aanvulling op het bestuur. Wiggert: Het gaat hier om functies die vervuld kunnen worden binnen het bestuur. Één iemand kan meerdere functies doen. Nienke Kooistra: Als Voorzitter/Secretaris/Penningmeester mag je een bankpas. Sybrand: Als ik het goed begrijp is het de bedoeling dat er altijd een Financieel Commissaris is. Dan moet er een apart lid worden opgenomen, waarin staat dat “daarnaast zal één van de leden van het bestuur de functie van financieel commissaris tot zich nemen”. En zullen we daar nu over stemmen? Wiggert: Nee. Jan Marten: Als er maar 3 personen zijn, zul je alle functies/taken moeten doen met die 3 personen. Wiggert: Je hebt de bestuurlijke driehoek, Voorzitter, Secretaris, Penningmeester, functies die altijd vervuld moeten worden. Daaronder komen nevenfuncties die vervuld kunnen worden, door mogelijk extra personen. Een Financieel Commissaris hoort hier bij, Commissaris Intern hoort hier ook bij. Eddy: Financieel Commissaris moet altijd vervuld worden, Commissaris Intern niet perse. Dus iets opnemen als: Tevens zal Financieel Commissaris vervuld worden door voorzitter/secretaris. Wiggert: Je punten worden hier meegenomen. Andere mensen vragen? Nee. Wiggert schorst de vergadering voor 20 minuten Wijziging 1: Hoofdstuk XXV (OUD)
XXV (NIEUW)
Wijziging
Artikel 25. Indien het bestuur uit meer dan drie personen bestaat kan het aangevuld worden met: a) vice-voorzitter, b) sportcommissaris, c) algemeen adjunct/ financieel commissaris. Hun functies worden beschreven in art. 26. Artikel 25. Indien het bestuur uit meer dan drie personen bestaat kan het aangevuld worden met: a) vice-voorzitter, b) sportcommissaris, c) algemeen adjunct/ commissaris intern, d) commissaris extern, e) financieel commissaris. Hun functies worden beschreven in art. 26.
Toelichting: deze wijziging vloeit voor uit de argumentatie en discussie bij punt 11 op de agenda, Commissaris extern. Wijziging 1a: Hoofdstuk XXV (NIEUW)
Wijziging
Artikel 25 sub a Indien de functie van financieel commissaris en/of vice-voorzitter niet door een aparte persoon vervuld wordt, zal de functie van vice- voorzitter vervuld worden door de secretaris of penningmeester. De functie van financieel commissaris zal door de voorzitter of secretaris vervuld worden.
920
925
930
Jelle: Zonet was het dat de functie van Financieel Commissaris binnen het bestuur toegewezen kan worden. Nu staat er dat het de Voorzitter of Secretaris moet zijn. Waarom? Piter: Het heeft te maken met de rangorde, statutair geregelde functies. Dat is nodig voor de functie Financieel Commissaris. Loes: Wat verstaan jullie onder de functie Vice-Voorzitter? Want die is er nu niet en dan zeg je hier dat die vervuld moet worden door iemand anders. Sjoukje: Die functie is er nu wel. Piter is Vice-Voorzitter. Wiggert: Andere mensen nog opmerkingen? Nee. Is hierover stemming gewenst? *applaus* De wijzigingen zijn per acclamatie aangenomen. Wijziging 2: Hoofdstuk XXVI (NIEUW)
Toevoeging
Artikel 26d. De commissaris extern heeft als taak zorg te dragen voor de algehele pr en sponsoring en verricht tevens de werkzaamheden, welke door het bestuur onderling worden vastgesteld.
Wijziging 2a: Hoofdstuk XXVI (NIEUW)
Wijziging
Artikel 26c. De algemeen adjunct verricht werkzaamheden, welke door het bestuur onderling worden vastgesteld. De commissaris intern houdt zich bezig met voornamelijk niet sport-gerelateerde interne aangeleden en verricht tevens de werkzaamheden, welke door het bestuur onderling worden vastgesteld.
Wijziging 2b Hoofdstuk XXVI (NIEUW)
Toevoeging
Artikel 26e. De financieel commissaris ondersteunt de penningmeester.
935
940
945
Loes: Waarom zetten jullie dit in het HR, want de andere functies staan er ook niet in. Sjoukje: Jawel, voor alle functies is er zo’n beschrijving. Sybrand: Is het wenselijk om de volgorde van art. 25 aan te houden. Wiggert: Is hierover stemming gewenst? *applaus* De wijziging (met aanpassingen van Sybrand) wordt per acclamatie aangenomen. Motie- Blub Olmaity & alcohol: Geachte ALV, Constaterende dat Blub Olmaity alcoholisch gezien al de hele vergadering droog staat stellen ondergetekenden voor dat de voorzitter, om alcoholvergiftiging bij Blub te voorkomen, een adje trekt. Om daarna over te gaan tot de orde van de dag. Getekend, Sybrand heringa, Ynse Segaar, Henk Aarnink, Mathea Neijmeijer, Martine van der Bij, Martijn Vogelzang, Matthijs Plas. Sjoukje drinkt een adt.
950
955
960
965
970
12. Reglementen RvA – HR wijziging 3 Sjoukje: Vorig jaar is er een nieuw MJB aangenomen. Hierin wordt de wens uitgesproken voor een vernieuwde RVA. Aan de hand van het stuk in het MJB hebben wij het reglement voor de RVA aangepast. Ik zal ik het kort de belangrijkste wijzigingen doorlopen. De vernieuwde RVA geeft actief advies aangaande het beleidsplan en het gevoerde beleid aan de hand van de Statuten, het HR en het MJB. Daarnaast zal de RVA verantwoording afleggen over haar taken op de Halfjaarlijkse en jaarlijkse ledenvergadering. Bij vermeend wanbeleid kan de RVA overgaan tot het uitschrijven van een ALV. Deze ALV moet uitgeschreven worden conform de Statuten. Bij voorkeur blijft bij wisseling van de RVA in ieder geval één persoon zitting houden, zodat de continuïteit gewaarborgd blijft. Daarnaast worden de leden van de vernieuwde RVA benoemd op de jaarvergadering. En het bestuur en de RVA komen bijeen wanneer het bestuur óf de RVA dat wenst. Eddy: 1b ik vind deze vrijblijvendheid zelf persoonlijk, wel heel erg open. Ik zou willen voorstellen om er van te maken: “het advies heeft geen bindend karakter”. Sjoukje: In principe wijzig je dan niets, behalve de verwoording. Eddy: Ja klopt. Eddy: Ander punt, 3d, “Het staat de individuele leden van de RvA vrij hun mening over allerlei zaken te geven op de ALV’s van Tjas”. Ik vind dit matig verwoord voor een HR. Allerlei zaken is nogal breed, het kan ook over Piet’s patatzaakop de hoek gaan. Daarnaast vraag ik mij af of dit niet in conflict komt met de vertrouwelijkheid van de RVA. Tom: Maar deze stond toch al in het oude reglement. Henk: Ik kan Eddy hier wel mee helpen. Je kunt een lid niet monddood maken op een ALV. Een RVA-er mag altijd praten op persoonlijke titel. Eddy: Ben ik met je eens, maar ik blijf van mening dat dit gewoon matig verwoord is. Persoonlijk zou ik het hele lid schappen. Wiggert schorst de vergadering voor 7 minuten
975
980
985
Sjoukje: wij stellen voor om het voorstel zoals we hebben voorgesteld in stemming te brengen. Tom: Ja, want we vinden het belangrijk, dat er duidelijk staat dat het geheel vrijblijvend is. Om niet de schijn te hebben dat de RVA “de boel overneemt” en z’n eigen zin overal doordrukt. Daarom staat het er zo. Als ze wanbeleid voeren, dan kan de RVA een ALV aanvragen. Eddy: wat je nu inbrengt, “niet de boel overnemen”, dat zeg je met een niet bindend karakter. Of jullie het in ieder geval overdenken. Tom: Nee dat is interpretatie. “Geheel vrijblijvend” betekend niet hetzelfde als “het bestuur doet er sowieso niets mee”. Sjoukje: Je beleidsplan en je functioneren wordt getoetst aan de Statuten, het HR en het MJB. Als bestuur besef je ook wel dat de Statuten en het HR en het MJB wel drie hele belangrijke dingen zijn. Dus daar moet je dan over nadenken. Alleen de verwoording is anders.
Wijziging 3: Hoofdstuk XXXV (OUD)
Wijziging
Artikel 35. 1. Functie a. De Raad van Advies (RvA) is een adviesorgaan voor het bestuur van G.S.S.V. Tjas (Tjas). b. Het advies van de RvA is geheel vrijblijvend. Het bestuur is derhalve niet gehouden aan het advies en kan met het advies doen en niet doen wat zij wenselijk acht. c. De RvA is geen adviesorgaan voor afzonderlijke commissies en leden van Tjas. d. Het bestuur kan, als zij dat noodzakelijk acht, individuele leden van de RvA om advies vragen. Dit kan gebeuren buiten de bijeenkomsten van de RvA met het bestuur om. e. De RvA heeft geen enkele bestuurlijke verantwoordelijkheid. Hij geeft slechts advies aan het bestuur. Het bestuur is in alle opzichten bestuurlijk verantwoordelijk, zoals vermeld in de statuten en het Huishoudelijk Reglement van G.S.S.V. Tjas. 2. Samenstelling a. De RvA bestaat normaliter uit drie personen. Bij voorkeur één bestuurslid uit het vorig bestuursjaar, één bestuurslid uit een vorig bestuursjaar, hierbij liefst één oud-voorzitter, en één derde lid. Dit derde lid hoeft geen bestuurslid geweest te zijn, maar kan in de RvA zitten wegens ervaring (met Tjas) op welk gebied dan ook. b. De leden van de RvA worden gevraagd door het bestuur. Het bestuur heeft hiervoor geen toestemming van de ALV nodig. c. Aanstelling van de RvA vindt plaats tijdens de overdrachts-ALV door het nieuwe bestuur. 3. Bijeenkomsten a. De RvA komt bijeen wanneer het bestuur dat wenst. b. De leden van de RvA kunnen zeer incidenteel en slechts op verzoek van het bestuur meegaan naar vergaderingen van de ACLO/sportcentrum, Gewest Groningen KNSB, gemeente e.d. Tijdens deze vergaderingen heeft het lid van de RvA geen spreekrecht namens Tjas, mits anders besloten door het bestuur. c. Het staat de individuele leden van de RvA vrij hun mening over allerlei zaken te geven op de ALV’s van Tjas. De RvA doet zelf echter geen mededelingen op de ALV, b.v. over onderwerpen waar de RvA met het bestuur over heeft gesproken. De mening van de RvA wordt gegeven op bijeenkomsten met het bestuur en niet op ALV.
XXXV (NIEUW)
Artikel 35. 1. Taken a) De Raad van Advies (RvA) is een adviesorgaan en klankbord voor het bestuur van G.S.S.V.Tjas (Tjas). b) De RvA geeft zowel actief als passief advies aan het bestuur. Dit advies van de RVA is geheel vrijblijvend. c) De RvA geeft actief advies aangaande het beleidsplan en het gevoerde beleid van het bestuur aan de hand van de statuten en het Huishoudelijk Reglement (HR). d) De RvA geeft actief advies aangaande de inhoud van het beleidsplan aan de hand van het Meerjarenbeleidsplan (MJB). e) De RvA is geen adviesorgaan voor afzonderlijke commissies en leden van Tjas. f) Het bestuur kan, als zij dat noodzakelijk acht, individuele leden van de RvA om advies vragen. Dit kan gebeuren buiten de bijeenkomsten van de RvA met het bestuur om. g) De RvA heeft geen enkele bestuurlijke verantwoordelijkheid. Het bestuur is in alle opzichten bestuurlijk verantwoordelijk, zoals vermeld in de Statuten en het HR van Tjas. h) De RvA zal verantwoording afleggen over de uitoefening van haar taken bij de algemene halfjaarlijkse- en jaarlijkse ledenvergadering. i) Bij vermeend wanbeleid kan de RvA overgaan tot het uitschrijven van een ALV. Deze ALV dient uitgeschreven te worden conform de Statuten. 2. Samenstelling a) De RvA bestaat normaliter uit minimaal drie personen. Bij voorkeur bestaat de RvA uit eén bestuurslid uit het vorig bestuursjaar, aangevuld met twee tot vier overige personen. Deze overige RvA-leden hoeven geen bestuurslid geweest te zijn, maar kunnen in de RvA zitten wegens ervaring (met Tjas) op welk gebied dan ook. b) Om de continuïteit te waarborgen heeft het de voorkeur dat bij de wisseling van de RVA liefst twee personen, doch minimaal één persoon opnieuw zitting heeft in de RvA. c) De leden van de RvA kunnen worden voorgedragen door het bestuur en de ALV. Op de jaarvergadering wordt de leden van de RvA benoemd. d) Over de samenstelling van een nieuwe RvA kan de oude RvA een advies uit brengen. 3. Bijeenkomsten a) De RvA komt in ieder geval voor iedere ALV bijeen met het bestuur. Er zijn in ieder geval drie bijeenkomsten in een jaar. b) De RvA komt verder bijeen wanneer het bestuur of de RvA dat wenst. c) De leden van de RvA kunnen zeer incidenteel en slechts op verzoek van het bestuur meegaan naar vergaderingen van de ACLO/sportcentrum,
Gewest Groningen KNSB, gemeente e.d. Tijdens deze vergaderingen heeft het lid van de RvA geen spreekrecht namens Tjas, mits anders besloten door het bestuur. d) Het staat de individuele leden van de RvA vrij hun mening over allerlei zaken te geven op de ALV’s van Tjas. 990
Er wordt gestemd over dit voorstel. Stembureau Voor Tegen Blanco Onthouding 14 1 0 7 Wiggert Totaal 14 1 0 7 Voorstel aangenomen.
995
1000
1005
1010
1015
1020
1025
13. Wijzigingen Huishoudelijk Reglement – wijziging 4 & 5 Sjoukje: Deze wijzigingen hadden betrekking op de benoeming van Guido. Bij de zoektocht naar een nieuwe sportcommissaris liepen wij tegen deze tegenstrijdigheden op. Daarom willen wij nu deze aanpassingen in het HR doen. In het HR wordt nu gesteld dat het bestuur een nieuw bestuurslid mag benoemen. Wij willen er van maken dat het bestuur iemand kan voordragen aan de ALV, waarna de ALV deze bestuurder benoemt. Loes: Maar dat is tegenstrijdig met wat jullie nu hebben gedaan. Piter: Nee, het gaat toch om het HR. Het klopt dat het HR niet klopt met de Statuten. Precies wat Sjoukje net zegt. Loes: Maar als het zo zou gaan, zoals het dit jaar is gegaan, dan zou je juist de statuten moeten wijzigen. Piter: volgens de statuten. Een bestuurslid moet benoemd worden door de ALV. Van het HR mogen wij wel een voordracht doen aan de ALV om een nieuw bestuurslid te benoemen. Dat hebben wij ook gedaan. Wat er niet klopt aan het HR, heeft Sjoukje net uitgelegd. Tom: Loes, kun je je vraag verduidelijken? Loes: Guido is Sportcommissaris geworden, zonder een ALV uit te roepen. Piter: Nee, hij is hier net benoemd. Sjoukje: We hebben met de notaris overlegd. En die zei: het klopt dat het tegenstrijdig is. Het HR zegt: jullie mogen als bestuur zorgen dat Guido binnen het bestuur komt. Terwijl de Statuten eigenlijk zeggen: dat moet door de ALV gebeuren. En nu zeggen wij: we moeten één lijn trekken. Wij vinden dat de ALV het bestuur moet aanstellen. Nu willen wij het HR wijzigen, zodat die aansluit op de Statuten. We zaten nu met de tegenstrijdigheid. Eddy: Ik heb een paar vragen. De statuten voorzien in de normale situatie, dat een bestuur wordt aangesteld? Het HR vult aan, wanneer er iemand tussentijds uitvalt. Sjoukje: in de Statuten staat het woordje “die” , wij dachten dat dat naar de functies verwees, maar het verwijst naar de personen. De statuten zeggen niets over tussentijdse uitval van een bestuurslid. Eddy: Wat bedoel je precies met “bindend”? Heeft de ALV nog niets te zeggen? Sybrand: Een toevoeging: De enige die een voordracht mag doen is toch het bestuur? Dan is het per definitie al bindend. Piter: Een bindende voordracht doen, dat is letterlijk overgenomen uit de statuten. In de statuten staat wie er een bindende voordracht mogen doen, dat zijn het bestuur of 10 stemgerechtigde leden, uit mijn hoofd. Sjoukje: Het idee is, wij bieden iemand aan: Guido. Jullie hebben de macht als ALV, om te zeggen: “Prima jongen, maar hij kan echt niet functioneren.” Maar dan moeten jullie wel vanuit de ALV met een nieuw iemand komen. Martine: Wat is het verschil tussen een voordracht en een bindende voordracht? Piter: Als ik mag citeren uit de Statuten art. 6 lid 1: “Het bestuur bestaat uit een door de ledenvergadering te bepalen aantal van tenminste drie personen, die door de ledenvergadering worden benoemd uit de leden.” Art.6 lid 2: De benoeming geschiedt, behoudens het bepaalde in lid 5 van dit artikel, uit één of meer bindende voordrachten. Tot het maken van zulk een voordracht zijn bevoegd zowel het bestuur als tien stemgerechtigde leden. De voordracht van het bestuur moet tenminste zeven dagen voor de aanvang van de vergadering aangekondigd worden. De voordracht van tenminste tien stemgerechtigde leden moet uiterlijk op de tweede middernacht voorafgaande aan de stemming schriftelijk ingediend worden bij de secretaris van het bestuur.” Art. 6 lid 3: “Aan elke voordracht kan het bindend karakter worden ontnomen door een met
1030
1035
tenminste twee/derde van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van de ledenvergadering.” Sybrand: Een bindende voordracht is dus een benoemd lid van het bestuur. Piter: Nee, het bindende deel van de voordracht, wil zeggen dat de voordracht niet gewisseld kan worden. Dat er één iemand gewisseld wordt voor iemand anders. Wiggert: Is dit niet gewoon in overeenstemming met de Statuten? Dus het moet sowieso worden gewijzigd. Eddy: Wat nou als je er van maakt: Het bestuur voorziet in een bindende voordracht op de eerstvolgende ALV? Piter: Eddy, als je dat doet, stel morgen stapt iemand van ons op. Dan moet je helemaal wachten tot de overdrachts ALV. Wiggert: Oke ik stel voor dat we over gaan tot stemming.
1040 Wijziging 4: Hoofdstuk XXI (OUD)
Wijziging Artikel 21.
De leden van het bestuur worden op de jaarvergadering gekozen uit de gewone leden door de stemgerechtigde leden van de vereniging, voor de tijd van één jaar. Het bestuur voorziet in tussentijdse vacatures. Het in een dergelijke vacature benoemde lid treedt gelijk met de overige bestuursleden af. De functies van de bestuursleden worden onderling verdeeld. Het bestuur heeft tot taak de verenigingsbelangen te behartigen. XXI (NIEUW)
Artikel 21.
De leden van het bestuur worden op de jaarvergadering gekozen uit de gewone leden door de stemgerechtigde leden van de vereniging, voor de tijd van één jaar. Het bestuur voorziet in een bindende voordracht bij tussentijdse vacatures. Het in een dergelijke vacature benoemde lid treedt gelijk met de overige bestuursleden af. De functies van de bestuursleden worden onderling verdeeld. Het bestuur heeft tot taak de verenigingsbelangen te behartigen.
1045
1050
Wijziging 4 Stembureau Voor Tegen Blanco Onthouding 15 0 0 6 Wiggert Totaal 15 0 0 6 Wijziging 4 is aangenomen.
Wijziging 5: Hoofdstuk XXVII (OUD)
Wijziging
Artikel 27.
Gewone leden hebben actief en passief stemrecht, ereleden alleen actief stemrecht op alle ledenvergaderingen. Donateurs worden op alle ledenvergaderingen toegelaten, maar zij hebben geen stemrecht. Ze worden op dezelfde wijze opgeroepen als de leden. XXVII(NIEUW) Artikel 27. Gewone leden hebben actief en passief stemrecht, ereleden alleen actief stemrecht op alle ledenvergaderingen. Donateurs worden op alle ledenvergaderingen toegelaten, maar zij hebben geen stemrecht. Ze worden schriftelijk opgeroepen. 1055
Sjoukje: In artikel 27 staat dat donateurs op dezelfde wijze worden uitgenodigd als de gewone leden. Dat gebeurt nu voor de gewone leden middels een Tjassus. Dat is nogal zonde van het geld, terwijl het ook prima schriftelijk oftewel met een mailtje kan. Vragen? Matthijs: Eens. Wiggert: IS stemming hierover gewenst? *applaus* De wijziging is per acclamatie aangenomen.
1060 14. W.V.T.T.K. Elske: Ik heb nog een mooie lijst met 100x paparazcie. Waar is de paparazcie? Eddy neemt de taak op zich om de lijst te controleren.
1065
1070
1075
Motie – Guido desinteresse: Constaterende dat onze nieuwe sportcommissaris gedurende de avond uit desinteresse steeds verder onderuit zakt op zijn stoel en meer aandacht voor zijn telefoon onder tafel heeft, concluderen wij dat de Sprotcommissaris lijdt aan een benemende desinteresse in de mening van de vereniging. Daarom stellen wij voor dat de sportcommissaris één adje desinteresse trekt en gaan wij weer over tot de orde van de dag. Getekend, Mathea Neijmeijer, Eddy Derksen, Sybrand Heringa, Martine van der Bij, Jojanneke Scheepstra, Jelle Faber, Frank Hazeborg, Arjen van der Veen, Frank Hazeborg, Rixt Geertsma, Mark Oost, Nienke Kooistra. Guido trekt een adt. Eddy: Elske’s opdracht is goedgekeurd!
1080
1085
15. Rondvraag Henk: Waarom is de Almanakcie dit jaar zo laat opgestart? Waarom niet in de zomer? Nu komt er nooit dit jaar een almanak? Elske: Ik kon geen mensen vinden. Henk: Geen animo is prima. Loes: En nu dan? Elske: Ja we hebben nu 3 mensen en nog 2 met interesse. Henk: CV50 idee: nieuwe projector? Sjoukje: of nieuw scherm, zullen we meenemen. Ynse: Ik heb het bestuur al bedankt, maar ik wil de vereniging ook nog bedanken namens de Orde der Noordenwind voor het gebruik van de EHBO spullen, nummers enz. enz. Stefan: Ik heb hier de kast opgeruimd, misschien zitten er nog spullen van jullie in. Sybrand: CV50 idee: editie 2013-2014
billenkalender. *stilte* Tom: er zijn nog 5 billenkalenders te koop. Eddy: De Tjasvelo heeft tijdje in de Walrus gestaan, is dit waar, zo ja, gaat bestuur daar nog iets aan doen? Sjoukje:De fiets daar gaan we iets aan doen. Stefan: Of commissies die het hok boven gebruiken, dit ook op willen ruimen na gebruik.
1090 16. Afsluiting – Tjaslied Het Tjaslied wordt gezongen. Sjoukje biedt namens Tjas een rondje aan en sluit de vergadering om 1.07
