Verslag jaarvergadering ouderraad 15 oktober 2013 Aanwezig
: Joyce Brussee, Sabine Burggraaf, Nel Mesman, Christel van de Reijden, Dicky Vrugte
Afwezig
: Afwezig met kennisgeving zijn; Francesca Boot, Brigitte Kamerling, Wilma Mittelmeijer, Danielle Visser
1.
Welkom
De voorzitter heet de aanwezigen welkom. Geconstateerd wordt dat naast vertegenwoordigers van de ouderraad en het team van de Pacellischool geen van de ouders gebruik heeft gemaakt van de uitnodiging om de jaarvergadering bij te wonen. De voorzitter en aanwezigen betreuren dit. De jaarvergadering is bij uitstek de gelegenheid om vragen te stellen en voorstellen te doen aan de ouderraad. Verder kan er meer inzicht gegeven worden over de bestedingen van de ouderraad. Een punt waarover diverse ouders een uitgesproken mening hebben maar daarover helaas niet in gesprek zijn gegaan met de ouderraad. 2.
Agenda
De agenda wordt zonder wijzigingen door aanwezigen overgenomen. 3.
Voorstelrondje
De ouderraad wordt gevormd door: Francesca Boot (moeder van Liam uit groep 1 en Nikki uit groep 4). Joyce Brussee ( moeder van Daan uit groep 1). Sabine Burggraaf (moeder van Jochem uit groep 3). Brigitte Kamerling (moeder van Fleur uit groep 6). Wilma Mittelmeijer (moeder van Yori uit groep 6). Christel van der Reijden (penningmeester en moeder van Mariska uit groep 4). Ed van Scheijen (voorzitter en vader van Sofia uit groep 2). Danielle Visser (moeder van Charena uit groep 8). Juf Nel woont de vergaderingen van de ouderraad bij. 4.
Verslag jaarvergadering ouderraad 11 oktober 2012
Het verslag van de jaarvergadering 2011-2012 is opgenomen als bijlage 1. Het verslag is kort doorgenomen. Er zijn geen vragen en/of opmerkingen over het verslag. Het verslag wordt goedgekeurd.
2
5.
Terugblik ouderraadactiviteiten 2012-2013
Door de aanwezigen is kort stil gestaan bij alle activiteiten waar de ouderraad ondersteuning aan heeft geleverd. Hieronder volgt een kort overzicht. 03 oktober viering De ouderraad heeft samen met wat vrijwilligers de school versierd. Vanuit de jaarlijkse bijdrage aan de ouderraad is de 03 oktober maaltijd verzorgd. Deze was van goede kwaliteit. Er was genoeg te eten voor iedereen. Opening “Groene Schoolplein” Een speciale gebeurtenis was de opening van het “Groene Schoolplein”. Vanuit de jaarlijkse bijdrage aan de ouderraad waren de ballonnen geregeld die door de kinderen bij de opening zijn opgelaten. Sinterklaasfeest Voor het Sinterklaasfeest heeft de ouderraad voor de Sint kunnen organiseren dat hij een mooie intocht kreeg met een grote vrachtwagen. De intocht was goed afgestemd met de andere scholen. Voor alle kinderen was vanuit de bijdrage aan de ouderraad een cadeautje geregeld. Verder was door de ouderraad ruim strooigoed geregeld en was er drinken voor de kinderen. Kerstfeest De ouderraad heeft de kerstversiering verzorgd samen met de hulp van een aantal ouders. De ouderraad heeft voor wat lekkers gezorgd voor de kinderen toen ze uit de kerk kwamen en voordat er aan de maaltijd werd begonnen. De maaltijd is door het team van de school samen met de ouders georganiseerd. De maaltijd is niet vanuit de ouderraad bekostigd. Verder heeft de ouderraad voor een hapje en een drankje gezorgd voor de ouders die tijdens de maaltijd van de kinderen in de gymzaal wachtten. Op deze manier konden de ouders op een prettige manier de tijd doorbrengen terwijl ze wachtten op de kinderen en er niet voor heen en weer hoefden te rijden. Carnaval Carnaval is goed verlopen. Leden van de ouderraad hadden samen met een aantal ouders de versieringen aangebracht. Natuurlijk alles in goed overleg met het team van de school.Vanuit de bijdrage aan de ouderraad zijn de versiering, de schmink en het eten en drinken bekostigd. Het was deze keer erg koud. De volgende keer zal goed worden gekeken wat het weer wordt zodat vooraf afspraken kunnen worden gemaakt om te voorkomen dat de mensen die mee helpen met het carnaval te lang buiten moeten staan. Pasen Voor het paasfeest heeft de ouderraad ondersteuning gegeven aan de versiering van de school. Verder is vanuit de bijdrage aan de ouderraad de versiering en de viering bekostigd. Sportdag Ook deze keer is het weer gelukt om een veld te reserveren. Door de ouderraad en een aantal ouders is geholpen bij de organisatie van de sportdag. Vanuit de bijdrage aan de
3
ouderraad zijn de volgende zaken betaald: huur veld, huur materialen, ijsje en drinken voor de kinderen en een aandenken aan de sportdag. Zomerfeest Het zomerfeest was weer een overweldigend succes. Vertegenwoordigers van de ouderraad en een aantal ouders hebben samen met het team van de school de hele school weer mooi ingericht voor het feest. Veel ouders hadden wat lekkers gemaakt en verder was er ruim drinken voorradig. Gelukkig was er flink wat hulp bij de verkoop van het eten en drinken. Maar zelfs toen was het nog hard werken voor de vrijwilligers. Verder heeft veel speelgoed en meubilair een gelukkige nieuwe eigenaar gevonden die dag. In de voorbereiding voor het zomerfeest zal worden nagedacht over een “slecht weer scenario”. Lief en leed Tijdens een schooljaar vinden er vrolijke maar ook droevige gebeurtenissen plaats. Het gaat hierbij om: geboortes, overlijden, zieke ouders, etc. De ouderraad probeert hierbij mensen te steunen met een kleine attentie of te bedanken voor hun speciale inzet voor de school. 6.
Financieel overzicht 2012-2013
In bijlage 2 is de financiële verantwoording weergegeven voor het jaar 2012-2013 en de begroting voor het jaar 2013-2014. Het overzicht van de activiteiten van de ouderraad laat zien dat er ook vorig jaar door de ouderraad samen met een aantal ouders en het team van Pacelli weer hard is gewerkt om de kinderen een paar leuke momenten te bezorgen rondom festiviteiten die elk jaar door veel ouders gevierd worden. Al deze energie wordt uit liefde voor alle kinderen gegeven en wordt betaald met het plezier dat de kinderen hieraan beleven. Naast al deze energie zijn er natuurlijk ook kosten die worden gemaakt. Deze kosten worden uit de vrijwillige bijdrage aan de ouderraad betaald. Wanneer alle kostenposten op een rijtje worden gezet kan worden geconcludeerd dat er vorig jaar meer geld is uitgegeven dan dat er via de jaarlijkse vrijwillige ouderbijdrage is gedoneerd. Er is een verlies gemaakt van €692,98. Daarom heeft de ouderraad gebruik moeten maken van haar reserves. Een zorgelijke ontwikkeling omdat de trend over de afgelopen jaren is dat er meer geld wordt uitgegeven dan dat er met de jaarlijkse bijdrage aan de ouderraad binnen komt. Wanneer alle ouders de vrijwillige ouderbijdrage zouden hebben betaald dan was het mogelijk geweest om geen aanspraak te moeten maken op de reserves. De ouderraad heeft haar dank uitgesproken aan die meerderheid van de ouders die wel de vrijwillige ouderbijdrage hebben gedoneerd. Verder hoopt de ouderraad bij de evaluatie van het jaar 2013-2014 dit woord van dank aan nog meer ouders uit te kunnen spreken.
4
7.
Verslag controle kascommissie
Bij controle van de financiële administratie van de ouderraad van de Pacellischool over het schooljaar 2012-2013 zijn alle stukken in orde bevonden. Op basis van het bovenstaande is door de ouderraad decharge verleend aan de schooldirecteur en de penningmeester van de ouderraad voor het gevoerde financiële beleid in het schooljaar 2012-2013. De originele en ondertekende verklaring van de kascommissie ligt bij de voorzitter van de ouderraad.
8.
Vooruitblik activiteiten ouderraad 2013-2014
Ook dit schooljaar 2013-2014 zal de ouderraad zich inspannen om in samenwerking met de ouders en het team leuke activiteiten te organiseren voor de leerlingen. Daarmee zullen de ouders zoveel mogelijk worden betrokken om zo te helpen de band tussen ouders/ verzorgers onderling en met de school te versterken. De activiteiten die op de agenda staan en waarvoor geld zal worden vrij gemaakt door de ouderraad zijn: • 3 Oktober: hutspotmaaltijd, drinken (3 oktober is al gevierd) • Sinterklaas: huur sint, versiering, cadeautjes kinderen, snoepgoed, drinken • Kerstmis: versiering, viering met aansluitend een hapje en een drankje • Carnaval: versiering, schmink, eten, drinken, suikerspin • Pasen: versiering en viering • Sportdag: huur veld, medewerker + bar Crescendo, huur materialen, ijsje en drinken kinderen, aandenken sportdag • Zomerfeest: versiering, drinken, eten • Lief en Leed: een attentie namens de ouders bij blije of droevige gebeurtenissen in en om de school 9.
Begroting 2013-2014 en ouderbijdrage
De begroting voor 2013-2014 is opgenomen als bijlage 2. De ouderbijdrage voor één kind is €30,00. Voor twee kinderen bedraagt de ouderbijdrage €50,00 (€30,00 + €20,00) en voor drie kinderen of meer bedraagt dit €60,00 (€30,00 + €20,00 + €10,00). Er is een mogelijkheid tot gespreid betalen. In de ouderraadvergadering is door de penningmeester voorgesteld om de presentatie vanuit het Archeon (Archeon talk) te betalen vanuit de vrijwillige bijdragen aan de ouderraad. Deze presentatie is nu al een paar keer gegeven en altijd een groot succes. De penningmeester stelt daarom voor om Post 8, de reservering voor het schoolkamp €250,00 te verplaatsen naar post 11, Excursies. Deze post wordt dan €300,00. Dit is voldoende om de “Archeon talk” te betalen.
5
De ouderraad ziet het belang van het voortzetten van deze presentatie. Door de ouderraad is het voorstel van de penningmeester overgenomen. De ouderraad benadrukt dat de benodigdheden voor de feesten/activiteiten niet door de scholen of de overheid worden betaald, maar door de ouders en verzorgers door middel van de ouderbijdrage. Deze bijdrage is vrijwillig, maar wel nodig om de feesten/activiteiten te kunnen bekostigen. Voor het schooljaar 2013-2014 hebben al veel ouders de vrijwillige ouderbijdrage gedoneerd. De ouderraad is deze ouders zeer dankbaar. Helaas zijn er ook nu nog flink wat ouders die niet hebben betaald. Vanwege deze niet betalende ouders kunnen bepaalde zaken nu al niet meer in overweging worden genomen. Goede ideeën zoals shirtjes voor de kinderen op sportdag en/of schoolreisje (zodat iedereen makkelijker te herkennen is en een leuk aandenken heeft) worden niet in overweging genomen omdat voor dat soort zaken het geld simpelweg ontbreekt. Ook dit schooljaar zal de ouderraad proberen om alles zo kosten effectief mogelijk te organiseren. De ouderraad hoopt dat het dit jaar de eindjes weer aan elkaar kan knopen en dat die ouders die nog niet hebben betaald het belang van deze vrijwillige ouderbijdrage onderkennen en alsnog de vrijwillige ouderbijdrage zullen doneren zodat de ouderraad niet hoeft in te teren op haar financiële reserves. 10.
Rondvraag
Er zijn geen vragen. Dicky Vrugte meldt dat het team en de kinderen heel blij zijn met de inspanningen van de ouderraad. De voorzitter sluit de jaarvergadering van de ouderraad.
Bijlagen 1 Verslag jaarvergadering ouderraad 2012 2 financiële verantwoording voor het jaar 2012-2013 en de begroting voor het jaar 2013-2014.
6
Bijlage 1 Verslag jaarvergadering ouderraad 2012
7
verslag jaarvergadering ouderraad 11 oktober 2012 aanwezig zijn Sabine Burggraaf, Brigitte Kamerling, Karima Melhaoui, Wilma Mittelmeijer, Christel van der Reijden, Bas van Velzen en Hanneke Vink afwezig met kennisgeving zijn Marieke Both, Hanneke Buisman en Daniëlle Visser
opening Bas opent de vergadering. Er zijn geen vragen of opmerkingen over de stukken voor de vergadering ontvangen. verslag jaarvergadering 11 oktober 2011 Er zijn geen vragen of opmerkingen over het verslag. financieel overzicht 2011-2012 en begroting 2012-2013 Er zijn geen vragen of opmerkingen over het financieel overzicht en de begroting. verslag controle kascommissie 2011-2012 De kascommissie stelt voor de toenmalige schooldirecteur en de penningmeester van de ouderraad decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid in het schooljaar 20112012. Dit voorstel wordt aangenomen. terugblik ouderraadactiviteiten 2011-2012 Er zijn geen vragen of opmerkingen over de terugblik. vooruitblik 2012-2013 Er zijn geen vragen of opmerkingen over de vooruitblik. rondvraag en sluiting Bas sluit de vergadering.
8
BIJLAGE 2 Financiële verantwoording voor het jaar 2012-2013 + Begroting voor het jaar 2013-2014.
Financieel overzicht 2012-2013 inkomsten Saldo begin schooljaar
kas € 81,90
giro € 4.067,21
Ouderbijdragen
€
257,00
€ 2.576,00
Totaal in
€
338,90
€ 6.643,21
Kruisposten Storting kas op giro Opname giro voor kas Totaal kruisposten
Totalen Totaal in + kruisposten
€ €
€
-
338,90
€ € €
-
€ 6.643,21
uitgaven kas
giro
01. Nagekomen bonnen vorig boekjaar 02. Projectgeld groep 1 t/m 8 03. Schoolkamp groep 8 04. Drie oktober 05. Sinterklaas 06. Kerstfeest 07. Carnaval 08. Pasen 09. Sportdag 10. Sportwedstrijden 11. Excursies 12. Afscheid groep 8 13. Zomerfeest 14. Adm. kosten OR 15. Diverse attenties 16. Diversen
€ € € € € € € € € € € € € € € €
5,851,65 32,50 72,60 110,50 33,05 2,7579,7552,80 7,15 -
€ € € € € € € € € € € € € € € €
Totaal uit
€
221,90
€ 3.304,08
Storting kas op giro Opname giro voor kas Totaal kruisposten
€ € €
Totaal uit + kruisposten
€
Saldo kas en giro
-
221,90
117,00
€ €
300,00 298,37 673,72 155,44 145,76 45,20 376,93 277,36 279,77 75,00 279,30 397,23
-
€ 3.304,08
€ 3.339,13
10
Winst en verliesrekening Resultatenrekening Inkomsten ouderbijdragen giro Inkomsten ouderbijdragen kas
Inkomsten
Resultaat
€ 2.576,00 € 257,00
Uitgaven per kas Uitgaven per giro Totaal
Uitgaven
€ 221,90 € 3.304,08 € 2.833,00
€ 3.525,98 €
692,98-
11
Budget en uitgaven Posten 01. Nagekomen bonnen vorig boekjaar 02. Projectgeld groep 1 t/m 8 03. Schoolkamp groep 8 04. Drie oktober 05. Sinterklaas 06. Kerstfeest 07. Carnaval 08. Pasen 09. Sportdag 10. Sportwedstrijden 11. Excursies 12. Afscheid groep 8 13. Zomerfeest 14. Adm. kosten OR 15. Diverse attenties 16. Diversen Totaal
Begroting 20122013 € 0,00 € 300,00 € 250,00 € 300,00 € 850,00 € 200,00 € 300,00 € 50,00 € 350,00 € 50,00 € 50,00 € 350,00 € 200,00 € 200,00 € 150,00 € 50,00 € 3.650,00
Uitgaven € € € € € € € € € € € € € € € € €
294,15 300,02 706,22 228,04 256,26 45,20 409,98 274,61 200,02 127,80 286,45 397,23 3.525,98
Verschil € € € € € € € € € € € € € € € € €
5,85 250,00 0,02143,78 28,0443,74 4,80 59,9850,00 50,00 75,39 0,0272,20 136,45347,23124,02
Begroting 20132014
€ 250,00 € 250,00 € 300,00 € 850,00 € 200,00 € 300,00 € 50,00 € 350,00 € 50,00 € 50,00 € 350,00 € 200,00 € 200,00 € 150,00 € 50,00 € 3.600,00
Toelichting: Het projectgeld voor de groepen is minder omdat er nu maar 5 groepen zijn. De post diversen was een grote kostenpost vorig schooljaar omdat de ballonnen voor het groene schoolplein en het eten van het schoolreisje hier zijn ondergebracht. Deze twee uitgaven waren eenmalig. De begroting voor 2013-2014 is verder hetzelfde gebleven.
