Notulen Algemene ledenvergadering van 09-11-2013 Datum: Locatie: Tijd:
09-11-2013 Sporthal ‘Eckart’; Weegschaalstraat 1 te Eindhoven 11:00 - 12:10 uur
Aanwezig bestuur: Henk Dibbets (voorzitter), Dorus de Groot (secretaris), Koen van Hapert (TC), Geert Warrink (wedstrijdsecretaris) Aanwezige leden: 22 Afwezige leden met afzegging: 5 (inclusief Tom Lenaerts (penningmeester)) 1.
Opening en vaststellen van de agenda
De vergadering wordt geopend door Henk Dibbets deze neemt de agenda door, tijdens het doornemen van de agenda neemt Henk bij sommige punten alvast de gelegenheid om dit punt wat extra in te leiden. Er volgt geen extra inbreng van nieuwe punten. 2.
Notulen vorige ALV juni 2013.
Deze notulen zijn nog gepubliceerd op de website. Henk neemt deze bladzijde voor bladzijde door. De datum van de sinterklaas is gewijzigd i.v.m. de trainingsavond van de jongste groepen. De contributie komt ter sprake van HS1 en HS2 deze is namelijk gelijk en dat komt omdat er een plafond is ingebouwd voor de kosten van extra trainingsuren. Overigens is dat niet alleen voor de seniorenteams zo, maar bijv. ook voor JU18-2. Er wordt door Sjors Hoekema gevraagd naar de levering van de nieuwe tenues deze zullen in week 47 geleverd worden is door de producent beloofd. 3.
Mededeling en ingekomen stukken.
binnengekomen afmeldingen van aanwezigheid.
Pagina 1 van 5
4.
Bestuurszaken.
Henk blikt terug op de afgelopen tijd Sportief • Veel aanwas bij de jeugd • Zorg over # seniorenteams Hierdoor is er een scheefgroei ontstaan binnen de vereniging waardoor het kader niet breder wordt maar juist smaller. Sjors Hoekema geeft aan dat het misschien iets zou zijn om met Tantalus te gaan samenwerken om dit te voorkomen. Henk geeft instemmend aan dat hij contact gaat opnemen met de voorzitter van Tantalus Iris Verbakel. De BBQ wordt gecombineerd op het eind van het jaar met het Gala! Het magazine wordt dit seizoen ook weer gemaakt. Helaas niet op papier maar net als het afgelopen jaar alleen digitaal. (vanwege de drukkosten) Dit seizoen bestaan we 10 jaar als Almonte. Tijdens het gala zal hier extra uiting aan gegeven gaan worden. Almonte heeft de oud oprichters van PSV (22 juni 1958) mogen verwelkomen te weten Kees Jongelie en Jan de Goede. Gezien het feit dat Almonte ontstaan is uit het oude PSV wil het bestuur deze oprichters graag tot ereleden maken van Almonte. Henk geeft aan dit later in de vergadering tot stemming te willen brengen maar de aanwezige leden geven direct aan het hier mee eens te zijn. Hierdoor wordt dit agendapunt direct gesloten als zijnde aangenomen. De Grote Clubactie wordt door Henk toegelicht. Enkele leden hebben erg veel moeite gehad met het feit dat dit per automatische incasso werd gedaan, zonder dat er speciale toestemming voor was gevraagd. Zowel het bestuur als de ALV zien de noodzaak dat deze 10 loten verkocht worden door onze leden. Het bestuur geeft aan om deze 10 loten op te nemen als een integraal onderdeel van onze contributie, net als de bondcontributie en de tenuehuur. E. Kramer vindt dat dit soort voorgenomen besluiten op de agenda zouden moeten staan. Het bestuur is het hiermee eens,dat zou beter zijn. Het doorschuiven naar een volgende vergadering is geen optie omdat deze vergadering pas na het seizoen gepland is. Vandaar dat de beslissing genomen wordt om nu reeds het voorstel in stemming te brengen. De meerderheid van de vergadering is vóór het voorstel om de loten van de Grote Clubactie als een integraal onderdeel te zien van de contributie. Het vinden van nieuwe sponsors is het afgelopen jaar onvoldoende gelukt. We zullen hier echt grotere stappen moeten gaan zetten. Vanuit het bestuur heeft Dorus zich gemeld om namens het bestuur de sponsorcommissie vorm te geven. Daarnaast heeft Ruud van Wijk zich gemeld om actief sponsors te gaan werven. Hij zal de sponsorcommissie gaan versterken.
Pagina 2 van 5
5.
Financiële zaken
Henk geeft aan dat hij in augustus heeft ontdekt dat de penningmeester gelden van Almonte voor privédoeleinden heeft gebruikt. Inmiddels is alles terugbetaald, maar aangezien een aantal rekeningen van het seizoen 2012/2013 pas in het nieuwe seizoen zijn betaald, heeft dat effect op de resultatenrekening en de balans van het afgelopen seizoen in het door Almonte gebruikte boekhoud- en ledenprogramma Davilex. De kascommissie bij monde van Jan Michielsen neemt het woord en bevestigt dat de penningmeester alles netjes heeft terugbetaald. Alle banktransacties zijn hiervoor gecontroleerd door de kascommissie. Ook de aansluiting tussen Davilex en de gecorrigeerde resultatenrekening is de door de kascommissie vastgesteld. Er is daarom ook decharge verleend aan het bestuur. Henk laat de resultatenrekening zien over het seizoensjaar 2012/2013 gebaseerd op de reële kosten en opbrengsten die het afgelopen seizoen zijn gemaakt. Tijdens de ALV van juni was de verwachting dat we het jaar zouden afsluiten met een verlies van ongeveer € 12.000,=. Gelukkig is het tekort uiteindelijk iets lager geworden namelijk € 10.218,=. Toch blijft de situatie zeer zorgwekkend en zullen we acties moeten ondernemen om de tekorten terug te dringen. Door ons liquiditeitsprobleem staat er nog een flink bedrag open bij de Gemeente Eindhoven. Henk is in gesprek met de gemeente om betalingsafspraken te maken hoe we de achterstanden gaan wegwerken. Onder dankzegging van Jan Michielsen en Monique Warrink (kascommissie) worden de financiële stukken goedgekeurd. 6.
TC zaken
Koen van Hapert neemt het woord en geeft aan dat Almonte met een mooi aantal teams is gestart dit seizoen. Te weten: 19 jeugdteams 7 senioren teams 1 recreanten team In totaal zijn er 37 trainers/coaches werkzaam om alles in goede banen te leiden. Over het algemeen waren de teams eerder voorzien van trainer/coaches dan voorgaande jaren, waarbij ook als positief aangemerkt mag worden dat er veel jonge aankomende trainer/coaches zich aandienen. Almonte zal een interne opleiding gaan starten voor trainer TB2 in de komende maanden. Koen geeft aan een vacature te hebben in de TC namelijk iemand die speciaal verantwoordelijk is voor de herenlijn van Almonte. Pagina 3 van 5
7.
Bestuurswisselingen
Aftredend bestuurslid Tom Lenaerts wordt bedankt voor zijn inzet als penningmeester en het bestuur draagt Hans Kwint voor als zijn opvolger. Hans stelt zich kort aan de ALV voor. Hans werkt 28 jaar bij Philips, momenteel in de functie van kwaliteitsmanager. Hans heeft de laatste jaren reeds een bestuursfunctie uitgeoefend bij het TBB. Hierdoor kent Hans Almonte al erg goed en is hij ook op de hoogte van het reilen en zeilen binnen Almonte. De ALV stemt met de meerderheid in met deze benoeming. Naar aanleiding van de financiële situatie bij Almonte heeft Dorus te kennen gegeven, namens het bestuur, zich te willen focussen op de portefeuille sponsoring. Gegeven het belang van deze rol is het bestuur op zoek naar een nieuwe Secretaris. Totdat deze functie is ingevuld zal Dorus de functie van Secretaris a.i. blijven uitoefenen. Ruud van Wijk heeft zich aangemeld om mee te helpen om actief te zoeken naar nieuwe sponsors. Hij zal in de sponsorcommissie gaan plaatsnemen. De ALV stemt met de meerderheid in met deze benoemingen. 8.
Vrijwilligers gezocht
Henk geeft Dorus de Groot hiervoor het woord, De ALV krijgt een uitleg van Dorus over de vacatures welke door het bestuur zijn uitgewerkt. Deze vacatures komen voort uit het stuk een taak, een team. De vacatures komen op de website en op posterformaat in de Eckart te hangen. 9.
Rondvraag.
Kascommissie moet aangevuld worden Monique Warrink treedt terug na 2 jaar en Jan Michielsen blijft aan voor zijn 2de jaar. De heer Vincent Rikkink meldt zich aan voor deze functie voor de komende twee jaar. Sjors Hoekema geeft aan dat er regelmatig ballen maat 5 in de hal liggen en dat dit niet de bedoeling is. Dorus geeft aan reeds met de trainer van U10 gesproken te hebben en deze gaan dit scherper in de gaten houden. Ook Koen van Hapert geeft aan dit reeds besproken te hebben met Peter Bossong (verantwoordelijk voor de jeugd teams) ook hij zal dit blijven controleren. Erwin Kramer geeft aan dat het ledentevredenheidsonderzoek niet aan bod is geweest in deze vergadering. Henk geeft aan dat er niet aan gedacht is om dit op de agenda te zetten. De volgende ALV zullen de conclusies en aanbevelingen worden besproken. Pagina 4 van 5
Monique Weiss geeft aan dat de ALV vergadering erg onbekend is bij de ouders van nieuwe en jonge leden. Is er een mogelijkheid dat er meer gedaan word om dit te veranderen? Misschien kan de communicatie hier een steentje aan bijdragen? Er word gedacht aan een stagiaire op het gebied van communicatie. Diana Derkx gaat hiermee aan de slag en zal samen met Monique Weiss hierop terugkomen met een voorstel aan het bestuur. Genomen besluiten tijdens de ALV: • Hans Kwint treedt toe als penningmeester binnen het bestuur • Dorus de Groot wordt bestuurslid met portefeuille sponsoring • Dorus de Groot blijft Secretaris tot er een nieuwe secretaris is. • Jan de Goede en Kees Jongelie worden Ereleden van Almonte • De 10 loten van de Grote Clubactie worden een integraal onderdeel van de contributie • Monique Warrink treedt terug uit de kascommissie • Vincent Rikkink treedt toe tot de kascommissie • Ruud van Wijk treedt toe tot de sponsorcommissie • Vacatures worden opgehangen in de Eckart en op de website gezet • Het ledentevredenheidsonderzoek komt op de agenda van aankomende ALV • Diana Derkx gaat op zoek naar een stagiair Communicatie
Pagina 5 van 5
