ALGEMENE LEDENVERGADERING 29 januari 2014, 20.00 uur.
Locatie: de Keet
1.
Opening: De voorzitter Abe de Jong opent de 18e ledenvergadering van de zelfstandige tennisvereniging, in het 38e bestaansjaar van Hercules tennis, op 29 januari 2014 om 20.05 uur. Er is een zeer hoge opkomst van leden. •
De voorzitter heet erelid Jan Hogeslag extra welkom, mede als oudste spelende lid. Tevens welkom onze Leden van Verdienste.
•
Na punt 7 zal er een korte pauze worden ingelast.
•
Helaas zijn 2 leden in 2013 overleden, namelijk Joke Gouma en Theo Oberjé.
•
Achter de bestuurstafel zitten de bestuursleden die in 2013 het bestuur vormden; m.u.v. Hans van Schaik, die aftredend is, en niet meer achter de tafel wilde, en aangevuld met Diana Averink, die als kandidaatsecretaris de vacante secretarisplaats invult, en als zodanig de notulering van deze vergadering zal doen.
•
Standaard agenda, met één aangevuld speciaal punt: Nieuw Logo en moderne presentatie en communicatie.
•
Correctie in de agenda betreft het financieel verslag. Als eerste zal het verslag van de kascommissie besproken worden i.p.v. 4e punt.
•
Agendapunt 7:voor de vacature van de voorzitter van de laddercommissie is inmiddels een kandidaat gevonden; het bestuur stelt hiervoor Andy Pasman kandidaat. De vergadering accepteert deze veranderingen op de agenda.
2.
Stukken in/uit Als inkomende stukken zijn binnengekomen
• de verklaring van de kascommissie. • verhindering van Jubilaris Jan Boswinkel
3.
Notulen van de ALV dd 30.01.2013 (In het KeetJournaal juni 2013 gepubliceerd, alsmede op onze website www.tvhercules.nl onder “Vereniging” > “Archiefstukken ALV”. Evt. ook op de vergadering ter inzage)
Er zijn geen op of aanmerkingen op de notulen van de ALV dd.30-01-2013. De notulen worden goedgekeurd en vastgesteld, met dank aan Greet Boer, voormalig secretaris.
1
4.
JAARVERSLAG BESTUUR (algemeen secretarieel commissies)
Een half uur voor de vergadering ter inzage. Het jaarverslag wordt als volgt besproken. Het algemene deel bestaat uit een aantal karakteristieke opsommingen van het afgelopen jaar. In het secretariële deel wordt de ledenadministratie behandeld en als laatste zullen de commissies eventueel aanvulling kunnen geven op het stuk wat geschreven staat in het jaarverslag. Het financiële gedeelte van het jaarverslag zal apart behandeld worden als agendapunt in de vergadering. Algemeen: • Banen waren in 2013 voor het eerst niet klaar voor 1 april vanwege de weersomstandigheden, maar door het vele werk van de vrijwilligers is het toch gelukt om dit voor 6 april op te leveren. • Voorjaarscompetitie leek meer op najaarscompetitie qua weersomstandigheden • Er is door de VIP commissie een nieuw logo laten ontwerpen voor TV Hercules • De verenigingsenquête gericht op verenigingsbetrokkenheid onder 20 tot 50-jarigen is door 32 leden ingevuld. Het bestuur gaat nog in gesprek met hen. Direct of indirect heeft dit al nieuwe bestuurs- en commissieleden opgeleverd. • Voor de KPN telecommast is het verhuurcontract verlengd. • Tennisschool Esrein 25 is overgenomen door Tennis Niels (jeugdlessen zullen in winter naar Veldwijk gaan) • Vanwege de zachte winter is er tot aan de jaarwisseling getennist op de gravelbanen • Gelijk aantal leden als vorig jaar • Hogere omzet van de Keet • Extra dank weer naar de vrijwilligers Secretarieel: • Ledenaantal over 2013 is toegevoegd aan de historisch overzichts en de namen van de nieuwe secretaressen zijn toegevoegd aan de bestuurssamenstelling, aangezien zij de taken vanaf september 2013 hebben overgenomen van Greet Boer, waarvoor sinds de vorige ALV een vacature was.
Commissies: Beheerscommissie Guido Duiff heeft zich aangemeld om Tonny te ondersteunen in het beheer. Tevens wil hij helpen bij de baanonderhoudscommissie. Baanonderhoudscommissie Henk Moes zal aankomend jaar geen groundsman meer zijn. Hij krijgt een enorme waardering voor zijn jarenlange inzet als groundsman. Theo Scholten en Geert Koopman willen de taken van hem overnemen. Ook heeft Tonnie v/d Vegt zich aangemeld als vrijwilliger. Jeugdcommissie Helaas is Hans van Schaik niet aanwezig. Hij zal vanwege onenigheid in de commissie geen voorzitter meer zijn in 2014. Er is een vacature voor voorzitter van jeugdcommissie. Joyce Wagtenveld (lid commissie) heeft het stuk voor het jaarverslag geschreven. Laddercommissie Martin Breukers zal niet herkiesbaar zijn als voorzitter van de laddercommissie. Inmiddels heeft zich een kandidaat gemeld voor de vacature van voorzitter. Namelijk Andy Pasman. BIC Joop de Jong is blij met zijn vervanger Ingrid Grimberg.
2
Keetjournaal en internetcommissie Zijn erg tevreden met multicopy, zij hebben ook het jaarverslag gedrukt. De vouwdames zijn 2 jaar geleden gestopt, maar het vouwen en adresseren is overgenomen door Multicopy en de Stadspost. Er zijn gesprekken gaande met lid Maarten Juriens over de nieuwe invulling van onze website. Sponsorcommissie Tonny Visser zal zich dit jaar niet meer inzetten voor de sponsorcommissie. Dit zal overgenomen worden door: Niels Visser, Niels Middelkamp, Marcel Besten. Voor het 50+ toernooi is alle hulp voor sponsorwerving welkom. Laten we samen zorgen voor de sponsoring van de club en niet op aparte eilandjes werken.
Feestcommissie Ine Satink en Alie Drent hebben zich teruggetrokken als leden, hiervoor zijn Ingrid Grimberg, Diana Averink en Bianca Robben in de plaats gekomen. 50+ commissie De sponsoring omtrent het toernooi niet apart maar gezamenlijk met de sponsorcommissie.
5.
Nieuw LOGO en moderne communicatie(middelen) “V.I.P.” “Visuele Identificatie en Presentatie” Als gepresenteerd in KeetJournaals sept, okt, en dec 2013, en op Info-avond 20 nov 2013.
De vereniging is in het afgelopen half jaar op meerdere wijzen geïnformeerd over het veranderen van het logo van TV Hercules. Waar het bestuur vooral op gericht is, is de verenigingscontinuïteit. En een ander logo en meegaan in de social media zal hier in bijdragen. De vragen over het veranderen van het logo waren: • Is het bedrag wat als begroting 2014 genoemd is in het financiële verslag het totale bedrag van het veranderen van het logo of komen hier nog kosten bij? Antwoord; ja dit is het totale bedrag. • Heeft het verhogen van de contributie te maken met het veranderen van het logo? Antwoord: ja, dit heeft te maken met het veranderen van het logo, maar dit is niet de enige oorzaak. De begroting is een totaal-plaatje van alles wat er is de vereniging omgaat, en het is niet goed om er één aspect uit te trekken om daar de contributieverhoging aan te koppelen. Er vindt vervolgens stemming plaats onder de aanwezige leden: Aantal aanwezige leden: 66 Aantal stemmen voor: 56 Aantal stemmen tegen: 7 Aantal blanco leden: 3 De verandering van het logo is aangenomen. En daarmee dus ook de kosten zoals opgenomen in de begroting 2014, zoals die nog onder punt 6.4 aan de orde komt.
6.
FINANCIEEL VERSLAG Een half uur voor de vergadering ter inzage
Punt 1: Verslag Kascommissie over 2013 De kascommissie deelt per brief mee dat er geen onregelmatigheden gevonden zijn. Het bestuur, en de penningmeester in het bijzonder, wordt hierna gedechargeerd voor de fananciën van 2013.
3
Punt 2: Exploitatierekening & Balans 2013 Er zijn geen vragen of opmerkingen over de exploitatierekening en balans van 2013 gesteld. Nadere toelichting wordt nog gegeven in combinatie met de behandeling begroting 2014.
Punt 3: Contributieverhoging 2014 Na 12 jaar gelijkblijvende contributie (bij invoering Euro) stelt het bestuur nu een contributieverhoging voor. We kennen een jaarcontributie, maar de verhogingen gaan in per maandtermijn maart 2014. • Seniorleden - zonder bardienst: + € 1,00 / mnd (+ € 12 /jr) - met bardienst óf vrijgesteld van bardienst om medische of reglementaire redenen: + € 0,50 /mnd ( + € 6 / jr) • Juniorleden geen verhoging Er zijn geen vragen hierover gesteld. Een aanvulling op de verhoging is, dat er bewust een groter verschil is gemaakt tussen seniorleden met en zonder bardienst omdat er voor vrijwilligers werk (bardienst) niet meer dan 4,50 per uur vergoed mag worden.
Punt 4: Begroting 2014 en nadere toelichting op de exploitatie 2013 • •
De begroting 2013 ging uit van een winst van 1 euro, de rekening sloot met een batig saldo van 6.884,01 euro. Over het algemeen liep alles keurig volgens de planning. Aantal leden begroot: 730 werd: 729
Er zijn een paar zaken die er t.o.v. de begroting nogal uitsprongen: • De verhuur van de kpn mast was 790 euro hoger dan was begroot. Overgang contractjaar nov-nov naar kalenderjaar leverde in 2013 extra huur inkomsten in nov. + dec op. •
De omzet in de keet was 44.219 euro, 1.219 euro meer dan was begroot en het winst % was 111 % . Dit betekende in totaal 1.785 euro meer winst dan was begroot.
•
Op de energiekosten van de keet hebben we 1.681 euro bespaard. Retour voor in het verleden e hoog aangeslagen gasmeter: 1.926 euro. De onderhoudskosten waren 1.642 euro minder dan geraamd. Er hoefden geen lampen op de banen te worden vervangen, dat was een voordeel van 600 euro. De post onderhoud en materialen viel 1.182 euro goedkoper uit.
•
Het open toernooi deed het weer heel goed afgelopen jaar; 3.585 euro winst, begroot was 924 euro . Onze 50+ toernooi en SPT toernooi deden het goed; 218 euro winst.
•
Het batige saldo van 6.884 euro wordt toegevoegd aan het fonds renovatie banen. Als alles goed gaat is er over 12 jaar weer voldoende geld om de gravelbanen te vervangen door Probounce banen uit dit fonds.
• • • •
Ons totale eigen vermogen komt hiermee op 31/12 uit op 177.584 euro, inclusief het fonds renovatie banen, dat bedraagt dan 15.749 euro, inclusief het fonds voor groot onderhoud van de keet, dat bedraagt 1.014 euro. Het clubgebouw heeft een boekwaarde van 60.843 euro. o.z.b. waarde 1-1-2012 238.000 euro De tennisbanen hebben een boekwaarde van 0 euro. o.z.b. waarde 1-1-2012 76.000 euro. Onze boekwaarde zit dus op 19 % van de o.z.b. waarde. Deze stille reserve plus het feit dat we geen hypotheekschuld meer hebben, een fors eigen vermogen hebben, al (28) jaren flinke batige saldi hebben, betekent dat onze financiële positie er goed uitziet.
• •
•
De begroting 2014 sluit met een batig saldo van 308 euro.
4
• •
De kosten zijn hier en daar iets hoger geraamd vanwege de inflatie. De consumptieprijzen aan de bar blijven hetzelfde.
Nieuwe posten in de begroting zijn de VIP werkgroep (visuele identiteit en presentatie) 3.600 Extern groot onderhoud probounce banen 860 1 ton rode gebakken zandkorrels voor de probounce banen 700 Welkomstgeschenk 20 jarig bestaan (jubileum) open toernooi 2.000 ---------7.160 Om de begroting sluitend te krijgen moest helaas een contributieverhoging worden doorgevoerd. Ingaande 1 maart levert dat een extra inkomst van 4.305 euro op. Na deze contributieverhoging sluit de begroting met een batig saldo van 308 euro. Over de begroting is de volgende vraag gesteld. Is er een lange termijn visie beteffende de vervanging van de gravelbanen op langere termijn. Rekeninghoudend met de vergrijzing van de baanonderhoudscommissie zouden de gravelbanen wel eens sneller vervangen moeten gaan worden. En het intensiever gebruik van buitenbanen in de winter, gezien ook de buiten-winterlessen die Niels nu moet gaan geven, komt daar nog eens bij. Voor vervanging van de banen wordt gereserveerd, alleen is dit op dit moment nog niet voldoende. Over in hoeverre er noodzaak en mogelijkheden zijn om eventueel vervroegd de banen te vervangen kan nog geen uitspraak gedaan worden. Dit punt zal nader in het bestuur als agendapunt worden opgenomen. Punt 5: Benoeming Kascommissie voor 2014 Tonny Wijlens zal de in kascommissie volgens rooster aftreden Niels Versteeg wordt 1e lid Ine Klepper 2e lid Rene Siemerink stelt zich kandidaat voor reservelid. De commissie wordt als zodanig benoemd.
7.
Verkiezing bestuursleden
Aftredend volgens rooster: Penningmeester, Klaas van der Linde, NIET herkiesbaar vz. Bardienst Indelings Commissie, Joop de Jong, NIET herkiesbaar vz. Baan Onderhouds Commissie, Theo Leferink, herkiesbaar Tussentijds aftredend: vz. Ladder Commissie, Martin Breukers, NIET herkiesbaar vz. Jeugd Commissie, Hans van Schaik, NIET herkiesbaar Bestaande vacature: Secretaris (na aftreden Greet Boer op ALV jan 2013) Het Bestuur stelt kandidaat: Secretaris: Diana Averink 2e secretaris: Gerry ten Tusscher Penningmeester: Sonja Franken Volmerink vz. Bardienst Indelings Commissie: Ingrid Grimberg vz. Baanonderhouds Commissie: Theo Leferink vz. Ladder Commissie: Andy Pasman vz. Jeugd Commissie: vacature. Er zijn geen tegenkandidaten gesteld. En dat blijft zo, ook na oproep aan de vergadering om dat staande de vergadering te doen. Daarmee zijn de kandidaat-bestuursleden bij enkelvoudige kandidaatstelling verkozen, en worden met hamerslag als zodanig benoemd. De aftredende bestuursleden worden met toepasselijke woorden door de voorzitter bedankt voor hun inzet. Met name van de penningmeester Klaas van der Linde wordt zijn enorme 28 jarige staat van dienst in de vereniging uitgebreid voor het voetlicht gebracht. Hans van Schaik is helaas afwezig. De aftredende bestuursleden krijgen het traditionele bloemetje en een pen met inscriptie.
5
8. Jubilarissen Onder dit punt wordt een niet op de agenda vermeld intermezzo behandeld. Gezien de enorme staat van dienst van de scheidend penningmeester, zoals die bewust uitgebreid in het afscheidswoordje onder het vorige punt naar voren is gebracht, stelt het bestuur voor om Klaas van der Linde tot erelid te benoemen. De vergadering gaat unaniem met overtuigend applaus akkoord. Nadat Klaas is teruggekeerd uit de ruimte waar hij tijdens deze stemming buiten de vergadering in afzondering was gehouden, wordt hem de benoeming tot erelid medegedeeld. Hij wordt door de voorzitter andermaal lovend toegesproken en gefeliciteerd, en hij krijgt bloemen en een cadeau aangeboden. Van de 5 jubilarissen zijn helaas alleen Monique ter Horst en Gert Jan Wegink aanwezig. Zij worden door de voorzitter toegesproken, en krijgen de bij het jubileum horende horloge, en bloemen. De overige jubilarissen zijn afwezig: Charles Antonisse, en Jan Bossewinkel en Karsten ten Heggeler, beide laatsten met kennisgeving.
9. Samenstelling commissies Onder dit punt werden altijd alle commissies genoemd me de leden die het afgelopen jaar afscheid uit de commissie en die er nieuw in gekomen zijn, resulterend in de samenstelling op dít moment. Nu wordt hier volstaan met verwijzing naar de volledige tabel die hiervoor is opgemaakt, in het secretariaat voorhanden, en ook bedoeld om opgenomen te zijn in het jaarverslag. Toch nog wat extra meldingen: Beheerscommissie Guido Duiif zal deel uit gaan maken van de beheerscommissie, en is ook beschikbaar voor klussen in de Baanonderhoudscommissie. Baanonderhoudscommissie Geert Koopman en Theo Scholten vervangen Henk Moes als groundsman Jeugdcommissie Jacqueline Timmers wordt toegevoegd als commissielid. Sponsorcommissie Niels Visser, Niels Middelkamp en Marcel Besten nemen het over van Tonny Visser. Tonny Visser wordt voor zijn zeer vele sponsorwervingsactiviteiten bedankt met een bloemetje.
10. Rondvraag Jan Hogeslag, bedankt de oude bestuursleden en verwelkomt de nieuwe bestuursleden. Tevens bedankt Jan Hogeslag de werkgroep VIP voor hun inzet.
11. Sluiting Abe sluit de vergadering met een dankwoord aan alle aanwezige leden om 22.20 uur. De volgende algemene ledenvergadering is op 28 januari 2015.
Genotuleerd door Diana Averink.
6
